REORGANIZACIÓN EN EL ÁREA DE ALMACÉN

DE LA EMPRESA CONVER TOY S.A.C

CAPITULO IVPROPUESTA DE SOLUCIONES

          

4.1 ASPECTO ADMINISTRATIVO 4.1.1 ORGANIGRAMA ESTABLECER UN ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LOGÍSTICA, ESPECÍFICAMENTE DE ALMACÉN Y COMPRAS, PARA LO CUAL SE PLANTEA EL SIGUIENTE ORGANIGRAMA:

Gerente General

Producción Logística

Compras

Almacén

Distribución

Contador

4.1.2 PERSONALSerá necesaria la contratación de un trabajador que realice las funciones de compras, almacén y despacho, el cual deberá de cumplir con el siguiente perfil:REQUISITOS:Experiencia : Con 2 años como encargado de logística y almacén en empresas del rubro de conversión de papeles.Estudios : Estudios superiores en Administración.Deseable : Cursos de especialidad en logística y buenas prácticas de almacenamiento.Valores : Proactivo

HonestidadOrganizadoPuntualidad

Sueldo : S/. 1,200.00 más beneficios sociales.

4.1.3 CAPACITACIÓN 

Se plantea establecer un programa de capacitación en logística, almacenes y BPA que permita asegurar al personal que se contratara realizar funciones relacionadas con el almacenamiento de papel higiénico para que esté permanentemente entrenado y actualizado con el conocimiento necesario para poder desempeñar eficientemente sus actividades u operaciones.

El programa de capacitación se realizara dos veces al año y en algunos días en que el personal se retire antes de la hora de salida para que pueda asistir a seminarios de almacenes, catalogación y buenas prácticas de almacenamiento con un costo por curso de S/. 400.00 y un costo total anual de S/. 800.00

4.1.3 PROCEDIMIENTOS 

Propuesta de manual de procedimientos para el almacén

El presente manual de procedimientos para la gestión de almacenes  tiene por objetivo establecer las prácticas administrativas y técnicas que regularan la programación, ingreso, almacenamiento y despacho de materiales de la empresa Conver Toy S.A.C

4.1.4.1 RECEPCION 

El producto y/o material en esta etapa son encaminados al área de recepción donde permanecerán debidamente identificados hasta su verificación física, documental y control de integridad, para lo cual será necesaria la siguiente documentación para su correcta recepción:

 • Orden de compra• Guía de Remisión• Nota de Ingreso• Número de Lote• Código y descripción del insumo• Fabricante y/o proveedor• Kardex

Además de ello, el encargado de almacén tendrá que seguir el procedimiento al momento de recepcionar la mercadería: • Comunicar a proveedores que la mercadería sólo se recibirá con la orden de

compra respectiva, guía de remisión y factura correspondiente.• Desde que solicita el material, ya tiene preparada su ubicación, por lo tanto debe

coordinar con el transportista para la descarga del material en el lugar adecuado. • Una vez descargado, procederá, si es necesario, al desembalaje, cuidando tanto el

material como el embalaje. • Procederá a la verificación de la cantidad y calidad del material, de acuerdo a la

orden de compra. • Confeccionará la nota de ingreso para el material que esté en perfectas condiciones

de cantidad y calidad, para registrarlo en el kardex, de lo contrario, procederá a su devolución.

• La identificación en la recepción se realizara a través de una etiqueta de color verde, en caso se encuentren en buenas condiciones, de manera individual, por lote o por tipo de material separado entre sí y si los materiales verificados son derivados directamente para el almacenamiento, según sea el caso, el material rechazado será identificado con una etiqueta roja - RECHAZADO. 

• El encargado de la recepción es responsable del archivo ordenado, estrictamente correlativo de las “Notas de ingreso” y de su distribución correspondiente.

NOTA DE INGRESO No.

FECHA ____________ MOTIVO_________ O/C __________________

PROVEEDOR__________________________________ RUC_____________ G/R__________ TRANSPORTISTA ____________________ # BULTOS ______ PESO ________ G/R_________

ITEM CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD U/M P.U TOTAL

OBSERVACIONES_____________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ___________________ _____________________

ALMACEN Vº Bª

Modelo de Nota de Ingreso

4.1.4.2 ALMACENAMIENTO 

• El material debidamente ingresado al sistema, deberá ser almacenado de acuerdo a la zona de almacenamiento del layout establecido en el almacén debidamente identificado con su respectivo lote y etiqueta de identificación.

• La áreas de almacenamiento debe tener condiciones apropiadas a fin de atender los requisitos mínimos de la BPA (Buenas Prácticas de Almacenamiento) y respetando los siguientes criterios:

Frecuencia de uso Deseabilidad Usuario Fragilidad Volumen / peso Peligrosidad

 

• Siempre se debe respetar el ordenamiento por familia y código.

• Todo material debe estar identificado

CODIGO………………………………………………………………………………………………

DESCRIPCION………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

UNID. MEDIDA ……………………………………………………………………………………

UBICACIÓN………………………………………………………………………………………….

4.1.4.3 DESPACHO • Cuando un usuario, requiera un material, deberá, en primer lugar,

verificar el catálogo. Si existe, lo solicitará al almacén mediante un vale de salida, de lo contrario, calculará el monto, para ver la posibilidad de compra directa.

• Si el material es de stock, lo solicitará mediante el “vale de salida”.• El vale de salida debe estar autorizado por el encargado de

producción, de lo contrario por el Gerente General.• El vale de salida, será pre – numerado y archivado en estricto orden

correlativo por el encargado del almacén.

VALE DE SALIDA NUMERO

FECHA ____________ PROD. A PRODUCIR ____________

CENTRO DE COSTOS

CODIGO

DESCRIPCION

U/M

CANTIDAD CTA SOLIC DESP

SOLICITANTE V°B° ALMACEN

4.1.5 INFRAESTRUCTURA DEL ALMACÉN 4.1.5.1 PLANO DE LA EMPRESA Y ALMACEN

4.1.5.2 RECURSOSEstantería:

Se recomienda establecer la instalación de unos estantes para los productos terminados siguiendo los siguientes criterios:

   

4.1.6 CATALOGOHemos establecido el siguiente patrón codificador que será utilizado para todos los productos. Cuando un usuario necesite un material que no está en el catálogo, debe solicitar su alta al almacén central, que es el único autorizado al mantenimiento del catálogo.

 Si el material es para ser ingresado al stock, el código será de la forma:XX XX XXGENERO FAMILIA ARTÍCULO

Los géneros que estamos considerando son: 02 INSUMOS

17 BOBINAS DE PAPEL19 CINTA DE CARTON 20 BOLSA PLASTICA25 PÉGAMENTO30 MATERIAL DE SEGURIDAD PERSONAL Y UNIFORME33 MATERIAL DE LIMPIEZA

10 ACTIVOS 40 EQUIPOS MAYORES42 EQUIPOS MENORES46 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 47 ACCESORIOS Y MATERIALES DE ESCRITORIO

15 PRODUCTOS TERMINADOS50 PRODUCTOS

02 INSUMOS U.M

02 17 BOBINA DE PAPEL 02 17 O3 BOBINA DE PAPEL PARA PAPEL HIGIENICO 2.12 mts x 1mts (600 Kg) UND. 02 17 O4 BOBINA DE PAPEL PARA SERVILLETA 1.06 mts. X 1 mts (700 Kg) UND. 02 17 O5 BOBINA DE PAPEL PARA PAPEL TOALLA 106 mts. X 1 mts (350 Kg) UND. 02 19 CINTA DE CARTON 02 19 15 CINTA DE CARTON 7.5CM DE ANCHO GRAMAJE 170 UND. 02 19 16 CINTA DE CARTON 7.5CM DE ANCHO GRAMAJE 180 UND. 02 19 17 CINTA DE CARTON 7.5CM DE ANCHO GRAMAJE 190 UND. 02 19 18 CINTA DE CARTON 7.5CM DE ANCHO GRAMAJE 220 UND. 02 19 19 CINTA DE CARTON 8.5CM DE ANCHO UND. 02 20 BOLSAS PLASTICAS 02 20 O2 BOLSAS PLASTICAS DE 18X24" P/PAPEL HIGIENICO UND. 02 20 O4 BOLSAS PLASTICAS DE 18.5X26" P/PAPEL HIGIENICO UND. 02 20 O6 BOLSAS PLASTICAS DE 20X26" P/PAPEL HIGIENICO UND. 02 20 O8 BOLSAS PLASTICAS DE 23X23" P/PAPEL HIGIENICO UND. 02 20 10 BOLSAS PLASTICAS DE 16X21" P/PAPEL HIGIENICO HOTELERO UND. 02 20 12 BOLSAS PLASTICAS DE 20X33" P/PAPEL TOALLA UND. 02 20 14 BOLSAS PLASTICAS DE 20X24" P/PAPEL SERVILLETA UND. 02 25 PEGAMENTO 02 25 13 SILICATO X KILO KGS. 02 30 MATERIAL DE SEGURIDAD PERSONAL Y UNIFORME 02 30 10 MASCARILLAS UND. 02 30 15 UNIFORME UND. 02 30 20 CASCO UND. 02 30 25 GUANTES UND. 02 30 30 BOTAS PAR 02 30 35 LENTES UND. 02 33 MATERIAL DE LIMPIEZA 02 33 18 DETERGENTE UND. 02 33 20 ESCOBA UND. 02 33 22 WAIPE UND. 02 33 24 PLUMERO UND. 02 33 26 LEGIA GLS. 02 33 28 PAPEL HIGIENICO UND.

10 ACTIVOS 10 40 EQUIPOS MAYORES 10 40 11 REBOBINADORA DE PAPEL CHICA UND. 10 40 13 REBOBINADORA DE PAPEL GRANDE UND. 10 40 15 CORTADORA DE PAPEL HIGIENICO UND. 10 40 17 MESA TRANSPORTADORA UND. 10 40 19 SERVILLETERA UND. 10 40 21 CORTADORA DE SERVILLETA UND. 10 40 23 TUQUERA UND. 10 40 25 MAQUINA SELLADORA UND. 10 40 27 VEHICULOS UND. 10 42 EQUIPOS MENORES 10 42 3 JUEGOS DE DADOS UND. 10 42 6 DESARMADOR ESTRELLA 107-2x8(1/4) UND. 10 42 9 DESARRMADOR PLANO 107-4 (1/4) UND. 10 42 12 ESCALERA TIJERA 10 PASO UND. 10 42 15 ESCUADRA DE METAL 12" UND. 10 42 18 ESMERIL 4 1/2" 1400W UND. 10 42 21 ESPATULA 4" UND. 10 42 24 SIERRA CALADORA 1" (26mm.) UND. 10 42 27 LLAVES MIXTAS UND. 10 42 30 MARTILLOS UND. 10 42 33 COMBA 8 LIBRAS UND. 10 42 36 TALADRO ELECTRICO UND. 10 42 39 ALICATE MECANICO STANLEY 18 " UND. 10 42 42 ALLICATE DE CORTE DIAG.6" UND. 10 42 45 ALICATE UNIVERSAL 8" UND. 10 46 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 10 46 10 NOKIA E5-00 UND. 10 46 11 SANSUNG GALAXY G530 UND. 10 46 12 TELEFONO UND. 10 46 13 TELEFONO INTERCOMUNICADOR P/PORTEROS ELECTRICO UND. 10 46 14 SISTEMA DE CAMARA DE VIDEO UND. 10 47 ACCESORIOS Y MATERIAL DE ESCRITORIO 10 47 20 COMPUTADORA HP UND. 10 47 21 IMPRESORA HP UND. 10 47 22 HOJAS BOND UND. 10 47 23 ARCHIVADOR PALANCA UND.

 Para poder medir el costo - beneficio se tomó como referencia la recepción de un lote de 20 bobinas de papel para la conversión aproximada de 40 000 unidades de papel higiénico y los tiempos que se consumen en la recepción, despacho a producción y salida del almacén de productos terminados para ser entregados al cliente, el cual se detalla a continuación:

ANALISIS COSTO - BENEFICIO

CUADRO DE COSTOS DE MANO DE OBRA EN EL PROCESO ACTUAL

CARGO SUELDOGerente General S/. 3,000.00 Encargado de Producción S/. 1,500.00 Operarios S/. 800.00 Encargado de Almacén S/. 1,200.00

21

CONCEPTOGERENTE GENERAL

ENCARGADO DE PRODUCCIÓN

OPERARIOS

Sueldo básico anual S/. 36,000.00 S/. 18,000.00 S/. 9,600.00 Gratificación S/. 6,000.00 S/. 3,000.00 S/. 1,600.00 CTS (sueldo mens. x14)/12

S/. 3,500.00 S/. 1,750.00 S/. 933.33

Essalud (9%) S/. 3,780.00 S/. 1,890.00 S/. 1,008.00 Total Anual S/. 49,280.00 S/. 24,640.00 S/. 13,141.33 Total Mensual S/. 4,106.67 S/. 2,053.33 S/. 1,095.11 Total Diario (24 días/m) S/. 171.11 S/. 85.56 S/. 45.63 Total Hora (10h/d) S/. 17.11 S/. 8.56 S/. 4.56

PLANILLA DE LA MANO DE OBRA DEL PROCESO ACTUAL

DIAGRAMA DE OPERACIONES EN EL PROCESO ACTUAL

PROCESOSMINUTOS POR LOTES Y

DESPACHODescarga al Almacén 50Revisión de la mercadería 10Almacenaje 25Despacho a Producción 140Almacenaje de Producto Terminado 210Despacho a Clientes 273

TOTAL MINUTOS 708

22

CargoCantid

adMin

Min x mes

Hora por mes

Costo por hora

Costo Mensual

Gerente General 1 283 849 14.15

S/. 17.11

S/. 242.12

Encargado de Producción 1 708 2124 35.40

S/. 8.56

S/. 302.87

Operario2 1416 4248 70.80

S/. 4.56

S/. 323.06

TOTAL S/. 868.05

CUADRO DE CONTROL DE PROCESOS DE DESPACHO ACTUAL

DIAGRAMA DE OPERACIONES EN EL PROCESO MEJORADO

PROCESOS MINUTOS POR LOTE Y DESPACHO

Descarga al Almacén 30Revisión de la Mercadería 5Almacenaje 10Despacho a Producción 90Almacenaje de Producto Terminado 190Despacho a Clientes 190

TOTAL MINUTOS 515

23

CargoCantid

adMin

Min x

mes

Hora por mes

Costo por hora

Costo Mensual

Encargado de Almacén 1 515

1545

25.75 S/.

6.84 S/. 176.24

Encargado de Producción

1 90 270 4.50 S/.

8.56 S/. 38.50

Operario1 515

1545

25.75 S/.

4.56 S/. 117.50

TOTAL S/. 332.24

CUADRO DE CONTROL DE PROCESOS DE DESPACHO MEJORADO

Método Costo Mensual

Condición Actual S/. 868.05

Condición Mejorado S/. 332.24

Beneficio S/. 535.81

AHORRO/ BENEFICIO POR LA MEJORA EN EL ALMACEN

Beneficio Mensual Beneficio Anual

S/. 535.81

S/. 6,429.67

Este beneficio y su equivalente en soles se producen por la eficiencia en las operaciones de almacén; es decir, es un beneficio para la empresa.

24

Horas de capacitación (8 horas*6.84) S/. 54.72

Costo de Capacitación S/. 800.00RECURSOS HUMANOS S/. 854.72

COSTOS DE IMPLEMENTACIONPROGRAMA DE CAPACITACION

Encargado de Almacén (3 días) S/. 205.33Encargado de Producción (3 días) S/. 256.67Operarios (2) (3 días) S/. 273.78

RECURSOS HUMANOS S/. 735.78

CLASIFICACION Y DISTRIBUCION DE ALMACEN

DESCRIPCIÓN CANT. P.U TOTALImplementación de estantes 2 S/. 550.00 S/. 1,100.00Implementación de Parihuelas 20 S/.

30.00 S/. 600.00

RECURSOS MATERIALES S/. 1,700.00

25

Encargado de Almacén (1 día) S/. 68.44Operarios (2) (1 día) S/. 91.26

RECURSOS HUMANOS S/. 159.70

ROTULACION EN EL ALMACEN

02 cientos de stickers (rojo y verde) S/. 80.00Útiles de escritorio S/. 40.00Formato de imprenta (kardex, vale de salida, nota de ingreso) S/. 650.00

RECURSOS MATERIALES S/. 770.00

TOTAL COSTO DE IMPLEMENTACION

S/. 4,220.20RELACION BENEFICIO – COSTO 

 

Efectuando el cálculo del beneficio costo sería de 1,52; lo cual quiere decir que por cada sol que se invierte en la implementación de la mejora se obtendrá un retorno de 0,50. 26

 CONCLUSIONES

Se puede observar que el proceso de inventario y control de stock no posee entre sus lineamientos y etapas a un personal de almacén necesario que abarque de manera constante el desarrollo de las actividades para el logro de los objetivos planteados, siendo el encargado de producción quien realice estas funciones de manera deficiente. Se concluye que actualmente no se encuentran físicamente bien definidas las áreas de almacén y producción de la empresa Conver Toy S.A.C, además de no existir una zona de almacén de productos terminados, ni el control de los mismos.

Actualmente los insumos y materiales para la conversión de papel higiénico se encuentran dispersos en determinadas zonas de la planta de la empresa sin el cuidado correspondiente, lo que origina desmedros innecesarios que se pueden reducir con un correcto reordenamiento de su almacén.  

1

2

3

27

Mediante el análisis de la situación actual se determinó que la gestión de inventarios y control de stock del almacén de la empresa Conver Toy S.A.C. no se encuentran administrados de manera adecuada para el logro oportuno de las metas planteadas ya que no se puede contar con un inventario real.

 Se pudo identificar cinco problemas básicos que ocasionan la demora en las operaciones: Control de Existencia Ineficiente, demora en traslado de su Materia Prima, No Existen Catálogos, falta de personal y falta de orden en su almacén.

5

4

28

RECOMENDACIONES Elaboración de un catálogo de ingreso y salida de artículos del Stock. Contratar a un personal encargado de la recepción, control y despacho de materiales del almacén.  Elaboración de un plan interno de funciones referente al trabajo de almacén.  Reorganizar las zonas de almacenaje de los insumos y productos terminados. Establecer normas y procedimientos para el control de inventarios de los materiales y reposición de stock, garantizando un adecuado control interno y su correcta evaluación que cubra la toma física del inventario de los almacenes de la empresa, el material dañado o deteriorado y la solicitud de desincorporación de materiales y repuestos.

1

2

3

4

5

29

BIBLIOGRAFIABusiness Logistics Management, Cuarta edición, 1999. Lobato Gómez, Emiliano Asís (2006). «Capítulo 5. Los almacenes». Operaciones de almacenaje. Pozuelo de Alarcón (Madrid, España): Editorial Editex, S.A. pp. 82–101. Needham, Joseph (1986). Science and Civilization in China: Volume 5, Chemistry and Chemical Technology, Part 1, Paper and Printing. Taipei: Caves Books, Ltd. «Frequently Asked Questions». quickerpickerupper.com (Página web de Procter & Gamble para la marca de papel absorbente Bounty). Consultado el 28-06-2007. Escudero Serrano, María José; Escrivá Monzó, Joan; Clar Bononad, Federico (1999). «Capítulo 1. El almacén». Operaciones de almacenaje. Aravaca (Madrid, España): McGraw-Hill Interamericana de España, S.A.U. pp. 8–22.

http://logisticaunmsm.blogspot.com/2010/11/diferencia-entre-merma-y-desmedro.html http://www.fabioperini.com/es/productos/rebobinadoras.html www.insulex.com.pe/Embalaje/Empaque

30

Concepto Encargado de Produccion Operarios Encargado de

Almacen

Sueldo basico anual S/. 18,000.00 S/. 9,600.00 S/. 14,400.00 Gratificacion S/. 3,000.00 S/. 1,600.00 S/. 2,400.00 CTS (sueldo mens x14)/12 S/. 1,750.00 S/. 933.33 S/. 1,400.00 Essalud (9%) S/. 1,890.00 S/. 1,008.00 S/. 1,512.00 Total Anual S/. 24,640.00 S/. 13,141.33 S/. 19,712.00 Total Mensual S/. 2,053.33 S/. 1,095.11 S/. 1,642.67 Total Diario (24 dias/m) S/. 85.56 S/. 45.63 S/. 68.44

Total Hora (10h/d) S/. 8.56 S/. 4.56 S/. 6.84