DESPEJANDO INCOGNITAS

YEIMY CAROLINA CASTILLO MENDEZ

EXPRESION ORAL Y ESCRITA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

DESPEJANDO INCOGNITAS

YEIMY CAROLINA CASTILLO MENDEZ

MARÍA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ

LICENCIADA EN EDUCACIÓN

EXPRESION ORAL Y ESCRITA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

La historia laboral es un documento que soporta el cumplimiento de la legislación laboral

de un país y refleja las políticas internas documentales de una compañía. Por tal razón,

establecer cómo se empezó a conformar la serie documental, qué criterios de

organización y conservación se establecieron bajo la aplicación de la legislación laboral y

archivística, enmarca la importancia de proteger los datos personales de los trabajadores

que están contenidos en las historias laborales. Lo anterior, se puede lograr a través de la

generación de un archivo.

Los archivos constituyen la garantía de la evolución jurídica, administrativa e histórica de

las entidades de un país, pues institucionalizan e integran los procesos que controlan el

cumplimiento de las funciones administrativas. Son considerados fuente primaria para la

investigación y conformación del patrimonio histórico documental facilitando así el ciclo

vital del documento.

OBJETIVO GENERAL Dar a conocer la importancia de las historias laborales, determinando su organización y latipología de documentos que debe contener cada una de ellas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Determinar la organización y el manejo de las historias laborales.- Presentar la tipología documental que conforman la historia laboral.- Aplicar la normatividad archivística en el modelo diseñado.

EN LAS SERIES HISTORIAS LABORALES SE RECOMIENDA TENER PRESENTE

PARA LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN, QUE LA CONTABILIZACIÓN SE DEBE

TOMAR A PARTIR DEL RETIRO DE LOS FUNCIONARIOS DE LA VIDA LABORAL

O SEA QUE EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEBEN MANTENERSE MÍNIMO

EL TIEMPO DE VIGENCIA DEL VÍNCULO O DEL CONTRATO, Y LUEGO DE DOS

AÑOS DE RETIRADOS, SE RECOMIENDA 80 AÑOS DE RETENCIÓN EN LOS

ARCHIVOS CENTRALES, ESTO PREVÉ TODAS LAS POSIBLES RECLAMACIONES

DE LOS DERECHOS LABORALES, SOBRE TODO EN LO RELACIONADO CON

LOS RECONOCIMIENTOS DE PENSIONES, RELIQUIDACIONES, BONOS

PENSIÓNALES, CÁLCULOS ACTUARIALES, SUSTITUCIONES PENSIÓNALES,

ENTRE OTROS.

ES VITAL LA CONSERVACIÓN INTEGRAL DE LAS HISTORIAS LABORALES, POR

SU CARÁCTER GARANTISTA, PROBATORIO Y PERPETUADOR.

PARA EL PROPIO ESTADO ES DE GRAN VALOR SU CLARIDAD Y SEGURIDAD

QUE BRINDE EL SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE LOS SERVIDORES Y

EX SERVIDORES PÚBLICOS, PARA PODER SER EFICIENTE Y TRANSPARENTE

EL MANEJO DEL TALENTO HUMANO ESTATAL.

COMO CONTROL DE LEGALIDAD LO ES DE IGUAL IMPACTO, YA QUE SIRVE

DE CONTROL FRENTE A DOCUMENTOS FALSOS, DECISIONES

ADMINISTRATIVAS AFECTADAS DE VERACIDAD Y COMO FUENTE CONSULTA

HISTÓRICA ES BÁSICA PARA HISTORIADORES O GENEALOGISTAS, PUES

PUEDEN LLEGAR A SERVIR PARAR RECONSTRUIR LA HISTORIA DE UNA

PERSONA O FAMILIA.

¿ES VITAL LA CONSERVACIÓN DE UNA HISTORIA LABORAL PARA LA ADQUISICIÓN DE UNA PENSIÓN?

La historia laboral refleja la vida jurídica administrativa de una persona a partir del

vínculo legal o reglamentario con una entidad. El manejo de esta información debe ser conforme a

la ley. En la organización de las historias laborales se hace necesario la aplicación de los

principios archivísticos y los lineamientos de la ley general de archivos y específicamente la

circular 004 de 2003. Cobra importancia la organización reglamentación sobre el uso y

acceso de consulta a las historias laborales, el control de cada una de las mismas, con los

inventarios y la foliación debida de los documentos que los conforman y la asignación de

una persona responsable de su custodia e integridad, para la conservación de las historias

laborales, por su carácter garantista, probatorio y Perpetuador.

Se transfiere la documentación

del Archivo Central o del Archivo

de Gestión que debe conservarse

permanentemente, dado el valor

que adquiere para la

investigación, la ciencia, la

cultura y administración de la

Memoria Institucional.

Atendiendo a los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente

de historia laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, de acuerdo con

la forma de vinculación laboral en la entidad:

- Hoja de Vida

- Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública

- Soportes documentales de estudios y experiencia que

acrediten los requisitos del cargo

- Documentos de identificación (Cédula de Ciudadanía,

Libreta Militar y Tarjeta Profesional si se requiere)

- Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales

- Certificado de Antecedentes Fiscales

- Certificado de Antecedentes Disciplinarios

¿QUE DOCUMENTOS DEBEN REPOSAR EN UNA HISTORIA LABORAL?

-Certificado de aptitud laboral (examen

médico de ingreso y de retiro)

- Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS),

pensión, cesantías, caja de compensación,

etc.

- Declaración de Bienes y Rentas

- Acto administrativo de nombramiento

- Oficio de notificación del nombramiento

- Oficio de aceptación del nombramiento en el

cargo

- Acta de posesión.

- Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas

del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, reubicaciones,

encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera

administrativa, pago de prestaciones, entre otros.

- Evaluación del Des, en cualquier momento cuando se presenten

cambios en su situación y al momento del retiro del servicio.

empeño.

- Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la

entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo,

insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo e

incorporación a otra entidad, etc.

- Informe de Gestión de Retiro.

- Declaración de bienes y rentas, la cual debe ser presentada por los

funcionarios al momento de vincularse con la Entidad, en forma

anual, a más tardar el 31 de marzo de cada vigencia

VIDEO 1

VIDEO 2

CONOCER BAJO QUE PARÁMETROS SE REALIZA LA CONSERVACIÓN TOTAL DE

UNA HISTORIA LABORAL.

CONOCER LOS DOCUMENTOS BÁSICOS QUE DEBE CONTENER CADA UNA.

SE ADQUIRIÓ CONOCIMIENTOS SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA

ORGANIZACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES Y LAS LEYES QUE AVALAN LOS

PROCEDIMIENTOS REALIZADOS.

• https://www.google.com.co/webhp?source=search_app&gws_rd=cr&ei=ya6oUuqCJMbdkQe3u

4DYDQ#q=%C2%BFES+VITAL+LA+CONSERVACI%C3%93N+DE+UNA+HISTORIA+LABORAL+

PARA+LA+ADQUISICI%C3%93N+DE+UNA+PENSI%C3%93N

• http://sigme.superservicios.gov.co/sigme-

calidad/CALIDAD/MAPA_DE_PROCESO/GESTION_TALENTO_HUMANO/DOCUMENTACION_AS

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