RESEA HISTORICAEl HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN RAFAEL es una entidad del orden Departamental perteneciente al subsector oficial del sistema nacional de salud, prestador de servicios en los procesos de promocin, fomento, prevencin, diagnostico, control, tratamiento y rehabilitacin en el nivel 1 y 2 de atencin y centro de referencia para los municipios del distrito N 7.Con el aumento de poblacin Surgi la idea y la necesidad de mejorar la calidad y cantidad de atencin en salud que se estaba prestando en el entonces puesto de salud, es as como en 1946 se empieza a moldear la posibilidad de que Zarzal tuviese su propio Hospital. En el ao de 1947 es realizado el primer acuerdo que autoriza la propuesta de creacin del Hospital, es as como la comunidad se une y conforma la junta pre-hospital mediante acuerdo N 006 de 1947 del Honorable Concejo Municipal con aportes oficiales y donaciones particulares.En el ao 1957 se funda el Hospital San Rafael con el firme propsito de brindarle a la comunidad servicios de la salud con acciones integrales. Desde entonces la institucin ha buscado aumentar su cobertura en atencin mdica general y especializada, en todo lo relacionado en la prestacin de servicios contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad Zarzalea Y Municipios circunvecinos.

MISINSomos una Empresa Social del Estado ubicada en el mejor punto geogrfico y estratgico del Norte del Valle del Cauca que garantiza la prestacin de servicios de salud de baja y mediana complejidad a la comunidad Zarzalea, as como su rea de influencia las 24 horas del da, la cual promueve la prctica de hbitos saludables y desarrolla procesos de recuperacin de la salud, contribuyendo al bienestar de su poblacin. Cuenta con el equipo humano y tecnolgico idneo para brindar una atencin humanizada de calidad.VISINPara el ao 2014 gozaremos del liderazgo en el Departamento del Valle del Cauca, reconocidos por su excelencia en el servicio y satisfaccin de sus usuarios. Acreditada y competitiva en infraestructura fsica, tecnolgica y sistemas de informacin

POLITICA DE CALIDADEstamos comprometidos con la prestacin de un excelente servicio de saludque satisfaga las necesidades y expectativas de nuestros clientes

VALORES INSTITUCIONALES Compromiso Honestidad Flexibilidad Lealtad Respeto Responsabilidad Solidaridad Tolerancia

JUSTIFICACIONLa cancelacin de procedimientos quirrgicos programados puede estar relacionada con la ineficiencia en los procesos de programacin o asignacin de recursos y planificacin de la atencin al paciente, y son un fenmeno de frecuente ocurrencia en nuestras instituciones. La oportunidad en la respuesta a la necesidad de realizacin de cirugas y procedimientos quirrgicos tiene impacto sobre la capacidad resolutiva de los casos por su deteccin y atencin temprana disminuyendo los riesgos de incapacidad en tiempo, severidad y secuelas, as como impactan positivamente en la contencin de costos de no calidad originados en la no atencin oportuna. El tiempo de respuesta en los prestadores puede resultar til para medir la eficiencia en los procesos clnicos y administrativos que deben confluir para que estos procesos de atencin en salud se den exitosamente.MARCO LEGALDecreto 1011/06; por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Calidad de la Atencin de Salud del Sistema General de Seguridad Social en SaludRes 1043/06; por la cual se establecen las condiciones que deben cumplir los Prestadores de los servicios de salud y otras disposicionesRes 1445/06; lineamientos para el desarrollo del proceso de otorgamiento de la acreditacin en saludRes 1446/06; por la cual se define el Sistema de Informacin para la calidad y se adoptan los indicadores de monitoria del Sistema Obligatorio de la Garanta de la Calidad de la atencin en salud. Circular 030/06; instrucciones en materia de indicadores de calidadLey 1438/11; por medio del cual se reforma el sistema general de seguridad social en salud y se dictan otras disposicionesRes 123/12; por la cual se modifica art. 02 de la Res 1445/06. Ajuste estndares

OBJETIVO PRINCIPALAuditar la cancelacin de procedimientos quirrgicos de julio a diciembre del 2014 en el Hospital Departamental San Rafael del Municipio de Zarzal Valle del Cauca.

OBJETIVOS ESPECFICOS Evaluar las causas de cancelacin de procedimientos quirrgicos Evaluar la cancelacin de procedimientos quirrgicos por especialidad Evaluar los costos de oportunidad por cancelacin de procedimientos quirrgicos

ALCANCEInicia desde la ejecucin de la programacin de procedimientos quirrgicos hasta su cancelacin.

METODOLOGIATECNICASSe utilizarn las tcnicas habituales de auditora para el desarrollo de las mismas como son:Documentacin anteriorObservacinEntrevistaRecoleccin de evidencias (revisin de informes, libros)InspeccinSe realizarn cuando sea necesario reuniones entre el auditor y auditado para revisar cmo se est desarrollando la misma y si hay que efectuar variaciones al Plan de Auditoria. HERRAMIENTASPara el anlisis, evaluacin, definicin de oportunidades e informe de hallazgos y recomendaciones se escogi el diagrama de Pareto porque facilita la presentacin de las causas de cancelacin de procedimientos quirrgicos y para el anlisis de causas raz se escogi el Diagrama de Espina de Pescado.EL diagrama de Pareto; se utilizar para hallar las causas y las especialidades con mayor frecuencia de cancelacin que se obtendr del reporte mensual de procedimientos quirrgicos no realizados del Hospital departamental San Rafael de Zarzal Valle en el perodo comprendido entre julio y diciembre de 2014.La espina de pescado; se utilizar para encontrar la causa raz de las causas ms representativas segn responsabilidad del usuario y del especialista. De all se definen las acciones y recomendaciones que pueden ser tenidas en cuenta para el plan de mejoramiento.

EJECUCIONCon base en la informacin suministrada por la Enfermera Jefe responsable de la programacin de procedimientos quirrgicos y el reporte mensual de procedimientos quirrgicos no realizados del Hospital Departamental San Rafael de Zarzal Valle en el perodo comprendido entre julio y diciembre de 2014, se tabul la informacin de la siguiente manera:

Tabla 1. Procedimientos quirrgicos cancelados segn programacin y mes. Hospital Departamental San Rafael, 2014

MESPROCEDIMIENTOS QUIRURGICOS PROGRAMADOSPROCEDIMIENTOS QUIRURGICOS CANCELADOSPORCENTAJEMENSUAL

JULIO1012020%

AGOSTO1143833%

SEPTIEMBRE1483825%

OCTUBRE1222722%

NOVIEMBRE861517%

DICIEMBRE862023%

TOTAL65715824%

Segn el anlisis de los datos obtenidos se confirma que de 657 procedimientos quirrgicos programados en el periodo julio diciembre 2014 se cancelaron 158 que equivalen a un 24%. Una vez obtenido este dato se discrimin la informacin agrupndola de acuerdo a los que ms generaban causas de cancelacin de procedimientos quirrgicos programados as:

Tabla 2. Cancelacin de procedimientos quirrgicos programados segn responsable del periodo julio - diciembre. Hospital Departamental San Rafael, 2014

RESPONSABLENo. DE PROCEDIMIENTOS QUIRRGICOS CANCELADOSPORCENTAJEPORCENTAJE ACUMULADO

USUARIO8856%56%

ESPECIALISTA4327%83%

IPS159%92%

EPS128%100%

TOTAL158100%

Del total de procedimientos quirrgicos cancelados el 56% son atribuidas al usuario, un 27% corresponde al mdico especialista para un total de 83%; el porcentaje restante lo comparten las IPS y las EPS con un 17%. Ahora lo importante era conocer las causas de cancelacin de procedimientos quirrgicos de cada uno de estos responsables as:

Tabla 3. Causas de cancelacin de procedimientos quirrgicos programados segn usuario del periodo julio - diciembre. Hospital Departamental San Rafael, 2014

CAUSAFRECUENCIA

ENFERMEDAD51

NO COPAGO13

NO SE PRESENTO/ NO TIENE TIEMPO12

LA ORDEN NO LLEGO/AUTORIZACION VENCIDA5

SE REALIZA X URGENCIA4

OTROS3

TOTAL88

Tabla 4. Causas de cancelacin segn especialista del perodo julio diciembre. Hospital Departamental San Rafael, 2014

CAUSASFRECUENCIA

DISPONIBILIDAD DE TIEMPO18

INCAPACIDAD12

RENUNCIA11

OTROS2

TOTAL43

Tabla 5. Causas de cancelacin segn IPS del perodo julio diciembre. Hospital Departamental San Rafael, 2014

CAUSASFRECUENCIA

DAO DE EQUIPO8

OCUPACION QUIROFANO POR URGENCIA4

EXTRAVIO HISTORIA CLINICA DEL USUARIO2

FALTA DE EQUIPO1

TOTAL15

Tabla 6. Causas de cancelacin segn EPS del periodo julio - diciembre. Hospital Departamental San Rafael, 2014

CAUSASFRECUENCIA

NO AUTORIZO8

REMISION AL III NIVEL4

TOTAL12

Teniendo en cuenta que el total de procedimientos quirrgicos cancelados equivalen al 24% del total programado y con base en las tablas 3, 4, 5 y 6 se obtiene la grfica 3 que muestra que es el usuario con motivo de enfermedad quien lidera las causas ms frecuentes de cancelacin con un 32%. Con una gran diferencia le sigue el especialista con motivo de disponibilidad de tiempo, 11% el que se traduce segn la entrevista que fueron desplazadas por urgencias mdicas. De all alternndose el usuario y el especialista con motivo de no copago, incapacidad y no se present/no tiene tiempo un 8% respectivamente lo que da un total del 67% del total de procedimientos quirrgicos cancelados. La renuncia de los especialistas que constituye un 7% y que se produjeron en un solo mes se considera un factor atpico por razones administrativas. El 26% restante lo comparten las IPS y las EPS

Una vez obtenida las causas ms frecuentes de cancelacin de procedimientos quirrgicos se analiz y evalu la importancia de las especialidades que intervienen en el proceso como se demuestra en la siguiente tabla:

Tabla 7. Procedimientos quirrgicos cancelados segn especialidad y mes. Hospital Departamental San Rafael, 2014

MESCIRUGIAGENERALOFTALMOLOGAGINECOLOGIAORTOPEDIAUROLOGIAOTORRINOTOTAL

JULIO28321420

AGOSTO1218440038

SEPTIEMBRE115746538

OCTUBRE66555026

NOVIEMBRE53133016

DICIEMBRE90513220

TOTAL454025191811158

En resumen, ciruga general presenta un mayor nmero de cancelaciones con un total de 45 que equivale a un 29% del total; seguido de oftalmologa con un total de 40 para un 25% del total; ginecologa un total de 25 que equivalen a 16%. Ortopedia con un 12%; Urologa con un 11% y Otorrinolaringologa con un 7%. Tambin en esta tabla se puede apreciar una igualdad de cancelaciones del mes de agosto y septiembre con un total de 76 cancelaciones que representan el 48% del total. Esta situacin obedece a circunstancias de orden administrativo y coyuntural que se dieron en la Entidad lo que elev el nmero de cancelaciones.

Efectuando un paralelo entre la segunda causa de cancelacin de procedimientos quirrgicos que es la disponibilidad de tiempo de los especialistas con un 11% y teniendo en cuenta que de esas especialidades la que ms cancelaciones presenta es ciruga general con un 29% se consult al personal qu originaba esta situacin tan notoria y respondieron que la mayora de las veces ocurre por desplazamientos de ingresos de urgencias (como cesreas, accidentes mltiples, heridos por armas corto punzantes o armas de fuego, accidentes laborales, de trnsito, o complicaciones derivadas de las cirugas etc.) que en algunos casos se toman en las intervenciones hasta 6 horas y el usuario que est preparado para la realizacin del procedimiento debe permanecer por mucho tiempo en ayuno producindose una descompensacin, por lo tanto, es irremediable la cancelacin del procedimiento.El factor costos de oportunidad se obtiene de estimar los procedimientos quirrgicos que incluyen servicios profesionales del especialista cirujano, anestesilogo, ayudante, derechos de sala y materiales; de tal manera se estableci para cada mes dicho estimativo as:

Tabla 8. Costos estimados de procedimientos quirrgicos cancelados segn mes. Hospital Departamental San Rafael, 2014

MESVALOR

JULIO$ 14.045.201

AGOSTO$ 24.305.859

SEPTIEMBRE$ 24.971.503

OCTUBRE$ 14.858.400

NOVIEMBRE$ 11.078.241

DICIEMBRE$ 14.863.549

TOTAL$ 104.122.753

Estimando una constante el valor de prdida mensual es de $17.353.792, dividindolo por los 20 das del mes que se programan procedimientos quirrgicos segn el cronograma del libro de programacin obtenemos un valor de $867.690 que deja de percibir la entidad por da de cancelacin de procedimientos quirrgicos. Cabe destacar que se encontraron limitantes para establecer el nmero de procedimientos quirrgicos programados por da ya que hay que tener en cuenta factores como turnos de personal y los tiempos de los procedimientos quirrgicos.Pero si se tiene en cuenta la tabla 1. donde los procedimientos quirrgicos programados del semestre julio-diciembre de 2014 del Hospital San Rafael fueron en total 657 y dividindolo por 120 das (resultado de multiplicar los 20 das de programacin mensual por los seis meses que se estn analizando) se obtiene un resultado de 5.5 procedimientos quirrgicos por da que se programan. De los cuales dividiendo el total de cancelados 158 entre los mismos 120 das que se programan se obtiene un promedio por da de 1.3 de cancelacin. En resumen; se estima que para la IPS Hospital San Rafael diariamente se cancela un procedimiento quirrgico que aproximadamente representa a la institucin un valor de $867.690 pesos. Ahora se tomar la segunda herramienta mencionada, la espina de pescado para demostrar las causas ms representativas de la cancelacin de procedimientos quirrgicos y para efectos de tabulacin y participacin del equipo auditor y auditado se tendr en cuenta las 10 primeras causas diseando estrategias de bloqueo mediante un ciclo PHVA para cada una como se muestra a continuacin:

RESUMENEsta auditora evalo el indicador de proporcin de cancelacin de procedimientos quirrgicos adjuntando las causas de cancelacin segn responsable y especialidad. Estas causas se trataron de describir y explorar pero tuvo sus limitantes. Para el anlisis de los datos se utiliz el reporte mensual de cancelacin de procedimientos quirrgicos. Como resultado se observ que en el ltimo semestre 2014, se programaron un total de 657 procedimientos quirrgicos de los cuales se cancelaron 158, que representan el 24% de todas las realizadas durante este perodo. Estas cancelaciones quirrgicas pudieron ocasionar un mayor costo para el hospital y un mayor riesgo de complicaciones clnicas para el usuario.

CONCLUSIONESSegn el anlisis y evaluacin de los datos se puede concluir que las causas de la cancelacin de los procedimientos quirrgicos relacionadas con la disponibilidad de tiempo de los especialistas ocurre debido a la necesidad de realizacin de procedimientos quirrgicos de urgencias, y si le sumamos las incapacidades mdicas representan un problema para la institucin que sufre en su funcionamiento y acaban comprometiendo su dinmica diaria, generando costos elevados para la misma y sentimiento negativo del usuario en relacin a la atencin hospitalaria. Las repercusiones en las ms diversas esferas pueden llegar hasta el rechazo psicolgico del usuario por este procedimiento teraputico, pues la realizacin del acto quirrgico es un acontecimiento importante en la vida de una persona ya que espera vivir de forma ms saludable y con mejor calidad de vida. Las causas relacionadas con las IPS o EPS, son de ndole administrativo y logstico que conllevan a dificultades para las mismas; atraso en la programacin de los procedimientos quirrgicos y tambin para los pacientes porque aumenta su turno de espera para intervenirse, lo que implica sobrecosto para ambas ya que repercute negativamente en la continuidad de la prestacin del servicio.De las causas relacionadas con el usuario atribuidas a enfermedades no se logr identificar o verificar la patologa causante de la cancelacin del procedimiento quirrgico, pues no existe un formato de cancelacin de procedimientos quirrgicos.La cancelacin de procedimientos quirrgicos arroja un indicador muy alto con un impacto negativo en los costos de operacin de la institucin, adems de esto un mayor riesgo de complicaciones clnicas al usuario lo cual se refleja en el costo social.