SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EMPRESA PRODUCTORA DE LACTEOS

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Presentado a: Luz Marina Arias González

Docente

Presentado por:Carlos Julio Sosa Ibáñez

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencias de la

Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística Septiembre

2013

ORIGEN DEL SISTEMA

Debido al crecimiento de la compañía y de igual manera el aumento de documentos, nace la necesidad de recuperación y consulta de información de forma mas ágil y eficiente a nivel nacional

Programa de Gestión Documental - PGD y Sistema de Gestión documental

* A pesar de contar con un PGD y la centralización de archivos a nivel nacional, se toma la decisión de invertir en un software de gestión documental iniciando con un módulo de prueba y así se invierte en OnBase de Hayland software.

Plan de trabajo

• Teniendo en cuenta que las inversiones iniciales en gestión documental no tiene un retorno de inversión tangible y a corto plazo se analiza:

• Presupuesto área• Alcance• Tiempo del desarrollo• Recursos humano y técnico• Capacitaciones entre otros aspectos

Desarrollo

Se decide desarrollar el proyecto In House

Se contratan colaboradores con conocimientos básicos de gestión documental

Se realiza capacitación a los nuevos colaboradores sobre TRD para identificar series, sub series y áreas correspondientes

Se arriendan equipos de computo, scanner, y discos duros para inicio del proyecto

Se inicia con una serie documental que sea crítica en cuanto a consulta y volumen

Casos de estudio

Algunos de los inconvenientes encontrados:

- Resistencia al cambio de algunas áreas- Falta de confianza con el nuevo proceso- Se requiere de trabajo en equipo no depende

solo de Gestión Documental- Falta de interés del área de tecnología- Capacidad limitada de almacenamiento en

servidores

Inicio del proyecto

Se inicia digitalización de documentos Se inicia parametrizaciones y configuraciones Se desarrolla un ambiente de pruebas Posteriormente aprobado se sube a ambiente

de producción Se configuran unos pocos usuarios de

consulta y se hace seguimiento El inicio cumple con las expectativas y se da

inicio a capacitaciones de consulta Mediante Intranet se habilita el acceso a la

herramienta

Para tener en cuenta

Realizar configuraciones de acuerdo a las TRD de la compañía

El trabajo de equipo de Gestión documental y Tecnología es indispensable

Dimensionar el espacio en servidores pues en la compañía se crece en 35 gigas mensuales

Aplicar tiempos de retención de los documentos ya digitalizados

Capacitaciones continuas al área de gestión documental en cuanto a nuevas herramientas y módulos de OnBase

Resultado del proyecto

Acceso a la información de forma inmediata en cualquier parte del país

Satisfacción del los clientes internos Seguridad de la información en

cuanto acceso y privilegios de consulta

Se confía en la herramienta pidiendo configurar la mayor parte de usuarios y documentos administrativos

Se destinan más recurso al área y se invierte en nuevos módulos del Software

Resultado del proyecto

• Actualmente se trabaja en el módulo de correspondencia

• Se hace seguimiento con indicadores

• Genera indicador de accesos con reportes de la herramienta

• Se suben en promedio 110.000 imágenes mensuales

• Se controlan costos vs imágenes• Retorno de inversión en tiempos

de respuesta • Facilita en trabajo de

colaboradores y auditores entre otros

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

119.785129.554

144.196

95.35681.693 78.032$ 97

$ 147

$ 110

$ 221

$ 185

$ 155

Conclusiones

El retorno de la inversión de este tipo de proyectos no es tangible, pero a medida que el proyecto madura se perciben los aportes que genera para la compañía.

El Sistema de Gestión Documental resalta el valor que tienen los documentos para las Organizaciones y su actividad diaria.

Se denota la importancia que tienen los avances tecnológicos para el desarrollo del Sistema de Gestión Documental.