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Gobierno en lnea en el Orden Territorial:Trabajo en CampoModelo Avanzado Gobernaciones

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MODELO AVANZADOGOBERNACIONESETAPA DE PREPARACIN,SENSIBILIZACIN Y DIAGNOSTICO (PSD)

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Objetivos:

Sensibilizar a los actores regionales frente al ModeloGeneral y Avanzado del cual son destinatarios, pormedio de la presentacin del alcance estratgico yoperativo del Modelo Metodolgico. Igualmente atravs de la explicacin del rol de los diferentes

actores en el desarrollo del modelo general yavanzado.

Motivar a los asistentes a fomentar e implementaracciones conjuntas transversales sectoriales quefaciliten la integracin e identificacin regional,mejoren su competitividad y promuevan laimplementacin de las Tecnologas de la Informacin

y las Comunicaciones. Reunin de actores departamentales para el

desarrollo del Modelo Avanzado en lasGobernaciones y las entidades descentralizadas.

Explicar qu es trabajo en equipo con unacapacitacin sobre la importancia, los fundamentos ylas responsabilidades del trabajo en equipo

GBPSD1-GBPSD5:

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Objetivos:

Impulsar el trabajo en equipo y creatividad por mediode logros y metas.

Conformar el Equipo de Asistencia Tcnica delDepartamento hacia las Entidades Territoriales.

Identificar las condiciones en las cuales se encuentrala Gobernacin mediante el diagnstico del avance dela Estrategia de Gobierno en lnea por cada sector degobierno en la Gobernacin y las entidadesdescentralizadas.

Sensibilizar y generar competencias en losfuncionarios de las Contraloras Territoriales, conrespecto a la implementacin y seguimiento de laEstrategia de Gobierno en lnea, de manera que stasen su misin de ejercer control fiscal promuevan elcumplimiento de las fases de Gobierno en lnea y engeneral de todas las obligaciones establecidas por elDecreto 1151 de 2008, por parte de los EntesTerritoriales del Departamento y de la Gobernacin.

GBPSD1-GBPSD5:

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GBPSD1-GBPSD5:

Participantes:

Gobernadores. Lder Gel. Funcionarios responsables de la

infraestructura tecnolgica en las Entidades

Territoriales. Aliados estratgicos. Integrantes del Comit GEL y Antitrmites de

la Entidad Funcionarios responsables de la

infraestructura tecnolgica en las EntidadesTerritoriales.

Delgado. Funcionarios responsables de cada sector del

Departamento y Entidades descentralizadas. Coordinador modelo avanzado.

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GBPSD1-GBPSD5:

Resultados Esperados:

Gobernadores y lderes GEL comprometidos conel desarrollo de la Estrategia GEL en laconsolidacin de la Fase de Informacin eimplementacin de sus Fases de Interaccin y

Transaccin. Gobernadores comprometidos y con conocimientosobre el alcance del Modelo Avanzado.

Articulacin del Modelo Avanzado con laEstrategia de Gobierno en lnea.

Actores departamentales trabajando en eldesarrollo del Modelo Avanzado en las

Gobernaciones y las entidades descentralizadas. Lderes GEL y Aliados Estratgicos informados,motivados y comprometidos con el desarrollo dela Estrategia GEL.

Roles y responsabilidades claras de cada uno delos actores en la implementacin de la Estrategiade GEL.

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Resultados Esperados:

Adopcin del acto administrativo o laordenanza de la Asamblea Departamental,por la cual se crea el Equipo de AsistenciaTcnica de la Entidad Territorial.

Un Informe de diagnstico de cada sectorde gobierno del departamento en conjunto. Un informe de diagnstico individual de

cada sector que conforma el departamento(sectores y entidades descentralizadas).

Listado de los trmites y servicios en lneaen cada sector, Entidad Centralizada y

compartido para el departamento y susmunicipios.

GBPSD1-GBPSD5:

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GBPSD1-GBPSD5:

Resultados Esperados:

La entrega oportuna de estos informesa cada Entidad Territorial, para serutilizado como base, para identificarde forma detallada los requerimientosinstitucionales, tecnolgicos y deinformacin. Y posteriormenteelaborar el plan de trabajo.

Funcionarios capacitados en relacincon la implementacin y seguimientoen la implementacin de la Estrategia

de Gobierno en lnea. Funcionarios capacitados en relacin

con el Modelo Metodolgico y Modelode Auditora.

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Entregables:GBPSD1-CO:Carta invitacin, Presentaciones, Acta de reunin ylistado de Asistencia (Mnimo 15 personas).GBPSD2-COES:Presentaciones, Acta de reunin y listado de

Asistencia (Mnimo 15 personas).GBPSD3-PR:Acto administrativo de la actualizacin del sitio Weby publicacin en el sitio Web de la Entidad Territorialdel acto administrativo (Archivo URL).GBPSD4-PR:

Presentaciones, Acta de reunin y listado deAsistencia (Mnimo 15 personas).GBSPD5-ES:Presentaciones, listado de asistencia (Mnimo 15personas), acta de reunin e instrumento AuditoraManual 2010.

GBPSD1-GBPSD5:

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Resumen actividades:

Los eventos de lanzamiento son Encuentros Regionales yes el espacio estratgico de integracin entre los diferentesactores de la Estrategia GEL. Su fin ltimo es motivar a losgobernantes locales (Gobernadores) para obtener su

respaldo y compromiso con el fin de continuar el desarrollode la Estrategia GEL, por medio de la implementacin delmodelo del cual son destinatarios.

Busca generar un ambiente que favorezca el trabajo enequipo, entre funcionarios pblicos de EntidadesTerritoriales y los Aliados Estratgicos, de manera que alabordar la ejecucin de las actividades previstas en el

Modelo Metodolgico, Modelo General y Modelo Avanzadopara la consolidacin de la Fase de Informacin eimplementacin las Fases de Interaccin y Transaccin dela Estrategia de Gobierno en lnea, se genere una sinergiade esfuerzos de los diferentes interesados para laimplementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.

GBPSD1-GBPSD5:

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Resumen actividades:

La Universidad la Gran Colombia debe impulsar laconstitucin y conformacin del Equipo de Asistencia Tcnicade Gobierno en lnea en los Departamentos para lacoordinacin y supervisin de la implementacin de laEstrategia de Gobierno en lnea en los Entes Territoriales y elDepartamento. Estos Equipos son los responsables de laasesora y asistencia tcnica desde el Departamento hacia

los Entes Territoriales en la implementacin de la Estrategia. Este diagnstico permite analizar y determinar el avance de la

Estrategia de Gobierno en lnea por cada sector de gobiernoen la Gobernacin y las entidades descentralizadas, para sudesarrollo se debe tener en cuenta la metodologa paraelaborar diagnsticos sectoriales de Gobierno en lnea y loscomponentes del Modelo Metodolgico. La actividad inicia

con una exposicin breve del alcance, los objetivos yresultados esperados de la actividad y una pequeadescripcin del cuestionario base que llenan losrepresentantes de cada Entidad Territorial y luego, losrepresentantes de cada Entidad Territorial diligencian elcuestionario asesorados por los respectivos delegados y elCoordinador.

GBPSD1-GBPSD5:

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Resumen actividades:

La Universidad la Gran Colombia debe capacitar alos funcionarios de las Contraloras Territorialesresponsables de ejercer control fiscal, sobre laEstrategia de Gobierno en lnea. Se debe presentarel Modelo Metodolgico de acompaamiento a lasEntidades Territoriales y el Modelo de Auditorasobre la Estrategia de Gobierno en lnea delPrograma Gobierno en lnea, de manera que sedesarrollen ejercicios prcticos de implementacindel Modelo de Auditora. La capacitacin tiene comoobjetivo garantizar el apoyo de las Contraloras

Territoriales para que contribuyan al ProgramaGobierno en lnea, en el control y seguimiento parael cumplimiento de las fases de la Estrategia deGobierno en lnea en los Entes Territoriales delDepartamento y la Gobernacin.

GBPSD1-GBPSD5:

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MODELO AVANZADO

GOBERNACIONESETAPA DE ANLISIS DEL DIAGNSTICO YDEFINICIN DEL PLAN DE ACCIN (ADPA)

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GBADPA1-GBADPA5:

Objetivos:

Asesorar y asistir tcnicamente a lasEntidades Territoriales del Departamento enla implementacin de la Estrategia deGobierno en lnea y el Modelo Metodolgico.Conocer la visin de la entidad territorialsobre la Fase de Transaccin.Presentar el alcance del ModeloMetodolgico e identificar los requerimientospara el desarrollo del Modelo Metodolgico(General y Avanzado).Formular una propuesta de trabajo donde se

definan acciones, responsables, tiempos ymecanismos de seguimiento, en torno a laimplementacin de las Fases de Informacin,Interaccin y Transaccin.

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Objetivos:

Validacin de trmites y servicios parael mejoramiento, optimizacin yestandarizacin del trmite/servicio.

Evaluar el avance de la etapa de

racionalizacin de trmites y serviciosde la Fase de Interaccin. Presentacin de los resultados

arrojados en el diagnstico sectorialpara la gobernacin, las Entidadesdescentralizadas, reas Metropolitanas

existentes y Entidades Territoriales delDepartamento; realizados en sumayora por el Equipo de AsistenciaTcnica.

GBADPA1-GBADPA5:

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Objetivos:

Anlisis de las observacionesgenerales y recomendacionesdefinidas por los delegados de

rea Metropolitana. Anlisis de las observaciones

generales, resultados yrecomendaciones definidas porlos delegados de reaMetropolitana a travs de laidentificacin de los puntoscrticos existentes.

GBADPA1-GBADPA5:

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Participantes:

Lder GEL de la Gobernacin. Equipo de Asistencia Tcnica de la

Gobernacin. Integrantes del Comit GEL y

Antitrmites de la Gobernacin. Funcionario responsable del

trmites/servicios. Equipo Base del Proyecto

uncionarios responsables de cadasector en cada Entidad

Coordinador modelo avanzado

GBADPA1-GBADPA5:

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Resultados Esperados:

Equipo de Asistencia Tcnica comprometidoscon el desarrollo del Modelo Metodolgico ylas Fases de Informacin, Interaccin yTransaccin de la Estrategia GEL.

Plan de Accin ajustado, acciones correctivasy preventivas formuladas para su ejecucin.

Estrategia de Asistencia Tcnica a los Entesdel Departamento formulada.

Gobernadores y Lderes GEL informados,motivados y comprometidos con los resultadosarrojados del Diagnstico Sectorial en cadasector de cada una de las reasMetropolitanas y Entidades Territoriales, asmismo con el desarrollo del ModeloMetodolgico y las Fases de Informacin,Interaccin y Transaccin de la EstrategiaGEL.

GBADPA1-GBADPA5:

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Resultados Esperados:

Plan de Accin identificado yformulado.

Socializacin de los Diagnsticos de

Sectorial. Identificacin de trmites y/o serviciossusceptibles de ser optimizados yautomatizados.

Puntos crticos identificados. Equipo de Asistencia Tcnica

informado de los resultados arrojadosdel Diagnstico Sectorial en cada unode los Entes Territoriales.

GBADPA1-GBADPA5:

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Entregables:GBADPA1-CO: Presentaciones, listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta

de reunin y documento e Informe de resultados del diagnosticosectorial.

GBADPA2-COES: Presentaciones, listado de asistencia (Mnimo 15 personas), acta

de reunin y documento e Informe de resultados del diagnosticosectorial.

GBADPA3-ES:Presentaciones, Acta de reunin y listado de Asistencia (Mnimo 15

personas).

GBADPA4-CO: Documento de Estrategia Tcnica, actas de Asistencia Tcnica

(Cuando apliquen) y listado de asistencia (Mnimo 15 personas).GBADPA5-COES: Presentaciones, Plan de Accin Gobernaciones y Acto

Administrativo (Si aplica), publicacin del Plan de AccinGobernaciones en el sitio Web y Acto Administrativo (Si aplicacon publicacin en el sitio Web).

GBADPA1-GBADPA5:

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Resumen actividades: La Universidad la Gran Colombia en conjunto con los

Equipo de Asistencia Tcnica de Gobierno en lnea enlos Departamentos como responsables de lacoordinacin y supervisin de la implementacin de laEstrategia de Gobierno en lnea en los EntesTerritoriales y el Departamento, deben asesorar yasistir tcnicamente desde el Departamento hacia las

Entidades en la implementacin de la Estrategia. La formulacin del Plan de Accin es una de las

actividades ms importantes del Modelo Metodolgico.En esta actividad se estructurarn todas las actividadesque deben adelantar las Entidades Territoriales paracumplir con los requerimientos institucionales, deinformacin y tecnolgicos que se hayan identificadoanteriormente y poder habilitar satisfactoriamente la

implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea.Es importante, sensibilizar a los funcionarios sobre elalcance del Modelo Metodolgico para que laconstruccin del Plan de Accin garantice un trasfondoestratgico y operativo, que comprometa a todas lasEntidades Territoriales.

GBADPA1-GBADPA5:

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Resumen actividades:

Exposicin breve del diagnstico de cada sector en eldepartamento, presentando los aspectos ms relevantesencontrados en las entidades descentralizadas, que permitan unconocimiento general del avance de cada sector de gobierno conrelacin a la implementacin de la Estrategia de Gobierno enlnea. Esta presentacin permite que los asistentes identifiquenprcticas exitosas que puedan ser replicadas en los municipios yanalizar y determinar avance de la Estrategia de Gobierno enlnea por cada sector de gobierno, identificndose los trmites yservicios que por sector se encuentran en lnea. Se debe tener encuenta la metodologa para elaborar diagnsticos sectoriales deGobierno en lnea y los componentes del modelo metodolgico.

El Equipo Base con apoyo del Delegado territorial, programan ycoordinan la presentacin del Diagnstico levantado por la

Universidad la Gran Colombia en cada rea Metropolitana, demanera que se identifique el grado de avance de laimplementacin de la Estrategia en cada rea Metropolitana y lasEntidades Territoriales que lo conforman para posteriormenteestablecer la estrategia de acompaamiento desde las reasMetropolitanas a los Entes Territoriales.

GBADPA1-GBADPA5:

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Resumen actividades:

El Delegado territorial, acompaado por elLder de Gobierno en Lnea de EntidadTerritorial, programa y coordina lapresentacin del Diagnstico levantado por

la la Universidad la Gran Colombia en cadaEnte Territorial, de manera que el Equipo deAsistencia Tcnica del Departamento y ellder GEL del Departamento identifiquen elgrado de avance de la implementacin de laEstrategia en Entidad para posteriormentepoder establecer la Estrategia de AsistenciaTcnica a las Entidades Territoriales.

GBADPA1-GBADPA5:

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MODELO AVANZADO

GOBERNACIONESETAPA DE EJECUCIN DEL PLAN DEACCIN (EPA)

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GBEPA1 GBEPA3:

Objetivos:

Asesora y acompaamiento a laejecucin de un evento de AsistenciaTcnica por parte de la Gobernacin.

Realizacin de dos (2) Talleres de

capacitacin tcnica a los funcionariosde cada Entidad vinculada, sobre elfuncionamiento del trmite o servicioautomatizado.

Esta actividad tiene como objetivo elseguimiento a la ejecucin del Plan de

Accin que adelanta el Departamento,verificando las actividadescomprometidas para cumplir las Fasesde Gobierno en lnea.

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Participantes:

Equipo de Asistencia Tcnica de laGobernacin.

Lder GEL de la Gobernacin. Delegado Interventora. Funcionario(s) responsable(s) del trmite o

servicio a automatizar en la Entidad Territorial. Asesor de Tecnologa Coordinador de Modelo Avanzado

GBEPA1 GBEPA3:

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Resultados esperados: Realizacin de reuniones peridicas de seguimiento dela implementacin y ejecucin de las actividades delPlan de Accin de la Gobernacin.

Acciones correctivas o preventivas para la ejecucindel modelo avanzado.

Estrategia de Asistencia Tcnica ajustada o

actualizada. Equipo de Asistencia Tcnica con el conocimientosuficiente para optimizar y modelar trmites y serviciosutilizando la herramienta transaccional Met@logo.

Talleres de capacitacin tcnica y funcional a losfuncionarios de la Gobernacin sobre el alcance yproceso de optimizacin y modelado de trmites y

servicios. Entidades Territoriales avanzando en la ejecucin delModelo Metodolgico y en la implementacin de lasFases de Informacin, Interaccin y Transaccin de laEstrategia GEL.

Plan de Accin ajustado y avanzando en su ejecucin.

GBEPA1 GBEPA3:

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Entregables:

GBEPA1-ES:

Actas de reunin y reporte de seguimiento.

GBEPA2-ES:

Presentaciones, actas de reunin, listado deasistencia (Mnimo 15 personas), Plan de accinajustado (Si aplica) y publicacin del plan de accinajustado (Si aplica) en el sitio Web.

GBEPA3-COPR:

Presentaciones y listado de asistencia (Mnimo 15personas).

GBEPA1 GBEPA3:

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Resumen actividades:

En el seguimiento a la ejecucin del Plan de Accin se debe compararlos avances peridicos y metas predefinidas y los resultados de laimplementacin del Modelo Metodolgico con el fin de validar eldesempeo del proceso y de verificar si las estrategias del Equipo deAsistencia Tcnica definidas a situaciones diversas para la asesora y

acompaamiento a los Entes Territoriales y reas Metropolitanas delDepartamento estn generando los resultados esperados. El LderGEL de la Gobernacin y el Equipo de Asistencia Tcnica y elDelegado Territorial Estratgico y la Interventora, deben reunirsemnimo una vez al mes para hacer seguimiento a la implementacin delPlan de Accin.

El taller de capacitacin tcnica a los funcionarios del Equipo deAsistencia Tcnica de la Gobernacin sobre el alcance y uso de laherramienta transaccional Met@logo para la optimizacin y

modelamiento de trmites y servicios, tendrn como objetivo garantizarel uso eficaz de la herramienta para que se modelen y optimicentrmites y servicios en la Entidad Territorial. El Asesor de Tecnologa,El Coordinador de Modelo Avanzado y el Delegado de TerritorialEstratgico debe impartir los talleres, apoyndose en el manual tcnicode la herramienta que entregue el Programa y en el Manual deGobierno en lnea.

GBEPA1 GBEPA3:

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Resumen actividades:

La Universidad la Gran Colombia enconjunto con los Equipo de AsistenciaTcnica de Gobierno en lnea en los

Departamentos, deben ejecutar unaactividad de asistencia definida en laEstrategia de Asistencia Tcnica para elcumplimiento del plan de accin formuladopor las Entidades Territoriales enacompaamiento. Se debe realizar laAsistencia Tcnica a los Entes Territorialesque presenten dificultades en la

implementacin de la Estrategia deGobierno en lnea y en la ejecucin delModelo.

GBEPA1 GBEPA3:

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MODELO AVANZADOGOBERNACIONESETAPA DE SOSTENIBILIDAD (SD)

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GBSD1 Y GBSD2:

Objetivos:

Realizar una visita a cada gobernacin pararevisar el informe consolidado de Gobierno

en lnea. Definir acciones de choque para darcumplimiento a las fases de Gobierno enlnea por pate de la gobernacin y lasentidades descentralizadas.

Definir acuerdos y compromisos. Elaborar un informe consolidado sobre el

avance de cada uno de los departamentosen relacin con el cumplimiento de lasFases de Gobierno en lnea y el desarrollodel modelo avanzado.

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Participantes:

Delegado.

Equipo Base. Interventora. Coordinador Modelo Avanzado. Comit GEL Departamental. Lderes GEL de cada sector o entidad

descentralizada (si existen)

GBSD1 Y GBSD2:

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Resultados Esperados:

Entrega mensual de reportes sobre el estado de avanceen la implementacin de las fases de la Estrategia deGobierno en lnea al Comit GEL Departamental y alPrograma Gobierno en lnea.

Realizacin de reuniones mensuales de seguimiento de laimplementacin y ejecucin de las actividades.

Entrega bimensual de reportes de la implementacin y

ejecucin de las actividades del Modelo Metodolgico alComit de GEL Departamental y al Programa Gobierno enlnea.

Entrega de reporte final de la implementacin, ejecucinde las actividades y resultados obtenidos en laimplementacin de las Fases de Informacin, Interacciny Transaccin, con el reporte de ajustes de la metodologay de las herramientas utilizadas y anlisis sobre los

aciertos y desaciertos observados durante el proceso. Realizacin de reuniones peridicas de seguimiento de laimplementacin y ejecucin de las actividades.

Acciones correctivas o preventivas para la ejecucin delmodelo avanzado.

Informe mensual validado.

GBSD1 Y GBSD2:

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Entregables:

GBSD1-CO:

Reporte aula virtual de los capacitados ymaterial de acompaamiento publicado en

la herramienta.

GBSD2-COES:

Reporte de los porcentajes de cumplimientode la implementacin de las fases deGobierno en lnea, reportes de seguimiento,

informes de seguimiento y actas de reunin.

GBSD1 Y GBSD2:

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Resumen actividades:

El informe consolidado es una actividad que provee informacin sobreel avance en la implementacin del modelo avanzado en laGobernacin y en el cumplimiento en las Fases de Gobierno en lnea.Este informe se debe realizar mediante la comparacin de avancesperidicos y metas predefinidas tanto en el Plan de Accin como en elModelo Metodolgico. Esta actividad de seguimiento inicia en lasactividades GBPSD4-PR y GBADPA1-CO y se desarrollada de maneratransversal durante toda la ejecucin del contrato.

Se debe realizar el seguimiento mensual al Plan de Accin elaboradoen la actividad GBADPA4-CO. Para ello se diligenciar cada mes lamatriz de seguimiento del plan de accin para las Gobernaciones (VerAnexo 1). Si bien el seguimiento por parte del Operador es mensual, demanera bimensual debe enviar al Programa Gobierno en lnea y a laGobernacin pertinente que ejerza el rol de coordinacin, un informede avance de las actividades realizadas de manera que se tomen lasmedidas oportunas desde el Comit de la Gobernacin de la Estrategia

o desde el Programa Gobierno en lnea, dado el caso que algunaentidad no est al da con el cronograma establecido. De ser necesariotomar medidas correctivas para apoyar a las Entidades que tenganfallas, el Equipo Operador debe enviar una propuesta de dichasmedidas, ya que son ellos quienes conocen la realidad, la dinmica dela Entidad y tienen la informacin de primera mano, sobre las razoneso causas que impiden el avance local.

GBSD1 Y GBSD2:

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Resumen actividades:

En el seguimientoa la ejecucin de las actividades en laimplementacin del modelo avanzado en lasgobernaciones y en el cumplimiento en las fases deGobierno en lnea, el equipo coordinador del proyectocon apoyo puntual del Delegado Territorial Estratgico,

debe realizar una visita a cada Gobernacin enacompaamiento, con el fin de validar la informacinreportada en el informe consolidado, la periodicidad deestas visitas dependern de las desviaciones o brechassignificativas que se identifiquen en los informesbimensuales consolidados de la actividad GBSD1-CO.

En la visita se debe comparar los avances peridicos y

metas predefinidas y los resultados de laimplementacin de la Metodologa de Monitoreo yEvaluacin de Gobierno en lnea, con el fin de validar eldesempeo del proceso.

GBSD1 Y GBSD2:

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GRACIAS .