¿Cuándo?

Tenga en cuenta si las fechas del evento son flexibles o fijas, esto le permitirá validar opciones de disponibilidad de horarios y días y seguramente conseguir mejores precios de temporada.

Determine el tiempo de anticipación para informar a sus asistentes del evento, así como los involucrados como moderadores, expositores, artistas o conferencistas.

Establezca el tiempo de anticipación de salida en medios de comunicación relacionados con el evento.

Calcule el tiempo de cada actividad de la agenda, tenga claridad de las actividades que requieren una preparación previa de los asistentes, expositores, moderadores o de material de ayuda, su distribución y la acomodación del salón.

Tenga en cuenta los tiempos mínimos para que sus asistentes consuman los alimentos y bebidas, de manera cómoda y agradable, así como el tiempo para registro, uso de servicios sanitarios, tiempo para que se desplacen de escenarios o realicen preparación de contenidos, reciban o entreguen equipos de traducción o materiales especiales.

 

¿Dónde?

Transporte

Valide la distancia del lugar del evento con sistemas de transporte que usarán sus invitados para llegar a tiempo: distancia aeropuerto, distancia terminales de transporte, distancia hoteles o lugares de alojamiento, centros comerciales, parques o sitios turísticos. Esto le permitirá a sus invitados a programar su estadía durante el evento y sus desplazamientos para llegar a tiempo a todas las actividades.

Sus invitados requieren transportes complementarios: Si / No. Planee con la suficiente oportunidad la forma como sus invitados llegarán al lugar del evento.

Alojamiento

Valide el número y tipo de las habitaciones, de acuerdo con el perfil y requerimientos de sus invitados o asistentes.

Requiere Suites Especiales, requiere habitaciones con Camas King Size, Camas Dobles, Camas de Soltero, las habitaciones deben estar en zona de para No-fumadores.

El alojamiento es en el mismo lugar del evento, Si/No. En caso que no lo sea, verifique las opciones cercanas, el tiempo y modo de desplazamiento.

Asegure la entidad con la cual sus invitados podrán hacer reserva de alojamiento o de transporte.

Valide la seguridad del lugar del evento, del alojamiento y de los espacios del evento.

 

¿Cómo?

Temática

Valide si la temática corresponde a una fecha comercial, o está alineada con algún objetivo de su empresa, es una celebración, lanzamiento o una profundización de algún tema especial.

Valide si es la primera vez que realiza un evento asociado con la temática elegida.

Verifique si la temática requiere un permiso de manejo de marca o propiedad intelectual, créditos o permisos especiales.

Establezca el objetivo de su evento, cómo medirlo y cuál es la meta a lograr.

Determine un presupuesto disponible, un tope máximo a invertir y la retribución que hará su evento a su flujo de caja.

Valide el calendario de eventos que se estén haciendo en la misma ciudad o región para evitar un conflicto con su temática, invitados o fechas no apropiados.

Determine la agenda del evento y publíquela con anticipación a sus invitados.

Establezca si requiere que sus invitados asistan con atuendos, vestimenta o elementos especiales e infórmeles con al menos tres semanas de anticipación.

Verifique si requiere una distribución especial de sus asistentes para algunas actividades del evento, determine las condiciones e informe con oportunidad si se requiere. Coordine con el personal de apoyo del lugar del evento las condiciones de distribución y acomodación de los asistentes en cuanto a forma, cantidad, lugar y tiempo.

Incluya en la agenda actividades de entretenimiento que permitan conectar a sus asistentes con su empresa o evento, que se relajen y distraigan entorno a su actividad. Esto le ayuda a mantener la atención de su audiencia y la permanencia en todo el evento.

Moderadores, Expositores, Artistas, Docentes o Presentadores

Sus expositores son nacionales o extranjeros. Requieren alternativas especiales de alojamiento, transporte,

recorridos por la ciudad o lugar del evento. Verifique si ya conocen la ciudad o lugar del evento. Sus expositores son personas reconocidas o famosas.

Tenga clara la trayectoria de sus expositores, esto le permitirá hacer el guión de presentación o incluir la información en su material del evento.

Sus expositores tienen un manejo especial de imagen o de representación que requieren coordinación de agenda, entrevistas, firma de autógrafos, fotografías, etc.

Sus expositores o artistas requieren un espacio como camerinos para su preparación previa y posterior al evento.

Valide las recomendaciones de la alimentación de sus moderadores, expositores o artistas.

Hable con anticipación al evento con sus expositores, artistas, docentes o moderadores para que tengan claridad de la cantidad y las características de asistentes, condiciones del alojamiento, transporte y servicios especiales.

Coordine con sus moderadores, expositores, conferencistas o artistas las condiciones de las presentaciones, solicítelas con anticipación y establezca claridad sobre los tiempos de presentación.

Registro

Valide si requiere hacer un registro al inicio del evento. Este lo puede necesitar para inscripciones, entrega de material, de elementos de traducción simultánea, para entrega de elementos a usar en actividades del evento.

Verifique los datos que va a imprimir en escarapelas y el sistema de inscripción.

Determine qué hacer en caso que lleguen asistentes en reemplazo o poder del invitado principal o inicial.

Determine previamente qué hará si llegan asistentes adicionales a los planeados. Esto para calcular salones alternos, pantallas de proyección en otros espacios, alimentos y bebidas adicionales y material del evento.

Invitados

Identifique el perfil demográfico y socioeconómico de sus invitados: género, edades, profesiones, ingresos, hábitos de consumo de sus productos. Esto le permitirá personalizar algunas actividades de su evento y sorprenderlos.

Verifique si sus invitados ya habían asistido a un evento similar organizado por su empresa o por otra entidad.

Valide que tipo de publicidad hará a su evento, el costo y los medios en los cuales va a estar divulgada la información del evento.

Alimentos y bebidas

Verifique y sea explícito si su evento incluye alimentos: desayuno, coffee, almuerzos, cenas. En caso que no los incluya infórmele a sus clientes los lugares disponibles cercanos para que sus clientes tengan la comodidad de encontrar fácilmente estas opciones.

Verifique la presentación de los alimentos y bebidas. Seleccione el menú o menús previamente. Verifique si sus asistentes

requieren dietas especiales debido a condiciones médicas, alergias o preferencias.

Tenga claridad en los precios del Menú, qué incluye, los impuestos y costo de servicio de meseros.

Valide si hay flexibilidad para elegir Ítems fuera del menú estándar del lugar del evento.

Verifique si ofrecen estaciones de café y agua: cantidad, componentes, presentación, horario, costo, ubicación y servicio.

Compare el costo del evento si sus invitados consumen alimentos y bebidas en el mismo lugar del evento, incluido en la tarifa de asistencia o lo hacen por su cuenta y los riesgos asociados al éxito de la coordinación de su evento.

Calcule de 40 a 50 minutos para el desayuno, 50 a 60 minutos para el almuerzo y 15 a 20 minutos para los coffee, esto en grupos hasta de 300 personas.

Para más de 300 personas incremente entre 5 y 10 minutos en cada momento.

Calcule una o dos tazas de café o aromática por invitado durante la mañana. En la tarde, calcule una taza de café, aromática o un jugo o vaso con agua.

Verifique si requiere servicio a la mesa, a manteles, a presencia del Chef o si es servicio tipo Buffet el más adecuado para su evento. Verifique el costo de cada una de esas opciones.

En caso de requerir oferta de licores, considere la calidad, seguridad, variedad e incluya siempre la oferta de cocteles o cervezas sin licor.

Salones

Cuántos salones requiere. Requiere salones o espacios alternos. De qué tamaño son los salones que requiere. Cuál es el montaje de los salones: auditorio, U, aula, coctel, espina de

pescado. Cuál es la acomodación de los salones: solo sillas, con mesas y sillas,

sin mesas y sillas, otros especiales. El salón requiere calefacción o ventilación, sonido, ayudas

audiovisuales especiales. El salón es de fácil ubicación para los asistentes. La luz del salón puede ser controlada fácilmente de tal manera que

no se generen fallas en las proyecciones o calidad de las imágenes de su evento.

Cuenta con servicios sanitarios cerca. Ubíquelos y tenga clara la información para darla a sus invitados.

Valide el posible ruido que pueda afectar el desarrollo efectivo de su evento.

Requiere salones con acceso para personas con algún tipo de discapacidad.

Verifique si debe reservar espacios para la ambientación de los salones que vaya a comercializar como parte de la decoración y ambientación del evento, las dimensiones y cantidades de estos espacios, tenga clara la forma de ubicar elementos publicitarios en los salones y los permisos para hacerlo.

Requiere servicios de audio / vídeo propios del lugar del evento o requiere alquiler externo.

Requiere proyector de diapositivas, proyector de imágenes, proyector de datos, pantallas especiales, propios del lugar del evento o requiere alquiler externo.

Verifique si necesita personal calificado para el manejo de ayudas de audio, sonido o video.

Valide si requiere equipos especiales para conexión a internet, proyección de audioconferencias, equipo de grabación de sonido o de video.

Establezca previamente si requiere documentar memorias, testimonios durante el evento para luego publicarlas, entregarlas o enviarlas a sus asistentes.

El día del evento, al menos una hora antes, haga un recorrido previo a todos los espacios contratados y verifique las condiciones.

Otros

Verifique las opciones de parqueadero para sus asistentes, ubicación, costo, cercanía con el lugar del evento, alternativas, horarios y seguridad.

Valide si requiere valet parking para sus asistentes. Considere servicios adicionales como Centro de Negocios, Cambio de

Moneda, Bancos, Centros Comerciales, Recorridos Turísticos o Agencia de Viajes, Gimnasio, Sala Internet, Servicio Wifi.

Establezca si requiere comprar previamente obsequios para los asistentes o para invitados especiales y consígalos con anticipación al evento.

Asegure que los materiales, equipos y ayudas logísticas estén en el lugar del evento al menos un día antes del mismo, confirme la disponibilidad y el estado.

Coordine y asegure que después del evento se tenga claridad qué hacer y a quién hacer llegar los materiales, equipos y ayudas especiales que sobraron del evento y cómo deben retornar a proveedores, expositores, moderadores o a su oficina.

Informe al operador de su evento los cambios de última hora con oportunidad, tan pronto estos cambios sean conformados, sea

preciso en las instrucciones y valide que fueron entendidas efectivamente.

Verifique las condiciones de propinas y gastos especiales. Al final de cada día del evento o de cada actividad, firme los recibidos

de satisfacción o los comprobantes de pago y guarde una copia para la facturación definitiva.

Determine si requiere condiciones especiales de decoración o ambientación, el costo y el tiempo de preparación, así como los proveedores y las características.

Reservas, Cotizaciones, Confirmación, Penalidades e Impuestos

Considere costos por confirmación del evento, penalidades por cancelaciones, tiempos de anticipación para confirmar, reservar o cancelar.

Verifique los impuestos de renta, música, derechos de autor, locales, distritales, comerciales, propiedad intelectual.

Valide si requiere permisos de entidades de control como policiales, manejo de multitudes, bomberos, enfermería o servicio médico.

Envíe oportunamente y por escrito la información de identificación de la empresa que pagará el evento, las condiciones de pago, la confirmación de fechas, salones, alimentos y bebidas, equipos y servicios internos o externos y de proveedores.

Aclare las condiciones de autorizaciones para pago y débitos cargados al evento, cuentas bancarias o centros contables.

Valide el porcentaje permitido para adicionales, el costo y qué hacer en caso de sobrantes.

Haga una reunión con el operador del evento al final del día o de cada actividad especial y evalúen los servicios: salones, equipos, alimentos, adicionales, transporte, tiempos, materiales, proveedores.

Realice la evaluación de servicio del evento y haga las observaciones de mejoramiento para un próximo evento.

Evaluación y cierre

Haga una reunión con el operador del evento al final del día o de cada actividad especial y evalúen los servicios: salones, equipos, alimentos, adicionales, transporte, tiempos, materiales, proveedores.

Realice la evaluación de servicio del evento y haga las observaciones de mejoramiento para un próximo evento.