TRABAJO DE CAMPO

Por:  Rusbi Jair Orduz

Grupo 3

 Presentado a:

Profesora María Clemencia RiveraGestión Documental II

  

Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

 

“tüü wakua^ipa müsuka wane wayuu laülaa, joyototaakat sükaluú ka´ieere süküjaarraain namüin naa ouliwoutkani süchiki tüü kasairua sülatirükalü” “la tradición es como una anciana que sentada en el camino de los días, cuenta a las generaciones venideras lo que ha vivido”.

Sede Montermon, Vía Riohacha santa marta km 16

RESEÑA HISTÓRICA

La Organización Indígena de La Guajira YANAMA, se fundó en el año de 1.975, La personería Jurídica se obtuvo mediante Resolución No. 0005 de Enero 8 de 1.985, otorgado por el Ministerio de Gobierno. Nace como un movimiento de promoción y preservación de la cultura wayuu, con el objetivo principal de mantener el sentido de nuestra identidad como pueblo indígena, promoviendo el arte, la música, las tradiciones, usos y costumbres como mecanismo de continuidad histórica de la Nación Wayuu; Actualmente es la encargada de aadministrar los centros educativos indígenas de los municipios de la Guajira: Albania, Hatonuevo, Barrancas, Distracción, Fonseca, Manaure, Riohacha, Maicao. Su unidad de archivo se encuentra ubicada en el municipio de Maicao, donde cuenta con un acervo documental, audiovisual, y material histórico que ha consolidado a lo largo de sus actividades en pro del desarrollo del ser wayuu, así como cuenta con unidades documentales que hacen parte de los centros educativos indígenas, donde se consignan los listados de asistencia estudiantil, los documentos de matricula de los estudiantes de cada centro, como espacios pedagógicos (bibliotecas, salas de lectura), entre otros.

MÉTODO DE INVESTIGACIÓN EMPLEADO

Grupo focal, Se utiliza para recopilar datos, contrario a otras interacciones grupales, no se busca consenso, lo que busca es determinar las percepciones, sentimientos y formas de pensar con respecto a los Programas de Gestión Documental, su implementación, los software documentales si los conocen, si han trabajado con alguno.

La discusión en el grupo focal se centra en el tópico que ha sido estudiado, las preguntas han sido planificadas y ordenadas.

Se eligió este método ya que permite el intercambio de opiniones, también permite el aclarar dudas en el momento que se presentan. En este espacio se trabaja por la construcción de herramientas que beneficien y que aporten a la construcción de conocimiento colectivo (natüjala maima), pues se considera que un profesional puede ser integral en su quehacer, y los procesos y sistemas documentales no están ajenos a esta realidad.

Socialización de la actividad, explicación del proceso a seguir

Participantes al grupo focal:

Secretaria general

Auxiliar administrativo

Bibliotecarios

Digitadores

Coordinador Sistema de Matricula estudiantil-SIMAT

Coordinador área gestión documental

Asesor documental y bibliotecario (moderador).

Se presentan las preguntas guías:

o ¿Conocen a que se refiere un programa de gestión documental?

o ¿Ha trabajado con algún software documental o conoce alguno?

o ¿Cuales son los sistemas documentales con los que trabaja la organización?

o ¿Realizan en función de sus labores el manejo de documentos electrónicos?

Conformación de 3 grupos focales, donde cada participante expone sus ideas sobre el tema.

Algunos conocen algo del tema, pero no saben como se llama el conjunto de actividades.

También entienden los procesos de recepción, pero desconocen el orden y el quehacer en casos que el tramite sea de índole legal o contable.

Se evidencia un desconocimiento de las normas que rigen la gestión documental, pues no consideran importante el documento como testimonio histórico, por eso muchos documentos de la fundación de la organización se deterioraron sin el respectivo tratamiento.

RESULTADOS SOCIALIZACIÓN PREGUNTAS GUÍA

¿Conocen a que se refiere un programa de gestión documental?

Unidad de archivo, por organizar

Recomendaciones, Todo proceso requiere aparte de compromiso de los que manejan cada una de las unidades documentales de la organización-archivo, unidad documental, de una inversión por parte de la entidad, que es en el fondo la directa beneficiada en optimización de recursos, por eso se hace importante capacitar al personal en manejo documental, organización, clasificación, selección, y disposición final.

Para poder iniciar con la implementación del programa de gestión documental en la entidad.

¿Ha trabajado con algún software documental o conoce alguno?

Algunos participantes hacen aportes sobre el software con el que trabajan el sistema de matriculas-Simat, estableciendo ventajas y cualidades del sistema, dentro de los cuales se muestra que el sistema permite almacenar información de cada sede y el listado de todos los niños ingresados en el sistema.

También permite el manejo de carnetización de los integrantes del sistema, desde maestros, directivos, administrativos y alumnos.

Este sistema les ha permitido llevar un control de todos los documentos que suministran los padres de familia, al momento de la matricula (registro civil, tarjeta de identidad, carné eps, notas académicas, entre otros)

Área de trabajo Simat.

Recomendaciones, Que la entidad logre integrar en su sistema un software para el manejo de documentos, que permita hacerle seguimiento, y/o surta el respectivo tramite, ya que en ocasiones el registro físico que manejan no describe las características del documento.

Esto haría parte integral de la implementación del sistema de documentos electrónicos, en los que trabaja la organización para estandarizar los registros.

¿Cuales son los sistemas documentales con los que trabaja la organización?

Catalogo por municipios, permite distinguir cada municipio que hace parte del archivo documental, dividido por cada área que integra el trabajo comunitario, pedagógico y el registro de entrega del material.

Catalogación en las bibliotecas, dotadas con elementos de catalogación del material con el que cuenta cada biblioteca, para control de unidades, publicaciones seriadas.

registros en la base de datos del sistema de matricula estudiantil- SIMAT, de todos los estudiantes que integran las diferentes sedes que administra la organización.

Actualización base de datos SIMAT

Estudiante beneficiado de los recursos del SIMAT

Recomendaciones, lograr articular todos los sistemas documentales para llevar un control idóneo de los contenidos con los que cuenta cada unidad documental.

¿Realizan en función de sus labores el manejo de documentos electrónicos?

Los participantes al grupo focal, destacan algunos beneficios que han encontrado al manejar documentos electrónicos de uso personal, laboral y académico en los casos de capacitación a los maestros permitiendo enviar al correo electrónico los contenidos que se desarrollan en dichas actividades, así mismo les ha permitido el recibir los desprendibles de pago mensual, las certificaciones laborales por este medio, optimizando los tiempos de entrega, el espacio físico en los que se ubican los documentos y trabajando a la vanguardia en implementación de recursos electrónicos para los estudiantes de las distintas sedes.

Beneficios del manejo de documentos electrónicos en optimización de espacio

físico.

Recomendaciones, Dotar los equipos con los que cuenta la organización con mayor capacidad de almacenamiento, también la socialización de las normas que rigen los sistemas de gestión electrónica, para el perfecto aprovechamiento de estos en la entidad.

BIBLIOGRAFÍA

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf

Ley 15/1999, de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal. BOE nº 298, de 14 de diciembre, artº. 3 c

http://www.danielpallarola.com.ar/archivos1/ProcesoInvestigacion.pdf