Trabajo de investigación katherin Cadena Rojas - Grupo 4

SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

DESCRIPCION BIBLIOGRAFICA NORMALIZADAGRUPO N° 4

KATHERIN CADENA ROJAS

TRABAJO DE INVESTIGACION

QUE ES UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Un Sistema de Gestión Documental es un conjunto de operaciones y de técnicas, que se integran generalmente en la gestión administrativa de una entidad, estas se basan en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.

REQUISITOS DE IMPLEMENTACIONAdicionalmente se tienen requisitos del sistema dependiendo de:

Entrada: El sistema debe contar con el soporte para la utilización de dispositivos como lo son los discos duros, DVD, escáner, entre otros. Contar con el software apropiado para soportar nuevos formatos.

Indexación: Tener en cuenta si el sistema permite indexar de forma manual o automática y si puede realizar resúmenes automáticos y de nivel de efectividad, teniendo presente los diversos criterios de indexación que se pueden emplear.

Almacenamiento: El sistema debe tener la capacidad de almacenar los documentos digitales. Además debe contar con una estructura jerarquizada de almacenamiento. Por último que cuente con backups o copias de seguridad que garanticen el contenido.

Búsqueda: Es uno de los requisitos más importantes ya que si este llega a fallar el sistema no sería útil. Para ello debe contar con un excelente motor de búsqueda donde se permita la multibusqueda de la información que se requiera.

Visualización: Poder dar la opción de visualizar los documentos por medio de un navegador web y por varios usuarios a la vez.

Modificación: Controlar el personal que tendría acceso a la realización de modificaciones en el original y al histórico de cambios.

Difusión: Dar la opción de imprimir los documentos consultados, al igual que la difusión por la web.

Integración: Garantizar la compatibilidad con otras aplicaciones, plataformas, servidores y sistemas operativos.

GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

* ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS, INCLUYENDO SUS METADATOS A TRAVÉS DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. ESTO DEBIDO A QUE GRACIAS A LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN PODEMOS IDENTIFICAR LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES QUE HACEN PARTE DE CADA OFICINA PRODUCTORA, PARA DE ESTA MANERA CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS SEGÚN ESTE CRITERIO.


* Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Con respecto a esta generalidad lo que se pretende es evitar que exista a largo plazo documentación que ha ido perdiendo sus valores tanto primarios como secundarios y que no deben ser conservados con los que son importantes para la entidad.


* Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD. Como decíamos en la generalidad anterior debemos basarnos en los tiempo de retención con el fin de ir eliminando progresivamente la documentación que no es de valor para la entidad y conservar los documentos que se deben garantizando su permanencia hasta cumplir con su ciclo vital.


• Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. Esto debido a que siempre es mejor guardar los documentos originales, si por alguna razón se debe copiar intentar que quede lo mejor posible garantizando que pueda ser consultable sin importar el tiempo que se necesite conservar. Adicionalmente debemos contar con el FUID donde anteriormente hemos capturado la información pertinente para poderla ubicar rápidamente en caso de una consulta.

• * Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries. La documentación debe estar ordenada y clasificada de acuerdo al cuadro de clasificación documental, a parte que debe tener una unidad de conservación adecuada y sin materiales abrasivos con el fin de garantizar su integridad física a través del tiempo que se requiera en su ciclo vital


* Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Esta generalidad es de gran importancia debido a que la documentación debe estar disponible en cualquier momento para realizar una consulta y para ello se debe contar cn un inventario que nos permita llevar a cabo la búsqueda de la información de la manera más rápida y optima posible.


* Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. En esta generalidad a pesar del soporte de creación o preservación siempre debemos mantener el orden que nos especifica el cuadro de control de documental.

CARACTERISTICAS DE UN SGDCONFORMIDAD Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE), deben

respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.

INTEROPERATIBILIDADLos sistemas de gestión documental deben permitir la inte roperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes.

SEGURIDAD Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.

METADESCRIPCION Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos.

ADICION DE CONTENIDOS El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.

GESTION DISTRIBUIDALos sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental).

DISPONIBILIDAD Y ACCESOUn sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.

NEUTRALIDAD TECNOLOGICA

El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.

VISITAENTIDAD VISITADA: CONSORCIO SALUD COMPENSAR COMFENALCO VALLESEDE: BOGOTAPERSONA RESPONSABLE: Mario BernalProfesional Gestión documental.

Consorcio Salud como bien ya lo sabemos es una entidad privada de salud el programa de gestión que operan lo llaman SIG (Sistema Integral de Gestión). El Sistema Integral de Gestión opera a nivel Central, Bogotá y Valle. En Bogotá cubre 17 Unidades de Servicios de Salud, incluyendo los municipios de Chía, Soacha y Facatativá. En Valle 5 centros de servicio y 10 regionales. Su alcance incluye los procesos que interactúan para la realización de los productos y/o servicios que Consorcio Salud entrega a través del Modelo Operación y el Modelo de Atención en Salud.

Para la implementación del programa de gestión documental siguen un régimen y algunas de los decretos del archivo general de la nación que son:

BASE DOCUMENTAL: Es un conjunto de programas que almacenan, recuperan y gestionan datos de documentos o datos estructurados. A diferencia de las bases de datos relacionales, estas bases de datos están diseñadas alrededor de una noción de documento.

CERO PAPEL: Estrategia encaminada a eliminar el uso del papel con el objeto de racionalizar los procedimientos que permitan eficiencia documental en la Organización.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la organización, y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifica y se establece las series que componen cada agrupación documental, de acuerdo con la estructura organizacional.

COMUNICACIONES EXTERNAS: Son todas aquellas que se cruzan entre la organización, los clientes, entidades oficiales y entes de control.

CRITERIOS DEL SGD

COMUNICACIONES INTERNAS: Son todas aquellas que se cruzan entre los procesos y/o equipos de trabajo dentro de una misma sede o fuera de ella, en cumplimiento de sus funciones.

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

COMUNICACIONES PERSONALES (Correspondencia): Son todas aquellas comunicaciones de carácter privado que llegan a la organización, a título personal; las cuales no serán recibidas, como folletos, extractos bancarios, revistas etc.

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos, puede ser preventiva o de intervención directa.

CONSULTA DE DOCUMENTOS: Actividad de los colaboradores designados por el proceso productor de los documentos para consultar la información contenida en los documentos de archivo.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad organizacional que implica una adecuada conservación y administración de los documentos.

CX DIGITALIZADOR: Aplicativo del proveedor CX, utilizado para el procesamiento de documentos y administrado por el proceso de Gestión Documenta

CRITERIOS DEL SGD

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS: Es la eliminación de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la Organización.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de sus etapas, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

DISTRIBUCIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por la Organización, en el transcurso de su gestión y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de medios electrónicos.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y clasificación de la documentación producida y recibida por la Organización, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

INVENTARIO: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de los documentos de una unidad de información, siguiendo la organización de las series documentales.

PRODUCCION: Corresponde al diseño y estructura del ciclo del documento, con base en la respectiva necesidad del Proceso

CRITERIOS DEL SGD

PROCESAMIENTO: Son las diferentes etapas que se surten para obtener del documento su imagen.

PUNTOS DE CORRESPONDENCIA: Lugar donde se realiza la recepción, radicación y distribución de los documentos en la Organización.

RADICACIÓN: Es el procedimiento por medio del cual, la Organización asigna un número consecutivo, a los documentos recibidos o producidos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley o la Organización. Estos términos se empiezan a contar a partir del mismo día de radicado el documento.

RECEPCIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que la organización debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por un cliente individual o empresarial, entidades oficiales y de control. S

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en el archivo de Gestión, Central o Histórico.

CRITERIOS DEL SGD

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?El Sistema Integral de Gestión está compuesto por: Sistema de Gestión de Calidad, Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud, Sistema de Administración de Riesgos y Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

El Sistema Integral de Gestión, se implementa y mantiene bajo el ciclo PHVA.

Enfoque de sistema para la gestión: “El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema, contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos”.

ESTRUCTURA FUNCIONAL

REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

En Consorcio Salud, se tienen implementados los procedimientos documentados requeridos para el Sistema Integral de Gestión y los necesarios para la operación y el control de cada proceso; estos son de gran aporte para el mejoramiento continuo en la gestión.

Los objetivos específicos para la Administración del Riesgo Operativo son los siguientes: Promover la cultura de Riesgos en la organización Apoyar a los procesos en la administración y control de los riesgos de sus actividades Determinar las políticas y procedimientos para la administración del riesgo operativo.

DOCUMENTACIÓN

Los documentos y registros que dan constancia de las etapas y los elementos del SARM contarán con un respaldo magnético generado y administrado por los procesos de Tecnología y Gestión Documental. El Proceso Gestionar el Riesgo Corporativo determinará los colaboradores autorizados para consultar los documentos y registros relativos al SARM, como quiera que se determinaran como información confidencial, siendo de acceso restringido para el resto de colaboradores. Así mismo, aplicará y dará cumplimiento a los procesos para el manejo y conservación de dicha documentación.

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