TO ADMINI..[1]

Sistema de Gestin de la Calidad

LNEA TECNOLGICA DEL PROGRAMA: CLIENTE RED DE TECNOLOGIAS DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS FINANCIEROS

INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA DE FORMACION TITULADA CDIGO 521213 DENOMINACIN DEL PROGRAMA: ADMINISTRACIN DOCUMENTAL Lectiva DURACION MAXIMA ESTIMADA DEL APRENDIZAJE EN MESES NIVEL DE FORMACIN 18 meses Prctica 6 meses TECNLOGO El programa Tecnlogo en Administracin Documental, se cre para brindar al sector productivo Terciario o de Servicios en el rea de los Archivos, la posibilidad de incorporar personal con altas calidades laborales y profesionales que contribuyan al desarrollo econmico, social y tecnolgico de su entorno y del pas, as como ofrecer a los aprendices formacin en las tecnologas de la informacin y la comunicacin teniendo en cuenta las necesidades de la Unidad Administrativa o de Informacin, los requerimientos de los clientes; la produccin de informacin, la organizacin, trmite, transferencia y el control documental; reprografa, microfilmacin y digitalizacin documental, para su aplicacin en la funcin archivstica en las empresas pblicas y privadas con el fin de salvaguardar el patrimonio documental y ponerlo al servicio de la comunidad; as como las utilizadas en la generacin de propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional y la direccin del talento humano. Nuestro pas cuenta con una gran demanda de los servicios archivsticos, debido a la normatividad vigente, al fortalecimiento y crecimiento empresarial y por ende documental, tanto a nivel regional como nacional, ocupaciones que dependen de un recurso humano cualificado y calificado, capaz de responder integralmente a la dinmica de los sectores productivos. El SENA es una institucin educativa que ofrece el programa con todos los elementos de formacin profesional, sociales, tecnolgicos y culturales, metodologas de aprendizaje innovadoras, acceso a tecnologas de ltima generacin, 24 meses Total

JUSTIFICACION

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REQUISITOS DE INGRESO

estructurado sobre mtodos ms que contenidos, lo que potencia la formacin de ciudadanos librepensadores, con capacidad crtica, solidarios y emprendedores, a travs del desarrollo de competencias laborales y la Estrategia de Formacin por Proyectos, para garantizar la integralidad de la formacin durante el desarrollo del proceso formativo, que lo acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su misin, innovando permanentemente de acuerdo con las tendencias y cambios tecnolgicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo nacional. Acadmicos: Bachiller Edad mnima: 16 aos Superar prueba de aptitud, motivacin, inters y competencias mnimas de ingreso

COMPETENCIAS A DESARROLLAR: CDIGO 210601011 250601015 DENOMINACIN Procesar la informacin de acuerdo con las necesidades de la organizacin. Prestar el servicio de informacin y consulta a usuarios de acuerdo con sus requerimientos, polticas institucionales, y trminos establecidos en la ley. Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigente. Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la poltica institucional. Organizar archivos de gestin de acuerdo con normatividad vigente y polticas institucionales. Organizar el archivo central de acuerdo con normatividad vigente y polticas institucionales. Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las polticas institucionales. Coordinar las actividades del talento humano asignado, teniendo en cuenta las funciones de la Unidad Administrativa. Administrar tecnologas de informacin como apoyo al sistema integrado de conservacin de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnologa disponible. Controlar los documentos de archivo de acuerdo con

210601001 250601001 250601029 250601028 250601030 210601007

250601012 250601003

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la normatividad vigente y con las necesidades institucionales Promover la interaccin idnea consigo mismo, con 240201500 los dems y con la naturaleza en los contextos laboral y social. 240201501 Comprender textos en ingls en forma escrita y auditiva 240201502 Producir textos en ingls en forma escrita y oral Aplicar en la resolucin de problemas reales del sector RESULTADO DE productivo, los conocimientos, habilidades y destrezas APRENDIZAJE ETAPA pertinentes a las competencias del programa de PRCTICA formacin, asumiendo estrategias y metodologas de autogestin. Asistente de archivstica OCUPACIONES QUE PODRA Supervisor de archivo DESEMPEAR Coordinador archivo PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR El programa requiere de un equipo de instructores tcnicos, conformado por Profesionales formados en alguna de las siguientes reas: - Ciencias de la Informacin y la Documentacin o Archivstica - Administracin de Empresas - Ingeniera Industrial - Psicologa - Ingeniera de Sistemas - Licenciatura en Lingstica - Carreras afines al programa de formacin. REQUISITOS ACADMICOS Alternativa 1. MNIMOS. Ttulo de Tecnlogo o cuatro (4) aos estudios universitarios en: Ciencias de la Informacin y la Documentacin o Archivstica, Administracin de Empresas, Ingeniera Industrial, Psicologa, Ingeniera de Sistemas, Licenciatura en Lingstica o afines. Alternativa 2. Ttulo de Tcnico Profesional o Tres (3) aos estudios universitarios en: Ciencias de la Informacin y la Documentacin o Archivstica, Administracin de Empresas, Ingeniera Industrial, Psicologa, Ingeniera de Sistemas, Licenciatura en Lingstica o afines. Preferiblemente con especializacin en archivstica o afines. EXPERIENCIA LABORAL Y/O ESPECIALIZACIN EN Alternativa 1. Veinticuatro (24) meses de experiencia: de los cuales dieciocho (18) meses estarn relacionados con el

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ejercicio de la profesin u oficio objeto de la formacin profesional y seis (6) meses en labores de docencia. Alternativa 2: Treinta y seis (36) meses de experiencia: de los cuales treinta (30) meses estarn relacionados con el ejercicio de la profesin u oficio objeto de la formacin profesional y seis (6) meses en labores de docencia. Procesar la informacin de acuerdo con las necesidades de la organizacin. Prestar el servicio de informacin y consulta a usuarios de acuerdo con sus requerimientos, polticas institucionales, y trminos establecidos en la ley. Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigente. Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la poltica institucional. Organizar los archivos de gestin de acuerdo con el ciclo vital del documento, la normatividad vigente y las polticas institucionales. Organizar el archivo central de acuerdo con normatividad vigente y polticas institucionales Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las polticas institucionales. Coordinar las actividades del talento humano asignado, teniendo en cuenta las funciones de la Unidad Administrativa. Administrar tecnologas de informacin como apoyo al sistema integrado de conservacin de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnologa disponible. Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades institucionales Formular, ejecutar y evaluar proyectos. Trabajar en equipo Establecer procesos comunicativos asertivos Manejar herramientas informticas asociadas al rea objeto de la formacin Centrada en la construccin de autonoma para garantizar la calidad en el marco de la formacin por competencias, el aprendizaje por proyectos y el uso

COMPETENCIAS MNIMAS.

ESTRATEGIA METODOLOGICA

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de tcnicas didcticas activas que estimulan el pensamiento para la resolucin de problemas simulados y reales; soportada en la utilizacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin, integradas, en ambientes abiertos y pluritecnolgicos, que en todo caso recrean el contexto productivo y vinculan al aprendiz con la realidad cotidiana y el desarrollo de las competencias. Igualmente, debe estimular de manera permanente la autocrtica y la reflexin del aprendiz sobre el quehacer y los resultados de aprendizaje que logra a travs de la vinculacin activa de las cuatro fuentes de informacin para la construccin de conocimiento: El instructor - Tutor El entorno Las TIC El trabajo colaborativo

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CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA VERSION CODIGO DENOMINACION DE LA NCL Procesar la informacin de acuerdo con las 210601011 2 necesidades de la organizacin. DURACIN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL 150 horas APRENDIZAJE (en horas) 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE CODIGO DENOMINACIN Identificar las necesidades del proceso de informacin aplicando a las 21060101101 metodologas de investigacin en la organizacin. Disear instrumentos de investigacin de acuerdo con las necesidades 21060101102 de la organizacin. Aplicar procesos de investigacin en la solucin de problemas que 21060101103 afecten la organizacin. Tabular la informacin recolectada en los instrumentos de investigacin, 21060101104 de acuerdo con las polticas y la metodologa establecida. Presentar informes estadsticos de los resultados obtenidos durante el 21060101105 procesamiento de la informacin. Elaborar programas archivsticos de acuerdo con las polticas 21060101106 institucionales. 3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS La Investigacin Cientfica - Objeto del anlisis de la informacin: Teora de la metodologa de investigacin cientfica, Definicin y Objetivos, Elementos que intervienen en el proceso, Componentes mnimos de un proyecto de investigacin, Diseo de la investigacin y Recursos. Medicin de archivos: Concepto, uso y aplicacin - Instrumentos - Normatividad - Geometra: rea y volumen de figuras geomtricas. Metodologa para la elaboracin de diagnstico: concepto y aplicacin. Tipos de variables: - Cuantitativa, Cualitativa, Discreta y Continua Tipos de Investigacin. - Exploratoria, Descriptiva, Archivistica, Correlacional y Explicativa La idea de Investigacin - Fuentes de ideas - Organizacin de la informacin Corrientes metodolgicas actuales - Corrientes - Procedimiento Inductivo - Procedimiento Deductivo Mtodos de Investigacin:

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- Histrico, Dialctico, Gentico, Comparativo Descripcin y Formulacin del Problema - Criterios; Operacionalizacin, Cronograma (Gantt, Pert) - Marcos Terico y Conceptual - Cmo se construye - Revisin de Literatura, y Fichas bibliogrficas - Normas tcnicas para la presentacin de referencias bibliogrficas Fto. AVA - Fuentes de Informacin - Tipos - Criterios de seleccin y Clasificacin - Tcnicas para la clasificacin y Mtodos para la recoleccin de informacin - Observacin directa, Observacin indirecta - De acuerdo con su origen, De acuerdo con su presentacin, con su Naturaleza, Con su decisin Instrumentos de recoleccin de informacin - Hoja de cotejo, Entrevistas, Cuestionario, encuestas - Control del nmero de formularios distribuidos y recolectados - Escalas (nominal, ordinal, de intervalos, de razn) - Codificacin de la informacin - Metodologa para la revisin de la informacin recolectada - Datos exactos, Datos completos, Datos representativos. Formulacin de Hiptesis - Exploracin del objeto - Mtodos para formular hiptesis - Caractersticas de las hiptesis - Fases de una hiptesis - Clases de hiptesis 1 y 2 Diseo de la Investigacin - Diseo de la fase emprica y Trabajo de campo. Fuentes de informacin - Criterios para seleccionar las fuentes de informacin - Pertinencia y Factibilidad - Clasificacin de la informacin. Tcnicas para clasificacin del material: - Material bueno; Material incorrecto pero corregible, Material incorregible pero desechable. Normas tcnicas vigentes para la presentacin de referencias bibliogrficas y fuentes de informacin consultadas. Anlisis de la informacin recolectada. Conceptos de: - Estadstica y su diferencial - Universo, Poblacin, Muestra - Identificacin de variables, cdigos y codificacin. Tabulacin. - Concepto - Clases: Manual o electrnica. - Tablas de frecuencias

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- Medidas de tendencia central o de concentracin: Media, Mediana, Moda - Medidas de variabilidad o dispersin. Desviacin estndar para datos agrupados. - Anlisis e interpretacin de informacin obtenida a travs de: Tablas, Cuadros, Grficos Norma tcnica vigente para la presentacin de informes administrativos. plan archivstico: concepto, elaboracin y aplicacin. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO Identificar la naturaleza y el propsito de la investigacin. Delimitar y seleccionar el tema de investigacin. Realizar medicin de archivos. Establecer el objetivo y las necesidades de compilacin de la informacin. Emplear los instrumentos para la recoleccin de informacin. Clasificar la informacin compilada. Presentar la informacin compilada incluyendo las fuentes previstas y otras fuentes. Presentar los datos tabulados que concuerden con las fuentes. Interpretar informacin emitiendo los resultados en cifras y conceptos. Emitir los resultados en cifras y conceptos. Elaborar el plan archivstico. 4. CRITERIOS DE EVALUACION Aplica el procedimiento para compilar, tabular la informacin, empleando las fuentes disponibles y de acuerdo con las necesidades de la organizacin. Identifica y aplica los instrumentos para la medicin de los archivos, de acuerdo con los estndares definidos y normatividad vigente. Realiza la medicin de los archivos, de acuerdo con los estndares definidos y normatividad vigente. Identifica y aplica los instrumentos de recoleccin de informacin, para la compilacin de informacin, siguiendo la metodologa de la investigacin. Aplica la metodologa de la investigacin cientfica, para resolver problemas en las organizaciones. Presenta referencias bibliogrficas, aplicando las normas tcnicas vigentes. Revisa la informacin recolectada, teniendo como referentes la exactitud y pertinencia. Organiza la informacin compilada, respondiendo a la investigacin adelantada. Presenta informes de acuerdo con la investigacin desarrollada. Aplica los conceptos de poblacin, muestra, variables de investigacin, en el proceso de investigacin. Interpreta las medidas de tendencia central y las aplica en el anlisis de la informacin. Utiliza las normas tcnicas vigentes para la presentacin de informes, de acuerdo con las caractersticas de la investigacin. Elabora el plan archivstico aplicando la metodologa establecida.

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CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA VERSION CODIGO DENOMINACION DE LA NCL 250601015 1Prestar el servicio de informacin y consulta a usuarios de acuerdo con sus requerimientos, polticas institucionales, y trminos establecidos en la ley.

DURACIN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL 250 horas APRENDIZAJE (en horas) 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE CODIGO DENOMINACIN Proporcionar atencin y servicio al cliente, cara a cara y a travs de los medios tcnicos y tecnolgicos disponibles, aplicando actitudes y valores 25060101501 mediante la comunicacin empresarial, normas de gestin documental, las legales vigentes y las polticas de la organizacin, de acuerdo con los estndares de calidad establecidos. Aplicar los protocolos para el control, prstamo de documentos y 25060101502 suministro de informacin, a clientes internos y externos. Promocionar los servicios archivsticos, utilizando los recursos 25060101503 disponibles y acorde con los requerimientos de la organizacin. Identificar soluciones de atencin y servicio, al cliente interno y externo, 25060101504 mediante la implementacin de la tecnologa disponible, teniendo en cuenta la normatividad vigente, los requerimientos de la organizacin. 3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Empresa. - Concepto - Actividad econmica. - Estructura orgnico-funcional - Principios Corporativos - Cultura Organizacional. Concepto, Misin, Visin y Objetivos Corporativos - Manual de funciones y procedimientos Imagen Personal: Interna y externa Relaciones Interpersonales: Concepto, Elementos y Desarrollo Comportamiento social. Apariencia fsica - Higiene y salud - Vestuario y accesorios - Maquillaje y peinado Protocolo empresarial - Concepto - Precedencias (jerarquas) Etiqueta. Concepto - Etiqueta Social y Etiqueta Empresarial Normas tcnicas de Gestin de la Calidad vigentes para el servicio al cliente: Concepto, fundamentos, trazabilidad del servicio al cliente y mejora continua en los9



procesos de servicio al cliente. Servicio al Cliente. Conceptos e importancia de: - Cliente - Tipos de clientes - Servicio - Estndares del servicio - Tringulos del Servicio: Interno y externo - Momentos de Verdad - Ciclo del Servicio - Estrategias de Atencin Personalizada: Cara a cara. - Valor agregado - Clasificacin de los Clientes. - Manejo de la agenda - Libreta de Calificaciones del cliente. Cdigo de tica del archivista Servicios archivsticos: concepto, clases, normas y procedimientos; uso y aplicacin. - Organizacin - Tecnologa aplicada Control y prstamo de documentos al cliente interno o externo: clases y aplicacin. Herramientas tecnolgicas aplicadas en la prestacin de los servicios archivsticos. Portafolio de servicios archivsticos: concepto, uso y aplicacin. Estrategias de Atencin a travs de diferentes medios tecnolgicos: Telfono, PBX, Internet, Intranet, Correo Electrnico, Fax, Celular, IP, dispositivos mviles, Call Center y aplicativos disponibles. - Comunicaciones Telefnicas. - Normas de Cortesa Telefnica. Elementos de apoyo: Fono-memo, agenda y directorios manuales o electrnicos. - Administracin del Tiempo CRM (Customer Relations Management): Concepto y aplicacin Portafolio de Servicios documentales de la Organizacin: - Concepto - Partes que lo componen. Comunicacin Empresarial. - Concepto - Funciones de la Comunicacin Empresarial - Clasificacin de la Comunicacin Empresarial - Conducto regular Normas internas y externas de la Organizacin Eventos: concepto y clasificacin. - Archivo del evento: conservacin documental, soportes documentales y memorias. Servicios de acceso a la informacin: concepto, clases, usos, aplicacin y normas. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO Aplicar los protocolos e identidad corporativa en la presentacin personal. - Interpretar y aplicar la identidad corporativa, y los principios corporativos - Desarrollar a travs de su comportamiento actitudes que favorezcan las relaciones

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interpersonales y empresariales. Seleccionar vestuario, maquillaje y accesorios que proyecten apariencia y actitud personal acordes con la identidad corporativa. - Identificar la etiqueta y el protocolo institucional - Aplicar la etiqueta y el protocolo institucional Brindar atencin que favorezca las relaciones empresariales con el cliente: - Identificar los tipos de clientes - Diferenciar los momentos de verdad estelares en la atencin y servicio al cliente - Utilizar estrategias que garanticen momentos de verdad estelares. Aplicar los estndares de calidad en la atencin personalizada - Interpretar las normas y los estndares de calidad - Identificar las estrategias de atencin personalizada - Seleccionar la estrategia de atencin personalizada. - Atender los requerimientos de los clientes internos y externos. Suministrar la informacin requerida por el cliente. - Identificar el tipo de informacin que maneja la Organizacin - Interpretar la informacin requerida por el cliente - Aplicar las normas, procesos y polticas de la gestin documental. - Aplicar el cdigo de tica del archivista en la prestacin de servicios archivsticos. Prestar servicio al cliente a travs de los medios tecnolgicos establecidos por la Organizacin. - Identificar los medios establecidos por la Organizacin a travs de los cuales se presta atencin y servicio al cliente. - Emplear los medios establecidos por la Organizacin a travs de los cuales se presta atencin y servicio al cliente. Registrar informacin relacionada con el servicio prestado a los clientes. Interpretar el manual de procesos y procedimientos de la Organizacin, para el servicio al cliente. Elaborar el portafolio de los servicios archivsticos que presta la Organizacin. Prestar los servicios archivsticos a los usuarios. Promocionar el porfolio de servicios archivsticos. Disear estrategias para evaluar la satisfaccin del usuario y no conformidades. Evaluar la calidad de la prestacin del servicio. Medir el nivel de desempeo del servicio. Proponer ajustes y mejoras a la prestacin del servicio. 4. CRITERIOS DE EVALUACION Atiende el pblico y facilita el servicio al cliente, observando el protocolo y los estndares establecidos. Emite los mensajes tanto al cliente interno como al externo, dentro de un proceso de comunicacin efectiva, aplicando las normas de la Organizacin. Identifica los tipos de clientes, de acuerdo con los parmetros establecidos por la Organizacin. Atiende las contingencias en la prestacin del servicio al cliente interno y externo, de acuerdo con protocolos y polticas institucionales. Ofrece la atencin y servicio del cliente segn el portafolio de servicios de la Organizacin. 11



Opera los medios tecnolgicos y aplicativos disponibles en la Organizacin para la atencin y el servicio al cliente interno y externo, de acuerdo con los manuales de seguridad y de usuario. Registra la informacin del servicio prestado a los clientes o usuarios, de acuerdo con las polticas de la Organizacin. Aplica los protocolos y normas establecidas por la empresa para la prestacin de los servicios archivsticos. Evala la satisfaccin del usuario, de acuerdo con las estrategias establecidas por la organizacin. Aplica los indicadores de medicin del desempeo del servicio, de acuerdo con las polticas establecidas.

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CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA VERSION CODIGO DENOMINACION DE LA NCL Producir los documentos que se originen de las 210601001 2 funciones administrativas, siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigente. DURACIN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL 300 horas APRENDIZAJE (en horas) 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE CODIGO DENOMINACIN Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas 21060100101 gramaticales, de semntica y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas vigentes para la elaboracin y presentacin y las normas de gestin de la calidad. Digitar textos utilizando la tecnologa disponible, aplicando las tcnicas de digitacin y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de 21060100102 la velocidad y la precisin de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional. Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnologa disponible, aplicando las tcnicas de digitacin, las normas tcnicas 21060100103 colombianas vigentes para su presentacin, las de la organizacin, las de gestin documental y de la calidad. 3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Gramtica: Normas, concepto, uso, categoras, reglas ortogrficas conceptos de Sigla, Acrnimo y Abreviatura Sintaxis: concepto. - La oracin: Clases de oraciones: Oracin lgica, oracin gramatical. Clases de oraciones gramaticales: simple y compuesta. Conjunciones. Pronombres. - El prrafo. Concepto, estructura del prrafo, clases de prrafos, mtodo de redaccin de prrafos. Redaccin: concepto, tcnicas, normas generales, errores, formas, el texto escrito. Semntica: concepto, estructura semntica del texto, coherencia (conectores), macroestructura, microestructura, anlisis y sntesis de textos. Documentos: concepto, clases, tipos documentales, diplomtica, objetivo de la comunicacin escrita, comunicaciones oficiales o empresariales. Normas Tcnicas Colombianas vigentes para la elaboracin y presentacin de documentos organizacionales: concepto, aplicacin, origen, creacin del documento y alcance. Protocolo. Concepto y clases para la presentacin de documentos organizacionales. Normas de Gestin de la Calidad vigentes: Concepto de calidad en la produccin documental. Vocabulario tcnico: concepto, uso y aplicaciones.

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Puesto de trabajo: Concepto y componentes Papelera. Concepto y clasificacin. Elementos y tiles para el proceso de digitacin y/o transcripcin: concepto, caractersticas y uso. Equipos de digitacin y de transcripcin: Administracin, operacin, mantenimiento preventivo. Manuales de operacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin: interpretacin y uso. Software procesadores de texto: Uso y tutoriales. Hojas de clculo: Uso bsico. Impresoras: uso y configuracin Soportes documentales: - Concepto, Clases, Recursos: Internet, Correo electrnico - Intranet - Software de voz - Lectores digitales - Audfonos, Grabadora - Video Beam - Telepronter Postura corporal: pausas activas, manejo videoterminales, ubicacin del puesto de trabajo, ergonoma. Tcnicas de digitacin: concepto, teclado gua, alcances (superiores, inferiores, horizontales), habilidad y destreza; velocidad y precisin. Transcripcin: Concepto, Textos (textuales y electrnicos), Metodologas, Normas Tcnicas Colombianas vigentes para: Transcripcin textual, Citas textuales, Notas y Pie de pgina Cotejo: Concepto y aplicacin. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO Alistar los tiles, elementos, equipos, materiales de referencia y el sitio para la produccin documental. Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuacin, reglas ortogrficas, el uso de abreviaturas, acrnimos y las normas de redaccin en general, en la construccin de prrafos. - Aplicar las tcnicas de digitacin para el desarrollo de habilidades y destrezas. - Interpretar las normas generales de redaccin. - Identificar las clases de prrafos. - Interpretar las normas gramaticales y de sintaxis. - Interpretar las cualidades de la redaccin. - Desarrollar velocidad y precisin. Redactar documentos organizacionales. - Interpretar las Normas Tcnicas Colombianas vigentes. - Aplicar las Normas Tcnicas Colombianas vigentes. - Utilizar vocabulario tcnico. Transcribir documentos aplicando las tcnicas de digitacin, las Normas Tcnicas Colombianas, las de Gestin de la Calidad e institucionales y la legislacin vigente.

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- Aplicar las Normas Tcnicas Colombianas vigentes. - Elaborar y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales, Circulares, memorandos, actas, informes, mensajes electrnicos; certificados y constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias. - Aplicar las normas de la Organizacin en cuanto al nmero de copias y fecha de emisin de cada documento. Operar los equipos de digitacin. - Interpretar manuales de operacin de los equipos para digitacin. - Asumir la postura ergonmica requerida para el ejercicio de la digitacin durante todo el proceso. - Identificar las diferentes unidades de almacenamiento electrnico - Utilizar Internet e intranet - Mantener el orden y la limpieza tanto del puesto de trabajo como de los equipos. Transcribir textos con exactitud. Aplicar las tcnicas de digitacin para el desarrollo de habilidades y destrezas con todo el teclado. - Aplicar las tcnicas de digitacin para el desarrollo de velocidad y precisin. - Interpretar las normas tcnicas para la transcripcin de textos, de citas textuales, notas y pie de pgina. - Aplicar las normas tcnicas para la transcripcin de textos, de citas textuales, notas y pie de pgina. - Interpretar la solicitud de transcripcin. - Transcribir los textos con fluidez y exactitud. Aplicar las teoras de comparacin y contrastacin. Cotejar la transcripcin con el documento original. - Conservar las fuentes de transcripcin y los documentos digitados. - Interpretar las normas de conservacin para los diferentes soportes documentales. - Aplicar las normas de conservacin para los diferentes soportes documentales. Reproducir los documentos autorizados. - Aplicar el conducto regular. - Identificar la prioridad para la reproduccin de documentos. - Aplicar las normas institucionales Transcribir actos administrativos. Identificar los actos administrativos que se generan en una empresa Revisar que los documentos cumplan con las normas lingsticas y tcnicas de la produccin documental. 4. CRITERIOS DE EVALUACION Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, sintaxis y las de redaccin. Elabora documentos organizacionales, aplicando las tcnicas de digitacin; Normas Tcnicas Colombianas vigentes. Identifica la papelera en cuanto a tamao y calidad para el proceso de digitacin transcripcin, de acuerdo con los estndares internacionales. Digita con precisin y velocidad documentos aplicando las tcnicas de digitacin. Opera los equipos de digitacin de acuerdo con los manuales de usuario y

de las y/o

las

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normas de seguridad. Realiza la limpieza de los equipos para su conservacin de acuerdo con el manual. Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitacin, para el desarrollo de habilidades y destrezas, de acuerdo con las normas de salud ocupacional. Aplica las tcnicas de digitacin, realizando ejercicios con los alcances superiores e inferiores y de integracin con todo el teclado hasta lograr su dominio e incrementando la velocidad y la precisin. Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la gua suministrada. Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las polticas de la organizacin.

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CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA VERSION CODIGO DENOMINACION DE LA NCL Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la 250601001 1 normatividad vigente y con la poltica institucional. DURACIN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL 80 horas APRENDIZAJE (en horas) 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE CODIGO DENOMINACIN Recibir los documentos internos y externos de la empresa, teniendo en 25060100101 cuenta el manual de gestin documental, las normas tcnicas y las de gestin de la calidad; la legislacin vigente y la tecnologa disponible. Despachar los documentos de acuerdo con los requerimientos de las Unidades Administrativas, las politicas de la organizacin, las normas 25060100102 tcnicas, las de gestin de la calidad, la legislacin vigente, y la tecnologa disponible. Controlar el prstamo y trazabilidad de los documentos, aplicando las 25060100103 normas vigentes, las polticas institucionales y la tecnologa disponible. Verificar la aplicacin de las normas tcnicas colombianas, gramaticales, de sintaxis, de poltica institucional, y la legislacin vigente en los 25060100104 documentos producidos, despachados y en los procedimientos de recibo de documentos. 3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Puesto de trabajo: - Concepto - Componentes - tiles, elementos y mobiliario. Herramientas tecnolgicas, manuales o automatizadas, utilizadas tanto para el recibo como para el despacho de documentos. - Computadores - Aplicativo (Software, Workflow, entre otros) - Impresora de matriz de puntos para radicacin de documentos. - Reloj electrnico para radicacin - Internet e Intranet y Correo electrnico - Fax, Escner Conceptos de: - Gestin documental - Manual de Gestin Documental - Documento de archivo - Clases de documentos - Documento electrnico de archivo. - Soportes documentales. - Comunicaciones oficiales. - Correspondencia17



Unidad de correspondencia. Concepto Objetivos Misin Estructura orgnico-funcional de la empresa Estructura de la Unidad de Correspondencia. Funciones Servicios que presta. Legislacin vigente para trmite de documentos. Tablas de retencin documental. Concepto e importancia.y aplicacin. - Agrupaciones documentales Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina Web. Recibo de documentos. Concepto uso y aplicacin Clasificacin de los documentos recibidos: - Correspondencia personal. - Folletos, revistas y publicaciones seriadas - Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas. - Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas. - Comunicaciones recibidas por fax. - Comunicaciones recibidas a travs de correo electrnico. Radicacin. Concepto, uso y aplicacion - Procedimiento, manual o electrnico, para la radicacin de documentos recibidos: Internos y externos. Tcnicas de lectura - Interpretacin, anlisis y sntesis de la informacin - Pautas para resumir. Registro. Concepto, uso y aplicacion - Procedimiento para el registro de documentos recibidos. - Formatos y/o software para el registro de los documentos recibidos. Distribucin. Concepto. Uso y aplicacion - Procedimiento para la distribucin de los documentos recibidos. - Aplicacin de tablas de retencin documental (ubicacin de secciones documentales con sus respectivas series documentales) Conceptos de: Seguridad, Salud ocupacional - Normas de seguridad y salud ocupacional, orientadas al recibo de documentos. - Elementos de proteccin para el desempeo de las funciones. Trmite de documentos. Concepto, uso y aplicacin Normas de gestin de la calidad para el control de registros y trazabilidad de los documentos. Despacho de documentos. Concepto y Procedimiento. - Radicacin de documentos producidos por la Organizacin. - Registro, manual o automatizado, de documentos producidos por la Organizacin. - Plegado de documentos e insercin en el sobre - Despacho de documentos. Equipos y medios tecnolgicos. -

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Canales o medios de despacho de documentos. - Mensajera. Concepto. - Correo tradicional. - Polticas institucionales en cuanto a mensajera interna y externa. Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados. Concepto. Condiciones de ordenacin y conservacin Servicios de consulta. Concepto, uso y aplicacin - Prstamo de documentos (testigo, ficha de afuera para prstamo de documentos). - Recuperacin de la documentacin prestada. Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia. Concepto y procedimiento. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO Alistar elementos, equipos y el puesto de trabajo para el recibo y el despacho de los documentos. Operar equipos y herramientas tecnolgicas, manuales o automatizadas, empleadas para la recepcin y el despacho de documentos. Interpretar el manual de gestin documental y la legislacin vigente en lo relacionado con el recibo y despacho de documentos. Aplicar el manual de gestin documental y la legislacin vigente en lo relacionado con el recibo y despacho de documentos. Interpretar y aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional. Ingresar los documentos para la Empresa. - Identificar los canales o medios de ingreso de los documentos. - Verificar los documentos recibidos para la empresa. Interpretar la estructura orgnico-funcional de la organizacin. Interpretar las tablas de retencin documental. - Aplicar la estructura Orgnico-funcional de la empresa. - Clasificar los documentos que ingresan a la Organizacin para su radicacin. Radicar los documentos que harn parte de la gestin administrativa. - Operar herramientas y equipos tecnolgicos, manuales o automatizados. - Asignar nmero consecutivo, fecha y hora a los documentos recibidos. Registrar los documentos recibidos, manual o electrnicamente. - Elaborar formatos para el registro de documentos recibidos. - Analizar e interpretar la informacin del contenido de los documentos recibidos. - Diligenciar el formato para el registro de documentos recibidos. Distribuir los documentos a las dependencias para su trmite administrativo. - Realizar los controles de entrega de documentos para el trmite administrativo. - Entregar los documentos en las diferentes dependencias. - Enviar los folletos y publicaciones seriadas a las dependencias respectivas. Despachar los documentos producidos por la Organizacin. - Identificar los canales, medios tecnolgicos o empresas de correo para el envo de los documentos producidos por la Organizacin. - Verificar que los documentos producidos por la Organizacin cumplan con las, normas, las tcnicas y las de gestin de la calidad. - Diligenciar los formatos establecidos para el registro y control de documentos producidos para su despacho.

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- Enviar los documentos producidos, a travs de los canales y medios establecidos por la Organizacin. - Distribuir las copias a las respectivas dependencias productoras para su archivo. - Conformar y conservar el Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados. - Controlar el prstamo y la recuperacin de los documentos. Gestionar el seguimiento de respuesta a las comunicaciones oficiales recibidas por las diferentes dependencias. - Control del registro y trazabilidad de los documentos. 4. CRITERIOS DE EVALUACION Utiliza la papelera, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepcin y despacho de documentos de acuerdo con el manual de gestin documental y las polticas de la organizacin. Opera los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de documentos internos y externos de acuerdo con el manual de usuario. Direcciona los documentos radicados de acuerdo con las series establecidas en las Tablas de Retencin Documental y las polticas de la organizacin. Aplica los procedimientos, manuales o automatizados, la normativa vigente para la recepcin de los documentos de acuerdo con el manual de gestin documental y las normas organizacionales. Verifica que los documentos recibidos renan las condiciones para ser radicados de acuerdo con el manual de gestin documental y las normas organizacionales. . Clasifica la documentacin recibida de acuerdo con el manual de gestin documental y las normas organizacionales. Radica los documentos para la Organizacin, internos y externos, utilizando el software, las normas y la legislacin vigente. Analiza e interpreta la informacin contenida en los documentos recibidos, para el respectivo registro aplicando las normas lingsticas. Distribuye los documentos a las dependencias encargadas del trmite, de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental y las polticas de la empresa. Realiza el seguimiento de las comunicaciones recibidas, teniendo en cuenta los registros de radicacin y el manual de gestin documental. Utiliza los elementos de proteccin, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeo de sus funciones. Verifica que los documentos renan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el manual de gestin documental, las normas tcnicas colombianas para la elaboracin y presentacin de documentos y las de gestin de la calidad. Aplica el procedimiento, manual o automatizado, para la radicacin de los documentos por despachar, utilizando la tecnologa disponible. Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestin documental y la tecnologa disponible. Distribuye las copias de los documentos despachados de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental y las normas internas. Conserva las copias (Consecutivo de Correspondencia Despachada) de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la Organizacin y la legislacin20



vigente. Aplica tcnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas tcnicas y las de correo y mensajera. Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trmite, de acuerdo con el manual de gestin documental.

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CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA VERSION CODIGO DENOMINACION DE LA NCL Organizar archivos de gestin de acuerdo con 250601029 2 normatividad vigente y polticas institucionales. DURACIN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL 400 horas APRENDIZAJE (en horas) 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE CODIGO DENOMINACIN Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivsticos, normas de seguridad y salud ocupacional, normas y 25060102901 tcnicas de preservacin y conservacin documental, y la legislacin vigente. Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema 25060102902 establecido por la organizacin, la normatividad vigente, y el sistema de gestin de la calidad. Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de retencin y de 25060102903 valoracin documental, los principios archivsticos, las normas tcnicas y la legislacin vigente. Describir documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas 25060102904 tcnicas, la tecnologa disponible y la poltica institucional, para la posterior recuperacin de la informacin. Aplicar las Tablas de Retencin Documental teniendo en cuenta 25060102905 principios archivsticos, normas institucionales y la legislacin vigente. Preservar y conservar los documentos de archivo, de acuerdo a la 25060102906 normatividad tcnica legal vigente. Preparar y recibir las transferencias documentales primarias de acuerdo 25060102907 con lo establecido en las tablas de retencin documental y cronograma institucional establecido. 3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Antecedentes histricos de los archivos. Introduccin a las ciencias auxiliares de la archivstica: Concepto, Clases y usos. - Paleografa, Diplomtica, Sigilografa, Herldica, Historia, Genealoga, Cronologa, Onomstica, Metrologa, Informtica, Biblioteconoma, y Documentacin Proceso administrativo: concepto y etapas (ciclo PHVA). La Empresa: -Estructura orgnico-funcional, concepto, clases, uso y aplicacin. -Manual de Funciones: interpretacin y aplicacin. -Codificacin de secciones documentales Gestin Documental. Concepto, uso y aplicacin. Manual de Procesos y Procedimientos: interpretacin y aplicacin. Manual de Gestin Documental: interpretacin y aplicacin. Programa de Gestin Documental: Concepto, Procesos (Produccin, Recepcin,

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Distribucin, Trmite, Organizacin, Conservacin y Disposicin Final. Unidades de Informacin: Concepto, clases y servicios. (Centros de Documentacin, Bibliotecas, Museos, Archivos). Archivo: Concepto, clases, caractersticas e importancia. Archivos tcnicos: Concepto, caractersticas, importancia. Tablas de Retencin Documental: concepto, normatividad, uso y aplicacin. Comit de Archivo. Concepto e importancia. Documento de archivo: Concepto, clases, caractersticas y tipologa. Ciclo vital de los documentos: concepto, uso, valores documentales y aplicacin. Normas de seguridad y salud ocupacional en la organizacin documental: concepto y aplicacin. Normas y principios de gestin de la calidad en la organizacin documental: concepto y aplicacin. Clasificacin Documental. - Concepto - Fundamentos y principios archivsticos. - Pasos metodolgicos - Agrupaciones documentales: Fondo, seccin, subseccin, serie, subserie documental. - Conceptos de: - Fondos abiertos, Fondos cerrados y Fondos acumulados - Cuadros de clasificacin Documental. Concepto, elaboracin, uso y aplicacin. Archivos personales. - Concepto - Importancia Soportes documentales - Concepto - Clases Ordenacin Documental: - Principios Archivsticos: Procedencia y Orden original Expediente - Concepto Sistemas de Ordenacin: Concepto, reglas y aplicacin - Alfabtico: - Onomstico - Toponmico - Temtico. - Numrico: - Consecutivo u ordinal - Cronolgico - Mixto Archivar los documentos: - Inspeccionar - Clasificar - Marcar - Distribuir

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- Archivar - Procedimiento de foliacin Descripcin Documental - Concepto - Objetivos - Instrumentos - Nivel de descripcin - Normatividad Vigente - Caractersticas de los documentos: intrnsecas y extrnsecas. Instrumentos de descripcin - Iinventarios: Concepto, uso y aplicacin - ndices Tabla de Valoracin Documental - Concepto - Importancia Conceptos de: - Preservacin de documentos - Conservacin de documentos. - Principales factores de deterioro en los bienes documentales: - Ambientales - Biticos - Desastres - Antropognicos - Primeros auxilios Depsitos de archivo - Definicin, Principios, Condiciones estructurales, Ubicacin, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribucin, Condiciones de seguridad, Instalaciones elctricas, Instalaciones hidrulicas. - Equipos para atencin de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales - Espacios fsicos, Distribucin de muebles, Acceso - Condiciones ambientales y tcnicas: Segn soportes documentales, Ventilacin, Iluminacin, Seguridad, Mantenimiento, Estantera, Caractersticas, Distribucin, Muebles, - Gran formato - Verticales - Otros formatos - Equipos, Manuales, Mecnicos y Electrnicos - Especificaciones tcnicas de las unidades de conservacin. - Cajas, y Carpetas Seguridad de la informacin: - Normas de seguridad - Programa de proteccinTransferencias documentales: Concepto, clases y normas. Procedimiento para las transferencias: Cronograma, inventario, actas de entrega y recibo Preparacin de los documentos de archivo: Limpieza, eliminacin de material metlico, identificacin de material afectado por deterioro, revisin y foliacin, realmacenamiento,

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amarre y embalaje. Organizacin de documentos transferidos: Recepcin, cotejo con el inventario y aplicacin de tablas de retencin, ubicacin topogrfica y actualizacin del inventario documental en el archivo central.

3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO - Interpretar la actividad archivstica a travs del tiempo. - Interpretar el proceso administrativo para la administracin de Unidades de Informacin. - Interpretar la estructura orgnico-funcional de la Organizacin. - Identificar las caractersticas de las Unidades de informacin. - Interpretar los manuales de funciones, de procesos y procedimientos de la Organizacin y los de la Unidad de Informacin. - Identificar funciones, tipologa documental y usuarios de las diferentes unidades de informacin. - Interpretar las tcnicas y herramientas tecnolgicas y administrativas. - Aplicar las tcnicas y herramientas tecnolgicas y administrativas en el quehacer archivstico. - Interpretar la legislacin para la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental. - Interpretar el concepto de inventario, cuadro de clasificacin documental y ciclo vital de los documentos. - Interpretar las directrices para la disposicin final de los documentos. - Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo relacionado con la organizacin documental. - Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional en la organizacin documental. - Interpretar las normas y principios de gestin de la calidad relacionados con la organizacin documental. - Aplicar normas y principios de gestin de la calidad en la organizacin documental. Clasificar los documentos de acuerdo con las funciones y/o procesos de las unidades administrativas de la Organizacin, aplicando la normatividad, principios archivsticos y ciclo vital de los documentos. - Interpretar las normas y principios archivsticos. - Identificar las unidades administrativas y sus funciones. - Identificar las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta la estructura orgnico-funcional: Fondo, seccin, Subseccin, Serie, subserie documental. - Identificar los tipos documentales de cada serie o subserie de la Unidad Administrativa. - Aplicar las normas y principios archivsticos. - Elaborar el cuadro de clasificacin documental. - Identificar los archivos personales. - Controlar la manipulacin de los documentos. - Interpretar y aplicar Tablas de Retencin Documental. Ordenar las unidades documentales de cada serie y subserie, de acuerdo con los procesos establecidos, sistema de Gestin de la Calidad y Normatividad vigente.

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- Relacionar entre s las unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. - Verificar que los tipos documentales correspondan a las series y subseries, de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental. - Conformar series y subseries, segn lo establecen las Tablas de Retencin Documental. - Identificar y aplicar los sistemas de ordenacin, de acuerdo con las necesidades. - Aplicar los principios archivsticos en la ordenacin documental. - Conformar y abrir los expedientes. - Describir unidades de conservacin y almacenamiento - Organizar las series y los tipos documentales de acuerdo con la metodologa. - Archivar los documentos teniendo en cuenta las series y subseries respectivas. - Foliar los tipos documentales archivados en la unidad de conservacin. Aplicar el ciclo vital de los documentos, las normas y la legislacin vigente, en la conformacin de los archivos. - Identificar los documentos que se conservan en cada fase del archivo. Describir los documentos de acuerdo con la normatividad vigente, los niveles de descripcin, sistemas de gestin de calidad y las polticas de la Organizacin. - Interpretar las normas tcnicas, las polticas de la Organizacin y la normativa vigente para la descripcin documental. - Identificar los niveles de descripcin. - Diligenciar instrumentos de descripcin documental. Determinar los depsitos, muebles, equipos y unidades de conservacin de documentos de acuerdo con las normas y legislacin vigente, teniendo en cuenta la proyeccin peridica de transferencias documentales. - Interpretar las normas y la legislacin vigente sobre depsitos, muebles, equipos y unidades de conservacin de documentos. - Proyectar espacios de acuerdo con los procesos de transferencias documentales. - Definir la ubicacin de los depsitos de archivo. - Analizar los aspectos estructurales de capacidad, almacenamiento y distribucin para la conservacin documental. - Identificar las condiciones de seguridad, funcionales, ambientales y tcnicas de los depsitos de archivo. Identificar estanteras, muebles y equipos requeridos en los depsitos de archivo. Aplicar las especificaciones tcnicas de las unidades de conservacin documental. Identificar las normas de seguridad y programas de proteccin de la informacin. - Aplicar el manual de gestin documental, la legislacin vigente y norma de gestin de la calidad en la preservacin y conservacin de los documentos y de la informacin. - Aplicar las polticas de la Organizacin y la legislacin vigente para la preservacin y conservacin documental. - Ejecutar los programas de conservacin preventiva. - Identificar medios y tcnicas para la conservacin y preservacin documental. - Aplicar medios y tcnicas para la conservacin y preservacin documental. - Interpretar y aplicar especificaciones tcnicas de las unidades de conservacin26



documental. - Verificar condiciones de las unidades de conservacin. Recuperar la informacin a travs de los instrumentos de descripcin documental (inventarios e ndices) y utilizacin de las nuevas tecnologas. 4. CRITERIOS DE EVALUACION Identifica y relaciona las ciencias auxiliares de la Archivstica, teniendo en cuenta el aporte que stas le hacen a los archivos. Aplica las etapas del proceso administrativo en cada tarea que realiza, segn el ciclo PHVA. Describe las actividades administrativas de las unidades de informacin, de acuerdo con sus caractersticas. Identifica las diferentes clases de archivos de acuerdo con la misin institucional. Aplica el Cdigo de tica del Archivista. Interpreta las directrices para la disposicin final de los documentos de archivo, segn la TRD. Aplica las Tablas de Retencin Documental y el instructivo, de acuerdo con las normas establecidas y la legislacin vigente. Aplica las normas de gestin de la calidad, de seguridad y salud ocupacional, utilizando los equipos y elementos archivsticos; y de proteccin personal. Aplica los requisitos de la documentacin, segn lo establecido por el sistema de gestin de la calidad. Aplica los principios archivsticos para la clasificacin documental, de acuerdo con la estructura orgnico-funcional, las Tablas de Retencin Documental, las normas y la legislacin vigente. Aplica las agrupaciones documentales de la Organizacin, segn la estructura orgnico funcional de la empresa. Elabora el cuadro de clasificacin documental, de acuerdo con los principios archivsticos. Aplica los principios y sistemas de ordenacin documental de acuerdo con las polticas institucionales y la legislacin vigente. Realiza la conformacin y ordenacin interna del expediente, segn normas vigentes Aplica los conceptos de archivo de gestin, archivo central, archivo histrico, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos. Interpreta el Programa de Gestin Documental, su incidencia en las Organizaciones y los procedimientos de produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta y disposicin final de los documentos. Aplica los principios y procesos archivsticos en la organizacin de la seccin documental: Clasificacin, Ordenacin y Descripcin, teniendo en cuenta la depuracin, foliacin y almacenamiento de la documentacin en buen estado. Aplica el proceso de conservacin documental, teniendo en cuenta los riesgos y niveles de biodeterioro, . Aplica los conceptos de preservacin y conservacin documental, de acuerdo con las normas vigentes. Identifica los factores de deterioro en los bienes documentales, de acuerdo con su

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clasificacin. Selecciona el mobiliario, los equipos, elementos y tiles de archivo, para la conservacin y seguridad de la informacin, de acuerdo con la normatividad vigente.

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CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA VERSION CODIGO DENOMINACION DE LA NCL 250601028 1Organizar el archivo central de acuerdo con normatividad vigente y polticas institucionales

DURACIN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL 400 horas APRENDIZAJE (en horas) 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE CODIGO DENOMINACIN Programar las transferencias documentales de la Organizacin, 25060102801 aplicando la tecnologa disponible, la normatividad vigente, las tcnicas de comunicacin y el trabajo en equipo. Recibir y cotejar los documentos de archivos transferidos o por transferir, teniendo en cuenta las tablas de retencin, tablas de valoracin 25060102802 documental, el cronograma, el inventario documental, las normas tcnicas, la normatividad de la organizacin y la legislacin vigente. Realizar la ubicacin topogrfica de los documentos transferidos, de 25060102803 acuerdo con las normas establecidas. 3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Proceso administrativo: Concepto y aplicacin. Tablas de Retencin Documental: Concepto, uso y aplicacin. Comit de Archivo: Identificacin y funciones Normas y legislacin vigente para la aplicacin en el proceso de transferencias documentales. Conceptos de: Fondo, Fondo Acumulado, Fondo cerrado, Fondo abierto, Fondo donado y Fondo adquirido en custodia Tablas de Valoracin Documental: Concepto y aplicacin. Transferencias Documentales: - Concepto - Principios y normas archivsticas relacionados con el proceso de transferencias documentales. - Fases del Archivo: Gestin, central e histrico - Clases de transferencias: Primarias y Secundarias - Condiciones bsicas para el procedimiento de transferencias documentales - Plan Operativo: Concepto, Polticas institucionales - Funcin administrativa de planeacin y control. Programacin Procedimiento para las transferencias documentales - Cronograma. Concepto y elaboracin - Procedimiento - Actas de entrega y recibo. - Espacio para la recepcin de transferencias documentales. Requisitos Manual de Gestin Documental Preparacin fsica de llos documentos de archivo

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- Limpieza de los documentos de archivo y Eliminacin de material metlico - Identificacin del material afectado por biodeterioro: Revisin y aislamiento - Unidades de conservacin, almacenamiento y realmacenamiento: Cajas, carpetas, amarre y embalaje Organizacin de documentos por transferir Organizacin de documentos transferidos - Tecnologas disponibles para las transferencias: Identificacin y aplicacin. - Fases del Archivo - Ubicacin topogrfica - Actualizacin de inventario documental Concepto y aplicacin de verificacin - Diferencias y aplicacin en las acciones de Revisin y verificacin - La verificacin de inventarios Normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes soportes. Normas, tcnicas archivsticas y legislacin vigente sobre ubicacin, conservacin y almacenamiento de documentos en diferentes soportes. Medios de envo de documentos en diferentes soportes y sus caractersticas - Tipos documentales - Soportes documentales Programa de Transferencias Documentales - Concepto - Metodologa para la elaboracin del programa - Procedimientos para la transferencia de archivos, teniendo en cuenta las normas tcnicas, las Tablas de Retencin Documental, las tablas de valoracin documental, las polticas institucionales y la legislacin vigente. - Partes que conforman el programa - Polticas archivsticas - Polticas institucionales Anlisis de la informacin. Concepto Comunicacin, en los procesos de transferencias documentales - Expresin oral - Manejo del auditorio - Dominio del tema - Elaboracin de presentaciones en multimedia Trabajo en equipo - Concepto - Importancia Normas de seguridad industrial y salud ocupacional: Conceptos, usos y aplicacin. - Equipos y elementos de proteccin personal - Equipos y elementos archivsticos - Riesgos ocupacionales Transferencias electrnicas de documentos: concepto y aplicacin. Plan de contingencia: Concepto, Teora contingencia. Sistema integrado de conservacin preventiva de archivos: concepto e implementacin. Conceptos de:

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- Preservacin de documentos - Conservacin de documentos. Principales factores de deterioro en los bienes documentales: - Ambientales - Biticos - Desastres - Antropognicos Depsitos de archivo - Definicin, Principios, Condiciones estructurales, Ubicacin, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribucin, Condiciones de seguridad, Instalaciones elctricas, Instalaciones hidrulicas. - Equipos para atencin de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales - Espacios fsicos, Distribucin de muebles, Acceso - Condiciones ambientales y tcnicas: Segn soportes documentales, Ventilacin, Iluminacin, Seguridad, Mantenimiento, Estantera, Caractersticas, Distribucin, Muebles, - Gran formato - Verticales - Otros formatos - Equipos, Manuales, Mecnicos y Electrnicos - Especificaciones tcnicas de las unidades de conservacin. - Cajas, y Carpetas Seguridad de la informacin: - Normas de seguridad - Programa de proteccin Manual de gestin documental. Legislacin vigente Normas de Gestin de la Calidad: Concepto y aplicacin. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO Interpretar el procedimiento para realizar transferencias documentales. - Identificar el plan de transferencias documentales. - Aplicar los procesos tcnicos de: Valoracin, seleccin y eliminacin. Aplicar las Tablas de Retencin Documental de la Organizacin, en el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, las normas archivsticas y la legislacin vigente. - Interpretar el manual de gestin documental y la legislacin vigente relacionada con las Tablas de Retencin Documental. - Identificar el Comit de Archivo de la Organizacin Aplicar las Tablas de Valoracin Documental en el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, en una Organizacin. - Interpretar los conceptos de fondos acumulados y Tablas de Valoracin Documental - Identificar los fondos documentales de la Organizacin - Interpretar las normas archivsticas y la legislacin vigente, relacionadas con fondos Acumulados y Tablas de Valoracin Documental. Interpretar el plan operativo y las polticas de la Organizacin en relacin con el

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proceso de transferencias documentales. - Identificar los lineamientos relacionados con las transferencias primarias y secundarias - Aplicar las polticas institucionales relacionadas con las transferencias documentales al Archivo General de la Nacin. Realizar el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias. - Interpretar los principios, normas y tcnicas archivsticas, y la legislacin vigente para la realizacin de las transferencias documentales. - Aplicar los procedimientos para la realizacin de transferencias primarias y secundarias. - Identificar los archivos tcnicos o especializados de la Organizacin. - Verificar las fechas estipuladas en el cronograma de transferencias documentales, de acuerdo con las Tablas de Retencin y de Valoracin Documental. - Interpretar los acuerdos o contratos de donacin o adquisicin documental en la organizacin de los documentos por transferir. - Identificar los espacios asignados tanto para la preparacin y organizacin de la documentacin que se va a transferir, como para el recibo de transferencias. - Realizar el alistamiento fsico de los documentos que se van a transferir. - Organizar los documentos por transferir teniendo en cuenta las unidades de conservacin y de realmacenamiento; el amarre y las normas de embalaje. - Verificar los documentos de cada fase del archivo que van a ser transferidos. - Elaborar el inventario documental de acuerdo con el instructivo - Elaborar actas de entrega y de recibo de transferencias documentales, segn el caso Verificar los documentos transferidos o por transferir con el cronograma, las Tablas de Retencin y de Valoracin Documental, y con el inventario respectivo. Aplicar las normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes soportes - Verificar las especificaciones tcnicas de las cajas para transferencias documentales. - Ubicar fsica y topogrficamente las cajas, libros, tomos y documentos de gran formato. Disponer los documentos recibidos por transferencia, teniendo en cuenta las fases del archivo y la ubicacin topogrfica. - Identificar los depsitos de archivo y las unidades de instalacin para la ubicacin de los documentos transferidos. - Aplicar las normas tcnicas y legislacin vigente para la ubicacin, conservacin y almacenamiento de documentos de acuerdo con el soporte. Proponer un programa de transferencias documentales de una Organizacin - Interpretar las polticas archivsticas e institucionales relacionadas con transferencias documentales. - Aplicar la metodologa para la elaboracin del programa de transferencias documentales y las partes que lo conforman. Divulgar el programa de transferencias documentales e instructivos a los funcionarios de la entidad, para su ejecucin. - Aplicar las tcnicas de comunicacin oral y escrita durante la divulgacin de programas relacionados con los procesos archivsticos. Desarrollar la estrategia de trabajo en equipo, durante la ejecucin del proceso de transferencias documentales. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional durante la realizacin de actividades y procedimientos relacionados con las transferencias documentales.

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- Utilizar los equipos y elementos de proteccin personal requeridos durante la ejecucin del proceso de transferencias documentales. - Operar los equipos y elementos archivsticos requeridos para la ejecucin del proceso de transferencias documentales, desde el alistamiento de los documentos hasta el transporte de los mismos. Utilizar la tecnologa informtica, bases de datos y aplicativos disponibles para la realizacin de las transferencias documentales. - Alimentar las bases de datos utilizadas para el proceso de transferencias documentales. Identificar planes de contingencia relacionados con el proceso de transferencias documentales. - Identificar el objetivo e importancia de un plan de contingencia y los requerimientos para un plan de contingencia. Identificar las normas de gestin de calidad vigentes y aplicables al proceso de transferencias documentales. 4. CRITERIOS DE EVALUACION Aplica principios, normas y tcnicas archivsticas y legislacin vigente para la realizacin de transferencias documentales, primarias y secundarias, de acuerdo con los procedimientos establecidos. Interpreta los conceptos de fondos acumulados, tablas de valoracin documental, de acuerdo con las normas archivsticas y legislacin vigente. Implementa el plan operativo y las polticas de la Organizacin relacionados con el proceso de transferencias documentales. Aplica las Tablas de Retencin y de Valoracin Documental en el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, teniendo en cuenta las condiciones bsicas, la fase del archivo que se va a transferir y el cronograma previsto. Utiliza los espacios destinados para la preparacin y organizacin de los documentos por transferir y los asignados para el recibo de transferencias documentales, teniendo en cuenta sus caractersticas y normas establecidas. Realiza el alistamiento fsico de los documentos que se van a transferir, teniendo en cuenta las Tablas de Retencin y de Valoracin Documental. Organiza los documentos por transferir, utilizando las unidades de conservacin y de realmacenamiento, el amarre y las normas de embalaje. Elabora el inventario documental de acuerdo con el instructivo y actas de entrega y de recibo de transferencias documentales. Verifica los documentos transferidos o por transferir con el cronograma y el inventario, teniendo en cuenta las Tablas de Retencin y de Valoracin Documental. Aplica las normas de embalaje y transporte de documentos, en diferentes soportes. Identifica los depsitos de archivo y las unidades de instalacin para la ubicacin de documentos transferidos. Aplica las normas tcnicas y la legislacin vigente para la ubicacin topogrfica, la conservacin y almacenamiento de documentos recibidos por transferencia, de acuerdo con el soporte. Elabora un programa de transferencias documentales para una organizacin aplicando la metodologa, las polticas archivsticas e institucionales y la normatividad33



vigente. Divulga el programa de transferencias documentales y el instructivo, a los funcionarios de la organizacin, aplicando las tcnicas de comunicacin oral y escrita. Desarrolla mediante el trabajo en equipo las actividades relacionadas con el proceso de transferencias documentales. Utiliza los equipos y elementos de proteccin personal durante el proceso de transferencias documentales, de acuerdo con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional. Opera los equipos y elementos archivsticos requeridos para la realizacin de transferencias documentales, siguiendo los manuales de usuario y tutoriales. Aplica las normas institucionales y la legislacin vigente en la consulta, ingreso y recuperacin de la informacin en las bases de datos utilizadas para el proceso de transferencias documentales. Utiliza el aplicativo disponible para realizar transferencias electrnicas de datos, informacin y documentos, de acuerdo con las normas institucionales y la legislacin vigente.

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CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA VERSION CODIGO DENOMINACION DE LA NCL 250601030 1Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las polticas institucionales.

DURACIN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL 400 horas APRENDIZAJE (en horas) 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE CODIGO DENOMINACIN Recopilar la informacin requerida para planear de la organizacin del 25060103001 fondo acumulado, de acuerdo con las normas establecidas y las politicas documentales de la organizacin. Elaborar cuadros de clasificacin documental teniendo en cuenta las diferentes estructuras organico-funcionales, aplicando los principios 25060103002 archivsticos, normas de seguridad industrial y salud ocupacional, normas y tcnicas de preservacin y conservacin documental, y la legislacin vigente. Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de valoracin 25060103003 documental, los principios archivsticos, las normas tcnicas y la legislacin vigente. Elaborar instrumentos de descripcin documental, teniendo en cuenta 25060103004 las normas tcnicas, la tecnologa disponible y la poltica institucional, para la posterior recuperacin de la informacin. 3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Fondos acumulados: concepto, marco terico, normatividad, organizacin Plan archivstico integral: concepto, elaboracin y aplicacin. Diagnstico integral de archivo: concepto y pautas para su elaboracin - Infraestructura fsica del archivo. - Caractersticas de la Documentacin. - Estado fsico y nivel de la organizacin de la documentacin. - Estado de los depsitos y muebles de archivo. Conservacin preventiva de documentos. - Concepto - Principales factores de deterioro en los bienes documentales: Ambientales, Biticos, Desastres y Antropognicos. - Diagnstico: Tratamiento, alistamiento de insumos y normas. - Primeros auxilios. Sistemas de almacenamiento: - Tipos de soportes - Recoleccin de informacin Proceso de reconstruccin de la historia institucional: concepto, elaboracin y aplicacin. - Compilacin de informacin institucional. - Actos administrativos e historia de la Organizacin.35



Marco terico y normatividad Manuales de funciones Manuales de procesos y procedimientos. Manuales de gestin documental Estructura orgnico-funcional Valoracin documental: concepto y clasificacin. Tablas de valoracin documental - Definicin - Normatividad - Formato - Interpretacin y aplicacin Cuadro de clasificacin documental. - Definicin - Normatividad - Formato - Elaboracin, interpretacin y aplicacin - Metodologa Directrices para la disposicin final de los documentos. - Conservacin total: Concepto, procedimiento, normas, polticas institucionales y aplicacin de tecnologa de conservacin. - Eliminacin: Concepto, procedimiento, actas, normas, polticas institucionales y aplicacin de tecnologa para eliminacin. - Seleccin: Concepto, metodologa, procedimiento, normas, polticas institucionales y aplicacin de tecnologa. - Microfilmacin: Concepto y procedimiento. - Digitalizacin: Concepto y procedimiento. Normas de seguridad y salud ocupacional en la organizacin documental para los fondos acumulados. Normas y principios de gestin de la calidad en la organizacin de fondos acumulados. Procedimiento para la Clasificacin Documental. - Concepto - Fundamentos y principios archivsticos. - Pasos metodolgicos - Agrupaciones documentales: Fondo, seccin, subseccin, serie, subserie documental. - Cuadros de clasificacin Documental. Soportes documentales - Concepto - Clases Proceso de ordenacin - Definicin - Principios archivsticos - Importancia - Sistemas de ordenacin

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- Conformacin de expedientes Foliacin - Concepto - Procedimiento - Normas Polticas institucionales: concepto y clases. Procedimiento para la consulta y prstamo de documentos. - Normas - Instrumentos Descripcin documental. - Concepto - Objetivos - Procedimiento - Normatividad - Nivel de descripcin Elementos de descripcin - rea de identificacin - rea de contexto - rea de contenido y estructura - rea de condiciones de acceso y utilizacin. - rea de documentacin asociada. - rea de notas Instrumentos de descripcin - Inventarios - Guas generales y especficas - Catlogos - ndices - Censos - Tesauro Depsitos de archivo - Definicin, Principios, Condiciones estructurales, Ubicacin, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribucin, Condiciones de seguridad, Instalaciones elctricas, Instalaciones hidrulicas. - Equipos para atencin de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales - Espacios fsicos, Distribucin de muebles, Acceso - Normatividad - Condiciones ambientales y tcnicas: Segn soportes documentales, Ventilacin, Iluminacin, Seguridad, Mantenimiento, Estantera, Caractersticas, Distribucin, Muebles: Gran formato, Verticales, Otros formatos. - Equipos, Manuales, Mecnicos y Electrnicos - Especificaciones tcnicas de las unidades de conservacin. - Cajas y Carpetas Seguridad de la informacin: - Normas de seguridad

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- Programa de proteccin Gestin de la Calidad: Concepto, normas y aplicacin en la organizacin de fondos acumuladosPrograma integral archivstico sostenible: concepto, uso, aplicacin, recomendaciones

3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO Aplicar las Tablas de Retencin Documental, de acuerdo con las normas y la legislacin vigente. - Interpretar la actividad archivstica a travs del tiempo. - Interpretar las Teoras y Escuelas de la Administracin. - Interpretar el proceso administrativo para la administracin de Unidades de Informacin. - Interpretar la estructura orgnico-funcional de la Organizacin. - Identificar la estructura de la Unidad de Informacin. - Interpretar los manuales de funciones, de procesos y procedimientos de la Organizacin y los de la Unidad de Informacin. - Identificar el clima organizacional. - Realizar actividades en equipo de trabajo. - Identificar funciones, tipologa documental y usuarios de las diferentes unidades de informacin. - Identificar las funciones del encargado de Archivo. - Describir el perfil profesional del encargado de Archivo. - Interpretar las tcnicas y herramientas tecnolgicas y administrativas. - Aplicar las tcnicas y herramientas tecnolgicas y administrativas en el quehacer archivstico. - Administrar la Unidad de Informacin. - Investigar sobre la historia de la Organizacin y fuentes documentales. - Analizar e interpretar la informacin recolectada. - Interpretar la legislacin para la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental. - Conformar el Comit de Archivo teniendo en cuenta la normativa vigente. - Interpretar el concepto de inventario, cuadro de clasificacin documental y ciclo vital de los documentos. - Interpretar las directrices para la disposicin final de los documentos. - Presentar las Tablas de Retencin Documental. - Disear el instructivo para la aplicacin de las tablas de retencin documental. - Promulgar el acto administrativo de adopcin e implementacin de las tablas de retencin documental. - Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo relacionado con la organizacin documental. - Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional en la organizacin documental. - Interpretar las normas y principios de gestin de la calidad relacionados con la organizacin documental. - Aplicar normas y principios de gestin de la calidad en la organizacin documental. Clasificar los documentos de acuerdo con las funciones y/o procesos de las unidades

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administrativas de la Organizacin, aplicando la normatividad, principios archivsticos y ciclo vital de los documentos. - Interpretar el concepto de Gestin de la Calidad y los documentos que definen el sistema. - Aplicar los requisitos de la documentacin para el sistema de gestin de la calidad. - Analizar e interpretar informacin. - Interpretar las normas y principios archivsticos. - Identificar las unidades administrativas y sus funciones. - Identificar las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta la estructura orgnico-funcional: Fondo, seccin, Subseccin, Serie, subserie documental. - Identificar los tipos documentales de cada serie o subserie de la Unidad Administrativa. - Aplicar las normas y principios archivsticos. - Elaborar el cuadro de clasificacin documental. - Identificar los archivos personales. - Controlar la manipulacin de los documentos. - Interpretar y aplicar Tablas de Retencin Documental. Ordenar las unidades documentales de cada serie y subserie, de acuerdo con los procesos establecidos, sistema de Gestin de la Calidad y Normatividad vigente. - Disear la metodologa para el desarrollo del proyecto de investigacin. - Elaborar el cronograma para el desarrollo del proyecto. - Relacionar entre s las unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. - Verificar que los tipos documentales correspondan a las series y subseries, de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental. - Conformar series y subseries, segn lo establecen las Tablas de Retencin Documental. - Identificar y aplicar los sistemas de ordenacin, de acuerdo con las necesidades. - Aplicar los principios archivsticos en la ordenacin documental. - Conformar y abrir los expedientes. - Rotular expedientes - Organizar las series y los tipos documentales de acuerdo con la metodologa. - Archivar los documentos teniendo en cuenta las series y subseries respectivas. - Foliar los tipos documentales archivados en la unidad de conservacin. Aplicar el ciclo vital de los documentos, las normas y la legislacin vigente, en la conformacin de los archivos. - Identificar los documentos que se conservan en cada fase del archivo. - Normalizar el acceso a los documentos en cada fase. - Establecer los controles de entrada, salida y acceso de los documentos en cada fase. Describir los documentos de acuerdo con la normatividad vigente, los niveles de descripcin, sistemas de gestin de calidad y las polticas de la Organizacin. - Interpretar las normas tcnicas, las polticas de la Organizacin y la normativa vigente para la descripcin documental. - Analizar la informacin de acuerdo con las normas vigentes. - Identificar e interpretar procesos normalizados, sobre descripcin documental.39



- Identificar los niveles de descripcin. - Definir los niveles de descripcin. - Disear y diligenciar instrumentos de descripcin documental. Organizar fondos acumulados, de acuerdo con las normas, necesidades de la Organizacin y la legislacin vigente. - Interpretar la normatividad para la elaboracin de las tablas de Valoracin Documental. - Investigar sobre la historia de la Organizacin y fuentes documentales. - Consultar e interpretar el manual de procesos y procedimientos; formas o formatos regulados y el manual de funciones. - Interpretar el instructivo para la ejecucin del diagnstico. - Elaborar el diagnstico - Analizar e interpretar los datos relativos al estado de conservacin de la documentacin. - Elaborar la propuesta de las acciones que se deben seguir sobre procesos archivsticos. - Identificar y diligenciar el formato de tablas de valoracin documental, de acuerdo con el instructivo. - Elaborar Tablas de Valoracin Documental. - Aplicar las Tablas de Valoracin Documental. Determinar los depsitos, muebles, equipos y unidades de conservacin de documentos de acuerdo con las normas y legislacin vigente, teniendo en cuenta la proyeccin peridica de transferencias documentales. - Interpretar las normas y la legislacin vigente sobre depsitos, muebles, equipos y unidades de conservacin de documentos. - Proyectar espacios de acuerdo con los procesos de transferencias documentales. - Definir la ubicacin de los depsitos de archivo. - Analizar los aspectos estructurales de capacidad, almacenamiento y distribucin para la conservacin documental. - Identificar las condiciones de seguridad, funcionales, ambientales y tcnicas de los depsitos de archivo. Identificar estanteras, muebles y equipos requeridos en los depsitos de archivo. Aplicar las especificaciones tcnicas de las unidades de conservacin documental. Identificar las normas de seguridad y programas de proteccin de la informacin. - Aplicar el manual de gestin documental, la legislacin vigente y norma de gestin de la calidad en la preservacin y conservacin de los documentos y de la informacin. - Aplicar las polticas de la Organizacin y la legislacin vigente para la preservacin y conservacin documental. - Diagnosticar el estado de conservacin de los archivos. - Programar acciones de conservacin preventiva. - Ejecutar y controlar los programas de conservacin preventiva. - Identificar medios y tcnicas para la conservacin y preservacin documental. - Aplicar medios y tcnicas para la conservacin y preservacin documental. - Interpretar y aplicar especificaciones tcnicas de las unidades de conservacin documental.40



- Verificar condiciones de las unidades de conservacin. Recuperar la informacin a travs de los instrumentos de descripcin documental y utilizacin de las nuevas tecnologas. - Utilizar los instrumentos de descripcin documental y aplicar las nuevas tecnologas para el proceso de bsqueda, recuperacin y reproduccin de la informacin. - Proporcionar documentacin e informacin de acuerdo con las normas y la legislacin vigentes. 4. CRITERIOS DE EVALUACION Identifica y relaciona objetivamente las ciencias auxiliares de la Archivstica, teniendo en cuenta el aporte que stas le hacen a los archivos. Aplica de manera analtica la definicin de Administracin, el pensamiento filosfico de la administracin, los momentos de la Revolucin Industrial y el Pensamiento Administrativo. Aplica de manera responsable las etapas del proceso administrativo. Describe con seguridad las actividades administrativas de las unidades de informacin, de acuerdo con sus caractersticas. Utiliza objetivamente los archivos administrativos de los tcnicos-especializados, de acuerdo con la misin institucional. Aplica de manera crtica el Cdigo de tica del Archivista. Interpreta crticamente las directrices para la disposicin final de los documentos de archivo. Elabora y presenta con responsabilidad las Tablas de Retencin Documental y el instructivo para su aplicacin, de acuerdo con las normas establecidas y la legislacin vigente. Aplica responsablemente la metodologa en la divulgacin y capacitacin sobre Tablas de Retencin Documental y del instructivo para su ejecucin. Aplica responsablemente las normas de gestin de la calidad, de seguridad y salud ocupacional, utilizando los equipos y elementos archivsticos; y de proteccin personal. Aplica rigurosamente los requisitos de la documentacin para el sistema de gestin de la calidad. Aplica metdicamente los principios archivsticos para la clasificacin documental, de acuerdo con la estructura orgnico-funcional, las Tablas de Retencin Documental, las normas y la legislacin vigente. Aplica objetivamente las agrupaciones documentales de la Organizacin y elabora el cuadro de clasificacin documental. Aplica rigurosamente los principios y sistemas de ordenacin documental de acuerdo con las polticas institucionales y la legislacin vigente. Comprende de manera crtica el proceso para la conformacin y ordenacin interna del expediente, tipo libro. Aplica de manera responsable los conceptos de archivo de gestin, archivo central, archivo histrico, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos. Desarrolla objetivamente el Programa de Gestin Documental, su incidencia en las Organizaciones y los procedimientos de produccin, recepcin, distribucin, trmite,

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organizacin, consulta y disposicin final de los documentos. Conforma responsablemente los archivos segn el ciclo vital de los documentos. Elabora, disea y diligencia responsablemente instrumentos de descripcin documental, teniendo en cuenta las normas y la legislacin vigente. Describe de manera cuidadosa el contenido del fondo documental y las unidades de conservacin, utilizando los instrumentos de descripcin documental requeridos, de acuerdo con sus caractersticas y necesidades. Aplica objetivamente el concepto, marco terico y normatividad, sobre fondos acumulados y tablas de valoracin documental. Elabora de manera responsable el plan de trabajo archivstico, de acuerdo con los resultados del diagnstico documental. Aplica de manera responsable los principios y procesos archivsticos en la organizacin del fondo documental: Clasificacin, Ordenacin y Descripcin, teniendo en cuenta la depuracin, foliacin y almacenamiento de la documentacin en buen estado. Aplica responsablemente el proceso de conservacin documental, teniendo en cuenta las Tablas de Retencin y de Valoracin Documental. Aplica de manera crtica los conceptos de preservacin y conservacin documental. Identifica cuidadosamente los factores de deterioro en los bienes documentales. Selecciona con compromiso los depsitos, las condiciones ambientales, el mobiliario, los equipos, elementos y tiles de archivo, para la conservacin y seguridad de la informacin, de acuerdo con la normatividad vigente.

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CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA VERSION CODIGO DENOMINACION DE LA NCL Coordinar las actividades del talento humano 210601007 2 asignado, teniendo en cuenta las funciones de la unidad administrativa. DURACIN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL 100 horas APRENDIZAJE 2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE CODIGO DENOMINACIN Asignar tareas y actividades al personal a su cargo, de acuerdo con las 21060100702 polticas organizacionales. Ejecutar las actividades relacionadas con el talento humano de acuerdo 21060100703 con los requerimientos y las funciones de la unidad administrativa. Verificar la realizacin de las actividades del talento humano de la unidad administrativa que cumpla con los estndares de calidad 21060100704 establecidos por la organizacin, la poltica institucional y la normatividad vigente. 3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Manuales de procesos y procedimientos y de funciones: concep

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