trabajo de archivistica

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ARCHIVO JUAN JAVIER TAPIAS MOLINA NIDIA CONSTANZA LOZANO YIMMY ALEXANDER CALDERÓN HERNANDEZ Doctora MARÍA NANCY URIBE UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA TEORIA ARCHIVÍSTICA GRUPO CINCO SEGUNDO SEMESTRE 2012

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Las diferencias entre el archivo y la biblioteca

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ARCHIVO

JUAN JAVIER TAPIAS MOLINA NIDIA CONSTANZA LOZANO

YIMMY ALEXANDER CALDERÓN HERNANDEZ

Doctora MARÍA NANCY URIBE

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

TEORIA ARCHIVÍSTICA GRUPO CINCO

SEGUNDO SEMESTRE 2012

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVOS

3. VISITA AL ARCHIVO:

A. Indique a qué clase de archivo pertenece

B. Tipología documental

C. Clasificación documental

D. Tipos de instrumentos de descripción documental y servicios que ofrece

E. Describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado

y la unidad elegida

4. CONSULTE EL CÓDIGO PENAL Y CÓDIGO DE COMERCIO

A. Que es documento para cada uno de ellos

B. Cite cada uno de los artículos que tengan que ver con documento (s).

5. CÓDIGO DE COMERCIO

6. CÓDIGO PENAL

7. ANEXOS

A. EVIDENCIAS DE LA VISITA A UN ARCHIVO

B. EVIDENCIAS, ENCUENTRO EN GRUPO

C. SOPORTE, AYUDA DE TRABAJO TEORÍA ARCHIVÍSTICA

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como finalidad por medio de una visita a un archivo

determinar a qué clase de archivo pertenece con sus respectivas características,

teniendo como base las diferencias que existe entre este y una biblioteca pública;

también se consulto el Código de Comercio y el Código Penal para conocer los

artículos que tienen que ver con los documentos y el archivo para identificar el

papel del archivista dentro de estas normas

OBJETIVOS

Dar a conocer por medio de una visita a un archivo las principales

diferencias que existen entre esta y una biblioteca publica

Conocer algunos artículos del Código Penal y el Código de Comercio que

tienen que ver con los documentos de un archivo

TRABAJO TEORÍA ARCHIVISTICA

1 VISITA AL ARCHIVO:

Visitamos el archivo de la Universidad Militar Nueva Granada en la ciudad de

Bogotá carrera 11 numero 101- 80 barrio chico.

A. Indique a qué clase de archivo pertenece: Este Archivo pertenece a la clase

General o Centralizado este archivo es más conocido como el “ARCHIVO

CENTRAL” que es donde una solo dependencia se encarga de recibir las

transferencias documentales basándose en una tabla de retención

documental aprobada por el Archivo General de la Nación y esta es

consultada por los demás departamentos.

B. Tipología documental: Este archivo los tipos documentales que maneja son:

Historia laborales, historias académicas, historias clínicas, contratos, actas,

programas académicos, cuentas fiscales, expedientes.

C. Clasificación documental: La clasificación documental de este archivo está

basada en un organigrama institucional ósea por dependencias y estas

manejas así cada serie documental guiándose en su respectiva tabla de

retención documental ejemplo:

LA RECTORIA es la única dependencia encargada de hacer resoluciones cuando

estas cumplen su tiempo de gestión se hace una transferencia documental al

Archivo Central y estas ya entran hacer parte del inventario documental .y así con

cada una de la dependencias van verificando sus SERIES Y SUBSERIES en su

tabla de retención documental.

D. Tipos de instrumentos de descripción documental y servicios que ofrece: Los

instrumentos que utiliza el archivo central de la universidad militar son:

La tabla de retención documental aprobada por el Archivo General de la Nación

como guía principal para el manejo de todas las series documentales.

Un sistema tecnológico llamado SADENET para la localización y recuperación de

las series documentales registradas y digitalizadas en este sistema acompañado de

equipos de cómputo de última tecnología y escáner para su proceso.

El servicio que ofrece este archivo es de consulta y reprografía para la comunidad

universitaria y para el público en general dependiendo la clase de documentos o

serie solicitada.

E. Describa cada una de las diferencias existentes entre el archivo visitado y la

unidad elegida.

1. El archivo central maneja un tipo de soporte manuscrito, audiovisuales, son

originales esto quiere decir que son ejemplares únicos mientras en la

biblioteca escolar el tipo de soporte son impresos manuscritos y son

ejemplares múltiples.

2. El archivo central está formado por un fondo documental y la biblioteca está

formada por colección de documentos

3. El objetivo de los documentos del archivo son testimoniales probatorios y de

información y los de la biblioteca son para instruir educar y informar.

4. Los documentos de este archivo son creados por una administración pública

y el de la biblioteca escolar son creados por una activada humana

profesores, individual o colectiva.

5. El ingreso de los documentos al archivo central son por transferencias

documentales y el de la biblioteca escolar son por donaciones, intercambio

de ejemplares compras o fuentes múltiples.

2. CONSULTE EL CÓDIGO PENAL Y CÓDIGO DE COMERCIO:

A. Que es documento para cada uno de ellos

La definición de documento en el Código Penal está en el Art. 294 que dice: El que

suprimiere o destruyere, en todo o en parte, un documento de modo que pueda

resultar perjuicio, incurrirá en las penas señaladas en los artículos anteriores, en los

casos respectivos.

En el Código de Comercio no está la definición como tal, pero hay varios artículos

que hablan sobre documentos y archivos

B. Cite cada uno de los artículos que tengan que ver con documento (s).

Código de Comercio:

Art. 40: Registro de documentos no auténticos ni reconocidos

Art. 41: Requisitos para el registro de providencias judiciales y administrativas; Las

providencias judiciales y administrativas que deban registrarse, se presentarán en

copia autenticada para ser archivadas en el expediente respectivo. De la entrega de

dichas copias se levantará acta en un libro especial, en la que constará el cargo del

funcionario que dictó la providencia, el objeto, clase y fecha de la misma.

Art. 42: Inscripción de documentos destinados a ser devueltos al interesado

Art. 43: Apertura de expedientes individuales y conservación de archivos del

registro mercantil; Los archivos del registro mercantil podrán conservarse por

cualquier medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta, siempre

que el presidente y el secretario de la respectiva cámara certifiquen sobre la

exactitud de dicha reproducción.

Art. 44: Procedimiento en caso de pérdida o destrucción de documentos registrados

(Valor Probatorio)

Art. 55: Obligatoriedad de conservar los comprobantes de los asientos contables; El

comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos

de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite

verificar su exactitud.

Art. 56: libros, hojas removibles, obligatoriedad de numerar

Código Penal:

Art. 294

C. Explique de forma breve el archivista qué papel juega dentro de esta norma

El archivista tiene un papel muy importante dentro de estas normas, él es la

protección integral de los bienes documentales de los archivos que constituyen fiel

testimonio del pasado; valorara, seleccionara y conservara el material del archivo

en su contexto histórico, legal, administrativo y documental, como principio básico

la procedencia de los documentos, evitando el beneficio propio de su posición

especial para que así no quebrante estas normas y destruya la confianza que la

comunidad ha puesto en él

ANEXO A

EVIDENCIAS DE LA VISITA A UN ARCHIVO

ANEXO B

EVIDENCIAS, ENCUENTRO EN GRUPO

ANEXO C

SOPORTE, AYUDA DE TRABAJO TEORIA ARCHIVISTICA

ARCHIVO :

Conjunto de documentos , sea cual fueresu fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por unapersona o entidad en el transcursode su gest ión , conservados para servircomo testimonio e información a lapersona o institución que los produce.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

M A RC O JUR ID ICO CON STITU C IO N PO L ITIC A DE COL O M B IA : Artículos

8,15,20 ,23 ,7 0,71 ,7 2,74,9 5,1 12

LEY 190 de 1995 : Estatuto Anticorru pció n

LEY 734 de 2002 : Código Discip lin ario Único

LEY 80 de 1989 : crea el AG N

DEC RE TO 1382 de 1995 : TRD y transferenc ias al AG N

RESO L U C IO N 1995/9 9 ….no rm as para el manejo de historias clínicas

LEY 527/19 99 ……acceso y uso mensajes de datos

LEY 594 DE 2000 : o Ley General de Archivos(A rt.24 Obligato rie dad de

las TRD )

ACU E RD O S REG L A M EN TA R IO S DE LA LEY 594 DE 2000

No.060/2 001… .com unicac ion es of iciales… .

No.04 2/20 02… o rganiza ció n archivos de ges tió n

No.049 /20 02 Conser vació n de docum e ntos

No.038/2 00 2… .respo nsab ilid ad servido r público frente a los docum e ntos y

archivos

NO R M A ARCH IV ÍST IC A

Acu erd o 042 de 2002….o rg a n iza c ió n de los arch ivo s de gestió n

OBJE TIVO S

Tran sferen c ias Docu m en ta les al Arch ivo

Centra l

Requ isito s para efe ctu a r las tran sfere n cia s

Cronograma de transferencia s (Arch ivo centra l )

Tiempos de retenció n estipulados en TRD

Preparac ión física de la documentac ión:

- Limpieza de la documentac ión- Elim inació n del materia l metá lico

Identificac ión del materia l afectado por biodeterioro

Revisión y foliac ión

Diligenc iam iento del Formato Único de Inventario Documenta l ( FUID )-(Intra net – Gestió n Documental )

Dispo sic ió n Fina l de los Docu m en tos

Conserv a ción Total Elim ina ción de Docum e ntos

Selecc ió n Docum enta l

Micro film ac ión o Digitaliza c ión

Disp o sició n Fin al de los

Docu m e nto s Conse rvació n Tota l

Tran s feren cias

Secun da ria s

( Archivo Histó rico )

BIBLIOGRAFÍA

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS, Normas Colombianas

para la presentación de trabajos de investigación. Segunda actualización.

Santafé de Bogotá D.C.: INCONTEC, 1998. 126p NTC 1307

CÓDIGO DE COMERCIO, Códigos de bolsillo, Jorge Ortega Torres. Temis.

Segunda edición 2003, 1182p

CÓDIGO DE COMERCIO, LEGIS. Quinta edición, 2007. 11401p

WEBGRAFÍA

http://www.archivogeneral.gov.co/ , Archivo General de la Nación Colombia;

consultada el día 13-11-2012