INTRODUCCION AL ESTUDIO DE LA PRESUPUESTACION

Concepto

El presupuesto, hablando en términos generales, puede definirse como una planificación que implica el cálculo de los ingresos y gastos de una actividad económica, realizado por una persona, familia, empresa o gobierno, para un periodo de tiempo determinado. Es un plan de acción que busca cumplir con una meta previamente establecida expresada en valores y términos financieros.

A nivel empresarial el presupuesto se define como una estimación programada y sistematizada de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por la organización en periodo determinado, para lograr responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control.

El presupuesto empresarial es un método que comprende el desarrollo y aplicación de los objetivos empresariales generales a largo plazo y que busca especificar las metas establecidas por la empresa, así como desarrollar un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades particulares.

Importancia

Las organizaciones como parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, deben planear sus actividades si pretenden mantenerse en un mercado competitivo, porque mientras mayor es la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. Por esa razón los presupuestos son importantes ya que ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones.

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El presupuesto es utilizado como un medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización, así como el uso correcto de cada recurso disponible acorde con cada uno de las necesidades de cada departamento.

Sirve de ayuda siendo un instrumento para la determinación de metas que sean comparables a través del tiempo coordinando las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando así costos innecesarios y la mala utilización de los recursos.

Permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la empresa por medio de comparaciones de los hechos con las cifras reales y las presupuestadas o proyectadas, para tomar medidas para corregir o mejorar el comportamiento de la empresa ayudando así en gran medida a la toma de decisiones.

Origen de la presupuestacion

El término presupuesto viene del francés antiguo Bougette, que significa Bolsa denominándose Budget en el idioma ingles y traducido al español es presupuesto.

Oficialmente el presupuesto nace en Inglaterra en el Sigo XVI , pero no es hasta finales del siglo XVIII que adquieren mas formalidad utilizándose como una ayuda en la administración pública, con carácter de control y ejecución sobre la planeación de gastos, el Ministro de finanzas estaba obligado a presentar al parlamento un reporte anual que incluía las siguientes informaciones:

1-Un estado de gastos del año anterior. 2-Una estimación de erogaciones para el periodo siguiente.3-Un detalle de los impuestos con que se cubrirían los gastos sugeridos.

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4-Recomendaciones para su aplicación en el sector gubernamental.

Tanto Francia como Estados Unidos utilizaron el sistema de presupuestos en sector gubernamental como elemento de control de gastos, como una herramienta para facilitar el buen funcionamiento de las actividades del gobierno.

En nuestro país el proceso presupuestario inicia formalmente con la creación de la Oficina Nacional de Presupuesto, a partir de los trabajos realizados por la Misión Dawes de los EU, con representantes del país los cuales concluyeron en la promulgación de la ley de presupuesto 1111 del 1 de mayo de 1929, la cual se limitaba a clasificar los ingresos fiscales en Fondo General, diferentes Fondos especiales y en fondo Custodia. El presupuesto de gastos se dividía en capítulos que correspondían a las diferentes ramas de la administración.

Luego presento una lenta evolución que se extiende del 1930 al 1962. A la caída del régimen dictatorial se presentó lo que podemos considerar como la etapa del modernización en el presupuesto.

En la Rep. Dom., la ley No. 531-69, Ley orgánica del presupuesto público, establece los criterios y normas que sirven de base legal para la presentación, aprobación, ejecución y control del presupuesto.

El presupuesto público suele definirse como el Presupuesto de ingresos y ley de gastos públicos.

Meisy S. Ortega P.

BE-3725

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Principios fundamentales de la presupuestacion

1. Principios de Previsión

Son tres: a) Predictibilidad, dado que los presupuestos son estimaciones, y predicciones; b) Determinación cuantitativa, porque todas las estimaciones, predicciones y pronósticos se deben traducir a números, unidades y valores, para que el presupuesto sea evaluable, controlable y útil; c) Objetivo, porque parte de datos comprobables.

2. Principios de Planeación

Se destacan: a) Previsión, porque se elabora con visión de futuro determinando los recursos y materiales necesarios para el logro de los objetivos; b) Costeabilidad, el costo de un sistema presupuestal no debe exceder los beneficios que se obtengan de él; c) Flexibilidad, un presupuesto rígido no es útil, entonces hay que adaptarlo a la realidad; d) Unidad, se considera a la empresa como un todo, como una unidad funcional, e) Confianza, es fundamental para los que elaboran y controlan el presupuesto, confiar en el equipo presupuestal y en la organización como un todo; f) Participación, involucrar a los participantes del presupuesto, tanto en su elaboración como en su control, dará mejores resultados; g) Oportunidad, los presupuestos se constituyen en una herramienta para detectar las fallas de la organización, reconocer las oportunidades y, h) Contabilidad por áreas de responsabilidad, es mejor que la ejecución de los presupuestos y control se realice por áreas en la empresa.

3. Principios de Organización

Son: a) Orden, porque el proceso presupuestario implica una serie de etapas sucesivas e interrelacionadas y b) Comunicación, los involucrados en la elaboración de los presupuestos deben

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tener una buena comunicación afectiva. Es imprescindible para lograr la organización.

4. Principios de Dirección

Se destacan: a) Autoridad, el coordinador de presupuesto o la máxima autoridad encargada del mismo debe tener la autoridad formal y moral para ejecutarlo, y al mismo tiempo es el único responsable de su funcionamiento y b) Coordinación, el responsable del presupuesto deberá direccionar las tareas de ejecución del presupuesto y también será un conciliador porque tendrá que resolver los diferentes conflictos naturales entre las distintas áreas.

5. Principios de Control

Son: a) Reconocimiento, dar a cada quien la responsabilidad que le corresponda, así como el reconocimiento personal por sus acciones positivas; b) Excepción, habrá que tomar en cuenta que nada es absoluto, las excepciones hay que considerarlas como tales y no implica que se derrumbe un proyecto por tales; c) Normas, en el sentido de que todo juego tiene sus reglas por lo que hay que establecerlas, conocerlas, explicarlas y aceptarlas; y, d) Conciencia de Costos, hay que mantener a toda premisa alcanzar los objetivos con en uso racional y eficiente de los recursos.

Carmen Luisa Ávila Guerrero

CA-8296

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Clasificación del presupuesto:

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se le de depende de la necesidades del usuario.

A continuación presentamos algunos de su principales enfoque:

1-Según la flexibilidad:

Regidos, estáticos, fijos o asignados, flexibles o variables.

2- según el periodo que cubran. A corto plazo, a largo plazo

3- según en el campo de aplicación en la empresa: de operación o económicos financiero, tesorería y el capital

4- según el sector en el cual se utilicen: público – privado – tercer sector

Rígidos, estáticos, fijos o asignados: por lo regular se elaboran para un solo nivel de actividad en la que no se quieren o no se puede reajustar el costo inicialmente acordado. Una vez alcanzado este no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan.

Flexible o variables: los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a la circunstancia que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos costos y gastos ajustados al tamaño de las operaciones manufactureras o comerciales.

A corto plazo: los presupuestos a corto plazo se planifican para cubrir el ciclo de operaciones.

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A largo plazo: en este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. En caso de los planes del gobierno horizontales de planeamiento consulta el periodo presidencial establecido por normas constitucionales en cada país.

Los lineamiento generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas como

Generación de empleo, creación de infraestructuras, lucha contra la inflación de seguridad social fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales capitalización del sistema financieros.

Las grandes empresas adoptan presupuesto de este tipo cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica.

De operación o económicas:

Incluyen las presupuestación de todas las actividades para el periodo siguiente el cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdida y ganancia proyectada.

Financieros: incluye el cálculo de partidas rubros que indicen fundamentalmente en el balance conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el capital también conocida como erogaciones capitalizables.

Presupuesto de tesorería se formula con las estimaciones de fondos disponibles en caja bancos y valores de fácil realización.

Presupuesto del sector público: los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren los gastos de funcionamientos la inversión y el servicio de las deudas públicas de los organismos y las entidades oficiales.

Presupuesto del sector privado: los utilizan las empresas privadas como base de la planificación de las actividades organizacionales.

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Presupuesto del tercer sector: una organización del tercer sector es una asociación u organización sin ánimo de lucro constituida para prestar un servicio que mejora o mantiene la calidad de vida dela sociedad esta conformada por un grupo de personas que aportan trabajo voluntario para liderar y orientar la entidad.

Presupuesto de venta: son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel el nivel de venta real y proyectada de una empresa para determinar límite de tiempo.

Santa Gómez

BH-7529

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Responsabilidad en la preparación de un presupuesto:

Responsabilidad, preparación y administración. Es necesario hacer notar que en la elaboración del presupuesto participan todo el personal de la empresa, de manera organizada para este objetivo, por ejemplo, el gerente de ventas, gerente de producción, director de finanzas; pero, en una empresa pequeña el presupuesto lo realiza el propio gerente administrativo, quien imparte todas las instrucciones através de las vías de mando ordinarias.

La responsabilidad de la elaboración y el control presupuestal es delegada a una persona con autoridad, pudiendo este ser director o ejecutivo, debiendo además, tener conocimiento y experiencia sobre la empresa y en este tipo de trabajo, conocer el sistema contable su organización y la estructura administrativa.

El responsable del presupuesto tiene las siguientes funciones:

Informar sobre la mecánica de la preparación.

Proporcionar los supuestos macros y microeconómicos sobre los cuales se desarrollaran los presupuestos.

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Proporcionar los datos, del o los ejercicios pasados útiles para su elaboración.

Realizar los cálculos necesarios para traducir las decisiones que toma la gerencia división o departamento de la empresa.

Reunir las cifras del presupuesto y establecer el presupuesto conjunto de la empresa.

Vigilar que, cada una de las partes, entregue a tiempo su propuesta.

Exigir que, se controle entre lo presupuestado y ejecutado.

Preparación:

En la preparación están obligados a colaborar todo el personal de la empresa. Debe procederse con sujeción a las fases establecidas como sigue:

Previsión: tener en forma anticipada los materiales necesarios para cumplir el plan.

Planeación: comprende la recopilación de datos, ordenamiento e integración del plan.

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Formulación: integra la elaboración de los presupuestos parciales que se hacen en forma analítica de cada área de la empresa, luego realiza los presupuestos legales.

Es importante programar el tiempo de elaboración del presupuesto mediante un listado de actividades estructurando un cronograma que nos permita elaborar un diagrama de camino crítico. De acuerdo a la lamina sintética de actividades del control presupuestal.

Aprobación: debe realizarse mediante la gerencia general o gerencia administrativa de la empresa, en consulta con los que hubieran participado en su elaboración.

Ejecución y coordinación: la tarea de elaborar y llevar a cabo el presupuesto es de todo el personal desde los obreros hasta la más alta jerarquía, por lo que es necesario formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos y métodos.

Control: comprende una serie de tareas encaminadas a la observación y vigilancia del cumplimiento de lo presupuestado.

Sin embargo cabe señalar que un sistema de control presupuestal puede llevarse a cabo con o sin el manual, sobre todo en aquellas empresas pequeñas además dependiendo del tipo y otras características de la empresa.

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Yaneli Soriano V.

CI-9021

Fases del ciclo presupuestario

Ciclo presupuestario son las cuatro fases o etapas por las que sucesivamente atraviesa el documento presupuestario para un determinado año. Su duración es variable, aunque por lo general en los países occidentales es de tres años.

1.Elaboración o preparación

2.Discusión y aprobación

3.Ejecución

4.Intervención y control

Preparación del presupuesto

Cada centro gestor elabora sus previsiones de gasto para el mismo, las cuales luego se discuten y negocian con los responsables de los que orgánicamente dependen y/o con el centro que detenta la dirección y coordinación del presupuesto. Hay un único y claro protagonista, El ejecutivo, y existen dos posibilidades en lo que a su concreción se refiere: la preeminencia del ministerio de hacienda, o la confección del presupuesto por el propio Jefe de Gobierno. Aunque a la hora de elaborarlo han de intervenir casi todos los agentes que componen las administraciones públicas. La presencia permanente en todos los departamentos ministeriales de representantes del Mº de Hacienda (intervenciones delegadas) justifican su hegemonía. En otros países es el Jefe de Gobierno el que lo elabora. La solución

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consiste en combinar ambas opciones, crear dentro del gobierno una Comisión o Consejo que determine las grandes líneas de la política financiera y crediticia que deben seguirse en el año siguiente. El Ministro de Hacienda elabora el anteproyecto, establece previsiones de gasto y recoge todas las propuestas para confeccionar un documento único, el cual se somete a veredicto por la Comisión.

Discusión y Aprobación

Esta fase consiste en el debate, modificación y aprobación o rechazo de las previsiones presupuestarias efectuadas por el Ejecutivo, siendo su protagonista absoluto el Poder Legislativo.

Es la de mayor transcendencia social pero la de menor duración, no suele alargarse más de dos o tres meses.

Se habla de dos prácticas distintas: la discusión y examen detallado del mismo por comisiones del Legislativo (EEUU), o bien su estudio por el pleno del mismo (UK). Entre estos dos se sitúan las restantes prácticas parlamentarias, aunque predomina el sistema de comisiones. En España existe una Comisión de Presupuestos en el Congreso y otra en el Senado. En cuanto a la capacidad de los parlamentarios de introducir modificaciones, están muy limitadas.

Ejecución del presupuesto

Una vez que el documento presupuestario ha sido aprobado por el parlamento y se convierte en ley, la entrada del nuevo año marca el inicio de un nuevo ejercicio presupuestario a efectos de la de su ejecución. Cabe destacar que para los gastos públicos las cifras consignadas en los presupuestos no pueden ser sobrepasadas salvo por circunstancias graves y excepcionales, que no ocurre con los ingresos, dentro de los cuales cabe

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distinguir entre los de carácter ordinario (estimaciones de nivel deseable que deberían alcanzar para cubrir los gastos) y los ingresos extraordinarios (deuda pública fundamentalmente, cuya situación es análoga a la de los gastos presupuestados)

El control del presupuesto

Dos finalidades de esta fase, una política, que es justificar el mandato dado por el Legislativo al Ejecutivo, y otra de carácter económico-financiero, que es evitar despilfarros en la administración de los recursos. En orden a la consecución de estas dos finalidades, en la mayoría de los países existen tres clases de control: Interno o administrativo, y dos externos: el judicial y el político.

El control administrativo se efectúa por parte de la administración central, y se lleva a cabo mediante unos organismos especializados. Este control tiene como finalidad informar al propio estado como se cumple el mandato del legislativo y cuanto se está desviando.

El control judicial elabora una cuenta de lo que ha sido la gestión del Ejecutivo del presupuesto aprobado en su día por el Legislativo, en la que se cifran las desviaciones respecto a las cifras aprobadas en su día por el Legislativo.

El control político lo desempeña el parlamento, esta fase se denomina descargo del ejecutivo, ya que es el parlamento quien libera del mandato correspondiente otorgado a la Administración del Estado, una vez ésta rinde cuentas ante él de lo que ha sido la realización del presupuesto aprobado.

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Ventajas que brindan los presupuestos

Presionan para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos.

Propician que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización.

Incrementan la participación de los diferentes niveles de la organización.

Obligan a mantener un archivo de datos históricos controlables.

Facilitan la utilización óptima de los diferentes insumos. Facilitan la coparticipación e integración de las diferentes

áreas. Obligan a realizar un auto análisis periódico. Facilitan el control administrativo.

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Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional, a fin de mejorar la empresa.

Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones.

Todas estas ventajas ayudan a lograr una adecuada planeación y control en las empresas.

Limitaciones de los presupuestos

En la realidad vivida por las empresas pocas veces se alcanza el ideal. Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al proceso. El cuerpo directivo pasa la mayor parte de su tiempo "apagando fuegos", en vez de conducir a la empresa como es debido. Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:

Están basados en estimaciones. Deben ser adaptados constantemente a los cambios de

importancia que surjan. Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento

humano comprenda su importancia. Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la

administración. Es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.

El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organización. Debe establecerse con la plena participación de los individuos responsables de su realización, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada.

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Glennys Pérez Contreras

BF-1136

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