Trabajo de Cobranza
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Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Instituto Universitario Antonio José de Sucre
Administración y ciencias Comerciales
5to Semestre - Crédito y Cobranzas
LA COBRANZA
Docente: Autor:
Carmen Julia Carlos Velásquez
C.I. 21134358
Caracas, junio de 2015
Índice
Pág.
Introducción…………………………………………………………….1
La Cobranza…………………………………………………………….2
Bases sobre las que se edifica un sistema efectivo
De cobranza……………………………………………………………3
Aspectos necesarios para administrar eficientemente un
sistema de cuentas por cobrar……………………………………….6
Las políticas de cobranza……………………………………….……8
Conclusión……………………………………………………….….…10
Referencias bibliográficas…………………………………………..11
Introducción
Las cobranzas son importantes donde existan cuentas por cobrar
ya sea en el sector financiero o comercial las cuentas por cobrar se
derivan de créditos otorgados a clientes y los créditos con falta de pago
se convierten en créditos morosos, estas deben tener una rápida acción y
eficiente para evitar que el alto porcentaje de estas cuentas se conviertan
incobrables.
Normalmente los deudores tienen más de un acreedor y aquel al
que pagan primero es quien cobra con mayor eficiencia.
El cobro de una cuenta pendiente de pago como resultado de
una venta realizada a crédito lleva a la transacción a una conclusión
adecuada.
Hemos querido determinar a través de esta investigación las
características, funciones e importancia de la cobranza; ya que sin
importar si la empresa es pequeña o grande la gestión realizada por éste
determinará la utilidad o perdida que generen las operaciones a crédito.
La gestión de una cobranza no se limita solo a cobrar, sino además
debe controlar y hacer seguimiento adecuado del historial de cada cliente.
Esto le permitirá hacer frente a cada problema que se pueda presentar
dando las soluciones adecuadas que a su vez alcancen el éxito.
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La cobranza
Para el desarrollo de una correcta administración de la función de
cobro en una empresa, es necesario contar con una estrategia clara y
bien definida que nos permita hacer frente a las posibles causas de un
retraso en pago, pero también a tomar acciones concretas cuando se
presentan a fin de que estas no se repitan
Se denomina cobranza al proceso mediante el cual se hace
efectiva la percepción de un pago en concepto de una compra, de la
prestación de un servicio, de la cancelación de una deuda, etc. Esta
puede ser emprendida por la misma empresa que debe recibir el pago, a
partir de un área dedicada especialmente a este menester, o puede
encomendarse a otra institución. En el primer caso, luego de tener claros
cuales son los montos que deben percibirse, una persona denominada
cobrador se hace presente en los domicilios identificados para el abono
del monto estipulado.
A efectos de evitar actos de corrupción y entendimiento entre los
clientes y las personas destinadas a cobrar dinero de la empresa, es
recomendable que estás últimas sean rotadas. En efecto, algunos vicios
en este sentido pueden llevar a una consecuencia indeseable para la
organización. Es por ello que también se necesita que las personas
dedicadas a tal tarea hayan hecho gala de cualidades referidas a la
honestidad y la integridad. Además el cobrador debe llegar a tener una
llegada al cliente que le permita con seguridad realizar el cobro de la
forma más rápida posible.
En cuanto al departamento de cobranzas, es un área que debe
trabajar en forma coordinada con otros departamentos afines, como el de
contabilidad, el de finanzas y el de ventas.
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Así, por ejemplo, recibirá un informe del departamento de
contabilidad en lo que respecta a cuentas por cobrar vencidas o a punto
de vencerse a efecto de poder cumplir con la cobranza en esos tiempos.
Por otra parte, el sector de cobranzas deberá enviar informes al sector
financiero para que se tenga noción de las entradas de efectivo que se
han visto efectivizadas. Finalmente, el departamento de ventas es el que
dará cuenta aproximada del volumen total a tener en cuenta para realizar
el trabajo de realizar cobros.
En algunas ocasiones, el procedimiento de llevar a cabo una
cobranza se encuentra tercerizado. Esto es especialmente cierto en casos
de cobros difíciles de conseguir por clientes de dudoso comportamiento.
En estos casos suele contratarse a otra entidad con procedimientos
específicamente ideados para persuadir a personas renuentes al pago a
reconsiderar su situación y cumplir con sus obligaciones.
La cobranza es un elemento clave en el funcionamiento de una
empresa en la medida en que garantiza que esta pueda seguir operando
con normalidad. De nada serviría toda la inversión y el trabajo efectuado
si las cuentas no se saldasen en tiempo y forma.
Bases sobre las que se edifica un sistema efectivo de cobranza
1- PREVENCIÓN La prevención es un paso fundamental para
evitar problemas gratuitos en el futuro, es decir, debemos trabajar en las
causas que generan los problemas mas comunes en lugar de tratar de
solucionarlos una vez que se presentan, dicho de otra forma, prevenir
implica evitar que ciertos problemas de cobranza se presenten
eliminándolos desde su origen, algunos ejemplos claros de esto serían los
siguientes: Una investigación de crédito "bien hecha".
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Cuando hablamos de una investigación de crédito bien hecha, no
necesariamente nos referimos a un estudio de crédito de la mayor
profundidad que en todos los casos incluya información amplia, técnica y
detallada sobre cada prospecto ya que esto sería poco práctico por lo que
el concepto de "Investigación de Crédito" deberá de considerarse como
una variable que en principio sea adaptable, entre otras, a las siguientes
características: -El tipo de cliente al que voy a analizar -El perfil del
mercado en el que se desempeñará el negocio -Los montos de los
créditos a otorgar -El posicionamiento de nuestro producto con el cliente -
Los requisitos de la competencia -El cumplimiento de los tratos de la
venta y la posventa. La identificación y anulación de generadores internos
de morosidad Para ello habrá que estudiar minuciosamente todas
aquellas posibilidades de errores internos que tengan potencial de
convertirse en razones o argumentos de no pago para nuestro cliente En
el caso de la cobranza podemos identificar los argumentos de "No pago"
expuestos por nuestros clientes con saldo vencido con mayor frecuencia,
analizarlos y ver cuales de ellos verdaderamente tienen su origen en
nuestra propia organización, por ejemplo: -Retraso en la entrega de
mercancía por falta de un captador de pedidos -Mal servicios por parte de
nuestra empresa de mensajería para la entrega de las facturas -Exceso
de requisitos por parte nuestra para entregar una factura original -
Demasiados trámites para acreditar una devolución, etc.
2- ADMINISTRACIÓN (Estrategia) Sin duda otro elemento clave en
la cobranza es la "Estrategia", así es, la cobranza como toda actividad
táctica requiere de una planeación y organización previa que garantice al
máximo el resultado satisfactorio, los resultados exitosos nunca son
producto de la casualidad, detrás de ellos están entre otras cosas,
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El diseño oportuno de todo un sistema que garantice que las cosas se
harán solo de un modo, "del Mejor" y por supuesto que estarán a cargo de
la gente más capaz. Podríamos dividir la estrategia en dos grandes
segmentos, que son:
1.- Políticas y Procedimientos: Si entendemos el trabajo como un
juego, las políticas serían las reglas de lo que se puede y no se puede
hacer y los procedimientos el instructivo que paso a paso nos diría cómo
jugar. Las políticas son generales y hablan de la operación completa del
área, deben estar alineadas con la filosofía, reglamentos y políticas del
resto de los departamentos involucrados, los procedimientos por otro
lado, se elaboran para describir de manera detallada cómo hacer cada
una de las actividades o funciones que un área o una persona deben
desempeñar a fin de que sin importar quien o quienes hagan el trabajo,
siempre se haga de la manera prevista, la cual obviamente la
organización ha identificado como la mejor forma de hacerlo. La primera
política a determinar en la operación de un área de crédito y cobranza es
aquella que define las bases sobre las que han de otorgarse los créditos,
estableciendo de manera clara si la política será liberal o conservadora.
2.- Cargos, Perfiles y Funciones: No solo se trata de crear reglas y
establecer cómo han de llevarse a cabo las actividades, para garantizar
su cumplimiento es necesario además que las personas que tienen a su
cargo cumplir con dichas tareas, tengan el conocimiento y habilidades
necesarios para llevarlos a la práctica de ahí que sea importante definir de
manera previa los puestos a crear así como el perfil de las personas que
han de ocuparlos incluyendo los conocimientos, habilidades que deben
tener y la capacitación que deberán recibir.
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3- GESTIÓN La parte de gestión es sin duda la más importante de
las anteriores pues podemos tener diseñado un excelente sistema de
cobranza con procesos de prevención adecuados, una estrategia acorde
a las características del mercado y de nuestra empresa, manuales que
definan claramente los perfiles y funciones de nuestro equipo, pero si al
final no gestionamos, entonces lo anterior de nada sirve, por el contrario si
podríamos gestionar sin lo anterior y de hecho la mayoría de las
empresas carece de estrategia y prevención basándose únicamente en la
gestión, y si bien los resultados que obtienen no son óptimos, al menos
mantienen la cartera en acción. La gestión se resume a un punto.”Cobrar,
Cobrando” La labor de cobranza no reside sólo en conocer las técnicas,
sino en aplicarlas, es decir, uno debe de ser proactivo para lograr
resultados, no se puede llegar simplemente a la oficina, sentarse al
escritorio, acercarse el teléfono y cruzarse de brazos a esperar para ver
cuantos clientes llaman hoy con la intención de ponerse al corriente.
Aspectos necesarios para administrar eficientemente un sistema de
cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión
de un crédito a sus clientes en cuenta abierta. Con el fin de mantener a
sus clientes habituales y atraer nuevos, la mayoría de las empresas
(Comerciales, Industriales, de Servicios y en general y hoy por hoy
cualquier tipo de empresa) consideran necesario ofrecer crédito
prefiriendo vender al contado en lugar de vender a crédito, pero las
presiones de la competencia obligan a la mayoría de las empresas a
ofrecer este servicio. De tal forma, los bienes son despachados, los
inventarios se reducen y se crea una “CUENTA POR COBRAR”.
Finalmente el cliente pagará la cuenta y en dicho momento la empresa
recibirá efectivo y el saldo de sus cuentas por cobrar disminuirá.
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El mantenimiento de la cuentas por cobrar tiene costos tanto
directo como indirectos, pero también tienen un beneficio importante, la
concesión del crédito incrementará las ventas. La administración de las
cuentas por cobrar empieza con la decisión de si se debe o no conceder
crédito.
Análisis de las cuentas: Esta es una de las actividades más
importantes en la observación de las cuentas por cobrar y consiste en
clasificarlas de acuerdo con el tiempo durante el cual han estado vigentes.
Este procedimiento debe realizarse en forma permanente y sus resultados
se presentan en un estado de análisis de cuentas, o a solicitud de quien
esté a cargo de la gerencia de crédito. Este procedimiento también es útil
para comprobar el saldo de las cuentas por cobrar. Este estado
denominado
Análisis de cuentas:
Generalmente contiene:
a.- Nombre y dirección del cliente
b.- Monto de la Deuda
C.-Qué parte de la deuda corresponde a cada mes atrasado en los pagos,
o facturas anteriores pendientes de cancelación. Estas son de gran
utilidad para informar a la alta dirección de la empresa el estado de atraso
de las cuentas y determinar la eficiencia de la labor de cobranza. El
departamento de Contabilidad puede utilizarlo para la fijación de la
reserva o provisión en la estimación de pérdidas en cuentas por cobra
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Las políticas de cobranza
Son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por
cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro de la
empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de
estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de
las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se
basa su aprobación. Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible
a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede
esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de
difícil cobro de la empresa. El aumento en los gastos de cobro debe
reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de
cobros, aumentando así las utilidades. Los costos de esta estrategia
puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si
el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras
palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que
paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a
otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa. La empresa debe
tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si
los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un
periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobro: Normalmente se emplean
varias modalidades de procedimientos de cobro pero se pueden resumir
de la siguiente manera:
Cobranza directa: esta se lleva por medio de Caja de la empresa
en la que los clientes cancelan directamente a la empresa.
Cobranza por medio de cobradores: esto ocurre cuando la empresa
recurre a realizar la cobranza a través de gente especializada para tal fin,
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Bien sea dentro o fuera de la empresa a medida que una cuenta envejece
más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los
procedimientos básicos de cobro que se utilizan y el orden que
normalmente se siguen en el proceso de cobro es el siguiente:
1.- Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de
la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la
empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su
obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado
después del envío de la carta, se envía una segunda carta más
perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de
cobros de cuentas vencidas.
2.- Llamadas telefónicas: Si las cartas son inútiles, el gerente de
créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago
inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer
arreglos para prorrogar el periodo de pago.
3.- Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar
las cuentas incobrables a una agencia de cobros (gente especializada
fuera de la empresa) o a un abogado para que las haga efectivas.
Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son
bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del
que espera recibir.
4.- Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso
de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El
procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al
deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de
futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los
traslados.
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Conclusión
Para que una gestión de cobranza sea exitosa debe contar con el
esfuerzo abnegado de una personal calificado y adiestrado para tal fin.
En la empresa pequeña el ejecutivo de cobranza puede ser propio
dueño; mientras que para las grandes organizaciones se debe emplear
personal que no necesariamente tenga la responsabilidad de aprobación
de los créditos pero sí debe estar empapado del historial de los clientes.
El personal de cobranza debe estar formado por los auxiliares de
control y los cobradores, en algunas ocasiones estas funciones son
cubiertas por una misma persona. El puesto de cobrador es sumamente
delicado, es por ello que se requiere que cumpla una serie de cualidades
además de realizar rotación de este personal periódicamente.
En la actualidad muchas empresas han optado porque sus
vendedores cumplan con la labor de la cobranza, lo que le permitirá
reducir sus costos y contar con personal de confianza
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Referencias Bibliográficas
definicion.mx/cobranza/
www.definicionabc.com › General
www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/.../contenido_u4.pdf
www.monografias.com › Administracion y Finanzas
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