Términos de referencia presta tu pierna 2017

Arcángeles Fundación para la Rehabilitación Integral Calle 106 # 17ª-‐43 Telefono 6297077 Ext. 112.

Términos de Referencia Presentar cotización para la operación técnica de la carrera recreo-‐deportivo 11K Presta Tu Pierna. Objetivo de la convocatoria: contratar un operador logístico para el desarrollo técnico de la carrera 11K Presta Tu Pierna Ubicación: Ciudad de Bogotá Fecha de apertura de la convocatoria: 14 de diciembre de 2016 Preguntas e inquietudes: 21 y 22 de diciembre de 2016 Fecha de cierre: 27 de diciembre de 2016 Fecha de publicación de resultado: 4 de Enero de 2017 Antecedentes: La carrera atlética presta tu pierna 11k “Corre contra las minas” es una actividad recreo deportiva que se realiza en el marco del Día Internacional para la sensibilización contra las minas antipersonal. (4 de Abril). La primera versión se realizó en el 2012 y años tras año se ha venido desarrollando la carrera donde se visibiliza los sobrevivientes de minas antipersonal del país que hoy son más de 11.460. En el 2107 se apuesta desarrollar la carrera en su VI versión donde más de 4000 corredores prestarán su pierna por un país libre de minas y la visibilización a través de la inclusión de los sobrevivientes de este flagelo. Arcángeles, entidad que desarrolla y promueve la carrera, es una entidad sin ánimo de lucro que lidera proyectos encaminados a lograr la inclusión social de las personas con discapacidad y víctimas del conflicto armado que hayan adquirido una discapacidad. Actividades / Productos: se contratará los servicios profesionales de un operador logístico para desarrollar la “Carrera 11 k Presta Tu Pierna Corre Contra las Minas”, evento recreo deportivo en el que participan personas con discapacidad, familias y niños. Se realizan 3 recorridos 11K, 5 K y 22K para la carrera de hand cycle, los recorridos deben hacerse alrededor del centro comercial Gran Estación. Componentes que deben tener la propuesta:

1. Realizar la asesoría técnica de la carrera: trámites de permisos, elaboración de planes de emergencia y acompañamiento técnico.


2. Inscripciones y entrega de Kits a los participantes. Será bien valorado el uso de plataformas electrónicas o de cualquier mecanismo digital que permita la inscripción de los participantes desde dispositivos móviles.

3. Elaboración de planes de seguridad y logística 4. Entregable a participantes de los kits, medallas y, en general, productos de los

patrocinadores 5. Infraestructura para el punto de concentración y carril de salida y meta. 6. Infraestructura y dotación de los puntos de hidratación de los participantes. 7. Infraestructura de recorrido

ESPECIFICACIONES: El proponente deberá tener en cuenta que es una carrera donde participan personas con discapacidad, por tanto debe garantizarse las condiciones de accesibilidad. Simultáneo a la carrera recreo-‐deportiva se realizarán unas exhibiciones deportivas en la plazoleta de los alfiles del centro comercial Gran estación. Las condiciones de infraestructura y exhibición de esas actividades también deben ser cotizadas por el operador. El proponente para elaborar su propuesta deberá tener en cuenta que Arcángeles no pagará valores adicionales ocasionados por transporte de personas, y suministros, alimentación, hospedaje o cualquier otro costo que se derive de la prestación del servicio. Por lo anterior en la propuesta económica el valor que se defina deberá tener en cuenta dichos valores.

COTIZACIÓN

El proponente deberá basarse en las actividades a realizar que se describieron los puntos anteriores, indicando, de ser posible, los honorarios por cada servicio y si tienen algún valor adicional en virtud de una tasa, impuesto o tributo oficial.

Plazo de pago de las facturas

Arcángeles tiene como política realizar el pago dentro de los 60 días de la fecha de la presentación de la factura. Sin embargo los proponentes podrán ofrecer otras alternativas de plazo y/o descuento por pronto pago; es importante aclarar que deben informar la forma de pago neto y si hay descuento por pronto pago, cual es el porcentaje y el plazo establecido.

Arcángeles realizará los pagos al proponente seleccionado o a quien éste designe como beneficiario o autorizado, previa presentación de las facturas con las autorizaciones de cada servicio y con los documentos legales pertinentes.


CONDICIONES DEL CONTRATO

Atendiendo al principio de la buena fe, Arcángeles no se compromete a celebrar ningún tipo de contrato con cualquiera de los proponentes que espontánea y voluntariamente presenten sus ofertas, reservándose el derecho de aceptar o no las propuestas que se reciban, por ser una contratación eminentemente privada, ya que el presente documento de términos de referencia no constituye oferta comercial ni es una licitación pública.

Las condiciones que más adelante se plantean son genéricas y de ninguna manera vinculan a Arcángeles. En caso de que se decida contratar a un proponente se acordarán otras estipulaciones inherentes al negocio que se celebre.

A. Duración del contrato

El contrato tendrá una vigencia de máximo dos meses, sin posibilidad de prórroga.

B. Forma y medio de pago

Arcángeles realizará los pagos en moneda legal colombiana en los términos formulados en la propuesta y con aplicación de todos los impuestos a que hubiere lugar.

C. Responsabilidades del proponente: Sin perjuicio de los arreglos directos que se haga con el proponente seleccionado, a continuación se hace una lista no taxativa de las responsabilidades y obligaciones que eventualmente deberá ejecutar el proponente:

1. Tramitar y adquirir todas las licencias, autorizaciones o certificaciones que, de acuerdo con las normas distritales o nacionales, sean necesarias para ejecutar la “Carrera Presta Tu Pierna 5K y 11K”.

2. Solicitar y obtener la participación para el día de la Carrera Presta Tu Pierna 5K y 11K de los organismos de socorro y defensa civil.

3. Diseñar, gestionar e implementar un plan de contingencias para la protección de los participantes y evitar accidentes dentro de la Carrera Presta Tu Pierna 5K y 11K que cumpla con los estándares nacionales e internacionales.

4. Diseñar, implementar y administrar el sistema electrónico para la inscripción de los participantes a la Carrera Presta Tu Pierna 5K y 11K.


5. Obtener de todos los participantes, asistentes y, en general, de cualquier interviniente en la Carrera Presta Tu Pierna 5K y 11K, la correspondiente autorización para el manejo de su información personal, en los términos de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

6. Adquirir los bienes y servicios descritos en su Oferta con proveedores

autorizados, verificando que dichos bienes o servicios cumplan con las condiciones de idoneidad, calidad, salubridad y seguridad suficientes para los fines de la Carrera Presta Tu Pierna 5K y 11K.

7. Tener listo a más tardar el día 2 de abril de 2016, a las 5:00 am, todo el espacio

físico necesario para realizar la carrera, incluidas las “tarimas”, “zonas de hidratación”, “puntos de seguridad” y los demás descritos en la Oferta de Prestación de Servicios.

8. Afiliar a sus trabajadores a EPS, AFP, Parafiscales y ARL, esta última acorde a su clase de riesgo.

9. El proponente seleccionado será responsable de todo daño o perjuicio que se cause directa ó indirectamente a los terceros, por acción inapropiada, negligencia u omisión de su parte o de sus trabajadores o proponentes en la ejecución del contrato que se llegue a celebrar.

10. La relación contractual, que eventualmente pueda surgir de esta convocatoria por su naturaleza no constituye vínculo laboral entre el proponente y Arcángeles, y menos aún entre ésta y los trabajadores de aquel. El proponente solo tendrá derecho a que se le pague la cantidad convenida en el respectivo contrato, ya que es por su cuenta y riesgo el cumplimiento de todas las prestaciones, tanto contractuales como cooperativas, equivalentes a lo que en derecho laboral se conoce como prestaciones sociales, así mismo como las extralegales que se tengan pactadas o se pacten con sus trabajadores.

11. El proponente realizará los servicios con estricta sujeción a las Leyes, Códigos, Permisos y Normas que rigen las actividades descritas en el presente documento y será plenamente responsable por los daños y perjuicios que ocasionara por el incumplimiento de los mismos. El pago de multas o infracciones a cualquiera de las normas antes mencionadas u otras que aparezcan en el curso del servicio, serán a cargo del proponente.

12. El proponente elegido, será el único responsable ante sus trabajadores por los accidentes de trabajo que puedan llegar a ocurrir.


13. El proponente elegido será responsable por cualquier tipo de incumplimiento contractual.

D. Obligaciones de Arcángeles.

1. Realizar cada uno de los pagos una vez facturados por el proponente seleccionado, de acuerdo a los tiempos establecidos y a la forma de pago pactada.

2. Colaborar al proponente en la entrega de la información pertinente para lograr el desarrollo adecuado de la Carrera.

Modificaciones al contrato

Toda modificación al contrato deberá constar por escrito. No se reconocerá validez alguna a las modificaciones verbales.

F. Cesión del contrato

Sin previa autorización escrita de Arcángeles, el proponente no podrá ceder el contrato, los derechos del mismo, ni subcontratar los servicios a que se compromete. En el evento de que se autorice la subcontratación por parte del proponente, no lo relevará de las responsabilidades y obligaciones adquiridas por la celebración del contrato, por lo que todos los servicios que se preste con equipo o personal subcontratados, serán considerados como servicios del proponente como si fueran prestados por persona y con equipos del mismo.

G. Pólizas

El proponente que resulte elegido deberá constituir a favor de Arcángeles póliza de garantía o cumplimiento expedida por una compañía de seguros debidamente constituida en el país que avale los siguientes riesgos: 1. Pago de salarios y prestaciones sociales por un monto equivalente al 10% del valor

total del contrato por el término de su ejecución y hasta por 3 años después de celebrado este acuerdo y;

2. Cumplimiento para precaver los perjuicios derivados del incumplimiento imputables al afianzado de las obligaciones emanadas del presente contrato por un valor equivalente al 20% del total del presente contrato por el término de su ejecución y hasta por 4 meses después de terminada la vigencia contractual. Esta cobertura también deberá incluir el cumplimiento del pago por el asegurador de la cláusula penal.


PARÁGRAFO:

1. El pago de la prima que se cause con ocasión de la garantía o seguro respectivo, correrá por cuenta del Proponente así como la que se cause por las modificaciones del contrato a que haya lugar. Cuando haya modificación del plazo, o del valor del contrato, el Proponente deberá acogerse a la modificación de la garantía o seguro para conservar el monto porcentual y la vigencia aquí pactada y deberá informar de manera inmediata a la aseguradora de estas o cualquier otra modificación al contrato; En todos los casos el proponente deberá adjuntar original del recibo de pago de las correspondientes primas cuando se trate de póliza de seguros.

Terminación del contrato

Arcángeles podrá dar por terminado el contrato en forma unilateral y de inmediato, sin que el proponente pueda reclamar indemnización alguna y obligándose al pago de los perjuicios causados cuando se compruebe alguna de las siguientes causales:

1) por común acuerdo de las partes; 2) De manera unilateral por el incumplimiento de alguna de las obligaciones 3) por vencimiento del término consignado en la cláusula tercera de este acuerdo.

H. PROPUESTAS Los interesados deberán enviar sus propuestas a más tardar el día 27 de diciembre de 2016 al correo electrónico [email protected] La propuesta, además de detallar la cotización de los servicios con presupuesto desglosado, deberá contener los siguientes documentos:

1. Certificado de existencia y representación legal de conformidad con la Ley, teniendo en cuenta que la duración de la sociedad para efectos de contratación debe ser al menos igual al plazo de ejecución del posible contrato y cinco años más. La fecha de expedición no debe tener una antigüedad superior a tres meses en la fecha de recepción de la propuesta.

2. De ser necesario, se debe adjuntar el acta en la que el órgano competente de la empresa del proponente autorice al representante legal a contratar con Arcángeles. La carta deberá expresar que se autoriza al representante legal para suscribir el respectivo contrato y para constituir las garantías que exige Arcángeles. Por lo anterior, las limitaciones a las facultades del representante legal deberán estar claramente expresadas en el certificado que expida la Cámara de Comercio.

3. Indicar la ubicación de la oficina principal y si tiene sedes en otras ciudades.


4. Copia del Rut.

5. Cédula del representante Legal.

Una vez entregada la propuesta, no se permitirán modificaciones al documento entregado

Elaboro: Juan Luis Palacio y Angélica Barrera Aprobó: Rafael Pardo

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