Tesis Ultima Elizabet
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UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN ESCUELA DE POSTGRADO LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA ÓPTIMA GESTIÓN EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO DE UNA INSTITUCIÓN DEL ESTADO TESIS PRESENTADA POR: C.P.C. ELIZABETH LUISA MEDINA SOTO PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE: MAESTRÍA EN CIENCIAS (MAGISTER SCIENTIAE) CON MENCIÓN EN CONTABILIDAD AUDITORÍA TACNA - PERÚ 2004
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UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN
ESCUELA DE POSTGRADO
LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA
EN LA ÓPTIMA GESTIÓN EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO
DE UNA INSTITUCIÓN DEL ESTADO
TESIS
PRESENTADA POR:
C.P.C. ELIZABETH LUISA MEDINA SOTO
PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE:
MAESTRÍA EN CIENCIAS (MAGISTER SCIENTIAE)
CON MENCIÓN EN CONTABILIDAD AUDITORÍA
TACNA - PERÚ
2004
Dedicatoria
A Dios por darme la fuerza para continuar perseverando; a la memoria
de mi abuelita Elena Fernandez Vda. De Nina; a mis hijos Andreé y
Melissa, a mis padres y a mis amigos: María E. y Karla F., Luis, Lucio y
Edgar y a todas las personas que de una u otra forma me brindaron su
indiscutible apoyo.
Agradecimiento
Con singular agradecimiento a los Mgr. José Aguilar Alvarez, Mgr. Helard
Peralta Delgado, Mgr. Abel Miranda Peralta y el Mgr. Victor Echegaray
Munenaka, quienes acertadamente me orientaron sobre cada una de las
etapas del proceso de investigación, demostrando un alto nivel de
conocimiento y profesionalización científica, y de esta forma hicieron
posible concretizar el presente trabajo.
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones modernas, cuando ven que un método de proceso operativo
tiene que repetirse permanentemente, lo más aconsejable, desde el punto de vista
administrativo, es sistematizar dicho proceso, de tal suerte que todos los elementos que
intervengan estén analizados, estudiados, interrelacionados y probados para que el sistema
funcione. En este sentido, la Administración Pública es un aparato burocrático que, a nombre
del Estado, presta como su misión una serie de servicios especializados a su comunidad en
forma indefinida, y su funcionamiento es a través de los sistemas operativos conocidos como
sistemas específicos o auxiliares: de personal, de Presupuesto, de Control, de
Documentación y Archivos, de Racionalización Administrativa, de Contabilidad, entre otros,
que permiten lograr los objetivos de la gestión gubernativa en forma eficiente.
Precisamente, uno de éstos es el Área de Abastecimiento, cuya implementación, aplicación
y funcionamiento en el aparato estatal, conformado por instituciones y empresas públicas, es
obligatorio.
La institución materia de estudio sufre de deficiencias crónicas, al igual que otros
Organismos del Estado, siendo estas las limitaciones presupuestales, desorganización en la
realización de adquisiciones; es decir, la variable que afecta en forma negativa la gestión de
adquisiciones es la falta de planificación de compras. Asimismo, carencia de medios
efectivos para que los bienes lleguen a la unidad solicitante en la debida oportunidad, etc.
Por lo antes referido, este estudio se propone verificar si el Control Interno que se
viene realizando responde a los objetivos que dieron origen a su implementación y si está a
su vez de acuerdo con las Normas Técnicas de Control para el Sector Público.
Este deseo ha sido crucial para optar por la decisión de realizar un estudio que
permita detectar los problemas latentes de control, a fin de que la investigación pretenda
explicar cuáles son la dificultades que actualmente tiene el Área de Abastecimiento de una
entidad del Estado materia de estudio.
En el desarrollo del trabajo, para un mejor entendimiento del presente informe de
investigación, se detalla a continuación el esquema al cual corresponde la distribución
capitular.
2
Capítulo I: El Problema Análisis del Control Interno. Comprende la descripción y
caracterización básica del presente estudio.
Capítulo II: La Organización Administrativa de la Entidad Actual. Comprende el detalle y
funcionamiento de la entidad en estudio.
Capítulo III: Presentación, análisis e interpretación de resultados para la obtención de los
objetivos planteados. Este capítulo tiene por propósito analizar los diversos problemas
planteados en los objetivos específicos, para determinar la forma de solucionarlos.
Capítulo IV: Propuestas para mejorar los actuales procesos operativos. Presenta las
propuestas inmediatas y las propuestas para una mejor administración de los recursos,
cuyos contenidos son muy relevantes.
Finalmente, tal como se aprecia en las Conclusiones y Recomendaciones, están de
acuerdo con los objetivos planteados que permiten establecer, en forma consciente, que el
Control Interno a nivel de cualquier organización donde se aplique es importante, no
obstante juega un rol esencial la calidad del recurso humano.
Merece resaltar que el principal método que se utilizó en la elaboración del trabajo
es el descriptivo, y se complementa además con técnicas para el recojo de información,
sobre todo en los órganos de control sistémico, así como en los órganos señalados en la Ley
de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y su Reglamento. Además, se ha utilizado
una bibliografía adecuada a la investigación, ubicada en las bibliotecas de las universidades
y autores nacionales e internacionales, así como en la Escuela Nacional de Control.
Por último, las propuestas presentadas para la toma de decisiones son practicables,
adaptables y realizables, conforme lo establecen las normas de la entidad para su
ejecución.
El periodo de investigación fijado como base del trabajo se circunscribe a los años
2001 como punto referencial 2002 que es materia de un análisis exhaustivo.
3
LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA ÓPTIMA GESTIÓN
EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO DE UNA INSTITUCIÓN DEL ESTADO
ÍNDICE
RESUMEN, ABSTRACT
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA: ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO
1.1 EL MARCO DE LA INVESTIGACIÓN DEL PRESENTE ESTUDIO 10
1.1.1 ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN ESTATAL 10
a. Diagnóstico Situacional de la Investigación 10
b. Delimitaciones del Estudio 11
1) Delimitación Espacial
12
2) Delimitación Temporal
12
3) Delimitación Social 12
4) Delimitación Conceptual 12
a) Control Interno 12
b) Área de Abastecimiento 12
c. Formulación del Problema 13
1) Problema Principal 13
2) Problemas Secundario 13
1.1.2 EL CONTROL INTERNO 14
1.1.3 EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN LA
ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO Y SU IMPORTANCIA 16
a. Fortalecimiento de la Eficiencia, Eficacia y Economía 16
b. El área de abastecimiento con el Sistema Nacional de Control 16
c. Los tres subsistemas y procesos operativos del Área de
4
Abastecimiento 17
c.1) La catalogación 18
c.2) Registro de Proveedores 20
c.3) Programación 21
c.4) Registro y Control 23
c.5) Adquisiciones 24
c.6) Almacenamiento y Distribución de bienes 28
c.7) Mantenimiento 28
c.8) Seguridad 28
c.9) Distribución 29
d. Mejoramiento del Proceso de Control Interno 29
1.1.4 LA LEY DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIÓN DEL
ESTADO Y SU REGLAMENTO, APLICACIÓN, MODIFICACIÓN 30
a. Formalidad de Autoridades 30
b. Establecimiento de Autoridades 30
1.1.5 EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES-CONTENIDO-FORMULACIÓN-
APROBACIÓN-EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN 32
1.1.6 RELACIÓN DE ABASTECIMIENTOS CON OTRAS ÁREAS
ADMINISTRATIVAS 33
1.1.7 ASPECTOS IMPORTANTES EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO 34
1.2. PLANTEAMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN 36
1.2.1. LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR 36
a. Objetivo General 36
b. Objetivos Específicos 36
1.2.2. HIPÓTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIÓN 37
a. Hipótesis General 37
b. Hipótesis Específica 37
1.2.3. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES 37
5
1.3. UBICACIÓN INSTITUCIONAL Y PERIODO DE INVESTIGACIÓN 40
1.3.1. LA INSTITUCIÓN ESTATAL MATERIA DE INVESTIGACIÓN
EN EL CONTEXTO DE LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO 40
a. Clasificación Funcional Programática del Sector Público 40
b. Estructura Funcional Programática Sectorial 41
c. Programación Institucional 41
1.3.2. EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO EN EL ACTUAL
FUNCIONAMIENTO 42
a. Ubicación dentro de la Oficina de Logística y Servicios 42
b. Organización del Área de Abastecimiento 42
1.3.3. EL PERIODO DE INVESTIGACIÓN FIJADO COMO BASE
DEL TRABAJO 45
1.3.4. TIPO Y NIVEL DE INVESTIGACIÓN 45
a. Nivel de Investigación 45
1.3.5. MÉTODO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 45
a. Método de la Investigación 45
b. Diseño de la Investigación 45
c. Población y Muestra 45
1) Población 45
2) Muestra 45
d. Técnicas e Instrumentos de recolección de Información 46
1) Técnicas 46
2) Instrumentos 46
e. Viabilidad de la Investigación 46
f. Justificación e Importancia de la Investigación 46
1) Justificación 46
2) Importancia 46
6
CAPÍTULO II
LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL
2.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA 48
a. ÓRGANO DE DIRECCIÓN 48
1) Dirección
2) Jefatura de Órdenes
b. ÓRGANO DE APOYO 48
1) Secretaría
c. ÓRGANO DE EJECUCION 48
1) Unidad Orgánica de Abastecimiento 48
2) Sección de Almacén 48
3) Sección de Mantenimiento y Servicios Generales 48
4) Sección de Transporte 48
5) Sección de Vigilancia 48
2.2. FUNCIONES GENERALES DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA 48
2.3. DEPENDENCIA Y JURISDICCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA 49
2.4. COORDINACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA 49
2.5. MISIÓN DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO 49
2.6. FUNCIONES GENERALES DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO 49
1. DEL ORGANISMO
2. DE LOS ÓRGANOS COMPONENTES
a. Dirección
1) De la Jefatura
b. Apoyo
1) De la Secretaría
2) De la Oficina de Trámite Documentario
2.7. RELACIONES FUNCIONALES DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO 51
1. Línea de Autoridad 51
2. Responsabilidad 51
3. Coordinación 52
7
2.8. DOCUMENTOS QUE PREPARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO 52
CAPÍTULO III
PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS PARA LA
OBTENCIÓN DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS
3.1.PRESENTACIÓN 53
3.2. PLANTEAMIENTO DEL ANÁLISIS ESTADÍSTICO 53
3.2.1 TRATAMIENTO ESTADÍSTICO 53
ANALISIS DE LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Identificar las principales políticas que se utilizan en el Control
Interno y cómo influyen en el trabajo que se realiza 54
2. Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de control
influye en la Gestión que se lleva en el Área de Abastecimiento 66
3. Verificar si el planeamiento que se realiza en esta forma de control
incide en el Área de Abastecimiento 72
4. Precisar si las estructuras de Control Interno permiten establecer el
nivel de Gestión en el Área de Abastecimiento 74
5. Determinar si las acciones correctivas que se adoptan en esta forma de
Control permiten optimizar los resultados de la Gestión del Área de
Abastecimiento 84
3.2.2 DISCUSIÓN DE RESULTADOS 89
3.2.3 RESULTADOS DE LA CONTRASTACIÓN DE LA HIPOTESIS 89
CAPÍTULO IV
PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES PROCESOS OPERATIVOS
4.1.PROPUESTAS INMEDIATAS 92
8
4.1.1. Formulación de un Manual de Procedimientos como complemento
del Manual de Organización y Funciones 92
4.1.2. Elaboración de una Directiva de Procedimientos Operativos
de Control Interno 93
4.1.3. Racionalización de las adquisiciones de conformidad con lo
presupuestado y verificación física de los bienes internados 94
4.1.4. Capacitación Técnica de los Recursos Humanos 94
4.2. PROPUESTAS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIÓN DE LOS
RECURSOS 95
CONCLUSIONES 96
RECOMENDACIONES 97
BIBLIOGRAFÍA 98
ANEXOS
9
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA: ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO
1.1. EL MARCO DE LA INVESTIGACIÓN DEL PRESENTE ESTUDIO
1.1.1. ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN ESTATAL
a. Diagnóstico Situacional de la Investigación
La óptima gestión de toda organización, dentro del mundo globalizado,
necesita de un eficiente Sistema de Control Interno que permita alcanzar
los objetivos planteados en forma eficaz y con un correcto empleo de los
recursos asignados, permitiendo a las instituciones maximizar su
rendimiento.
El Control Interno dentro del organismo en estudio está implementado
en todos sus niveles y se encuentra actualmente acondicionada a las
nuevas formas dictadas en materia de control, así como también de
acuerdo con las características y problemática de su género de la
presente investigación.
Reviste capital importancia considerar que un adecuado Sistema de
Control Interno no constituye garantía de que no puedan ocurrir
irregularidades. Lo que elimina el Sistema de Control Interno es la
“probabilidad” de que esto suceda, pudiendo darse en el Área de
Abastecimiento lo siguiente:
Desconocimiento de las reales necesidades de
bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de las metas para
desenvolverse con eficiencia.
Incumplir con las Normas dispuestas por la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado.
Efectuar pagos de bienes no internados y servicios no prestados.
Seleccionar proveedores que no reúnan los requisitos básicos para
contratar con el Estado.
Internar bienes o prestar servicios que no reúnan las especificaciones
técnicas señaladas en las solicitudes de cotización.
10
La no aplicación, ejecución y evaluación del proceso técnico de
programación, que realmente constituye la “columna vertebral del Área
de Abastecimiento
Adquirir bienes y/o servicios cuyos precios no están acordes con el
mercado.
Efectuar las obligaciones de acuerdo con el compromiso de pago.
Muchas de las compras se hace sin programación alguna.
Lo antes referido se puede dar por acción u omisión y conducen a
responsabilidades de orden administrativo y penal, tanto a nivel Directivo
como a nivel del personal que trabaja en cada uno de los procesos
circunscritos al Sistema de Abastecimiento, de acuerdo con su grado de
participación y decisión que conlleve perjuicio al Estado.
La Oficina de Logística, a través del Área de Abastecimiento, realiza la
fiscalización de los controles en el Proceso de Adquisición e
internamiento de los bienes en el Almacén.
Los cambios de los Procesos de Abastecimiento y las nuevas técnicas
de control originan que los actuales manuales requieran ser actualizados
y se formulen las directivas correspondientes para un mejor
cumplimiento de las funciones y posteriormente la determinación de
responsabilidades producto del incumplimiento.
Merece enfatizar que, dada la importancia de las funciones que cumple
el Área de Abastecimiento, ésta no cuenta con los recursos humanos
necesarios y equipos de calidad que le permitan cumplir con su misión.
Es relevante referir que de acuerdo con las Normas de Control
establecidas en el Área de Abastecimiento, ésta ejerce la acción
correspondiente de Inspectoría de la Oficina de Logística y Servicios, así
como de la Inspectoría General del Ente Sistémico, es decir, de una
universidad nacional de nuestro país.
b. Delimitación del Estudio
La investigación se ha delimitado en los aspectos siguientes:
11
1) Delimitación Espacial
El ámbito en el cual se desarrollará la investigación comprende el
Área de Abastecimiento de una Entidad Estatal.
2) Delimitación Temporal
El periodo que comprende el estudio abarca de 2001 al 2002
3) Delimitación Social
El equipo humano con el cual se trabajará es de los funcionarios y
trabajadores que pertenecen al Área de Abastecimiento.
4) Delimitación Conceptual
a) Control Interno
Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y
otros funcionarios de la entidad. La esencia del Control Interno
está en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las
operaciones; dichas medidas incluyen corregir las deficiencias y
mejorar las operaciones. Métodos, coordinaciones y medidas que
adopta una organización para comprobar la exactitud y veracidad
de la información y salvaguarda del Patrimonio.1
b) Área de Abastecimiento
Constituye una de las áreas de los sistemas auxiliares de
cualquier tipo de organización cuya finalidad es proveerla de los
bienes y servicios en general requeridos por la organización en su
conjunto, para la normal ejecución de las tareas asignadas,
siguiendo siempre un orden lógico con metodología; es decir,
aplicando con rigurosidad, exactitud, precisión, minuciosidad,
etc.2
El Área de Abastecimiento fue definida como una función de
apoyo al funcionamiento interno de una organización social
orientada a suministrar o proporcionar elementos materiales
(denominados bienes) y las actividades complementarias para la
operación de dichos elementos en estado óptimo o garantizado
1 Álvarez Illanez, Juan :Auditoría Gubernamental. Edic. 2002, pág. 1022 Victoriano Castañeda Santos: Manual de Abastecimiento de Bienes y Servicios. Edic.2003, pág. 12
12
(denominado servicios) ambos; para ser empleados en la
producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes
económicos a través de las distintas entidades que constituyen la
entidad pública.3
c. Formulación del Problema
1) Problema Principal
¿De qué manera el Control Interno propicia una óptima gestión en
el Área de Abastecimiento?
2) Problemas secundarios
a) ¿En qué medida las políticas que se utilizan en el Control
Interno influyen en el trabajo que se realiza a nivel del Área de
Abastecimiento?
b) ¿Cómo los objetivos que se establecen en esta forma de control
influyen en la gestión que se desarrolla en el Área de
Abastecimiento?
c) ¿En qué medida el planeamiento que se realiza en esta forma
de control incide en la gestión del Área de Abastecimiento?
d) ¿De qué manera las estructuras que se verifican en el Control
Interno permiten determinar el grado de gestión en el Área de
Abastecimiento?
e) ¿De qué manera las acciones correctivas que se establecen en
el Control Interno permiten optimizar la gestión en el Área de
Abastecimiento?
3 Terminología Básica. Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.
13
1.1.2. EL CONTROL INTERNO
Según Walter B. Meigs (1983, pág, 163), el propósito básico del control interno es el
de promover la operación eficiente de la organización. El sistema del control interno
consta de todas las medidas empleadas por una organización para: 1) Proteger los
activos en contra del desperdicio, el fraude y el uso ineficiente; 2) Promover la
exactitud y la confiabilidad en los registros contables; 3) Alentar y medir el
cumplimiento de las políticas de la compañía; 4) Evaluar la eficiencia de las
operaciones. En pocas palabras, el control interno está formado por todas las
medidas que se toman para suministrar a la administración la seguridad de que todo
este funcionando como debe.
Si bien es cierto, según Gómez Morfin, el control interno como tal es una creación de
los contadores, pues el control es una función administrativa claramente determinada.
Esos elementos son los sistemas de información y comunicación que deben existir en
la empresa para establecer un adecuado control. Recordamos que la contabilidad es
un sistema de comunicación de información financiera. El control es un elemento de
retroalimentación, dentro de un modelo que concibe a la empresa como un sistema.
Las decisiones que toma la administración se convierten en políticas de la empresa.
Para ser efectivas estas políticas deben ser trasmitidas a toda la organización y ser
respaldadas en forma consistente. Los controles internos ayudan a salvaguardar el
cumplimiento de las políticas de la entidad.
El diseño e implantación de un sistema de control interno en la organización debe
hacerse integralmente, es decir, concatenar los aspectos administrativos, contables y
de comprobación interna. En este proceso debe tenerse presente la relación
costo/beneficio de las medidas de control interno.
Para IMCP (Instituto Mexicano de Contadores Públicos), el control interno comprende
el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma
coordinada se adaptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificando la
exactitud y confiabilidad su información financiera, promover eficiencia operacional y
provocar adhesión a las políticas prescritas por la administración.
Los directivos y supervisores pueden instrumentar controles de tres tipos básicos
(Rodríguez, 1995):
14
Precontrol: También llamado a priori, este se realiza antes de que el trabajo sea
ejecutado. El precontrol elimina desviaciones significativas antes de que estas
ocurran, se inicia en el momento de la planificación o programación.
Control Concurrente: Llamado también concomitante, de ejecución o control
permanente, se ejerce en forma continua mientras dura el proceso. El control
concurrente se relaciona con el desempeño humano y con áreas tales como el
rendimiento del equipo de trabajo o de un departamento; para que la ejecución
discurra conforme a lo programado.
Poscontrol: Consultivo o retroalimentario; se centra en el desempeño
organizacional pasado con el objeto de comparar el realizado con los objetivos
previstos. El mayor defecto de este tipo de control es que el daño ya está hecho
cuando el administrador ya tiene la información, peor si es un problema grave.
El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de
verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad de que la
gestión de los recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente.
Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.
El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades,
funcionarios y servidores públicos de la entidades como responsabilidad propia de las
funciones que son inherentes, sobre la base las normas que rigen las actividades de
la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos,
manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de
autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección.
El control interno posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o
funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas,
así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales,
evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes
del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas
trazadas y resultados obtenidos.
Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y
confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio
de la rendición de cuenta, propendiendo a que ésta contribuya al logro de la misión y
objetivos de la entidad a su cargo.
15
1.1.3 EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN DEL
ESTADO Y SU IMPORTANCIA
a. Fortalecimiento de la Eficiencia la Eficacia y la
Economía
De acuerdo con las Normas Técnicas de Control Interno para el sector
Público, el CONTROL INTERNO “Es un proceso continuo realizado por
la dirección, gerencia y el personal de la entidad, para proporcionar
seguridad razonable, respecto a si está lográndose el objetivo de
promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la
calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pública, este
objetivo se refiere a los controles internos que adopta la administración
para asegurar que se ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios
de efectividad, eficiencia y economía, tales controles comprenden los
procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las
operaciones en los programas, así como los sistemas de medición de
rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas”.
En el Proceso de Abastecimiento, la eficiencia permite mostrar la
optimización de los insumos (entendiéndose como la menor
combinación y utilización de recursos para producir bienes y servicios),
empleados para el cumplimiento de las metas presupuestarias. Los
insumos son los recursos financieros, humanos y materiales empleados
para la consecución de las metas.
La eficacia permite alcanzar los objetivos, así como el debido y oportuno
cumplimiento de las políticas y metas establecidas en el proceso de
planeamiento.
La economía se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se
adquieren recurso físicos, financieros y humanos, en cantidad y calidad
apropiada y al menor costo posible.4
b) El Área de Abastecimiento con Sistema Nacional de Control
El Sistema Nacional de Control decidía a los demás sistemas, los
aspectos normados en suplencia con la Norma Técnica de Control
Interno.
Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.
Integridad de administración del abastecimiento.
Actualización y utilización de información para el
abastecimiento.
4 Contraloría General de la República – NAGU 3.10 – 1995 – Set.Nov. 1999.
16
Unidad en las Adquisiciones de bienes y servicios.
Unidad en el Ingreso Físico y Custodias
Temporales de Bienes.
Austeridad del abastecimiento.
c) Los tres subsistemas y procesos operativos del Área de
Abastecimiento
Los Procesos Técnicos
Los procesos técnicos se realizaron en tres subsistemas: Información,
Obtención y Utilización. El Subsistema de Información agrupó a los procesos
técnicos de Catalogación, Registro de Proveedores, Programación y Registro y
Control, cuya naturaleza se orienta a la capacitación, clasificación,
conservación, actualización y divulgación de la información para optimizar las
decisiones del Abastecimiento. El Subsistema de Obtención agrupó los
procesos técnicos de Adquisición y Recuperación de bienes, cuya naturaleza
estaba orientada a evitar la duplicidad de esfuerzos para negociar y concretizar
la adquisición u obtención de bienes y servicios que la entidad requería para
seguir operando. El Subsistema de Utilización agrupó las técnicas de
almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución física y disposición
final cuyo propósito era el de optimizar su intervención en la movilización,
utilización, conservación y custodia de los bienes y servicios a través de una
estrecha coordinación e independencia.5
5 Revista Caballero Bustamante, 2da Quincena, Agosto 2002
17
Los procesos técnicos del Área de Abastecimiento son herramientas
tecnológicas de la logística que permite vitalizar el desarrollo de la gestión.
Según la normatividad, el sistema logístico público esta constituido por once
procesos técnicos, a saber: catalogación, Registro de Proveedores,
Programación, Registro y control, Adquisiciones, Recuperación de bienes,
Almacenaje, Mantenimiento, Seguridad, Distribución y Disposición Final.6
c.1 La Catalogación
Proceso a través del cual se obtiene, depura , homogeniza, ordena, codifica y
proporciona información referida a bienes y servicios susceptibles a ser
necesitados por las Entidades.
La catalogación es la esencia de cualquier proceso sistemático de tratamiento
de información. El lenguaje de los números es un lenguaje universal que puede
ser entendido por todos, traspasando los límites idiomáticos y técnicos. Así
tenemos, para el caso peruano, que:
El sistema de contabilidad, posee un sistema de catalogación denominado
Plan Contable Gubernamental, patrón general para registrar, tratar,
transformar y verificar la información contable, transformándola en estados
financieros contables.
6 Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento.
18
Adquisición yRecuperación de Bienes
Catalogación, Registro de Prov. Programación, Registro y control
Almacenaje, Mantenimiento, Seguridad, Distribución
Subsistema de Información
Subsistema de Obtención
Subsistema de Utilización
Sistema de Abastecimiento
El sistema de Presupuesto Público, tiene también, su correspondiente
catálogo presupuestario, en la forma de cadena funcional programática y
cadena del gasto, que le permite no sólo registrar información, sino
interactuar y compartir dicha información con otros sistemas
administrativos y el Sistema del Presupuesto Público Nacional.
La Superintendencia de Bienes Nacionales, de igual forma, se ha
preocupado de elaborar un catalogo de bienes patrimoniales, con la
finalidad de registrar y controlar la información sobre tenencia,
conservación y utilización de los bienes del Estado.
La catalogación de bienes y servicios a diferencia de los señalados, es
muchísima mas complicada de lo que podría pensarse, en razón del proceso
de globalización, la competitividad existente en los mercados y el cambio
acelerado por el que cada minuto es una oportunidad para un nuevo producto
o servicio y la obsolescencia de otro. Ello, tal vez explique la razón del por qué
no se cuenta en el ámbito gubernamental con un catálogo de bienes y servicios
actualizado.
El compendio del Catalogo Nacional de Bienes, trabajado en el desactivado
Instituto Nacional de Administración Pública, cuya lógica de agrupación es la
de grupo genérico, clase, sub clase e ítems, si bien sirve para sistematizar la
información sobre bienes, no es útil cuando se trata de agruparlo por tipos,
conforme a la normatividad del Texto Único Ordenado de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones y su Reglamento. Esto en razón de diferenciar
a partir del valor referencia o estimado los procesos de selección o modalidad
de adquisición que es pertinente desarrollarlo por el monto de lo que se desea
adquirir.
La catalogación, implica un minucioso y permanente lanzamiento de nuevos
productos y servicios en el mundo, para registrarlos en una familia de
productos existentes o crear nuevas familias, así como, para retirarlos de los
registros catalogales por su obsolescencia.
Sin duda, que en las condiciones actuales la catalogación de bienes y
servicios es una necesidad para evitar sobrecostos logísticos y mejorar la
calidad de la gestión institucional en general. La tecnología de la
computación, la intranet e internet, pueden ser para ello, aliados
extraordinarios.
19
c.2 Registro de Proveedores
Es el proceso a través del cual se recoge, analiza y evalúa la información
referida a los Proveedores, se sustenta en una base de datos, que permita su
análisis y verificación para calificar la idoneidad del proveedor. Esta
información no sólo esta referido a su existencia legal y real, sino también, a la
información sobre indicadores que dejen constancia que son más idóneos y
confiables.
Para la situación logística en general es importante contar con información, en
la base de datos del registro de proveedores, sobre antecedentes de los
proveedores llámese; juicios, declaraciones de quiebra, fusiones,
premiaciones, innovaciones productivas, Balances, patrimonio, solvencia moral
de sus accionistas y directivos etc, que pudieran prever situaciones
desagradables posteriores en la relación comercial con proveedores
desconocidos. Sin embargo, los inevitables procesos de globalización y
competitividad nos presentan una amalgama muy grande de proveedores que
restringirnos sólo a los mas conocidos, podría quitarnos la oportunidad de
contribuir significativamente a nuestra entidad con la reducción de costos y la
mejora de la calidad de los bienes y servicios que pudimos obtener.
Para el caso del sector público peruano, la legislación actual, a partir de una
premisa principista de libre competencia no solo ha anulado la obligatoriedad
del registro de proveedores sino que ha prohibido su presencia en las
entidades del estado. Pero asimismo ha previsto las seguridades, ya que el
estado al comprar un bien o servicio está impedido de pagar al proveedor por
adelantado, sin antes haberlo recibido a conformidad, esto lo apreciamos
cuando en la Ley 27209 “Ley de Gestión del Estado” interpretativamente nos
dice: que no podemos girar sino hemos devengado, no podemos devengar sino
hemos comprometido el bien o servicio a adquirir.
En caso de que las bases o términos de referencia para realizar la compra
hubieran previsto otorgar algún adelanto, éste solo podría ser otorgado contra
la entrega de una carta fianza irrevocable, solidaria, de realización automática y
sin el beneficio de exclusión.
20
Los procesos de globalización, competitividad, flexibilidad, cultura basada en el
cliente, sustentabilidad y el regionalismo como indicadores del nuevo
paradigma de una sociedad basada en el conocimiento, nos sugiere también
el establecimiento de una nueva relación proveedor-cliente, versus el
paradigma de la sociedad basada en la materialidad industrial en donde, el
cliente admitía pasivamente esa calidad, que para consumirlo tenía que pagar
sin objeción, el precio establecido.
Bajo ese paradigma u proveedor bueno, regular o malo tenía la posibilidad de
mantenerse en esa situación por un periodo de tiempo, que justificaba un
registro de proveedores que evidencie la idoneidad formal del proveedor para
negociar con confianza.
En tiempos donde el cambio es la única constante, un proveedor que hace un
mes era el más confiable y solvente puede transformarla de pronto en
insolvente y de poca confiabilidad. Esto no quiere decir que no se tenga una
base de datos proveedores con carácter referencial. Sin embargo, existen en la
actualidad, base de datos y lista de proveedores como las páginas amarillas,
directorios de asociaciones empresariales y profesionales, buscadores de la
pagina web, así como informaciones a las que puede accederse en tiempo real
como: las centrales de riesgo, base de datos de tributantes, importadores y
exportadores, que bien pueden ser de gran utilidad para obtener información
de potenciales proveedores.
c.3 Programación
Se define como el proceso mediante el cual se prevé en forma racional y
sistemática, la atención de necesidades de bienes y servicios no personales a
cada una de las unidades orgánicas de la entidad para el cumplimiento de las
metas de cada unidad orgánica de la institución.
La programación, en ese sentido, es una forma de planificación que consiste
en tomar decisiones a futuro bajo condiciones de certidumbre, o en el peor de
los casos, bajo condiciones de riesgo con respecto a la adquisición y suministro
de bienes y servicios a la entidad organizacional. La programación logística
(abastecimiento) en el sector público, se regulo primero a través de las
Normas para la Programación del Abastecimiento de Bienes y Servicios del
Sector Público mediante la Directiva Nº 001-89-INA/DNA, luego por la ley Nº
26850 y su reglamento y finalmente, mediante el Texto Único Ordenado de la
21
Ley de Contrataciones y Adquisiciones y su Reglamento aprobados mediante
los Decretos Supremos Nro. 012-2001-PCM y 013-2001-PCM respectivamente.
De la normatividad para la planificación (programación) de la adquisición o
contratación de bienes, servicios y obras, antes indicada, se pueden rescatar
algunos criterios que podrían ser de utilidad cuando se ejecute un proceso de
programación. Dichos criterios son:
a. Utilidad Múltiple.- Es la previsión de adquisición de bienes o contratación
de servicios u obras donde debe considerarse la susceptibilidad de que
dichos bienes, servicios u obras puedan ser utilizadas, alternativamente,
por una u otras dependencias de la Entidad.
b. Uniformidad o Estandarización.-Para evitar sobrecostos derivados del
mantenimiento , suministros de insumos y adquisición de repuestos
futuros, como consecuencia del uso, la Entidad en lo posible, debería
adquirir equipos y bienes con características iguales o similares, luego de
estudiar , rigurosamente, las ventajas técnicas y los costos comparativos,
en el mercado.
c. Equilibrio con las metas y el personal de una dependencia.- La cantidad y
frecuencia de atención de bienes y servicios debería ser correspondiente
con las metas y el número de personal de una determinada dependencia
de la entidad.
d. Durabilidad.- Debiera privilegiarse la adquisición de bienes que por sus
características técnicas y su costo, tiene mayor duración y menor riesgo
de deterioro u obsolescencia.
e. Prioridad en caso de restricción.- En caso de existir restricciones
económicas o presupuestales debería privilegiarse aquellos bienes y
servicios que resultan críticos para el funcionamiento de la entidad.
f. Suministro.- En la previsión de bienes consumibles, de uso continuo o
servicios, se privilegiará las adquisiciones o contrataciones a través de
contratos con entregas o prestaciones periódicas o continuadas.
c.3.1 La programación y el Plan Operativo
La programación constituye el proceso mediante el cual se prevé en
forma racional y sistemática la satisfacción de necesidades de bienes y
servicios requeridos por los Usuarios de la Entidad, para el cumplimiento
de las metas asignadas de las diferentes dependencias, cuyos detalles
se encuentran plasmados en el Plan Operativo de la Entidad. Aplica
criterios de austeridad y prioridad, empleando instrumentos técnicos
tales como: al cuadro de necesidades, el presupuesto valorado y el Plan
de Obtención los cuales se encuentran contemplados en la Resolución
22
Jefatural Nro. 055-89-INAP/DNA del 13 de marzo de 1989, mediante el
cual se aprobó la directiva Nº 001-89-INAP/DNA “Normas para
Programar el abastecimiento de Bienes y Servicios No personales”.
Cabe señalar, que si bien es cierto que dicha norma ha sido derogada
por la primera disposición final del reglamento de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Aprobado con D.S. 039-98-
PCM), en la práctica, no existiendo otra metodología normada por el
Estado, resulta pertinente que las Entidades continúen aplicando dichos
criterios Técnicos.
c.3.2 La Programación y el Presupuesto Asignado
En toda programación de bienes, servicios, obras y constarías, los
requerimientos de los usuarios una vez consolidados en el Cuadro de
Necesidades y el Presupuesto Valorado, deben compatibilizar
obligatoriamente con el Presupuesto de Bienes, Servicios y Obras
asignado a la Entidad, para lo cual, en caso de ser necesario, deberá
aplicarse los criterios de Austeridad y Priorización, con el objetivo de
alcanzar el equilibrio respectivo.
c.3.3 Programación y el Plan Anual de Adquisiciones
Asimismo, es fundamental indicar que de acuerdo a lo dispuesto por la
Ley 26850 de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (Decreto
Supremo Nº 012-2001-PCM del 13-02-2001, que aprueba el Texto Único
Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado), en
ella se prevé la formulación del “Plan Anual de Adquisiciones”, el cual
representa el resultado de la fase de programación, su formulación es
de responsabilidad del Área de Abastecimiento, el mismo que contiene
el tipo de Bienes y Servicios a adquirir, así como las Obras y
Consultorías respectivas, con indicación de los Procesos de selección a
aplicar en cada caso(Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación
Directa y Adjudicación de Menor Cuantía). Dicho Plan deberá ser
supervisado al término del año sobre la elaboración, aprobación,
publicación, difusión y ejecución, cuya responsabilidad está a cargo del
Titular de la Oficina de Administración o el que haga sus veces, cuyo
informe deberá ser presentado al Titular de la Entidad. (Resolución Nº
200-2001-CONSUCODE/PRE del 07 de diciembre del 2001)
c.4 Registro y Control
Proceso transversal que cruza a todos los procesos técnicos del
abastecimiento que consiste en:
23
a. El diseño, revisión, adecuación y combinación de formularios o reportes
para el registro y la presentación de la información en la ejecución de los
procesos técnicos.
b. Tratamiento y conversión de información a otros lenguajes administrativos,
con fines de interacción, mediante los sistemas de catalogación.
c. Verificación de la conformidad de las operaciones administrativas
realizadas en la ejecución de los procesos logísticos que permita medidas
correctivas en la gestión.
El proceso de registro y control, que en los tiempos actuales, debería llamarse
sistema de información logística, se ocupa, precisamente, del registro,
sistematización, correlación, integración y tratamiento de la información. Para
los análisis de datos, la estadística, resulta siendo una herramienta
indispensable.
En el sector público, subsisten por su utilidad u obligatoriedad legal los
formularios de registro y control, tales como: cuadro de necesidades, registro
de compras y de servicios, estadística de consumo, registro de contratos,
órdenes de compra y de servicios, registro de procesos de selección, tarjeta de
control valorado de existencias, tarjeta de control visible de almacén, pedido
comprobante de salida, inventarios, etc.
c.5 Adquisiciones
Proceso técnico medular del abastecimiento (logística), a través del cual, se
formaliza y consolida la tenencia y disponibilidad de bienes y servicios, sobre la
base de las necesidades previstas y guardando coherencia con la
disponibilidad presupuestal.
Tiene básicamente tres dimensiones: una jurídica, cuyas formas son
excluyentes, otra administrativa (procedimientos, políticas y modalidades) y
otra técnica, cuyas formas se combinan.
La actividad de adquirir o comprar es muy antigua. Génesis el primer libro de la
Biblia cuenta la historia del primer comprador José, quien al servicio del faraón
acumuló todo el excedente de cereales durante los siete años de abundancia
para que hubiera alimentos durante los siguientes siete años de escasez. A
pesar de esta situación, la actividad de comprar o adquirir no ha sido
considerada como una profesión hasta hace muy poco. Por lo general, las
compras han sido consideradas un campo ideal para todo aquel que no encaja
en ninguna otra parte y parezca honesto.
24
En los tiempos actuales, la actividad de compras tiene la función primordial de
producir utilidades o valores agregados para la organización. Además de ser
responsable de la obtención de precios, selección de proveedores, negociación
de contratos, diligenciamiento de pedidos, atención de quejas, relaciones con
los proveedores y compromisos financieros.
En el sector público peruano, las adquisiciones han cobrado una dimensión
mayor al originalmente concebido en la Ley Nº 22056. En aquel entonces, las
adquisiciones estuvieron restringidas a bienes y servicios y así fue desarrollado
el Reglamento Único de Adquisiciones (RUA). Con la Ley Nº 26850, las
adquisiciones de bienes y servicios, se integran en un solo cuerpo normativo
con las contrataciones de consultoría y obras públicas. Al surgir modificaciones
sucesivas a la referida Ley suerte la necesidad de integrarlas, lo cual se
materializa a través del texto Único Ordenado aprobado mediante Decreto
Supremo Nº 012-2001-PCM.
Los principios de las contrataciones y adquisiciones, definidos en el
Reglamento de la Ley aprobado mediante Decreto Supremo Nº 013-2001-
PCM, sirven como criterio interpretativo para resolver las cuestiones que
pueden suscitarse en la interpretación de la Ley y su Reglamento, sirviendo
como parámetro para la actuación de los funcionarios y las dependencias
responsables y para suplir los vacíos de la Ley y el reglamento. Dichos
principios son:
Moralidad.- Referido a la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y
probidad que deben caracterizar a los actos de adquisiciones y
contrataciones.
Libre Competencia.- Todo procedimiento de adquisiciones y contrataciones
debe incluir regulaciones o tratamientos que fomenten la más amplia,
objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participación de postores
potenciales.
Imparcialidad.- Todo acuerdo o decisión sobre procesos de selección
deben ser adoptados en estricta aplicación de la Ley, su reglamento y
criterios técnicos que permitan objetividad en el tratamiento de los postores
y contratistas.
Eficiencia.- Los bienes, servicios o ejecución de obras que se adquieran o
contraten deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución
y/o entrega y deberán efectuarse en las mejores condiciones para su uso
final.
Transparencia.- Toda adquisición o contratación debe realizarse sobre la
base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los
25
postores. Los postores tendrán acceso, durante el proceso de selección, a
la documentación de las adquisiciones y contrataciones. Salvo las
excepciones previstas, las convocatorias, otorgamiento de buena pro y los
resultados deben ser de público conocimiento.
Economía.- Referidos a criterios de simplicidad, austeridad, concentración
y ahorro en el uso de los recursos durante el desarrollo de los procesos de
selección, debiendo evitarse en los contratos exigencias y formalidades
costosas e innecesarias.
Vigencia Tecnológica.- Los bienes, servicios o ejecución de obras deben
reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnológica. De modo que
no solo cumplan con efectividad los fines para los que fueron requeridos
por un determinado y previsible tiempo de duración sino con posibilidad de
adecuarse, integrarse y repotenciarse con los avances científicos y
tecnológicos.
Trato justo e igualitario.- Todo postor debe tener participación y acceso
para contratar con las entidades del estado en condiciones semejantes que
al de los demás, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o
prerrogativas, salvo las excepciones de ley.
Asimismo, es necesario precisar algunos elementos de juicio muy
importantes para realizar el proceso técnico de adquisiciones, tales
como:
Presupuesto de Bienes y Servicios
Calendario de Compromisos
Listado de Proveedores
Plan Anual de Adquisiciones
Procedimientos de Adquisición
Flujograma de procesos de Adquisiciones y/o servicios
La finalidad del presente cuadro tiene como propósito orientar cómo
deben organizarse administrativamente las entidades del Estado para
tramitar las adquisiciones de bienes y servicios que se efectúan desde
su inicio hasta el final, pasando por el proceso que establece la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento,
mereciendo destacar en el proceso los niveles de responsabilidad que
tienen las distintas instancias que intervienen, según se demuestra en
cuadro adjunto en las siguientes páginas.
26
27
c.6 Almacenamiento y Distribución de Bienes
Proceso Técnico de Almacenamiento
Representa las actividades relacionada con la ubicación temporal de Bienes
en un espacio Físico determinado con fines de custodia como vía para
trasladarlos físicamente a quienes lo necesitan (temporal o definitiva)
El área Física típica existente en toda entidad es denominada como
“Almacén”. Para tal efecto, existe a la fecha la Resolución Jefatural Nº
335-90-INAP/DNA del 25-07-90, que aprueba el “Manual de
Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional”
Consta de las fases siguientes:
Recepción
Verificación y Control de Calidad
Conformidad mediante la firma del Documento Fuente y/o “Acta de
conformidad”, cuando el caso lo requiera,
Internamiento
Registro,
Control y custodia e
Información.
c. 7 Mantenimiento
Proceso mediante el cual se actúa sobre los bienes materiales de propiedad
fiscal, con el propósito de conservar en estado óptimo de funcionamiento, a
costo mínimo y o prolongar su periodo de duración útil, cuya finalidad es la de
conservar el funcionamiento sostenido de los procesos productivos de las
organizaciones, detectando o solucionando en breve plazo cualquier
deficiencia que limite el desempeño eficaz de la función productiva.
c.8 Seguridad
Proceso mediante el cual se previene, evita, detecta y/o extinguen las
situaciones que pueden causar daño o pérdida en las personas, información, o
medios materiales, a fin de evitar cualquier tipo de paralización de los procesos
productivos. Es de naturaleza integral, se sustentan en la realidad y necesita
constante práctica y capacitación, abarca los campos de especialización en:
Higiene ocupacional
Seguridad ocupacional
Defensa contra incendios
Defensa contra desastres
Seguridad física-protección interna
28
c.9 Distribución
Conjuntos de actividades de naturaleza técnico-administrativa, referida a la
directa satisfacción de necesidades, incluye las operaciones de traslado
interno. Comprende las etapas de : formulación del pedido, autorización de
despacho, acondicionamiento de materiales, control y entrega de materiales.
Pero sobre todo, administra el flujo de materiales, comunicaciones y transporte
desde el final del proceso productivo hasta la entrega en las manos del cliente
o consumidor final. Consta de las fases siguientes:
Formulación de pedido
Autorización de despacho
Acondicionamiento de materiales
Control de materiales
Entrega al usuario
Registro e
Información
d. Mejoramiento del Proceso del Control Interno
El abastecimiento debe coadyuvar al empleo racional y eficiente de los
recursos que requieren las entidades, su actividad se determina a proporcionar
los elementos materiales y servicios que son utilizados por las entidades.
La permanente verificación de los bienes, con el objeto de establecer si son
utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones
adecuadas que no signifiquen riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen
prácticas que salvaguardan apropiadamente los recursos de la entidad y
fortalecen el control interno de esta área. Estas normas describen los controles
más importantes que son requeridos para el funcionamiento del proceso de
abastecimiento en las entidades, así como respecto al uso, conservación,
custodia y protección de bienes.
El Control interno debe incidir en las áreas siguientes, de acuerdo al presente
estudio:
Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.
Unidad de Almacén
29
1.1.4. LA LEY CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DEL ESTADO Y SU
REGLAMENTO, APLICACIÓN, MODIFICACIÓN.7
a. Formalidad de Autoridades
El Área de Logística debe promover la formalización de las autoridades
que, de acuerdo con la referida Ley y el Reglamento, toda entidad deberá
tener:
Titular de la Entidad, representado por la máxima autoridad ejecutiva
de la entidad, siendo a su vez jefe del Pliego Presupuestal, en
concordancia con la definición establecida en la Ley 27209de Gestión
Presupuestaria.
Máxima Autoridad Administrativa, representada por el funcionario que
tenga el más alto cargo administrativo de acuerdo con la organización
establecida en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de
la entidad.
Comité Especial, encargado de los Procesos de Licitaciones Públicas
y Concursos Públicos, el cual está representado por un cuerpo
colegiado que está integrado por personas de la propia entidad o
contratados (expertos Independientes), teniendo un mínimo de 3 y un
máximo de 5, tomando sus decisiones por unanimidad o por mayoría
(número entero inmediato superior a la mitad del total de sus
integrantes) con autonomía, siendo sus miembros solidariamente
responsables.
Comité Especial Permanente, encargado de los Procesos de
Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor Cuantía, el cual está
representado por un cuerpo colegiado que está integrado por
personas de la propia entidad o contratados (expertos
Independientes), teniendo un mínimo de 3 y un máximo de 5,
tomando sus decisiones por unanimidad o por mayoría (número
entero inmediato superior a la mitad del total de sus integrantes) con
autonomía, siendo sus miembros solidariamente responsables.
b. Establecimiento de Responsabilidades
De conformidad con la Ley Nro. 26850, Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, son responsables el Titular del Pliego de la
7 Separata “Actualización del Area de Abastecimiento p. 6.
30
entidad, así como los funcionarios que ocupan el más alto cargo
administrativo dentro de la Organización del Proceso de Abastecimiento.
Dichas autoridades podrán delegar sus funciones en el órgano o
funcionario responsable de realizar las actividades de los procesos del
Sistema de Abastecimiento, por los cuales son solidariamente
responsables contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal.
Las actividades del Proceso de Abastecimiento, en el cual se establecen
responsabilidades, son las siguientes:
Información
- Catálogo de Bienes y Servicios
- Proveedores
- Clasificador del Gasto
Programación
- Plan de Obtención
- Cuadro de Necesidades
- Presupuesto Valorado
Adquisiciones
- Plan de Adquisiciones de Bienes y Servicios
- Cotizaciones
- Cuadro Comparativo
- Órdenes de Compra y Órdenes de Servicios
Almacén
- Registro y Control de Existencias Físicas del Almacén
- Internamiento del Bien, Guía de Internamiento
- Nota de Entrada al Almacén (NEA)
- Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA)
- Póliza de Entrada y Salida (Por Unidades Ejecutoras)
- Movimiento Mensual del Almacén
- Kárdex Valorado
- .Distribución (entrega racional y mesurada de bienes y servicios
requeridos)
31
- Control de Inventarios
Control Patrimonial
- Registro de Control Patrimonial
- Alta y Baja de Bienes
- Mantenimiento y Mejoramiento
- Desplazamiento de Bienes
- Inventario Físico (catalogación de Activos)
1.1.5 EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES – CONTENIDO – FORMULACIÓN-
APROBACIÓN- EJECUCIÓN-EVALUACIÓN8
a. Formulación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
De acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley 26850 y su
Reglamento en relación con el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones, se desprende que el mismo debe ser formulado por el
Órgano de Abastecimiento en coordinación con la Oficina de Presupuesto y
Planificación y los usuarios de cada área administrativa y operativa, para lo
cual es indispensable seguir ciertos procedimientos técnicos utilizados por el
Sistema de Abastecimiento y las pautas indicadas por el CONSUCODE.
b. Aprobación del Plan Anual
De conformidad con el Art. 7º del Reglamento de la Ley 26850, la
aprobación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones le
corresponde al Titular de la Entidad o la Máxima Autoridad Administrativa,
antes del inicio del nuevo ejercicio presupuestario (dentro de los plazos
previstos por el Titular de la entidad).
El referido Plan Anual, luego de ser aprobado (publicado inclusive), deberá
estar a disposición del público en cada entidad; asimismo, de ser el caso,
podrá ser vendido a los interesados a un costo que no sobrepase su
reproducción.
c. EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL
El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones será ejecutado a través de
los siguientes entes:
8 Separata “Actualización del Area de Abastecimiento” p. 8
32
Comité Especial para llevar a cabo los procesos de Licitaciones y
Concursos Públicos y
Comité Especial Permanente para realizar los procesos de
Adjudicaciones Directa Publicadas y no Publicadas (Selectivas), así
como las Adjudicaciones de Menor Cuantía.
1.1.6 RELACIÓN DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO CON OTRAS ÁREAS
ADMINISTRATIVAS9
En la presentación sintética de la concepción del Abastecimiento destacamos
la dependencia inmediata de otras áreas administrativas debido a que ellas
iniciaron su normatividad; lo cual, en ningún caso significaría que ahí se agiten
las relaciones e interrelaciones. Desde la perspectiva del modelo sistémico de
estudio, las relaciones son múltiples y extensibles a todas las áreas
administrativas formalizadas, de modo más o menos evidente y delineables a
futuro.
Respecto al enunciado inicial destacamos lo siguiente:
a. Presupuesto
El Área de de Abastecimiento brinda la información necesaria que le permite al
Área de Presupuesto de la entidad solicitar oportunamente los calendarios de
compromisos a la Dirección Nacional de Presupuesto Público del MEF, a fin de
contar con los recursos financieros que permitan afrontar las necesidades de
bienes y servicios de la entidad
b. Contabilidad
Esta área coordina constantemente con el Área de Abastecimiento, ya que
ésta le brinda la información contable respectiva, tales como: órdenes de
compra, PECOSAS y las órdenes de servicio; para su registro pertinente.
c. Tesorería
Esta Área mantiene una estrecha relación con Abastecimiento en razón de que
a través de ella se deben cancelar las facturas de los proveedores
(contratistas) que han suministrado bienes y servicios a la entidad, previa
existencia documentaria que acredite la verificación de la conformidad de las
adquisiciones de bienes y prestaciones de servicios.
9 Revista Gestión UNMSM, p. 25
33
d. Patrimonio
Esta oficina coordina permanentemente con el Área de Abastecimiento, ya que
ésta le brinda información sobre las adquisiciones de Activo y Bienes no
Depreciables sobre la base de los documentos fuentes: órdenes de compras,
PECOSAS y las órdenes de servicio (cuando fuera el caso); para su registro
pertinente.
1.1.7 ASPECTOS IMPORTANTES EN EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO
a. No aplicación de un adecuado, conveniente y oportuno seguimiento
y Control Interno Previo.- Este factor negativo se presenta a todas y
cada una de las fases de los procesos técnicos y normas generales del
Sistema de Abastecimiento, propiciando, entre otros problemas: demora
injustificada en la entrega física de la totalidad de bienes al Almacén
institucional o de los servicios contratados, por parte de los proveedores o
contratistas a lo que se les otorgó la buena pro; retraso en el pago al que
tienen derechos los proveedores o contratistas que han cumplido
oportunamente y a conformidad de la entidad, con el compromiso
adquirido; la proliferación de compras injustificadas no programadas, etc.
b. La no Aplicación, Ejecución y Evaluación del Proceso Técnico
Programación, que realmente constituye “la columna vertebral” del
sistema de abastecimiento por parte de las entidades públicas, trae como
inmediata consecuencia: compras indiscriminadas y desmedidas, no
ingreso físico al Almacén Institucional de los bienes comprados, etc.
c. El proceso técnico de adquisiciones constituye el problema más
grave que actualmente tiene una significativa parte de las entidades
públicas, ya que muchas de las compras se hacen sin programación
alguna, con el consiguiente perjuicio que esto trae por la proliferación y
diversidad de los bienes o servicios solicitados; las fases de las compras
no se cumplen a cabalidad; que generalmente se compra bienes y
servicios de menor calidad; éstos se hacen a proveedores no idóneos;
los bienes comprados algunas veces no ingresan físicamente al Almacén
Institucional; algunos artículos recibidos por los proveedores o servicios
contratados, no guardan relación con lo solicitado por los usuarios; los
bienes comprados no son entregados por los proveedores en el Almacén
34
Institucional, sino que personal de éste es quien va a los depósito de ellos
para recibirlos y por sus propios medios, trasladarlos e ingresarlos
físicamente; etc.
Algunas entidades públicas hacen uso indebido de los casos de
excepción previstos, en cuanto a los procesos de selección establecidos,
otorgando la buena pro a proveedores que no siempre ofrecen artículos
de la mejor calidad o a precios competitivos, dejando de lado a
proveedores mejor calificados, con mejores condiciones de venta.
d. Malas relaciones comerciales con los Proveedores de la entidad,
como consecuencia de la aplicación de una inadecuada política de
pagos, en el sentido de que, sin razones justificadas, se retrasa el pago
de los compromisos contraídos, hecho que se agrava por falta de
seguimiento y de control interno previo, de las acciones propias de
Abastecimiento, por parte de la Oficina de Abastecimiento.
e) Determinación Real de las Necesidades
A los Requerimientos (R) solicitados se le deducen las existencias (E)
Físicas de Almacén, determinando así las Necesidad Real (N), lo cual se
refleja en la ecuación siguiente:
N= R-E
f) Ley de Contrataciones y Adquisiciones de Estado
La Ley 26850 y su Reglamento establecen las
normas que deben observar las instituciones del sector público en los
procesos de contrataciones y adquisiciones de bienes, servicios y obras
que regulan las obligaciones y derechos que derivan de los mismos.
Decreto Ley Nº 26162 del Sistema Nacional de Control D.S.Nº 7039-98-
PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
Los alcances de la Ley y su Reglamento
comprenden los procesos administrativos de compra, suministro de
bienes, arrendamiento y contratación para la ejecución de obras o
prestación de servicios de consultoría y de naturaleza múltiple.
La Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG,
donde aprueban la “Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
35
Público”, que forman parte íntegramente de la presente resolución, y
consta de una Introducción, Marco General de la Estructura de Control
Interno, Glosario de Términos y Normas Técnicas en las áreas
siguientes:
Decreto Supremo Nº 012-2001-PCM del 13-02-
2001, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado.
Decreto Supremo Nº 013-2001-PCM del 13-02-
2001, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado.
1.2. PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN
1.2.1. LOS OBJETIVOS QUE SE ESPERAN ALCANZAR
a. Objetivo General
Conocer si la aplicación del Control Interno constituye un instrumento
eficaz en el Área de Abastecimiento con la finalidad de establecer la
forma en que influye en la Gestión de las Adquisiciones.
b. Objetivos Específicos
1) Identificar las principales políticas que se utilizan en el Control
Interno y cómo influyen en el trabajo que se realiza
2) Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de
Control inciden en la gestión que se lleva a cabo en el Área de
Abastecimiento.
3) Evaluar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de Control
influye favorablemente en la Gestión de Administración.
4) Determinar si las estructuras que se utilizan en el Control Interno,
permiten establecer el nivel de Gestión en el Área de
Abastecimiento.
5) Precisar si las acciones correctivas que se adoptan en el Control
Interno permiten optimizar los resultados de la Gestión.
36
1.2.2. HIPÓTESIS PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIÓN
a. Hipótesis General
Si el Control Interno se lleva a cabo en forma integral y coherente,
entonces influirá favorablemente en la Gestión del Área de
Abastecimiento.
b. Hipótesis Específica
1) En la medida que las políticas que se vienen utilizando en el Control
Interno sean las adecuadas, influirán decididamente en el trabajo
que se desarrolla.
2) Si los objetivos programados son claros, incidirán favorablemente en
la Gestión del Área de Abastecimiento.
3) El óptimo planeamiento que se realiza para el Control Interno
influirá en forma positiva en la Gestión.
4) Si las estructuras son verificadas cuando se realiza el Control
Interno, dicha verificación permitirá determinar el nivel de
Gestión.
5) Si las acciones correctivas deben emplearse como parte del Control
Interno, ayudarán optimizando la Gestión.
1.2.3. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
DEFINICIÓN CONCEPTUAL DE LA VARIABLE INDEPENDIENTE
PROCESO DE CONTROL INTERNO Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y otros
funcionarios de la entidad. La esencia del Control Interno está en las
acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las operaciones. Dichas
medidas incluyen corregir las deficiencias y mejorar las operaciones.
Métodos, coordinaciones y medidas que adopta una organización para
comprobar la exactitud y veracidad de la información y salvaguarda del
Patrimonio.
37
DEFINICIÓN OPERACIONAL
INDICADORES:
Políticas utilizadas en el Control Interno.- Son principios, bases, normas,
reglas y procedimientos adoptados por la gerencia en los procesos de
Control Interno. Es la orientación de la acción administrativa en un
determinado sentido en función de los objetivos generales y particulares que
se desea alcanzar. Esta puede ser norma escrita que constituya línea de
conducta, de comportamiento y decisiones anticipadas sobre determinados
aspectos.
Objetivos programados del Control Interno.- Es aquel que conduce al
logro de funciones y de la optimización del Control Interno.
Planeamiento que se realiza en el Control Interno.- El planeamiento se
realiza, entre otras cosas, para tener pleno conocimiento de la problemáticas
del organismo y evitar que ocurran distorsiones en el Área; por consiguiente,
es la etapa más importante del proceso de Control.
Estructura del Control Interno.- Es el conjunto de Planes, Métodos,
Procedimientos y otras medidas para ofrecer la seguridad de que se logren
los objetivos del Control Interno. El concepto moderno del Control Interno
discurre por sus componentes y diversos elementos, los que se integran en
el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y
eficiencia. Una estructura del Control Interno es básica para promover la
efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad. Los
componentes de la Estructura del Control Interno miden el control interno y
son: Ambiente de Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control
Gerencial, Sistema de Información y Comunicación y actividades de
Monitoreo.
Acciones correctivas.- Tiene por finalidad enmendar lo errado y las
desviaciones que se hubieren producido, rehaciéndose los planes y
modificaciones de las metas.
38
DEFINICIÓN DE LA VARIABLE DEPENDIENTE
“GESTIÓN DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO”
Constituye las acciones llevadas a cabo por el Área de Abastecimiento a
través de su respectivo personal, para cumplir con sus funciones asignadas
que le permitan alcanzar las metas y objetivos de la entidad programadas
para un periodo de tiempo determinado, de acuerdo con los planes previstos
para dicho efecto.
DEFINICIÓN OPERACIONAL
INDICADORES:
Eficacia.- Capacidad para determinar los objetivos apropiados: “Hacer lo
que se debe hacer”. Considera la calidad de los procesos del Área de
Abastecimiento y el cumplimiento de normas, objetivos, metas, etc.
DIMENSIONES
Organización.- Es la encargada de proporcionar a la organización todos los
elementos necesarios para su normal funcionamiento, como: Recursos
Humanos, Recursos Financieros y Recursos Materiales.
Eficiencia.- Capacidad de reducir el mínimo los recursos usados para
alcanzar los objetivos de la organización “Hacer las cosas bien”
DIMENSIONES
Coordinación.- Consiste en armonizar todos los actos y esfuerzos que
permitan alcanzar los fines para los cuales la organización ha sido creada.
Son los recursos humanos que deben poseer una serie de aptitudes que
favorezca la gestión del Área de Abastecimiento
Control.- Consiste en verificar que todo se realice conforme al programa
adoptado, a las instrucciones impartidas y a los principios en los que se
sustenta la organización. Tiene por objeto señalar faltas y errores, a fin de
evitar que se vuelvan a cometer, así como corregirlos inmediatamente de
detectadas para que no obstaculicen la marcha institucional.
39
Recursos.- Recurso humano, materiales y financieros que debe poseer el
Área de Abastecimiento, para cumplir con sus objetivos y metas trazadas.
Ejecución de Procesos Técnico de Adquisiciones.- Proceso Técnico
mediante el cual el Área de Adquisiciones tiene que efectuar las tareas
propias para adquirir y contratar Bienes y Servicios, Obras y Consultorías.
En esta parte es necesario aplicar las normas contempladas en la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones y su Reglamento.
Colaboración.- Se refiere al grupo del Área de Abastecimiento para que se
integre para fines comunes en bien de la gestión del Área.
Economía.- Se relaciona con la adquisición de bienes y/o servicios en
condiciones de calidad, apropiada y oportuna entrega, al mínimo costo
posible.
1.3. UBICACIÓN INSTITUCIONAL Y PERIODO DE INVESTIGACIÓN
1.3.1. LA INSTITUCIÓN ESTATAL MATERIA DE INVESTIGACIÓN EN EL
CONTEXTO DE LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO
a. Clasificación Funcional Programática del Sector Público
Anualmente, en la Ley de Presupuesto del Sector Público se establece
dicha clasificación, la cual permite el otorgamiento de las Asignaciones
Presupuestales a los diversos Órganos del Estado, como se demuestra
a continuación:
001 Institución
05 Asistencia y previsión social
015 Previsión
0052 Previsión social al cesante y jubilado
1 00347 Obligaciones Provisionales
09 Educación y Cultura
003 Administración
0006 Administración General
1 00267 Gestión Administrativa
029 Educación Superior
0005 Supervisión y coordinación superior
40
1 00356 Orientación, coordinación
0024 Investigación Básica
1 00179 Desarrollo de Estudios
0076 Superior Universitaria
1 00199 Desarrollo de la Educ. Univ.
1 00493 Unidades de enseñanza
0077 Enseñanza de postgrado
1 00218 Desarrollo y evaluación proa.
0079 Extensión Universitaria
1 00250 Extensión y proyección social
0080 Infraestructura Universitaria
2 00125 Construcción y ampliación de
unidades de enseñanza
2 00494 Urbanización e Infraestructura
2 01006 Alumbrado exterior
2 01138 Comedor Universitario
2 01529 Elaboración de Estudios
2 01551 Equipamiento de edificios
2 01684 Instalac. Eléctricas, sanit.
2 01695 Laboratorio de Facultades
2 01701 Laboratorios Facultades
2 02227 2do piso bloque sur cuarta
2 02241 Construcción 3er piso
2 02245 Construcción de aulas
2 02257 Construcción Facultades
2 02268 Construcción centro energía
2 02299 Laboratorio de Mineralurgia
2 02327 Servicentro
b. Estructura Funcional Programática Sectorial
En mérito a la clasificación señalada en el literal anterior, la Oficina
Sectorial desagrega a nivel Pliego Presupuestario la asignación de
recursos que fueron otorgados en la Ley Anual de Presupuesto.
c. Programación Institucional
Teniendo como base la Clasificación Sectorial, la Universidad elabora la
programación a este nivel, señalándose las Unidades Ejecutoras en la
asignación de los recursos del Estado.
41
1.3.2. EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO EN ACTUAL FUNCIONAMIENTO
a. Ubicación dentro de la Oficina de Logística y Servicios
El Área de Abastecimiento es uno de los órganos de ejecución de la
Oficina de Logística y Servicios, la misma que tiene la siguiente
Estructura Orgánica.
1. Oficina de Logística y Servicios
Sección de Transporte
Sección de Vigilancia
Unidad Orgánica de Abastecimiento
1.3.1. Sección de Almacén
1.3.2. Sección de Mantenimiento
La Organización señalada en el párrafo anterior se presenta en el
organigrama siguiente:
42
ORGANIGRAMA DE LA OFICINA DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS
43
OFICINA DE LOGÍSTICA Y
SERVICIOS
SECRETARÍA
UNID. ORGÁNICA DE ABASTECIMIENTO
SEC. DE ALMACÉN
SECC. DEMANTENIM. Y SERV.
GENENERALES
SECC. DE TRANSPORTES
SECC. DE VIGILANCIA
Organización del Área de Abastecimiento
La organización que tiene es la siguiente:
1) Sección Almacén
2) Sección de Mantenimiento y Servicios Generales
La organización expuesta se presenta en el organigrama siguiente
ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO
44
UNID. ORGÁNICA DEABASTECIMIENTO
SEC. DE ALMACÉN
SEC. DE MANTENIM.Y SERV. GENERALES
1.3.3. EL PERIODO DE INVESTIGACIÓN FIJADO COMO BASE DEL TRABAJO
El periodo de investigación se circunscribe a los años 2001 como punto
referencial y 2002 que es materia de un análisis más exhaustivo.
1.3.4. NIVEL DE INVESTIGACIÓN
De acuerdo con el propósito de la Investigación, la naturaleza de los
problemas y los objetivos formulados, el presente estudio es una
investigación aplicada, ya que para su desarrollo en la parte conceptual se
apoya en conocimientos sobre Evaluación de Control Interno a fin de ser
aplicados en el Área de Abastecimiento.
a. Nivel de Investigación
Será una investigación “descriptiva” en un primer momento, luego
“explicativa” y, finalmente, “correlacionada, de acuerdo con la finalidad
de la misma.
1.3.5. MÉTODO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
a. Método de la Investigación
En la presente investigación se empleará el método descriptivo, el cual
se complementará con el estadístico, análisis, síntesis, deductivo,
inductivo, entre otros.
b. Diseño de la Investigación
Debido a la naturaleza de la materia de investigación, responde al de
una investigación no experimental transeccional descriptiva y
correlacional.
c. Población
45
La población objetivo en estudio está conformada por 48 personas
compuestas por usuarios (Facultades y oficinas) y personal del Área de
Abastecimiento.
Asimismo, merece resaltar que no se ha tomado muestra porque
económicamente no es difícil entrevistarlos o aplicarles la encuesta
porque se encuentran en la Universidad Nacional Jorge Basadre
Grohmann.
d. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información
1) Técnicas
Las principales técnicas que se han empleado en la investigación
son:
– Entrevista
– Encuesta
– Análisis documental
2) Instrumentos
Los principales instrumentos que se aplicaron son:
- Guía de análisis documental
- Guía de entrevista
- Cuestionario
e. Viabilidad de la Investigación
Debido a la importancia y la naturaleza del estudio, se considera que fue
indispensable llevar a cabo la investigación en razón de que la misma no
demandó demasiado costo económico, ni el empleo de técnicas
especializadas, permitiendo de esta manera que una vez concluida y
aprobada, constituya una guía que permita fortalecer el Sistema de
Control en el Área de Abastecimiento.
f. Justificación e Importancia de la Investigación
a) Justificación
Este trabajo, se desarrolla considerando la relevancia que tiene el
Control Interno en la verificación de las actividades que se realizan a
nivel organizacional; en consecuencia, teniendo en cuenta dicha
46
problemática, el presente estudio busca determinar si el Control Interno
puede optimizar la Gestión en el Área de Abastecimiento.
b) Importancia
La presente investigación tiene como fin constituirse en un aporte
esencial en la gestión que se lleva a cabo a nivel de Órgano de
Ejecución; por lo tanto, presenta sugerencias importantes y de
aplicabilidad en la Institución.
47
CAPÍTULO II
LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD ACTUAL
2.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
a. ÓRGANO DE DIRECCIÓN
1) Dirección
2) Jefatura de Órdenes
b. ÓRGANOS DE APOYO
- Secretaría
c. ÓRGANO DE EJECUCIÓN
-Unidad Orgánica de Abastecimiento
-Sección de Almacén
-Sección de Mantenimiento y Serv, Generales
-Sección de Transporte
-Sección de Vigilancia
2.2. FUNCIONES GENERALES DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
1. Cubrir las necesidades de la Institución, referentes a Bienes y Servicios de
acuerdo con lo programado y bajo una política de optimización que permita
alcanzar los mejores niveles de Gestión.
2. Recibir, registrar, almacenar, codificar, mantener y controlar la existencia física de
los bienes materiales para su oportuna utilización de acuerdo con los
requerimientos de las unidades usuarias. Asimismo, asegurar el cumplimiento de
los servicios requeridos por los organismos y dependencias de la entidad,
permitiendo una acción dinámica y eficiente en concordancia con sus
requerimientos, capacidad o cuota de abastecimiento.
3. Proveer de equipos y materiales logísticos, así como brindar servicio técnico para
el mantenimiento y funcionamiento del organismo, dependencias y personal de la
entidad, así como el mantenimiento de los mismos.
4. Conservar operativa la flota vehicular de la institución, a través del mantenimiento
preventivo y/o reparaciones.
48
5. Satisfacer, en la medida de su capacidad, los requerimientos del personal,
familiares y unidades, a través de bienes y/o servicios no personales.
6. Efectuar el Control Patrimonial de la institución.
2.3. DEPENDENCIA Y JURISDICCIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
1. Orgánica y funcionalmente depende del Vicerrectorado Administrativo.
2. Tiene competencia a nivel institucional para brindar el apoyo en forma eficiente y
eficaz a fin de optimizar los resultados de la Gestión Logística de la entidad.
3. El cumplimiento de su misión se circunscribe a las normas y procedimientos que
rigen la gestión de la entidad.
2.4. COORDINACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA
Efectúa coordinaciones con todos los organismos y dependencias que conforman la
estructura orgánica de la institución, así como con entidades que tengan que ver
con el quehacer logístico.
2.5. MISIÓN DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO
El Área de Abastecimiento provee bienes o servicios para satisfacer la operatividad de
la institución . Sin embargo, los factores de conducta y ambiente perturban el
funcionamiento del sistema. En consecuencia, se sugiere imitar a los países
desarrollados en los que sus sistemas de abastecimiento público funcionan por
factores como la mejor preparación de sus cuadros y, como consecuencia, un mejor
status de la función.
2.6. FUNCIONES GENERALES DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO
1. DEL ORGANISMO
a) Planificar, organizar, coordinar, dirigir y suspender la ejecución de las
actividades del Sistema de Administración de Abastecimiento y sus procesos
técnicos.
b) Coordinar con la Unidad de Contabilidad de ejecución presupuestal en lo
concerniente a bienes y servicios.
49
2. DE LOS ÓRGANOS COMPONENTES
a. De la Jefatura
1. Planificar, organizar, coordinar, dirigir y suspender la ejecución de las
actividades del Sistema de Administración de Abastecimiento y sus
procesos técnicos
2. Participar en el Comité de Adquisiciones de la Universidad, así como en las
comisiones técnicas que le pudieran corresponder.
3. Coordinar con la Unidad de Contabilidad la ejecución presupuestal en lo
concerniente a bienes y servicios.
4. Coordinar, consolidar y disponer la ejecución de las acciones concernientes
a la programación de necesidades de bienes y/o servicios de la Universidad,
tomando como bases los cuadros de necesidades de las diferentes
dependencias y estableciendo el Plan de Obtención Anual.
5. Coordinar con las diferentes dependencias de la Universidad la ejecución de
los Calendario de Compromisos aprobados en estrecha colaboración con la
Oficina de Planificación
6. Implementar el sistema de control estadístico respecto a la aplicación del
gasto según las partidas específicas de bienes y/o servicios en la
Universidad.
7. Coordinar y supervisar las acciones concernientes al Proceso de
Adquisiciones de bienes y/o servicio en la Universidad.
8. Formular proyectos de Contratos y Resoluciones de otorgamiento de la
Buena Pro.
9. Gestionar los trámites que se requieren para el desaduanaje de los bienes
adquiridos.
b. Apoyo
1) De la Secretaría
a) Recibir la documentación administrativa, registrarla y dar el trámite
respectivo conforme a lo dispuesto por el Jefe del Departamento.
50
2) De la Oficina de Trámite Documentario
a) Recibir, registrar, distribuir y archivar la documentación de carácter
administrativo que ingresa al Área de Abastecimiento.
b) Procesar la documentación según las normas legales y
reglamentarias vigentes, clasificar y dar el trámite correspondiente
de acuerdo con las directivas emanadas de la Superioridad y de la
Jefatura del Departamento.
c) Brindar información general sobre el trámite y situación de los
diversos documentos del Área de Abastecimiento.
c. Ejecución
1) De la Sección de Almacén
Llevar las tarjetas de control visible de almacén de los bienes
adquiridos para la Universidad.
Verificar la conformidad de las características de los bienes con las
especificaciones estipuladas en las órdenes de compra.
Formular los requerimientos de materiales para mantener el stock
mínimo de almacén.
Efectuar las notas de entrada al almacén por las donaciones recibidas
y sobrantes de inventario.
Efectuar la entrega de materiales, útiles de oficina, equipos, etc. a las
diferentes dependencias de la universidad, efectuando los registros y
controles respectivos.
Mantener en buen estado y disponibilidad los materiales y bienes, en
cantidades y valores conforme a los documentos fuente.
Efectuar el cargo o abono del movimiento de bienes en almacenes.
RELACIONES FUNCIONALES DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO
1. Línea de Autoridad
El Área de Abastecimiento depende directamente del Jefe de Oficina de Logística
y Servicios de la institución; el Jefe del Área ejerce autoridad sobre todo el
Personal a su mando.
2. Responsabilidad
51
El Jefe del Área de Abastecimiento es responsable de la dirección,
administración y control de la buena marcha y funcionamiento de la dependencia
a fin de que se cumpla la misión que le ha sido asignada.
3. Coordinación
El Área de Abastecimiento mantiene permanente coordinación con la Sección de
Adquisiciones de bienes y /o servicios de la institución, así como con el Área de
Contabilidad y Planificación.
2.8. DOCUMENTOS QUE PREPARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO
El Área de Abastecimiento prepara diariamente la documentación sustentatoria de los
requerimientos de las Unidades Orgánicas: Cotizaciones, las Órdenes de Compra y
las Órdenes de Servicio, Reporte de Ejecución de Órdenes de Compra y Órdenes de
Servicio.
Las referidas órdenes tramitadas para su cancelación deben ir firmadas por el
responsable del almacén, dando conformidad a su internamiento y/o verificación del
servicio prestado. También se adjunta la Guía de Remisión y la Factura
correspondiente.
52
CAPÍTULO III
PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
3.1.PRESENTACIÓN
Este capítulo tiene como propósito presentar el proceso que conduce a la
demostración de la hipótesis propuesta en la investigación, la misma que es la
siguiente:
“Si el Control Interno se lleva a cabo en forma integral y coherente, entonces influirá
favorablemente en la Gestión del Área de Abastecimiento”
ANÁLISIS ESTADÍSTICO
3.2. PLANTEAMIENTO DEL ANÁLISIS ESTADÍSTICO
3.2.1. TRATAMIENTO ESTADÍSTICO
3.2.1.1. ANTES DEL TRATAMIENTO
Para la recolección de datos se hizo previamente la validación de la validez y la
confiabilidad de los ítems. En el caso de la validez se construyó un instrumento para la
realización de la validez de contenido por parte de los expertos (ver anexo). Luego se
realizó el análisis del de los ítems del cuestionario, haciendo uso del estadístico Validez
Discriminante, para ello se hizo la prueba piloto, conformada por 20 encuestados y al
realizar una serie de procesos que implica el método empleado se llegó a considerar los
resultados de la Tabla Nro. 1 a un nivel de significación del 0.1.
En el caso de la confiabilidad se usó el método Alfa Cronbach, obteniéndose el valor
0.82 tal como señala el Cuadro Nº 2 (ver anexo). El referido valor se considera aceptable
estadísticamente por la tendencia de la aproximación a la unidad.
53
3.2.1.2. DESPUÉS DEL TRATAMIENTO
Se aplicó el cuestionario validado a una muestra de 48 personas del personal
Administrativo de la Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann.
A continuación se presenta el Análisis de los Resultados de los cuadros:
OBJETIVO Nº 1: Identificar las principales políticas que se utilizan en el Control Interno y cómo influyen en el trabajo que se realiza.
CUADRO Nº 01Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la realización de planeamientode las actividades en el Área de Abastecimientos – 2002
29 60.4
19 39.6
48 100.0
REALIZA PLANEAMIENTODE SUS ACTIVIDADES
N o
S i
Total
Nº Porcentaje
Encuestados
39.6%
60.4%
S i
N o
Fuente:
Encuesta de Investigación
La institución siempre estará a la zaga de toda nueva modalidad que pretenda
debilitar el Sistema de Control Interno, por lo que siempre sus integrantes están
54
elaborando “el cómo poder” equilibrar y revertir dicha constante. Se debe velar
porque la entidad disponga de instrumentos y mecanismos de planeación y para
el diseño y desarrollo organizacional. Asimismo, en el ámbito de la
administración general no se puede empezar a dirigir a ciegas, sin prever
acciones de manera organizada, utilizando los recursos humanos y logísticos
con que cuenten, se fijen formas de acción para afrontar exitosamente cualquier
problema, para lo cual tiene que contar con un nuevo Manual de Organización y
Funciones, Manual de Procedimiento y otros.
En relación con el Planeamiento y Previsión, en el Cuadro Nro.1 se aprecia que
el 39.6% manifiesta que el área de Abastecimiento sí realiza el planeamiento de
sus actividades, y el 60.4% refieren que no lo realiza,. Se debe puntualizar que
este resultado, el porcentaje elevado se debe a la falta de un Manual de
Procedimientos como complemento del Manual de Organización y Funciones
que no permite cumplir en forma pormenorizada y frecuencial las etapas por
las que pasan determinadas acciones del Área de Abastecimiento. Asimismo, el
Manual de Organización y Funciones no permite cumplir totalmente con la labor
encomendada, ya que es muy genérico, necesitándose algo más ágil en el que
se detallen algunos aspectos de las funciones encomendadas al personal, y que
se formule basándose la documentación sobre el Control Interno. Este aspecto
influye en forma regular en el trabajo que se desarrolla.
55
CUADRO Nº 02Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la realización de de la Supervisión de las actividades en el Área de Abastecimientos - 2002
8 16.7
25 52.1
15 31.3
48 100.0
REALIZA SUPERVISIÓNDEL TRABAJO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
31.3%
52.1%
16.7%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
Todo Jefe está obligado a controlar al Personal; el no hacerlo constituiría falta,
concordante con la responsabilidad que le correspondería al servidor. No hay
Control Interno eficiente si la organización no permite, entre otras cosas, una
evaluación continua del personal y si no hay voluntad de realizar los ajustes que
se requieren cuando los objetivos de la organización no se están cumpliendo o se
están logrando con derroche, sin orden, ni transparencia, sin cumplir los principios
de eficiencia.
Con respecto a la supervisión del trabajo, el Cuadro Nº 2 manifiesta que el
52.10% y el 31.3% manifiesta que esta acción se desarrolla ocasionalmente y
56
frecuentemente, respectivamente, por lo que es necesario precisar que para la
obtención de una buena calidad se requiere de personal técnico en área de
abastecimiento y que sea capacitado periódicamente sobre las nuevas Normas
que se dicten. Asimismo, el 16.7% manifiesta que no realiza la supervisión de sus
actividades.
CUADRO Nº 03
57
Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de TacnaAdministrativos Encuestados según opinión sobre la realización de la Verificación
de las actividades en el Área de Abastecimientos - 2002
16 33.3
28 58.3
4 8.3
48 100.0
REALIZA VERIFICACIÓN DE LACALIDAD
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
8.3%
58.3%
33.3%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
El mejoramiento de un índice de eficiencia es también producto de la
verificación de la calidad de las operaciones. En el Cuadro Nº 3 se aprecia
que el 58% manifiesta que ocasionalmente se ejecuta la verificación de la
calidad, ello debido a que el área de Abastecimiento no cuenta con los
recursos materiales necesarios y el potencial humano capacitado y
58
suficiente para concretar la referida acción. El 33.3% nunca desarrolla esa
verificación de la calidad. Asimismo, el 8% manifiesta que sí realiza la
verificación de la calidad.
59
CUADRO Nº 04Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la realización de Acciones de Controlde las actividades en el Área de Abastecimientos – 2002.
16 33.3
23 47.9
9 18.8
48 100.0
REALIZA ACCIONES DECONTROL
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
18.8%
47.9%
33.3%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: : Encuesta de Investigación
El Control refiere a aquél que verifique si el trabajo que se viene desarrollando
está de acuerdo con lo previsto u ordenado, a fin de corregirlo, repotenciarlo o
suprimirlo si es necesario. El objetivo de las acciones de control es proveer
seguridad razonable, que la entidad alcance sus objetivos, eficiente y
efectivamente. Asimismo, permite la comprobación sistemática del avance de lo
60
iniciado con el objetivo de prevenir los errores intencionales o no intencionales.
En el Cuadro Nº 4 se refleja que 47.9 % manifiesta que el Área de
Abastecimiento realiza ocasionalmente acciones de Control y el 33.3% no lo
realiza. Asimismo, sólo el 18.8% manifiesta que se ejecutan acciones de control.
61
CUADRO Nº 05Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la realización de acciones de Bienestar y Confort en el Área de Abastecimientos – 2002
19 39.6
27 56.3
2 4.2
48 100.0
REALIZA ACCIONESDE BIENESTAR Y
CONFORT
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
4.2%
56.3%
39.6%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente:
Encuesta de Investigación
Un buen líder implica también preocupación especial por el recurso más
importante con que cuenta para cumplir su misión, que es el Personal con que
labora; Asimismo, debe ser su esencial preocupación tener en consideración los
siguientes aspectos: Capacitación, disposición anímica, salud, condición
socioeconómica, alimentación, urgencias, necesidades, aspiraciones,
situaciones de riesgo que puede afrontar, uniforme y equipos con que debe
62
disponer para participar en los trabajos encomendados. El personal necesita
estar motivado y capacitado, dispuesto a comprometerse con su organización.
En el Área de Abastecimiento, esta política no se desarrolla plenamente, ya que
en el Cuadro Nº 5 se aprecia que el 56.3% se desarrolla ocasionalmente, debido
al espacio reducido del ambiente asignado, la falta de medios de trabajo y el
reducido número de Personal que origina que tenga que recargarse el trabajo al
ya existente. Asimismo, sólo el 4.2% manifiesta que se realiza frecuentemente.
63
CUADRO Nº 06Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre las Políticas de Control Interno en el Área de Abastecimientos – 2002
13 27.1
27 56.3
8 16.7
48 100.0
POLÍTICAS DECONTROL INTERNO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
16.7%
56.3%
27.1%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
64
El estudio del Control Interno tiene por finalidad obtener un conocimiento cómo está formado
el Control Interno; es decir, no sólo desde el punto de vista de las normas establecidas, sino
también de las políticas. Y en la institución materia de estudio las políticas no se desarrollan
plenamente, influyendo en forma regular en la gestión del Área de Abastecimiento. En el
Cuadro Nº 6 se aprecia el resumen respectivo del los Cuadros Nro. 1 al 5, y refleja que el
56.3% manifiesta que las políticas sí se desarrollan ocasionalmente; el 27% , no se realizan;
y el 16.7% frecuentemente.
65
b) Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de control influye en la Gestión que se lleva a cabo en el Área de Abastecimiento
CUADRO Nº 07Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la promoción de la eficiencia en las operaciones en el Área de Abastecimientos – 2002
4 8.3
26 54.2
18 37.5
48 100.0
PROMUEVE LA EFICIENCIAEN LAS OPERACIONES
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
37.5%
54.2%
8.3%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
66
Este se refiere a los controles que adopta la administración para asegurar que se ejecuten
las operaciones de acuerdo con el criterio de eficiencia que se refiere a la relación existente
entre la cantidad de los bienes y servicios producidos y los recursos utilizados para
producirlos (productividad), y su comparación con un estándar de desempeño establecido.
En el cuadro apreciamos que en esta institución más de la mitad de los encuestados
manifiesta que en el Área de Abastecimiento, específicamente en la Unidad de
Adquisiciones, se realiza ocasionalmente.
Con respecto a que si el Área de Abastecimiento promueve la eficiencia de las
operaciones, en el Cuadro Nº 7, el 37.5% de los encuestados manifiesta que lo realiza
frecuentemente, el 54.2% ocasionalmente y 8.3 % no realiza esta acción de Control. Por
consiguiente, en esta Universidad más de la mitad de los encuestados manifiesta que en el
Área de Abastecimiento se promueve la eficiencia de las operaciones ocasionalmente.
67
CUADRO Nº 08Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la promoción de la calidad en las operaciones en el Área de Abastecimientos - 2002
6 12.5
21 43.8
21 43.8
48 100.0
PROMUEVE LA CALIDADEN LAS OPERACIONES
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
43.8%
43.8%
12.5%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
Este objetivo se refiere a los controles que adopta la administración para asegurar que se
ejecuten las operaciones de acuerdo con el criterio efectividad que tiene relación directa con
el logro de los objetivos y metas programados.
En el Cuadro Nro. 8, se aprecia que 43.8% manifiesta que el Área de Abastecimiento,
específicamente la Unidad de Adquisiciones, promueve ocasionalmente la verificación de la
calidad; y el 43.8 % frecuentemente; y 12.5& nunca concreta esta acción.
68
CUADRO Nº 09Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la Promoción de la Economía en las Operaciones en el Área de Abastecimientos – 2002
9 18.8
21 43.8
18 37.5
48 100.0
PROMUEVE LA ECONOMÍAEN LAS OPERACIONES
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
Fuente: Encuesta de Investigación
69
Este se refiere a los controles que adopta la administración para asegurar que se ejecuten
las operaciones de acuerdo con el criterio de economía; es decir, se relaciona con la
adquisición de bienes y/o servicios en condiciones de calidad, cantidad apropiada y oportuna
entrega, al mínimo costo posible.
En el Cuadro Nº 9, se aprecia que el 43.8% manifiesta que el Área de Abastecimiento,
específicamente la Unidad de Adquisiciones, promueve la economía en las operaciones
ocasionalmente; el 37.5%, frecuentemente; y el 18.8% nunca promueve la economía.
70
CUADRO Nº 10Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Cumplimiento de leyes, reglamentos y normas en el Área de Abastecimientos – 2002
8 16.7
24 50.0
16 33.3
48 100.0
CUMPLIMIENTO DE LEYES,REGLAMENTOS Y NORMAS
Ocasionalmente
Frecuentemente
Siempre
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
33.3%
50.0%
16.7%
Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Fuente: Encuesta de InvestigaciónEste objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado y
políticas y procedimientos específicos, aseguran que el uso de los recursos públicos sea
consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, así como
concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental.
En el Cuadro Nº 10, se refleja que el 50.0% manifiesta que el Área de Abastecimiento
promueve, específicamente en la Unidad de Adquisiciones, frecuentemente el cumplimiento
de leyes y reglamentos; y el 33.3%, siempre promueve el cumplimiento de leyes y
reglamentos. Sumando estos dos porcentajes, se da una visión favorable, respecto al
referido cumplimiento.
71
c) Objetivo 3: Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de control incide en el Área de Abastecimiento.
CUADRO Nº 11Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre del Planeamiento de las actividades en el Área de Abastecimientos – 2002
3 6.3
29 60.4
16 33.3
48 100.0
PLANEAMIENTO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
33.3%
60.4%
6.3%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
De acuerdo con el análisis efectuado en las entrevistas realizadas al Personal
que brinda servicios en la Oficina de Logística de la institución estatal, el
planeamiento tiene una gran influencia en la obtención de resultados,
72
requiriéndose de una mayor difusión entre todos los empleados que laboran en
esta área para el mejor logro de los objetivos.
El Planeamiento se realiza, entre otras cosas, para tener pleno conocimiento de
la problemática del organismo y evitar que ocurran distorsiones en el Sistema;
por consiguiente, es la etapa más importante del proceso de Control. En el
Cuadro Nº 11, se aprecia que el 60.4% manifiesta que el Área de
Abastecimiento lo hace ocasionalmente; y el 6.3%, nunca lo concreta.
Es indispensable referir que este procedimiento abarca todas las etapas del
proceso de adquisiciones, iniciándose con la evaluación del Plan de
Adquisiciones, que contiene el detalle de los bienes y servicios que se deben
adquirir para ser asignados a las diversas dependencias y unidades de la
institución.
Sin embargo, considerando que la programación constituye “la columna
vertebral” del Sistema de Abastecimiento, este proceso no se realiza en el Área
de Abastecimiento, teniendo en consideración que la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones determina que dicha área es responsable de realizar tal
programación. Y, obviamente, esto trae como consecuencia que en algunos
casos se han entregado directamente los bienes a las unidades solicitantes sin
haber ingresado previamente al Almacén General, atentando contra las normas
de Control Interno. Así mismo, el proveedor ha facturado una cantidad que no
está de acuerdo con el cuadro comparativo y visto en apertura de sobres. El
aspecto que inciden fundamentalmente para que este Planeamiento sea
ejecutado de acuerdo con lo programado es la Asignación Presupuestal que
mensualmente distribuye el Ministerio de Economía y Finanzas a los organismos
del Sector Público de acuerdo con la disponibilidad fiscal, lo que muchas veces
retarda o posterga requerimiento de nuevas adquisiciones previstas.
73
d) Objetivo 4: Precisar si las estructuras de Control Interno permiten establecer el nivel de Gestión en el Área de Abastecimiento
CUADRO Nº 12Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Ambiente de Control: Integración del Personal y formación de valores éticos, en el Área de Abastecimientos – 2002
4 8.3
40 83.3
4 8.3
48 100.0
AMBIENTE DECONTROL INTERNO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Frecuencia Porcentaje
8.3%
83.3%
8.3%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
74
El Ambiente de Control está referido a cómo los órganos de dirección y de la
administración de una organización estimulan e influyen en su personal para
crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control.
En el Cuadro Nº 12, se aprecia que el Ambiente de Control se puede considerar
como regular, ya que ocasionalmente 83.3% manifiesta que permite la
integración del Personal y la formación de los valores. El 8.4 % se presenta
frecuentemente; y el 8.3%, nunca permite la integración del Personal y la
formación de valores éticos.
75
CUADRO Nº 13Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Ambiente de Control: Asignación de autoridad y responsabilidad en el Área de Abastecimientos – 2002
4 8.3
22 45.8
22 45.8
48 100.0
AMBIENTE DECONTROL
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
AMBIENTE DE CONTROL
FrecuentementeOcasionalmenteNunca
Po
rce
nta
je d
e E
ncu
est
ad
os
50
40
30
20
10
0
4646
8
Fuente: Encuesta de Investigación
El Ambiente de Control: asignación de autoridad y responsabilidad para que se establezcan
con claridad los nombramientos, dentro de la institución, su jerarquía y delegue facultades de
autorización congruentes con las responsabilidades asignadas.
El principio esencial en este aspecto consiste en que no se realice operación alguna sin la
aprobación de alguien específicamente autorizado para ello. Debe en todo caso existir
constancia de esta aprobación, con la posible excepción de actividades rutinarias de menor
importancia en que la aprobación claramente pueda entenderse como tácita.
En el Cuadro Nº 13, se refleja que el 46% de los encuestados considera que el Ambiente de
Control permite la asignación de autoridad y responsabilidad frecuentemente. Sumando
estos porcentajes afirmamos que sí permite la asignación de autoridad y responsabilidad. Y
76
el otro 46% considera que frecuentemente; por consiguiente, este aspecto influye
favorablemente en la gestión del Área de Abastecimiento. Asimismo, sólo el 8% manifiesta
que el Ambiente de Control no permite la asignación de autoridad y responsabilidad.
CUADRO Nº 14Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre la Evaluación del Riesgo en el Área de Abastecimientos – 2002
77
1 2.1
23 47.9
24 50.0
48 100.0
EVALUACION DERIESGO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuenteemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
EVALUACION DE RIESGO
FrecuenteementeOcasionalmenteNunca
Po
rce
nta
je d
e
En
cue
sta
do
s
60
50
40
30
20
10
0
5048
Fuente:
Encuesta de Investigación
La Evaluación del Riesgo consiste en la forma como la entidad identifica, analiza
y administra los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos. Definir y
aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las
78
desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer al
logro de los objetivos programados.
Aunque los riesgos son mínimos en el proceso de adquisiciones en el Área de
Abastecimiento, según el Cuadro Nº 14 apreciamos que el 50% frecuentemente
analiza y administra los riesgos; el 48%, ocasionalmente, lo cual sumando estos
dos porcentajes se podría afirma que es favorable, existiendo sólo cuando hay
cambio de Personal por razones de servicio y este no se encuentre capacitado;
no teniendo influencia en la elaboración de los Estados Financieros, ni en el
logro de los objetivos del Control Interno, por lo que el 8% manifiesta que nunca
se administran y analizan los riesgos.
CUADRO Nº 15Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
79
Administrativos Encuestados según opinión sobre la Actividad de Control Gerencial en el Área de Abastecimientos – 2002
45.8%
52.1%
2.1%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de InvestigaciónCon respecto a la Actividad de Control Gerencial que se refiere a las acciones
que realiza la institución para cumplir diariamente con las funciones asignadas,
las mismas que son favorables, ya que se efectúan revisiones de desempeño de
las labores, el procesamiento de la información computarizada y los controles
relativos a la protección y seguridad y, esto se demuestra según el Cuadro Nº 15
que refleja que el 52.1% manifiesta que lo realiza ocasionalmente; 45.8%
, frecuentemente. Sumando estos porcentajes se consideran favorables. Sólo el
2.1% manifiesta que nunca se realizan revisiones de desempeño de las labores
y el procesamiento de la información computarizada, etc.
CUADRO Nº 16Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
80
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Sistema de Información y Comunicación en el Área de Abastecimientos – 2002
1 2.1
35 72.9
12 25.0
48 100.0
SISTEMA DEINFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN
Mala
Regular
Buena
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
BuenaRegularMala
Po
rce
nta
je d
e E
ncu
est
ad
os+
80
60
40
20
0
25
73
Fuente: Encuesta de investigación
Consiste en los métodos y procedimientos establecidos por la administración para procesar
apropiadamente la información y dar cuenta de las operaciones de la entidad para fines de
toma de decisiones. En la institución del presente estudio el Sistema de Información y
Comunicación es regular, aunque ha sido mejorado en el Sector Público por el Sistema
Integrado de Información Financiera (SIAF-SP), accesible para todos los usuarios en las de
Presupuesto, Tesorería, Logística y Contabilidad , en el Nivel Central y en el nivel operativo;
81
pero hay algunas limitaciones. Según el Cuadro Nº 16, se aprecia que el 73% manifiesta
que el referido Sistema es regular; el 25 %, bueno, y sólo el 2% es malo.
CUADRO Nº 17
82
Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de TacnaAdministrativos Encuestados según opinión sobre Actividades de Monitoreo en el Área de
Abastecimientos – 2002
1 2.1
36 75.0
11 22.9
48 100.0
ACTIVIDADES DEMONITOREO
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
22.9%
75.0%
2.1%
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
Fuente: Encuesta de Investigación
Con relación a las Actividades de Monitoreo, ellas están referidas al proceso de
evaluación de calidad del Control Interno, permiten al sistema reaccionar en
forma inmediata, cambiando las circunstancias cuando así lo requieran. También
sirve para la identificación de controles débiles, insuficientes e innecesarios.
Esto se lleva a cabo con regulares resultados en el Área de Abastecimiento, ya
que de acuerdo con el Cuadro Nº 17 se aprecia que 75% lo realiza
ocasionalmente; y el 22.9%, ocasionalmente, ya que el que más predomina es
ocasionalmente. Y sólo el 2.1% nunca se desarrolla el proceso de evaluación de
la calidad del Control Interno.
83
Objetivo 4: Determinar si las acciones correctivas que se adoptan en esta forma de Control permiten optimizar los resultados de la Gestión del Área de Abastecimiento.
CUADRO Nº 18Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre Acciones Correctivas en el Área de Abastecimientos – 2002
1 2.1
12 25.0
35 72.9
48 100.0
ACCIONESCORRECTIVAS
Nunca
Ocasionalmente
Frecuentemente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
ACCIONES CORRECTIVAS
FrecuentementeOcasionalmenteNunca
Po
rce
nta
je d
e E
ncu
est
ad
os
80
60
40
20
0
73
25
Fuente: Encuesta de Investigación
84
La acción correctiva tiene por finalidad enmendar lo errado y las desviaciones
que se hubieren producido, rehaciéndose los planes y modificándose las metas.
Estas acciones correctivas se materializan cuando se detectan errores o
desviaciones en las labores que viene realizando el Personal, solucionándose
frecuentemente en forma inmediata tal como se refleja según el Cuadro Nº 18,
en el que el 73% manifiesta que así lo es; y el 25%, ocasionalmente.
Asimismo, en las observaciones que realizan los órganos de control, en mérito a
los hallazgos que hayan encontrado y dado a conocer al Personal responsable
para su solución, muchos de ellos están relacionados con el aspecto de
incremento de Personal, medios logísticos, capacitación e instrucción al
Personal y transgresiones a las Normas de Control. En el Área de
Abastecimiento las Acciones Correctivas. Sólo el 2.1 % manifiesta que no se
solucionan en forma inmediata.
85
CUADRO Nº 19Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Control Interno en el Área de Abastecimientos – 2002
13 27.1
23 47.9
12 25.0
48 100.0
Control Interno
Deficiente
Regular
Eficiente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
25.0%
47.9%
27.1%
Eficiente
Regular
Deficiente
FuenteEncuesta de Investigación
Para que los controles internos sean adecuados deben estar diseñados con medidas que se
toman para suministrar a la administración la seguridad de que todo está funcionando como
debe ser. Asimismo, el Control Interno se singulariza porque mientras el Control Interno
previo y concurrente está inmerso en el proceso de las operaciones y el diseño y aplicación
de los procedimientos de control previo y concurrente en el proceso de ejecución de las
86
operaciones, ello es fundamental para el funcionamiento del Control Interno. Merece indicar
que los objetivos del Control Interno son evaluados en la institución a través de estudios
planificados aplicados por la Auditoría. El rol gerencial es que con menos esfuerzos mejores
y menores recursos obtenga mejores resultados y adopte decisiones, medidas y normas
para verificar el cumplimiento. El eficiente funcionamiento del Control Interno debe destinarle
atención prioritaria a los Recursos Humanos y materiales y debe evitarse la duplicación de
funciones que no contribuyan a la ejecución de las actividades de manera eficiente y
obtenerse el logro oportuno de la metas y objetivos institucionales. En resumen, el propósito
del Sistema de Control Interno está orientado a la consecución de una gestión institucional
eficiente, efectiva y económica. Por lo antes referido, en esta Universidad, el Área de
Abastecimiento el Control Interno funciona regularmente porque el 47.9 de los encuestados
lo confirma, y el 25.5 manifiesta que es eficiente, y el 27.1 % indica que es deficiente; es
decir, un poco más de la cuarta parte de los encuestados.
87
CUADRO Nº 20Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann de Tacna
Administrativos Encuestados según opinión sobre el Control Interno en el Área de Abastecimientos – 2002
12 25.0
17 35.4
19 39.6
48 100.0
GESTION AREADE
ABASTECIMIENTO
Deficiente
Regular
Eficiente
Total
Nº Porcentaje
ENCUESTADOS
39.6%
35.4%
25.0%
Eficiente
Regular
Deficiente
Fuente: Encuesta de Investigación
Hay un regular planeamiento, coordinación, control y sobre todo la administración de las
adquisiciones constituye el problema más grave que actualmente tiene la Universidad, ya
que muchas de las compras se hacen sin programación alguna, trayendo negativas
consecuencias; es decir, la variable que afecta en forma negativa la gestión de adquisiciones
es la falta de planificación de compras. Y precisamente es lo que refleja el Cuadro Nº 20,
donde el 35.4% considera regular la gestión del Área de Abastecimiento, el 39.6 eficiente y
88
el 25% deficiente. Por lo antes referido, es indispensable que exista un Control Interno previo
y concurrente, coherente y adecuando, para que la gestión de la referida área fomente la
eficiencia, eficacia y economía en sus actividades con potencial humano necesario, recursos
materiales, y óptimos diseños operacionales.
3.2.2. DISCUSIÓN DE RESULTADOS
De acuerdo con los resultados estadísticos se detectó que el Control Interno realizado
por el personal del Área de Abastecimiento se presenta en forma regular, por cuanto no
se desarrollan óptimamente las políticas, objetivos y estructura del Control Interno.
Asimismo, se pudo constatar que una de las fallas del Control Interno en el Área de
Abastecimiento es producto de no contar con recursos humanos ni financieros, ni
materiales suficientes. Así como también que no se ejecuta una evaluación continúa
del personal y de sus actividades.
3.2.3 RESULTADOS DE LA CONTRASTACIÓN DE LA HIPÓTESIS
Considerando la hipótesis general y las específicas planteadas en el trabajo de
investigación con respecto al Control Interno, una de cuyas variables dependientes es la
Gestión del Área de Abastecimiento, en donde los ítems según sus indicadores fueron
tabulados con la aplicación del análisis estadístico en las encuestas efectuadas y se
puede afirmar que la referida Gestión adolece de ciertas deficiencias y se requiere de la
necesidad de la aplicación de un Control Interno coherente y adecuado para fomentar el
desarrollo de sus actividades, específicamente en la administración de las adquisiciones
en forma coherente y armoniosa para el logro de las metas propuestas por la entidad.
Los controles internos inadecuados pueden ocasionar pérdidas al permitir que la
administración utilice información errónea y no pueda tomar decisiones acertadas.
CONTRASTACIÓN DE LA HIPÓTESIS
89
8 5 13
66.7% 29.4% 27.1%
4 8 11 23
33.3% 47.1% 57.9% 47.9%
4 8 12
23.5% 42.1% 25.0%
12 17 19 48
100.0% 100.0% 100.0% 100.0%
Nº
%
Nº
%
Nº
%
Nº
%
ControlInterno
Deficiente
Regular
Eficiente
Total
Deficiente Regular Eficiente
Gestión Area de Abastecimiento
Total
Dado que el pvalor es menor que 0.05, entonces se rechaza la hipótesis nula y se concluye:
Hipótesis Estadística
1º) Formulación de hipótesis
Hipótesis nula: Ho : El Control Interno y la Gestión en Área de Abastecimientos no están
relacionadas.
Hipótesis alterna: “
H1 : El Control Interno y la Gestión en Área de Abastecimientos están
relacionadas.
2º) Nivel de significancia = 0.05
3º ) Conclusión: Dado que el pvalor es menor que 0.05, entonces se rechaza la hipótesis nula y se concluye
“Existe grado de relación entre la Gestión del Área de Abastecimiento y el control interno”.
Es decir, en el siguiente cuadro se observa que hay una tendencia que ilustra que cuando el
Control Interno es deficiente es posible que la Gestión deL Área de Abastecimiento es
deficiente.
Pero si el Control Interno es regular o eficiente, entonces la Gestión también será regular o
eficiente.
Cabe referir que la Variable Control Interno y Gestión del Área de Abastecimiento están
relacionadas o son dependientes.
90
Control Interno
EficienteRegularDeficiente
Po
rce
nta
je
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Gestión
Deficiente
Regular
Eficiente
42
58
24
47
2933
67
91
CAPÍTULO IV
PROPUESTAS PARA MEJORAR LOS ACTUALES
PROCESOS OPERATIVOS
4.1. PROPUESTAS INMEDIATAS
4.1.1. Formulación de un Manual de Procedimientos como complemento del
Manual de Organización y Funciones.
a. Fundamentación
Esta propuesta está relacionada con el Objetivo I planteado y tiene
relación con la política Institucional respecto a la necesidad del
planeamiento, previsión y anticipación a los hechos que afecten el
normal desarrollo de las funciones que se ejecuten en el Área de
Abastecimiento de la Oficina de Logística, ya que nos permite cumplir en
forma pormenorizada y frecuencial las etapas por las que pasan
determinadas acciones de la institución.
Como se indica, existe el Manual de Organización y Funciones muy
genérico, lo cual origina muchas veces interpretaciones erróneas o
distorsiones en su aplicación. Por este motivo se considera de gran
utilidad la formulación de un Manual de Procedimientos del Área de
Abastecimiento que señale los procedimientos, en forma detallada, de
todos los procesos que se realizan.
El Manual propuesto debe estar permanentemente actualizado y servirá
de guía a todo el Personal que labora en esta área y será, a su vez,
como un elemento de instrucción para los que se incorporen a este
organismo.
b. Contenido
Este Manual contendrá principalmente lo siguiente:
La misión del Área de Abastecimiento
Las fases del control en el Área de Abastecimiento
Los procedimientos específicos en cada una de dichas fases
Las responsabilidades de los elementos de ejecución del Área de
Abastecimiento
92
La coordinación entre el Personal que interviene en este proceso.
4.1.2. Elaboración de una Directiva de Procedimientos Operativos de Control
Interno
a. Fundamentación
El contar con una Directiva de Procedimientos Operativos de Control
Interno está vinculado con el Objetivo I referente a la Política de Control
y Supervisión y al Objetivo II en cuanto a la gestión que se realiza en
dicha área.
Las normas dadas sobre Control Interno se encuentran en diversos
dispositivos separados y muchas veces no son concordantes.
La finalidad de la Directiva es resumir en un solo documento, en forma
precisa y detallada, lo que debe realizar cada órgano de Control en sus
diversas fases.
La ventaja de una Directiva, además de ser ágil: puede ser variada y
actualizada en cualquier momento que se requiera por el Jefe del Área
de Abastecimiento, sin tener que recurrir a una Resolución Directoral, lo
que sí ocurre en el caso de los manuales por ser aprobados éstos en
ese nivel.
b. Contenido
Esta Directiva contendrá lo siguiente:
- Del objeto de la Directiva, para que el personal conozca sus
funciones
- La finalidad que se persigue
- El alcance para determinar quiénes están obligados a cumplirla
- La base legal en que se sustenta
- La situación del departamento
- Disposiciones generales, en las que se dicten normas comunes a
todos los órganos
- Disposiciones específicas, para cada acción de control en particular.
- Disposiciones complementarias, en caso de ser necesarias.
93
4.1.3. Implementar diseños operacionales para una adecuada planificación de
adquisiciones
De acuerdo con la Ley de Contratación y Contrataciones del Estado, se
indica que el Área de Abastecimiento es la responsable de la elaboración del
Plan Anual de Adquisiciones. Si no se desarrolla una adecuada planificación
de compras, se puede exceder en compras improvisadas, lo cual no sólo
contravienen dichas normas sino que afecta la adquisición de futuros bienes
que se encuentran en el Plan de Adquisiciones.
Igualmente, toda adquisición debe seguir un estricto proceso, el mismo que
concluye con el internamiento en el Almacén General y su posterior entrega
al órgano solicitante, movimientos que deben quedar registrados en los
respectivos libros y tarjetas con que cuenta el Almacén, los mismos que
servirán posteriormente para la elaboración de los estados financieros.
Las necesidades que demandan la realización de ciertos operativos
especiales no previstos deben estar incluidos en el Plan de Contingencia
que se formule para atender estos casos no considerados dentro del
Presupuesto Ordinario otorgado a la institución, de esta forma no se afecta
el presupuesto inicial.
4.1.4. Capacitación Técnica de los Recursos Humanos
La capacitación señalada está relacionada con el cumplimiento del Objetivo
V, por ser el elemento humano el que ejecuta todas las acciones de control
planeadas con anticipación.
El rendimiento del Personal será mayor cuando junto a los conocimientos
técnicos que se impartan proporcione los medios necesarios para el
incremento de su productividad.
Esta capacitación deberá efectuarse obligatoriamente en forma anual, y en
cualquier momento cuando existan cambios de normas y se efectúe rotación
del Personal por necesidad del servicio; asimismo, debe ser impartida por
94
elementos ajenos a la institución, pero que formen parte de los Órganos
Directrices de Control.
4.2.PROPUESTAS PARA UNA MEJOR ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS.
Estas dos propuestas que se mencionan a continuación están orientadas a alcanzar
el Objetivo III planteado:
1. Que se implemente un Plan Estratégico para fortalecer el Planeamiento:
Se comparta responsabilidades
Se establezcan mecanismos de coordinación
Se prioricen previsiones
Que cada entidad emita sus propias normas con sujeción a las normas
generales.
Que actúen a manera de prisma que refracta y difunde la acción normativa
genérica de las leyes a procesos técnicos, normados y que se normen en el
futuro.
Estas Normas Generales constituyen, entonces:
. Amalgama o ligazón que actúa, tanto vertical como horizontalmente
. Instrumentos de medición de la eficiencia de las acciones de Abastecimiento
. Pautas Orientadoras
95
CONCLUSIONES
1. Con relación al proceso de Control Interno del Área de Abastecimiento, las políticas
utilizadas en dicho control son coherentes, pero no se cumplen plenamente,
influyendo regularmente en el trabajo que se efectúa; por lo que resulta
indispensable que cuente con un Manual de Procedimientos para su ejecución.
2. Los objetivos que se establecen para el Control Interno se alcanzarían en forma
satisfactoria, lo cual permitiría que el Área de Abastecimiento sea la adecuada
conforme a lo esperado, siempre y cuando se adecuen a las normas de adquisición
del Estado.
3. El planeamiento que incide en el proceso de Control Interno y optimización en el
Área de Abastecimiento, a fin de ayudar a la gestión de la organización, tiene gran
influencia en la obtención de resultados, ya que se tiene pleno conocimiento del
organismo y se evita que ocurran distorsiones en el sistema; por consiguiente, es la
etapa más importante del proceso de control. Sin embargo, en el Área de
Abastecimiento de la Universidad no se cumple a cabalidad.
4. Las estructuras existentes para implantar el Control Interno se encuentran
establecidas a nivel del Área de Abastecimiento, siendo los resultados
medianamente favorables, lo que influye en la gestión administrativa que se realiza
debido principalmente al ambiente de control, recursos materiales y humanos.
5. La inmediatez de las acciones correctivas ejecutoras en el Control Interno es
permanente, se subsana rápidamente para superar las deficiencias que existen, lo
cual permite que la gestión administrativa no tenga inconvenientes durante su
desarrollo.
96
RECOMENDACIONES
1. Que se elabore un Manual de Procedimientos acorde con el Manual de Organización
y Funciones existente, donde se señalen las políticas a seguir en el proceso de
adquisiciones y las responsabilidades funcionales en cada una de sus etapas,
determinándose en forma precisa la racionalización de las adquisiciones de
conformidad a lo presupuestado.
2. Que se formule una Directiva de Procedimientos Operativos de Control Interno,
detallándose las acciones que deben desarrollar cada uno de los elementos que
conforman esta área de acción de conformidad con las normas que rigen en ese
momento, incidiendo principalmente en la reorganización de la unidad de
Adquisiciones con óptimos diseños operacionales con uso de Tecnología y Recursos
Humanos suficientes para promover la calidad, eficiencia y economía en las
operaciones.
3. Que se implanten planes de contingencia ante la presentación de necesidades de
casos imprevistos, racionalizando las adquisiciones de conformidad con lo
presupuestado. El Control Interno debe tener en cuenta estas variaciones en la
evaluación posterior de los resultados.
4. Que se establezca una forma de monitorear la aplicación gradual del conjunto de
planes, métodos, procedimientos y otras medidas para ofrecer seguridad en la
entidad en el aspecto de control, de riesgo, de actividad de control gerencial, a fin de
lograr eficiencia en el Área de Abastecimiento.
5. Que, a fin de dar mantenimiento y aplicación a las acciones correctivas, se capacite
al Personal que ingrese a laborar en el Área de Abastecimiento antes de iniciar sus
funciones, y periódicamente a todo el Personal con la finalidad de optimizar su
rendimiento para beneficio de la Institución, evitando así que se tomen medidas
correctivas durante el desempeño de sus labores, en especial al Personal
profesional.
97
BIBLIOGRAFÍA
VICTORIANO CASTAÑEDA, SANTOS, Manual De Abastecimiento De Bienes Y
Servicios, 2003
INSTITUTO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. INAP, Sistema de Abastecimiento,
1993.
CPC. ALVAREZ ILLANES, JUAN. Formulación de Estados Financieros y
Presupuestarios en el Sector Público y Gobiernos Locales, 2001.
CPC. ALVAREZ ILLANES, JUAN, Auditoría Gubernamental. Edición 2002.
ALVARADO MAIRENA. JOSE. Gestión Presupuestaria del Estado 2000. Lima-Perú.
PERÚ: CONGRESO CONSTITUYENTE DEMOCRÁTICO. Constitución Política del
Perú – 1993.
PERÚ: MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS. Ley Nº 27210. Ley del Equilibrio
Financiero el Sector Público para el 2000.
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