FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN (DEMI)

TITULO:

“LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL DEPARTAMENTO DE EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUARAZ”

AUTOR:

FLORES RAMIREZ YELSIN

ASESOR:

CPCC SUÁREZ SÁNCHEZ JUAN DE DIOS

HUARAZ 2013

TITULO DE TESIS:

Los procesos de control interno en el departamento de ejecución presupuestal de la

municipalidad provincial de Huaraz

1. PLANTEAMIENTO DE TESIS

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1.1 CARACTERIZACION DEL PROBLEMA:

La mejor administración de toda organización dentro del mundo globalizado, requiere de

un eficiente sistema de control interno que permita alcanzar los objetivos planteados en

forma eficaz y con un correcto empleo de los recursos asignados permitiendo a las

instituciones maximizar su rendimiento.

El control interno dentro del área de estudio, esta implementado en todos sus niveles;

encontrándose en la actualidad acondicionándose a las nuevas normas dictadas en

materia de control, así como de acuerdo a las características y problemáticas generadas

en la investigación.

Es necesario tener en cuenta que un buen y adecuado sistema de control interno no

constituye garantía que pueda ocurrir irregularidades, lo que elimina el sistema de control

interno es la probabilidad de que esto suceda, pudiendo darse en el sistema de

abastecimiento lo siguiente:

Efectuar pagos de bienes no internados y servicios no prestados.

Incumplir con las normas dispuestas por la ley de contrataciones y adquisiciones

del estado.

Seleccionar proveedores que no reúnan los requisitos básicos para contratar con

el estado.

Adquirir bienes y/o servicios cuyos precios no están acordes con el mercado.

Estas deficiencias por acción u omisión conllevan a responsabilidades de orden

administrativo y penal tanto a nivel directivo y personal que trabaja en cada uno de los

procesos que involucran al sistema de abastecimiento, de acuerdo a su grado de

participación y decisión que conlleve perjuicio al estado.

1.1.2 ENUNCIADO DEL PROBLEMA

¿De qué manera el control interno propicia un mejoramiento en el proceso de ejecución

presupuestal?

1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

1.2.1 OBJETIVO GENERAL

Conocer los procesos de control interno en el departamento de ejecución presupuestal de

la municipalidad provincial de Huaraz.

1.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar las principales políticas que se utilizan en el Control Interno y cómo

influye en el trabajo que se realiza.

Determinar si los objetivos que se establecen en esta forma de control inciden

en la Gestión que se lleva a cabo en el Departamento de Ejecución Presupuestal.

Verificar si el Planeamiento que se realiza en esta forma de control influye

favorablemente en la Gestión de Administración.

1.3 JUSTIFICACION

La deficiencias del sistema de control interno en el proceso de ejecución presupuestal,

hasta la fecha no ha podido solucionarse con los informes de los auditores internos y

externos; en algunos casos por una absoluta falta de comprensión por parte de las

autoridades y otras veces por falta de monitoreo de las observaciones por parte de los

mismos auditores.

El fortalecimiento del municipio requiere de la puesta en práctica de instrumentos

normativos y de procedimientos que permitan asumir retos respecto a la

descentralización y el desarrollo local.

2. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL DE LA INVESTIGACION

2.1 ANTECEDENTES

Avendaño (1993), quien argumenta que su investigación está referida a los sistemas de

control. En términos generales es una descripción del proceso de Ejecución del

Presupuesto en el pliego Salud con la finalidad del cumplir con los objetivos y Metas.

Se puede establecer un nexo con la presente investigación en la medida que ambos

trabajos precisan los recursos humanos, materiales y financieros que necesita la entidad

para ejecutar sus actividades y cumplir sus objetivos.

Tello (1968), en este caso la vinculación que tiene ese trabajo con la presente

investigación, se refiere a la definición de formulación, programación y ejecución

presupuestal, enfocada desde una perspectiva crítica y descriptiva, el autor hace una

referencia al proceso de consolidación y ejecución del presupuesto central en todos los

ámbitos como: Salud, Educación, Transporte etc. En términos generales, en lo que

respecta a la auditoria en el gobierno central describe claramente los procedimientos a

seguir para hacer una auditoria a los gastos públicos, clasificados según el grupo genérico

como son: personal y obligaciones sociales, Bienes y Servicios, Obras Públicas,

transferencias etc.

TELLO (1968) está enmarcada en los principios de presupuesto que son: La unidad, la

universalidad, la anualidad y la especialidad. A su vez su base legal se halla en la Ley

14816 que es la ley orgánica del presupuesto funcional.

Entre los problemas parecidos que se abordan respecto a mi tesis , tenemos la medición

de resultados en un presupuesto por programas , que es un método para relacionar las

fuentes de financiamiento obtenidos con las metas que se persiguen con ellas,

combinando recursos financieros y reales tras objetivos seleccionados, un concepto

fundamental es la necesidad pública que es el requerimiento objetivo de la población para

lograr el bienestar , estas necesidades tienen el carácter de colectivas por su implicancias

sociales .

Garay, Para hacer su tesis se apoya en el marco legal del presupuesto de la República

del Perú, su concepto de presupuesto, dice que son los planes administrativos que

involucran las operaciones y resultados producidos en un determinado lapso de tiempo.

Luego dice que la formulación del presupuesto involucra el llevado de la contabilidad a

tiempo futuro donde los obstáculos venideros se escriben en el papel, antes de que

sucedan las operaciones.

Elorrega Montenegro G. (2002), cuando se refiere al sistema de control interno dice que

es el encargado de examinar las operaciones de las entidades en consideración de los

siguientes aspectos. i) que los planes y la política general del organismo, así como los

procedimientos aprobados para su ejecución, se cumplan de manera satisfactoria; ii) que

los resultados de los planes y de la política general respondan en su ejecución a los

objetivos perseguidos; iii) que la estructura orgánica de la entidad, la división de las

funciones y los métodos de trabajo sean adecuados y eficaces; iv) que la adopción o

revisión de algún plan, política, procedimiento o método, o algún cambio en la estructura

básica o en la división de funciones, pudiera contribuir a mejorar el funcionamiento

general de la institución; v) que los bienes patrimoniales se hallen debidamente protegidos

y contabilizados; vi) que las transacciones diarias se registren en su totalidad en forma

correcta y oportunamente; vii) que la entidad se encuentre razonablemente protegida

contra fraudes, despilfarros y pérdidas; viii) que los medios internos de comunicación

transmitan información fidedigna, adecuada y oportuna a los niveles de decisión y de

ejecución responsables de la buena marcha de la entidad; y, ix) Que las tares

individuales se cumplan con eficiencia, eficacia, prontitud y honestidad.

Un estudio realizado por Hernández (2003)1, concluye que el control ejercido con eficacia

coadyuva a la eficiencia y eficacia de la gestión de las instituciones. El autor dice que

antes de aplicar una reingeniería al sistema de control de las cooperativas de servicios

múltiples, estas entidades no contaban con planes estratégicos, planes de inversiones,

documentos normativos internos, manuales de procedimientos, estándares de servicios y

otros indicadores, lo que no facilitaba medir y evaluar adecuadamente la gestión de este

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modelo empresarial. Luego de ponerse en marcha la reingeniería institucional, los

procesos, procedimientos, técnicas y prácticas de control se enlazan con los planes,

teniendo en cuenta la estructura organizacional, siguiendo las políticas de la dirección

empresarial, se coordinan las actividades y se comienzan a cosechar los beneficios

expresados en cumplimiento de metas y objetivos, funcionamiento de las líneas de

autoridad, responsabilidad y coordinación.

En este contexto el control de haber sido tomado como una actividad obstructiva, pasa a

formar parte de la infraestructura de las entidades, el personal comprende la labor, se

comienza a comprender al control como parte integrante y culminante de la gestión

empresarial, todo lo cual viene llevando a las empresas cooperativas a un verdadero

desarrollo en un mundo competitivo y globalizado.

De esta forma, puede entenderse que el control, con su herramienta la auditoria interna,

pueden constituir verdaderos motores para la gestión de la actividad de las entidades. En

nuestro caso, los servicios municipales para que tengan eficiencia, eficacia y economía

deben ser adecuadamente medidos y evaluados de modo que se pueda realizar la

retroalimentación que el caso exige. De esta forma el control no se entenderá como

actividad obstructiva sino más bien como constructiva y facilitadora de la gestión óptima

de la gestión institucional.

La Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, aprueba las normas técnicas de control

interno para el Sector Público. En el preámbulo de esta norma se indica que conforme al

Decreto Ley Nº 26162 (Norma actualmente derogada) la Contraloría General de la

República como Ente Rector del Sistema Nacional de Control, debe formular

procedimientos y operaciones a ser empleados por las entidades públicas en su accionar,

a fin de optimizar sus sistemas administrativos de gestión y control interno; dentro de la

política de modernización del Estado corresponde establecer pautas básicas homogéneas

que orienten el accionar de las entidades del Sector Público, hacia la búsqueda de la

efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones, en el marco de una adecuada

estructura del Control Interno y probidad administrativa. En tal sentido, en el marco de

flexibilidad señalado, resulta necesario proporcionar a las Entidades Públicas normas

técnicas de control gerencial, que coadyuven a una adecuada orientación y unificación de

sus controles internos, favoreciendo un funcionamiento orgánico y uniforme de la gestión

pública y de utilización de los recursos públicos, en un ambiente satisfactorio de control

interno y probidad.

Las normas de control interno para el sector público son guías generales dictadas por la

Contraloría general de la República, con el objeto de promover una sana administración

de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del

control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las

entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en

las operaciones. Los Titulares de cada entidad son responsables de establecer,

mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno, que debe estar en función a

la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones, considerando en todo

momento el costo-beneficio de los controles y procedimientos implantados.

La traducción del Internal Control Integrated Framwork por el Instituto de Auditores

Internos de España- Coopers & Lybrand SA2., nos permite entender que los nuevos

elementos del control interno: entorno de control, evaluación de los riesgos, actividades

de control, información y comunicación y supervisión, deben ser los llamados a aplicarse

en los hospitales del sector salud, para que aporten el ambiente en el que los trabajadores

desarrollen sus actividades y cumplan con sus responsabilidades de control, evalúen los

riesgos relacionados con el cumplimiento de determinados objetivos, establezcan las

ayudas para asegurar que se pongan en práctica las leyes, estatuto, reglamento,

manuales, directivas, etc de la gestión de los hospitales para hacer frente a dichos

riesgos. Asimismo estos componentes permitirán que la información relevante se capte y

se comunique por todo el hospital y luego supervisar y modificar según las circunstancias

todos los mecanismos de gestión, de modo que se alcance eficacia y eficiencia de

las operaciones, fiabilidad de la información financiera y económica y se cumplan las

leyes y normas aplicables.

En todo este contexto el control interno serán un medio utilizado para la consecución de

los fines y no un fin en sí mismo.

De lo antes indicado, se puede deducir, que los antecedentes que se han determinado,

están constituidos por aspectos eminentemente normativos y doctrinarios, los que serán

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conocidos, comprendidos, analizados e interpretados adecuadamente para luego pasar a

ser utilizados en el trabajo de investigación.

2.2 BASES TEORICAS

2.2.1 CONTROL INTERNO

MODELO COSO

Proceso efectuado por la Dirección, la alta gerencia y el resto del personal para

proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos. 

Los objetivos del CI, según Coso, son los siguientes:

1. Eficacia y eficiencia en las operaciones.

2. Confiabilidad de la información financiera.

3. Cumplimiento con las leyes y normas que sean aplicables.

Componentes del Control Interno:

Ambiente de Control

Determina el estilo de una Empresa e influye en la conciencia de control de los miembros

de ella.

Es la base de todos los otros componentes del CI Aportando disciplina y estructura.

Incide en la manera como:

Se estructuran las actividades del negocio.

Se asigna autoridad y responsabilidad.

Se organiza y desarrolla la gente.

Se comparten y comunican los valores y creencias.

El personal toma conciencia de la importancia del control.

Elementos o factores del Ambiente de Control:

Integridad y valores éticos.

Compromiso de competencia.

Políticas prácticas de Recursos Humanos.

Filosofía de la administración y estilo de operar.

Estructura organizacional.

Asignación de autoridad y responsabilidad.

Participación del Directorio y del Comité de Auditoría.

Evaluación de Riesgos

Toda empresa enfrenta una variedad de riesgos provenientes de fuentes externas e

internas.

Es la Gerencia quien debe evaluar estos riesgos. Para esto la gerencia debe establecer

objetivos generales y específicos, e identificar y analizar los riesgos de que dichos

objetivos NO se logren o afecten su capacidad para

a) Salvaguardar sus bienes y recursos.

b) Mantener ventaja ante la competencia.

c) Construir y conservar su imagen.

d) Incrementar y mantener su solidez financiera.

e) Mantener su crecimiento.

Objetivos del análisis de riesgo:

Representar la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos .

Proporciona una base sólida para un CI efectivo.

Establecer las bases para determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.

Ayuda a que dichos riesgos sean identificados y medidos.

La categoría de los objetivos son:

a) Objetivos de Cumplimiento, dirigidos a cumplir leyes y reglamentos, así como también

a las políticas emitidas por la administración.

b) Objetivos de Operación, aquellos relacionados con la efectividad y eficiencia del las

operaciones de la empresa.

c) Objetivos de Información financiera, se refiere a la obtención de información financiera

confiable.

Componentes del enfoque de riesgos:

Tipificación de los riesgos

Medición cuantitativa y periódica

Definición de políticas por cada riesgo.

Establecer límites por riesgo

Personal calificado de la administración a cargo de cada riesgo.

Elementos de atenuación de los riegos.

Sistema de comunicación a la línea de los riesgos detectados, como medio de

autocontrol y prevención.

Comité de Riesgos, cuando corresponda.

Control independiente de auditoría interna y también externa.

Actividades de Control

Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la

administración son ejecutadas.

Las actividades de control pueden ser: automatizadas, manuales, semi-automáticas.

Son aplicadas a diversos niveles de organizacionales y funcionales.

Las actividades de control relevantes son:

a) Revisión de cumplimiento de controles.

b) Procesamiento de información.

c) controles físicos.

d) Segregación de funciones.

Sistemas de información y comunicación

Su objetivo es identificar, recopilar y comunicar información pertinente para que cada

empleado cumpla con sus responsabilidades.

Los sistemas de información generan informes que contienen información operativa y

Financiera.

La calidad de la información es muy importante porque afecta la capacidad de la dirección

de tomar decisiones adecuadas al gestionar y controlar las actividades de la empresa.

Para obtener  información de calidad nos debemos preguntar:

1. ¿Contiene toda la información necesaria?

2. ¿Facilita el tiempo para la toma de decisiones?

3. ¿Es la más reciente disponible?

4. ¿Los datos son correctos?

5. ¿Puede ser obtenida fácilmente?

Comunicación interna

Cada función concreta ha de especificarse con claridad. Cada trabajador tiene que 

entender los aspectos relevantes del sistema CI, es decir, como funcionan los controles 

de su área, con qué otras áreas se relaciona, cual es su papel y responsabilidad en

el sistema de control implementado, saber como sus actividades están relacionadas con

el trabajo de los demás. Con esto se logra eficiencia, calidad, y logro de los objetivos.

Comunicación Externa

Los clientes y proveedores pueden aportar información de gran valor sobre el diseño y la

calidad de los productos o servicios de la Empresa, permitiendo que la empresa responda

a los cambios y preferencias de los clientes.

Monitoreo

Es un proceso que comprueba, evalúa, realiza seguimiento  al funcionamiento correcto

del sistema de C.I. a lo largo del tiempo. Esto se consigue:

a. Mediante actividades de supervisión continúa.

b. Evaluaciones periódicas o

c. Una combinación de ambas.

MODELO COCO

Propósito: Hacer el planteamiento de un informe más sencillo y comprensible.

Proporciona un Marco de referencia a través de 20 criterios generales.

Concepto de Control Interno:

Incluye aquellos elementos de una organización (recursos, sistemas, procesos, cultura, 

estructura y metas) que tomadas en conjunto apoyan al personal en el logro de los

objetivos de la organización:

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

Confiabilidad de los reportes internos o externos.

Cumplimiento con las leyes y reglamentos aplicables, así como con las políticas

internas.

Ciclo del entendimiento básico:

1. Propósito           

2. Compromiso     

3. Aptitud               

4. Evaluación (Auto) y Aprendizaje. 

Propósito (sentido de dirección de la empresa)

1. Los objetivos deben ser establecidos y comunicados.

2. Riesgos internos y externos significativos deben ser indentificados y evaluados.

3. Las políticas para apoyar el logro de los objetivos de una empresa y el manejo de sus

riesgos, deben ser establecidas, comunicadas y practicadas, para que el personal

entienda lo que se espera de él.

4. Los objetivos y los planes relativos   deben incluir   metas, parámetros eindicadores

    de medición del   desempeño. 

Compromiso (sentido de identidad y valores de la empresa)

1.  Deben establecerse, comunicarse y ponerse  en práctica valores éticos compartidos,

     incluyendo la integridad.

2. Las políticas y prácticas sobre RRHH deben ser consistentes con los valores éticos

    de la empresa. y con el logro de sus objetivos.

3. La autoridad, la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas deben ser

    claramente definidas y consistentes con los objetivos de la empresa, de tal forma se

    tomen las decisiones y acciones por el personal apropiado.

4. Debe fomentarse una atmósfera de mutua confianza para apoyar el flujo de la

    información entre el personal y para su efectivo desempeño hacia el logro de los

    objetivos.

Aptitud (sentido de competencia o aptitud de la empresa)

1. El personal debe tener los conocimientos,   habilidades y herramientas  para

   alcanzar los objetivos de la empresa.

2. El proceso de comunicación debe apoyar los valores de la empresa y el logro de sus

    objetivos.

3. Debe ser identificada y comunicada información suficiente y relevante de manera

   oportuna, para posibilitar al personal a desempeñar las responsabilidades asignadas.

4. Deben coordinarse las decisiones y  acciones de las diferentes partes de la empresa.

5. Las actividades de control deben diseñarse como parte integral de la empresa,

   tomando en consideración sus objetivos, los riesgos para su cumplimiento y la

   interrelación de los elementos de control.

Evaluación y Aprendizaje   (sentido de evolución de la organización)

1. El ambiente externo e interno debe ser “monitoreado” para obtener información

    que pueda señalar la necesidad de revaluar los objetivos de la empresa o el control.

2. El desempeño debe ser evaluado o medido contra las metas e indicadores en los

planes u objetivos de la empresa.

3. Las premisas consideradas para los objetivos de la empresa deben cuestionarse.

4. Las necesidades de información y los sistemas de información relativos deben re

evaluarse en la medida que cambian los objetivos o al identificarse deficiencias en la

información reportada.

5. Debe establecerse y ejecutarse un seguimiento de los procedimientos, para asegura

que se den los cambios requeridos.

PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO

Responsabilidad delimitada: Se deben establecer por escrito las responsabilidades de

cada cargo y hacerlas conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de

autorizar los pagos recaerá en una sola persona, quien tenga conocimiento de ella.

Separación de funciones de carácter incompatible: Debe existir una adecuada

segregación de funciones y deberes, de modo que una sola persona no controle todo el

proceso de una operación. Por ejemplo: el cajero no debe ser correntista, ni tenedor de

libros, que son funciones incompatibles y deben ser desempeñadas por distintas

personas.

Servidores hábiles y capacitados: Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a

los empleados, para aumentar la eficiencia y economía en sus labores. Por ejemplo: el

cargo de contador debe ser desempeñado por una persona que posea título profesional y

la experiencia correspondiente a su nivel de responsabilidad.

Aplicación de pruebas continuas de exactitud: Consiste en la verificación periódica y

sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar la corrección en las

operaciones. Por ejemplo: comparar con otra persona el total cobrado diario con el total

depositado en bancos.

Movimiento de personal: Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea

posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de sus vacaciones, en especial

aquellos empleados que desempeñan cargos de responsabilidad sobre recursos

financieros o materiales. Esta medida permitirá entre otras cosas: capacitar a los

empleados en otras labores de la administración; erradicar la idea de que “hay empleados

indispensables” y descubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido.

Fianzas: Los empleados que manejan recursos financieros, valores o materiales, deberán

estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirse adecuadamente de una pérdida

o de un fraude efectuado por ellos mismos. Por ejemplo: el cajero, los cobradores, los

pagadores, el bodeguero, etc.

Instrucciones por escrito: Las instrucciones al personal para el desempeño de sus

funciones deberán darse por escrito, en forma de descripción de cargos. Esto contribuye a

que los empleados cumplan más eficientemente con su trabajo, por cuanto las órdenes o

instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o malinterpretarse.

Uso de formas pre numeradas: Deberán utilizarse formas pre numerado e impreso para

la documentación importante. Por ejemplo: recibos, órdenes de compra, facturas,

comprobantes de caja chica, entradas y salidas de almacén, etc. Asimismo, se

mantendrá un control físico sobre el uso y las existencias de dichas formas, las cuales

deberán conservarse en estricto orden numérico.

Evitar el uso de dinero en efectivo: El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo

para compras menores por medio del fondo fijo de caja chica.

Contabilidad por partida doble: Deberá utilizarse el sistema de contabilidad por partida

doble; es decir, que cada operación se registre como débito (cargo) y como crédito

(abono). Debe entenderse que este sistema no constituye un sustituto del control interno,

sino que más bien le ayuda. Puede por error humano debitarse o acreditarse

inapropiadamente una cuenta o viceversa, lo cual se detectará y corregirá oportunamente,

si existe un buen sistema de control interno.

Depósitos inmediatos o intactos: Todo dinero recibido en efectivo, como por ejemplo:

monedas, billetes, cheques u órdenes de pago, se deberá depositar intacto en la cuenta

bancaria respectiva, a más tardar dentro de las 24 horas de recibido. Esta medida

disminuye el riesgo de fraudes y apropiaciones, al no permitir guardar por varios días,

cantidades de dinero y valores que en algunas entidades alcanzan montos elevados.

Uso mínimo de cuentas corrientes: Se debe reducir al mínimo el mantenimiento de

varias cuentas bancarias, ello dependerá de cada entidad en particular. Por ejemplo: se

podrían considerar solo dos cuentas, una para las operaciones generales y otra para el

pago de planillas.

Utilización de una cuenta de control: Se utilizará el principio de una cuenta de control

en los casos que sean aplicables. El uso de cuentas de control permite efectuar

comparaciones, sirve como prueba de exactitud entre los saldos de las cuentas y ayuda a

evaluar el desempeño de los empleados que las llevan. Para tal efecto, se deberán llevar

registros auxiliares para cada uno de los componentes de la cuenta de control abierta en

el Mayor General. Por ejemplo: se puede abrir un registro auxiliar para cada uno de los

clientes y se controlará en el Mayor General bajo la cuenta control “Cuentas por Cobrar”.

La suma del saldo de cada cliente, deberá coincidir con el total de la cuenta de control

correspondiente.

Uso de equipos mecánicos con dispositivos de prueba: El equipo mecánico deberá

contener dispositivos de prueba interconstruidos, siempre que sea posible. Esto es

aplicable en las entidades que utilizan equipos mecánicos de registro directo, tales como

máquinas registradoras.

Auditoría interna: Como una medida de control y para que revise los sistemas de control

interno, toda entidad debe contar con una unidad de auditoría interna debidamente

establecida.

Control Social

Es el conjunto de prácticas, actitudes y valores destinados a mantener el orden

establecido en las sociedades. Aunque a veces el control social se realiza

por medios coactivos o violentos, el control social también incluye formas no

específicamente coactivas, como los prejuicios, los valores y las creencias.

En este sentido, también se puede afirmar que el control social, es pues, un conjunto

de procedimientos, recursos o dispositivos, por medio de los cuales la sociedad u

otros grupos dentro de ella, consigue que la conducta de sus unidades componentes

(individuos o grupos) se conforme a lo que de los mismos se espera.

La paternidad científica de la expresión Control Social pertenece al sociólogo

norteamericano EDWARD ROSS , quién la utilizó por primera vez como categoría

enfocada a los problemas del orden y la organización social , en la búsqueda de una

estabilidad social integrativa resultante de la aceptación de valores únicos y

uniformadores de un conglomerado humano disímil en sus raíces étnicas y culturales.

La ulterior evolución de la categoría Control Social se asocia al desarrollo de

la sociología académica norteamericana y más concretamente a la influencia de la

conocida " Escuela de Chicago ", en el marco de la cual autores tales como: PARK,

MEAD, DEWEY, BURGESS, SHAW, etc., hacen referencia a

los procesos de interacción como base de la comunicación social.

ANÁLISIS DE LA DEFINICIÓN DE CONTROL SOCIAL

La vida en sociedad hace necesario que se desarrollen mecanismos que garanticen que

los miembros del grupo van a comportarse según los valores del mismo.

El proceso de organización social hace que esos instrumentos vayan siendo más

complejos,

En la definición de control social vamos a encontrar ciertos elementos que convienen

esquematizar:

1.- La esencia del control social está constituida por la presión que el grupo ejerce sobre

sus componentes.

2.- En la relación del control social vamos a encontrar dos sujetos:

A.- Sujeto Activo: La sociedad o grupo dentro de ella que ejerce la presión o el control.

Los sujetos que ejercen el control social se les denomina órganos de control social y se

definen como: sociedades, grupos o vínculos sociales capaces de producir y aplicar las

diversas clases de control social.

Referente a lo anteriormente expuesto, tenemos los siguientes ejemplos de órganos del

control social. Como lo son la familia, El Estado, la iglesia, los partidos políticos, la prensa,

entre otros.

B.- Sujeto Pasivo: El individuo o grupo que recibe la presión para que adapte su conducta

según los valores sociales. Aquí podemos mencionar la distinción clara entre el control

social y en autocontrol. En el autocontrol es el propio individuo en que intenta regular su

conducta de acuerdo con los valores o normas que se ha propuesto cumplir; no hay

presencia de un sujeto activo colectivo. En cambio, en una relación en la que se

manifiesta el control social, el individuo es sujeto pasivo que recibe la influencia del grupo,

la presión social para que se adapte a sus valores o normas.

3.- El objetivo del control social es lograr que los miembros que integran la sociedad

amolden su conducta según los lineamientos del grupo social.

Características generales de las normas de control social

Las características que desarrollaremos a continuación son comunes a diferentes clases

de control social.

1.- Normativa o prescriptivas: porque a través del control social se estatuye normas de

obligatorio cumplimiento para los integrantes de la sociedad. Se busca regular

el comportamiento de los individuos para que cumplan con las obligaciones que les

impone su pertenencia al grupo social.

2.- Sancionadoras: Cuando se produce la violación o incumplimiento de las normas en la

sociedad, el individuo que incumple será sancionado por su violación. La sanción variará

según el tipo de norma de control social que ha sido violada.

3.- Uniformadoras: Como ya menciono en la definición de control social, el objetivo del

mismo es lograr que la conducta de los individuos que integran la sociedad actúen

conforme a las normas establecidas. Por ello el resultado eficaz del control social debe

lograr la uniformidad de la conducta colectiva. Evidentemente sería utópico pensar que

todos los miembros de la sociedad van a actuar conforme a las reglas, pero sí, es posible

y necesario que la mayoría de los individuos acaten dichas normas. Si este efecto no se

logra y la mayoría se desvía de las expectativas de la sociedad, estaríamos en presencia

de una situación anárquica que los sociólogos han denominado Anomia, que implica

según Durkheim una ruptura entre las partes componentes del todo social, debido al

relajamiento del orden. Cuanto más sea el relajamiento del orden social, mayor será la

situación de anomia. Si el grado de incumplimiento de las normas sociales por parte de

sus integrantes alcanza una situación grave, solo se lograría la recuperación del orden

social a través de un cambio profundo de sus estructuras.

4.- Relativas: La relatividad de las normas del control social está vinculada a su carácter

de producto social. Las normas establecidas por la sociedad son creadas por ellas, para

regular las conductas de sus integrantes. Para que dichas normas puedan cumplir

su misión y gozar de eficacia, se requiere su permanente adaptación a los cambios que

se producen en la sociedad. Por ello son relativas, por cuanto deben adecuarse a las

cambiantes circunstancias de la sociedad en la cual se aplica.

5.- Requieren de cierto grado de aceptación: Para que los integrantes de una sociedad,

se sientan obligados a respetar las normas de control social, no basta el temor a ser

sancionados o castigados, es necesario que exista el convencimiento de que dichas

normas merecen ser acatadas, bien sea por su utilidad, por su justicia, por su adecuación

a las expectativas sociales.

Evidentemente, para que este respeto y obediencia se genere en una proporción

suficiente para garantizar la estabilidad social, se requiere que los sujetos que crean

dichas normativas, y el contenido de las mismas, gocen de aceptación por los integrantes

del colectivo. En otras palabras, para que los ciudadanos acepten las normas del control

social se requiere de un cierto grado de legitimidad de la autoridad que dicta la norma y

de legitimidad del contenido de las mismas. Legitimidad equivale a aceptación por parte

de la mayoría de los integrantes de la sociedad.

Medios de Control Social

Los medios de control social se dividen o clasifican en:

Medios Informales del Control Social

Son aquella que no están institucionalizadas, se ejerce a través de manifestaciones que

no alcanzan un cierto grado de precisión y regularidad. No hay una organización que nos

permita jerarquizar autoridades creadoras de dichas normas, así pues, tenemos como

ejemplo los medios de comunicación social, las normas morales, la costumbre, las reglas

de trato social, la moda, entre otros. Éstas no tienen una formalización a través de normas

o leyes escritas, pero son más importantes que los formales porque transmiten hábitos,

normas y valores determinados.

Los agentes del Control Social Informal son los que intervienen en la socialización de los

individuos, la que comienza en edades tempranas y se va reforzando y perfeccionando en

la medida que éstos van madurando e integrándose a la sociedad. Constituyen

verdaderos instrumentos de los cuales se vale la sociedad y la clase que está en

el poder para ejercer su dominación sobre el resto de la sociedad, imponiendo sus

normas de conducta, valores morales y éticos y su ideología, de acuerdo a

las funciones que realicen cada uno de ellos.

Tratan de condicionar al individuo, a adaptarlo a las normas sociales, de disciplinarlo a

través de un largo y sutil proceso que comienza en sus primeros núcleos (familia), pasa

por la escuela, la profesión, las instancias laborales y culmina con la obtención de

su actitud conformista, interiorizando el individuo las pautas y modelos de conducta

transmitidos y aprendidos, en esto radica, precisamente, su eficacia.

Éstos no tienen carácter estatal u oficial, de ahí su carácter informal. Ellos son la familia,

la escuela, la religión, las organizaciones de masas y sociales, los centros de trabajo y los

medios de comunicación masiva entre otros.

La Familia : Es el primer grupo de referencia para el ser humano, en su seno el individuo

no sólo nace, crece y se desarrolla sino también va adquiriendo las primeras nociones de

vida e incorpora, a través de las relaciones afectivas con los adultos, vivencias de amor,

de respeto, de justicia y de solidaridad.

La escuela: Se le atribuye un papel fundamental al igual que a la familia. A ella se integra

el individuo en edades tempranas, cuando ya está preparado para salir del seno familiar y

adquirir otros tipos de conocimientos a través de la enseñanza y el contacto con personas

ajenas que son portadoras de otros valores. En esta etapa comienza a manifestarse ya la

influencia del grupo, cuyas pautas debe aceptar el individuo con el objetivo de formar

parte de él, o por el contrario, no aceptarlas, por no corresponderse estas con sus

patrones de conducta y normas.

Comenta Göppinger que en numerosas investigaciones pedagógicas y sociológicas, que

se han realizado sobre la relación entre la escuela y el comportamiento social de los

individuos, se han constatado conexiones del fracaso escolar con la irregularidad social.

La Religión: Esta siempre se caracterizó por ser un instrumento de dominación muy

fuerte, tan es así que cuenta con un Estado propio (El Vaticano). En países como el

antiguo Egipto, por ejemplo, los sacerdotes influían de tal manera en la sociedad que

incluso los gobernantes se sometían a ellos y eran los que prácticamente determinaban

las políticas del Estado.

La religión, en algunas regiones o países tiene un fuerte arraigo dentro la sociedad a tal

punto que la orientación religiosa de los Estados se hace constar en las leyes

constitucionales y cuenta con centros de enseñanza importantes a los que los miembros

de la sociedad aspiran al objeto de obtener una formación profesional de consideración.

Las organizaciones de masas: Están insertas dentro de la sociedad como una forma de

organización de los individuos, tienen sus propias reglamentaciones y aplican sanciones

morales a aquellos que se desvían del cumplimiento de las normas establecidas por la

sociedad.

Los grupos informales y la comunidad: Constituyen mecanismos independientes del

control social informal y tienen una influencia directa sobre los individuos por ser allí

donde éstos se desenvuelven. Su rechazo o aceptación resulta de vital importancia para

los individuos en su desarrollo social.

Mecanismos y estrategias del control social expresados a través del medio

televisivo.

La sociedad utiliza distintos tipos de mecanismos para lograr la aceptación de las normas

éticas, sociales y jurídicas por los individuos, ellos son: las instituciones, las estrategias y

las sanciones (éticas, sociales y jurídicas) que se imponen a los ciudadanos cuando han

violado los niveles normativos, con el objetivo de reprimir estas conductas y evitar que el

resto de los miembros de la sociedad comentan hechos similares.

Las instituciones se encuentran integradas a la sociedad y son las encargadas de hacer

cumplir las normas de manera voluntaria u obligatoria, son la familia, la escuela, la Policía,

etc.

Las estrategias a través de las cuales se manifiesta el control social son la socialización,

la prevención y la represión.

- Socialización: se trata de la interacción entre el individuo y la sociedad, durante la cual

esta transmite sus valores, intereses y normas a las personas y las llevan a conformar

su personalidad. Este proceso se desarrolla de modo continuo por medio de una

progresiva diferenciación, centralización, afianzamiento y canalización , por lo que está

asociada al control social informal.

- Prevención: se refiere a evitar de diferentes formas (educación, información, campañas,

etc) que determinadas conductas no afines con el sistema normativo de la sociedad se

produzcan.

- Represión: es castigar las conductas que vulneran ese sistema de normas

Aunque las estrategias de prevención y de represión son atribuidas al control social

formal, consideramos que también se manifiestan en el control social informal.

Es indiscutible que la represión, entendida como el conjunto de actos para contener o

castigar con violencia, generalmente desde el poder, actuaciones políticas o sociales,

entra a funcionar aplicando sanciones previstas por las leyes penales, cuando el resto de

las estrategias han fallado, sin embargo queda claro que las instancias no formales

también imponen sanciones morales, éticas o administrativas que pueden llegar a ser

incluso más estigmatizantes que las penales, aunque, ciertamente, más fáciles de "borrar"

con un simple cambio de conducta o actitud, porque no quedan grabadas en ningún

documento oficial, como es el caso de los antecedentes penales que acompañan al

individuo durante un largo período de tiempo y para nadie es un secreto que lo limitan

incluso hasta para alcanzar mejores puestos de trabajo dentro de la sociedad en que se

desenvuelve.

En el caso de la prevención vista desde el control social formal se realiza cuando ya el

individuo ha vulnerado el sistema normativo de la sociedad y de lo que se trata entonces

es de que no vuelva a repetir su actuar. En el control social informal, desde el momento

en que comienza la socialización de las personas, su educación en normas y hábitos de

conductas, la transmisión de valores positivos para que los aprehenda y negativos para

que aprenda a identificarlos y no los asuma; lograr el convencimiento y acatamiento de los

individuos a esas normas sociales y su respeto por las leyes, se están previniendo

conductas riesgosas de delito o simplemente aquellas que pueden dañar al resto de la

sociedad, en este sentido juega un papel muy importante la comunidad, es allí donde se

forman y desarrollan los individuos y donde se suceden los problemas que atañen al resto

de la sociedad.

Los medios de comunicación masiva también pueden tener un rol protagónico en la

prevención, especialmente la televisión, dado su carácter masivo. A través de ella se

pueden realizar campañas publicitarias no sólo contra el delito, sino contra una conducta

determinada por ejemplo el consumo indebido de drogas, la promiscuidad en

las relaciones sexuales, el respeto a la propiedad social, mediante mensajes de bien

publico.

No obstante existe la expectativa de que la televisión alienta el crimen y las conductas

antisociales como la violencia. Lo anterior se fundamenta en el hecho de que el contenido

de sus emisiones tiende a detenerse en ocasiones en la publicación y descripción de

actos de este tipo ya sean ficticios o reales. Dicho así, esto reduce al mínimo las

posibilidades que realmente tiene la televisión en la educación y la prevención del delito y

las conductas antisociales.

Klapper señaló que las investigaciones sobre los medios de comunicación determinan que

los motores impulsores de la conducta violenta no son las descripciones que los medios

hacen de ella, sino por el contrario, "el contenido parece reforzar o actualizar tendencias

de conductas inducidas por otras vías"

Al respecto consideramos que no resulta posible reducir la explicación de este

comportamiento a la única causa de la violencia en la televisión, por cuanto no es

solamente en ésta donde se propagan estos tipos de actitudes. La televisión es un medio

reproductor de la realidad social y por tanto es en este entorno donde hay que buscar con

más profundidad las conductas delictivas y antisociales.

No transmitir violencia en la televisión sería alejar a las personas del mundo real en que

viven. Prohibir, por ejemplo a los niños y jóvenes que vean televisión bajo este argumento

es absurdo, de hecho, esto le adicionaría un atractivo especial.

De lo que se trata entonces es de fomentar en los individuos el desarrollo de

un pensamiento que les permita, críticamente, valorar y escoger aquellos programas cuyo

contenido consideren más adecuados para ellos.

2.2.2 EJECUCION PRESUPUESTAL

NORMAS DEL PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Aparte de las normas generales que deben cumplirse, el proceso de ejecución

presupuestal, dispone de normas específicas, tales como:

Directiva para la aprobación, ejecución y control del proceso presupuestado del Sector

Público para el año fiscal 2010.

Directiva para la aprobación, ejecución y control del proceso presupuestado del Sector

Público para el año fiscal 2011.

Directivas y otros documentos internos.

ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

La ejecución del presupuesto institucional de los Hospitales del Sector Salud, tiene como

base la programación mensual del presupuesto institucional, donde se contempla las

actividades correspondientes.

DOCUMENTOS QUE GENERA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

En el Instructivo No. 1 “Documentos y Libros Contables”, de la Contaduría General de la

República, se destaca los documentos fuente del Sistema de Contabilidad

Gubernamental.

En este sentido, se indica que los documentos fuente del Área de Bienes lo constituyen la

Orden de Compra-Guía de Internamiento, Orden de Servicios, Pedido-Comprobante de

Salida (Pecosa), Inventario Físico, Existencias Valoradas de Almacén, Nota de Entrada al

Almacén y Control Visible de Almacén.

En el Área de Contabilidad, tenemos a la Orden de Compra-Guía de Internamiento, Orden

de Servicios, Pecosa, Nota de Entrada al almacén y otros documentos.

En el Área de Fondos de las entidades del Sector Público, se destacan los siguientes

documentos fuente: Recibo de Ingresos, Papeleta de Depósitos, Nota de Cargo, Nota de

Abono, Comprobante de pago, Planillas de Haberes y Pensiones, Valorización de obra y

otros.

2.3 MARCO CONCEPTUAL

2.3.1 CONTROL INTERNO

RESEÑA HISTORICA

El estudio del Sistema de Control Interno y su influencia en la gestión de las entidades, ha

sido una preocupación desde siempre.

Desde hace 40 años, J.A. Cashin, P.D. Neuwrith y J.F. Ley (1984)3 mencionaron que la

contínua expansión de las actividades modernas ha añadido pesadas cargas a la

dirección de las entidades a la hora de mantener el control sobre operaciones extensas y

complejas. El incremento en las actividades regulares, la descentralización, y la mayor

dispersión geográfica han puesto por sí mismas serios retos al sistema de control interno.

Hay que añadir, además los nuevos problemas relacionados con las fusiones y

adquisiciones, la diversificación de bienes y servicios, la informática y otras tecnologías, el

grado de complejidad alcanzado reclama una ejecución sobresaliente en todos los niveles

del gobierno. Los autores dicen, que desde mucho más antes, la dirección podría

mantener el control a través del constante contacto personal con las operaciones de las

entidades, con otros niveles de gestión y hasta con los empleados individualmente. Los

nuevos problemas han hecho necesario delegar responsabilidad y autoridad en

numerosos niveles de supervisión. Sin embargo, la responsabilidad de la dirección no

termina con esta asignación de funciones pues no se puede delegar la responsabilidad

3

general. Con la delegación de funciones la dirección tuvo que encauzar el control a través

de especialistas, los auditores internos, para poder mantener la vigilancia sobre la cadena

de control de dirección.

Es necesario un programa sistemático de revisión y valoración para comprobar que las

responsabilidades delegadas han sido bien encausadas y que las políticas y

procedimientos establecidos se han llevado a cabo como estaba previsto. Más aún, si

pudiese existir una revisión regular por un personal cualificado para determinar que el

sistema de control ha sido el adecuado y, a través de pruebas constantes, determinar que

ha resultado operativamente efectivo, podría asegurarse la integridad del control y de la

información.

Sin tal seguridad, la dirección podría dudar de los presupuestos y estados financieros o la

gestión cuando se utilice como guía para la toma de decisiones diaria. Sin tal seguridad,

el auditor no puede confiar en el sistema de control interno, a no ser que incremente

mucho sus evidencias y la extensión de los procedimientos de auditoria.

El instituto de auditores internos de Estados Unidos, a través de su Comité de Desarrollo

Internacional, ha realizado un estudio del control interno para determinar lo que ha venido

haciéndose en el campo de la misma y como se ha realizado. El primer estudio se realizó

en 1957, seguido de otros en 1968, 1975, 1979, 1985, 1990, 1992. Cada uno de ellos ha

demostrado que la función del control interno aplicado a las entidades públicas y privadas

ha progresado notablemente en la extensión de su alcance hacia áreas operacionales,

acrecentando el estatus del informe de los responsables de la evaluación del sistema de

control interno.

Los directivos del Instituto de Auditores Internos de España, cuando prologan la

traducción el Informe COSO4, dicen que es motivo de gran satisfacción presentar a los

lectores de habla española y concretamente a los profesionales de la auditoria, del

control, de la administración y gestión de las organizaciones, la traducción de la versión

en inglés del INFORME COSO sobre control interno, publicación editada en los Estados

Unidos en 1992 tras un largo período de discusión de más de cinco años y realizada por

el grupo de trabajo que la Comisión Treadway formó con el objetivo fundamental de definir

un nuevo marco conceptual del control interno capaz de integrar las diversas definiciones

y conceptos que hasta esa fecha se estuvieron utilizando sobre este tema.

4

Los hospitales, como entidades que necesitan gestionarse en la forma más óptima

posible tienen que hacer uso del sistema de control interno con el fin de detectar, en el

plazo deseado, cualquier desviación con respecto a los objetivos sociales y económicos

establecidos por estas entidades y de limitar las sorpresas.

El control interno, permite a la dirección de un hospital hacer frente a la rápida evolución

del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes

de los pacientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. El control

interno fomenta la eficiencia, reduce los riesgos de pérdida de valor de los activos y ayuda

a garantizar la fiabilidad la fiabilidad del proceso de ejecución presupuestaria y el

cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a que el control interno, es útil para

la consecución de muchos objetivos importantes de la gestión institucional de los

hospitales del Sector Salud cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores

sistemas de control interno y de informes sobre los mismos, de este modo el sistema de

control interno es considerado cada vez más como una solución a numerosos problemas

potenciales de la gestión hospitalaria del Estado peruano.

CONCEPTOS:

William L. Chapman, Procedimientos de Auditoría, Colegio de Graduados

en Ciencias Económicas de la Capital Federal, Buenos Aires, 1965:

"Por Control Interno se entiende: el programa de organización y el conjunto de métodos y

procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para salvaguardar sus bienes,

comprobar la eficacia de sus datos contables y el grado de confianza que suscitan a

efectos de promover la eficiencia de la administración y lograr el cumplimiento de

la política administrativa establecida por la dirección de la empresa".

En 1971 se define el Control Interno en el Seminario Internacional de Auditoría

Gubernamental de Austria, bajo el patrocinio de la Organización de las Naciones

Unidas (ONU) y la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores

(INTOSAI) como:

"El Control Interno puede ser definido como el plan de organización, y el conjunto de

planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer

una garantía razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales:

Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así

como productos y servicios de la calidad esperada.

Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes

o irregularidades.

Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y estimular al mismo

tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a las políticas y objetivos de la

misma.

Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a través

de informes oportunos".

Segunda Convención Nacional de Auditores Internos auspiciada por el Instituto de

Auditores Internos de la República de Argentina, Buenos Aires, en 1975:

"Es el conjunto de reglas, principios o medidas enlazados entre sí, desarrollado dentro de

una organización, con procedimientos que garanticen su estructura, un esquema humano

adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de acción, con el

objetivo de lograr:

Razonable protección del patrimonio.

Cumplimiento de políticas prescritas por la organización.

Información confiable y eficiente.

Eficiencia operativa".

E. Fowler Newton, Tratado de Auditoría, Ed. Contabilidad Moderna, Buenos Aires, 1976:

Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como el conjunto de

elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una

efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro

de los fines de la organización".

En 1992, en el Informe COSO queda expresado que el Control Interno se entiende como:

"El proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones específicas

con seguridad razonable en tres principales categorías: efectividad y eficiencia

operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y

normas."

Este informe refleja una definición, un poco más detallada, al argumentar que el Control

Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados

mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la

administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto

de proporcionar una garantía razonable para el logro de los objetivos siguientes:

Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en

los servicios;

Proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso

indebido, irregularidad o acto ilegal;

Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales;

Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

Si se analizan los objetivos que deben alcanzarse en el diseño de un Sistema de Control

Interno según el Informe COSO y según INTOSAI existen puntos coincidentes como son:

Promover operaciones con efectividad, eficiencia y economía.

Promover calidad en los servicios.

Preservar al patrimonio de pérdidas, despilfarro, uso indebido, errores, fraudes.

Cumplir leyes, reglamentos, normativas.

Elaborar información financiera confiable y oportuna.

Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión

amplia del Control Interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de proceso

constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda atendiendo

fundamentalmente a sus objetivos.

Siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad superior

la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de Control Interno

idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica.

El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una

entidad, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento,

administración, entre otras son regidas por el Control Interno. Es un instrumento de

eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico,

el mejor sistema de Control Interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa

a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de dirigentes y

subordinados; su función es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de

su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para

seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la entidad.

Según las Normas y Procedimientos de Auditoría en su glosario técnico el Control

Interno:

"Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para

proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la

entidad".

El sistema de Control Interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal

son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos.

En el libro Auditoría, según sus autores Cook y Winkle:

"El Control Interno es el sistema interior de una empresa que está integrado por el plan de

organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e

informes y todas las medidas y métodos empleados".

Según la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, 1994:

"Es el plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al

negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de

los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las

operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa".

Según Holmes, 1994 lo define como:

"Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de

la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se

contraerán obligaciones sin autorización".

Catácora, en 1996:

"Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de

fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas los

estados financieros. Una debilidad importante del Control Interno, o un Sistema de Control

Interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable".

Una definición extraída del documento conocido como Standars (Estándares para

la Práctica Profesional de la Auditoría Interna), 1997:

"El Control Interno se define como cualquier acción tomada por la gerencia para aumentar

la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido. La gerencia

establece el Control Interno a través de la planeación, organización, dirección y ejecución

de tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y metas serán

logrados".

La necesidad de una visión amplia del Control Interno fue anticipada en el libro

Normas y Procedimientos de Auditoría Relacionados, donde se expuso que:

"Muy a menudo el concepto de Control Interno se entiende exclusivamente en términos de

prácticas y procedimientos contables. Sin embargo, si ampliamos este concepto e

incluimos las políticas básicas dictadas por la dirección ejecutiva, y ofrecemos significados

con los que la dirección pueda tener la seguridad de que tales políticas se están llevando

a cabo, entonces puede quedar muy claro que el Control Interno efectivo viene a ser una

de las piedras angulares para una dirección afortunada. Uno de los temas esenciales es

la planificación de la organización acompañada con declaraciones de obligaciones y

responsabilidades bien definidas. Cuanto más se estudia el tema del Control Interno, más

claro se ve que este no es el resultado de la aplicación de teorías y principios abstractos,

sino que es una condición bastante viva, dinámica y hasta cambiante, como resultado de

cantidad de decisiones, algunas de ellas contables, pero otras muchas propias de la

dirección ejecutiva por sí misma".

¿Entonces cabría preguntarse qué se entiende por Control Interno?

El Control Interno comprende el plan de organización, información y control, así como los

métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en

una entidad para proteger sus recursos, tender a la exactitud y confiabilidad de la

información contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de

los planes, así como estimular la observancia de las normas, procedimientos y

regulaciones establecidas.

Puede afirmarse, que el Control Interno es el sistema nervioso de una entidad, ya que el

mismo abarca toda la organización, contribuye a establecer una

adecuada comunicación y debe ser diseñado para dar respuesta a las necesidades

específicas según las diferentes particularidades inherentes a la organización de la

producción y los servicios. Ya se ha demostrado que no se restringe al sistema contable

solamente pues cubre aspectos tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento del

personal, control de calidad, planeación de la producción, etc. Toda operación lleva

implícito el Control Interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es miembro

activo de su ejecución. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control debe

funcionar dentro de él.

El Control Interno se desarrolla dentro de la entidad por el interés de la administración, ya

que esta desea asegurar al máximo la conducción ordenada y eficiente de las actividades

de la empresa, utilizando como herramienta procedimientos o formas preestablecidas de

control que aseguren su estructura interna y comportamiento, además debe contar con

personal idóneo para las funciones a cumplir.

En 1958 se dividió por el Comité de Procedimientos del AICPA el alcance del Control

Interno en dos áreas principales, los controles contables y los controles administrativos.

Control Interno Contable: Son las medidas que se relacionan directamente con la

protección de los recursos, tanto materiales como financieros, autorizan las operaciones y

aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable,

ejemplo: la normativa de efectuar un conteo físico parcial mensual y sorpresivo de los

bienes almacenados. Consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización

que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las cuentas y los

informes financieros sean confiables.

Control Interno Administrativo: Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia

operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables.

Ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser

instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo, o la definición de

quienes pueden pasar a determinadas áreas de la empresa. Son procedimientos y

métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas,

políticas e informes administrativos. Entonces el Control Interno administrativo se

relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por la entidad.

Como ha podido observarse a través del estudio de los conceptos más generales de

Control Interno dados desde 1949 por diferentes instituciones profesionales y

académicas, así como por autores que se han dedicado al estudio del tema y su marco

conceptual; el Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de

pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos que se caracteriza a través de

los elementos comunes que se destacan conceptualmente de la siguiente forma:

Los controles internos, son efectuados por el consejo de la administración, la

dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una

garantía razonable para el logro de objetivos.

El Control Interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un

fin en sí mismo.

Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles; no se trata

solamente de manuales de organización y procedimientos, políticas, reglamentos e

impresos.

Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la

conducción o consecución de los objetivos.

Al hablarse del Control Interno como un proceso, se hace referencia a una cadena

de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los

demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales

acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para

influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

Es fundamental, que se comprendan los objetivos del Control Interno y, dentro de ese

entendimiento, puedan separarse los objetivos principales que persiguen los controles

fundamentales de aquellos controles de menos importancia o trascendencia.

Se debe saber cuáles son los objetivos que persigue cada control, o qué pretende cada

control, para poder evaluarlo o entenderlo, y así poder determinar cuándo este es efectivo

o simplemente no se cumple, lo que significa que hay que ir a la fuente del control.

Objetivos del Control Interno:

Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en

los servicios;

Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro,

uso indebido, irregularidad o acto ilegal;

Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales,

Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

En general se puede decir que el objetivo de un Sistema de Control Interno es prever una

razonable seguridad (ya que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio esté

resguardado contra posibles pérdidas o disminuciones asignadas por los usos y

disposiciones no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente

autorizadas y apropiadamente registradas.

El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como

una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier entidad para modernizarse,

cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

En Cuba, con la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios se define el

marco conceptual a aplicar en Cuba en lo que a Control Interno respecta, la cual retoma y

aplica el concepto sobre esta temática expuesto en el Informe COSO. La definición

plasmada en esta Resolución es muy abarcadora, precisa y aplicable a la realidad,

además se ajusta a los requerimientos de las instituciones cubanas.

Con esta Resolución se ha alcanzado un nivel superior en la valoración del Sistema de

Control Interno, reflejándolo como un proceso que debe estar integrado a todas las

operaciones de una entidad y no como un mero instrumento de control económico. A

través de esta, se reconoce la importancia que posee el control administrativo, aunque es

necesario destacar que el concepto que expone retoma elementos que se han planteado

anteriormente por distintos autores.

Hoy la existencia de una Resolución que establece el marco conceptual y la

obligatoriedad de que en un determinado plazo estén diseñados los Sistemas de Control

Interno en todas las entidades cubanas, ha creado un movimiento que si bien ha tenido

que enfrentar muchos obstáculos, ya comienza a dar frutos con el establecimiento e

implantación de medidas que contribuyen a la salvaguarda de los recursos. No obstante,

a su emisión hace más de un año, es necesario seguir aunando esfuerzos para lograr su

correcta implementación en todas las entidades del país, acorde con su contenido y

propósitos.

TIPOS DE CONTROL INTERNO 

Control interno administrativo 

Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de

decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la administración,

de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la política

prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas programados. 

Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y

economía de los procesos de decisión. 

Control interno financiero 

Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los

recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros

contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan, sobre los activos,

pasivos, patrimonio y demás derechos y obligaciones de la organización. 

Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y

economía con que se han manejado y utilizado los recursos financieros a través de los

presupuestos respectivos. 

Control interno previo 

Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecución de las operaciones o de que

sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo regulan y los

hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en función de los

fines y programas de la organización. 

Es muy importante que se definan y se desarrollen los procedimientos de los distintos

momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la información a

producir. 

Los distintos momentos que deben identificarse para desarrollar los procedimientos en

todos los niveles que sean necesarios, se refieren al control previo, control concurrente y

control posterior interno. No existen unidades administrativas que se encarguen por

separado de este tipo de controles, estos están incorporados a los procesos normales que

siguen las operaciones; los controles previos se refieren a actividades simples, quizá

como preguntarse antes de autorizar la compra de algo, si no existe en los almacenes, o

si existe partida presupuestaria para proceder a comprometer los recursos, etc. 

Los controles previos son los que más deben cuidarse porque son fuentes de riesgo, ya

que si uno de esos no se cumple puede incurrirse en compras innecesarias, decisiones

inconvenientes, compromisos no autorizados, etc. por lo que aquí también juega la

conciencia de los empleados ya que si cada uno de ellos se convierte en el control previo

del paso anterior, las posibilidades de desperdicio y corrupción, son menores. 

Control interno concomitante 

Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el mismo

momento de su ejecución, lo cual está relacionado básicamente con el control de calidad. 

Control interno posterior 

Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se practica por

medio de la Auditoría Gubernamental; por su aplicación se clasifica en: 

Control posterior interno 

Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y se practica por

medio de la Auditoría Interna de cada organización. 

Control posterior externo 

Es el examen posterior de las operaciones financieras y administrativas y es

responsabilidad exclusiva del Organismo Superior de Control, a través de la Auditoría

Gubernamental. 

Documentación del control interno 

El control interno se encuentra en todos los niveles y en todas las acciones y funciones,

por tanto, debe estar respaldado por toda la legislación, sistemas, documentación de

soporte, información y demás criterios utilizados en las operaciones, creando los archivos

que las necesidades ameriten, de acuerdo a la tecnología existente. 

Las funciones de los empleados y todos los procedimientos operativos, deben constar en

documentos que sirva de partida para evaluar y documentar las acciones llevadas a cabo

por cada persona. 

2.3.2 EJECUCION PRESUPUESTAL

En cuanto a la Ejecución presupuestal, una vez aprobados los programas , corresponde a

los organismos ejecutivos llevarlos a la realidad , para este efecto la administración

pública es la encargada de tomar medidas necesarias para el cumplimiento de las metas

programadas y con una dirección adecuada, las organizaciones deberán estar

estructuradas de manera conveniente, existir una división de trabajo racional, estar bien

definida las líneas de autoridad y asesoría, tener precisadas las funciones del personal,

hecha la descripción de puestos sistematizados los procedimientos y métodos instaladas

convenientemente las oficinas, para el funcionamiento eficiente de las organizaciones es

indispensable contar con una dirección acertada , los directores y supervisores deben

tener orientación acertada, conocer a fondo el sentido y alcances del objetivo y el

cumplimiento de las metas, que se refleja en la fase de Ejecución Presupuestal.

El objetivo del sistema de control interno aplicado al sistema de presupuesto es proveer

de seguridad razonable a la entidad que ejecuta las transacciones de acuerdo con las

normas presupuestales.

PROCESO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

La programación presupuestaria corresponde a las previsiones de ingresos y gastos de

créditos internos y externos, de inversión pública y administraciones de bienes y servicios

para ser orientados prioritariamente a la realización de obras, prestaciones de servicios

públicas básicos y a la satisfacción de las metas nacionales de naturaleza económica y

social definidas.

Según Alvarado5El compromiso es un acto emanado de autoridad afecta total o

parcialmente las asignaciones presupuestarias, previo al pago de obligaciones contraídas

de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio, dentro del marco establecido por las Leyes

anuales de Presupuesto, Las Directivas del Proceso Presupuestario y a la presente Ley.

5

El compromiso no debe exceder los niveles aprobados en la Asignación Presupuestal del

Gasto ni de los Calendarios Aprobados por el Pliego. Se prohíbe la realización de

compromisos si no cuenta con la respectiva asignación presupuestaria aprobada.

El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente Específica de Gasto

reduciendo su importe del saldo disponible de la asignación presupuestaria, a través del

respectivo documento oficial.

La Otra Fase de la Ejecución Presupuestaria es la del devengado , que es la

obligación del pago que se asume como consecuencia del respectivo compromiso

contraído. Comprende la liquidación, la identificación del acreedor y la determinación del

monto, a través del respectivo documento oficial.

En el caso de Bienes y Servicios se configura, a partir de la verificación de conformidad

del bien recepcionado, del servicio prestado o por haberse cumplido con los requisitos

administrativos y legales para los casos de gasto sin contraprestación inmediata o directa.

ACTIVIDADES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

La ejecución del presupuesto institucional de los Hospitales del Sector Salud, tiene como

base la programación mensual del presupuesto institucional, donde se contempla las

actividades correspondientes.

DOCUMENTOS QUE GENERA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

En el Instructivo No. 1 “Documentos y Libros Contables”, de la Contaduría General de la

República, se destaca los documentos fuente del Sistema de Contabilidad

Gubernamental.

En este sentido, se indica que los documentos fuente del Área de Bienes lo constituyen la

Orden de Compra-Guía de Internamiento, Orden de Servicios, Pedido-Comprobante de

Salida (Pecosa), Inventario Físico, Existencias Valoradas de Almacén, Nota de Entrada al

Almacén y Control Visible de Almacén.

En el Área de Contabilidad, tenemos a la Orden de Compra-Guía de Internamiento, Orden

de Servicios, Pecosa, Nota de Entrada al almacén y otros documentos.

En el Área de Fondos de las entidades del Sector Público, se destacan los siguientes

documentos fuente: Recibo de Ingresos, Papeleta de Depósitos, Nota de Cargo, Nota de

Abono, Comprobante de pago, Planillas de Haberes y Pensiones, Valorización de obra y

otros.

En el Área de Presupuesto, los documentos que sustentan operaciones contables

de las áreas de bienes, servicios y fondos sirven para afectar el presupuesto

institucional.

El Área de Operaciones complementarias, aplica como documentos fuente las

Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas Fianza y además todos los

documentos que se utilizan en las áreas antes referidas.

El sistema contable gubernamental, establece que las operaciones registradas en los

libros principales y auxiliares, son efectuadas mediante el sustento del documento

fuente.

También establece que las transacciones financieras y presupuestarias deben ser

registradas contablemente en los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances; así como

en los libros auxiliares normados: Caja, Bancos, Registro de Ventas, Registro de

Compras, Registro del Fondo para pagos en efectivo y otros registros que la entidad

considere necesarios, para el mejor control de las operaciones y obtención de la

información gerencial pertinente a sus necesidades. Los libros y registros contables del

Sistema Contable Gubernamental, pueden ser llevados por cualquiera de los medios:

manual, mecanizado y procesamiento electrónico de datos (actualmente el Sistema

Integrado de Administración Financiera- SIAF), siempre que la información que se

obtenga por dichos medios, contenga todos los datos y referencias que el Sistema

Contable requiere.

Los libros, registros y documentos fuente de las operaciones, serán conservadas durante

el tiempo que señalan los dispositivos legales vigentes.

Por otro lado en el proceso de la auditoria gubernamental, se aplica la evidencia

documental, la que debe estar plasmada en los documentos fuente. El auditor debe

evaluar la confiabilidad de la evidencia documental utilizada en respaldo de sus hallazgos

de auditoria.

El Auditor siempre debe considerar la posibilidad de que los documentos obtenidos en la

entidad podrían estar alterados. Cualquier alteración debe investigarse e informarse.

La experiencia profesional, me ha llevado a determinar que algunas entidades no vienen

reflejando en sus manuales de procedimientos administrativos y contables, los

documentos fuente que sustentan sus operaciones. También, he tenido la oportunidad

de encontrar documentos fuente con errores, borrones, correcciones en fechas,

cantidades, conceptos, importes, falta de firmas y sellos y otros datos.

Asimismo los documentos fuente no vienen siendo archivados y conservados

adecuadamente siguiendo un orden cronológico y/o correlativo, lo que impide su fácil

acceso y explotación.

Los documentos fuente no son adecuados a los formatos establecidos por las Oficinas

Centrales de los Sistemas Administrativos, en armonía con las disposiciones legales

vigentes.

También las autoridades no proveen los recursos necesarios para mantener la integridad

de la documentación, que permita protegerla razonablemente contra todo riesgo

(deterioro, robo, incendio, inundaciones, etc.)