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TERMINOS DE REFERENCIA

PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA 315-2013

SELECCIÓN DE LA FIDUCIARIA CON LA CUAL SE CELEBRARÁ UN CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL PARA EL MANEJO DE RECURSOS DE LA UPME VIGENCIA 2013

Bogotá D.C., JUNIO DE 2013



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TABLA DE CONTENIDO Pág

RECOMENDACIONES GENERALES 3 CAPÍTULO I. OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN 4 CAPÍTULO II. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 16 CAPÍTULO III. RECHAZO DE PROPUESTAS 22 CAPÍTULO IV. ANÁLISIS, COMPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS 24 CAPÍTULO V. 30 5. FORMULARIOS 30 5.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 30 5.2 FORMULARIO EXPERIENCIA ESPECÍFICA MINIMA DE LA FIRMA PROPONENTE (1) 32 5.3 FORMULARIO No. 5. 3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DE LA FIRMA PROPONENTE – CALIFICACION CANTIDAD DE CONTRATOS (1) 33 5.4 FORMULARIO No. 5. 4 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DE LA FIRMA PROPONENTE – CALIFICACION VALOR DE CONTRATOS (1) 34 5.5 FORMULARIO No. 5. 5 EXPERIENCIA ESPECÍFICA MINIMA DE LA FIRMA PROPONENTE CALIFICACION CATEGORIA DEL CONTRATANTE (1) 35 5.6 FORMULARIO No. 5. 6 RELACIÓN DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO 36 5.7 FORMATO No. 5.7 EXPERIENCIA ESPECÍFICA (1) DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO 37 5.8 FORMULARIO CERTIFICACIÓN PROMOCION A LA INDUSTRIA NACIONAL 38 6. MINUTA DEL CONTRATO 39



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RECOMENDACIONES GENERALES

Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: 1. Leer cuidadosamente estos términos de referencia, antes de elaborar la propuesta. 2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas

en los presentes términos de referencia. 3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliada. 4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron

completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán.

5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que está enterado a

satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir su oferta económica y las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.

6. La UPME podrá aplazar, suspender o terminar el presente proceso por fuerza mayor o caso fortuito o

cualquier otro hecho no imputable a la UPME sin que tales hechos se puedan aducir por los oferentes o participantes para solicitar el reconocimiento y pago de algún tipo de indemnización.

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CAPÍTULO I. OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

1.1 ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN Mediante el artículo 2 del Decreto 255 de 2004, por medio del cual se modificó la estructura de la Unidad de Planeación Minero-Energética, UPME, se estableció que la UPME manejará sus recursos presupuestales y operará a través del contrato de Fiducia Mercantil que celebre con una entidad fiduciaria, el cual se someterá a las normas del derecho privado. De esta manera y de acuerdo con dicha disposición legal, la UPME requiere seleccionar a la Fiduciaria con la cual suscribirá el contrato de fiducia mercantil, a través del cual operará y se manejarán sus recursos, los cuales de conformidad con lo señalado en el parágrafo del artículo 15 del referido decreto, son sufragados por Ecopetrol S.A., o quien haga sus veces; por la Empresa Nacional Minera Ltda., o quien haga sus veces; por Financiera Energética Nacional, FEN, o quien haga sus veces; y, por Interconexión Eléctrica S.A., ISA S.A., o quien haga sus veces, por partes iguales. Para llevar a cabo este proceso, se requiere abrir un proceso de selección para obtener de diferentes entidades fiduciarias propuestas para el manejo de los recursos de la UPME, cuyo objeto general del contrato actual es de: administración, manejo e inversión de los recursos, y se ha venido celebrando en cumplimiento a la normas que regulan el manejo del presupuesto de la Unidad.

1.2 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN Celebrar un contrato de Fiducia Mercantil, a través del cual se manejarán, administrarán e invertirán los recursos presupuestales asignados a la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME

1.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1.3.1 Administrar y manejar los recursos presupuestales asignados a la UPME, para su operación y

funcionamiento en la respectiva vigencia fiscal, de acuerdo con las normas del código de comercio y las normas presupuestales y contables aplicables a las entidades oficiales y que se encuentran vigentes.

1.3.2 Invertir los recursos de acuerdo a los lineamientos dados el Ministerio de Hacienda y crédito público

sobre la inversión forzosa en TES de conformidad con el Decreto 1525/2008 y sus reglamentarios , así como mantener la disponibilidad necesaria de recursos para el pago de las obligaciones que se generen.

1.3.3 Pagar dentro de los plazos establecidos en los términos de referencia y contrato, los gastos de funcionamiento e inversión de la UPME, los cuales serán acreditados ante la Entidad Fiduciaria en el momento y forma oportuna.

1.3.4 Realizar la liquidación y pago de las obligaciones contractuales ( órdenes y contratos).



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1.3.5 Los pagos que deberá realizar la Fiduciaria se efectuarán siempre y cuando existan recursos suficientes en el fideicomiso para cubrirlos.

1.3.6 Suscribir dentro del término máximo de dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud formulada por el

(los) ordenador (es) del gasto los actos y contratos que se requieran para garantizar el funcionamiento de la Unidad, con observancia del régimen interno de contratación y el manual operativo.

1.3.7 Atender las obligaciones derivadas de los contratos celebrados en el término máximo de dos (2) días hábiles siguientes al cumplimiento de los requisitos para generar la obligación, previa solicitud formulada por el (los) ordenador (es) del gasto, así como lo relacionado con las obligaciones de tipo tributario y no tributario de los contratos.

1.3.8 Efectuar el pago de la nómina de la planta de personal de la UPME, viáticos al interior y exterior, mediante transferencia ágil y oportuna en cuentas corrientes o de ahorros, que tengan las prerrogativas de las cuentas de nóminas, es decir exentas de comisiones, retenciones y cuota de manejo; así como lo relacionado con las obligaciones laborales, de tipo tributario y no tributario de los funcionarios vinculados a la planta de personal de la UPME.

1.3.9 Remitir a más tardar dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la terminación del periodo

mensual, los extractos de las cuentas bancarias aperturadas en desarrollo del contrato de Fiducia; no obstante deberán presentar dentro de los primeros cinco (5) días calendario siguientes a la terminación del periodo mensual un preliminar de los extractos de las cuentas bancarias señaladas.

1.3.10 La UPME no asumirá costos por ninguno otro concepto diferente de la comisión fiduciaria por lo

tanto no asumirá costos inherentes a gastos bancarios como notas debito, gastos de chequeras, cheques de gerencia, intereses de sobregiros, etc, con cargo a los recursos entregados en desarrollo del contrato de fiducia y de generarse estos deberán ser reintegrados al fideicomiso en el menor tiempo posible.

1.3.11 Cumplir con la designación del personal mínimo exigido en el capítulo IV de los Términos de

Referencia. Designar para el efecto, personal calificado de excelentes calidades y experiencia profesional y administrativa para el manejo de todo lo relacionado con la aprobación y ejecución del contrato y principalmente que garantice el cumplimiento de las obligaciones.

1.3.12 Asignar como Gerente del proyecto, de acuerdo con lo señalado en el capítulo IV de los Términos de

Referencia a un funcionario de excelentes calidades profesionales y suficiente experiencia e idoneidad, para que dirija el fideicomiso y adelante las gestiones pertinentes entre el Fideicomitente y la Fiduciaria.

1.3.13 Rendir los informes diarios, mensuales, semestrales y anuales sobre la ejecución del contrato con el

fin de dar cumplimiento a los requerimientos de los entes de control y regulación respectivos.

1.3.14 Realizar la devolución de los saldos de presupuesto no ejecutado en la vigencia junto con sus rendimientos a las Empresa Aportantes, de acuerdo con las órdenes impartidas por la UPME, dentro del plazo que se acuerde entre la UPME y la fiduciaria. Para lo cual se llevara un control detallado del recaudo de los aportes de cada una de éstas.



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1.3.15 Recaudar y manejar los demás dineros que surgieren de la ejecución de las funciones propias de la UPME, de acuerdo a las normas que la regulan.

1.3.16 Llevar el control de ingresos en forma detallada y según la indicación del Fideicomitente, acerca de

los recursos entregados en virtud del contrato y los rendimientos financieros que se generen del Fideicomiso.

1.3.17 Pagar dentro de los términos y condiciones establecidas por la Ley todos los aportes

correspondientes a la seguridad social integral y parafiscales a favor de las diferentes entidades tales como fondos de pensiones privados y públicos, entidades promotoras de salud privadas y públicas, Fondo Nacional del Ahorro, I.C.B.F. Caja de Compensación Familiar, Sena, DIAN, entre otras. Efectuar los pagos dentro de los plazos fijados para ello. La fiduciaria asumirá las sanciones por mora que genere su incumplimiento. De igual manera, reportar a la UPME, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes el pago de las obligaciones anteriores.

1.3.18 Pagar dentro de los términos y condiciones señalados por la UPME los descuentos de nómina que se

realicen a los funcionarios con destino a terceros autorizados, tales como préstamos, cooperativas, ahorros programados, embargos, etc., reportando dichos pagos a las respectivas entidades.

1.3.19 Pagar los servicios públicos de manera inmediata dada la prioridad en su pago, sin que pueda aducir

como el no pago, el término señalado para los pagos ordinarios. 1.3.20 Asesorar a la UPME en aspectos jurídicos, tributarios, financieros y contables relacionados con el

desarrollo de la fiducia mercantil y los demás que considere conveniente.

1.3.21 Realizar los reprocesos de obligaciones asumidas por la fiduciaria dentro de UN (1) día hábil siguiente a la fecha de la solicitud impartida por la UPME.

1.3.22 Realizar la cesión de los contratos que se encuentren en ejecución junto con los recursos disponibles

dentro del término de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de suscripción del contrato de fiducia a la Fiduciaria o entidad que a la fecha de terminación del contrato de fiducia, la UPME indique.

1.3.23 Aceptar la cesión de los contratos que se encuentren actualmente en ejecución junto con los recursos

disponibles. 1.3.24 Actuar y responder por todas las obligaciones tributarias, dentro de los términos de ley, que como

pagador debe asumir en virtud de lo dispuesto en el Estatuto Tributario vigente durante el término del contrato.

1.3.25 Previamente a la firma del contrato y una vez se haya hecho la adjudicación del mismo, elaborar el

borrador del reglamento del Comité Técnico y operativo, cuyo texto definitivo una vez acordado será suscrito entre las partes, con fundamento en los Términos de Referencia y la propuesta.

1.3.26 Efectuar los pagos al extranjero a que haya lugar, a través de transferencias bancarias a las cuentas

designadas. Las divisas para el pago se enviarán a la TRM de la fecha de giro, para lo cual la fiduciaria remitirá la liquidación definitiva para la legalización respectiva con el valor en pesos



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colombianos y teniendo en cuenta las retenciones a que haya lugar. Los costos que demanden las transacciones en el exterior, serán con cargo exclusivo a la FIDUCIARIA.

1.3.27 Adoptar los mecanismos físicos y de tecnología TIC necesarios en los procesos de manejo

presupuestal, contable y administrativo de SIIF -Sistema Integrado de Información Financiera, acuerdo a los lineamientos dados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

1.3.28 Efectuar los pagos autorizados por la UPME y que se encuentren pendientes de realizar a la fecha de

finalización del contrato de fiducia con cargo a los recursos entregados, para lo cual, se harán las reservas y se hará constar en el acta de liquidación.

1.3.29 Cumplido el objeto o vencido el término del contrato, presentar a la UPME dentro de los cuatro (4)

meses siguientes un informe final de operaciones realizadas. 1.3.30 Una vez presentado y aprobado el informe final de operaciones realizadas y los resultados obtenidos

a la UPME, elaborar el acta de liquidación del contrato. 1.3.31 Destinar los recursos humanos necesarios para la ejecución del contrato a suscribir, así como el

diseño organizacional propuesto para el mismo efecto. 1.3.32 Destinar el número de funcionarios para la operación del contrato que se requiera, sin que implique

modificación del mínimo grupo requerido en los Términos de Referencia 1.3.33 Disponer de un sistema que el contratista destinará para la ejecución del contrato a suscribir,

teniendo en cuenta criterios de capacidad, eficiencia y volumen de información a procesar. Debe señalar aspectos como número, tipo de equipos y software con los que dispone para el desarrollo del contrato de Fiducia Mercantil.

1.3.34 Poner a disposición el software contable que permita registrar a nivel del documento fuente las operaciones realizadas en desarrollo del contrato fiduciario de conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública y las demás disposiciones emanadas del Contaduría General de la Nación. Esta información debe servir de insumo , oportuno, confiable y suficiente para la consolidación de la información financiera pública.

1.3.35 Actuar como agente retenedor de las obligaciones tributarias que se generen al realizar los pagos a

los diferentes proveedores de bienes y servicios originados del funcionamiento de la entidad éstas

1.3.36 Disponer de un portal de pagos, donde se consulte diariamente las operaciones de los pagos realizados o abonados al beneficiario final y se detalle las deducciones o retenciones.

1.3.37 Remitir al día siguiente de efectuado la transferencia de los pagos a los proveedores de los bienes y servicios previa autorización por parte de la UPME, los comprobantes de egreso con el detalle de la operación, indicando claramente las bases y descuentos o retenciones practicadas objeto de este pago.



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1.3.38 Informar y remitir el cumplimiento de las obligaciones tributarias tales como la declaración de los respectivos impuestos nacionales y distritales, medios magnéticos, que se originen en desarrollo del objeto del contrato.

1.3.39 Realizar y atender las obligaciones y demás desembolsos requeridos en la forma y términos indicados en la propuesta.

1.3.40 Elaborar los contratos y actas de liquidación dentro de los términos indicados en la propuesta. 1.3.41 Entregar los informes señalados en la propuesta. 1.3.42 Cumplir con todas las demás obligaciones derivadas del contrato de fiducia mercantil (artículo 1266 y

ss del C. Co.) y las demás que se deriven de la propuesta, los términos de referencia y el manual operativo, los cuales forman parte integral del contrato.

1.4 TERMINO DE DURACION DEL CONTRATO El término de duración del contrato será de seis (6) meses comprometiendo recursos de la presente vigencia, El término de duración se contará a partir de la firma del Acta de Iniciación del contrato, previa aprobación de las garantías exigidas en el contrato, pago de los derechos de publicación del mismo.

1.5 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los principios constitucionales indicados en su Artículo 29, por la Resolución UPME No. 0036 del 01 de marzo de 2013 y por lo contenido en estos términos de referencia, en la audiencia de aclaraciones y las adendas que se emitan.

1.6 PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto oficial de la UPME para el pago de la comisión fiduciaria en el presente proceso es de CIENTO VEINTE MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MIL PESOS M/cte ($ 120.258.000) valor amparado bajo el CDP No. 15913 del 31 de mayo de 2013. El valor de la comisión fiduciaria indicado en el cuadro anterior se encuentra estimado para cubrir el pago correspondiente a los presupuestos para esta vigencia de $ 31.000.000.000

1.7 VALOR DE LA PROPUESTA El proponente deberá indicar el valor mensual fijo por concepto de comisión fiduciaria expresado en salarios mínimos COMO ÚNICA RETRIBUCIÓN a recibir. Bajo ninguna condición la UPME aceptará reconocimiento de valores adicionales a la comisión fiduciaria.



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NOTA: El valor de la comisión fiduciaria permanecerá fijo e inmodificable durante toda la vigencia del contrato.

1.8 SEDE DE EJECUCION DE LOS TRABAJOS El proponente deberá tener su sede principal en Bogotá D.C., debiendo asegurar el mecanismo mediante el cual va a operar para garantizar la interlocución directa, oportuna y con el nivel técnico – administrativo requerido por la UPME. Igualmente indicará la dirección, teléfono(s) y fax de la sede en la cual realizará las actividades propias del desarrollo del contrato, para el envío de correspondencia. El mecanismo bajo el cual se operará deberá ser descrito en la propuesta y en el caso que la UPME no esté de acuerdo con el esquema propuesto por el proponente ganador, la Unidad podrá pedir la modificación del mismo. Sólo si existe un acuerdo final sobre el mecanismo operativo se podrá firmar el contrato.

1.9 FORMA DE PAGO La comisión fiduciaria mensual, por la administración, manejo e inversión de los recursos será pagada previa presentación a la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME de la factura o cuenta de cobro, indicando el valor, y el periodo cobrado y acompañada del respectivo certificado de cumplimiento de pago de aportes parafiscales y seguridad social integral en la forma indicada en la Ley 789 de 2002 y 828 de 2003, expedida por el revisor fiscal. El contratista asumirá todos los impuestos, tasas o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia.

1.10 CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN EL CONCURSO Podrán presentar propuestas todas las sociedades fiduciarias legalmente constituidas y debidamente autorizadas por la Superintendencia Financiera para realizar negocios fiduciarios, constituido mínimo con tres años antes de la fecha de apertura de este proceso de selección abreviada. La fecha en que se publiquen los Términos de Referencia se considerará como la fecha de apertura del proceso. La fecha señalada como límite para entrega de propuestas, se considerará como la fecha de cierre del proceso. Estas fechas se encuentran determinadas en el Cronograma del Proceso.

1.11 CRONOGRAMA DEL PROCESO

ACTIVIDADES Desde Hasta

APERTURA Y PUBLICACION DE TÉRMINOS DEFINITIVOS 11 junio-2013

RECEPCIÓN ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS 11 junio-2013 14 junio-2013

RESPUESTA A LAS ACLARACIONES 18 junio-2013



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CIERRE (ENTREGA DE PROPUESTAS) 25 junio-2013 03:00 p.m.

PUBLICACIÓN DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB O DISPONIBILIDAD EN SECRETARIA GENERAL

03 julio 2013

RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES A LOS INFORMES DE EVALUACIÓN

04 julio-2013 05 julio-2013

RESPUESTA A OBSERVACIONES DE EVALUACIÓN EN PÁGINA WEB o SECRETARIA GENERAL

09 julio-2013

SELECCIÓN PROPUESTA FAVORABLE PARA LA UPME 10 julio-2013

En el evento en que no se formulen observaciones al informe de evaluación, la adjudicación se realizará el 08 de julio de 2013.

1.12 CONSULTAS DE LOS PROPONENTES Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. y en la página web de la UPME (www.upme.gov.co) de acuerdo al cronograma descrito.

1.13 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso, para este efecto, los proponentes podrán solicitar aclaraciones mediante comunicación escrita dirigida a la Secretaría General – Contratos, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. y/o al correo electrónico [email protected]. La responsabilidad de las respuestas dadas será del grupo técnico, jurídico o financiero, según se trate la inquietud planteada. Todas las aclaraciones solicitadas dentro del tiempo previsto en el cronograma serán resueltas dentro del término previsto en el cronograma

1.14 ADENDAS En el evento en que se efectúen cambios al presente documento de Términos de Referencia definitivos, publicado en la página web, éstos se realizarán únicamente mediante adendas escritas, las cuales pasarán a formar parte del mismo. Las adendas serán publicadas en la página Web y podrá darse a conocer por medio electrónico a los interesados inscritos a la fecha de emisión de la respectiva adenda. Ninguna declaración verbal podrá afectar en manera alguna los términos, condiciones y adendas de los presentes términos de referencia.

1.15 PLAZO DE EVALUACION



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La UPME, dentro del término establecido en el cronograma del proceso, realizará los estudios técnicos, económicos ,jurídicos y financieros de las propuestas presentadas.

1.16 INFORMES DE EVALUACIÓN La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C, y serán publicados en la página Web de la entidad (www.upme.gov.co) por el término de dos (2) días hábiles de acuerdo con el cronograma del concurso, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Dichas observaciones serán resueltas por la parte técnica, jurídica o financiera de la UPME según el tema objeto de observación, dentro del término establecido en el cronograma del concurso.

1.17 TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación que le envíe la Unidad, acerca de la disponibilidad del contrato para la firma. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable para la entidad y considerada como elegible.

1.18 PARTES QUE INTERVIENEN 1.18.1 LA UPME Y LA FIDUCIARIA SELECCIONADA La Fiduciaria es la entidad seleccionada que manejará los recursos de la UPME y con quien se realizará la suscripción del contrato y los actos que se deriven del mismo. 1.18.2 SUPERVISOR La supervisión de este contrato será ejercida por el Secretario General de la UPME, o por quien este designe y así se dará a conocer al contratista en su oportunidad. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. El Supervisor deberá cumplir con las funciones estipuladas en el contrato que se derive de este proceso de selección.

1.19 CONDICIONES DEL CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION



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Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá registro presupuestal y aprobación de las garantías solicitadas. Previa la firma del contrato, el contratista deberá presentar debidamente diligenciado el formulario único de hoja de vida adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. El formato respectivo se encuentra en la dirección electrónica www.dafp.gov.co/publicaciones/formatos Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso o seleccionar al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad El contratista dispondrá de tres días hábiles contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato para la constitución de las garantías requeridas. Los gastos de legalización del contrato correrán por cuenta del contratista y no serán reembolsados.

1.20 COMITÉ TÉCNICO OPERATIVO DEL FIDEICOMISO La planeación, desarrollo y los aspectos operativos y financieros que surjan durante la ejecución del contrato, serán responsabilidad del comité operativo y financiero del fideicomiso, que estará integrado de la siguiente forma:

- Tres (3) representantes de la UPME: un (1) coordinador y dos (2) profesionales designados por la Dirección General de la UPME.

- Dos (2) representantes de la fiduciaria: estos dos actuarán con voz pero sin voto. Los representantes de la fiduciaria actuarán en este comité en calidad de asesores del Fideicomitente. Al comité podrán asistir en calidad de invitados todas aquellas personas que se consideren necesarias, quienes tendrán voz pero no voto. El comité, se encargará de efectuar la evaluación de la ejecución del contrato, así como determinar si se configuran las causales de incumplimiento del mismo.

1.21 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales se pacta como clausula penal una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato.

1.22 CESION DEL CONTRATO

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Se prohíbe al oferente seleccionado ceder total o parcialmente, a cualquier título, el contrato que se suscriba, salvo expresa aceptación de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPME.

1.23 FORMAS DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO Podrá darse por terminado el contrato suscrito, por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de ellas como consecuencia del incumplimiento debidamente comprobado de cualquiera de las obligaciones derivadas del presente contrato por parte del contratante o del contratista. Igualmente si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de EL CONTRATISTA o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera imposible, las partes podrán dar por terminado el contrato que suscriban. Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control del oferente seleccionado o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera impracticable temporalmente, las partes podrán suspender el contrato por el tiempo que resulte estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo, teniendo presente que de ninguna manera el tiempo total de duración del contrato podrá ser superior al término de duración del contrato.

1.24 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de LA UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA – UPME, expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros debidamente establecida en Colombia. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato:

Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia

Cumplimiento del Contrato 20% Del Contrato La del contrato y seis (6) meses más.

Calidad del servicio 20% Del Contrato La del contrato y un año más

Salario y Prestaciones sociales 5% Del Contrato La del contrato y tres años más

Nota: el valor del contrato y base para constituir las garantías de cumplimiento, calidad, salarios y prestaciones sociales indicadas corresponderá al valor total de la comisión fiduciaria. Adicionalmente se deberá entregar copia de la póliza de infidelidad y riesgos financieros y responsabilidad civil con anexo de errores y omisiones, que ampare los bienes administrados en desarrollo del contrato de fiducia a suscribir. Será admisible la póliza global bancaria siempre y cuando cubra los riesgos señalados.



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1.25 ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO Los productos resultado del contrato se recibirán en las instalaciones de la Unidad, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad.

1.26 CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente concurso, deberán dirigirla a la Secretaría General – Contratación -, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la Dirección: [email protected].

1.27 INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS Queda expresamente entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre La UPME y el oferente seleccionado o el personal que éste contrate para la realización de las actividades que constituyen objeto del contrato a suscribir. El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME- contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza, ocasionados por el Contratista, sus subcontratistas (grupo de profesionales o sus proveedores), durante la ejecución de los servicios que se contraten.

1.28 VISITAS La Unidad de Planeación Minero Energética se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrolla su actividad económica los oferentes y en la ejecución del contrato al respectivo contratista.

1.29 REVALUACION DEL CONTRATISTA (PROVEEDOR) Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma NTC 1000:2004, al vencimiento del término del contrato se realizará la reevaluación de proveedores por parte del supervisor del contrato siguiendo los siguientes criterios:

CRITERIOS REVALUACION PROVEEDOR CALIFICACION MAXIMA

1. Calidad del producto o servicio 10, así: Excelente 10, bueno 8;

regular 5 y malo 2

2. Oportunidad (cumplimiento Tiempo de entrega) 10, así: Excelente 10, bueno 8;

regular 5 y malo 2

4. Reclamos sobre el producto o servicio 10, así: 0 quejas 10; de 1 a 5 , 5 puntos y más de 6 se asigna 0

puntos

Nota: Promedio mínimo 6 puntos Promedio

mailto:[email protected]



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1. La calidad del producto se tomará con base en la certificación expedida por el supervisor del contrato. 2. La de oportunidad con base en la fecha de entrega del producto (fecha de radicación o acta de

entrega) 3. Reclamos de productos para ello se tendrá en cuenta la información que al respecto señale el

supervisor del contrato.

Esta reevaluación se dará a conocer por escrito al proveedor (contratista).

1.30 TIPIFICACION DE RIESGOS

TIPO DE RIESGO TIPIFICACIÓN

ESTIMACIÓN ASIGNACIÓN

Sobrecostos por contingencias para garantizar la oportunidad y continuidad en la operación

MEDIO 100% del daño o perjuicio

Contratista

Pérdidas de recursos objeto de la fiducia por pagos a beneficiarios por valores diferentes a los ordenados

ALTO 100% del daño o perjuicio

Contratista

Pérdidas de recursos objeto de la fiducia por la omisión en la aplicación de retenciones y descuentos sobre pagos a beneficiarios

MEDIO 100% del daño o perjuicio

Contratista

Indemnizaciones, reclamaciones e Intereses de mora por inoportunidad e inexactitud en el pago a beneficiarios


Contratista

No acceso a la red de servicios financieros a nivel nacional, departamental o municipal

BAJO 100% del daño o perjuicio

Contratista

Pérdida de recursos objeto de la fiducia relacionados con eventos de infidelidad Financiera


Contratista



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CAPÍTULO II. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA El proponente deberá radicar su propuesta en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20, hasta la fecha y hora señalada para el cierre en el respectivo cronograma del proceso de selección abreviada. Se tomará como hora oficial de entrega de la propuesta, la hora y fecha indicada en el reloj de radicación de la Unidad, a falta de esta, la hora legal que indique el reloj de la página Web de la Superintendencia de Industria y Comercio. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un acta. Si se presentan discrepancias entre el original y alguna copia prevalecerá el original. 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá entregar en original y una copia. La propuesta deberá presentarse en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia), contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para la evaluación de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. Adicionalmente, si fuese necesario, la UNIDAD podrá solicitar que los oferentes aporten los formatos solicitados en estos Términos de Referencia, diligenciados tanto en forma impresa, como en medio magnético. El original y las copias presentarán idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así:

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPME- Proceso No. 315 de SELECCIÓN ABREVIADA “Propuesta para la contratación: SELECCIÓN DE LA FIDUCIARIA CON LA CUAL SE CELEBRARÁ UN CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL PARA MANEJO DE RECURSOS DE LA UPME 2013” Nombre del proponente: Dirección: Teléfono: Fax: E-mail:



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Original / copia 1

Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Para ser evaluada la propuesta es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento más no de calificación, razón por la cual se consideran subsanables a título de adición, modificación o complementación. 2.2.1 DOCUMENTOS JURÍDICOS 2.2.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo establecido en el formulario No.5.1. En esta carta el oferente deberá indicar, la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. 2.2.1.2 GARANTÍA DE SERIEDAD Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, -UPME- Nit. 830.000.282-1, por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta, entendiéndose como valor de la propuesta la aplicación de la comisión fiduciaria propuesta al total de la sumatoria del presupuesto estimado para cada vigencia presupuestal. La vigencia |de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha del cierre de este proceso de selección inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía legalmente establecida en Colombia. La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.



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En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada. En el evento de prórroga en el plazo de adjudicación, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el proponente deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término. El original de la garantía de seriedad y las copias de las ofertas les serán devueltas, previa solicitud, a todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo previsto. De la misma manera a los oferentes no favorecidos con la adjudicación del contrato. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la garantía de seriedad de la propuesta. Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta garantía y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad. 2.2.1.3 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos solicitados en el numeral 2.2.1 y otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención. 2.2.1.4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal o agencia en Colombia deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anterior a la fecha de entrega de propuestas Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. El objeto de la sociedad deberá permitir realizar el objeto de la presente contratación.



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2.2.1.5 CERTIFICACION DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA Las personas jurídicas deberán presentar certificado expedido por la Superintendencia Financiera, con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriors a la fecha de cierre del proceso, donde acrediten ser una sociedad fiduciaria legalmente constituida, en funcionamiento y sometida a la vigilancia y control de la Superintendencia Financiera. En caso de que exista inconsistencia o diferencia entre este certificado y el expedido por la Cámara de Comercio, primará aquel que fue emitido por la Superintendencia Financiera de Colombia. 2.2.1.6 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso, deberá presentar el acta o extracto de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado. 2.2.1.7 CALIFICACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE PORTAFOLIOS TRIPLE A (AAA) Acreditación de una calificación AAA, otorgada para riesgo de contraparte o para administración de portafolios por una entidad calificadora de riesgo debidamente aprobada para actuar en Colombia 2.2.1.8 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA DE LOS REPRESENTANTES LEGALES En el caso de personas jurídicas se adjuntará fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. 2.2.1.9 FOTOCOPIA DEL RUT DE LA EMPRESA O EMPRESAS 2.2.1.10 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo a los requerimientos de ley y/o el Representante Legal si no estuviere obligado a tener aquel, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del concurso (Ley 789 del 2002. 2.3 DOCUMENTOS FINANCIEROS La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros con corte a 31 de diciembre de 2012 y que a continuación se enuncian:



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Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al ochenta por ciento (80%) del valor del presupuesto total asignado a esta contratación. El capital de trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente. Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>1 ó =1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente.

Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al sesenta y cinco por ciento (65%). El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula

Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total.

2.3.1 ESTADOS FINANCIEROS NOTA: El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General detallado y Estado de Resultados del año 2012 acompañados del dictamen del revisor fiscal de los mismos periodos, con notas a los Estados Financieros, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal y el Revisor Fiscal, debidamente aprobados y autorizados por la Superintendencia Financiera. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación. 2.3.2 DOCUMENTOS DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL El proponente deberá adjuntar fotocopia de la Tarjeta Profesional y del certificado de vigencia de registro de inscripción profesional del contador y del revisor fiscal. De igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios de los mismos, expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este concurso. 2.4 DOCUMENTOS SUBSANABLES Únicamente serán subsanables a solicitud de la UPME:

La foliación de la propuesta al momento de la apertura de la misma.

Los documentos indicados en el numeral 2.2.1. La garantía de seriedad será subsanable siempre y cuando se haya aportado con la propuesta.

Los documentos señalados en el numeral 2.3.1, 2.3.2



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Las certificaciones para acreditar experiencia del proponente y de los profesionales, podrán ser motivo de aclaración, siempre y cuando se hayan presentado con la propuesta.

Los títulos de formación profesional, matrícula profesional y su traducción al castellano. Los documentos subsanables deberán presentarse dentro del término que indique la UPME en la respectiva solicitud. 2.5 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en estos términos de referencia, no se aceptan propuestas parciales, condicionadas ni propuestas alternativas técnicas o económicas. 2.6 RETIRO DE LAS OFERTAS Los originales de las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes. La copia de las mismas, junto con la póliza de seriedad de la oferta, podrá ser retirada por los oferentes no favorecidos, una vez adjudicado o declarado desierto el concurso. 2.7 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES

ARITMÉTICAS En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad.



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CAPÍTULO III. RECHAZO DE PROPUESTAS

3.1 CAUSALES DE RECHAZO Una propuesta será rechazada cuando se presente al menos cualquiera de las siguientes causales:

a. Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes.

b. Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del análisis de las propuestas.

c. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o

con nombres diferentes.

d. Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea.

e. Cuando el plazo máximo de entrega del servicio (informes) o instalación del objeto de la propuesta, exceda el exigido en estos términos de referencia.

f. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual

condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso.

g. Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la Entidad haya

verificado la información y consultado su veracidad.

h. El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley.

i. No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia.

j. Cuando no se presenten los documentos indicados en el capítulo II. y/o su presentación o

diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento, o no se subsanen dentro del término indicado por la UPME, o en la forma solicitada por la UPME.

k. Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Términos de

Referencia.

l. No demostrar la experiencia mínima exigida en el capítulo IV de los presentes términos de referencia.

m. No cumplir con las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el capítulo IV.



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n. Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía e-mail.

o. Presentar propuestas alternas, parciales o establecer condiciones contractuales diferentes a las indicadas en los presentes términos de referencia.

p. No diligenciar completamente el Formato de Capacidad Administrativa y Operacional.

q. No cumplir con las características mínimas exigidas en el Formato de Capacidad Administrativa y

Operacional.

r. Cuando el proponente no demuestre ser una sociedad legalmente constituida y autorizada por la Superintendencia Financiera para realizar negocios fiduciarios.

s. Las demás contempladas en la Constitución, la Ley y en el presente documento de Términos de Referencia.

3.2 TERMINACION DESIERTO DEL PROCESO La declaratoria de desierto del proceso, procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando no se presenten ofertas o cuando todas las propuestas se encuentren incursas en causales de rechazo, y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión.



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CAPÍTULO IV. ANÁLISIS, COMPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS

La UPME analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento de términos de referencia. Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento de términos de referencia. El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje. Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y económica resultantes. El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director de la Unidad. Previamente a la adjudicación, el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME y en la página Web de la Unidad, por el término indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y presenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se adjudicará. El Ordenador del Gasto mediante resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido previa selección objetiva, o declarará desierto el concurso, de lo cual se comunicará a todos los proponentes. 4.1 CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en el factor de evaluación correspondiente a “Experiencia del Proponente en cantidad de contratos”, si persistiere el empate se escogerá aquel que tenga el mayor puntaje en el factor “experiencia del proponente en valores de contratos ”; continuando el mismo se escogerá a quien haya ofertado menor valor, en su defecto la escogencia se realizará en audiencia pública mediante sorteo con la utilización de balotas, para lo cual se señalará fecha y hora. 4.2 EXPERIENCIA TÉCNICA HABILITANTE DEL PROPONENTE



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4.2.1 EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA

Con el fin de habilitar los oferentes para la participación en el proceso, estos deberán cumplir la experiencia que se indica a continuación: Corresponde a la experiencia demostrada en contratos de fiducia mercantil. Al menos uno de los contratos ejecutados o en ejecución deben corresponder a la administración de recursos de entidades del orden nacional Los proponentes deben demostrar su experiencia para atender el objeto de este proceso. Para tal efecto deben presentar como mínimo dos (2) certificaciones de experiencia de contratos EJECUTADOS con entidades oficiales de carácter nacional ,territorial, empresas industriales o comerciales del Estado o de economía mixta y dos (2) certificaciones de experiencia de contratos EN EJECUCION con entidades oficiales de carácter nacional ,territorial, empresas industriales o comerciales del Estado o de economía mixta, que se relacionarán en el formulario No. 5.2 indicado en el CAPITULO V y que cumplan con los siguientes requisitos: a. Certificación expedida por el contratante, en donde se indique claramente objeto (fiducia mercantil o encargo fiduciario), valor del contrato, fecha de iniciación y de terminación, con indicación del servicio prestado y cuya calificación de cumplimiento sea EXCELENTE O BUENA. b. Que el servicio haya sido prestado durante los últimos cinco (5) años y cuya duración haya sido igual o superior a seis meses, tratándose de contratos EJECUTADOS. d. Tratándose de contratos en ejecución el servicio deberá ser igual o mayor a seis (6) meses. e. Al menos uno de los contratos ejecutados o en ejecución deben corresponder a la administración de recursos de entidades del orden nacional 4.2.2 EQUIPO DE TRABAJO MÍNIMO REQUERIDO A continuación se presenta el equipo mínimo de profesionales que deben estar incluidos en la propuesta, para lo cual es indispensable tener el perfil y la experiencia específica que se describen en la siguiente tabla: El proponente deberá diligenciar los Formatos No.36 y 37de estos Términos de Referencia, en los cuales se relacionará la información allí requerida del siguiente personal mínimo:

Cargo Perfil mínimo Cantidad experiencia

Gerente Profesional en Economía ó Administración de Empresas ó Ingeniería Industrial ó Contaduría Pública o profesiones afines, con mínimo

1 Cuatro (4) años de experiencia profesional de los cuales como experiencia específica se debe acreditar un mínimo de dos (2) años en el manejo de fiducias de entidades públicas.



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Profesional Operativo

Profesional en Economía o Administración de Empresas ó Administración Pública ó Contaduría Pública ó Ingeniería Industrial o profesiones afines.

1 tres (3) años de experiencia profesional, de los cuales como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de dos (2) años en áreas afines a las obligaciones del encargo fiduciario

Profesional Contable

Profesional en Contaduría Pública tres (3) años de experiencia profesional, de los cuales como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de dos (2) años en el manejo contable de fiducia de entidades públicas.

Profesional de Análisis de Portafolios

Profesional en Economía ó Administración de Empresas ó Finanzas ó Ingeniería Industrial ó Contaduría Pública o profesiones afines,

Tres (3) años de experiencia profesional, de los cuales como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de dos (2) años en manejo específico de portafolios de inversión y análisis de riesgos financieros y en áreas afines a las obligaciones del encargo fiduciario.

Profesional en temas jurídicos

Profesional en Derecho, con especialización en Derecho Administrativo o público o Comercial,

Mínimo tres (3) años de experiencia en derecho comercial o Contratación Estatal.

Sobre el grupo básico de profesionales se deberá allegar

Fotocopia del título profesional y fotocopia del título de postgrado cuando se requiera

Fotocopia de la matrícula profesional de las profesionales exigibles

Hoja de vida

Certificados de experiencia profesional expedido por el contratante donde se acredite el plazo, objeto o cargo desempeñado

Diligenciar el Formulario No. 5.7 sobre el compromiso de participación

4.2.3 CAPACIDAD ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL Es de carácter obligatorio el cumplimiento de todos y cada uno de los objetivos específicos señalados en el numeral 1.3. La Unidad de Planeación Minero Energética, verificará el cumplimiento de las características ofrecidas por los proponentes frente a las características mínimas exigidas en estos términos de referencia. Las propuestas que cumplan con el mínimo establecido serán tenidas en cuenta para la calificación.



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Nota: El cumplimiento de los objetivos específicos no podrá ser objeto de condicionamiento.

4.3 CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA 4.3.1 PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN Los factores que se tendrán en cuenta para la evaluación de ofertas, representan un puntaje máximo de 1000 puntos., distribuidos así:

FACTORES DE EVALUACIÓN PUNTAJE PARCIAL

PUNTAJE TOTAL

OFERTA TÉCNICA 800

( 1) Experiencia del proponente en cantidad de contratos 300

( 2) Experiencia del proponente en valor de contratos 300

(3) Experiencia en contratos de fiducia mercantil o encargo fiduciario de acuerdo a la categoría del contratante

200

(4) APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL 100

OFERTA ECONOMICA 100

Comisión Fiduciaria 100

PUNTAJE TOTAL 1000

4.3.1.1. EXPERIENCIA EN CANTIDAD DE CONTRATOS El proponente que en su propuesta presente máximo cuatro (4) certificados adicionales o diferentes a los solicitados como requisito habilitante de contratos ejecutados o en ejecución de fiducia mercantil o encargo fiduciario con entidades del nivel nacional o territorial , obtendrá el puntaje que se indica a continuación:

CONTRATOS Puntos

4 300

3 200

2 100

1 50

El proponente deberá diligenciar el formulario 5.3 Las certificaciones para acreditar ésta experiencia deberán cumplir con la información solicitada en el numeral 4.2.1



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4.3.1.2 EXPERIENCIA EN VALOR DE CONTRATOS El proponente que en su propuesta presente máximo cuatro (4) certificados adicionales o diferentes a los solicitados como requisito habilitante, en donde la empresa contratante certifique que ejecutó o se encuentra ejecutando contratos de fiducia mercantil o encargo fiduciario de entidades oficiales del orden nacional o territorial o de economía mixta o industriales o comerciales del Estados en donde se indique el valor del contrato obtendrá el puntaje que se detalla a continuación :

Valor en Millones de Pesos Puntos

>10.001 Millones 300

>6 501Millones ≤ 10.000 Millones

200

> 3.501 Millones ≤ 6.500 Millones

100

> 2.500 Millones ≤ 3.500 Millones

50

En el evento en que no se certifique la anualidad se efectuará la proporción dividiendo el valor por los meses de ejecución Las certificaciones para acreditar ésta experiencia deberán cumplir con la información solicitada en el numeral 4.2.1. NOTA: El proponente deberá diligenciar el formulario No. 5.4. y podrá acreditar una misma certificación para la calificación señalada en los numerales 4.3.1.1 y 4.3.1.2, siempre y cuando la misma cumpla con los requisitos exigidos en cada calificación. 4.3.1.3 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE DE ACUERDO A LA CATEGORIA DEL CONTRATANTE Se otorgarä la siguiente calificación al proponente que acredite certificados de experiencia en contratos de fiducia mercantil o encargo fiduciario con entidades del nivel nacional, así:

Número de contratos Puntos

2 200

1 100

Si no acredita experiencia se le otorgará cero puntos. El proponente deberá diligenciar el formulario No. 5.5



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4.5 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL En desarrollo de lo establecido en la Ley 816 de 2003 y con la finalidad de apoyar la industria nacional se asignarán los siguientes puntajes:

Factor de puntaje Puntaje máximo

El Proponente certifica que utiliza en un 100% personal nacional para la ejecución del contrato

100

El Proponente que no certifica que utiliza en un 100% personal nacional para la ejecución del contrato

50

Se debe diligenciar el formulario No. 4.6 EVALUACIÓN ECONOMICA El valor total de la propuesta económica no podrá ser superior al presupuesto oficial asignado a esta

contratación .

En su oferta, el proponente debe incluir el valor de la propuesta desagregando el valor del IVA y sin cifras

decimales.

Se asignarán 100 puntos a la propuesta económica que oferte el menor valor antes de IVA y en forma

inversamente proporcional a las demás propuestas, siempre y cuando satisfagan en su totalidad los objetivos y

alcances del objeto . De lo contrario, le será asignado un puntaje de cero por lo defectuosa.

Precio Propuesta de menor valor, antes de IVA

Precio Propuesta del proponente i, antes de IVAPuntaje Propuesta Económica del Poponente i = x 100

4.7 EVALUACIÓN TOTAL DE LA PROPUESTA El puntaje total de evaluación de cada propuesta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en la evaluación de la propuesta técnica y la propuesta económica. El Comité evaluador se reserva la facultad de verificar la información suministrada por los proponentes y solicitar aclaraciones respecto de la documentación aportada sin que dicha solicitud implique mejora en la propuesta.



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CAPÍTULO V. 5. FORMULARIOS 5.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Señor DIRECTOR UPME Ciudad ------------------------------------------------------------------------------------, mayor de edad, vecino de----------- identificado con la cédula de ciudadanía número------------- expedida en ----------------, en mi calidad de representante legal ( o suplente o apoderado) de la sociedad ------------------, legalmente constituida y domiciliada en------------------ de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para el proyecto SELECCIÓN DE LA FIDUCIARIA CON LA CUAL SE CELEBRARÁ UN CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL PARA EL MANEJO DE RECURSOS DE LA UPME. En caso de que sea aceptada, la firma se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente

al proponente. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni

en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato.

Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar. 4. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos

cumplen con los requisitos en ellas exigidas. 5. Que conocemos el contenido de los términos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus

condiciones. 6. Que el término de duración de la presente prestación de servicios es de un plazo máximo de ________

meses. 7. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas, dentro de

los tres (3) días hábiles siguientes a la firma de éste. 8. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación. 9. Que el valor de la comisión fiduciaria, sobre el valor de los pagos efectivamente realizados por la Unidad

de Planeación Minero Energética – UPME, es:

AÑO COMISION MENSUAL EXPRESADA EN SALARIOS

TOTAL COMISION (6) MESES



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MÍNIMOS

2013

10. Que autorizamos a la UPME para comunicarnos o notificarnos cualquier asunto referente a este concurso

a través del correo electrónico que en el presente documento se señala. 11. Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados. El (los) suscrito(s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes: Nombre de la Empresa ---------------------------------------------------------------- Dirección ---------------------------------------------------------------------------------- Teléfono ----------------------------------------------------------------------------------- Fax ----------------------------- Ciudad ----------------------- Correo Electrónico -------------------------------- Atentamente, ----------------------------------------------------------- Nombre del Representante Legal

----------------------------------------------------------- Firma del Representante Legal



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5.2 FORMULARIO EXPERIENCIA ESPECÍFICA MINIMA DE LA FIRMA PROPONENTE (1) Nombre del proponente: _____________ _

Entidad Contratante

Objeto del contrato Valor del contrato Duración (años y/o fracción)

Fecha de:

Iniciación Finalización

(1): Ver definición de experiencia específica del proponente.



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5.3 FORMULARIO No. 5. 3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DE LA FIRMA PROPONENTE – CALIFICACION CANTIDAD DE

CONTRATOS (1) Nombre del proponente: _____________ _

Entidad Contratante

Objeto del contrato Duración (años y/o fracción)

Fecha de:





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5.4 FORMULARIO No. 5. 4 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DE LA FIRMA PROPONENTE – CALIFICACION VALOR DE CONTRATOS

(1) Nombre del proponente: _____________ _

Entidad Contratante

Objeto del contrato Valor del contrato Duración (años y/o fracción)

Fecha de:





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5.5 FORMULARIO No. 5. 5 EXPERIENCIA ESPECÍFICA MINIMA DE LA FIRMA PROPONENTE CALIFICACION CATEGORIA DEL CONTRATANTE (1)

Nombre del proponente: _____________ _

Entidad Contratante

Objeto del contrato Nivel de la entidad ( nacional o no)

Duración (años y/o fracción)

Fecha de:





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5.6 FORMULARIO No. 5. 6 RELACIÓN DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO (Diligenciar la información solicitada en este formulario, para EL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO Nombre del proponente: _____________ _

NOMBRE de los profesionales

CARGO EN EL PROYECTO

TÍTULO PROFESIONAL

FECHA GRADO

ESTUDIOS DE POSGRADO

EXPERIENCIA ESPECIFICA(1) (en meses)

Esp

ecia

lizac

ión

Mae

strí

a

Doc

tora

do

(1): Ver definición de experiencia específica de los profesionales. El detalle de esta experiencia específica se consignará en el Formato No. 4.



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5.7 FORMATO No. 5.7 EXPERIENCIA ESPECÍFICA (1) DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

NOMBRES Y APELLIDOS:

CARGO A OCUPAR:

DOMICILIO: DIRECCION:

TELEFONO: FAX:

CEDULA N°: PASAPORTE N°:

LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:

EXPERIENCIA ESPECIFICA (1)

ENTIDAD ACTIVIDAD DESEMPEÑADA

FECHA DE Duración (años y /o fracción) Iniciación Terminación

TOTAL EXPERIENCIA ESPECÍFICA EN MESES

suma experiencia específica3

Certifico mi intención y compromiso de participar en el estudio en caso de resultar elegida la propuesta.

___________________________________

Firma del profesional

(1): Ver definición de experiencia específica.

(2): Diligenciar este formato para cada uno de los profesionales del PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO. (3): Debe ser coherente con la información del Formato No. 3 (4): Adjuntar hojas de vida y certificaciones de formación académica y experiencia. (5) Firma original del profesional presentado



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5.8 FORMULARIO CERTIFICACIÓN PROMOCION A LA INDUSTRIA NACIONAL Señor DIRECTOR UPME Ciudad __________________________________, mayor de edad, vecino de _______________ identificado con la cédula de ciudadanía número ________ expedida en _____________, en mi calidad de representante legal (o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) _________, legalmente constituida y domiciliada en ___________ de conformidad con las condiciones que se estipulan en las condiciones técnicas necesarias, certifico que:

SI NO

Utilizaré en un 100% personal nacional para la ejecución del contrato

Atentamente, ___________________________________ Nombre del Representante Legal

_________________________________ Firma del Representante Legal



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6. MINUTA DEL CONTRATO

CONTRATO No. _______ SUSCRITO ENTRE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA – UPME y XXXX

CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL No__________________ SUSCRITO ENTRE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA – UPME y FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. Entre los suscritos, xxxxxxxxxxxxxxxxxx, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. xxxxxxxxxxxxxxx expedida en xxxxxxxxxxxx, quien obra en su calidad de Director General de la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, designado mediante Decreto de Nombramiento No.xxxxxxxxxxxxxxxxxdel xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx posesionado según consta en el Acta de Posesión No.xxxxxxxxxxxxxxxxxx ,obrando como representante legal y quien como fideicomitente en adelante se denominará LA UPME o EL FIDEICOMITENTE, y por otra parte xxxxxxxxxxxxxxxxx, igualmente mayor de edad identificada con la cédula de ciudadanía No. xxxxxxxxxx, en su calidad de xxxxxxxxxxxxxxxxxx y quien obra en nombre y representación de la xxxxxxxxxxxxxx, sociedad de servicios financieros, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., constituida mediante Escritura Pública xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxxxxxsegún consta en el certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, con autorización de funcionamiento proferida mediante xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, quien para los efectos del presente contrato se denominará LA FIDUCIARIA, hemos acordado celebrar el presente contrato de Fiducia Mercantil, previas las siguientes consideraciones:

1. Que mediante el artículo 2 del Decreto 255 de 2004, por medio del cual se modificó la estructura de la Unidad de Planeación Minero-Energética, UPME, se estableció que la UPME manejará sus recursos presupuestales y operará a través del contrato de Fiducia Mercantil que celebre con una entidad fiduciaria, el cual se someterá a las normas del derecho privado. 2. Que de esta manera y de acuerdo con dicha disposición legal, la UPME requiere seleccionar a la Fiduciaria con la cual suscribirá el contrato de fiducia mercantil, a través del cual operará y se manejarán sus recursos, los cuales de conformidad con lo señalado en el parágrafo del artículo 15 del referido decreto, son sufragados por Ecopetrol S.A., o quien haga sus veces; por el Instituto Colombiano de Geología y Minería o quien haga sus veces; por Financiera Energética Nacional, FEN, o quien haga sus veces; y, por Interconexión Eléctrica S.A., ISA S.A., o quien haga sus veces, por partes iguales. 3. Que para llevar a cabo este proceso, se requiere obtener de diferentes entidades fiduciarias propuestas para el manejo de los recursos de la UPME, cuyo objeto general del contrato actual es de: administración, manejo e inversión de los recursos, y se ha venido celebrando por el término de siete meses



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4. Que en Acta No. 001 de fecha xxxxxxxxxxxx el Comité de Gastos Generales APROBÓ la contratación de la Fiducia que manejará los recursos de la UPME, para lo que resta de la vigencia fiscal 2013. 5. Que la UPME, de conformidad con el Manual Interno de Contratación y teniendo en cuenta lo preceptuado en la Directivas Presidenciales 10 y 12 de 2002 que son de obligatorio cumplimiento para las entidades de orden nacional, para la celebración de este contrato, ha dado estricto cumplimiento en la aplicación de los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva tal como se acredita con la documentación que a ese respecto respalda la gestión administrativa que ha ejecutado la UPME, la cual reposa en sus dependencias por lo tanto, dio apertura el proceso de SELECCIÓN ABREVIADA No. xxxx para la selección de la fiduciaria con la cual se celebrará un contrato de fiducia mercantil para el manejo de recursos para lo que resta de la vigencia 2013, a través de la página Web de la Unidad, habiendo presentado propuesta xxxxxxxxxxxxxxx 6. Que según consta en Acta de Apertura del xxxxxxxxxxxxxxxxxx, presentaron propuesta dentro del término indicado en el cronograma de fechas proceso xxxxxxxxxxxxxxx: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 7. Que, la Dirección General de la UPME, acogiendo la recomendación del Comité Evaluador, seleccionó la fiduciaria xxxxxxxxxxxxxxxxxxpor cuanto su propuesta técnica y económica resultó ser la más favorable para la UPME. 8. Que de acuerdo con lo anterior, FIDUCIARIA xxxxxxxxxxxxx. cumple con las condiciones necesarias establecidas para ejecutar la Fiducia a contratar.

De conformidad con lo anteriormente expuesto las partes acuerdan:

CLÁUSULAS:

PRIMERA: NATURALEZA DEL CONTRATO.- El presente contrato de Fiducia Mercantil se rige por las disposiciones comerciales y civiles que le resulten aplicables. SEGUNDA: OBJETO.- El objeto del presente contrato es la administración, manejo e inversión por parte de la FIDUCIARIA de los recursos presupuestales asignados a la UPME, por el término de siete (7) meses comprometiendo recursos de la vigencia presupuestal 2013, los cuales serán transferidos por el FIDEICOMITENTE a título de Fiducia Mercantil, para la organización, operación, funcionamiento de la UPME e inversión de los mismos de acuerdo con las leyes anuales de presupuesto y los correspondientes movimientos presupuestales que se aprueben para las vigencias presupuestales, de acuerdo a las disponibilidades de las empresas aportantes y Ley 143 de 1994, todo de conformidad con lo señalado en los Términos de Referencia, adendas, aclaraciones y propuesta documentos que forman parte integral del presente contrato. TERCERA: DETERMINACION TRANSFERENCIA DE BIENES.- Con la firma del presente contrato EL FIDEICOMITENTE se obliga a transferir a la FIDUCIARIA los recursos presupuestales que de acuerdo con las leyes anuales de presupuesto y los correspondientes movimientos presupuestales se aprueben para las vigencias presupuestales de 2013. Los recursos antes mencionados serán entregados por el FIDEICOMITENTE, de acuerdo a las disponibilidades de las empresas aportantes y de conformidad con las normas presupuestales.



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CUARTA: PATRIMONIO AUTONOMO. – Con los recursos de que trata el presente contrato, la FIDUCIARIA conformará un patrimonio autónomo que se mantendrá separado de los bienes de la FIDUCIARIA y de los que correspondan a otros negocios fiduciarios. Dicho patrimonio especial o autónomo se denominará “PAP FIDEICOMISO UPME”, al cual se le aplican las previsiones de los Artículos 1226 y siguientes del Código de Comercio, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, Circulares de la Superintendencia Financiera de Colombia y demás disposiciones legales vigentes. QUINTA: OBLIGACIONES DE LA FIDUCIARIA.- Además de las obligaciones que emanan de la naturaleza y esencia del presente contrato, de los términos de referencia, las modificaciones efectuadas a los mismos, las comunicaciones aclaratorias de los Términos de Referencia, de la propuesta, del Código de Comercio y Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la FIDUCIARIA tendrá las siguientes obligaciones: 1. Administrar y manejar los recursos presupuestales asignados a la UPME, para su operación y funcionamiento en la respectiva vigencia fiscal, de acuerdo con las normas del código de comercio y las normas de presupuesto vigentes. 2. Invertir los dineros, mientras se destinan al pago de obligaciones, en un portafolio de alta liquidez, seguridad y rendimientos en entidades debidamente calificadas por firmas calificadoras de riesgos. Así mismo tener en cuenta los lineamientos dados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público sobre la inversión forzosa. 3. Pagar dentro de los plazos establecidos en la propuesta, los gastos de funcionamiento e inversión de la UPME, los cuales serán acreditados ante la Entidad FIDUCIARIA en el momento y forma oportuna. 4. Los pagos que deberá realizar la FIDUCIARIA se efectuarán siempre y cuando existan recursos suficientes en el fideicomiso para cubrirlos. 5. Celebrar dentro de los procedimientos y términos establecidos en el régimen interno de contratación y el manual operativo, los actos y contratos que se requieran para garantizar el funcionamiento de la Unidad, previa solicitud de los ordenadores del gasto. 6. Atender las obligaciones derivadas de los contratos celebrados en el término de los días hábiles propuestos, así como lo relacionado con las obligaciones laborales de tipo tributario y no tributario de los funcionarios vinculados a la planta de personal de la UPME. 7. Efectuar el pago de la nómina de la planta de personal de la UPME, viáticos al interior y exterior, mediante transferencia ágil y oportuna en cuentas corrientes o de ahorros, que tengan las prerrogativas de las cuentas de nóminas, es decir exentas de comisiones y retenciones es decir exentas de comisiones, retenciones y cuota de manejo. 8. Remitir diariamente a la UPME, los documentos soportes de los pagos realizados y de los ingresos recibidos, acompañados de los correspondientes soportes de contabilidad. 9. Remitir a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la terminación del periodo mensual, los extractos de las cuentas corrientes bancarias en las cuales se depositan los dineros entregados en desarrollo del contrato de Fiducia; no obstante deberán presentar dentro de los primeros cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del periodo mensual un preliminar de los extractos de las cuentas bancarias señalados. 10. La FIDUCIARIA asumirá los costos por concepto diferente de la comisión fiduciaria como costos inherentes a gastos bancarios como notas debito, gastos de chequeras, intereses de sobregiros, etc, que se lleguen a generar con cargo a los recursos en las cuentas bancarias en las cuales se consignen los dineros entregados en desarrollo del contrato de fiducia y de generarse estos deberán ser reintegrados al fideicomiso en el menor tiempo posible. 11. Cumplir con la designación del personal mínimo requerido en el capítulo IV de los Términos de Referencia. Designar para el efecto, personal calificado de excelentes calidades y experiencia profesional y administrativa para el manejo de todo lo relacionado con la aprobación ejecución del contrato y principalmente que garantice el cumplimiento de las obligaciones. 12. Asignar como Gerente del proyecto, de acuerdo con lo señalado en el capítulo IV de los Términos de Referencia a un funcionario de excelentes calidades profesionales y suficiente experiencia e idoneidad, para que dirija el fideicomiso y adelante las gestiones pertinentes entre el FIDEICOMITENTE y la FIDUCIARIA. 13. Rendir informes mensuales, semestrales y anuales sobre la ejecución del contrato y de acuerdo a los



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requerimientos de la Contaduría General de la Nación y Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 14. Manejo y entrega de los saldos de presupuesto no ejecutado en las vigencias junto con sus rendimientos a las empresas aportantes, de acuerdo con las órdenes impartidas por la UPME. 15. Recaudo y manejo de los demás dineros que surgieren de la ejecución de las funciones propias de la UPME, de acuerdo a las normas que la regulan. 16. Llevar el control de ingresos en forma detallada y según la indicación del FIDEICOMITENTE, acerca de los recursos entregados en virtud del contrato y los rendimientos financieros de los recursos entregados en Fideicomiso. 17. Pagar dentro de los términos y condiciones establecidas por la ley, las transferencias y en general todos los aportes correspondientes a la seguridad social integral y parafiscales a favor de las diferentes entidades tales como fondos de pensiones privados y públicos, entidades promotoras de salud privadas y públicas, Fondo Nacional del Ahorro, DIAN, entre otras. Efectuar los pagos dentro de los plazos fijados para ello, asumiendo las sanciones por mora que genere su incumplimiento. De igual manera, reportar a la UPME, dentro de los xxxxxxxxxxxxxxx días siguientes el pago de las obligaciones anteriores. 18. Pagar dentro de los términos y condiciones señalados por la UPME los descuentos de nómina que se realicen a los funcionarios con destino a terceros autorizados, tales como préstamos, cooperativas, ahorros programados, embargos, etc., reportando dichos pagos a las respectivas entidades. 19. Cancelar los servicios públicos de manera inmediata dada la prioridad en su pago, sin que pueda aducir como el no pago, el término señalado para los pagos ordinarios. 20. Asesorar a la UPME en aspectos jurídicos, tributarios, financieros y contables relacionados con el desarrollo de la fiducia mercantil 21. Realizar la cesión de los contratos que se encuentren en ejecución junto con los recursos disponibles dentro del término de tres (3) días contados a partir de la fecha de suscripción del contrato de fiducia a la Fiduciaria o entidad que a la fecha de terminación del contrato de fiducia, la UPME indique. 22. Aceptar la cesión de los contratos que se encuentren actualmente en ejecución junto con los recursos disponibles, previa vinculación Sarlaft de conformidad con el Manual Sarlaft de la FIDUCIARIA. 23. Responder por todas las obligaciones tributarias, dentro de los términos de ley, que como pagador debe asumir en virtud de lo dispuesto en el Estatuto Tributario vigente durante el término del contrato. 24. Previamente a la firma del contrato y una vez se haya hecho la adjudicación del mismo, elaborar el reglamento del Comité Técnico y operativo, el cual deberá ser suscrito por el representante legal de la FIDUCIARIA y el Director y/o Secretario General de la UPME, según se indique, conforme a lo señalado en los Términos de Referencia y propuesta. 25. Efectuar los pagos al extranjero a que haya lugar, a través de la entidad bancaria que sea definida previamente. También se podrán realizar transferencias bancarias a aquellos bancos en el exterior requeridos por el FIDEICOMITENTE. Las divisas para el pago se enviarán a la tasa de cambio de la fecha de giro para lo cual la FIDUCIARIA remitirá la liquidación definitiva para emitir la respectiva orden de pago con el valor en pesos colombianos. Los costos que demanden las transacciones en el exterior, serán con cargo exclusivo a la FIDUCIARIA. 26. Adoptar los mecanismos necesarios en caso de cambios sustanciales en los procesos de manejo presupuestal, contable y administrativo de acuerdo a los lineamientos dados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público respecto al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF. 27. Efectuar los pagos autorizados por la UPME y que se encuentren pendientes de realizar a la fecha de finalización del contrato de fiducia con cargo a los recursos entregados, para lo cual, se harán las reservas y se hará constar en el acta de liquidación. 28. Cumplido el objeto o vencido el término del contrato, presentar dentro de los cuatro (4) meses siguientes un informe final de operaciones realizadas y los resultados obtenidos a la UPME. 29. Una vez presentado y aprobado el informe final de operaciones realizadas y los resultados obtenidos a la UPME, elaborar el acta de liquidación del contrato. 30. Destinar los recursos humanos necesarios para la ejecución del contrato a suscribir, así como el diseño organizacional propuesto para el mismo efecto. 31. Destinar el número de funcionarios para la operación del contrato en el nivel académico y experiencia ofrecidos. 32. Disponer de un sistema que el contratista destinará, para la ejecución



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del contrato a suscribir, teniendo en cuenta criterios de capacidad, eficiencia y volumen de información a procesar. Debe señalar aspectos como número, tipo de equipos y software con los que dispone para el desarrollo del contrato de Fiducia Mercantil. Poner a disposición el software contable que permita registrar a nivel del documento fuente las operaciones realizadas en desarrollo del contrato fiduciario de conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública y las demás disposiciones emanadas del Contador General de la Nación. 33. Realización de los pagos y demás desembolsos requeridos en la forma y términos indicados en la propuesta. 34. Elaborar los contratos y actas de liquidación dentro de los términos indicados en la propuesta. Parágrafo. Queda expresamente entendido que la FIDUCIARIA no cuenta con la prerrogativa legal de expedir actos administrativos, para lo cual, los mismo serán de competencia de la UPME. 35. Entregar los informes señalados en la propuesta. 36. Cumplir con todas las demás obligaciones derivadas del contrato de fiducia mercantil (artículo 1266 y ss del C. Co.) y las demás que se deriven de la propuesta, los términos de referencia y el manual operativo, los cuales forman parte integral del contrato. PARAGRAFO PRIMERO: teniendo en cuenta la naturaleza de los recursos, no se podrán realizar cargos adicionales por ningún concepto, tales como: compra de chequeras, intereses de sobregiros, entre otros. PARAGRAFO SEGUNDO: LA FIDUCIARIA exigirá a los beneficiarios de los desembolsos, la constitución de las pólizas que el FIDEICOMITENTE indique. SEXTA: OBLIGACIONES DE LA UPME.- 1. La UPME vigilará el cumplimiento del contrato en los términos y condiciones pactadas, para garantizar la finalidad de la contratación propuesta. Para el efecto se designará al Secretario General como coordinador y dos profesionales especializados del Área Financiera, de los cuales uno será del Área de Presupuesto y otro del Área Contable, grupo que revisará los informes presentados por la FIDUCIARIA y podrá efectuar los requerimientos a que haya lugar. El Coordinador deberá informar ante la oficina jurídica de la UPME cuando se presente algún hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. 2. La UPME se compromete a: a) Entregar los recursos objeto de la Fiducia, que sean asignados conforme la Ley Anual de Presupuesto. b) Cancelar mensualmente a la FIDUCIARIA el monto de la comisión fiduciaria, con sujeción a las disponibilidades de recursos que realicen las empresas aportantes estipulaciones pactadas en el contrato, previa presentación de la factura y/o cuenta de cobro debidamente soportada y autorizada. c) Remitir la información requerida para el cumplimiento del contrato. d) Enviar comunicación escrita a la FIDUCIARIA indicando los contratos que deba celebrar, adjuntando la documentación requerida para su celebración, los pagos y desembolsos que deba efectuar con sujeción a las aprobaciones presupuestales y los recursos disponibles. e) Impugnar los actos anulables realizados por la FIDUCIARIA o solicitar su rescisión. f) Ejercer la acción de responsabilidad contra la FIDUCIARIA cuando a ello hubiere lugar. g) Rechazar todo acto efectuado por la FIDUCIARIA sin el consentimiento pleno y expreso del FIDEICOMITENTE o del ordenador del gasto de la UPME. h) Ejercer supervisión general de los aspectos técnicos operativos y financieros que surjan durante la ejecución del contrato, i) Informar a la Oficina Asesora Jurídica de la UPME cuando se presente algún hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. SEPTIMA: CARGOS AL FIDEICOMISO.- En desarrollo del fideicomiso la FIDUCIARIA no podrá incurrir con cargo a los recursos entregados, en sobregiros por el manejo de cuentas corrientes abiertas para la administración de los dineros del fideicomiso. Tampoco se podrán realizar cargos o notas débito, como compra de chequeras, intereses de sobregiros, consignaciones nacionales, etc. OCTAVA: RESPONSABILIDAD DE LA FIDUCIARIA.- Las obligaciones que la FIDUCIARIA asume en virtud del presente contrato son de medio, no de resultado y así se evaluará su desempeño y juzgará su



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responsabilidad. Sin embargo, la FIDUCIARIA responderá hasta por culpa leve en su gestión. Las partes dejan expresa constancia de que la FIDUCIARIA no responderá por el incumplimiento de las obligaciones adquiridas por personas con quienes contrate en acatamiento de una orden del FIDEICOMITENTE, ni aun en el caso de que la compañía de seguros con quien la FIDUCIARIA haya convenido la expedición automática de pólizas se haya negado a asegurar al contratista incumplido. Adicionalmente, la FIDUCIARIA no responderá por la mora en el pago de lo debido a un contratista, cuando la misma se deba a un retardo del FIDEICOMITENTE en impartir la orden correspondiente, ni tampoco por el pago de lo no debido cuando el mismo se haya efectuado en acatamiento de órdenes recibidas por el FIDEICOMITENTE. NOVENA: COMISIÓN FIDUCIARIA Y FORMA DE PAGO.- De conformidad con lo previsto en la oferta económica de la propuesta presentada por la FIDUCIARIA, la comisión fiduciaria mensual por administración, manejo e inversión de los recursos será de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxSALARIOS MINIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES Dicha comisión se pagará previa la presentación de la factura o cuenta de cobro debidamente aprobada por el área financiera de la UPME, xxxxxxxxxxxxxxxx acompañada del pago de aportes a la seguridad social integral y parafiscales, de conformidad con lo señalado en la ley 789 de 2002 y 823 de 2003. PARAGRAFO PRIMERO: Dentro de la comisión anterior están incluidos todos los gastos en que incurra la entidad fiduciaria para el cumplimiento del contrato. En consecuencia no se aceptarán cargos adicionales al fideicomiso por ningún concepto distinto de los porcentajes estipulados en la presente cláusula. PARÁGRAFO SEGUNDO: Las partes acuerdan que el valor de la comisión fiduciaria permanecerá fijo e inmodificable durante la duración del contrato. DÉCIMA: IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL.- El valor del presente contrato se pagará así: a) Hasta la suma de ($ 75.000.000); en la presente vigencia con cargo a la Sección 2109- UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA, Rubro 2-0-4 Adquisición de Bienes y Servicios; RECURSOS 20: Ingresos Corrientes, del presupuesto de funcionamiento aprobado para la vigencia de 2013 DÉCIMA PRIMERA: SUJECIÓN A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES.- La entrega de los recursos que el FIDEICOMITENTE se obliga a transferir se sujetará a las apropiaciones que con tal fin se hagan con cargo al presupuesto anual de la UPME y sea transferido por las empresas aportantes DÉCIMA SEGUNDA: CESIÓN DEL CONTRATO.- La FIDUCIARIA a ningún título el presente contrato, sin el expreso consentimiento del FIDEICOMITENTE, previo el cumplimiento de los procedimientos legales vigentes. DÉCIMA TERCERA: MODIFICACIONES, ADICIONES O ACLARACIONES AL CONTRATO.- El presente contrato podrá ser modificado, adicionado o aclarado de común acuerdo con las partes previo cumplimiento de los requisitos legales. DECIMA CUARTA: DURACIÓN DEL CONTRATO.- El término de duración del contrato será de SEIS (6) meses comprometiendo recursos de la presente vigencia. El término de duración se contará a partir de la firma del Acta de Iniciación del contrato, previa aprobación de las garantías exigidas en el contrato, pago de los derechos de publicación del mismo. El término de duración del contrato será prorrogable de común acuerdo entre las partes.



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DECIMA QUINTA: REGLAMENTO OPERATIVO Y FINANCIERO DEL FIDEICOMISO.- El reglamento interno operativo en el cual se determinen los lineamientos básicos que orientarán la ejecución del objeto del presente contrato se hará mediante un manual operativo que será puesto a consideración del Comité Operativo y Financiero del Fideicomiso de que trata la cláusula siguiente, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la suscripción del mismo, con el fin de obtener la aprobación de éste, el cual una vez aprobado formará parte integral del presente contrato. Los aspectos generales que contemplará el Reglamento Interno Operativo serán los siguientes: 1) Régimen y condiciones de los contratos y desembolsos. 2) Régimen de inversiones del contrato. 3) Los demás aspectos de diverso orden, encaminados a asegurar la eficacia y la seguridad en la ejecución contractual. DÉCIMA SEXTA: COMITÉ OPERATIVO Y FINANCIERO DEL FIDEICOMISO.- La planeación, desarrollo y los aspectos operativos y financieros que surjan durante la ejecución del contrato, serán de responsabilidad del Comité Operativo y Financiero del fideicomiso, que estará integrado de la siguiente forma: a) 3 representantes de la UPME (3 profesionales designados por el Director General de la UPME y b) 2 representantes de la FIDUCIARIA, estos dos últimos actuarán con voz pero sin voto. Los representantes de la FIDUCIARIA actuarán en este Comité en calidad de asesores del FIDEICOMITENTE. Al comité podrá asistir en calidad de invitados todas aquellas personas que se considere necesario, quienes tendrán voz pero no voto. DÉCIMA SÉPTIMA: FORMA DE EFECTUAR LOS DESEMBOLSOS DE RECURSOS DEL FIDEICOMISO.- El desembolso de los recursos a los contratistas, funcionarios de la UPME o cualquier otro beneficiario de pagos, sean estos entidades públicas, privadas o personas naturales, se hará mediante o abono a sus propias cuentas corrientes o de ahorros a través del sistema de consignación nacional de las diferentes entidades bancarias o de las corporaciones de ahorro y vivienda. Para tal efecto la FIDUCIARIA hará las consignaciones correspondientes en cada una de las cuentas que los contratistas le indiquen por escrito. PARAGRAFO PRIMERO: en caso que por cualquier circunstancia no sea posible efectuar el abono a una cuenta corriente o de ahorros, se hará el pago a través de giro directo a través de un Banco. PARAGRAFO SEGUNDO: Todos los desembolsos se realizarán previo cumplimiento del manual SARLAFT. DECIMA OCTAVA: VALOR DEL CONTRATO.- El valor del presente contrato será de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. DECIMA NOVENA: GARANTIA UNICA DE CUMPLIMIENTO.- La FIDUCIARIA se obliga a constituir dentro de los tres (3) días siguientes al perfeccionamiento del contrato, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, una garantía única de cumplimiento, mediante póliza única expedida por una compañía de seguros debidamente constituida y autorizada para funcionar en Colombia o una garantía bancaria que garantice el cubrimiento de los siguientes riesgos:

Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia

Cumplimiento del Contrato 20% Del Contrato La del contrato y seis (6) meses más.

Calidad del servicio 20% Del Contrato La del contrato y un año más

Salarios y Prestaciones sociales

5% Del Contrato La del contrato y tres años más



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Adicionalmente se deberá entregar copia de la póliza de infidelidad y riesgos financieros y responsabilidad civil con anexo de errores y omisiones, que ampare los bienes administrados en desarrollo del contrato de fiducia a suscribir. Será admisible la póliza global bancaria siempre y cuando cubra los riesgos señalados. PARAGRAFO PRIMERO: Para los pagos pactados el contratista deberá constituir la póliza aquí prevista. PARAGRAFO SEGUNDO: La póliza de seguro deberá ser la existente en el mercado a favor de ENTIDADES ESTATALES. PARAGRAFO TERCERO: El beneficiario o asegurado de tales pólizas deberá ser la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA – UPME. VIGESIMA: TERMINACIÓN DEL CONTRATO.- El presente contrato se podrá dar por terminado antes del vencimiento del plazo pactado: 1) Por mutuo acuerdo de las partes; 2) Por haberse ejecutado completamente su objeto o agotado su valor; 3) Por agotamiento de los recursos en el Fideicomiso; 4) Después de seis (6) meses de iniciada la ejecución del contrato y de conformidad con una evaluación efectuada por el COMITÉ OPERATIVO Y FINANCIERO DEL FIDEICOMISO, remitida al supervisor, si el FIDEICOMITENTE considera que los resultados de la evaluación no son satisfactorios; 5) Las partes acuerdan que si cualquiera de ella incumple las obligaciones a su cargo se dará por terminado el contrato y se procederá a su liquidación. PARÁGRAFO PRIMERO: Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de la FIDUCIARIA o de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME, la continuación de los servicios se hiciera imposible, las partes podrán dar por terminado el contrato. PARÁGRAFO SEGUNDO: Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de la FIDUCIARIA o de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME, la continuación de los servicios se hiciera impracticable temporalmente, las partes podrán suspender el contrato por el tiempo que resulte estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo, teniendo presente que de ninguna manera el tiempo total de duración de suspensión contrato podrá ser superior al término de duración del contrato. VIGÉSIMA PRIMERA: CLAUSULA PENAL PECUNIARIA.- En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales las partes acuerdan a título de penalidad una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. Este valor podrá ser tomado directamente del saldo que exista a favor de la FIDUCIARIA, quien en caso de incumplimiento autoriza al FIDEICOMITENTE para efectuar los descuentos señalados en esta cláusula, sin necesidad de requerimiento alguno a los cuales renuncian expresamente las partes. VIGESIMA SEGUNDA: MULTAS. En caso de mora o incumplimiento de las obligaciones por parte de EL y previo requerimiento e informe del supervisor, LA UPME podrá imponer y hacer exigibles las multas diarias y sucesivas, equivalentes al uno por ciento (1%) del valor de este contrato, las cuales entre si no podrán exceder del diez por ciento (10%) del valor del mismo. PARÁGRAFO: Para los efectos del cobro, se aplicará el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. VIGÉSIMA TERCERA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO.- Este contrato se considera perfeccionado con la suscripción por las partes, y su ejecución se iniciará a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación, previo registro presupuestal y una vez aprobadas por parte del FIDEICOMITENTE las garantías a que se hace referencia en el presente contrato y se haya acreditado el pago de los derechos de publicación por parte de la FIDUCIARIA.



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VIGESIMA CUARTA: LIQUIDACION.- La FIDUCIARIA a la terminación del presente contrato o a la fecha del acuerdo que así lo disponga, dentro de los seis (6) meses, presentará un informe detallado en donde se establezca el estado de las cuentas, desembolsos efectuados, rendimientos causados y en general toda la información que requiera el FIDEICOMITENTE y una vez aprobado este informe procederá a la elaboración de la respectiva acta de liquidación. VIGESIMA QUINTA: RESPONSABILIDAD E INDEMNIDAD.- La FIDUCIARIA responderá por los actos de sus subcontratistas como si hubiesen sido ejecutados por ella y mantendrá indemne a la UPME de toda reclamación que pueda surgir en razón de la responsabilidad exclusiva de la FIDUCIARIA. VIGESIMA SEXTA: PUBLICACIONES.- Corresponde a la FIDUCIARIA la publicación de este contrato en el Diario Único de Contratistas, obligación que se entenderá efectuada con el pago de los respectivos derechos. VIGÉSIMA SÉPTIMA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.- La FIDUCIARIA manifiesta bajo la gravedad del juramento que no se encuentra incursa en causal alguna de Incompatibilidad o Inhabilidad señalada en la Ley. VIGÉSIMA OCTAVA: COSTOS.- Las partes declaran que los costos en que incurra la FIDUCIARIA para cumplir con las obligaciones del contrato fueron contemplados por la misma en su propuesta y por lo tanto el valor que se acuerda pagar por sus servicios incluye todos los costos relacionados con el objeto contractual. En consecuencia, la entidad contratante no contrae obligación alguna con terceros, tales como transporte, costos laborales, servicios públicos, en general, cualquier otra erogación derivada de las actividades de la FIDUCIARIA. VIGÉSIMA NOVENA. CLAUSULA SARLAFT. EL FIDEICOMITENTE manifiesta que la documentación aportada verbalmente y por escrito, relacionada con el Sistema para la Administración del Riesgo del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT es veraz y verificable, y se obliga al cumplimiento de las Circulares Externas emitidas por la Superintendencia Financiera de TRIGÉSIMA. SOLUCION DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. Las partes convienen que en el evento en que surja alguna diferencia entre las mismas por razón o con ocasión del presente contrato, buscarán en primer término una solución directa mediante conciliación, la amigable composición o la transacción, dentro de los diez (10) días calendario siguiente, a la notificación que cualquiera de las partes envíe a la otra. Si en dicho término no fuere posible un arreglo a sus diferencias o a una parte de ellas, ambas convienen en someter el asunto a la autoridad judicial competente. TRIGÉSIMA PRIMERA. DOMICILIO CONTRACTUAL Y DIRECCIÓN DE LAS PARTES.- El domicilio para efectos contractuales será la ciudad de Bogotá D.C. La FIDUCIARIA recibirá comunicaciones en la xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx., y el FIDEICOMITENTE, UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA – UPME, en la carrera 50 No. 26-20 de Bogotá D.C. o en el sitio en que se ubiquen sus oficinas. TRIGÉSIMA SEGUNDA. INDEMNIDAD: Con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del presente contrato LA FIDUCIARIA se compromete y acuerda en forma irrevocable a mantener indemne a la UPME o quien haga sus veces por cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se



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deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, por cualquier reclamo, acción judicial, demanda, daño o responsabilidad de cualquier tipo o naturaleza que sea entablada por cualquier persona pública o privada, física o jurídica, o dependientes de LA FIDUCIARIA, cualquiera fuera la causa del reclamo, responsabilidad que se mantendrá aún terminado el contrato por cualquier causa. La responsabilidad se extenderá a indemnización, gastos y costas, sin que la enunciación sea limitativa. En estos casos LA UPME o quien haga sus veces queda facultado para afectar cualquier suma que por cualquier concepto LA FIDUCIARIA o quien haga sus veces le adeudara, sin que ello limite la responsabilidad de esta (e) última (o). Las partes una vez leído el contenido de presente contrato, manifiestan su conformidad, aceptan todas y cada una de las condiciones expresadas aquí y como constancia de ello firman en Bogotá D.C., el día POR LA UPME POR LA FIDUCIARIA xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Director (a) General Rep Legal

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