MantTestTipos de Trabajos Correctivo Otros trabajos Preventivo Órdenes de trabajo Almacenes...

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MANUAL DE FUNCIONAMIENTO

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MANUAL MANTTEST.COM Versión 8 2

Tabla de contenido Requisitos Para la Instalación........................................................4

Registrar y desregistrar MantTest.com............................................. 4 1.- INTRODUCCIÓN..........................................................................5

1.1.- Conceptos generales ............................................................... 5 1.2.- Funcionamiento general........................................................... 7

1.2.1.- Ventanas 7 1.2.2.- Filtros 11 1.2.3.- Impresión 11 1.2.4.- Otras funciones comunes 13

2.- FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA....................................14 2.1.- Definición de proyecto............................................................ 14

2.2.1.- Datos de proyecto 15 2.1.3.- Equipos 18 2.1.4.- Operaciones 36 2.1.5.- Recursos 40 2.1.6.- Características 47 2.1.7.- Zonas 49 2.1.8.- Órdenes 57 2.1.9.- Presupuesto 62 2.1.10.- Empresas 63

2.2.- Mantenimiento ....................................................................... 65 2.2.1.- Solicitudes 65 2.2.2.- Órdenes de mantenimiento 67 2.2.3.- Cargas de trabajo 77 2.2.4.- Planning 80 2.2.5.- Albaranes 83 2.2.6.- Facturas 84 2.2.7.- Contratos 85 2.2.8.- OID 86 2.2.9.- Generación de preventivo 90 2.2.10.- Activación de procesos 92

2.3.- Almacén................................................................................. 93 2.3.2.- Tipos de movimientos 95 2.3.3.- Almacenes 96


2.3.4.- Movimientos 98 2.3.5.- Pedidos 99

2.4.- Consumos............................................................................ 102 2.4.1.- Tipo de consumo 102 2.4.2.- Puntos de consumo 103 2.4.3.- Consumos 105

2.5.- Consultas............................................................................. 107 2.5.1.- Consulta de costes 107 2.5.2.- Tiempos de respuesta 109 2.5.3.- Parámetros de lectura 111

2.6.- Configuración....................................................................... 112 2.6.1.- Usuario 113 2.6.2.- Selección del usuario 113 2.6.3.- Selección del proyecto 114 2.6.4.- Usuarios 114 2.6.5.- Solicitantes 115 2.6.6.- Perfil usuario 115 2.6.7.- Administración de usuarios 116 2.6.8.- Usuarios activos 118

2.7.- Mensajes ............................................................................. 118 2.7.1.- Nuevo mensaje 118 2.7.2.- Entrada 119 2.7.3.- Enviados 119 2.7.4.- Mensajes Sistema 119

EJEMPLOS PRÁCTICOS .............................................................120 Inserción de equipos 120 Inserción de gamas 121 Generación de preventivo 122


Requisitos Para la Instalación El proceso de instalación se podrá realizar en un equipo con el sistema operativo correctamente instalado y en funcionamiento. La configuración mínima para el servidor:

• PIII 800MHz, 512 Mb Ram, 9 Gb disco • Windows 2000 Server • Internet Information Server (incluido en Windows Server) • SQL Server 7 o 2000 (También con ORACLE) • Cristal Reports 8.5 developer (visualizador de informes) • Autodesk MapGuide (módulo opcional para planos activos) GIS

De otro lado, los requisitos mínimos recomendados para los puestos de trabajo son los siguientes:

• Internet Explorer 6 • PII 300 MHz • 32 Mb Ram o superior • Windows 98 o superior • Conexión a Internet (para funcionamiento externo)

Registrar y desregistrar MantTest.com Una vez instalado el programa deberá activar la licencia del mismo. Esta acción será necesaria únicamente en la primera ejecución de la aplicación. El programa le asignará un identificador que deberá remitir por fax o vía e-mail a su distribuidor de la aplicación para que le entregue el código de autentificación. Una vez implementado dicho código el programa se encontrará operativo.

Si por el contrario se desea desregistrar la aplicación se deberá pulsar el icono , que figura en la primera pantalla de acceso al proyecto y que sólo aparecerá en aquellos usuarios que tengan permiso de proyecto. A continuación aparecerán una contraclave de registro y la clave de registro que se deberá guardar o anotar, pues habrá que notificárselas al distribuidor para asegurar una correcta desactivación.


Equipos

Operaciones preventivo

Unidades de Mantenimiento

Zonas Categorías necesarias

Repuestos necesarios

Periodicidades

Parámetros lectura

Categorías

Recursos

Perfiles Calendarios

Base de Datos Mantenimiento

Preventivo

Desglose

Proveedores Contratos Tipos de Trabajos

Correctivo

Otros trabajos

Preventivo

Órdenes de trabajo

Almacenes

Conductivo

1.- INTRODUCCIÓN

1.1.- Conceptos generales El programa MantTest es una herramienta informática creada para dar soporte en la Gestión del Mantenimiento. Su misión principal es la de facilitar el manejo de todos los conceptos relacionados con el mantenimiento (recursos, equipos, órdenes de trabajo, costes, …). Normalmente intervienen una gran cantidad de elementos en la gestión del mantenimiento, por lo que se hace inviable su manejo sin la ayuda de una aplicación informática. Básicamente, los elementos manejados por MantTest y sus relaciones son: Además de las órdenes de mantenimiento preventivo, correctivo, conductivo y otros trabajos, cargas de trabajo, recursos,... El programa permite gestionar consumos, stocks de almacén, usuarios y sus accesos. La gestión de órdenes de trabajo, principal tarea de la aplicación se basa en:


• Definición de equipos, operaciones y unidades de mantenimiento existentes en el

proyecto • Definición de recursos existentes para la ejecución de trabajos • Definición de otros conceptos básicos necesarios (zonificación, categorías,

parámetros, calendarios, proveedores, contratos,…) • Proceso generación mantenimiento preventivo por años. Este módulo generará los

calendarios de trabajo para todos los recursos disponibles, intentando distribuir correctamente las cargas y creando las órdenes de trabajo preventivo definidas.

• Edición, consulta y cierre de órdenes de trabajo preventivo y conductivo. Creación, edición y cierre órdenes correctivo y otros trabajos.

• Consulta de costes. El orden lógico de introducción de datos es el siguiente: • Creación de proyecto • Definición de usuarios y accesos. Definición de equipos y operaciones de

mantenimiento preventivo. Para ello será necesario tener definidas las Gamas, Codificación de equipos, Periodicidades y categorías para las operaciones y la Zonificación para la definición de las Unidades de mantenimiento (ubicación física de los equipos). En el gráfico anterior se reflejan las dependencias de datos.

• Definición de zonas lógicas ( centros de coste, departamentos,...) • Definición de los recursos disponibles, asignándoles perfiles de disponibilidad

(horas disponibles y calendarios). • Generación de las órdenes de mantenimiento preventivo. • Definición de usuarios solicitantes (Si usted dispone de módulo de solicitudes) • Una vez generado el preventivo (de 1 a 12 meses simultáneamente), ya se pueden

consultar, imprimir y cerrar las órdenes de trabajo, consultar cargas, realizar consultas de costes, ...

• Independientemente de la gestión del mantenimiento preventivo y correctivo se puede introducir datos y realizar gestión de almacén (stocks) y consumos en los menús correspondientes.


1.2.- Funcionamiento general El programa mantiene en todos sus módulos una serie de características de funcionamiento comunes. Se ha intentado con ello que todas las pantallas y controles (botones, listas, cuadros de texto,…) que aparecen a lo largo de la aplicación conserven unos modos de trabajo similares. En esta sección se mostrarán estas generalidades.

1.2.1.- Ventanas Existen básicamente tres ventanas tipo en la aplicación, cuyo funcionamiento general es común y que se explica a continuación. Las singularidades de funcionamiento de cada pantalla se explicarán en los respectivos apartados. Ventana de selección Al pulsar sobre una de las opciones del menú general del programa (parte izquierda de la pantalla), aparece la ventana de selección de datos para la opción escogida. Esta página tiene un formato genérico. En ella aparece un filtro, el botón de introducir nuevo elemento, el botón de imprimir y la lista de elementos.

Abrir filtro

Los encabezados con formato subrayado

permiten ordenar la lista.


Es posible que alguna pantalla de datos tenga otras opciones específicas o que no esté disponible alguno de los botones anteriores, dependiendo también del perfil del usuario. Las pantallas de selección sirven para mostrar los elementos disponibles y poder elegir uno o varios según convenga. Existen dos tipos de pantalla de selección. El primer tipo es el que aparece a continuación, en él aparece un filtro de información y para seleccionar un elemento basta con pulsar el nombre del mismo.

El segundo tipo de pantalla permite seleccionar diversos elementos al mismo tiempo. En este caso hay que marcar la casilla de los elementos a seleccionar y pulsar el botón devolver. Aparece también la opción de seleccionar y deseleccionar todos los campos a la vez.


Al pulsar sobre el código o nombre del elemento (en negrita), se pasa a la ventana de edición correspondiente. Ventana de edición Una singularidad común de estas pantallas es que cuando se crea una nueva solamente aparece cierta información. Cuando esta primera pantalla se rellena y se guardan los cambios aparece el resto de información.

Marcando la casilla se selecciona el elemento


En la parte superior aparecen los iconos que representan los diferentes apartados que integran la pantalla. Pulsando sobre los iconos aparecen las distintas ventanas en las que podemos introducir los datos. En la parte inferior aparecen los iconos que permiten grabar, salir de la ventana, añadir elementos o borrar.

Grabar

Borrar

Volver

Añadir elementos

En ciertas pantallas también aparecen otros botones que permiten editar o modificar la información del campo.

Borrar la información del campo

Visualizar/ Seleccionar opciones que pueden ser introducidas en el campo


1.2.2.- Filtros En toda la aplicación nos podemos encontrar con una serie de controles que se utilizan para filtrar la información a mostrar. En algunos casos estos filtros se pueden guardar para tenerlos disponibles en la consulta siguiente. En algunas pantallas aparece el filtro abierto por defecto y en otras cerrado. Para abrir

o cerrar el filtro se utiliza el botón Dependiendo de la pantalla aparece un filtro u otro, con más o menos opciones. El filtro siguiente corresponde al listado de equipos y en él se puede indicar el equipo que se desea listar (introduciendo el nombre o el código del equipo), los equipos pertenecientes a una gama o agrupación de gamas, a una zona o zona lógica o hacer combinaciones entre ellos.

Se debe de marcar la casilla guardar para almacenar la configuración del filtro para la siguiente vez que se entre en la página. Es decir, si por ejemplo se indica en el filtro que solamente se desean ver los equipos pertenecientes a una gama y guardamos, en las posteriores visitas a la página de edición de equipos solamente se visualizarán los de la gama indicada y hasta que se indique lo contrario. Para anular un filtro que se ha guardado y volver a ver todos los elementos, hay que marcar la casilla guardar y pulsar “ todos”.

1.2.3.- Impresión MantTest.com utiliza para la generación de informes el software comercial Crystal Reports. Este software permite personalizar los informes a gusto del cliente, pero hay

Validar el filtro

Ver todos los elementos

Guardar el filtro


que ir con cuidado en las actualizaciones y no sobrescribir los informes modificados (esto es responsabilidad única y exclusiva del cliente). Para imprimir un informe hay que pulsar el botón imprimir. Aparece entonces el filtro de impresión que permite indicar la información que se desea ver en el informe. A continuación y pulsando el botón de imprimir se previsualiza la información especificada.

En la parte superior de la pantalla de previsualización aparecen una serie de iconos que permiten realizar una serie de acciones sobre el informe:

Cerrar página Permite volver al filtro de impresión.

Imprimir informe Indica las impresoras disponibles y permite imprimir

el informe.

Exportar informe Permite exportar el informe en varios formatos.

Actualizar Permite actualizar el informe si se ha hecho algún

cambio con esta ventana abierta.

Mostrar árbol de datos

Permite ver en forma de árbol los elementos que incluye el informe, se accede a cualquier dato pulsando sobre él.

Zoom Permite variar el zoom.

Detener Permite detener el avance o retroceso en el informe.

Texto de búsqueda

Permite buscar un texto dentro del informe.

Ir a... Botones que permiten avanzar o

retroceder en el informe

Imprimir


Crystal Reports organiza los informes en función de la información demandada por el usuario de MantTest.com, se ha observado en algunos informes que si el usuario demanda demasiada información en un solo informe el tiempo necesario para que Cristal Reports lo genere es demasiado elevado y no se llega a previsualizar, en este caso se recomienda imprimir la información por tramos. NOTA: Se ha observado que en algunos casos Crystal Reports no realiza correctamente la exportación de datos a archivos con otro formato, por lo que no queda asegurado totalmente su funcionamiento en este aspecto.

1.2.4.- Otras funciones comunes Para borrar una entidad (equipo, gama, recurso, zona, orden...) tiene que estar vacía. Esto permite al usuario tener un mecanismo de seguridad adicional para no borrar accidentalmente elementos. Para conservar la ventana donde se está trabajando y seleccionar otro menú, apretando shitf y el menú que deseamos abrir, éste aparecerá en una ventana nueva y no se pierde la anterior.


2.- FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA Para acceder a la aplicación es necesario introducir el nombre de usuario y la contraseña en la ventana de entrada. Desde la pantalla de usuarios, el administrador de la aplicación podrá definir nuevos usuarios válidos y su perfil. El perfil, determinará los puntos del proyecto a los que el usuario tendrá acceso.

El programa dispone de un menú general desde el que se puede acceder a todas las opciones. Según el perfil de cada usuario estarán activas unas opciones u otras (Véase perfil de usuarios en Capítulo de Configuración). El menú principal se descompone en siete submenús que se describen a continuación.

2.1.- Definición de proyecto El submenú de proyecto contiene las opciones necesarias para la definición de todos los componentes del Proyecto, edificio o conjunto de edificios del que se desea gestionar el mantenimiento. Será necesario incluir los equipos a mantener (con sus operaciones de mantenimiento preventivo), la codificación a utilizar, los recursos disponibles para la ejecución de órdenes, los contratos de mantenimiento existentes, los suministradores, … En base a esta definición será posible realizar la gestión desde el submenú de Mantenimiento.


2.2.1.- Datos de proyecto Pantalla de definición de datos generales del proyecto. En ella se especificará el nombre del proyecto, el logotipo que se desea que aparezca en los informes, la moneda,... A modo informativo se muestra el idioma del proyecto, pues este está sujeto al del usuario. La opción usuarios concurrentes permite acotar el número de usuarios que podrán acceder simultáneamente a un proyecto, sólo tendrá sentido en aplicaciones multiproyecto, dónde esta opción permite distribuir los usuarios contratados entre los diferentes proyectos. Cabe la posibilidad de utilizar planos interactivos si se dispone del módulo necesario, en cuyo caso se mostrará activada la opción de Gis e implementar las zonas y unidades de mantenimiento. En esta pantalla también se debe especificar el tamaño máximo de las carpetas de archivos que incluye el proyecto. En estas carpetas aparece los documentos, las imágenes de zonas, las imágenes de equipos, y los archivos de situación de unidad.


Alarmas de proyecto Pulsando el segundo icono nos aparece la siguiente pantalla, que nos permite seleccionar el tipo de avisos a utilizar.

Al seleccionar avisos de generación de solicitud, nos aparecerá un mensaje en la esquina superior derecha de la pantalla indicándonos que tenemos un mensaje, donde se nos informará de la nueva solicitud formulada. Si escogemos aviso de rechazo o aprobación de solicitud al solicitante, le aparecerá a éste un mensaje informándole del estado de su solicitud, del mismo modo que la alarma anterior. Si por el contrario, queremos que éste sea avisado mediante e-mail, deberemos seleccionar aviso de rechazo o aprobación de solicitud al solicitante mediante e-mail. O bien poner el check en las dos posibilidades para que sea avisado simultáneamente. Entre otras opciones también se nos ofrece la posibilidad de avisar cuando la orden haya finalizado, mediante mensaje o e-mail. Seleccionando aviso de generación de previsión de horas de correctivo en contrato con la empresa mediante e-mail, se le avisará a ésta de que sus servicios son requeridos para realizar una reparación según contrato. 2.1.2.- Perfiles generales Pantalla que nos permite establecer el perfil general de los usuarios. El perfil general de los usuarios delimita los menús a los que estos pueden acceder. Una vez creado el perfil se puede seleccionar el modo (sin acceso, lectura o escritura) de acceso de cada uno de los menús del programa dependiendo del uso que se quiera hacer de éste (consulta, introducción de datos,...)


2.1.3.- Equipos Gamas Desde este punto se podrá definir la jerarquía de la codificación de los equipos. Un equipo puede pertenecer a cualquier nivel de una o varias gamas al mismo tiempo.


Por defecto aparecen dos gamas de primer nivel: Familia e instalación. Se pueden añadir tantas como se desee. La gama de familia agrupa los equipos en generadores de energía, grupos de bombeo, accesorios para fluidos, elementos de baja tensión, elementos de alta tensión,... (es una clasificación por tipología de equipos).


La idea es que cada equipo pertenezca a una de las opciones de la agrupación de familias. Para crear una nueva gama, hay que situarse en el nivel en el que se quiere introducir la gama, pulsa sobre el botón nuevo e indicar el nombre de la nueva gama. Seguidamente se pulsa el botón guardar para salvar los cambios. Para entrar en una gama y consultar o modificar su contenido se debe llegar hasta su nivel y pulsar sobre editar. Nos aparecerá la página siguiente:

Las gamas de primer nivel son las únicas que no disponen de esta página. La página dispone de cinco iconos, cada uno de los cuales permite asociar a la gama una serie de características, operaciones de mantenimiento, agrupaciones y/o equipos. Las características y operaciones que sean introducidas en una Gama son heredadas por las gamas de nivel inferior. En el caso de las características es posible desheredar las gamas de nivel inferior indicándolo en estas.

Datos generales

Características Operaciones preventivo

Agrupaciones

Equipos pertenecientes

a la gama


Es posible imprimir las gamas con el botón imprimir de la pantalla gamas. Se pueden imprimir en forma de árbol, es decir visualizando solamente los nombres de las gamas y su nivel.

También se pueden imprimir gamas específicas, incluyendo las operaciones heredadas, los hijos de la subfamilia, las operaciones de mantenimiento obligatorias u ordinarias,...

Indica si la característica es heredada o no


Operaciones de mantenimiento (preventivo) Dentro de la página que aparece al editar una gama, en el icono de operaciones, se podrán crear cuantas operaciones de mantenimiento preventivo se deseen. Cada una de estas operaciones generará automáticamente (Véase proceso de generación de preventivo en capítulo de Mantenimiento) las órdenes de trabajo necesarias, dependiendo de la periodicidad que se le asocie. Las operaciones de mantenimiento que se introduzcan en una gama serán heredadas de forma automática por las gamas de nivel inferior. Los equipos asociados a cualquier gama con operaciones de mantenimiento preventivo heredarán de forma automática estas operaciones. Una Gama puede tener operaciones de mantenimiento propias o/y operaciones de mantenimiento heredadas, al igual que un equipo.


Para acceder a los datos de una operación propia basta con pulsar sobre su descripción. Para acceder a una operación heredada deberemos pulsar el acceso a la gama de la que procede la operación y entonces ir al menú de operaciones para visualizarla. Los datos necesarios para la creación de una operación de mantenimiento son el tipo (periódica o por proceso), el título y la descripción y el tiempo previsto por categoría. Opcionalmente se le pueden asociar los parámetros de lectura que serán tomados al realizar la operación y una lista de los repuestos necesarios. Si el tipo de operación es periódica, deberá seleccionarse la periodicidad asociada (Véase periodicidades en Capítulo de Definición de Proyecto) y si es por proceso deberá seleccionarse el proceso que desencadene la generación de las operaciones (Véase definición y activación de procesos en Capítulo de Definición de Proyecto).

La lista de categorías y tiempos previstos será utilizada por el proceso de generación de preventivo. Si no se indica un tiempo>0 no se generarán órdenes de mantenimiento preventivo con dicha operación.

Operaciones propias

Operaciones heredadas


Los parámetros asociados a una operación podrán ser introducidos durante el cierre de órdenes, a partir de los cuales se generarán los gráficos de dichas lecturas.

Características técnicas equipos Tanto en las gamas como en los equipos se pueden especificar características. Para añadir una característica hay que pulsar el botón de inserción. Seguidamente pulsando sobre el icono de buscar se escoge la característica y se introduce su valor. Se puede desactivar la impresión de la característica suprimiendo el indicador que aparece en la parte derecha.


La definición de características y de familias de características se explica en el apartado correspondiente del capítulo de definición del Proyecto

Permite añadir características


Equipos Para acceder a la lista de equipos se debe pulsar sobre la opción equipos dentro del menú de equipos. Aparece entonces un listado por orden alfabético de todos los equipos introducidos hasta el momento. Se puede listar por orden de código pulsando sobre la palabra código.

Desde la pantalla de equipos se podrán definir todos los datos asociados a la ficha de equipo (Datos generales, Imagen, Características técnicas, Operaciones, Unidades de Mantenimiento y repuestos). En datos generales existe la opción de ponderar la dedicación en tiempo a un equipo o a una unidad de mantenimiento de ese equipo mediante la introducción del factor. De esta manera, al generar la orden de mantenimiento el tiempo dedicado a ese equipo o unidad saldrá ponderado por ese factor respecto del tiempo dedicado al resto de equipos o unidades que poseerán un factor 100 (no pondera).


Al asociar un equipo a una gama, éste hereda automáticamente todas sus operaciones, y características. Los distintos datos asociados a los equipos se introducirán en las pantallas de datos que se seleccionan pulsando en los iconos que aparecen en la parte superior de la pantalla. Dentro de las páginas de datos de operaciones, características y unidades se mostrará una lista y los botones necesarios para crear nuevos o volver a la lista inicial de equipos. En el listado de equipos aparece un filtro que nos permite restringir los equipos visualizados. Se puede filtrar por código, título, gama, agrupación de gama, zona


física, zona lógica, empresa, característica o realizar combinaciones de estos. Si se selecciona la opción característica aparecerá un nuevo filtro que permitirá escoger el valor de la misma que deseemos filtrar. Es posible guardar el filtro utilizado marcando el indicador asociado.

En la pantalla de listado de equipos aparecen tres botones que permiten crear e imprimir equipos.

El botón de imprimir da acceso a una pantalla que permite imprimir fichas de equipos. El botón otros informes nos permitirá imprimir listados de equipos y las unidades de mantenimiento. Los filtros permiten indicar que listas o fichas se desean imprimir. Así es posible filtrar por gamas, nivel de operación...

Permite guardar el filtro


El listado de ficha de equipo nos muestra la información asociada a la ficha de equipo y sus operaciones de mantenimiento. Al escoger este modo de impresión nos aparecerá un listado de características a seleccionar según convenga. En el listado de equipos obtendremos una relación de las fichas de los equipos.

Una vez filtrada la impresión y pulsando el botón de imprimir aparece la previsualización de la información a imprimir. Utilizando los botones superiores, se


puede imprimir, exportar a un fichero la información, mostrar u ocultar información, variar el tamaño, avanzar y retroceder en el informe,...

En el listado de unidades de mantenimiento detalladas obtendremos una relación de la ubicación y número de unidades instaladas de cada uno de los equipos y el resto de información asociado a cada unidad.

Inserción masiva de unidades . Permite introducir simultáneamente varias unidades del equipo en diversas zonas al mismo tiempo..


El listado de unidades de mantenimiento detalladas nos muestra las características, ubicación y número de unidades. La pantalla de repuestos permite especificar el tipo de repuestos necesarios para este equipo, así como sus características y stocks. La asignación de recambios a un equipo también se puede realizar desde el menú de almacenes (pagina 67).

Unidades de mantenimiento En la lista de unidades de mantenimiento de un equipo se introducirán todas las instancias del equipo que existan. Cada una de las unidades de mantenimiento tiene un identificador que las diferencia del resto de unidades de mantenimiento del equipo. Se podrán realizar consultas individualizadas para cada una de las unidades (costes, parámetros…). Una unidad de mantenimiento puede también ser una agrupación de instancias de equipos que, a efectos de mantenimiento, se quieren tratar como una sola unidad. En ese caso, las n unidades físicas que forman parte de una unidad de mantenimiento son indivisibles por la aplicación. Téngase en cuenta pues, que sólo es necesario definir una ficha de equipo y tantas unidades de mantenimiento como sean necesarias en el caso de tener n instancias de un mismo equipo.


Las unidades de mantenimiento heredan toda la información introducida en la ficha en la que están incluidas. Los valores de las características se pueden variar para cada unidad de mantenimiento: para ello se tiene que desmarcar la herencia, lo cual permitirá modificar el valor.

Agrupación de Gamas Esta pantalla permite agrupar gamas de un mismo tipo. Estas agrupaciones se utilizan en los filtros de otras pantallas.


En esta pantalla también se dispone de un filtro para restringir las agrupaciones visualizadas. Es posible filtrar por tipo de gama o título.

Para añadir gamas en una agrupación basta con pulsar el botón y navegar en el árbol de gamas hasta encontrar y seleccionar la gama deseada.


Unidades Este menú es básicamente un filtro, que permite encontrar la unidad o unidades que se desee. Funciona como todos los filtros existentes en el programa y mediante la selección de diferentes campos se puede conseguir una búsqueda más depurada. El resultado muestra un listado con el Código, el Equipo, la Zona, el nombre de la Unidad y el Estado. Una vez que se ha realizado la búsqueda con éxito es posible visualizar la pantalla de Datos Generales de dicha unidad. Simplemente basta con seleccionar la unidad apretando encima del nombre.

Agrupación de unidades de mantenimiento Esta pantalla permite realizar agrupaciones de unidades de mantenimiento que serán utilizadas por el proceso de generación de mantenimiento. Las operaciones de mantenimiento de las unidades de mantenimiento cuyas periodicidades sean compatibles y pertenezcan a una agrupación de unidades se generarán en la misma orden pero en trabajos distintos. En el menú principal se listan las agrupaciones existentes y aparece un filtro con el mismo funcionamiento que los anteriores.


Para crear una agrupación nueva se debe de pulsar el botón nueva, indicar el nombre de la agrupación, guardar y seguidamente indicar las unidades de mantenimiento que pertenecen a esta agrupación.

Estado de las unidades de mantenimiento Esta opción permite definir estados diferentes al normal de las unidades de mantenimiento. Normalmente se utiliza para indicar que una unidad de mantenimiento está en reparación o fuera de servicio. Aparece la opción de indicar que no se generen operaciones de mantenimiento preventivo sobre la unidad que lleve asociado este estado.

El estado se asocia a las unidades en la página de unidades de mantenimiento de las fichas de equipos.


2.1.4.- Operaciones

Periodicidades Las periodicidades se utilizan en la definición de operaciones de preventivo asignadas a los equipos. Se encuentran en el submenú operaciones.

Las periodicidades se pueden definir como múltiplos de los periodos definidos (días, meses, años), por horas de funcionamiento del equipo (horas) o entre un rango de fechas fijas (entre fechas).


En el caso de utilizar la opción entre fechas, se generan tantas órdenes de trabajo como rangos de fecha establecidos.

Se puede modificar también el % de desvío en la realización de las órdenes generadas. El valor que aparece por defecto es del 50%. Así si una orden es mensual y se genera por primera vez el 10 de enero, indicando un 50 % de desvío, la orden siguiente se podrá generar entre el 10 y el 25 de febrero (la periodicidad más un 50 % de esta). Si con un desvío del 50 % no se puede realizar la orden por falta de recursos, se generará con un 0% de desvío pero sin asignar categoría.

Procesos En algunos casos la generación de las operaciones de mantenimiento no depende de una periodicidad, sino de la activación de un proceso o evento. Para ello es necesario definir la existencia de estos procesos desde esta ventana.


Una vez definido es posible asignarlo a una operación de tipo proceso, seleccionándolo en la lista desplegable. Este tipo de operaciones no creará órdenes en el proceso de generación del calendario de mantenimiento preventivo, sino que deberán iniciarse ‘manualmente’ indicando que este proceso se ha activado (que el evento asociado ha sucedido). Esto se realizará desde la activación de procesos. Niveles Las operaciones de mantenimiento pueden ser de carácter obligatorio por normativa, ordinarias de acuerdo a criterios técnicos, definidas por protocolos de calidad internos de la empresa,... En esta pantalla se pueden definir los diferentes niveles de operación. Aparecen por defecto los niveles obligatorio y ordinario.

Las operaciones de mantenimiento deberán pertenecer obligatoriamente a un nivel previamente definido. Se pueden filtrar los costes en función del nivel al que pertenecen. Además, en el proceso de generación de mantenimiento preventivo se puede generar solamente uno de los niveles.

Conducción Es posible definir desde esta pantalla las operaciones que forman parte de la explotación del edificio a mantener. Estas operaciones se agrupan en lo que se define como operaciones de conducción. Su definición es idéntica a la de las operaciones de mantenimiento(Véase operaciones de mantenimiento en Capítulo de Definición de Proyecto).


Las operaciones de conducción son acciones diarias o semanales que se realizan sobre zonas o equipos y que han de permitir realizar una revisión rápida y normalmente visual de los equipos o elemento críticos el edificio en cuestión.

Las operaciones de conducción tienen asociada una zona lógica que agrupa todas las zonas en las que se desarrollarán las operaciones de conducción. Las operaciones así definidas se crearán automáticamente mediante el proceso de generación de preventivo. En la pantalla de informe de costes se distinguen las órdenes de mantenimiento preventivo de las de conducción. Avisos sistema gestión Esta herramienta permite definir una serie de avisos que al ser detectados por la instalación son comunicados al sistema y éste envía un mensaje de aviso a través del correo interno. Una vez el mensaje se ha abierto el sistema informará de las órdenes que se deben realizar. Estas órdenes habrán sido introducidas previamente. Cuando se abre el menú de avisos del sistema aparece una pantalla en la que se puede introducir un nuevo aviso o editar uno ya definido. Si se edita el aviso se puede introducir el nombre de éste y la descripción de la orden que se debe realizar al activarse el mismo.


Entrando en la pantalla de unidades se puede especificar la unidad y el equipo que podrá presentar este aviso. También se puede introducir el código del aviso.

2.1.5.- Recursos Recursos Un recurso es una persona o empresa a la que se le puede asignar la realización de una operación de mantenimiento. La ventana de definición de recursos tiene cinco iconos que permiten acceder a varias pantallas: Datos generales, categorías, zonas de actuación, calendarios y contratos. En la pantalla de datos generales se especificará código, nombre, precios de hora (coste y venta), perfil (Véase definición de perfiles), si el usuario está o no activo, es decir si ha de considerarse o no en la generación. Se indicará también si el recurso tiene o no acceso a todas las zonas; en caso contrario en la pantalla de zonas de actuación se definirán las zonas a las que tiene acceso el recurso.


Es posible introducir tres tipos de precio de hora, estos se almacenarán en datos históricos de las órdenes para calcular los costes de mantenimiento de cada trabajo. Los tres tipos de precio pueden corresponder a horas normales, horas extras y horas nocturnas o de fin de semana.

En la pantalla de categorías se asignarán las categorías correspondientes a las operaciones que puede realizar el recurso.

La pantalla de zonas de actuación estará activa en el caso que el recurso no tenga acceso a todas las zonas. Des de aquí se podrán asignar las zonas de actuación y para cada una indicar el tipo de mantenimiento a realizar (preventivo, correctivo, explotación y otros trabajos)


Los calendarios de trabajo se definirán desde la pantalla de calendarios. Pueden generarse desde un perfil previamente asignado al recurso en la pantalla de datos generales (Ver definición perfiles) o desde otro recurso que tenga un calendario determinado.

Se puede modificar para cualquier día el total de horas de trabajo así como el porcentaje máximo de horas de preventivo utilizado por el proceso de generación.


La pantalla de contratos nos informa de los contratos existentes en que está implicado el recurso; por lo tanto desde aquí no se pueden añadir ni modificar datos (Véase contratos). Un recurso se considerará interno si no tiene asignada empresa.

El proceso de generación de preventivo se basará en las categorías necesarias para cada operación, asignará a cada orden uno de los recursos disponibles (según categoría, fecha y zona). Es por ello que para cada recurso es necesario indicar las categorías a las que pertenece, su calendario y las zonas en las que puede actuar. Categorías Todas las operaciones de mantenimiento tienen asociadas una categoría indicativa de quién debe realizar dicha operación. Si una operación no tiene indicada categoría y tiempo, no aparece en la generación de preventivo.


Es necesario especificar los recursos asociados a cada categoría para que automáticamente el proceso de generación de órdenes de mantenimiento preventivo pueda asignar los necesarios. Pulsando el icono de operaciones dentro de cada categoría, se pueden visualizar las diferentes operaciones en las que participa la categoría, así como el equipo / familia / zona de estas operaciones.

Por defecto la numeración de las categorías indica el nivel de operación según si el número es par o impar (ordinario y obligatorio respectivamente). Cuanto mayor es el número menor es la periodicidad con la que se debe realizar la operación. Por ejemplo: CLIMA1: Operación obligatoria con periodicidad anual o semestral. CLIMA2: Operación ordinaria con periodicidad anual o semestral. CLIMA3: Operación obligatoria con periodicidad trimestral o mensual. CLIMA4: Operación ordinaria con periodicidad trimestral o mensual.

Perfiles Desde la pantalla de perfiles se definen a grandes rasgos, las horas diarias que realiza el recurso, su distribución en la semana y el porcentaje de preventivo, que podrá ser importado a la hora de definir el calendario del recurso ( ver calendario de recurso). Así en la pantalla siguiente el recurso tendría una jornada laboral de ocho horas de lunes a viernes y se prevé que realice un 50% de preventivo.


Carga Esta opción realiza un precálculo de las cargas anuales previstas por categoría. Dicho cálculo servirá para ‘dimensionar’ las necesidades de recursos según categoría. Existen dos informes modelos según sea simple o detallado. En el modelo simple, las diferentes opciones de Equipo, Gama y Zona permiten seleccionar concretamente que carga es la que se desea visualizar.

El cálculo se realiza basándose en los datos de los tiempos previstos para cada operación y las unidades de mantenimiento existentes para cada equipo.


El cálculo se realiza teniendo en cuenta solamente las previsiones de las operaciones de mantenimiento preventivo con una periodicidad asociada inferior o igual a un año. No se contabilizarán las operaciones por proceso o por horas de funcionamiento ni las de periodicidad mayor que un año. Si por el contrario deseamos obtener el informe detallado, las opciones de filtrado se ampliarán a categoría y agrupación por gama.

El informe muestra el tiempo unitario anual de operaciones a realizar en un equipo dada una categoría, así como el número de unidades existentes, calculando también el número total de horas, en igualdad de condiciones al anterior informe.


2.1.6.- Características Características Para las diferentes gamas y/o equipos pueden definirse características. Cada característica se encuentra dentro de una familia de características. Una característica se puede asignarse a todos los equipos o a todas las unidades. Si se asigna a todos los equipos o unidades, cada vez que se cree uno nuevo se pedirá esta característica. Las características asociadas a todos los equipos o unidades no aparecen en la pantalla de características sino en la pantalla de datos generales. Al definir una característica es necesario especificar el tipo de dato dentro de los posibles en el menú desplegable (Texto, documento, numérico, moneda, memo, sí/ no, Fecha, URL, lista). En el caso de tipo de dato numérico aparece un nuevo campo para introducir unidades de medida.


El campo orden nos permite establecer un orden concreto en la visualización de las características. Si no especificamos ningún valor la ordenación se realiza de forma alfabética.

Característica asociada a todos los equipos, no aparece en características sino en datos generales


Familias de características Las características de los diferentes equipos y/o gamas se agrupan según unas familias previamente definidas en ésta pantalla:

Al igual que con las características se puede establecer un orden predeterminado diferente del que establece el programa por defecto.

2.1.7.- Zonas Zonas físicas La definición de zonas físicas se realiza de forma jerárquica. Esta estructura permitirá posteriormente realizar consultas y establecer filtros por zona de manera que, al

Característica asociada a todas las unidades, no

aparece en características sino en datos generales


seleccionar una, se haga referencia a todo el subárbol asociado a ésta (descendientes).

Toda zona tiene un código, que consta del código descriptor propio, concatenado al código de la zona padre. De esta manera, el código de una zona nos indica todo el camino de la jerarquía desde el nodo inicial. El código descriptor o ruta hasta nodo inicial se asocia a la zona de manera automática. Sólo se debe especificar el nombre o código que lo identifica de sus ‘hermanos’. Para crear una nueva zona se deberá estar en el nivel deseado y pulsar el botón de nuevo. Pulsando editar, se puede acceder a una ventana con todos los datos de la zona seleccionada (datos generales, imagen, zonas lógicas y recursos). En la pantalla datos generales se pueden seleccionar las opciones edificio y habitación.


Si se define una zona como “habitación”, todos los elementos que se encuentren dentro de esta zona se generarán conjuntamente en una misma orden pero en trabajos distintos. Esta opción debe marcarse exclusivamente para la generación, aunque una zona sea físicamente una habitación no debe marcarse si no se desea que se generen conjuntamente las operaciones.

La opción “edificio”, ofrece la posibilidad de diferenciar dos zonas de manera que el programa nunca asignará un recurso que pueda acceder a ambas para realizar trabajos el mismo día (por ejemplo dos centros comerciales situados en diferentes ciudades). Además, las unidades de un mismo equipo pertenecientes a un mismo edificio se generarán conjuntamente. Pulsando el icono imagen se accederá a una ventana que nos permitirá insertar imágenes de zonas desde archivos.

La ventana de zonas lógicas nos permite añadir y modificar las zonas lógicas a las que pertenece la zona física (pueden ser varias). La ventana de recursos nos permite visualizar todos los recursos que tienen acceso a la zona.


Zonas lógicas Una zona lógica permite realizar agrupaciones de zonas físicas. Estas agrupaciones se realizan con el fin de poder controlar y/o consultar gastos. Cada zona lógica debe de estar asociada a un tipo de zona lógica.

Para indicar las zonas físicas que se incluyen en una zona lógica, hay que pulsar el segundo icono de la página y añadir las zonas físicas.


Las zonas lógicas se pueden imprimir por tipo de zona lógica. En la pantalla de zonas lógicas también está disponible un filtro que permite visualizar los datos seleccionados en éste. Tipo de zonas lógicas

Los tipos de zonas lógicas son las agrupaciones de zonas lógicas por concepto. Un tipo de zona lógica sería “departamento”, y las distintas zonas lógicas que se incluirían serían los distintos departamentos. Dentro de cada zona lógica o departamento se incluyen las zonas físicas que componen un departamento en concreto.


OFICINAS 1 OFICINAS 2 CONTABILIDAD OFICINAS 3 OFICINAS 4 RRHH OFICINAS 5 OFICINAS 6 OFICINAS 7 Otro tipo de zona lógica serían los centros de coste. En las definiciones del tipo de zona lógica se deben indicar dos características muy importantes: “ Histórico costes” y “ Admite costes”. Cuando un tipo de zona lógica tienen marcado “costes”, quiere decir que cada coste asociado a una zona física se almacenará por duplicado: asociado a la zona física y a la zona lógica. Si se modifica la relación de la zona física-zona lógica, el coste asociado a la zona lógica se mantiene. Es decir, si la zona física x, pasa del departamento 1 al 2, los costes desde el punto de vista del departamento no se pierden.

Z. FÍSICAS Z. LÓGICAS

PLANTA 1


Un tipo de zona lógica que no esté marcada como “admite costes” quiere decir que si se intenta almacenar un coste en una zona física no incluida en alguna de las zonas lógicas de este tipo, el coste será rechazado y no podrá ser almacenado. Por ejemplo: Zona 1 ← Centro de coste A Planta 1 Zona 2 ← Centro de coste B Zona 3 ← Centro de coste C Supongamos que definimos un tipo de zona lógica centro de coste. Si queremos evitar que se carguen costes en “planta 1” ( no tiene asignado ningún centro de coste), deberemos desmarcar “admite costes”( para zonas no incluidas). Agrupación de edificios Esta pantalla permite realizar agrupaciones de zonas con la denominación de edificio. En este caso en la generación un mismo recurso podrá realizar trabajo en los edificios de la agrupación el mismo día pero se generarán órdenes diferentes para cada uno. Por ejemplo si hay una ficha con unidades de mantenimiento en dos edificios no agrupados, el programa genera una orden para cada edificio y nunca en el mismo día. Si los edificios están agrupados generará igualmente dos órdenes pero si la carga de trabajo lo permite las introducirá el mismo día.


Zonas lógicas para la conducción Representa el conjunto de zonas (normalmente edificios) sobre los que se realizan una o varias operaciones de conducción. El programa generará una orden de trabajo para cada zona incluida en la lista de zonas asociadas a la operación.

Características de zona Mediante esta pantalla se pueden definir características para adjudicárselas a las zonas físicas, como podrían ser superficie, año de construcción, etc. En la pantalla correspondiente aparece el botón Nuevo para crear nuevas características. De cada nueva característica que creamos se debe definir el tipo de dato que se habrá de introducir y el orden en que queremos que aparezca dentro de todo el grupo de características.


2.1.8.- Órdenes Tipos de trabajo Todas las órdenes de trabajo deben pertenecer a uno de los siguientes grupos: preventivo, correctivo, otros trabajos y conductivo.

Dentro del grupo otros trabajos se pueden especificar cuantos tipos de trabajo se deseen, de manera que las órdenes queden agrupadas según la naturaleza del trabajo.


Dentro del correctivo se pueden definir averías tipo.

Los nombres de los tipos de trabajo son editables, es decir se puede cambiar su nombre y guardar el cambio. Estados En esta pantalla podemos visualizar los diferentes estados en que pueden estar las ordenes de trabajo. Estos estados no son editables.

Agrupaciones de órdenes En algunos casos interesa agrupar las ordenes según diferentes criterios (por ejemplo diferenciar entre las ordenes realizadas por el turno de mañana y tarde).


Posteriormente, en la pantalla de órdenes se puede asociar una orden a uno de estos grupos, seleccionándolo en una lista. Otra aplicación que nos permite es utilizar las agrupaciones como centros de coste. Cuando cerramos una orden que ha generado unos costes, éstos se imputarán en la zona correspondiente por defecto. Pero si seleccionamos una agrupación de orden, en este caso un centro de coste, tendremos los costes imputados en ésta nueva agrupación, que puede ser muy útil a la hora de consultarlos. Características de trabajo Se pueden definir nuevas características para un trabajo mediante esta opción. Las nuevas características creadas nos aparecerán en la orden de trabajo correspondiente. Si activamos la casilla “obligatorio”, se habrá de introducir obligatoriamente esta característica en la orden. Las características de trabajo que creamos las podemos imputar a órdenes de correctivo, preventivo, solicitudes y a otros trabajos.


A modo de ejemplo vamos a definir una nueva característica de trabajo llamada “código interno” y veremos como al introducir una orden nos pide esta nueva característica (si la hemos definida como obligatoria al crearla).


Orígenes de coste En algunas órdenes de mantenimiento será necesario para controlar todos los costes añadir una hoja de albarán. En ella se encuentran predefinidos una serie de orígenes de costes: horas, repuestos y otros.

En esta pantalla de orígenes de coste se permite modificar estas tres opciones predeterminadas, pudiendo cambiar su nombre.

Desplegable con las tres opciones


2.1.9.- Presupuesto Esta herramienta permite calcular el coste anual de realizar las operaciones de mantenimiento preventivo indicadas en los equipos. El cálculo se realiza con el tiempo indicado en las operaciones y su periodicidad y con el coste indicado en las categorías. También tienen en cuenta la previsión de materiales a utilizar. Las opciones permiten seleccionar la información que queremos obtener en el presupuesto (horas, importe, repuestos, ...) El filtro se utiliza cuando solo se desee obtener la información referente a un determinado equipo, gama o edificio.

Una vez se han seleccionado las opciones deseadas el icono permite obtener el presupuesto anual en su versión impresa.


2.1.10.- Empresas Empresas Desde la ventana empresas se podrán introducir los datos relativos a las diferentes empresas externas. Estas podrán ser utilizadas como fabricantes o suministradores de equipos y repuestos, suministradores de recursos externos, contratos de mantenimiento... Se puede acceder directamente a la página web y desde el módulo de solicitantes se pueden enviar directamente correos con la dirección indicada en “mail para avisos”.

Categorías Esta opción permite establecer diferentes categorías en las que se clasificaran las empresas. El menú tiene la opción de nuevas categorías o editar las ya creadas.


2.1.11.- Archivos Archivos Los documentos, imágenes de zonas, imágenes de equipos e imágenes de ubicación de equipos deben de introducirse previamente como archivos para posteriormente ser asignados.

Para adjuntar un archivo se debe pulsar el botón de nuevo y seleccionar el tipo de archivo: documento (por un texto en Word), imagen de equipo, imagen de zona o situación unidad. No es necesario incluir una descripción al adjuntar un archivo. Si introducimos una descripción por ejemplo en una imagen de equipo, ésta aparecerá conjuntamente con la imagen. Pulsando examinar podremos seleccionar la ruta de acceso al archivo que se desea introducir.


2.2.- Mantenimiento Una vez definido el conjunto de equipos a mantener y los recursos de los que se dispone (Véase submenú Definición proyecto), la aplicación estará en disposición de realizar la gestión del mantenimiento (preventivo, correctivo, conductivo y otros trabajos). Desde el submenú de mantenimiento se podrá acceder a opciones para gestionar órdenes de trabajo, solicitudes, control de calendarios de trabajo y cargas por recurso, listado de órdenes y otros procesos varios relacionados con la explotación de la aplicación (recálculo de previsiones, generación automática de órdenes de preventivo,…)

2.2.1.- Solicitudes La pantalla de solicitudes muestra las peticiones de los usuarios.

Pulsado sobre el texto de la solicitud aparece una pantalla con la información de la misma. En ella se puede ver el solicitante, la fecha y hora de la solicitud, el texto, la descripción y las notas introducidas por el solicitante, la zona y el tipo de trabajo.


Una vez visualizada la solicitud cabe la posibilidad de aceptarla o rechazarla pulsando los iconos pertinentes. Si se acepta la solicitud, se genera automáticamente una orden de correctivo u otros trabajos según proceda. Cuando se recibe una nueva solicitud se muestra en la parte superior derecha de la pantalla con la palabra “mensaje”.


2.2.2.- Órdenes de mantenimiento La pantalla de órdenes es el módulo central en la gestión del mantenimiento. Desde ella se pueden crear nuevas solicitudes de correctivo u otros trabajos y editar, cerrar e imprimir las órdenes de trabajo. Al pulsar sobre el botón de órdenes en el menú lateral aparece directamente el filtro de órdenes. En él se puede restringir la búsqueda de órdenes por equipo, gama, zona, zona lógica, recurso, año, rango de fechas, contrato, agrupación... En el encabezado del filtro podemos escoger si se desea ver o no el listado de trabajos que componen cada orden.


Al validar el filtro, se muestra una lista en sentido descendente (desde la última realizada) de las órdenes que cumplen los criterios de búsqueda especificados.


Cada orden de trabajo está compuesta por uno o varios trabajos. Para crear una nueva orden hay que pulsar el botón nuevo, aparece entonces la primera pantalla del primer trabajo de la orden.


Los primeros datos que se deben introducir afectan toda la orden, es decir el trabajo que se está introduciendo y todos los que se incluyan posteriormente en la orden. Estos datos son el tipo de trabajo y la prioridad. Seguidamente hay que introducir el resto de información del trabajo. El trabajo puede ser asignado a un equipo, a una gama, a una zona o a una unidad. Una vez validado el trabajo se puede indicar si el trabajo está incluido en una avería tipo y se puede variar el estado del mismo. El resto de iconos que aparecen en la parte superior, permiten realizar previsiones de trabajo, introducir gastos y ver el histórico de estados del trabajo.


Después tenemos la posibilidad de definir una serie de características de la orden de trabajo, así como horarios de actuación, número interno, añadir un documento. Etc.

Seguidamente hay que introducir previsiones de trabajo o bien trabajos ya realizados.

Pulsando el icono se indica si el trabajo se imputa a una unidad de mantenimiento o a una zona. Se pueden introducir varias zonas o unidades de mantenimiento. Seguidamente se introducen los recursos y repuestos asignados a cada unidad o zona.


Para el recurso hay que indicar la fecha de actuación y el tiempo para realizar el trabajo. En el caso de los repuestos, hay que indicar el número de unidades, la fecha de utilización y si se incluye su gasto en un contrato de mantenimiento.

En la pantalla de previsión de recursos se puede acceder a las cargas de trabajo para asignar un recurso u otro en función del tiempo disponible


En el caso de realizar previsiones de trabajo aparece la opción de ver las cargas de trabajo de los recursos para poder asignar el trabajo a aquel al que mejor convenga. En la pantalla de costes además se pueden introducir albaranes. De las tres maneras de imputar costes a una orden (mediante la introducción de nuevos recursos, recambios y albaranes) esta es una de ellas. En este apartado se permite gestionar las diferentes líneas de albaranes imputadas en el cierre de las órdenes. Desde la pantalla de costes de cualquier orden y con el botón nueva línea de albaran que aparece abajo a la derecha se permite realizar esta acción. Una vez dentro de esta pantalla podemos definir nuevas líneas de albaranes imputadas a esta orden. Hemos de definir el nombre de la nueva línea, la cabecera de albarán dentro de la cual se incluye, el elemento objeto de la línea, el origen del coste (estos pueden ser de naturaleza diversa: horas, repuestos u otros), etc.

Botón para imputar costes mediante líneas de albaranes


Una vez introducida toda la información hay que cerrar la orden. Si se ha introducido la información en la pantalla de costes, hay que cerrar la orden indicando estado cerrado en la pantalla de datos del trabajo. Para cerrar una orden con previsiones se pueden utilizar el cierre automático pulsando

el botón de la pantalla de costes. Con esta opción se pueden escoger si cerrar todas las unidades o zonas o bien solo una. Si se utiliza el cierre automático, todas las previsiones pasarán a ser costes.

Si se quieren modificar los valores de los datos previstos antes de cerrar hay que desmarcar el check que aparece con el mensaje “Marcar el estado del trabajo como cerrado”. Una vez realizados los cambios se realiza el cierre indicándolo en la pantalla de datos del trabajo.

Al pulsar sobre el icono nos aparece una pantalla en la que se nos permite seleccionar los costes para posteriormente modificarlos.


De igual forma también se nos presentará este tipo de modificación masiva en el apartado de parámetros. La última pantalla de órdenes indica los estados por los que ha ido pasando la orden desde que se generó hasta el momento. Especifica el usuario que realizó los cambios y la fecha en la que se realizaron.

Dentro de esta última pantalla nos aparece la opción de ver los estados por los que ha ido pasando la orden desde que se generó hasta el momento pero realizado en PDA.


En la parte inferior de cualquiera de las cuatro pantallas de la orden, aparecen dos

iconos que permiten volver a la lista de órdenes , o a la lista de trabajos de la orden . Una vez previsualizada la lista de trabajos se puede añadir tantos como se deseen pulsando el botón nuevo.

Cuando se ha escogido un filtro de órdenes de trabajo y aparece un listado de órdenes es posible utilizar una serie de comandos que aparecen en la parte superior de la pantalla. Se puede buscar una orden según su código, escoger el número de resultados que se desean listar o imprimir.

Pulsando el botón “cambiar a selección múltiple” se pueden eliminar o cambiar el estado de una o varias órdenes al mismo tiempo.


Impresión de órdenes de mantenimiento Al pulsar el botón de imprimir aparece un filtro que permite imprimir un resumido de órdenes o bien las órdenes detalladas. Para esta última opción se pueden escoger una serie de opciones de impresión marcando las que se desea que aparezcan.

La impresión de una orden de trabajo también se puede realizar desde la pantalla de listado de trabajos de una orden.

2.2.3.- Cargas de trabajo La pantalla de cargas de trabajo, permite ver el trabajo asociado a cada recurso. Esta pantalla presenta tres iconos que permiten ver la información bajo tres formatos distintos. Al pulsar el menú ‘cargas de trabajo’ aparece un filtro en el que podemos seleccionar para que recursos se quieren ver las cargas de trabajo. Las cargas de trabajo para cada recurso se calculan utilizando las previsiones de las órdenes (generadas automáticamente en caso de preventivo o asignadas manualmente en correctivo y otros trabajos). En la pantalla de calendarios aparecen las cargas de trabajo o el tiempo disponible para cada recurso y para el mes indicado. Se puede modificar utilizando los filtros superiores el mes, el año, los recursos a visualizar, el tipo de órdenes y el tipo de carga.


Pulsando el segundo icono, aparece en la parte superior el listado de recursos y en el lateral izquierdo las fechas. Se indica en la parte central las horas de carga de trabajo o disponibles para cada recurso y fecha. Esta información aparece en función del filtro que se haya configurado en la primera página.


La tercera pantalla muestra un gráfico de barras con las cargas para cada recurso y cada día. Esta información también aparece según el filtro seleccionado en la página de calendarios. En esta pantalla se puede modificar el rango de fechas e imprimir el gráfico.


Las tres ventanas de esta pantalla muestran la misma información pero en formato distinto.

2.2.4.- Planning Esta pantalla permite ver las operaciones de mantenimiento preventivo previstas en la generación para los equipos y/o las operaciones de conducción para las zonas lógicas de conducción. Ésta información puede ser filtrada por: equipo, gama, zona o operación.

Se puede indicar también los meses que se desean visualizar. Una vez filtrada la información aparece el planning de mantenimiento. En la parte superior aparecen todas las fechas incluidas en el rango de meses indicado. En el lateral izquierdo


aparecen el código y nombre del equipo. En la parte central aparece el código de las órdenes de trabajo para cada equipo y para la fecha indicada. Cada recuadro del planning tiene un enlace con la orden de trabajo. Al pulsar el botón imprimir, pasamos a una segunda pantalla que nos permite filtrar el planning por equipos, gamas, zonas y año.

Este tipo de impresión siempre nos mostrará el planning anual de las habitaciones, agrupaciones de unidad y edificios, según se haya seleccionado.


Como dato importante, cabe decir que únicamente podremos filtrar por zona, si hemos definido anteriormente alguna como edificio, en caso contrario no nos aparecerá la opción seleccionar en ninguna de las zonas creadas. Otra posibilidad es la impresión mensual. El procedimiento a seguir pasará por filtrar la información deseada a visualizar y seleccionar el mes en la primera pantalla Planning de mantenimiento.


Una vez visualizado, se nos presentaran dos posibilidades, imprimir e imprimir detallado. Si pulsamos el primer botón imprimir detallado, será exactamente la pantalla visualizada la que obtendremos. Siempre tendremos opción de imprimir anualmente desde cualquier pantalla, pero deberemos filtrar de nuevo, como se ha explicado anteriormente.

2.2.5.- Albaranes En el menú albaranes podemos consultar el estado de cualquier cabecera de albarán creada anteriormente y comprobar de esta manera la veracidad de los costes de cada orden. Aquí podemos agrupar y observar un listado con las diferentes líneas de albaranes creadas en las diferentes ordenes.


2.2.6.- Facturas Mediante este menú podemos administrar internamente las facturas que procedan. Sin embargo no es esta una función para enviar facturas, únicamente es una función para gestionarlas. En la pantalla de facturas se puede elegir que líneas de albaranes se incluyen en la factura.


2.2.7.- Contratos Al pulsar el botón de contratos en el menú izquierdo de la pantalla aparece la lista de contratos introducidos. En cada contrato se puede introducir un código, título, empresa mantenedora, descripción, precios, recursos asociados al contrato, equipos de correctivo,...

Para crear un contrato nuevo hay que pulsar sobre el botón nuevo. Seguidamente hay que introducir toda la información que se desee. En la parte inferior de esta pantalla aparece la posibilidad de introducir el importe de mantenimiento preventivo y correctivo. También el máximo de repuestos. El importe de preventivo es el precio que cobra el mantenedor dentro del rango de fechas


indicado para realizar el mantenimiento de los equipos que entran en contrato. Si durante la realización del mantenimiento preventivo, se utiliza un repuesto cuyo precio es inferior o igual al precio indicado en el campo “Máximo Repuestos”, el coste del repuesto corre a cargo del mantenedor. Si se marca el check de correctivo aparece un tercer icono en la parte superior de la pantalla. Pulsando sobre este icono se introducen los equipos cuyo mantenimiento correctivo queda incluido en el contrato. En el importe de correctivo hay que indicar el precio que cobra el mantenedor por hacerse cargo del mantenimiento correctivo de los equipos indicados. El máximo de repuestos funciona igual que el de preventivo, el importe indicado en este campo indica que repuestos se incluyen en el contrato y cuales no. Todos los equipos que se introduzcan en la pantalla de equipos para correctivo tienen asociado el contrato y cada vez que se deba realizar un mantenimiento correctivo, el programa indicará al usuario que el equipo está sujeto a un contrato de mantenimiento correctivo. En la pantalla de recursos hay que indicar que recursos pertenecen a este contrato, puede haber uno o más recursos. Estos recursos son considerados como recursos externos ya que pertenecen a una empresa externa, dicho de otra manera son recursos subcontratados. En la pantalla del recurso también aparece una ventana en la que se indica si pertenece a un contrato.

Existe la posibilidad de adjuntar el archivo con el contrato en papel escaneado. Esto se hace desde la propia pantalla, eligiendo el archivo deseado.

2.2.8.- OID Una orden de inversión y desarrollo como su nombre indica es un trabajo que se quiere realizar, en una zona determinada de un edificio. Para ello se notifica a una empresa para que realice el trabajo y esta es la encargada de aceptar la orden


indicando las condiciones para realizarlas, fecha de inicio, fecha de entrega, presupuesto. Etc. En la primara pantalla del comando OID aparecen todas las OID existentes junto con las fechas de su inicio y fin.

Para crear una nueva OID se utiliza el botón nuevo. Una vez dentro hemos de introducir el título, la descripción y la fecha de emisión.


Una vez indicados los datos generales, el nombre de la OID, la descripción de los trabajos a realizar y las distintas fechas de emisión y la previsión, guardaremos la orden.

El siguiente menú a escoger es el de características de trabajo, en este podremos dar una serie de información adicional de la OID, como añadir un documento, horarios, un código interno, etc. Estos valores son variables, pudiéndose añadir fácilmente tantas características como requiera el usuario.

En el siguiente menú podríamos adjuntar cualquier tipo de archivo directamente desde el directorio en que este ubicado, de esta forma no tendría que estar introducido en manttest.com visible a todos.


El siguiente menú es el de zonas / unidades, para indicar las zonas en las que se encuentran ubicadas la unidades de actuación.

Posteriormente, entrando en la pantalla de presupuestos y validaciones, se deberá contactar con la empresa para pedir sus servicios. Ésta, una vez haya recibido el e-mail con nuestra petición, completará la orden con datos como las fechas de actuación y los costes. Podemos definir también en todo momento el estado en que se encuentra la orden (enviada, pendiente de aceptar, en curso, cerrada, etc), pasando a estar cerrada en el momento en que recibimos la confirmación por parte de la empresa.

Enviar orden

a empresa


Además como último menú se dispone de una aplicación de alarmas para realizar avisos.

2.2.9.- Generación de preventivo El proceso de generación de las órdenes de preventivo es el que va a permitir realizar la gestión del mantenimiento. A partir de los datos de definición del proyecto (equipos, operaciones, unidades de mantenimiento, recursos, calendarios…) será posible que el sistema calcule el calendario de trabajo de cada recurso. Del proceso de generación, los factores más importantes a destacar son: • Se generarán las órdenes para cada operación (tantas como indique su

periodicidad). Cada una de ellas se desdoblará en tantas órdenes como zonas edificio existan en el proyecto. Es decir, una orden no podrá nunca incluir unidades de mantenimiento de distintos edificios, y todas las unidades de mantenimiento de una mismo edificio estarán incluidas en la misma orden.

• Es obligatorio que estén introducidos los calendarios de todos los perfiles para el año a generar. También es necesario que existan recursos para todas las categorías y zonas de mantenimiento.


• Las operaciones cuyas categorías no tengan un recurso asignado se generarán sin asignar recurso.

• Las operaciones cuyas categorías tengan asignados recursos que no tengan tiempo disponible se generarán sin asignar recurso.

• Las operaciones que tengan categorías con tiempo cero no se generarán (aunque la categoría esté asignada a un recurso y éste tenga tiempo disponible).

• Se asegurará que ningún recurso sobrepasará su carga de trabajo máxima por día. • Entre todos los recursos se tenderá a equilibrar las cargas porcentualmente (un

recurso que tenga una disponibilidad 2 tendrá el doble de carga a lo largo del año que uno que tenga disponibilidad 1)

• Se intentará siempre que una orden no se genere en más de un día si se puede evitar. En caso contrario se procurará hacerlo en días consecutivos (a ser posible con dedicación total para la orden).

Año de generación

Meses de generación

Para preventivo: Filtro de equipos, gamas o zonas a generar.

Filtro de las operaciones de conductivo a realizar

Permite generar las ordenes que se han añadido posteriormente a la primera generación, reorganiza todo el preventivo.

Porcentaje de órdenes de cada tipo que se desea generar

Opciones


Dentro de la pantalla de generación aparecen tres iconos, el primero indica la configuración utilizada en la generación. En el segundo icono se pueden ver las agrupaciones de unidades de mantenimiento realizas en el proceso de introducción de datos y que se tienen en cuenta a la hora de generar el preventivo. El último icono indica agrupaciones de edificios. En el caso de lanzar la generación de mantenimiento y quedarse el sistema inoperativo por cualquier causa, existe la posibilidad de poner la página limpiar.asp, ubicada en el servidor de manttest, que elimina la generación y devuelve la operatividad al sistema.

2.2.10.- Activación de procesos Este menú permite generar las órdenes necesarias para llevar a cabo determinados procesos como serian reuniones, exposiciones, ruedas de prensa, etc., definidos con anterioridad (véase operaciones, procesos). Se deberá seleccionar el nivel de operación deseado, así como la zona en la que se llevará a cabo.

Una vez la orden se haya generado correctamente se comunicará mediante un mensaje, dónde se nos permitirá el acceso directo a la nueva orden u órdenes.


2.3.- Almacén Desde el menú de almacén se podrán realizar todas las operaciones necesarias para la gestión de stocks de repuestos. 2.3.1.- Repuestos Desde la pantalla de repuestos se puede visualizar la lista de todos los repuestos existentes. Éstos se pueden filtrar según diferentes campos: código, título y control de stocks. Aparecen también en esta ventana los botones para introducir nuevo elemento e imprimir.


Existen dos opciones de impresión: Mostrar el stock de uno, varios o todos los almacenes y/o mostrar únicamente aquellos repuestos cuyo stock se encuentra bajo mínimos.

Pulsando en el título del repuesto se accede a una pantalla de edición donde se muestran los datos generales y la información referente a stocks.

Si se desea realizar control de stocks de un determinado repuesto es necesario indicarlo en la ventana de datos generales.


En la ventana de stocks aparecen los almacenes donde se puede ubicar el repuesto, el stock real, el stock mínimo, el stock necesario así como el precio de coste. El stock real es el existente en el momento. El stock mínimo es el número de unidades mínimas por debajo de las cuales será necesario efectuar un pedido. El stock necesario es el número de unidades que fija el usuario de forma que al realizar un pedido automático el número de unidades demandas es la diferencia entre el stock actual y el necesario (Véase Pedidos). El precio de coste lo calcula directamente el programa como media ponderada. Este precio se recalculará de forma dinámica cada vez que se produzca una entrada en almacén para dicho repuesto.

Se pueden añadir nuevos almacenes pulsando en el icono Al introducir un almacén nuevo se deben especificar los diferentes valores de stock. Pulsando sobre el nombre del almacén se accederá a la ventana de edición. También es posible modificar estos valores desde el menú de almacenes (Véase almacenes). La tercera pestaña nos permite asignar los repuestos a uno o varios equipos.

2.3.2.- Tipos de movimientos El programa tiene definidos por defecto tres tipos de movimientos: Cierre de orden (entrada), cierre de orden (salida) y pedido por compra (entrada). Con el botón nuevo se pueden crear otros tipos de movimientos (motivos por los que varía el stock) siendo necesario especificar únicamente el nombre y si éste es de entrada o de salida.


Estos tipos de movimientos se utilizarán para definir los movimientos de stock.

2.3.3.- Almacenes El programa permite crear varios almacenes para la gestión de stocks.


La ventana de edición de cada almacén tiene varios iconos que permiten el acceso a: Datos generales, ámbito del almacén y repuestos. En la ventana de datos generales aparece el nombre del almacén y la zona de ubicación de éste. En la pantalla ámbito del almacén se deben especificar todas las zonas a las que puede suministrar el almacén. Desde la ventana de stocks, se pueden introducir todos aquellos repuestos que se encuentren ubicados en éste almacén. Al introducir un nuevo repuesto es necesario definir los valores de stock mínimo y necesario, para ello se debe acceder al menú de edición pulsando sobre el nombre del repuesto.


2.3.4.- Movimientos El programa permite realizar movimientos de entrada y salida (previamente definidos) así como movimientos entre almacenes. Para generar un nuevo movimiento se debe pulsar el botón nuevo y se accederá a una ventana donde se deberán cumplimentar diferentes campos: Almacén de entrada o salida (almacén de entrada y salida en caso de movimiento entre almacenes), tipo de movimiento (tipo de movimiento de entrada en almacén de entrada y de salida en almacén de salida para movimiento entre almacenes), fecha, documento, repuesto, cantidad y precio.

Para visualizar los diferentes movimientos realizados existen varios filtros: almacén, repuesto, tipo de movimiento y fechas.


2.3.5.- Pedidos El programa dispone de dos opciones para realizar pedidos: nuevo pedido y repuestos bajo mínimos. La primera opción nos permite realizar pedidos de varios repuestos y de la cantidad deseada. Se debe introducir la empresa y fecha y guardar para que aparezca la opción de añadir pedidos de nuevos repuestos.

Pulsando el botón de recepción aparecerá el campo de cantidad a recibir y se activará el campo de precio unitario para poder insertar la información referente al pedido.


Para finalizar un pedido basta con marcar el check de la opción Finalizado y salvar los cambios. En la segunda opción para realizar pedidos (repuestos bajo mínimos) el programa permite realizar pedidos de forma automática. Se calcula directamente la cantidad de repuestos necesarios para llegar al stock necesario para todos aquellos repuestos que tienen un valor de stock menor que el definido como stock mínimo.

Es necesario indicar el almacén o almacenes de los que se quiere realizar este tipo de pedido. Al pulsar a filtrar se accede a una pantalla donde aparece la siguiente información: repuesto, almacén, cantidad (puede ser modificada) y empresa. Marcando el check de pedido y agrupando por empresa se pueden realizar los pedidos de forma automática. Si se dispone de la información necesaria de la empresa se puede enviar el pedido directamente a través del correo electrónico.


2.4.- Consumos Este apartado es el que permitirá realizar un control de los consumos (normalmente energéticos) del o de los edificios a gestionar. Para ello será necesario definir los tipos de consumo a controlar (de electricidad, de gas, ...) y definir los puntos de consumo existentes (contadores) antes de introducir en el programa sus costes asociados.

2.4.1.- Tipo de consumo Antes de realizar la gestión de los consumos es necesario definir los conceptos (energías) que se desean controlar, además de los valores a introducir en cada caso. En esta pantalla se introducirán las energías a gestionar (de los cuales se reciben facturas), como electricidad, agua, gas ... De cada tipo de consumo definimos su nombre, la unidad de medida y el nombre que recibe el concepto que mide el consumo y los nombres del resto de conceptos que se pueden incluir en una factura y que deseamos almacenar. Todos estos otros conceptos se introducen en valores monetarios. De todos ellos se pedirá el importe asociado a ellos y que aparece en las facturas.


Una vez definido el tipo de energía a gestionar podremos introducir los contadores de este tipo que existan en el proyecto.

2.4.2.- Puntos de consumo La definición de un punto de consumo podría ser similar a la de un contador (si consideramos el tipo de consumo como energía). A los puntos de consumo definidos aquí les asociaremos los valores tomados de consumos y facturas. Cada punto de consumo corresponde a un tipo de consumo y está situado en (o recoge los consumos de) una zona.

Concepto principal que mide el consumo de este tipo de energía

Otros conceptos que aparecen desglosados en las facturas asociadas a este tipo de consumo


Es importante destacar que la zona (que es obligatorio especificar) asociada al punto de consumo no tiene que ser la ubicación física del contador, sino la principal del árbol de subzonas de las que recoge la medida del consumo. En un proyecto con múltiples edificios, se definirán los puntos de consumo (normalmente) en la zona que sea origen de la estructura en árbol de la zonificación de éste. Si para un tipo de energía existe más de un contador, es posible definir que uno de ellos acumule los consumos de una parte del edificio (una subzona) y el otro los del resto (otra subzona). Ahora bien, los costes introducidos para este punto no tiene porqué ser imputados únicamente a la zona en la que se ha definido ya que, normalmente, este ‘ contador ‘ es común para varias subzonas. Se podrá entonces definir la manera en la que se desea realizar el reparto de los consumos introducidos.

Tipo de consumo del punto de consumo (energía a la que se refiere el contador)

Zona principal del punto de consumo (no tiene que ser su ubicación física)

Descripción del punto de consumo


El reparto se realizará seleccionando el botón de ‘Reparto de consumos por zonas’ y asignándole un porcentaje de reparto. Si no se especifica este reparto, automáticamente asignará el 100% del consumo a la zona principal del punto de consumo.

2.4.3.- Consumos Para cada recibo se podrán incluir los conceptos definidos en los tipos de consumo. Se deberá indicar el punto de consumo (lleva implícito el tipo de consumo o energía) y el período.

Una vez escogido el punto de consumo nos aparecerán las casillas asociadas del tipo de consumo al que pertenece. Se puede observar que los nombres de los literales de la pantalla son los indicados en la definición del tipo de consumo.


Se introducirá el concepto consumo en la unidad definida y el importe monetario del mismo. Debido a la gran variedad existente en los sistemas tarifarios (según región y tipo de energía) se ha optado por la introducción ‘manual’ de todos los importes. El programa no efectúa ningún cálculo con el consumo (no busca su equivalente monetario aplicando la tarifa correspondiente), sino que el usuario introduce manualmente el importe de ese consumo. El resto de conceptos que se quieran introducir de los recibos se imputarán monetariamente en el apartado de otros costes (los definidos para este tipo de consumo).


2.5.- Consultas

2.5.1.- Consulta de costes Los resultados obtenidos por la consulta de los costes derivados de la explotación del mantenimiento representan una de las herramientas de análisis más importantes de la aplicación. El correcto estudio de éstos puede ayudar a la toma de decisiones relacionadas con el mantenimiento. Es por ello que se ha dedicado una especial atención en este módulo, dotándolo de una gran potencia a la hora de seleccionar y filtrar los costes deseados por el usuario para su posterior análisis. Los costes de mantenimiento incluidos en la aplicación por lo que pueden aparecer en esta consulta son los siguientes: • Horas invertidas en órdenes de trabajo. • Mano de obra. • Albaranes de mano de obra, materiales, otros. • Repuestos. Para visualizar la información, hay que definir la agrupación de los costes, los costes y los filtros. La agrupación de costes aparece en la parte superior de la pantalla y permite agrupar siguiendo los siguientes criterios:

• Fecha. • Mes. • Equipo. • Libro de mantenimiento. • Unidad. • Gama. • Agrupación de gama. • Zona física. • Zona lógica. • Tipo de trabajo. • Subtipo de trabajo. • Orden. • Agrupación de órdenes. • Nivel de operación. • Contrato.


• Solicitante. • Departamento solicitante. • Recursos.

Se puede escoger visualizar la información con detalle o con gráfico, en el primer caso los gastos se indican en particular para cada unidad de mantenimiento y en función de la agrupación indicada. Para la impresión con gráfico aparece la información según la agrupación indicada en forma de gráfico y en forma de listado. También aparece la opción de imprimir los filtros utilizados para la generación del informe que se está visualizando. Los gastos introducidos en trabajos no cerrados aparecen en los informes, a no ser que se valide la opción “sólo trabajos cerrados”, en este caso los trabajos que tengan costes pero no estén cerrados no aparecerán en el informe. En la parte de filtros se puede introducir el rango de fechas que se desea visualizar. Y la naturaleza de los trabajos (preventivo, correctivo, otros trabajos, o conductivo) Seguidamente hay que especificar los tipos de gasto que se desean visualizar. Estos pueden ser horas, repuestos o albaranes.

En la parte de opciones se define

el tipo de agrupación así como la

información que se desea visualizar

Se definen el tipo de costes que se desea visualizar

Se definen los filtros que permiten

restringir la información visualizada.

Restricción por fechas


Finalmente se puede restringir la información a visualizar rellenando los filtros que aparecen a continuación.

2.5.2.- Tiempos de respuesta Este tipo de consulta nos muestra los tiempos invertidos en la resolución de las órdenes. Seleccionando éstas mediante los filtros de fecha , tipo de mantenimiento ( correctivo y otros trabajos) y escogiendo sólo las ordenes con solicitud o bien todas. Existen tres informes predefinidos para consulta: Resumen mensual, agrupación por edificio y agrupación por tiempo.


El resumen mensual muestra para cada mes las solicitudes generadas, las acabadas y las acumuladas, para cada una de ellas, es decir las recibidas durante el mes más las que se han solicitado los meses anteriores. Así como las solicitudes pendientes, aquellas que han sido aceptadas, pero que aún no se han podido poner en marcha.

El tiempo medio de respuesta es el que transcurre o bien desde que se recibe la solicitud hasta que se acepta, o bien desde que se recibe la solicitud hasta que se llega al lugar a solucionar el problema. Siempre medido en horas. El tiempo medio de resolución es el que nos ocupa desde que se acepta una orden hasta que se finaliza, o también se puede consultar como el tiempo desde que se llega al edificio para solucionar el problema hasta que realmente se acaba el trabajo. Medido también en horas. Éste tipo de informe nos ofrece una visualización gráfica de los tiempos medios de respuesta y solicitud, mediante un diagrama de barras.


El modo agrupación por tiempo, nos permite obtener las órdenes además agrupadas por tiempo de respuesta, éste es función de la jornada laboral definida en Datos de Proyecto. Si filtramos por órdenes con solicitud, al agrupar por tiempo se nos mostraran a su vez dos posibilidades, agrupar por tiempo de respuesta o de resolución.

2.5.3.- Parámetros de lectura Desde la pantalla parámetros de lectura se pueden visualizar las medidas tomadas de éstos según filtremos por equipo, parámetro, unidades y fecha.


En la pantalla de impresión visualizaremos el gráfico del parámetro seleccionado, correspondiendo el eje de ordenadas a la lectura de éstos y el de abcisas a la fecha en la que se realizó.

A modo de distinción de las unidades graficadas se nos mostrará la ubicación y descripción si posee.

2.6.- Configuración Desde el submenú de configuración se establecen todas las opciones relativas al funcionamiento de la aplicación. Se definirán los usuarios y sus restricciones, y los parámetros generales de funcionamiento.


2.6.1.- Usuario

Permite cambiar la contraseña del usuario, así como otros datos como es el perfil general o el perfil de usuario.

2.6.2.- Selección del usuario Permite volver a la pantalla inicial, donde podremos seleccionar un usuario diferente con su respectiva contraseña.


2.6.3.- Selección del proyecto Permite volver a la pantalla de selección de proyecto y cambiar el que se tiene seleccionado por otro. Los proyectos disponibles, así como sus configuraciones, dependen del perfil usuario, como se explicará en siguientes apartados.

2.6.4.- Usuarios Esta pantalla nos permite visualizar todos los usuarios existentes para el proyecto en el que nos encontremos trabajando. Se pueden modificar los datos entrando dentro de alguno en concreto o crear un nuevo usuario mediante el botón de ‘Nuevo’. También se dispone de un filtro en la parte superior que permite filtrar por código de usuario, por nombre o por apellidos. Al crear un nuevo usuario se debe de indicar el perfil general y el perfil de usuario. El perfil general indica las partes del proyecto a las que el usuario puede acceder (equipos, precios, gamas, contratos, etc.). El perfil de usuario indica los recursos que puede visualizar el usuario. Es importante conocer que el usuario podrá acceder solamente a las zonas de los recursos que se ha indicado en el perfil de usuario.


2.6.5.- Solicitantes Al igual que en la pantalla de usuarios, en esta pantalla se observan los solicitantes existentes. Seleccionando uno en concreto se pueden modificar sus datos o también se pueden crear nuevos solicitantes mediante el botón ‘Nuevo’. Estos solicitantes se crearán con la finalidad de que puedan hacer llegar al sistema los desperfectos que les afecten y que sea necesario una intervención del equipo de mantenimiento. (Ver apartado Solicitudes) Si un solicitante es jefe de departamento podrá visualizar todas las solicitudes que se han generado desde su departamento aunque no las haya realizado él, pero nunca podrá tener acceso a las solicitudes de otros departamentos. Los solicitantes que no sean jefes de departamento solamente podrán visualizar las solicitudes que han enviado ellos.

2.6.6.- Perfil usuario Permite la creación de los nuevos perfiles de usuario que sean necesarios para el proyecto. Para diferenciarlos hay que introducir un nombre para cada uno y a continuación indicar los recursos a los que el perfil tiene acceso. Si se marca la casilla “Visualizar todos los recursos” el usuario tiene acceso a todos ellos, pero si por el contrario no se marca aparecerá una ventana en la que se podrán especificar los recursos a visualizar.

Pantalla en la que se indican los recursos a visualizar por el perfil indicado.


2.6.7.- Administración de usuarios Siempre existirá la figura del administrador de usuarios en el proyecto, que será la encargada de dotar a cada usuario de los accesos que crea conveniente. Dicho administrador podrá acceder en la pantalla de selección de proyectos a la creación de nuevos proyectos, crear los perfiles generales y modificar los accesos de los diferentes usuarios. Si se accede al MantTest con la contraseña de administrador aparece la pantalla siguiente:

El primer icono es en el que se definen los perfiles generales que más tarde se asignarán a cada usuario. Para crear un nuevo perfil general hay que indicar un nombre y seguidamente indicar las partes del proyecto a las que los usuarios con dicho perfil deseamos que accedan. La pantalla de accesos aparece a continuación y como se puede observar, para cada una de las partes del proyecto se puede dar acceso de escritura, de lectura o denegar el acceso. Se pueden crear tantos perfiles generales como se desee. Por ejemplo: a un operario de mantenimiento se le darían permisos de escritura para abrir y cerrar órdenes, permisos de lectura en los datos iniciales del proyecto (fichas, zonas, gamas,...) y se le denegaría el acceso a precios, contratos, costes y toda la información confidencial que no deseamos que visualice.


El segundo icono es el que hace referencia a los usuarios. De cada uno de los usuarios se podrá introducir una contraseña de acceso, el nombre y apellidos, idioma, y la posibilidad de crear nuevos proyectos y administrar usuarios. Una vez que se ha definido el usuario se le dará acceso a los proyectos que se desee y se le adjudicará un Perfil general así como un Perfil de Acceso a recursos. El tercer icono, nos permite visualizar, los usuarios activos. En el caso de que el número actual de usuarios activos sea el máximo permitido, tendremos la posibilidad de desconectar a alguno de ellos, seleccionándolo y pulsando borrar, permitiéndonos así la entrada al programa. Así mismo también dispondremos de información adicional sobre los usuarios, como el proyecto en el que trabajan, la hora de inicio, la última página consultada y el último acceso. Si pulsamos el botón refrescar, actualizaremos la información.


2.6.8.- Usuarios activos Esta opción nos permite ver un registro de usuarios activos.

2.7.- Mensajes Este submenú nos permite realizar funciones de correo interno entre los diferentes usuarios del programa. Se pueden gestionar los movimientos de mensajes, tanto los recibidos como los enviados.

2.7.1.- Nuevo mensaje En esta pantalla simplemente es necesario elegir el destinatario del mensaje que queremos enviar, ya sea usuario o empresa. Si se trata de enviar un mensaje a un usuario podremos seleccionar entre enviar dicho mensaje a un usuario en concreto, enviarlo a un tipo de perfil o ambas opciones a la vez. Una vez escrito el texto en Asunto se enviará el mensaje utilizando el icono de mensajería.


2.7.2.- Entrada Desde aquí se podrá gestionar la entrada de los diferentes mensajes que se reciban. Una vez que se haya revisado el contenido del mensaje recibido se indicará el estado del mismo (si está leído o no) y se podrá conservar o eliminar. También ofrece la posibilidad, mediante dos iconos, de reenviar el mensaje a otros usuarios y de responder al mensaje recibido. Para que sea más cómoda esta gestión existe un filtro en bandeja de entrada en el que se pueden escoger diferentes opciones. Se puede filtrar en primer lugar mediante coincidencia de caracteres con un trozo de texto escrito, y que a su vez se podrá hacer que lo busque en todos los mensajes o solo en un estado concreto (leídos o no leídos).

2.7.3.- Enviados Esta pantalla tiene una función similar a la de entrada, solo que aquí se tratan los mensajes que el propio usuario ha mandado. Aparece una casilla para poder eliminar el mensaje si se desea, así como un icono para reenviarlo nuevamente a otros usuarios. Si la casilla de eliminar está marcada bastará con grabar para que dicho mensaje desaparezca. También dispone en la parte superior de la pantalla un filtro para que sea más fácil encontrar algún mensaje en concreto. Se basa en la coincidencia de caracteres entre el texto que escribimos y el que hay en el mensaje.

2.7.4.- Mensajes Sistema Estos mensajes a diferencia de los anteriores no son creados por los diferentes usuarios del programa sino que los crea el propio sistema. Estos generalmente se deben al incumplimiento de alguna de trabajo programada y que no se ha realizado. Por ejemplo si un equipo tiene prevista una revisión cada X horas de funcionamiento y no se ha realizado el sistema enviará un mensaje avisando que dicho equipo ya ha sobrepasado el límite de horas de funcionamiento. En cuanto al funcionamiento es similar a las pantallas anteriores. Una vez inspeccionado el mensaje se podrá eliminar o conservar y reenviar a otro destinatario. Algunos mensajes incluyen un link a la página a la que hacen referencia (un mensaje que indica que se ha creado una solicitud tiene un acceso directo a la pantalla de datos de la solicitud). También dispone de un filtro para que sea más cómoda la gestión de los mensajes.


EJEMPLOS PRÁCTICOS

Inserción de equipos

Desde el menú eeqquuiippooss::

Proyecto Equipos Equipos

1. Pulsar nuevo.

2. Introducir código y nombre obligatoriamente.

3. Seleccionar empresa: fabricante o suministrador.

4. Introducir familia: Se heredaran todas las operaciones de mantenimiento

preventivo de ésta.

5. Introducir instalación

6. Grabar.

7. Insertar imagen del equipo (previamente introducida en Archivos)

8. Implementar las características (previamente definidas) e introducir nuevas

pulsando el icono de símbolo más.

9. Verificar la existencia de operaciones heredadas de las gamas e insertar

nuevas si se desea.

10. Introducción indispensable de uunniiddaaddeess.

11. Seleccionar ubicación.

12. Implementar descripción.

13. Grabar.

14. Automáticamente se heredaran las características del equipo, pudiéndose

modificar al desmarcar la herencia.

15. Grabar.


Detalles:

§ Cerciorarse de que la familia a la que pertenece el equipo tiene todas sus

operaciones asignadas a una categoría y estas a su vez a un recurso. Un

método rápido para comprobar-lo es situar-se sobre el nombre de la familia,

pulsar sobre ella y navegar en la gama comprobando ahí que se ha asignado

una categoría y un tiempo.

§ Recordar grabar siempre que se introducen nuevos datos ya que al cambiar de

pantalla se eliminarían.

Inserción de gamas

Desde el menú GGaammaass:

Proyecto Equipos Gamas

1. Pulsar nuevo.

2. Introducir título obligatoriamente y pulsar

3. Grabar.

4. Pulsando sobre el nombre de la gama se baja al nivel inferior y se puede crear

subgamas (tantas gamas y tantas subgamas como se desee).

5. Pulsar nuevo.

6. Introducir Ruta y título obligatoriamente.

7. Guardar.

8. Insertar las características que serán heredadas por todos aquellos equipos

que pertenezcan a esa gama pulsando sobre el icono más. (Características

previamente introducidas).

9. Pulsar sobre el icono de Operaciones de preventivo para introducirlas.


10. Pulsar el icono más para introducir una nueva.

11. Introducir nombre obligatoriamente y descripción de las operaciones a realizar.

Seleccionar el nivel (previamente definidos en operaciones, niveles) y periodo o

proceso.

12. Grabar.

13. Pulsando el icono categoría para introducir-la.

14. Pulsar sobre el icono más.

15. Introducir categorías previamente definidas.

16. Insertar tiempo>0, en caso contrario las operaciones no serán generadas.

17. Grabar.

18. Se pueden introducir recambios a utilizar en la realización del mantenimiento

preventivo y parámetros de consulta.

19. Guardar.

Detalles:

§ Comprobar que las categorías tienen asignadas un recurso.

Generación de preventivo

Mantenimiento Varios Generación preventivo Una vez estamos en esta ventana para empezar el proceso de generación:

• En la casilla Año, escoger el año que se va a generar. • En las fechas escoger entre que meses se quiere generar. Por ejemplo:

§ Generar un año entero: Enero-Diciembre


§ Generar un mes: Marzo-Marzo

• Escoger la casilla de Preventivo. A continuación aparecerán nuevas casillas. Las dos posibilidades más importantes son:

§ Generar un sólo equipo, escogiéndolo del filtro Equipos § Generar una instalación, escogiéndola del filtro Gamas

• Si se quieren volver a generar órdenes que ya estaban generadas pero que aun no se han realizado, es necesario marcar la casilla: Volver a generar órdenes pendientes existentes. Si por el contrario se quieren conservar las órdenes que aún no se han hecho tal y como se generaron anteriormente, no hay que seleccionar esta casilla. De esta manera solo se generarán las órdenes de los equipos que se han modificado o que son nuevos.

• Se podrá escoger el nivel de operación a generar entre obligatorio, ordinario, protocolo interno, entre otros.

• Finalmente la opción Periodicidades, define el tanto por ciento de órdenes con

dicha periodicidad que se van generar entre las fechas indicadas. Casos prácticos:

§ Si por ejemplo, se genera una instalación entera pero sólo durante dos meses, posiblemente no se quiera generar todas las operaciones con periodicidad anual o superior, ya que no se dispondrá de tiempo suficiente. En este caso se debería rebajar el tanto por ciento que se destina a estas periodicidades.

§ Si por ejemplo, solo se quiere generar una orden anual de un equipo,

que ya se ha realizado y se conoce que se hizo el mes de julio del 2002, escoger:

Año 2002 Fecha inicial Julio Fecha final Julio Periodicidades Anual: 100 % El resto: 0%

MantTestTipos de Trabajos Correctivo Otros trabajos Preventivo Órdenes de trabajo Almacenes...

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