UNIVERSIDAD ESANPROGRAMA DE ALTA ESPECIALIZACION EN GESTION DE PROCESOS CURSO: Business Process Management - BPM PROFESOR: Eddy Morris A. TITULO: Trabajo Final de BPM El presente trabajo ha sido realizado de acuerdo a losreglamentos de la UNIVERSIDAD ESAN por

Jherson Gilbert Pea

Ruth Rodrguez Zrate

Diego Lazo Mejia Ernesto Cancho Oliva . . . . . . . . . . . . . . .

TRABAJO FINAL1. ESCOGER LA EMPRESA:

San Fernando S.A. es una empresa peruana, creada el 1 de enero de 2001 a partir de la fusin de Molinos Mayo S.A. (empresa absorbente, constituida el 7 de julio de 1977) con Avcola San Fernando S.A. (empresa absorbida, constituida el 30 de octubre de 1972). Las actividades de la avcola San Fernando S.A. comprenden principalmente la crianza, produccin, incubacin, beneficio y comercializacin de pollos, pavos, porcinos, huevos comerciales y gentica avcola; la elaboracin y comercializacin de productos procesados; y la produccin del alimento balanceado destinado a sus procesos de crianza y para la venta (figura 1).

Figura 1. Lneas de produccin San Fernando S.A.

La comercializacin de los productos de la avcola se concentra principalmente en el territorio nacional. Sin embargo, en los ltimos aos la avcola ha iniciado la exportacin de la lnea de gentica avcola a diversos pases de la regin como Colombia, Ecuador, Bolivia y Panam. Durante los aos 2013 y 2012 se realizaron proyectos de inversin en activos fijos, que han generado desembolsos importantes y que tienen como objetivo incrementar las ventas y consolidar el liderazgo y posicionamiento de la avcola. San Fernando cuenta con cuatro unidades de negocio (pollos, pavos, huevos y productos de valor agregado) y mantiene el liderazgo de mercado en tres de ellas. En los ltimos aos, San Fernando ha fortalecido su presencia y participacin en el mercado global, incrementandocontinuamenteelvolumendeexportaciones,lascualestienencomoprincipal destino los pases limtrofes. Asimismo, desde 2005 la industria avcola peruana qued autorizadapara exportarpollo aJapn, el segundomayor importador enel mundoy unode losms exigentes en cuanto a medidas sanitarias. San Fernando fuela primera empresa peruana enparticipar en dicho mercado, manteniendo desde entoncesuna presencia significativa.En el cuadro 1 se muestra el anlisis FODA de la avcola San Fernando S.A.

Cuadro 1. Anlisis FODAFORTALEZASDEBILIDADES

Solidez financieraAlta dependencia de insumos importados (maz y soya).

Alta rentabilidad.Precio de venta del pollo inelstico al costo de insumos.

Estrategia de marketing y ventas

Liderazgo en el mercado avcola nacional

Posicionamiento de marca

Doble certificacin (ISO 9001, ISO 14001)

OPORTUNIDADESAMENAZAS

Firma de alianzas comerciales en segmentos claveVolatilidad en el precio del pollo vivo

Riesgo de enfermedades.

Reducidas barreras de entrada al mercado paracompetidores nacionales

2. SELECCIONAR EL PROCESO:Segn la matriz de priorizacin se ha escogido trabajar con el proceso de Abastecimiento

Para el proceso de Abastecimiento se determin que el sub proceso de despacho es el ms crtico para este proceso, con el anlisis de la matriz de priorizacin

Adems se eligi a este proceso como critico debido a los indicadores que presentaba Devoluciones de los clientes de autoservicios se han incrementado en 2%. Se rechaza un 3% de los pedidos tomados en los autoservicios. El 80% de las devoluciones se deben a la incorrecta preparacin de los pedidos y emisiones de factura en el rea de despacho.

3. MISIN DEL PROCESO:Nuestra misin es despachar productos terminados de calidad a nuestros clientes mejorando continuamente nuestras operaciones de entregas puntuales y de calidad a precios competitivos". 4. DIAGRAMA DE NIVELACIN DEL PROCESO:Uno de los macroprocesos de San Fernando S.A. que forma parte de los procesos operativos es el de ALMACENES, donde tiene un gran impacto en el cliente interno como externo y dentro de este macroproceso est el proceso de almacenamiento, donde est el sub proceso de despacho en la cual se ejecutan una seria de actividades que determinan la satisfaccin del cliente externo y que pone en riesgo la imagen de la empresa.

MACROPROCESO DE SAN FERNANDO S.A.

PROCESO DE ALMACENAMIENTO

SUB PROCESO DE DESPACHO

5. CLIENTES INTERNOS/ EXTERNOS Y ESPECTATIVAS:El Centro de Distribucin de Ate, tiene como clientes internos a 2 almacenes que se encuentran al Sur y Norte, donde tambin se despacha a los clientes de provincia.En el caso de los clientes externos son todas las cadenas de autoservicios (Tottus, Plaza vea, Vivanda, Metro, Wong, etc.), las cadenas de polleras, distribuidores aliados (Albermarco, Santo tomas, etc.) y clientes de provincia que vienen a recoger sus pedidos.Cada tipo de cliente tiene sus requisitos y deben ser cumplidos y las expectativas por cliente lo encontramos en el cuadro 2.

Cuadro 2. Expectativas por tipo de cliente

6. PROBLEMAS DEL PROCESO:a) ALTO PORCENTAJE DE DEVOLUCIONES. Los clientes que generan ms devoluciones de producto terminado son los autoservicios y algunos de los motivos de devoluciones son: Error en la facturacin, Producto diferente, recorte de pedidos, Temperaturas fuera del lmite, Peso no requerido, Empaque roto, etc.b) EXISTE UN ALTO COSTO POR REPROCESO. Los productos terminados (PT) que son devueltos y estn dentro de su fecha de vigencia y no haya sido alterado en cuanto a su calidad, pueden pasar por reproceso, y esto demanda personas calificadas para realizar esta evaluacin, transporte de los productos a reprocesar a las plantas industriales donde corresponde (Pollos Huaral; Pavos Chincha, Productos procesados Chorrillos, etc.).c) ALTO COSTO PARA ELIMINACIN DE PRODUCTOS TERMINADOS. Los productos terminados que fueron devueltos y no califican para el reproceso, es el caso de los productos que han sido manipulados, pierden textura, color, sabor, etc. Tienen que ser eliminados por una empresa prestadora de servicios (EPS) y ser registrado por un notario y todo este proceso es un costo adicional al sub proceso de despacho.d) EL COSTO POR MANO DE OBRA ES ELEVADO. Este problema se presenta ya que al tener muchas devoluciones de productos terminados por parte de los supermercados, demanda contratar personal adicional para realizar el control de las devoluciones (registro de ingreso de devoluciones, retiro de empaques de los PT, limpieza de ambientes, embalado de PT a ser eliminados, etc.)e) AGOTAMIENTO DEL PERSONAL OPERATIVO. Cuando no hay personal que trabaje con los productos a eliminar, el personal que est en la operacin de despacho tiene que quedarse ms tiempo para hacer el control de las devoluciones de PT.f) FALTA DE ESTANDARIZACIN: Existen procedimientos y normas para el proceso de despacho, sin embargo esto no se cumple.7. TECNOLOGAS DEL PROCESO ACTUAL:Sistema SAP ERPEl sistema SAP R/3 es un sistema integrado. Esto significa que una vez que la informacin es almacenada, est disponible a travs de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de informacin.El sistema SAP R/3 tiene un conjunto denormas estndares en el rea de software de negocios. El sistema SAP R/3 ofrece soluciones estndares para las necesidades enteras de informacin de una compaa.Es un sistema integrado de gestin que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa, a travs de mdulos.Las aplicaciones del programa funcionan de modo integrado, de forma que existe una conexin implcita entre los procesos financieros y logsticos, y tambin con los humanos.8. DIAGRAMA DEL PROCESO ACTUAL:En el cuadro 3 de detallan las actividades que se realizan en el proceso de despacho en las cuales se dan los sub procesos: Generacin de entrega, preparacin del pedido y documentacin.

9. ASPECTOS TECNOLGICOS DE SOPORTE AL PROCESO ACTUAL:Los equipos montacargas.Los equipos que utilizan son para la carga y descarga de productos terminados (PT), en la actualidad slo cuentan con 3 montacargas y no es suficiente para el proceso del centro de distribucin.Las balanzas.Para la medicin de los pesos de los PT no son automticos, sino que el personal debe digitar la informacin de pesos al sistema, pudiendo tener errores en la digitacin.El Sistema SAP ERP.El sistema SAP R/3 como es un sistema integrado, almacena la informacin del proceso y est disponible a travs de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de informacin (generacin de pedidos por clientes en Kilogramos y unidades), sin embargo, estos no se ajustan a las necesidades del proceso actual.El sistema SAP R/3 ofrece soluciones estndares para las necesidades enteras de informacin de una compaa y en la actualidad an manejan informacin fuera del sistema porque el sistema no se ajusta a sus necesidades.10. INDICADORES DEL PROCESO ACTUAL:Los indicadores que llevan en la actualidad

11. ANLISIS DE DATOS DEL PROCESO ACTUAL:A) Devoluciones: Los motivos de devolucin generados por el proceso de despacho son: Error en el despacho: Se genera cuando digitan mal el peso del producto despachado y por ende se factura ms al cliente y este lo devuelve. Producto diferente: Ocurre cuando los empaques son parecidos y el personal est agotado por las largas horas de jornada. Empaque/ lata daado: Se genera por mucha manipulacin del personal o cuando trasladan los productos de un lugar a otro dentro de los almacenes para preparar los pedidos. Temperatura fuera de lmite: Los autoservicios demoran en recepcionar sus pedidos y permanecen a la intemperie antes que tomen la temperatura. Tambin se presentan porque los productos permanecen mucho tiempo fuera de las cmaras frigorficas antes de ser preparadas para su despacho. Fecha corta de vencimiento: El personal no tiene buenas prcticas del FIFO (primero en entrar es el primero en salir), no se tiene un control al respecto. Producto roto / quiado: Los empaques se rompen por la mala manipulacin del personal. Envase sucio / roto: Los empaques se rompen por la mala manipulacin del personal.

B) Recorte de pedidos: El recorte de pedidos se presenta por lo siguiente: No hay productos en el almacn (segn los pedidos). Reportan mal el stock en almacn y los vendedores venden a los clientes creyendo que hay stock cuando verdaderamente no hay.

12. CONCLUSIONES: En la actualidad el sub proceso de despacho est tratando de mejorar las actividades y optimizar su proceso, ya que como se vio anteriormente el flujo de despacho es muy largo y engorroso. Los indicadores que manejan no se ha evaluado si son los nicos necesarios para control el proceso de despacho. La tecnologa que se usa no se ajusta al horario de turnos que se manejan en el centro de distribucin Ate (los turnos terminan a las 10:00pm y el SAP termina el proceso a las 12:00pm) esto genera una confusin de los ingresos y salidas en el almacn de producto terminado.

13. ELABORAR EL MODELO PROPUESTO:A) ANALIZAR EL PROCESO ACTUAL:

Del anlisis del proceso actual podemos ver que el tiempo en hacer un pedido es de 48.5 min a un costo de transaccin de s/.4.89.Las esperas que existen en este proceso es de 10 min por pedido, el total de transporte es de 18 metros, existen 8 operaciones que generan valor para el proceso y 2 operaciones para inspeccin.B) INNOVAR EL PROCESO:

C) DEFINIR HABILITADORES:Estanteras dinmicasLasestanteras dinmicasse emplean exclusivamente para medias paletas, pero pueden utilizarse para paletas estndar en el caso de que elalmacn convencionalest saturado.La eleccin de estanteras dinmicas permite unaperfecta rotacin del productoy el ahorro de tiempo en la manipulacin de las paletas. Tambinse eliminan interferencias en la preparacin de pedidos, al contar con pasillos de carga y descarga.La ampliacin del almacn conestanteras dinmicas optimizara los movimientos de la mercancay permitir ganar espaciopara nuevas lneas de produccin.

Polticas de CalidadLa empresa se compromete a entregar los productos con eficiencia, manteniendo la calidad en la entrega de productos. Considerando clave los procesos de las reas de Operaciones y Sistemas, que se encuentran en capacidad de soporta las necesidades de distribucin. El gerente general es el responsable de hacer entender esta poltica a toda la organizacin.El Sistema SAP ERP.El sistema SAP R/3 como es un sistema integrado, almacena la informacin del proceso y est disponible a travs de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de informacin (generacin de pedidos por clientes en Kilogramos y unidades), sin embargo, estos no se ajustan a las necesidades del proceso actual.El sistema SAP R/3 ofrece soluciones estndares para las necesidades enteras de informacin de una compaa y en la actualidad an manejan informacin fuera del sistema porque el sistema no se ajusta a sus necesidades.CapacitacionesSe necesita la capacitacin de las nuevas tecnologas que se estn incorporando, sobre todo rea aquellas personas que se les estn redefiniendo el rol, y para aquellos a los que se vieron afectados por la eliminacin de su puesto y estn siendo asignados a uno nuevo. Con esto generaramos el cambio de mentalidad para realizar las nuevas tareas y roles asignado.D) DEFINIR INDICADORES:Se mantienen los indicadores anteriores, slo que la meta ha sido modificada y se han aadido los indicadores como: Costo operativo, Cumplimiento de presupuesto y participacin en proyectos de mejora.

E) DEFINIR ASPECTOS ORGANIZACIONALES:En el proceso mejorado slo habra 4 puestos de las cuales tendrn que ser capacitados para realizar sus nuevas tareas y actividades.

ROLRESPONSABILIDAD / AUTORIDADCONOCIMIENTOHABILIDADESHERRAMIENTAS

Supervisor de Centro de DistribuidorVerificar el abastecimiento de pedidos de acuerdo a la secuencia de carga, verificar el cumplimiento del programa de despachoLneas de produccin, rdenes de pedidos, secuencia de cargas, indicadores, manejo de personal.Interpersonal

ComputadoraCelular

Asistente operativoValidar los pedidos, entrega de documentos de salidaSistema SAP, verificar y validar guas de remisin y documentos de salida.Interpersonal

ComputadoraCelular

Operario de almacn de cmara y despachoCarga y descarga de PT, armado de pedidos en pallet Lneas de productos, reconocer productos (empaques)Carga y descargaTablet

Operario de pesado y estibaAbastecer los pedidos armados para el pesadoLneas de productos, reconocer productos (empaques)Carga y descargaTablet

14. EVALUACIN DE BENEFICIOS DEL PROYECTO:Optimizacin del tiempo: Con la propuesta de mejora se lograra optimizar el tiempo en 28 minutos por pedido, si contamos que san Fernando atiende aproximadamente 1200 pedidos al da, este es un ahorro de tiempo muy significativo

Reduccin del costo por transaccin: Con la mejora tambin se lograra reducir el costo por transaccin en s/ 384,480.00 al ao, el cual hara que la rentabilidad de la empresa sea mayor.

15. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:CONCLUSIONES: Con estas mejoras en el proceso se logra reducir 28 minutos por cada preparacin de pedido y por ende las rutas de despacho pueden salir ms temprano., tambin se logra reducir el costo por transaccin en s/ 384,480.00 al ao, el cual hara que la rentabilidad de la empresa sea mayor. Las devoluciones con error en el despacho y entrega de producto diferente reducira por las capacitaciones y validaciones que lo hara el asistente operativo. Con las mejoras se puede lograr a cumplir las expectativas de los clientes, ya que el despacho terminara ms temprano y as llegar al cliente a tiempo. Las devoluciones de productos terminados por autoservicios disminuira, ya que los motivos de mayor incidencia estara ms controlado. RECOMENDACIONES: Contratar un especialista en manejo del Sistema SAP para tener un mejor uso del sistema operativo.