UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR. FACULTAD CIENCIAS ECONOMICAS

ASIGNATURA: Computacin IIDOCENTE: Ingeniero. Alonso Ventura. Grupo de trabajo. 01INTEGRANTES: Beatriz Margarita Daz SicilianoDS14004 Marvin Salvador Ramrez Santos RS10029 Ivn Isaac Snchez Cruz SC11044

lvaro Alexis Hernndez Valiente HV14017

GRUPO TEORICO: 11

CICLO II AO 2015.

INDICE

INTRODUCCIN

El presente trabajo contiene la propuesta del Diseo de un Sistema Automatizado de registro y control de inventarios para la empresa INFORMATICOS S.A de C.V, como un aporte para que la empresa pueda tener un control mecanizado de los procesos que realizan, puedan contar con informacin gil y oportuna cundo esta se requiera. Tambin el sistema de registro y control de inventarios permitir contar con la informacin actualizada y completa sobre los inventarios que manejan. Esta propuesta es el resultado de la investigacin de campo que se realizo en la empresa INFORMATICOS S.A de C.V, la cual fue orientada a las necesidades de implantar un sistema capaz de registrar y controlar los inventarios de suministros. La investigacin estar compuesta por las factibilidades y requerimientos operativas, econmicas y Tcnica; as como por las etapas de Diseo y Anlisis, lo cual se detallara mas adelante cada una de ellas; as como tambin las partes que integran cada una de ellas.En el cual se identific que dicha empresa no cuenta con un sistema necesario para llevar a cabo el registro y control de sus inventarios por lo cual se evalu los requerimientos de un sistema, y en base a ello poder implementar y desarrollar nuestro propio sistema utilizando el mtodo del prototipo.Adems, detallando los objetivos que se pretende lograr, y a la misma vez reflejaremos un marco terico el cual nos permitir entender con mayor facilidad nuestro proyect e incluyendo las generalidades de la facultad. Tambin se presenta la situacin actual, en cual nos permitir guiarnos para la utilizacin y desarrollo del sistema, as como tambin se presentara la metodologa por la cual hemos elaborado dicho sistema; a la misma vez se incluye los requerimientos tcnicos y operativos. Y se incluir en dicho reporte el esquema entidad relacin, las tablas normalizadas, y el diccionario de datos las cuales han sido diseadas en base a lo aprendido de situacin actual de la facultadTodo esto con la finalidad de poder establecer todos los requerimientos y caractersticas necesarias para llevar a cabo el desarrollo de un sistema de registro acadmico de una, as tener la finalidad de aplicar el conocimiento adquirido en dicha investigacin.

OBJETIVOS Objetivo general: Disear un Sistema Automatizado de Control de Inventario de la empresa INFORMATICOS que contribuya a minimizar el tiempo en que se realizan los procesos, ayude a disponer de informacin completa y actualizada, as como sea de fcil manejo y manipulacin.

Objetivos especficos: Describir la situacin actual del control de inventarios de la empresa INFORMATICOS

Evaluar de manera econmica, operativa, tcnica y ambiental el diseo del sistema, para su funcionamiento y as determinar las condiciones optimas

Determinar los requerimientos informticos, tcnicos y operativos para el desarrollo del sistema de inventarios de la empresa.

Disear el diagrama de proceso de datos necesarios para representar el funcionamiento del Sistema de control de inventarios que la empresa desea utilizar.i

MARCO TERICO

HistoriaLa empresa INFORMATICOS S.A de C.V nace en el ao 2014 como respuesta a las demandas empresariales y ofrecer un servicio ms avanzado, basado en nuevas tecnologas y en la formacin altamente especializada de sus tcnicos, consultores y asesores comerciales. La experiencia de nuestros empleados nos permite tener un profundo conocimiento del sector empresarial y de las nuevas tecnologas, as como de las necesidades y servicios que se demandan. Desde su creacin, todos los esfuerzos de nuestra empresa se han encaminado a dar atencin personalizada a nuestros clientes.MisinSomos una empresa dedicada a la comercializacin y distribucin de productos informticos, fabricacin de ordenadores, desarrollo de aplicaciones informticas de gestin, soluciones en Internet, servicio tcnico y mantenimiento de equipos y sistemas informticos, hosting, y consultora de proteccin de datos. Ofreciendo una solucin global a empresas, profesionales, administraciones y usuarios particulares, a todo el territorio nacional.Visin.Pretendemos ser un referente en el mercado nacional en el sector de las TIC, y para ello abarcaremos todos los servicios que ofrecemos actualmente incrementando los que vayan surgiendo debido a la necesidad de cambio provocado por los avances tecnolgicos. Esto es as ya que somos una empresa en constante innovacin ya que el sector de la tecnologa as lo requiere.ObjetivosSon actividades especficas enfocadas a cumplir metas reales, alcanzables y accesibles. Se puede decir que un objetivo es el resultado que se espera lograr al final de cada operacin.

Principios.Nuestros principios sobre los que se sostiene esta estrategia de crecimiento y diferenciacin en el servicio son:Trabajo en equipo: Promoviendo y apoyando un equipo homogneo, polivalente e interdepartamental.Colaboracin: Nos integramos con nuestros proveedores y clientes para mejorar da a da la calidad con los mismos para satisfacer sus necesidades.Servicio: Cumplimos con nuestros compromisos y nos hacemos responsables de nuestro rendimiento en todas nuestras decisiones y acciones, basndonos en una gran voluntad de servicio por y para nuestros clientes.Innovacin y mejora continua: Nos damos cuenta de la importancia de mirar hacia el futuro, por tanto ofrecemos lo ltimo del mercado para dar un apoyo y servicio ptimo a nuestros clientes.Transparencia: La implicacin y compromiso del personal no sera posible sin una absoluta transparencia en los procesos, disponiendo el personal de la mxima informacin de la empresa.Comunicacin: Promovemos y facilitamos la comunicacin entre todos los niveles de la organizacin, disponiendo de herramientas eficaces, convocando los foros adecuados y con el compromiso constante de la direccin.Integridad y tica: Promovemos un compromiso social y cumplimos nuestra normativa interna.Modelo de direccin participativo: El personal de la empresa asume responsabilidades y participa en el proceso de toma de decisionesFormacin: La empresa se preocupa de la formacin continua en todos los mbitos.Responsabilidad Social Corporativa: Contribuimos activamente al mejoramiento social, econmico y ambiental, para mejorar nuestra situacin competitiva y valorativa.

Polticas:Sobre la asignacin y el uso de los recursos1. El coordinador en conjunto con el rea de sistemas asigna a cada empleado un equipo de cmputo al cual debe ingresar con un usuario y contrasea.2. El personal debe hacer uso adecuado de los recursos informticos (PC, impresoras, programas, correo, etc.) y el personal de sistemas debe monitorear que se cumpla esta poltica. Adems, todo el personal deber informar a sistemas sobre cualquier falla, desperfecto o mal uso del equipo de cmputo, para su adecuado seguimiento.3. Todo el personal tendrn una cuenta de correo electrnico interno, que les permite recibir y enviar informacin indispensable para sus actividades. Estas cuentas de correo, slo son para uso interno, no tienen la capacidad de enviar correos pblicos.4. El uso de internet queda reservado solo para las actividades de trabajo que as lo requieran. En general se restringe el acceso mediante el uso de contrasea en el administrador de contenidos de Internet Explorer.Sobre la seguridad de la informacin5. Diariamente se realizan backups automticos a la base de datos segn los mecanismos establecidos y se realizan a cada hora.6. Los equipos debern contar con salvapantallas protegido por contrasea con un tiempo de espera de 1 minuto para evitar accesos no autorizados.7. Todos los accesos a los programas principales estarn protegidos mediante un mecanismo de usuario y contrasea as como permisos de acceso. De igual forma, las sesiones de Windows personales estarn protegidas con contrasea.8. Los usuarios debern abstenerse de divulgar o compartir sus datos de acceso a los programas y sesiones de Windows.9. Coordinacin o sistemas designarn peridicamente nuevas contraseas tanto para el acceso a las sesiones Windows como para el acceso a los programas.10. Todos los archivos que viajen por correo y que contengan informacin sensible debern estar comprimidos con contrasea de uso interno como medida de seguridad de informacin.11. Todos los equipos asignados a los conectores/gestores tendrn deshabilitados los accesos a puertos USB, CD o Diskettes. Esta medida tiene 3 objetivos:Evitar ataques de virus en los equipos y el servidor.Evitar extracciones no autorizadas.Evitar la carga de archivos ajenos a la labor de gestin.12. Los equipos autorizados para el uso de dispositivos de almacenamiento externos estn supervisados por coordinacin y por el rea de sistemas, para la entrada y salida de informacin.13. A todos los equipos se les realizar una revisin de virus por lo menos cada mes, que incluye las siguientes actividades.Actualizar su base de firmas de virus (actualizacin de la lista de amenazas)Bsqueda de virus (anlisis del equipo)Eliminacin de virus si fue detectado.14 En caso autorizado de memorias USB y discos, es responsabilidad del usuario hacer uso del antivirus antes de copiar o ejecutar archivos para que los equipos no sean infectados. Adems los usuarios pueden pedir apoyo al departamento de sistemas para el uso de antivirus.Sobre el mantenimiento y buen uso de la infraestructura15 Todos los equipos debern presentar las ltimas actualizaciones de Windows, parches de seguridad y antivirus instalado.16. Los equipos de toda la agencia debern de estar conectados a un regulador de corriente, como medida de prevencin de variaciones de electricidad.17. Si se presentara una suspensin de servicio elctrico y el servidor solo se sostuviera con el no-break, se tendrn que apagar primero todos los equipos de la agencia y posteriormente el servidor.18. El servidor y la mquina principal del rea administrativa debern conectarse a un equipo no-break para evitar la prdida de informacin en los equipos por variaciones o fallas de energas.19. Una vez al ao se realizara una revisin en la red para detectar desperfectos y dar as mantenimiento a la agencia 20. Peridicamente, por espacio de 4 meses, se realizar una limpieza fsica a toda la infraestructura de equipo de cmputo por parte del personal de sistemas.21 Toda actividad elaborada por el equipo de sistemas deber de estar debidamente documentada para darle seguimiento y que sirva como evidencia en los procesos de auditora interna.

Personal: 1. Gerente General.El gerente general es el responsable de la definicin de la estrategia de la empresa, determinacin de sus objetivos y de los medios necesarios para lograrlos. Marca las pautas para obtencin y el uso de recursos de la empresa conforme a un plan, y organiza las tareas de los miembros componentes de la empresa. Coordina y controla operaciones segn un plan previsto. Revisa la estrategia y las estructuras de la empresa en respuesta a los imprevistos, que pueden ser externos (ej.: una crisis energtica) o internos (ej.: una huelga).2. cajeros.1. contador general1. asistente de contabilidad1. ingeniero informtico1. gestor de inventarios1. asistente de bodega

Productos/artculos:ANTENA BOOSTER ENCORE 5DB

ACCESORIOSEstabilizador LYONN

ACCESORIOSMouse genius USB

ACCESORIOSPlacas usb 2.0

ACCESORIOSTeclado genrico

ACCESORIOSteclado GENIUS KB 06

CONECTIVIDADPLACA DE RED TPLINK WIFI

DISCOHD 160GB 7200 IDE

DISCOHD 1TB SATA2

discoHD 500GB 7200rpm SATAII

DRIVESDVDRW LG 22x DUAL LAYER

drivesDVDRW PIONEER 22X DUAL LAYER ide

GABINETEGABINETE ATX CON FUENTE

MEMORIADDR 1GB pc400

MEMORIADDR 512 pc400

MEMORIADDR2 1GB 800

MEMORIADDR2 2GB 800

MEMORIADDR2 2GB 800 KINGSTON

MEMORIADDR3 2GB 1333 OCZ/KINGSTON

MEMORIA Y PENDRIVEMICRO SD 4GB KINGSTON

MEMORIA Y PENDRIVEMICRO SD 8GB KINGSTON

MEMORIA Y PENDRIVEPENDRIVE 32GB KINGSTON

MEMORIA Y PENDRIVEPENDRIVE 8GB KINGSTON

MICROPROCESADORAMD ATHLON II 250 BOX

MICROPROCESADORAMD ATHLON II X4 620

MICROPROCESADORAMD PHENOM II 550

MICROPROCESADORAMD SEMPRON 145

MICROPROCESADORCooler AM2+ THERMALTAKE

MICROPROCESADORCooler AM2+ TITAN

MICROPROCESADORCooler duron/ xp hasta 2.8

MICROPROCESADORINTEL CORE2DUO E7500

MICROPROCESADORINTEL DUAL CORE E 5700

MicroprocesadorINTEL I3 2100

MICROPROCESADORINTEL I7 860

MODEMModem 56K

MODEMPlaca red encore

MODEMRouter

4 bocas

MODEMSwitch 16 bocas

MODEMSwitch 8 bocas

MONITORMonitor LCD 19 LG

MONITORMonitor LCD 22 SAMSUNG

motherASUS M5A78L-MLX

motherAsus P5G41T-M LX V2

motherASUS P8H61-MLX

MOTHERBOARDSASROCK G41M

MOTHERBOARDSASROCK N68-S

MOTHERBOARDSASUS M4A79T DELUXE

MOTHERBOARDSASUS M5A78L-LE

MOTHERBOARDSASUS M5A87

MOTHERBOARDSGIGABYTE GA-H55M-S2H

MOTHERBOARDSGIGABYTE GA-MA785GM-US2H

MULTIMEDIAPlaca de Tv ENCORE C/FM

MULTIMEDIASonido 5.1 encore

MULTIMEDIAWEB CAM SATELLITE 2MP

PLACAS DE VIDEOATI HD5670 512DDR5

PLACAS DE VIDEOGeforce 9300GS

PLACAS DE VIDEOGeforce 9400GT 512MB

PLACAS DE VIDEOGeforce 9500GT 512MB

PLACAS DE VIDEOGeforce GT220 1GB

PLACAS DE VIDEOGeforce GT240

PLACAS DE VIDEOGeforce GT9500 1GB

MTODO DEL PROTOTIPO DE SISTEMAS

La construccin de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los requerimientos del usuario. Es por ello que incluye el desarrollo interactivo o en continua evolucin, donde el usuario participa de forma directa en el proceso. Este mtodo contiene condiciones nicas de aplicacin, en donde los encargados del desarrollo tienen poca experiencia o informacin, o donde los costos y riesgos de que se cometa un error pueden ser altos. As mismo este mtodo resulta til para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseo de un sistema o examinar el uso de una aplicacin. El mtodo del prototipo de sistemas consta de 5 etapas:

1). Identificacin de requerimientos conocidos: La determinacin de los requerimientos de una aplicacin es tan importante para el mtodo de desarrollo de prototipos como lo es para el ciclo de desarrollo de sistemas o anlisis estructurado. Por consiguiente, antes de crear un prototipo, los analistas y usuario deben de trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tienen que satisfacer.

2). Desarrollo de un modelo de trabajo: Es fcil comenzar los procesos de construccin del prototipo con el desarrollo de un plan general que permita a los usuarios conocer lo que se espera de ellas y del proceso de desarrollo. Un cronograma para el inicio y el fin de la primera interaccin es de gran ayuda. En el desarrollo del prototipo se preparan los siguientes componentes:

a). El lenguaje para el dialogo o conversacin entre el usuario y el sistema. b). Pantallas y formatos para la entrada de datos. c). Mdulos esenciales de procesamiento.

Ventajas

Este modelo es til cuando el cliente conoce los objetivos generales para el software, pero no identifica los requisitos detallados de entrada, procesamiento o salida.

Tambin ofrece un mejor enfoque cuando el responsable del desarrollo del software est inseguro de la eficacia de un algoritmo, de la adaptabilidad de un sistema operativo o de la forma que debera tomar la interaccin humano-mquina.

DIAGRAMA DE GANTT

Un diagrama de Gantt es la representacin grfica del tiempo que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente til para mostrar la relacin que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que supone. Una de sus limitaciones es que no muestra la relacin de dependencia que pueda existir entre grupos de tareas. Los diagramas de Gantt fueron ideados por Henry L. Gantt en 1917 (un ao antes de la creacin del mtodo de aprendizaje por proyectos) con la intencin de ofrecer un mtodo ptimo para visualizar la situacin de un proyecto.

Si consideramos que para el desarrollo de un proyecto debemos efectuar una serie de tareas simultneas o consecutivas, que podramos denominar unidades mnimas de trabajo, el diagrama de Gantt nos permite mostrar este desarrollo en el tiempo de las tareas de forma grfica. Es pues, bsicamente, un grfico en el que se muestra la duracin de un conjunto de actividades.

Cada tarea es representada por una lnea en cada una de las filas del diagrama, mientras que las columnas representan el tiempo en distintas escalas (das, semanas, o meses del programa) dependiendo de la duracin del proyecto. En cada una de las tareas la fecha de inicio y la fecha de finalizacin del proyecto corresponden al inicio y final (respectivamente) de la barra correspondiente a dicha actividad. Las tareas deben ser ordenadas de arriba hacia abajo en funcin de la fecha de comienzo de las mismas.

Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultneamente.

Si las tareas son secuenciales, la temporalizacin se puede confeccionar utilizando las horas de inicio y finalizacin de tareas, de manera que una tarea que precede a otra, o que es una sub tarea de sta, debe comenzar siempre despus de la anterior. Esta relacin entre tareas se puede definir a travs de las relaciones de precedencia y restricciones. Aunque existen distintos tipos de relaciones, las tareas de Groupware slo admiten de tres tipos:

Comenzar despus de otra tarea significa que hasta que no haya finalizado la tarea anterior, no podremos comenzar la que estamos planificando Finalizar antes de significa que deberemos finalizar la tarea que estamos planificando antes de comenzar la siguiente.

Hitos que marcan el final de una tarea o conjunto de tareas.

MTODO DE LA CAJA NEGRA

El mtodo de la caja negra es cualquier proceso o mecanismo cuya forma de actuar no es comprendida, ni accesible al usuario. El enfoque de la caja negra para solucionar problemas es un mtodo simple, pero eficaz e importante para solventar problemas complejos. Su mayor ventaja radica en que diferencia claramente entre:- Inputs (recursos que usamos) - Outputs (metas que queremos)

Definicin:

Se utiliza el concepto de caja negra en dos circunstancias. Cuando el sistema es impenetrable o inaccesible, por alguna razn. Cuando el sistema es excesivamente complejo, de difcil explicacin o detalle. El concepto de caja negra se refiere a un sistema cuyo interior no puede ser descubierto, cuyos elementos internos son desconocidos y que slo puede conocerse por fuera, a travs de manipulaciones externas o de observacin externa.

Ventajas:

Este mtodo permite identificar claramente las entradas y salidas y estudiar las relaciones que existen entre ellas, permitiendo as maximizar la eficiencia de los sistemas sin tener que introducirnos en los procesos complejos que se encuentran en la Caja Negra. Exceptuando cuando se presentan problemas es decir cuando hay anomalas en las relaciones entre entrada y salida, entonces nos vemos obligados a destapar la Caja Negra y estudiar ese subsistema en forma ms precisa.

Desventajas:

Este mtodo tiene su razn de ser, pues, la mayora de las personas dan prioridad a los resultados, pero, por otra, destruye la saludable curiosidad de saber el funcionamiento y el por qu de las cosas

DICCIONARIO DE DATOS

Un diccionario de datos es un conjunto de metadatos que contiene las caractersticas lgicas y puntuales de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin. Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la informacin, se desarrolla durante el anlisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinacin de los requerimientos del sistema, su contenido tambin se emplea durante el diseo. En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos de todo el sistema. Los elementos ms importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario de datos guarda los detalles y descripcin de todos estos elementos.

Razones para su utilizacin:

1- Para manejar los detalles en sistemas muy grandes, ya que tienen enormes cantidades de datos, aun en los sistemas ms chicos hay gran cantidad de datos.

2- Para asignarle un solo significado a cada uno de los elementos y actividades del sistema.

3- Para documentar las caractersticas del sistema, incluyendo partes o componentes as como los aspectos que los distinguen. NORMALIZACIN DE BASES DE DATOS.

El proceso de normalizacin de bases de datos consiste en aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relacin al modelo relacional. Las bases de datos relacionales se normalizan para: Evitar la redundancia de los datos. Evitar problemas de actualizacin de los datos en las tablas. Proteger la integridad de los datos.En el modelo relacional es frecuente llamar tabla a una relacin, aunque para que una tabla sea considerada como una relacin tiene que cumplir con algunas restricciones:

Cada tabla debe tener su nombre nico. No puede haber dos filas iguales. No se permiten los duplicados. Todos los datos en una columna deben ser del mismo tipo.

METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

Nuestro mtodo de investigacin est basado en el mtodo cientfico ya que baso en la recopilacin de datos, su ordenamiento y su posterior anlisis por lo que se abord los siguientes mtodos generales del conocimiento:

ANLISIS: Este mtodo permiti estudiar cada uno de los elementos y variables del diseo de un sistema de registro y control de inventarios identificando las relaciones existentes entre s; as como los factores externos e internos para determinar dicho sistema.

SNTESIS: Este mtodo lo que permito fue agrupar todos los elementos necesarios para la creacin del sistema de registro y control de inventarios que la empresa INFORMATICOS S.A de C.V desea, para relacionarlos y tener una visin integrada de todos sus elementos.

El tipo de investigacin que se llev a cabo es de un estudio tipo exploratorio, ya que es la primera vez que se realiza este estudio en la empresa INFORMATICOS S.A de C.V. As mismo las tcnicas e instrumentos que se llev a cabo en la investigacin son:

ENTREVISTA: Se realiz el uso de la entrevista y a esta se aplic a travs de instrumento llamado gua de preguntas la cual fue dirigida al Gerente General de la empresa INFORMATICOS S.A de C.V.

OBSERVACIN DIRECTA: Nos permiti realizar visitas de campo al lugar que es el objeto de estudio para recolectar informacin por medio del instrumento que se elabor en el grupo de trabajo el cual es llamado gua de observacin, y que a la misma vez nos sirvi para recabar informacin sobre como tena que ser el desarrollo de las actividades en el sistema de registro y control de inventarios de la empresa para que funcione satisfactoriamente.

DEFINICIN DEL SISTEMA1.0 Formulacin del problema: Diseo de un sistema automatizado de registro y control de inventarios de artculos informticos que son para la venta de la empresa INFORMATICOS S.A de C.V para optimizar los procesos de administracin y control interno de la mercadera.

2.0Planteamiento del problema:(Mtodo caja negra).

Estado B:Implementar un sistema de registro y control de inventarios que de mayor eficiencia a la rotacin, de inventarios, etc.ProcesoEstado A:Sistema de registro y control de inventarios de artculos informticos para la optimizacin de la administracin y control interno de la mercadera

DESCRIPCION DEL SISTEMA UTILIZANDO EL MODELO DE ENFOQUE DE SISTEMAELEMENTO

PROCESOS:

Se recibe el producto con su factura Revisin del producto segn orden de compra Se llena formulario de requisicin Orden de compra Control de tarjetas Kardex Actualizacion de los inventarios Almacenaje Verificacion de disponibilidad de productos

DOCUMENTACION Facturas Comprobantes de crdito fiscal Tarjetas Kardex

RECURSO HUMANO Personal Administrativo Gestor de inventarios Personal de bodegas

RECURSOS MATERIALES Computadoras Bodegas Telefonos Papeleria

SALIDAS: Facturas Quedan Hoja de requisicin de materiales Reporte de stock de inventario Comprobante de salida del producto Se vala el precio Orden de compra al vendedor Hoja de pedidos en transito Comprobante de crdito fiscal

ENTRADAS Entregas de pedidos por los proveedores Ingreso al sistema de los artculos Cotizaciones de los proveedores Informacin de los proveedores rdenes de compra de papel Facturas Comprobante de crdito fiscalMEDIO AMBIENTE Las empresas suministradoras de los artculos El ministerio de economa

CONTROL Polticas de la empresa Polticas contables

DESCRIPCIN NARRADA DE LA SITUACIN ACTUAL

Situacin actual del sistema de registro y control de inventarios de la empresa INFORMATICOS S.A de C.V El Diseo del Sistema que se propone pretende que lleve un control de registros de inventarios, mostrando informacin actualizada, propiciando una adecuada y eficaz toma de decisiones para las compra de suministros y brindar mayor eficiencia en la actualizacin de expedientes. Por lo tanto, el diseo planteado estar en la disposicin que el sistema brinde informacin completa y confiable en el momento oportuno, constituyndose en elemento esencial para garantizar la gestin eficaz de los recursos de la empresa, as como, mejorar la calidad de los servicios que presta y adecuarse constantemente al entorno que la rodea. Por lo que se requiere de un diseo de sistema adecuado que planifique, desarrolle y mantenga un sistema de informacin eficiente; es decir, un sistema que produzca en trminos de calidad, cantidad y oportunidad la informacin que ayude o facilite el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Institucin. A medida que crece el volumen de la informacin a manejar en la empresa, aumenta la necesidad de disponer de Tecnologa de un sistema que soporte dinmicamente y eficazmente el funcionamiento de los distintos procesos que generan informacin.Dentro de cualquier empresa lo ms importante es disponer de informacin calificada, completa, real y en el momento oportuno. Es decir, la importancia de esta propuesta es que sern ms eficientes los procesos que se realizan manualmente. Dentro de los beneficios que el sistema podra brindar se tienen: Obtencin de informacin no disponible actualmente. Elaboracin ms oportuna de la informacin. Mejoras en las operaciones de la empresa. Posibilidades de efectuar clculos o estimaciones que actualmente no es posible. Reduccin de costo en Mano de Obra. . Mejoras en la toma de decisiones en las Compras de Suministros. Control de los Inventarios de Suministros.

El inventario de productos resulta ser una actividad esencial en el desarrollo de operaciones, por tal motivo se considera necesario obtener un sistema que permita controlar el manejo de inventarios, brindando un adecuado almacenamiento, control de existencias fsicas, anotaciones de entradas y salidas, conciliaciones con registros, conteos fsicos, soportes diarios, entre otros procedimientos que aplican las grandes empresas. Por esta razn se implementa un sistema de control de inventarios, adaptado a pequeas y medianas empresas, que no resulte demasiado complicado, para no incrementar tiempo ni costo monetario, que se necesita para mantenerlo operando. Un sistema que permita a propietarios y empleados comprender la importancia de controlar el manejo de inventarios, y permitir a las empresas crearUn plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de proteger los inventarios, verificar la exactitud y confiabilidad y promover la eficiencia de las actividades. Ya que el manejo eficiente y eficaz del inventario trae varios beneficios como lo son: venta de productos en condiciones optimas, control de los costos, estandarizacin de la calidad, mayores utilidades, etc. Por ejemplo en la planeacin de compras es muy importante el sistema de autocontrol de inventarios porque se va creando informacin precisa, que nos ser til para el producto, para conocer los excesos y faltantes de este. Ya que conoceremos a ciencia cierta acerca de las existencias dependiendo de la poca del ao en que estemos. Igualmente se puede generar una buena planeacin del flujo efectivo; porque de esta manera conoceremos el monto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que nos permitir saber cunto habremos de invertir en pesos. As eliminaremos o postergaremos gastos no propios de la operacin de la empresa para no profundizar su liquidez. Al implementar un sistema de informacin prctico y sencillo para los pequeos empresarios crea un impacto socioeconmico porque permite un desarrollo tecnolgico y financiero para estos. Ya que aparte de GENERAR aumentos en los ingresos y en la produccin, el desarrollo de un sistema tecnolgico tambin involucra cambios en las actitudes y en las costumbres populares.

Los cinco componentes que conforman el control interno son:

Entorno de control: El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciacin de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los dems componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofa de direccin y el estilo de gestin, la manera en que la direccin asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atencin y orientacin que proporciona al consejo de administracin. Evaluacin de los riesgos: Las organizaciones, cualquiera sea su tamao, se enfrentan a diversos riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condicin previa a la evaluacin del riesgo es la identificacin de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre s e internamente coherentes. La evaluacin de los riesgos consiste en la identificacin y el anlisis de los 14 riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, y sirve de base para determinar cmo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones econmicas, industriales, legislativas y operativas continuarn cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio. Actividades de control: Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la direccin de la empresa. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones. Las actividades de control existen a travs de toda la organizacin y se dan en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, anlisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregacin de funciones. El control interno permite por otra parte, la reduccin de riesgos frente a situaciones a las que se enfrentan generalmente las empresas por esta razn a llevado a la bsqueda de herramientas o instrumentos que permitan, suprimir y / o disminuir significativamente los riesgos a los cuales se encuentran expuestos.

Objetivo del Sistema.

Adaptar e implementar un sistema de control de inventarios para las pequeas y medianas empresas en el municipio de Soacha, que permita medir la eficiencia y confiabilidad de las operaciones realizadas.

Caractersticas.

El sistema de registro y control de inventarios de la empresa INFORMATICOS S.A de C.V es:

Abierto: porque interacta con un medio ambiente.

Dinmico: porque manifiesta cambios de estado, como cambios en la forma de realizar los procesos existentes.

Adaptable: porque es ajustado bajo la presencia de cambios en su medio ambiente.

Concreto: Porque se compone de objetos fsicos como: infraestructura, artculos, equipos tecnolgicos, elctricos y mecnicos.

Artificial: porque el registro y control de inventarios ha sido creado por el ser humano

Controles:

Polticas de la empresa Polticas contables

Fronteras:

Manual de procedimientos

Descripcin de puestos y bienvenida. Se describe las obligaciones y derechos de cada puesto dentro de la organizacin de la empresa INFORMATICOS

DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS

Descripcin de Procesos por medio de la Utilizacin de Algoritmo Narrado

Nombre del proceso: Recepcin de un producto

Proceso: 1. INICIO 2. se recibe el producto con factura3. se revisa el producto segn orden de compra3. si no esta correcto se devuelve el producto al proveedor4. si esta todo correcto se firma factura.5. se ingresa al sistema. 6. se imprime un comprobante de recibido del producto7. FIN

Nombre del proceso: Despacho de un producto

Proceso: 1. INICIO 2. Se llena un formulario de requisicin para3. solicitar a bodega el producto4. Se verifica si hay existencias en bodega5 .Si no hay se informa6. Si hay se descarga del sistema7. Se imprime un comprobante de salida de productoSe entrega el producto8. FIN.

Nombre del proceso: Emisin de rdenes de compra.

Proceso: 1. INICIO 2. Se pide una cotizacin al proveedor para revisar precios3. Se evala el precio4. Si es aceptable el precio se elabora orden de compra5. Se presenta la orden de compra al proveedor ya autorizada6. Se tramita quedan7. FIN

REQUERIMIENTOS OPERATIVOS

Es importante tambin mencionar que las tecnologas de software expuestas en este captulo son dominadas por el equipo de desarrollo, adems de la disponibilidad en el mercado y soporte que presentan. Para la elaboracin del sistema se recomienda el siguiente personal y se describe brevemente las funciones principales que deben cumplir para el desarrollo del sistema propuesto, a continuacin se detalla:

Recurso Humano: El recurso humano utilizado para el desarrollo del proyecto:

a. Los integrantes del grupo de desarrollo del trabajo de investigacin. Constituido por cuatro estudiantes los cuales asumirn los roles de analistas diseadores, segn lo demanden la duracin y las diferentes etapas que corresponden a este proyecto.

b. Asesor del proyecto

Listado de Requerimiento Operativos: 1. Recolector de informacin administrativa. 2. Guarda registro de inventarios. 3. Guarda informacin de proveedores. 4. Funciona para llevar las tareas ms organizadas. 5. Tiene interaccin entre los usuarios. 6. No necesita de aplicaciones para la instalacin. 7. Es un sistema de fcil manejo.

REQUERIMIENTOS TCNICOS:

Los requerimientos tcnicos son aquellos que permiten el desarrollo o la funcionalidad del sistema, para una mejor comprensin los dividimos en Hardware y Software y presentamos las diferentes matrices que contienen algunas alternativas propuestas para la evaluacin de la adquisicin del equipo o instrumento.

En dicha investigacin se propone plantear soluciones factibles con las cuales se pretende el mejoramiento de los procesos de registro y control de inventarios de los artculos informticos de la empresa INFORMATICOS S.A de C.V

En las reas complejas como: ingreso a sistema de los artculos, almacenaje, control de tarjetas Kardex, etc.. Adems para el uso de este sistema contamos con software, hardware y recurso humano necesario, as mismo se cuenta con el conocimiento tcnico necesario para el desarrollo del sistema.

RECURSO HUMANO. Para el anlisis del sistema a evaluar de manera sistemtica del funcionamiento del registro y control de inventarios de la empresa INFORMATICOS S.A de C.V de necesito de las siguientes analistas de sistema:

1. Marvin Salvador Ramrez Santos2. Ivn Isaac Snchez Cruz3. lvaro Alexis Hernndez Valiente4. Marcos Neftal Prez Castro5. Beatriz Margarita Daz Siciliano

Hardware: Contamos con cuatro equipos los cuales tres son minis computadoras y una de escritorio que cuentan con su respectiva pantalla, teclado, mouse, bocinas y CPU.

EQUIPO 1:

Edicin de Windows Windows seven Copyright 2009 Microsoft corporation. Fabricante: Hewlett-Packard Modelo: HP Mini 110-3700 Procesador: Intel Atom CPU N570 @1.66GHz 1.67 GHz Memoria Instalada RAm: 2.00 gb Sistema operativo:32 bits

EQUIPO 2: Edicin de Windows Windows seven starter Copyright 2009 Microsoft corporation. Fabricante: Hewlett-Packard Modelo: HP Mini 110-3700 Procesador: Intel Atom CPU N570 @1.66GHz 1.67 GHz Memoria Instalada RAm: 2.00 GB Sistema operativo: 32 bits

EQUIPO 3:

Edicin de Windows Windows XP Profesional Versin 2002 Modelo: Computadora de escritorio CENTRA Sistema operativo: Intel Pentium a CPU 2.80GHz 2.79 GHz, 960 MB de RAM.

EQUIPO 4:

Modelo: HP mini 110-3500 Procesador: Intel Atom Fabricante: Hewlett-Packard Memoria RAM: 1GB Tipo de Sistema: Sistema operativo de 32 Bits Sistema Operativo instalado: Windows 7 starter.

Software: Microsoft Word. Da 0.97.2. Microsoft Project 2010. Microsoft Access 2010 (parte II)

MODELO CONCEPTUAL

LISTA DE SUSTANTIVOS (ENTIDADES) Cliente Producto Proveedores Vendedor Categoria bodega Administrador

LISTA DE VERBOS Contiene Almacena compra solicita Suministra Atiende

Cardinalidades de las relaciones:

ProductoProveedor

ClienteProducto

Cliente

Vendedor

AdministradoraProducto

ProductoBodega

ProductoCategora

DIAGRAMA ENTIDAD RELACION

MODELO LOGICO

CONCLUSIONES

Como grupo de trabajo de la ctedra Computacin II hemos concluido nuestro trabajo as:

Se cree que el planteamiento de un sistema de registro y control de inventarios de una empresa es muy til, ya que brinda una mayor eficiencia al momento de registrar y almacenar los artculos, a la misma vez les da una mayor facilidad al empleado para tener un registro de los artculos al manejar y utilizar dicho sistema.

Al momento de desarrollar un sistema en este caso de registro y control de inventarios es muy importante saber cules son los datos necesarios para la creacin de una base de datos del mismo como en este caso lo hemos visto las entidades con sus respectivas atributos para el momento de llevar un mayor control de los artculos , como tambin lo vemos un fcil acceso a la informacin y una organizacin ya que se cuenta con un sistema computarizado el cual facilita el tedioso proceso de informacin y minimiza los riesgos de prdida de informacin o encontrarse en mal estado cualquier tipo de informacin documentada de los artculos de la empresa.

Este proceso nos ensea a como poder crear y analizar los campos de un sistema de base de datos que es muy necesario en la actualidad el cual es muy importante para llevar a cabo en cada registro de cualquier tipo de entidad que ya que debido al avance tecnolgico los registros se llevan computarizados.

El sistema de registro y control de inventarios contribuir enormemente a la mejora de la administracin de la empresa.

RECOMENDACIONES

A continuacin se presenta una serie de recomendaciones para mejorar el sistema que se nos asigno para su respectivo proceso:

En la investigacin realizada en la empresa INFORMATICOS S.A de C.V de San Salvador en el rea de gestin de inventarios se requiere que los asistentes encargados del manejo del sistema se capaciten para un mejor uso de este.

Que el proceso que se efectu sobre el registro y control se puedan agilizar mediante una mejor coordinacin del personal ya que necesitamos que su proceso de funcionamiento sea rpido y eficiente para la empresa

Que se mantenga un control de seguridad para evitar el acceso a cualquier persona que desee modificar, eliminar o crear cualquier tipo de dato o informacin del sistema.

Brindar mantenimiento al sistema mismo sobre soluciones o errores que este pueda presentar en el transcurso de su uso.

Proporcionarse de los materiales, herramientas y programas necesarios para la realizacin de la investigacin y sobre conceptos bsicos que faciliten el desarrollo y anlisis de cada proceso administrativo.

Que el sistema cuente con un soporte tcnico avanzado para cuando los usuarios tengan que ingresar de forma masiva o conglomerada a la red o al sistema este no tenga problemas a la hora de verificar o ingresar datos al sistema que puedan presentar erros y causen perjuicios a los usuarios como al sistema.

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