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Introduccin

El siguiente trabajo tratar acerca del proyecto "Sistema de Inventario para

el Almacn de la Clnica Hospital de PEMEX Coatzacoalcos", que ser

realizado para el rea del Almacn donde se guardan los insumos. Dicho

proyecto se encargar de administrar la informacin de caducidad de los

insumos. Debido a que no se tena una precaucin con sus fechas de

caducidad, provocando prdidas fsicas, naci la necesidad de realizacin

del proyecto mencionado.

El Proyecto ser desarrollado con la herramienta denominada Visual Basic

6.0 haciendo uso del lenguaje de programacin, un sistema gestor de base

de datos denominado SQL Server 2008 R2 con el lenguaje SQL, debido a

la gran facilidad de manejo de los lenguajes, las herramientas y facilidades

que proporciona el sistema gestor y el software de desarrollo. Es importante

el uso de herramientas que puedan llevar a la creacin de sistemas

complejos y elaborados ya que son de gran utilidad para todo tipo de

empresas u organizaciones de cualquier giro.

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Captulo I Protocolo de Investigacin

3

Captulo I: Protocolo de Investigacin

1.1. Planteamiento del Problema

1.1.1 Antecedentes

El rea del almacn de la clnica hospital de PEMEX Coatzacoalcos posee

aproximadamente 1200 insumos los cuales no son administrados

correctamente. Dicha rea se encarga de resguardar todos los insumos

entre los cuales se encuentran material de limpieza, papelera, desechable,

material mdico, ropa, herramientas, consumibles, equipo dental,

soluciones, debido a esto, necesitan tener bien administrada tanto los

insumos por fecha de caducidad y la informacin de estos para el buen

desempeo y brindar un buen servicio al usuario.

En la actualidad no se han desarrollado sistemas o aplicaciones para la

administracin de los insumos ya mencionados, solo se ha tratado de

administrar el inventario pasando todo la informacin fsica a hojas de Excel,

aunque no han obtenido buenos resultados, ya que hay gran cantidad de

datos que no estn actualizados.

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1.1.2 Enunciado del Problema

Por la gran cantidad de informacin de los insumos que se administran en

el almacn de la Clnica Hospital de PEMEX Coatzacoalcos, la persona

encargada del rea no puede estar atento a cada fecha de caducidad de

estos, provocando la perdida de insumos en grandes cantidades.

Al realizar un surtido dura 10 minutos aproximadamente para atender al

usuario, este entrega su receta para solicitar su insumo posteriormente el

encargado busca en el inventario de Excel su existencia para surtir el

insumo, una vez encontrado realiza otro formato el cual llena a mano. En

este proceso se pierde la mayora del tiempo al no tener una base de datos

actualizada hay insumos capturados que ya no existen.

Los insumos no son ordenados fsicamente por su fecha de caducidad, por

lo que tambin genera el problema.

1.1.3 Preguntas de Investigacin

Cuenta la clnica hospital de Pemex Coatzacoalcos en su almacn un

sistema de informacin que administre para la caducidad de los insumos

almacenados?

Podr un sistema de inventario del almacn mejorar y optimizar las

actividades del personal, as como la reduccin de prdidas de los insumos?

La informacin ser ms fcil de manejar y consultar con un sistema de

informacin que con el uso de fsico de documentos?

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1.2 Justificacin

El proyecto considera el diseo y desarrollo de un sistema de informacin

que permita registrar, clasificar y mandar alertas indicando si alguno de los

insumos o soluciones est prximo a caducar.

En este aspecto, el sistema, contar con una base de datos segura y

confiable que permita reducir los tiempos de almacenamiento, reemplazar

el trabajo fsico de administracin de archivos e innecesario de documentos,

automatizar los procesos de trabajo y la generacin de documentos entre

otras.

Se necesita de un sistema que gestione las entradas y salidas de los

insumos, controlando toda la informacin incluyendo su fecha de caducidad

y existencia, para evitar las prdidas de estos.

1.2.1 Estudio De Factibilidad

1.2.1.1 Factibilidad Operacional

Para la realizacin de este proyecto se cuenta con el apoyo del encargado

del almacn y permiso de la encargada de Recursos Financieros la Lic.

Martha quien es la persona que nos proporcionar la informacin requerida

para llevarlo a cabo, sea el inventario fsico y digital de este, que contiene

todos los productos o insumos existentes.

No afectara ningn otra rea o departamento, incluso ser beneficioso,

puesto que las prdidas se irn reduciendo.

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1.2.1.2 Factibilidad Tcnica

El sistema a desarrollar solo necesita de un equipo de cmputo, impresora

y con el software requerido para su desarrollo, SQL Server 2008 R2 y Visual

Basic 6.0, contar con las capacidades tcnicas requeridas para cada

alternativa del diseo considerado, comparando el sistema que se desea

desarrollar con los que existen actualmente en l, en este aspecto cubrir

cada rasgo.

No necesita de ninguna tecnologa adicional, ya sea internet o alguna otra,

porque no lo requiere, el sistema solo va hacer operaciones dentro del

mismo, ya sea bajas, altas reportes, etc.

De acuerdo al anlisis tcnico el sistema es factible a desarrollar.

1.2.1.3 Factibilidad Econmica

Para su realizacin no es necesario una inversin econmica grande, al

analizarlo realmente es mnima, en los requerimientos fsicos, hardware y

software ya se cuenta con equipo con anterioridad , la empresa cuenta con

licencias de software que se pueden utilizarse, y no es necesaria ninguna

capacitacin especial a personal que provoque un gasto extra, la persona

encargada tiene conocimientos bsicos y necesarios para su operatividad,

es factible puesto que a mediano plazo se empezar a reflejar la reduccin

de las prdidas econmicas que se han estado presentando actualmente.

Si el proyecto no se llevar a cabo o implementar, no habra ninguna prdida

econmica.

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1.3 Objetivo General

Crear un sistema computacional, que cuente con una base de datos que

visualice y administre mediante una interfaz grfica los insumos existentes

en el almacn de la clnica hospital de Pemex Coatzacoalcos, que ayude a

optimizar los procesos de una manera eficiente.

Objetivos Especficos:

Mantener un buen control y administracin de los insumos existentes.

Agilizar y optimizar los procesos de bsqueda de informacin en el rea

del Almacn para un mejor desempeo del servicio.

Crear informes de los insumos surtidos.

Permitir alertas de insumos cercanos a caducar.

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1.4 Marco Conceptual

Para la realizacin del sistema de inventario se utilizaran las siguientes

herramientas: lenguajes, diagramas, metodologas y tcnicas que sern

explicados a continuacin.

1.4.1 Programacin Orientada a eventos

La programacin dirigida por eventos es un paradigma de programacin en

el que tanto la estructura como la ejecucin de los programas van

determinados por los sucesos que ocurran en el sistema, definidos por el

usuario o que ellos mismos provoquen.

1.4.2 Sistema Gestor de Base de Datos

Es un sistema de software que permite la definicin de bases de datos; as

como la eleccin de las estructuras de datos necesarios para el

almacenamiento y bsqueda de los datos, ya sea de forma interactiva o a

travs de un lenguaje de programacin.

1.4.3 Modelos de datos

Los modelos de datos aportan la base conceptual para disear aplicaciones

que hacen un uso intensivo de datos, as como la base formal para las

herramientas y tcnicas empleadas en el desarrollo y uso de sistemas de

informacin.

1.4.4 Diagramas UML

El lenguaje unificado de diagrama o notacin (UML) sirve para especificar,

visualizar y documentar esquemas de sistemas de software orientado a

objetos. Ayuda a visualizar el diseo y a hacerlo ms accesible para

otros. UML est controlado por el grupo de administracin de objetos (OMG)

y es el estndar de descripcin de esquemas de software.

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1.4.5 Modelos para desarrollo de software

Un modelo para el desarrollo de software es una representacin abstracta

de un proceso. Cada modelo representa un proceso desde una perspectiva

particular y as proporcione informacin parcial sobre el proceso.

1.4.6 Tcnicas para recoleccin de datos.

La recoleccin de datos es el uso de tcnicas e instrumentos para recopilar

informacin acerca de un determinado tema que es objeto de investigacin.

Es una de las tareas ms importantes en la etapa de anlisis de sistemas

de informacin pues de ello depende el producto que se desea desarrollar.

1.4.7 Diccionario de datos.

Segn Raymond Mcleod (2000), un diccionario de datos es una descripcin

de los datos contenidos en las tablas de las bases de datos. Contiene las

caractersticas lgicas y funcionales de los datos que se van a utilizar en el

sistema que se est programando, como nombre, descripcin, alias,

contenido y organizacin.

El objetivo de un diccionario de datos es dar precisin sobre los datos que

se manejan en un sistema, evitando as malas interpretaciones o

ambigedades. Define con precisin los tipos de datos, descripciones,

detalles de las relaciones, etc.

1.4.8 Mtodo de Investigacin

El mtodo es el conjunto de procedimientos lgicos a travs de los cuales

se plantean los problemas cientficos y se ponen a prueba las hiptesis y

los instrumentos de trabajo investigados.

10

1.5 Hiptesis de la Investigacin

Con el desarrollo e implementacin de un sistema de inventario para el

control de entradas, salidas y caducidad de los insumos, la informacin

sern encontradas de una manera ms rpida, no se perdern datos en

caso de que ocurra un accidente o extravo, las prdidas de los insumos

irn reduciendo progresivamente y las labores del personal del rea ser

ms eficaz.

1.6 Diseo metodolgico y tcnicas de investigacin

1.6.1 Metodologa de investigacin.

Para la recoleccin de datos fue utilizado el mtodo inductivo, ya se realiz

la observacin de todo el proceso para surtir dar de alta y bajas de insumos,

reforzndolo con la entrevista hecha con anterioridad. (Ver anexo 1 y 2).

1.6.2 Modelo incremental

Para el desarrollo del sistema de Inventario fue utilizada la metodologa del

modelo incremental, que con su nombre indica, permite obtener varias fases

del sistema hasta llegar a un sistema ptimo y completo.

La implementacin de sus etapas se llev a cabo de la siguiente manera:

Incremento n1

Anlisis: se estudi la informacin que el sistema administrar (tipos

de insumos, caducidades, reas designadas, claves) para poder

tener una idea ms clara y as poder disear la base de datos

correctamente.

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Diseo: se realizaron modelos y diagramas de la base de datos,

diagramas de casos de uso y diseos previos de las interfaces del

sistema.

Cdigo: se dise la base de datos, se desarrollaron las interfaces

del sistema, y se programaron todas las funciones y herramientas

bsicas que contendr (alta, consulta y baja de datos, reportes y

alertas).

Prueba: se present un primer prototipo terminado a los respectivos

asesores, se hicieron sugerencias acerca de la visualizacin y

manejo de los datos, validacin de caracteres y creacin de reportes

ms a detalle.

Incremento n2

Anlisis: se buscaron maneras distintas de visualizar y manipular los

datos para facilitar las labores del usuario.

Diseo: se redisearon los formularios bajas, altas y la seccin de

alertas de caducidad.

Cdigo: se mejor el diseo de reporte, se realiz la validacin de

tipo y cantidad de caracteres a ingresar en cada formulario, se

aadieron filtros de bsqueda para optimizar el sistema al requerir la

informacin, modificacin de registros, se cambiaron elementos

innecesarios para una mejor visualizacin de la informacin.

Prueba: se mostr a los asesores las correcciones antes

mencionadas.

Una vez revisado por los asesores y dando el visto bueno de las mejoras a

la interfaz se dio por concluido el sistema.

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1.7 Calendario de trabajo

ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Detectar las necesidades y problemas de la empresa.

P

R

Seleccin de la informacin que se administrar.

P

R

Anlisis (diagramas, modelos) y diseo de la base de datos

P

R

Diseo de interfaces iniciales P

R

Conexin con la base de datos. P

R

Programacin fase 1 (altas, bajas, consultas, informes)

P

R

Diseo inicial P

R

Sugerencias para la mejora del sistema

P

R

Programacin fase 2 Mejora en la interfaz (validaciones, bsquedas de insumo por filtros)

P

R

Correccin de errores P

R

Finalizacin del sistema. Fase actual

P

R

Elaboracin de manual de usuario.

P

R

Tabla 1.1 Calendario de actividades a realizar para elaboracin del sistema.

13

Captulo II Marco Terico

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Capitulo II: Marco Terico 2.1 Almacn de la Clnica

En la clnica Hospital de Pemex Coatzacoalcos, en el almacn o bodega

donde se mantienen resguardados los insumos que distribuye la clnica a

los pacientes o personal que labora, se mantenan registrados en hojas

donde se actualizan constantemente por las entradas y salidas de los

nuevos insumos, por lo que con el tiempo se volvi demasiados archivos y

papeles , provocando que la informacin no estuviese disponible en el

momento necesario , posteriormente se trasladaron todos los datos en una

base de datos en Excel, pero sin ninguna interfaz grfica.

2.2 Administracin de los insumos

Actualmente se sigue teniendo el mismo problema; cuando vuelven a surtir

los proveedores todos los insumos, el personal al acomodar los insumos

nuevos van dejando los antiguos detrs de estos, al momento de que algn

usuario necesite un insumo se le surte con los nuevos y los viejos con forme

pasa el tiempo estos llegan a su fecha de caducidad echndose a perder,

provocando prdidas de ndoles econmicas y de existenciales; de la misma

manera el personal registra la alta, baja o surtimiento del insumo en una

base de datos en Excel, pero en ocasiones lo llega omitir olvidando hacer

la operacin creando conflicto en el inventario; el trabajo de papeleo que

realizan llegan a tener demasiados procesos y llega a un punto en el que

se acumula demasiada informacin y se consume demasiado tiempo.

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2.3 Por qu implementar un nuevo sistema de informacin?

Hasta el momento, no se han desarrollado proyectos similares para el

manejo de la informacin del inventario del almacn de la clnica, tales como

sistemas de informacin, aplicaciones web o bases de datos. Ni siquiera

han surgido otro tipo de proyectos pertenecientes a otras carreras u otras

reas para el manejo de la informacin.

Solo se limitan a ordenarlos por tipo de insumo y colocarlos en anaqueles y

cajas destinadas para estos, en muchas ocasiones, las soluciones se echan

a perder, lo cual disminuye la calidad del servicio al usuario al no contar con

lo requerido.

Al no haberse implementado ningn proyecto similar o diferente que se

encargue de tener una buena administracin y en ms en especfico que

alerte insumos prximos a caducar, se hace ms viable la implementacin

del sistema que se est desarrollando.

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2.4 Visual Basic

Segn Jos Luis Ramrez (2001), su nombre est compuesto de dos

elementos generales que lo conforma:

Visual: indica que es una interfaz grfica de usuario, que en lugar de

requerir comandos para realizar tareas, hace uso de herramientas

grficas.

Basic: indica que aquellas tareas que no se pueden realizar con la

interfaz grfica, se pueden realizar a travs de un lenguaje de

programacin con el que se puede desarrollar prcticamente

cualquier cosa.

Est diseado principalmente para la creacin de aplicaciones y permite a

los desarrolladores centrar el diseo en Windows, la web y dispositivos

mviles.

2.5 SQL Server

Segn Jerome Gabillaud (2010), es un sistema de gestin de base de datos

relacionales, lo que le confiere una gran capacidad de gestionar los datos

conservando su integridad y su coherencia. Es una excelente alternativa de

Microsoft frente a otros potentes sistemas gestores de bases de datos. Hace

uso del lenguaje SQL (Structured Query Language o lenguaje de consultar

estructurado) para la creacin y diseo de las bases de datos y est

diseado para trabajar en sistemas operativos Windows.

SQL se encarga de:

Almacenar datos

Verificar restricciones de integridad definidas

Garantizar la coherencia de los datos que almacena, incluso en caso

de error de sistema

Asegurar las relaciones entre los datos definidos por los usuarios.

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2.6 Modelo relacional

Dolors Costal (2002) nos dice que es un modelo de datos y como tal, tiene

en cuenta tres aspectos importantes:

1. La estructura: debe permitir representar la informacin que nos

interesa del mundo real.

2. La manipulacin, a la que da apoyo mediante las operaciones de

actualizacin y consulta de los datos.

3. La integridad, que es facilitada mediante el establecimiento de las

reglas de integridad, es decir, condiciones que se deben de cumplir.

El principal objetivo del modelo relacional es facilitar que la base de datos

sea percibida o vista por el usuario como una estructura lgica que consiste

en un conjunto de relaciones y no como una estructura fsica de

implementacin. Un objetivo adicional es conseguir una estructura lgica

con la que se percibe que la base de datos sea simple y uniforme.

2.7 Modelo entidad-relacin

Segn Olga Pons (2009), es un mecanismo formal para representar y

manipular informacin de manera general y sistemtica.

Sirve para el diseo conceptual de una base de datos porque, siendo un

modelo relativamente simple y fcil de emplear, posee una gran capacidad

expresiva.

El modelo E-R cumple con estas exigencias: simplicidad, rigurosidad y

capacidad expresiva y nos ayuda a definir las necesidades de informacin

de la mejor manera posible.

Sus objetivos principales son dos:

1. Ofrecer un modelo que refleje fielmente las necesidades de

informacin de una organizacin, el cual ser utilizado como base

para el desarrollo de un sistema.

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2. Ofrecer un modelo independiente del posterior almacenamiento de

los datos y sus mtodos de acceso, lo que permitir tomar decisiones

objetivas acerca de la implementacin ms idnea.

2.8 Diagramas de casos de uso

Benet Campderrich (2003) nos explica que es una representacin grfica

de una interaccin tpica entre un usuario y un sistema de cmputo.

Sirven para mostrar las funciones de un sistema de software desde el punto

de vista de sus interacciones con el exterior y sin entrar ni en la descripcin

detallada ni en la implementacin de estas funciones. Los casos de uso de

utilizarn tanto en la recogida y documentacin como en el anlisis.

Los elementos de un modelo de casos de uso son:

Actores: es cualquier usuario externo que desempea un conjunto

de papeles y se comunica o interacciona con el sistema

Casos de uso: es una interaccin entre el sistema y uno o varios

actores, dicha interaccin puede ser una funcin autnoma dentro

del sistema.

Relaciones: es la relacin entre un actor y un caso de uso, la

participacin del actor es necesaria para realizar el caso de uso.

2.9 Modelo incremental

Segn Sergio Martnez (2010), el modelo fue propuesto por Harlan Mills en

1980.

Sus etapas son:

Anlisis

Diseo

Cdigo

Prueba

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En este modelo consiste bsicamente en realizar un anlisis, diseo,

construir una primera versin con lo esencial del sistema, se prueba y se

entrega. Luego se repite; se analiza, se disean las mismas funciones ms

completas, se construye y se entrega una nueva versin, y se repite hasta

tener un sistema lo ms completo posible. Cada incremento debe entregar

un producto operacional. Cada incremento es revisado por el usuario para

aportar ms sobre las nuevas versiones.

Ventajas:

Se evitan proyectos largos y se entrega Algo de valor a los usuarios

con cierta frecuencia.

Es ms sencillo acomodar cambios al acotar el tamao de los

incrementos.

El usuario se involucra ms.

El resultado es muy positivo

Desventajas

Difcil evaluar el costo total

Difcil de aplicar a los sistemas transaccionales que tienden a ser

integrados y a operar como un todo.

Los errores en los requisitos se detectan tarde.

2.12 Mtodo Inductivo

2.10 Mtodo Inductivo

Segn Francis Bacon (1561-1626) dice que el mtodo inductivo intenta

ordenar la observacin tratando de extraer conclusiones de carcter

universal desde la acumulacin de datos particulares.

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La secuencia metodolgica es la siguiente:

1. Observacin y registro de los hechos.

2. Anlisis de lo observado.

3. Establecimiento de definiciones claras de cada concepto obtenido.

4. Clasificacin de la informacin obtenida.

5. Formulacin de los enunciados universales inferidos del proceso de

investigacin que se ha realizado.

2.11 Entrevista

La entrevista, desde un punto de vista general, es una forma especfica de

interaccin social. El investigador se sita frente al investigado y le formula

preguntas, a partir de cuyas respuestas habrn de surgir los datos de

inters.

2.11.1 Partes de una entrevista

La presentacin suele ser breve, pero no suficientemente informativa. En

ella no se habla del entrevistado, sino del tema principal de la entrevista.

El cuerpo de la entrevista est formado por preguntas y las respuestas. Es

importante elegir bien las preguntas para que la entrevista sea buena, las

preguntas deben ser interesantes para l pblico, y adecuadas para el

entrevistado trasmita sus experiencias. Tambin deben ser breves, claras y

respetuosas. El cierre de la entrevista debe ser conciso. El entrevistador

puede presentar un resumen de lo hablado o hacer un breve comentario

personal.

Entrevistas Estructuradas

En una entrevista estructurada todo est planeado y el plan es seguido

estrictamente. Las preguntas cerradas son la parte medular de una

entrevista completamente estructurada.

21

Entrevista No Estructurada

En esta entrevista el tiempo no tiene lmite y por lo tanto es

posible recolectar informacin de todo tipo y se necesita la habilidad del

entrevistador para improvisar y tocar reas no contempladas.

Las ventajas de la entrevista no estructurada son:

El entrevistador tiene mayor flexibilidad para cambiar los tiempos de

la

entrevista para que se puedan cubrir todos los temas.

El entrevistador puede ahondar en reas que aparecen de manera

espontnea durante la entrevista.

Las desventajas de la entrevista no estructurada son:

Uso ineficiente del tiempo por parte de los participantes de la

entrevista.

El entrevistador puede introducir sus propios sesgos en las

entrevistas o al notificar sus resultados.

Se puede obtener informacin no relevante y/o ajena al problema.

El anlisis de los resultados puede llevarse mucho tiempo.

Se necesita ms tiempo para reunir hechos esenciales.

2.12 Observacin

La observacin es otra tcnica til para el analista en su proceso de

investigacin, consiste en observar a las personas cuando efectan su

trabajo. Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia

aceptacin cientfica.

La observacin es una tcnica de observacin de hechos durante la cual el

analista participa activamente o acta como espectador de las actividades

llevadas a cabo por una persona para conocer mejor su sistema.

22

Captulo III:

Anlisis y Diseo

23

Captulo III: Anlisis y Diseo

3.1 Fase de inicio

3.1.1 Definicin del sistema a desarrollar

En base a las necesidades y problemticas establecidas, se ha decidido

desarrollar un sistema de administracin de los insumos del almacn, el

sistema fue desarrollado en una herramienta de desarrollo de software

denominada Visual Basic 6.0, haciendo uso del lenguaje Visual Basic. Para

la elaboracin de la base de datos se hizo uso del sistema gestor de base

de datos SQL Server 2008 R2.

El sistema almacenar informacin bsica de todos los insumos, como

clave del insumo, nombre, existencia, categora, fecha de entrada y su

caducidad.

Tendr las opciones de altas, bajas, modificar, bsquedas y visualizar

informacin de insumos existentes. Tambin se podrn visualizar mediante

alertas los insumos prximos a caducar.

24

3.1.2 Requerimientos funcionales y no funcionales

Requerimientos funcionales

Tipo Descripcin Datos El sistema deber almacenar toda informacin referente a los

insumos entrantes y mantenerlos actualizados.

Comportamiento El sistema solo permitir a los usuarios registrados el acceso a la informacin. El sistema solo permitir a los usuarios registrados la impresin reportes de insumos. La informacin que ser almacenada estar protegida, debido a que solo tendrn acceso a ella los empleados del rea de Almacn y Encargada de Finanzas mediante su respectivo usuario y contrasea asignados previamente.

Salida El sistema debe permitir solo a los usuarios imprimir la informacin de los insumos.

Tabla 3.1 Requerimientos funcionales del sistema

Requerimientos no funcionales

Tipo Descripcin Interfaz El sistema tendr una interfaz atractiva e iluminada.

El sistema podr ser utilizado prcticamente por cualquier usuario debido a su facilidad de manejo. El sistema ser desarrollado en Visual Basic 6.0.

Funcional La informacin del sistema ser inaccesible para aquellas personas que no tengan un usuario y contrasea.

Tabla 3.2 Requerimientos no funcionales del sistema

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3.1.3 Diagrama de contexto

Sistema de Inventario

para el Almacn de la

Clnica Hospital Pemex

Coatzacoalcos

Administrador Usuario/ Cliente

Reporte

Imprimir

formato

Consultar/visualizar Modificar

Dar de baja Registrar

Insumo

Solicitar

Insumo

Surtir

Diagrama 3.1 Diagrama de contexto del sistema

26

3.1.4 Diagramas de casos de uso

Caso de uso: Inicio de sesin al sistema

Actores: Usuario/encargado de Almacn

Tipo: Primario

Descripcin: El usuario iniciar sesin mediante un usuario y una

contrasea que ser asignada para poder acceder al sistema.

Condicin:

El desarrollador del sistema y de la base de datos debe asignar un

usuario de manera predeterminada.

Ingresa usuario

y contrasea

Valida y autoriza

usuario y

contrasea

Ingresa al

sistema

Sistema

Usuario

Diagrama 3.2 Diagrama de caso de uso para el inicio de sesin en el sistema.

27

Caso de uso: Insumos

Actores: Usuario/Encargado de Almacn

Tipo: Primario

Descripcin: El usuario agregar un nuevo insumo que ser almacenado en

la base de datos, tambin podr consultar y modificar la informacin en caso

de ser necesario y as tener actualizados los datos para un mejor

desempeo laboral.

Condicin:

Inicio de sesin requerido

Diagrama 3.3 Diagrama de caso de uso de insumos

Agregar

insumo

Sistema

Consultar

informacin de

insumos

Mostrar

informacin de

insumos

Modificar

insumo

Usuario

Baja de

insumo

28

Caso de uso: Cliente/Beneficiario

Actores: Usuario/Encargado de Almacn

Tipo: Primario

Descripcin: El usuario agregar un nuevo beneficiario que ser

almacenado en la base de datos, tambin podr consultar y modificar la

informacin en caso de ser necesario y as tener actualizados los datos para

un mejor desempeo laboral.

Condicin:

Inicio de sesin requerido

Diagrama 3.4 Diagrama de caso de uso de Beneficiarios

Agregar

Beneficiario

Sistema

Consultar

informacin de

Beneficiario

Mostrar

informacin de

beneficiario

Modificar

Beneficiario

Usuario

Baja de

Beneficiario

29

Caso de uso: Bitcora

Actores: Usuario/Encargado de Almacn

Tipo: Primario

Descripcin: El usuario podr seleccionar un insumo requerido y surtirlo

posteriormente se imprimir el formato de los datos del insumo surtido.

Condicin:

Inicio de sesin requerido

Dar de alta un insumo.

Diagrama 3.5 Diagrama de caso de bitcora

Sistema

Surtir

insumo

Consultar

un insumo Mostrar

informacin

de insumo

Realizar

surtido

Usuario

30

Diagrama de caso de uso general

Alta de insumos.

Solicitud de informe

Modificacin de

Insumo

Consulta de insumo.

Surtir Insumo

Baja de insumo

Base de datos Usuario

El usuario es el

encargado de realizar la

captura, bsqueda y

modificacin de la

informacin almacenada

en el sistema.

Diagrama 3.6 Diagrama de caso de uso general con todas las funciones del sistema.

31

3.2 Fase de elaboracin

3.2.1 Especificacin de C.U. prioritarios

El sistema que se desarrollar se encargar administrar la informacin de

los insumos, por lo tanto, la informacin prioritaria es de los mismos

insumos, y el o los casos de usos prioritarios se mostraran a continuacin:

Consultar

un insumo Mostrar

informacin

de insumo

Surtir

insumo

Realizar

surtido

Usuario

Diagrama 3.7 Diagrama de caso de uso prioritario del sistema (de insumos).

32

3.2.2 Diagrama entidad-relacin

El diagrama entidad relacin permite conocer cada elemento de la base de

datos, sus atributos (caractersticas) y como la relacin (interaccin) que

existe entre ellos para poder tener una base de datos ms entendible,

crearla de una manera ms fcil, obtener llaves forneas y tablas

resultantes.

Diagrama 3.8 Diagrama Entidad-Relacin de la base de datos implementada en el sistema.

INSUMO

Categora

FechaEntrada

FechaCaducidad

CodigoInsumo

NombreInsumo

Existencia

SOLICITAN

PRODUCE

USUARIOS

Categora

Departamento

NombreUsuario

Ficha

BITACORA

CodigoInsumo

FechaEntrada

NombreUsuario

Folio

NombreInsumo

Ficha

Fecha

33

3.2.3 Diagrama de clases

INSUMOS

# CodigoInsumo + NombreInsumo + Existencia + Categora + FechaEntrada + FechaCaducidad

+ Guardar () + Modificar () + Eliminar () + Limpiar () + Salir ()

USUARIOS

# Ficha + NombreUsuario + Departamento + Categora

+ Guardar () + Modificar () + Eliminar () + Limpiar () + Salir ()

BITACORA

# Folio + CodigoInsumo + NombreInsumo + Fecha + Ficha + NombreUsuario

+ Surtir () + Quitar () + Limpiar () + Cancelar ()

+ Solicitan

+ Produce

Diagrama 3.9 Diagrama de clases del sistema.

34

3.2.4 Maquetacin de interfaz, entradas y salidas

Imagen 3.1 Diseo inicial del formulario de inicio de sesin del sistema.

Imagen 3.2 Diseo de la ventana de alertas de insumos prximos a caducar.

35

Imagen 3.4 Diseo de ventana de registro de insumos

Imagen 3.3 Diseo de la ventana de Bienvenida

36

Imagen 3.6 Diseo de la ventana para surtir insumos.

Imagen 3.5 Diseo de la ventana de registro de usuarios/ Beneficiarios.

37

3.3 Fase de construccin

3.3.1 Diagrama de implementacin

3.3.2 Plan de conversin.

Previamente a la instalacin del sistema en el equipo de cmputo designado

para este, se deber se deber instalar el SQL Server 2008 R2 para poder

alojar la base de datos, el sistema pueda funcionar sin problema alguno,

acceder a la base de datos si se tiene duda acerca de una informacin, y

hacer mejoras en el sistema si se considerasen pertinentes.

Una vez que el sistema sea corregido y mejorar, y funcione al cien por

ciento, podr ser implementado totalmente por el Almacn.

Para la utilizacin se elaborar un manual de usuario y se le dar una

capacitacin para asegurar el buen uso y manejo del sistema.

Los usuarios del sistema sern la/el encargado del almacn.

Los requerimientos mnimos del equipo de cmputo donde se instalar el

sistema son mnimos:

1 Gb de memoria RAM

Procesador Intel o AMD a 1.5 GHz

Sistema operativo de 32 bits.

Windows 7

1: Bsqueda

Diagrama 3.10 Diagrama de implementacin del sistema

Tecleo SISTEMA

SGBD

2: Notificar

3: Respuesta

4: Actualizar

38

Capitulo IV:

Presentacin de Resultados

39

Captulo IV: Presentacin de Resultados

4.1 Sistema de informacin

A continuacin se mostraran las ventanas principales del sistema y

explicara en funcionamiento de cada una.

VENTANA DE INICIO DE SESIN:

En esta venta el usuario podr ingresar su nombre de usuario y contrasea

asignada para poder entrar al sistema.

Imagen 4.1 Ventana de inicio de sesin del sistema.

40

Imagen 4.1 Ventana de alertas.

VENTANA DE ALERTAS:

En esta venta consta de una tabla, el cual mostrar los productos o insumos

que estn a un mes de caducar, antes de llegar a su fecha, de esta manera

el encargado tendr un mes para sacar o aprovechar el insumo y no haya

perdidas, si no hay productos prximos a caducar la tabla estar vaca;

cuenta con un botn de Continuar para pasar a la ventana de Bienvenida o

el Men Principal.

Imagen 4.2 Ventana de alertas de insumos prximos a caducar.

41

Imagen 4.2. Ventana Bienvenida

VENTANA DE MENU DE BIENVENIDA:

En esta venta consta de un men el cual tiene tres opciones:

REGISTRO

ACCIONES

SALIR

Imagen 4.3 Ventana de Bienvenida

42

Imagen 4.3 Opcin Registro Insumos.

VENTANA DE REGISTRO DE INSUMOS:

En esta ventana se lleva el proceso de registro de todos los

insumos del almacn consta con campos requeridos. Cuenta con

los botones de Guardar (dar de alta), Eliminar, Modificar,

Limpiar, Salir y un filtro o buscador.

Guardar: Este botn sirve para guardar en la base de datos un

registro nuevo de un insumo, se llenan todos los campos

requeridos y una vez llenos se le da en el botn guardar y

automticamente queda registrado el nuevo dato en la base de

datos.

Eliminar: Este botn sirve para eliminar de la base de datos un

registro.

Modificar: En este botn sirve para modificar cualquier dato

existente, seleccionando un registro de la tabla se modifican los

campos que se requieran cambiar y se dar modificar el cual

cambiara los datos exitosamente.

Limpiar: Este botn sirve para limpiar los campos despus de

haber sido utilizados.

Salir: En este botn sirve para salir de la ventana de registro.

Imagen 4.4 Ventana de registro de insumos

43

VENTANA DE REGISTRO DE USUARIOS:

En esta ventana se lleva el proceso de registro de todos los

clientes o usuarios que sern beneficiados con algn insumo,

consta con campos requeridos. Cuenta con los botones de

Guardar (dar de alta), Eliminar, Modificar, Limpiar, Salir y un

filtro o buscador.

Guardar: Este botn sirve para guardar en la base de datos un

registro nuevo de un Usuario, se llenan todos los campos

requeridos y una vez llenos se le da en el botn guardar y

automticamente queda registrado el nuevo dato en la base de

datos.

Eliminar: Este botn sirve para eliminar de la base de datos un

registro.

Modificar: En este botn sirve para modificar cualquier dato

existente, seleccionando un registro de la tabla se modifican los

campos que se requieran cambiar y se dar modificar el cual

cambiara los datos exitosamente.

Limpiar: Este botn sirve para limpiar los campos despus de

haber sido utilizados.

Salir: En este botn sirve para salir de la ventana de registro.

Imagen 4.5 Ventana de registro de Usuarios

44

VENTANA DE SURTIR INSUMOS

En esta ventana se lleva el proceso de surtir los insumos ya sea

a un rea en especfico o a un usuario consta con campos

requeridos. Cuenta con los botones de Surtir, Limpiar, y

Cancelar.

Realizar: Este botn sirve una vez que todos los campos

requeridos estn llenos, realiza el proceso de surtir.

Limpiar: Este botn sirve para limpiar los campos una vez que

fueron utilizados.

Cancelar: En este botn sirve para cancelar el proceso y

regresar a la ventana anterior.

Nota: En esta ventana se puede imprimir el proceso o surtido que

se haga.

Imagen 4.6 Ventana para surtir insumos.

45

4.2 Resultados

Los resultados obtenidos fueron la entrega del Sistema de Inventario para

la Clnica Hospital de Pemex Coatzacoalcos, cumpliendo con lo

programado segn el cronograma de actividades.

As como tambin la optimizacin de los procesos internos de captura de

datos de los insumos del almacn, mediante la maximizacin de los

recursos; tecnolgicos, financieros, materiales y humanos, minimizando las

prdidas de insumos, el tiempo de atencin al cliente se redujo notoriamente

a la mitad, gastos innecesarios en pedidos de insumos al proveedor

obteniendo ahorros econmicos en el departamento de recursos financieros

y reduccin de recursos el departamento de Informtica ahora tiene un

mayor aprovechamiento organizacional en la produccin y calidad laboral.

46

Conclusiones, recomendaciones e implicaciones.

Recomendaciones

Controlar el acceso al sistema para evitar violar la integridad de la

informacin y la fuga de datos, por lo tanto, debe establecerse una

poltica de seguridad que asegure un control real.

Ejecutar tareas de mantenimiento preventivo al equipo de

computacin y sus dispositivos para el buen funcionamiento del

Sistema de Control de Inventario.

Mantener una poltica de actualizacin tecnolgica para mantener

el nivel de competitividad en el rea de informtica y evitar que los

recursos disponibles queden obsoletos o se les d un uso

inadecuado.

La responsabilidad del uso adecuado de las herramientas

informticas (como son el ordenador personal, los perifricos y sus

programas instalados) es del usuario del equipo.

El usuario de equipos personales debe procurarse los

conocimientos imprescindibles para el manejo de sus programas,

as como realizar copias de seguridad de los datos que considere

relevantes.

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Conclusin

Es de suma importancia llevar un control en cualquier empresa, o negocio,

es esencial llevar un inventario de lo contrario provoca una desorganizacin,

y bajas econmicas considerables que podra afectar a la empresa a largo

plazo, por lo que ha vuelto a los sistemas de control de inventario esenciales

para las empresas.

Es por eso que con este proyecto se permite controlar la informacin

proveniente, por lo que, el procesamiento de los datos son oportunos y

veraces. Con esto se permite hacer altas, buscar y recuperar eficientemente

la informacin crtica y relevante. Consiguiendo as el propsito de tener una

organizacin y control de todos los artculos que se encuentran en el

almacn y que se manejan dentro del departamento de informtica.

El sistema ya se implement en una fase inicial, hasta el momento ha

optimizado y agilizado las bsquedas, las alertas de insumos prximos a

caducar.

Es importante darle seguimiento adecuando para que el sistema se

desarroll lo mejor posible.

48

Bibliografa y fuentes.

1. Jos Luis Ramrez Ramrez (2001), Aprenda Visual Basic practicando,

Editorial Pearson Prentice Hall Primera edicin

2. Jerome Gabillaud (2010), SQL Server 2008: Administracin de una base

de datos con SQL Server Management Studio, Ediciones ENI

3. Chris Payne (2002), Aprendiendo ASP.NET en 21 lecciones avanzadas,

Editorial Pearson Educacin.

4. Dolors Costal Costa (2002), El modelo relacional y el lgebra relacional,

Editorial UOC

5. Olga Pons, Nicols Marn, Juan Miguel Medina, Silvia Acid, Mara Amparo

Vila (2009), Introduccin a las bases de datos El modelo relacional,

Editorial Thompson.

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Anexos.

Anexo 1 Entrevista

Este cuestionario muestra las preguntas que se aplicaron en la

entrevista que se realiz a la Lic. Martha encargada de recursos

financieros de la clnica de PEMEX, para obtener informacin

referente al cmo opera el almacn y sobre los insumos que se

guardan.

1. Cules son los principales problemas que enfrenta el no

contar con un sistema que administre los insumos del

almacn?

2. Mantiene los insumos ordenados por fecha de

caducidad normalmente?

3. Cuenta con algn inventario de los insumos que son

almacenados?

4. Este inventario esta actualizado?

5. Puede proporcionarme la base de datos en Excel con la

que han estado trabajando para facilitar y reducir tiempo

de recoleccin de informacin?

50

Anexo 2 Formato de Observacin.

Empresa: Clnica Hospital de Pemex Coatzacoalcos

rea o Depto.: Almacn de Insumos

Encargado: Sergio Irving Barrosa Martnez Fecha: 25/09/2014

Descripcin: Altas de Insumos

1. Llegan insumos nuevos y el encargado los acomoda por tipo o categora de insumo o producto. ( No tiene un orden especfico para colocar los insumos nuevos, no da prioridad a las fechas de caducidad)

2. Son dados de alta.( en ocasiones pasan das sin dar de alta en las hojas de Excel los insumos, e incluso llega a olvidarlo.)

Surtir Insumos.

1. El usuario solicita un insumo. 2. El Encargado revisa de inventario para checar la existencia.

Surte el insumo solicitado. 3. Actualiza el inventario ( No siempre lo realiza)

51

Anexo 3 Base de datos en Excel.

52

53

54

Anexo 4

Manual de Usuario de Sistema de

Inventario para el almacn de la clnica

hospital de Pemex Coatzacoalcos.

55

Manual de Usuario

FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA

El Sistema de Inventario dispone de un Men y 3 escenarios para el registro

o captura de datos de nuevos insumos del almacn, para surtirlos y una

ventana de alertas de caducidad.

Para acceder a las opciones, el usuario deber ejecutar una serie de pasos.

A continuacin se citan:

1. En el escritorio de su PC, ubique el icono de SISGEN.exe y

realice doble clic sobre l.

2. Inmediatamente aparecer la siguiente pantalla principal, la cual le

permitir acceder al Sistema, siempre iniciara primero para indicar

diariamente si algn producto est prximo a caducar, si no hay ninguno

entonces la tabla estar vaca.

3. Daremos el clic Continuar.

56

Imagen 1.1. Ventana de alertas

Imagen 1.2. Ventana de Men principal

En el Men cuenta solo con tres opciones, REGISTRO, ACCIONES Y

SALIR.

1. Dar clic en la barra Registr, desplegar la opcin o submen

Insumos, donde permitir realizar un nuevo registro.

Imagen 1.3 Ventana de Opcin de Registro

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2. En la segunda opcin ACCIONES podremos Surtir algn producto.

Imagen 1.4 Ventana de opcin de Surtidos.

3. En la tercera opcin podremos salir del sistema.

Imagen 1.5. Ventana de Opcin para Salir

58

Imagen 1.6 Ventana de Registro de Insumos.

En esta pantalla, el usuario podr registrar nuevos insumos al sistema,

para eso deber rellenar o incluir en cada uno de los campos la

informacin que corresponda.

59

Imagen 1.7 Botn de Guardar

60

Imagen 1.9. Mensaje de No Claves Repetidas

Para poder realizar un registro exitoso no se debe olvidar ningn campo

vaco, en caso de que algn campo este vaco, el sistema mandara alerta

de cul es el campo vaco y deber ser llenado. De lo consiguiente no

podr realizar el registro.

61

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Dar clic sobre el botn Limpiar o ALT+L, los campos habrn quedado

vacos para realizar un registro que se desee.

63

Conforme se vaya tecleando el nombre ira buscando el sistema hasta

encontrar las coincidencias.

64

65

Imagen 1.19 Surtir

Botn Quitar Imagen 1.18 Botn Quitar

66

Imagen 1.19 Mensaje del sistema.

Imagen 1.20 Impresin de reporte.