UniversidadJos Carlos Maritegui Ing. Civil

INTRODUCCION

La dinmica econmica global ha provocado cambios estructurales en todos los mbitos en los cuales se desenvuelven las acciones cotidianas que los seres humanos realizan. Actualmente, un amplio segmento de los agentes econmicos est replanteando la forma en que desarrolla sus actividades; por ejemplo, es cada vez ms comn que las empresas orienten sus esfuerzos a travs de proyectos, y no mediante operaciones aisladas y dispersas.

La organizacin del trabajo a travs de proyectos es considerada como una estrategia integral que contribuye de forma considerable al logro de los objetivos de las empresas; de ah la importancia que reviste la formulacin, evaluacin y administracin de proyectos. Dado lo anterior, es necesario que desde su formulacin y evaluacin, el proyecto posea un plan estratgico asociado la administracin del mismo En este trabajo se destaca la relevancia que posee el proceso de planeacin de los tiempos y costos de un proyecto como parte de su propia administracin.

ANALISIS DE COSTO TIEMPO DE UN PROYECTOSegn Parodi (2001), un proyecto consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razn de ser de un proyecto es alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos. Un criterio diferenciador entre los proyectos es, sin duda alguna, su ciclo de vida ya que an y cuando las fases por las cuales debe atravesar cada proyecto durante su existencia sean similares, la duracin de las mismas est asociada directamente con el tipo proyecto; por tanto, la configuracin del ciclo de vida entre un proyecto y otro depende de su propia naturaleza.El arranque del proyecto se da en el momento en que se da inicio con las actividades asociadas con l; por su parte, el nivel de esfuerzo se incrementa paulatinamente para posteriormente descender y desaparecer en el momento en que el proyecto concluye. Las mltiples actividades que integran a los proyectos tienen caractersticas distintas; sin embargo, deben estar sujetas, al menos, a dos condiciones: tiempos y costos.El tiempo se descompone para propsitos analticos en el tiempo requerido para completar los componentes del proyecto que es, a su vez, descompuesto en el tiempo requerido para completar cada tarea que contribuye a la finalizacin de cada componente. Cuando se realizan tareas utilizando gestin de proyectos, es importante partir el trabajo en pedazos menores para que sean fciles de seguir. El costo de desarrollar un proyecto depende de mltiples variables incluyendo costos de mano de obra, costos de materiales, administracin de riesgo, infraestructura (edificios, mquinas, entre otros.), equipo y utilidades. Cuando se contrata a un consultor independiente para un proyecto, el costo tpicamente ser determinado por la tarifa de la empresa consultora multiplicada por un estimado del avance del proyecto. La administracin de proyectos implica una serie de operaciones que inician una vez que se ha tomado la decisin de ejecutar el proyecto y que se ha demostrado su viabilidad tcnica y financiera a travs de la evaluacin del mismo. Las estimaciones, tanto de tiempo como de costos, son fundamentales para la elaboracin de los programas de trabajo y responsabilidades; la determinacin de la duracin y costo del proyecto; los requerimientos de flujos de efectivo; la definicin de rutas crticas de progreso en las fases del proyecto; entre otros. Frecuentemente, las estimaciones son realizadas a partir de experiencias similares precedentes, las cuales permiten hacer inferencias relacionadas con los tiempos y costos requeridos en la ejecucin de los proyectos; sin embargo, es necesario aadir tcnicas de estimacin que permitan perfeccionar la informacin histrica. Segn Gray y Larson (2009) el lder del proyecto deber considerar las siguientes premisas en los procesos de estimacin de recursos, tiempos y costos, a fin de que las estimaciones sean tiles y contribuyan en el cumplimiento exitoso del proyecto: a) Responsabilidad. Es importante que se involucre en la estimacin a las personas encargadas de realizar las tareas; de lo contrario, ser complicado responsabilizarlas por el cumplimiento fuera de tiempo de las actividades asignadas. En este aspecto es importante definir los criterios de seleccin de las personas que participarn en la planeacin de las actividades, la experiencia en el desarrollo de las tareas especficas podra ser un parmetro a considerar. b) Utilizacin de diversas personas para realizar la estimacin. Esto permitir que los tiempos y costos estimados tengan mayores probabilidades de asemejarse a los reales; aunque la participacin de un grupo de personas en estas actividades implica que cada una integrante del equipo anteponga sus prejuicios a partir de sus propias experiencias; sin embargo, es posible concretar consensos. c) Condiciones normales. Los supuestos en los que se soporta la estimacin de tiempos y costos para cada actividad del proyecto deben estar directamente relacionados con las condiciones habituales y cotidianas asociadas con el entorno del mismo; por ejemplo, si en una empresa se cuenta con una jornada laboral de ocho horas diarias, entonces el tiempo asignado a cada tarea deber considerar esa condicin; tambin debe considerarse la cantidad de recursos, financieros, humanos y materiales a con los cuales podr contar la organizacin. d) Unidades de tiempo. Es importante que las estimaciones consideren unidades de tiempo estndar; por ejemplo, semanas, das hbiles, horas, minutos. e) Independencia. El grupo de personas encargadas de hacer las estimaciones deben considerar a cada tarea como independiente. Esto permite asegurar que el total de tiempo y costos asignados a una actividad sern exclusivos para sta y no para otras. De esta manera se garantiza el control y supervisin del desarrollo de cada una de las tareas. f) Contingencias. Las estimaciones deben asumir condiciones normales; por lo que los dueos del proyecto debern crear un fondo para cualquier contingencia que pudiera presentarse. g) Identificacin de riesgos. Es de gran utilidad la identificacin de riesgos en cada una de las actividades que conforman el proyecto; esto permitir implementar mecanismos de medicin y control para cada uno de los riesgos que pudieran presentarse. La administracin de los riesgos del proyecto debe iniciar desde la planeacin del mismo.

Estimacin de tiempos y costos Existen distintos tipos de mtodos que permiten estimar tiempos en la administracin de un proyecto. Es imprescindible considerar: la duracin total del proyecto, fecha de inicio y fin de cada una de las actividades as como el conocimiento que tendr el atraso o desfase en la realizacin de las tareas individuales que forman parte del proyecto. Los atrasos en las actividades individuales del proyecto tienen incidencias directas en los costos presupuestados.

En la figura se aprecia que el costo total es la suma de los costos directos e indirectos; stos ltimos continan durante la vida del proyecto, es decir en la medida en que disminuye la duracin del proyecto tambin se reducirn los costos indirectos; por otro lado, los costos directos se incrementan cada vez que se reduce el tiempo de ejecucin del proyecto con respecto a la planeacin original.

TIEMPOLa estimacin del tiempo forma parte del proceso de Gestin del Tiempo de la Administracin de Proyectos. La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestin del Tiempo del Proyecto incluyen lo siguiente: Definicin de las Actividades: identifica las actividades especficas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma. Estimacin de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma. Estimacin de la Duracin de las Actividades: estima la cantidad de perodos laborables que sern necesarios para completar cada actividad del cronograma. Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la duracin de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.Por qu se realiza?La naturaleza especial de los proyectos comoactividades complejas y discontinuaslleva aparejada la necesidad de establecersistemas especiales y adaptados para poderlos gestionar y dirigir adecuadamente.No se trata de aplicar mtodos totalmente diferentes o contrarios de los que se emplean en el resto de actividades de una empresa. Las funciones de direccin del proyecto son bsicamente las mismas que competen a los directivos del resto de las actividades: planificacin, organizacin, toma de decisiones, direccin del equipo humano, control de resultados.Sin embargo, todo ese conjunto de tareas de direccin ha de estar concebido y estructurado de una forma adaptada a la naturaleza de las actividades discontinuas, condicin indispensable para tener xito en la Direccin de proyectos.

Cules son sus objetivos?

El objetivo fundamental de la Gestin del tiempo del Proyecto "es concluir el proyecto a tiempo, logrando el alcance del proyecto, en tiempo, costes y calidad requerida por el cliente, sin rebasar los riesgos inherentes del proyecto".

COSTOS La estimacin de costos de una actividad es una evaluacin cuantitativa de los costes probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto. Este tipo de estimacin puede presentarse en forma de resumen o en detalle.

Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costos de la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnologa de la informacin, y categoras especiales como una asignacin por inflacin o una reserva para contingencias de costo. ESTIMACIN DE COSTOS La estimacin de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximacin de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Al hacer la aproximacin de los costos, el estimador debe considerar las posibles causas de variacin, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se expresan en unidades monetarias (dlares, euros, yen, etc.) para facilitar las comparaciones tanto dentro como entre los proyectos. La exactitud de la estimacin de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Entradas 1. Factores Ambientales de la Empresa 2. Activos de los Procesos de la Organizacin 3. Enunciado del Alcance del Proyecto 4. Estructura de Desglose del Trabajo 5. Diccionario de la EDT 6. Plan de Gestin del Proyecto 7. Plan de gestin del cronograma. 8. Plan de gestin de personal. 9. Registro de riesgos. Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) es una estructura exhaustiva, jerrquica y descendente formada por los entregables y las tareas necesarias para desarrollar un proyecto. La EDT es una herramienta muy comn y crtica en la gestin de proyectos. El propsito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerrquica permite una fcil identificacin de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificacin del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o ms entradas de la EDT. Una EDT es una simple y organizada presentacin del trabajo requerido para completar el proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentacin de este trabajo. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto (Inicio, Planificacin, Ejecucin, Control y Cierre), mostrando cada fase como un elemento del nivel ms alto. Otra forma organizarla es teniendo en cuenta las responsabilidades funcionales. Algo importante de recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no su plan de ejecucin. Mientras la organizacin estructura jerrquicamente a las personas para desarrollar el trabajo, la EDT estructura jerrquicamente los productos a ser producidos y en los cuales las personas trabajarn. Maneras de construir una EDT De arriba hacia abajo: 1. Inicie con el objetivo del Proyecto 2. Desagregue en partes 3. Determine los Hitos de cada parte 4. Identifique las actividades necesarias para obtener los resultados 5. Para fases tempranas del proyecto De abajo hacia arriba: 1. Defina un listado de actividades detalladas 2. Agrupe por: Entregables Destrezas Cronologa 3. Usualmente trabajo de grupo Propsito de la EDT Entregar una base para la estimacin de los recursos del proyecto: ? Subcontratos ? Proveedores y sus productos ? Servicios ? Cualquier otro recurso identificable Un ejemplo de una EDT muy sencillo de una ED para pintar una habitacin: Preparar materiales o Comprar pintura o Comprar una escalera o Comprar brochas y rodillos o Comprar removedor de papel tapiz Preparar la habitacin o Quitar el papel tapiz viejo o Quitar la decoracin desmontable o Cubrir el piso con papel peridico viejo o Cubrir los switches de luz con cinta o Cubrir los muebles con sbanas Pintar la habitacin Limpiar la habitacin o Desechar o guardar la pintura sobrante o Limpiar las brochas y rodillos o Desechar los peridicos o Quitar las sbanasHerramientas y Tcnicas 1. Estimacin por Analoga 2. Determinacin de Tarifas de Costos de Recursos 3. Estimacin Ascendente : estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel ms bajo de detalle. 4. Estimacin Paramtrica tcnica que utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables 5. Software de Gestin de Proyectos las hojas de clculo computarizadas, y las herramientas de simulacin y estadsticas. 6. Anlisis de Propuestas para Licitaciones: 7. Anlisis de Reserva : Las reservas para contingencias son costos estimados que se utilizarn a discrecin del director del proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Estos eventos son incgnitas conocidas, y forman parte del alcance del proyecto y de las lneas base de costo. 8. Costo de la Calidad: puede utilizarse para preparar la estimacin de costos de las actividades del cronograma. Salidas 1. Estimaciones de Costos de las Actividades 2. Informacin de Respaldo de la Estimacin de Costos de las Actividades 3. Cambios Solicitados 4. Plan de Gestin de Costos - Actualizaciones PRESUPUESTO DE COSTOS El presupuesto de costes implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una lnea base de costo total, a fin de medir el rendimiento del proyecto. Entradas 1. Enunciado del Alcance del Proyecto 2. Estructura de Desglose del Trabajo: proporciona la relacin entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto 3. Diccionario de la EDT 4. Estimaciones de Costos de las Actividades : 5. Informacin de Respaldo de la Estimacin de Costos de las Actividades 6. Cronograma del Proyecto 7. Calendarios de Recursos 8. Contrato 9. Plan de Gestin de Costes Herramientas y Tcnicas 1. Suma de Costes 2. Anlisis de Reserva: establece las reservas para contingencias, que son asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios. 3. Estimacin Paramtrica : implica el uso de caractersticas (parmetros) del proyecto dentro de un modelo matemtico para predecir los costes totales del proyecto. 4. Conciliacin del Lmite de la Financiacin: La conciliacin requerir que se ajuste el cronograma de trabajo para allanar o regular dichos gastos, lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas para algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT en el cronograma del proyecto. Salidas 1. Lnea Base de Costo: es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste en el proyecto. 2. Requisitos para la Financiacin del Proyecto: Los requisitos de financiacin, totales y peridicos, se derivan de la lnea base de coste y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos. 3. Plan de Gestin de Costes (Actualizaciones) 4. Cambios Solicitados CONTROL DE COSTOS El control de costes del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y forma parte del Control Integrado de Cambios

Entradas 1. Lnea Base de Coste 2. Requisitos para la Financiacin del Proyecto 3. Informes de Rendimiento 4. Informacin sobre el Rendimiento del Trabajo 5. Solicitudes de Cambio Aprobadas 6. Plan de Gestin del Proyecto

Herramientas y Tcnicas 1. Sistema de Control de Cambios del Coste : documentado en el plan de gestin de costes, define los procedimientos por los cuales la lnea base de coste puede ser modificada. Incluye los formularios, la documentacin, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios. 2. Anlisis de Medicin del Rendimiento 3. Proyecciones 4. Revisiones del Rendimiento del Proyecto: comparan el rendimiento del coste a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que sobrepasan o son inferiores al presupuesto, los hitos vencidos y los alcanzados. 5. Software de Gestin de Proyectos : las hojas de clculo computarizadas, se usa a menudo para supervisar el PV frente al AC, y para predecir los efectos de los cambios o las variaciones. 6. Gestin de Variacin

Salidas 1. Estimaciones de Costes (Actualizaciones) 2. Lnea Base de Coste (Actualizaciones): 3. Mediciones del Rendimiento 4. Conclusin Proyectada 5. Cambios Solicitados 6. Acciones Correctivas Recomendadas 7. Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones) 8. Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones)

CURVA DE COSTOSLa duracin de cada actividad del proyecto depende de los recursos asignados para su ejecucin y dichos recursos, de distinta naturaleza, pueden homogeneizarse a su vez en funcin de su coste expresado en unidades monetarias. Lgicamente, variando los recursos utilizados, es decir el coste de cada actividad, podemos tambin variar su duracin. Si se establecen una grfica en la que en el eje de ordenadas se represente el coste y en el de abscisas el tiempo, se puede dibujar una curva tipo que represente las relaciones coste-tiempo para cualquier actividad. Siempre existir una duracin, un tiempo normal para la ejecucin de cada actividad, al que corresponder tambin su coste normal. Estos dos valores vendrn establecidos por la buena prctica y las experiencias anteriores, en las que habitualmente se han asignado unos recursos con un coste determinado, coste normal para ejecutar la actividad en un tiempo, tambin normal, dentro de los hbitos profesionales de los expertos vinculados a estos trabajos. Evidentemente, a este coste normal se habr llegado experimentalmente por ser el mnimo necesario para realizar esa actividad en un tiempo normal. Si el plazo se alarga, los costes tambin suelen aumentar, sin provecho para nadie; ocasionalmente los alargamientos de tiempo pueden no suponer encarecimiento, sino nicamente una mayor duracin, con el mismo coste. Lo que siempre es posible es disminuir los plazos de ejecucin de una actividad incrementando el coste, en razn de los mayores recursos que ser necesario utilizar para la aceleracin de su ejecucin. Sin embargo este proceso no puede ser indefinido y a partir de un tiempo mnimo denominado lmite, correspondiente a la mnima duracin de la actividad acelerada, no se consigue reducir ste por mucho que se incrementen los recursos aplicados y su coste correspondiente. De esta forma se va definiendo una curva tpica, como la representada en Figura 15 con un mnimo correspondiente al coste normal y una asntota paralela al eje de ordenadas.

Figura 15. Curva de costes: pendiente de costes

OPTIMIZACIN DE TIEMPOS Y COSTES

Si se quiere reducir el tiempo de ejecucin, a pesar de incidir en un mayor coste, se puede actuar sobre las actividades del camino crtico, pasando stas de sus tiempos normales (TN) a los tiempos lmites (TL), con la consiguiente reduccin del tiempo del proyecto. Esta reduccin deber afectar tambin a otras actividades, que en caso contrario pasaran a ser crticas. Por el contrario, puede haber actividades no crticas, susceptibles de ser realizadas en tiempos ms largos costes menores. Estos alargamientos son posibles y convenientes para un menor coste del proyecto. La reduccin de tiempos de todas las actividades del proyecto llevar, desde luego, a una solucin de tiempo mnimo, pero no con el menor de los costes posibles, sino con el mayor (CM), tal y como se representa en la Figura 16 mediante la curva NM.

Figura 16. Optimizacin de tiempos y costes Para evitar esto ser necesario reducir los tiempos slo de aquellas actividades no crticas, y que pueden entrar en esa situacin, al reducirse la duracin de las actividades del camino crtico. Esto significa moverse a lo largo de la recta ML, tratando de buscar el punto L, reduciendo los mrgenes libres de las actividades no crticas. La curva NL es el lugar geomtrico de las soluciones ptimas, entendiendo por tales las de menor coste para un tiempo dado. NC sera la curva obtenida recortando solamente los tiempos e incrementando los costes de las actividades en el camino crtico. Incluso sera posible moverse a lo largo de NL, buscando la mejor alternativa. Desgraciadamente esto es inaplicable cuando las curvas coste-tiempo son complejas y el programa incluye cientos de actividades. La seleccin de las actividades que es conveniente reducir para conseguir unas duraciones mnimas al menor coste, es fcil en casos sencillos, pero no as en los complejos En cualquier caso una buena comprensin del conjunto del proyecto, unida a un conocimiento prctico de situaciones similares, puede ser de gran ayuda en este trabajo de optimizacin.

CURVA DE COSTES TOTALES

Al hablar del coste de las distintas actividades de un proyecto, se ha hecho referencia siempre a los costes directos, CD=f (t), ligados directamente con las propias actividades. Sin embargo el proyecto implica habitualmente otros gastos distintos, como son los gastos generales de su organizacin, costes financiero (internos), posibles penalizaciones, etc. En ocasiones estos costes indirectos se incrementan al incluir en ellos la posible prdida de mercado, por no poder acceder a l a tiempo, e incluso el propio beneficio perdido por ese retraso. Los costes indirectos estn tambin en funcin del tiempo y aumentan con l. En el caso ms simple la representacin de CI= (t) sera una recta. El coste total, CT, del proyecto sera CT=CD+CI=f (t)+ (t). La suma de ambas curvas daran la curva del coste total, cuyo mnimo CM, sera el coste total mnimo del proyecto para una duracin TM, tal y como aparece en la Figura 17. Este sera realmente el punto que en la mayora de los casos interesara conseguir.

Figura 17. Curva de costes totales

Curva de Costos de una actividad La curva de Costos de una actividad es , usualmente, un segmento de recta de pendiente negativa, cuyos puntos de control son el Punto Normal N ( duracion normal, costo minimo) y Punto de Rotura C (duracion minima o de rotura , costo de rotura). La pendiente de esta recta se denomina Pendiente de Costos de la actividad.

Otras formas posibles de la curva de costos de una actividad

Curva 1: Curva de Costos IndirectosCurva 2: Curva de Costos Directos MinimosCurva 3: Curva de Costo Total = Cotos directos + Costos indirectosPunto B( DM,CM) : Corresponde al programa de menor costo posible para la duracion minima del proyectoPunto A ( DN,CN):Corresponde al programa en el cual todas las actividades del proyecto se realizan en su duracion normal.Punto M (DOPT,CTM): Corresponde al programa de menor costo total del proyecto

Obtencion de la Curva de Costos Directos de un ProyectoLa Curva de Costos Directos de un proyecto se obtiene, partiendo del punto A, a traves de ciclos sucesivos de reduccion de una o varias actividades criticas, seleccionadas en orden creciente de sus pendientes de costos.La amplitud de cada ciclo de reduccion viene dada por la consideracion de dos factores:1. La capacidad de reduccion de la(s) actividad(es) que se han seleccionado para reducir, y2. La posibilidad de reduccion de estas actividades sin modificar las inter-relaciones existentes al iniciar el ciclo ( Limite de inter-accion )Curva de Inversion (Curva S )Un instrumento muy usado para de control de avance de una obra es la Curva de Inversion del proyecto , la cual es la representacion grafica de la relacion costo acumulado-tiempo de dicho proyecto, y que, por su forma de letra S alargada, se conoce tambien como Curva S.

EL CONTROL DEL PROYECTO LA NECESIDAD DE CONTROL EN EL PROYECTO Sin una buena planificacin es muy difcil poder ejecutar con xito un proyecto, pero realizar una buena planificacin no garantiza la consecucin exitosa del proyecto, ya que las cosas nunca suceden como se haban programado. Las desviaciones que se producen durante la ejecucin del proyecto respecto a la planificacin inicial son un hecho inevitable, y se pueden deber a numerosos motivos, como por ejemplo: La aparicin de un nuevo proyecto dentro de la empresa, que obliga a repartir recursos y a cambiar prioridades en los proyectos ya existentes. La ausencia de recursos que haban sido planificados anteriormente. Enfermedad del delineante, quiebra del suministrador coreano de casquillos, etc. Cambio de prioridades en las actividades en curso, debido por ejemplo a modificaciones del alcance o a problemas tcnicos. Deficiencias en las estimaciones iniciales. Especialmente en las ltimas fases del proyecto, donde la lejana en el tiempo de la fecha de estimacin, hace que sta no pueda ser lo precisa que debiera. Situacin social y econmica nacional e internacional. El cambio del dlar, el precio del barril de petrleo, los tipos de inters, los conflictos sociales, las guerras, las huelgas, etc. Incidencia de fenmenos de la naturaleza como viento, lluvia, nieve, etc. Que las desviaciones sean inevitables, no significa que no tengan solucin. Al perseguir el xito del proyecto se deber controlar el desarrollo del mismo durante su ejecucin, para poder detectar a tiempo las desviaciones que se produzcan y as poder tomar las acciones correctoras necesarias para solventarlas o al menos aliviarlas.

EL CONTROL DE PLAZOS

El plazo de un proyecto es una de las variables ms importantes a controlar dentro del proyecto, ya que suele ser una de las restricciones del mismo y adems, porque las desviaciones en plazo suelen tener consecuencias en coste y en la propia coordinacin del proyecto. Hay que tener en cuenta, que los retrasos en la realizacin del proyecto pueden llevar consigo repercusiones econmicas, como es el caso de los intereses bancarios si se han pedido prstamos para realizar la inversin, as como el beneficio que no se genera si se retrasa la aparicin de los primeros ingresos del mismo. Figura 24. Sistema de control en el proyectoComo se muestra en la Figura 24, todo sistema de control se caracteriza por la recogida de informacin sobre el trabajo realizado sobre el terreno, su comparacin con lo previsto y en caso de que se produzcan desviaciones analizar las causas y, si corresponde, tomar las medidas oportunas para que esto no suceda El control de plazos se suele representar mediante la comparacin en paralelo del diagrama de Gantt planificado, frente al diagrama de Gantt que verdaderamente se ha llevado a cabo y la replanificacin de lo que queda del proyecto como se muestra en la Figura 25. En cada fecha de control adems de analizar la situacin real del proyecto, se debe proceder a la estimacin de la duracin de las tareas que quedan por realizar. A medida que avanza el proyecto se tendr ms informacin acerca del mismo, por lo que se podrn realizar mejores estimaciones de plazo que cuando se realiz la planificacin inicial.

Figura 25. Control de plazos

CONTROL DE COSTESEl control de costes es uno de los principales procesos de la direccin de proyectos, ya que el no superar el presupuesto es una de las restricciones del proyecto. Este control, est muy relacionado con el control de calidad del mismo, ya que para afrontar un pago a un suministrador o subcontratista, previamente se debe realizar un control para comprobar que la calidad del suministro o del trabajo se corresponde con lo que se haba especificado. El control de costes del proyecto incluye: Influenciar sobre los factores que provocan cambios en la base de costes. Asegurarse que los cambios en la base de costes estn debidamente aprobados. Actualizar debidamente todos esos cambios en la base de costes. Prevenir que cambios incorrectos, inapropiados o no actualizados sean incluidos en la base de costes. Informar de los cambios autorizados a las entidades involucradas en el proyecto que se consideren oportunas. Monitorizar la evolucin de los costes respecto a la base de costes para detectar y entender las variaciones. Asegurarse que los sobrecostos no exceden los fondos autorizados para un periodo y para el total del proyecto. Actuar para mantener dentro de unos lmites aceptables los sobrecostos esperados. El control de costes del proyecto se puede plasmar de diferentes maneras, pero normalmente consiste en un registro en el que para cada actividad se compara lo presupuestado (base de costes), con lo contratado y lo gastado o invertido a la fecha en que se realiza el control. Lo contratado significa que se ha adquirido un compromiso de pago, aunque este todava no se ha efectuado, y lo invertido es lo que verdaderamente est ya pagado. Un ejemplo de este tipo de control podra ser el de la Tabla 6.Tabla 6. Ejemplo de tabla de control de costes (valores )

CONCLUSIONESLa administracin de proyectos constituye una poderosa herramienta que permite incrementar sustancialmente el xito en el desarrollo del proyecto y, por tanto, en la consecucin de los objetivos planteados. Dos elementos fundamentales en la administracin de proyectos estn asociados con la planeacin de tiempos y costos; cada uno de estos recursos requiere de la aplicacin de metodologas de administracin que permitan optimizar su uso y maximizar sus beneficios. Frecuentemente es comn escuchar acerca de la importancia que tiene la formulacin y la evaluacin de los proyectos; sin embargo, la fase relacionada con la administracin de proyectos es igualmente relevante ya que permitir establecer mecanismos de control que garanticen el cumplimiento, en tiempo y forma, de los planes y programas elaborados. Finalmente, se recomienda el uso de herramientas tecnolgicas en la administracin de proyectos ya que stas proveen de mejores condiciones para establecer mecanismos de monitoreo y control.

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