Time Management

MANEJO DEL TIEMPOCómo ser organizado, a pesar de uno mismo

Guía Líder

Universidad de Harvard

Centro de Entrenamiento y Desarrollo

124 Mount Auburn Steet- Cambridge, MA 02138

Tel: (617) 495 895

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GUIA LIDER Tabla de contenidos

Tabla de Contenidos

MATERIAL DE INTRODUCCION

EmpezandoAcerca de esta guía El programa en perspectivaPreparación del programaFormación de un vistazo

MODULOS

IntroduccionBienvenida e InstruccionesResumen de la SesiónTomar el Control de su TiempoA dónde van mis días y horas? Análisis a Largo TiempoTomando el control de su Tiempo- Planeación, Priorizar, Pro-gramaciónRecesoLos cinco estilos de gestión de TiempoIntroducciónLos cinco estilosHaciendo su propio estilo de trabajo AlmuerzoLos cinco estilos de gestión de TiempoIntroducción Los cinco estilos

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13

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3132

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GUIA LIDER Tabla de contenidos

Productos Utiles/ HerramientasReceso

Cuando chocan los estilosQué pasa cuando los estilos chocan? ( Agentes)Qué pasa cuando los estilos chocan? ( Personal de Apoyo y Contribuyentes Individuales)

Haciendo el Trabajo para ustedPlan de AcciónSesión cerrada

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38

42

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GUIA LIDER Empezando

¿Cuál es el propósito de esta guía?Esta guía líder proporciona un documento maestro de referencias para ayu-darle a preparar y entregar el Manejo del tiempo: cómo se organizará, a pesar del programa mismo.

Lo que voy a encontrar en la guía?Esta guía para el líder es un paquete completo que contiene:• La secuencia de la entrega del taller• Listas de materiales y equipos necesarios• Instrucciones para la gestión de los ejercicios, studiesm caso y otras acti-

vidades de instrucción.•¿Cómo está organizada esta guía?Esta sección, “Introducción”, contiene toda la información de preparación para el Manejo del tiempo: ¿Cómo se organizará a Pesar del programa usted mismo, como objetivos de aprendizaje, antes con el trabajo, los materiales necesarios, y la sala de montaje.Después de esta sección es el “Entrenamiento de un vistazo” de mesa. Esta tabla puede servir como referencia general, con los nombres de módulo, los tiempos, y el proceso de las descripciones de todo el programa.

Por último, el programa en sí está dividido en módulos, cada uno de los cua-les está compuesto de una o más lecciones. Un módulo es una parte autóno-ma del programa, que suele durar entre 20 y 90 minutos, mientras que una lección es una más corta (normalmente 50-20 minutos) área temática. Cada módulo comienza con un resumen de una página que muestra el propósito, la hora, procesos y materiales para el módulo. Utilice estas páginas de resumen para obtener información general del módulo que le sigue.

Acerca de esta guía

Empezar

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GUIA LIDER

NOTA DE ENTRENADOR

Puede que usted encuentre ocasionalmente notas de entrenador así como esta en el texto de esta guía. Esas cajas sombreadas dan particularmente información importante en atención de entender el formato.

Acerca de esta guía, continuación¿cómo es el texto establecido en esta pagina?

Cada acción en el programa esta descrito en esta guía como un bloque de texto como este, con un margen, una linea de titulo y el texto actual. Los iconos son designados para captar la atención de tu ojo en lo que esta en el texto para “saber que hacer y como hacerlo”. Por ejemplo, el icono de la izquierda indica que usted, el instructor, dice algo después. La linea pequeña da una pequeña descripción de que hacer y esta se-guido por el siguiente guión , instrucciones, puntos claves, etc. Eso es necesario para completar la acción.

Empezando

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GUIA LIDER Empezando

Acerca de esta guía

Propósito de Módulo

Tiempo

Proceso del Módulo

Materiales Requeridos

A decir...

Puntos Clave Computadora CDROOM Herramienta Bienvenida

Video Cinta Prueba Pregunta/ Respuesta

Cinta de Audio Estudio de Caso Juego Instruccional

Almuerzo/ Receso Actividad de Grupo Juegos del Rol

FolletosTransición Panel

Presentaciones Libro del Participante Ejercicio de Laboratorio

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GUIA LIDEREl programa en perspectiva

Empezando

¿Por qué una gestión del tiempo: ¿Cómo se organizará a Pesar del programa usted mismo?

Muchas personas creen que ya sea que usted nació organizada o no - y que si no fuera así, estás condenado a una vida de calcetines desparejados y desaparecen carpetas de archivos! Nada podría estar más lejos de la verdad. A pesar de que el tiempo efectivo y organización del espacio parece ser un no-a-ser fantasía para muchas personas, puede ser organizada, a pesardesímismocuandoaidentificarsusestilosdeorganizaciónydominarlashabilida-des que cualquiera puede aprender.

Esta clase se basa en la metodología del libro Soleado Sclenger es, “Cómo ser organizada a pesar de usted” y se ha adaptado al medio ambiente de trabajo de Harvard.Metodología de Sunny reconoció que lo que funciona bien para una persona no necesaria-mente satisfacer las necesidades de otro.La recomendación de un sistema que va en contra de sus estilos de organización sería una pérdida de tiempo. Ellos nunca lo uso o no uso bien.

Debidoaestapremisa,lossistemasdeSunnydifierendelaspautashabitualesenloslibrosy programas que no tienen en cuenta las variables de los estilos de organización. En vez de imponer fórmulas generales de organización y normas, esta metodología se muestra a la gente cómo adaptar los principios básicos de la gestión del tiempo y el espacio a sus nece-sidades individuales y prefferences para que cada persona puede llegar a ser organizada sin cambiar su estilo natural. Las estrategias y técnicas dentro de cada programa son sencillas y fáciles de seguir.

Este programa va más allá de los otros que se limitan a la “talla única”-todas las reglas. Permite a las personas para iniciar con ellos mismos en lugar de un sistema reglamentado. Y,lomásimportante,serefieredirectamentealproblemadeporquéeltiempoyelespaciolosasistentesalprogramadegestiónpuedetenerdificultadparaaplicarloqueaprendenenlos otros programas.

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GUIA LIDER

Objetivos de AprendizajeDespués de completar este programa los participantes serán capaces de: •Identificarsuestilodemanejodetiempopersonal.•Identificarsuestilomanejodeespaciopersonal.•Manejaralmenos3estrategiasparamanejarsutiempomasefectivo.•Manejaralmenos3estrategiasparaorganizarsuespaciodetrabajomasefectivo.•Identificarbarreraspotencialesparalaimplementaciónysolucióndeestasbarreras.

Tambiénlosparticipantesvanasentiruncrecimientoenlaconfianzadesushabilidadespara el manejo efecto de su tiempo y organizar su espacio de trabajo- ellos van a sentir que no están solo en la lucha del manejo de espacio y tiempo.

Timing del programa:•6horas•9.00am-4pmconunahoradealmuerzo

Numeros de participantes12-14

El programa en perspectiva

Empezando

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GUIA LIDER

Pre-trabajoLos participantes deben recibir los siguientes hojas de trabajo no mas tarde de 2 semanas antes de clases.•Análisisderegistrodeltiempo•AnálisisdeniveldeenergíaLos participantes deberán completar esas hojas de trabajo y traerlas a clase.

Materiales requeridos•Copiadeguíadelíder•Rotafolios•Almohadillas•MaskingTape(parapegarpaginasenlasparedes)•Marcadores•Proyector•UnapresentacióndePowerPointsubidaadiscoduroG.•Muestrasdelasherramientasparaorganización-unatabladebesercolocadaenlapartedeatrás durante el almuerzo para mostrar estos elementos.

Materiales requeridos para participantes•Unnúmerosuficientede“Comoserorganizadoapesardesertumismo”(sunnybook)•Unnúmerosuficientedelibrosdetrabajosparticipantes.•Nombreenlasetiquetas•Lapicerosolapices•Regla•Indicedetarjetasenblanco.•Evaluaciones

El programa en perspectiva

Empezando

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GUIA LIDEREl programa en perspectiva

Empezando

Sala de Configuración

Grupo de mesas de 4 personasUn cuadro debe ser instalado en la parte posterior de la sala durante el almuerzo ¨ displa “ying la muestra de las herramientas de organización por ejemplo, archivos verticales, los titulares de la pluma, etc

Preparación del instructor

Lea la Guía del Líder, Cuaderno del Participante y transparenciasLea “Cómo ser organizada a Pesar de si mismo”Confirmarlalogísticadeltaller.

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GUIA LIDERFormación de un Vistazo

Tiempo

30 minutos

60 minutos

15 minutos

75 minutos

60 minutos

Modulo

Introducción

Hacerse cargo del tiempo

Descanso

Los 5 estilos de control del tiempo

Almuerzo

Descripción

Introducción: La bienvenida a los participan-tes, la introducción del instructor. Introducción de los participantes: Los partici-pantes deben usar sus rota folios en un tiempo de 3 minutos para presentar sus retos.Objetivos y Programa: deben mostrar diaposi-tivas y dar datos generales. Transición: sesión informal, en la cual se le pedirá información a los participantes.

Tiempo de análisis de registro: revisar los trabajos previos en grupo.Planificación:darlainformacióngeneral,losparticipantes elaboraran una lista maestra.Prioridad: dar la información general, los par-ticipantes priorizaran de su lista maestra.Lista Diaria: darán la información general.Programación: dar la información general, ha-cer un análisis de las interrogantes en el nivel de energía antes de trabajar.

Descanso de media mañana.

Estilos de los controles de tiempo: después de una breve introducción los participantes debe-rán completar la prueba.Los 5 estilos: dar la información general de cada estilo, sus características y consejos útiles.Haciendo un estilo de trabajo propio: los par-ticipantes discutirán como su estilo les impide hacer las cosas y los darán consejos útiles para poder aplicar.

Descanso para almorzar

Formación de un vistazo

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GUIA LIDER40 minutos

15 minutos

30 minutos

30 minutos

Los 5 estilos del control del espacio

Descanso

Cuando chocan los estilos …

Hacer que funcione para usted

Después del almuerzo: se hará una breve reseña del trabajo de la mañana.Estilo del control del espacio: depuse de una breve introducción los participantes deben completar la prueba.Los 5 estilos: dar la información general de cada estilo, sus características y conse-jos útiles.Procesamiento de papel: dar la informa-ción general, revisión del trabajo.Productos y herramientas: revisión de los listados con los participantes, demostra-ción de algunos productos y herramien-tas.

Descanso de la Tarde

Proceso para la sesión del administrador:Control de estilos: los participantes darán una lluvia de ideas en el que lograría cada uno de los 5 estilos del control del tiempo.Reducir al mínimo la tensión y el estrés: dar la información general.Proceso para el personal de apoyo y se-sión de un contribuyente individual:Cuando los estilos chocan: los participan-tesdebenidentificarquehacequeloses-tilos choquen siendo más perfeccionista y alérgico al Angulo derecho y los detalles y todo lo que fuera.Reducir al mínimo la tensión y el estrés: dar la información general.

Plan de acción: los participantes harán una lista de los elementos de acción y con un amigo aumentaran en número cuentas.Análisis de los retos: revisar los desafíos y responder a las preguntas restantes.Cierre: señalar que la sesión se ha cerra-do y pedir a los participantes completar la evaluación del programa.

Formación de un vistazo

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GUIA LIDERIntroducción

Propósito:El propósito de este módulo es dar la bienvenida a los participantes y de inmediato involucrarlos en el contenido de la sesión

Tiempo:30 minutos

Proceso:Introducción: La bienvenida a los participantes, la introducción del instructor.

Presentación de los participantes: Los participantes del flip-chart‘Top 3’ desafío de la gestión del tiempo.

Meta y el Programa: mostrar diapositivas y dar información general.

Transición: sesión informal, se solicitarán información a los partici-pantes y

Materiales necesarios: ¤ Por favor, consulte la página vii

Introducción

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GUIA LIDERBienvenida e Instrucciones

Muestra la diapositiva 1: gestión del tiempo

Introducción:Bienvenida a los participantes a la sesión de hoy.Preséntese.Orientar a los participantes a las instalaciones y la logística en cuenta, es decir, se rompe.Pida a los participantes que se presenten brevemente, indicando su:

¤ •Nombre ¤ •Escuelaodepartamentodondetrabajan ¤ •Comienzodelapágina3retosdegestióndeltiempo

FLIP RESPUESTAS GRÁFICO:Participantes Rotafolio “Top 3 de Gestión del Tiempo desafíos.

NOTA PARA EL INSTRUCTOR:Una vez que todo el mundo se ha presentado, les damos las gracias y la bienvenida a todos a la clase. Interrogar a los retos y poner de relieve las comunes.Destacar que muchos se están familiarizado con los principios de la gestión del tiempo (por ejemplo, el establecimiento de objetivos, lista de tareas pendientes, dando prioridad a las tareas), pero todavía esta-mos desorganizados - ¿por qué es esto?La razón es que un solo tamaño no sirve para todos. Cada uno de nosotros tiene un estilo de organización diferentes (o estilos) y la ne-cesidad de aprender cómo aprovechar sus fortalezas y minimizar sus debilidades.

Introducción

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GUIA LIDERResumen de la Sesión

Muestra la diapositiva 2: cita de Sunny

Introducción a la Metodología:Hoy vamos a estar utilizando la metodología de un libro titulado “cómo se organizará a pesar de usted por Sunny Schelenger.Metodología de Sunny reconoce que lo que funciona bien para una persona no necesariamente satisface las necesidades de otro.La recomendación de un sistema que va en contra de estilos de orga-nización de una persona sería una pérdida de tiempo. Ellos nunca lo usaron o lo usarian bien.Debidoaesto,enelsistemadeSunnydifierendelaspautashabitua-les en los libros y programas que no tienen en cuenta las variables de los estilos de organización.En vez de imponer fórmulas generales de organización y normas, esta metodología se muestra a la gente cómo adaptar los principios básicos de la gestión del tiempo y el espacio a sus necesidades y preferencias individuales, para que pueda organizarse sin cambiar su estilo natural.Este programa va más allá de los otros que se limitan a la “talla úni-ca”- todas las reglas. Permite a las personas para iniciar con ellos mismos más bien que un sistema reglamentado. Y, lo más importante, serefieredirectamentealproblemaconlamuestraporquéeltiempoy losasistentesdelprogramadeespacio,puede tenerdificultaddeaplicación lo que aprenden en los otros programas.Nuestro objetivo de hoy es muy simple:“paraidentificarytomarlasriendasdesutiempoyestilodegestióndel espacio”

Muestra la diapositiva 3: Objetivo.

Introducción

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GUIA LIDERResumen de la Sesión

Muestra la diapositiva 4: Agenda

Orden del día:Para lograr nuestra meta, nuestro programa de hoy es la siguiente:

Tome las riendas de su tiempo “a hacer “ la lista que el trabajo

Vamos a empezar por mirar a donde va nuestro tiempo. Has recibido un número o las hojas de trabajo para completar como pre-trabajo. Vamosarevisarelregistrodefinalizadoeltiempoyelgráficonivelde energía para obtener una mejor comprensión de donde el tiempo pasa y cuando su energía está en su pico durante el día.También vamos a revisar la estrategia de gestión del tiempo de base de la compilación de una lista maestra de ‘A Dos’ y la compilación de una lista diaria.

Los 5 estilos de gestión del tiempoVamos a la revisión de los 5 estilos de gestión del tiempo. Después de haber completado el trabajo previo, ya que debe tener una idea de qué estilo de trabajo (o una combinación de estilos) que eres. Si no estás seguro, tengo algunas pruebas adicionales que le permitirán aislar su estilo.Vamos a explorar las características de cada estilo y estrategias para minimizar las debilidades y aprovechar al máximo los puntos fuertes de su estilo.

Los 5 estilos de gestión del espacioDespués del almuerzo vamos a explorar la gestión del espacio. En particular,leayudaráaidentificarsupropioestilodegestióndelespa-cio y aprender cómo hacer el mejor uso de él para cumplir sus metas.

Introducción

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GUIA LIDER

Cuando chocan los estilos ...A menudo chocan estilos, tal vez eres un fuera de todo y su jefe es nada fuera de esto puede ser especialmente problemático si se trata de imponer su estilo en los demás.En esta sesión vamos a explorar qué hacer cuando chocan los estilos.

Programa cont.


Vamos a terminar hoy por la elaboración de planes de acción indivi-duales.Conelfindeasegurarsedequesutiempoaquíhoyhasidobien gastado, es importante volver a su respectivos lugares de trabajo y empezar a aplicar las estrategias que funcionarán para su estilo.

Hoy es una sesión informal de trabajo. Esta sesión fue diseñada para ser lo más práctica posible, para que pueda aprender y practicar estra-tegias que funcionarán para usted y su estilo.

30 minutos

Transición para hacerse cargo de su tiempo.

Resumen de la Sesión

Introducción

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GUIA LIDERTomar el control de su tiempo

Propósito

El propósito de este módulo es ofrecer una visión general de algu-nos principios básicos de gestión del tiempo y para los participantes identificardóndesepasaeltiempoylaformadellevarunmejorcon-troldelmismoporlargoplazoylaplanificaciónacortoplazo.

Tiempo 60 minutos

ProcesoTiempo de análisis de registro: Revisión previa al trabajo en grupos.Planificación:Darinformacióngeneral,losparticipantescompilanla“lista maestra “.Priorizar: Dar información general, los participantes priorizan su “lis-ta maestra”Lista diaria: Dar información general.Programación: Dar información general, interrogar Nivel de Energía trabajo previo de análisis.

Materiales NecesariosPorfavor consulte la página vii

Tomar el control de su tiempo

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GUIA LIDER

Presentación de Diapositiva 5: Agenda

Presentación de Diapositiva 6: Análisis del tiempo registrado

Análisis del Tiempo Registrado

Como parte de su pre-trabajo para la sesión de hoy, usted ha com-pletado análisis del tiempo registrado de sus actividades durante la semana pasada.Vamos a sacar las hojas de cálculo y su correspondiente revisión.

Dirija a los participantes a la ficha 1 en la tarea.

Aquí los participantes encontraran el “Análisis del tiempo registrado”

Ejecutar la actividad de análisis

Pida a los participantes responder a las preguntas en su propio tiempo y luego compartir sus hallazgos con su grupo. ¿Qué es sorprendente? ¿Cuáles fueron los momentos ¡Ajá! ? En particular, interrogar pre-guntas 3 y 6 que subrayan la importancia de centrarse en una visión más amplia y no desviarse por lo sin importancia, sin embargo en las tareas urgentes.

¿ A donde van mis horas y mis días? Análisis del tiempo registrado


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GUIA LIDERTomar el control de su tiempo. Planificación, priorización y programación.

Introducción

¿Cómo asegurarse de que usted logre sus objetivos - tanto a largo plazoyelcortoplazo-porunaplanificación!

Las personas exitosas saben esto y los estudios de investigación muestranquecuantomástiempopasanenlaplanificaciónanticipada,menos tiempo en general, se le requiere para completar un trabajo.

Planificaciónayudaadefendersedelosproblemasyequipaparama-nejar acontecimientos imprevistos, sin muchas vueltas.

Entonces, ¿cómo planear su día para lograr lo que quieres hacer?

Mostrar Diapositiva 7: Planificación


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Planificar:Laplanificacionsepuededividiralargoplazo,oacortoplazo.Laprimera se concentra en la imagen total de lo que quiere lograr, y el segundo señala el paso a paso de las actividades que lo llevarán hasta allí.Planeación a largo plazo:Esta puede variar de uno a cinco años o incluso más tiempo , le da la dirección general que debe tomar para alcanzar sus metas impor-tantes.Planeación a corto plazo:Esta se puede dividir en las siguientes categorías:

•Planificaciónaseismeses:lehaceserconscientedelastareasdelasqueprobablementeustedsebeneficiemásenconsecuen-cia de las metas a largo plazo y le ayuda a ver y aprovechar las oportunidades que surjan.•Planificaciónmensual:permitepercibiryevitarposiblescrisisantes de que ocurran.•Planeacióndiariaysemanal:aumentasueficaciageneralyseacumula el hábito esencial de mantener el control de su tiempo.

PlanificaciónLa planeación del día a día se puede hacer la noche anterior, o por la mañana, dependiendo del tiempo disponible y la naturaleza de su trabajo.

Presentación de diapositiva 8-lista maestra.

Participantes directos a Tabla 2 del libro de traba-jo del participante.


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Lista MaestraVamosaempezarelprocesodeplanificaciónmediantelacompila-ción de una “lista maestra”, para todas las actividades y proyectos que está trabajando este mes.Utilize la lista maestra de los libros para escribir todas sus cosas “por hacer “ para el mes.

Mostrar Diapositiva 9 – dar prioridadDar PrioridadAl planear, usted siempre esta dando prioridad a , independientemete de realizarlo o no. Cuando usted dice “ no tengo tiempo para esto”, realmente esta diciendo, “elijo hacer otra cosa”. en consecuencia, en-tender cuáles son los criterios a utilizar al realizar la elección es un factor crítico en el establecimiento de prioridades.En el siglo 18 el economista Vilfredo Pareto, desarrolló lo que popu-larmente se conoce como la regla 80/20, o el Principio de Pareto.esta norma establece que el 80% del valor en sus actividades por lo general se concentra en sólo el 20% de esas actividades. el Principio de Pareto también se llama el concepto de los “pocos vitales” y los “muchos triviales” te alienta a concentrarte en los pocos elementos de gran valor que son los que nos van a brindar los mejores resultados.

Dar PrioridadDe instancias, en una lista para realizar de diez puntos, haciendo el 2 de mayor valor le dan el 80% del valor que se pueden obtener de hacercadaelementodelalista.Siustedidentificaalos2ycompletaellos, usted puede estar seguro de que usted ha hecho el mejor uso de su tiempo, incluso si no eran capaces de acercarse a los otros 8.Mostrar presentación 10 : Lista Maestra


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Participantes directos a Tabla 2 del libro de traba-jo del participantePreguntar a los participantes para transferir los elementos de su lista maestraalalistamaestradeprioridades,identificandoaquellosele-mentos que sean importantes.

Lista diariaDespués de completar su lista maestra, el siguiente paso es completar sulistadiariaenlaquesetrasfieraunnúmerolimitadodeelementosde la Lista Maestra.

Participantes directos a Tabla 2 del libro de traba-jo del participantePida a los participantes dar vuelta a la Lista Diaria

Lista DiariaVerá que solo hay diez elementos en la Lista Diaria, estos mantienen su lista diaria de cosas “para hacer” de forma manejable.Mostrar diapositiva 11: Presentación

ProgramaciónHay tres factores a tener en cuenta a la hora de programar:1. Los horarios de otras personas:haycosasobviasquenosepuedehacer,salvoenhorasespecíficasyde acuerdo a los horarios de otras personas. por ejemplo, ir al banco, ya su jefe sobre un proyecto, etc2. Límites de tiempo / plazosUn plazo generalmente te obliga a estar a tiempo para llevar a cabo sus planes, sin una fecha límite, la mayoría de nosotros nunca encon-trar el momento adecuado para empezar.


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3. Niveles de energíatodos nosotros tenemos una ciclos regulares en el que estamos muy productivo o en el que nos parece poco para llevar a cabo. por ejem-plo, puedo encontrar mi mejor momento para completar el trabajo de diseño de la mañana. Generalmente tengo Tengo una caída de la tarde y la reserva de que el tiempo para las tareas administrativas que no requieren una gran cantidad de energía del cerebro.Naturalmente, esto se aplica al tiempo que podemos controlar, por-que no todo nuestro tiempo es discrecional. Por ejemplo, si su energía para el ejercicio físico está en su máximo a las 8:00 am y está en el trabajo a esa hora, no va a ser capaz de tomar ventaja de esa energía física.

Mostrar diapositiva 12 : Análisis de los Niveles de Energía

Interrogar antes del trabajoAnalisis de los niveles de energía:pida al grupo como resultado de tener un seguimiento de sus niveles de energía durante una semana - ¿Hay ocasiones en el día en que la gente está en su mejor momento?

60 minutos

Transición al descanso


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GUIA LIDERReceso

Tómate un receso de 15 minutos.

Tiempo15 minutos

ProcesoReceso de media mañana.

Transición a “Los 5 estilos de administración del tiempo”

Receso

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GUIA LIDERLos 5 estilos de administración

del tiempo

PropósitoElpropósitodeestemóduloesquelosparticipantesidentifiquensupropio estilo de manejo del tiempo y las formas de minimizar sus restricciones y maximizar sus accesos.

Tiempo75 minutos

ProcesoEstilos de administración del tiempo: Breve introducción, los partici-pantes completan la prueba.

Los 5 estilos: Realizar una visión general sobre cada estilo, sus carac-terísticas y sus útiles consejos.

Haciendo tu propio estilo de trabajo: los participantes discuten cómo suestilolesdificultacompletarsuscompromisosyquéconsejosúti-les implementarían.

Materiales NecesariosPor favor remítase a la página vii

Los 5 estilos de administración del tiempo

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NOTA DEL INSTRUCTOR Distribuir los libros durante el receso.

Mostrar diapositiva 13: Agenda

Mostrar diapositiva 14: Estilos de administración del tiempo

IntroducciónComo se mencionó al inicio de nuestra sesión de hoy, nuestra meto-dología esta basada en en libro de Sunny Schlenger, “Cómo ser orga-nizado a pesar de usted”.

En el libro de Sunny; ella destaca 5 estilos de administración del tiempo.

Diriga a los participantes a la pestaña 2 en el Libro de Ejercicios del ParticipantePídale a los participantes que completen la prueba. Si ellos se encuen-tran inseguros sobre qué estereotipo presentan, pídales que completen lapruebaespecíficadelestereotipohaciaelcualpresentanmayorin-clinación. Por ejemplo, si alguien piensa que puede ser Hopper pero no esta seguro(a), pídale que complete la prueba de Hopper.

NOTA DEL INSTRUCTORUnavezquelosparticipantesidentifiquensuestilo,pídalesquefor-men 5 grupos (1 por cada estilo; es decir, Hopper, Perfectionist Plus, Allergic to Detail, Fence Sitter, Cliff Hanger).


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GUIA LIDERLos 5 estilos

Mostrar diapositiva 15: Los 5 estilos de adminis-tración del tiempo

Descripción de los 5 estilosAhora que sabemos las tendencias de estilo, exploremos cada estilo detalladamente incluyendo las características de cada estilo y algu-nas insinuaciones provechosas para el mejor manejo de tu tiempo.

Mostrar diapositiva 16: HopperDar descripción de diapositiva

Mostrar diapositiva 17: Perfectionist PlusDar descripción de diapositiva

Mostrar diapositiva 18: Allergic to DetailDar descripción de diapositiva

Mostrar diapositiva 19: Fence SitterDar descripción de diapositiva

Mostrar diapositiva 20: Cliff HangerDar descripción de diapositiva

TransiciónAhora que tiene una descripción de las características de su estilo, vamos a explorar detalladamente cómo hacer que el estilo trabaje para usted.


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GUIA LIDERHaciendo que tu estilo trabaje para ti

Introducción¡Ahora vamos a gastar algún tiempo teniendo sentido de toda esta información y dominando su propio estilo particular!

Mostrar diapositiva 21: Haciendo que tu estilo tra-baje para ti, no contra ti

Controle el estilo discusión - parte 1Pidaalosparticipantesdiscutirdecomosuestilodificultalascosasque hace.

Retroalimentación de GruposEl capirotazo de líder de grupo traza sus respuestas a la discusión.Mostrar diapositiva 21: hacer que el estilo trabaje para ti, no contra tiClickenelmouseylasiguienteactividadapareceránsobreladia-positiva

Dirija a los participantes a la etiqueta 2 en el cua-derno de ejercicios del participante.Controle el estilo Discusión - Parte 2Pidaalosparticipantesreferirsealestiloespecíficoparahacerlistasensucuadernodeejerciciosyloscapítulosenelabucheoespecíficoa su tipo.

Retroalimentación de gruposEl capirotazo de líder de grupo traza sus respuestas a la discusión


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GUIA LIDERHaciendo que tu estilo trabaje para ti

NOTA DE EL INSTRUCTORFije el capirotazo traza sobre las paredes (los grupos se referirán a estos más tarde).El líder de grupo da un resumen de sus discusiones en grupo al resto de la clase.

75 minutos

Transición para almuerzo


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GUIA LIDERAlmuerzo

Tome el almuerzo

Tiempo60 minutos

ProcesoAlmuerzo

Transición a los 5 estilos de administración del tiempo

Almuerzo

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GUIA LIDERLos cinco estilos del manejo

de espacios

PropósitoElobjetivodeestemóduloesquelosparticipantesidentifiquensupropio estilo de dirección y las formas de minimizar sus restricciones y maximizar su viabilidad

Tiempo40 Minutos

ProcesoDespués del almuerzo: una breve revisión del trabajo de la mañana.ESTILOS DE MANEJO DE ESPACIOS: breve Introducción, los participantes hacen el examen.LOS CINCO ESTILOS: dé la descripción de cada estilo, sus caracte-rísticas y sus aspectos provechosos.PROCESO DE PAPELEO: la descripción, revisar la guía de trabajo.PRODUCTOS/INSTRUMENTOS: repase la lista con los participan-tes, demostración de algunos productos/instrumentos.

Materiales Necesarios:Favor diríjase a la página VII.

Los 5 estilos del manejo de espacios

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Muestre Diapositiva 22: Agenda.

NOTA DE CAPACITADOR:Dé una breve (cinco minutos) revisión del trabajo de esta mañana

Manejo del Espacio:Habiendo identificadonuestroestilodedirecciónde tiempo,ahoravamosaidentificarnuestroestilodedireccióndeespacio.Cuales son algunos de los beneficios de organizar efectivamentenuestro espacio?

Muestre Diapositiva 23: organizando su espacio.

Las Ventajas del Manejo del Espacio:Algo llamado un desastre en sí mismo no tiene que ser un proble-ma-cadaunodenosotrostienediferentedefinicionesdelapalabradesastre-,perocuandolascosasnotienenunlugarespecífico(ynoson puestas en ese lugar) , los espacios de trabajo caóticos pueden ser muy destruyentes – así como poco profesionales.Hagamosunexamenquenosayudaaidentificarnuestroestiloperso-nal de manejo de espacios

Muestre Diapositva 24: estilo de manejo de espa-cio.

Dirija a los Participantes a la etiqueta 9 en el libro de ejercicios del participantePida a los participantes completar el examen de manejo de espacio.si ellos están inseguros de cuál es su estilo, se pide completar el exa-menespecíficodeltipohaciaelcualellosseinclinan.Porejemplo,sialguien piensa que ellos pueden ser un hopper pero no están seguros pídalesquellenenelexamenpackrat.


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GUIA LIDERLos 5 estilos

Muestre Diapositiva 25: los 5 estilos de manejo de espacios.

Descripción de los 5 estilos:Ahora que sabemos cuáles son nuestras tendencias de estilo, explorar cada estilo detalladamente - incluyendo las características de cada estilo y algunos aspectos de utilidad para organizar mejor su espacio.Muestre Diapositiva 26: todo hacia afuera.Dé la descripción de la diapositiva

Muestre Diapositiva 27: Nada hacia afueraDé la descripción de la diapositiva

Muestre Diapositiva 28: Angulo correctoDé la descripción de la diapositiva

Muestre Diapositiva 29: Pack ratDé la descripción de la diapositiva

Muestre Diapositiva 30: slobDé la descripción de la diapositiva


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GUIA LIDERProductos Utiles/ Herramientas

Muestra la diapositiva 31: procesamiento de papelProcesamiento del Papelindependientemente de su estilo, este procesamiento de diagrama de flujodepapelledaráungranmarcoparaprocesartodoelcorreoen-trante y el correo electrónico que recibimos a diario.

Es una buena idea pasar por sus archivos al menos una vez al año - usted encontrará - las cosas que usted puede deshacerse de - Proyectos en los que puede adoptar una decisión sobre

el desorden es esencialmente decisiones que no has hecho. Esto es a menudopor qué espacios desordenada puede tomar hasta gran parte de nues-tra energía mental.

Distribuya la hoja siguiente(s)* Folleto de procesamiento Papel laminado

Productos/ Herramientashay una enorme variedad de productos y herramientas disponibles para ayudar a organizar y gestionar nuestro espacio. Permite revisar la lista de los libros y usted puede marcar los elementos que puedan serle de utilidad ..

Proyección de diapositivas 32 gestión de espacio

Directo a los participantes en el tabla 9 cuaderno del participante


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GUIA LIDERProductos Utiles/ Herramientas

NOTA PARA EL INSTRUCTORAlgunas muestras de productos para mostrarle a la gente mientras que se esta discutiendo los diversos temas.

40 minutos

Transición a romper


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GUIA LIDERReceso

Tómate un receso de 15 minutos.

Tiempo15 minutos

ProcesoReceso de media mañana.

Transición de estilos cuando chocan…

Receso

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GUIA LIDERCuando los estilos chocan

Propósitopara la sesión de administrador:Elpropósitodeestemóduloesidentificarlasdificultadesquepuedenenfrentar los administradores en la gestión de su personal estilo en particularlagestióndeltiempoeidentificarlamaneradegestionarconeficaciacadaunodeloscincoestilos.Para el personal de apoyo y una sesión de contribuyente individual:elpropósitodeestemóduloesidentificarlascombinacionesdeestiloenparticularcontenciosaygestionarconeficacia.lasdiferencias.

Tiempo30 minutos

Procesoproceso para la sesión de administrador:Gestión de estilos: los participantes proponer formas en el que lo-graría cada uno de los 5 estilos de gestión del tiempo. Minimizar el estrés y la tensión: dar información general proceso para el personal de apoyo / sesión de contribuyente individual:Cuandolosestiloschocan:losparticipantesdebendeidentificarquéhacer cuando los estilos chocan en las perfecciones y repulsión a los detalles y cambio derecho todo lo que fuera reducir al mínimo el es-trés y la tensión: dar información general.

Materiales necesariosPor favor, consulte la página VII

Cuando los estilos chocan

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GUIA LIDER¿Qué pasa cuando los estilos colisionan? [gerentes]

Mostrar Diapositiva 33: Agenda

NOTA DEL INSTRUCTOR:Por favor note que en esta lección es dirigida a la sesión del gerente.La siguiente lección es para los contribuidores individuales y en las sesiones dar apoyo al equipo.Por favor asegúrese de escoger la lección apropiada.

Mostrar diapositiva 34: Cuando el estilo colisiona

Introducción:Como puede imaginar, los problemas pueden aparecer cuando los di-ferentes estilos colisionan en el lugar de trabajo. Como gerente, es importante que usted este conciente de los estilos directos de reportes y como manejar respectivamente esa persona.

Ejecutar la actividad del gerente.Divida a los participantes en 5 grupos. Asegúrese que haya hecho copias de las 5 diapositivas de estilo en el manejo del tiempo.Déle a cada grupo un ‘estilo’ y que hagan una lluvia de ideas en como manejar ese estilo. Si es posible, trate de hacer una representación de ese estilo en el grupo. Por ejemplo, si el grupo tiene la diapositiva ‘saltamontes’ asegúrese de que ellos tenga un saltamontes en el gru-po.Cada grupo nominara a un líder quien después tendrá que reportar las sugerencias del grupo en como manejara este estilo de forma efectiva .


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GUIA LIDER¿Qué pasa cuando los estilos colisionan? [gerentes]

NOTA DEL INSTRUCTOR:Pagina 196 - 199 los libros proporcionaran algunos consejos en como manejar cada uno de los tipos.

Mostrar diapositiva 35: Minimizar la tensión y el estrés.De un resumen de las diapositivas (notas adicionales pueden ser en-contradas en las paginas 189 – 190 en el libro).

30 minutos.


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GUIA LIDERQue pasa cuando el estilo colisiona? [El equipo de soporte & contribuidores individuales]

Mostrar diapositiva 33: agenda

Mostrar diapositiva 34: Cuando los estilos colisio-nan

Introducción:Como puede usted imaginar, problemas pueden aparecer cuando di-ferentes estilos colisionan en el lugar de trabajo. Dos de los mas ‘in-teresantes’ parejas son:1. Perfeccionista adicional & alérgico a los detalles.2. Un buen ejecutor y todo lo que fuera.

Ejecutar la activa cuando el estilo colisiona.Dirija una discusión de grupo preguntando a los participantes que hagan una lluvia de ideas en que hacer cuando estos estilos colisionan.

Mostrar diapositiva 35: Minimizando la tensión y el estrés.De un resumen de las diapositivas (notas adicionales pueden ser en-contradas en las paginas 189 – 190 en el libro).

30 minutos

Transición para que a usted le funcione


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GUIA LIDERHacer que funcione para usted

PropósitoEl propósito de este modulo es envolverlo efectivamente en la sesión y asegurar que el participante incorpore lo que aprendió cuando vuel-vaalaoficina.

Tiempo30 minutos

ProcesoPlan de Acción: Los participantes enlistaran los puntos de acción y ‘formar equipo’ para incrementar la responsabilidadRevisar los retos: Revisar los retos y responder alguna inquietud.Finalizar: atraer a los participantes a la ultima sesión para completar la evaluación del programa.

Materiales requeridosPor favor hacer referencia a la pagina vii

.


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GUIA LIDERPlan de Acción

Presentación de diapositiva 36: agenda

Plan de acciónEn orden para hacer mejor uso del tiempo que se ha gastado aquí hoy es importante notar las ideas de acción y comprometerse con ellas.

Por favor tomar 5 minutos o tomar nota de esas ideas de acción que implementara cuando regreses al trabajo.

Los participantes también debe referirse a los papelógrafos en las paredesantes de la actividad del almuerzo

Presentación de diapositiva 37: Plan de acciónDirigir a los participantes a la ficha 15 del libro de los participantes

Distribuya la hoja siguientetarjeta de índice en blanco

Presentación de diapositiva 38: acondicionamiento

Rendir cuentas de su plan de acciónA menudo es difícil para nosotros mantener la rendición de cuentas a los objetivos y las ideas de acción que nos propusimos. Para ayudar-los en esta tarea vamos hacer una presentación con nuestras ideas de acción en las cuales nos basamos

Ejecutando la actividad de las ideas de acciónDividanalosparticipantesen2gruposydeleacadapersonaunafi-cha donde apuntaran los artículos listados en la diapositiva


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GUIA LIDERCierre de Sesión

CerrarRevisemos los retos que listamos en el principio del taller

RetosRevisar la carpeta donde esta el listado de los retos y listar todos los nombrados.

EvaluaciónPedir a los participantes que completen el formulario de evaluación

Mostrar Diapositiva 39Recuerdena losparticipantesde laútildefiniciónde loquees serorganizado

GraciasGracias a todos por sus contribuciones dehoy, les deseo a todos éxito al trabajar al máximo en su estilo de gestión de tiempo y espacio.

5 minutos

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