TERRASSA ARXIUDIGITAL

/autèntics per sempre/

Joan Soler JiménezDirector de l’Arxiu Històric de Terrassa

QUÈ ENTENEM PER ARXIU DIGITAL?

• Repositori = Dipòsit especialitzat en documents digitals.

• Preservació i Conservació a mitjà i llarg termini.

• Seguretat tecnològica (Model de continuïtat de negoci).

• Simplicitat de l’arquitectura (OAIS).

• Orientat a objectes digitals amb significació documental.

• La signatura digital i el ressegellat no són la darrera opció.

• Una plataforma independent de les plataformes de producció.

• Hi apliquen polítiques d’arxiu i no només de gestió de sistemes informàtics.

INGRÉS EN EL SISTEMA (REG) [Tr] (N1)

NEGOCI (BPM) [Tr] (N2)

GESTOR DOCUMENTAL (UCM) [Vi] (N3)

GESTOR ARXIU (URM) [Vi] (N3)

TERRASSA ARXIU DIGITAL (PERPETUA) [Ar] (N4)

ON TROBEM L’ARXIU DIGITAL?

NIVELLS DE SEGURETAT

NIVELL 1:

POTENCIAR L’ACCÉS

NIVELL 2:

ACCÉS + SIGNATURA

NIVELL 3:

ACCÉS + SIGNATURA + SEGELL DE TEMPS +

METADADES

NIVELL 4:

ACCÉS + VALIDACIÓ+ METADADES + METADADES

PRESERVACIÓ

QUIN OBJECTE DIGITAL?

• DOCUMENT/S ORIGINALS

• SIGNATURA DIGITAL I METADADES DE SIGNATURA SI LES TÉ.

• METADADES CONTEXT, ESTRUCTURA I CONTINGUT (ESQUEMA AJUNTAMENT DE TERRASSA).

• METADADES METS I PREMIS.

• METADADES FOXML.

• METADADES D’ESDEVENIMENTS A L’INTERIOR DE L’ARXIU DIGITAL.

QUÈ CONVERTIM A OBJECTE DIGITAL?

• EXPEDIENTS ELECTRÒNICS DE L’AJUNTAMENT DE TERRASSA (ENI).

• CÒPIA DIGITALITZADA DE DOCUMENTS ANALÒGICS (PAPER, PERGAMÍ) DE L’ARXIU HISTÒRIC.

• FOTOGRAFIES.

• DOCUMENTS AUDIOVISUALS.

• PETITES APLICACIONS.

• BASES DE DADES.

PLATAFORMA

GESTIÓN EVIDENCIAS

INGESTA

GESTIÓN DE DATOS

ALMACÉN

CO

NSU

LTA

R

ECU

PER

AC

IÓN

PLAN DE PRESERVACIÓN

ADMINISTRACIÓN

PREINGRESO

Sello de tiempo Migrador formatos

MÒDUL DE MIGRACIÓ SEGURA

Plataforma de Archivo Definitivo

Motor de identificación de los expedientes /

documentos afectados

Recuperación de

documentos

Inserción de

imágenes

Ejecución del

proceso

Módulo de

migración

Certificación del

proceso

Módulo de

comparación

Original

Copia

Administración del sistema

QUÈ FA TERRASSA ARXIU DIGITAL?

T-ARX treballa amb els expedients electrònics tancats generats per l’Ajuntament.

T-ARX s’instal·larà en el CPD de l’Ajuntament (però es treballa també en una versió SaaS).

El producte valida la consistència de l’expedient en el moment de la ingesta: Validesa designatura, completesa de metadades, integritat de l’índex. Generació de rebut d’ingesta.

Els expedients s’emmagatzemen en format FedoraXML per a la seva preservació.

T-ARX aplica l’estàndard internacional OAIS per a l’ingesta i consulta dels expedients.

La preservació dels expedients inclou la gestió dels principals processos dels documents:

Gestió d’accessos

Polítiques d’eliminació i disposició

Migració certificada de formats

Ressegellat de documents i expedients

Gestió d’evidències d’auditoria

QUÈ FA TERRASSA ARXIU DIGITAL?

T-ARX permet exportar els expedients en un format certificat (individualment o enbloc), tant per certificar la seva custòdia com per ingressar-los, si cal, en una altraplataforma.

Gestió d’usuaris: alta, baixa, autenticació i control de sessió.

Gestió del quadre de classificació: importació i administració.

Definició de perfils i drets d’accés associats a entrades del quadre.

Cerca de documents i expedients per les seves metadades

Recuperació de documents i expedients. Visualització ràpida d’un document.

Còpia certificada d’un element de l’arxiu.

Consulta i seguiment dels logs d’auditoria

Definició de polítiques d’eliminació. Aplicació de polítiques d’eliminació.

PERQUÈ UNA SOLUCIÓ PRÒPIA?

• El titular del fons no pot eludir la responsabilitat d’ocupar-se del seu arxiu.

• Hem pensat en clau d’administració local mitjana i gran, que pot disposar del seu servei d’arxiu i gestió de documents.

• Estratègicament posiciona el servei d’arxiu històric dins la gestió del cicle de vida del document electrònic.

• Creiem que la necessitat de preservació digital acabarà generant un mercat específic de solucions tecnològiques que permetrà proposar millores als productes inicials.

IMPLANTACIÓ

Fase 1 (Primer semestre 2014)

• Utilitats bàsiques de ingesta i emmagatzemament dels expedients.

• Consulta simple i visualització.

• Validació completa a la ingesta: signatures, valors de metadades, integritat, classificació i accés.

• Gestió de índexs i foliat en el procés d’ingesta.

Fase 2 (Segon semestre 2014)

• Administració del quadre de classificació.

• Ingesta massiva i integració amb sistema de l’Ajuntament.

• Definició i execució de polítiques d’eliminació.

Fase 3 (Primer semestre 2015)

• Inici del pilot a l’Ajuntament de Terrassa.

• Generació i consulta d’informes d’auditoria.

• Manteniment de polítiques de resegellat.

• Exportació certificada d’expedients, fons i calendaris.

• Desplegament del model SaaS.

• Mòdul de Migració de formats.