República Bolivariana De Venezuela

Ministerio Del Poder Popular Para La Educación

Instituto Universitario De Tecnología Readic Unir

Maracaibo Estado-Zulia

Análisis del Sistema De Registros Contables De Los Documentos

Mercantiles De La Empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad En

Comanditas Por Acciones (S.C.P.A)

AUTOR:

Luis Villalobos

C.I. 21.357.859

Maracaibo, Abril 2013

INTRODUCCIÓN

ÍNDICE GENERAL

CAPÍTULO 1. EL PROBLEMA.

1.1 Planteamiento del problema o descripción de la situación actual.

1.2 Objetivos.

1.3 Justificación.

CAPÍTULO 2. MARCO REFERENCIAL.

2.1 Antecedentes del Proyecto.

2.2 Marco Institucional o descripción de la Organización.

2.3 Marco Legal (de ser necesario).

2.4 Conceptos básicos que fundamentan la propuesta o proyecto.

CAPITULO 3. MARCO METODOLÓGICO.

3.1 Nivel y diseño de la investigación.

3.2 Población y muestra.

3.3 Sistema de variables e indicadores.

3.4 Técnicas e instrumentos de recolección de datos.

CAPITULO 4. RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO.

4.1 Análisis y presentación de los resultados.

4.2 Interpretación de los resultados.

CAPITULO 5. FORMULACIÓN DEL PROYECTO O PROPUESTA.

5.1 Descripción del proyecto.

5.2 Objetivos.

5.3 Población objeto.

5.4 Localización.

5.5 Plan de Actividades.

5.6 Metodología para el desarrollo de las actividades.

5.7 Determinación de recursos: humanos, materiales y financieros;

presentación del presupuesto.

5.8 Cronograma de ejecución.

5.9 Estructura Organizativa.

5. Consideraciones acerca de la factibilidad o viabilidad del proyecto.

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS (de ser necesarios)

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1. Descripción SItuacional

En la actualidad toda empresa debe coordinar su esfuerzo por

mantener un alto nivel de excelencia y calidad en las actividades cotidianas

que irá desarrollando, desde las más simples hasta las más complejas. Por

ello las empresas han ido estableciendo ciertas normas y procedimientos

acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de sus empleados, a fin de

que estos puedan desenvolverse más eficientemente en cada uno de los

puestos que ocupen o actividades que realicen dentro de la organización.

Por lo tanto, para que la empresa pueda alcanzar el éxito, es

indispensable que tenga un control sobre todas sus operaciones

comerciales, dentro de las cuales se tienen las relacionadas con los ingresos

y los egresos, para así evitar las desviaciones de los recursos que pudieran

obtenerse. De ahí que se considere un aspecto muy importante en toda

organización el manejo y control de sus obligaciones.

Por otro lado, con el objetivo de ejecutar las labores administrativas y

contables que permitan a la empresa cumplir con las diversos compromisos

que diariamente contrae, debe contar con procedimientos adecuados que

contribuyan alejarse de las normativa, pérdidas de tiempo, al tener que

realizar correcciones después de aprobado un pago. Específicamente los

procedimientos están constituidos por una disposición concreta, armoniosa

de pasos que guardan una coherencia cronológica que además, constituye

un instrumento de mucha ayuda para la administración, ya que puede tomar

decisiones de la manera más rápida, eficiente a nivel gerencial.

En este caso la empresa Baker Hughes Venezuela S.C.P.A debe

contar con procedimientos administrativo - contables adecuados, que

accedan a tener un mejor control de los desembolsos en la organización y la

coordinación entre departamentos a través de un adecuado control en sus

operaciones normales.

Por lo tanto, es una revisión que va desde los mecanismos de la orden

de compra, hasta la entrega de cheques, depósitos bancarios en relación al

pago de sus acreedores, proporcionarle a la administración de la empresa

información necesaria que les permita trabajar con mayor eficacia en sus

actividades. Por tal razón se planteó hacer un análisis de los procedimientos

administrativos - contables relacionados con el registro, cancelación de las

cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes Venezuela S.C.P.A

Debido a estas observaciones, surge la siguiente interrogante:

¿Cuáles son los pasos a seguir para los futuros registros contables de

los documentos mercantiles (Facturas, notas crédito, notas debito, cheques,

ordenes de compras, notas de entregas, ordenes de despacho) de la

empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones

(S.C.P.A)?

1.2.- Objetivos

1.2.1.-Objetivo General

Analizar los procedimientos administrativos - contables relacionados

con el registro, cancelación de las cuentas por pagar de la empresa Baker

Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones (S.C.P.A).

1.2.2.- Objetivos Específicos

1. Identificar los distintos pagos que se realizan en la empresa.

2. Verificar el cumplimiento de las normas de control interno para

efectuar la cancelación de las cuentas por pagar.

3. Describir los procedimientos para el registro y control de las cuentas

por pagar.

1.3.- Justificación

A medida de que las empresas crecen se hace necesario crear

nuevas técnicas y procedimientos que ayuden al desarrollo normal de las

labores administrativas que se realizan en la organización. Es por ello que se

realizó un análisis detallado de los procedimientos que se llevan a cabo en la

Empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones

(S.C.P.A) para cancelar las deudas que esta adquiere, a fin de que puedan

detectar oportunamente cualquier desviación que pudiera incidir

directamente en los objetivos previamente trazados por la empresa.

Al mismo tiempo contribuir en la manera de llevar un control más

estricto de las actividades que son realizadas en el departamento de cuentas

por pagar, a través de esta investigación aportar soluciones a los diferentes

problemas que se originan al no llevar un adecuado control en los

procedimientos que se deban aplicar para el registro, control, emisión de los

pagos ejecutados por la empresa, de tal manera que se originan alternativas

que ayuden a lograr altos niveles de eficiencia en el desempeño de las

tareas o actividades que se desarrollan para la realización de los pagos, a fin

de alcanzar un mejor funcionamiento en función de un mejor control.

En resumen, se decide realizar un análisis sobre los procedimientos

administrativos y contables relacionados con el registro y cancelación de las

cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad en

Comanditas Por Acciones (S.C.P.A)

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

2.1.- Antecedentes del Proyecto.

El estudio de los antecedentes de la investigación, que tienen relación

directa o indirecta con el tema en estudio, permitieron comprender los

métodos que utilizaron otros autores para evaluar los procesos de Control

Interno de Cuentas por Pagar realizadas en otras empresas. Las fuentes de

información que sientan las bases para esta investigación, son las siguientes:

Por su parte Alvarado S. y Pérez (2.006) en su trabajo de Grado

"Propuestas de normas y procedimientos para optimizar el proceso de

facturación en la Empresa Distribuidora Química C.A. (Di química)", indica

que tuvo como Objetivo General proponer normas y procedimientos para

optimizar el proceso de facturación, los lineamientos metodológicos utilizados

fueron de proyecto factible, apoyado en una investigación de campo con

base documental y descriptiva.

Donde La población u objeto del estudio estuvo conformada por 5

personas, los investigadores elaboraron un instrumento para recolectar

datos, el mismo fue elaborado en preguntas, después de aplicar el

instrumento se realizó el análisis de los datos. El análisis obtenido permite

elaborar el manual de normas y procedimientos para optimizar el proceso de

facturación en la empresa.

En tal sentido Escobar y Loyo. N (2.006) en su trabajo de grado.

"Creación del Proceso de Crédito y Cobranza en la empresa CAV

Importaciones C.A. en la sucursal de Puerto Cabello, Estado Carabobo",

señala que esta compañía se dedica a la Importación y Exportación de

Mercancía; el problema que se presenta es que carece de un proceso de

créditos, y cobranzas y no se actualizan los libros auxiliares de ventas a

créditos ni el auxiliar de cuentas por cobrar a tiempo, se tiene como objetivo

general proponer la creación del proceso de crédito y cobranza para

garantizar la eficacia de las cuentas por cobrar en la empresa.

Este proyecto se realizó siguiendo los lineamientos de un proyecto

factible, apoyado en un estudio de campo documental y descriptivo. La

población tuvo constituida por nueve (9) sujetos, se aplicó un cuestionario de

preguntas cerradas (si o no). De esta manera se pudo deducir que los

empleados de las empresas estaban de acuerdo con la implantación del

proceso de crédito y cobranzas.

En otro contexto Moreno. R. Ocampo. S (2.008) "Diseñó de un

sistema contable computarizado que optimice las actividades de facturación

y registros contables de la empresa Puerto Motriz C.A., ubicada en Puerto

Cabello, Estado Carabobo". El propósito fundamental de la investigación

realizada fue el estudio de la situación que presentan los procesos

administrativos y contables en la empresa Puerto Motriz C.A., por lo cual se

planteó la necesidad de automatizarlos a través de la implementación de un

programa contable existente en el mercado y adaptable a la organización.

El estudio está enmarcado dentro de la modalidad de Proyecto

Factible, para la realización de la investigación, se procedió al levantamiento

de la información mediante la técnica de encuesta y el instrumento

cuestionario, aplicando una población y muestra de 03 personas, el cual

permitió diagnosticar la situación de la organización.

La relación que existe entre los antecedentes citados y el presente

trabajo especial de grado, es que se realizan bajo la modalidad de un

proyecto factible y están apoyadas en investigaciones de campo, tratan de

Optimizar procesos. Los conectivos de estudios esta directamente o

indirectamente relacionado con nuestro estudio.

2.2.- Marco Institucional o Descripción de la Organización

Actividad Económica

Baker Hughes Venezuela S.C.P.A, destacada empresa líder en el

Mercado venezolano y mundial en el área petrolera, está clasificada como

empresa de ventas y servicios. Su actividad primordial está enfocada en

vender a nuestros clientes los productos petroleros fabricados así como

también ofrecer sus servicios profesionales en cuanto a personal-mano de

obra altamente calificado y capacitados para cubrir las necesidades del la

producción petrolera.

Reseña Histórica

Baker Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones

(S.C.P.A), está registrada el código de comercio en año 2007, tomo 4-b

numero 56. Tiene su origen cuando se unen Baker Hughes España S.L titular

de mil novecientos noventa y nueve de (1999) acciones y Baker Hughes

Venezuela S.R.L titular de de una (1) cuota representativa.

Ubicación Geográfica

La empresa Baker Hughes Venezuela S.C.P.A, producto de esta

investigación está ubicada en el municipio Maracaibo, parroquia Luis Hurtado

del estado Zulia. Al norte con la avenida 66, frente al instituto municipal de

aseo urbano de Maracaibo, al sur con la planta principal de la Coca-Cola, al

este con la circunvalación N.-3 y al oeste con el kilometro N.-4 del municipio

San Francisco. La investigación se lleva a cabo en el departamento de

finanzas (Cuentas Por Pagar).

Actividades Realizadas

En el Departamento de Cuentas Por Pagar se realizan diversas

funciones entre ellas, recepción de las facturas, se chequean que dichas

facturas cumplan con las providencias administrativas vigentes, luego son

selladas como recibidas. Por ser Contribuyentes especiales las facturas al

ser analizadas se les aplican las retenciones de impuestos obligatorias: IVA,

ISLR, Municipales (Maracaibo, Anaco, Maturín, Lagunillas) el resto de los

municipios están exentos de este impuesto. Posteriormente pasan al registro

contable según el tipo de factura, con orden de compra o sin orden de

compra.

Funciones del Investigador

Dentro del departamento tengo asignadas las siguientes actividades:

aplicación de impuestos a las facturas recibidas con orden de compra, hacer

los respectivos registros en el sistema contable, asignación de cuentas

contables y centros de costos a los gastos incurridos en las operaciones

(facturas sin orden de compra), analizar cuentas de pasivos (2) gastos (6), y

las cuentas de los empleados, además hacer los registros semanales del

seguro de empleados y garantizar el pago a tiempo así como también el

pago mensual de las tarjetas de alimentación de los empleados, y entregar 2

días después del fin de mes las acumulaciones de gastos que no quedaron

registradas en el periodo.

2.3.- Marco Legal

Código de Comercio

En relación a los pagos, que sean únicamente de las facturas que

estén debidamente autorizadas o que cumplan con los estándares

establecidos por la Providencia administrativa N°071 sobre las Normas

Generales de

Emisión de Facturas Gaceta Oficial N° 39795, el cual expresa:

Artículo 13:

“Las facturas emitidas sobre formatos o formas libres, por los

contribuyentes ordinarios del Impuesto al valor agregado, deben cumplir los

siguientes requisitos:

a) Contener la denominación de “factura”.

b) Numeración consecutiva y única.

c) Número de Control pre - impreso.

d) Total de los Números de Control asignados, expresado de la siguiente

manera “desde el Nº... hasta el Nº...”.

e) Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro

Único de Información Fiscal (Rif) del emisor.

f) Entre otros”

2.4.- Conceptos básicos que fundamentan la propuesta o proyecto.

Son conceptos teóricos de la investigación con relación mutua, dónde

se organiza el contenido del problema planteado. Werther, (2000 (p.39))

Plantea que las bases teóricas "comprenden un conjunto de conceptos y

proposiciones que constituye un punto de vista ó enfoque determinado

dirigido a explicar el fenómeno ó el problema planteado"

Procedimientos

A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y

pautas acerca de cómo llevar a cabo el trabajo de los empleados; por esta

razón se establecen procedimientos a seguir que ayuden a regular las

situaciones que se presenten en el desarrollo de una actividad o trabajo. Al

comentar sobre los procedimientos, según Gómez F. (2008) lo define de la

siguiente manera: “El procedimiento viene a ser una norma detallada de

comportamiento a la cual deben adecuarse todos los elementos y recursos

para que el sistema, en su conjunto funcione con eficiencia. Los

procedimientos integran el sistema, o lo que es lo mismo, el procedimiento es

un sistema del sistema total.” (Pp, 1-2).

Por su parte Melinkoff (2010) señala que: “Los procedimientos son la

realización de una serie de labores de forma orgánica y guardando una

sucesión cronológica en la manera de realizar esas labores”. (p, 26). De lo

antes expuesto se entiende, que los procedimientos tienen una actuación

muy importante en la consecución de los objetivos de toda organización,

puesto que ellos nos indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas

laborales que se llevan a cabo, facilitando las funciones administrativas.

Clasificación De Los Procedimientos

Catacora (2006) clasifica los procedimientos en dos grupos,

procedimientos contables y no contables, definiéndolo de la siguiente

manera:

“Procedimientos contables: Se define como todos aquellos

procesos, secuenciales de pasos e instructivos que se utilizan para el

registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los

libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis se pueden

establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los

grupos generales de cuentas de los estados financieros.

Procedimientos no contables: En contra posición a los

procedimientos anteriormente mencionados, nos indica que estos no afectan

las cifras de los estados financieros.” (pp., 70-71). El objetivo de documentar

los procedimientos, es el comunicar a los integrantes de la organización el

trabajo que deben realizar y como lo deben llevar a cabo.

En cuanto a las características de los procedimientos Melinkoff (2006)

explica las más resaltantes:

No son de aplicación general, son especificas; es decir

pueden elaborarse procedimientos para una misma labor

dependiendo de las necesidades y características particulares

de cada organización.

Son continuos y sistemáticos; por lo tanto se aplican a las

tareas que se repiten.

Son estables; porque siguen una misma secuencia elaborada

con antelación.

Flexibles; porque se adaptan a las exigencias de nuevas

situaciones y circunstancias.”

La importancia es que son medios utilizados para facilitar la

realización de las labores especificas y reiterativas que conforman las

funciones administrativas y productivas. Específicamente en el campo de la

administración se recurre a su implementación para hacer más racional y

eficientes todas sus actividades. Pero lo mas importante de los

procedimientos a nivel de empresas, tal como lo explica Melinkoff (2006) “es

coherencia y sucesión cronológica que estos deben guardar” (p.34).

Cuentas Por Pagar

Al definir las cuentas por pagar, Rosenberg (2006) señala que las

mismas: “Son un pasivo representativo de la cantidad que debe una empresa

a un acreedor por las adquisiciones de mercancía o servicios, basándose en

un sistema de cuentas corrientes o crédito a corto plazo”. (p, 112). Son

ingresos que no se han recibido en efectivo y suelen estar amparados por

recibos o documentos similares que crean el compromiso de pago.

Por su parte, para Meig (2004) expresa lo siguiente: “Las cuentas por

pagar no solamente incluye las cantidades que adeudan por mercancía y

materiales; sino todas las obligaciones de un negocio excepto aquellas que

estén representadas por bonos o pagares. Los impuestos, los salarios, la

luz, la energía mas una multitud de otras partidas, se convierten todas en

obligaciones que deben verificarse, clasificarse, registrarse y pagarse al

cliente.” (p, 589)

Clasificación De Las Cuentas Por Pagar

Sobre este particular Catacora (2006) clasifica las cuentas por pagar

de la siguiente manera:

Cuentas y documentos por pagar comerciales.

Cuentas por pagar a compañías relacionadas.

Otras cuentas por pagar.

Gastos acumulados.

Seguidamente se indican las definiciones que en tal sentido suministra

el referido autor.

Cuentas y documentos por pagar comerciales: proveniente

principalmente de las compras de inventarios, activo o de

cualquier otro bien o servicio adquirido para la operación normal

de la compañía.

Cuentas por pagar a compañías relacionadas:

correspondiente a los pasivos que se originan en razón del

financiamiento obtenido de las compañías relacionadas,

principalmente de la casa matriz, para el caso de las compañías

trasnacionales. Este financiamiento se obtiene por compras de

materiales, materiales, maquinarias, asistencia técnica, regalías

u otros conceptos.

Otras cuentas por pagar: provenientes de operaciones no

comerciales de la compañía, puede incluir la reparación de

gastos de viajes a empleados, préstamo de inventario y otros

conceptos como por ejemplo las retenciones de impuestos.

Gastos acumulados: incluye el registro de los pasivos

correspondientes a los gastos por servicios recibidos, tales

como electricidad, teléfono, agua, servicios publicitarios,

honorarios profesionales y otros.” (pp.,275-276)

En relación a esta clasificación el autor antes citado indica lo siguiente:

“Los procedimientos seguidos para el registro del pasivo de los gastos

acumulados o cuentas por pagar acumulativas, difieren de los

procedimientos establecidos para el registro de las cuentas por pagar

comerciales y de otras cuentas por pagar; sin embargo, los procedimientos

para la emisión de los pagos son similares para ambas cuentas.” (p, 276). El

registro de la obligación, se inicia cuando se realiza la transferencia de

propiedad del bien, es en este momento cuando la compañía se compromete

a realizar el pago de acuerdo con las condiciones establecidas, al respecto

Catacora (2006) explica lo siguiente:

“El proceso de las cuentas por pagar incluye los procedimientos

contables para el registro de los pasivos, valuación de las cuentas por pagar

– en caso de moneda extranjera - y el pago de las cuentas a los acreedores.

El registro contable debe iniciarse con la recepción de la mercancía, para

esto se cuenta con un formulario que puede llamarse aviso de recepción, en

este formulario se debe indicar la descripción de la materia, las cantidades

recibidas, fecha de recepción, además debe estar previsto de un espacio

para las observaciones, en caso de existir alguna.” (p, 276)

Pagos

Una obligación está representada por una cuenta a pagar y produce el

egreso de activos, que generalmente es en dinero. Para su definición Alberto

Díaz-ilustrados.com lo explica de la manera siguiente:”Es un conjunto de

operaciones necesarias para cancelar una obligación contraída. Esto implica

una disminución de disponibilidades y por consiguiente también se producirá

una disminución de deudas.”

Diferentes Formas De Pago

La operación de pago puede tener diversas formas, esta dependerá

de la deuda que se cancela, el monto de la misma, el acreedor, la residencia,

entre otras cosas. Alberto Díaz- ilustrados.com clasifica los pagos de la

forma subsiguiente:

• “Pago a proveedores.

• Pago a cobradores del proveedor.

• Pago en las oficinas del proveedor.

• Pago en bancos.

• Pago en efectivo de gastos menores.

• Pago de sueldos y jornales.

Posteriormente se indica las definiciones que nos suministra la

mencionada página de Internet.

• Pago a proveedores: Pago a proveedores por correspondencia: Es

el caso más común, en este se cancela la deuda que se contrajo con el

proveedor enviando un cheque por correspondencia al domicilio del

proveedor. La constancia del pago se obtiene cuando el proveedor envía el

recibo correspondiente.

• Pago a cobradores del proveedor: Esta manera de Pago tiene el

mismo funcionamiento que el pago a proveedores por correspondencia, con

la diferencia que no se envía el cheque al proveedor, sino que es retenido en

la empresa hasta que el proveedor se presente a retirarlo. Este caso se

presenta cuando el proveedor se maneja mediante cobradores a domicilio.

En este caso el recibo se realiza y se entrega en el momento del pago.

• Pago en las oficinas del proveedor: En este caso el cheque es

llevado directamente a las oficinas del proveedor y el recibo se obtiene en el

momento que se hace efectivo el pago.

• Pago en bancos: El pago debe ser efectuado directamente en la

institución bancaria. Esta se encargará de acreditar esos importes al

acreedor (reciben el pago).

• Pago en efectivo de gastos menores: Para realizar estos pagos se

utiliza un Fondo Fijo, del cual se extrae el dinero necesario para realizar

gastos menores, presentando luego los comprobantes necesarios para la

justificación de dichos gastos. También puede retirarse dinero contra vales,

este se aplica cuando no se conoce la cifra exacta que se va a gastar, con la

obligación de rendir cuenta del dinero extraído inmediatamente después de

realizarse el gasto. El Fondo Fijo debe mantenerse siempre en el mismo

importe, entre dinero, comprobantes de gastos y vales.

• Pago de sueldos y jornales: Esta forma de Pago también suele

hacerse en efectivo, el cual es extraído del banco en un monto necesario

para abonar la nómina. Esta manera de pago por tratarse de dinero en

efectivo necesita de controles y procedimientos muy particulares.”

Generalidades Sobre El Control Interno

Definición De Control Interno

La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela

(2007) en su publicación técnica nº 2 define el control interno de la siguiente

manera:

“El control interno comprende el plan de organización, todos los

métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio , para proteger

sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables,

promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las

practicas ordenadas por la gerencia.” (p, 310)

La publicación antes citada, de igual forma explica, la importancia que

tiene para toda empresa un adecuado sistema de control interno, señala lo

siguiente: “El sistema de control interno debe quedar bajo la continua

supervisión de la gerencia para determinar que está funcionando tal como se

definió y que es modificado aproximadamente en razón de cambio en las

condiciones”. (p, 310) Como se muestra en esta cita, la evaluación del

control interno constituye para le empresa una actividad permanente.

Revisión Del Sistema Del Control Interno

Tal como lo señala la Federación de Colegios de Contadores Públicos

de Venezuela (2007) en la declaración sobre Normas y Procedimientos de

Auditoria Nº 4, el estudio del sistema de control interno tiene el siguiente

propósito: “El estudio de control interno tiene por finalidad obtener un

conocimiento de cómo está conformado este; no solo del punto de vista de

las normas y procedimientos establecidos por la administración de la entidad

auditada, sino también como opera en la práctica”. (p.199)

De igual forma, expresa la citada publicación que el estudio del

sistema del control interno abarca dos etapas fundamentales:

1. Revisión preliminar del sistema, donde el contador público adquirirá

un grado de conocimientos y comprensión acerca de los procedimientos y

métodos prescritos por la entidad.

2. Adquirir un grado razonable de seguridad que los procedimientos y

métodos establecidos, se encuentran en uso y que están operando tal como

se planearon, lo cual se logra a través de las pruebas de cumplimiento.

(p,199)

En relación con los procedimientos que se utilizan al estudiar el control

interno, la Federación de Colegios antes citada, en su publicación técnica Nº

2 opina lo siguiente:

“La revisión del sistema es principalmente un proceso de obtención de

información respecto a la organización y de los procedimientos prescritos y

pretende servir como base para las pruebas de cumplimiento y para la

evaluación del sistema. La información requerida para este objeto

normalmente se obtiene a través de entrevistas con el personal apropiado de

la empresa, referencia a la documentación tal como manuales de

procedimientos, descripción de puestos, flujogramas y cuadros de decisión.”

(p, 311)

Pasos Para Establecer Un Sólido Control Interno

En opinión los autores Meigs, Meigs, Bettner Whittington (2005) para

que una empresa cuente con un adecuado sistema de control interno, deben

seguir las siguientes pautas:

• “Establecer áreas de responsabilidad: Se debe indicar claramente

que departamento y personas son responsables de cada función

específica. En lo que respecta a las áreas de autoridad y de

responsabilidad se puede mostrar un organigrama.

• Establecer procedimientos de rutina: Ello con la finalidad de que

no existan dudas de cómo se debe procesar cada tipo de transacción.

Cada transacción debe pasar por cuatro etapas separadas: debe ser

autorizada, aprobada, ejecutada y registrada.

• Segregación de funciones: Este quizás es el concepto más

importante en el logro del control interno. Consiste en la separación de

funciones. Las responsabilidades deben ser asignadas de tal manera

que ninguna persona o ningún departamento maneje una transacción

completamente desde el principio hasta el final. Cuando las funciones

se dividen de esta manera, el trabajo de un empleado sirve para

verificar el de otro y cualquier error que ocurra tiende a ser detectado

rápidamente.”(Pp.319-320)

Control Interno De Los Pasivos Circulantes

Aun cuando existen normas de control interno de aplicación general

para todos los procedimientos y/o transacciones, sin embargo, se han

diseñado normas de control interno para cada una de las funciones que se

ejecutan en las empresas. En lo que respecta al control interno de las

cuentas por pagar, los autores Holmes, Maynrd, Edwards y Meier (2005),

señalan que el control interno de estos pasivos involucran los siguientes

requerimientos:

1) “La existencia de un adecuado mecanismo de autorización para la

creación de los pasivos.

2) Evitar la contabilización y el pago de los pasivos no autorizados.

3) Registrar inmediatamente los pasivos, así como las correcciones

que sobre estos se realicen.

4) Debe existir la autorización apropiada para la liquidación de los

pasivos.

5) Al finalizar el ejercicio económico, se debe clasificar que pasivos

corresponde al periodo actual y cuales pertenecen al ejercicio siguiente.

6) Los asientos que se contabilizan en los registros de cuentas por

pagar deberán estar debidamente amparados por un sistema de control

interno relacionados con requisiciones, compras, recepción, aprobación de

las ordenes de compras y de las facturas, aprobación para su pago y por

ultimo su pago.

7) Los documentos por pagar deberán ser numerados previamente.

Deberán mantenerse un control sobre ellos para impedir que sean mal

empleados. Se deberá poner un sello de “cancelado” en los documentos ya

liquidados.

8) Las personas quienes lleven los registros de documentos por pagar

no deberán formular, ni firmar los documentos, ni tampoco deberán tener

acceso al efectivo. Los créditos que se hagan de documentos por pagar

deberán estar amparados por las autorizaciones que consten en las actas

que debidamente se elaboren en las juntas de consejos de directores o de

algún comité.

9) Los gastos acumulados por pagar deberán ser aprobados por

personas debidamente autorizadas, puestos que estas partidas acumuladas

posteriormente se liquidaran en efectivo.”(pp., 386-387)

Por otra parte, con relación al control interno de las cuentas por pagar,

en opinión de Catacora (2006), el mismo persigue los siguientes objetivos:

Integridad: se deben registrar todos los activos adquiridos y las

obligaciones contraídas.

Existencia: los activos registrados deben corresponder a

operaciones reales de la compañía.

Exactitud: los pasivos deben registrarse por el monto exacto.

Autorización: solo deben realizarse compras y pagos

autorizados de acuerdo con las políticas de la empresa.”(p,276)

En relación con estos objetivos, debe tenerse en consideración que la

empresa, deberá disponer de controles eficientes tanto de prevención como

de detención. De igual manera el autor antes citado, clasifica los controles

eficientes de cuatro tipos:

Control de autorización.

Controles de integridad.

Controles de existencia.

Controles de exactitud.

A continuación se explica cada una de las descripciones que en tal

sentido suministra el referido autor.

A. Control de autorización: los cuales están orientados a

comprometer a la empresa de acuerdo a las políticas y normas establecidas

por esta. En tal sentido, se suelen utilizar, en el caso de las compras

controles para la requisición de materiales, ordenes de compras y órdenes

de pago:

Requisiciones: solo se debe solicitar bienes y servicios con base a

una autorización establecida. Es una autorización del Departamento de

Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es

originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o

servicios.

Ordenes de compras: Es un documento que emite el comprador para

pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio,

condiciones de pago, entre otras cosas, solo se debe emitir órdenes de

compras debidamente autorizadas, y se establecerán niveles de autorización

de acuerdo con el monto de las órdenes.

Órdenes de pago: los pagos solo serán solicitados y autorizados por

un funcionario facultado por la gerencia; al igual que para las órdenes de

compras, se establecerán niveles de autorización para estas órdenes,

básicamente es una autorización a cancelar dicha deuda, en la orden de

pago van los siguientes detalles: en caso que sea con cheque el nombre del

banco, numero de cheque, la fecha del cheque diferido y el importe a pagar,

también el numero de factura que estas cancelando ya sea total o parcial y la

firma de la persona que autorizo a pagar la deuda

B. Controles de integridad: para ello es necesario considerar la

unificación de los sistemas de contabilidad, almacén y compras, a fin de

poder establecer el registro oportuno de las operaciones. Las normas de

control interno requieren que por lo menos los documentos involucrados

estén prenumerados, así tendremos un seguimientos de las ordenes de

compras emitidas y recibidas, y un control sobre la recepción de mercancía

en almacén.

C. Controles de existencia: el propósito de los controles sobre la

existencia de los registros en el ciclo de compras y cuentas por pagar, es

permitir solo el registro de aquellas partidas que estén relacionadas con

operaciones de la entidad, lo que evita, por ejemplo, el registro de partidas

de inventarios que no son propiedad de la empresa o compras de activos

que pueden pertenecer a otro ente relacionado.

D. Controles de exactitud: Al igual que los controles de integridad,

los controles de exactitud requieren una integración de los sistema

involucrados, de forma que para registrar correctamente el inventario, es

necesario que exista en el almacén un conocimiento exacto de los materiales

a ser recibidos, y el departamento de contabilidad compare el aviso de

recepción con las ordenes de compras y con las facturas del proveedor, para

registrar correctamente el pasivo.” (pp., 276-277)

En cuanto a los objetivos de las cuentas por pagar el autor Meig

(2005) indica lo siguiente: “Los objetivos principales de los auditores en el

examen de las cuentas por pagar son: a) determinar lo adecuado de los

controles interno para el procesamiento y pago de las facturas de los

vendedores; b) probar que la cantidad que se presenta en el balance general

esta de acuerdo con los registros de apoyo contable; y c) comprobar que se

han registrado todas las obligaciones que existen a la fecha del balance

general.” (p589)

En lo que toca específicamente a la revisión de la factura por pagar de

la empresa, es importante verificar que todas corresponden a la empresa en

cuestión y no a otra. Sobre este particular, Meig (2005) expone lo siguiente:

“Al pensar acerca del control interno sobre las cuentas por pagar es

importante reconocer que las cuentas por pagar de una compañía son las

cuentas por cobrar de otras compañías. Se deduce que hay poco peligro de

que un cliente pase por alto permanentemente o traspapele una obligación,

porque los acreedores llevaran naturalmente registros completos de sus

cuentas por cobrar y hablaran fuerte si no reciben su pago. Así una

compañía puede reducir al mínimo el registro contable de sus obligaciones, y

confiar en los acreedores para que le recuerden cualquier retrazo en su

pago.” (p, 590)

Control Interno De Los Pagos

El activo que ofrece más dificultades es el dinero en efectivo ya que es

difícil su identificación, de esta forma su control es más susceptible a errores.

También por su liquidez y por el volumen que representa en la empresa,

existen mayores probabilidades de que en su entorno se produzcan fraudes.

Por este motivo se deben agudizar las medidas de control interno, para

lograr minimizar errores y evitar fraudes, Alberto Diaz-ilustrados.com clasifica

el control interno de los pagos de la siguiente manera: “Las normas de

control interno se clasifican en las de carácter general y las normas sobre la

operación básica de pagos”.

Para su definición, la mencionada página de Internet lo hace de la

siguiente manera:

Normas de control interno de carácter general:

1. Separación de funciones entre el manejo de fondos y los

registros de las operaciones: Esta pretende separar a quienes tienen a su

cargo el manejo de bienes, de la registración de bienes de las operaciones

que efectúan. Esto provoca que exista un control por oposición entre quien

realiza la operación y quien la contabiliza. De esta forma el que maneja los

fondos no debe tener acceso a Cuentas Corrientes, Cuentas a Pagar ni a

Contaduría.

2. Concentración de responsabilidades de la custodia de fondos:

Los valores monetarios de una empresa deberán estar bajo el control de un

solo responsable. Si esto no sucede el control de los fondos seria

prácticamente imposible. La custodia de los fondos debe depender del

Tesorero, aunque esta responsabilidad puede involucrar también a otras

personas. Este se encargará de la entrega de fondos a los cajeros, para que

estos puedan desempeñar sus funciones, debiendo ser perfectamente

documentada, para que el Tesorero pueda mantener el control sobre sus

subalternos.

3. Separación de los fondos proveniente de Cobranzas con los

destinados a pagos: Para lograr que el control de los Pagos sea eficaz,

debe hacerse una separación efectiva entre los fondos proveniente de las

Cobranzas de los que están destinados a Pagos. Los importes obtenidos

mediante la Cobranza deben depositarse íntegramente en un banco, y los

Pagos deben realizarse mediante la emisión de cheques contra esos saldos

bancarios, no debe retirarse el dinero directamente de Cobranzas antes de

depositarse. En el caso de que se necesite un pago en efectivo, debe

recurrirse al Fondo Fijo, y si este es insuficiente, se debe retirar en dinero

necesario del banco, por medio de un cheque.

4. Rotación del personal que interviene en el manejo de fondos:

Mediante esta norma de control se pretende evitar que una sola persona

cumpla con una misma función dentro de la operación, principalmente en el

manejo de fondos. Si esto no se logra evitar, la operación podría estar

expuesta a errores y/o fraudes.

5. Arqueos sorpresivos: Consiste en el recuento de los valores que

son mantenidos por cualquier responsable de la custodia de fondos. El fin de

esta norma es verificar la coincidencia entre la existencia de disponibilidades

que debería haber, según los registros contables y de los con comprobantes

básicos, junto con la existencia de fondos realmente existentes. Debe

realizarse de forma sorpresiva, de lo contrario se estaría dando la posibilidad

de que el responsable cubra la diferencia producida en los valores antes que

el recuento se efectúe.

6. Conciliación del extracto bancario: Adoptando como norma de

control interno de Cobranzas, que todos los cobros sean depositados en

forma íntegra y diaria en una cuenta bancaria y como norma de control

interno de Pagos, que los egresos se hagan en cheques y no en efectivo,

resulta que todo el movimiento de fondos de la empresa va a pasar por el

banco. De esta manera existe un poderoso auxiliar que colabora con el

control de estas operaciones al margen de las que realiza la empresa,

mediante los registros que realiza el Banco.

Operación básica de pagos

En cuanto a las normas de control interno aplicables a las operaciones

básicas de pagos, tenemos:

1) Pago en cheques: Es la forma básica que rige a los pagos de la

empresa. Casi se diría que es un principio general. Ello implica que todo

pago (exceptuando los de gastos menores) debe ser efectuado mediante el

libramiento de un cheque, girado contra un saldo bancario.

2) Forma de emisión del cheque: Dependiendo de la forma en que el

cheque sea emitido, la circulación del mismo estará efectuada por un mayor

o menor riesgo. En principio, el cheque puede ser emitido al portador, a la

orden o no a la orden.

3) Cheque con dos firmas: Esta forma de control interno indica que

los cheques deben ser firmados por lo menor por dos funcionarios de la

empresa. Con ello se logra que exista un control recíproco entre ambos

firmantes y se pueden descubrir con mayor facilidad errores en los Pagos.

Además se evita el riesgo que significa que un apoderado de la empresa

pueda disponer por sí solo de todos los fondos depositados en bancos.

4) Control de cheques anulados: Para cerrar el control en lo que se

refiere al manejo de cheques, debe adoptarse como norma de control interno

que los cheques que se anulan queden adheridos a la libreta de cheques, o

por lo menos que se destruya del cheque el ángulo donde figura su

numeración y se adhiere al talón de la chequera esa porción del cheque

anulado.

5) Existencia de fondo fijo: Para aquellos Pagos que por su importe

o características no pueden efectuarse un cheque, dada la necesidad de que

sea en efectivo, debe proveerse la existencia de un fondo fijo. La caja chica o

fondo fijo debe estar en poder de una persona responsable.

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

La importancia de definir el tipo y diseño de la investigación, la

población, así como también las técnicas e instrumentos para la recolección

de datos, permitieron estructurar el desarrollo y culminación del presente

estudio, el cual comprende lo siguiente:

3.1- Nivel y diseño de la investigación.

La metodología utilizada en esta investigación, está enmarcada en un

Proyecto Factible, según el cual es definido por la Universidad Pedagógica

Experimental Libertador (UPEL, 2006), como una propuesta de un modelo

operativo viable para solucionar problemas requeridos o necesidades de

organizaciones o grupo social, refiriéndose a la formulación de políticas,

programas, tecnologías, métodos o procesos” (p.7).

Es investigación Cualitativa, la cual según Fidias Arias (2006 p. 45) es

una investigación realizada con enfoque opuesto al tradicional, pues el

escenario y los individuos no se reducen a variables cuantificables; son

considerados como un todo caracterizado por múltiples fenómenos y

diversas categorías. De allí, la flexibilidad en cuanto al modo de conducir los

estudios. Con el fin obtener mejoras y búsqueda de soluciones seguras,

definiendo una estratégica recolección de datos, hasta el análisis e

interpretación de los mismos en función de los objetivos definidos, se tomó

en cuenta diferentes variables efectuando el análisis. Sabino C (2005),

Define la investigación de Campo así:

Es aquella que se refiere a los métodos a emplear cuando los datos

de interés se recogen en forma directa de la realidad mediante el trabajo

concreto del investigador y su equipo. (Pág. 60). El trabajo permitió analizar

los procedimientos administrativos y contables relacionados con el registro y

cancelación de las cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes

Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones (S.C.P.A).

La investigación utilizada es de campo y documental, con respecto a

la investigación de campo, Arias (2006) señala que: “En los diseños de

campos los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad

mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo”. (p, 93) y la

investigación documental son aquellos apoyados en el análisis de

documentos escritos, en relación a esto, Fidias G. Arias (2006) indica que:

“Es aquella que se basa en la obtención y análisis de datos provenientes de

materiales impresos u otro tipo de documentos”

Se utilizó la investigación de campo con referencia documental, debido

a que la información se extrajo directamente en las instalaciones de la

empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones

(S.C.P.A), específicamente en el departamento de cuentas por pagar, y se

sustento con fuentes bibliográficas provenientes de textos, tesis, vauches,

facturas, memorando de pagos etc.

3.2- Población y muestra.

“La población, o en términos más precisos población objetivo, es un

conjunto finito o infinito de elementos con características comunes para los

cuales serán extensivas las conclusiones de las investigación. Esta queda

delimitada por el problema y por los objetivos del estudio. (Arias Fidias,

2.006, Pág. 81)” La población estuvo constituida por tres (03) personas, las

cuales conforman el departamento de contabilidad la empresa Baker Hughes

Venezuela S.C.P.A Estas son: Un contador público y los analistas de

cuentas por pagar, además de todos los documentos que han sido objeto de

estudio (factura, vauches, memorando de pago, etc.) Como la población es

tan pequeña no se utilizaron criterios estadísticos para calcular el tamaño de

la muestra.

3.3- Sistema de variables e indicadores.

OBJETIVO GENERAL

Analizar los procedimientos administrativos y contables relacionados con el registro y cancelación de las cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes Venezuela, Sociedad en Comanditas Por Acciones (S.C.P.A).

OBJETIVOS ESPECIFICOS VARIABLE DIMENSIONES INDICADORESDescribir los procedimientos para el

registro y control de las cuentas por pagar.

Co

ntr

ol I

nte

rno

cu

enta

s p

or

pag

ar ControlControl de Cuentas por pagarProcedimiento de las cuentas

por pagar

Explicar los procedimientos efectuados

para la cancelación de las cuentas por

pagar.Procedimientos

Proceso de verificación de factura

Registros de las cuentas por pagar

Proceso de las Ordenes de compra

Verificar el cumplimiento de las normas de

control interno para efectuar la

cancelación de las cuentas por pagar. NormasImportancia del Manual deNormas y Procedimiento de las cuentas por pagar

3.4- Técnicas e instrumentos de recolección de datos

La técnica que sue utilizó fue la entrevista, en donde: Arias (2006), la

define como un “simple interrogatorio, es una técnica basada en un dialogo o

conversación “cara a cara “, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de

un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda

obtener la información requerida”. (Pág. 73).

La utilización de esta técnica, facilitó a la investigadora, la realización

de una serie de preguntas predefinidas, que fueron contestadas por las

muestras sometidas a esta investigación; cuyas respuestas sirvieron para la

comprensión de las causas y consecuencias que origina el problema en

estudio. El instrumento que se aplicó fue el cuestionario, donde: Arias (2006),

lo define como “cualquier recursos, dispositivo o formato (en papel o digital),

que se utiliza para obtener, registrar o almacenar información”. (Pág. 69).

La utilización del cuestionario como instrumento, permitió el registro de

las respuestas, que se realizaron a la muestra escogida en esta

investigación, la cual está conformada por preguntas cerradas, cuyas

respuestas fueron tabuladas en tablas y analizadas para determinar los

motivos que originaron la problemática en estudio, y con ello llegar a

canalizar la problemática planteada.

Las fuentes de información que fueron utilizadas para la culminación

de esta investigación, se clasificaron en fuentes primarias que consistieron

en la recolección de datos directamente en el campo donde se realizó el

Control Interno de las Cuentas por Pagar; además de las fuentes

secundarias, que se refirieron a la consulta de documentos impresos y

bibliografías referidos en el tema en estudio, entre las que se encuentran:

Fuentes Primarias: Lo representa los trabajadores que laboran en el

Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Baker Hughes

Venezuela S.C.P.A

Fuentes Secundarias:

1 Documentos impresos.

2 Revistas.

3 Folletos.

4 Textos con información especializada.

5 Tesis de grado.

6 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

7 Ley Orgánica del Trabajo y su Reglamento.

8 Normativas y Procedimientos interno para las Cuentas por Pagar.

ENCUESTA

1. El personal que labora en el departamento tiene conocimiento de los

procedimientos de las cuentas por pagar de la empresa Baker Hughes

Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones (S.C.P.A).

__Si __No

2. El proceso de recepción de las facturas y órdenes de compras genera

retrasos para el registro de las cuentas por pagar.

__Si __No

3. El proceso de verificación de factura y órdenes de compra se detectan

incoherencia en los datos contenidos en las mismas.

__Si __No

4. Los registros de las cuentas por pagar se encuentran actualizados en el

sistema.

__Si __No

5. El personal del departamento de cuenta por pagar de Baker Hughes

Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones (S.C.P.A), cumple con

los días destinados a procesar los tipos de facturación.

__Si __No

6. Los estrictos controles llevados por el departamento de cuentas por pagar

de Baker Hughes Venezuela, Sociedad En Comanditas Por Acciones

(S.C.P.A), afecta las relaciones con los proveedores.

__Si __No