Equilibrando las adquisiciones electrónicas

para reducir procesos improductivos de compras

Hernán Marsili, hmarsili@tfsla.comDirector, Technology for Solutions

Business-to-business eCommercerepresenta la adquisición indirecta de bienes o la no productividad o la no esencialidad de los bienes (incluyendo MRO,gastos de capital y servicios)

Históricamente,estos bienes se han conseguido en forma manual vía teléfono y fax.

Source: Forrester 1999 US Estimates

Comercio electrónico de empresa a empresa

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1998 1999 2000 2001 2002 2003

Source: IDC 1999

B2B eCommerce$1.3 Trillion

by 200386% CAGR

1999-2003

Business-to-Consumer RevenueBusiness-to-Business Revenue

Adquisición indirecta de materiales y servicios

Source:AMR; CAPS (Center for Advanced Purchasing Studies)

Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones (MRO: Los servicios y materiales adquiridos para apoyar actividades asociadas con la operación y reparación de cualquier planta, equipo o inmueble

Gastos indirectos de una empresa de fabricación representativa: Gastos indirectos 30% al 45% del gasto total (60% o mas para una empresa de servicio)

Indirecto 36%

Gastos representativos indirectos

Apertura de gastos indirectos

Source: Aberdeen Group 1999

MRO Goods and servicies55%

Equipos de computación.

13%

Viajes y gastos de representación.

21%

Papelería, muebles, formularios 11%

Directos28%

Impuestos13%

Ganancia6%

RR.HH17%

Source: National Association of Purchasing Managers

Compras desorganizados o no supervisadas

"Maverick/Rogue” Purchasing

Approved Purchasing

Source: Meta Group

El lado oscuro de las compras

67%33%

El costo de hacer compras no supervisadas y fuera de contrato

Entre un 15% 15% y un 27%27% más caro en compras de MRO

Adquisición electrónica se define como la acción de hacer compras vía Internet. La fuente de bienes y materiales puede ser directa de un fabricante por medio de una red electrónica de compras o a través de un distribuidor habilitado en el Internet. La transacción tiene que ser de compras y tiene que ocurrir vía Internet.

IDC 1999 Requisitions

Approval Mgmt.

PurchasinCiogReceiving

Accounts Payable

Qué es la adquisición electrónica?

El impacto de la adquisición electrónica en la compra

Cambio de foco del valor agregado de las actividades estratégicas

Vias/métodos utilizados para colocar órdenes de compra

Cambiando el rol de la compra: Foco del negocio

Source:Forrester Research

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1998 2000

InternetEDIMail, Fax, Manual

Year

Per

cen

t o

f to

tal P

Os 11%

8%

81%

40%

16%

44%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

CompraTradicional

Compra viainternet

Ejecución de ordenesAdministración de proveedores

Per

cen

t o

f fo

cus

70%

30%

20%

80%

Source: Aberdeen Group 1999

Seis beneficios claves de adquisiciones electrónicas

• Mejorar la recopilación de datos e informes en gastos indirectos/Mantenimiento, Reparaciones, Operaciones

• Ajustar los controles sobre compras sin supervisión• Mejorar las negociaciones para reducir gastos de materiales y

servicios incrementando el uso de proveedores favoritos• Reducir los costos administrativos de las compras • Acortar el ciclo administrativo de las compras• Reasignar los profesionales del área de compras a tareas

mas estratégicas como la administración de la cadena de las compras Requisitioning

Approval Mgmt.

PurchasingReceiving

Accounts Payable

Alto valor

Bajo Volumen

Alto valor

Alto volumen

Bajo valor

Bajo volumen

Bajo valor

Alto volumen

Actividad orientada a eventos

Actividadrepetitiva

Valor

Volumen

Matriz de actividad de compra: Materiales y servicios indirecto

Modelos: centrado en proveedor

Proveedor Y

Proveedor Z

Solicitudes

“Comprador” catálogo especializado hecho por el

proveedor

INTERNO EXTERNO

Proveedor X

Facturas a Cuentas a pagar

Orders tolegacysystem

Reqs topurchasing

Modelos : centrado en el comprador

accountspayable

Catálogo Interno

Solicitudes

(1…N)

Datos de catálogo

ActualizacionesDe contrato

Ordenes a losproveedores

INTERNO EXTERNO

Supplier

Modelos: Modelo Híbrido

CatálogoInterno

orders

requisitos

Agregación delcatálogo

queries

orderscatálogo

updatestransaction

vehicle

INTERNO EXTERNO

ERPor

legacy

ServiceProvider

catalog data

order data

ordenes

or

Proveedor Y

Proveedor Z

Proveedor X

Servicio de funcionamiento de la prueba piloto para adquis. Electrónica

Servicio de implementación para adquis. Electrónica

Servicios de puesta en marchaManejo de proyecto

Taller sobre visión de negocios Proceso de asesoramiento para adquis. electrónico

Servicio de planificación y diseño para adquis. electrónico

Apoyo continuoCo-locationMantenimientoManejo de catalogo

TFS: Servicios de adquisiciones electrónicas

Experiencia inicial de suscriptores: Adquisición electrónica

InnovatorsEarly

MajorityLate

Majority Laggards

EarlyAdopters

The Chasm

Minimizar: Nro. De proveedores activos Compras fuera de contrato Tiempo del ciclo Errores de facturación inaceptables Costo de orden de compra y precio

de la misma

Mejoras: Productividad interna Enfoque de actividades de

alto valor Rendimiento del proveedor y

satisfacción de clientes Controles generalizados

Adoptando una exitosa solución para adquisiciones electrónicas

Factores críticos del éxito

• Conocimiento detallado de los procesos de negocios • Entendimiento profundo de su ambiente informativo• Computadoras sobre escritorios• Infraestructura de IT para correo electrónico y

Intranet/Internet • Miembros de la alta gerencia dedicados a liderar el cambio y la

implementación• Disposición para reordenar procesos y ambiente de trabajo• Inclusión de todos aquellas personas impactadas en el proceso

de cambio• Un socio experimentado para asistir en el plan, diseño e

implementación y gerenciamiento del proyecto