UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO MONAGAS

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA

MATURÍN / MONAGAS / VENEZUELA

ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA EL

DESARROLLO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE

MERCANCÍA DE LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.

MATURÍN, ESTADO MONAGAS

TUTOR ACADÉMICO: ELABORADO POR:

Lcda. Maira Vargas Br. Salazar M., Yosmarys C.

17.241.330

Trabajo de Grado, Modalidad Pasantía, presentado como requisito

parcial para optar al título de: Licenciado en Contaduría Pública.

Maturín, Noviembre de 2008.

DEDICATORIA

Quiero dedicarle este logro especialmente a mis padres Betzaida

Medina de Salazar y José Gregorio Salazar, quienes fueron el pilar

fundamental para ir logrando cada una de las metas que me he trazado en la

vida, siendo esta la mas importante, reconociéndoles todo el esfuerzo y

apoyo que me han brindado hasta ahora, orientándome, protegiéndome y

guiándome por el camino que debo seguir para alcanzar todas mis metas y

ser una persona exitosa en la vida. Este logro es de ustedes, ¡Te Amo mami,

Te amo Papi!

A mis amigas y compañeras de estudio la Migse, la Zore, Karelis,

Vanessa y Anais, por todo lo que hemos compartido juntas, por estar

siempre allí cuando más las necesito. ¡Las quiero!

A Anita y a Laura este triunfo también es para ustedes amigas.

Yosmarys Salazar

ii

AGRADECIMIENTO

A Dios Todo Poderoso por guiarme y mostrarme el camino correcto

cada día de mi vida.

A la Universidad de Oriente, por abrirme sus puertas, y darme la

oportunidad de realizar mis estudios en ésta institución.

A la Empresa Conexsa Oriente, S.A., por permitirme realizar mi

trabajo de grado en sus instalaciones. Así como a todas las personas que

laboran en la misma.

A la Lcda. Maira Vargas por su enorme colaboración, apoyándome

siempre y ofreciéndome sus conocimientos para el desarrollo de este trabajo.

A la Lcda. Ana Parra, por su asesoría y entendimiento, ayudándome

en todo lo que era necesario.

A la Ing. Luxgenys Millán, por prestarme su valiosa colaboración en

todo momento.

A mis compañeros y amigos Vanessa López, Anais Rossi, Karelis

León, Ana Rodríguez, Migselis Arbelaez, Zoreilys López, Laura y Harold

Pastrano por todo su apoyo y compañía en los momentos que mas los he

necesitado, gracias amiguitos por estar siempre conmigo los quiero mucho.

A todas aquellas personas que de una u otra manera colaboraron con

mi formación y capacitación como profesional y aquellas que me orientaron y

apoyaron en la realización de este trabajo de grado. GRACIAS!

iii

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO MONAGAS

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA

MATURÍN / MONAGAS / VENEZUELA

ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA EL

DESARROLLO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE

MERCANCÍA DE LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.

MATURÍN, ESTADO MONAGAS

Aprobado por:

_______________________Lcda. Maira VargasAsesor Académico

____________________ __________________ Lcda. Joswmar Franco Lcdo. Nóguel Rodríguez JURADO JURADO

Maturín, Noviembre de 2008.

iv

UNIVERSIDAD DE ORIENTENÚCLEO MONAGAS

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVASDEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA

MATURÍN / MONAGAS / VENEZUELA

ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS PARA EL DESARROLLO DE LAS OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE

MERCANCÍA DE LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.MATURÍN, ESTADO MONAGAS

Autor:Br. Salazar M., Yosmarys C.Tutor Académico: Lcda. Maira Vargas

RESUMEN

El objetivo de la presente investigación fue Analizar los Procedimientos que se realizan para el desarrollo de las Operaciones de Compra y Venta de Mercancía en la Empresa Conexsa Oriente, S.A. Maturín, Estado Monagas. Con el propósito de obtener la información necesaria se precisaron los objetivos específicos dirigidos a: Conocer las actividades que se desarrollan en la Gerencia de Operaciones conjuntamente con la Gerencia de Ventas de la Empresa Conexsa Oriente, S.A. Describir los procedimientos necesarios para la ejecución de las operaciones de compra y venta de mercancía. Evaluar el sistema de control interno administrativo en las Gerencias de Operaciones y Ventas a través de los diferentes métodos. Analizar los resultados obtenidos de la evaluación realizada a los procedimientos de compra y venta de mercancía. Este trabajo estuvo enmarcado en la modalidad de campo y documental, nivel descriptivo, con una población conformada por Diez (10) personas. Para recaudar la información, se diseñó y aplicó un instrumento tipo cuestionario del cual se obtuvieron los datos que posteriormente fueron tabulados y analizados, entre las conclusiones se obtuvo que: La empresa no cuenta con un manual de sistemas y procedimientos administrativos y contables, el cual es importante para el desarrollo de las actividades diarias. Se sugiere la elaboración de un manual de sistemas y procedimientos administrativos y contables.

Descriptores: Análisis, Procedimientos, Control interno.

v

ÏNDICE GENERAL

Pág.

Dedicatoria …………………………………………………………………

Agradecimiento…………………………………………………………….

Aprobación del Jurado…………………………………………………….

Resumen…………………………………………………………………….

Índice General ……………………………………………………………..

Introducción …………………………………………………………………

FASE I:

ASPECTOS GENERALES O GENERALIDADES

Objetivos de la Investigación …………………………………………….

Objetivo General……………………………………………………….

Objetivos Específicos………………………………………………….

Características Organizacionales De La Empresa………………………

Reseña Histórica De La Empresa …………………………………..

Misión de Conexsa Oriente, S.A…..…………………………………

Visión de Conexsa Oriente, S.A………………………………………

Política de Calidad de de Conexsa Oriente, S.A…………………..

Objetivos de Conexsa Oriente, S.A…………………………………..

Estructura Organizativa de de Conexsa Oriente, S.A……………..

FASE II.

DESARROLLO DEL ESTUDIO

Actividades que se desarrollan en al Gerencia de Operaciones

conjuntamente con la Gerencia de Ventas de la Empresa Conexsa

Oriente, S.A…………………………………………………………………..

Procedimientos necesarios para la ejecución de las operaciones de

compra y venta de mercancía……………………………………………...

Sistema de control interno administrativo en los Departamento de

ii

iii

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1

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5

5

5

5

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7

7

8

10

10

13

vi

Operaciones y Ventas a través de los diferentes métodos……………

Resultados obtenidos de la evaluación realizada a los procedimientos

de compra y venta de mercancía………………………………………...

FASE III

CONSIDERACIONES FINALES

Conclusiones………………………………………………………………..

Recomendaciones…………………………………………………………..

Definición de Términos…………………………………………………….

Bibliografía…………………………………………………………………

Anexos………………………………………………………………………...

24

28

33

33

34

37

40

42

vii

INTRODUCCIÓN

La mayoría de las empresas buscan siempre mejorar el desarrollo de

sus funciones y lograr de esta manera eficiencia y eficacia en sus

operaciones, para así maximizar sus utilidades como objetivo principal. Para

una organización saber si realiza de manera correcta sus operaciones

generalmente acude a las revisiones y evaluaciones, ya que, a través de las

mismas se evalúan todos los procedimientos que se realizan en los

diferentes departamentos a fin de indagar si existen anomalías y de ser así,

determinar el origen para corregirlas.

Las empresas deben contar con una herramienta eficaz para saber si

sus operaciones tienen un buen rumbo, siendo observadas y evaluadas por

personas ajenas o pertenecientes a ellas, las cuales persiguen como objetivo

conseguir y corregir los errores en los procedimientos de las operaciones.

Actualmente las organizaciones siempre quieren mejorar sus operaciones, a

través de un buen control interno, no descuidando detalles, ya que,

pequeños errores que se presenten pueden ocasionar al final grandes

consecuencias.

El control interno es unos de los aspectos más importantes, éste

comprende la organización, políticas y procedimientos para el desarrollo de

las operaciones y busca promover el cumplimiento de las responsabilidades

asignadas para el logro de los objetivos de la empresa. Una estructura de

control interno sólida es fundamental para obtener la eficiencia y economía

en las operaciones realizadas en cada uno de los departamentos de la

entidad, aunque ésta no garantiza por si misma una gestión eficiente, ni

puede estar libre de errores e irregularidades.

1

Dentro de los departamentos más importantes que tiene una

organización encontramos los de compra y venta, ya que en los mismos es

donde se invierte la mayor cantidad de dinero, además de ser el motor

fundamental a través de los cuales las empresas obtienen sus utilidades.

Estos departamentos deben tener un buen manejo y control, y una de las

maneras más idóneas de evaluar si se están cumpliendo con los

procedimientos de forma correcta es mediante de evaluaciones periódicas.

Conexsa Oriente, S.A. es una empresa de tipo comercial, ya que, su

principal actividad es la compra y venta de mercancía. El encargado de

realizar, supervisar y controlar que dichas operaciones se realicen de la

mejor manera, es la Gerencia de Operaciones, conjuntamente con la

Gerencia de Ventas, estos tienen como objeto contribuir a que los procesos

de atención al cliente se realicen de forma oportuna, así mismo desarrollar

las estrategias de mercadeo y ventas de todos los productos que ofrece la

compañía.

El trabajo que se presentará a continuación, buscó analizar los

procedimientos realizados para el desarrollo de de las operaciones de

compra y venta de mercancía de la Empresa Conexsa Oriente, S.A.

El presente trabajo está estructurado de la siguiente manera:

FASE I: En la cual se describe el entorno empresarial donde se

realizaron las pasantitas, los objetivos desarrollados, así como también las

técnicas de recolección de información y las características organizacionales

de la institución.

2

FASE II: En esta fase se presenta el análisis de cómo se controla todo

el movimiento de entrada y salida de mercancía de acuerdo a las actividades

que se realizan dentro de la Gerencia de Operaciones y de Venta, para

mejorar los procedimientos de las operaciones de Compra y Venta.

FASE III: En esta última fase se desarrollaron las conclusiones y

recomendaciones de acuerdo a la investigación realizada. Así mismo se

presentan la definición de términos, la bibliografía utilizada para la

elaboración del presente informe, y los anexos respectivos que sirven para

sustentarlos.

3

FASE I

ASPECTOS GENERALES O GENERALIDADES

La Empresa Conexsa Oriente, S.A. tiene como actividad económica la

compra y venta de suministros, materiales y equipos de ferretería industrial.

Estas actividades de compra y venta son generalmente realizadas por el

departamento de operaciones el cual sigue una serie de procedimientos y

tiene por finalidad recibir, analizar y revisar la información del área de

operaciones. Así mismo, atender los diferentes requerimientos del

departamento de ventas en cuanto al suministro de materiales y otros rubros

ubicados en almacén, recibiéndolos, clasificándolos, despachándolos e

inventariándolos para satisfacer necesidades de dichas unidades.

La Gerencia de Operaciones es primordial para el control de las

operaciones de compra y venta y para que estas se realicen de una manera

eficiente. Esta Gerencia tienen como función principal controlar, dirigir y

supervisar la entrada y salida de mercancía, esto engloba todas las

operaciones relacionadas con la compra y venta de mercancía, debido a las

múltiples funciones que allí se realizan surge la necesidad de establecer una

gerencia que se encargue exclusivamente de las compras y otro paralelo a

este, que ya existe dentro de la organización que se encargue de las ventas,

siendo la Gerencia de Operaciones el que brinde un punto de equilibrio entre

ambos y de esta forma se lograría una mejor eficiencia en las operaciones.

A través de la elaboración de este proyecto se persigue realizar un

análisis en la Gerencia de operaciones y en la Gerencia de ventas de la

Empresa Conexsa Oriente, S.A. con la finalidad de optimizar los

procedimientos administrativos realizados para el desarrollo de las

operaciones de compra y venta de mercancía.

4

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

OBJETIVO GENERAL

Analizar los Procedimientos que se realizan para el desarrollo de las

Operaciones de Compra y Venta de Mercancía en la Empresa Conexsa

Oriente, S.A. Maturín, Estado Monagas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Conocer las actividades que se desarrollan en la Gerencia de

Operaciones conjuntamente con la Gerencia de Ventas de la Empresa

Conexsa Oriente, S.A.

Describir los procedimientos necesarios para la ejecución de las

operaciones de compra y venta de mercancía.

Evaluar el sistema de control interno administrativo en las Gerencias

de Operaciones y Ventas a través de los diferentes métodos.

Analizar los resultados obtenidos de la evaluación realizada a los

procedimientos de compra y venta de mercancía.

CARACTERÍSTICAS ORGANIZACIONALES DE LA EMPRESA

Reseña Histórica de la Empresa

CONEXSA ORIENTE, S.A. Fue creada el cuatro (04) de Septiembre

de 2002, es una empresa que nace a raíz del desarrollo industrial imperante

5

en la Región Oriental, es por ello que se ha preparado durante una larga

trayectoria para cubrir las demandas existentes de la misma.

El objeto de la empresa es la explotación del ramo relacionado con la

compra y venta de Conexiones para la Industria Petrolera.

La inexistencia de empresas dedicadas a la venta de diferentes

materiales a la Industria Petrolera conlleva a los fundadores de CONEXSA

ORIENTE, S.A. a desarrollar sus actividades en el oriente del país, la cual

tiene como política principal ofrecer a todos sus clientes un servicio de

distribución de Conexiones Soldables, Conexiones Roscadas (de acero al

carbón, acero inoxidable, hierro negro y aleados), al igual que bridas,

válvulas petroleras, conexiones de acero inoxidable para instrumentación,

tuberías de acero al carbono en diversos diámetros y shedules, mangueras y

correas industriales, conexiones hidráulicas para baja y alta presión,

espárragos petroleros, herramientas y accesorios varios. Toda esta línea de

productos regida por las normas internacionales, ofreciéndoles certificados

de calidad para garantizarles la los compradores la calidad óptima del

producto.

Por su capacidad técnica y competitiva comercial, posee una alta

experiencia de ventas a renombradas Empresas de la Industria de Gas y

Petróleo en Venezuela, en tal sentido su filosofía es la de conformar equipos

de trabajo con el cliente a fin de optimizar los resultados.

Misión de Conexsa Oriente, S.A.

“Ofrecer un excelente servicio en la distribución de insumos

industriales a través de una gama de productos de alta calidad acorde a los

6

cambios del mercado para cubrir las necesidades en las operaciones de la

industria. Así mismo un excelente servicio post-venta”.

Visión de Conexsa Oriente, S.A.

“Ser una empresa líder a nivel nacional como proveedor confiable de

insumos para la industria. Con apertura de nuevas sucursales, además de

contar con un personal calificado que lideren y garanticen la eficiencia de las

operaciones, satisfaciendo totalmente a nuestros clientes”.

Política de Calidad de Conexsa Oriente, S.A.

“Nuestra empresa se dedica a la comercialización de productos de alta

calidad, elaborados por fabricantes que aplican normas internacionales de

aseguramiento de la calidad y nos enfocamos en la satisfacción total de

nuestros clientes, así como en las mejoras continuas de nuestros procesos”.

Objetivos de Conexsa Oriente, S.A.

Atender a clientes y proveedores.

Supervisar y controlar la mercancía despachada contra la que está en

existencia.

Establecer métodos de trabajo, registro y control.

Supervisar y controlar el retiro de las empresas proveedoras, los

materiales y equipos adquiridos por la empresa.

Supervisar el funcionamiento operativo de de las unidades de

transporte.

7

Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad integral

establecidos.

Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.

Realizar cualquier otra actividad que le sea asignada y que sea

inherente a Conexsa.

Estructura Organizativa de Conexsa Oriente, S.A.

Conexsa Oriente, S.A. es una empresa que está conformada por

cuatro (04) gerencias, identificadas como: Gerencia General, administración

y recursos humanos, Operaciones y Ventas. Las pasantías fueron realizadas

en la gerencia de Administración y Recursos Humanos, desarrollando el

cargo de auxiliar contable siendo objeto de estudio las Gerencias de

Operaciones y Ventas.

La Gerencia de Administración y Recursos Humanos tiene por

finalidad planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos administrativos y

económicos de la empresa; proyectos y acciones financieras encaminadas a

la obtención de resultados positivos para la empresa. Prepara los planes y

presupuestos financieros de la empresa. Así mismo, será responsable de la

administración de los subsistemas de Recursos Humanos de la organización,

buscando procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continuo.

Funciones y actividades que se desarrollan en la Gerencia de

Administración y Recursos Humanos:

Emitir facturas al cliente y velar que estas cumplan con los requisitos del

Seniat.

Realizar seguimiento a las cuentas por cobrar.

8

Manejar y controlar Caja Chica.

Controlar el proceso de solicitudes de solvencias administrativas y pago

de impuestos fiscales.

Facilitar todo el flujo de información contable.

Elabora informes financieros de la situación

Controlar la aplicación de las Retenciones de Impuesto sobre la Renta

(I.S.L.R) Y Retenciones deL Impuesto al Valor Agregado (I.V.A).

A continuación se presenta el organigrama de CONEXSA ORIENTE,

S.A. Sede Principal Maturín.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA CONEXSA ORIENTE, S.A.Gerente General

Gerente de Administración y RRHH

Gerente de Ventas Gerente de Operaciones

Asesor Jurídico

Asesor Contable

Asesor Externo(Gerencial)

Asesor de Sistemas

Auxiliar de Contabilidad

Asistente Administrativo Representantes de

Ventas(4)

Mantenimiento

Almacenista

Auxiliar de

Almacén

Chofer(3)

Asistente de Operaciones

Analista de RRHH

Auxiliar Administrativo

9

Fuente: Gerencia de Administración y Recursos Humanos, Año 2008.

10

FASE II

DESARROLLO DEL ESTUDIO

A continuación se presentan el desarrollo de los objetivos planteados

en la investigación.

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN LAS GERENCIAS DE

OPERACIONES CONJUNTAMENTE CON LA GERENCIA DE VENTAS DE

LA EMPRESA CONEXSA ORIENTE, S.A.

Gerencia de Operaciones

La Gerencia de Operaciones en la empresa Conexsa Oriente, S.A. es

la encargada de realizar las operaciones de compra de mercancía, la cual

tiene por finalidad recibir, analizar y revisar la información del área de

operaciones, con el objeto de contribuir a que los procesos de atención al

cliente se realicen de manera oportuna, así mismo, atender a los diferentes

requerimientos de la Gerencia de Ventas en cuanto al suministro de

materiales y otros rubros ubicados en almacén, recibiéndolos,

clasificándolos, despachándolos e inventariándolos para satisfacer las

necesidades de dichas unidades

Para llevar a cabo su propósito y finalidad esta gerencia tiene como

función realizar las siguientes actividades:

Entregar materiales y realizar nota de entrega que se envía a la

gerencia de administración para ser facturada.

Chequear que la carga del camión, sea, la que está facturada

debidamente con sus soportes.

11

Verificar la codificación y registro de mercancía que ingresa al

almacén.

Elaborar la programación anual de las adquisiciones, para la dotación

del almacén.

Supervisar la clasificación y organización de la mercancía en el

almacén.

Revisar y supervisar la elaboración de órdenes de compra para la

adquisición de materiales.

Supervisar los niveles de existencia de inventario.

Mantener actualizados los sistemas de registro.

Supervisar la selección de materiales y equipos en cuanto a

identificación, tipo y calidad.

Supervisar y controlar el sistema de certificado de calidad de los

productos y materiales.

Revisar, firmar y consignar inventarios en almacén.

Llevar el control de la contabilidad de requisiciones.

Velar por el estado y mantenimiento de los vehículos.

Facilitar códigos al analista contable para ser cargados en el Sistema

Contable Computarizado (Saint).

Proponer y supervisar la ejecución de mejoras en la planta física de la

empresa, así como en las unidades de transporte.

Supervisar el funcionamiento, saneamiento de las instalaciones de la

empresa.

Gerencia de Ventas

Los representantes de ventas tienen como responsabilidad identificar

prospectos, convertirlos en oportunidades, clientes leales y finalmente

12

voceros. Estos deben estar en la capacidad de desarrollar propuestas

sumamente innovadoras y eficaces para el incentivo y soluciones de lealtad,

enfocados a la fuerza de ventas, canales y consumidores de las empresas.

Igualmente deben obtener nuevos negocios, cumplir los propuestos y

asegurarse que todas las necesidades del cliente sean alcanzadas.

Las actividades realizadas por la gerencia de ventas son las

siguientes:

Identificar, negociar y cerrar negocios con clientes potenciales.

Alcanzar y exceder ventas establecidas y objetivos de desarrollo

comercial.

Manejar el ciclo de proceso de ventas para satisfactoriamente vender

y entregar soluciones a los clientes.

Desarrollar modelos financieros, incluyendo el pronóstico y el análisis

de márgenes.

Desarrollar fuertes relaciones profesionales con clientes fijos y con

clientes potenciales.

Diseñar e implementar planes de mercadeo específico para cada uno

de los productos ferreteros a fin de lograr consolidar la venta en el sector

industrial de la zona geográfica asignada.

Establecer herramientas para calcular el potencial de mercado y

definir los mejores objetivos para el desarrollo de cada producto.

Responder las cotizaciones solicitadas dentro de las 24 horas

siguientes.

Identificar nuevas oportunidades y generar ventas recurrentes a

clientes existentes.

13

Conducir citas periódicas con los clientes para darles reporte de los

procesos y sugerir nuevos pasos y recomendaciones generales.

Liderar la estrategia de negociación comercial con las empresas de la

zona.

Exceder las expectativas de los clientes.

Trabajar conjuntamente con la Gerencia de Operaciones para proveer

respuestas a tiempo a los requerimientos de los clientes.

Asegurarse que los pedidos de los clientes sean liberados y

entregados conforme a la solicitud de pedido

Desarrollar campaña de relaciones públicas, mediante visitas a

clientes y proveedores de la zona.

Prestar apoyo en la planificación, la coordinación de logística y la

participación en ferias y exposiciones de los productos de la empresa.

Desarrollar y sostener la imagen de marca de calidad constante y la

presencia de la empresa en la zona.

Preparar conjuntamente con la Gerencia de Administración y

Recursos Humanos y de Operaciones los documentos y recaudos

necesarios, para que la empresa intervenga en procesos licitatorios con

las empresas contratistas y PDVSA.

PROCEDIMIENTOS NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS

OPERACIONES DE COMPRA Y VENTA DE MERCANCÍA.

Bases del Control Interno de Compras

Perdomo (1997), indica que las bases del control interno de compras

son las siguientes:

14

Requisición de compra: cuando se necesitan las mercancías,

materiales, entre otros. Se formula una requisición de compras por

triplicado, numeradas progresivamente, donde constará cantidad, clase,

calidad y especificación de las mercancías, materiales, etc., ahora bien, el

original es para el departamento de compras, duplicado para archivo o

contabilidad y triplicado para el departamento que la emitió.

Autorización de compra: en ocasiones, resulta práctico que el

departamento de finanzas o funcionario de alta gerencia, autorice cada

compra, formando la requisición correspondiente, generalmente para

efectos del control de presupuesto.

Cotización de precios de compra: el departamento de compras, una

vez recibido autorizada la requisición de compra, consulta su archivo de

proveedores, donde determinara nombre, dirección, precios, condiciones,

entregas fechas, así como la información necesaria para formular la

orden de compra y pedido al proveedor seccionado.

Orden de compra y pedido al proveedor: una vez seccionado el

proveedor, se procede a formular la orden de compra o pedido al

proveedor, donde se anotara el nombre, dirección, condiciones, fechas

del pedido, entrega, etc., así como la cantidad, clase, calidad, precios,

etc.

Ahora bien, el departamento de compras emite la orden y pedidos

numerados progresivamente, por cuadruplicado; original para el proveedor;

duplicado sin precios, para recepción en almacén, triplicado para

contabilidad, para efectos de control y registro en cuentas de orden; el

cuadruplicado queda en el departamento de compras, archivándolo en unión

con la requisición de compras que le dio origen, con las indicaciones

15

pertinentes. En ocasiones si existe en la empresa departamento de tráfico,

se formulara una copia extra, de tal manera que este departamento solucione

los problemas de tráfico en relación a compras.

Recepción de mercancías y materiales: almacén una vez que

recibe copia del pedido al proveedor, hará los preparativos necesarios

para la recepción de mercancías y materiales.

Cuando se reciben las mercancías, se compara, clase, cantidad,

calidad y demás características, contra la requisición y pedido de compra por

un lado, y contra la remisión y mercancías del proveedor.

Una vez comprobadas y verificadas, se formula la “Nota de Entrega al

Almacén”, por cuadruplicado, debidamente numeradas progresivamente.

Original para el departamento de compras, duplicado para contabilidad;

triplicado para el departamento de tráfico y el cuadruplicado para almacén;

tanto el original, como las copias, estarán firmadas por las personas que

intervienen.

Revisión y autorización de la factura de compras: cuando el

proveedor envía las facturas y copias, tanto el departamento de compras

como el de contabilidad, proceden a verificarlas como sigue:

El departamento de compra compara unidades, precio, clase, calidad,

etc., contra la copia del pedido de compras, nota de remisión y copia de la

factura del proveedor, sellando la copia de factura donde constara:

1. Fecha de recepción de mercancías.

2. Fecha del pedido.

3. Fecha de la promesa de entrega del proveedor.

4. Firma de quien verificó

16

El departamento de contabilidad, con la copia de factura verificada por

compras, pedido al proveedor y nota de entrada al almacén, procederá a

verificar los cálculos, ajustándola con el proveedor por concepto de

descuentos, fletes, acarreos, etc., sellándola, donde constará:

1. Numero de la póliza de contabilidad.

2. Firma de quien autoriza el pago de la factura.

3. Número del cheque a favor del proveedor.

4. firma de quien verificó, etc.

Registro de la compra: contabilidad, con la factura verificada,

requisición, pedido y nota de entrada al almacén, procede al registro

correspondiente, cargando la cuenta de “almacén” si tiene procedimiento

de inventario perpetuo, “Compras” si tiene procedimiento analítico y la

cuenta “Mercancías Generales”, si tiene procedimiento global, en todo

caso, con cargo a la cuenta de “Impuesto al Valor Agregado por

Acreditar”, con abono a proveedores.

Al efectuar el pago, se cargan proveedores, con abono a bancos.

Ajustes a compras: las compras pueden ser objeto de ajustes, por

concepto de:

1. Devoluciones.

2. Rebajas.

3. Descuentos.

17

La Gerencia de Operaciones, quien es el responsable de la compra de

mercancía en esta empresa, y la Gerencia de Ventas no cuentan con un

manual de procedimientos para realizar sus operaciones principales que son

la compra y venta de mercancía, durante el período de las pasantías se pudo

observar el proceso que se realiza al momento de efectuar dichas

operaciones, la cual fue ilustrada por medio de flujogramas facilitando su

comprensión.

Proceso para la Compra de mercancía

Existen dos (2) situaciones que originan la compra de mercancía:

1. Materiales para despacho directo al cliente.

2. Compra de mercancía para existencia.

1. Procedimientos para la compra de mercancía para despacho directo

al cliente

El cliente le solicita a la Gerencia de Ventas una cotización de

materiales.

La Gerencia de Ventas verifica su existencia con la Gerencia de

Operaciones en el sistema Saint, reflejando este si existe o no, hay casos

en que el sistema falla y se verifica la existencia física.

En caso de que exista, la Gerencia de Ventas procede a elaborar la

cotización (Ver Anexo N° 1) y realizar los procedimientos necesarios para

la venta de mercancía.

En caso de que no exista, la Gerencia de Ventas solicita cotizaciones

a proveedores para estudiar ofertas.

18

La Gerencia de ventas le proporciona la información a la Gerencia de

operaciones para que este emita la orden de compra (Ver Anexo N° 2) al

proveedor seleccionado, por el representante de venta encargado de la

operación, de acuerdo al precio y tiempo de entrega.

La Gerencia de Operaciones revisa y emite la orden de compra

La Gerencia de Operaciones se prepara para realizar la recepción del

material y ejecutar los procedimientos necesarios para ingresarlos al

almacén e inventariarlos y realizar la venta correspondiente.

19

Flujograma del procedimiento de compra de mercancía para despacho

directo al cliente

NO

SI

NO

SI

NO

SI

Fuente: Gerencia de Operaciones, Año 2008

INICIO

GTE DE VENTAS / GTE DE OPERACIONES SOLICITA COTIZACION DE MATERIALES A

PROVEEDORES

REQUISICION DEL CLIENTE.

¿SELECCIONA AL PROVEEDOR?

GTE DE VENTAS / GTE DE OPERACIONES ESTUDIA PRECIOS Y CONDICIONES

CONVENIENTES ENTRE LOS PROVEEDORES

SE DESCARTA EL PRESUPUESTO DE MATERIAL AL CLIENTE

SE EMITE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR

¿PROVEEDOR SUMINISTRA MATERIAL?

GTE DE OPERACIONES

RECIBE MATERIAL

GTE DE OPERACIÓN DEVUELVE ORDEN DE COMPRA Y

COTIZACION AL DPTO DE VENTAS

DESPACHO DE MATERIAL A CLIENTE

FIN

DPTO DE VENTAS SE PONE EN CONTACTO CON CLIENTE PARA NOTIFICAR LO

SUCEDIDO

¿MODIFICA ORDEN DE COMPRA?

SE RECHAZA ORDEN DE COMPRA DEL CLIENTE

20

Proceso de compra de mercancía para existencia

El gerente de operaciones le solicita al almacenista inventario de

material.

El Almacenista y el auxiliar de almacén proceden a realizar la

cuantificación del inventario del material solicitado por el gerente de

operaciones.

El gerente de operaciones verifica en el sistema Saint la existencia o

cantidad de material suministrada por el almacenista.

En caso de que no concuerde la existencia física con lo que está

reflejado en el sistema, se le harán los correctivos necesarios al

inventario.

Si concuerda la información suministrada por el almacenista con la

información que arroja el sistema, el gerente de operaciones le solicita

cotizaciones o presupuestos a proveedores (Ver Anexo Nº 3), para

estudiar la mejor oferta.

Luego de estudiadas las ofertas de los diferentes proveedores el

gerente de operaciones solicita aprobación del gerente general y emite la

orden de compra.

Gerente de operaciones envía a un chofer con cheque y orden de

compra para que retire la mercancía, éste consigna factura a la Gerencia

de administración para su control.

El almacenista recibe la mercancía y la ubica en el almacén.

El gerente de operaciones ingresa el material al sistema Saint.

21

Flujograma del proceso de compra de mercancía para existencia

NO

SI

Fuente: Gerencia de Operaciones, Año 2008

FIN

GTE DE OPERACIÓN CONSIGNA CHEQUE Y ORDEN DE COMPRA AL CHOFER

CHOFER RETIRA MERCANCIA

CONSIGNA FACTURA AL DPTO DE ADMON PARA SU CONTROL

GTE DE OPERACIONES

INGRESA EL MATERIAL AL

SISTEMA (SAINT)

ALMACENISTA RECIBE Y UBICA MERCANCIA EN EL

ALMACEN

INICIO

GTE DE OPERACIONES SOLICITA INVENTARIO DE MATERIAL AL

ALMACENISTA

¿CONCUERDA CON INVENTARIO?

SE APLICA CORRECTIVOS AL

INVENTARIO

ALMACENISTA Y AUXILIAR CUANTIFICAN INVENTARIO DE

MATERIAL SOLICITADO

GTE DE OPERACIONES VERIFICA CANTIDAD DEL MATERIAL EN EL

SISTEMA (SAINT)

GTE DE OPERACIONES SOLICITA PRECIOS A PROVEEDORES

PROVEEDORES ENVIAN COTIZACION

¿SE ACEPTA COTIZACION

?

REVISION Y/O SOLICITAR NUEVAS

COTIZACIONES A OTROS

PROVEEDORES

GTE DE OPERACIONES SOLICITA APROBACION DEL

GTE GENERAL

ELABORA ORDEN DE COMPRA

SOLICITA CHEQUE A GTE GENERAL

NO

SI

22

Bases del Control Interno de Ventas

Para Perdomo (1997), las bases del control interno de ventas son las

siguientes:

Cotización de precios de venta: el departamento de ventas, una vez

recibido la solicitud de cotización, consulta su existencia de mercancía,

donde determinara nombre, dirección, precios, condiciones, entregas

fechas, así como la información necesaria para formular la cotización al

cliente.

Entrega de Mercancía: El departamento de venta procede hacer la

entrega de la mercancía solicitada al cliente, y llena un formulario,

llamado nota de entrega, que posee: nombre, dirección, precios,

condiciones, entregas fechas.

Facturación: El encargado de facturación envía las facturas y copias,

tanto el departamento de ventas como el de contabilidad, proceden a

verificarlas de acuerdo a lo siguiente: unidades, precio, clase, calidad,

etc., contra la copia de la nota de entrega, sellando la copia de factura

donde constara:

1. Fecha de entrega de mercancías.

2. Fecha de la venta.

3. Firma de quien verificó

Proceso Para la Venta de Mercancía

El proceso de venta de mercancía se inicia cuando el cliente solicita

cotización de materiales, vía fax, personalmente, telefónico y/o correo

electrónico.

23

La Gerencia de venta recibe solicitud de cotización y verifica la existencia

mediante el sistema Saint y luego verifica la existencia física con el

departamento de operaciones.

Si no se encuentra el material solicitado por el cliente en almacén, la

Gerencia de Venta a solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores

para realizar la compra para despacho directo al cliente.

En caso de que si se encuentre en existencia el material solicitado por el

cliente la Gerencia de Ventas elabora cotización y la envía al Gerente de

operaciones para que este autorice su emisión.

Una vez aprobada la cotización por nuestro cliente, este emite la orden de

compra.

Representante de Venta o Asistente de Operaciones envía cotización al

cliente, vía fax, personalmente, correo electrónico o sobre cerrado.

La Gerencia de ventas recibe orden de compra y verifica que sean las

mismas cantidades y precios por los cuales se le realizó la cotización.

La Gerencia de ventas le envía la orden de compra del cliente a la

Gerencia de Operaciones para que realice el proceso correspondiente

para el despacho de material.

La Gerencia de Operaciones realiza el despacho de material y emite nota

de entrega al cliente (Ver Anexo Nº 4).

El gerente de operaciones envía a facturación orden de compra y nota de

entrega para el proceso de facturación (Ver Anexo Nº 5).

24

Flujograma de Proceso de la Gerencia de Ventas

NO

SI

NO

SI

Fuente: Gerencia de Ventas, Año 2008

INICIO

CLIENTE SOLICITA COTIZACION DE MATERIALES. VIA FAX,

PERSONALMENTE, TELEFONICO Y/O CORREO ELECTRONICO

DPTO DE VENTAS RECIBE SOLICITUD DE COTIZACION

GTE DE VENTAS ASIGNA LA SOLICITUD DE COTIZACION A REPRESENTANTE DE

VENTAS

REPRESENTANTE DE VENTAS INICIA PRESUPUESTO EN EL SISTEMA SAINT

VERIFICANDO EXISTENCIA DE MATERIALES solicitados

REPRESENTANTE DE VENTAS VERIFICA LA EXISTENCIA FISICA DE

LOS MATERIALES CON DPTO DE OPERACIONES

¿HAY EN EXISTENCIA?

REPRESENTANTE DE VENTAS SOLICITA MATERIAL(ES)

SEGÚN PANEL DE PROVEEDORES CON SOPORTE

POR ESCRITO

REPRESENTANTE DE VENTAS CREA COTIZACION A CLIENTE

REPRESENTANTE DE VENTAS ARCHIVA COTIZACIONES Y SOPORTES DEL MES

ACTUAL

REPRESENTANTE DE VENTAS ENTREGA COTIZACIONES Y SOPORTES AL GTE O

ASIST DE OPERACIONES AL GENERARSE LA ORDEN DE COMPRA EN EL MES CORRIENTE

ASIST DE OPERACIONES RECIBE TODAS LAS COTIZACIONES Y SOPORTES PARA

ESTADISTICAS Y ARCHIVO AL CIERRE DE CADA MES

FIN

¿AUTORIZA COTIZACION?

REPRESENTANTE DE VENTAS/GTE DE OPERACIONES VERIFICA

PROPUESTA DE OFERTA

REPRESENTANTE DE VENTAS ENTREGA COTIZACION Y SOPORTES A GTE DE

OPERACIONES PARA AUTORIZACION

REPRESENTANTE DE VENTAS O ASIST. DE OPERACIONES ENVIA COTIZACION A CLIENTE

(VIA FAX, PERSONALMENTE, CORREO ELECTRONICO, SOBRE CERRADO, ETC)

REPRESENTANTE DE VENTAS CONFIRMA EL RECIBIDO CON EL CLIENTE

25

SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO EN LAS

GERENCIAS DE OPERACIONES Y VENTA A TRAVÉS DE DIFERENTES

MÉTODOS.

El control administrativo es un proceso diseñado por las empresas

para proporcionarles seguridad y cuyos objetivos son lograr: efectividad y

eficiencia en las operaciones, suficiencia y confiabilidad en la información

financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Según (Kohler, 2004, p. 127), el control interno es: un factor básico

que opera en una u otra forma en la administración de cualquier organización

mercantil o de otra índole. Aun cuando el control interno algunas veces se

identifica con el mismo organismo administrativo, frecuentemente se

caracteriza como el sistema motor que activa las políticas de operación en su

conjunto y las conserva dentro de campos de acción factibles.

Un sistema de control interno incluye todas las medidas que toma una

organización con el fin de proteger sus recursos contra el desperdicio, fraude

o uso ineficiente; asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de

contabilidad y de las demás operaciones; asegurar el cumplimiento de las

políticas de la empresa y evaluar el desempeño de todas las divisiones de la

empresa.

Los procedimientos de comprobación y control interno de cada

compañía varían de acuerdo a la necesidad de la misma. Sin embargo, los

principios cardinales del control interno pueden exponerse en la forma

siguiente:

Delimitación exacta de responsabilidades.

26

Las actividades contables deben estar separadas de las actividades

operacionales.

Deben utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar que la

contabilidad y las operaciones se llevan de forma más exacta y segura

posible.

Ninguna persona debe tener a cargo la totalidad de una transacción

comercial.

Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal y

empleados.

Debe haber rotación entre los empleados asignados a cada trabajo o

imponerse la obligación de disfrutar de vacaciones entre las personas que

ocupan un puesto de confianza, en la medida que sea posible.

Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar siempre

por escrito.

Los manuales de procedimientos fomentan la eficiencia y evitan

errores.

Protección de la entidad mediante fianzas y seguros para aquello

empleados que manejan fondos y valores en efectivo.

Debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud

posible.

En la empresa Conexsa Oriente, S.A., según los instrumentos

aplicados a los empleados (ver anexo Nº 6), se pudo constatar que el control

interno administrativo, de la Gerencia de Venta se está conforme a los

procedimientos que se lleva a cabo, pues: se revisan los pedidos por la

Gerencia de Ventas antes de ser aceptados, se requiere la aprobación de la

Gerencia de Administración para los pedidos que sobre pasen cierta cantidad

de dinero, se lleva un registro de pedidos, las funciones del empleado de

27

despacho son independientes de contabilidad, facturación y cobranza, se

efectúan los despachos únicamente con base a órdenes debidamente

aprobadas, dejando copia de la orden, las cuales son enumeradas por el

empleado de contabilidad.

Por otro lado, las funciones del empleado de facturación son

independientes de: despacho y contabilidad, el empleado de facturación

envía copias de las facturas a cuentas por cobrar, se hace un resumen de las

facturas y los totales que pasan a contabilidad, independientemente de las

cuentas por cobrar y caja, las facturas de ventas son controladas

numéricamente, y se hace una comparación entre las órdenes de despacho

para cerciorarse de que todos los artículos enviados hayan sido facturados y

se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en cantidades, precios y

cálculos.

Además, las personas autorizadas para aprobar notas de crédito son

independientes, de la Gerencia de Ventas, cuentas por cobrar o empleado

que maneja caja, es decir, es un empelado que no tiene ingerencia en el

recibo y contabilización de pagos de clientes, las mismas se controlan

numéricamente y deben estar debidamente respaldadas.

Sin embargo, según los datos arrojados por el estudio, actualmente no

se requieren que los pedidos de los clientes sean por escritos, ni que se

autoricen por la Gerencia de Ventas las excepciones a los precios de lista,

hay órdenes que se despachan sin la debida aprobación y por último las

devoluciones de las mercancías llegan todas a las manos del empleado de

recibo (bodega) y las notas de crédito respectivas están respaldadas por

informes de la Gerencia al cual pertenece, estas pequeñas fallas deben ser

corregidas para mejorar los procedimientos administrativos.

28

En el control interno del área de compras, se determinó que las

funciones del encargado de compras se encuentran separadas de las

funciones de contabilidad, las adquisiciones deben hacerse siempre

mediante órdenes con base a cotizaciones, se revisan sólo los cálculos en

las facturas, las funciones de recibo son separadas de contabilidad, se

efectúa un conteo efectivo de los artículos recibidos, sin que la persona que

los lleva a cabo sepa de antemano las cantidades, se hacen reclamos

inmediatos cuando ocurren daños o perdidas a los aseguradores o

transportadores, las devoluciones sobre compras se manejan a través del

empleado de despacho y éstas se comparan contra las respectivas notas de

crédito del vendedor.

No obstante, aunque se cumplan algunos procedimientos para el

control interno hay actividades que actualmente no se les está dando la

importancia requerida, tal es el caso de que la Gerencia de administración y

Recursos Humanos no compara los precios y condiciones de la factura

contra las órdenes de compras, ni las cantidades facturadas con las órdenes

de compra; el empleado de contabilidad no registra y controla las entregas

parciales; no se revisan periódicamente los precios de compra, la Gerencia

de Operaciones no prepara el informe de los artículos recibidos, por tanto el

empleado de contabilidad no compara este informe con las facturas,

causando muchas veces diferencias entre lo que hay en almacén y lo que

registra el sistema.

Durante la evaluación del control interno la Gerencia de Operaciones

de Conexsa Oriente, S.A., se constató que: la empresa cuenta con un

organigrama funcional, que los deberes del contador están separados de los

de las personas encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc., los

29

asientos diarios son aprobados por un empleado responsable, los empleados

que tiene atribuciones para revisar aprobaciones previas.

A pesar de lo anterior, existen procedimientos que deberían aplicarse

para el logro de los objetivos y metas de la organización, tales como: las

funciones del personal directivo y empleados principales de administración

no están delimitados por los estatutos, la empresa no cuenta con un manual

de procedimientos contables, los comprobantes, informes y estados

financieros no son revisados ni aprobados por individuos distintos de

aquellos que han intervenido en su preparación, la empresa no utiliza para su

control informes que comparen los presupuestos con los gastos realizados y

los costos estándar, la empresa no cuenta con un departamento de auditoría

interna que funcione de forma autónoma, y por último los empleados carecen

de conexiones con otras organizaciones mercantiles con las cuales la

empresa negocia y no existen procedimientos que prohíban que dos o más

empleados ejerzan labores principalmente de contabilidad.

RESULTADOS OBTENIDOS DE LA EVALUACIÓN REALIZADA A LOS

PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Y VENTA DE MERCANCÍA

El análisis de los resultados se realizó en base a tres (03) puntos de

vistas presentados a continuación:

Ejecución y Control

La Gerencia de Administración debería llevar control de las compras y

ventas, ya que a medida que la empresa desarrolla su actividad, se deben

estar ejecutando una programación que permita desarrollar todas y cada una

de las actividades que tiene la empresa para operar.

30

Son responsables de la ejecución de las actividades cada uno de las

Gerencias que forma a la empresa Conexsa Oriente, S.A., los cuales serán

encargados de ejecutar cada operación de acuerdo a sus asignaciones, por

lo tanto en la ejecución de las actividades, es muy importante la planificación,

ya que si no se organizan de acuerdo a la realidad, en el momento en que se

detecta la falla ya es muy tarde para corregirla, siendo estas las principales

causas de las diferencias que existen en la Gerencia de Operaciones donde

funciona compra y venta.

Del control es responsable primeramente el encargado de la Gerencia

de Operaciones, quien debe manejar las compras y ventas según lo

planeado. En segundo lugar la Gerencia de Administración y Recursos

Humanos es directamente responsable de supervisar la ejecución de las

actividades, mediante un proceso de comparación.

Procedimientos

Los procedimientos es la presentación por escrito, en forma narrativa y

secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en una

organización, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y

en cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo

comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a

su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de

una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada

operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su

comprensión e identificación, aún en los casos de varias opciones en la

misma.

31

Es importante que los procedimientos administrativos se lleven a cabo

para que permita realizar las actividades planteadas de una mejor forma

tomando en cuenta el tiempo, esfuerzo y recurso, por tal razón son

considerados herramientas de planificación pues se desarrollan a través de

una serie de pasos ordenados previamente analizados en la práctica.

La empresa Conexsa Oriente, S.A. se rige por ciertas directrices que

rigen a la Gerencia de Operaciones, de allí que los procedimientos que llevan

a cabo son cónsonos con su objetivo principal y desarrolla políticas de

planificación de acuerdo a ellos. Sin embargo, esta gerencia tiene bajo su

responsabilidad demasiadas actividades y funciones y poco personal para

llevarlas a cabo eficazmente, lo que ocasiona que hayan actividades que no

se cumplan en el lapso de tiempo establecido, originando situaciones de

inconformidad por parte de los clientes.

La empresa no cuenta con un manual de procedimientos para llevar a

cabo sus operaciones, pero se encuentran establecidos una serie de pasos

que se deben seguir para la ejecución de dichas operaciones (compra y

venta de mercancía) que en varias ocasiones no se cumplen a cabalidad

debido a las innumerables funciones que cumple la Gerencia de

Operaciones, el cual es el encargado de realizar las actividades de compra

además de las otras actividades asignadas y supervisar las operaciones que

realiza el personal de ventas.

Política, ejecución y control

Las políticas para la ejecución de actividades las establece cada

gerencia a través de una planificación previamente realizada. Al implementar

32

políticas que cumplan con la ejecución de las actividades se intenta

conseguir que lo planeado se ajuste a lo ejecutado a través de un personal

altamente capacitado.

Una vez que se ha planificado y ejecutado, la función administrativa

del control se encargará de medir, corregir lo ejecutado para que los

objetivos planes y metas se logren en el tiempo previsto. Las políticas

implementadas en el control es sin dudas una herramienta de incalculable

valor para la toma de decisiones futuras dentro de ellas.

La empresa implementa políticas en materia de control, y la Gerencia

General es la encargada de ejercer la función de control y asume la

responsabilidad en la confección de los planes de control y evaluación. Entre

las normas de control se encuentran: Autorizaciones para órdenes de

compra, autorización para crédito, la aprobación de facturas de compra a

crédito, entre otras. Es importante que se estipulen políticas de control, y la

persona encargada de ello, debe tener suficiente conocimientos y

habilidades para realizar dicha actividad.

Resumen Analítico

Es importante destacar que las actividades diarias de la empresa

conducen a diferentes procedimientos y por ello deben tomarse en cuenta a

la hora de planificar las variables macroeconómicas tales como: la inflación,

algún alza en los sueldos y salarios, los cuales afectan directamente a los

gastos de la empresa, ocasionando que sea insuficiente su producción, alza

de los insumos, entre otras.

Los sistemas de control interno suministran información basados en las

actividades diarias, permitiendo ajustar aquellos problemas que se susciten y

33

el análisis y aplicación de las leyes y reglamentos, de cada uno de los

gerentes, para que cuente con los recursos necesarios y así poder cumplir

con las metas planteadas.

La Gerencia de Operaciones debería controlar estrictamente las

compras y la Gerencia de Ventas debería controlar las ventas. En la empresa

cada Gerencia es responsable de cómo ejecutar sus actividades, la

constante supervisión de la Gerencia de Administración y Recursos

Humanos pretende mantener el control interno de las compras y ventas y

evitar que los recursos no sean usados de acuerdo a lo establecido.

La mayor responsabilidad a la hora de controlar la tiene cada Gerencia

quien debe estar alerta, en cuanto a sus procedimientos. Pero más

importante es el papel de la Gerencia de Administración y Recursos

Humanos que se encarga de comparar mensualmente los informes

financieros de la Gerencia de Operaciones y el de venta, y su

responsabilidad radica de alertar cuando ocurra una variación fuera de sus

parámetros, para su corrección.

Actualmente la empresa a la hora de ejecutar los procedimientos, no

toma en cuenta que existen partidas variables y otras fijas que deben tener

un trato especial para lograr la mayor eficiencia, en líneas generales son las

normas y políticas la base fundamental que permite a la Gerencia de

Operaciones y venta acercarse lo más exacto posible a la cantidad de

bolívares que se requerirá para un período en los proyectos que adelanta la

empresa y que a su vez facilita la elaboración de estos y su cumplimiento.

34

FASE III

CONSIDERACIONES FINALES

CONCLUSIONES

- En la Gerencia de Operaciones de la empresa Conexsa

Oriente, S.A., funcionan las áreas de compra, recibo y despacho,

además se encarga de supervisar a los representantes de ventas, a los

chóferes y supervisar y controlar el uso de los vehículos (equipo de

reparto), lo cual no permite ofrecer respuestas a situaciones

contractuales de manera eficaz y eficiente, debido a las innumerables

funciones que se deben cumplir dentro de la Gerencia, la cual no

cuenta con personal suficiente para ejecutar dichas actividades.

- El control interno proporciona información útil para coordinar y

evaluar la gestión financiera, por medio de mecanismos específicos de

acción. La empresa no cuenta con un plan de control interno que

permita lograr el mejor rendimiento de las ganancias de la empresa y la

consecución de las metas planteadas. Pues esto, para un negocio

representa el éxito en sus operaciones y satisfacción al personal que

labora en la misma.

- En la Gerencia de Operaciones se observan algunas

situaciones irregulares con respecto al área de compras y a la Gerencia

de venta, pues se suscitan situaciones tales como: atraso en los

procedimientos administrativos y contables, procesos de control,

relaciones interpersonales, cooperación y toma de decisiones que

caracterizan y definen el clima organizacional en el personal asignado a

cada área.

35

- El sistema contable actual (SAINT), con que labora la

empresa, no refleja información certera (existe incoherencia entre la

información que arroja el sistema y los archivos contables), y esto está

ocasionando problemas entre el inventario real y el que aparece en el

sistema, ocasionando posibles fraudes, robos o pérdida de materiales.

- La Gerencia de Operaciones además de todas las actividades

que debe realizar, supervisa las operaciones realizadas por los

representantes de ventas, debido a que dicha gerencia no cuenta con

un Gerente de ventas.

- La Gerencia de Operaciones por sus múltiples funciones,

muchas veces no lleva a cabo las compras necesarias de los

materiales, por tanto delega su responsabilidad a los empleados de la

Gerencia de Ventas, quienes realizan los procesos necesarios para la

adquisición de los materiales, destinados para la venta.

- La empresa no cuenta con un manual de sistemas y

procedimientos administrativos y contables, el cual es importante para

el desarrollo de las actividades diarias.

- Las relaciones interpersonales y comunicación entre los

empleados de las distintas Gerencias de la organización, se lleva a

cabo de manera efectiva, no existiendo problemas entre los equipos de

trabajo.

RECOMENDACIONES

36

- La empresa debe comenzar a planificar todas sus

operaciones de manera eficiente, en especial, en la Gerencia de

Operaciones y Ventas. Esto le va a permitir tener una base sólida en lo

que se refiere a administración y optimización de recursos de la misma y

así alcanzar los objetivos propuestos.

- A través del control interno se puede optimizar las ganancias y

aprovechar mejor el dinero, sobre los flujos de efectivo que ingresan y

salen de la empresa, con base en estos, se puede determinar y asignar el

uso de los recursos financieros requeridos por las diferentes áreas de la

compañía para llevar a cabo sus operaciones.

- Para lograr el fortalecimiento de las actividades diarias de la

empresa se deben establecer estrategias que permitan el desarrollo de la

Gerencia de Operaciones y de Ventas.

- La empresa requiere un nuevo sistema contable que le

permita llevar un control de la existencia entre el almacén y el sistema,

además que refleje la verdadera situación financiera de la empresa, se

recomienda el Sistema Contable GALAC.

- La empresa requiere un Gerente de Ventas, que se encargue

de supervisar a los representantes de ventas, este cargo se encuentra

actualmente vacante, así como también una persona encargada de las

compras, para que realice actividades tales como: solicitar cotizaciones,

analizar las cotizaciones, adquirir la mercancía necesaria, entre otras.

- Se sugiere la elaboración de un manual de sistemas y

procedimientos administrativos y contables.

37

- La empresa requiere de un plan financiero, que le proporcione

una guía importante que le permita orientar, coordinar y controlar sus

actividades para lograr sus metas, por medio del análisis de las variables

internas y externas, como el flujo de efectivo que se ve afectado

directamente por la situación económica.

38

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Comunicación: La comunicación es el fluido vital de una organización,

los errores de comunicación en más de una organización han ocasionado

daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante

para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las

funciones administrativas. (Besley, S. y Brighmam, 2003, p. 36)

Control: Es la función administrativa que consiste en medir y corregir

el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos

se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el

desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen

desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita

el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control.

Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el

uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se

verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

(Chiavenato, I., 2000, p. 32)

Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos

interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con

eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de

vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de

perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de

la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad

beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en

el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha

interdependencia. (Chiavenato, I., 2000, p. 36)

Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas

actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para

39

ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan

los diferentes departamentos que integran la organización. (Centeno

(2002, p. 23)

Dirección: Es la capacidad de influir en las personas para que

contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar,

influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las

relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de

hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con

cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen

tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el

futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los

gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a

hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de

liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación. (Stoner, 2000, p.

13).

División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en

sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de

una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. . (Stoner,

2000, p. 26).

Eficacia: Es la obtención de los fines con la cantidad mínima de

recursos. (Stoner, 2000, p.9).

Eficiencia: Es la relación entre costo y beneficio, enfocada hacia la

búsqueda de ¡a mejor manera de hacer o ejecutar las tareas con el fin de

que los recursos se utilicen del modo más racional posible. (Chiavenato,

2000, p. 35).

Especialización: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su

naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la

ejecución de las mismas. (Stoner, 2000, p.37).

40

Estructura Financiera: Se refiere a las relaciones que existe entre los

recursos que emplea (activos), el patrimonio propio (capital) y los pasivos.

(Def. Op.).

Motivación: Es una característica de la Psicología humana que

contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que

ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido

particular o comprometido. Las metas de la organización son inalcanzable

a menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la

organización. (Stoner, 2000, p.42).

Oportunidad: Son las tendencias económicas, sociales, políticas,

tecnológicas y competitivas; así como a hechos que podrían de forma

significativa beneficiar a una organización en el futuro. (Ibim, p,9).

Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o

de una operación artificial (Diccionario Enciclopédico Salvat, 2002, p

116).

41

BIBLIOGRAFÍA

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STONER, J. y FREEMAN, E.. (2000) Administración México: Prentice Hall Hispanoamericana S.A.

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WHITTINGTON PANY. (2004). Principios De Auditoría, Venezuela: Mcgraw-Hill. Décima Cuarta Edición.

Fuentes Electrónicas

http://www.monografias.com

43

ANEXOS

44