TRABAJO FINALEXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITAGRUPO 2BOGOTÁ

2013

TRABAJO FINALORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

CLAUDIA PATRICIA PANCHA VILLAMILTUTORA: MARÍA ALEXANDRA LEÓN MARTINEZ

INTRODUCCIÓN

El objetivo de este trabajo es aplicar los diferentes conocimientos adquiridos en nuestra materia Expresión oral y escrita lograr llevar a cabo la investigación, aporte y ayuda a uno de los campos de nuestra carrera que en este caso será la Organización documenta.

OBJETIVOS

El objetivo con este trabajo es poder aportar a mi campo laboral los conocimientos adquiridos en Expresión Oral y Escrita.Es poder aportar puntos clave e importantes que se deben tener en cuenta para la Organización Documental y para llevar a cabo un buen trabajo y cumplir con los propósitos planteados.Es importante tener en cuenta primero que nada que queremos alcanzar y que queremos lograr en la organización y para esto es importen crear un plan de trabajo.

SITUACIÓN VITAL

En la actualidad trabajo en diferentes proyectos que requieren una serie de pautas distintas para llevar acabo su organización documental, cada una diferente según las necesidades del cliente pero aun así todas siguiendo los parámetros que rigen la organización de documentos y el respectivo almacenamiento de estos.

He podido notar que la falta de organización y planeación antes de empezar a trabajar es solo un terrible paso para llevar a cabo los objetivos que queremos alcanzar.

En esta carrera y con el creciente mundo de las nuevas tecnologías no podemos dejar de lado la elaboración de un plan de trabajo antes de iniciar con la organización ya que esto ayuda a estar preparados para lo que vamos a encontrar en el campo de la archivística.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La organización documental es muy importante y necesaria para las empresas ya que ayuda a tener registro de lo que sucede en la entidad, ayuda a guardar un registro de cada momento y movimiento que ocurre al interior de ella.http://www.youtube.com/watch?v=2pwUW2iCWj8

Esta organización se debe separar por oficinas o áreas de trabajo y cada una de ellas se les debe dar un trato adecuado según su origen e importancia en la conservación de la información que reposa en el.http://www.sia.una.ac.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=66&Itemid=79

APORTE A LA ORGANIZACIÓN EN MI CAMPO LABORAL

Primero que nada debemos conocer que es lo que queremos alcanzar y lograr con la organización.

Debemos tener claro que es lo que queremos y como lo vamos alcanzar para esto propongo realizar un plan de trabajo que abarque y tenga en cuenta las necesidades del cliente.

Quiere que le organicemos los expedientes laborales y quiere tener en digital cada uno de los documentos que estén en cada historia, uno a uno.

Como ya tenemos claro lo que quiere el cliente ahora debemos hacer un plan de trabajo que cumpla y abarque con lo solicitado.

Para esto debemos tener en cuenta como esta conformada una historia o un expediente laboral, debemos conocer que tipos de documentos tiene y como se puede manejar cada uno según el tramite.

http://www.slideshare.net/mabuiar46/organizacion-documental-16557855

ELABORACIÓN PLAN DE TRABAJO

Ya conociendo y teniendo claro que vamos a trabajar expedientes laborales debemos tener en cuenta que el cliente quiere que se organice y que se le de registro o imagen digital de la información.

Con esto claro procedemos a ver que tenemos que realizar una organización documental y para este tipo de historia lo mas adecuado es realizar una organización cronológica respetando el tramite de los documentos.

Luego de esto tenemos que tener en cuenta que quiere digitalizada la historia y para esto debemos hacer antes una digitación por pieza documental.Pero no podemos dejar de lado la calidad con la que vamos a entregar nuestro trabajo así que tenemos que realizar algunas cadenas para poder cumplir con un producto que cumpla con lo esperado y más.

Para cumplir con esto diseñe el siguiente cuadro que muestra la organización de la cadena para cumplir con los objetivos.

ELABORACIÓN PLAN DE TRABAJO

Organización de las

historias laborales

Control de calidad

historias laborales

Digitación hoja control

Digitalización historias laborales

almacenamiento

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Para llevar a cabo la organización de la historias laborales lo vamos hacer cronológicamente respetando los documentos como la hoja de vida se dejara con sus respectivos anexos, también se debe tener en cuenta los sellos y firmas de radicado y recibido para darle continuidad al tramite que se este teniendo en cuenta en el momento.

CONTROL DE CALIDAD

Las personas que realicen el control de calidad de la organización de las historias deben tener los conocimientos apropiados para poder detectar los errores que puedan tener las historias que ya fueron arregladas, algunos pueden ser errores en fechas u otros pueden ser por una mala interpretación de la persona en el momento de la organización.

Por esto la persona que realiza el control de calidad debe garantizar que la historia laboral esta correctamente organizada y puede seguir con el siguiente proceso en la cadena.

DIGITACIÓN HOJA DE CONTROL

Como se quiere tener registro físico de los documentos que reposan en la historia laboral para luego tener soporte en imagen digital se debe realizar una hoja de control la cual tiene como propósito describir documento por documento que tipo es un ejemplo si es hoja de vida, cedula etc.

Esto se realiza asignando un código y su respectiva descripción de cada pieza documental que tengamos en la historia.

La hoja de control mostrara rápidamente que código tiene, que tipo de documento es, la fecha y en que folio se encuentra. Esta también muestra los datos del funcionario.

DIGITALIZACIÓN

El proceso de digitalización se realiza cuando las historias ya han pasado por los anteriores procesos. Lo que se hace aquí es tomar imagen de cada una de las piezas documentales descritas en el proceso anterior, cuando la historia laboral completa tal cual esta en físico pero en un archivo digital haciendo mas fácil la búsqueda de la información antes de dirigirnos al físico. También ayuda a conservar la información ya que con el paso del tiempo tiende a deteriorarse el papel.

Aquí se acomodan las historias laborales con todos los datos de los funcionario y se deja constancia de que información se encuentra en físico.http://www.youtube.com/watch?v=-8Lydv1oa1c

ALMACENAMIENTO

Para realizar el almacenamiento se debe dar ya por terminado los anteriores procesos.

Se debe guardar la documentación en carpetas cuatro aletas, en cajas X200 o X300 según lo solicite el cliente y se debe realizar la rotulación de las historia laborales la cuales deben tener el nombre de la entidad, nombre del funcionario, documento, consecutivo de carpeta, folios, fechas extremas.

SOLO HAY UN CAMINO CORRECTO HACIA LA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

CONCLUSIONES

Podemos concluir que si tenemos un buen plan de trabajo y tenemos un objetivo claro podemos alcanzar las metas propuestas y así poder entregar un producto de perfecta calidad que cumpla con las expectativas del cliente.

Para realizar un buen plan de trabajo tenemos que tener en cuenta varios factores como que tipo de documento, que información contiene y como podemos trabajar con ella.

Separar o realizar varias cadenas en las cuales se pueda lograr alcanzar un objetivo especifico hace que las cosas al final salgan mejor de los esperado.

El plan de trabajo debe ser claro y sencillo de tal manera que todos puedan comprender fácilmente lo que queremos lograr.

Se debe dar a conocer el plan de trabajo y capacitar a las personas antes de iniciar el proceso esto para evitar errores que afecten el resto de la cadena.

Si hay cabios en algún momento se debe socializar con todas las personas que están a cargo esto para evitar que se deje de lado el nuevo cambio.

La buena comunicación con los compañeros y la oportuna socialización de los inconvenientes es la mejor herramienta para superar las diferencias.

BIBLIOGRÁFICA

Las referías bibliográficas fueron tomadas de las siguientes paginas de internet las cuales me ayudaron a comprender mejor algunos temas.

http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

http://www.sia.una.ac.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=66&Itemid=79

http://www.archivogeneral.gov.co/

http://picasaweb.google.com/110854501911033822534/Fotosicbf?gsessionid=5hfNVQh8qAzRGHwoDLp9og#5459713997211478722

http://www.auraportal.com/AP/CM/PG352L1/AuraPortal_Products.aspx?gclid=CNH9xf2QjbsCFW5o7Aod-SIAcg#noWindow