Trabajo final propuesta de diseño organizacional

Mixer

09/12/20122012

NUEVO DISEÑO ORGANIZACIONAL AL IMPLANTAR LOS SI/TI EN LA EMPRESA L&J SRL

INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

FACULTAD: CECA

ESCUELA: ADMINISTRACIÓN

DOCENTE: LUIS ROJAS SANTILLÁN

ALUMNO: ATALAYA ORDOÑEZ MIXER

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN 2

2. MODELO DE MEJORA (PROPUESTA DE CAMBIOS EN EL DISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LOGRAR EL ÉXITO ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN A IMPLANTAR). 2

3. ESQUEMA GRÁFICO (TIPO INFOGRAFÍA) DE LA PROPUESTA DE NUEVO DISEÑO. 6

4. DESCRIPCIÓN, REPRESENTACIÓN (SI FUERA EL CASO) Y JUSTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS O MEJORAS PROPUESTOS. 10

5. PLANIFICACIÓN DE LA MEJORA (ACTIVIDADES, CRONOGRAMA, PRESUPUESTO). 16

CRONOGRAMA: 16PRESUPUESTO: 17

6. REFERENCIAS 18

ÍNDICE DE TABLAS

Figura 1: Modelo General de Mejora – Elaboración propia.__________________________________________3Figura 2: Diagrama del Diseño Organizacional____________________________________________________5Figura 3: Modelo Especifico de Mejora – Elaboración Propia_________________________________________6Figura 4: Organigrama actual de la empresa L&J SRL_______________________________________________7Figura 5: Propuesta del Organigrama para la empresa L&J SRL_______________________________________9Figura 6: Diagrama de la Arquitectura del SI/TI de la empresa den el nuevo diseño organizacional de la empresa L&J SRL___________________________________________________________________________15Figura 7: Programa de actividades para SI/TI y el nuevo Diseño Organizacional de la empresa L&J SRL_______16Figura 8: Presupuesto para la implementación de los SI/TI y el nuevo diseño Organizacional_______________17

1. Introducción


Desde la revolución industrial, la influencia de las tecnologías sobre la sociedad ha inducido a fuertes debates sobre sus beneficios y los cambios que ésta origina, pero es indudable que el progreso, no obstante de obligarnos a asumir consecuencias inesperadas e incontroladas, es imparable. El cambio técnico asume un ritmo acelerado debido, entre otras razones, a una mayor relación entre organización, la tecnología y el conocimiento, a la globalización de la economía y a la rápida difusión de los avances tecnológicos.

Por otro lado, el surgimiento y el fácil acceso a las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) están produciendo un gran impacto en la sociedad actual, al que no son ajenas las organizaciones. En este sentido Benjamín y Levinson (1993) plantean que la integración de las TIC en la empresa ha sido acompañada de cambios en dos grandes ámbitos: en el modelo de organización externa con el surgimiento de empresas Red, y en la organización interna donde el cambio principal se identifica con el paso de las líneas de mando verticales a la empresa horizontal.

En sinergia con lo antes expuesto, el objetivo del presente trabajo es realizar una propuesta de un nuevo diseño organizacional en la empresa L&J SRL que se ajuste a los SI/TI que pretendemos implementar en esta empresa. Para ello se presentara un modelo de mejora, el cual permitirá organizar el trabajo para tal fin.

2. Modelo de mejora (propuesta de cambios en el diseño organizacional para lograr el éxito estratégico de los sistemas y tecnologías de la información a implantar).

A continuación vamos a presentar el modelo de mejora general, que creemos que debe adoptar y seguir la empresa L&J SRL y de esta manera facilite el ingreso de las SI/TI a un nuevo diseño organizacional de tal manera que se complementen y mejoren la productividad tanto por el buen uso de la gestión y uso de la información como en la dirección y liderazgo al optar un nuevo diseño organizacional. Cabe recalcar que este modelo es el mismo propuesto en el PETI, si embargo en este nuevo modelo propuesto se han introducido nuevas actividades que se enfocan a un nuevo diseño organizacional cuando se vayan a introducir los SI/TI propuesto en ese plan, por lo tanto la metodología y el modelo es el mismo, salvo por la introducción de las nuevas actividades en las diferentes fases según corresponda en el modelo, los cuales nos permitirán alcanzar los objetivos trazados no solo en base a los SI/TI si no con una nueva organización que se más flexible, adaptándose a los cambio internos y externos mas fácilmente y renovándose constantemente.

Así pues, el modelo que presentamos a continuación se basa en un marco de trabajo ya conocido, como es la Gestión del Cambio de Lewin y el Ciclo de Mejora Continua PDCA de Deming.

MODELO GENERAL DE MEJORA

AP


MODELO ESPECIFICO DE MEJORA

La utilización de este marco de trabajo van a ayudar a los empleados a que el cambio introducido en la organización sea lo menos reacio y traumático.

Así también se ha podido identificar algunas resistencias al cambio que se han identificado en la empresa L&J SRL:

El temor e inseguridad ante el cambio. Se sienten cómodos con la rutina que actualmente ha adoptado la empresa. Falta de iniciativa para probar nuevas experiencias. Existencia negativa de cambios anteriores. Gestión inadecuada de los procesos.

Estas resistencias que se ha identificado fácilmente se pueden abordar y dar solución siempre y cuando se elaboren las mejores estrategias dentro de un marco de trabajo, como es el de Gestión del Cambio. Las estrategias que proponemos la describiremos mas adelante.

Pero antes de comenzar es bueno recordar a que se refiere cuando hablamos de Diseño Organizacional


Diseño organizacional:

Figura 2: Diagrama del Diseño Organizacional


3. Esquema gráfico (tipo infografía) de la propuesta de nuevo diseño.

Como se había comentado anteriormente, el modelo propuesto se a tomado del PETI, también se comento que se van introducir algunas actividades enfocadas a un nuevo diseño organizacional, es así que es conveniente mostrar específicamente en que fases nos vamos a centrar para introducir algunos cambios, por lo cual presentamos a continuación un Modelo Especifico de Mejora.

MODELO ESPECIFICO DE MEJORA

A continuación presentamos el organigrama actual de la empresa L&J SRL, en donde se puede observar los diferentes departamentos y la relación jerárquica que existe entre ellos.

Organigrama actual de la empresa L&J SRL

A

C D

P

DESCONGELAMIENTO

Figura 3: Modelo Especifico de Mejora – Elaboración Propia


Figura 4: Organigrama actual de la empresa L&J SRL

Como podemos ver, el organigrama que presenta la empresa es muy básico y no representa el flujo de trabajo entre los departamentos y de que manera deben de coordinar sus esfuerzos para alcanzar sus objetivos tanto departamentales como institucionales.

Es así que a continuación presentamos nuestra propuesta de un organigrama para la empresa en cuestión, en donde se puede ver mejor la coordinación e integración del trabajo como también el liderazgo el cual actúa desde adentro hacia afuera.

En este organigrama también se han agregado más procesos, lo cuales creemos que son importantes para que la empresa pueda adaptarse mejor a los cambios internos y externos, los procesos agregados son importantes en tanto que brindan a la empresa soporte para aumentar su productividad, mejorar sus relaciones con la comunidad y sus asociados, dar soporte a las nuevas tecnologías que se van usar y sobre todo la generación del conocimiento, el cual permitirá mejorar las decisiones y las actividades laborales; es decir todo esto permitirá mejorar la empresa constantemente permitiéndole alcanzar su objetivos con facilidad y plantearse otros nuevos constantemente y mas ambiciosos.

El organigrama que proponemos se base en un tipo de organigrama llamado Organigrama en Red, este tipo de estructura se conceptualiza, por tanto, a la empresa como una organización que especializa sus funciones para el aprendizaje continuo y potenciación de los siguientes objetivos:

Capacidad de identificación, búsqueda y captación de información relevante para sus fines.

Capacidad de evaluación y análisis de esa información para la producción de nuevos conocimientos.

Capacidad de conservación del conocimiento adquirido interna y externamente. Capacidad de difusión, cooperación y actuación para compartir la información

adecuadamente dentro y fuera de la organización. Optimización en la ejecución se sus procesos. Toma de decisiones distribuidas, eficientes y eficaces. Reducción de costos. Poseer tecnologías de comunicación avanzadas. Disponer de Sistemas de Información distribuidos modernos y parametrizables.

DPTO. COMPRASDPTO. DE ALMACÉN

CONTABILIDAD

DPTO. DE VENTAS

GERENCIA


Propuesta del Organigrama para la empresa L&J SRL

Líderes empresarialesLíder de ventasGestión de

ventas

Líder de almacén

Gestión de almacén

Líder de gestión

Gestión financiera

Gestión administrativa

Líder de marketing

Líder de responsabilidad

Empresarial

Gestión de cultura organizacional

Gestión de relaciones con los stateholders

Gestión de marketing

Líder de compras

Gestión de compras

Gestión de TIC

Líder de desarrollo

Líder de TIC

Gestión del análisis de escenarios

Gestión del conocimiento

Gestión de Portal

Figura 5: Propuesta del Organigrama para la empresa L&J SRL


4. Descripción, representación (si fuera el caso) y justificación de los cambios o mejoras propuestos.

El modelo especifico de mejora, como hemos podido observar, no se ha incluido la fase de Descongelamiento (excepto la tapa de rediseño) ya que esta fase por su características propias será igual tanto para la introducción de nuevos SI/TI y la propuesta de un nuevo diseño organizacional, y como ahora nos vamos a enfocar solo a la propuesta de un nuevo diseño organizacional, trabajaremos en la última etapa de la fase de Descongelamiento (Etapa de Rediseño), la fase de Cambio y la fase de Recongelamiento.

Las actividades que se van a introducir, a parte de lo propuesto en le PETI, son:

ETAPA PLANIFICAR (PLAN) ETAPA DE REDISEÑO

Definir los requerimientos para los Procesos Análisis de los Procesos Rediseño de Procesos Análisis del Diseño organizacional

ETAPA HACER (DO) ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN

Socialización y sensibilización masiva Diseño organizacional de la nueva organización con SI/TI

ETAPA VERIFICAR (CHECK) ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Monitorear la implementación del SI/TI y el nuevo diseño organizacional documentando las conclusiones.

ETAPA ACTUAR (ACT) Documentar los nuevos procedimientos en el trabajo y el uso del

sistema

Todas las actividades aquí descritas lo podrán observar mejor en el cronograma, el cual se encuentra más adelante.

Las estrategias que se desprenden de las actividades aquí planteadas son:

Las estrategias culturales:

Aquí se creará una cultura operativa específica. Es preciso definir la nueva visión, el nuevo modelo y el horizonte, así como reforzar los valore que influyen positivamente y que ayuden a la creatividad y al cambio.

Cada implicado en el cambio debe reconocer como le afecta el cambio y su ventajas e inconvenientes

Hay que seleccionar a los líderes capaces de promover el cambio en todos los niveles. El liderazgo natural no siempre coincide con los formales. Es preciso una selección adecuada de los agentes de cambio.

Se debe garantizar la coherencia, sobre todo en la toma de decisiones y en los mensajes que se transmiten.


Garantizar la resistencia mediante la difusión de información en gestión del cambio y comunicación.

Las estrategias organizativas:

Hacer que todas las personas de la empresa adopten el nuevo diseño organizacional, dotando de mayor autonomía y responsabilidad a los equipos claves.

De acuerdo con la nuevo diseño organizacional y los SI/TI, se debe descentralizar la toma de decisiones.

Motivación de los empleados, incentivándoles, retroalimentando, la participación y el reconocimiento son esenciales, no hay que inducir falsas expectativas.

Potenciar el trabajo multidisciplinar.

Las estrategias operativas:

Se deberá eliminar las actividades que no añadan valor en los procesos identificados

Elaboración detallada de la reorganización de flujos de trabajo. Definición de responsables y responsabilidades claras.

Definición clara de la estructura y los recursos necesarios para la comunicación clara entre los diferentes procesos. Elaboración del Plan de Difusión.

Cronogramas específicos adecuados al tiempo y los recursos disponibles. Adoptar los sistemas y tecnologías de información. Definir los indicadores que

permitan medir el impacto del cambio y posibiliten el seguimiento y la retroalimentación

Para que todo esto quede consolidado nos vamos a centrar en la Etapa Actuar, específicamente en le punto en donde se Documentan los nuevos procedimientos en el trabajo y el uso del sistema. Es así que vamos a formalizar a la organización de tal manera que todos los integrantes de la empresa crear hábitos de trabajo y conducta.

Empezaremos por la formalización de los procesos por el cual la organización establece las normas y los procedimientos así como los medios para asegurarse que se identificarán y establecerán los procesos por los cuales se generan los servicios que satisfacen las necesidades de los usuarios. El diseño de los procesos será formalizado en el Manual de Procedimientos.

También se diseñaran algunos documentos como: Manual de Objetivos y Políticas Manual de Organización y Funciones, Manual de Procesos.

Diseño de los procesos, resultados e indicadoresLos procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de procedimientos, seguirán al menos, las siguientes etapas:

Definición del objetivo del proceso.


Ordenamiento lógico y secuencial de tareas necesarias, como también su descripción. Identificación de los insumos que requieren los procedimientos y sus especificaciones. Identificación de la unidad responsable de la ejecución de cada tarea, o del cargo

respectivo. Descripción de los registros, formularios u otros impresos a utilizar. Identificación de los resultados verificables Definición de periodos de seguimiento y ajustes. Identificación y conformación de áreas y unidades organizacionales

Posteriormente, se conformarán las áreas agrupando unidades que requieren estar relacionadas entre sí, y se determinará su ámbito de competencia.

Así también para el nuevo diseño organizacional se formalizará en los siguientes documentos:

Manual de Organización y FuncionesEn el que se incluirán los siguientes aspectos:

Las disposiciones legales que regulan la estructura. Los objetivos institucionales. El organigrama. La disposición legal interna de aprobación.

Manual de Funciones para las unidades de nivel superior:En el que se incluirán los siguientes aspectos:

Los objetivos El nivel jerárquico y relaciones de dependencia. Las funciones. Las relaciones de coordinación interna y externa.

Manual de Funciones para las otras unidadesEn el que se incluirán los siguientes aspectos:

Los objetivos. La relación de dependencia. Las funciones

Manual de ProcedimientosEn el que se incluirán los siguientes aspectos:

Denominación del proceso. Objetivo del proceso. Normas de operación. Descripción del proceso y sus procedimientos debidamente detallados. Diagramas de flujo. Formularios y otras formas utilizadas.


Fecha de vigencia. Ámbito de aplicación

Manual de Políticas:

Manual de Políticas tendrá los siguientes objetivos:

Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento útil para la orientación e información al personal. Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios

lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

El Manual de Políticas estará estructurado de la siguiente manera:

Índice Objetivos del Manual Alcance Como usar el manual Revisiones y recomendaciones Introducción Organigrama Declaraciones de Políticas

Diagrama de FlujoSe representaran las actividades que se deben desarrollar en cada proceso, se identificaran las responsabilidades y los responsables, el flujo de trabajo. Todo esto de manera grafica.

Debemos tener en cuenta que los SI/TI cumplen un rol importante en este nuevo diseño organizacional y es que una de las características más destacables de la toma de decisiones en el ámbito empresarial, es la gran complejidad que proviene de las distintas situaciones reales a las que se trata de responder, manifestándose ésta a través de los siguientes aspectos:

Tiempo de respuesta: Cada vez más cortos, decisiones con consecuencias importantes a largo plazo deben de adoptarse en un breve período de tiempo, si queremos dar respuesta a un entorno altamente competitivo. Así, los líderes de cada proceso (ventas, compras, almacén, etc) tendrán menos tiempo para consultar más fuentes de información, para analizar más alternativas y tomar mejores decisiones.


Información incompleta y limitada: Como consecuencia de ello, es imposible contar con toda la información necesaria para resolver un problema y adoptar una decisión óptima. Y aunque contáramos con toda la información seríamos incapaces de procesarla.

Incertidumbre sobre los datos: Muchas decisiones en la empresa incorporan la situación previsible del entorno dentro de la información a tener en cuenta, y ésta no se puede conocer sino es en términos aproximados. Es por eso que la empresa tendrá su información centralizada y en la nube y en donde todos puedan accesar y hacer modificaciones según su nivel de usuario.

Objetivos múltiples. El decisor debe buscar algún criterio que satisfaga un conjunto de objetivos distintos y normalmente incompatibles. Es decir los SI/TI de información adaptados a al nuevo diseño organizacional darán como resultado una organización integrada y que fácilmente cumpla sus objetivos trazados.

Como se han aumentado procesos también se ha aumentado el uso de las TI/SI, esto para ayudar a alcanzar los objetivos tanto estratégicos como de los objetivos de SI yTI descritos en el PETI.

A continuación presentamos la arquitectura del SI/TI que proponemos par el nuevo diseño organizacional de la empresa L&J SRL


LA ARQUITECTURA DEL SI/TI DE LA EMPRESA EN EL NUEVO DISEÑO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA L&J SRL

Figura 6: Diagrama de la Arquitectura del SI/TI de la empresa den el nuevo diseño organizacional de la empresa L&J SRL


5. Planificación de la mejora (actividades, cronograma, presupuesto).

Cronograma:

Figura 7: Programa de actividades para SI/TI y el nuevo Diseño Organizacional de la empresa L&J SRL


Presupuesto:

Figura 8: Presupuesto para la implementación de los SI/TI y el nuevo diseño Organizacional


6. Referencias

http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r60227.PDF www.revistanegotium.org.ve/pdf/8/Art1.pdf http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%ADrculo_de_Deming http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

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