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Unidad de Planificación

Reglamento Especifico del Sistema de Programación de Operaciones 1

TITULO I DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 1O DEFINICIÓN DEL REGLAMENTO ESPECIFICO ...........................................................3 ARTÍCULO 2 O BASE LEGAL DEL RE – SPO...................................................................................3 ARTÍCULO 3 O OBJETIVOS DEL RE - SPO ......................................................................................4 ARTICULO 4 O ALCANCE DEL RE - SPO ........................................................................................4 ARTICULO 5 O PREVISIÓN ..............................................................................................................5 ARTÍCULO 6 O REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTO ...................................................5 ARTICULO 7 O SALVAGUARDA DE DOCUMENTACION…………………………………………….5 ARTICULO 8 ° PRESUPUESTO DEL MINISTERIO DE HACIENDA .......................................................5 ARTICULO 9 O INSTRUCTIVOS Y FORMULARIOS.............................................................................5

CAPÍTULO II

RESPONSABLES, FUNCIONES E INSTANCIAS

ARTÍCULO 10 O RESPONSABLES ......................................................................................................6 ARTÍCULO 11 O FUNCIONES DE LAS ÁREAS Y UNIDADES ORGANIZACIONALES RELACIONADAS CON EL SPO.................................................................................8

TITULO II

SUBSISTEMA DE ELABORACION DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL (POA)

CAPÍTULO I

PROCESO DE ELABORACION DEL POA

ARTÍCULO 12 O PROCESO DE ELABORACIÓN DEL POA .................................................................13 ARTÍCULO 13 O ACTIVIDADES PREPARATORIAS Y ORGANIZATIVAS..............................................13 ARTÍCULO 14 O ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE POA INSTITUCIONAL .............................15 ARTÍCULO 15 O PRESENTACIÓN DEL POA INSTITUCIONAL............................................................15 ARTÍCULO 16 O AJUSTE Y REFORMULACIÓN DEL POA EN EL MARCO DE LOS TECHOS PRESUPUESTARIOS APROBADOS EN EL PGN .........................................................15 ARTÍCULO 17 O APROBACIÓN DEL POA ........................................................................................16 ARTÍCULO 18 O DIFUSIÓN DEL POA..............................................................................................16

CAPÍTULO II

CONTENIDO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL (POA)

ARTÍCULO 19 O CONTENIDO DEL POA ..........................................................................................17 ARTÍCULO 20 O MANDATO LEGAL Y MANDATO SOCIAL ..............................................................17



ARTÍCULO 21 O ANÁLISIS DE SITUACIÓN Y DEL ENTORNO............................................................ 18 ARTÍCULO 22 O FORMULACIÓN DE OBJETIVOS DE GESTIÓN ......................................................... 18 ARTÍCULO 23 O IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS ORGANIZACIONALES ................................................ 19 ARTÍCULO 24 O FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS (IDENTIFICANDO PROGRAMAS) ........................................................................... 19 ARTÍCULO 25 O DETERMINACIÓN DE OPERACIONES ..................................................................... 21 ARTÍCULO 26 O ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE DESEMPEÑO Y SUSTANTIVOS . ............... 21 ARTÍCULO 27 O GASTOS ESTIMADOS POR UNIDAD EJECUTORA, AREA ORGANIZACIONAL Y/O PROGRAMA ….. ......................................................................................... 22 ARTÍCULO 28 O ENLACE ENTRE EL PROGRAMA DE OPERACIONES Y EL PRESUPUESTO ................. 23 ARTÍCULO 29 O ENLACE E INTERRELACIÓN CON OTROS SISTEMAS DE LA LEY 1178 ..................... 23

TITULO III

SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

ARTÍCULO 30 O EL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL POA ..................................... 24 ARTÍCULO 31 O VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LAS OPERACIONES ...................................... 24 ARTÍCULO 32 O EVALUACIÓN DE RESULTADOS ............................................................................ 25 ARTÍCULO 33 O BANCO DE INDICADORES ..................................................................................... 25 ARTÍCULO 34 O REFORMULACIÓN, AJUSTES E INCORPORACIÓN DE ACTIVIDADES EN EL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL .................................................................................... 25 ARTÍCULO 35 O INFORME DE GESTIÓN .......................................................................................... 26 ARTÍCULO 36 O GENERACIÓN Y APLICACIÓN DE MEDIDAS CORRECTIVAS ................................... 26 ARTÍCULO 37 O AUDITORIA DE GESTIÓN...................................................................................... 27

ANEXOS Anexo 1 (Cronograma de Formulación, Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del POA) 28 Anexo 2 Formulario para la elaboración del Diagnostico 30 Anexo 3 (Formularios e Instructivos para la Elaboración del POA) 32 Anexo 4 (Formulario e Instructivo de Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del POA) 45 Anexo 5 Banco de Indicadores de Evaluación 51 Anexo 6 Formularios e Instructivos de reformulación y/o ajuste del POA 52 Anexo 7 (Glosario) 61



TITULO I DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I

ASPECTOS GENERALES

Artículo 1o Definición del Reglamento Especifico El Reglamento Específico del Sistema de Programación de Operaciones (RE-SPO), es el instrumento jurídico-técnico que regula la aplicación del Sistema de Programación de Operaciones (SPO) en el Ministerio de Hacienda, en el marco de lo establecido en el Artículo 27° de la Ley Nº 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales. El RE-SPO, es el conjunto de reglas que establecen procesos, procedimientos, mecanismos de operación, plazos, responsables, definiciones técnicas y administrativas y el marco institucional del proceso de programación de operaciones y su seguimiento y evaluación a la ejecución del Programa de Operaciones Anual (POA) en el Ministerio de Hacienda. El Sistema de Programación de Operaciones, es un conjunto de normas y procesos que en el marco del Plan Nacional de Desarrollo, Planes de Desarrollo Sectoriales y el Plan Estratégico Institucional, establecen la formulación, el seguimiento y evaluación del POA del Ministerio de Hacienda. Comprende a dos subsistemas:

a.- Elaboración del POA, b.- Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del POA.

Artículo 2 o Base Legal del RE – SPO El presente Reglamento Específico, sustenta su base legal en las siguientes disposiciones: − Ley Nº 1178, de 20 de Julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales. − Decreto Supremo Nº 23318-A, del 3 de noviembre de 1992, que aprueba el

Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública y Decreto Supremo Nº 26237 del 29 de junio de 2001 que modifica algunos artículos del citado Reglamento.

− Decreto Supremo Nº 28631, de 8 de marzo de 2006, que aprueba el Reglamento a

La Ley Nº 3351, de 21 de febrero de 2006, de Organización del Poder Ejecutivo.



− Resolución Suprema Nº 216768, de 18 de junio de 1996, que establece las Normas Básicas del Sistema Nacional de Inversión Pública.

− Resolución Suprema Nº 216779, de 26 de julio de 1996, que aprueba las Normas

Básicas del Sistema Nacional de Planificación. − Resolución Suprema Nº 225557 de 1 de diciembre de 2005, que aprueba las Normas

Básicas del Sistema de Programación de Operaciones. Artículo 3 o Objetivos del RE - SPO El objetivo general del RE-SPO es reglamentar y optimizar el funcionamiento del Sistema de Programación del Operaciones. Tiene como objetivos específicos los siguientes: a) Regular los procesos de:

• Elaboración • Seguimiento y evaluación

b) Definir los instrumentos de organización, funcionamiento y control interno basado en

las Normas Básicas del SPO, encaminados a facilitar los logros de objetivos de gestión, tanto institucionales como específicos.

c) Estandarizar la información del POA a través de instructivos y formularios, que

permitan su consolidación. d) Constituir la base racional e imprescindible de sustentación del POA-Presupuesto. e) Posibilitar la interrelación operativa del SPO con los otros sistemas regulados por la

Ley Nº 1178. Articulo 4 o Alcance del RE - SPO El presente reglamento es de uso y aplicación obligatoria para todas las áreas y unidades organizacionales del Ministerio de Hacienda, debiendo ser cumplido estrictamente por todos y cada uno de los servidores públicos sin distinción de jerarquía. Las entidades bajo tuición, dada su Autonomía de Gestión Administrativa, deben formular su POA y regirse según su propio Reglamento Especifico, debiendo éste ser elaborado y/o ajustado en el marco de las Normas Básicas del SPO aprobadas.



Articulo 5 o Previsión En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretación del Reglamento Especifico del Sistema de Programación de Operaciones, estas serán solucionadas conforme los alcances y previsiones de las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones, aprobadas por Resolución Suprema Nº 225557 de 1 de diciembre de 2005. Artículo 6 o Revisión y Actualización del Reglamento La Unidad de Planificación (UPLA) con dependencia directa del Ministro de Hacienda, revisará por lo menos una vez al año y de ser necesario actualizará el Reglamento Específico, de acuerdo a la experiencia de su aplicación, la dinámica administrativa y/o mejora continua cuando nuevas disposiciones de carácter legal sean emitidas por el Órgano Rector del Sistema de Programación de Operaciones (Viceministerio de Presupuesto y Contaduría). Todo ajuste y/o actualización deberá ser aprobado mediante Resolución Ministerial. Articulo 7 o Salvaguarda de Documentación La Unidad de Planificación (UPLA), será la responsable de archivar y custodiar la información correspondiente a la implementación del Sistema de Programación de Operaciones (Programas Operativos Anuales, Informes de seguimiento y Evaluación y otros que sean generados, producto de la implementación del Sistema.) Articulo 8 o Presupuesto del Ministerio de Hacienda La aprobación del Presupuesto del Ministerio estará sujeta a la articulación POA-Presupuesto, vinculando los objetivos de gestión institucionales y/o específicos con las categorías programáticas del Presupuesto, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 21 de las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones aprobadas por Resolución Suprema Nº 225557 de 1 de diciembre de 2005. La asignación de recursos financieros por la DGAA a través de la Unidad Financiera, se efectuará en función de la demanda de recursos físicos establecidos en el Programa de Operaciones, el mismo que a su vez, tomará en cuenta los limites financieros máximos (techos presupuestarios) asignados a cada categoría programática y a los responsables de lograr los resultados de los objetivos específicos. Articulo 9 o Instructivos y Formularios Para la elaboración de los POA’s y seguimiento y evaluación a la ejecución de estos, los ejecutivos y/o funcionarios responsables de las áreas organizacionales y unidades organizacionales, deberán utilizar las herramientas anexadas al presente Reglamento



Especifico que se describen a continuación y los cuales son reflejo y reportes del SISPLAP. El SISPLAP, es una herramienta informática diseñada para la implementación del Sistema de Programación de Operaciones en el Ministerio de Hacienda. a) Anexo Nº 1 Cronograma de formulación, seguimiento y evaluación a la ejecución

del POA Anexo Nº 2 Formulario elaboración Diagnostico b) Anexo Nº 3 Formularios e instructivos para la elaboración del POA:

− Form. Nº 1:Enlace de Políticas del PND con el Plan Sectorial y/o Objetivos

Estratégicos, Objetivos de Gestión y Programas Presupuestarios del Ministerio de Hacienda

− Form. Nº 2:Enlace Objetivos Específicos, Operaciones y Presupuesto − Form. Nº 3:Determinación de Recursos Humanos − Form. Nº 4:Gastos estimados por partida

c) Anexo Nº 4 Formulario e instructivo único de seguimiento y evaluación a la

Ejecución del POA:

− Form. Nº 5: Seguimiento y evaluación a la ejecución del POA

d) Anexo Nº 5 Banco de Indicadores de Evaluación e) Anexo Nº 6 (Reformulación y/o ajuste del POA) Formulario e instructivo de Incorporación de Medidas Correctivas ó Actividades no Programadas

− Form. Nº 6: Solicitud de incorporación de medidas correctivas y actividades

no programadas

CAPÍTULO II

RESPONSABLES, FUNCIONES E INSTANCIAS Artículo 10 o Responsables Los responsables e instancias que participan en el proceso de programación, seguimiento y evaluación a la ejecución del POA, se detallan a continuación:



Responsables Instancias

Ministro de Hacienda Viceministros, Directores Generales, Jefes de Unidad Funcionarios en general

Áreas Organizacionales, Unidades Organizacionales

Las autoridades y funcionarios responsables de los procesos de implantación, funcionamiento, formulación, revisión, aprobación, seguimiento y evaluación a la ejecución del POA son los siguientes: a) Responsable de la Implantación del SPO

− Ministro de Hacienda.

b) Responsables del Funcionamiento del SPO

− Todos los servidores públicos del Ministerio de Hacienda,

independientemente del nivel jerárquico al que pertenecen. c) Responsables en la Formulación del POA

En la formulación de los Objetivos de Gestión (Institucionales)


En la formulación de Objetivos Específicos, la responsabilidad es compartida entre:

− El Ministro que los aprueba; y

− Los Viceministros (Objetivos específicos sustantivos), Director General de

Asuntos Administrativos, Director General de Asuntos Jurídicos, Jefe de Auditoria Interna, Jefe Unidad de Planificación, Jefe de la Red de Análisis Fiscal, Asesor de Comunicación y Asesor de Gabinete que los formulan (Objetivos específicos en el ámbito de sus competencias).

Son responsables de la formulación de las operaciones:

− Directores Generales de los Viceministerios.

− Jefes de Unidad en el caso de la Dirección General de Asuntos Administrativos,

Dirección General de Asuntos Jurídicos, Unidad de Auditoria Interna, Unidad de



Planificación, Red de Análisis Fiscal, Asesoría de Comunicación Social y Asesor de Gabinete.

d) Responsables de la Ejecución del POA

− Funcionarios del Ministerio de Hacienda sin excepción. e) Responsable de la Revisión y Aprobación del POA


f) Responsables del Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del POA

− Ministro − Viceministros − Directores Generales − Jefes de Unidad − Asesores de Comunicación y Gabinete

g) Responsables por la generación de medidas correctivas y ajustes al POA

− Viceministros − Directores Generales − Jefes de Unidad − Asesores de Comunicación y Gabinete

h) SISPLAP

− La Unidad de Planificación y la Dirección General de Asuntos Administrativos a través de Sistemas de Información, en forma coordinada, son los responsables de realizar una mejora continua en la herramienta informática (SISPLAP), la cual debe permitir evaluar la gestión por resultados.

Artículo 11 o Funciones de las Áreas y Unidades Organizacionales Relacionadas

con el SPO Las instancias involucradas directamente con los procesos de formulación, seguimiento y evaluación a la ejecución del POA, tienen las siguientes funciones: Dirección General de Asuntos Administrativos (DGAA) a) Supervisar la elaboración de la Programación Anual de Contrataciones (PAC) de

Bienes y Servicios en base al Programa de Operaciones Anual, revisando y



validando el reporte emitido por el SISPLAP. b) Coordinar, a través de la Unidad Financiera, con las áreas organizacionales la

elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Institucional, con base en el POA (reportado por el SISPLAP) y directrices de formulación presupuestaria fijadas por el Órgano Rector.

c) Supervisar la elaboración y ejecución del Presupuesto en función del POA del

Ministerio, de acuerdo a las Normas Básicas de los sistemas respectivos y reglamentaciones que emita el Órgano Rector.

Unidad Financiera a) Utilizar el POA como instrumento de trabajo cotidiano de consulta para que el Vo Bo

a la ejecución presupuestaria tenga un respaldo en los resultados que se han planificado.

b) Formalizar a través de la DGAA, la comunicación de los techos presupuestarios por

grupos de gasto a las áreas y unidades organizacionales en base a ejecución histórica, con el objetivo de iniciar el proceso de formulación del POA.

c) Introducir en el SISPLAP los techos presupuestarios a fin de que las áreas y

unidades organizacionales inicien el proceso de formulación del POA correspondiente, así como la elaboración de las memorias de cálculo respectivas, desagregados por programas, proyectos y actividad, área y/o unidad organizacional u otra modalidad vigente, una vez promulgada la Ley Financial, para fines de reformulación del POA en caso necesario.

d) Gestionar ante la Dirección General de Programación Financiera del Ministerio de

Hacienda, la asignación oportuna de los recursos financieros necesarios para la ejecución del POA.

e) Formular el presupuesto en función a los requerimientos compatibilizados y

establecidos en el POA, basados en el reporte presupuestario emitido por el SISPLAP.

f) Mantener actualizado con información de ejecución presupuestaria, modificaciones y

traspasos (C-31, C-32, C-34, etc.) en línea el SISPLAP, con el objetivo de mostrar una gestión por resultados, en cumplimiento a la normativa vigente.

g) Brindar información oportuna sobre la ejecución presupuestaria en forma periódica a

las áreas y unidades organizacionales.



h) Efectuar otras labores de coordinación y mejora continua, inherentes al SPO que aseguren el enlace entre POA y Presupuesto, su ejecución y evaluación físico financiera.

Unidad de Planificación (UPLA) a) Realizar el mantenimiento, mejora continua y actualización del SISPLAP, producto de

la experiencia de su aplicación y/o desarrollo de nuevas herramientas. b) Programar, dirigir, coordinar, consolidar y monitorear las actividades relacionadas

con la elaboración, seguimiento, evaluación y/o reformulación del POA. c) Coordinar la elaboración de los planes sectoriales en base a la normativa del Órgano

Rector d) Coordinar la elaboración del Plan Estratégico Institucional. e) Comprobar que los objetivos institucionales y específicos sean compatibles con los

objetivos formulados para el mediano y largo plazo (P.E.I. y P.D.S.) y el alineamiento y concordancia de estos con el Plan Nacional de Desarrollo.

f) Diseñar y difundir procedimientos que incorporen instructivos, formularios,

flujogramas, diagramas, cronogramas y otros instrumentos que permitan un proceso homogéneo y continuo en la elaboración, seguimiento y evaluación a la ejecución de los Programas de Operaciones Anuales.

g) Facilitar la formulación, seguimiento y evaluación del POA con herramientas

modernas. h) Coordinar con las Áreas organizacionales y entidades bajo tuición, la construcción de

indicadores de evaluación. i) Establecer plazos para la presentación de los programas de operaciones anuales y

para la evaluación a la ejecución de los mismos. j) Atender los requerimientos justificados y aprobados, acerca de ajustes o

modificaciones al POA de las áreas y unidades organizacionales. k) Capacitar a los responsables del proceso de elaboración y/o seguimiento y

evaluación del POA de áreas y/o unidades organizacionales, de acuerdo a requerimiento.

l) Coordinar con la Dirección General de Asuntos Administrativos (Unidad Financiera), la apertura y cierre del SISPLAP en las diferentes fases de los procesos de formulación, seguimiento y evaluación del POA.



m) Coordinar con la Dirección General de Asuntos Administrativos, (Unidad Financiera),

áreas y unidades organizacionales involucradas, la reformulación del POA en función del presupuesto aprobado por Ley Financial, de acuerdo a disposiciones legales vigentes.

n) Difundir el POA aprobado, a las áreas y unidades organizacionales. o) Remitir el POA aprobado a la Unidad Financiera, instrumento que será utilizado como

respaldo para la ejecución financiera. p) Consolidar y procesar los informes de evaluación trimestral y dar a conocer a los

ejecutivos de área. q) Informar al Ministro de Hacienda acerca de los resultados de las evaluaciones

trimestrales, como también a los ejecutivos de área, con el objeto de alertar sobre posibles desviaciones, demoras y retroalimentación, que permitan aplicar medidas correctivas recomendadas.

r) Coordinar los cambios debidamente autorizados en los Objetivos Específicos y

Operaciones del área y/o unidad organizacional. s) Consolidar el informe de gestión final de resultados en base a la evaluación trimestral

y anual. t) Coordinar con el Ministerio de Planificación del Desarrollo, la elaboración y/o

actualización del Plan Estratégico Institucional y los Planes Sectoriales, en el ámbito de nuestra competencia.

u) Coordinar y consolidar la base de datos del Banco de Indicadores en coordinación

con la UPF. v) Efectuar otras labores inherentes al S. P. O. que aseguren su implantación y buen

funcionamiento en el Ministerio de Hacienda. Resto de las Áreas y Unidades Organizacionales

a) Cumplir el presente Reglamento Específico y aplicar sus instrumentos técnicos

operativos complementarios. b) Utilizar de forma correcta y responsable el SISPLAP, en los plazos establecidos y

con las medidas de seguridad establecidas. c) Elaborar el POA con el objetivo de mostrar una gestión por resultados en



cumplimiento a la normativa vigente y en los plazos establecidos. d) Construir en coordinación con la UPLA, indicadores de evaluación e) Realizar el seguimiento y verificación continua a la ejecución del POA a través del

SISPLAP.

f) Aplicar los Instrumentos proporcionados por la UPLA que permitan un proceso homogéneo y continuo en la formulación de los Programas de Operaciones Anuales, su reformulación, seguimiento y la evaluación a su ejecución, en los plazos establecidos.

g) Presentar información oportuna, respetando los plazos de elaboración y evaluación a

la ejecución del POA establecidos por la Unidad de Planificación, siendo pasible a sanciones por responsabilidad administrativa y otras pertinentes en caso de incumplimiento.

h) Actualizar el Banco de Indicadores de su sector en el SISPLAP.

i) Proporcionar e introducir en el SISPLAP, información veraz, oportuna y confiable para el seguimiento y evaluación a la ejecución del POA, teniendo ésta, las características de declaración jurada, ya que puede ser sujeta a comprobación.

j) Explicar las causas que ocasionaron desviaciones en la ejecución del POA y que

inmediatamente después de su evaluación, dieron lugar a su ajuste y modificación. k) Ajustar y proponer medidas correctivas como producto de la evaluación a los POA’s.

debidamente justificadas ante la UPLA. l) Realizar los ajustes o cambios a los Objetivos Específicos y/o Operaciones, debiendo

estos ser justificados en coordinación con la UPLA. m) Coordinar la elaboración del informe final de gestión por resultados con la UPLA,

garantizando que los productos y resultados y/o impactos de las áreas, se muestren en este documento.



TITULO II SUBSISTEMA DE ELABORACION DEL

PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL (POA)

CAPÍTULO I PROCESO DE ELABORACIÓN DEL POA

Artículo 12 o Proceso de Elaboración del POA La elaboración del POA en el Ministerio de Hacienda seguirá el siguiente proceso: a) Actividades preparatorias y organizativas b) Formulación del Anteproyecto de POA c) Reunión de aclaración y ajustes en la elaboración del POA – Presupuesto d) Ajuste preliminar del Anteproyecto de POA e) Consolidación del Anteproyecto de POA Institucional f) Presentación del Anteproyecto de POA Institucional aprobado al VPC y posterior envío

del Presupuesto al Congreso Nacional (*) g) Aprobación del Presupuesto General de la Nación (PGN) por Ley Financial (∗) h) Ajuste y Reformulación del POA en el marco de los techos presupuestarios aprobados

en el PGN i) Difusión del POA Artículo 13 o Actividades Preparatorias y Organizativas Son las actividades previas a la elaboración del POA, entre las que deberá tenerse en cuenta: a) Establecimiento del Cronograma de Elaboración del POA

El proceso de Elaboración del POA correspondiente a la próxima gestión, está sujeto al Cronograma que consta en el Anexo Nº 1 del presente Reglamento, cuyo propósito es facilitar el cumplimiento de los plazos para la presentación del POA al Viceministerio de Presupuesto y Contaduría.

(∗) Estas etapas si bien no corresponden exclusivamente al SPO, por su importancia en la Ejecución del POA, son tomadas en cuenta y además por que afectan directamente al proceso de Elaboración del POA.



El Cronograma de Elaboración del POA, contempla las fechas de inicio y finalización, la metodología y los responsables de cada una de las actividades que implica este proceso y considera las siguientes actividades: 1. Presentación y difusión del Cronograma de Elaboración del POA por parte de la

UPLA. 2. Apertura y habilitación del SISPLAP a los responsables de las Areas y Unidades

Organizacionales, previa evaluación de aspectos pendientes de la gestión anterior, consideración de los lineamientos estratégicos y techos presupuestarios.

3. Formulación de objetivos de gestión institucionales. 4. Formulación de los Objetivos Específicos y operaciones, vinculados con las

categorías programáticas definidas para el efecto. 5. Reuniones de aclaración POA – Presupuesto. 6. Consolidación del Anteproyecto de POA Institucional. 7. Presentación del Anteproyecto de POA Institucional aprobado al VPC y posterior

envío del Presupuesto al Congreso Nacional.(*) 8. Aprobación del Presupuesto General de la Nación por Ley Financial.(*) 9. Ajuste y Reformulación del POA en el marco de los techos presupuestarios

aprobados en el PGN. 10. Difusión del POA.

b) Difusión del Cronograma.

La UPLA difundirá y distribuirá a todas las Áreas y Unidades Organizacionales, hasta el 14 de agosto, el cronograma (Anexo Nº 1) y los formularios e instructivos (Anexo Nº 2) correspondientes a la formulación del POA, siendo estos últimos, remitidos de forma impresa y en medio magnético, en caso de existir alguna herramienta informática, se comunicará oficialmente la utilización del mismo, en reemplazo de los formularios e instructivos. Esta labor de difusión y distribución, deberá contemplar además la siguiente información: 1. Techos Presupuestarios históricos previa coordinación con la Unidad Financiera.



2. Objetivos de Gestión previamente aprobados por el Ministro en función al

procedimiento establecido al efecto. Artículo 14 o Elaboración del Anteproyecto de POA Institucional Este proceso debe contemplar como mínimo las siguientes actividades: a) Identificación de los objetivos y lineamientos estratégicos contenidos en el Plan

Estratégico Institucional (PEI) que sean priorizados por el Ministro de Hacienda, los que deberán ser concordantes con el Plan Nacional de Desarrollo y los Planes de Desarrollo Sectoriales

b) Definición de Objetivos de Gestión del Ministerio establecidos en base a propuestas

presentadas por los Viceministerios, Direcciones Generales y Jefes de Unidad. c) Definición de Objetivos Específicos y Operaciones, en concordancia con los

Objetivos de Gestión. d) Formulación del POA, contemplando todos y cada uno de los puntos establecidos en

los formularios diseñados para el efecto (Anexo N° 3). e) Compatibilización de los Objetivos Específicos y Operaciones f) Una vez realizados todos los pasos anteriores, esta información deberá ser vaciada

al SISPLAP. g) Consolidación del POA del Ministerio de Hacienda a cargo de la UPLA. Los Objetivos Específicos y Operaciones deberán ser reportados a la Unidad de Planificación (UPLA), hasta el 20 de octubre. Artículo 15 o Presentación del POA Institucional Formulado y consolidado el Anteproyecto del POA, la UPLA, remitirá éste Proyecto al Ministro de Hacienda para su conocimiento, revisión y aprobación hasta la tercera semana de octubre. Posteriormente, el Presupuesto debe ser remitido al Congreso hasta el 31 de octubre (en sujeción a las previsiones constitucionales que señalan que éste debe ser presentado en las 30 primeras sesiones de Congreso y que de no ser tratado en 60 días tiene aprobación automática). Artículo 16 o Ajuste y Reformulación del POA en el Marco de los Techos

Presupuestarios Aprobados en el PGN Aprobado el Presupuesto General de la Nación para la gestión correspondiente a la Programación de Operaciones. Se deberán seguir los siguientes pasos:



a) La Unidad Financiera, pondrá a disposición en el SISPLAP, el Presupuesto aprobado

y desagregado por categoría programática, actividad, área y/o unidad organizacional u otra forma vigente a la fecha.

b) La UPLA a través del Sr. Ministro de Hacienda, dará a conocer a cada una de las

áreas y/o unidades organizacionales su presupuesto aprobado con la finalidad de que estas verifiquen la coherencia y los posibles ajustes a realizar en sus Objetivos Específicos y Operaciones en el módulo de formulación del SISPLAP.

c) Las áreas y/o unidades organizacionales deberán realizar los ajustes necesarios a

los objetivos específicos y operaciones, según corresponda, si es que éste hubiera sido afectado por el Presupuesto aprobado1 en el Módulo de Formulación del SISPLAP.

d) Los Viceministros, Directores Generales y Jefes de Unidad (Cuando el caso

corresponda) deben comunicar oportunamente a la UPLA, sobre los ajustes realizados a sus Objetivos Específicos y Operaciones, a fin de que estos sean contemplados en la evaluación a la ejecución de los mismos y registrados en el SISPLAP.

e) Una vez reformulado el POA por la UPLA, ésta Unidad enviará a la Unidad

Financiera, a través de la DGAA, el POA aprobado para el seguimiento a la ejecución presupuestaria, mismo que estará disponible en el SISPLAP.

f) La Unidad Financiera, utilizará el POA aprobado para proporcionar la certificación

presupuestaria a las Áreas y Unidades Organizacionales, instrumento que respalda la ejecución presupuestaria.

El Ajuste Presupuestario y la Reformulación del POA, deberán ser realizados hasta 25 días hábiles luego de promulgada la Ley Financial y proporcionados los techos presupuestarios por la Unidad Financiera. Artículo 17 o Aprobación del POA Una vez que el POA sea ajustado por las áreas y unidades organizacionales, en función del Presupuesto aprobado por Ley Financial y reformulado por la UPLA, este podría ser aprobado nuevamente. Artículo 18 o Difusión del POA El POA reformulado deberá ser un documento de conocimiento de los servidores públicos del Ministerio de Hacienda, con este motivo, la UPLA será responsable de su 1 En caso de no reformular el POA y existir desviaciones en lo programado, debido a la falta de presupuesto, deberán realizar las aclaraciones y justificaciones respectivas, en la etapa de seguimiento y evaluación al POA.



difusión a través de todos los medios de comunicación interna posibles, como ser páginas web, Intranet, resúmenes, trípticos, etc.

CAPÍTULO II

CONTENIDO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL (POA) Artículo 19 o Contenido del POA El POA del Ministerio de Hacienda deberá contener lo siguiente: a) Mandato Legal

a.1. Misión del Ministerio de Hacienda

b) Mandato Social c) Análisis de situación y del entorno: Análisis y evaluación del POA de la gestión anterior d) Objetivos de gestión e) Objetivos Específicos y/o programas. f) Resultados esperados g) Operaciones o actividades de funcionamiento e inversión por Objetivo Específico

h.1. Identificación de operaciones de funcionamiento, metas, tiempos, responsables y

recursos h.2. Identificación de operaciones de inversión, metas, tiempos, responsables y

recursos i) Indicadores de desempeño y/o sustantivos definidos para el efecto/ operación,

resultado. j) Los recursos requeridos para la ejecución de las operaciones previstas. k) Otros necesarios y solicitados mediante instructivos específicos. Artículo 20 o Mandato Legal y Mandato Social El Mandato legal para la formulación de los Objetivos de Gestión deberá considerar la Base legal de creación del Ministerio de Hacienda, la Ley de Organización del Poder Ejecutivo y/o la Misión (Mandato legal).



El Mandato Social debe considerar la demanda de los diferentes sectores, expresados en el Plan Nacional de Desarrollo, Planes Sectoriales y Plan Estratégico Institucional. Artículo 21 o Análisis de Situación y del Entorno La unidad organizacional responsable de consolidar el Análisis de Situación y del Entorno del Ministerio de Hacienda es la UPLA, para dicho fin, se podrá utilizar el formulario definido en el Anexo Nº 2) u otro instrumento que facilite el diagnóstico. Análisis de Situación Interna: El Análisis de Situación se realizará al interior de las áreas y/o unidades organizacionales, con el objeto de establecer las “Fortalezas” y las “Debilidades” institucionales que facilitaron o dificultaron el logro de objetivos. Principalmente se deberán describir los resultados alcanzados en la gestión anterior respecto a lo programado. Los desvíos, sus causas y las necesidades emergentes; el techo presupuestario; la funcionalidad de la estructura organizacional para sustentar el POA; así como la disponibilidad y limitación de recursos. Es decir, se deberá realizar una evaluación de la ejecución del POA de la gestión anterior, identificando los factores que hayan incidido en la obtención de los resultados. De la misma manera, se deberá tomar en cuenta también la calidad del servicio prestado a los usuarios, efectividad de los procesos, tiempo de respuestas a las solicitudes, etc. Análisis de Situación Externa: En el análisis del entorno se considerarán los aspectos externos al Ministerio de Hacienda, identificando principalmente las “Oportunidades” y “Amenazas” existentes que de alguna manera pueden favorecer o afectar el normal desarrollo de la gestión. El desarrollo del análisis de situación y del entorno podrá ser realizado en una reunión o taller de carácter interno, organizado por cada una de las áreas en el que se analizará la situación descrita anteriormente y/o usando una técnica de diagnóstico similar. Artículo 22 o Formulación de Objetivos de Gestión Institucional Para la formulación de estos objetivos el Ministro de Hacienda, debe tomar como base el Plan Nacional de Desarrollo, los Planes Sectoriales y/o el PEI y las necesidades prioritarias del Ministerio de Hacienda, mostrados como resultado de los Análisis de Situación, del Entorno y este es posterior a la formulación de objetivos. El proceso de formulación de los objetivos de gestión debe comprender las siguientes



etapas: − Identificar y priorizar las necesidades, requerimientos, problemas y propósitos más

importantes a ser atendidos. − Establecer los objetivos de gestión. − Establecer los programas presupuestarios institucionales. Para ésta labor se debe hacer uso del Formulario Nº 1 “Objetivos de Gestión del Ministerio de Hacienda”, el mismo que consta en el Anexo Nº 3. Esta información debe ser registrada en el SISPLAP para la MAE. Artículo 23 o Identificación de Áreas y/o Unidades Organizacionales/ Unidades

Ejecutoras En base a los objetivos de gestión, se identificarán las áreas y unidades organizacionales necesarias para el logro de dichos objetivos, basándose en el Análisis Organizacional y la Estructura Orgánica, y a través de la Unidad Financiera se identificarán los programas respectivos y las unidades ejecutoras. El SISPLAP reportará la estructura organizacional con programas presupuestarios. El Área Organizacional es parte de la estructura organizacional, conformada por la Unidad Cabeza de Área y en caso necesario, por varias unidades organizacionales dependientes. El Área Organizacional, cuenta con objetivos específicos y funciones homogéneas y especializadas. La Unidad Organizacional es una dependencia de la estructura organizacional la que es responsable de ejecutar uno o varios objetivos específicos u operaciones, correspondientes a programas, proyectos, operaciones u actividades, que contribuyen al logro de los objetivos de gestión. Artículo 24 o Formulación de Objetivos Específicos La formulación de los Objetivos específicos, debe efectuarse en el marco de: − Los objetivos de gestión, priorizando a través de la asignación de un peso

ponderado, a los objetivos de mayor impacto y relacionados directamente con la razón de ser del área Organizacional que los formula, antes que los netamente administrativos.

− El análisis de situación y del entorno de las áreas y/o Unidades Organizacionales. − Los objetivos y operaciones del POA de la gestión anterior que no fueron alcanzados



o ejecutados. − El presupuesto histórico o referencial. − El o los programas presupuestarios claramente identificados. Es decir, identificadas las áreas y unidades organizacionales necesarias para el logro de objetivos de gestión del Ministerio, éstas (Viceministerios, Direcciones Generales y Unidades Organizacionales de dependencia directa del despacho del Ministro) basadas en su análisis de situación y del entorno, deben formular los objetivos específicos, de manera que se establezca una red de objetivos y consiguientemente obtener un programa de operaciones integral, coherente e interrelacionado, identificando claramente los programas a los que responden. Para lo cual deben hacer uso del Formulario Nº 2 (Anexo Nº 3) del SISPLAP. Características de los Objetivos Los objetivos como planteamientos concretos, deben tener por lo menos algunas de las siguientes características: a) Ser Claros, viables y consistentes, que sean posibles de alcanzar en función de las

capacidades del Ministerio de Hacienda, consistentes en relación al Plan Estratégico Institucional, los resultados alcanzados en gestiones anteriores y con las áreas y/o unidades organizacionales.

b) Cuantitativos, que puedan ser traducidos a unidades mensurables que faciliten su

medición. c) Verificables, que permitan comprobar y utilizar indicadores de eficacia y eficiencia

durante la ejecución de los POA´s y sobre los resultados. d) Participativos, la formulación de los objetivos de gestión debe ser compartida a través

de un proceso entre los funcionarios y el superior inmediato en cada nivel jerárquico, de manera que se involucre a todos los funcionarios y ellos se sientan comprometidos con los objetivos de gestión de sus áreas y/o unidades organizacionales.

e) Cualitativos, los objetivos de gestión deben reflejar propiedades de calidad de los

bienes y servicios a ser producidos, por cada una de las áreas y/o unidades organizacionales.

f) Temporales, los objetivos de gestión deben indicar períodos dentro de los cuales se

alcanzarán resultados.



Artículo 25 o Determinación de Operaciones El procedimiento para la determinación de operaciones es el siguiente: a) Ordenar lógica y secuencialmente las operaciones necesarias para alcanzar los

objetivos específicos. b) Establecer metas para cada operación. c) Estimar el tiempo de duración de las operaciones de acuerdo al tipo de operación y

naturaleza del objetivo específico. d) Determinar el número y perfil de recursos humanos necesarios para desarrollar las

operaciones. e) Establecer recursos materiales, equipos, bienes, muebles e inmuebles necesarios

para realizar las operaciones y alcanzar los objetivos específicos. f) Identificar los servicios de consultoría, auditoria, transporte, energía, mantenimiento y

otros necesarios para cumplir con los objetivos específicos y operaciones. g) Establecer e identificar a los responsables de la ejecución de las operaciones

programadas. h) Describir los resultados cuantificables que se pretende obtener. i) Definir indicadores de eficacia, eficiencia u otros establecidos para el efecto, basados

en indicadores sustantivos en los casos de viceministerios. J) Otros que se consideren convenientes. Para éste caso, se debe utilizar el Formulario Nº 2 del Anexo Nº 3 del SISPLAP. Artículo 26 o Establecimiento de Indicadores de Desempeño y Sustantivos. Estas actividades se realizarán paralelamente al proceso de determinación de objetivos y operaciones de funcionamiento e inversión. Los responsables de programar y ejecutar las operaciones deben identificar y describir los indicadores cuantitativa y cualitativamente de forma que permitan verificar el grado de alcance de los objetivos de gestión, objetivos específicos y la ejecución de las operaciones.



a) Desempeño:

Eficacia Eficiencia

Los ejecutivos de las áreas y/o unidades organizacionales definirán indicadores de eficacia y/o eficiencia, que permitan verificar el grado de alcance de los objetivos de gestión, específicos y el desarrollo o ejecución de operaciones.

Para definir los indicadores se deberán tomar en cuenta los siguientes puntos:

Los indicadores de Eficacia, se construirán en base a parámetros históricos

sobre logro de resultados similares y ejecución de operaciones en términos cuantitativos. En todos los casos, el grado de eficacia se medirá en función del porcentaje en que se ha conseguido el objetivo de gestión con relación al resultado alcanzado en la gestión, que esté además relacionado con objetivos y resultados estratégicos.

Los indicadores de Eficiencia, se construirán en base a la relación que exista

entre los bienes, servicios, plazos y otros resultados producidos y los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos empleados en su producción.

Los indicadores de Eficacia y Eficiencia deberán construirse en base a las

directrices de formulación del POA emitidas anualmente y a las características y naturaleza de cada área y/o unidad organizacional.

b) Sustantivos:

Estos indicadores permitirán evaluar el resultado logrado por las áreas consideradas sustantivas en relación directa con las funciones atribuidas y su razón de ser. Algunos de estos indicadores podrán ser:

Tributarios Pensiones Presupuestarios Deuda Interna Deuda Externa Déficit Fiscal Gasto Público Etc.

Artículo 27 o Gastos Estimados por Unidad Ejecutora, Área Organizacional y/o

Programa El POA debe contemplar información relativa a los gastos estimados por Objetivo de Gestión, Objetivo Específico, Operación, partida y por Área y/o Unidad Organizacional



(identificando claramente el programa, proyecto y/o actividad a la que responde),incluyendo la Fuente de Financiamiento, tal como se establece en los Formularios Nº 3 y Nº 4 del SISPLAP (Anexo Nº 3), es decir: a) Recursos del Tesoro General de la Nación (TGN). b) Recursos de organismos financiadores, debidamente conciliados con el Viceministerio

de Inversión Pública y Financiamiento Externo, cuando corresponda. c) Otras fuentes de financiamiento. d) Fecha estimada de compra del Bien o Contratación del Servicio. Artículo 28 o Enlace entre el Programa de Operaciones y el Presupuesto El presupuesto del Ministerio de Hacienda deberá reflejar en términos financieros la Programación de Operaciones Anual teniendo en cuenta sus limitaciones financieras (techos presupuestarios). El POA y el presupuesto son instrumentos gerenciales que deberán ser elaborados en forma coordinada desde su formulación, aprobación, seguimiento y evaluación a su ejecución, entre las Unidades de Planificación y la Unidad Financiera dependiente de la DGAA. Cada área y/o unidad organizacional es responsable de elaborar los Objetivos Específicos y Operaciones que le correspondan así como el presupuesto, considerando la relación directa que debe existir entre ambos, en base a los cuales la Unidad Financiera elaborará el presupuesto por objeto del gasto, identificando claramente las categorías programáticas del Ministerio de Hacienda. El Anteproyecto de POA estará sujeto a ajustes en función a la aprobación del Presupuesto General de la Nación. La Unidad de Planificación, áreas y/o unidades organizacionales y la Unidad Financiera, coordinarán el enlace entre el POA y el Presupuesto a través de la estructura programática. Las unidades mencionadas anteriormente, deberán diseñar una metodología orientada a facilitar la identificación, tanto en el POA como en el Presupuesto, de la correspondencia entre lo físico y lo financiero. Esta actividad se realizará en forma paralela a la elaboración y enlace del POA y del Presupuesto. Por lo tanto, los formularios del SISPLAP ya contiene este enlace que se lo debe registrar.

Artículo 29 o Enlace e interrelación con otros sistemas de la Ley 1178. El SISPLAP concreta la interrelación de la siguiente manera:



SNIP Proyectos SOA Estructura Organizacional - Procesos SP Estructura Programática SABS Plan Anual de Contrataciones SAP Planilla Salarial Determinación de recursos humanos existentes y requeridos.

TITULO III SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN DEL

PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL Artículo 30 o El Proceso de Seguimiento y Evaluación del POA El seguimiento y la evaluación del POA, son actividades que deben ser realizadas en función del POA y Presupuesto reformulados y/o aprobado. Se seguirá el siguiente proceso: a) Seguimiento físico y financiero de la ejecución de operaciones; b) Evaluación de resultados. c) Generación y aplicación de medidas correctivas Artículo 31 o Seguimiento a la Ejecución de las Operaciones El SISPLAP, contiene el Módulo de Seguimiento y Evaluación, que permite realizar el seguimiento y evaluación a la gestión, enlazando no solo el POA y el Presupuesto,, sino también con otros sistemas orientados a una gestión por resultados. De acuerdo con el Artículo 22 de las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones, aprobadas por Resolución Suprema Nº 225557 de 1 de diciembre de 2005, deberá verificarse que las operaciones de funcionamiento e inversión, se vayan ejecutando de acuerdo con el POA aprobado y/o reformulado. Los Viceministros, Directores Generales y Jefes de Unidad son los responsables de efectuar la verificación de la ejecución de las operaciones, por lo tanto deberán desarrollar procedimientos y aplicarlos para conocer la información sobre lo ejecutado por cada una de las áreas y/o unidades organizacionales bajo su dependencia; debiendo también efectuar el seguimiento continuo para el cumplimiento del POA en el módulo del SISPLAP correspondiente, la información proporcionada a la Unidad de Planificación y/o introducida en el SISPLAP tendrá carácter de Declaración Jurada.



La verificación de la ejecución es una actividad continua en la gestión que compete a los jefes de cada Área y/o Unidad Organizacional, como también su reporte oportuno a la UPLA. Artículo 32 o Evaluación de Resultados En cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 23 de las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones, los resultados de los Programas de Operaciones Anuales del Ministerio deben ser evaluados contemplando aspectos cuantitativos y cualitativos, confrontando con lo programado: las metas alcanzadas por cada operación, los bienes y servicios producidos, el tiempo invertido y los indicadores de eficacia y eficiencia. Además se debe explicar las causas de los desvíos, en el caso que existieren. La evaluación de resultados será trimestral, para lo cual se deberán establecer fechas de corte en el SISPLAP, debiendo realizarse la primera evaluación las dos primeras semanas del mes de abril de cada año. La segunda evaluación deberá ser realizada la primera quincena del mes de julio, la tercera evaluación se realizará hasta la primera quincena del mes de octubre y la última la primera quincena del mes de enero del siguiente año. El responsable de cada área organizacional, debe evaluar el avance físico de las operaciones ejecutadas en base a la información de seguimiento realizado por sus unidades organizacionales dependientes, considerando los aspectos que permitan medir el grado de ejecución de las operaciones y el nivel de los resultados alcanzados. Esta información deberá ser introducida al sistema y presentada obligatoriamente bajo los formatos aprobados y difundidos por la UPLA, en el Formulario Nº 5 (Anexo Nº 4) del SISPLAP. Los reportes de los resultados de la evaluación emergentes del SISPLAP, que deberán reflejar el grado de ejecución del POA, serán enviados al Ministro de Hacienda para que se adopten decisiones y/o medidas correctivas en caso de requerirlo. Artículo 33 o Banco de Indicadores Cada Área y/o Unidad Organizacional, deberá en el plazo máximo de 45 días hábiles a la aprobación del presente reglamento, deberán hacer llegar a la UPLA (Anexo 5 del SISPLAP), los indicadores sustantivos, así como la línea base, que alimentará al Banco de Indicadores. Paralelamente, el sectorialista de cada área sustantiva, deberá actualizar su base de datos en el SISPLAP trimestralmente o si es posible mantener la información en línea. Artículo 34 o Reformulación, Ajustes e incorporación de operaciones en el

Programa de Operaciones Anual El Programa de Operaciones Anual, podrá ser modificado solo bajo las siguientes



condiciones y circunstancias: a) Reformulación, el Programa de Operaciones Anual podrá ser reformulado o

ajustado, producto de la evaluación y/o cuando existan modificaciones en el presupuesto, debiendo ser aplicado, en tal caso, el proceso descrito en el artículo 16° del presente Reglamento, asimismo, utilizar para esto el formulario Nº 6 detallado en el Anexo Nº 6.

b) Incorporación de Actividades No Programadas, de ser necesario y como

resultado de la dinámica administrativa, los responsables de Área y/o Unidad Organizacional, deben hacer conocer las actividades no programadas inicialmente a la UPLA mediante el formulario Nº 6, para su respectiva modificación y consolidación.

c) Variación de Metas Iniciales Previstas, Cuando se evidencia la imposibilidad de su

realización por factores ajenos a la gestión interna del Ministerio de Hacienda. En caso de presentarse los hechos descritos en cualquiera de los incisos anteriores, se debe adjuntar a las solicitudes la siguiente documentación: − El formulario Nº 6 del Anexo Nº 6, debidamente llenado y con el visto bueno del

responsable del área organizacional.

− POA Reformulado en el SISPLAP (posteriormente enviado a la UPLA con las firmas respectivas).

Artículo 35 o Informe de Gestión Los resultados de la evaluación del POA de la gestión serán procesados en base a los informes consolidados correspondientes a las evaluaciones trimestrales presentadas por cada una de las áreas y/o Unidades organizacionales (reportes del SISPLAP) a la Unidad de Planificación, información que será plasmada en un Informe de Gestión, que muestre los resultados alcanzados en el Ministerio de Hacienda. Este Informe Final de Gestión será presentado por el Ministro de Hacienda a las Áreas y/o Unidades Organizacionales, con acciones emergentes, entre los meses de Febrero y Marzo de la siguiente gestión. Artículo 36 o Generación y Aplicación de Medidas Correctivas En el marco de las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones, los responsables de áreas y/o unidades organizacionales, en caso de incumplimiento de las operaciones programadas, deben generar y proponer a sus inmediatos superiores las medidas correctivas que permitan concretar lo planificado y usar de manera eficiente y



eficaz los recursos asignados al POA. Estos ajustes, en caso que así se lo requiera, deberán reflejar una reformulación del POA, así como del Presupuesto. Los reportes trimestrales y el informe de gestión deben mostrar un cambio que permita generar medidas correctivas. Se generaran medidas correctivas en el seguimiento, en la verificación y como resultados de la evaluación que retroalimenten y mejoren el proceso de ejecución del POA. Artículo 37 o Auditoria de Gestión La Unidad de Auditoria Interna, debe priorizar en la programación de sus operaciones, la inclusión de la auditoria de gestión, que permita verificar el grado de cumplimiento del sistema y en forma aleatoria el grado de cumplimiento de los Objetivos Específicos y Operaciones de algunas áreas y/o unidades organizacionales, seleccionadas en coordinación con la UPLA y autorizadas por el Sr. Ministro.



ANEXOS ANEXO – 1

CRONOGRAMA FORMULACION DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

ACTIVIDAD

¿QUE? METODOLOGIA

¿Cómo? TIEMPO

¿Cuándo? RESPONSABLES

¿QUIENES? INSTRUMENTOS

¿CON QUE? PRODUCTO ¿PARA QUE?

1. Actividades preparatorias y

organizativas: Establecimiento del cronograma, distribución de formularios e instructivos.

Trabajo de gabinete. Reuniones de coordinación interna.

Del 1º de Julio al 14 de Agosto

Unidad de Planificación, DGAA, Unidad Financiera

Reglamento Específico del SPO, Objetivos Estratégicos, PEI.

Cronograma elaborado y difundido. Formularios e instructivos distribuidos para facilitar la elaboración del POA.

Taller organizado por cada área Organizacional, nidad rganizacional y

bajo tuición del Ministerio de

acienda. Trabajo gabinete.

uoentidad

Hde

Del 20 al 31 de Agosto

Viceministros, Directores Generales, Jefes de Unidad, responsables y técnicos de las áreas respectivas; Ejecutivos y técnicos de las Entidades bajo tuición del Min. Hacienda

2. Formulación del Proyecto de

POA, comprende: Marco Legal, Marco Estratégico, Análisis de situación y del entorno (Evaluación del POA gestión anterior), Análisis Organizacional, Formulación de Objetivos de Gestión del Ministerio de Hacienda y objetivos específicos, Resultados esperados, Estructura organizacional, Metas, Tiempos, Responsables y Recursos, Determinación de Operaciones, Presupuesto.

Taller organizado por la UPLA, en la que participan todas las áreas y/o unidades organizacionales y entidades bajo tuición del Ministerio Hacienda. Trabajo de gabinete.

Del 20 de Agosto al 15 de Septiembre

Ministro, Viceministros, Directores Generales, Jefes de Unidad. UPLA - DGAA – UADM.

Plan Nacional de Desarrollo, PEI, políticas prioritarias de la MAE, Directrices del Órgano Rector. Formularios e instructivos de elaboración del POA, Clasificadores Presupuestarios

Documento del Anteproyecto de POA del Ministerio de Hacienda elaborado en su primera versión, para gestión del presupuesto definitivo y orientación programada del trabajo a realizar.

c) Asignación de Techos1 Presupuestarios

Trabajo de gabinete

5 días hábiles a partir de la definición de Techos presupuestario

Unidad Financiera ( Presupuestos)

Comunicación formal

Para la Formulación del Anteproyecto de POA-PRESUPUESTO.

d) Reuniones de aclaración y

ajustes Anteproyecto POA – Presupuesto.

Reuniones directas de áreas y/o unidades organizacionales.

10 días hábiles a partir de la comunicación oficial

Cada área y/o unidad organizacional. UPLA – Unidad Financiera.

PS, PEI y PND Directrices y Clasificadores Presupuestarios

Anteproyectos de POA y Presupuesto.



ACTIVIDAD

¿QUE? METODOLOGIA

¿Cómo? TIEMPO

¿CUANDO? RESPONSABLES

¿QUIENES? INSTRUMENTOS

¿CON QUE? PRODUCTO ¿PARA QUE?

e) Consolidación final del

Anteproyecto de POA –Presupuesto ajustado en el SISPLAP.

Trabajo de gabinete en el SISPLAP

10 días hábiles a partir de la recepción de los POA`s y Presupuestos de las áreas organizacionales

UPLA - DGAA – Unidad Financiera

Documento Anteproyecto de POA.- Presupuesto

Anteproyecto de POA – Presupuesto consolidado y otros reportes emitidos por el SISPLAP, necesarios para su análisis.

f) Presentación del

Anteproyecto de POA – Presupuesto al VPC.

Trabajo de gabinete. Sesiones con Ministro, viceministros, directores y /o asesores.

Primera semana del mes de octubre

Ministro, viceministros, directores generales, directores

Anteproyectos de POA y Presupuesto.

Resolución Ministerial de aprobación de los Anteproyectos de POA – Presupuesto.

g) Aprobación del

Presupuesto General de la Nación.(*)

Sesiones del Congreso Nacional

Sin fecha

Congreso Nacional.

Proyectos de POA y Presupuesto

Presupuesto General de la Nación aprobado por Ley Financial.

h) Ajuste del POA –

Presupuesto en el marco de los techos presupuestarios aprobados en el PGN.

Trabajo de gabinete.

Hasta 10 días hábiles luego de promulgada la Ley Financial y proporcionados los techos presupuestario por la UF

Cada área y/o unidad organizacional

Documento de Presupuesto aprobado por Ley Financial

Documento de POA del Ministerio de Hacienda ajustado al presupuesto. .

i) Reformulación del POA –

Presupuesto en el marco de los techos presupuestarios aprobados en el PGN.

Trabajo de gabinete. Reuniones con las áreas y/o unidades organizacionales.

Hasta 10 días hábiles luego de realizado el ajuste presupuestario al POA

UPLA

Documento de POA con ajustes presupuestarios.

Versión final del Documento de POA reformulado.

j) Difusión del POA

Comunicación formal.

A partir de la fecha de aprobación del POA.

UPLA

Notas internas, instructivos, circulares y otros.

POA difundido para su aplicación y ejecución.

k) Seguimiento y evaluación a

la ejecución del POA

Trabajo de gabinete. Dos talleres de seguimiento y evaluación

Seguimiento continuo durante toda la gestión; y Evaluación Trimestral (15 días hábiles luego de concluido cada trimestre)

Ministro, viceministros, directores generales, Jefes de unidad, UPLA - DGAA –

POA aprobado. Informe de ejecución financiera del Presupuesto. Informe Trimestral ejecución física del POA. Indicadores de eficacia y eficiencia.

Recomendaciones, POA reformulado, ajustado y/o modificado. Informes de avance Trimestral y de gestión, medidas correctivas y acciones emergentes

(*) Esta actividad si bien no pertenece al Proceso de Elaboración del POA, afecta directamente al mismo, puesto que, de ella depende el ajuste y la reformulación del POA.



ANEXO – 2 FORMULARIO ELABORACION DIAGNOSTICO

ANALISIS DE VARIABLES INTERNAS Y EXTERNAS (Propuesto por las NB-SPO, Opcional)

F O D A – METODOLOGIA

Fortalezas

¿Cuáles son las condiciones favorables con las que el Ministerio de Hacienda cuenta en la actualidad y que facilitan la concreción de la orientación estratégica?

Organización Coordinación Información y comunicación Recursos humanos-financieros Equipamiento Relaciones Internas Otras

Oportunidades

¿Cuáles son los factores externos o las fuerzas del entorno que condicionan positivamente el logro de las orientaciones estratégicas?

Aspectos económicos Situación social Intereses políticos Tecnología disponible Situación normativa Actores institucionales Otras

Debilidades

¿Qué elementos de la actual estructura interna de la entidad son inadecuados para el logro de la orientación estratégica?

Organización Coordinación Información y comunicación Recursos humanos-financieros Equipamiento Relaciones internas Otras

Amenazas

¿Cuáles son los factores externos o las fuerzas del entorno que condicionan negativamente el logro de las orientaciones estratégicas?

Aspectos económicos Situación social Intereses políticos Tecnología disponible Situación normativa Actores institucionales Otras



CRUCE DE VARIABLES

Y DEFINICION DE ESTRATEGIAS

FORTALEZAS – F

Anotar las fortalezas 1.- 2.- 3.-

DEBILIDADES – D

Anotar las Debilidades 1.- 2.- 3.-

OPORTUNIDADES – O Anotar las Oportunidades 1.- 2.- 3.-

ESTRATEGIAS – FO

Usar las fortalezas para aprovechar las oportunidades

ESTRATEGIAS – DO

Superar las debilidades aprovechando las oportunidades

AMENAZAS – A

Anotar las Amenazas 1.- 2.- 3.-

ESTRATEGIAS – FA

Usar las fortalezas para evitar las amenazas

ESTRATEGIAS – DA

Reducir las debilidades y evitar las amenazas



ANEXO - 3 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL

FORMULARIO SISPLAP Nº 1 OBJETIVOS DE GESTION DEL MINISTERIO DE HACIENDA

Él llenado de este formulario es responsabilidad exclusiva del Ministro y los viceministros, en coordinación con la UPLA, quién a su vez remitirá a las distintas Áreas y/o Unidades Organizacionales y Entidades bajo tuición, con los objetivos del Ministerio de Hacienda definidos para la respectiva Gestión, sin embargo con fines informativos se presenta la explicación de su llenado. a) AREA DEL PND (A).

Debe transcribirse el Área que se contempla en la matriz síntesis del PND, correspondiente a la columna de Área, etc.

b) SECTOR DEL PND (B).

Debe citarse la el sector que se desprende del Área que se transcribió en el anterior inciso, que también se contempla en la matriz síntesis del PND.

c) POLITICA VINCULADA PND (C).

Se debe describir el (o las) Políticas (s) que emergen de algún Sector del PND dentro del Ministerio de Hacienda y producen un bien, norma o servicio.

d) ESTRATEGIA DEL PND. (D)

Se debe escribir la estrategia del Plan Nacional de Desarrollo, al cual se están alineando los Objetivos Estratégicos del Ministerio de Hacienda y por lo tanto los Objetivos de Gestión

e) Columna 1. Código P.E.I.

Se debe colocar el número (Código) correspondiente al Objetivo Estratégico del P.E.I. al cual se esta contribuyendo en la gestión.

f) Columna 2. Objetivo Estratégico P.E.I.

Se debe describir el (o los) Objetivos Estratégicos (s) formulados en el Plan Estratégico Institucional.



g) Columna 3. Objetivos de Gestión Institucionales.

En esta columna, se deben describir los Objetivos que pretenden ser alcanzados en una gestión, los que deben ser redactados cumpliendo las características establecidas, con proposiciones concretas de orden cualitativo y cuantitativo; y que como mínimo incorporen características de factibilidad, temporalidad y delimitación de ámbito de alcance. Estos objetivos deberán ser formulados por el Ministro en función a lo normado en el SISPLAN, enmarcados en el PND y en los objetivos estratégicos que deben ser establecidos en el Plan Estratégico Institucional y conformando una red integral de objetivos.

h) Columna 4. Productos, Bienes y/o Servicios - Resultados Esperados.

Se debe describir, en forma precisa, el o los resultados que se esperan alcanzar con el logro del objetivo.

i) Columna 5. Indicador.

Son indicadores cuantitativos y cualitativos que permitirán verificar el logro o consecución de los objetivos de gestión. Por lo tanto, se deben incorporar en esta columna los indicadores (ya sea de Eficacia, Eficiencia u otros definidos para el efecto) que permitirán verificar el grado de consecución de los objetivos de gestión institucionales por programas, estos podrán ser extractado de un Banco de Indicadores definido para el efecto..

j) Columna 6. Programa Presupuestario.

Identificar el o los programas presupuestarios a los cuales están ligados los objetivos de gestión y/o los productos emergentes de estos, especificando su código y denominación, esta última debe reflejar los resultados del programa.

k) Columna 7. Presupuesto TGN.

Registrar en este espacio el Presupuesto requerido para alcanzar el objetivo, siendo este el agregado (sumatoria) de los correspondientes presupuestos necesarios para ejecutar y alcanzar el objetivo con recursos provenientes del Tesoro General de la Nación.

l) Columna 8. Presupuesto Otras Fuentes. En este espacio se registrará la información correspondiente a los recursos provenientes de otras fuentes de financiamiento que no correspondan al Tesoro General de la Nación, enunciando claramente la fuente.

m) Responsables de la información.

Se debe identificar a los responsables de la elaboración, revisión, actualización y aprobación del presente formulario.



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INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO SISPLAP Nº 2

OBJETIVOS ESPECIFICOS Y OPERACIONES A partir de éste formulario cada área y/o unidad organizacional debe proceder a su llenado, en el marco de los objetivos establecidos en el Formulario Nº 1. a) Campo (*) CODIGO.

En esta casilla, se debe anotar el código que ha sido asignado en la estructura programática del Ministerio de Hacienda, en la que cada área o unidad posee su respectivo código.

b) Columna 1. Código.

Asignar el número respectivo para cada objetivo a ser alcanzado en la presente gestión (Ej.: 01.01 para el primer objetivo Específico que contribuye al logro del primer objetivo del Ministerio de Hacienda, 02.01 para el primer objetivo específico que contribuye al segundo objetivo del Ministerio, y así sucesivamente según el número de objetivos específicos determinados por el área y/o unidad organizacional), es decir, los dos primeros dígitos identifican al objetivos del Ministerio al cual contribuye el área y/o Unidad organizacional y los dos subsiguientes a los objetivos específicos que se considera necesarios para alcanzarlos.

c) Columna 2. Peso Ponderado

En el caso de que algunos de los objetivos específicos sean de mayor importancia e impacto, estos deberán ser priorizados otorgándoles un peso ponderado, Ejemplo: Objetivo Específico # 1: 70%, Objetivo Específico # 2: 30%.

d) Columna 3 Objetivos Específicos.

En esta columna se deben describir los Objetivos Específicos con características cuantitativas y cualitativas que pretenden alcanzarse durante una gestión. Estos objetivos deberán ser formulados por las Áreas y/o Unidades Organizacionales en función de los Objetivos Institucionales, respetando el PND, Plan Estratégico Institucional y los objetivos de Gestión definidos por la Máxima Autoridad Ejecutiva.

Los objetivos deben ser expresados o formulados (Redactados con el verbo infinitivo ar, er, ir) de manera que faciliten su posterior evaluación; Por ejemplo: el siguiente Objetivo de Gestión del Ministerio de Hacienda (Correspondiente a la Unidad de Recursos Humanos) “Capacitar al 30% del Personal del Ministerio de Hacienda



sobre la Ley 1178 durante el Primer Semestre”, este objetivo puede ser medido en función a un producto terminado, el tiempo que se requirió para terminar el mismo, se puede cuantificar la cantidad de personal capacitado y/o el costo incurrido, etc.

e) Columna 4. Resultados Esperados.

Establecer los resultados, que se esperan alcanzar con el cumplimiento del objetivo específico (Ej.: 30% del Personal del Ministerio de Hacienda capacitado en construcción de indicadores durante el primer semestre), estos resultados deben estar redactados en participio pasivo, es decir, con la terminación “ado” e “ido”, por Ejem.: Capacitado, terminado, atendido, implantado, etc.

f) Columna 5. Operación

Describir lógica y secuencialmente las actividades que permitan alcanzar los objetivos específicos, además deben estar redactadas denotando acción o efecto (Ej.: Elaboración, Capacitación, etc.).

g) Columna 6. Metas

Deben mostrar los resultados concretos que deben lograrse con la ejecución de cada operación. El cumplimiento de metas ayuda a cumplir operaciones y objetivos de gestión; éstas deben estar redactadas en participio pasivo, es decir, con la terminación “ado” e “ido” , por Ejem.: Elaborado, atendido, implantado, etc.

h) Columna 7. Indicadores.

Son expresiones cuantitativas del comportamiento que permitirán verificar el nivel de consecución de los objetivos de gestión. Por lo tanto, en esta columna, se debe establecer indicadores (Desempeño y/o Sustantivos previamente para el efecto) que faciliten la medición del grado de logro de los objetivos específicos.

Cada Área y/o Unidad Organizacional, debe establecer sus indicadores en función del objetivo específico establecido y en relación a la naturaleza de las operaciones que lo componen. Estos Indicadores, podrán ser extractados también de un banco de indicadores, creado especialmente para el efecto con insumos proporcionados por las diferentes áreas y/o unidades organizacionales en materia de su competencia.

i) Columna 8. Medios de Verificación.

Constituyen los instrumentos físicos de verificación como ser: documentos, informes, reportes, etc., que sirven de respaldo y deben ser registrados en esta columna Ej.:



informes de seguimiento y evaluación del Personal capacitado, informes, listas de los asistentes, etc.

j) Columna 9. Fecha de inicio

Definir la fecha prevista de inicio de la operación. k) Columna 10. fecha Final.

Establecer, en ésta columna, la fecha prevista de conclusión de la operación. l) Columna 11. Responsable Organizacional

Debe precisarse la unidad organizacional y/o el cargo o los cargos responsables de ejecutar la operación.

m) Columna 12. Grupo de Gastos por Operación

Se deberá estimar el costo de realización de las diferentes operaciones por grupos de gasto de manera global, siendo el punto de partida para proyectar el presupuesto de acuerdo al siguiente detalle:

− 10000 Sueldos y salarios − 20000 Servicios no personales − 30000 Materiales y suministros − 40000 Activos

Si es necesario se deben incluir otros grupos presupuestarios.

n) Columna 13. Presupuesto T.G.N.

Indicar el presupuesto requerido para ejecutar la operación, debiendo éste ser la sumatoria de los grupos de gastos programados, en caso que el presupuesto sea el 100%.

o) Columna 14. Presupuesto Otras Fuentes

En esta columna se debe registrar la información correspondiente a los recursos provenientes de otras fuentes de financiamiento que no correspondan al Tesoro General de la Nación, enunciando claramente la fuente de financiamiento.

p) Responsables de la información.

Se debe identificar a los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del presente formulario.



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DETERMINACION DE RECURSOS HUMANOS Este formulario de acuerdo a lo estipulado en la normativa vigente, sirve para reflejar la cantidad de recursos humanos permanentes con ítem y los eventuales, necesarios para ejecutar las tareas y operaciones correspondientes a los objetivos específicos preestablecidos. Su llenado responde a los siguientes puntos: a) Campo (*). Código. El código que se debe registrar en este espacio, corresponde igualmente al asignado en la estructura programática del Ministerio de Hacienda; b) Columna 1. Código Objetivo Específico En esta casilla, se deberá registrar el código del objetivo específico al cual contribuirá el profesional o técnico existente o requerido. c) Columna 2. Determinación de la Profesión u Oficio. Se debe describir los perfiles de recursos humanos adecuados y necesarios para ejecutar las operaciones que permitirán alcanzar los objetivos específicos. d) Columna 3. Cargo. En esta casilla se debe anotar el cargo para el cual, el o los recursos humanos son contratados. e) Columna 4. Número de Empleados Permanentes Existentes. Se consignarán la cantidad o número de empleados permanentes con los que se cuenta para la ejecución de los objetivos específicos y operaciones programadas. f) Columna 5. Número de Empleados Permanentes Requeridos. Se consignaran el número de empleados permanentes requeridos que deben ser contratados para la ejecución de los objetivos específicos y operaciones. g) Columna 6. Número de Empleados no Permanentes Existentes. Se identificaran la cantidad o número de empleados no permanentes con los que se cuenta para el cumplimiento de los objetivos específicos y operaciones programadas.



h) Columna 7. Número de Empleados no Permanentes Requeridos. Se debe definir el número de empleados no permanentes que son requeridos para el cumplimiento de los objetivos específicos y operaciones programadas, a fin de que sean considerados en el presupuesto respectivo. i) Columna 8. Tiempo de Contrato. Se deberá especificar el tiempo o plazo de contrato de los empleados no permanentes existentes y requeridos, en virtud a que es necesario contar con sus servicios. j) Columna 9. Salario Mensual. Se deberá consignar el salario mensual de cada uno de los cargos descritos en la Columna 2 (permanentes y/o no permanentes) existentes y/o requeridos, especificando la fuente de financiamiento. k) Columna 10. Total Salario Anual. Se establecerá el total de los salarios mensuales que corresponda; en el caso del Personal no Permanente se multiplicará el sueldo mensual x 12 o por el tiempo que se lo requiera (si es menor a 12 meses); En el caso del Personal Permanente se multiplicará el sueldo mensual x 13 (es decir el salario de los 12 meses mas el aguinaldo). l) Responsables de la información. Se debe identificar a los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del presente formulario.



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GASTOS ESTIMADOS POR PARTIDA En este formulario se detallarán los costos estimados considerando las partidas presupuestarias de gasto requerido para el logro de los objetivos Específicos y Operaciones correspondiente. a) Campo (*). Código. En este espacio, se debe registrar el código corresponde al asignado en la estructura programática del Ministerio de Hacienda; Por ejemplo: b) Columna 1. Fuente de Financiamiento Se debe indicar cual es el tipo de financiamiento que se tiene asignado para cubrir la partida presupuestaria descrita (Ej. : TGN, Banco Mundial, Donación Holandesa, etc.). c) Columna 2. Descripción de Material Solicitado Se debe indicar las características del bien o insumo solicitado. d) Columna 3. Cantidad Se debe indicar la cantidad requerida del bien o insumo solicitado. e) Columna 4. Unidad Se debe indicar la unidad de volumen o medida del bien o insumo solicitado (Ej. : Pieza, litros, metros, etc.) f) Columna 5. Precio Unitario Referencial. Es el precio unitario, referencial del bien o insumo requerido. g) Columna 6. Total Reflejara el gasto total del bien o insumo requerido, producto de multiplicar Precio Unitario por Cantidad.



h) Columna 7. Justificación Se debe justificar de manera clara y puntual el motivo por el que se requiere el bien o insumo solicitado. i) Columna 8. Fecha estimada de Compra En esta columna se deberá registrar, la fecha estimada en la que el área funciona o la unidad solicitante requerirá la adquisición o contratación del Bien o Servicio. j) Responsables de la información: Nombre, Cargo y Firma Debe consignar los nombres, cargos y firmas de los funcionarios que elaboraron, revisaron y aprobaron el formulario.



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PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES ANUALGASTOS ESTIMADOS POR PARTIDA Y POR AREA FUNCIONAL

(FORMULARIO N°4)



ANEXO - 4 INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL

FORMULARIO SISPLAP Nº 5 – 5a SEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA EJECUCION DEL POA

a) Antecedentes

El subsistema de Seguimiento y Evaluación a la ejecución del POA es un componente importante del Sistema de Programación de Operaciones, por que permite conocer la situación real del avance logrado en la consecución de objetivos en función a lo programado para una gestión anual o periodos previamente definidos El Seguimiento y Evaluación a la ejecución del POA tiene que ver fundamentalmente con los siguientes aspectos:

• Verificación de la ejecución traducida en el proceso de seguimiento continuo, mediante el cuál, las autoridades, jefes de área y técnicos establecen el grado de avance en la ejecución del POA del Ministerio de Hacienda en base a la programación y presupuesto aprobados.

• La evaluación de resultados es un proceso periódico y de acuerdo a lo

establecido en el Reglamento Específico del Sistema de Programación de Operaciones del Ministerio de Hacienda debe realizarse Trimestralmente. En función de la programación, el proceso de evaluación esta a cargo de los responsables de área y/o unidades organizacionales, quienes tienen la obligación de asumir acciones correctivas necesarias, las mismas que dependiendo de su magnitud, deben conducir a realizar ajustes de objetivos, y/o operaciones; su cancelación; reformulación de resultados y metas esperadas. Acciones estas, que deberán estar debidamente fundamentadas.

En este sentido y cumpliendo la normativa vigente, con la aplicación del subsistema de Seguimiento y Evaluación, se busca conocer entre otros aspectos, los resultados logrados y las desviaciones, ante la necesidad de informar a la MAE y a las distintas instancias del Ministerio de Hacienda sobre aspectos relevantes y poder asumir acciones correctivas que permitan concretar lo programado. A través de la evaluación, la Unidad de Planificación, dependiente del Sr. Ministro, en su afán de institucionalizar una cultura de seguimiento y evaluación a la ejecución de los POA´s REFORMULADOS en el Ministerio de Hacienda, la que ha sido iniciada con resultados satisfactorios hasta ahora. Por lo que ésta actividad, en cumplimiento a la normativa vigente y por su utilidad práctica, debe ser realizada oportunamente.



b) Responsables Son responsables del cumplimiento y aplicación del presente instructivo por delegación de la MAE las siguientes autoridades del Ministerio de Hacienda: Viceministros, Directores Generales y/o Jefes de Unidad, quienes deben velar por que la información proporcionada a la Unidad de Planificación, sea auténtica y verificable ya que, en caso necesario, puede ser sujeta a comprobación en cualquier instante, al tener ésta carácter de declaración jurada.

c) Procedimiento - Reglamentación

A continuación se presenta la reglamentación y forma de llenado del formulario aprobado para el efecto con el objetivo de estandarizar la presentación de información del Ministerio de Hacienda, para lo cual se deben seguir las instrucciones que a continuación se detallan para cada una de las columnas.

d) Código

En esta columna, se debe registrar el código correspondiente al objetivo específico y posteriormente el código (en forma correlativa) de las operaciones que contribuyen al logro de cada objetivo específico. (Formularios 5 -5ª)

e) Columna (Objetivos Específicos)

En esta columna se deben transcribir (copiar) los Objetivos Específicos como fueron inscritos en el POA REFORMULADO de la gestión respectiva. (Formularios 5 -5ª)

f) Columna (Operaciones) Se deben transcribir (copiar) todas las operaciones registradas en el POA REFORMULADO en el mismo orden correlativo que fueron establecidos en el POA REFORMULADO para ser ejecutadas a lo largo de toda la gestión. (Formularios 5 -5ª)

g) Columnas (Programado - Fecha Inicio y Fecha Fin)

Corresponde llenar en estas casillas (copiar), las fechas programadas inicialmente, tanto para el inicio como para la conclusión de cada operación, detalladas en el POA REFORMULADO.

h) Columna (Ejecutado - Fecha Fin) Esta columna debe reflejar la fecha real de finalización en la que se hizo efectivo el objetivo y conjunto de operaciones inscritas en el POA REFORMULADO del área y/o unidad organizacional correspondiente.

i) Columna ( Indicador – Descripción y Eficacia - % de Avance Físico sobre el

100% Enero al mes de evaluación) En estas columnas se debe establecer la descripción del indicador utilizado en la formulación y el porcentaje de avance físico logrado (en la mayoría de los casos, debería corresponder al resultado producto de la aplicación de la formula del



indicador) según corresponda, por los diferentes objetivos de gestión y/o operaciones, en el transcurso del periodo de evaluación. Así por ejemplo: Si establecemos un 100% de avance físico, significa que el objetivo de gestión y operación o conjunto de operaciones ha sido logrado en su totalidad con relación a lo programado en el periodo establecido, caso contrario, deberá anotarse el porcentaje real alcanzado, explicando las causas de sus desviaciones en la columna 12. (Formularios 5 -5ª)

j) Columna (Presupuesto Programado o Ajustado - Total) En estas columnas se deben registrar los montos en bolivianos que corresponden al presupuesto programado (aprobado) para la gestión. En caso de que este presupuesto hubiese sufrido cambios, se debe anotar este presupuesto modificado, desagregado por grupo de partida. Por lo tanto, según corresponda en estas columnas, se debe definir si se trata del presupuesto programado o ajustado en T.G.N. y otras fuentes, en cuyo caso se debe eliminar la palabra “programado” o “ajustado”.

k) Columna (Presupuesto Ejecutado)

Implica registrar el monto en bolivianos de la ejecución presupuestaria alcanzada en el período sujeto a evaluación y siempre con relación a lo programado. Debe registrarse tomando en cuenta el detalle por grupos de partidas presupuestarias, tanto en T.G.N. como otras fuentes.

l) Columna (% de Ejecución )

En esta columna se debe registrar el porcentaje de ejecución presupuestaria con relación al 100% de los recursos programados (T.G.N. + Otras Fuentes) por grupo de partida (formulario 5), posteriormente se sacará un promedio por operación y este debe ser trasladado al formulario 5ª.

m) (Medios de verificación)

Constituyen los medios físicos e informáticos que permitirán evidenciar el grado de cumplimiento de objetivos y/o operaciones descritas en el presente formulario, relacionados con las columnas respectivas, es decir, porcentaje de avance físico (Eficacia) y ejecución presupuestaria. Así por ejemplo: informes, publicaciones, actas y otros documentos que cursan en archivo del Área y/o Unidad Organizacional responsable de la realización del objetivo específico u operación. (Formulario 5ª)

n) Columna (Unidad ejecutora)

Corresponde identificar el Área y/o Unidad Organizacional (Ej. Viceministerio del Tesoro y Crédito Público) que realizó la operación inscrita en el POA REFORMULADO. (Formulario 5ª)



o) Columna (Fundamentación - Desviaciones) Permite respaldar cualquier tipo de desviaciones, impedimento, irregularidad y/o condicionante ocurrida, que no permitió lograr u obstaculizó el cumplimiento de las operaciones programadas, que hayan ocasionado dificultades o demoras debidas a problemas de diversa naturaleza como ser: desembolsos inoportunos, falta de efectivo, insuficiencia de recursos humanos, falta de materiales, etc. Esta información proporcionada debe permitir la retroalimentación para realizar cambios o ajustes necesarios, asimismo, efectuar cualquier aclaración pertinente que respalde la desviación o en su caso ejecución programada de operaciones. (Formulario 5ª)

p) Columna (Productos o Resultados Claramente Identificables) Corresponde identificar aquellos productos que han causado impacto, emergentes de la operación o conjunto de operaciones realizada, Ejemplo Registro Biométrico en el nivel central, Reglamento de la Priorización de Pagos aprobado y difundido, Normativa referida a la Calidad del Gasto, etc. (Formulario 5ª) Es importante aclarar que este proceso se lo realizará en forma automática a través de la utilización del SISPLAP.

IMPORTANTE

RECONOCIMIENTO DE “DECLARACIÓN JURADA”

Son responsables del cumplimiento y aplicación del presente instructivo las siguientes autoridades del Ministerio de Hacienda: Viceministros, Directores Generales, y/o Jefes de Unidad quienes deben velar por que la información proporcionada a la Unidad de Planificación sea autentica, oportuna y verificable ya que puede ser sujeta a verificación y comprobación en cualquier instante, en caso necesario. “Los medios de verificación constituyen los medios físico e informáticos que permitirán verificar el grado de cumplimiento de objetivos y operaciones. Consiguientemente, la información proporcionada a través del Formulario de Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del POA, tiene carácter de Declaración Jurada. Por lo que cada Jefe Superior es responsable de la veracidad de la información proporcionada

Recomendamos tomar en cuenta lo enmarcado, para evitar posibles sanciones por responsabilidad a la función pública.



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ANEXO Nº 5

BANCO DE INDICADORES Cuadro con Ejemplos

Cualitativa Cuantitativa

N° de beneficiarios que ingresan al SSO

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Población de Beneficiarios Existentes / N° de nuevos Ingresos

N° de Empresas registradas al SSO que aportan al régimen de pensiones

XGasto Corriente en función del PIBReducción Deuda InternaIncremento deuda concesionalResultados del gasto agregado con el POA y Presupuesto aprobado

Desviaciones del gasto presupuestario en comparación con el presupuesto original aprobado

Desviaciones del gasto presupuestario en comparación con el presupuesto original aprobado

Clasificación del PresupuestoSupervisión del riesgo fiscal agregado provocado por otras entidades públicasSuficiencia de informaciónCarácter ordenado y participación en el proceso presupuestario anual

Perspectiva plurianual en materia de planificación fiscal, política del gasto y presupuestación

Ampliación base tributariaLucha contra el contrabando

Económico Productivo

Valores y Seguros

Fiscal

Reducción del Déficit

Credibilidad del Presupuesto

Transparencia

Presupuesto basado en el Plan Nacional de Desarrollo

Tributario

Operacionalización del Indicador

Método de Calificación

Social Pensiones

Forma de ObservaciónCódigo Tipo de Efecto Impacto

Descripción del Indicador

Existe en el SISPLAP un módulo que facilita la utilización de este formulario y la aplicación de los indicadores.



ANEXO Nº 6 REFORMULACION Y/O AJUSTE DEL P.O.A.

a) Antecedentes

Como resultado de la evaluación, existen determinadas situaciones imprevistas o incontrolables que obligan a reformular y/o ajustar el Programa Operativo Anual (POA) del Ministerio. Estos ajustes, en la mayor parte de los casos, se realizan internamente, en el área y/o unidad organizacional interesada, sin comunicar de ésta situación a la Unidad de Planificación, Unidad que en base a la información proporcionada, es responsable de realizar los ajustes correspondientes en el POA consolidado y oficial del Ministerio de Hacienda, cada vez que así se lo requiera. Consecuentemente, para formalizar estos procedimientos, es necesario generar instrumentos técnicos orientados a facilitar su aplicación.

b) Objetivo

El objetivo de los formularios e instructivos diseñados para la reformulación y/o ajuste del POA y consecuentemente del Presupuesto, es uniformar y estandarizar la información requerida, orientados a la operativización de dicha labor.

c) Responsables

Los servidores públicos encargados de plantear los requerimientos de reformulación y ajustes al POA son las autoridades responsables de cada área y/o unidad organizacional, debiendo fundamentar estas modificaciones en el marco de sus objetivos específicos. Para este efecto, se deben utilizar los formularios diseñados y que se presentan anexos en este documento.

d) Procedimiento Área y/o Unidad Organizacional solicitante

a) Toda vez que un área o unidad organizacional, a través de su responsable,

requiera reformular, modificar y/o ajustar su POA, sólo a nivel de operaciones, antes de que se inicie el proceso de seguimiento y evaluación, deberá llenar el formulario de “Incorporación de Medidas Correctivas ó Actividades no Programadas”, cuyo instructivo se anexa al presente documento.

b) La responsabilidad por la reformulación y/o ajuste del POA a nivel de

operación, es de competencia directa del responsable de cada área y/o unidad organizacional, por lo cual, antes de proceder a efectuar oficialmente la solicitud a través del formulario de “Incorporación de Medidas Correctivas o Actividades no Programadas”, se debe analizar profundamente y de manera



racional la necesidad del cambio, determinando las razones ó causas fundamentadas.

c) Una vez llenado y debidamente firmado el formulario, éste deberá ser

remitido, en original a la Unidad de Planificación y Unidad Financiera de la DGAA, para el análisis de su viabilidad.

Unidad Financiera (UF)

a) La UF recibe la instrucción de la DGAA y en base al análisis de la

disponibilidad de recursos financieros, otorga el visto bueno a la solicitud y la deriva a la Unidad de Planificación. En caso de no existir presupuesto, la UF devuelve el formulario a la unidad solicitante y a la UPLA.

Unidad de Planificación (UPLA)

a) La UPLA procede a efectuar el ajuste correspondiente al POA consolidado y

oficial del Ministerio de Hacienda.

b) Comunica a la DGAA y al área y/o unidad organizacional solicitante, sobre la realización o no de la modificación solicitada en el POA.



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO Nº 6

SOLICITUD DE AJUSTE DE MEDIDAS CORRECTIVAS

O ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS Campo 1 (Área y/o Unidad Organizacional) En este espacio se debe registrar el nombre del área y/o unidad organizacional que realiza la solicitud de incorporación de medidas correctivas o actividades no programadas. Campo 2 (Fecha) Se debe anotar la fecha correspondiente al día en el que se realiza la solicitud. Campo 3 (Cite) Se registrará el número o código de referencia de la carta con la que se enviará el formulario de solicitud. Campo 4 (Nueva operación ó actividad) En este espacio, se debe anotar claramente las nuevas operaciones ó actividades que se requieran incluir o modificar. Se debe establecer con plena claridad y de manera puntual el objetivo específico al cual contribuirán estas operaciones, tomando en cuenta las características de redacción propias de las operaciones, es decir enfatizando la acción a seguir. Campo 5 (Justificación Técnica) Este campo está destinado para que se presente una explicación detallada, justificando y sustentado técnicamente la importancia ó necesidad de la incorporación solicitada. Campo 6 (Adjuntos) Aquí se deberá detallar la relación de la documentación que se adjunte y que respalda la justificación técnica descrita en el Campo 5. Campo 7 (Código) En esta casilla, se debe anotar el código de las nuevas operaciones. Por ejemplo: Si el código del Objetivo Específico es 01 y el mismo, tenía tres (3) operaciones. Al añadir dos (2) nuevas operaciones, cada operación tendrá la siguiente codificación: 01.04 (la



primera), 01.05 (la segunda), respetando la codificación utilizada y asignada inicialmente en la elaboración del POA. En caso de sustituir una o varias operaciones, la codificación asignada a cada operación se deberá mantener. Campo 8 (Resultado Esperado) En este campo se debe insertar el resultado que se espera alcanzar para concretar el objetivo específico al cual contribuye(n) la(s) operación(es) descrita(s) en el Campo 4. Campo 9 (Indicador) Se registrarán el o los indicadores de eficacia, eficiencia u otros definidos previamente para el efecto, que facilitarán la medición del grado de avance o logro de las operaciones modificadas y/o incorporadas. Campo 10 (Metas) Se debe detallar las metas que se pretenden alcanzar mediante la ejecución de las operaciones modificadas y/o incorporadas. Campo 11 (Fecha Inicio) Se anotará la fecha en la cual se tiene previsto iniciar la ejecución de las operaciones. Campo 12 (Fecha Fin) Se registrará la fecha en que se tiene previsto concluir las operaciones. Campo 13 (Fuente de Financiamiento) Se consignará la fuente de financiamiento de los recursos necesarios para la ejecución de las operaciones; por ejemplo: TGN, Banco Mundial (BIRF), etc. Campo 14 (Solicitado por: Jefe de Unidad) Se registra el nombre, firma y sello del Jefe de la Unidad Solicitante. Campo 15 (Autorizado por: Inmediato Superior) Se registra el nombre, cargo, firma y sello del inmediato superior del Jefe que efectúa la solicitud, en señal de conformidad y respaldo a la misma.



FORMULARIO Nº 6

SOLICITUD DE INCORPORACION DE AJUSTE DE OPERACIONES O ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS



INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO Nº 7

AJUSTES PRESUPUESTARIOS

El presente instructivo, se utilizará en el caso que los ajustes o modificaciones al POA del Área y/o Unidad Organizacional solicitante requieran traspasos presupuestarios. Campo 1 (Área / Unidad Organizacional) En este espacio, se detallará el nombre del Área y/o Unidad Organizacional solicitante congruente con el Campo 1 del Formulario Nº 7. Campo 2 (Traspaso Presupuestario) Los traspasos presupuestarios son reasignaciones presupuestarias al interior de una Entidad Pública ó entre entidades públicas que, si bien, no incrementan ni disminuyen el monto total del Presupuesto aprobado, muchas tiene incidencia en el proceso de ejecución del POA. Por tanto, en el caso que corresponda, en este espacio se debe describir el monto total de los recursos financieros necesarios para la ejecución de las operaciones, siendo expresado numeral y literalmente. Para realizarse traspasos presupuestarios, se debe completar la información solicitada en los Campos 4 y 5 del presente formulario. Campo 3 (Fuente de Financiamiento) En este campo se debe describir con mayor detalle que en el Campo 13 del Formulario Nº 6, acerca de la fuente de financiamiento, debiendo incorporar una explicación más completa de las condiciones de acceso a ese financiamiento. Ejemplo: AIF Convenio de Crédito BOL – XXX/2004 (correspondiente al BIRF). Campo 4 (Requerimiento Presupuestario - Origen) Las columnas (5.1; 5.2 y 5.3) de este Campo, son de utilización expresa, sólo en aquellos casos en que sea necesario realizar traspasos presupuestarios ya sea de una partida a otra(s); al interior de una misma operación ó de operación a otra operación; al interior de una misma Área o Unidad Organizacional. Columna 5.1 (Código de la Operación) El código a ser descrito en esta columna, es el concerniente a la operación anotada en el POA del Área ó Unidad Organizacional solicitante de la cual, se reasignarán (se



utilizarán) los recursos, para ser asignados a la nueva operación. Columna 5.2 (Partida) En esta columna, se debe detallar los códigos numéricos de las partidas presupuestarias que sufrirán el recorte presupuestario (ó reasignación). Siempre en concordancia con la operación afectada. Columna 5.3 (Monto) En esta columna se debe insertar el monto en Bolivianos (Bs.) que será recortado a la operación y reasignado a la nueva operación. Campo 5 (Destino Presupuestario) En las casillas correspondientes a este Campo, independiente de la fuente u origen de los recursos, se establecerá el detalle de las nuevas operaciones, contemplando los nuevos códigos, partidas y montos correspondientes. Columna 6.1 (Código de la Operación) Este código corresponde a la nueva operación y estará directamente relacionada con el objetivo al que contribuirá, estableciéndose de manera correlativa a los ya existentes, sin necesidad de reemplazar a ninguna otra operación; aún sea el caso en que alguna quedase sin presupuesto ó no sea factible su realización en la presente gestión, sea cual fuese el motivo (en estos casos, sólo se elevará las justificaciones necesarias). Columna 6.2 (Partida) En esta columna, se debe insertar la(s) partida(s) presupuestaria(s), establecidas en el Clasificador, a ser utilizadas para ejecutar la(s) operación(es). Columna 6.3 (Monto) En esta columna, se debe detallar con exactitud el monto en Bolivianos (Bs.) asignado a cada una de las partidas presupuestarias necesarias para el cumplimiento de las nuevas operaciones programadas.



Campo 6 (Solicitado por: Jefe de Unidad) Se registra el nombre, firma y sello del Jefe de la Unidad Solicitante. Campo 7 (Autorizado por: Inmediato Superior) Se registra el nombre, cargo, firma y sello del inmediato superior del Jefe que efectúa la solicitud, en señal de conformidad y respaldo a la misma. Campo 8 (Visto Bueno VºBº DGAA) En esta casilla la DGAA formulará la respectiva autorización mediante firma y sello, previa coordinación con la Unidad Financiera y su respectivo aval otorgado también a través de firma y sello.



FORMULARIO Nº 7

AJUSTES PRESUPUESTARIOS

AREA Y/O UNIDAD ORGANIZACIONAL :

1

NUMERAL LITERAL TRASPASO PRESUPUESTARIO

FUENTE DE FINANCIAMIENTO:

2

3

REQUERIMIENTO PRESUPUESTARIO ORIGEN DESTINO PRESUPUESTARIO

DE: A: CODIGO

OPERACION PARTIDA MONTO (BS.)

CODIGO OPERACION PARTIDA MONTO

(BS.) (5.1) (5.2) (5.3) (6.1) (6.2) (6.3)

TOTAL:

4 5

TOTAL:

SOLICITADO POR:

JEFE DE UNIDAD

AUTORIZADO POR:

INMEDIATO SUPERIOR

V.B.:

D.G.A.A

7 8 6



A N E X O Nº 7 GLOSARIO

ÁREA ORGANIZACIONAL: Es parte de la estructura orgánica de una entidad, conformada por una o varias unidades organizacionales con un fin especifico. UNIDAD ORGANIZACIONAL: Es una dependencia de la estructura orgánica a la que se le asigna uno o más objetivos, desagregados de los objetivos de gestión, y funciones homogéneas y especializadas. EFICACIA: Logro de objetivos y resultados (sin considerar recursos ni medios) de los programas de operaciones, en función a las condiciones imperantes durante la gestión. EFICIENCIA: Optimizar el uso de los recursos (financieros, humanos, materiales, tecnológicos en los tiempos previstos) para el logro de los objetivos programados. MISION: Es la razón de ser de una entidad, determina su naturaleza y función fundamental, esta definida en el instrumento jurídico de creación. METAS: Son resultados concretos de orden cuantitativo que se esperan alcanzar durante el proceso de ejecución de los programas de operaciones anuales. OBJETIVOS DE GESTIÓN INSTITUCIONALES: Son resultados cualitativos o cuantitativos que pretende alcanzar una entidad en el corto plazo. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Son los resultados que una determinada área o unidad organizacional pretende alcanzar en un año, tienen relación con los objetivos institucionales y estratégicos de una entidad, sirven de fundamento, dirección y medida para la ejecución de las operaciones. OPERACION O ACTIVIDAD: Es un conjunto de tareas establecidas de manera sistemática, para el logro de los Objetivos Específicos al cual contribuye un área o unidad organizacional. TAREA: Es cada una de las acciones físicas o mentales, o etapas para llevar a cabo una operación determinada. OPERACIONES DE FUNCIONAMIENTO: Son actividades recurrentes de carácter técnico - administrativo destinadas a la producción de bienes y/o servicios. OPERACIONES DE PREINVERSION: Son todos los estudios que se realizan sobre un proyecto especifico, desde que el mismo es identificado como idea hasta que se toma la decisión de su ejecución, postergación o abandono.



OPERACIONES DE INVERSION: Son actividades destinadas a incrementar, mejorar o reponer las existencias de capital físico o humano. PLAN ESTRATEGICO: Es el instrumento en el que se establecen los objetivos estratégicos, políticas y la programación de mediano y largo plazo y tiene directa relación con la misión y visión de la institución. Es un instrumento que sirve de base para la formulación de los objetivos de gestión de una entidad. PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL DE UNA ENTIDAD: Documento que contiene la consolidación de los programas de operaciones anuales de las áreas y unidades organizacionales que integran la entidad. Es el instrumento a través del cual, gestión a gestión, se ejecuta la programación quinquenal del PEI. PRESUPUESTO: Descripción de los programas y resultados esperados, expresados en términos numéricos. Los presupuestos son estados cuantitativos formales de los recursos que se separan a fin de realizar las actividades proyectadas para determinados periodos.

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