tesis final

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO OPTIMIZAR EL PROCESO DE ATENCIÓN AL USUARIO DE LA PROVEEDURÍA DE FARMACIA ADSCRITA AL I.P.P. DE

LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA.

Presentado ante la Ilustre Universidad Central de Venezuela

Por los Brs. Barrios S., Gilberto E.

Rojas B., Gustavo A. Para optar por el Titulo de

Ingeniero Mecánico.

Caracas 2009.

ii

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO OPTIMIZAR EL PROCESO DE ATENCIÓN AL USUARIO DE LA PROVEEDURÍA DE FARMACIA ADSCRITA AL I.P.P. DE

LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA.

TUTOR ACADÉMICO: Prof. Rafael D’ Andrea

Presentado ante la Ilustre Universidad Central de Venezuela

Por los Brs. Barrios S., Gilberto E.

Rojas B., Gustavo A. Para optar por el Titulo de

Ingeniero Mecánico.

Caracas 2009.

DEDICATORIA. Trabajo Especial de Grado.

DEDICATORIA.

A mi familia en especial a mi madre, inspiración de mi vida, y a mis seres

queridos que son luz en mi camino.

A la Cenicienta por hacer de cada día un reto.

A mi Ángel que con su sonrisa ilumina mi vida.

A ti Linda que me trajiste las ganas de luchar.

Gilberto Barrios.

A Dios, por haberme otorgado la fuerza, la luz y la voluntad

necesaria para emprender mis estudios

A mis padres, por ser tan especiales y únicos, gracias mama por darme tu

apoyo incondicional, gracias papa por tus consejos y apoyo.

Gracias por confiar en mí.

A mis hermanas, por el apoyo que me dieron durante la realización de

este trabajo.

A mi novia, mi bella matemática, gracias Alejandra por tu

apoyo y por ser tan especial y cariñosa…Un besote.

A todos aquellos que saben de mi cariño y afecto.

Gustavo Rojas.

AGRADECIMIENTOS.

Trabajo Especial de Grado.

AGRADECIMIENTOS. Al profesor Reinaldo Penso, que nos acompaño en todo el camino.

Al profesor D’ Andrea, por sus consejos.

Al profesor Bernardo Paris.

A Denis por su ayuda desinteresada.

A la Licenciada de la Biblioteca por soportarnos y guiarnos.

A todos los que nos ayudaron a alcanzar esta meta.

Gracias a los profesores Reinaldo Penso y Rafael D´ Andrea por sus valiosos

aportes y colaboración.

Gracias al personal de la proveeduría farmacéutica, encabezadas por el Lic.

Monasterios.

Gracias a nuestros amigos Lauren Chevron y el prócer Daniel Páez, por hacer tan

ameno este transitar universitario. Gracias al amigo Luis Fernández por su apoyo.

RESUMEN. Trabajo Especial de Grado.

Barrios S., Gilberto E.

Rojas B., Gustavo A.

OPTIMIZATION OF THE PROCESS OF ATTENTION TO THE CLIENT

OF THE OF DRUGSTORE “PROVEEDURÍA FARMACEUTICA”

ATTACHED TO THE I.P.P. OF THE UNIVERSIDAD CENTRAL DE

VENEZUELA.

ACADEMIC TUTOR: Prof. Ing. Rafael D' Andrea Engineering. School of

Mechanical Engineering, 2009, 102 Pages.

Optimization, Theory of tail and Study of work.

The process of attention to the client of the Drugstore “Proveeduría

Farmacéutica” attached to the I.P.P. of the Universidad Central de Venezuela

presents some delays that originate dissatisfaction among clients. For this reason,

the present study is aimed at suggesting strategies to improve the process of

attention to the client and increasing the level of their satisfaction. In order to

reach it, some objectives were proposed to analyze the current situation of the

service which comprises three processes or stages defined as, initial attention or

pre-dispatch, the search of the medicines in the store and finally the turnover or

dispatch, after that, the conclusions are made and the specific recommendations

are given to improve the existing situation. The present research, matches with

the definition of Feasible Project, since it is limited to the proposition of

strategies to find a solution to a problem that comes from the frequent complaints

of the clients of the drugstore about the service.


vii

Barrios S., Gilberto E.

Rojas B., Gustavo A.

OPTIMIZAR EL PROCESO DE ATENCIÓN AL USUARIO DE LA

PROVEEDURÍA DE FARMACIA ADSCRITA AL I.P.P. DE LA

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA.

TUTOR ACADÉMICO: Prof. Rafael D’ Andrea

Ingeniería. Escuela de Ingeniería Mecánica, 2009, 102 Págs.

Optimización, teoría de cola y estudio del trabajo.

En el proceso de atención al usuario de La Proveeduría Farmacéutica Adscrita al

I.P.P. de La Universidad Central de Venezuela, se están presentando retrasos que

originan insatisfacción en los usuarios. Es por esta razón que se realizo el

presente trabajo, el cual tuvo por objetivo principal el planteamiento de

estrategias dirigidas a optimizar el proceso de atención al usuario e incrementar el

nivel de satisfacción. Como consecuencia de ello, se plantearon objetivos para

analizar la situación actual de la prestación del servicio el cual comprende tres

procesos o etapas definidas como: atención inicial denominada predespacho,

seguidamente la búsqueda de los medicamentos en el almacén y por ultimo la

facturación o despacho, se realizaron las conclusiones y se hicieron las

recomendaciones específicas para mejorar la situación existente. El presente

trabajo esta enmarcado en la definición de Proyecto Factible, ya que se limita a la

proposición de estrategias en búsqueda de la solución a un problema que gira

alrededor de las quejas frecuentes del servicio, por parte de los usuarios de La

Proveeduría Farmacéutica.


viii

NOMENCLATURA Y SÍMBOLOS. Trabajo Especial de Grado.

NOMENCLATURA Y SÍMBOLOS.

A: Amplitud de intervalo o clase.

e: Numero neperiano

Fi: Frecuencia acumulada.

fi: Frecuencia relativa.

K: Clase o numero de intervalos.

Ln: Logaritmo neperiano.

min.: Minutos.

mm: Milímetros

n: Numero de muestras.

R: Rango de la muestra.

s: Desviación estándar.

t: Tiempo

Tn: Tiempo e-nesimo.

Tprom: Tiempo promedio.

xi: Punto medio.

A/B/c: Notación de Kendall.

A: Distribución de tiempos entre llegadas.

B: Distribución de tiempos de servicio.

M: distribución exponencial.

D: distribución degenerada.

Ek: distribución Erlang.

c: Número de servidores.

NOMENCLATURA Y SÍMBOLOS. Trabajo Especial de Grado.

x

Símbolos griegos:

μ : Tiempo promedio entre arribos.

ρ: Promedio de entes por unidad de tiempo.

ÍNDICE DE GENERAL. Trabajo Especial de Grado

ÍÍNNDDIICCEE GGEENNEERRAALL..

ÍNDICE DE FIGURAS. ........................................................................ XV

ÍNDICE TABLAS................................................................................. XV

INTRODUCCIÓN.................................................................................... 1

CAPITULO I ........................................................................................... 2

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA........................................................ 2

I.1. Planteamiento del Problema...................................................................... 2

I.2. Formulación del Problema. ....................................................................... 3

I.3. Objetivos de la Investigación.................................................................... 3

I.3.1. Objetivo General.............................................................................. 3

I.3.2. Objetivos Específicos. ...................................................................... 3

I.4 Justificación. .............................................................................................. 3

I.6. Limitaciones.............................................................................................. 4

I.7. Alcances. ................................................................................................... 5

I.8. Ubicación Geográfica y Tiempo. .............................................................. 5

I.9. Antecedentes ............................................................................................. 5

CAPITULO II .......................................................................................... 7

MARCO TEÓRICO. ........................................................................................ 7

II.1 Conceptos y Principios relacionados con la Prestación de Servicio........ 8

II.1.1 Servicio al Cliente. ........................................................................... 8

II.1.2 Características del Servicio al Usuario. ............................................. 8

II.1.3 Satisfacción del Usuario. ................................................................... 9

II.1.4 La Calidad de Servicio. ................................................................... 10

II.1.5 Principios de la Calidad de Servicio................................................ 11


xii

II.1.6 El usuario o cliente. ......................................................................... 14

II.1.7 La Comunicación con los Usuarios. ................................................ 16

II.1.8 Indicadores de Gestión para el Servicio al Usuario......................... 16

II.1.9 Indicadores de Tiempo. ................................................................... 17

II.1.10 Indicadores de Calidad. ................................................................. 17

II.1.11 Encuestas Usadas para Medir Nivel de Servicio. .......................... 17

II.2 Proceso de Producción: ........................................................................ ..17

II.2.1 Definición de Tareas:....................................................................... 18

II.2.2 Definición De Flujo: ....................................................................... 18

II.2.3 Definición de Almacén:.................................................................. 18

II.2.4 Definición de optimización de proceso: .......................................... 19

II.2.5 Distribución de planta o “Lay-Out”................................................. 19

II.3 Ergonomía .............................................................................................. 21

II.3.1 Definición de Ergonomía................................................................. 21

II.4 Teoría de Colas. ...................................................................................... 21

II.4.1 El Proceso Básico de las colas......................................................... 22

II.4.2 Estructuras Típicas de las Colas. ..................................................... 24

II.4.3 Simulación de Sistemas Dinámicos Discretos................................. 26

CAPITULO III. ...................................................................................... 28

ASPECTOS METODOLÓGICOS................................................................ 28

III.1. Tipo de Investigación. .......................................................................... 28

III.2. Diseño de la Investigación. .................................................................. 28

III.3. Elementos de las Unidades de Análisis................................................ 29

III.4. Técnicas e Instrumentos para Recolección de la Información ........... 29

CAPITULO IV....................................................................................... 31

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA. ............................................................ 31

IV.1 Descripción de la Empresa.................................................................... 31


xiii

IV.1.1. Razón social: Almacenamiento y ventas de alimentos y medicamentos.

....................................................................................................................... 31

IV.1.2. Historia de La Empresa................................................................. 31

IV.1.2.1. Misión, Visión y Valores. ...................................................... 32

IV.1.3 Estructura Organizativa.................................................................. 33

IV.1.3. 1 Organización Humana............................................................ 33

IV.1.3. 2 Organización Física................................................................ 34

CAPITULO V........................................................................................ 35

ÁNALISIS Y RESULTADOS. ....................................................................... 35

V.1 Situación Actual de la Empresa.............................................................. 35

V.1.1 Diagnostico del Proceso Actual de Almacenamiento de

Medicamento............................................................................................ 35

V.1.2 Recepción. ....................................................................................... 35

V.1.3 Verificación. .................................................................................... 35

V.1.4 Almacenaje. .................................................................................... 36

V.1.5 Diagnostico Actual del Proceso de Atención al Usuario................. 37

V.1.6 Diagnostico actual del Tiempo de Atención al Usuario................. 40

V.2 Simulación del Sistema Propuesto: ....................................................... 48

V.3 Análisis del Programa en uso: ................................................................ 52

V.4 Área física de la farmacia. ..................................................................... 53

V.5 Almacenamiento de Medicamentos. ..................................................... 55

V.6 Atención al Usuario:.............................................................................. 56

V.7 Análisis Ergonómico: ............................................................................. 57

V.7.1 Situación Ergonómica de la Zona de Predespacho......................... 57

V.7.2 Situación Ergonómica de la Zona de Espera del Usuario. .............. 59

V.7.3 Situación Ergonómica de Zona de Despacho.................................. 60

CONCLUSIONES........................................................................................... 63


xiv

RECOMENDACIONES. ................................................................................ 64

GLOSARIO. ......................................................................................... 67

APÉNDICES......................................................................................... 68

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. ................................................. 100

ÍNDICE DE FIGURAS. Trabajo Especial de Grado

ÍNDICE DE FIGURAS.

Figura 1: Proceso Básico de cola ................................................................................22

Figura 2: Estructura Típica de las Colas una Línea un Servidor.................................24

Figura 3: Estructura Típica de las Colas una Línea Múltiples Servidores. ................24

Figura 4: Estructura Típica de las Colas Varias Líneas Múltiples Servidores. ...........25

Figura 5: Estructura Típica de las Colas una Línea Servidores secuenciales. ............25

Figura 6: Plano actual de La Farmacia........................................................................31

Figura 7: Organigrama Laboral de la Farmacia IPP....................................................33

Figura 8: Estante tipo Esqueleto..................................................................................37

Figura 9: Flujo del Proceso de Atención. ....................................................................40

Figura 10: Histograma de Frecuencia. ........................................................................46

Figura 11: Esquema del Proceso de Atención.............................................................47

Figura 12: Plano Actual de La Farmacia.....................................................................53

Figura 13 : Vista del Mesón. .......................................................................................53

Figura 14: Vista del área de espera. ............................................................................54

Figura 15: Vista de Estante de Almacenamiento. .......................................................54

Figura 16: Estantes en Zona de Almacén....................................................................55

Figura 17: Plano Actual de la Proveeduría..................................................................56

Figura 18: Configuración Propuesta ...........................................................................56

Figura 19: Zona de predespacho .................................................................................58

Figura 20: Vista interna del Área de Predespacho. .....................................................59

Figura 21: Sala de espera de Usuarios. .......................................................................59

Figura 22: Zona de Despacho......................................................................................61

Figura 23: Vista Interna de Zona de Despacho. ..........................................................61

Figura 24: Vista de la Zona de Almacén.....................................................................62

Figura 25: Distribución Propuesta...............................................................................65

Figura 26: Beneficiarios del Programa de Medicamentos SAMHOI..........................72

Figura 27: Postura Correcta de Trabajo Pie-Sentado. .................................................97

ÌNDICE DE TABLAS Trabajo Especial de Grado

xv

ÍNDICE TABLAS

Tabla 1: Tiempos de Espera y Servicio del Usuario en la Farmacia...........................41

Tabla 2: Tiempo de Atención al Usuario. ...................................................................43

Tabla 3: Análisis Descriptivo de los Tiempos.............................................................45

Tabla 4 : Resultados de la Simulación de Los Modelos Propuestos. ..........................50

Tabla 5: Beneficiarios del Programa de Medicamentos SAMHOI.............................70

INTRODUCCIÓN Trabajo Especial de Grado

1

INTRODUCCIÓN.

En la actualidad el ambiente económico, es más competitivo y exigente, unido a

los cambios que provocan la globalización y la introducción de mercados

foráneos, aumentan la exigencia y la necesidad de mantener una posición de

competitividad, rentabilidad y un alto nivel de satisfacción a los usuarios,

proporcionando el servicio y atención que ellos esperan.

Es por esto que La Proveeduría Farmacéutica Adscrita al I.P.P. de La

Universidad Central de Venezuela, se ve en la necesidad de lograr una adecuada

prestación del servicio de atención, enfocados en la optimización de sus procesos

y con el fin de reducir los tiempos de atención, esto ha llevado a los usuarios en

particular los profesores universitarios, a buscar mejorar la calidad del servicio.

Esta responsabilidad reposa en las áreas de atención inicial o predespacho,

búsqueda en almacén y facturación o despacho.

Con esta visión el presente trabajo esta dirigido a proponer soluciones para

disminuir el tiempo de atención al usuario en la Proveeduría Farmacéutica,

adaptada a las exigencias de sus clientes, para este fin, haremos un estudio de los

procesos involucrados en la prestación del servicio. Logrando finalmente la

proposición de planes de acción para la consecución del objetivo.

Seguidamente planteamos el problema, desarrollamos los objetivos, presentamos

los fundamentos básicos de la investigación, definimos la metodología a utilizar

para recolectar la información, realizamos el análisis de la información,

formulamos las conclusiones y diseñamos las propuestas.

CAPITULO I: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Trabajo Especial de Grado

2

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

I.1. Planteamiento del Problema.

Mundialmente, la prestación de servicios, se ha convertido en una preocupación

muy importante para las empresas de hoy día, esto se debe a que los usuarios son

cada vez más críticos en cuanto a la atención y a los productos que reciben, ya

que las industrias están compitiendo en mercados de mucha amplitud.

Generalmente, las empresas se abocan a la creación de estrategias de mercado,

producción o financieras, descuidando las actividades relacionadas con la

adquisición, venta de los productos y sobre todo la satisfacción de los usuarios.

En Venezuela, las empresas tienen que luchar en un ambiente económico, social

y político cada vez más difícil. Todo esto, sumado a la competencia del mercado

local e internacional, origina en ellas la imperiosa necesidad de buscar

alternativas de mejora en cada uno de sus procesos, para así, obtener un servicio

de calidad a bajo costo.

En el caso particular de la Proveeduría Farmacéutica Adscrita al I.P.P. de la

Universidad Central de Venezuela, dedicada a la venta de medicamentos y

encargada de la distribución de productos farmacéuticos para la comunidad

Universitaria, ofreciendo precios menores al mercado según el cliente y con una

política de ventas especial para los profesores universitarios inscritos en el

Programa de Medicamentos SAMHOI.

Al evaluar la situación actual de la prestación del servicio, se obtuvo como

resultado, que se hace cada vez más importante tener la habilidad y las

herramientas para mejorar los procesos involucrados en la prestación del servicio.

Uno de los retos para la Proveeduría Farmacéutica, es lograr la disminución de


3

los tiempos de atención al usuario a través de toda la cadena que involucra el

proceso, mejorando así el servicio al usuario. Actualmente la venta de los

medicamentos es un proceso cuya responsabilidad reposa en tres etapas: El de

atención inicial denominada predespacho, búsqueda de los medicamentos en el

almacén y facturación o despacho.

En la prestación del servicio uno de los problemas detectados es que no existe un

flujo adecuado en los procesos de predespacho, búsqueda en almacén y

facturación. Lo cual da como consecuencia una prestación inadecuada del

servicio.

I.2. Formulación del Problema.

En la actualidad se presenta retraso importante en la prestación del servicio al

usuario en La Proveeduría Farmacéutica adscrita al I.P.P. de la Universidad

Central de Venezuela.

I.3. Objetivos de la Investigación.

I.3.1. Objetivo General.

Mejorar la prestación de los servicios de La Proveeduría Farmacéutica adscrita al

I.P.P. de la Universidad Central de Venezuela.

I.3.2. Objetivos Específicos.

• Disminuir el tiempo promedio de espera del usuario.

• Realizar estudio de tiempo de trabajo en el proceso de atención

• Análisis estocástico al proceso de atención a través de un lenguaje de

simulación de tipo Visual Slam.

• Plantear mejoras al programa de facturación actual.

I.4 Justificación.

Para La Proveeduría Farmacéutica la venta de medicamentos se ha convertido en


4

un proceso que requiere atención y cuidado, debido al aumento que ha

experimentado la organización a nuevos usuarios y a la importancia en el

incremento de la demanda de medicamentos.

Consideramos que aplicando los conocimientos adquiridos en la carrera de

Ingeniería Mecánica, se pueden dar soluciones a la situación existente, mediante

el cambio, adecuación y racionalización de los procesos, de manera tal que

satisfaga las expectativas de los usuarios.

El presente trabajo contribuye con ésta organización, mejorando su servicio,

obteniendo nuevos usuarios y satisfacer a los actuales a través de planes para

optimizar el servicio de atención al usuario.

Servir como estudio piloto aplicable a otras empresas farmacéuticas con

estructuras similares.

I.5 Importancia de la investigación.

Otra razón por la cual es importante, es que permite a la empresa, adquirir la

capacidad de prepararse, afrontar y preparar el ambiente rápidamente cambiante

en el cual opera, ya que hoy en día los acontecimientos se presentan con

demasiada rapidez, por lo que los gerentes necesitan elaborar nuevos planes

apropiados para resolver los problemas y aprovechar las oportunidades que se le

presenten.

Ventajas.

1. Ofrece pautas congruentes para optimizar las actividades de la

proveeduría farmacéutica.

2. Es una herramienta de ayuda para los gerentes en la toma de decisiones.

I.6. Limitaciones.

Poca accesibilidad de la información por parte de algunas gerencias del I.P.P.


5

I.7. Alcances.

• Efectuados los estudios del tiempo se pretende alcanzar un tiempo de

atención menor al tiempo promedio de servicio actual.

• Lograr establecer las prioridades de trabajo para la implantación de controles

y métodos.

• Alcanzar la optimización del servicio con la aplicación de métodos que

permitan agilizar o modificar las operaciones de la farmacia.

I.8. Ubicación Geográfica y Tiempo.

Este proyecto de investigación se realizó en La Proveeduría Farmacéutica

adscrita al I.P.P. esta ubicada en el sótano del edificio de la Facultad de Farmacia

de la U.C.V. Caracas, Venezuela. Dedicada a la comercialización de

medicamentos. El tiempo requerido entre la investigación, toma y análisis de los

datos fue de aproximadamente siete meses, en el período comprendido entre

Abril del año 2.008 y Enero del año 2.009 y la trascripción y revisión final de la

monografía se efectuó entre Febrero y Marzo del año 2.009.

I.9. Antecedentes

En el tiempo la proveeduría farmacéutica ha venido realizando mejoras en la

prestación del servicio, sobre todo con la actualización del software de inventario

y facturación, además de la redistribución del área.

Desde el punto de vista académico se han realizado trabajos de grado

relacionados con el objetivo de mejoras al servicio al cliente, en empresas de

actividades comerciales e industriales.

A continuación se presentan extractos de varios trabajos de grado, los cuales

contienen información que sirvieron de guía para el desarrollo del presente

trabajo.

Castellanos, O. (2002) Desarrolló un trabajo en la empresa Pharmacia Corporation

de Venezuela, el cual trata acerca del planteamiento de estrategias dirigidas a


6

mejorar el proceso de distribución de productos terminados para incrementar el nivel

de satisfacción de los clientes, así como también, realizar un análisis de debilidades,

oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA), el cual fue determinante para la

proposición de las estrategias y finalmente, recomendar el uso de indicadores de

gestión específicos para el caso en estudio.

Ceta, H. y M. I. (1995) Desarrollaron un trabajo que está enfocado hacia la

comprensión y aplicación del mejoramiento continuo de la calidad de una

empresa de servicios de tipo hotelera, definiendo como objetivo fundamental el

diseño de un plan de mejoramiento de la calidad que beneficie tanto al cliente

interno como al externo.

Martínez, F. (1997) Propuso mejorar la calidad de servicio para mantener

satisfechos a los clientes y obtener la permanencia de éstos en una empresa

comercializadora de productos para niños. Su investigación se concentró en el

diseño de un plan de mejoramiento del servicio al cliente, enfocado básicamente

en el ciclo de la orden de pedidos de la empresa. Para ello realizó entrevistas al

personal de la organización involucrados directamente en las actividades del ciclo

mencionado, aplicó encuestas a una muestra representativa de los clientes en la

que evaluó los aspectos del servicio, representantes de ventas, manejo de

reclamos, efectividad al manejar el pedido, calidad del producto, cobranza,

atractivo, atención personalizada y transporte. Una vez recopilada la información,

la clasificó, la procesó y la analizó, Finalmente, diseñó un plan conformado por

propuestas a corto, mediano y largo plazo, con acciones y estrategias sugeridas a

la empresa para la mejora de la calidad del servicio.

CAPITULO II: MARCO TEÓRICO. Trabajo Especial de Grado

7

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO.

En el marco de las bases teóricas que contribuyeron a la realización del presente

estudio, se hace referencia a los autores, teorías y modelos que han servido de

apoyo al planteamiento de proposiciones para optimizar el proceso de atención al

usuario de La Proveeduría Farmacéutica del I.P.P. Al final de la monografía se

incluye un Glosario de términos que recopila una lista de las palabras y conceptos

más usados que son propios de los procesos relacionados al tema de investigación

y sus definiciones.

Para llevar a cabo un trabajo que implique cambios en los procesos de la

empresa, se requiere un gran esfuerzo en los cambios de actitud, gran control de

los procesos de compras, manufactura y distribución. Se necesita personal en

cada nivel de la organización que mire más allá de las limitadas y viejas reglas,

las cuales les dicen cómo deben hacer su trabajo. La resistencia al cambio es

común en este tipo de procesos. Otro factor importante, es contar con un buen

software o sistema administrativo que facilite el flujo de la información.

Goodstein, L. y otros (1998).

Por tanto es necesario que quienes toman las decisiones en una organización,

procesen y analicen la información pertinente, interna y externa, con el fin de

evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de competitividad,

con el fin de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia

el futuro.


8

II.1 Conceptos y Principios relacionados con la Prestación de Servicio.

II.1.1 Servicio al Cliente.

Servicio, es el conjunto de prestaciones que el cliente espera recibir además del

producto básico, como consecuencia del precio, la imagen y la reputación del

mismo. Estas prestaciones se refieren a una buena atención personalizada,

rapidez, comodidad, entre otras cosas, que hacen que el usuario se sienta

cómodo. Es la combinación de una conducta o actividad humana con objetos y

procesos específicos, cuya finalidad es ayudar al usuario a satisfacer necesidades

continuas e inmediatas, Calidad y P. (1995).

Existen muchos factores que describen la importancia actual del servicio, uno de

ellos, quizás el más importante es la nueva actitud del cliente, quien ha dejado de

conformarse con el mal servicio, ahora exige que se le atienda rápidamente y que

sus quejas sean escuchadas. Esta actitud la describe Denton, K. (1991) afirmando

que los usuarios no sólo desean un buen servicio, sino que lo esperan.

Estudios hechos en años anteriores por Asociaciones Norteamericanas indican

que cada vez más clientes exigen un servicio de mayor calidad. Basándose en

estas y otras experiencias, algunas empresas privadas han adoptado planes para

satisfacer en materia de servicio a esos clientes cada vez más exigentes. Sumado

a esto, es fácil ver otro motivo por el cual se está centrando la atención en el

servicio: la competencia. Puesto que muchos productos, esencialmente, son

iguales, el campo de batalla se centra en el servicio. Los directivos se están dando

cuenta que la forma de diferenciarse de sus competidores es por medio del

servicio.

II.1.2 Características del Servicio al Usuario.

En consecuencia y de acuerdo a lo establecido por Berry, L. (1996), el servicio

se caracteriza por:


9

a) Intangibilidad: se debe a que no son objetos, no son una estructura sino algo

dinámico; al contrario de los artículos, no se les puede tocar, probar, oler o

ver.

b) Heterogeneidad: Los servicios varían. Al tratarse de una acción,

normalmente llevada a cabo por seres humanos, estos son difíciles de

generalizar, es decir, no se pueden establecer especificaciones para su

elaboración que permitan estandarizar su calidad.

c) Inseparabilidad de producción y consumo: Por lo general un servicio se

consume mientras se realiza, con el usuario implicado en el proceso.

El objetivo de prestar un buen servicio es atraer y mantener clientes, por medio

de la satisfacción de sus necesidades tomando en cuenta sus expectativas. Esto

depende de las personas que lo brinden y de los métodos que usen para tal fin, lo

que significa que los clientes no sólo esperan un servicio que los satisfaga sino

que los impacte, que los haga sentir bien, cómodos y además les dé la seguridad

de que si se regresan, el servicio y la atención serán cada vez mejor. La clave

para tener un usuario satisfecho radica en determinar qué es lo que éste desea

recibir, por ello se deben establecer y poner en marcha estrategias e indicadores

de gestión, a fin de realizar una evaluación constante de los deseos del usuario, ya

que este representa la esencia del negocio. Crosby, P. (1993).

II.1.3 Satisfacción del Usuario.

La calidad de servicio de una empresa se refiere a la percepción que tiene el

cliente en cuanto a la atención que se le presta y a la correspondencia entre el

desempeño y las expectativas relacionadas a una serie de variables que

intervienen en el buen servicio. Es por ello que es de suma importancia tener al

usuario satisfecho, ya que de esto dependerá gran parte del éxito o del fracaso de

una empresa de servicios.

El prestar un buen servicio se ha convertido en una preocupación muy importante

para las empresas de hoy en día, esto se debe a que los clientes son cada vez más


10

críticos en cuanto a la atención que reciben y a que las industrias de servicios

están compitiendo en mercados de mucha amplitud. Además, se vive dentro de

una economía de servicios y por ello el crecimiento que se presentará en un

futuro va a concentrarse en este sector. De esta manera se puede decir que “no se

está realmente en el negocio para obtener beneficios, sino que se llega a un

negocio para ofrecer un servicio que sea tan bueno que la gente esté dispuesta a

pagar un beneficio como reconocimiento de lo que se está haciendo por ellos”.

Denton, K. (1991).

De esto se deriva que conociendo las percepciones y las expectativas que el

usuario tiene acerca de los servicios que la empresa le presta, se puede obtener el

nivel de satisfacción de dicho usuario, como la diferencia entre lo que espera de

su proveedor y lo que realmente obtiene de él.

II.1.4 La Calidad de Servicio.

En las nuevas condiciones del mercado, las empresas que no dispongan de

aptitudes para generar y mantener ventajas competitivas en los servicios

ofrecidos, perecerán rápidamente. La calidad de servicio, definida como el grado

de satisfacción del usuario en cuanto a la atención que se le presta al venderle un

producto o servicio, es una competencia distinta que puede ser explotada y

utilizada como una variable estratégica de primer orden. Hoy en día la calidad de

servicio se ha convertido en un factor fundamental para que las empresas se

mantengan como líderes en el mercado. Rodríguez, F. y G. (1990).

En este sentido las empresas están tomando como base la calidad de servicio, ya

que la atención a los usuarios es la única forma de diferenciar el producto. Es por

ello que un servicio de calidad es la posibilidad de elevar el nivel de percepción

que el usuario tiene respecto al producto y/o servicio, aumentando éste su valor.

De esta manera las organizaciones de servicio, se han dado cuenta que deben

enfocarse principalmente en la satisfacción plena de las necesidades del usuario y

reducir al mínimo las preocupaciones de éste.


11

Es de suma importancia aprender a escuchar lo que los usuarios dicen sobre el

servicio y lo que desean de este, según sus necesidades. El enfoque que deben

tomar las empresas en la actualidad, es el de crear una Misión orientada al

servicio excelente y la satisfacción plena del cliente en todos los niveles de la

organización, empezando por el compromiso de la alta gerencia con la

responsabilidad de definir las estrategias que conviertan al servicio en la clave del

éxito del negocio. Calidad significa, satisfacer la demanda del usuario y está

basada en la prevención de las características de no-calidad: errores, defectos en

los productos adquiridos, tiempos muertos, demoras, servicios innecesarios. Todo

servicio debe intentar satisfacer la demanda del usuario eliminando estas

características de no-calidad.

La calidad de servicio se refiere entonces, según Denton, K. (1991), a “la

percepción que tiene un usuario acerca de la correspondencia entre el desempeño

y las expectativas, relacionados con el conjunto de elementos secundarios,

cuantitativos y cualitativos, de un producto o servicio principal”.

II.1.5 Principios de la Calidad de Servicio.

Principio 1. Visión Directa. Se refiere a que lo primero que debe tener un

presidente ejecutivo es la capacidad de integrar los objetivos individuales de

todos los miembros de la organización con la visión general de la misma. Es

decir, encaminar todas las fuerzas hacia un mismo fin.

Principio 2. Desarrollo de un marco estratégico. La estrategia consiste en

encontrar y desarrollar el(los) único(s) servicio(s) que permitan mantener

competitivo al negocio. Esto incluye características y perspectivas de un servicio

específico, que sea apreciado y sostenido por los usuarios. Todo negocio debe

medir sus fuerzas y prestar aquellos servicios que las acentúen y minimicen sus

debilidades.


12

Principio 3. La alta dirección debe mostrar su apoyo. Uno de los puntos clave es

la responsabilidad de la dirección, precisar acciones y hechos que demuestren su

compromiso por la calidad. Se refiere a la importancia que tiene el que los altos

ejecutivos se involucren en problemas a todos los niveles.

Principio 4. Comprenda su negocio. Se refiere a que la dirección debe conocer lo

que le puede ofrecer a los usuarios, para no crear expectativas que no se pueden

cubrir. Esto se define bien Con el proverbio “Promete sólo lo que puedas cumplir

y cumple lo que hayas prometido”.

Principio 5. Aplicación de fundamentos operativos. Se refiere a que el servicio

no tiene nada que ver con las promociones y publicidad, ya que a pesar de estar

muy relacionados porque éstas atraen el interés de los usuarios, lo que los

mantiene fieles a un servicio, es la calidad del mismo. Es por ello que se deben

aplicar fundamentos operativos para lograrlos.

Principio 6. Comprender, respetar y supervisar al usuario. Por lo general, los

usuarios están perfectamente preparados para hablar sí las empresas están

dispuestas a escuchar. Por ello éstas deben de forma creativa la manera de

comprender los deseos del consumidor.

Principio 7. Utilización de la tecnología adecuada. La importancia en este caso

no es la calidad de la interacción, sino el número de interacciones producidas. Ni

la velocidad, ni el rendimiento sin calidad son efectivos. La utilización de la

tecnología no es para sustituir empleados, pero sí para mejorar el servicio,

siempre que su utilización corresponda con el objetivo de acercarse más al

usuario.

Principio 8. La necesidad de innovaciones. Buscar apoyarse en las innovaciones

como sistema para crear nuevos servicios o renovar los existentes y los


13

productos, para establecer nuevos usuarios y para suministrar un servicio mejor.

Principio 9. Contratar a la gente adecuada. Los usuarios quieren ser tratados con

cortesía y educación, quieren a alguien que les ayude y que quiera y pueda tratar

con sus problemas. Algunos de esos rasgos pueden desarrollarse por medio de la

formación, pero muchos dependen de encontrar a la gente adecuada para un

negocio específico. Es decir que las empresas deben preocuparse por conseguir

los mejores empleados del mercado laboral.

Principio 10. Proporcionar formación especializada. La formación de los

empleados especializados, es algo más que enseñar a tener buenos modales,

cortesía o un “sonríe y llama”, está dirigida a desarrollar sistemas con los que

mejorar el servicio de calidad, debiendo realizar en su totalidad y no de forma

errática.

Principio 11. Establecer normas, medir el rendimiento y actuar. Es más fácil

instituir una perspectiva al usuario cuando se han fijado objetivos, se ha medido

el rendimiento y se les ha comparado con las normas. Si aparece una desviación

entre lo que se esperaba y lo que se ha obtenido, deben introducirse mejoras,

muchas de ellas no pueden realizarse si no se sabe lo que se está haciendo.

Principio 12. Establecer incentivos. Es importante recordar que los empleados

deben ver la conexión que existe entre la acción y resultados. Estos esperan ser

recompensados de alguna manera por los resultados de su servicio. Es por ello

que para mejorar el rendimiento de forma positiva, los altos directivos deben

crear y apoyar activamente un programa de incentivos efectivos. Denton, K.

(1991).


14

II.1.6 El usuario o cliente.

Este término evoca la visión de una persona o de un ente que pide algo a otro,

este pedido se hace de alguna forma, que a su vez genera muchas otras formas y

múltiples esfuerzos para lograrlo. “En ocasiones al usuario se le llama

consumidor y se cae en el error de pensar que significa pagar dinero a alguien por

lo que hace por nosotros” Crosby, P. (1993).

Una empresa debe considerar que un usuario es una persona sin tiempo, que

desea obtener información rápida y concisa, que sabe lo que quiere, pero a veces

no se decide, quiere respeto y tiempo para pensar, desea el servicio para el solo,

si no tiene prisa desea conversar y si tiene, no quiere esperar. Un usuario es una

persona muy variable, es por ello que una empresa debe entrar en contacto todas

las veces posibles con el mismo: para conocerlo mejor.

La satisfacción es obtenida por cada persona en distinto grado y manera según

como sean cubiertas sus necesidades particulares. Aparece cuando la compañía se

concentra en la calidad de servicio y va a originar recompensas muy reales tanto

en forma de lealtad como de imagen corporativa. La falta de satisfacción de los

usuarios causa una serie de perjuicios muy reales y éste es un hecho del que las

empresas no pueden permitirse hacer caso omiso. Horovitz, J. y otros (1993).

El usuario está satisfecho si se cumple con las expectativas. Saber cuáles son

estas expectativas permite a una compañía crear un conjunto de servicios

deseables. Se habla de crear un conjunto de servicios porque un servicio

representa una combinación de diferentes ofertas al usuario. Entre estas ofertas

podemos citar: atención al usuario, interés en el usuario, cortesía, seguridad en la

respuesta dada al usuario, disponibilidad al resolver sus necesidades, excelente

trato, comportamiento, iniciativa, etc.


15

Dentro de una empresa se consideran dos tipos de usuario o cliente: internos y

externos.

Cliente Interno: Es la persona o departamentos que son usuarios de otros dentro

de una misma organización. Es decir que reciben o usan los servicios y/o

productos que se les brinda dentro de ésta. En una empresa, por ejemplo, está

representado por los trabajadores que laboran en ella, accionistas, proveedores e

inversionistas.

Cliente Externo: Son las personas que no forman parte de la empresa, pero sobre

quienes va dirigido el producto y/o servicio elaborado por ella. Estas personas

compran bienes o servicios para satisfacer sus necesidades.

Sean internos o externos, los clientes son lo más importante para una

organización, es decir, “la razón de ser” de la misma, ya que sin ellos no podría

funcionar y la llevaría directamente al fracaso: si una empresa no tiene usuarios,

¿Quién compra su producto?, ¿Quién utiliza su servicio?, ¿Quién sería su mano

de obra? Estas son preguntas que deben hacerse las empresas de hoy para darse

cuenta que la mejor inversión es mantener al usuario satisfecho. Joan, E. (1994).

Los clientes incluyen a todas las personas cuyas decisiones determinan la

posibilidad de que la organización prospere. Puede tratarse de un grupo complejo

de múltiples estratos, pero es vital conocerlos y servirlos a todos para garantizar

la prosperidad.

Cuando se está cerca de los usuarios, se ha comenzado a recorrer el camino que

conduce a una auténtica ventaja competitiva. Cuando las necesidades y las

expectativas se convierten en patrón con el que la organización mide los

esfuerzos realizados por ella, los usuarios comprobarán que sus expectativas se

ven superadas constantemente, experimentarán placer y responderán

maravillosamente con su lealtad. Pero para motivar a los empleados a que midan


16

esfuerzos y resultados en función de las necesidades de los usuarios, se debe

comunicar tales necesidades y expectativas y demostrar que se cree

absolutamente que es posible y necesario satisfacerlas.

II.1.7 La Comunicación con los Usuarios.

Para un buen desempeño de un equipo dentro de cualquier organización, es vital

la comunicación entre sus miembros, es importante señalar que la causa mas

citada de conflictos interpersonales radica en la mala comunicación, lo que nos

hace reflexionar y entender que esta variable es de gran importancia para el

alcance de la satisfacción interna. La comunicación controla diversas formas de

comportamiento ya que a través de ésta es que se dan a conocer las normas,

controles y parámetros dentro de la empresa. En los grupos de trabajo se requiere

continua comunicación, la cual a su vez permite a sus integrantes exteriorizar sus

frustraciones y satisfacciones permitiendo la expresión emocional, cuyo fin

principal es que proporcione la información necesaria a los individuos o grupos

para tomar decisiones en las actividades que realicen.

II.1.8 Indicadores de Gestión para el Servicio al Usuario.

Un indicador de gestión se define, como la expresión cuantitativa del

comportamiento o desempeño de una empresa o departamento, cuya magnitud al

ser comparada con algún nivel de referencia, podrá estar señalando una

desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas del caso.

Los indicadores permiten determinar cuál es el desempeño de una empresa o

unidad, en función a parámetros previamente establecidos. Rodríguez, F. y G.

(1990).

Los indicadores de desempeño, también tienen efectos psicológicos de cambios

de comportamiento en los individuos, apenas se empieza a medir “algo”, el

“algo” mejora. Estas características de los indicadores, implican una mayor

responsabilidad en el diseño e implantación de sistemas óptimos de indicadores.


17

II.1.9 Indicadores de Tiempo.

Los indicadores de tiempo consideran el tiempo comprendido entre el inicio de

un proceso y su finalización. La clave de un buen indicador de tiempo, es definir

bien el principio y el final de la actividad. Su medición, se hace en unidades de

tiempo: horas, minutos, días, meses. Para la medición del tiempo, los ciclos de

captura de los pedidos, el ingreso y la transmisión de pedidos son importantes, ya

que de ellos depende el cumplimiento general de los tiempos de respuesta

ofrecidos al usuario. Indicadores de tiempo en servicio al usuario pueden ser:

tiempo de ingreso del pedido con respecto al tiempo total de procesamiento de los

pedidos.

II.1.10 Indicadores de Calidad.

La medición de calidad busca la perfección en los procesos y las actividades de

un determinado proceso. Con ellos se miden los aciertos y errores. Su tarea

consiste en identificar las actividades de cada proceso y definir (medir) los

aciertos y errores en cada una de ellas.

II.1.11 Encuestas Usadas para Medir Nivel de Servicio.

Toda empresa que se preocupe seriamente por mantener un alto nivel de calidad

de servicio, debe implantar sistemas, que al momento de entrar en declive, por

cualquier razón, lo anuncie a tiempo. Estos sistemas también deben ser creados

para mantener altos niveles de servicio, estando atentos ante los cambios en las

opiniones, actitudes, valores, necesidades y deseos de los usuarios. Para ello se

dispone de: encuestas transaccionales, encuestas a todo el mercado y encuestas

entre los usuarios. Berry, L. (1996).

II.2 Proceso de Producción:

Un proceso de producción se puede definir como el conjunto de actividades

mediante las cuales uno o varios factores se transforman en productos o servicio.

La transformación crea riquezas, es decir, añade valor a los componentes


18

adquiridos por la empresa. El material comprado es más valioso y aumenta su

potencialidad para satisfacer las necesidades de los clientes a medida que avanza

a través del proceso de producción. El proceso de producción está formado por

las tareas, flujos y almacenamiento.

II.2.1 Definición de Tareas:

Es cualquier acción realizada por trabajadores y/o máquinas sobre las materias

primas, productos semielaborados o productos terminados.

II.2.2 Definición De Flujo:

Los flujos pueden ser de productos y de información.

• Los flujos de productos es la secuencia que siguen los materiales desde su

recepción en fábrica hasta su llegada al almacén de productos terminados y

ocurren cuando los materiales se trasladan de una tarea a otra o al almacén, y

viceversa.

• El flujo de información es el complemento en el proceso de producción de un

producto (bien desde el correspondiente centro de responsabilidad al cargador

del o servicios). Este flujo se presenta cuando las anotaciones o instrucciones

necesarias se trasladan almacén o de una tarea.

II.2.3 Definición de Almacén:

Se define como almacén al local en que se guardan mercancías para su posterior

venta o distribución. En general son establecimientos de grandes dimensiones y

distribuido por secciones, según los artículos que en ella se venden. Y entre una

de las tareas fundamentales para el lógico flujo de operaciones es el

almacenamiento que se puede definir como una parte de la función de logística

responsable de guardar y trasladar los inventarios, desde la recepción de

materiales del proveedor hasta la entrega del producto al consumidor final.


19

II.2.4 Definición de optimización de proceso:

En toda empresa se desea lograr la optimización del proceso de producción,

entendiendo, por optimización de un proceso como la acción y efecto de buscar la

mejor manera de ejecutar una actividad y sirve para encontrar la respuesta que

proporcione el mejor resultado, la que logre mayores ganancias, producción al

menor costo y menor desperdicio. Estos problemas implican utilizar de la manera

más eficiente los recursos disponibles, tales como dinero, tiempo, maquinaria,

personal, existencias, etc.

Con estos términos de optimización y proceso de producción, podemos definir la

optimización de un proceso de producción como el estudio del mismo para

identificar retrasos, distancias de transporte, procesos y requerimientos de

tiempos de procesamiento, con el fin de simplificar toda la operación. La idea es

eliminar cualquier paso en el proceso que no agregue valor al producto.

En la actualidad no es competitiva la empresa que no cumple con Calidad,

Producción, Bajos Costos, Tiempos Estándares, Eficiencia, Innovación, Nuevos

métodos de Trabajo, Tecnología y muchos otros conceptos que hacen que cada

día la productividad sea un punto de cuidado en los planes a largo y pequeño

plazo, la importancia del aumento de la productividad es que es el único camino

para que un negocio pueda crecer y aumentar su rentabilidad (o sus utilidades).

II.2.5 Distribución de planta o “Lay-Out”

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de

trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para

la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

El estudio de la distribución de planta busca el emplazamiento óptimo de los

componentes, sean activos o pasivos, para alcanzar los volúmenes requeridos


20

minimizando el consumo de la mano de obra, los movimientos, las existencias o

almacenamientos intermedios y la inactividad o espera de los equipos.

Una buena distribución de planta proporciona las siguientes ventajas.

a. Suministra líneas definidas para el recorrido del trabajo.

b. Permite que se recorran distancias más cortas.

c. Reduce el costo de manipulación de materiales.

d. Disminuye las existencias de los almacenes.

e. Permite una utilización más eficiente de la mano de obra y de las

instalaciones.

f. Disminuye la superficie requerida para el trabajo.

g. Reduce la cantidad de mano de obra.

h. Evitar innecesaria inversión de capital.

i. Lograr seguridad y satisfacción para los trabajadores.

Tipos de Distribuciones.

En el caso de la proveeduría farmacéutica que es una empresa de prestación de

servicio, se hará el enfoque hacia una distribución orientada hacia el

almacenamiento de medicamentos. Entre este tipo de distribuciones, se tiene las

siguientes:

Distribución del Almacenamiento.

Es aquella distribución cuyo objetivo es cumplir con una función de inventario y

analiza la colocación de los componentes en un almacén.

Distribución de Mercadeo.

Es aquella distribución en la que los componentes se ubican de forma tal de

facilitar la venta. (Por ejemplo, Farmacias, Supermercados, etc.). El objetivo

general de esta distribución es maximizar el beneficio neto que cabe alcanzar por

unidad de superficie ocupada de los productos expuestos, o sea proveer un


21

camino para los clientes que los exponga a tanta mercancía como sea posible,

colocando a la vez los servicios necesarios a lo largo de esta secuencia. Con esta

distribución se pretende optimizar la venta de mercadería por metro cuadrado.

II.3 Ergonomía II.3.1 Definición de Ergonomía

Se entiende por Ergonomía o Ingeniería Humana, la ciencia que estudia la

relación existente entre el hombre y el medio en el cual trabaja aplicando

conocimientos de Ingeniería, Psicología, Fisiología, etc. La función de la

Ergonomía es adaptar el trabajo al hombre no solo para evitar peligros y hallar el

trabajo más eficiente, sino también para aumentar la satisfacción de los

trabajadores y reducir la fatiga.

Para mejorar las condiciones de trabajo deben tenerse en cuenta algunas

consideraciones tales como:

a. Mejorar la Iluminación.

b. Controlar la Temperatura, Humedad y Ventilación.

c. Control de Ruidos.

d. Promover el Orden y la limpieza.

e. Proporcionar dispositivos para la eliminación de polvos, gases, nieblas, etc.

f. Instalar resguardos en los sitios de transmisión de potencia.

g. Proveer cuando sea necesario equipo personal de protección.

h. Patrocinar un buen programa de Primeros Auxilios.

II.4 Teoría de Colas. La Teoría de Colas (TC) es un conjunto de modelos matemáticos que describen

sistemas de líneas de espera particulares. La formación de colas es un fenómeno

frecuente que se presenta cuando la demanda real de un servicio supera la

capacidad de proporcionar ese servicio. Es normal que en la industria se presente

la necesidad de incrementar la capacidad de un servicio para disminuir la

longitud de las colas tomando en cuenta los costos asociados. Sin embargo, uno


22

de los factores a tomar en cuenta es la aleatoriedad asociada a la llegada de los

elementos o entes al agente proveedor del servicio (servidor). Igualmente existe

incertidumbre respecto a la tasa a la cual se proporciona el servicio; proporcionar

demasiado servicio involucra un gasto excesivo. Del otro lado, proporcionar poco

servicio causa que las colas aumenten su longitud en forma desproporcionada. En

el caso de personas esperando por algún servicio, las colas largas implican

perdida de clientes. El objetivo es encontrar el estado estable del sistema y

determinar una capacidad de servicio apropiada. La Teoría de Colas no resuelve

directamente el problema pero proporciona información para la toma de

decisiones haciendo predicciones sobre las características de las probables colas

en un sistema.

II.4.1 El Proceso Básico de las colas.

El proceso básico de la mayor parte de los modelos de colas se puede describir

así: Entes que requieren un servicio son generados por una fuente a lo largo del

tiempo. Estos entes entran al sistema de colas y pasan a formar parte de una de

ellas. En algún momento un miembro de la cola es seleccionado para recibir

servicio de acuerdo a una regla llamada disciplina de la cola. Generalmente ésta

es: primero en llegar, primero en ser servido. El modelo de este sistema puede ser

representado así:

FUENTE COLA SERVIDOR

Figura 1: Proceso Básico de cola

La Fuente.

Una de las características de la fuente es el tamaño, es decir, el número total de

entes que requieren servicio cada cierta unidad de tiempo. Este número puede ser

finito o infinito de manera que la fuente puede ser limitada o ilimitada. El patrón

estadístico de la fuente debe ser especificado, el más usado es el llamado proceso


23

Poisson y es aquel donde la llegada de los entes es aleatoria pero con la

condición de que existe un numero ρ que es el promedio de la cantidad de entes

por unidad de tiempo que ingresan al sistema. Otra forma de expresar el proceso

Poisson es diciendo que los tiempos entre arribos es de tipo exponencial negativo,

o sea que sigue la formula:

t = μ. e –μ

Donde μ es el tiempo promedio entre arribos. Esta formula expresa el hecho de

que la probabilidad de que un ente tenga un tiempo entre arribos sustancialmente

por encima del promedio μ es muy pequeña.

La Cola: Una cola es una línea de espera, estas pueden ser de longitud finita o

infinita, dependiendo de la capacidad física del sistema.

El Servidor: El servidor puede consistir en uno o más canales en paralelo, como

los cajeros de los bancos. El tiempo transcurrido entre el comienzo del servicio y

el final del mismo se llama tiempo de servicio. Para estos tiempos de servicio se

debe especificar la distribución probabilística correspondiente. Normalmente

todos los servidores tienen la misma distribución probabilística. Entre todas las

posibles, la mas común es la exponencial negativa y cuya formula ya fue

mostrada anteriormente. Esto se traduce en que una vez comenzado un servicio,

es imposible predecir cuando va a finalizar aunque sabemos que tiempos de

servicio con valores superiores al promedio μ son mucho menos probables.

Para describir en forma compacta un sistema cola servidor usaremos la siguiente

notación de Kendall: A/B/c.

A: Distribución de tiempos entre llegadas.

B: Distribución de tiempos de servicio.

M: distribución exponencial.

D: distribución degenerada.

Ek: distribución Erlang.


24

c: Número de servidores.

Por ejemplo, M/M/7 se refiere a un sistema cola servidor con tiempos de llegada

y de servicio de tipo exponencial y un servidor de siete canales.

II.4.2 Estructuras Típicas de las Colas.

• Una Línea, un Servidor

Figura 2: Estructura Típica de las Colas una Línea un Servidor.

• Una Línea, Múltiples Servidores.

Figura 3: Estructura Típica de las Colas una Línea Múltiples Servidores.

Llegadas

Sistema de colas

Cola

Servidor Salidas

Servidor

Servidor

Salidas

Salidas

Llegadas

Sistema de colas

Cola

Servidor

Salidas


25

• Varias Líneas, Múltiples Servidores

Figura 4: Estructura Típica de las Colas Varias Líneas Múltiples Servidores.

• Una Línea, Servidores Secuenciales

Figura 5: Estructura Típica de las Colas una Línea Servidores secuenciales.

Llegadas

Sistema de colas

Cola

Servidor

Salidas

Cola

Servidor

Llegadas

Sistema de colas

Cola Servidor Salidas

Servidor

Servidor

Salidas

Salidas

Cola

Cola


26

II.4.3 Simulación de Sistemas Dinámicos Discretos.

Los elementos dentro de un sistema discreto que se mueven tales como personas,

órdenes, paquetes, materiales etc. los llamaremos entes o transacciones. Los entes

(ejemplo: Usuarios de una Farmacia) pueden normalmente poseer algún tipo de

atributo (ejemplo: El tiempo en cualquier instante dentro del sistema) y realizar

diversas actividades. El objetivo de un modelo de simulación discreta consiste en

reproducir las actividades en las cuales se involucran los entes y en consecuencia

predecir el comportamiento del sistema. Esto puede lograrse definiendo los

estados del sistema y luego crear actividades que lo vayan moviendo de estado en

estado. Los estados de un sistema se definen en función de los valores numéricos

asignados a los atributos de los entes. Un conjunto de valores numéricos en

particular define un estado del sistema. En consecuencia simular un sistema

consiste en destacar los sucesivos estados del mismo en función del tiempo.

En la simulación discreta, los estados de un sistema sólo pueden cambiar en los

momentos donde ocurren eventos. Como el estado de un sistema permanece

constante entre la ocurrencia de dos eventos consecutivos, la imagen dinámica

del proceso puede obtenerse avanzando el llamado tiempo de simulación o reloj

de evento en evento. Este enfoque se le denomina “siguiente evento” y es el más

empleado en el diseño de lenguajes de computación para simular sistemas

discretos.

Un modelo de simulación discreta se puede describir desde varias

perspectivas:

a) Definiendo los cambios de estado que ocurren en los momentos de ocurrencia

de eventos.

b) Describiendo las actividades que ejecutan los entes.

c) Describiendo el proceso mediante el cual los entes se mueven dentro del

sistema.

En este trabajo se utilizara el lenguaje Visual SLAM en su modalidad de redes


27

para construir modelos considerando al sistema como un proceso constituidos por

actividades y eventos.

Características de un sistema discreto dinámico cola-servidor.

Los sistemas discretos donde existen colas por parte de los entes que requieren

algún tipo servicio pueden caer en estado de congestión e incluso de colapso. El

sistema puede dar servicio a los entes a un ritmo que en general debería ser

mayor que a la tasa a la cual llegan los entes. Debido a fluctuaciones aleatorias en

la tasa de llegada o en la tasa de servicio, existen ocasiones donde llegan más

entes al sistema de los que puede atender. Como consecuencia se forman colas de

espera y el sistema se dice está congestionado.

Un sistema cola-servidor se caracteriza por tres factores:

• Patrones de llegada, que describen las propiedades probabilísticas de los

tiempos entre arribos.

• Patrones de servicio, que describen las propiedades estadísticas de los

tiempos de servicio.

• La disciplina de las colas, que define cómo se elige a un miembro de la cola

para ser atendido.

CAPITULO III: ASPECTOS METODOLÒGICOS. Trabajo Especial de Grado

28

CAPITULO III.

ASPECTOS METODOLÓGICOS.

En esta sección se plantearon los aspectos metodológicos que definieron los

elementos claves contemplados en el desarrollo de cada una de las fases

diseñadas para la consecución de los objetivos de ésta investigación, así como

también, los métodos y las técnicas que se utilizaron para la recolección, análisis

y tratamiento de la información.

III.1. Tipo de Investigación.

De acuerdo al problema planteado y en función a los objetivos, al presente

trabajo se le ubica como una investigación denominada Proyecto Factible, la cual

es definida por la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) de la

siguiente manera: El proyecto factible consiste en la elaboración de una propuesta

de un modelo operativo viable, o una solución posible a un problema de tipo

práctico, para satisfacer necesidades de una institución o grupo social. La

propuesta debe tener apoyo, bien sea de una investigación de campo, o una

investigación de tipo documental; y puede referirse a la formulación de políticas,

programas, tecnologías, métodos o procesos. (UPEL, 1990).

Esta investigación también se encuentra enmarcada como del tipo descriptiva, los

hechos ocurren en el presente, pero no pueden ser estrictamente controlados, por

lo que se debe describir lo que existe, y sólo interesa obtener información del

estado actual de los hechos en estudio.

III.2. Diseño de la Investigación.

La recolección de la información de campo, documental y bibliográfica se realizo

en la modalidad que se define como de Investigación de Campo, la cual es un

proceso sistemático, riguroso y racional de recolección, tratamiento, análisis y


29

presentación de datos, basados en una recolección directa a partir de las fuentes y

acerca de la realidad de las informaciones necesarias para la ejecución del

estudio. Las fuentes de información provienen de Bibliotecas Universitarias,

Internet, documentos e información proporcionada por La Proveeduría

Farmacéutica y textos sobre el tema. Para la toma de información de campo se

contó con el valioso apoyo de los usuarios de La Proveeduría Farmacéutica y del

personal involucrado en el proceso motivo de la investigación. De igual forma, se

utilizó la técnica documental para recopilar la información disponible dentro de la

farmacia, así como la observación directa y el conocimiento adquirido sobre los

procesos dentro de La Proveeduría Farmacéutica.

La investigación se realizó en La Proveeduría Farmacéutica, el trabajo de campo

realizado para dar cumplimiento a los objetivos establecidos, utilizó dos grupos o

unidades de análisis: a dos poblaciones y a los procesos realizados en:

facturación, predespacho y búsqueda en el almacén. Las poblaciones

seleccionadas fueron los usuarios de La Proveeduría Farmacéutica y los

integrantes del personal que laboran en La Proveeduría.

III.3. Elementos de las Unidades de Análisis.

1 Unidad de Análisis 1: conformada por los usuarios, estos son profesores,

empleados y público en general.

2 Unidad de Análisis 2: conformada por 9 trabajadores de las áreas:

facturación, predespacho y búsqueda en el almacén, que se encuentran dentro

de La Proveeduría Farmacéutica e involucrados directamente en el proceso de

venta de medicamentos y servicio al usuario: cinco (5) empleados en

facturación, un (1) empleado del área de almacén y tres (3) empleados del

predespacho.

III.4. Técnicas e Instrumentos para Recolección de la Información.

Una vez reunida la información se procedió a identificar cuáles eran las fuentes y


30

datos más relevantes, descartando los restantes. Los datos obtenidos en campo se

tomaron en su totalidad. Posteriormente se procedió a analizar la información

recabada con los instrumentos metodológicos seleccionados, estableciéndose así,

el contexto de la investigación.

Siguiendo los objetivos establecidos en el trabajo de investigación, se procedió al

análisis y conclusión acerca de cada uno de ellos desarrollando de ésta forma el

estudio que permitiera el planteamiento de planes para optimizar el proceso de

atención al usuario en la Proveeduría Farmacéutica adscrita al I.P.P.

En este estudio se emplearon una serie de técnicas e instrumentos de recolección

de la información orientada a alcanzar los fines propuestos, con base en criterios

personales, sustentados en recopilaciones bibliográficas y en los conceptos

desarrollados durante los estudios realizados en Ingeniería Mecánica y a

publicaciones actualizadas sobre el tema. De igual forma, se contó con

información disponible dentro de la Proveeduría, sobre los procesos que se están

realizando actualmente en el área involucrada a través de la técnica documental.

Otra técnica empleada fue la observación directa sobre los procedimientos

actuales de atención al usuario de La Proveeduría Farmacéutica, así como

también, de las actividades del departamento de Compras y Almacén.

Igualmente, se aplico técnica de la Entrevista no estructurada, para conseguir

información a nivel gerencial y supervisión, dentro de la organización y con los

usuarios a los cuales la empresa expende sus medicamentos, con la finalidad de

determinar necesidades y nivel de satisfacción del servicio.

La Entrevista permitió evaluar la situación actual de la empresa, vista por

personal dentro de la misma, y que labora en las áreas relacionadas directamente

con el proceso.

CAPITULO IV: DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA. Trabajo Especial de Grado

31

CAPITULO IV.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.

En función de los objetivos propuestos se realizó un diagnostico de la

Proveeduría Farmacéutica adscrita al IPP de la UCV con la finalidad de observar

y analizar la situación actual de la misma. A partir de este diagnostico se

presentan las propuesta de mejoras correspondientes las conclusiones y

recomendaciones.

IV.1 Descripción de la Empresa.

En la figura 6, se puede ver la configuración actual de la farmacia.

Figura 6: Plano actual de La Farmacia.

IV.1.1. Razón social: Almacenamiento y ventas de alimentos y medicamentos.

IV.1.2. Historia de La Empresa.

El Instituto de Prevención Social del Profesorado (I.P.P) fue creado el 24 de

octubre de 1958 por la Asociación de Profesores de la U.C.V. (APUCV), el

I.P.P. es una Fundación sin fines de lucro, de carácter privado, sobre la cual

descansa el trabajo de previsión social de la Asociación.


32

La Proveeduría Farmacéutica adscrita al I.P.P. es una empresa farmacéutica que

expende medicamentos, dedicada al cuidado de la salud, con el compromiso de

mejorar el bienestar y la calidad de vida del gremio de los profesores

universitarios, con una gran inversión y un equipo de trabajo eficiente. Provee

medicamentos y comercializa varios tipos de productos de fabricación local e

importada, ofreciendo un costo menor de sus medicamentos a los profesores,

publico en general y también un seguro que proporciona un precio especial a los

profesores afiliados al programa de medicamentos SAMHOI.

El programa SAMHOI está orientado al logro de una farmacoterapia efectiva,

segura y al menor costo posible, bajo la responsabilidad de profesionales

Farmacéuticos y Médicos especializados, con mística, ética y vocación de

servicio.

Para realizar las compras de las medicinas contempladas en el Programa de

Medicamentos para patologías crónicas de SAMHOI, los afiliados deben estar

inscritos en los tres planes de cobertura: Básica, Complementaria y Adicional.

IV.1.2.1. Misión, Visión y Valores.

Sus principales objetivos son promover y desarrollar el ahorro entre los miembros

de la APUCV y mantener sus programas socioeconómicos.

La Misión de de la empresa es: “Optimizar las funciones y servicios con un

enfoque integral del usuario, mediante el cambio y adecuación de paradigmas y

racionalización de los procesos, fortaleciéndolos tecnológicamente y articulando

las dependencias comprometidas en una unidad de propósitos”.

La Visión de la empresa es “Ampliar y fortalecer la calidad de vida de los

Afiliados”.

La Asociación tiene como finalidad:


33

• El fortalecimiento de la integración y de sus agremiados, los profesores

universitarios, con la U.C.V.

• Defender la vigencia del régimen autonómico y democrático de la

Universidad.

• Dignificar la Primera Casa de Estudios.

• Estimular la actividad del profesorado para producir con mística nacionalista,

mejores y mayores aportes en docencia, investigación y extensión.

IV.1.3 Estructura Organizativa

IV.1.3. 1 Organización Humana.

La Proveeduría Farmacéutica, ubicada en el sótano de la Facultad de Farmacia de

la U.C.V., adscrita al I.P.P. Laboran 20 trabajadores que se encuentran

distribuidos de acuerdo con el siguiente organigrama,

Figura 7: Organigrama Laboral de la Farmacia IPP.


34

IV.1.3. 2 Organización Física

Esta proveeduría funciona en un espacio físico de aproximadamente 385,12 m2.

Cuenta con una ventilación de tipo aire acondicionado e iluminación artificial con

lámparas fluorescentes.

Los espacios en La Proveeduría Farmacéutica. No presentan un orden de

distribución en específico, sino que se encuentran organizada por sectores en

oficinas administrativas, recepción de mercancía, almacén de medicamentos y

área de atención al cliente.

CAPITULO V: ÁNALISIS Y RESULTADOS. Trabajo Especial de Grado

35

CAPITULO V.

ÁNALISIS Y RESULTADOS.

V.1 Situación Actual de la Empresa. V.1.1 Diagnostico del Proceso Actual de Almacenamiento de Medicamento.

V.1.2 Recepción.

El área de recepción de mercancía es de aproximadamente: 26 m2. En esta área se

encuentra un trabajador (aprendiz farmacéutico) para la revisión de la factura y

recepción de los medicamentos, al momento de ser entregados por el proveedor.

En este mismo espacio que se destina para recepción de mercancía se realiza, de

igual forma, la verificación posterior de la misma. Es de notar que existe una gran

variedad de proveedores, tales como: COBECA, Líder, Farvenca, entre otras,

siendo Droguería Nena C.A. la principal suplidora de medicamentos a la

proveeduría. Esta actividad es asignada a dos (2) trabajadores.

V.1.3 Verificación.

El proceso de verificación de mercancía es el siguiente:

a) A la factura original se le sacan dos (2) copias, siendo una utilizada para la

verificación de los medicamentos y la otra para verificación dentro de los

anaqueles de ventas.

b) Se toma la caja contenedora de medicamentos y se coloca sobre el mesón que

se tiene en la sala, verificándose que el número de factura coincida con el

etiquetado que se tiene en la caja.

c) Se sacan todos los medicamentos de la caja y se colocan sobre el mesón, a un

lado de la caja, y de manera visual se verifica el estado de cada uno de los

medicamentos revisando la fecha de vencimiento. Si el producto viene en

presentación de caja, por ejemplo pastillas, se le realiza un movimiento


36

“sacudir” para verificar que contiene el medicamento dentro del envase.

d) De manera simultanea se tiene una caja de cartón cualquiera, sobre el mesón,

en donde se introduce una muestra del pedido revisado. Luego esta caja de

muestras será llevada a la persona que se encargará de cargarla al sistema

computarizado, esta persona genera un reporte que es verificado por el

administrador. Posteriormente los lotes respectivos de las muestras sean

llevados a los anaqueles para la venta.

e) En el caso que existan medicamentos en mal estado o con fechas cercanas de

vencimiento se hace un registro colocando una nota en las copia de la factura

en la línea correspondiente del producto. Se genera una tercera copia a la

factura en la que se escribe la cantidad y el nombre de o los productos

defectuosos que posteriormente será entregado al regente de la farmacia para

que emita un reclamo al proveedor del medicamento defectuoso.

V.1.4 Almacenaje.

El área de almacén de medicamentos es de aproximadamente: 93 m2. En este

almacén los productos y medicamentos se encuentran divididos en seis secciones,

a saber, sección de tableta; aquí se encuentran distribuidos alfabéticamente

todos los medicamentos que vienen en presentación de tabletas. Sección de

Gotas, de igual forma, en esta sección se encuentran distribuidos en forma

alfabética los que vienen en presentación de gotas. De manera correspondiente

están las secciones de Nevera, Cremas y Supositorios.

Los medicamentos son almacenados para la venta en 79 estantes de metal y 8

estantes de madera.


37

Figura 8: Estante tipo Esqueleto

Observación: La altura de los estantes es de 2,00 metros, la altura del piso al

techo es de 3,30 metros y la distancia de los entrepaños es de 0,25 metros.

Es importante destacar que en la inspección que se realizo se observó las

siguientes deficiencias:

1) El apilamiento de cajas en los pasillos que interfieren en el paso del personal

en algunas zonas.

2) Los estantes son altos y los entrepaños mas altos para colocar medicamentos

están a 2 mts.

3) No tienen un área establecida para almacenar los medicamentos vencidos,

por lo que se utiliza la escalera de emergencia como deposito.

4) El espacio de entrada de los medicamentos al almacén desde el área de

recepción es muy reducido.

V.1.5 Diagnostico Actual del Proceso de Atención al Usuario.

La zona de atención al usuario consta del área de predespacho de

aproximadamente 24 m2 y el área de Despacho de aproximadamente 34 m2. En

esta área se encuentran asignados dos (2) trabajadores para el sector de

predespacho y cinco (5) para despacho. Es donde el usuario tiene el primer


38

contacto de recibir servicio por parte de La Proveeduría Farmacéutica adscrita al

I.P.P. Entre las actividades que se realizan en el sector de predespacho y

despacho se mencionan a continuación:

El usuario toma en ticket impreso con el numero que el sistema le asigno para ser

atendido, luego de hacer una espera, el usuario es llamado al sector de

predespacho y es aquí donde se le pide que se identifique a través de: numero

de cedula de identidad, facultad de donde proviene y afiliación o no al programa

SAMHOI.

Se observó y tomo nota de las siguientes actividades del proceso de

predespacho.

1) Para generar el reporte de pedido por pantalla es necesario cargar la

información del usuario y los medicamentos al sistema. Este reporte no

proporciona el valor exacto del medicamento.

2) El sistema de predespacho no se actualiza frecuentemente.

3) El usuario puede requerir la existencia del producto deseado y llevar

cualquier medicamento sin límite. Excepto en el caso del programa de

Medicamentos SAMHOI, el cual tiene un máximo de dos (2) meses de

tratamiento y en situaciones especiales, por ejemplo al viajar puede ser más.

4) Cuando no hay un medicamento el usuario pregunta las posibles sustitutos y

en ocasiones hasta pide el vademécum.

5) Las personas mayores en edad incluyendo profesores hacen su pedido a un

ritmo lento.

6) Hay medicamentos en almacén que no pueden ser facturados ni vendidos

hasta que sean cargados al sistema de inventario.

Seguidamente el usuario debe esperar a que su pedido sea requerido de los

anaqueles del almacén.


39

Observaciones y notas del proceso de búsquela de los medicamentos en el

almacén.

1) El proceso de búsqueda en almacén tiene asignado una persona.

2) El reporte de pedido utilizado es una simple lista con los nombres de los

medicamentos.

3) Se presenta ocasiones donde el medicamento no existe en los anaqueles y se

encuentra en el reporte del pedido.

Despacho de los productos.

Posteriormente, al terminar de buscar los medicamentos en el almacén son

pasados a una mesa donde son recolectados por un cajero. El usuario es solicitado

al sector de despacho. Aquí se realiza el proceso de facturación, se realiza la

factura de la compra, se envasa el pedido, se hace la entrega y se realiza el

respectivo cobro.

Observaciones y notas sobre el proceso de despacho.

1) Los pedidos son retirados del mesón según el orden de llegada.

2) Se carga nuevamente la información del usuario, trabajo similar al ejecutado

en predespacho y los medicamentos al sistema para realizar la factura.

3) Si el usuario pertenece a SAMHOY tiene beneficiarios al cual esta facturando

medicamentos, estas facturas son independientes y deben ser facturadas por

separado.

4) Las facturas pueden ser canceladas por separado o por monto global de todas

pero la suma se debe hacer aparte, ya que el sistema no lo hace. Con la

pérdida de tiempo consiguiente.

5) El mueble o mostrador de trabajo de las cajas y terminales de pedido, esta

diseñado con un ángulo en el medio, y una esquina cercana a la puerta.

6) Los puestos de trabajo en general, no han sido diseñados de acuerdo con

sistemas modernos de diseño para mejorar las condiciones de los trabajadores

y ganar tiempo y eficiencia.


40

Además, en las áreas de oficina y de servicios generales se observo lo siguiente:

1) Los espacios internos de las oficinas son reducidos.

2) Sistemas de emergencia no están visibles como extintores y salida de

emergencia.

A continuación se presenta un esquema del proceso de atención al cliente:

Figura 9: Flujo del Proceso de Atención.

V.1.6 Diagnostico actual del Tiempo de Atención al Usuario.

Para tener un diagnostico en cuanto a la demora en el proceso de atención al

usuario de la proveeduría se hizo la toma de el tiempo que transcurre para la

compra de medicamentos.

Dividimos el ciclo en cuatro etapas que comprenden:

1) Tiempo de espera para atención inicial o predespacho: este comienza

cuando el usuario al llegar, toma un número o ticket con el cual será atendido

por el personal de predespacho, al ser solicitado por la pantalla digital según

su número correspondiente.

2) Tiempo de predespacho: el utilizado para realizar el pedido del usuario, por

INICIO

TOMA DE TICKET

PREDESPACHO

DESPACHO

ESPERA PARA DESPACHO

ESPERA PARA PREDESPACHO

SALIDA


41

medio de su nombre y cedula como requisito, al final se genera un reporte con

el que se buscan los medicamentos solicitados en el almacén.

3) Tiempo de espera para despacho: es el que trascurre desde que termina el

predespacho y es llamado por el cajero. Es este tiempo se buscan los

medicamentos en el almacén y son dejados en cola para ser facturados.

4) Tiempo de despacho: el utilizado por el cajero para entregar y facturar los

medicamentos al usuario.

La toma de la muestra (el tiempo en minutos de atención a cada usuarios) se hizo

en varias semanas de forma aleatoria por un periodo de tres semanas

aproximadamente, esta muestra consta de 56 usuarios y se tomaron los tiempos

de espera y de servicio en la Farmacia (ver Tabla1).

Tabla 1: Tiempos de Espera y Servicio del Usuario en la Farmacia.

Muestra N°

Tiempo de espera para Predespacho

min.

Tiempo de Servicio en Predespacho

min.

Tiempo de espera para Despacho

min.

Tiempo de Servicio en Despacho

min.

Tiempo total min.

1. 5 3 1 3 12

2. 13 2 2 1 18

3. 15 4 8 13 40

4. 9 3 6 2 20

5. 13 2 11 3 29

6. 15 3 9 13 40

7. 21 3 17 4 45

8. 16 4 15 3 38

9. 24 2 13 7 46

10. 21 8 12 7 48

11. 16 2 13 12 43

12. 16 3 11 4 34


42

13. 15 2 9 5 31

14. 21 23 8 6 58

15. 16 3 15 6 40

16. 16 3 13 11 43

17. 21 12 12 16 61

18. 7 6 2 5 20

19. 5 4 9 13 31

20. 10 3 9 1 23

21. 10 1 3 3 17

22. 7 3 1 1 12

23. 1 7 13 20 41

24. 13 6 10 9 38

25. 11 3 8 3 25

26. 5 6 6 16 33

27. 13 10 6 11 40

28. 5 3 7 7 22

29. 6 1 15 3 25

30. 21 2 2 1 26

31. 21 2 4 3 30

32. 0 2 7 3 12

33. 11 2 6 1 20

34. 14 12 8 8 42

35. 16 1 10 4 31

36. 7 2 2 1 12

37. 6 1 6 2 15

38. 5 1 7 2 15

39. 0 2 3 6 11

40. 5 3 4 3 15

41. 2 6 4 8 20

42. 7 6 18 20 51

43. 13 2 13 2 30

44. 7 4 3 6 20

45. 21 2 12 2 37

46. 19 1 14 1 35

47. 19 1 18 2 40


43

48. 15 2 7 2 26

49. 16 3 7 10 36

50. 16 3 5 1 25

51. 12 3 6 3 24

52. 8 1 8 2 19

53. 6 1 6 2 15

54. 6 5 13 8 32

55. 6 2 7 6 21

56. 6 1 13 2 22

En la tabla 2. Se presenta el tiempo de permanencia del usuario o tiempo total

en el sistema de servicio, hay que notar que:

Tiempo Total = Tiempo de Espera de Predespacho + Tiempo de Servicio en

Predespacho + Tiempo de Espera para Despacho + Tiempo de Servicio en

Despacho.

Tabla 2: Tiempo de Atención al Usuario.

Tiempos de atención al usuario [min.]

12 43 17 30 20 24

18 34 12 12 51 19

40 31 41 20 30 15

20 58 38 42 20 32

29 40 25 31 37 21

40 43 33 12 35 22

45 61 40 15 40 25

38 20 22 15 26 36

46 31 25 11 26 15

48 23

Para una adecuada toma de decisión de la muestra recolectada se procederá con

la construcción de una grafica de distribución de frecuencia del Número de


44

Usuarios vs. Tiempo transcurrido.

El Rango (R) de la muestra es de 50 que es la diferencia entre el valor máximo de

61 minutos y el valor mínimo de11 minutos.

Luego la Clase (K) o el número de intervalos de la muestra analizada se calculan

con la expresión:

K= Ln (n) / Ln (2); siendo n el numero de la muestra.

Entonces queda:

K = Ln (56) / L n (2) = 5,81

Y redondeando queda que:

K = 6

La Amplitud de cada intervalo o Clase queda de la siguiente forma:

A = R / K

Siendo esta de:

A = 50 / 6 = 8,33

Y redondeando queda:

A = 9

Calculando el tiempo promedio, queda:

nTTT

T nprom

......21 ++=

Donde n es el número de usuarios de la muestra.

Para el cálculo de la desviación estándar a partir de una muestra de 56 usuarios se

usó la siguiente formula:

( )n

TTs prom∑ −

=2

min. 24, 12=s

min55, 29 56

min 1655 ==promT


45

Luego por propiedades de una distribución normal se tendrá que:

El 68 % de las muestras estarán en el rango de sTprom ±

El 95% de las muestras estarán en el rango de sTprom 2±

Así que a continuación se construirá la tabla 3 en la que se tiene 1 columna con

6 intervalos de amplitud de 9 min. Cada una y las columnas respectivas de

frecuencia absoluta ( if ), frecuencia relativa ( if /n), frecuencia absoluta

acumulada

( iF ) Y frecuencia relativa acumulada ( iF /n) Tabla 3: Análisis Descriptivo de los Tiempos.

Clases

Punto Medio

Xi

Frecuencia Absoluta

fi

Frecuencia Relativa

fi /n

Frecuencia Acumulada

Fi

Frecuencia Acumulada

Relativa Fi/n

11- 19 15 12 0,21 12 0,21

20- 28 24 15 0,27 27 0,48

29- 37 33 12 0,21 39 0,70

38- 46 42 13 0,23 52 0,93

47- 55 51 2 0,04 54 0,96

55- 63 59 2 0,04 56 1,00

Luego se construye la grafica distribución de frecuencia que se observa en la

figura 10, para la muestra de 56 usuarios en la que se evalúa la relación entre la

frecuencia absoluta vs. Intervalos de clase.


46

Figura 10: Histograma de Frecuencia.

Los resultados recopilados en la observación de campo, los cuales representan los

tiempos en el servicio de atención en la proveeduría, se encuentran indicados en

la tabla 1.

Al tabular estos datos y realizar el histograma de frecuencia del tiempo de

servicio (Figura 10.), se puede observar:

• En el intervalo de clase de 11min. a 19 min. representa el 21 % de los

usuarios.

• En el intervalo de clase de 20 min. a 28 min. representa el 27 % de los

usuarios.

• En el intervalo de clase de 29 min. a 37 min. representa el 21 % de los

usuarios.

• En el intervalo de clase de 38 min. a 46 min. representa el 23% de los

usuarios.

Esta información permite establecer que en la Proveeduría Farmacéutica un alto

porcentaje de los usuarios experimenta retraso en el proceso de atención.

0 2 4 6 8

10 12 14 16

Número de Usuarios

11- 19 20- 28 29- 37 38- 46 47- 55 55- 63 Tiempo en minutos

Histograma de Frecuencia


47

Desde el punto de vista del Método de Teoría de cola, en la Proveeduría se

trabaja con una estructura típica de: Varias Líneas, Múltiples Servidores (ver

Figura 4), ya que el usuario debe pasar en un primer período por la cola de

predespacho y posteriormente por la cola de despacho.

El proceso actual de atención en la Proveeduría Farmacéutica es realizado por

tres individuos los cuales son: el personal del predespacho, el encargado de

requerir los medicamentos en el almacén y por ultimo el cajero, comparando este

proceso con cadenas grandes de farmacia este proceso solo consta de dos o una

persona. Es decir tenemos un individuo mas involucrado en el proceso de

atención.

En el sistema actual los tiempos promedio de servicio en cada proceso están

indicados como se observa en la figura 11:

Figura 11: Esquema del Proceso de Atención.


48

En los procesos de predespacho, búsqueda de medicamentos y facturación se

utiliza un tiempo promedio distribuido de la siguiente forma:

• Predespacho = 3,67 min.

• Búsqueda en Almacén = 1,65min

• Despacho = 5,61min

Entre los objetivos de esta investigación se encuentra el de disminuir el tiempo

promedio de espera del usuario, con el fin de conseguir este objetivo se procederá

a la utilización de herramientas de Ingeniería Mecánica, a través del método de

teoría de cola, se estudia el sistema actual de atención al usuario en la

proveeduría como un sistema de cola servidor por medio del programa AweSim!

se genera la simulación del sistema propuesto.

Con los datos obtenidos se generan las propuestas y se hace la simulación con el

programa de simulación AweSim!

V.2 Simulación del Sistema Propuesto: Una de las propuestas esbozadas a través de la Teoría de Cola, es la de generar

en la proveeduría una estructura del tipo: Una Línea, Múltiples Servidores. En

este caso se plantea que un mismo servidor o cajero realice todas las actividades

inherentes al servicio, entiéndase por la actividad de atención inicial al cliente,

búsqueda del pedido en almacén y la facturación, es decir eliminar el proceso de

predespacho. Basado en que las actividades que se realizan en predespacho se

repiten en el proceso de facturación o despacho.

Para el sistema propuesto definimos los factores que lo caracterizan de la

siguiente forma:

1.-El tiempo promedio de servicio en predespacho, actualmente es de

3,67minutos, este tiempo se conserva para el sistema propuesto. Considerando


49

que en este lapso se realiza la carga de la información del usuario y el reporte que

permita la búsqueda de los medicamentos en el almacén.

2.- El tiempo promedio de servicio de búsqueda de medicamento, actualmente

es de 1,65 minutos, este tiempo se mantiene para el propuesto.

3.- El tiempo de pago o facturación actual tiene un promedio de 5,61 minutos, en

este se hace la carga de medicamentos, embalaje y cobro, de esta situación actual

para la facturación, se tomara la mitad de este que es de 2,80 minutos para el

propuesto.

Tomando entonces los 3,67 minutos de predespacho, 1,65 minutos de búsqueda

en el almacén y 2,80 minutos de facturación, el total de tiempo promedio en

servicio de un ente o usuario es de 8,12 minutos si una persona en este caso el

cajero realiza todo el proceso de atención al usuario.

Seguidamente se definen los parámetros de duración del proceso, en una unidad

de tiempo definida en 480 minutos, que representa las 8 horas de labor en la

Proveeduría.

En la investigación planteada, para el sistema cola servidor, se presenta como

propuesta una estructura del tipo: Una Línea, Varios Servidores .Generando los

siguientes cuatro casos:

1. Modelo M/M/5 tiene una configuración de 5 cajeros o servidores




En la siguiente tabla se presenta los resultados de la simulación del sistema cola

servidor de la Proveeduría Farmacéutica, realizados con el programa AweSim!,


50

estos datos se obtienen para un lapso de 480 minutos y un tiempo promedio entre

arribo o llegada de los entes o usuarios de ( μ ) 1.5 minutos.

La data estadística se obtiene en función de 100 corridas por modelo.

Estructura Una Línea, Múltiple Servidores.

M/M/5 M/M/6 M/M/7 M/M/8

Longitud promedio de la cola

(personas). 16.260 3.453 1.105 0.389

Tiempo medio de atención en

minutos.

31.662

12.858 9.469 8.414

Longitud máxima promedio de la cola (personas).

43.288 11.969 4.275 2.611

Tiempo promedio de espera en minutos.

23.899 5.153 1.627 0.576

Utilización del cajero. 4.814 5.107 5.256 5.190

Número de clientes. 312 288 313 312

Tiempo promedio máximo de atención en minutos.

70.445 26.672 14.049 11.9489

Tabla 4 : Resultados de la Simulación de Los Modelos Propuestos.

El modelo de sistema cola servidor con cinco (5) servidores (M/M/5) el tiempo

promedio de atención al usuario es de 31.662 minutos y el tiempo promedio

máximo de atención es de 70.445 minutos, es un sistema que esta en un estado


51

de congestión, el cual es consecuente con la situación actual. Por tanto el sistema

propuesto con cinco servidores no es eficiente.

Para un sistema cola servidor con seis (6) servidores (M/M/6) se tiene un tiempo

promedio de atención de 12.858 minutos, el tiempo promedio máximo de

atención es de 26.672 minutos, en este caso el tiempo medio de atención baja

pero el tiempo promedio máximo sigue siendo alto para un servicio.

Para un sistema cola servidor con 7 servidores (M/M/7) se tiene un tiempo

promedio de atención de 9.469 minutos, el tiempo promedio máximo de atención

es de 14.049 minutos, en este caso los promedios de atención bajan respecto a los

dos modelos anteriores y son aceptables para el servicio.

Al realizar una prueba más con 8 servidores obtenemos:

Para un sistema cola servidor con 8 servidores (M/M/8) se tiene un tiempo

promedio de atención de 8.414 minutos, el tiempo promedio máximo de atención

es de 11.9489 minutos, los cuales son promedios mas bajos que el de 7

servidores.

Cotejando los dos modelos de 7 y 8 servidores, tenemos que los promedios de

tiempo son aceptables, es por ello que para descartar uno tomamos en cuenta el

parámetro, de utilización del servidor o cajero: se tiene que para 7 servidores la

utilización es de 5.256 y para el de 8 servidores es de 5.190, lo cual es de un

75% y 65% respectivamente.

El modelo donde los recursos se utilizan de forma más eficiente es el de 7

servidores o cajeros. Por tanto este es el modelo propuesto para la Proveeduría

Farmacéutica.


52

Con este modelo se atienden a un promedio de 310 personas lo cual resulta en un

incremento del 24% con respecto al promedio diario de atención actual.

V.3 Análisis del Programa en uso:

El sistema o programa de facturación no tiene conexión entre la etapa inicial o

predespacho y la etapa final o facturación, por lo cual todo el proceso realizado al

inicio en predespacho se repite en la facturación. Por esta razón se plantea quitar

la etapa de predespacho y unificarla en un proceso único de atención al usuario y

facturación, que las realice el cajero.

La herramienta inventario del sistema, no se utiliza adecuadamente ya que al

generar el reporte de medicamentos en predespacho este no modifica el

inventario actual y tampoco reserva el pedido realizado por el usuario.

El sistema o programa de facturación utilizado no totaliza las facturas de un

mismo usuario, esto se debe realizar externo al programa. Se debe unificar el

proceso de compra y que se vea reflejado en una única factura, en el caso de

múltiples compradores.

Por tanto, entre las mejoras que deben hacerse al programa actual de facturación

se exponen las siguientes:

• Permitir controlar de manera efectiva el sistema de inventario.

• Unificar el proceso de compra y que se vea reflejado en una única factura, en

el caso de múltiples compradores.

• Totalice las facturas de un mismo usuario (titular).

• Que emita alertas a los usuarios sobre fechas próximas a vencer de los recipes

médicos SAMHOI.

• Que controle y limite la salida de aquellos medicamentos de poca existencia y

alta demanda.


53

• Genere un mapa de recorrido para la búsqueda de medicamentos en el

almacén.

• Permitir realizar actualizaciones de recipe, modificaciones y compras por

Internet.

V.4 Área física de la farmacia. El mesón del área de atención, presenta un diseño en forma de ángulo como se

puede ver en la figura 12 y Figura 13, este diseño es ineficiente, en la esquina

interna que forma se produce interferencia para el flujo de los usuarios, también

este produce que los cajeros estén en un espacio inadecuado respecto al mesa

que se destina para colocar los medicamentos requeridos por el usuario.

Figura 12: Plano Actual de La Farmacia

Figura 13 : Vista del Mesón.


54

La distribución del espacio de la farmacia es ineficiente, la mitad del área es

utilizada como sala de espera, lo cual podemos observar en la figura 14.

Figura 14: Vista del área de espera.

Los estantes de almacenamiento son muy altos no cumplen las normas, como

podemos observar en la. Figura 15 y Figura 16.

Figura 15: Vista de Estante de Almacenamiento.


55

Figura 16: Estantes en Zona de Almacén.

V.5 Almacenamiento de Medicamentos. Aplicando los criterios de un layout de almacenamiento podemos afirmar que

actualmente no se utiliza el espacio de forma adecuada, es por esto que la

configuración rectangular en los estantes de almacenamiento de medicamentos

sugeridos genera un uso más eficiente del espacio disponible.

Con respecto a las condiciones de almacenamiento actuales, se observa que con

la distribución propuesta se incrementaría la capacidad de almacenamiento ya

que se usa el área que se destina para colocar sillas para los usuarios y estantes

vacíos. Esta representa aproximadamente el 50% del área de la Proveeduría

Farmacéutica.

Como se puede ver en las figura 17 y figura 18, la configuración propuesta

respecto a la actual, proporciona un mejor uso del área.


56

Figura 17: Plano Actual de la Proveeduría.

Figura 18: Configuración Propuesta

Un layout del tipo almacenamiento, con un arreglo rectangular de la estantería,

garantiza un mayor espacio para exponer productos y unas instalaciones menos

costosas.

En el almacén el tiempo promedio de búsqueda es de 1.67 minutos. Utilizando la

herramienta informática, es posible la generación de un mapa de recorrido para la

búsqueda de los medicamentos en el almacén, lo cual proporciona una

disminución del tiempo utilizado para esta actividad, a razón de disminuir el

recorrido en la búsqueda de medicamentos.

V.6 Atención al Usuario: Los usuarios son en gran porcentaje, adultos de edad avanzada es por ello que se

le debe dar un trato adecuado, esto implica la necesidad de desarrollar planes de

formación al personal de atención, con el fin de proporcionar herramientas para

un desempeño acorde a las necesidades del cliente.

Entrada

Entrada

Mesón

Mesón


57

Diseñar un formato de medicamentos para los pedidos de los profesores, de

forma que al momento de ser atendido, la lista realizada con anterioridad agiliza

el proceso de atención, permitiendo cargar el pedido de una forma más rápida y

precisa. Esto conlleva a la disminución del tiempo del servicio.

V.7 Análisis Ergonómico: Las condiciones de trabajo existente reducen directamente la productividad y

desde el punto de vista de ergonomía se procura evitar el riesgo laboral y por

consiguiente hacer el trabajo más eficiente

Deben aplicarse los principios de economía de movimientos relacionados con el

uso del cuerpo humano, el cual establece que los movimientos deben reducirse al

menor orden posible en cuanto a dedos de la mano , muñeca y antebrazo (tercer

orden).

De igual forma deben aplicarse los principios de economía de movimientos

relacionados con la distribución y condición del lugar de trabajo, por lo que se

debe disponer de un sitio fijo definido para todas las herramientas y materiales,

situándose cerca y directamente frente al operario.

En el caso de la Proveeduría Farmacéutica. Las estaciones de trabajo de

predespacho y despacho, que será el objetivo que nos compete en el desarrollo de

este trabajo especial de grado. Presentan algunas particularidades y que serán

abordadas con el fin de hacerlas mas eficientes y productivas.

V.7.1 Situación Ergonómica de la Zona de Predespacho.

Esta zona de trabajo cuenta con cuatro terminales o computadores dispuestos

como se puede observar en la figura 19, sobre un mesón o barra que presenta una

posición de formar un ángulo de aproximadamente 46 grados con respecto a la

vertical de la pared que se encuentra ubicada en la fachada norte de la farmacia.


58

Figura 19: Zona de predespacho

Esta forma trae como consecuencia que los operarios de los computadores no se

encuentren de manera frontal hacia la pantalla del mismo debiendo realizar

movimientos del tronco superior de manera frecuente cada vez que se atiende a

un usuario. Este tipo de movimiento es innecesario e inútil y puede acarrear el

desarrollo de enfermedades ocupacionales en la zona del cuello y la espalda.

Como puede observarse en la figura 20, uno de los cuatro computadores queda

confinado hacia uno de los ángulos internos de la zona de predespacho y se

corrobora nuevamente el inadecuado y lo poco ergonómico e ineficiente que

resulta este puesto de trabajo para algún operador.


59

Figura 20: Vista interna del Área de Predespacho.

V.7.2 Situación Ergonómica de la Zona de Espera del Usuario.

Esta es una de las zonas de mayor área superficial en la farmacia y es el lugar en

la cual el usuario o cliente pasa la mayor parte del tiempo esperando por el turno

a ser llamado para tomar, generar el pedido y posteriormente esperando a ser

llamado para recibir y cancelar su pedido.

Como se observa en la figura 21, algunos de los clientes deben permanecer

sentados durantes los procesos de predespacho y despacho.

Se debe acotar que por haber usuarios de edad avanzada, se hace necesaria la

presencia de sillas para estos usuarios, aun en el caso más favorable de

optimización de la prestación del servicio en la proveeduría.

Figura 21: Sala de espera de Usuarios.


60

V.7.3 Situación Ergonómica de Zona de Despacho.

Actualmente esta zona dispone de un área de aproximadamente 20 m2. y en ella

se usan 5 computadores, colocadas sobre un mesón o tabla rectangular, para

realizar el proceso de facturación. Es de hacer notar que el mesón forma un

ángulo con la fachada sur de la farmacia.

De allí pues que la forma en que está dispuesto el mesón de despacho, ocasioné

un área de trabajo inadecuada tanto en espacio como en el confort que debe

brindársele al trabajador.

Por otra parte se hace uso de una mesa de madera en la cual se van colocando los

pedidos que previamente se han realizado para posteriormente ser asignados al

usuario o cliente correspondiente. Esta mesa también genera una zona de trabajo

ineficiente.


61

Figura 22: Zona de Despacho.

Figura 23: Vista Interna de Zona de Despacho.


62

Figura 24: Vista de la Zona de Almacén.

CONCLUSIONES. Trabajo Especial de Grado

63

CONCLUSIONES.

1. El mayor tiempo que el usuario pasa en el servicio de atención es el de espera

para predespacho.

2. En segundo lapso de mayor duración es el de espera para facturación o

despacho.

3. El diseño del mesón de atención es ineficiente.

4. No existe conexión entre el sistema o programa entre predespacho y

facturación, por lo cual se repite en facturación todo el proceso realizado en

predespacho.

5. Las facturas de un mismo usuario no son totalizadas por el sistema de

facturación.

6. El espacio de la farmacia se encuentra utilizado de forma ineficiente, la mitad

del área es para sillas y sala de espera.

7. Los puestos de trabajo están mal diseñados no cumplen las normas de

ergonomía.

8. Se necesita la formación del personal para mejorar su habilidad para la

atención de un público de avanzada edad.

9. Los cambios en la forma de despachar los medicamentos, como el propuesto

conducen a disminuir el tiempo de atención al usuario, por ende mayor

satisfacción y optimización del servicio.

10. La generación de un mapa de recorrido para la búsqueda de los medicamentos

en el almacén, aporta una disminución del tiempo utilizado para esta

actividad.

RECOMENDACIONES. Trabajo Especial de Grado

64

RECOMENDACIONES.

A los fines de mejorar el servicio y disminuir el tiempo de espera en la

Proveeduría, se presentan las siguientes recomendaciones:

a) Eliminar los cuatro (4) terminales de predespacho.

b) Se deben agregar dos (2) cajas más para un total de siete (7) cajeros

disponibles.

c) Es necesario que el cajero realice todo el proceso de servicio al usuario.

d) El programa de facturación tiene que totalizar las facturas de un mismo

usuario.

e) Un mapa de recorrido para la búsqueda de los medicamentos en el almacén.

f) Se debe asignar de forma exclusiva una (1) persona en el área de almacén de

medicamentos, que sirva de apoyo en el proceso de venta de medicamentos.

g) Restringir el medicamento que tenga poca existencia, con la finalidad de que

una mayor cantidad de usuario tenga disponibilidad.

h) Se debe hacer una distribución del tipo mercadeo o de servicio, con un

arreglo rectangular de la estantería Figura 25. Para garantizar un eficaz

almacenamiento de medicamentos.

i) Rediseñar el mesón y los puestos de trabajo, como la propuesta en la Figura

25, con el fin de optimizar el uso del área y la circulación en la Proveeduría

Farmacéutica.


65

Figura 25: Distribución Propuesta.

j) Las ordenes de despacho y facturas de los medicamentos de las

distribuidoras deben ser solicitados por Internet o en disco, para hacer más

rápido la carga al sistema de inventario.

k) Ubicar los medicamentos de mayor demanda, en sitios de fácil acceso y

cercanos al lugar de entrega o a los cajeros.

m) Enviar notificación vía Internet o teléfono a los clientes de SAMHOI con

antelación del vencimiento del récipe en curso.

n) Mantener un sistema de correo con los integrantes de SAMHOI para que

lleguen a comprar con un listado preparado de antemano.

o) Tomar las previsiones para adquirir los medicamentos de mayor demanda a

las droguerías, con el fin de tener existencia durante el periodo pre-vacacional

o post-vacacional inmediato, tomando en cuenta el tiempo de despacho,

transporte y dificultad de existencia de producto.

p) Con el propósito de optimizar el sistema de atención al usuario y facturación

se debe seguir una política de mejora continua en la proveeduría

farmacéutica. Por ende la gerencia del I.P.P. debe enfocarse en mejorar el

sistema informático que actualmente existe y deben canalizarse los esfuerzos

para dar un entrenamiento continuo e incentivo al personal que labora en la

proveeduría.

q)

r) Se debe realizar en un futuro inmediato un trabajo especial de grado orientado

Entrada

Mesón


66

a mejorar el sistema de inventario actual. Los resultados de ese trabajo

generarán las directrices para establecer un programa efectivo de compras

hacia los proveedores o droguerías.

s) Para que estas recomendaciones tengan efecto, la gerencia del I.P.P. debe

realizar las modificaciones de inmediato.

GLOSARIO. Trabajo Especial de Grado

67

GLOSARIO.

El cliente o usuario:

Este término define a un individuo que pide algo a otro, este pedido se hace de

alguna forma, que a su vez genera muchas otras formas y múltiples esfuerzos

para lograrlo.

Programa SAMHOI:

Sistema de Atención Médica Hospitalaria Integral.

SAMHOI es el Sistema de autogestión en la administración de los recursos

económicos y financieros del I.P.P.-U.C.V. que son obtenidos mediante el Acta

Convenio, Acuerdos Federativos y las cuotas que cancelan los beneficiarios

adscritos al sistema. Es un instrumento de las políticas de Previsión Social del

Instituto de Previsión del profesorado de la U.C.V orientadas por los principios

de racionalidad, solidaridad, equidad y universalidad.

Predespacho: Etapa inicial de atención, donde una persona o vendedor a través

de un terminal, con los datos de cedula y nombre del usuario, realiza un reporte

de los medicamentos requeridos por el cliente

Búsqueda en el almacén: los medicamentos son requeridos en almacén, según el

reporte del usuario, generado en el predespacho.

Despacho: es el nombre con que designan al proceso de facturación, el cajero

carga la información del usuario, nombre y cedula al terminal, seguidamente los

medicamentos son registrados.

APÈNDICES. Trabajo Especial de Grado

68

APÉNDICES.

Apéndice A:

Entrevista de tipo no estructurada a empleados de la empresa

1 Consideran que en el proceso de predespacho las personas no saben

realmente que quieren (no van preparados)

2 Se tiene una solución existente que es la de consultar en un computador con

un listado y que por lo general no suele ser consultado por muchos usuarios.

3 Poco personal

4 Poca cantidad de personal que atiende predespacho

5 Sola existe una persona buscando en el anaquel los productos de predespacho

6 Preparación del personal no orientado a atender al público.

7 Existe un parámetro que es la cantidad de venta, no hay conciencia para

vender.

8 Falta de motivación (económica) hacia el personal.

9 Dentro del personal existe falta de trato de atención al público.

10 Existe fallas en FACTURACION MULTIPLE AL PROGRAMA SAMHOI.

11 Deficiencia del PROGRAMA DE FACTURACION MULTIPLE.

12 Existe usuarios que al momento de cancelar en facturación, nuevamente

reabren. el proceso de compra y cargar un nuevo producto a su compra.

13 En la farmacia existe una alta rotación de medicina.

Entre las soluciones que plantea están:

1) Incremento de personal.

2) Mejorar el Sistema de Facturación.

3) Opinión del Público.

Entre otras soluciones planteadas pero en menor grado de jerarquía están que:

La misma persona que genera la facturación sea la misma que busque el

medicamento.


69

En otro sentido de la entrevista y de manera como comentario por parte, este

considera que:

1 En la farmacia se tiene una especie de política de comprar a pocas droguerías

, a diferencia de otras farmacias (que compran con varias droguerías)

2 Van muchas personas con una de edad de 50 años en adelante

3 Existen casos de enfermedades en los tendones.

Apéndice B: Sistema de Atención Médica Hospitalaria Integral (SAMHOI).

SAMHOI es el Sistema de autogestión en la administración de los recursos

económicos – financieros del IPP-U.C.V que son obtenidos mediante el Acta

Convenio, Acuerdos Federativos y las cuotas que cancelan los beneficiarios

adscritos al sistema. Es un instrumento de las políticas de Previsión Social del

Instituto de Previsión del profesorado de la U.C.V orientadas por los principios

de racionalidad, solidaridad, equidad y universalidad.

Su propósito es garantizar el mejor servicio a nuestros afiliados y resguardar los

intereses de los beneficiarios y de la institución, mediante la supervisión,

coordinación y control de todas aquellas actividades relacionadas con las clínicas

afiliadas, los procesos de liquidación, y las claves de emergencia. De igual forma,

se diseñan estrategias para la realización de nuevos convenios, vigilancia de

vaharemos a las clínicas e investigaciones de nuevos servicios a mejores costos

bajo las normas y reglamentos que dicte el IPP y / o convenios acordados con

clínicas y otros entes.

Políticas de Ventas:

En cuanto a las políticas de ventas que maneja la Proveeduría Farmacéutica.

para la venta de medicamentos con los usurarios, se tiene el Programa de

Medicamentos SAMHOI (Sistema de Atención Médica Hospitalaria Integral)

El cual comprende un grupo limitado de medicamentos establecido por SAMHOI

para el tratamiento de patologías crónicas, con el criterio de tener incidencia

específica directa en el tratamiento de la patología crónica de referencia. En


70

consecuencia, no son objeto del programa aquellos medicamentos que, aun

cuando sean prescritos por el médico, son solamente propiciatorios.

Para realizar las compras de las medicinas contempladas en el Programa de

Medicamentos para patologías crónicas, los afiliados deben estar inscritos en los

tres planes de cobertura: Básica, Complementaria y Adicional.

En la actualidad el programa ampara a 8.275 pacientes crónicos distribuidos de la

siguiente manera:

Tabla 5: Beneficiarios del Programa de Medicamentos SAMHOI.

MEDICINA 1529 ASOCIACION DE PROFESORES 17 HUMANIDADES 1001 ECONOMIA 965 INGENIERIA 882 COMISION ELECTORAL 2 CONSEJO DE DESARROLLO CIENTIFICO Y HUMA. 1 CIENCIAS 774 DIRECCION DE O.B.E. 11 AGRONOMIA 658 ODONTOLOGIA 519 ARQUITECTURA 355 Cuenta FARMACIA (MARACAY) 8 VETERINARIA 315 Cuenta I.P.P CARACAS 5 FARMACIA 295 DERECHO 263 SERVICIOS MEDICOS ODONTOLOGICOS CARACAS 175 I.P.P. CARACAS 117 CENTRO EDUCATIVO APUCV 101 PROVEEDURIA FARMACEUTICA 58 Cuenta PERSONAL JUBILADO IPP 17 C.E.N.D.E.S. 53 Cuenta RECTORADO 1 Cuenta SAMHOI 6 Cuenta SECRETARIA GENERAL 5 Cuenta SERVICIOS BASICOS NUCLEO MARACAY 5 KINDER MARACAY 30 VICE-RECTORADO ACADEMICO 29 SERVICIOS MEDICOS ODONTOLOGICOS MARACAY 27 I.P.P. MARACAY 24 Cuenta VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO 2


71

Sin Asignar. 25 Total 8275

Siendo las tradicionales facultades de la U.C.V. las de mayor incidencia en las

compras hacia la Proveeduría Farmacéutica. y encabezadas por las facultades de

Medicina, Humanidades, Economía, Ingeniería y Ciencias. Esto puede

visualizarse mejor a través de la figura 26.


72

Figura 26: Beneficiarios del Programa de Medicamentos SAMHOI.


73

Apéndice C: Guía de Inspección para Farmacias.

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS:

Es necesario tener en cuenta los factores ambientales como: la temperatura, la

radiación, la luz, el aire (especialmente el oxigeno, dióxido de carbono y el vapor

de agua), la humedad, la naturaleza del envase. Un medicamento tiene una vida

limitada, la cual esta indicada por la fecha de vencimiento y que depende de las

características físicas, fisicoquímicas, y microbiológicas de la preparación. La

vida útil implica, que hay una concentración crítica, por debajo de la cual el

producto no es aceptable.

La compatibilidad de un producto con su empaque, es un factor que debe ser

tenido en cuenta para calcular la vida útil del producto y por ende su fecha de

vencimiento.

Lo anterior implica la utilidad del empaque en el producto farmacéutico y la

importancia que este tiene hasta que haya sido totalmente consumido. No

solamente garantiza la integridad del envase contenido durante el transporte de

almacenamiento, distribución y manejo en las farmacias, sino la estabilidad del

producto hasta su consumo.

EL ÁREA DE ALMACENAMIENTO:

Se define teniendo en cuenta factores como:

• Volumen del Inventario a manejar: el volumen del inventario depende

directamente del perfil epidemiológico de la población que se atiende y de la

política de compras que tenga la institución.

• Características propias del medicamento: Ocupan más espacio los

medicamentos envasados en frascos (jarabes, emulsiones, suspensiones) y en

ampollas que aquellos que vienen empacados en blister o en cajas (tabletas,

cápsulas, grageas).

• Número de personas que permanecen en el sitio de almacenamiento: A mayor

número de personas, haciendo labores de recepción, almacenamiento y


74

distribución, mayor debe ser el espacio a utilizar, para evitar que el flujo de

circulación sea inadecuado.

• Forma de Compra: Las instituciones que actúan como proveedoras de otras

más pequeñas deben tener en cuenta si compran medicamentos para mantener

almacenados en columnas o compren medicamentos para justo a tiempo.

• Número de Insumos que maneja a institución: Se debe tener en cuenta el

número de ítems manejados porque al momento de acomodarlos de acuerdo

al ordenamiento utilizado, cada insumo debe tener su lugar definido.

• Crecimiento de la institución: Se debe tener en cuenta el desarrollo o

crecimiento de la institución debido a que si solo se tiene en cuenta las

necesidad actuales, dentro de poco tiempo el ara de almacenamiento quedará

obsoleta. Debe definirse el área con visión futurista.

• La conjugación de estos factores nos lleva o ayuda a definir un área de

almacenamiento apropiada y sin peligro de que en poco tiempo ya no cumpla

con los requerimientos mínimos.

• LOS INSUMOS HOSPITALARIOS SON UN ACTIVO MUY VALIOSO

DE LA INSTITUCIÓN Y FUNDAMENTAL EN LA PRESTACIÓN DE

LOS SERVICIOS, POR ELLO NO SE DEBE ESCATIMAR ESFUERZOS

PARA CONSERVARLOS COMO ES DEBIDO DESDE EL PUNTO DE

VISTA CIENTÍFICO Y TÉCNICO.

UBICACIÓN DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO:

Esta área debe cumplir con, ciertos requisitos para que su ubicación dentro de la

institución sea la óptima y no interfiera en los procesos de recepción,

almacenamiento y distribución.

Para definir el sitio donde se ubica se deben tener en cuenta criterios de

equidistancia hacia los diferentes servicios, fácil recepción de pedidos a los

proveedores, seguridad, drenajes, venta al público, alejado de los focos de

contaminación.


75

1. CONDICIONES FÍSICAS:

En la farmacia, bodega o sitio de almacenamiento de medicamentos es necesario

tener en cuenta ciertas condiciones como son:

• Fácil circulación de personal y suministros (tanto para entrar como para salir).

• Buena identificación: Puede ser por indicación terapéutica, por laboratorio

fabricante, o por orden alfabético.

• Fácil acceso que facilite las labores de limpieza.

• Buena circulación del aire, que permita mantener la vida útil del

medicamento.

• Debe evitar que los rayos solares puedan llegar hasta los medicamentos.

• Humedad relativa baja controlada.

• Temperaturas apropiadas controladas.

• Si se tiene depósito o almacén, conservar las cajas selladas con el fin de evitar

polvo y otras suciedades.

• Los refrigeradores y congeladores deben protegerse contra apagones con

generadores de energía.

• Las vacunas deben almacenarse en frío a la temperatura que indique en la

etiqueta.

• Debe existir un área restringida para medicamentos de control especial.

• Alcohol y sustancias inflamables en cuartos herméticamente sellados, bien

ventilado y aislado con materiales a prueba de incendio.

• Como medida preventiva tener extinguidotes de incendio y alarmas sensibles

al humo.

• Delimitar áreas para productos en cuarentena, retención o vencidos,

• Letreros de no Fumar.


76

• Áreas restringidas donde sea necesario.

• La entrega del medicamento debe ser en orden cronológico primero en entrar

es primero en salir, por lo tanto los últimos que llegan se colocan en la parte

posterior,

• Cuando se detecta un producto inestable debe guardarse en un sitio especial

para efectos de reclamo.

• En el caso en que le medicamento deba reempacarse, reenvasarse y sellarse,

se debe elaborar un rótulo con las siguientes indicaciones:

Nombre medicamento

Forma farmacéutica

Concentración

Fecha de vencimiento

CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES:

TEMPERATURAS DE ALMACENAMIENTO:

Cada medicamento tiene un límite de temperatura hasta el cual resiste sin

deteriorarse, requisito este que debe estar indicado en el empaque del producto.

Los medicamentos sensibles a temperatura reciben el nombre de termo sensible.

Se hace necesario controlar este factor en el área de almacenamiento, con el fin

de evitar que se deterioren y que al final tengamos un producto que ya ha perdido

su potencia o que, peor aun, ya se ha modificado tanto que contiene otros

productos que pueden ser tóxicos para el organismo. Para el control de la

temperatura, ya sea la nevera o en el área de almacenamiento, se debe llevar un

registro control (temperatura, humedad relativa y cadena de frío), donde se

registra diariamente la temperatura de dichas áreas. Antes de empezar a llenar

registros se debe establecer el sitio en el cual colocara el termómetro, debido a

que la temperatura no es igual en todos los puntos, se deben hacer mediciones en

el sitio donde se registra la temperatura más alta.


77

Para almacenar los medicamentos, siempre debemos leer la etiqueta en la cual se

especifica la temperatura a la que debe ser almacenado. De acuerdo a ellos las

temperaturas de almacenamientos pueden ser

TEMPERATURA DE AMBIENTE CONTROLADA:

Se considera en un rango entre 15 centígrados y 30 centígrados, dependiendo del

sitio geográfico en donde se localice la farmacia.

REFRIGERACIÓN:

Temperatura menor de 8 centígrados. Un refrigerador es un lugar frío en que la

temperatura es mantenida a través de un termostato entre 2 centígrados y 8

centígrados.

CONGELACIÓN:

Un congelador es un lugar frío en el cual la temperatura puede ser

termostaticamente mantenida entre -20 centígrados y 10 centígrados.

Calor excesivo: más de 40 centígrados, Proteger de congelación: cuando además

del peligro de quebrarse durante el almacenamiento, una congelación del

producto implica perdida de la potencia o de la fuerza, una alteración destructiva

de una de las características, el rótulo debe traer indicaciones claras para que el

producto no sea congelado.

HUMEDAD:

Este factor es muy importante controlar porque es el que genera deterioro a través

del crecimiento de microorganismos como hongos y bacterias, reacciones

químicas de oxidación de los componentes de los medicamentos y deterioro de la

forma farmacéutica del producto como ablandamiento de tabletas. A los

medicamentos que son sensibles a la humedad se denominan higroscópicos. La

humedad se controla con un girómetro y para ubicarlo en el área de

almacenamiento se procede de igual forma para ubicar el termómetro.


78

OTROS:

Además de lo descrito anteriormente, se debe tener en cuenta aspectos tales

como:

Paredes y pisos: Deben ser de un material de fácil acceso y limpieza.

Buena circulación de aire: colocación de ventiladores y extractores.

Sitio exclusivo para productos inflamables.

Extinguidotes de incendios debidamente cargados. Además se debe brindar

capacitación al personal del servicio farmacéutico y del almacén sobre la forma

de utilizarlos.

Delimitar y señalizar cada una de las subáreas dentro del área de

almacenamiento.

Colocar avisos de "NO FUMAR" Y "NO INGERIR ALIMENTOS" dentro del

área de almacenamiento.

Cuando no se especifican condiciones de almacenamiento, debe sobreentenderse

protección de humedad, congelamiento y calor excesivo.

PROTECCIÓN DE LA LUZ:

Muchos medicamentos son fotosensibles, es que se deterioran cuando entran en

contacto con un exceso de luz. Es por ello que dichos medicamentos deben estar

alejados de radiaciones directas del sol, o de lámparas. Los medicamentos

fotosensibles generalmente vienen empacados en blister de color rojo o ámbar,

ampollas de color ámbar. La recomendación es que este tipo de medicamentos no

pierdan el empaque de protección.

ENVASE BIEN CERRADO:

Protege de sólidos exteriores (extraños) y de pérdidas del producto durante los

procesos de manipulación, empaque, almacenamiento y distribución.

HERMETICIDAD:


79

• Del Cierre: Protege de la contaminación con sustancias extrañas: sólidos,

líquidos, vapores, pérdida del producto, evaporación bajo las condiciones

ordinarias de manipulación, empaque, almacenamiento y distribución y es

capaz de recuperar su hermeticidad al cerrarse. Cuando se especifica un

recipiente hermético, este debe ser también usado en Dosis Unitaria.

• Del envase: Es impermeable al aire o cualquier otro gas, bajo las condiciones

de manipulación, empaque almacenamiento y distribución.

FECHA DE EXPIRACIÓN:

Cuando la fecha de expiración da mes y año se entenderá que veces el último día

del mes.

CONDICIONES HIGIÉNICAS:

Son las precauciones que debemos tener desde el punto de vista de las óptimas

condiciones de aseo y que nos van a permitir mantener los productos bien

almacenados sin problemas de tipo microbiológico.

• Buena ventilación libre de gases contaminantes, debe ser aire

fresco, y que no provenga de sitios de contaminación

(parqueaderos, basureros).

• Personal suficiente y sano, el cual no padezca de enfermedades

infecto contagiosas, vitales o bacterianas,

• Buen aseo en todas las áreas: aseo, limpieza y desinfección de las

áreas para evitar la proliferación de hongos y bacterias.

• Instalaciones sanitarias limpias, funcionales y desinfectadas.

• Lava manos apropiados y funcionando.

• Estantes limpios y libres de polvo

• Control y sanitización del ambiente: eliminar insectos y roedores.

• Medicamentos libres de polvos y partículas adheridas a las cajas y

envases.


80

• Estanterías con buena cantidad de gabinetes que mantengan los

medicamentos protegidos de suciedades.

• Nevera limpia (aseo periódico) y exclusiva para almacenar

medicamentos, libre de alimentos, reactivos de laboratorios,

líquidos biológicos como sangre, muestras ge laboratorio, etc.

• El aseo, limpieza y desinfección deben obedecer a un cronograma

de aseo al menos día por medio.

ALMACENAMIENTO DE SOLUCIONES DE GRAN VOLUMEN:

Se debe tener en cuenta:

• Las cajas deben colocarse sobre estibas, deben estar selladas o cerradas para

evitar entrada de polvo y demás suciedades en su interior. Para aquellas cajas

que ya se han destapado, se aconseja colocar un cartón en la parte superior de

la caja y luego cerrar sus cuatro alas.

• Colocar máximo ocho cajas, tanto durante el transporte como durante el

almacenamiento haciendo traba, para mayor estabilidad y respetando siempre

el aviso que viene impreso en las cajas "ESTE LADO ARRIBA". Se

recomienda, en el caso de haber alguna caja deteriorada, cambiarla por otra o

en su defecto colocarla encima para que se consuma primero.

• Las cajas se deben colocar siempre encima de estibas, dejando siempre

espacio entre los diferentes tipos de Soluciones (solución salina, hartman,

dextrosa), para evitar confusiones en el despacho de pedidos.

• Cada espacio debe estar debidamente marcado de tal forma que se

identifiquen fácilmente cada uno de ellos.

• No colocar sobre las cajas otro tipo de productos, no pararse sobre las cajas

ya que se puede acelerar el proceso de deterioro de las mismas.

• No transportar y almacenar con productos tóxicos que liberen gases y/o

sustancias aromáticas, ni otro tipo de insumos como material contaminando.


81

• Para transportar manualmente las cajas se deben sujetar por la base y no por

el centro o la parte de arriba.

• No arrojar, ni arrastrar cajas sobre el suelo, la fricción genera calor que puede

ocasionar roturas en las bolsas, botellas, etc.

• No colocar las cajas sobre superficies húmedas, irregulares con clavos,

astillas que las deterioren.

DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS:

Actividad mediante la cual se entrega un medicamento por el farmacéutico o bajo

se supervisión personal y directa y de acuerdo con la prescripción médica

formalizada mediante la receta, con las salvedades legalmente establecidas,

informando, aconsejando e instruyendo al cliente sobre su correcta utilización.

ENTREGA DE MEDICAMENTOS:

Actividad que se realiza cuando el cliente no precisa información, consejo o

instrucción sobre el uso o consumo del medicamento.

El proceso de dispensación comprende los siguientes pasos:

• El dispensador debe recibir y atender amablemente al paciente.

• Recibirle la formulación, leerla e interpretarla correctamente.

• Entregar la medicación de acuerdo a la prescripción teniendo en cuenta que

los medicamentos de control especial deben ser prescritos bajo ciertas normas

y que la fórmula de estos productos queda retenida en el Servicio

Farmacéutico.

• Si en el momento no hay los medicamentos solicitados por el paciente,

indicarle cuando los puede encontrar.

• Instruir al paciente de cómo utilizar el medicamento: Vía de administración,

dosis, frecuencia de la dosis, con que líquidos los puede tomar y cuales no,

recordándoles que no debe consumir alcohol durante el tratamiento, y que

debe cumplir con el tratamiento completo, aún cuando empiece a sentirse


82

bien con las primeras dosis del tratamiento (especialmente cuando se trata de

antibióticos). Se debe indicar la forma correcta de almacenar los

medicamentos en su casa, para que conserven las propiedades con las que

fueron elaborados.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN DISPENSADOR:

• Ser amable, no hacer gestos de mal gusto.

• Conocer bien el área de almacenamiento.

• Conocer el listado de los productos que maneja la institución para evitarle

demoras al paciente.

• Conocer las normas establecidas para la prescripción y dispensación de los

medicamentos de control especial al igual que el manejo y el

almacenamiento.

• Estar capacitado para interpretar la orden médica.

• No cambiar los medicamentos que han sido formulados.

• Estar capacitado en temas como: indicaciones, contraindicaciones, reacciones

adversas, interacciones y recomendaciones generales sobre el uso de

medicamentos para que instruya bien al paciente al momento de la

dispensación de medicamentos.

• No recomendar ningún tipo de medicamento a ninguna persona, tampoco

vender medicamentos sin formula médica, advirtiéndole a quien los solicite

los peligros de la automedicación.

• Conocer y aplicar los elementos éticos de la dispensación de medicamentos.

• Tener vocación de servicio, no de vendedor.

• Orientar al paciente y aconsejarlo para que no se automedique.

Apéndice D: Áreas de almacenamiento y Espacios de Farmacia.

Ubicación del área de Almacenamiento


83

Estantería Tabletas:

Nº Estantes Ancho [m] Fondo [m] Área Superficie [m2]

9 0,93 0,73 6,11

48 1,16 0,40 22,27

Estantería Gota:


6 1,16 0,40 2,78

Estantería Cremas:


6 0,93 0,73 4,07

Estantería Jarabe:


5 0,93 0,73 3,39

7 1,16 0,40 3,25

Estantería Ampollas:


7 1,16 0,40 3,25

Estantería Miscelánea:


2 1,16 0,40 0,93

tabletas gotas cremas jarabe ampollas misceláneos todo


84

área[m2] 28,38 2,78 4,07 6,64 3,25 0,93 46,05

% 61,6286645 6,037 8,83822 14,41911 7,0575461

2,0195439

74 100

DESCRIPCIÓN DE SALAS

# DESCRIPCIÓN ÁREA ( m2)

1 Recepción de Mercancía 26,21

2 Recepción -Oficina 7,81

3 Baños 7,96

4 Oficina Regente 8,69

5 Cuarto de Servicio 8,69

6 Oficina Administrativa 8,69

7 Sala de Servidor (PC) 7,95

8 Oficina Contable 14,91

9 Cocina 4,70

10 Anaqueles 93,44

11 Predespacho 24,19

12 Despacho 34,19

13 Sala de Espera 96,77

Apéndice E: Simulación


85

Descripción del Diagrama de Simulación del Proceso de Atención al Usuario en

la Farmacia:

El primer nodo identificado como “Tick” representa la actividad de llegada de los

entes o usuarios a la Proveeduría en un tiempo promedio entre arribo de 1.5

minutos.

El siguiente nodo identificado como “Cola1”, representa la cola que se genera en

demanda del servicio.

La primera actividad a realizarse en el sistema cola servidor esta representada por

la flecha con los subíndices 7 y 1. Donde el numero 7 representa el numero de

servidores en este caso los cajeros y el 1 la actividad numero 1. que comienza en

el nodo “Cola1” y culmina el nodo “Stadi1”. La etiqueta EXPON (8,56) indica

comportamiento exponencial, el 8 el tiempo de la actividad y el 87 la semilla para

generar los numero aleatorio.

El nodo con la etiqueta “Stadi1”: es un contador que lleva el registro estadístico

de los distintos entes en cualquier lapso en el sistema.


86

El nodo identificado como “Salida” es el final del sistema.

Caso 1:

Una Línea, Varios Servidores: M/M/5

μ : = 1,5 min.

El resultado de las corridas se muestra a continuación:

Run number 1 of 100

Current simulation time : 480.000000

Statistics cleared at time: 0.000000

** OBSERVED STATISTICS REPORT for scenario BASECASE **

Label Mean Standard Number of Minimum Maximum

Value Deviation Observations Value Value

Time in system 30.453 15.710 312 0.202 68.366

** FILE STATISTICS REPORT for scenario BASECASE **

File Label or Average Standard Maximum Current Average

Number Input Location Length Deviation Length Length Wait

Time

1 QUEUE COLA1 14.954 8.885 31 0 22.644

0 Event Calendar 5.904 0.488 6 6 4.463


87

** SERVICE ACTIVITY STATISTICS REPORT for scenario BASECASE

**

Activity Label or Server Entity Average Standard

Number Input Location Capacity Count Utilization Deviation

1 Despac 5 312 4.904 0.488

Activity Current Average Maximum Maximum

Number Utilization Blockage Idle Time Busy Time

or Servers or Servers

1 5 0.000 5.000 5.000

a) El modelo se corrió durante 480 minutos.

b) La longitud promedio de la cola fue de 14.954 personas.

c) El tiempo medio de atención fue de 30.453 minutos.

d) La longitud máxima de la cola fue de 31 personas.

e) El número de clientes totales fue de 312 (Entity count).

f) El tiempo promedio de espera fue de 22.644 minutos.

g) La utilización del cajero fue de 4.904

Al realizar la 100 corridas del modelo los resultados son los siguientes:

** AweSim! MULTIPLE RUN SUMMARY REPORT ** Sun May 03 18:51:25 2009 Simulation Project: PROPUESTO Modeler: GILBERTO Date: 23/04/09 Scenario: BASECASE Number of runs 100 ** OBSERVED STATISTICS for scenario BASECASE ** Label Mean Standard Standard Minimum Maximum Value Deviation Error Average Average


88

Value Value Time in system 31.662 14.678 1.468 11.196 70.445 ** FILE STATISTICS for scenario BASECASE ** File Label or Average Standard Standard Maximum Number Input Location Length Deviation Error Average Length 1 QUEUE COLA1 16.260 9.744 0.974 43.288 File Average Number Wait Time 1 23.899 ** SERVICE ACTIVITY STATISTICS for scenario BASECASE ** Activity Label or Server Average Standard Standard Number Input Location Capacity Utilization Deviation Error 1 Despac 5 4.814 0.148 0.015 Activity Average Number Blockage 1 0.000




d) La longitud máxima promedio de la cola fue de 43.288 personas.

e) El tiempo promedio de espera fue de 23.899 minutos.

f) La utilización del cajero fue de 4.814.


89

Caso 2:


μ = 1,5 min.

Run number 1 of 100






Time in system 12.242 9.482 288 0.050 46.426




Time

1 QUEUE COLA1 3.474 5.686 26 21 5.294

0 Event Calendar 5.854 1.527 7 7 4.606


**



1 Despac 6 288 4.854 1.527




1 6 0.000 6.000 6.000


90

h) El modelo se corrió durante 480 minutos.

i) La longitud promedio de la cola fue de 3.474 personas.

j) El tiempo medio de atención fue de 12.242minutos.

k) La longitud máxima de la cola fue de 26 personas.

l) El número de clientes totales fue de 288 (Entity count).

m) El tiempo promedio de espera fue de 5.294 minutos.

n) La utilización del cajero fue de 4.854


** AweSim! MULTIPLE RUN SUMMARY REPORT ** Sun May 03 18:51:25 2009 Simulation Project: PROPUESTO Modeler: GILBERTO Date: 23/04/09 Scenario: BASECASE Number of runs 100 ** OBSERVED STATISTICS for scenario BASECASE ** Label Mean Standard Standard Minimum Maximum Value Deviation Error Average Average Value Value Time in system 12.858 3.851 0.385 7.018 26.672 ** FILE STATISTICS for scenario BASECASE ** File Label or Average Standard Standard Maximum Number Input Location Length Deviation Error Average Length 1 QUEUE COLA1 3.453 2.497 0.250 11.969 File Average


91

Number Wait Time 1 5.153 ** SERVICE ACTIVITY STATISTICS for scenario BASECASE ** Activity Label or Server Average Standard Standard Number Input Location Capacity Utilization Deviation Error 1 Despac 6 5.107 0.362 0.036 Activity Average Number Blockage 1 0.000

g) El modelo se corrió durante 480 minutos.

h) La longitud promedio de la cola fue de 3.453 personas.

i) El tiempo medio de atención fue de 12.858 minutos.

j) La longitud máxima promedio de la cola fue de 11.969 personas.

k) El tiempo promedio de espera fue de 5.153 minutos.

l) La utilización del cajero fue de 4.814.

Caso 3:


μ =1.5 min.


Number 1 of 100 Runs







92

Time in system 9.117 7.788 313 0.002 37.226




Time

1 QUEUE COLA1 0.740 1.722 9 0 1.120

0 Event Calendar 6.222 1.798 8 5 4.703


**



1 Despac 7 313 5.222 1.798




1 4 0.000 7.000 7.000

o) El modelo se corrió durante 480 minutos.

p) La longitud promedio de la cola fue de 0.740 personas.

q) El tiempo medio de atención fue de 9.117 minutos.

r) La longitud máxima de la cola fue de 9 personas.

s) El número de clientes totales fue de 313 (Entity count).

t) El tiempo promedio de espera fue de 1.120 minutos.

u) La utilización del cajero fue de 5.222.



93

** AweSim! MULTIPLE RUN SUMMARY REPORT ** Sun May 03 18:51:25 2009 Simulation Project: PROPUESTO Modeler: GILBERTO Date: 23/04/09 Scenario: BASECASE Number of runs 100 ** OBSERVED STATISTICS for scenario BASECASE ** Label Mean Standard Standard Minimum Maximum Value Deviation Error Average Average Value Value Time in system 9.469 1.370 0.137 7.188 14.049 ** FILE STATISTICS for scenario BASECASE ** File Label or Average Standard Standard Maximum Number Input Location Length Deviation Error Average Length 1 QUEUE COLA1 1.105 0.784 0.078 4.275 File Average Number Wait Time 1 1.627 ** SERVICE ACTIVITY STATISTICS for scenario BASECASE ** Activity Label or Server Average Standard Standard Number Input Location Capacity Utilization Deviation Error 1 Despac 7 5.256 0.355 0.036 Activity Average Number Blockage 1 0.000


94

m) El modelo se corrió durante 480 minutos.

n) La longitud promedio de la cola fue de 1.105 personas.

o) El tiempo medio de atención fue de 9.469 minutos.

p) La longitud máxima promedio de la cola fue de 4.275 personas.

q) El tiempo promedio de espera fue de 1.627 minutos.

r) La utilización del cajero fue de 5.256.

Caso 4:


μ = 1,5 min.


Number 1 of 100 Runs






Time in system 8.460 7.784 312 0.004 51.286




Time

1 QUEUE COLA1 0.305 0.905 7 0 0.463

0 Event Calendar 6.311 1.948 9 5 4.786


95


**



1 Despac 8 312 5.311 1.948




1 4 0.000 8.000 8.000




d) La longitud máxima de la cola fue de 7 personas.

e) El número de clientes totales fue de 312 (Entity count).

f) El tiempo promedio de espera fue de 0.463 minutos.

g) La utilización del cajero fue de 5.311


** AweSim! MULTIPLE RUN SUMMARY REPORT ** Sun May 03 18:51:25 2009 Simulation Project: PROPUESTO Modeler: GILBERTO Date: 23/04/09 Scenario: BASECASE Number of runs 100 ** OBSERVED STATISTICS for scenario BASECASE ** Label Mean Standard Standard Minimum Maximum Value Deviation Error Average Average Value Value


96

Time in system 8.414 0.792 0.079 6.884 11.9489 ** FILE STATISTICS for scenario BASECASE ** File Label or Average Standard Standard Maximum Number Input Location Length Deviation Error Average Length 1 QUEUE COLA1 0.389 0.340 0.034 2.611 File Average Number Wait Time 1 0.576 ** SERVICE ACTIVITY STATISTICS for scenario BASECASE ** Activity Label or Server Average Standard Standard Number Input Location Capacity Utilization Deviation Error 1 Despac 8 5.190 0.395 0.039 Activity Average Number Blockage 1 0.000 s) El modelo se corrió durante 480 minutos.

t) La longitud promedio de la cola fue de 0.389 personas.

u) El tiempo medio de atención fue de 8.414 minutos.

v) La longitud máxima promedio de la cola fue de 2.611 personas.

w) El tiempo promedio de espera fue de 0.576 minutos.

x) La utilización del cajero fue de 5.190.

Apéndice F: Ergonomía.

Para el análisis ergonómico de los puestos de trabajo en las zonas de predespacho

y despacho, se realizó a partir del estudio de los siguientes factores:

(a).- Dimensiones del puesto.

(b).- Postura de trabajo.


97

En cada grupo de factores, se analizarán los criterios fundamentales que permitan

valorar globalmente la situación de confort:

• Dimensiones del puesto:

En este punto es importante tener en cuenta que el puesto de trabajo se adapte a

las dimensiones corporales del operario, no obstante ante la gran variedad de

tallas de los individuos este problema es difícil de solucionar.

Altura del plano de trabajo

Figura 27: Postura Correcta de Trabajo Pie-Sentado.

Es necesario que el plano de trabajo esté situado a la altura de los codos (ver

figura 27).

La norma UNE-EN ISO 14738 recomienda una altura de trabajo, para un sujeto

promedio de la población, de 1060 mm.


98

Espacio reservado para las piernas: La norma UNE-EN ISO 14738 recoge una

tabla con los requisitos de espacio para las piernas y los pies cuando se trabaja

sentado en alto frente a una máquina.

A continuación se recogen los valores dados en la norma:

• Altura del espacio para las piernas a partir del suelo: 1030 mm.

• Anchura para el acceso al asiento: 1094 mm.

• Profundidad: 547 mm. (a la altura de la rodilla) y 882 mm. (para las

piernas y pies).

Zonas de alcance óptimas del área de trabajo: Una buena disposición de los

elementos a manipular en el área de trabajo no obligará al trabajador a realizar

movimientos forzados de la zona del tronco y por consiguiente evitar problemas

de dolores de espalda.

Postura de trabajo: Para conseguir una postura de trabajo correcta se partirá del

análisis de los criterios relacionados con el equipamiento básico que comprende:

La silla de trabajo: Para los puestos de predespacho y despacho se requiere el

uso de sillas ergonómicamente adecuadas y que presenten un diseño que cubra la

zona lumbar de la espalda para permitir el libre movimiento.

Apoya pies: En cada uno de los puestos de trabajo se hace necesario la

colocación de un apoya pie en virtud de que las sillas son considerablemente

altas.

Movilidad: La silla debe poder deslizarse sin esfuerzo para permitirle al cuerpo

hacer movimientos de relax por consiguiente debe considerarse el área suficiente

en cada uno de los espacios de trabajos para conseguir dicha movilidad.

Apoya brazos: Este requerimiento se busca con la intención de que sea la silla

que soporte el peso de los brazos mientras se trabaja.

La mesa de trabajo: Para facilitar el adecuado desarrollo de trabajo en la venta

de medicamentos y atención al usuario en la Proveeduría Farmacéutica, se


99

dispondrá el uso de una mesa de trabajo con las siguientes características:

a) Altura aproximada de 1060 mm.

b) El espesor no debe ser mayor de 30 mm.

c) La superficie mínima de trabajo será de 500 mm. de ancho y 1600 mm. de

largo.

d) Permitirá la colocación de posa pies y cambio de posición de las piernas.

REFERENCIAS BIBLIOGRÀFICAS. Trabajo Especial de Grado

100

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