UNIVERSIDAD YACAMBÚDECANATO DE POSTGRADO

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Sistema para elaborar un Software para las contrataciones Públicas de

la Contraloría Municipal

Alumna: Liszvett Dallos AV.-.8020882

MISIÓN

Ejercer con efectividad la vigilancia de la gestión fiscal, a la Administración

Municipal, sus entidades descentralizadas o de otro orden y a los particulares, que

manejen fondos o bienes del estado; a partir de la práctica del control social, control

preventivo y del medio ambiente, propiciando la participación ciudadana y mejorando

continuamente nuestro Sistema de Gestión de Calidad.

VISIÓN

Para el año 2013, proyectar a la comunidad el más alto grado de credibilidad y

confianza, y ser líderes en la aplicación de instrumentos de calidad en el control fiscal

en la región, realizando procesos con un alto grado de efectividad, eficiencia, eficacia y

transparencia, lo cual redundará en el mejoramiento continúo de la gestión pública

municipal.

CONTRALOR

MUNICIPAL

AUDITOR

INTERNO

DIRECTOR

GENERAL

OFICINA DE

ATENCION AL

CIUDADANO

DIRECCION DE

CONTROL

POSTERIOR

DIRECCION DE

ADMINISTRACION Y

SERVICIOS

GENERALES

DIRECCION DE

DETERMINACION DE

RESPONSABILIDADES

DESPACHO CONTRALOR

DIRECCION GENERAL

DIRECCION DE ADMINISTRACION Y

SERVICIOS GENERALES

OBJETIVO GENERAL:

Coordinar las actividades en materia de gestión financiera de

los servicios administrativos, dirigir y ejecutar la gestión

presupuestaria y coordinar el conjunto de actividades

necesarias para el desarrollo de la administración de los

recursos humanos del organismo.

Programar, controlar y efectuar las compras de losbienes muebles, materiales y equipos requeridos por lacontraloría municipal.

Llevar el registro interno de los proveedores de laContraloría Municipal.

Preparar los cronogramas de ejecución de compras paracada ejercicio fiscal.

Tramitar la elaboración de órdenes de compra yservicios.

Velar dentro del ámbito de sus competencias, por elcumplimiento de las obligaciones establecidas en loscontratos de compra y gestionar las reclamaciones quesean pertinentes en relación con las mismas.

Contralor Municipal

Apertura del Procedimiento

Asegura que los bienes a solicitar o servicios a contratar estén dentro de la programación anual de compras y servicios

Comisión de Contrataciones: Director

Dirección de Administración: Jefe y equipo

Efectúa el chequeo presupuestario, lo envía a la Comisión d Contrataciones

•Recibe la asignación verifica que este toda la

documentación y que el expediente este

conformado de acuerdo a la Ley.

Revisa y analiza la orden de compra y el expediente, y si cumple con los requisitos de la Ley.

Aprueba el informe de recomendación

Selecciona al menos tres participantes, a los cualessolicitarle oferta y realiza la evaluación para preparar el Informe de Recomendación.

Elabora la orden de compra o de servicios

DIAGRAMAS DE CASOS DE USO

Para el desarrollo del Sistema aplicaremos el Modelo orientado objeto el cual se describe a continuación:

Contralor Municipal

Comisión de Contrataciones: Director

Dirección de Administración: Jefe y equipo

DIAGRAMAS DE CLASES

Atributos a considerar:

Atributos Contralor: Nombre, Apellido: Dicta el acto administrativo de adjudicación con base al informe de recomendación o declara desierto :

Operaciones: Validar Contratistas, Usuarios, Contraseña

Atributos Comisión de Contrataciones: Tipo de modalidad, tiempos de ejecución,: Procedimientos- Análisis- Informe

final

Atributos del ente Administrativo

Operaciones: Generar Fichas: Nombre, Apellido, Cedula de Identidad

Prepara oficio de notificación de la adjudicación al oferente

Operaciones: Reporte de Fichas: Efectúa el compromiso presupuestario y firma la orden de compra y servicio y la sella.

El proyecto es el desarrollo de un sistema para la gestión de Asignación de Contrataciones de la

Contraloría Municipal del Municipio Bolívar en el Estado Táchira el cual es el órgano donde me

desempeño como la Contralora Municipal.

Actualmente la Contraloría no cuenta con un sistema de Información que le permita revisar y evaluar la

ejecución de las Contrataciones asignadas por la Dirección de Administración y Servicios Generales el

cual está adscrito a la Dirección General de la Contraloría del Municipio Bolívar. Los lapsos de ejecución

deben cumplirse según los objetivos administrativos y de no existir un Sistema de Información Gerencial

no le permitirá llevar un control de los tiempos de desarrollo de la misma y por ende el cumplimiento

eficaz de las Empresas Contratistas. Recordemos que las Entregas de bienes y servicios tienen una serie

de fases de ejecución que deben ser cumplidas a cabalidad por parte de las contratistas llámese

proveedores o firmas jurídicas, los cuales deben cumplir ciertos procedimientos administrativos que

cumplan eficientemente los objetivos generales .

El modelo de desarrollo del software, Modelo de Cascada, el cual creo se adapta al problema planteado:

El proyecto es el desarrollo de un sistema para la gestión de Contrataciones de la Contraloría Municipal

del Municipio Bolívar, en el Estado Táchira el cual es el órgano donde me desempeño la metodología

utilizada es la tipo Cascada.

Procedimiento lineal y ordenado, el Modelo de Cascada: Propuesto por Winston Royce en 1970. Las

etapas principales de este modelo son:

Ingeniería de Sistemas: Se detalla muy específicamente la relación del sistema con cada elemento como

el hardware, persona, base de datos, entre otros. Para cada elemento se detallan los requerimientos.

Análisis de Requerimientos: En esta etapa se detalla cada requerimiento del sistema, con la finalidad de

evitar ambigüedad de los mismos, permitir la creación del prototipo e interactuar con el cliente para

garantizar que se va a diseñar un sistema acorde a lo solicitado.

Fase de Diseño: Aquí se planifica la solución del problema planteado en el documento de requerimientos,

siendo la entrada a esta fase, la especificación de requerimientos y la salida es documento de diseño.

Esta etapa de diseño incluye una posible solución, el modelo de la solución, evaluación contra los

requerimientos originales para luego obtener un documento de diseño definitivo.

METODOLOGÍA UTILIZADA

o La metodología para solucionar el problema señalado será el de Modelo de Cascada ya que permitirá de una

manera rápida plantear un conjunto de objetivos generales, y solucionar el problema planteado.

o Según los recursos suministrados y lo analizado en este modelo se debe identificar tres etapas entre las que

se identifican: Diseño, Codificación, y -Prueba.

ANÁLISIS ORIENTADO A OBJETOS

Todo Programa está construido en base a diferentes componentes (objetos)

Todo Objeto del Mundo real tiene dos componentes: Características y Comportamiento.

Dentro de los principios de la orientación a objeto se debe tener en cuenta:

-Centrarse en el “que”

-Identificar los requisitos: documentos de análisis: Entrevistas-Identificar requisitos y no funcionales.

-Especificar los requisitos (Organización y Clasificación)

-Analizar: Modelos de análisis

. Estudio de posibles escenarios: Casos de uso

.Otras técnicas: Fichas CRC, orientado al flujo, etc.

-Validar la gestión Administrativa, y para tal fin se debe diseñar un Sistema de Información Gerencial que le

permita al Director General alertar sobre los tiempos de ejecución de acuerdos a la planificación establecida.

Responsable Actividad

Contralor Municipal1. Efectúa actividades previas.2. Determina con precesión y detalle los bienes a adquirir o servicio a contratar3. Asegura que los bienes a solicitar o servicios a contratar estén dentro de la programación anual de

compras y servicios.4. Determina las ventajas técnicas y económicas de la contratación.5. Señala las cláusulas de la contratación que estime fundamental incluir.6. Se envía a la Unidad de Administración y la Comisión de Contrataciones para dar inicio al proceso.

Unidad de Administración:Jefe de la Unidad de Administración

1. Unidad de efectúa el chequeo presupuestario, lo envía a la Comisión d Contrataciones Estima elpresupuesto base de la contratación, y si el monto estimado de la contratación es hasta cinco milunidades tributarias (5000 UT).

2. Efectúa la requisición de acuerdo al formato, en original y copia.3. Lo envía al Contralor Municipal

Contralor Municipal 10. Recibe la requisición con los soportes.11. Determina a que partida se va a imputar12. Determina si hay disponibilidad presupuestaria.13. Efectúa un pre-compromiso presupuestario.14. Envía a la Jefatura de Administración.

Unidad de Administración:Jefe de la Unidad de Administración

15. Recibe y analiza la requisición con sus soportes16. Determina los criterios, técnicos, legales y financieros que deben tomarse en consideración para

seleccionar los participantes a invitar17. Asigna a los Asistente Administrativo de la Unidad de Administración tomando en consideración la

complejidad del proceso y el número de asignaciones que tiene cada uno y envía a la Comisión deContrataciones las asignaciones y documentación de los participantes.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES O CONTRATACION DE SERVICIOS

DIAGRAMAS DE CLASES

Responsable Actividad

Comisión de Contrataciones: Director General personal calificado asignado.

18. Recibe la asignación verifica que este toda la documentación y que el expediente este conformadode acuerdo a los requerimientos legales

19. Selecciona al menos tres participantes, a los cuales solicitarle oferta, la selección debe hacerla deacuerdo a los criterios fijados, consultando en el registro de proveedores de la Contraloría o en elregistro nacional de Contratista

20. Prepara la matriz de la oferta, estableciendo los criterios y ponderación.21. Elabora al menos tres solicitudes de oferta en original y copia, y el pliego correspondiente o la

invitación.22. Envía por fax, vía electrónica o en físico, las solicitudes de oferta a los participantes seleccionados,

dejando constancia de su envío o recepción, las cuales deberán ser presentadas por el oferente conatención al Asistente Administrativo de la Unidad de Administración, al cuarto día hábil siguientedespués de la recepción de las mismas a la hora y en el lugar o dirección señalados por la víaindicada en el pliego o la invitación.

23. Evalúa las ofertas con base a la matriz y le asigna la puntuación correspondiente.24. Prepara el proyecto de informe de recomendación, en el cual de ser pertinente pudiera recomendar

la declaratoria de desierto de la contratación, o si se cumplieran los requisitos, el orden en quequedaron las diferentes ofertas. Si es una sola oferta, explicara si cumple con todos los requisitos.

25. La evaluación de las ofertas y preparación del proyecto de informe de recomendación y su envío nopodrá exceder de un día hábil contado a partir de la recepción de las mismas.

26. Envía el expediente y el proyecto de informe de recomendación al Jefe de la Unidad deAdministración.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES O CONTRATACION DE SERVICIOS

DIAGRAMAS DE CLASES

Responsable Actividad

Jefe de Unidad de Administración

27.Recibe, estudia y analiza el proyecto de informe de recomendación y el expediente. Efectúa las correcciones pertinentes.

28.Aprueba el informe de recomendación, en el caso de contrataciones hasta 2.500 unidades tributarias,cuando estas superen este monto hasta cinco mil unidades tributarias, lo enviará a la Comisión deContrataciones para su aprobación, la aprobación del informe no podrá exceder de dos días hábilescontados a partir del día de su recepción.

29.El informe de recomendación y el expediente, debe ser presentado ante el Contralor o Contralora,máximo al día siguiente de su aprobación.

Contralor o Contralora

30. Recibe, estudia y analiza el informe de recomendación y el expediente.

31. Dicta el acto administrativo de adjudicación con base al informe de recomendación o declara desierto, dentro de un plazo de

tres días hábiles siguientes a la recepción del informe.

32. Envía la adjudicación y el expediente a la Comisión de Contrataciones, el mismo día en que se genere el acto de adjudicación

Comisión de Contrataciones

33.Recibe, sella y registra la adjudicación, cuida que el expediente este bien conformado y envía al jefe de la unidad de

Administración.

Jefe de la Unidad de Administración y Recursos Humanos

34. Prepara oficio de notificación de la adjudicación al oferente beneficiario de la misma y lo firma envíaa la Asistente

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES O CONTRATACION DE SERVICIOS

DIAGRAMAS DE CLASES

Responsable Actividad

Unidad de Administración

35.Recibe la notificación y efectúa los trámites y diligencias necesarias hasta lograr la notificación del beneficiario de la

adjudicación, en un lapso no mayor de dos días hábiles siguientes contados a partir del día en que se efectuó la adjudicación.

36.Envía al Asistente Administrativo de la Unidad de Administración.

Asistente Administrativo de la Unidad de Administración

37. Elabora la orden de compra o de servicios con todos los datos exigidos, cuidando la exactitud y veracidad

38. Envía a la Unidad de Administración

Jefe de la Unidad de Administración

39.Recibe y analiza la orden de compra o de servicios y sus soportes.

40.Efectúa el compromiso presupuestario y firma la orden de compra y servicio y la sella.

41. Efectúa el control previo al compromiso que establece el artículo 38 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la

República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y asegura que estén en el expediente los documentos que se refiere el

artículo 93 de la Ley de Contrataciones Públicas.

42. Firma la orden de compra y sella.

43. Convoca al beneficiario de la adjudicación para que firme la orden de compra en un plazo no mayor de cinco días hábiles

contados a partir de la notificación de la adjudicación lapso durante el cual el beneficiario de la adjudicación deberá consignar

ante el mismo director o directora las garantías exigidas.

44. Envía al Contralor o Contralora la orden de compra con el expediente del proceso de selección

Contralor o Contralora Municipal45 .Revisa y analiza la orden de compra y el expediente, y si cumple con los requisitos, la firma y la sellaen señal de aprobación. Esta actuación debe efectuar en un lapso no mayor de ocho días contados apartir de la notificación de la adjudicación a su beneficiario.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES O CONTRATACION DE SERVICIOS

DIAGRAMAS DE CLASES

Responsable Actividad

Contralor o Contralora Municipal45 .Revisa y analiza la orden de compra y el expediente, y si cumple con losrequisitos, la firma y la sella en señal de aprobación. Esta actuación debeefectuar en un lapso no mayor de ocho días contados a partir de lanotificación de la adjudicación a su beneficiario.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA DE PRECIOS PARA LA ADQUISICION DE BIENES O CONTRATACION DE SERVICIOS

DIAGRAMAS DE CLASES

Jefatura de la Unidad de Administración:

apertura del Procedimiento

Jefatura de la Unidad de Administración: Firma la orden de Compra y convoca beneficiario para la

firma

Comisión de Contrataciones: Revisa Documentación de los

participantes

Jefatura de la Unidad de Administración:

Recibe el Informe de Recomendación y lo

analiza

Contralor Municipal: Revisa y aprueba la

adjudicación y notificación del

beneficiario

Jefatura de la Unidad de

Prepara Oficio de Notificación de l a adjudicación

Comisión de Contrataciones:

Recibe y sella acta de adjudicación firmada por el

Contralor

Evalúa las ofertas con base a la

matriz y le asigna la puntuación

correspondiente: Selección.

Procedimiento : Consulta de Precios para la Adquisición de bienes y contratación de

servicios para la Contraloría del Municipio Bolívar.

Contralor Municipal

Unidad de Administración:

Análisis de soportes técnicos y recursos

presupuestarios

Contralor Municipal:

aprueba y firma orden de compra

INICIO FIN DEL PROCEDIMIENTO

CONTRALORÍA DEL MUNICIPIO BOLÍVAR DEL ESTADO TÁCHIRA PLAN ESTRATÉGICO 2010-2013

MATRIZ FODA

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1. Implementación de las Normas Generales de Control Interno y de Auditoría de Estado.2. Apoyo de la CGR.3.Tecnología disponible en el mercado4. Personal calificado en el mercado.5. Implementación de mecanismos para activar el control social y la participación ciudadana.

6. Posibilidad de convenios interinstitucionales

1. Escepticismo de la ciudadanía en los resultados del ejercicio del control fiscal.

2. Situación Política.3. Desconocimiento de la normativa que rige

la administración pública por parte de losfuncionarios de la Administración Municipalcentralizada y descentralizada.

4. Alta rotación de los funcionarios

encargados de la gestión fiscal.

FORTALEZAS ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA FA

1. Autonomía administrativa y financiera2. Equipo Directivo Comprometido.3. Adecuado sistema de archivo.4. Se cuenta con sistema informático financiero

1. Socializar, sensibilizar, capacitar y entrenar al personal, para la implementación y puesta en funcionamiento de un modelo de control fiscal que permita una mejor y más profunda evaluación de la gestión y los resultados de los entes auditados.F1 F2 O1 O2 O3 O4 O6

1. Implementar el proceso de Ética Pública encaminado a modificar la cultura organizacional mejorando así los resultados, la imagen y credibilidad de la

entidad.

DEBILIDADES ESTRATEGIA DO ESTRATEGIA DA

1. Falta de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.2. Falta de Coherencia entre la estructura administrativa y funcional.3. Falta de modelos de operación por procesos implementados.4. Ausencia de instrumentos y medios electrónicos para el auto

control5. No Existe un archivo con la información de los Entes y Organismos

de la Alcaldía ni de ordenanzas6. Sistemas de información para la rendición de cuentas de la

entidad débil. 1. Evaluación del sistema de control interno inadecuado2. Demora en la entrega de productos.3. Falta de implementación de la Auditoria Interna.4. Presupuesto limitado y escaso5. Ausencia del Plan estratégico de recursos humanos6. Planta de personal reducida frente a las obligaciones.7. Servidores Públicos sin Experiencia en control fiscal.8. Talento Humano con escaso grado de compromiso y sentido de

pertenencia con la entidad.9. No existe el Sistema de evaluación del desempeño.10. Infraestructura física inadecuada.11. hardware de la entidad deficiente.

12. Software inutilizado.

1. Mejorar y mantener el sistema de gestión de calidad de la Entidad.

2. Mejorar la competencia del personal.3. Perfeccionar los procesos de apoyo para

atender de manera eficiente y eficaz los objetivos misionales.

4. Actualizar y modernizar Sistemas de información.

5. Procesos de Responsabilidad Fiscal en tiempo real

1. Elaboración del plan estratégico de la Contraloría Municipal.

2. Implementar el sistema de evaluación del Desempeño Individual para fortalecer el desempeño individual. (fomentar la cultura de la autoevaluación 5.4.1.

3. Actualizar y mantener sistemas de

información