Trabajando con Inventario - DacFlex · DacEasy acredita la cuenta de inventario para los artículos...

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Trabajando con Inventario El inventario es un activo importante en todos los negocios y necesita ser estrechamente monitoriado. Si entra la información del producto como se describe en el capítulo 5, “Configuración” ya debe estar informado de las poderosas funciones de control de Inventario disponibles en DacEasy Contabilidad para Windows. El capítulo 8 le muestra como incrementar niveles de inventario registrando compras desde sus suplidores. El capítulo 9 “Trabajando con clientes” muestra como reduce los niveles de inventario vendiendo productos a sus clientes. Este capítulo explica como ajustar niveles de inventario ensamblando productos y registrando el conteo de inventario Físico. Use el módulo de Ensamble si fabrica productos en su negocio (productos terminados) para productos individuales (componentes) DacEasy ajusta los niveles de inventario de acuerdo a la disminución del valor disponible de cada componente e incrementa el valor disponible de cada producto terminado. En ocasiones, necesita ajustar el inventario contado del sistema para igualar su conteo en el inventario Físico. Los artículos deteriorados, despojados o robados, pueden causar

DacEasy Contabilidad

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discrepancia entre el conteo Físico y el conteo del sistema. Puede hacer un ajuste con el módulo de Inventario Físico y conciliar el inventario del sistema con el conteo físico. Temas de ayuda relacionadas Anexando notas para registros de productos Viendo historial de transacción de producto Reasignando precios

Capitulo 10: Trabajando con Inventario


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Usando el módulo de ensamble Cuando ensamble un producto, DacEasy toma los componentes del inventario y los transfiere para el producto nuevo. Los componentes pueden ser de productos y servicios. Un componente de un producto puede tener su propia lista de componente, además debe permitir el desensamble. Puede desensamblar productos para regresar los componentes al inventario.

Agregando lista de componentes El primer paso para usar el módulo de ensamble es agregar una lista de componentes para cada producto terminado. Una lista de componentes es una lista de cada producto usado para fabricar un producto y la cantidad de componente necesitada para fabricar un producto terminado. Para agregar o editar una lista de componentes

1. Seleccione Productos desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Productos se despliega.

2. Entre el código de producto o pulse Buscar y seleccione

un producto desde la lista que se despliega. 3. Pulse Opciones y seleccione Lista Componentes. El

cuadro de diálogo Entrada de Lista de Componentes se despliega.



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4. Entre cada producto requerido para fabricar un producto ensamblado y el número de unidades requeridas (basado en la fracción de compra). Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Entrada Lista de Componentes para una descripción más detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar para salvar la lista de componentes y

regresar al cuadro de diálogo Editar Productos.

Idea: Seleccione Si en el campo Kit Ensamblado para imprimir la lista de componente en la factura cuando el producto sea vendido.

Temas de ayuda relacionadas

Imprimiendo una factura de materiales

Ajuste global de lista de componentes



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Entrando transacciones de ensamble Después de agregar una lista de componente para un producto terminado, puede ensamblar componentes dentro de un producto terminado usando el módulo de ensamble. Debe tener todas las transacciones posteadas de los módulos de Compras, Facturación, e Inventario Físico antes de entrar una transacción de ensamble. En adición, Control de Costo, Punto de Ventas y Toma de Pedidos deben estar posteados si están en interface con esos programas adicionales. Para entrar una transacción de ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el menú Transacción. El

cuadro de diálogo Entrada de Transacción de Ensamble se despliega.

Nota: Todas las transacciones de Facturas, Compras e Inventario Físico deben ser posteadas antes de entrar una transacción de ensamble. Si recibe un error, debe Postear el módulo especificado antes entrar al módulo de Ensamble.



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2. Presione Enter en el campo Número y DacEasy asigna el

próximo número disponible a la transacción. 3. Complete los campos de información de la transacción. 4. Complete los campos de información del producto.

Seleccione Ensamblar para fabricar el producto. Para anular un producto terminado seleccione Desensamblar.

5. Avance el área de detalle de la transacción. Cada

componente requerido para fabricar un producto terminado se despliega junto con el número de unidades disponibles, necesitado y faltante.

6. Si un número se despliega en el campo Faltante, puede

anular la cantidad escribiendo en el campo Sobrepasa. Cuando una transacción es posteada, DacEasy solo reduce el número de unidades disponible desde las cantidades de los componentes anulados.



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Importante: No desensamble un producto si lo ensambla con un componente anulado. Haciendo esto causa un número incorrecto de unidades para los componentes; DacEasy regresa el número total de unidades para los componentes anulados para el inventario, con respecto al número usado. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Entrada de Transacción de Ensamble para una descripción más detallada de cada campo.

7. Pulse Aceptar para salvar la transacción. Las unidades encargadas para cada componente incrementan para las transacciones de ensamble.

Temas de ayuda relacionadas Editando transacciones de ensamble Borrando transacciones de ensamble



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Detrás de Escena Cuando salve una transacción de Ensamble, DacEasy actualiza los siguientes archivos. DacEasy actualiza el archivo de producto incrementando las

unidades encargadas para los componentes de productos terminados en una transacción de ensamble.

DacEasy actualiza el archivo de producto incrementando las

unidades encargadas para productos terminados en una transacción de desensamble.

Los archivos de Encabezado de Ensamble y de Detalle

incluye la nueva transacción. Puede imprimir el Diario de Ensamble para ver la nueva transacción.



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Verificando transacciones de ensamble Después de ensamblar su producto terminado, imprima el Diario de Ensamble para verificar la exactitud de las entradas antes del posteo. Imprimir el diario antes del posteo se requiere a menos que cambie lo predefinido en el cuadro de diálogo Opciones del Mayor (pulse Mayor desde el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema) Recomendamos imprimir el diario antes de postear. Localizando y corrigiendo entradas erróneas antes de postear es mucho más fácil corregirlas que después de haber posteado. Para imprimir el diario de ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el menú Diario. El cuadro

de diálogo Diario de Ensamble se despliega.

2. Seleccione Diario como el tipo de Reporte.



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3. Complete el campo Fecha. El período relacionado con esa fecha se despliega. Todas las transacciones sin postear dentro del período se imprimen en el diario. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Diario de Ensamble para una descripción más detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo Disposición de Reporte se despliega.

5. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar.

Temas de ayuda relacionadas

Imprimiendo el Listado.



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Posteando Ensamble El proceso de Posteo actualiza el Mayor General cuando incluye un servicio en una transacción de ensamble y actualiza los balances de la cuenta apropiada. En adición, la disponibilidad en dinero y las unidades disponibles de sus componentes y productos terminados son actualizados. No hay reglas de cuando postear; sin embargo, es fácil de localizar errores si postea frecuentemente. Si su negocio tiene un alto volumen de actividad, debe decidir postear diariamente. De lo contrario, solo necesitará postear semanal o mensualmente. Porque el proceso de posteo actualiza el Mayor General, postee antes de imprimir sus reportes para incluir la actividad mas reciente. Para postear un ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el menú Asentar. El cuadro de diálogo Posteo de Ensamble se despliega.



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Idea: Es importante hacer un backup antes de postear. Si no ha hecho un backup, haga uno antes de proceder. Pulse Backup desde el cuadro de diálogo Asentando Ensamble para accesar al cuadro de diálogo Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo para información adicional.

2. Entre la fecha que corresponde al período a postear.

Todas las transacciones sin postear para el período son posteadas.

3. Seleccione No en el campo Borrar Transacciones

Después De Postear para retener las transacciones después de postear.

4. Pulse Aceptar. Cada transacción se despliega según

están siendo posteadas. Cuando el proceso es completado se despliega la ventana Resultados del Posteo.

Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure su ultimo backup, corra Recobrar y Verificar en sus archivos de datos, y entonces repita el proceso de posteo. Refiérase al capítulo 3 “ Empezando” para mas información corriendo utilitarios de archivos.

5. Pulse Continuar para regresar al menú principal.



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Detrás de Escena Cuando postea una transacción de ensamble que incluye servicios, DacEasy realiza la siguiente contabilidad detrás de escena (internamente): DacEasy debita la cuenta de inventario para los artículos

que han sido ensamblados. DacEasy acredita la labor directa especificada en el cuadro de diálogo Cuenta de Interfaces.

DacEasy acredita la cuenta de inventario para los artículos

que han sido desensamblados. DacEasy debita la cuenta labor directa.

Cuando postea transacciones de ensamble, DacEasy actualiza los siguientes archivos: El catálogo de cuentas incluye una nueva cuenta de

balances si esta ensamblando artículos que incluyen servicios. DacEasy actualiza el período y balances corrientes de las cuentas así como las cuentas generales a las cuales reportan. Imprima todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza el Encabezado de Mayor General y los

archivos de Detalle con una transacción sumarizada y posteada. El código de diario para la transacción que postea el Mayor General es AS. Imprima el Listado de Mayor General para ver las transacciones sumarizadas.

DacEasy actualiza el archivo de producto con una reducción

en el inventario de componente y un incremento en el inventario de productos terminados. Las unidades



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encargadas son removidas y el costo de componentes es transferido para el costo de productos terminados. Imprima el Reporte Historial de Productos para ver los cambios en las unidades y dinero disponible.

DacEasy actualiza la transacción de ensamble como

posteada. Imprima el Listado de Ensamble para ver las transacciones posteadas.

DacEasy actualiza el archivo Actividad Detallada de

Producto si el campo Seguir Transacción Histórica de Producto es configurado Si en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema. Vea el historial de producto desde el cuadro de diálogo Editar Productos o imprima el Reporte Detallado de Actividad de Producto.

Tema de ayuda relacionado. Reversando transacciones de ensamble posteadas



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Imprimiendo reportes de ensamble DacEasy incluye los siguientes reportes de ensamble:

Reporte de Ensamble --Imprime todos los productos con una lista de componentes para el producto.

Análisis de Componentes--Lista cada producto incluido en una lista de componentes, el producto incluye la lista de componente y el número de unidades requerida para fabricar el producto.

Para imprimir reportes de ensamble

1. Seleccione Ensamble desde el menú Reportes, y entonces seleccione el reporte para imprimir. Un cuadro de diálogo se despliega para que seleccione el registro a incluir en el reporte.

2. Complete cada campo.

Idea: Pulse Ayuda para una descripción más detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para accesar al cuadro de diálogo

Disposición del Reporte. 4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar

para comenzar a imprimir.



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Usando el Módulo de Inventario Físico Use el módulo de inventario Físico para ajustar las cantidades de inventario en DacEasy Contabilidad para Windows que difiere de la actual cantidad física contada. Las discrepancias típicamente resultan de los daños, robos o errores en la entrada de datos.

Imprimiendo hoja de conteo. Imprima la Hoja De Conteo para ayudarlo a registrar las cantidades de su inventario Físico. Puede imprimir Hojas de Conteo para todos o un rango de productos. Para imprimir hoja de conteo

1. Seleccione Inventario desde el menú Reportes, y entonces seleccione Hoja de Conteo. El cuadro de diálogo Hoja de Contar Producto se despliega.



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2. Seleccione el rango de producto para incluir o acepte lo

predefinido para incluir todos los productos en el reporte.

3. Pulse Aceptar para accesar al cuadro de diálogo de Disposición de Reporte.

4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para

comenzar a imprimir.



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Entrando cuentas de Inventario Físico Antes de entrar ajustes a su inventario, debe postear todas las compras, ventas y transacciones de ensamble. Si además está usando Control de Costo, Toma de Pedido y Punto de Venta y algunos de esos módulos externos que estén integrado con DacEasy Contabilidad, postee todas las transacciones en el módulo externo para actualizar primero el inventario. Después que todas las transacciones sean posteadas, use los siguientes pasos para entrar el inventario Físico. Para entrar una transacción de inventario Físico 1. Seleccione Inventario Físico desde el menú

Transacción. El cuadro de diálogo Inventario Físico se despliega.

Nota: Todas las compras, facturas y transacciones de ensamble deben ser posteadas antes de accesar al cuadro de diálogo Inventario Físico. En adición, es importante que postee Control de Costo, Toma de Pedido, Punto de Venta si están integrados con DacEasy Contabilidad. Si recibe un error, postee el módulo especificado antes de entrar al módulo de inventario Físico.



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2. Entre el código del producto o Pulse Buscar y seleccione

el producto. 3. Entre la cantidad física contada (basada en la fracción de

compra) en el campo contado. Si el producto ya existe en la transacción, un valor se despliega en el campo Contado. Para cambiar la cantidad contada anteriormente, entre la cantidad para sumar o restar la cantidad anterior. La nueva cantidad contada se despliega en el campo Total.

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Inventario Físico para una descripción mas detallada.

4. Pulse Aceptar para salvar la transacción.



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Detrás de Escena Cuando salve una transacción de inventario Físico, DacEasy actualiza el siguiente archivo. El archivo de inventario Físico incluye la nueva transacción. Puede

imprimir el Diario de Inventario Físico para ver la nueva transacción. Temas de ayuda relacionados. Editando transacciones de inventario Físico Borrando transacciones de inventario Físico



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Verificando transacciones de inventario Físico Después de entrar sus inventarios contado, imprima el Diario de Inventario Físico para verificar las entradas antes del posteo. Imprima el diario antes del posteo a menos que cambie lo predefinido en el cuadro de diálogo Opciones del Mayor (pulse Mayores desde el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema). Recomendamos imprimir el diario antes de postear de forma obligatoria. Localizando y corrigiendo errores antes de postear es mucho mas fácil que corregir las entradas después del posteo. Para imprimir el diario de inventario Físico

1. Seleccione Inventario Físico desde el menú Diarios. El cuadro de diálogo Disposición de Reporte se despliega.

2. Seleccione la salida y pulse Aceptar.



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Posteando inventario Físico El proceso de posteo actualiza el Mayor General con la entrada en el módulo de Inventario Físico y actualiza los balances de Inventario y Costo de Mercancía Vendida. Tiene que postear su inventario Físico antes de entrar compras, facturas o transacciones de ensamble. Para postear Inventario Físico

1. Seleccione Inventario Físico desde el menú Asentar. El cuadro de diálogo Asentando Inventario Físico se despliega.

Idea: Es importante hacer un backup antes de postear. Si no ha hecho un backup, haga uno antes de proceder. Pulse Backup desde el cuadro d diálogo Posteo de Ensamble para accesar al cuadro de diálogo Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo para información adicional.

2. Entre la fecha que corresponde al período posteado. Esta fecha es usada para actualizar el Mayor General.



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3. Pulse Aceptar. Cada transacción desplegada está siendo posteada. Cuando el proceso es completado se despliega la ventana Resultados del Posteo.

Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure su ultimo backup, corra Recobrar y Verificar en sus archivos d datos, y entonces repita el proceso de posteo. Refiérase al capítulo 3 “Empezando” para mas información corriendo utilitarios de archivos.

4. Pulse Continuar para regresar al menú principal.

Detrás de Escena Cuando postea una transacción de Inventario Físico, DacEasy realiza la siguiente contabilidad detrás de escena (internamente): DacEasy debita la cuenta de inventario y acredita las

cuentas apropiadas de costo de venta cuando hay es aumento neto en inventario.

DacEasy acredita la cuenta de inventario y debita las

cuentas apropiadas de costo de venta si es una disminución neta en inventario.

Cuando postea transacciones de Inventario Físico, DacEasy actualiza los siguientes archivos: El archivo Catalogo de Cuentas incluye nuevo balances de

cuentas. DacEasy actualiza el período y los balances corrientes de las cuentas así como las cuentas generales a las cuales reportan. Puede imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.



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DacEasy actualiza el archivo de Encabezado de Mayor

General y el de Detalle con una transacción sumarizada. El código de diario para la transacción que postea al Mayor General es IN. Puede imprimir el Listado de Mayor General para ver la transacción sumarizada.

DacEasy actualiza el archivo de producto con un cambio en

la disponibilidad de dinero y unidades de artículos en el ajuste. Puede imprimir el Reporte Historial de Productos para ver los cambios en las unidades y dinero disponible.

DacEasy actualiza mueve la transacción desde el archivo de

Inventario Físico.

Si selecciona Si en el archivo Seguir Historial de Transacción

de Producto en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema. DacEasy actualiza el archivo Detalle de Actividad de Producto para cada articulo entrado en el ajuste. Vea la actividad para cada producto en el cuadro de diálogo Editar Producto para imprimir un Reporte Detallado de Actividad de Producto.



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Entrando Ajustes de Inventario Use la característica de Ajuste de Inventario para transferir artículos de un almacén a otro o ajustar cantidades del inventario en DacEasy sin afectar balances de clientes o suplidores.

Entrar un ajuste de inventario 1. Seleccione Ajuste de Inventario desde el menú

Transacción. La pantalla de Ajuste de Inventario se despliega.

2. Presione Enter en el campo Numero para asignar el

próximo numero disponible. 3. Edite la fecha si es necesario. 4. Seleccione el tipo de transacción. 5. Complete los campos restantes basándose en la

selección en el campo Tipo.



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Incrementar. Si selecciona Incrementar en Tipo, seleccione el producto que esta ajustando en el campo Articulo. Digite el numero de unidades añadidas y la cantidad. Seleccione la cuenta, ésta se actualizará cuando se grabe la transacción.

Decrementar. Si selecciona Decrementar en Tipo, seleccione el producto que esta ajustando en el campo Articulo. Digite el numero de unidades a ser reducidas y seleccione la cuenta, ésta se actualizará cuando se grabe la transacción.

Transferir. Si selecciona Transferir en Tipo, seleccione el producto a transferir en el campo Desde Articulo, y seleccione el producto al que transfiere en el campo Hasta Articulo. Digite el numero de unidades a ser transferidas.

Idea: presione Ayuda desde la pantalla de Ajuste de Inventario para una descripción mas detallada de cada campo.

6. Presione Aceptar para guardar la transacción. DacEasy postea la transacción en línea.

Detrás de Escena.

Cuando guarda una transacción de ajuste de inventario, DacEasy realiza las siguientes operaciones detrás de escena (internamente):

Nota: una transferencia no afecta los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza la cuenta de Inventario en el cuadro de dialogo de Cuentas de Interface. La cuenta es debitada cuando se selecciona como tipo de transacción Incrementar.



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La cuenta es acreditada cuando se selecciona Decrementar en tipo de transacción.

DacEasy actualiza la cuenta especificada en la transacción. La cuenta es acreditada cuando se selecciona Incrementar en tipo de transacción y es debitada cuando se selecciona Decrementar.

Cuando guarda una transacción de ajuste de inventario, DacEasy actualiza los siguientes archivos: Actualiza el detalle de una transacción de producto.

Imprima el Listado de Ajuste de Inventario para ver las transacciones.

El archivo Catalogo de Cuentas incluye nuevo balances de cuentas. DacEasy actualiza el período y los balances corrientes de las cuentas así como las cuentas generales a las cuales reportan. Puede imprimir todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza el archivo de Encabezado de Mayor General y el de Detalle con una transacción sumarizada. El código de diario para la transacción que postea al Mayor General es IA. Puede imprimir el Listado de Mayor General para ver la transacción sumarizada.

Temas de ayuda relacionados. Editando ajustes de inventarios.



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Imprimiendo reportes de inventario DacEasy incluye los siguientes reportes de inventario y servicios:

Listado de Producto — Incluye toda la información en el registro de producto sin información de balance. Listado de Servicio— Lista toda la información de registro de servicio e información histórica. Listado de Precio— Lista los precios de costo y de ventas para cada producto. Puede codificar el costo para asegurarse que sólo las personas autorizadas tengan acceso a esta información. Tabla de Precio— Lista cada tabla de precio y las condiciones que debe conocer para recibir la tabla de precio. Reporte Histórico— Accese a la opción Reporte de Actividad para imprimir un reporte que liste cada producto con balance e información histórica. Detalle de Actividad --- Un rastro de auditoria del movimiento de producto. Lista cada producto y las transacciones que incluye cada producto.

Reporte de Alerta--- Lista cada tope de producto o baja hasta la mínima cantidad especificada para el



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producto, las unidades disponibles y la cantidad para reordenar. Hoja de Conteo-- Lista la información acerca de cada producto, incluyendo la fracción, y un espacio para registrar el número actual de unidades y cualquier nota.

Para imprimir reportes de inventario 1. Seleccione Inventario desde el menú Reportes, y

seleccione el reporte a imprimir. Un cuadro de diálogo se despliega para que seleccione el registro a imprimir.

2. Complete cada campo.

Idea: Pulse Ayuda para una descripción más detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo

Disposición de Reporte. 4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para

comenzar a imprimir. Temas de Ayuda relacionadas Imprimiendo etiquetas.

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