Trabajo Estructura y Diseño Organizacional Shey

NESTOR A. SARMIENTO ORTIZ SERGIO A. PORRAS ROSALES

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

DIRECCIÓN EMPRESARIAL ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL

Estructura y Diseño Organizacional – Dirección Empresarial

ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL

Una vez que los gerentes terminaron con la planeación ¿qué sigue? Éste es el momento en que los gerentes deben comenzar a “trabajar el plan”. Y el primer paso para hacerlo implica diseñar una estructura organizacional adecuada. Este capítulo aborda las decisiones involucradas en el diseño de esta estructura.

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional es la distribución formal de los puestos de una organización.

Propósitos de Organizar

Dividir el trabajo a realizarse en tareas específicas y departamentos. Asignar tareas y responsabilidades asociadas con puestos individuales. Coordinar diversas tareas organizacionales. Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos. Establecer líneas formales de autoridad. Asignar y utilizar recursos de la organización.

Cuando los gerentes crean o cambian la estructura, se involucran en el diseño organizacional, un proceso que implica decisiones con respecto a seis elementos claves:

Especialización del trabajo. Departamentalización. Cadena de mando. Tramo de control. Centralización y descentralización. Formalización.

ESPECIALIZACIÓN DEL TRABAJO.

La especialización del trabajo consiste en dividir las actividades laborales en tareas separadas. Cada empleado se especializa en hacer una parte de una actividad en lugar de hacerla toda, para aumentar los resultados. También es conocida como división del trabajo. En muchas empresas se utiliza la especialización del trabajo, ya que es considerada por los gerentes como una herramienta muy importante porque ayuda a los empleados a ser más eficientes.Cuando la especialización del trabajo se lleva al extremo puede ocasionar problemas como: aburrimiento, fatiga, estrés, mala calidad, ausentismo,

Ing. Laura P. Pinto Prieto Sergio Alberto Porras Rosales Néstor Alfredo Sarmiento Ortiz


reducción del desempeño y/o aumento en la rotación del personal. Por esta razón se trata de aplicar una especialización mínima, rotar periódicamente a los empleados en las diferentes tareas o asignarle un rango de actividades más amplio.

DEPARTAMENTALIZACIÓN

La departamentalización es la forma en que se agrupan los puestos. Existen cinco formas comunes, aunque una organización puede utilizar su propia y exclusiva clasificación. Un ejemplo muy claro y sencillo de departamentalización es la organización por facultades de una Universidad, entonces se puede observar que existen las facultades de ciencias puras, ingenierías físico – químicas y físico – mecánicas, ciencias humanas, etc.

Por lo general las grandes empresas combinan la mayoría o todas estas formas de departamentalización.



CADENA DE MANDO

La Cadena de Mando es la línea de autoridad que se extiende de los niveles más altos hacia los más bajos de la organización, lo cual especifica quién le reporta a quién. Solucionando así preguntas comunes entre los empleados como ¿A quién le reporto? ó ¿A quién voy si tengo un problema?

Para entender de una mejor manera la cadena de mando es necesario tener claros tres conceptos fundamentales, como lo son:

Autoridad: Derechos inherentes a una posición gerencial para decirle a la gente qué hacer y esperar que lo haga. Los gerentes de la línea de mando tienen la autoridad de coordinar y supervisar el trabajo de los demás.Responsabilidad: Capacidad de los empleados de asumir como una obligación la realización de una tarea asignada.

Unidad de Mando: Principio de la administración (según Fayol) que establece que un subordinado debe reportarle sólo a un gerente.

TRAMO DE CONTROL

El Tramo de Control es la cantidad de empleados que puede dirigir un gerente en forma eficiente y eficaz. Determinar el tramo de control es importante debido a que éste establece el número de niveles y gerentes de una organización; una consideración importante sobre que tan eficiente será la empresa. A manera de ejemplo se ilustran a continuación dos empresas, cada una con aproximadamente 4.100 empleados, pero con tramos diferentes, la primera con tramo 4 y la otra con tramo 8.



Como se observa, la empresa con tramo corto (de 4) tiene mayor número de niveles organizacionales y por consiguiente más cantidad de gerentes, mientras la de tramo largo tiene menos niveles y menos gerentes, esto reduce los costos, en cuanto al salario de los gerentes se refiere, de manera significativa. Así la organización con un tramo de control más largo aumenta la eficiencia en cuanto a costos, sin embargo, los tramos demasiado largos pueden disminuir la eficacia, si se ve reducido el desempeño de los empleados porque el gerente no tiene tiempo suficiente para dirigir a tantos subordinados.

Es preciso aclarar que no siempre los tramos largos están condenados al fracaso respecto a la eficacia, esto depende de varios factores, como el grado de experiencia, tanto del gerente como de los empleados, de las habilidades y capacidades, y de las características del trabajo que se realiza. A manera general, los gerentes con personal bien capacitado y experimentado pueden funcionar bien con un tramo de control largo.

CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

La Centralización es el grado en que la toma de decisiones se da en los niveles superiores de la organización.

Organización Centralizada: Cuando los gerentes de nivel alto toman decisiones clave con poca información proveniente de los niveles inferiores.

Organización Descentralizada: Cuando los empleados de niveles inferiores proporcionan suficiente información o de hecho toman decisiones.

La Centralización – Descentralización es relativa, una organización nunca es totalmente centralizada o descentralizada.

En seguida se listan algunos factores que afectan el uso de la centralización o descentralización de una organización.



Más Centralización • El entorno es estable.• Los gerentes de niveles inferiores no son tan capaces o experimentados

en la toma de decisiones como los gerentes de niveles más altos.• Los gerentes de niveles inferiores no desean involucrarse en las

decisiones.• Las decisiones tienen relativamente poca importancia.• La organización enfrenta una crisis o el riesgo de un fracaso

empresarial.• La compañía es grande.• La implementación eficaz de las estrategias de la compañía depende de

que los gerentes no emitan opiniones sobre lo que sucede.

Más Descentralización • El entorno es complejo, incierto.• Los gerentes de niveles inferiores son capaces y experimentados en la

toma de decisiones.• Los gerentes de niveles inferiores desean involucrarse en las decisiones.• Las decisiones son de importancia.• La cultura corporativa es abierta para permitir que los gerentes opinen

sobre lo que sucede.• La compañía esta geográficamente dispersa.• La implementación eficaz de las estrategias de la compañía depende de

que los gerentes participen y sean flexibles en la toma de decisiones.

FORMALIZACIÓN

La Formalización se refiere a que tan estandarizados están los trabajos de una organización y hasta qué grado las reglas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados. En organizaciones muy formalizadas hay descripciones explícitas, diversas reglas organizacionales y procedimientos claramente definidos que abarcan los procesos de trabajo. Los empleados son poco discretos con respecto a lo qué, cómo y cuando se hace. Cuando la formalización es baja los empleados son más discretos sobre cómo hacen su trabajo.

Considerando que puede haber diversas situaciones en que las reglas pueden resultar demasiado restrictivas, muchas organizaciones dan a sus empleados ciertas libertades, dándoles la autonomía para decidir, según sean las circunstancias, lo que piensen sea mejor para la organización y su actividad misional. Esto no significa desechar todas las reglas, ya que existirán algunas que pueden ser muy importantes y los empleados deberán respetar, dichas reglas deben ser explicadas de tal forma que los empleado comprendan por qué es importante que se apeguen a ellas.

ESTRUCTURAS MECANICISTAS Y ORGÁNICAS



Las organizaciones no tienen, ni tendrán estructuras idénticas. Una empresa con 30 empleados no funcionará igual a una con 30.000, pero incluso tengan tamaños parecidos no necesariamente tendrán estructuras similares. Lo que funciona para una empresa podrá no funcionar para la otra.

Existen dos modelos organizacionales, que se podría decir que son los dos extremos en la estructura organizacional. La Estructura Mecanicista, que es una estructura rígida y muy controlada, caracterizada por una gran especialización, departamentalización rígida, limitado tramo de control, alta formalización, una red de información limitada (en su mayor parte comunicación hacia abajo), y poca participación de los empleados de niveles inferiores en la toma de decisiones.

El otro modelo de diseño organizacional es la Estructura Orgánica, la cual es una estructura muy adaptable y flexible, pueden tener alta especialización pero estos trabajos no están estandarizados y pueden cambiar según las necesidades. El trabajo se organiza normalmente en torno a equipos interfuncionales, y cuentan con la autoridad para tomar decisiones, requieren reglas formales mínimas y poca supervisión directa.

En el siguiente gráfico se muestran las características principales de las estructuras mencionadas.

FACTORES DE CONTINGENCIA

Para ayudar a los gerentes a decidir sobre qué tipo de estructura organizacional emplearan para llevar a su empresa al cumplimiento de los objetivos, se plantearon cuatro variables de contingencia.



ESTRATEGIA Y ESTRUCTURA

La estructura de una organización debe facilitar el logro de objetivos. Como los objetivos son una parte importante de las estrategias de una organización, sólo es lógico que la estrategia y la estructura estén muy relacionadas.

Ciertos diseños estructurales funcionan mejor con distintas estrategias organizacionales.

Por ejemplo:

La flexibilidad y el libre flujo de información de la estructura orgánica funcionan bien cuando una organización busca innovaciones significativas y únicas.

La organización mecanicista, con su eficiencia, estabilidad y estrechos controles, funciona mejor para compañías que quieren controlar de cerca los costos.

TAMAÑO Y ESTRUCTURA

Hay bastantes pruebas de que el tamaño de una organización afecta su estructura. Las grandes organizaciones tienden a presentar mayor especialización, departamentalización, centralización y reglas y normas que las organizaciones pequeñas.

TECNOLOGIA Y ESTRUCTURA

Toda organización utiliza alguna forma de tecnología para convertir sus insumos en productos. Las organizaciones adaptan sus estructuras a sus tecnologías, según lo rutinarias que sean los procesos. En general entre más rutinaria sea la tecnología, más mecanicista es la estructura y es más probable que una estructura orgánica tenga tecnologías menos rutinarias.

Cuando se habla sobre diferenciación vertical se hace referencia al orden jerárquico o a la cadena de mando presente en la organización. Al mencionar la diferenciación horizontal se refiere a la especialización del trabajo y a la departamentalización que se tiene en la organización.



INCERTIDUMBRE DEL ENTORNO Y ESTRUCTURA

Algunas organizaciones enfrentan entornos sencillos y estables, con poca incertidumbre, mientras que otros enfrentan entornos dinámicos y complejos con demasiada incertidumbre.

En entornos sencillos y estables, los diseños mecanicistas pueden ser más efectivos. Por otra parte, a mayor incertidumbre la organización necesita más la flexibilidad de un diseño orgánico.

La competencia global, la acelerada innovación de productos por parte de la competencia y la creciente demanda de los clientes por mejor calidad y entregas más rápidas son ejemplos de fuerzas ambientales dinámicas. Las organizaciones mecanicistas no están equipadas para responder al rápido cambio ambiental y a la incertidumbre del entorno. Como resultado, muchas organizaciones se están volviendo más orgánicas.

DISEÑOS ORGANIZACIONALES COMUNES

Una vez que los gerentes terminaron con la planeación, que sigue?. Este es el momento en que los gerentes deben comenzar a trabajar en plan. Y el primer paso para hacerlo implica diseñar una estructura organizacional adecuada.

DISEÑOS ORGANIZACIONALES TRADICIONALES Cuando diseñan una estructura, los gerentes pueden elegir uno de los diseños organi-zacionales tradicionales. Estas estructuras tienden a ser mecanicistas por naturaleza.

Estructura simple. La mayoría de las compañías comienzan como iniciativas emprendedoras con una estructura simple, la cual es un diseño organizacional con una departamentalización baja, amplios tramos de control, autoridad centralizada en una sola persona y poca formalización. Sin embargo, conforme aumentan los empleados, la mayoría de las compañías no siguen con estructuras simples. La estructura tiende a volverse más especializada y formalizada. Se establecen reglas y normas, el trabajo se vuelve especializado, se crean departamentos, aumentan los niveles gerenciales y la organización es cada vez más burocrática. En este punto, los gerentes podrían elegir una estructura funcional o una divisional.



Estructura funcional. Una estructura funcional es un diseño organizacional que agrupa especialidades ocupacionales similares o relacionadas. Podemos considerar esta estructura como una departamentalización funcional aplicada a toda una organización.

Estructura divisional. La estructura divisional es una estructura organizacional formada por unidades o divisiones de negocios separadas. En esta estructura cada división tiene autonomía limitada, con un gerente divisional que tiene autoridad sobre su unidad y es responsable de su desempeño. Sin embargo, en el caso de estructuras divisionales la corporación matriz generalmente actúa como un supervisor externo que coordina y controla las diversas divisiones, y suele proporcionar servicios de apoyo tales como servicios financieros y legales.

Estructura Fortalezas Debilidades

SIMPLE Rápida, Flexible, Económica, Responsabilidades Claras

No es adecuada cuando la organización crece, Depender de una sola persona es arriesgado

FUNCIONAL

Ventajas de ahorro en costos derivados de la especialización, los empleados se agrupan para hacer tareas similares.

La búsqueda de objetivos funcionales puede ocasionar que los gerentes pierdan de vista lo que es mejor para toda la organización. Se Aíslan y tienen poco conocimiento de lo que hacen otras unidades.

DIVISIONAL

Se Enfoca en resultados, los gerentes divisionales son responsables de lo que ocurre con sus productos y servicios

La duplicación de actividades y recursos aumenta costos y reduce la eficiencia.



DISEÑOS ORGANIZACIONALES CONTEMPORÁNEOSLos gerentes descubren que en ocasiones los diseños tradicionales no son adecuados para el entorno actual, cada vez más dinámico y complejo. En su lugar, las organizaciones necesitan ser delgadas, flexibles e innovadoras; es decir, necesitan ser más orgánicas. Entonces, los gerentes están encontrando fotutas creativas para estructurar y organizar el trabajo.

Estructuras de equipo. Una estructura de equipo es aquella en la que toda la organización está formada por equipas de trabajo que hacen el trabajo de la empresa. En esta estructura, el otorgamiento de facultades de decisión a los empleados es crucial, ya que no existe una línea de autoridad gerencia de arriba hacia abajo. En su lugar, los equipos de empleados diseñan y hacen el trabajo de la forma en que creen que es mejor, pero también son responsables de los resultados del desempeño laboral en sus respectivas áreas.

En organizaciones grandes, la estructura de equipo complementa lo típicamente es una estructura funcional o divisional. Esto permite a la organización tener la eficiencia de una burocracia y al mismo tiempo la flexibilidad que proporcionan los equipos.

Estructuras matricial y de proyectos. Además de la estructura de equipos, otros diseños contemporáneos populares son las estructuras matriciales y de proyectos. En el caso de la estructura matricial, las especialidades de los distintos departamentos funcionales trabajan en proyectos que son dirigidos por un gerente de proyecto. Un aspecto único de este diseño es que crea una cadena de manda dual en la cual los empleados tienen dos gerentes; el gerente del área funcional y el gerente de producto o de proyecto, quienes comparten la autoridad. El gerente de proyecto tiene la autoridad sobre los miembros funcionales que forman parte de su equipo de proyecto en áreas relacionadas con los objetivos del proyecto. Sin embargo, por lo general las decisiones sobre ascensos, recomendaciones de salarios y revisiones anuales son responsabilidad del gerente funcional. Para trabajar eficazmente, ambos gerentes tienen que comunicarse regularmente, coordinar las exigencias de trabajo de los empleados y resolver juntos los conflictos.Muchas organizaciones utilizan una estructura de proyectos, en la cual los empleados trabajan continuamente en proyectos. A diferencia de una estructura matricial, una estructura de proyectos no tiene departamentos formales a donde los empleados regresen cuando terminan un proyecto. En su lugar, los empleados llevan sus habilidades y capacidades específicas, así como su experiencia, hacia otros proyectos. Además, todo el trabajo de las estructuras de provectos lo realizan equipos de empleados.



Las estructuras de proyecto son diseños organizacionales flexibles. No hay departamentalización o una jerarquía organizaciónal rígida que retrase la toma de decisiones o el inicio de actividades. En esta estructura los gerentes se desempeñan como facilitadores, mentores y orientadores. Eliminan o minimizan los obstáculos oiganizacionales, y garantizan que los equipos tengan los recursos necesarios para realizar su trabajo de manera eficiente y eficaz.La organización sin límites. Otro diseño organizacional contemporáneo es el de la organización sin límites, el cual representa a una organización cuyo diseño no está definido o restringido por límites horizontales, verticales o externos, impuestos por una estructura predefinida. Aunque la idea de eliminar límites puede parecer extraña, muchas de las organizaciones más exitosas de hoy en día han descubierto que pueden operar con mayor eficiencia si son flexibles y no estructuradas; la estructura ideal para ellos es no tener una estructura rígida, limitada y predefinida.Qué queremos decir con límites? Hay dos tipos: (1) los internos, que son los límites horizontales impuestos por la especialización del trabajo y la departamentalización, y los verticales que separan a los empleados en niveles y jerarquías organizacionales; y (2) los externos, que son los límites que separan a la organización de sus clientes, proveedores y otras partes interesadas. Para minimizar o eliminar estos límites, los gerentes pueden utilizar diseños estructurales virtuales o de red.Una organización virtual consiste en un pequeño grupo de empleados de tiempo completo y especialistas que son contratados según las necesidades de los proyectos.

Otra Opción estructural para los gerentes que quieren minimizar o eliminar los límites organizacionales es una organización de red, en la cual una empresa utiliza a sus propios empleados para realizar ciertas actividades laborales y utiliza recles de proveedores externos para proporcionar otros componentes necesarios de producto o procesos de trabajo. Tal forma organizacional a veces se conoce como organización modular entre las empresas manufactureras.'" Este enfoque estructural permite a las organizaciones concentrarse en lo que hacen mejor, y delegar a otras compañías las actividades que éstas hacen mejor, Muchas empresas utilizan actualmente dicho enfoque para ciertas actividades de la organización.

Estructura Fortalezas Debilidades

EQUIPO: Toda la organización

Empleados más involucrados y con

No hay cadena de mando clara.



está formada por grupos

más autoridad. Reducción de barreras entre áreas funcionales

Presión sobre el desempeño de los equipos.

MATRICIAL Y DE PROYECTOS: Asigna especialistas en diversas áreas funcionales temporalmente.

Diseño fluido y flexible que pueda responder a cambios del entorno.Rápida toma de decisiones

Complejidad para asignar personas a los proyectos.Conflictos de tareas y personalidad.

SIN LIMITES: No está restringida, Tipos de organización Virtuales y de Red.

Muy flexible y receptiva. Utiliza el talento donde quiera que se encuentre

Falta de control, dificultades de comunicación

DESAFÍOS ACTUALES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Mientras los gerentes buscan los mejores diseños organizacionales para ayudar a sui empleados a desempeñar su trabajo de manera eficiente y eficaz, enfrentan ciertos desafíos. Estos incluyen mantener a los empleados comunicados, construir una organización que aprenda y manejar problemas estructurales globales.

Comunicación con los empleados.

Muchos conceptos de diseño organizacional se desarrollaron durante el siglo XX, cuando las tareas laborales eran bastante predecibles y constantes, la mayoría de los trabajos eran de tiempo completo y continuaban indefinidamente, el trabajo se hacía en el centro de negocios bajo la supervisión de un gerente. Esto ya no sucede así en muchas organizaciones actuales, como vio en nuestra explicación anterior sobre organizaciones virtuales y de red. Un desafío importante de diseño estructural que enfrentan los gerentes es encontrar la forma de mantener comunicados con las empresas empleados muy móviles y muy dispersos.

Construcción de una organización que aprende.



En una organización que aprende, los empleados continuamente adquieren y comparten nuevos conocimientos y aplican dichos conocimientos en la toma de decisiones o al realizar su trabajo. Algunos teóricos organizacionales incluso van más allá al decir que la capacidad de una organización para hacer esto (es decir, aprender y aplicar dicho aprendizaje) puede ser la típica fuente sostenible de ventaja competitiva ¿Qué características estructurales necesita una organización que aprende?

En una organización que aprende, los implicados de toda la organización (de todas las especialidades funcionales e incluso de distintos niveles organizacionales) deben compartir información y colaborar en actividades laborales. Esto requiere barreras estructurales y físicas mínimas. En un entorno sin límites, los empleados trabajan juntos y colaboran en hacer el trabajo de la organización de la mejor manera posible y aprenden uno de otro. Por último, debido a la necesidad de colaboración, los equipos de trabajo con autoridad tienden a ser una característica importante del diseño estructural de una organización que aprende. Estos equipos tornan decisiones sobre lo que se necesita para realizar el trabajo o para resolver problemas. Con empleados y equipos con autoridad, hay muy poca necesidad de “jefes" para dirigir y controlar. En su lugar, los gerentes están para facilitar, apoyar y defender.

Manejo de problemas estructurales globales.

¿Existen diferencias globales en las estructuras organizacionales? ¿Las organizaciones australianas son como las estadounidenses? ¿Las organizaciones alemanas están estructuradas como las francesas o las mexicanas? Darla la naturaleza global del entorno corporativo actual, éste es un tema con el que los gerentes deben estar familiarizados. Los investigadores han concluido que las estructuras y estrategias de las organizaciones alrededor del mundo son similares, "mientras el comportamiento entre ellas sea mantener su singularidad cultural". ¿Qué significa esto para diseñar estructuras eficientes y eficaces? Al diseñar o cambiar la estructura, podría necesitarse que los gerentes consideraran las implicaciones culturales de ciertos elementos de diseño. Por ejemplo, un estudio mostró que la formalización (reglas y mecanismos burocráticos) pueden ser más importantes en países menos desarrollados económicamente y menos importantes en países más desarrollados de manera económica, donde los empleados pueden tener niveles más altos de educación y habilidades profesionales. Otros elementos de diseño estructural podrían también verse afectados por diferencias culturales.

Una última reflexión.



No importa cuál diseño estructural elijan los gerentes para sus organizaciones, éste debe ayudar a los empleados a hacer su trabajo de la mejor forma posible (lo más eficiente y eficaz que se pueda). La estructura debe apoyar y ayudar a los miembros de la organización cuando realicen el trabajo de la empresa. Después de todo, la estructura es simplemente un medio para llegar a un fin.


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