A T E K - P C

Preparado Para: Ing. Dhaby eugenio xiloj CurruchicheCreeado Por:

Gaby GeraldineCesar Yac

Jessica MuñozMario Barrios

Fecha: 11/10/2012Propuesta #: 1

Contenido

1) Objetivos1.1General 21.2Especifico 2

2) Capacitación 3

3) A quienes capacitar 4

4) Utilización de ITIL 11

5) Conclusiones 15

6) Recomendaciones 16

7) Anexos 17

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Objetivos

General:

Integrar de una manera eficaz, eficiente y productiva la idea del nuevo departamento de gestión de proyectos.

Específicos:

Gestionar el departamento, medir los beneficios que tiene éste departamento.

Determinar el nivel de gestión de proyectos que resulte eficiente. Calcular la cantidad en porcentaje de ayuda que necesiten los proyectos. Mejora de todos los proyectos que se generen, los que estén en marcha,

y generar nuevas ideas.

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Área de RRHH

Capacitar el personal es lo primero

Los software han ganado su espacio en AteckPC. Una persona que no pueda operar fluidamente estas tecnologías (IT) pierde oportunidades de obtener información en tiempo real y de acceder a redes de comunicación. En un entono empresarial, esta dificultad acarrea perder información y dinámica vital para los negocios.Por lo que como grupos de asesores proponemos una capacitación para que todos se alineen a la implementación del PMO. Para que éste pueda funcionar de manera eficaz y productiva y pueda dar beneficios a AteckPC.

Barreras por parte del personal ante las tecnologías.

El temor a un cambio en la forma de trabajar los proyectos en AteckPC ha sido un verdadero reto para Strider, éstas situaciones son algunos de los obstáculos que se presentan cuando se comienza a incorporar soluciones tecnológicas y se empiezan a implementar dentro de las organizaciones este tipo de cambios.Es preciso, en este ambiente laboral tecnológico que nos rodea, tener las herramientas básicas para su uso. Necesitamos conocerlas, ser hábiles al operarlas y mantener una actitud proactiva al trabajar con ellas como una solución aliada en nuestras tareas diarias.

Soluciones para enfrentar el reto.

El entrenamiento en competencias digitales es necesario en la incorporación de un nuevo empleado durante su proceso de inducción o al cambiar a un nuevo software de gestión. Él cual es el caso en gestión de AteckPC, se debe de organizar y planificar un plan de capacitación. Para que todo el personal de AteckPC conozca la idea, y la compre la idea para que puedan trabajar en línea con la estrategia del nuevo departamento.Reformular las competencias de nuestros empleados que trabajan hace tiempo en la compañía es clave, ya que es preciso darle confianza y brindarle toda la educación y el conocimiento para lograr una buena adaptación a la misma.

Para facilitar la incorporación de las nuevas TIC es imprescindible considerar los procesos cognitivos que se crean a partir de encontrarse en un entorno digital, que es diferente al habitual entorno “analógico” donde se trabaja o aprende.Evitan tareas repetitivas eliminando márgenes de error. Aceleran los tiempos de procesos permitiendo resultados anticipados de nuestros objetivos, nos

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permiten centralizar y compartir la información desde y hacia cualquier lugar del mundo.También con las TI, se puede invertir tiempo en tareas creativas para encontrar opciones nuevas que mejoren las empresas, entre muchas otras ventajas.Brindar una capacitación integral sobre la nueva herramienta, sus aplicaciones, las similitudes y ventajas que tiene sobre la operatoria anterior les sirve a los empresarios para anticiparse a los nuevos escenarios que trae la sociedad actual.Transforman los mercados y la vida de todos.En este sentido, disminuir la brecha digital es llegar más allá del aprendizaje y en definitiva, es lograr la evolución de un hombre nuevo. La tecnología no lo es todo, es una herramienta que ayuda a la optimización de los procesos facilitando la vida de las personas, pero por si sola es inútil, no puede crear nuevos negocios o construir obras, sin embargo, si es utilizada por manos expertas puede transformar el mercado y la vida de todos.Sin embargo es dinámica, cambia día a día, por lo que a veces puede ser complicado entender los nuevos términos y procesos que se originan en la misma.

A quién se va a capacitar

Para ello se evalúa como están los puestos, y debe de ir alineado con la estrategia. Primordialmente se realiza un análisis de a quienes se les va a capacitar.

Es necesario que todos estén capacitados al cambio, ya que es un nuevo departamento que va a ir integrado dentro de la empresa global, por lo que debe de ser aceptado y atendiendo como está ya en los objetivos que tiene el director de tecnología.

La capacitación debe de ir enfocada a:

Gerentes internos de cada unidad y departamento de AteckPC. A gerentes y/o expertos dentro de la unidad del departamento.

Esto va ir en forma jerárquica para que todos conozcan la estrategia y el nuevo departamento.

Manejo de resistencia al cambio

En AteckPC y para PMO el objetivo debe de ser crear experiencias de trabajo que mantengan comprometidos y motivados a los trabajadores y trabajadoras en un clima de reconocimiento y respeto mutuo.

Por lo tanto es necesario que se posea una estrategia de comunicación efectiva dentro de AteckPC y mayor enfoque en PMO. Esto implica que todas las partes involucradas en el cambio deben de estar enteradas de los cambios propuestos

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además también se les deben de exponer los beneficios que serán percibidos para poder cambiar la percepción de temor o renuencia tanto de los líderes de las unidades como el personal que las integra.

La comunicación efectiva permitirá realizar procesos de resolución de puntos divergentes mediante esfuerzos máximos de dialogo que permitan obtener información sobre las posturas de las diferentes unidades y llegar a la construcción de acuerdos, que permitan mejorar las condiciones de trabajo y dar espacios adecuados para progresar en las condiciones de vida de los trabajadores.

Cuándo se realizará la capacitación

Para éste plan se realizó un diagrama GANTT el cual determina las fechas acordadas para realizar tal capacitación. (ANEXO 1)

Es necesario mencionar que debe de ser lo antes posible para que se logren los objetivos de integración de todos lo departamentos a PMO y pueda funcionar de una manera correcta.

Se deberá de presentar la idea y el nuevo departamento a todos, luego se reunirá a los gerentes de cada área o departamento, a una junta directiva, la cual allí se plantea toda la idea, para que ellos se alineen a los objetivos y misión de éste departamento PMO.

Sobre qué se les va a capacitar

Se va a capacitar primeramente a los miembros del pmo, debido a que ellos, a pesar de su conocimiento, no tienen concimientos sobre la industria de las pc, sobre la organización de AtekPc y sobre algunas herramientas de software que estan disponibles como microsoft project. Por lo tanto estos temas son los que se consideran importantes para la capcitacion.

Cómo:

Por medio de la implementacion de un curso de microsoft project, y la implementacion de videotutoriales que se describiran a continuacion.

Implementacion de Curso de Microsoft Project

Se implementara un curso en linea proporcionado por el Instituto Internacional para el Aprendizaje(IIL), implementando un curso intermedio Orange belt, Diseñado para profesionales con un poco de experiencia en el uso de MS Project que quieren mejorar sus habilidades en la administración de proyectos.

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Acerca del Programa

Este curso proporciona el conocimiento y habilidades para elaborar, mantener y controlar planes de proyecto bien diseñados y preparar para el examen Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS).

Aprenderá a:

▪ Crear una planificación bien hecha▪ Asignar recursos a tareas▪ Entender los tipos de tareas y la fórmula de planificación▪ Analizar la utilización de recursos▪ Realizar el seguimiento del proceso▪ Personalizar y dar formato a las vistas de Microsoft® Project▪ Crear informes del proyecto y analizar los datos de proyectos, recursos y tareas▪ Gestionar múltiples proyectos

Contenido del curso

Módulo 1: Comenzar Con Microsoft® Project 2007▪ Entender la naturaleza de los proyectos▪ Descubrir Office Project 2007▪ Entender los tipos de archivos de Project 2007▪ Navegar por el interfaz de Project 2007▪ Obtener ayuda y guía▪ Configurar opcionesMódulo 2: Crear Y Definir Proyectos• Crear y guardar proyectos• Definir propiedades y opciones• Crear y organizar la lista de tareas• Importar datos• Modificar y aplicar calendarios• Establecer opciones de planificaciónMódulo 3: Trabajar Con Estimaciones Y Dependencias• Incluir estimaciones de tareas• Utilizar un análisis PERT para estimar la duración de tareas• Vincular y desvincular tareas utilizando la vista de Gráfico de Gant• Vincular y desvincular tareas utilizando la vista de Diagrama de Red• Añadir tiempo de acción o retrasos a una tarea vinculadaMódulo 4: Trabajar Con Fechas Límite, Restricciones y Calendarios De Tareas• Introducir fechas límite, restricciones y calendarios de tareas• Crear y modificar fechas límite, restricciones y calendarios de tareas• Identificar tareas críticas• Trabajar con conductores de tareasMódulo 5: Trabajar Con Recursos• Introducir recursos, asignaciones y presupuestos• Agregar recursos a la hoja de recursos• Crear y modificar asignaciones de recursos• Introducir presupuestos del proyectoMódulo 6: Entender los Tipos de Tareas y Fórmulas de Planificación

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• Introducir los tipos de tareas y fórmulas de Planificación• Modificar variables y comportamientos previsibles• Aplicar tipos de tareas para obtener comportamientos PrevisiblesMódulo 7: Adaptar Y Dar Formato• Dar formato a los elementos de pantalla• Crear y modificar plantillas, calendarios, campos, tablas, fórmulas, filtros, grupos

y personalizar vistas.Módulo 8: Analizar La Utilización De Recursos• Introducir conceptos de utilización de recursos• Ver la asignación, ubicación y utilización de recursos• Gestionar la disponibilidad de recursos• Optimizar y nivelar la asignación de recursosModulo 9: Seguimiento Del Progreso• Trabajar con líneas base• Introducir actualizaciones de duración, trabajo y coste• Descubrir varianzas• Resolución de problemas y reajustarse a la planificaciónMódulo 10: Crear Informes• Seleccionar, editar y crear informes básicos• Crear notas y dibujos• Configurar impresión y opciones de página• Configurar opciones para corregir problemas de impresión• Exportar datos de informes• Crear y modificar informes visualesModulo 11: Gestionar Múltiples Proyectos• Introducir la gestión de múltiples proyectos• Crear vistas consolidadas y proyectos maestros• Crear vínculos entre proyectos• Calcular rutas críticas sencillas o múltiples• Guardar y abrir proyectos múltiples• Compartir recursos y analizar la utilización de los mismos entre múltiples

proyectos.

Planificacion

El curso estara impartido por medio de la web, con profesorado en linea, con una duracion de 6 sesiones de 3 horas, implementado para cada gerente de cada departamento dentro de Atek Pc.

Costo

El costo de el curso, tiene un valor de 1250 Dolares, por Persona, y se implementara en cada uno de os departamentos, asi como al Director del PMO formando un total de:

Costo Total = 1250 * 10 = 12,500 Dolares.

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Implementacion de Videotutoriales en el Sistema de Ayuda

Se Implementaran tutoriales interactivos, con informacion de cada uno de los sistemas de cada departamento, esto debido a que luego de las capacitaciones al PMO, estos aun no tienen todos los conceptos claros, y servirá como material de apoyo de las capacitaciones que se impartirán a los miembros del PMO.

Ventajas:

Permitirán la retroalimentación con el usuario principal del sistema. Menos tiempo perdido en el aprendizaje. Incentiva el AutoAprendizaje. Minimizar la dificultad de aprendizaje. Es un material de apoyo para los miembros del PMO.

Desventajas

La Implementacion de los tutoriales requiere de una inversion financiera. Probablemente el contenido no sea aceptado por todos los miembros del

departamento, y la idea no funcione.

Como se Implementara

El tutorial, se va a implementar con la informacion de cada uno de los departamentos, de forma individual, debido a que el contenido en cada uno de los videotutoriales, es distinto, y el trabajo se multiplica en cada departamento que tenga la organizacion, Recopilando asi la Informacion Para ayudar a el PMO a realizar bien su trabajo.

Costo del Proyecto

El costo de los tutoriales, esta definido en la parte de abajo, la cual esta dada por medio de la herramienta de puntos de funcion (Ver Anexo 1), en la cual evaluamos el precio estimado de la implementacion de los tutoriales, como un sistema de videotutoriales, el precio es generalizado incluyendo a todos los departamentos.

Costo del Proyecto= 1597.68 Dólares

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Cómo se mide la aceptación de los empleados

Las acciones sistemáticas que AteckPC realiza comprometida con los distintos ámbitos o componentes de la Responsabilidad Social Empresarial deben ser medibles y dar lugar a su difusión con el ánimo de divulgar los buenos ejemplos y las mejores prácticas.

Por lo mismo, es esencial que la medición del desempeño se haga de la manera más confiable, finalmente se trata de la utilización de los recursos de la empresa con una visión de sustentabilidad. Por lo mismo, la medición del desempeño de la empresa en forma de reporte debe contener los indicadores cuantitativos y cualitativos que evidencien la generación de valor agregado a las diferentes partes interesadas.

Herramientas a utilizar:1. Medición del rendimiento laboral (utilizando Work Meter)2. Matriz de acciones de RSE con valor agregado

WORK METERCreada por el emprendedor español, Joan Pons, quien fue el creador de la útil aplicación. Ésta misma posibilita medir el tiempo de trabajo perdido y así incrementar la productividad de los empleados hasta en un 50%.

El software que han dado en llamar WorkMeter, funciona desde el ordenador del empleado midiendo y controlando su actividad en la pantalla. Igualmente, aseguran que respeta la privacidad del personal ya que si bien posibilita saber si éste entra en Facebook, por cuánto tiempo o permite conocer cuánto dedica una persona a leer un correo electrónico, no registra lo que dice el email o la actividad que hizo dentro de la red social.

La herramienta se adapta al perfil que tiene la empresa y le asegura al empresario un “escaneo” del rendimiento de cada empleado. Pons considera que esto es útil tanto para la empresa como para el trabajador.

A la empresa le da la posibilidad de medir el rendimiento de su personal y comparar el de unos con el de otros. A los trabajadores, por su parte, les posibilita también saber lo que dan para poder replantear su actitud.

“Muchas personas pierden el tiempo no por mala fe o despreocupación, sino por el simple hecho de no ser consciente de ello”, señala Pons.

La explosión de las redes sociales, de internet y del correo electrónico, pueden debilitar el rendimiento de una persona en el ámbito laboral por lo que las

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empresas velan por impedir posibles distracciones. La productividad depende de muchos factores pero hay tres componentes que son de suma relevancia, aseguran los expertos: las capacidades del empleado, su enfoque y la estrategia de la empresa.

RSE

Una forma de gestión surgida del compromiso personal, moral, consciente y congruente del empresario y de los miembros que integran la empresa basada en una ética social, A fin de cumplir íntegramente con los objetivos internos y externos considerando las expectativas de todos los sectores y grupos de interés involucrados, en lo económico, social, humano y ambiental,- para el desarrollo sustentable de la empresa y de la sociedad, demostrando el respeto a la dignidad de las personas, a las comunidades y al medio ambiente, coadyuvando así a la construcción del bien común con justicia social.

Durante la última década, la Responsabilidad Social Empresarial está llamando la atención de todo tipo de empresarios que han escuchado el término, y que quizás por su competencia tienen un distintivo de RSE, pero que no saben a profundidad qué es ni mucho menos cómo implementarla.El objetivo de este Protocolo de RSE es sugerir una manera muy directa y de fácil aplicación de la Responsabilidad Social Empresarial, lo cual representa la oportunidad de promover una economía respetuosa de la persona humana, donde ésta permanezca como el principal centro de atención para lograr que las empresas sean de verdad altamente productivas y generadoras de valor económico agregado, más justas y más humanas.

Dicho de otro modo, el marco de la RSE es el bien común. Nosotros los empresarios estamos convencidos de que el desarrollo de la sociedad hacia el bien común implica obligadamente la acción responsable de la empresa, por lo que estamos llamados a ser promotores del desarrollo económico y humano tanto en la empresa como en la sociedad. Este requerimiento conlleva un enfoque de cooperación entre todos los que integran la empresa, a fin de mantener el equilibrio en la satisfacción de las expectativas de todos los grupos de interés involucrados, aplicando los valores como una forma de gestión responsable.

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Ventajas de capacitar:

Ayuda a prevenir riesgos de trabajo. Produce actitudes más positivas. Aumenta la rentabilidad de la empresa. Eleva la moral del personal. Mejora el conocimiento de los diferentes puestos y, por lo tanto, el

desempeño. Crea una mejor imagen de la empresa. Facilita que el personal se identifique con la empresa. Mejora la relación jefe-subordinados. Facilita la comprensión de las políticas de la empresa. Proporciona información sobre necesidades futuras de personal a todo

nivel. Ayuda a solucionar problemas. Facilita la promoción de los empleados. Incrementa la productividad y calidad del trabajo. Promueve la comunicación en la organización.

Capacitar a los miembros del PMO como primer paso para darles a conocer la cultura de la organización, seguidamente darles a conocer sobre la industria de las PC, acomodando el PMO dentro de la cultura que actualmente se percibe dentro de la organización hacia los distintos departamentos internos de la empresa, creando un balance entre la cultura de la empresa y la implementación del PMO para no llegar a un conflicto e ir contra la corriente llegando así a caer hacia una situación del resistencia al cambio los administradores de las distintas áreas de la empresa serán los encargados de gestionar y difundir la idea del PMO dentro de sus departamentos integrando a la organización por medio de la información.

UTILIZACION DE ITIL

Las principales razones para la realización de cambios en la infraestructura TI son:

•Solución de errores conocidos.

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•Desarrollo de nuevos servicios.

•Mejora de los servicios existentes.

Teniendo una base de datos de los errores mas comunes que los empleados de los distintos departamentos detecten en los sistemas que utilizan ya sean mejoras a los sistemas existentes o ideas para el desarrollo de nuevos servicios, con esta base de conocimientos de errores podremos tratarla como fundamento para cuando se realicen actualizaciones a los sistemas o el desarrollo de nuevos sistemas y se detecten errores conocidos esto conllevara a una acción ya conocida por parte del departamento de TI que tendrá una solución dentro de la base de conocimientos antes mencionada, tratando de orientar el proyecto de PMO hacia las buenas practicas de implementación de TI ITIL Gestión de Conocimiento (ver anexo 3).

Toda evolución a mejo requiere necesariamente de un cambio.

Plan de estrategia para el PMO liviano Implementado

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COSTOS

Cursos de 21 horas de duración.

Dictado por consultores certificados en ITIL.

El costo del curso es de USD 1,000.00 por persona, el mismo incluye el material del curso.

Experiencia real en proyectos de implantación de ITIL en empresas Multinacionales

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Conclusiones

El PMO agilizara los procesos y las cosas se lograran más rápido y con menos repetición de tareas.

Que toda la compañía cambie su forma de operar y para esto la alta gerencia tiene que lograr un consenso en cuanto al rol que tiene que  el PMO.

 Las áreas funcionales tienen que estar dispuestas a priorizar sus proyectos y tomar decisiones difíciles, como el justificar la necesidad de recursos adicionales

AtekPC es una organización que se creo con la finalidad de que la usaran las personas que realizaban todas sus actividades rápido, y haciendo todo lo necesario para crear y enviar productos.

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Recomendaciones

El sistema PMO liviano es el más conveniente para AtekPC, ya que

este permite la demostración del valor del concepto del PMO mediante pequeñas victorias en el asesoramiento de proyectos puntuales.

Implementar normas iso 20000, para gestionar los servicios en el TI.

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Anexo 1

Diagrama Gantt de la implementación de capacitación.

SemanasActividad 1 2 3 4Reunión de gerentes internos de cada departamento        trasladar idea a niveles jerárquicos de cada departamento        aceptación de la idea, por medio de medición de nivel de desempeño        Análisis de resultados reflejados en ventas        

Anexo 2

Diagrama de Gantt de Implementacion de VideoTutoriales en el PMO

Anexo 2

Herramienta de Puntos de Funcion para costear el proyecto de videotutoriales.

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CALCULO DE PF

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PF = Total * [0.65 + (0.01* 6 SUM(Fi )] =532.56

Costo del Proyecto= PF * CostoPF =532.56*3= 1597.68 Dólares

Anexo 3

Un Sistema de Gestión del Conocimiento del Servicio o SKMS es una herramienta que proporciona funcionalidades de presentación, procesamiento y gestión para interactuar con la Base de Datos de Gestión del Conocimiento del Servicio de la organización IT.

Un SKMS está estructurado de forma estratificada, en varias capas que se articulan en torno a la base de datos donde se almacena la información propiamente dicha:

•Capa de presentación. Es la interfaz que permite buscar, explorar, almacenar, recuperar y actualizar los datos a través de una serie de interfaces específicas para cada proceso interesado: vista de Gestión de la Calidad, vista de Activos y Configuración, etc.

•Capa de procesamiento de conocimiento. Las funciones asociadas a esta capa incluyen el análisis de los datos, la elaboración de informes, la planificación, el modelado de los datos y la monitorización de los cambios a través de paneles de control.

•Capa de Integración de la Información. Es donde está la Base de Datos de Gestión, propiamente dicha, y donde se desarrollan todas las actividades de integración de datos: minería de datos, gestión de metadatos, sincronización, etc.

•Herramientas y fuentes de datos e información. En esta capa es donde se estructura la información

Estructura DIKW

El concepto DIKW (Datos-Información-Conocimiento-Saber) recoge y relaciona las distintas unidades de conocimiento en un proceso lineal que va de menor a mayor. Esta estructura es un reflejo del modo en que la Gestión del Conocimiento procesa y transforma los Datos en Saber, que es lo relevante en la toma de decisiones.

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•Los Datos consisten en mediciones cuantificables y objetivas.

•Al aportar contexto a los datos (contrastando con otras fuentes de datos, interpretándolos, etc.) obtenemos Información.

•El Conocimiento se alcanza al completar la información con las experiencias, ideas y juicios de cada individuo.

•El Saber, por último, radica en tomar las decisiones adecuadas aplicando el conocimiento y el sentido común.

Los Datos, la Información y el Conocimiento pueden ser registrados en bases de datos, y por lo tanto ser consultados y transferidos. El Saber, sin embargo, no puede ser capturado puesto que se refiere a la capacidad individual para hacer juicios válidos y tomar decisiones correctas.