TESIS DE GRADO DE NORMA
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TEMA: EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL COLEGIO NACIONAL “DR. EMILIO UZCÁTEGUI” TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA. EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA AUTORA: NORMA GRACIELA AULESTIA GUTIÉRREZ DIRECTOR: ECO. CARLOS BARAHONA MENESES Quito – Ecuador 2015
Transcript of TESIS DE GRADO DE NORMA
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL COLEGIO NACIONAL
“DR. EMILIO UZCÁTEGUI”
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIADA. EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUTORA:
NORMA GRACIELA AULESTIA GUTIÉRREZ
DIRECTOR:
ECO. CARLOS BARAHONA MENESES
Quito – Ecuador
2015
ii
AUTORÍA DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
La responsabilidad de las opiniones, comentarios y críticas emitidas en el trabajo de
investigación con el tema: “EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO DE LOS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL COLEGIO
NACIONAL “DR. EMILIO UZCÁTEGUI”, nos corresponde exclusivamente a:
Norma Graciela Aulestia Gutiérrez, Autora y al Economista Carlos Barahona
Meneses, Director del trabajo de Investigación; y el patrimonio intelectual del mismo
a la Universidad Tecnológica Equinoccial.
--------------------------------------- ----------------------------------------
Norma Graciela Aulestia Gutiérrez Eco. Carlos Barahona Meneses
Autora Director
iii
DEDICATORIA
A mi querida Madre quien con su inmenso amor supo darme una
voz de aliento y la fuerza necesaria para concluir este importante trabajo
de investigación, a mi recordado Padre que desde el cielo guía mis pasos
e ilumina mi camino, con su ejemplo de trabajo, esfuerzo y dedicación,
me enseñó que todo lo que uno se propone se puede alcanzar.
Norma Aulestia Gutiérrez
iv
AGRADECIMIENTOS
Al Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”, por haberme dado las facilidades
necesarias para el desarrollo de esta tesis
Al Eco. Carlos Barahona Meneses, Director de Tesis, por su invalorable ayuda y
orientación para el desarrollo de la presente investigación.
A mi madre, por siempre haberme dado su fuerza y apoyo permanente impulsándome
para seguir adelante.
A mi hermano Hernán por su apoyo incondicional y a todos mis queridos hermanos,
quienes supieron llegar a mí, con sus sabios consejos y fueron mi motor para la
realización de este trabajo de investigación
Finalmente, a mi cuñada Margarita, gracias por ser mi guía en la realización de esta
tesis.
A todas las personas que me apoyaron, les agradezco infinitamente.
Norma Graciela Aulestia Gutiérrez
v
TABLA DE CONTENIDO
AUTORÍA DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN ..................................................................................... ii
DEDICATORIA .................................................................................................................................. iii
AGRADECIMIENTOS ........................................................................................................................ iv
TABLA DE CONTENIDO ..................................................................................................................... v
LISTADO DE TABLAS ........................................................................................................................ ix
LISTADO DE GRÁFICOS ..................................................................................................................... x
RESUMEN ........................................................................................................................................ xi
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. xii
CAPÍTULO I .......................................................................................................................... 1
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................................... 1
1.1 PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................................. 1
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .............................................................................................. 1
1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ......................................................................................... 2
1.4 OBJETIVOS .............................................................................................................................. 2
1.4.1 OBJETIVOS GENERALES ....................................................................................................... 2
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................... 2
1.5 JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 3
1.6 LIMITACIONES ......................................................................................................................... 3
1.6.1 LIMITACIONES DE ESPACIO ................................................................................................. 3
1.6.2 LIMITACIÓN Y ALCANCE DEL TRABAJO ................................................................................ 3
CAPÍTULO II ......................................................................................................................... 4
MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL ............................................................................... 4
2.1 FUNDAMENTACIÓN CIENTÍFICA .............................................................................................. 4
2.2 APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO ...................................................................................... 6
2.2.1 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ............................................................................ 8
2.2.2 EVALUACIÓN Y CONTROL .................................................................................................. 10
2.3 MODELO COSO ..................................................................................................................... 11
2.3.1 CONTROL SEGÚN EL INFORME COSO................................................................................ 12
2.3.2 BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO SEGÚN EL INFORME COSO ..................................... 13
2.4 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ....................................................................................... 13
vi
2.5 SISTEMA eSIGEF (SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA) ........................................................... 14
2.5.1 SPRYN (SUBSISTEMA PRESUPUESTARIO DE REMUNERACIONES Y NÓMINA) .................. 15
2.6 MARCO LEGAL ....................................................................................................................... 15
2.6.1 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR ............................................................. 16
2.6.2 LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO ........................................... 17
2.7 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................... 17
2.7.1 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO ........................................... 17
2.7.2 CONCILIACIONES BANCARIAS ........................................................................................... 19
2.7.3 CAJA CHICA ........................................................................................................................ 19
2.7.4 PRESUPUESTO GENERAL DEL ESTADO .............................................................................. 20
2.7.5 ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA ........................................................................................ 20
2.7.6 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA ........................................................... 21
2.7.7 EJERCICIO FISCAL ............................................................................................................... 21
2.7.8 BIENES DE LARGA DURACIÓN ........................................................................................... 21
2.7.9 DEPRECIACIONES DE BIENES DE LARGA DURACIÓN ......................................................... 22
2.7.10 ADMINISTRACIÓN DE BIENES ....................................................................................... 22
2.7.11 TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS .................................................................................. 23
2.7.12 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO .................................................................................. 23
2.7.13 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE BIENES .......................................................................... 24
2.7.14 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO ............................................................. 24
2.7.15 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS ................................................................. 24
2.7.16 GLOSARIO DE TERMINOS ............................................................................................. 25
2.8 HIPOTESIS ............................................................................................................................. 26
2.8.1 IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES ........................................................................................ 26
2.8.2 SISTEMATIZACIÓN DE LAS VARIABLES .............................................................................. 27
CAPÍTULO III .................................................................................................................... 28
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................. 28
3.1 MÉTODOS DE EVALUACIÓN .................................................................................................. 28
3.1.1 MÉTODO INDUCTIVO ........................................................................................................ 28
3.1.2 MÉTODO DESCRIPTIVO ..................................................................................................... 28
3.1.3 INVESTIGATIVO ................................................................................................................. 28
3.2.1 MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO OBSERVACIONAL .................................. 29
3.2.1.1 ENCUESTA ................................................................................................................ 29
3.2.1.2 ENTREVISTA ............................................................................................................. 29
vii
3.2.1.3 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL: FODA ........................................................................ 29
3.2.1.4 POBLACIÓN .............................................................................................................. 31
3.2.2 TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LOS DATOS .................................................................... 31
3.2.2.1 TABULACIÓN DE DATOS .......................................................................................... 31
CAPÍTULO IV ..................................................................................................................... 33
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA ........................................................................................... 33
4.1 DIAGNÓSTICO DEL COLEGIO.................................................................................................. 33
4.2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA ..................................................................................................... 33
4.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL COLEGIO NACIONAL ............................................................... 33
4.4 MISIÓN ................................................................................................................................. 34
4.5 VISIÓN .................................................................................................................................. 34
4.6 FILOSOFÍA INSTITUCIONAL .................................................................................................... 34
4.7 VALORES ............................................................................................................................... 34
4.8 OBJETIVOS DE LA ENTIDAD ................................................................................................... 35
4.9 ESTRUCTURA DEPARTAMENTO FINANCIERO ........................................................................ 35
4.9.1 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES............................................................................. 36
4.10 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO ..................................... 38
4.11 RESULTADOS ANÁLISIS INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN ...................................... 39
4.12 VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS ........................................................................................ 52
4.12.1 HIPOTESIS DE TRABAJO ................................................................................................ 52
4.12.1.1 PASOS PARA DEMOSTRACIÓN DE HIPÓTESIS POR X² .............................................. 52
4.12.1.2 DETERMINACIÓN DE LA FRECUENCIA ESPERADA Y TABLA DE CONTINGENCIA ...... 52
4.12.1.3 FRECUENCIAS OBSERVADAS .................................................................................... 53
4.12.2 PLANTEAMIENTO DE LA HIPÓTESIS .............................................................................. 54
CAPÍTULO V ...................................................................................................................... 55
MARCO PROPOSITIVO .................................................................................................. 56
5.1 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO EN LOS
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL COLEGIO NACIONAL “Dr. EMILIO UZCÁTEGUI” ............ 56
5.1.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 56
5.2 SOCIALIZACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL ...................................................................... 57
5.3 SOCIALIZACIÓN PARA LA APLICACIÓN DE CONTROL INTERNO ............................................. 58
5.4 SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS DE EXÁMENES DE AUDITORÍAS ......................................... 59
5.5 PLAN DE MEJORA DE RESULTADOS EXÁMENES ESPECIALES .................................................. 60
viii
5.6 PLAN DE CAPACITACIÓN ....................................................................................................... 61
5.7 TALLER DE LOS SISTEMAS eSIGEF Y SPRYN ............................................................................ 62
5.8 PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA Y ARQUEOS DE CAJA CHICA ............................ 63
5.8.1 DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN CONCILIACIÓN BANCARIA ..................................... 63
5.8.2 APERTURA Y CREACIÓN DE CAJA CHICA............................................................................ 64
5.9 PROGRAMA SEGUIMIENTO PAGOS DE SERVICIOS Y BIENES MUEBLES CON AUTORIZACIÓN
DEL RECTORADO ............................................................................................................................ 65
5.10 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS QUE
RESPALDAN LAS TRANSACCIONES .................................................................................................. 66
5.11 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO, LOS ACTIVOS FIJOS SON ENTREGADOS CON ACTA-
RECEPCIÓN ..................................................................................................................................... 67
5.12 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CONSTATACIONES FÍSICAS DE ACTIVOS FIJOS ........... 68
5.13 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CODIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ............................. 69
5.13.1 PLAN GENERAL DE CUENTAS PARA ACTIVOS FIJOS ...................................................... 70
CAPITULO VI ..................................................................................................................... 75
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................. 75
6.1 CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 75
6.2 RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 76
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................ 77
ANEXO 1......................................................................................................................................... 79
GUÍA DE ENTREVISTA PARA FUNCIONARIOS DE LOS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL
COLEGIO NACIONAL “Dr. EMILIO UZCÁTEGUI” ............................................................................... 79
ANEXO 2......................................................................................................................................... 82
SOLICITUD DE APERTURA, REPOSICIÓN O LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA .................... 82
ANEXO 3......................................................................................................................................... 83
FORMULARIO AF-2 COMPROBANTE CAJA CHICA ........................................................................... 83
ANEXO 4......................................................................................................................................... 84
FORMULARIO AF-3 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA ................................................................... 84
ANEXO 5......................................................................................................................................... 85
CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA EN EL eSIGEF ..................................................................... 85
ANEXO 6......................................................................................................................................... 86
RENDICION DEL FONDO DE CAJA CHICA EN EL eSIGEF .................................................................... 86
ANEXO 7......................................................................................................................................... 87
LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA EN EL eSIGEF ................................................................ 87
ANEXO 8......................................................................................................................................... 88
ix
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1: CLASES DE CONTROL .............................................................................. 7
Tabla 2: DEPRECIACION DE BIENES ................................................................... 22
Tabla 3: SISTEMATIZACIÓN DE LAS VARIABLES ........................................... 27
Tabla 4: MATRIZ FODA .......................................................................................... 30
Tabla 5: MODELO DE LA MATRIZ DE DATOS ................................................... 32
Tabla 6: EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .................... 40
Tabla 7: CLASES DE CONTROL INTERNO .......................................................... 41
Tabla 8: SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS ..................................................... 42
Tabla 9 PLAN DE MEJORAMIENTO DE RECOMENDACIONES ...................... 43
Tabla 10 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ................... 44
Tabla 11 APLICACIÓN DE SISTEMAS .................................................................. 45
Tabla 12 CONCILIACIONES BANCARIAS Y ARQUEOS DE CAJA .................. 46
Tabla 13: AUTORIZACIÓN DE PAGOS ................................................................. 47
Tabla 14: ARCHIVO DE DOCUMENTOS .............................................................. 48
Tabla 15: ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN ..................................................... 49
Tabla 16: CONSTATACIONES FÍSICAS DE ACTIVOS ....................................... 50
Tabla 17 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ................... 51
Tabla 18: PERSONAL ADMINISTRATIVO ........................................................... 53
Tabla 19: DE FRECUENCIAS OBSERVADAS ...................................................... 53
Tabla 20: DE FRECUENCIAS ESPERADAS .......................................................... 54
Tabla 21: DISTRIBUCIÓN CHI CUADRADO X² ................................................... 55
Tabla 22: SOCIALIZACIÓN CONTROL INTERNO .............................................. 58
Tabla 23: PLAN DE MEJORAMIENTO .................................................................. 60
Tabla 24: CAPACITACIÓN CONTROL INTERNO ............................................... 61
Tabla 25: SEGUIMIENTO DE PAGOS .................................................................... 65
Tabla 26: REPORTE DE TRANSACCIONES ......................................................... 66
Tabla 27: SEGUIMIENTO ACTA ENTREGA- RECEPCIÓN ................................ 67
Tabla 28: CONSTATACIONES FÍSICAS DE ACTIVOS FIJOS ............................ 68
Tabla 29: EJEMPLO DE INVENTARIO .................................................................. 69
x
LISTADO DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1: EJEMPLO DE GRÁFICO ................................................................... 32
GRÁFICO 2: PLAN OPERATIVO ANUAL ............................................................ 40
GRÁFICO 3: CLASES DE CONTROL INTERNO ................................................. 41
GRÁFICO 4: SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS ............................................. 42
GRÁFICO 5: PLAN DE MEJORAMIENTO DE RECOMENDACIONES ............. 43
GRÁFICO 6: CAPACITACIÓN SEGÚN SU FUNCIÓN ........................................ 44
GRÁFICO 7: APLICACIÓN DE SISTEMAS .......................................................... 45
GRÁFICO 8: CONCILIACIONES Y ARQUEOS DE CAJA .................................. 46
GRÁFICO 9: AUTORIZACIÓN DE PAGOS .......................................................... 47
GRÁFICO 10: ARCHIVO DE DOCUMENTOS ...................................................... 48
GRÁFICO 11: ACTAS DE ENTREGA - RECEPCIÓN .......................................... 49
GRÁFICO 12: CONSTATACIÓN FÍSICA DE ACTIVOS ...................................... 50
GRÁFICO 13: CODIFICACIÓN DE ACTIVOS ...................................................... 51
GRÁFICO 14: SOCIALIZACIÓN DEL POA .......................................................... 57
GRÁFICO 15: SOCIALIZACIÓN DEL CONTROL INTERNO ............................. 59
xi
RESUMEN
El propósito fundamental de la presente investigación es evaluar el Control Interno
aplicado a los departamentos administrativos del Colegio Nacional “Dr. Emilio
Uzcátegui”, de esta manera diagnosticar la situación del mismo.
La investigación estuvo enmarcada dentro de una investigación de campo de tipo
inductiva, descriptiva de carácter evaluativo apoyada en una revisión documental y de
investigación de acción, dado que se llevó a cabo por medio de un proceso de
observación directa en el lugar donde se presenta esta actividad, procediéndose a la
recogida y análisis de información suministrada por los responsables de las
operaciones que se llevan a cabo en los departamentos administrativos del colegio,
obteniéndose la información para lograr los objetivos propuestos.
Para recopilar la información suficiente y necesaria se recurrió a la observación y la
conversación directa, se aplicó una encuesta del control interno debidamente
estructurada, a todas las personas que laboran en los departamentos administrativos.
Los resultados obtenidos arrojaron como resultados debilidades en los procedimientos
del Sistema de Control Interno aplicado, por lo que se recomienda fortalecer los
mismos para garantizar la eficiencia en el proceso administrativo.
xii
INTRODUCCIÓN
La investigación que se realizó contempla la evaluación del sistema de Control Interno
en el Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”, en los Departamentos Administrativos
que son los encargados de velar por los recursos que la Institución recibe del Ministerio
de Finanzas y la administración y custodia de los bienes muebles. El análisis permitió
medir la efectividad de su funcionamiento, pudiendo establecer si el sistema está
diseñado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se pueda presentar; y,
determinar la confiabilidad del sistema de control interno o en su defecto detectar,
prevenir, corregir errores que dicho sistema presenta, con el afán de corregirlos y
enmendarlos para lograr un sistema ágil, eficiente, veraz, oportuno, consistente y
operante que es la razón de ser de éste trabajo.
Se procedió a la evaluación del control interno en los departamentos administrativos,
con los datos obtenidos de la investigación preliminar, del diagnóstico de la situación
actual, estudio de documentación interna y trabajo de campo, lo que permitió valorar
las actividades que se realizan y tener una visión clara del sistema, la idea de contar
con un buen sistema de control interno es importante, ayuda a mejorar el clima
organizacional de la Institución, protegiéndola de pérdidas innecesarias, que podrían
evitarse si se tomarán las decisiones acertadas y se ejecutaran las acciones correctivas
que correspondan en el momento preciso.
Es importante conocer los procedimientos respecto a la utilización, cuidado y
preservación de los bienes, para salvaguardar los activos de propiedad de la institución,
proceso que permitirá mejorar o fortalecer el sistema y obtener mejores resultados,
logrando uno de los objetivos del control interno.
La presente tesis está estructurada con seis capítulos:
El capítulo I constituye la base de esta investigación, plantea la problemática de un
sistema de control inadecuado planteando los problemas que pueden generarse y
justifica las razones para la realización de esta tesis. También constan los objetivos
generales y secundarios a los que se proyecta este trabajo.
xiii
El capítulo II se refiere al marco teórico y referencial que permite ubicar, seleccionar
y revisar los materiales bibliográficos y electrónicos que respaldan las variables de la
investigación y que se apoya en la normativa legal que conlleva al cumplimiento de
los objetivos institucionales.
El capítulo III comprende la metodología utilizada para el alcance de los objetivos de
esta investigación, describe el diseño de investigación que se ha realizado con los
métodos inductivos y de evaluación. Los datos recopilados se han hecho mediante
entrevistas, encuestas realizadas a los funcionarios de la Institución.
El capítulo IV corresponde a la situación diagnóstica, se realizó una investigación de
campo cuyos elementos principales son procedimientos, información secundaria,
evaluación y análisis de la información.
El capítulo V define a la propuesta de investigación, la que está constituida por los
antecedentes, justificación, objetivos, desarrollo de la propuesta, procesos de
evaluación, información y socialización, control de documentos de soporte, archivos
y administración de activos fijos.
El capítulo VI comprende las conclusiones y recomendaciones a partir de los
resultados obtenidos, se plantea una serie de conclusiones con sus respectivas
recomendaciones que sugieren al lector y a la entidad que sea una guía para solucionar
o mejorar las deficiencias encontradas.
Bibliografía constan todos los libros, documentos y medios de consulta que se
utilizaron como materia de consulta para la elaboración de este trabajo.
Finaliza el documento con una serie de anexos que sirven como sustento y evidencia
de varias actividades y datos de la investigación.
1
EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL COLEGIO NACIONAL
“Dr. EMILIO UZCÁTEGUI”
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA
La falta de reglamentación por parte de la autoridad ha ocasionado que no exista un
adecuado sistema de control interno en los Departamentos Administrativos del
Colegio Nacional Dr. Emilio Uzcátegui, produciendo inseguridad respecto a los
procedimientos establecidos en la normativa vigente, y pérdidas en el patrimonio
institucional.
La superpoblación estudiantil ha sido la causa de un gran movimiento de bienes
muebles lo que ha ocasionado pérdidas y daños permanentes, haciendo que en algunas
ocasiones se desconozca con exactitud la ubicación de los bienes de propiedad de la
institución, dificultando la obtención de información ágil y oportuna.
La evaluación al sistema de control interno en los departamentos administrativos del
Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui” ayudará a detectar las oportunidades de
mejorar los procedimientos de control y los correctivos que garanticen los objetivos
institucionales.
De continuar con la falta de controles internos, la información que brindan los
departamentos Administrativos no será razonable y oportuna, lo que conlleva al uso
inadecuado de los recursos.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué resultados se tiene al evaluar el Sistema de Control Interno de los Departamentos
Administrativos del Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui?.
2
La Contraloría General del Estado y la Auditoria Interna del Ministerio de Educación
son los entes que evalúan e informan sobre las debilidades detectadas en el sistema de
control interno y recomiendan la adopción de medidas para solucionarlas.
1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
a) ¿Cuenta actualmente el Colegio con un sistema de Control Interno que sea ágil
y confiable, que proporcione tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la
oportunidad de corrección y fortalecimiento?
b) ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del Control Interno del Colegio?
c) ¿La evaluación al sistema de control interno de los Departamentos
Administrativos del Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”, permitirá
mejorar el control de los activos fijos de la Institución?
d) ¿Se han cumplido con las recomendaciones realizadas por la Contraloría y
Auditoria Interna del Ministerio de Educación emitidas en los diferentes
informes?
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVOS GENERALES
Evaluar el Sistema de Control Interno para corregir las debilidades e incrementar las
fortalezas en los departamentos administrativos del colegio.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Identificar la situación actual del Colegio.
b) Determinar las fortalezas o debilidades del sistema de control.
c) Comprobar que las transacciones se encuentren respaldadas con la
documentación soporte necesaria y archivada de manera ordenada.
d) Detectar desviaciones que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes.
3
1.5 JUSTIFICACIÓN
Este trabajo está orientado a evaluar los controles existentes en la Institución, el
cumplimiento de los procesos y registros según las disposiciones legales vigentes, que
asegure la confiabilidad, idoneidad y transparencia de las operaciones y de las
actividades de control de los activos fijos, que se encuentran en cada uno de los
departamentos del colegio, para proteger los recursos, reducir los riesgos frente a
cualquier pérdida, mala gestión, errores e irregularidades.
La presente investigación permitirá conocer oportunamente las novedades con
respecto a la utilización, ubicación y conservación de los activos fijos, detallando sus
causas y promoviendo acciones correctivas que permitan un mejor uso y control de los
bienes.
1.6 LIMITACIONES
1.6.1 LIMITACIONES DE ESPACIO
Se realizará específicamente en los departamentos administrativos del Colegio
Nacional “Emilio Uzcátegui”, ubicado la ciudad de Quito.
1.6.2 LIMITACIÓN Y ALCANCE DEL TRABAJO
La evaluación al sistema de control interno de los Departamentos Administrativos del
Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”, incluirá el período comprendido del 1 de
enero al 31 de diciembre del 2014. La evaluación se limitará a los principales procesos
de las áreas de los Departamentos Administrativos.
4
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y REFERENCIAL
2.1 FUNDAMENTACIÓN CIENTÍFICA
Según la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 2009:
El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección
y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que, se
protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales.
Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la
idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos
institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos,
el sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la
corrección oportuna de las deficiencias de control.
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y tendrá como
finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo
de la Contraloría General del Estado. (Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado , 2009, págs. 1-4-5)
Según la Contraloría General del Estado, 1987:
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección
y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de
los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos. Constituyen
componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las
actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento.
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y
administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y
garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así como la adopción de
medidas oportunas para corregir las deficiencias de control. (Estado, Legislación
Ecuatoriana)
5
Según: Samuel Alberto Mantilla en su libro CONTROL INTERNO INFORME
COSO, señala que Control Interno es:
“El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de
pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de
la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el
objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en
las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones, Confiabilidad de la
información financiera, Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.”
Según Cepeda, 1997:
“El Control Interno, es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por
una organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente protegidos,
que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las
metas y los objetivos previstos, proporcionando una grado de seguridad razonable en
el cumplimiento de las leyes, normas y en las operaciones financieras.” (Cepeda,
Auditoría y Control Interno, 1997, págs. 4-15)
Según: Edison E. Estrella Rosero Control Interno es:
“El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas,
acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados
entre sí y unidos a las personas que conforman una organización, se constituye en un
medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la
finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos
grupos de interés que debe atender.”
Según Mantilla, S. (2006, p. 11), en su libro Control Interno de los Nuevos
Instrumentos Financieros, señala que el control interno:
“Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en
forma coordinada se aplican en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la
6
racionabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia
operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”.
Acorde con esta definición, el control interno se centra en el cumplimiento de las leyes
gubernamentales y normas propias de la institución, para que exista fiabilidad de la
información financiera y operativa, con la finalidad de proteger los recursos de la
entidad, advertir errores e irregularidades de manera oportuna, que lleven a la
organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones.
Asimismo Huamani, E.(2001) en su trabajo de investigación titulado: Métodos
y Técnicas para la Evaluación de Control Interno:
“Para optar por el grado de Magíster en Gerencia Administrativa expone la
importancia de revisar periódicamente los sistemas de control interno de una
institución, por cuanto el control interno tiene una vinculación directa con el curso que
debe mantener la empresa hacia el logro de sus objetivos y metas, y de las evaluaciones
se emitirían sugerencias para la toma de decisiones gerenciales, como por ejemplo
reformular manuales, políticas internas, capacitación del recurso humano, dotación de
equipos de tecnología avanzada, entre otras”.
La autora González, M. (2001), quien en su tesis denominada : Aspectos
Fundamentales del Control Interno:
“Para optar por el título de Magíster en Control Fiscal, refiere que el fin de la revisión
de los procedimientos del control interno, es averiguar cuáles son los procedimientos
empleados y la eficiencia del sistema de control interno existente, para el éxito de toda
gestión administrativa y operativa”.
2.2 APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Se tendrán en cuenta las normas sobre funciones incompatibles, depósito intacto e
inmediato de lo recaudado, otorgamiento de recibos, pagos con cheque o mediante la
red bancaria, distinción entre ordenadores de gastos y ordenadores de pago; y, el
reglamento orgánico funcional que será publicado en el Registro Oficial. (Libro
Auténtico de Legislación Ecuatoriana., pág. 5)
7
Tabla 1: CLASES DE CONTROL
FINANCIERO
Protección de los recursos y verificación de la exactitud
y confiabilidad de registros e informes financieros.
ADMINISTRATIVO
Tiene relación con las políticas, estrategias y
organización de la empresa, así como la evaluación de
procesos de decisión en cuanto al grado de eficiencia,
efectividad y economía.
PREVIO
Los servidores analizan las actividades institucionales
propuestas, antes de su autorización o ejecución en
legalidad y veracidad, conveniencia, oportunidad,
pertenencia y conformidad con los planes y presupuestos
institucionales.
CONTINUO
Los servidores de la institución, en forma continua
inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y
cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren o
prestaren de conformidad con la ley, actividades en la
ejecución de operaciones financieras y administrativas.
Los términos contractuales y las autorizaciones
respectivas.
POSTERIOR
Se aplica a las actividades institucionales con
posterioridad a su ejecución. Estará a responsabilidad de
la Unidad de Auditoría o a un auditor externo. (Libro
Auténtico de Legislación Ecuatoriana., pág. 5)
CL
AS
IFIC
AC
IÓ
8
2.2.1 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí, que son
inherentes al estilo de gestión de la entidad, estos componentes están vinculados entre
sí y sirven como criterios para determinar si el sistema es eficaz. Los componentes son
los siguientes:
La división del control interno en cinco elementos proporciona una estructura útil para
evaluar el impacto de los controles internos de una entidad. (Romo Flores, 2009)
a) Ambiente de Control Interno.- El ambiente de control “… define el conjunto
de circunstancias y actitudes que enmarcan el proceder de una entidad desde la
perspectiva de control interno y que determinan el grado en que los principios
éticos imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales…”
Los principales factores del ambiente de control son: la filosofía y el estilo de la
alta dirección; la estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los
manuales de procedimientos.
AMBIENTE DE
CONTROL
EVALUACIÓN DE
RIESGOS
ACTIVIDADES DE
CONTROL
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
SUPERVISIÓN O
MONITOREO
9
Asignación de Autoridad y Responsabilidad.- El personal dentro de una organización
necesita tener una clara compresión de sus responsabilidades y las reglas y regulaciones
que gobiernan sus funciones, por consiguiente, para aumentar el ambiente de control la
gerencia desarrolla descripciones de trabajo de sus empleados y define claramente la
autoridad, sus límites y la responsabilidad de la organización. También puede establecer
políticas que describan la práctica de actividades apropiados, el conocimiento, la
experiencia del personal clave y el uso de los recursos para cumplir sus deberes. La
delegación de autoridad significa ceder el control central de ciertas decisiones a personal
de líneas bajas.
b) Evaluación de Riesgos.- El control interno ha sido pensado esencialmente para
limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. Para lograr,
este objetivo se debe obtener un conocimiento profundo de la entidad con el fin
de identificar los riesgos relevantes (tanto internos como externos) para
posteriormente analizar la manera en la cual el control vigente minimiza el
impacto de los mismos en el giro de la empresa. Una vez identificados los
riesgos, la evaluación de éstos incluirá: una estimación del posible impacto, la
probabilidad de ocurrencia, y las acciones a seguir en caso de presentarse el
riego.
c) Actividades de Control.- “Las actividades de control son procesos
implementados, en todos los niveles de la organización, para asegurar el
cumplimiento de los objetivos relacionados con la operación, la confiabilidad
financiera y el cumplimiento de leyes y reglamentos.” En la actualidad, se ha
clasificado a los controles en tres tipos: Preventivos (correctivos), manuales, de
aplicación (automatizados) y gerenciales.
d) Información y comunicación.- Así como es necesario que los diferentes niveles
de la empresa conozcan sus funciones y responsabilidades, es imprescindible
que las organizaciones cuenten con un sistema de información que sea capaz de
identificar, recoger, procesar y trasmitir la información relevante, de tal modo
que llegue oportunamente a todos los sectores de la organización. Ya que el
sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para tomar
decisiones de gestión y control; resulta importante mantener un esquema acorde
10
con las necesidades institucionales que sirva de apoyo a las iniciativas y
actividades estratégicas y que pueda ser utilizado como una herramienta de
supervisión.
e) Supervisión y Monitoreo.- La sola existencia de una estructura de control
interno idónea y eficiente, no asegura el cumplimiento de los objetivos
operacionales y financieros de una organización.
Es deber de la dirección de la empresa realizar una constante revisión y una
actualización periódica del control interno para mantener el riesgo en un nivel
adecuado. (Romo Flores, 2009)
2.2.2 EVALUACIÓN Y CONTROL
El paso final en el proceso administrativo es el progreso de la organización hacia los
objetivos establecidos. Cuando no se toma tiempo para evaluar lo que se ha hecho, el
líder o administrador se siente inseguro e insatisfecho, pues no puede decir a ciencia
cierta que hizo ni como se hizo. Los términos evaluación y control se usan
indistintamente en el campo de la administración, aunque hay pequeñas diferencias
entre ambos.
Se conoce como control a la evaluación parcial a diferencia de la evaluación final. El
control consiste en ver que cada cosa sea hecha de acuerdo con el plan adoptado lo
establecido por la organización y las ordenes que se han dado.
Se conoce como control a la evaluación parcial a diferencia de la evaluación final. El
control consiste en ver que cada cosa sea hecha de acuerdo con el plan adoptado lo
establecido por la organización y las ordenes que se han dado.
La palabra control tiene un significado técnico en la terminología administrativa. Se
refiere a la corriente de información sobre el progreso de las operaciones y la
producción. Esto se considera algunas veces como retroalimentación. Por eso el
control y planeación caminan de la mano.
11
La evaluación tiene mucha relación con la apreciación que es el primer paso
administrativo mientras que el control se relaciona más con la planeación, que es la
acción de fijar normas y procedimientos.
La evaluación o control puede aplicarse al final de cada operación; cuando ocurre al
final de cada operación conviene definirla como control; Pfiffner define que la base
del control es la planeación.
Recapitulando, en la planeación se fijan los objetivos y se establecen los programas y
presupuestos.
En resumen, podemos destacar tres diferencias entre control y evaluación:
1.- En cuanto a tiempo, el control se aplica constantemente.
2.- En cuanto al modo el control es directo e inmediato.
3.- En cuanto a resultados, el control permite hacer ajustes y correcciones necesarias.
La evaluación permite distinguir, honrar y recompensar a cada cual según sea el caso.
(evaluacin-y-control-de-los-resultados, 2008)
2.3 MODELO COSO
El Informe COSO (Comisión Nacional de Informes financieros Fraudulentos, bajo la
sigla COSO (Committee Of Sponsorig Organizations) = Comité de Organizaciones
Patrocinadores de la Comisión Tredway) es un documento que contiene las principales
directivas para la implantación, gestión y control de un sistema de Control Interno.
Debido a la gran aceptación de la que ha gozado, desde su publicación en 1992, el
Informe COSO se ha convertido en el estándar de referencia en todo lo que concierne
al Control Interno.
Existen en la actualidad dos versiones del Informe COSO: La versión de 1992 y la
versión del 2004, publicada recientemente; básicamente la versión del 2004 no es otra
cosa que una ampliación del Informe Original. .
12
El principal objetivo del Control Interno, es garantizar que la empresa alcance sus
objetivos. En este sentido, el Control Interno puede actuar de dos distintas maneras:
a) Evitar que se produzcan desviaciones con respecto a los objetivos establecidos
b) Detectar, en un plazo mínimo, estas desviaciones.
El Control Interno, durante los últimos años ha adquirido mayor importancia en
diferentes países, a causa de los numerosos problemas producidos por su ineficiencia.
Este significa mucho más que control financiero o control contable; el control es una
función básica dentro de cualquier proceso de administración o gerencia y por ende,
se deduce que, lo que no se controla no es posible que pueda ser dirigido
eficientemente. (Ramiro Gómez, 2010)
2.3.1 CONTROL SEGÚN EL INFORME COSO
Control Interno, es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección
y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado
de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes
categorías.
a) Eficacia y eficiencia de las operaciones
b) Fiabilidad de la información financiera
c) Cumplimiento de las leyes y norma aplicada
d) Salvaguardia de los recursos
En resumen:
a) Es un proceso cotidiano en toda la organización
b) Es efectuado por el personal en todos los niveles
c) Proporciona una seguridad razonable
d) Está dirigido al logro de los objetivos
(González Acosta, 2011)
13
2.3.2 BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO SEGÚN EL INFORME
COSO
Es necesario que exista una cultura de control interno en toda la organización, que
permita el cumplimiento de los objetivos generales de control.
Sus beneficios incluyen:
a) Ayudar a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos
institucionales
b) Integrar e involucrar al personal con los objetivos de control
c) Ayudar al personal a medir su desempeño y por ende, a mejorarlo
d) Contribuir a evitar el fraude
e) Facilitar a los directivos la información de cómo se han aplicado los recursos
y como se han de alcanzar los objetivos.
f) Reducir costos.
g) Propiciar orden y disciplina.
h) Simplificar trámites.
i) Puede generar ahorros.
j) Contribuir a evitar fraudes.
k) Generar buena imagen.
Los directivos son responsables de diseñar, instalar e implementar los controles, así
como de mantenerlos y modificarlos, cuando sea necesario. (Cepeda, 1997, pág. 15)
2.4 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
La Contabilidad Gubernamental, como parte del sistema de control interno,
tendrá como finalidades establecer y mantener en cada Institución del Estado un
sistema específico y único de contabilidad y de información gerencial que
integre las operaciones financieras, presupuestarias, patrimoniales y de costos,
que incorpore los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicables
al sector público, y que satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales
14
para la toma de decisiones, de conformidad con las políticas y normas que al
efecto expida el Ministerio de Finanzas, o el que haga sus veces (Nota: Manual
General de Contabilidad Gubernamental expedido por el Ministerio de Finanzas,
publicado en Suplemento del Registro Oficial No. 605 del 26 de junio del 2.002).
(Contraloría General del Estado, 2009, págs. 6-7)
La Contabilidad Gubernamental, es la ciencia que, en base al conocimiento y
aplicación de un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos,
permite efectuar el registro sistemático, cronológico y secuencial de los hechos
económicos que ocurren en una organización, con la finalidad de producir
información financiera, patrimonial y presupuestaria, confiable y oportuna,
destinada a apoyar el proceso de toma de decisiones de los administradores y de
terceros interesados en la gestión institucional y para servir de sustento al control
que ejercen los organismos pertinentes. (Ministerio de Finanzas)
2.5 SISTEMA eSIGEF (SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA)
El Sistema de Administración Financiera del Sector Público eSIGEF, utiliza para su
operación y seguridad un esquema de perfiles, funciones y usuarios que determinan
los permisos sobre los objetos de la aplicación. De esta manera se habilitan o restringen
ciertas operaciones a los usuarios. El modelo de administración de usuarios y permisos
determina que las personas para realizar cualquier operación en el sistema, requieren
de autorizaciones, los mismos que se encuentren definidos en los perfiles asociados a
las funciones, los que a su vez se relacionan con los usuarios para determinar el nivel
de acceso a la aplicación.
El eSIGEF, cuenta con los Subsistemas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, y
está ejecutándose el desarrollo de un sistema que permita administrar el presupuesto
de remuneraciones y el cálculo de la nómina directamente ligado al distributivo de
remuneraciones, sueldos y salarios básicos aprobado por el Ministerio de Finanzas
para cada ejercicio fiscal y que éste a su vez interactúe con el eSIGEF para generar el
compromiso y devengado de las partidas de gastos en personal en forma automática.
(Ministerio de Finanzas, 2007)
15
2.5.1 SPRYN (SUBSISTEMA PRESUPUESTARIO DE
REMUNERACIONES Y NÓMINA)
Este Subsistema, permitirá al Ministerio de Finanzas y a las Entidades Operativas
Desconcentradas de PGE (Presupuesto General del Estado), coordinar esfuerzos para
mantener un distributivo presupuestario de remuneraciones único, consolidado y
centralizado que permita una programación presupuestaria de gastos en personal, y la
respectiva evaluación de su ejecución a través de la gestión desconcentrada de la
nómina y posterior afectación financiera en el eSIGEF. De esta manera se garantiza el
uso exclusivo de componentes permitidos por la ley y que los mismos sean procesados
de forma reglamentaria y no con particularidades que perjudiquen a la institución, a
los servidores públicos y al Estado en general. De esta manera el subsistema
proporcionará una información transparente, real y oportuna, convirtiéndose en una
herramienta eficaz y eficiente para la toma de decisiones. (Ministerio de Finanzas,
2007)
2.6 MARCO LEGAL
Constitución de la República del Ecuador. R.O No. 449 de octubre de 2008
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control Suplemento R.O. No. 1
1/08/2009
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Reformas 2009, Suplemento
del R.O. 595 de 06/12/2002
Ley Orgánica de Servicio Público LOSEP R.O. S. 294 de 06/10/2010 y su
Reglamento R.O. 441 de 05/05/2011
Reglamento General Sustitutivo de bienes del Sector Público segundo
Suplemento del R.O. 317 de 22/08/2014
Ley Orgánica de Educación Intercultural. Segundo Suplemento R.O. 417 de
31/03/2011 y su Reglamento. Segundo Suplemento No 754 R.O. de 26/07/2012
Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública R.O. 395 de 04/08/2008
Reglamento para el Registro y Control de Cauciones R.O. 420 de 20/01/201
16
Normas de control interno, emitidas por el Contralor General del Estado, con
Acuerdo No. 039-CG, promulgado en Registro Oficial No. 78 de 1 de diciembre
de 2009.
Manual general de auditoría gubernamental, emitido por el Contralor General
del Estado, con Acuerdo No. 012-CG, publicado en Registro Oficial 107 de 19
de junio de 2003.
2.6.1 CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
El Artículo 211 de la Constitución de la República del Ecuador, expresa que: “La
Contraloría General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la
utilización de los recursos estatales, y la consecución de los objetivos de las
instituciones del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan
de recursos públicos”. Por otro lado, el Art. 212 de la Constitución, establece que:
“Serán funciones de la Contraloría General del Estado, además de las que determine
la Ley:
a) Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría interna,
auditoría externa y del control interno de las entidades del sector público y de
las entidades privadas que dispongan de recursos públicos.
b) Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría interna,
auditoría externa y del control interno de las entidades del sector público y de
las entidades privadas que dispongan de recursos públicos.
c) Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de
responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas a su
control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias de la
Fiscalía General del Estado.
d) Expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones.
e) Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se le solicite”. (Asamblea
Constituyente , 2008, pág. 112)
17
2.6.2 LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
En el Capítulo I del Sistema de Control Interno Fiscalización y Auditoria del Estado,
establece en los siguientes artículos:
Artículo 5.- SISTEMA DE CONTROL, FISCALIZACIÓN Y AUDITORÍA
DEL ESTADO
“Las instituciones del Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y demás
servidores, actuarán dentro del Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría del
Estado, cuya aplicación propenderá a que: Los dignatarios, autoridades, funcionarios
y servidores públicos, sin excepción, se responsabilicen y rindan cuenta pública sobre
el ejercicio de sus atribuciones, la utilización de los recursos públicos puestos a su
disposición, así como de los resultados obtenidos de su empleo; adaptará, expedirá,
aprobará y actualizará, según corresponda”. (Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado, 2009, págs. 1-4)
Art. 8.- OBJETIVO DEL SISTEMA DE CONTROL
Mediante el sistema de control, fiscalización y auditoría se examinarán, verificarán y
evaluarán las siguientes gestiones: administrativa, financiera, operativa; y, cuando
corresponda gestión medio ambiental de las instituciones del Estado y la actuación de
sus servidores. En el examen, verificación y evaluación de estas gestiones, se aplicarán
los indicadores de gestión institucional y de desempeño, y los comentarios sobre la
legalidad, efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y programas
evaluados. ( Contraloría General del estado, 2009, págs. 4-5)
2.7 MARCO CONCEPTUAL
2.7.1 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO
Son guías generales dictadas por la (Contraloría General del Estado): “Con el objeto
de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades, en el
18
marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las
pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda
de la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones”.
Los titulares de cada entidad son responsables de establecer, mantener, revisar y
actualizar la estructura de control interno, que debe estar en función a la naturaleza de
sus actividades y volumen de operaciones, considerando en todo momento el costo o
beneficio de los controles y procedimientos implantados.
Las normas de control interno se fundamentan en principios y prácticas de aceptación
general, así como en aquellos criterios y fundamentos que con mayor amplitud se
describen en el marco general de la estructura de control interno para el sector público.
(Contraloría General del Estado)
Un Sistema de Control Interno, se establece bajo la premisa del concepto de
costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de
control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos. Es notorio
manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la consecución de los
objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas
planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin
de optimizar la gestión administrativa. ( Enciclopedia de la Auditoría, Edición 2008,
pág. 278)
El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación
y fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficiencia operacional y
fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección (Sistemas y
Procedimientos Contabilidad, 1996, pág. 238)
Actividades institucionales. Para un efectivo, eficiente y económico control interno,
las actividades institucionales se organizarán en administrativas o de apoyo,
financieras, operativas y ambientales. (Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado, 2009)
19
Aplicación del control interno. Se tendrán en cuenta las normas sobre funciones
incompatibles, depósito intacto e inmediato de lo recaudado, otorgamiento de recibos,
pagos con che-que o mediante la red bancaria, distinción entre ordenadores de gasto y
ordenadores de pago; y, el reglamento orgánico funcional que será publicado en el
Registro Oficial. (Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 2009)
Fundamentos Conceptuales
El Art. 97 de la Constitución Política de la República del Ecuador, establece los
deberes y responsabilidades que tienen todos los ciudadanos, sin perjuicio de otros
previstos en esa Constitución y la ley; entre otros en el numeral 9 establece:
“Administrar honradamente el patrimonio público.”, y en el 13 señala: “Asumir las
funciones públicas como un servicio a la colectividad, y rendir cuentas a la sociedad y
a la autoridad, conforme a la ley.”
2.7.2 CONCILIACIONES BANCARIAS
Se denomina Conciliación Bancaria, a la constatación de los movimientos del libro de
bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada,
para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en
uno u otro lado. La conciliación de saldos contables y bancarios, permite verificar si
las operaciones efectuadas por la oficina de tesorería han sido oportunas y
adecuadamente registradas en la contabilidad, además debe conciliarse con Tesorería
en el sistema eSIGEF. (Ministerio de Finanzas)
2.7.3 CAJA CHICA
El Fondo Fijo de Caja Chica, constituye una cantidad de dinero destinada a atender
obligaciones no previsibles, urgentes de valor reducido y puede ser institucional o para
proyectos o programas. Es un fondo entregado en calidad de anticipo para cubrir pagos
menores que por razones debidamente justificadas, no pueden realizarse a través de la
gestión normal de la entidad.
DESTINO.- El fondo de caja chica se puede utilizar para la adquisición de suministros
y materiales, insumos, útiles de aseo, fotocopias, mantenimientos menores y otros
pagos de bienes y servicios que tienen el carácter de imprevisible o urgentes.
20
PROHIBICIÓN.- Se prohíbe utilizar el fondo de caja chica para el pago de bienes y
servicios en beneficio personal, anticipo de viáticos, subsistencias, alimentación,
sueldos, horas extras, préstamos, donaciones, multas, agasajos, suscripción a revistas
y periódicos, arreglos florales, compra de activos fijos, decoraciones de oficinas (no
incluye mantenimientos menores ni adquisición de símbolos patrios), movilización
relacionada con asuntos particulares, insumos de cafetería y, en general, gastos que no
tienen el carácter de previsibles o urgentes y de menor cuantía.
REPOSICIÓN.- La reposición del fondo se efectuará cuando se haya consumido al
menos el sesenta por ciento del monto establecido, previa la presentación de los
comprobantes de venta originales y demás documentos autorizados que justifiquen los
pagos realizados.
REGISTRO Y RESPALDO.- Los comprobantes de venta y demás documentos
autorizados deben contener el registro único de contribuyentes del proveedor, o cuando
no fuere posible su nombre, número de cédula de ciudadanía y rúbrica.
CONTROL.- Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, se realizarán
arqueos periódicos sorpresivos por parte de las unidades financieras y de las
direcciones de auditoría interna o la unidad que haga sus veces en cada entidad.
(Ministerio de Finanzas, 2012)
2.7.4 PRESUPUESTO GENERAL DEL ESTADO
El Presupuesto General del Estado, es el instrumento para la determinación y gestión
de los ingresos y egresos de todas las entidades que constituyen las diferentes
funciones del Estado. No se consideran parte del Presupuesto General del Estado, los
ingresos y egresos pertenecientes a la Seguridad Social, la banca pública, las empresas
públicas y los gobiernos autónomos descentralizados. (Ministerio de Finanzas)
2.7.5 ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA
Importe destinado a cubrir las erogaciones previstas en programas, subprogramas,
21
proyectos y unidades presupuestarias necesarias para el logro de los objetivos y metas
programadas. (https://esigef.mef.gov.ec/esigef/menu/ayuda.htm, s.f.)
2.7.6 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
La evaluación es la fase del ciclo presupuestario que tiene como propósito, a partir de
los resultados de la ejecución presupuestaria, analizar los desvíos con respecto a la
programación y definir las acciones correctivas que sean necesarias y retroalimentar
el ciclo. (https://esigef.mef.gov.ec/esigef/menu/ayuda.htm, s.f.)
2.7.7 EJERCICIO FISCAL
Periodo regular presupuestario y contable dentro del cual se hace y se ejecutan las
estimaciones de ingresos y de gastos. Comprende el período 1 de enero al 31 de
diciembre de cada año. (Finanzas, s.f.)
2.7.8 BIENES DE LARGA DURACIÓN
Son aquellos que cumplen los siguientes requisitos:
a) Sean de propiedad privativa de la institución
b) Estén destinados a actividades administrativas o productivas
c) Generen beneficios económicos futuros
d) Tengan una vida útil mayor a un año
e) Su costo de adquisición sea igual o mayor a $ 100
Los bienes de larga duración se contabilizarán a precio de compra. Los descuentos y
rebajas se deducirán del costo del bien. (Contraloría General del Estado)
22
2.7.9 DEPRECIACIONES DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
Tabla 2: DEPRECIACIÓN DE BIENES
Edificaciones 50 años 2%
Maquinaria y Equipo 10 años 10%
Muebles y Enseres 10 años 10%
Instalaciones 10 años 10%
Equipos de Computación 3 años 33.33%
Vehículos 5 años 20%
Para los bienes de larga duración, se determinará un valor residual equivalente al 10%
de su valor contable. (Contraloría General del Estado)
2.7.10 ADMINISTRACIÓN DE BIENES
Cada institución debe emitir las disposiciones administrativas internas
correspondientes, que sin alterar las normas del Reglamento permitan:
a) Mantener registros y documentos con la historia de cada bien, su destinación y
uso;
b) Entregar los bienes por parte del Custodio-Guardalmacén de Bienes o quien haga
sus veces, al Jefe de cada unidad administrativa; y
c) Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de sus
funciones, mediante la suscripción de la recepción a través del formulario
diseñado para el efecto.
El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal uso, no
imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo
tiene a su cargo y de los servidores que de cualquier manera tienen acceso al bien,
cuando realicen acciones de mantenimiento o reparación por requerimiento propio o
del usuario; salvo que se conozca o comprueba la identidad de la persona causante de
la afectación al bien. (Contraloría General del Estado, pág. 5)
23
2.7.11 TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS
Cada entidad debe practicar por lo menos anualmente inventarios físicos de los activos
fijos o según las necesidades de la entidad, con el objeto de verificar su existencia
física y estado de conservación.
La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes
con que cuenta cada entidad, a una fecha dada; con el fin de asegurar su existencia
real. ( Contraloría General del estado, 2009)
2.7.12 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO
Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad,
deben ser dados de baja oportunamente.
La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes, que han
perdido la posibilidad de ser utilizados en la entidad, por haber sido expuestos a
acciones de diferente naturaleza, como las siguientes:
Obsolescencia: Inoperancia de los bienes, producidos por los cambios y avances
tecnológicos.
Daño: Desgaste o afectación de los bienes.
Deterioro: Debido al uso continuo de los mismos.
Pérdida: Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o
circunstancias fortuitas.
Destrucción: Afectación de los bienes por causas ajenas al manejo institucional,
(inclemencias del tiempo, actos de violencia, etc.) .
Excedentes: Bienes operativos que no se utilizan y se presume que
permanecerán en la misma situación por tiempo indeterminado.
24
Mantenimiento y/o reparación onerosa: Cuando el costo de mantenimiento
y/o reparación de un bien es significativo, en relación a su valor. ( Contraloría
General del estado, 2009)
2.7.13 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE BIENES
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que
debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de ser el caso.
( Contraloría General del estado, 2009)
2.7.14 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO
La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por el
mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado
óptimo de funcionamiento y prolongar su período de vida útil.
El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la
administración de la entidad en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento
normal, y/o prolongar la vida útil de los mismos. ( Contraloría General, 2009)
2.7.15 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVOS FIJOS
Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las
causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.
Los bienes de activo fijo, por su naturaleza, pueden ser afectados en cualquier
circunstancia, exponiendo a la entidad a situaciones que puedan comprometer su
estabilidad administrativo financiera, siendo necesario que la administración muestre
preocupación por la custodia física y seguridad material de éstos bienes,
especialmente, si su valor es significativo. La administración debe considerar el valor
de los activos fijos. (Flores, 2009).
Demás normas y disposiciones legales emitidas por el Ministerio de Finanzas y
Contraloría General del Estado.
25
2.7.16 GLOSARIO DE TERMINOS
Eficiencia.- Es el grado que una actividad o programa alcanza sus objetivos,
metas y otros efectos que se habían propuesto.
Eficacia.- Se refiere al uso óptimo de los recursos asignados en programas,
subprogramas y proyectos.
Confiabilidad.- Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del
diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la
documentación y conciencia monitoreo del control interno.
Ejercicio fiscal.- Es el período regular presupuestario y contable dentro del cual
se hacen y se ejecutan las estimaciones de ingresos y de gastos. Comprende del
1 de enero al 31 de diciembre de cada año.
Recursos Fiscales.- Están constituidos por los recursos que percibe y administra
el Tesorero Nacional. Son la principal fuente de financiamiento del Presupuesto
del Gobierno Central.
Indicador.- Es la presentación cuantitativa que sirve para medir el cambio de
una variable con respecto a otra. Un buen indicador debe ser claro, útil para
tomar decisiones y actualizable cada vez que se necesite. Proporciona la
capacidad de medir el logro de los objetivos propuestos en torno a lo que se hizo,
lo que se está haciendo o lo que se deberá hacer en el futuro.
Conciliaciones.- Significa poner de acuerdo o establecer la relación existente
entre dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes.
Arqueo de Caja.- Es contar el dinero y demás valores, para determinar el saldo
contable.
Activo.- Representa el conjunto de fondos, valores, derechos y bienes de que
dispone el Gobierno.
Custodia.- Es la responsabilidad que asume una persona por el cuidado físico
de un bien.
Documentación Comprobatoria.- Son los documentos originales que generan
y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.
Riesgo: La posibilidad de que se produzca un daño o pérdida (Finanzas, s.f.)
26
2.8 HIPOTESIS
La evaluación del sistema de control interno, permitirá evidenciar las fortalezas y
debilidades de control interno en los departamentos administrativos del Colegio
“Dr. Emilio Uzcátegui”.
2.8.1 IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES
Variable Independiente: Evaluación del Control Interno.
Variable Dependiente: Fortalezas y debilidades del control interno.
Variable Dependiente: Administración de Activos Fijos.
27
2.8.2 SISTEMATIZACIÓN DE LAS VARIABLES
Tabla 3: SISTEMATIZACIÓN DE LAS VARIABLES
OBJETIVO DE
LA VARIABLE
VARIABLES
INDEPENDIENTES
INDICADORES
TÉCNICA
PÚBLICO
Determinar las fortalezas
del Sistema de Control
Interno existente en el
Colegio “Dr. Emilio
Uzcátegui”
Evaluación de Control
Interno
Autorización del Gasto
Legalidad en los
procedimientos
Verificación de documentos
de respaldo
Conciliaciones bancarias y
arqueos sorpresivos.
Tomas físicas de
inventarios
Encuesta
Autoridades
y personal
Administrativo
OBJETIVO DE
LA VARIABLE
VARIABLES
DEPENDIENTES
INDICADORES
TÉCNICA
PÚBLICO
Identificar alternativas de
solución de las falencias
detectadas en la Evaluación
del Sistema de Control
Interno
Fortalezas y
Debilidades del
Control Interno
Información Comunicación
Socialización
Capacitación
Fondo Rotativo de caja
chica
Encuesta
Autoridades
y personal
Administrativo
Constatar que los bienes y
servicios adquiridos sean
custodiados y utilizados
correctamente
Administración de
Activos Fijos
Inventarios de Activos
Fijos
Codificación de Activos
Fijos
Actas de entrega recepción
de bienes
Encuesta
A
e
Autoridades
y personal
Administrativo
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
28
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 MÉTODOS DE EVALUACIÓN
Para la evaluación del sistema de control interno del Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”
se utilizaron los siguientes métodos”
3.1.1 MÉTODO INDUCTIVO
Para la evaluación se utilizó el método inductivo, sé observo las actividades particulares para
obtener información general de los controles implementados que propicien un ambiente de
control interno eficiente. La información estuvo basada en la investigación de campo con la
aplicación de encuestas a cada uno de los responsables de los departamentos administrativos
del colegio, permitió visualizar acciones reales y confiables que han servido como base para
establecer mejoras en el sistema de control interno.
3.1.2 MÉTODO DESCRIPTIVO
A través de la obtención de datos y características de los departamentos administrativos, se
pudo evidenciar las falencias que se presentaron en dichos departamentos.
3.1.3 INVESTIGATIVO
Sé buscó información acerca de procedimientos, registros, formularios, archivo, funcionarios y
departamentos que intervienen en el sistema de control:
Registros: Tales como Inventarios, actas de Entrega-Recepción, documentación de
respaldo.
Formularios: En base a consulta bibliográficas, otros trabajos comprobados en tesis de
grado y a la experiencia obtenida en exámenes especiales realizados por la Auditoría
Interna del Ministerio de Educación o por la Contraloría.
Archivos: Información generada en el año 2014 por funcionarios y autoridades de áreas
administrativas que tienen la custodia de Activos Fijos.
29
3.2 TÉCNICAS UTILIZADAS
3.2.1 MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO OBSERVACIONAL
3.2.1.1 ENCUESTA
Se diseñó un cuestionario a base de preguntas diseñadas para funcionarios y personal
responsable del área administrativa de la Institución, que llenaron las encuestas que
expresamente se mantuvieron con ese propósito.
Las preguntas fueron formuladas de tal forma que las respuestas afirmativas indiquen un punto
óptimo en la estructura de control interno y que las respuestas negativas indiquen una debilidad
y un aspecto no muy confiable; algunas preguntas probablemente no resultaron aplicables, en
ese caso, se utilizó las letras NA “no aplicable”. De ser necesario a más de poner las respuestas,
se pudo completar las mismas con explicaciones adicionales en la columna de observaciones
del cuestionario o en hojas adicionales. (Ver Anexo 1)
3.2.1.2 ENTREVISTA
Se utilizó el método de la entrevista inicialmente a la Rectora del colegio, para obtener
información sobre la organización y el contexto en que se desenvuelve el colegio,
posteriormente a las personas de los departamentos administrativos encargadas del control de
activos. En la entrevista no sólo se procuró obtener las respuestas a las preguntas, sino que trató
de obtener el mayor número de evidencias; posterior a la entrevista, se validó las respuestas y
respaldó con documentación probatoria.
3.2.1.3 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL: FODA
Este diagnóstico Foda, nos permitió establecer las fortalezas, oportunidades, debilidades
amenazas que las podemos definir en la siguiente tabla:
30
Tabla 4: MATRIZ FODA
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
Ambiente físico adecuado para las
actividades administrativas.
Personal capacitado y con
experiencia en el departamento
financiero.
Disponibilidad de Sistemas
eSIGEF y SPRYN
Definición perfiles de los cargos
que conforman la planta de
personal administrativo
Capacitación permanente en
docentes y administrativos en temas
específicos, asistencia a cursos
dictados por SRI, Ministerio de
Finanzas, Ministerio de Educación
Acceso a laboratorios de
computación para acceder al
internet y actualizar conocimientos
en Control Interno
Mejora continua
DEBILIDADES
AMENAZAS
Poco interés de las Autoridades en
el control interno.
Pérdida de Activos Fijos
Mal uso de bienes de la
Institución.
Falta de líderes capacitados para
administrar la Institución.
Mala organización administrativa
en las dependencias del Colegio.
Sobre carga de programas y
acciones impuestas por el
Ministerio de Finanzas, Ministerio
de Educación y sus dependencias.
Desconocimiento de la legislación
vigente
Falta de autoridades titulares que
sean nombradas por el Ministerio de
Educación
Fuente: Investigación de campo Autora: Norma Aulestia
31
3.2.1.4 POBLACIÓN
Para la presente investigación la población a analizar estuvo conformada por seis (6) personas,
que conforman la totalidad del área administrativa, quienes independientes de su nivel
jerárquico participan en todas o en algunas etapas del Sistema de Control Interno del Colegio
Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”.
De esta manera, por ser la población tan pequeña y bien definida se seleccionó la totalidad de
la misma, por lo que no se requiere muestra ni muestreo.
3.2.2 TRATAMIENTO ESTADÍSTICO DE LOS DATOS
3.2.2.1 TABULACIÓN DE DATOS
En referencia a la tabulación de la información obtenida en el estudio: “Es una técnica que
emplea el investigador para procesar la información recolectada, de manera de ordenar la
información obtenida mediante un instrumento utilizado”. (Chavez, 1994, pág. 187)
En tal sentido, la tabulación de los datos obtenidos se llevó a cabo utilizando tablas de doble
entrada, donde verticalmente se indicaron los números de personas tomadas en la investigación
y en la parte horizontal la numeración de las personas de la encuesta de dicha investigación,
también se utilizaron gráficos distribuidos por frecuencias que serán expresadas en porcentajes
garantizando la objetividad de las repuestas como base para los resultados.
La metodología utilizada para el procesamiento de datos y resultados fue el siguiente:
1. Se describió cada una de las preguntas de la encuesta
2. Las respuesta de cada pregunta fueron descritas en una tabla
32
Tabla 5: MODELO DE LA MATRIZ DE DATOS
FRECUENCIA
PORCENTAJE
SI 2 33.33%
NO 3 50%
DESCONOZCO 1 16.67%
n = 6 100 %
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
3. Con los resultados obtenidos se procedió a realizar un gráfico tipo pastel, para poder
observar el porcentaje de respuestas de cada pregunta
GRÁFICO 1: EJEMPLO DE GRÁFICO
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
4. Luego se realizó un análisis e interpretación de cada una de las respuestas obtenidas, así
como de los porcentajes obtenidos en cada gráfico
33%
50%
17%SI
NO
DEZCONOZCO
33
CAPÍTULO IV
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA
4.1 DIAGNÓSTICO DEL COLEGIO
El Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”, mediante Decreto Supremo 887, publicado en el
Registro Oficial 365 de 8 de agosto de 1973, fue creado con el nombre de Santa Rita de
Chillogallo, posteriormente con Acuerdo Ministerial 1369 de 8 de agosto de 1979, se le designó
con el nombre de Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”. Desde el 19 de noviembre de 1988,
funciona la Sección Nocturna según Acuerdo Ministerial 4146.
4.2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA
El Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”, está ubicado en la ciudad de Quito, provincia de
Pichincha, Cantón Quito.
Dirección: S27C Diego Céspedes OE5-38 PB OES Rio Sumo Chillogallo
Teléfonos: 022623325 – 022846270
Jornada Escolar: Matutina, vespertina y nocturna
Ciclos: Básico y Diversificado
4.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL COLEGIO NACIONAL
“Dr. EMILIO UZCÁTEGUI”
Autoridades: Rector
Vicerrector
Inspector General
Organismos Junta General de Directivos y Docentes
Consejo Ejecutivo
Junta de Docentes de Grado o Curso
Departamento de Consejería Estudiantil;
Organizaciones estudiantiles;
Padres de Familia o representantes legales de los estudiantes; y,
Junta Académica.
34
Departamentos Secretaría
Colecturía
Biblioteca
Servicios Generales
4.4 MISIÓN
Tiene por misión la de educar íntegramente a los y las estudiantes de octavo, noveno y decimos
años de Educación básica y primero, segundo y tercer año de bachillerato, con un elevado
sustento científico, fundamentados en la práctica cotidiana de sus valores humanos que
garanticen su desarrollo personal, vocacional y académico, que conduzcan hacia la autonomía,
mejora de su calidad de vida y éxito en los estudios superiores.
4.5 VISIÓN
Una Institución que promueva una educación de calidad camino a la excelencia, a través del
buen desempeño organizacional e institucional; implementación pertinente, la práctica de la
disciplina responsable, bajo un clima de trabajo y democracia, formando seres que aporten
positivamente al desarrollo del país en los ámbitos social, político, económico, cultural,
ecológico, familiar y en ciencia y tecnología. (Colegio Dr. Emilio Uzcátegui, 2013)
4.6 FILOSOFÍA INSTITUCIONAL
El Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui” es una institución educativa su labor está orientada
en la búsqueda permanente de la calidad y la excelencia para alcanzar los fines más altos de la
educación, a través de la formación de jóvenes con identidad, valores y capacidades para actuar
en beneficio de su propio desarrollo humano y de los demás.
4.7 VALORES
Responsabilidad.- Asumir deberes y derechos y aceptar las consecuencias de los actos.
Honestidad.- Pensar, decir y actuar con coherencia en base a principios y valores
universales.
35
Solidaridad.- Actuar con empatía hacia las situaciones individuales y sociales.
Respeto.- Reconocer los derechos de los demás y aceptar las diferencias.
Reconocimiento a la voluntad, creatividad y perseverancia.
Compromiso con la institución y la sociedad
Cultivo del civismo y respeto al medio ambiente
Igualdad de Oportunidades
Orden disciplina consciente
4.8 OBJETIVOS DE LA ENTIDAD
Promover un mejor desenvolvimiento de las labores docentes, educativas y
administrativas en concordancia con las normas constitucionales, Ley Orgánica de
Educación Intercultural, Ley orgánica de Administración Financiera y Control, Ley
Orgánica de Servicio Público y Reglamento de Educación vigente.
Utilizar la tecnología como instrumento en el proceso enseñanza - aprendizaje.
Fortalecer el bachillerato para que los y las estudiantes alcancen el éxito en su proyecto
de vida.
Concienciar en los estudiantes el daño que produce el consumo de alcohol y drogas.
Garantizar que la disciplina institucional se enmarque en principios y valores humanos.
Complementar la falta de los padres en los hogares a través de la buena utilización del
tiempo libre.
Respetar la diversidad de género, biodiversidad e intercultural.
Incentivar el amor y el respeto a la naturaleza.
4.9 ESTRUCTURA DEPARTAMENTO FINANCIERO
RESPONSABLE: Colectora
MISIÓN: Administrar los recursos financieros con eficiencia y transparencia. Generar y
promover confianza, brindar servicios de calidad, acatar con responsabilidad las leyes normas
y reglamentos vigentes y demás disposiciones.
36
VISIÓN: Ser un departamento financiero eficiente, moderno, con creatividad. Líder por la
calidad de los servicios.
OBJETIVO: Transparentar el uso de los recursos que el Ministerio de Finanzas asigna al
Colegio para brindar a la comunidad educación de calidad.
4.9.1 ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES
a) Programar, Dirigir y controlar las actividades financieras de la institución de conformidad
con las políticas emanadas por la autoridad y con lo dispuesto en las Leyes, normas y
reglamentos pertinentes.
b) Asesorar a las autoridades en la toma de decisiones en materia financiera
c) Autorizar los gastos previstos en el presupuesto, de conformidad con las previsiones
establecidas en las leyes, normas y reglamentos vigentes.
d) Presentar al Consejo Directivo el proyecto de proforma presupuestaria anual para su
estudio y aprobación.
e) Administrar el presupuesto de la Institución, conforme a los programas y proyectos de
acuerdo con las disposiciones del Ministerio de Finanzas.
f) Asegurar que la programación, formulación ejecución, evaluación y liquidación del
presupuesto institucional se desarrolle con eficacia y eficiencia.
g) Realizar el pago de obligaciones económicas de la Institución.
h) Monitorear y evaluar la gestión económica y financiera.
i) Realizar pagos previa autorización expresa de la autoridad competente.
j) Elaborar el plan operativo de la unidad.
k) Elaborar los informes.
37
ORGANIGRAMA DEL
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Fuente: Investigación de campo Autora: Norma Aulestia
DEPARTAMENTOS
ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
SISTEMA
ESIGEF
SISTEMA
SPRYN
CONTABILIDAD
COLECTURÍA
INFORMES
ARCHIVOS
PRESUPUESTO
TESORERÍA
CONTROL DE
BIENES
DE BIENES
REPORTES
FINANCIEROS
TESORERÍA
ESTADOS
FINANCIEROS
SRI DECLARACIONES
Y
ANEXOS
REMUNERACIONES
NÓMINAS
NOMINAS
INGRESOS Y
EGRESOS
DOCUMENTOS
DE RESPALDO
RE
RES
BODEGA
ACTIVOS
FIJOS
SUMINISTROS
IESS
APORTES
FONDOS DE
RESERVA
LIQUIDACIONES
FUNCIONARIOS
PASIVOS
INVENTARIOS
CERTIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS
38
4.10 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO
Luego de haber obtenido la información general documentada del Colegio Nacional “Dr.
Emilio Uzcátegui” en los Departamentos Administrativos, se realizó un análisis de la situación
actual con el propósito de diagnosticar las condiciones existentes; identificar y evaluar los
riesgos, determinar las debilidades del sistema, a fin de procurar una ejecución ordenada y
eficiente de los procedimientos que asegure la exactitud de los registros que reflejen la imagen
fiel del patrimonio, la disponibilidad de los activos, una adecuada política de autorizaciones.
Con el fin de evaluar la legalidad y transparencia del proceso, así como los controles utilizados
para la localización e identificación de todos los bienes muebles.
El diagnóstico de la Situación actual permitió establecer la base que ayude a trabajar en los
aspectos más importantes, determinar qué medidas se podrían tomar para mejorar dichas
deficiencias y de esta forma aprovechar de mejor manera los recursos con los que actualmente
cuenta el colegio. Para el efecto se han determinado la siguiente lista de objetivos.
Determinar las fortalezas y debilidades del sistema de control interno existente en el
Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”;
Verificar que la documentación de respaldo se encuentre archivada de manera apropiada;
Constatar que los bienes y servicios adquiridos estén debidamente autorizados;
Que los activos sean custodiados y utilizados correctamente;
Constatar si se han realizado conciliaciones bancarias, arqueos sorpresivos de fondos
rotativos;
Identificar alternativas de solución de las falencias detectadas en la evaluación al sistema
de control interno del Colegio; y,
Emitir comentarios, conclusiones y recomendaciones de las situaciones encontradas, con
la finalidad de mejorar y fortalecer el sistema de control interno.
Para realizar el diagnóstico de la situación actual de los Departamentos Administrativos, se
utilizaron las siguientes técnicas de investigación:
Se realizaron entrevistas personales en primer lugar a la Rectora con el fin de solicitar la
autorización para realizar el trabajo, y obtener información sobre la organización y el contexto
39
en que se desenvuelve el colegio, los procesos de control interno así como la implementación
de planes de mejora; posteriormente a las personas de los departamentos administrativos para
tener información sobre como realizan sus actividades; que las operaciones financieras reúnan
los requisitos legales pertinentes y conocer si están involucrados con el control y administración
de bienes y servicios.
Se realizó la observación directa para el levantamiento de información especialmente en el
Departamento de Colecturía.
Se realizaron las encuestas a seis personas que forman la totalidad del personal administrativo:
Rectora
Vicerrector
Inspector General
Comisión Económica
Colectora
Secretaria
Los cuestionarios fueron diseñados con preguntas de manera que las respuestas afirmativas
muestren una situación confiable y las respuestas negativas indiquen una debilidad.
4.11 RESULTADOS ANÁLISIS INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Una vez obtenida la información de las encuestas aplicadas al personal administrativo, se
procedió a la elaboración de gráficos, que permitan comprender con mayor facilidad los
resultados.
40
PREGUNTA 1.- ¿Conoce usted si el Colegio cuenta con el Plan Operativo Anual, orientado
hacia la consecución de metas y objetivos de la Institución?
Tabla 6: EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 4 67%
NO 0 0%
DESCONOZCO 2 33%
n = 6 100%
Fuente: investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 2: PLAN OPERATIVO ANUAL
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- De las seis personas que fueron encuestadas cuatro contestaron SI que
corresponde al 67% y dos dijeron DESCONOCER que equivale al 33%.
INTERPRETACIÓN.- A pesar de que el Colegio si cuenta con el POA, la falta de
Comunicación e información oportuna, ha permitido que un 33% de personas encuestadas
desconozcan cuales son las metas y objetivos que persigue la institución.
SI 467%
NO 00%
DESCONOZCO 2 33%
PLAN OPERATIVO ANUAL
SI
NO
DESCONOZCO
41
PREGUNTA 2.- ¿A su criterio el control interno en la Institución es?
Tabla 7: CLASES DE CONTROL INTERNO
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 3: CLASES DE CONTROL INTERNO
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- De las personas encuestadas tres que corresponde al 50% creen que el control es
PREVIO, dos personas que significa el 33% dicen que es CONTINUO y una persona que es el
17% contesto que el control es POSTERIOR.
INTERPRETACIÓN.- De las tres personas que contestaron que el control interno es previo
tienen que ver directamente con el departamento financiero, las dos personas trabajan en la
secretaria y una persona en la inspección, lo que demuestra que la Autoridad no ha establecido
mecanismos y procedimientos para mejorar el control interno.
PREVIO 350%
CONTINUO 233%
POSTERIOR 117%
CLASES DE CONTROL INTERNO
PREVIO
CONTINUO
POSTERIOR
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
PREVIO 3 50%
CONTINUO 2 33%
POSTERIOR 1 17%
n = 6 100%
42
PREGUNTA 3.- ¿Se han socializado los resultados de exámenes anteriores, realizados por la
Auditoría Interna del Ministerio de Educación?
Tabla 8: SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 3 50%
NO 3 50%
DESCONOZCO 0 0%
n = 6 100%
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 4: SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- De las seis personas encuestadas, tres que corresponde al 50% contestaron que SI
se han socializado los resultados de exámenes anteriores y tres que representa el 50%,
responden que NO.
INTERPRETACIÓN.- Los resultados demuestran que no se han socializado completamente
las observaciones y recomendaciones emitidas en los informes de exámenes especiales para
mejorar los procesos Administrativos y Financieros.
SI 350%
NO 350%
SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS
SI
NO
DESCONOZCO
43
PREGUNTA 4.- ¿Se ha implementado un plan de mejoramiento de las recomendaciones
emitidas en los exámenes especiales de Auditoría?
Tabla 9 PLAN DE MEJORAMIENTO DE RECOMENDACIONES
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 33%
NO 4 67%
DESCONOZCO 0 0%
n = 6 100%
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 5: PLAN DE MEJORAMIENTO DE RECOMENDACIONES
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- De las personas encuestadas cuatro que significa el 67% responden que NO hay
un plan de mejoramiento de las recomendaciones de Auditoría, dos que corresponde al 33%
indican que SI.
INTERPRETACIÓN.- Según los resultados de la encuesta se desprende que no se ha
cumplido en su totalidad con las observaciones y recomendaciones de exámenes anteriores, ya
que las Autoridades no han realizado un plan de mejoramiento de las deficiencias encontradas.
SI 233%NO 4
67%
DESCONOZCO 00%
PLAN DE MEJORAMIENTO DE
RECOMENDACIONES
SI
NO
DESCONOZCO
44
PREGUNTA 5.- ¿Se ha capacitado al personal en temas específicos relacionados con su
función, que permita optimizar su desempeño?
Tabla 10 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 4 67%
NO 2 33%
DESCONOZCO 0 0%
n = 6 100%
Fuente: investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 6: CAPACITACIÓN SEGÚN SU FUNCIÓN
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- Del personal encuestado cuatro personas que representan el 67% contestaron SI,
han recibido capacitación y dos personas que corresponden al 33% respondieron que NO.
INTERPRETACIÓN.- Los resultados demuestran que no se ha capacitado a todo el personal,
por lo tanto corresponderá a las Autoridades organizar cursos específicos que permitan mejorar
su desempeño.
SI 467%
NO 233%
DESCONOZCO 00%
CAPACITACIÓN SEGÚN SU FUNCIÓN
SI
NO
DESCONOZCO
45
PREGUNTA 6.- ¿Considera usted que la aplicación de los sistemas eSIGEF y SPRYN, ha
mejorado el control interno?
Tabla 11 APLICACIÓN DE SISTEMAS
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 4 67%
NO 2 33%
DESCONOZCO 0 0%
n = 6 100%
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 7: APLICACIÓN DE SISTEMAS
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- De las seis personas encuestadas cuatro que significa el 67% contestaron que, con
la aplicación de los sistemas eSIGEF y SPRYN SI ha mejorado el control interno, y las dos
personas que representa el 33% contestaron que NO ha mejorado.
INTERPRETACIÓN.- Las personas que están involucradas con las actividades financieras
contestaron SI, manifiestan que el control interno sí ha mejorado con la aplicación de los
sistemas eSIGEF y SPRYN, sin embargo es necesario tener mayor cuidado, ya que el sistema
interactúa con el Ministerio de Finanzas, hay personas que no saben si ha mejorado.
SI 467%
NO 233%
DESCONOZCO 00%
APLICACIÓN DE SISTEMAS
SI
NO
DESCONOZCO
46
PREGUNTA 7.- ¿Se realizan conciliaciones bancarias y arqueos de caja chica?
Tabla 12 CONCILIACIONES BANCARIAS Y ARQUEOS DE CAJA
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE 3 50%
A VECES 1 17%
NUNCA 2 33%
DESCONOZCO 0 0%
n = 6 100%
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 8: CONCILIACIONES Y ARQUEOS DE CAJA
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- De las personas encuestadas tres que corresponde al 50% contesta que SIEMPRE
se han hecho conciliaciones bancarias, dos personas que corresponde al 33% indican que a
veces se realizan conciliaciones y una persona que representa el 17% dice que NUNCA se hacen
conciliaciones y arqueos de caja.
INTERPRETACIÓN.- Según los datos de la encuesta el personal de colecturía aclara: Las
conciliaciones bancarias se realizan todos los meses, pero que los Arqueos de Caja no se
realizan nunca, debido a que la Autoridad competente no ha delegado a una persona para que
efectúe arqueos periódicos y sorpresivos de los fondos de caja chica.
SIEMPRE 350%
A VECES 117%
NUNCA 233%
DESCONOZCO 00%
CONCILIACIONES BANCARIAS Y ARQUEOS DE
CAJA
SIEMPRE
A VECES
NUNCA
DESCONOZCO
47
PREGUNTA 8.- ¿Los pagos de servicios y bienes muebles se los realiza previa autorización
del Rectorado?
Tabla 13: AUTORIZACIÓN DE PAGOS
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE 6 100%
A VECES 0 0%
NUNCA 0 0%
DESCONOZCO 0 0%
n = 6 100%
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 9: AUTORIZACIÓN DE PAGOS
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- De las seis personas que fueron encuestadas el l00% han contestado que
SIEMPRE, los pagos de bienes y servicios se los realiza previa autorización del rectorado.
INTERPRETACIÓN.- Las personas que trabajan en los departamentos administrativos tienen
conocimiento que la máxima autoridad, establecerá por escrito la autorización del pago de
bienes y servicios, incluyendo términos y condiciones.
SIEMPRE 6100%
A VECES 00%
NUNCA 00%
DESCONOZCO 00%
AUTORIZACIÓN DE PAGOS
SIEMPRE
A VECES
NUNCA
DESCONOZCO
48
PREGUNTA 9.- ¿Los documentos fuente que respaldan las transacciones son identificados y
archivados en forma cronológica y secuencial?
Tabla 14: ARCHIVO DE DOCUMENTOS
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 100%
NO 0 0%
DESCONOZCO 0 0%
n = 6 100%
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 10: ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- De las seis personas que fueron encuestadas que representan el 100% contestaron
SI, los documentos fuente que respaldan las transacciones son identificados y archivados en
forma cronológica y secuencial.
INTERPRETACIÓN.- Los resultados demuestran que los documentos fuente que respaldan
las transacciones son identificados y archivados en forma cronológica y secuencial.
SI 6100%
NO 00%
DESCONOZCO 00%
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
SI
NO
DESCONOZCO
49
PREGUNTA 10.- ¿Los activos fijos que actualmente están a su cargo fueron entregados
mediante acta de entrega- recepción?
Tabla 15: ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 100%
NO 0 0%
NUNCA 0 0%
n = 6 100%
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 11: ACTAS DE ENTREGA - RECEPCIÓN
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- Las seis personas encuestadas que representa el 100% contestaron que SI les han
entregado los activos fijos con acta de entrega-recepción.
INTERPRETACIÓN.- Todos los activos fijos han sido entregados para su custodia en cada
uno de los departamentos y a los funcionarios del colegio que requieren para el desempeño de
sus funciones; los mismos que serán responsables del uso y conservación, además permite tener
una mayor facilidad de identificación.
SI 6100%
NO 00%
NUNCA 00%
ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN
SI
NO
NUNCA
50
PREGUNTA 11.- ¿Se realizan periódicamente, constataciones físicas de los activos fijos, a fin
de determinar los bienes obsoletos, dañados o fuera de uso para proceder a la baja?
Tabla 16: CONSTATACIONES FÍSICAS DE ACTIVOS
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 100%
NO 0 0%
NUNCA 0 0%
n = 6 100%
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 12: CONSTATACIÓN FÍSICA DE ACTIVOS
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- De la encuesta realizada a seis personas que corresponde el 100% indican que si
se realizan constataciones físicas periódicamente.
INTERPRETACIÓN.- El gráfico demuestra que si se han realizado constataciones físicas de
los activos fijos de manera periódica, lo que demuestra que si se ha cumplido con los
procedimiento de control interno.
SI 6100%
NO 00%
NUNCA 00%
CONSTATACIÓN FÍSICA DE ACTIVOS
SI
NO
NUNCA
51
PREGUNTA 12.- ¿Están los activos fijos debidamente codificados de modo que facilite su
identificación con los registros?
Tabla 17 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 100%
NO 0 0%
ALGUNOS 0 0%
n = 6 100%
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
GRÁFICO 13: CODIFICACIÓN DE ACTIVOS
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Norma Aulestia
ANÁLISIS.- De las personas encuestadas el 100% que corresponde al total de encuestados han
respondido que todos los activos están codificados.
INTERPRETACIÓN.- La persona que tiene a su cargo el control de activos ha realizado la
codificado de los bienes, para facilitar la identificación, localización y al responsable de la
custodia de los bienes.
SI 6100%
NO 00%
ALGUNOS 00%
CODIFICACIÓN DE ACTIVOS
SI
NO
ALGUNOS
52
4.12 VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS
Para la demostración del presente estudio es necesario realizar la comprobación, para ello se
aplicará la prueba del CHI-CUADRADO (X²). La finalidad de esta prueba es evaluar la
aseveración que establece que todas las k muestras independientes provienen de poblaciones
que presentan la misma proporción de algún elemento. De acuerdo con esto, las hipótesis nula
y alternativa son:
Ho: Todas las proporciones de la población son nulas
Hı: No todas las proporciones de la población son iguales
4.12.1 HIPOTESIS DE TRABAJO
La evaluación del sistema de control interno, permitirá evidenciar las fortalezas y debilidades
del control interno en los departamentos administrativos del Colegio Nacional “Dr. Emilio
Uzcátegui”.
4.12.1.1 PASOS PARA DEMOSTRACIÓN DE HIPÓTESIS POR X²
1.- Determinación de fe y completar tabla de contingencia
2.- Plantear la hipótesis (Ho,Hı)
3.- Determinar a.
4.- Encontrar grados de libertad “v”
5.- Calcular X² crítico.
6.- Calcular X²
7.- Decisión.-Conclusiones
4.12.1.2 DETERMINACIÓN DE LA FRECUENCIA ESPERADA Y TABLA DE
CONTINGENCIA
Para la comprobación de la hipótesis es importante realizar una tabla de comprobación de las
variables, que nos admita la aplicación de la fórmula de CHI-CUADRADO (X²), de tal manera
que se calculará con los datos y las respuesta obtenidos de acuerdo a las encuestas realizadas a
seis personas del personal administrativo del Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”.
53
4.12.1.3 FRECUENCIAS OBSERVADAS
Para las frecuencias observadas es prudente seleccionar la o las preguntas que servirán para la
comprobación de la hipótesis, donde se tomará en cuenta las encuestas aplicadas al personal
administrativo del Colegio Nacional “Dr. Emilio Uzcátegui”
Personal Administrativo (6 personas)
¿Se ha determinado un plan de mejoramiento de las recomendaciones emitidas en los exámenes
especiales de Auditoría?
¿Se realizan periódicamente, constataciones físicas de los activos fijos, a fin de determinar los
bienes obsoletos, dañados o fuera de uso para proceder a la baja?.
De acuerdo a las preguntas seleccionadas se procede a sumar en su totalidad las respuestas
obtenidas para efectuar el cálculo de la hipótesis.
Tabla 18: PERSONAL ADMINISTRATIVO
PREGUNTAS
SI
NO
NUNCA
DESCONOZCO
TOTAL
Pregunta 4 2 4 0 0 6
Pregunta 11 6 0 0 0 6
Total 8 4 0 0 12
Fuente: Encuesta Elaborado: Norma Aulestia
Tabla 19: DE FRECUENCIAS OBSERVADAS
ENCUESTAS
DIRIGIDAS A
VARIABLES PREGUNTAS
ITEMS
SI NO NUNCA DESCONOZCO
TOTAL
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
¿Se ha determinado un plan
de mejoramiento de las
recomendaciones emitidas en
los exámenes especiales de
Auditoría?
2
4
0
0
6
PERSONAL
ADMINISTRATIVO
¿Se realizan periódicamente,
constataciones físicas de los
activos fijos, a fin de
determinar los bienes
obsoletos, dañados o fuera de
uso para proceder a la baja?
6
0
0
0
6
TOTAL 8 4 0 0 12
Fuente: Encuesta Elaborado por: Norma Aulestia
54
Tabla 20: DE FRECUENCIAS ESPERADAS
fo fe (fo-fe) (fo-fe)² ((fo-fe)²/fe
2 4 2 4 1
6 4 2 4 1
4 2 2 4 2
0 2 2 4 2
12 12 6
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Norma Aulestia
4.12.2 PLANTEAMIENTO DE LA HIPÓTESIS
Simbología
Ho = Hipótesis Nula
Ha = Hipótesis Alternativa
K = Número de Filas (del cuadro de frecuencia observada)
J = Número de Columnas (del cuadro de frecuencia observada)
v = Grados de libertad
Fe = Frecuencias Esperadas
fo = Frecuencias observadas
Ho: fo = fe.- Con el presente estudio se pretende demostrar que con la evaluación del Control
Interno no se puede evidenciar las fortalezas y debilidades del control interno en los
departamentos administrativos del colegio.
Hа: fo ≠ fe.- Con la Evaluación del Control Interno si se puede evidenciar las fortalezas y
debilidades del control interno en los Departamentos Administrativos del Colegio
Determinación del Nivel de Significancia
El nivel de significancia establecido es el 5%
Grados de Libertad
55
Se utilizó la siguiente formula
V= (k-ı) (j-ı)
De donde:
K = Número de filas (del cuadrado de frecuencias observadas)
J = Número de columnas (del cuadrado de frecuencias observadas)
v = (2- 1) (2 -1)
v = 1
Tabla 21: DISTRIBUCIÓN CHI CUADRADO X²
(Eliseo, 2005)
Por lo tanto el Chi-Cuadrado es 3,8415 con un valor de grados de libertad 1 y un nivel de
significancia de 0.95 de acuerdo a la tabla de valores de percentiles para la distribución de Chi
Cuadrado.
Rechazo o no de la hipótesis nula
X² calculado >X² de tabla
6 > 3,8415
Se rechaza la hipótesis nula y se acepta la hipótesis alternativa lo cual significa que con el
presente estudio se pretende demostrar que con la evaluación del Control Interno si se puede
evidenciar las fortalezas y debilidades del control interno en los Departamentos Administrativos
del Colegio.
CAPÍTULO V
56
MARCO PROPOSITIVO
5.1 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL SISTEMA DEL CONTROL
INTERNO EN LOS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL COLEGIO
NACIONAL “Dr. EMILIO UZCÁTEGUI”
5.1.1 INTRODUCCIÓN
Luego de los resultados obtenidos en las encuestas realizadas a los funcionarios de los
Departamentos Administrativos del Colegio “Dr. Emilio Uzcátegui”, se ha podido evidenciar
que algunas personas no conocen sobre las políticas de aplicación y procesos del control
interno, la Institución no brinda al personal las instrucciones suficientes que proporcione una
utilización óptima del Sistema de Control Interno, por lo que es necesario realizar una propuesta
que involucre a las autoridades y al personal en el desarrollo de este proceso de mejora, que
estimule el cambio de actitud de los funcionarios y sean ellos los promotores del logro de los
objetivos institucionales.
El objetivo de esta propuesta es presentar algunas ideas y alternativas de control interno que
permitirá mejorar el Sistema de Control Interno en los siguientes aspectos:
1. Planes de Socialización y difusión del POA y de los resultados de exámenes anteriores
2. Establecer estrategias de información y comunicación
3. Formular acciones para establecer un plan de mejoramiento
4. Programar cursos de capacitación
5. Fortalecer el sistema de archivos
6. Mejorar la Administración de activos fijos
57
5.2 SOCIALIZACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
A pesar de que el POA se lo hace en el Consejo Ejecutivo del Colegio, la socialización debería
darse desde el momento de su elaboración, ya que en el constan todas las metas que se pretenden
alcanzar en la institución, convendría contar con representantes de todos los departamentos con
el propósito de que cada uno exponga sus necesidades y aporten con ideas; de esta manera se
analizaría las fortalezas y debilidades tanto en lo académico, administrativo y financiero. Si las
personas que forman parte del colegio no conocen el POA no podrán comprometerse en las
acciones planificadas.
GRÁFICO 14: SOCIALIZACIÓN DEL POA
Realizado por: Norma Aulestia Fuente: Investigación de campo
ALCANCE
RESPONSABLE
FRECUENCIA
CONTENIDO
Hacer una difusión interna del POA a todo el
personal Docente y Administrativo para dar a
conocer la importancia y las acciones que se
van a llevar a cabo
La Rectora será la encargada de proporcionar
la información del contenido del POA, a
través de una reunión informativa
La Reunión informativa se realizará una vez al
año de acuerdo al programa establecido por el
rectorado
Convocatoria a la socialización
Verificación de la asistencia
Exposición del POA a cargo de la rectora
Evaluación de la eficacia del contenido del
POA, al personal Docente y Administrativo
Conformación de una Comisión para que
realice periódicamente el seguimiento y
evaluación de las actividades programadas a
fin de conocer el avance, realizar ajustes de ser
el caso y difundir los resultados.
Entrega del POA a los departamentos
responsables para su ejecución.
P
R
O
P
U
E
S
T
A
S O C I A L I Z A C I Ó N
SOCIALIZACION DEL POA
58
5.3 SOCIALIZACIÓN PARA LA APLICACIÓN DE CONTROL INTERNO
Para fortalecer la cultura de control, es necesario que las autoridades del Colegio implanten
programas de capacitación, motivación y divulgación de las normas de Control Interno para
todo el personal con el fin de crear un compromiso, en torno a la práctica cotidiana del control
haciéndoles ver su importancia para el desempeño institucional. Se podría desarrollar el
siguiente plan de acción.
Tabla 22: SOCIALIZACIÓN CONTROL INTERNO
OBJETIVOS
Generar en el personal una cultura de control interno y
actitud de mejoramiento en la realización de su trabajo.
ESTRATEGIAS
Trabajo relacionado con las condiciones y características
del Colegio.
Diagnosticar las principales fortalezas y debilidades que
afectan positiva o negativamente el desarrollo de los
objetivos del Colegio.
Difundir adecuadamente los procesos y procedimientos de
trabajo.
Establecer los modelos de comunicación e información.
Motivar sobre la presentación de propuestas relacionadas
con el mejoramiento laboral.
Diseñar participativamente herramientas de
autoevaluación.
Motivar al personal a Evaluar y analizar sus propios
controles.
Realizado por: Norma Aulestia Fuente: Investigación de campo
59
5.4 SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS DE EXÁMENES DE AUDITORÍAS
Se propone realizar la presente socialización
GRÁFICO 15: SOCIALIZACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Realizado por: Norma Aulestia Fuente: Investigación de campo
ALCANCE La socialización aplica para el Consejo
Ejecutivo, Jefes de área, personal
administrativo.
La Rectora es la responsable de dar a conocer
los resultados de los exámenes especiales.
Se realizara una Reunión Informativa cada
vez que se realice un examen especial de la
unidad de Autoría Interna del Ministerio de
Educación o de la Contraloría General del
Estado.
Convocatoria escrita a Reunión Informativa
Verificación de asistencia
Lectura del informe entregado por el
Ministerio de Educación, a cargo de la
Rectora
Análisis de resultados
Definición de conclusiones y
recomendaciones
Asignación de responsabilidades para la
ejecución de planes de acción para mejora
Establecimiento de cronogramas para
ejecución de planes de mejora.
RESPONSABLE
MÉTODO
CONTENIDO
P
R
O
P
U
E
S
T
A
S O C I A L I Z A C I Ó N
SOCIALIZACION DE RESULTADOS
60
5.5 PLAN DE MEJORA DE RESULTADOS EXÁMENES ESPECIALES
Las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento deben garantizar que las causas que
originaron las observaciones y recomendaciones emitidas en exámenes especiales de la
Contraloría General del Estado y de la Auditoria Interna del Ministerio de Educación sean
eliminadas. Se sugiere utilizar el siguiente formato de cumplimiento del plan de mejoramiento.
Tabla 23: PLAN DE MEJORAMIENTO
COLEGIO NACIONAL “Dr. EMILIO UZCÁTEGUI”
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
PERIÓDO DEL ÚLTIMO EXAMEN:
FECHA DEL EXAMEN:
No.
DESCRIPCIÓN DE LA
OBSERVACUÓN
CAUSA
ACCIÓN
CORRECTIVA
META
FECHA DE
INICIO
FECHA DE
FINALIZACIÓN
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Realizado por: Norma Aulestia Fuente: Investigación de campo
61
5.6 PLAN DE CAPACITACIÓN
El plan de capacitación en temas específicos es de aplicación a todo el personal que está
involucrado directamente con el desempeño de actividades o procesos. Se propone la siguiente
capacitación.
Tabla 24: CAPACITACIÓN CONTROL INTERNO
Realizado por: Norma Aulestia Fuente: Investigación de campo
TEMA: CONTROL INTERNO
O
B
J
E
T
I
V
O
S
Capacitar a los servidores y servidoras del
colegio con el fin de proporcionar los
conocimientos acerca del Sistema de
Control Interno, normativa, instrumentos y
estrategias.
C
O
N
T
E
N
I
D
O
La capacitación será impartida a
todo el personal administrativo
8 HORAS DURACIÓN
NN INSTALACIONES DEL
COLEGIO SITIO
TEMÁTICA
Conceptos de Control Interno
Clasificación Control Interno
Procedimientos
Disposiciones legales
62
5.7 TALLER DE LOS SISTEMAS eSIGEF Y SPRYN
El Ministerio de Finanzas establece los mecanismos para operar los sistemas eSIGEF y SPRYN,
de supervisión coordinación, capacitación y soporte técnico garantizando la calidad,
oportunidad y consistencia, en base de esto todo el personal administrativo debería asistir
obligatoriamente a los cursos y asesorías que brinda dicho Ministerio, de no ser posible esta
asistencia al menos el colegio debería desarrollar un taller de conocimiento general de los
sistemas.
Se propone que se desarrolle el siguiente taller:
SISTEMAS eSIGEF Y SPRYN
OBJETIVO: Capacitar al personal de colecturía responsable del manejo de los Sistemas
AGENDA
Primer día:
Introducción
Desarrollo del taller : Presupuesto, Contabilidad y Tesorería
Segundo día:
Desarrollo del taller : Distributivo de Remuneraciones, Nominas Institucionales
Tercer día:
Normativa Técnica de los Subsistemas
Módulo del IESS (Finanzas, s.f.)
63
5.8 PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA Y ARQUEOS DE CAJA
CHICA
La Colectora realiza el siguiente procedimiento
Todos los meses realiza las conciliaciones bancarias.
Registra en un auxiliar de bancos los movimientos realizados en las cuentas bancarias
Realiza la conciliación con el estado de cuenta que envía el banco.
5.8.1 DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN CONCILIACIÓN BANCARIA
Incorrecto
Correcto
Realizado por: Norma Aulestia Fuente: Investigación de campo
Inicio
Recepción del estado de cuenta
Cruce de información con el saldo
del libro de bancos
Registro de los saldos
Consulta
eSIGEF
Aprobación del rectorado
Aprueba Colectora
Fin
Registra
en el
Sistema
64
Este procedimiento no ha sido supervisado y evaluado, por lo que se sugiere que en futuro el
Rectorado nombre una Comisión con el fin de verificar que los procedimientos sean aplicados.
5.8.2 APERTURA Y CREACIÓN DE CAJA CHICA
Igualmente, la Colectora realiza el siguiente procedimiento:
Realizar la Apertura:
Verificar listado de escuelas que le corresponde
Comunicar a cada director sobre los requisitos que debe adjuntar
Entregar los formularios a directores
Crear el fondo en el eSIGEF
El director procederá a verificar que los recursos estén transferidos a su cuenta bancaria
personal
Con los recursos el director realizará las adquisiciones necesarias y emergentes
La colectora revisará que los documentos que justifiquen las adquisiciones realizadas que
no tengan alteraciones, tachones o enmendaduras, en ese caso serán devueltas
Rendición o liquidación el colector registrará en el eSIGEF cada ítem presupuestario los
valores gastados y los valores no gastados serán depositados inmediatamente en la cuenta
rotativa de ingresos del colegio
La colectora es la encargada de realizar arqueos sorpresivos a los fondos de caja chica.
Se deberá utilizar el formulario AF-3 Acta de Arqueo del Fondo Fijo de Caja Chica (Ver
en anexos 2-7)
65
5.9 PROGRAMA SEGUIMIENTO PAGOS DE SERVICIOS Y BIENES MUEBLES
CON AUTORIZACIÓN DEL RECTORADO
La Comisión Económica supervisará en forma trimestral que los pagos se realicen con la debida
autorización escrita por parte del Rectorado, para lo que se propone dejar constancia en el
siguiente formato:
Tabla 25: SEGUIMIENTO DE PAGOS
COLEGIO NACIONAL “Dr. EMILIO UZCÁTEGUI”
SEGUIMIENTO PAGOS DE SERVICIOS Y BIENES MUEBLES
FECHA
NÚMERO
COMPROBANTE
BENEFICIARIO
MONTO
AUTORIZADO
POR
OBSERVACIONES
RESPONSABLE
DEL
SEGUIMIENTO
Realizado por: Norma Aulestia Fuente: Investigación de campo
66
5.10 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y ARCHIVO
DE DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LAS TRANSACCIONES
La Colectora del colegio es la responsable de que todas las transacciones estén respaldadas con
la documentación completa, exacta y adecuada, también es responsable de la custodia y de
mantener la documentación debidamente archivada; identifica si se trata de documentación de
ingresos o egresos, la codificación de estos documentos está dada por el sistema eSIGEF en
orden cronológico y secuencial, los mismos que son ordenados en carpetas y archivados por
meses en el Departamento de Colecturía.
Se presenta el siguiente formulario para el registro de documentos de ingreso y egreso con el
fin de facilitar su identificación:
Tabla 26: REPORTE DE TRANSACCIONES
COLEGIO NACIONAL “Dr. EMILIO UZCÁTEGUI”
REPORTE DE TRANSACCIONES
FECHA
No DE
COMPROBANTE
BENEFICIARIO
CONCEPTO
MONTO
Realizado por: Norma Aulestia Fuente: Investigación de campo
67
5.11 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO, LOS ACTIVOS FIJOS SON
ENTREGADOS CON ACTA-RECEPCIÓN
Todos los activos fijos que ingresan al colegio son receptados por la Colectora, quien recibe la
factura y constatará las especificaciones de los activos solicitados, una vez aprobados se
procederá a elaborar la respectiva acta entrega recepción firmada por la Rectora, Contadora y
Custodio.
Se plantea supervisar que todos los activos fijos recibidos sean entregados al custodio mediante
acta entrega-recepción, quien velará por la buena conservación de los bienes, utilización,
conforme las disposiciones legales. Se propone realizar un seguimiento por lo menos una vez
al año, se podrá utilizar el siguiente formato: (Anexo 8)
Tabla 27: SEGUIMIENTO ACTA ENTREGA- RECEPCIÓN
COLEGIO NACIONAL Dr. “EMILIO UZCÁTEGUI”
SEGUIMIENTO ACTA ENTREGA RECEPCIÓN ACTIVOS FIJOS
FECHA
ACTIVO
FIJO
CÓDIGO
ACTA
ENTREGA
RECEPCIÓN
DEPARTAMENTO
CUSTODIO
Realizado por: Norma Aulestia Fuente: Investigación de campo
68
5.12 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CONSTATACIONES FÍSICAS DE
ACTIVOS FIJOS
La Comisión económica es la responsable de la verificación de la existencia, ubicación, estado
y administración de los activos fijos, actas, registros. Es la responsable de informar por escrito
a las Autoridades del Colegio y a la Colectora sobre los bienes inservibles, obsoletos o que se
hubieran dejado de usar y de la existencia física. Se presenta el siguiente formato para realizar
las constataciones de Activos Fijos.
Tabla 28: CONSTATACIONES FÍSICAS DE ACTIVOS FIJOS
COLEGIO NACIONAL Dr. EMILIO UZCÁTEGUI
CONSTATACIONES FÍSICAS DE ACTIVOS FIJOS
Fecha
Activo fijo
Código
Ubicación
Estado
Existe
Sí No
Custodio
Observaciones
f) f.
Comisión Económica Custodio de los bienes
Realizado por: Norma Aulestia Fuente: Investigación de campo
69
5.13 VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CODIFICACIÓN DE ACTIVOS
FIJOS
La colectora tiene todos los bienes muebles codificados de la siguiente manera:
Tabla 29: EJEMPLO DE INVENTARIO
COLEGIO NACIONAL “Dr. EMILIO UZCÁTEGUI INVENTARIO: BIENES MUEBLES
Año 2014
VALOR VALOR
FECHA DE
NÚMERO DENOMINACIÓN CUENTA
DE TIPO CANTIDAD
DESCRIPCIÓN DEL BIEN
CÓDIGO UBICACIÓN FÍSICA
UNITARIO TOTAL
AVALÚO MAYOR AL 31-12-00
31/12/2000 1 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 ACORDEON MARCA DELIA ARNALDO
BM-01 COLECTURIA 80.00 80.00
31/12/2000 2 MOBILIARIO 141.01.03 BM 18 ARCHIVADORES BM-03 OFICINAS 77.00 1 ,386.00
31/12/2000 3 MOBILIARIO 141.01.03 BM 2 ARCOS DE FUTBOL BM-04 TERRENO 106.42 212.84
31/12/2000 4 MOBILIARIO 141.01.03 BM 2 ARCOS DE INDORFUTBOL
BM-05 TERRENO 70.00 140.00
31/12/2000 5 MOBILIARIO 141.01.03 BM 19 ARMARIOS BM-06 OFICINAS 112.00 2,128.00
31/12/2000 6 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 BASCULA CON ALTIMETRO 710
BM-07 DEPTO. MEDICO 95.00 95.00
31/12/2000 7 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 CAFETERA GRANDE
BM-08 SALA DE PROFESORES 60.00 60.00
31/12/2000 8 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 CHASE LONG GINECOLOGICO CON CAJONES
BM-09 DEPTO. MEDICO 120.00 120.00
31/12/2000 9 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 COMPRESOR 1/2 H.P. C/TANQUE
BM-10 TALLER DE MECANICA 379.00 379.00
31/12/2000 10 MOBILIARIO 141.01.03 BM 2 ENTENALLAS USO MULTIPLE 150
BM-15 TALLER DE MECANICA 56.50 113.00
31/12/2000 11 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1
EQUIPO DE AMPLIFICACION M/SHOW MOD. S.A.1200RC
BM-16 INSPECCION 120.00 120.00
31/12/2000 12 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 EQUIPO DE GIMNASIA BARRAS Y PARALELAS
BM-17 TERRENO 200.00 200.00
31/12/2000 13 MOBILIARIO 141.01.03 BM 2 ESCRITORIO TIPO LASER
BM-18 RECT./VICERR 95.00 190.00
31/12/2000 14 MOBILIARIO 141.01.03 BM 25 ESCRITORIOS BM-19 OFICINAS 77.00 1 ,925.00
31/12/2000 15 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 ESMERIL BLACK 1/3 H.P.
BM-20 TALLER DE MECANICA 115.00 115.00
31/12/2000 16 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1
ESTERILIZADOR PARA INSTRUMENTAL MARCA FANET
BM-21 DEPTO. MEDICO 250.00 250.00
31/12/2000 17 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 FICHERO DE 15 CAJONES EN LAUREL
BM-22 BIBLIOTECA 120.00 120.00
31/12/2000 18 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 GRABADORA MARCA SONY MODELO CIS.470
BM-23 EDUCACION FISICA 93.00 93.00
31/12/2000 19 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 JUEGO DE SALA ESTILO PRESIDENTE
BM-26 RECTORADO 280.00 280.00
31/12/2000 20 MOBILIARIO 141.01.03 BM 3
MAQUINAS DE ESCRIBIR ELECTRONICAS M/BROTHER
BM-27 COLEC./SECRET. 246.00 738.00
31/12/2000 21 MOBILIARIO 141.01.03 BM 1 MAQUINA DE ESCRIBIR MARCA OLIVETTI II-198
BM-28 SECRETARIA 120.00 120.00
31/12/2000 27 MOBILIARIO 141.01.03 BM 2 MESAS DE MADERA
BM-36 BIBLIOTECA 35.00 70.00
70
Sería importante cambiar dicha codificación y hacerla según el Manual General de
Administración de los Activos Fijos del Sector Público y su Reglamento, dictado por la
Contraloría General del Estado. El mismo que se presenta a continuación.
5.13.1 PLAN GENERAL DE CUENTAS PARA ACTIVOS FIJOS
CAMPO O NIVEL CONCEPTO
1 2 3 4 5 6
1 GRUPO DE CUENTA (ACTIVO)
2 TIPO DE CUENTA (FIJO)
00 CUENTA DE MAYOR GENERAL
00 SUBCUENTA DE MAYOR GENERAL
00 AUXILIAR DE SUBCUENTA
00 CLASE QUE PERTENECE EL BIEN
1 ACTIVO
1.2 FIJO
1.2.01 MUEBLES Y EQUIPOS DE USO GENERAL
05 VEHÍCULOS
06 LÍNEAS, REDES E INSTALACIONES.
Primer campo o nivel.- Integrado por un dígito, que identifica a los principales grupos de
cuentas, que conforman los estados financieros, en este caso el número 1 representa a los
Activos.
1. ACTIVO
Segundo campo o nivel.- Compuesto por un dígito, el mismo que identifica al tipo de cuenta
del grupo de activos, en este caso, el fijo
1. ACTIVO
1.2 FIJO
Tercer campo o nivel.- Formado por dos dígitos, destinados a identificar las diferentes cuentas
del mayor general existentes para los activos fijos, las mismas que están contempladas en el
Plan General de Cuentas del Sistema de Contabilidad Gubernamental y que forman parte del
Estado de Situación Financiera. Ejemplo:
1 ACTIVO
1.2 FIJO
1.2.01 Muebles y Equipos de Uso General
05 Vehículos
06 Línea, Redes e Instalaciones
71
Cuarto campo o nivel.- Conformado por dos dígitos, que identifican las principales
subcuentas del mayor general que pueden haber para cada cuenta de los activos fijos, por
ejemplo:
1 ACTIVO
1.2 FIJO
1.2.01 MUEBLES Y EQUIPOS DE USO GENERAL
1.2.01.01 Muebles de Administración
02 Equipos de Administración, Educación e Investigación
Quinto campo o nivel.- Compuesto de dos dígitos, reconoce en forma más detallada la
clasificación de los activos fijos, es decir, a las cuentas auxiliares de las subcuentas de mayor
general, ejemplo:
1 ACTIVO
1.2 FIJO
1.2.01 MUEBLES Y EQUIPOS DE USO GENERAL
1.2.01.01 MUEBLES DE ADMINISTRACIÓN
1.2.01.01.01 Muebles de oficina
03 Muebles de uso educacional
05 Muebles de uso recreativo y deportivo
Nota: De acuerdo al sistema de registro y necesidades de información de cada entidad, para
los dígitos comprendidos en los campos cuarto y quinto, se podrá utilizar los correlativos a los
códigos presupuestarios constantes en el clasificador por objeto del gasto, mediante una tabla
de equivalencias o de conversión.
Sexto campo o nivel.- Conformado por dos dígitos como mínimo, los cuales identifican a la
clase o grupo genérico al que pertenece el activo fijo, dentro de la respectiva cuenta,
subcuenta y auxiliar de subcuenta de que se trate. Esta clasificación brinda mayor utilidad
especialmente para el registro y control de los bienes comprendidos en la cuenta de mayor
"Muebles y Equipos de Uso General".
Este campo será utilizado con la ayuda de un listado o tabla que previamente debe elaborar
cada entidad, para los bienes comprendidos en cada auxiliar de subcuenta (ver quinto campo o
nivel del Plan General de Cuentas para los activos fijos), el mismo que estará estructurado en
orden alfabético y con numeración ascendente, conforme a los siguientes ejemplos:
-Para el auxiliar de subcuenta "Muebles de Oficina" el listado podría ser: 01 Archivador, 02
Armario,... 08 Escritorio,... etc.
-Para el auxiliar de subcuenta "Vajilla y Menaje" el listado seria: 01 Asistente de cocina, 02
Batidora, 03
Cocina,…. 16 Refrigeradora,... etc.
Aplicación del código correspondiente al sexto campo o nivel:
72
1. ACTIVO
1.2. FIJO
1.2.01 MUEBLES Y EQUIPO DE USO GENERAL
1.2.01.01 MUEBLES DE ADMINISTRACIÓN
1.2.01.01.21 VAJILLA Y MENAJE
1.2.01.01.21.01 Asistente de cocina
02 Batidora
03 Cocina.
Plan general de cuentas para los activos fijos.
1.2.01 MUEBLES Y EQUIPOS DE USO GENERAL
1.2.01.01 MUEBLES DE ADMINISTRACIÓN
1.2.01.01.01.00 Muebles de Oficina
1.2.01.01.03.00 Muebles de Uso Educacional
1.2.01.01.05.00 Muebles de Uso Recreativo y Deportivo
1.2.01.01.07.00 Muebles de Cocina, Comedor y Sala
1.2.01.01.09.00 Muebles de Guardería
1.2.01.01.11.00 Muebles de Dormitorio
1.2.01.01.13.00 Muebles de Almacén, Bodegas y Talleres
1.2.01.01.15.00 Muebles de Medicina, Sanidad y Veterinaria
1.2.01.01.17.00 Muebles no Especificados
1.2.01.01.21.00 Vajilla y Menaje
1.2.01.01.23.00 Libros y Colecciones
1.2.01.01.25.00 Especies Forestales
1.2.01.01.29.00 Bienes no especificados
1.2.01.02 EQUIPOS DE ADMINISTRACIÓN, EDUCACIÓN E
INVESTIGACIÓN
1.2.01.02.01.00 Equipo para Oficina y Administración
1.2.01.02.03.00 Equipo Educacional
1.2.01.02.05.00 Equipo Recreativo, Deportivo e Instrumentos Musicales
1.2.01.02.07.00 Equipo para Procesamiento Electrónico de Datos
1.2.01.02.09.00 Equipo para Imprenta y Publicidad
1.2.01.02.11.00 Equipo para Prensa, Cine, Radio y Televisión
1.2.01.02.15.00 Equipo para Laboratorio, Ciencia y Enseñanza
1.2.01.02.17.00 Equipo de Limpieza
1.2.01.02.19.00 Equipo no Especificado
1.2.06 LÍNEAS, REDES E INSTALACIONES
1.2.06.01 Redes e instalaciones para provisión de servicios
1.2.06.01.01.00 Redes e instalaciones de agua
1.2.06.01.03.00 Redes e instalaciones de energía eléctrica
1.2.06.01.05.00 Redes e instalaciones telefónicas
1.2.06.01.07.00 Redes e instalaciones de alcantarillado
1.2.06.01.11.00 Gasoductos y oleoductos
1.2.07 INSTALACIONES INDUSTRIALES
1.2.07.01 Plantas de energía y fuerza
1.2.07.01.01.00 Instalaciones para servicio de agua
1.2.07.01.03.00 Instalaciones para servicio de energía eléctrica.
73
1.2.07.01.05.00 Depósitos e instalaciones de gas
1.2.07.01.07.00 Instalaciones de aire acondicionado
1.2.09 HERRAMIENTAS MAYORES Y ACCESORIOS
1.2.09.01 HERRAMIENTAS MAYORES
1.2.09.01.01.00 Herramientas para Muebles y Equipos
1.2.09.01.03.00 Herramientas para Vehículos
1.2.09.01.05.00 Herramientas para Maquinarias y Equipos
1.2.09.01.07.00 Herramientas de Uso Especializado
1.2.09.02 ACCESORIOS
1.2.09.02.01.00 Repuestos para Equipos de Uso General
1.2.09.02.03.00 Repuestos para Vehículos
1.2.09.02.05.00 Repuestos para Maquinarias
1.2.09.02.07.00 Otros Repuestos
1.2.11 EDIFICIOS
1.2.11.01 URBANOS
1.2.11.01.01.00 NN (Ubicación del Predio)
1.2.11.02 RURALES
1.2.11.02.01.00 NN (Ubicación del Predio)
1.2.32 CONSTRUCCIONES EN PROCESO
1.2.32.01 CONSTRUCCIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES
1.2.32.01.01.00 NN (Ubicación de la Obra)
1.2.32.02 OTRAS CONSTRUCCIONES
1.2.32.02.01.00 NN (Ubicación de la Obra)
1.2.33 TERRENOS
1.2.33.01 URBANOS
1.2.33.02 NN (Ubicación)
1.2.33.02 RURALES
1.2.33.02.01.00 NN (Ubicación)
1.2.34 ACTIVOS FIJOS EN TRÁNSITO
1.3.00 OTROS ACTIVOS
1.3.01 BIENES CULTURALES, ARQUEOLÓGICOS Y OBRAS DE
ARTE
1.3.01.01.00.00 BIENES CULTURALES
1.3.01.01.01.00 Museos
1.3.01.01.03.00 Bibliotecas
1.3.01.01.05.00 Hemerotecas
1.3.01.01.07.00 Mapotecas
74
1.3.01.01.09.00 Otros
1.3.01.02.00.00 BIENES ARQUEOLÓGICOS
1.3.01.03.00.00 OBRAS DE ARTE
1.3.45 INTANGIBLES
1.3.45
.01.00.00 Software (programas computacionales)
1.3.45.03.00.00 Estudios Técnicos (Manuales)
1.3.45.05.00.00 Derecho de Uso de Bienes
Esta codificación permitirá en forma rápida y precisa la identificación y ubicación del bien; se
propone la siguiente etiqueta que debe ser colocada en una parte visible a todos los bienes, la
etiqueta será actualizada cada vez que el código del bien sufra cambios, tal es el caso de un
traspaso.
ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN DE ACTIVO
COLEGIO NACIONAL “Dr. EMILIO UZCÁTEGUI”
DEPARTAMENTO “X”
CODIGO:
NOMBRE:
FECHA DE ADQUISICIÓN:
75
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
1. Con la identificación de las condiciones actuales de la institución, se procedió a evaluar
al Sistema de Control Interno, que permitió detectar fortalezas que confirman una buena
administración de los activos fijos, que la documentación soporte que respaldan las
transacciones están archivadas de manera organizada y que las transacciones son
realizadas previa autorización del rectorado.
2. Así mismo se pudo identificar debilidades como: ausencia de un plan de mejoramiento
para corregir las observaciones realizadas en exámenes anteriores; falta de mecanismos
de información, socialización y capacitación, que permitan mejorar el control interno.
3. Deficiencia del control previo y continúo lo que ha provocado que la autoridad no haya
asignado funciones para la realización de arqueos de caja chica y verificación de
resultados de las conciliaciones bancarias.
4. Con esta investigación fue factible detectar que en algunas ocasiones se altere la
ubicación de los bienes debido al gran número de estudiantes.
76
6.2 RECOMENDACIONES
Los activos Fijos han sido codificados según el criterio de la colectora, es muy
importante que está codificación se la realice de acuerdo al Manual General de
Administración de los Activos Fijos del Sector Público y su Reglamento, además es
muy necesario que en todos los bienes se ponga un etiquetado que permita de manera
inmediata conocer su ubicación.
Es necesario que las autoridades implanten planes de información, mejoramiento y
socialización, con el fin de promover procesos internos eficientes y transparentes que
permitan el cumplimiento de acciones correctivas; para lo cual, se debe establecer un
cronograma de capacitación en temas específicos que permita al personal ampliar sus
conocimientos y perfeccionarse en su trabajo.
Es importante que la autoridad delegue a una persona para que realice los arqueos de
caja chica dejando constancia en el formulario AF-3 y verifique los resultados de las
conciliaciones bancarias.
Se recomienda la adopción de oportunidades de mejora y corrección que son de fácil
aplicación como las que se detallan en la propuesta de esta investigación.
77
BIBLIOGRAFIA
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Universidad de México. Ciudad México.
Huamani, Emilio (2001).Métodos y Técnicas para la Evaluación de Control
Interno. Trabajo Especial de Grado Universidad de Chile.
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1998
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Gubernamental, del Ministerio de Finanzas
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https://esigef.mef.gov.ec/esigef/menu/ayuda.htm:
78
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Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos42/componentes-control-
internohttp://www.monografias.com/trabajos42/componentes-control-
interno/componentes-control-interno2.shtmlshtml
79
ANEXO 1
GUÍA DE ENTREVISTA PARA FUNCIONARIOS DE LOS
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL COLEGIO NACIONAL “Dr.
EMILIO UZCÁTEGUI”
La aplicación de la presente entrevista tiene como objetivo, establecer los procedimientos
actuales que se aplican en el Colegio, para la administración de los recursos económicos, uso,
custodia y control de los activos fijos.
1.- ¿Conoce usted si el Colegio cuenta con el Plan Operativo Anual, orientado hacia la
consecución de metas y objetivos de la Institución?;
SI NO DESCONOZCO
OBSERVACIONES………………………………………………………………………
2.- ¿A su criterio el control interno en la Institución es?
PREVIO CONTINUO POSTERIOR
OBSERVACIONES……………………………………………………………………………
3.- ¿Se han socializado los resultados de exámenes anteriores, realizados por la Auditoría
Interna del Ministerio de Educación?
SI NO DESCONOZCO
OBSERVACIONES……………………………………………………………………………
80
4.- ¿Se ha implementado un plan de mejoramiento de las recomendaciones emitidas en los
exámenes especiales de Auditoría?
SI NO DESCONOZCO
OBSERVACIONES……………………………………………………………………………
5.- ¿Se ha capacitado al personal en temas específicos relacionados con su función, que
permita optimizar su desempeño?
SI NO DESCONOZCO
OBSERVACIONES……………………………………………………………………………
6.- ¿Considera usted que la aplicación de los sistemas eSIGEF y SPRYN ha mejorado el
control interno?
SI NO DESCONOZCO
OBSERVACIONES………………………………………………………………………
7.- ¿Se realizan Conciliaciones Bancarias y Arqueos de Caja Chica?
SIEMPRE A VECES NUNCA DESCONOZCO
OBSERVACIONES……………………………………………………………………………
8.- ¿Los pagos de servicios y bienes muebles se los realiza previa autorización del
Rectorado?
SIEMPRE A VECES NUNCA DESCONOZCO
OBSERVACIONES………………………………………………………………………
81
9.- ¿Los documentos fuente que respaldan las transacciones son identificados y archivados
en forma cronológica y secuencial?
SI NO DESCONOZCO
OBSERVACIONES……………………………………………………………………………
10.- ¿Los activos fijos que actualmente están a su cargo fueron entregados mediante acta
de entrega- recepción?
SI NO NUNCA
OBSERVACIONES……………………………………………………………………………
11.- ¿Se realizan periódicamente, constataciones físicas de los activos fijos, a fin de
determinar los bienes obsoletos, dañados o fuera de uso para proceder a la baja?
SI NO NUNCA
OBSERVACIONES:...................................................................................................................
12.- ¿Están los activos fijos debidamente codificados de modo que facilite su identificación
con los registros?
SI NO ALGUNOS
OBSERVACIONES:……………………………………………………………………………
82
ANEXO 2
SOLICITUD DE APERTURA, REPOSICIÓN O LIQUIDACIÓN DEL FONDO
DE CAJA CHICA
FORMULARIO AF 1
Lugar y fecha: No.
Entidad Desconcentrada: Colegio “Dr. Emilio Uzcátegui”
Unidad Administrativa: Escuela X
Responsable del fondo: Director de la escuela
Apertura x Monto:
Reposición Monto Solicitado:
Liquidación Monto Depositado:
DESEMBOLSOS
REALIZADOS
TIPO DE DOCUMENTO
(FACTURA NOTA DE
VENTA, FORMULARIO
AF-2 O RECIBO)
NÚMERO
FECHA
CONCEPTO
PROVEEDOR
VALOR DEL
DESEMBOLSO
FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA UNIDAD FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA OED
ADMIMISTRATIVA
83
ANEXO 3
FORMULARIO AF-2 COMPROBANTE CAJA CHICA
Este formulario reemplaza a los documentos autorizados por el SRI, en los sitios en los que no
se puede emitir los mismos, son elaborados por la Colectora y son impresos y numerados y
entregados a los Directores de las escuelas.
84
ANEXO 4
FORMULARIO AF-3 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA
85
ANEXO 5
CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA EN EL eSIGEF
86
ANEXO 6
RENDICION DEL FONDO DE CAJA CHICA EN EL eSIGEF
87
ANEXO 7
LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA EN EL eSIGEF
88
ANEXO 8
ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
COLEGIO NACIONAL “Dr. EMILIO UZCÁTEGUI”
ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE: FECHA:
USUARIO RESPONSABLE:
FECHA DE
ADQUISICIÓN
CÓDIGO
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
PRECIO
UNITARIO
VALOR
TOTAL
OBSERVACIONES:
UNIDAD QUE ENTREGA UNIDAD QUE RECIBE
---------------------------------------- -------------------------------------------
FIRMA FIRMA
NOMBRE NOMBRE
CARGO CARGO
