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Empresa Pública Correos del Ecuador CDE E.P.

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA BÚSQUEDA DE PROVEEDORES

QUE OFERTEN EL SERVICIO DE LECTOFACTURACIÓN

Febrero, 2018

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1. PRODUCTOS O SERVICIOS ESPERADOS:

La búsqueda de las empresas que presten el servicio de Lectofacturación deberá cumplir con los siguientes servicios esperados:

Realizar el servicio de Lectofacturación, que incluye: lecturas de medidores, cálculo de consumos, notificaciones varias, facturación, impresión y entrega de facturas, RIDE o avisos de pago, generación de facturas electrónicas (notas de débito, notas de crédito, guías de remisión, comprobantes de retención, liquidaciones de compras y demás documentos electrónicos, su validación y gestión de aprobación en el SRI), transmisión en línea de información, simultáneamente; mantenimiento liviano de los medidores, entrega de información institucional, reporte de infracciones, actualización del catastro en los clientes de la empresa ubicados en el área urbana, suburbana y rural del DMQ

2. METODOLOGÍA DE TRABAJO.

Con el actual sistema comercial AS-400: Debe realizar la toma de lectura de medidores, cálculo de consumos, notificaciones varias, facturación, impresión y entrega de facturas, RIDE o avisos de pago, generación de facturas electrónicas (notas de débito, notas de crédito, guías de remisión, comprobantes de retención, liquidaciones de compras y demás documentos electrónicos, su validación y gestión de aprobación en el SRI), transmisión en línea de información, simultáneamente, mantenimiento liviano de los medidores, entrega de información institucional, reporte de infracciones, actualización del catastro en los clientes de la empresa ubicados en el área urbana, suburbana y rural del D.M.Q.

Consistirá en registrar los datos del medidor, haciendo uso de sistemas computarizados de tipo colector (hand-held), los mismos imprimirán en ese momento un estado de cuenta, indicando los valores del consumo del cliente, y todos los datos adicionales que la Empresa requiera, así como también trasmitirán la información resultante del cálculo de cada cliente en línea al servidor del contratista para alimentar la información del sistema comercial de la donde será validada y cargada. El Estado de cuenta será entregada en el domicilio del cliente que corresponda según el sitio de ubicación del medidor, siempre y cuando el mismo tenga el código para emisión; adicionalmente deberá realizar la validación de la información para emisión de facturas, notas de crédito, notas de débito, comprobantes de retención, guías de remisión y demás documentos tributarios electrónicos, que la autoridad competente determine.

Los clientes que tienen estado de medidor en funcionamiento y que no se pudo acceder al medidor para la toma de lectura, el contratista deberá realizar al menos dos visitas adicionales al predio hasta conseguir la lectura, la misma que debe ser remitida junto a las lecturas efectuadas inicialmente, esto se podrá efectuar hasta las 11 horas del día siguiente.

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Todas las cuentas que tengan facturación estimada o presenten un desfase de consumo, deberán tener el debido respaldo fotográfico de la novedad que generó dicha facturación, y las fotografías deberán tener las características mínimas de calidad de imagen y respaldo del proceso realizado, de acuerdo a lo dispuesto por la empresa, salvo los casos de los predios no localizados El Contratista deberá dar mantenimiento al aplicativo de la sala de control, donde se podrá realizar el seguimiento de las actividades en tiempo real, recibir las novedades detectadas en el proceso de toma de lecturas, visualizar los reportes o indicadores de avance del trabajo de forma global o mediante filtros y realizar consultas de acuerdo a parámetros aplicados a cada campo de información que la empresa contratante haya proporcionado o el contratista lo haya generado.

El contratista debe adaptarse al fichero o archivo, estructura de datos y cálculo. No será la empresa contratante quien se adapte al sistema de facturación del contratista.

Las condiciones mínimas para ejecutar el servicio son:

a. Iniciar el proceso de toma de lecturas de medidores, cálculo de consumos, notificaciones varias, facturación, impresión y entrega de facturas, RIDE o avisos de pago, generación de facturas electrónicas, gestión de autorización con el SRI y transmisión de información, mantenimiento liviano de los medidores, entrega de información institucional, reporte de infracciones, actualización del catastro de los clientes de la empresa ubicados en el área urbana, suburbana y rural del D.M.Q.

b. El Contratista debe disponer de impresoras que permitan la impresión en situ de los estados de cuenta y notificaciones simultáneamente con la toma de lecturas.

c. El Contratista es responsable del cálculo de los consumos; crítica de consumo; impresión de avisos de pago, generación de comprobantes electrónicos y demás documentos complementarios a la facturación.

d. El Contratista implementará la tecnología necesaria para proveer los servicios

descritos en los presentes términos de referencia. Los datos generados, deberán ser transmitidos electrónicamente desde el servidor del contratista al servidor que la empresa contratante determine para el efecto, mediante los canales de comunicación que para el efecto el proveedor pondrá a disposición. Así mismo el Contratista dispondrá de las seguridades informáticas respectivas sobre el aplicativo y las comunicaciones sobre las cuales se transmitirá la información, para lo cual al menos será un canal con comunicación encriptado tipo VPN.

e. El Contratista debe garantizar la mano de obra necesaria para ejecutar todas las actividades del presente contrato. En cualquier caso el Contratista será responsable de la ejecución de las tareas planificadas.

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f. Con el objetivo de dar respuesta oportuna a las inquietudes que puedan surgir por parte de los Clientes respecto al personal encargado de las actividades del presente contrato, el Contratista se obliga a reportar de forma permanente sus nuevas contrataciones, despidos o movimientos internos en su nómina, de acuerdo a las políticas de seguridad establecidas en la compañía. La base de datos respectiva contendrá el nombre completo del personal actualizado, el código de carnet correspondiente, el número de cédula y número de celular, la misma será entregada con periodicidad mensual en forma magnética en el formato que se solicite para tal fin.

g. El contratista, máximo después de iniciado el servicio deberá entregar al Administrador del Contrato, el esquema detallado de la solución de facturación en situ, critica de consumos y facturación electrónica a ser implementada, así como, el esquema de comunicaciones para la transmisión de la información entre los equipos de campo y nuestro servidor. Además de la arquitectura del software y hardware utilizado para el efecto.

h. El Contratista considerará los parámetros de seguridad necesarios para la solución de comunicaciones, así como también los parámetros de comunicaciones y seguridad existentes; para esto previamente deberá tener conversaciones con el Departamento de Tecnología Informática de la Empresa Contratante.

i. La empresa contratista enviará el archivo con la información de los clientes y sus datos para realizar la toma de lecturas y facturación, así mismo receptará la información del archivo completo con los datos del resultado de la lectofacturación para su carga en el sistema comercial, este proceso se realizará de acuerdo a las fechas y horas establecidas en el Calendario de Facturación. Subiendo al sitio WEB para su posterior descarga.

Con el nuevo sistema comercial SAP IS-U: El contratista deberá proveer toda la estructura tecnológica y de comunicación a fin de adaptarse al nuevo sistema comercial de la Empresa (SAP IS-U) y continuar con el servicio de Lectofacturación que incluye la obligación de tomar lectura de medidores, cálculo de consumos, notificaciones varias, facturación, impresión y entrega de facturas, RIDE o avisos de pago, generación de facturas electrónicas (notas de crédito, notas de débito, guías de remisión, comprobantes de retención, liquidaciones de compra, y demás documentos electrónicos; su validación y envió al SRI), y transmisión de información en línea, mantenimiento liviano de los medidores, entrega de información institucional, reporte de infracciones, actualización del catastro de los clientes de la empresa ubicados en el área urbana, suburbana y rural del D.M.Q.

El contratista deberá plantear, proveer y construir un proceso de transición entre el sistema AS-400 y el nuevo sistema Comercial para no afectar los tiempos de facturación, para lo cual se realizarán las reuniones del caso y se determinará la mejor alternativa a plantear, este desarrollo está incluido en el contrato.

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De acuerdo al calendario de facturación se emitirá la información de los clientes a lectofacturar en uno o varios ficheros con formato .XML en la fecha que corresponda cada ciclo y se consumirá un Web Services del Contratista para entregar los ficheros. Adicionalmente se remitirá una notificación con un resumen de los datos enviados. El contratista deberá validar la información delos ficheros .XML y en el caso de existir novedades comunicará a la Empresa a fin de que se corrija el problema y se vuelva a remitir el fichero con los datos correctos. El contratista realizará la distribución de los clientes en cada una de sus terminales portátiles de lectura, las cuales contaran con la programación de crítica de consumos y facturación en base a las definiciones de la Empresa. Para el modo OFFLINE, los lectofacturadores a cargo del contratista registraran los datos del contador del medidor o los códigos que correspondan en la terminal portátil de lectura, debiendo aplicarse la crítica de códigos de estimación y/o desfases de consumos, para luego facturar en base a la lógica de aplicación del pliego tarifario dispuestas por la empresa en sus terminales portátiles. Una vez que tenga línea el dispositivo portátil consumirá el Web Services de modo OFFLINE para enviar a la empresa y verificar su factura. Se considerarán como correctos los cálculos de facturación y consumo cuando los mismos hayan sido ejecutados por el sistema SAP IS-U de la empresa, por tanto el contratista deberá adaptar la lógica de cálculo en sus sistemas con el fin de que el resultado sea el mismo en ambos sistemas. Simultáneamente a la facturación se imprimirá desde el terminal portátil de lectura, el RIDE o notificación de valores a pagar, indicando datos básicos requeridos por el SRI y los montos del mes, saldos atrasados y demás rubros informativos que el abonado debe cancelar, así como notificaciones varias u otras solicitadas por la empresa detectadas en el proceso de toma de lecturas u otras previamente solicitadas por la empresa contratante, para lo cual se podrá definir diferentes formatos dependiendo de los casos. Esta será entregada en el domicilio del cliente que corresponda con el sitio de ubicación del medidor. Las cuentas que no pasen las validaciones de cálculo, critica de consumo o valores de facturación, serán apartadas y una vez que sean revisadas por la empresa contratante, serán devueltas al contratista en línea con los datos correctos a imprimir en el estado de cuenta, que deberá sustituir inmediatamente por el documento con errores, en el caso de no poder recuperar el primer documento entregado al cliente, deberá dejar el nuevo comprobante con un comunicado explicando el problema suscitado. Para los casos que no tengan cobertura de red un grupo de rutas o sectores, se determinará con el administrador del contrato el proceso de validación y gestión de facturas Off Line. En la metodología ON LINE, los lectofacturadores registraran los datos del contador del medidor o los códigos que correspondan en la terminal portátil de lectura, debiendo aplicarse la crítica de códigos de estimación y/o desfases de consumos, transmitiendo dicha información en línea a la empresa para que sea en SAP-ISU

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donde se realice el cálculo de los valores a facturar, simultáneamente se remitirá la información mediante Web Services para que el Contratista imprima el estado de cuenta, notificaciones y demás información en campo y los entregue en el predio del cliente. Adicionalmente deberá enviar tanto en el modo ON LINE como el OFF LINE la información adicional del proceso de facturación, y si existieran novedades deberá remitir también las fotografías requeridas. El equipo debe estar configurado para que en el momento de la Lectofacturación se realice la toma de la ubicación geográfica del lugar del ingreso de la lectura, de igual manera debe existir una parametrización que exija al lectofacturador el ingreso de códigos de observación, variable catastral y tomar las fotografías que sustenten novedades reportadas o características del predio o la conexión a la cual se está interviniendo. Como actividad requerida al lectofacturador, el Terminal Portátil de Lectura debe consultar al final de cada intervención, si fue necesario realizar el mantenimiento liviano de medidores y que tipo de mantenimiento se realizó. Los clientes que tienen estado de medidor en funcionamiento y que no se pudo acceder al medidor para la toma de lectura, el contratista deberá realizar al menos dos visitas adicionales al predio hasta conseguir la lectura, con un plazo máximo de 1 (un) día calendario posterior a la primera visita. Los clientes que pudieron tomarse la lectura en la primera visita serán reportados a la empresa en el mismo día en los modos OFF u ON LINE, y los que entran al proceso de re aplicación una vez que se haya conseguido la lectura o cumplido el plazo.

Cuando una cuenta no pase las validaciones por fotografías, se comunicará al contratista para que capture la fotografía y en caso de no devolver el cliente lectofacturado con ese respaldo, se contemplará como un error de facturación. Una vez recibida la información de cada cuenta lectofacturada, el sistema comercial de la empresa generará en el reporte de novedades de desfases de consumos y códigos de facturación estimada, las mismas que serán analizadas por el personal de la empresa, y luego de la verificación de las fotografías disponibles, la información adicional del contratista y del sistema comercial, de ser necesario se solicitará la re aplicación de lectura con su respaldo fotográfico, que deberá ser atendido máximo en 24 horas sin costo adicional para la empresa contratante. La comunicación para las reaplicaciones será en línea. Cuando se trate de estados de cuenta o notificaciones de pago con dirección de entrega diferente a la de la toma de lecturas el Contratista deberá garantizar su entrega en el lugar señalado, dentro de los mismos términos previstos para el ciclo a que pertenece el predio, esto se aplica para cuentas de Instituciones Públicas o Privadas que disponen de un gran número de sucursales. Dentro del mantenimiento del Catastro de Clientes a cargo del Contratista, la empresa contratante informará las variables que deben ser recolectadas en el

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campo por el contratista. Todos los meses se programará la recolección de variables diferentes, esta variable será definida por la empresa contratante y su recolección será obligatoria, la empresa contratante notificará con la anticipación adecuada y deberán ser registradas en la Terminal Portátil de Lectura y almacenada en el Sistema Comercial de la empresa contratante. Toda anomalía en la que se presuma una infracción debe ser registrada a través de fotografías y entregar notificación al Cliente, la fotografía y la notificación deben ser identificadas por el número de cuenta contrato y transmitidas en determinada hora y en lote a la empresa contratante. Las imposibilidades de lecturas también deberán ser registradas fotográficamente, este registro será el único justificativo para la facturación estimada de consumos incluso aquellos casos derivados de la crítica interna. El Contratista está obligado a implementar una matriz de crítica sobre los volúmenes a facturar identificando las variables asociadas al corte del servicio, reclamos, instalación de medidores, infracciones, análisis de consumos históricos, observaciones del inspector, condiciones inherentes al predio, condiciones particulares con medidores generales y complementarios y demás que se consideren convenientes para garantizar la facturación automática de consumos. Debe tomar en cuenta que existirán casos de cuentas que por proceso no podrán ser facturados en la metodología OFF LINE ya que el esquema de cálculo es complejo, como por ejemplo: clientes con multas, con periodos anteriores no facturados aun cuando tenía el servicio, etc., para estos casos el contratista deberá enviar y recibir la información bajo la metodología ON LINE. El Contratista deberá detectar y reportar novedades de usos indebidos o infracciones cometidas por parte de los ciudadanos para la aplicación de la Legislación vigente y el Reglamento de la empresa contratante. Previo la habilitación del nuevo sistema comercial SAP IS-U, el contratista se obliga a realizar las implementaciones, reuniones, las pruebas de oficina y campo necesarias en las fechas programadas por la empresa contratante, a fin de que el desarrollo de las actividades no atrase el proyecto y permita determinar si todo funciona correctamente, en caso de realizarse las tareas indicadas en los plazos solicitadas por el administrador del contrato por cuestiones atribuibles al contratista, se aplicaran las multas señaladas para dicho efecto. El contratista será responsable de disponer del personal necesario para el desarrollo informático que permita la integración del proceso de lectofacturación con el nuevo sistema comercial. Se deberá contemplar el plan de contingencia para cambiar del sistema comercial AS400 al nuevo sistema Comercial SAP IS-U, para lo cual se prepararán propuestas entre el Contratista y el proveedor del nuevos sistema comercial y se deberán realizar las implementaciones para evitar suspensión del servicio. Estos desarrollos deberán estar contemplados en el costo del presente contrato. Todos los cambios solicitados por la empresa contratante deberán ser consensuados con los Administradores de los Contratos de estos servicios, en la cual se establecerán los planes de trabajo y recursos.

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Las facturas apartadas por alguna novedad de lecturas o cálculos serán analizadas por la empresa contratante y luego de liberadas se remitirán al Contratista para que éste en un plazo no mayor a 3 días las entregue en el predio del cliente, de acuerdo al proceso establecido anteriormente. Todo el proceso de facturación deberá estar concluido a fin de cada mes.

3. Opciones de Transmisión de Información

TRANSMISIÓN “ON LINE”

En este mecanismo de transmisión se considera que existe comunicación con el Sistema Comercial de la empresa contratante y se envían datos relacionados a: lectura, códigos y observaciones, fecha de lectura, consumos generados por los algoritmos de la TPL a manera informativa.

Una vez recibida la información, el Sistema Comercial SAP ISU realizará la validación de la lectura para determinar el consumo a facturar a los clientes, si el consumo se encuentra dentro de los parámetros establecidos para el cliente el sistema direccionará al Servidor el XML con la información del Estado de Cuenta a emitir, mismo que será transmitido al terminal portátil para su impresión en campo. En los casos que el consumo presente desfases, las lecturas serán apartadas a fin de que se realice el análisis por parte de la empresa contratante y su posterior liberación para impresión de estado de cuenta.

TRANSMISIÓN “OFF LINE”

Al no contar con comunicación en tiempo y forma con el Sistema Comercial de la empresa contratante (este tiempo será consensuado entre el Administrador del Contrato y el Contratista a fin de no retrasar las actividades de campo), las terminales portátiles realizarán el cálculo del consumo aplicando la crítica de facturación y el cálculo de rubros en relación al consumo junto con la integración de los conceptos fijos enviados por la empresa contratante en el archivo de entrada del ciclo; esto siempre y cuando el consumo detectado se encuentre dentro del rango válido definido por la empresa contratante, caso contrario la cuenta será apartada para ser revisada por el analista de la empresa una vez que la información de lectura sea recibida por el Sistema Comercial SAP-ISU.

Por tanto, a través de este mecanismo de comunicación se enviarán todos los campos transmitidos en Modo on-line mas todos aquellos que están relacionados a la facturación como son rubros, subtotales, importes, impuestos y descuentos en cuentas con consumo dentro del rango válido.

Esta información será transmitida una vez que se detecte comunicación con el Sistema Comercial de la empresa contratante.

Si producto de las validaciones realizadas por la empresa contratante a los valores

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facturados por el contratista en este método, se encuentran diferencias de cálculos o de valores fijos (saldos atrasados, intereses, multas, otros servicios, etc.) enviados por la empresa contratante, se remitirá al contratista en línea el XML con los valores correctos a imprimir en el estado de cuenta, a fin de que se retire el estado de cuenta con novedades y se entregue el correcto.

TRANSMISIÓN BATCH

El mecanismo de transmisión Batch permitirá enviar a la empresa contratante toda aquella información representativa del trabajo de campo realizado que no afecta la generación de consumo ni cálculo de importes y por ende no es prioritario el envío en línea del mismo para dar prioridad a los mecanismos de transmisión “On line” y “Off line”. Forman parte de la información a ser enviada en este mecanismo los campos de: tipo de entrega de Estado de Cuenta, fecha de entrega, variable catastral, coordenadas GPS, tipo de mantenimiento liviano, tipo y número de notificación en caso de existir, intentos de impresión del Estado de Cuenta y otros que se definan entre las partes.

TRANSMISION PARA ENVIO DE DOCUMENTOS ADJUNTOS

Este mecanismo de transmisión será utilizado para el envío del nombre de las fotografías tomadas en las diferentes validaciones de consumo ante desvíos, impedimentos, observaciones o consideraciones en la variable catastral del mes.

Para ello se enviará la información del número de orden de lectura y el nombre de la fotografía asociada a la misma, con esta información la empresa contratante podrá consumir los diferentes archivos desde el servidor SFTP de almacenamiento de las mismas y mostrarlas a los operadores de la sala de control para identificar si procede o no una relectura o verificación por parte del Contratista.

Con base a la fluidez de la comunicación y con el objetivo de no afectar el mecanismo “On Line” u “Off Line”, el Contratista podrá trasmitir esta información en lote masivo al finalizar el trabajo de campo. No obstante, es necesidad de la empresa contratante que la información relacionada a desvíos, novedades de medidor dañado o sin medidor tenga prioridad para trasmitirla en el menor tiempo posible para el respectivo análisis cada cierto tiempo definido por la empresa contratante. TRANSMISIÓN DE DOCUMENTOS LIBERADOS Este mecanismo de transmisión será utilizado para el envío de parte de la empresa contratante de todos los documentos que fueron apartados y que el contratista debe descargarlos y emitir los respectivos estados de cuenta para la entrega en el predio del cliente en los plazos que establezca la empresa contratante. TRASMISIÓN DE CUENTASA ESPECIALES

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Este mecanismo de transmisión será utilizado para el envío de parte de la empresa contratante de todos los documentos correspondientes a los clientes de Cuentas Especiales, para que el contratista los descargue y emita los respectivos estados de cuenta para la entrega en el predio del cliente en los plazos que establezca la empresa contratante. 4. TRASMISIÓN DE ERRORES DE IMPRESIÓN

Este mecanismo de transmisión será utilizado para el envío de parte de la empresa contratante de todos los documentos que por algún motivo no pudieron ser impresos en campo en la fecha establecida, para que el contratista los descargue y emita los respectivos estados de cuenta para la entrega en el predio del cliente en los plazos que establezca la empresa contratante.

Web Services

Se requiere el uso de web services para la comunicación entre la empresa contratante y el contratista adjudicado, estos web services tendrán las siguientes consideraciones:

Web services 1.- Será proporcionado por el Contratista y servirá para que la empresa contratante deposite el fichero con la información de los clientes a ser lectofacturados, así como, órdenes de re lectura.

Web services 2.- Será proporcionado por el Contratista y servirá para que la empresa contratante deposite el fichero con la información de los clientes cuya factura había sido apartada para su análisis respectivo y ya se encuentra disponible para ser entregada en campo, así como también la entrega de las facturas emitidas correspondientes a errores de impresión y cuentas especiales que se facturan solo a fin de mes.

Web services 3.- Será proporcionado por la empresa contratante y servirá para que el Contratista envíe la información del proceso “On Line”, “Off Line”, “Documentos y fotografías” y “Batch”. Web services 4.- Será proporcionado por la empresa contratante y servirá para que el Contratista envíe la información del proceso “Errores de Impresión”. Indicadores de gestión

La gestión será evaluada mensualmente una vez iniciada la prestación del servicio, de acuerdo al indicador de gestión (Índice de medición, errores de lecturas, entrega de facturas y los demás parámetros establecidos en las multas del contrato) empleado por la Empresa para la aplicación de descuentos a la planilla correspondiente. Fotografía

Mensualmente el Contratista deberá proveer de dos (2) fotografías, una (1)

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fotografía de la lectura que marca el medidor y otra del número del medidor de cada una de las cuentas que se facturen con lecturas reales, o a su vez, se podrá tomar una sola fotografía donde se visualice claramente el número y la lectura del medidor, siempre y cuando no afecte la visualización de los datos solicitados. Todas las fotografías deberán contener la fecha y hora de captura, esto a fin de sustentar la veracidad de las lecturas reales o novedades tomadas. El Contratista debe proveer mínimo 3 (tres) fotografías tomadas de las conexiones y predios que presenten acciones importantes durante la prestación de los servicios y ejecución de los trabajos y una vez concluidos los mismos (todas las novedades de no lecturas y desfases de consumos), en el último caso deben ser tomadas fotos del medidor visualizándose la lectura y el número de medidor, así como de la fachada del predio y su placa predial; también de los casos de solicitud de actualización del catastro y en aquellos que si bien existe lectura real se podría establecer como un posible error de toma de lectura o fuera de rango de consumo. Para estos casos ya no se debe tomar en cuentas las 2 fotografías señaladas en el primer párrafo de este numeral. Las fotografías deberán estar en un sitio WEB que el contratista proveerá en el cual se podrá consultar por cuenta y mes de facturación, de los últimos 12 meses de facturación. Así como también guardar los respaldos de meses anteriores en los servidores del contratista. Las fotografías antiguas deberán remitir en medio de almacenamiento para respaldo de la empresa contratante. Con el nuevo sistema SAP IS-U se deberá remitir la fotografía en línea para almacenarla dentro de la misma herramienta a fin de que sea más ágil la revisión de los respaldos, adicionalmente el contratista deberá mantener guardadas en sus equipos estos archivos en caso de requerirse su entrega nuevamente a la empresa contratante.. Los requerimientos sobre toma de fotografías pueden modificarse por necesidades de la empresa contratante, mediante solicitud escrita del Administrador del contrato. Seguridad

Corresponde al Contratista establecer las normas de seguridad para cada una de las actividades que desarrolle su personal y verificar su cumplimiento. Debe implementar Planes de Seguridad y Salud Ocupacional y cumplir con las normas de seguridad establecidas por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y por el Código de Trabajo. Las medidas de seguridad que tome el Contratista, o las instrucciones que este reciba de la Supervisión, no le relevaran de su responsabilidad por accidentes de trabajo o por daños a terceros como resultado de sus operaciones.

El Supervisor vigilará que las medidas de prevención y el control de riesgos se realicen conforme a la normativa vigente y los instrumentos determinados para el efecto.

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El Contratista deberá tener un plan de contingencias para el hardware y el software utilizados en el proceso de facturación que se relacionará con el plan de contingencia que mantiene la empresa contratante; garantizando el servicio planteado en el contrato. Así mismo deberá considerar el mantener una línea de comunicación para la transmisión de la información en modalidad de respaldo ante eventos de que la línea principal no esté disponible.

El contratista implementará un plan de cambio del sistema entre el vigente AS-400 y SAP IS-U de acuerdo a los consensos entre las partes, este proceso deberá estar cubierto en el contrato.

Se deberán ejecutar las recomendaciones planteadas por la empresa contratante referente a la seguridad de la información y establecer los hitos a ser cumplidos entregados por la oficial de seguridad de la empresa contratante. El proveedor deberá cumplir los lineamientos y demás disposiciones vigentes en la Empresa para el cuidado de la Información empresarial y considerar la clasificación de la información del Catastro de Clientes.

Capacitación

El Contratista debe incluir los programas de capacitación requeridos para garantizar el conocimiento de las normas y procedimientos que deberán ser aplicados por su personal durante la ejecución del contrato, a fin de garantizar la calidad de los servicios.

El programa de capacitación deberá ser presentado a la empresa contratante, máximo 15 días después de la firma del contrato y luego de ello de forma semestral con sus respectivas actualizaciones.

Los contenidos de los programas que serán dictados por instituciones o personas naturales de reconocida experticia, priorizando aquellos que sean orientados a la atención del cliente, operación técnica, norma legal vigente relacionada; y, el Supervisor será el encargado de confirmar su ejecución. El cumplimiento de este cronograma deberá ser reportado en el informe mensual de actividades del contratista y el Supervisor será el encargado de confirmar su ejecución.

Adicionalmente de manera mensual o cuando lo determine la Supervisión del contrato, realizará talleres para actualización en el procedimiento de facturación, levantamiento de variables catastrales, reporte de novedades y de más elementos importantes para la ejecución del contrato. Vigilancia y Custodia

El Contratista tiene la obligación de cuidar el buen uso de la información de los clientes y cumplir con las tareas a él encomendadas, para lo cual deberá proporcionar el personal, los equipos, la tecnología, la infraestructura adecuada; y, asegurar la integridad del personal de campo, en cualquier sitio donde sea requerido.

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La información a la que accede el contratista es propiedad de la empresa contratante y no puede ser reproducida o entregada a terceros total o parcialmente.

5. Servicio incompleto, trabajos defectuosos o no autorizados

Cuando el Supervisor determine que las lecturas reportadas no fueron tomadas en la ubicación del medidor o cuando las tareas y los trabajos realizados o en ejecución fueran defectuosos, ya sea por descuido o negligencia del Contratista, por el empleo de materiales de mala calidad, o no aprobados, por no ceñirse a las especificaciones correspondientes o a las instrucciones impartidas por la Supervisión, ésta ordenará las correcciones y/o modificaciones e inspecciones a que haya lugar, todo a cuenta y costo del Contratista de forma inmediata (en línea). El reporte de un valor mal calculado detectado por la empresa contratante será devuelto en línea al contratista para que este emita el estado de cuenta con los valores correctos de forma inmediata cuando se cuente con SAP IS-U, en AS-400 se entregará la nueva factura regulada.

El mal ingreso de información al sistema de la empresa contratante, la no entrega oportuna de información y el mal archivo, se considera como trabajos defectuosos o no autorizados, debiendo el Contratista rectificar en un plazo no mayor a 48 horas las imprecisiones, por tal razón los costos de rectificación correrán por cuenta del Contratista, sin perjuicio de que la empresa contratante aplique las multas correspondientes.

El trabajo no autorizado realizado por el Contratista antes de recibir las especificaciones para dichos trabajos, o el que se ejecuta contrariando las órdenes de la Supervisión; por tal razón, correrán por cuenta del Contratista las rectificaciones o reposiciones a que haya lugar, los costos y el tiempo que ello conlleve.

6. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS

Lectura de medidores

La lectura de los medidores se realizará de acuerdo al Calendario de Facturación aprobado por la empresa contratante, el Contratista tiene la responsabilidad de efectuar la lectura de los aparatos de medición de todos y cada uno de los predios asignados al ciclo de facturación correspondiente, cumpliendo con las fechas definidas en dicho calendario, así como también levantar las observaciones y/o anomalías del medidor, predio y/o del cliente que afecten el proceso, para efectuar las acciones necesarias que permitan la corrección de las mismas.

Deberá realizarse la transferencia de la información resultado del proceso de toma de lectura, crítica de consumo, facturación y demás actividades contratadas. Adicionalmente, deberá geo referenciar y transmitir al servidor de la empresa contratante los puntos GPS desde el cual se tomó la lectura o ingresó el código de no lectura, de acuerdo al Calendario de Facturación.

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El Contratista debe garantizar que los consumos se facturen con base en lecturas reales y excepcionalmente por promedio de acuerdo a las normativas vigentes. Para este último caso el Contratista deberá ejecutar el siguiente procedimiento que podrá ser ajustado por la empresa contratante para incrementar la eficiencia de la facturación real:

Ingresar el código de la causa de no lectura o novedad de desfase que corresponda, de acuerdo a la tabla de novedades entregada por la empresa contratante.

Facturar con método de cálculo estimado el promedio facturado remitido por la empresa contratante

Tomar fotografía de la novedad para acceder a la lectura, la misma que debe ser remitida en línea al servidor de la sala de control.

Cuando el Supervisor determine podrá solicitar al contratista realizar inspecciones en el término de 2 días calendario, con la finalidad de corregir o sustentar las novedades reportadas.

Al final de cada ciclo de facturación deberá reportar al Administrador del contrato y a los responsables de cada una de las áreas de la Gerencia Comercial involucrados en los procesos, los listados de las novedades encontradas para su Supervisión y tramitar las acciones determinas en el contrato y la Ley.

El nuevo sistema recibirá las cuentas lectofacturadas en línea o en pequeños lotes definidos por el administrador del contrato, las cuales serán validadas una a una para determinar si es correcto el cálculo de la lecturas y los valores, en los casos que se detecten novedades se devolverá en línea al contratista con los datos y valores correctos a ser impresos y entregados al cliente.

Cálculo automático de los consumos y valores a facturar

El Contratista implementará la matriz de cálculo automático de consumos y otros rubros para predios en proceso de crítica de acuerdo a los lineamientos establecidos por la empresa contratante. No obstante la empresa contratante se reserva el derecho de incorporar cambios, los cuales deberán ser implementados por el Contratista a partir del primer ciclo de facturación del siguiente mes de haberse notificado el cambio, previo al análisis coordinado del impacto del cambio.

Para el cálculo de valores de consumos, tasa de alcantarillado, coactiva, etc. el contratista deberá tomar en consideración el pliego tarifario vigente y las instrucciones o disposiciones entregadas por la empresa contratante.

El resultado de la aplicación del pliego tarifario en campo, será remitido a la empresa contratante, donde será validado en cada uno de los rubros cuyo

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resultado debe ser igual hasta dos decimales. En caso de no coincidir, se devolverá al contratista para que genere el documento electrónico con los valores correctos, se recupere de manera obligatoria el documento que contiene errores y se entregue el correcto.

Deberá tomar en consideración que la empresa contratante cuenta con el sistema de medición complementaria, que consiste en la comparación del consumo registrado en un medidor general más el acople y los consumos registrados en sus medidores dependientes, las diferencias resultantes son calculadas en la cuenta general e inmediatamente dichos valores más los conceptos fijos de contratos u otros rubros son prorrateados a sus cuentas dependientes en partes iguales en el momento mismo de la toma de lecturas y cálculo de consumo.

El sistema de facturación debe ser instalado y actualizado oportunamente en las TPL y debe ser el mismo que se utilice para cumplimiento de su contrato, a efecto de que la facturación y emisión de facturas electrónicas sea consistente.

Liquidación del RIDE O Estado de Cuenta

El Contratista garantizará que todos los predios seleccionados, susceptibles de ser facturados tengan una liquidación asociada y se facturen cumpliendo las fechas definidas en el Calendario de Facturación establecido por la empresa contratante. El Contratista será responsable de incorporar mecanismos de seguimiento y medición que le permitan verificar la correcta liquidación de los consumos y multas, tarifas y servicios liquidados.

El contratista deberá entregar el mismo número clientes que fueron enviados para la facturación con la respectiva información de facturación real o estimada.

Liquidación de otros productos o servicios

El Contratista a solicitud de la empresa contratante deberá incluir dentro de la factura periódica los costos generados por otros servicios tales como: costos de conexión, cambios de medidor, cortes, reconexiones, intereses y en general todos los valores diferentes a consumo y cargos fijos de Agua Potable y Alcantarillado, entre otros, garantizando que sean facturados dentro de los plazos máximos permitidos.

Generación de RIDE o Estado de cuenta

El Contratista deberá tomar la lectura, emitir el estado de cuenta y generar la factura electrónica de acuerdo al formato, diseño, datos, tipos de documentos y demás condiciones y características que indique la empresa contratante.

Para el caso de los estados de cuenta, la impresión incorporará elementos tales como logos, líneas, sombreados, datos variables, textos fijos, gráficos, códigos de barras y demás de carácter obligatorio de acuerdo a la normativa vigente. La impresión debe tener una resolución mínima de 200 x 200 puntos por pulgada cuadrada, de acuerdo al arte que será entregado con 30 días de anticipación para

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su fabricación. El contratista se compromete a que la empresa contratante, en casos eventuales y por necesidad institucional, se realice la entrega del arte hasta con 15 días de anticipación.

El contratista está obligado a tener un stock de estados de cuenta pre impresos en un arte de contingencia a definir por la empresa contratante para los casos de imprevistos con la fabricación del papel.

La información variable se imprimirá a una sola tinta, sobre formatos pre-impresos que será de cuatro (4) tintas por cada lado. El papel para imprimir deberá tener un gramaje mínimo de cincuenta (90) gramos y un troquelado para desprendibles, con una durabilidad mínimo de 3 (tres) años, para dar cumplimiento con las normas establecidas por el Servicio de rentas Internas, referente a la calidad y durabilidad del mismo.

Las impresoras estarán en capacidad de imprimir mediante impresión térmica en papel pre-impreso. Adicionalmente a los RIDE o estados de cuenta, el contratista deberá generar notificaciones en diferentes formatos y de acuerdo a las necesidades de la empresa contratante, las cuales serán emitidas a través de la misma impresora de facturas.

El Contratista deberá presentar hasta al inicio del contrato y de manera anual, un plan de contingencia que garantice la realización de la actividad de impresión en caso de falla operacional o fuerza mayor, el mismo que deberá activarse máximo dentro de las dos (2) horas siguientes al imprevisto. El Contratista está obligado a ejecutar a su costo todas las rectificaciones, verificaciones y modificaciones que se generen por información errada o por trabajos de impresión mal ejecutados. Lo anterior no lo exime de la responsabilidad de cumplir de forma oportuna con el Calendario de Facturación establecido por empresa contratante.

Facturación electrónica

Las obligaciones del contratista son:

a. Entrega de facturas en formato XML y PDF;

b. Desarrollar y entregar aplicativo que intervenga en los siguientes procesos: Generación de las facturas electrónicas, generación de RIDE en formato PDF, generación de botones de enlace a pagos que deben ir en el PDF del RIDE, validación, aprobación y gestión de novedades en el SRI, envío de la factura electrónica y RIDE al cliente vía correo electrónico, almacenamiento ordenado por abonado y fecha de facturación, carga de información en el portal web provisto por el contratista para que el cliente pueda descargar dicha información, tablero de control dentro del aplicativo para seguimiento de los documentos enviados, aprobados y devueltos por el SRI. Este aplicativo será utilizado por el Contratista para realizar cada uno de los procesos indicados anteriormente durante el plazo contractual, este desarrollo y su licencia de uso será entregado a la empresa contratante e instalado en sus servidores una vez finalizado el contrato, la entrega deberá incluir los diagramas y diccionario de

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base de datos, manual técnico de instalación y administración así como también un manual de usuario;

c. El software deberá también permitir gestionar el proceso de facturación electrónica para las facturas, notas de crédito o débito de acuerdo a lo solicitado por la empresa contratante, así como generar facturas y demás documentos tributarios electrónicos, de servicios prestados a clientes que no se encuentran bajo el sistema de Lectofacturación;

d. El diseño del documento que el usuario visualice podrá ser modificado en cualquier momento para lo cual el Contratista tendrá un plazo máximo de un mes desde la notificación por parte del Administrador del contrato vía correo u oficio para realizar el cambio planteado, los cambios de diseño deben permanecer en el sitio WEB para una reimpresión del documento tal como fue autorizado y no solo el último formato;

e. Los cambios en el sistema de facturación electrónica, serán notificados por el Administrador del contrato vía correo electrónico u oficio, el Contratista tendrá un plazo máximo de un mes para que realice los ajustes; las extensiones de este plazo se las realizará previo el informe de las razones técnicas y de fuerza mayor que impidan el cumplimiento;

f. El software deberá gestionar en el proceso de facturación electrónica de otros documentos complementarios a la facturación, tales como comprobantes de retención y guías de remisión; y permitir su descarga y uso por parte de clientes internos autorizados por la empresa contratante;

g. Solventar las novedades o problemas que se puedan generar en el proceso;

h. Aplicativo para consulta de comprobantes electrónicos vía WEB, contemplando la infraestructura que requiera, más software base y de desarrollo, este aplicativo deberá estar en funcionamiento en los servidores del contratista y una vez finalizado el contrato, deberá ser entregado e instalado en servidores de la empresa contratante;

i. El sistema de facturación electrónica deberá estar en funcionamiento al inicio

de la provisión del servicio; y,

j. Una vez que se habilite el nuevo sistema comercial, el administrador del contrato definirá si la facturación electrónica se le sigue realizando a través del contrato de Lectofacturación o se la emite en el sistema SAP IS-U, para lo cual el Administrador del Contrato deberá notificar al contratista con 30 días de anticipación la continuación de esta obligación. El contratista deberá acatar lo dispuesto, debiendo seguir generando las facturas electrónicas y demás documentos tributarios señalados anteriormente, en el caso de así requerirlo.

Reparto de estados de cuenta

El Contratista distribuirá los estados de cuenta a los clientes que tengan código de

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impresión de documento, garantizando que el cliente reciba el documento de acuerdo al Calendario de Facturación.

Las facturas modificadas que se generen por regulaciones en el proceso de depuración de novedades de facturación, deberán ser entregadas en los predios correspondientes por parte del contratista en un plazo máximo de 1 (un) día luego de notificado por el administrador del contrato.

Únicamente cuando la empresa contratante lo determine, el Contratista deberá distribuir en el momento de la toma de lecturas, material informativo adicional al estado de cuenta.

Cuando se trate de estados de cuenta con dirección de entrega diferente de la toma de lectura el Contratista deberá garantizar su entrega en el lugar señalado, dentro de los mismos términos previstos para el ciclo a que pertenece el predio.

El Contratista deberá tomar en cuenta que existen clientes del sector oficial (Estado) o corporativos a los que no se le entregarán los estados de cuenta en forma simultánea a la lectura. Estos estados de cuenta de clientes que estén bajo el proceso de lectofacturación o bajo el sistema de facturación tradicional de parroquias, serán remitidas por el Contratista en un domicilio diferente dentro del D.M.Q. y dependiendo de la institución oficial en fecha diferente a la lectura.

Para el proceso de medición complementaria el Contratista está obligado a entregar las facturas a los clientes, y en los casos extremos que el proceso de medición complementaria no pueda ser cubierto en el mismo día, deberá estar autorizado por el Administrador del Contrato.

El Contratista deberá contar con la capacidad técnica y operativa para garantizar que el número de facturas mensuales emitidas puedan ser distribuidas en el momento de la toma de lecturas y de acuerdo al Calendario de Facturación.

7. ACTUALIZACIÓN DEL CATASTRO DE CLIENTES

Dentro del mantenimiento del Catastro de Clientes a cargo del Contratista, la empresa informará las variables que deben ser recolectadas en el campo por el contratista. Todos los meses se programará la recolección de variables diferentes. Estas variables serán definidas por la empresa contratante y podrán ser obtenidas de la simple inspección visual del predio y en los casos que lo solicite la empresa contratante se tendrá que realizar interacción del lectofacturador con los clientes.

Las variables podrán ser solicitadas para clientes que se encuentren dentro del proceso de lectofacturación (activos) o en aquellas cuentas en estado inactivo pero que se hallan dentro del área de cobertura del contrato, para este caso se podrá solicitar el levantamiento de la información mediante listados físicos o en terminales portátiles diferentes a los de lectofacturación.

Las actividades que definen el alcance de la actualización y mantenimiento del catastro de Clientes son las siguientes:

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Toma de ubicación geográfica

La ubicación geográfica deberá ser levantada en la parte frontal exterior del predio aún en casos tales como: medidores al interior, en pasillos, subsuelos, medidores en edificios u otros, para lo cual las terminales portátiles de lectura deberán estar configuradas para tal efecto. La TPL (Terminal Portátil de Lectura) deberá tener integrado un Sistema de Posicionamiento Geográfico (GPS) el cual debe estar activado durante todo el proceso diario de la lectofacturación, por lo que el contratista deberá tomar en cuenta que el equipo tenga la carga de batería y almacenamiento para la jornada completa de trabajo para asegurar la adecuada toma de datos.

La ubicación geográfica deberá ser levantada en el 100% de los clientes nuevos que ingresaron al proceso de lectofacturación en el mes a ser revisado, con valores válidos de acuerdo al sistema de coordenadas utilizado en el Distrito Metropolitano de Quito (SIRES-DMQ Ordenanza 225 de fecha 31 de agosto de 20071). Para determinar la calidad de información la Supervisión realizará la revisión a una muestra aleatoria de al menos el 10% de dichos clientes, de los cuales al menos el 70% deberá encontrarse a una distancia de 5 metros del frente del predio, máximo el 28% a 10 metros y finalmente el 2% a una distancia mayor, todo lo que sobrepase de dichos porcentajes será considerado incumplimiento. Clientes que pertenecen al catastro actual y existen en terreno

Verificar, actualizar y mantener actualizado durante el periodo del contrato las variables que la Unidad de Catastro de Clientes determine, con parámetros en la Base de datos del Sistema de Información Comercial de la empresa contratante.

Clientes que pertenecen al catastro actual pero no se encuentran en terreno

Cuando se encuentren Clientes en estas circunstancias, el Contratista debe revisar la localización del inmueble y los parámetros de facturación, con el fin de efectuar las correcciones necesarias o conformar una base de Clientes con aquellos no encontrados para determinar su salida del catastro de Clientes.

Para esto el Contratista realizará una inspección indicando los datos del lote asociados al Cliente no encontrado indicando el uso actual del predio y los datos del posible beneficiario existente. 8. MANTENIMIENTO LIVIANO DE LOS MEDIDORES

Como obligación el Contratista deberá mantener limpio el recinto contenedor del medidor y verificar en todas las piezas que compongan el kit de medición, la ausencia de pérdidas físicas de agua, producto de fisuras de materiales, ensambles deficientes o mano violenta. Si como resultado de estas actividades se generara algún tipo de residuo el Contratista deberá mantener el área de trabajo,

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instalaciones y servicios libres de toda acumulación de estos, asegurando que estos residuos sean dispuestos en lugares apropiados. Así como liberar el espacio del medidor de escombros y demás materiales que impidan el acceso a la lectura. El Contratista debe comunicar a la empresa contratante el detalle de las anomalías que no permitan la lectura de los medidores, identificando los datos del medidor y ubicación.

En aquellos casos donde la anomalía pueda ser subsanada por una acción de mantenimiento a cargo del Contratista, este deberá concretar la lectura del medidor. El mantenimiento liviano comprende aquellas incidencias, que pueden ser solucionadas por el inspector mediante la utilización de equipamiento adecuado incluyéndose las tareas de limpieza externa e interna de la caja y el medidor (en su parte externa, sin que implique manipulación del funcionamiento o retiro del mismo) y todas aquellas tareas menores necesarias para conservar el conjunto caja-medidor (en aquellos casos en que el medidor tenga caja) en buenas condiciones.

La clasificación de las tareas a ejecutar por el Contratista está dada por la siguiente categorización:

CORRECCIÓN DE ANOMALÍAS ENCONTRADAS DURANTE LA TOMA DE LECTURA Y REPASO DE LOS CONSUMOS

CÓDIGO DE

INCIDENCIA

TIPO DE INCIDENCIA DESCRIPCIÓN DE INCIDENCIA

TAREA DE MANTENIMI

ENTO

01 Tapa Trabada

La tapa de la caja o alojamiento del medidor no puede abrirse, imposibilitando la lectura del mismo. Se encuentra trabada por materiales con los cuales estuvo en contacto al ser amurado el receptáculo o aquellos utilizados en la colocación de un nuevo solado (tapa cementada); está deformada debido a elevadas temperaturas o contacto ocasional y temporario con fluidos calientes, carga excesiva, desgaste, etc.

TAREA B TAREA A

02 Inundado

1) Alojamiento de H°A° o mampostería de alojamiento de medidores comerciales y/o industriales, en donde generalmente se infiltra agua en su interior, a través de sus paredes, desde la capa freática o ingresa proveniente del entorno de su tapa (lluvias, limpieza de veredas, etc.).

TAREA C TAREA A

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03 Ocupado

La caja o alojamiento del medidor se encuentra ocupada por materiales sobrantes de construcción, tierra, arena, vegetación, barro y hormiguero, escombros, etc. imposibilitando la lectura del mismo. También puede estar ocupado en forma transitoria por elementos pertenecientes al usuario (autos, cajón de verduras, kiosco de revistas, etc.)

TAREA D TAREA A TAREA E

04 Barro y Hormiguero

La caja o alojamiento del medidor se encuentra ocupada por barro y hormiguero imposibilitando la lectura del mismo. El visor del medidor está sucio.

TAREA D TAREA A

05 Escombros La caja o sitio del medidor se encuentra ocupada por escombros imposibilitando la lectura.

TAREA D TAREA A

9. DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DE MANTENIMIENTO:

TAREA A: Se deberá limpiar la caja o alojamiento del medidor, el aparato de medición y verificarse el acceso para permitir las operaciones de lectura y mantenimiento. TAREA B: Deberá destrabarse la tapa de la caja o alojamiento del medidor por medio de las herramientas necesarias. Se deberá tener especial cuidado en no afectar al aparato de medición producto de la maniobrabilidad de la operación. TAREA C: Deberá desalojarse el agua de la caja o alojamiento del medidor, por medio de las herramientas o maquinarias necesarias indicadas para realizar el mantenimiento liviano. TAREA D: Deberán retirarse los materiales sobrantes, tierra, escombros, barro y hormiguero del interior de la caja o habitáculo de alojamiento del medidor, que imposibiliten la toma de lectura. El material sobrante de la limpieza practicada en la caja o habitáculo será retirado de la zona de trabajo. TAREA E: En caso de obstáculos transitorios se deberán ultimar los recursos para obtener la lectura. De considerarlo necesario se comunicará al usuario el perjuicio ocasionado. En caso de imposibilidad de toma de lectura, se acordará con el usuario otro momento del día para efectuar el trabajo. En caso de presentarse incidencias que impidan la lectura del medidor, el inspector deberá registrar tal situación por medio del equipo de captura de información asignado por el Contratista, dando identificación, ubicación y tipo de incidencia según el código que corresponda. El Contratista será responsable de subsanar las anomalías leves detectadas y solucionar la contingencia transitoria o definitivamente, de manera tal que puedan efectuarse las lecturas en tiempo y forma.

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10. REGISTRO FOTOGRÁFICO DE ANOMALÍAS

Toda anomalía en la que se presuma una infracción debe ser registrada a través de fotografías y entregar notificación al cliente, la fotografía y la notificación deben ser identificadas por el número de cuenta y transmitidas a la empresa contratante.

Las imposibilidades de lecturas también deberán ser registradas fotográficamente, este registro será el único justificativo para la facturación estimada de consumos incluso aquellos casos derivados de la crítica interna.

La cantidad mínima de fotografías en cada registro será de 3 (tres) tomas, una que muestre el número de medidor, otra la lectura del medidor si tuviera acceso al mismo y la ultima la fachada principal del predio o del ingreso de la conexión.

Las fotografías deberán estar en un sitio WEB, diseñado por el contratista, el cual debe permitir ubicar una fotografía por cuenta y mes de facturación. El Contratista deberá generar un aplicativo de búsqueda, visualización y descarga, al que tenga acceso el personal autorizado por la empresa contratante. Este aplicativo debe estar alojado en los servidores de la empresa contratista y una vez terminado el contrato se entregará a la empresa contratante para su almacenamiento. Posteriormente el Contratista no podrá hacer uso, ni difundir, ni entregar a terceros esta información, conforme lo establece el Acuerdo de Confidencialidad. Adicionalmente, todo lo que represente una novedad de consumo, actualización del catastro, infracción de parte del cliente, novedad de lectura, etc. podrá ser solicitado se respalde fotográficamente en base a requerimiento del administrador del contrato.

Estas fotografías podrán ser consumidas por parte del nuevo sistema comercial para el análisis de las cuentas.

Implementación de Matriz de crítica

El Contratista está obligado a implementar una matriz de crítica sobre los volúmenes a facturar identificando las variables asociadas al corte del servicio, reclamos, instalación de medidores, infracciones, análisis de consumos históricos, observaciones del inspector, condiciones inherentes al predio, condiciones particulares con medidores generales y sus medidores complementarios y demás que se consideren convenientes para garantizar la facturación automática de consumos y se determinará las acciones asociadas a cada caso.

Los códigos de no lectura serán determinados por el Administrador del Contrato y modificados en cualquier momento.

Detección y reporte de infracciones cometidas por los ciudadanos al

reglamento de infracciones de la empresa.

El Contratista deberá detectar y reportar novedades de usos indebidos o

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infracciones cometidas por parte de los ciudadanos a la Legislación vigente y el Reglamento de Infracciones y sanciones por el uso indebido de los servicios que presta la empresa contratante.. Y una vez que la veracidad de la información haya sido comprobada por el personal de la empresa contratante, se hará acreedor a un incentivo del 10% de valor de la multa aplicada a cada cliente reportado y confirmado el uso fraudulento.

11. INFORMACIÓN QUE DISPONE LA EMPRESA

CDE EP posee y entregará al Contratista, la información base para la realización de los cálculos de consumos y facturación, tales como:

Información del cliente

Códigos de geolocalización

Datos de la conexión y medidor

Calendario de Facturación

Lectura anterior facturada al cliente

Requerimientos de facturación especiales a clientes específicos

Valores fijos a facturar al cliente

Tasa del IVA

Subsidios

Pliego Tarifario vigente

Información de medición complementaria

Información de clientes oficiales

Plano de ubicación catastral del cliente

El Contratista deberá realizar la toma de lectura de medidores, cálculo de consumos, notificaciones varias, facturación, impresión y entrega de facturas, RIDE o avisos de pago, generación de facturas electrónicas (notas de crédito, notas de débito, guías de remisión, comprobantes de retención, liquidaciones de compra, y demás documentos electrónicos; su validación y envió al SRI), y transmisión de información, mantenimiento liviano de los medidores, entrega de información institucional, reporte de infracciones, actualización del catastro de los clientes de la empresa ubicados en el área urbana, suburbana y rural del D.M.Q., de acuerdo a lo dispuesto por la empresa contratante mediante el “Calendario de Facturación”, con sus respectivos enlaces de comunicación. Sitio WEB para alojar las facturas electrónicas, con su respectivo aplicativo.

Adicionalmente deberá registrar fotográficamente las novedades, hacer revisitas de los predios que presenten dificultades de acceso a la lectura, realizar confirmación de lecturas.

12. PERSONAL TÉCNICO / RECURSOS

Perfiles mínimos de personal

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El Contratista deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos para el personal que se indica continuación:

Un Gerente del proyecto: Experiencia específica como coordinador o gerente responsable de la gestión de empresas que realicen facturación y entrega de documentos simultánea e instantáneamente para empresas prestadoras de servicios domiciliarios, facturación logística o de facturación de servicios domiciliarios o distribución de productos o correspondencia, con un mínimo de 1 año. Deberá contar con título de tercer o cuarto nivel en administración o carreras afines.

Un Líder o Jefe de operativo: Experiencia específica como coordinador o contratista responsable de planificación de rutas y gestión de personal que desempeña actividades logísticas, tales como: toma de lecturas, entrega de facturas de servicios básicos domiciliarios o distribución de productos o correspondencia, con un mínimo de 1 año. Deberá contar con título de tercer nivel en administración o carreras afines.

Un Líder o Jefe de informática: Experiencia específica de 1 año en manejo de software comercial o sistemas de información geográfica. Deberá contar con título de tercer nivel en ingeniería en sistemas o carreras afines.

Dos Programadores: Experiencia específica de 1 año en lenguajes de programación. Deberán contar con título de tercer nivel en ingeniería en sistemas o carreras afines.

Un Técnico Informático: Experiencia específica de 1 año en comunicaciones o infraestructura o base de datos. Deberán contar con título de técnico o superior en ingeniería en sistemas o carreras afines.

Operador de lectura automática de medidores: Poseer educación de tercer nivel en ingeniería de sistemas, electrónica o carreras afines.

Para validar la experiencia del personal profesional, se deberá presentar conjuntamente con la oferta, las hojas de vida, certificados laborales, títulos profesionales o cualquier otro documento que avale la experiencia solicitada.

Supervisor de Campo: Deberá contar con al menos un título de bachiller. Experiencia Mínima de al menos (6) seis meses en: manejo de personal o gestión administrativa o gestión gerencial o gestión de logística o ejecución de encuestas o Interpretación de planos de ubicación o afines.

Operadores de sala de control: Deberán poseer como mínimo título de bachiller, tener una experiencia de por lo menos un año en actividades similares, capacidad analítica, serán los responsables de llevar la bitácora de novedades relevantes relacionadas a los clientes, como horarios de atención, ubicación de medidores, entre otros.

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Lectores: Deberán poseer como mínimo título de bachiller, tener una experiencia de por lo menos de 6 meses en actividades similares, haber aprobado un programa de capacitación diseñado por el contratista, programa que deberá contener los conceptos básicos de manejo de rutas, critica de facturación y atención al cliente.

Para validar el personal: Supervisor de campo, Operador de sala de control y lectores, el oferente deberá suscribir una carta de compromiso, en la cual se compromete a contar con todo el personal requerido para la ejecución del contrato.

13. Personal mínimo operativo necesario

Es obligación del Contratista disponer de un (1) supervisor por cada quince (15) trabajadores en terreno. En caso de que este requerimiento determine un número fraccionario deberá adoptarse el número entero superior.

Para la prestación del servicio se requiere, como mínimo, un trabajador por cada trescientas (300) lecturas e impresiones simultáneas e instantáneas diarias.

Por cada treinta (30) re aplicaciones diarias se requerirá un lector adicional.

Por cada sesenta (60) códigos de no lecturas diarias se requerirá un operador de sala de control con la finalidad de minimizar los códigos.

Para el cálculo del total de trabajadores al mes, se tomará el promedio de lectofacturaciones diarias requeridas según el calendario de lectofacturación, las re aplicaciones y los códigos de no lectura.

Para eventuales reemplazos se deberá justificar y solicitar previamente a la Supervisión su conformidad y aprobación del reemplazo.

La Supervisión a nombre de Empresa, podrá requerir al Contratista el despido de cualquier miembro del personal con la debida justificación, si se lo considera incompetente, negligente en su oficio, o cuando se negare a cumplir las estipulaciones del contrato o presente una conducta lesiva, inmoral o incompatible con sus obligaciones.

En todo momento el Contratista debe garantizar la mano de obra necesaria para ejecutar todas las actividades del presente contrato, contemplando que la mano de obra indicada es la mínima.

El Contratista reportará semestralmente a la empresa contratante los siguientes indicadores de evaluación del personal: - Desempeño, - Rotación; y, - Horas de Capacitación.

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Asignación de trabajo al personal

Ningún Operario de terreno o lectofacturador podrá recorrer una misma ruta de cualquier ciclo por más de tres (3) meses consecutivos. La finalidad de este requerimiento es evitar distorsiones, lecturas ficticias y similares, por el conocimiento detallado que pueda tener un operario al recorrer la misma ruta en meses sucesivos; para lo cual deberá reportar en la estructura de datos que envíe a la empresa el nombre y código del lector, así por escrito mensualmente las rutas asignadas a cada uno de los lectofacturadores durante el tiempo que dure el contrato.

Dotación al personal

El adjudicatario deberá proveer a todo el personal que tenga cualquier tipo de relación con los clientes de la empresa contratante de uniforme consistente en:

Pantalón azul tipo Blue Jean (mínimo 2 por persona en un año)

Camisa azul eléctrica con un distintivo de la empresa contratante en el lado superior derecho, identificación del nombre del Contratista y nombre del empleado en el lado superior izquierdo, (mínimo 4 camisas por persona en un año), y en la parte posterior las palabras “SERVICIO CONTRATADO”.

Zapatos apropiados para trabajos de campo. (mínimo 2 pares de zapatos por persona en un año).

Gorra azul con el distintivo de la empresa contratante e identificación del nombre del Contratista. (mínimo 2 gorras por persona en un año).

Equipos de protección personal y todos los demás equipos de seguridad industrial necesarios de conformidad con la normatividad vigente.

Cuando la dotación del personal haya sido reemplazada por haber cumplido su vida útil o esta sea retirada por despido o renuncia del empleado del Contratista, el Contratista deberá certificar que esta dotación no sea utilizada para fines diferentes al otorgado dentro de las obligaciones inherentes al Contratista.

El Contratista deberá gestionar a su costo ante la empresa contratante., la dotación de carnet de identificación mismo que estará bajo su responsabilidad y buen uso, mediante listado de los empleados que se encuentran a su cargo. En caso de que el personal del Contratista sea separado de las funciones que realice, dicha credencial será retirada y entregada a la empresa contratante.

Movilización del personal

Todos los vehículos asignados al servicio deberán contener en sus costados una identificación en la que se indique claramente la palabra “CONTRATISTA CDE EP”, y la frase “para quejas y reclamos contáctese al XXXXXX”. Por ninguna circunstancia los vehículos puestos al servicio de este contrato portarán un logotipo de otra empresa contratante.

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14. Equipos para la Lectofacturación

El Contratista deberá contar con las terminales portátiles de lectura, las mismas que deberán permitir en el momento de la toma de la lectura: ingresar las lecturas, novedades, códigos de observación, causas de facturación estimada; realizar el cálculo de consumos; aplicar los pliegos tarifarios vigentes; facturar consumos, tasas y valores fijos, calcular subsidios; imprimir la factura de los servicios que presta la empresa contratante; almacenar al menos 2000 registros de Lectofacturación; desarrollar todas las actividades restantes involucradas en la Lectofacturación y transmitir los datos en línea hacia el servidor del contratista para alimentar la información de la sala de control y al sistema comercial de la empresa contratante. De igual manera, estos equipos deberán estar provistos de cámara digital mínimo de 5 mega pixeles, Sistema de Posicionamiento Geográfico y memoria suficiente para el almacenamiento de las lecturas, de las fotografías tomadas contemplando un nivel de hasta 10.000 fotos e información de los trabajos realizados.

Las impresoras portátiles deberán estar conectadas a las terminales portátiles de lectura vía bluetooth y permitirán imprimir en sitio las facturas de consumos resultantes del proceso de Lectofacturación y notificaciones. El oferente deberá suscribir una carta de compromiso, en la cual detalla que se compromete a contar con al menos una terminal portátil de lectura y una impresora portátil por cada lectofacturador y todo el equipo mínimo requerido con las características solicitadas para la prestación del servicio de lectofacturación.

15. LINEAMIENTOS EN TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN

El contratista deberá proveer un software para el proceso de Lectofacturación y análisis de la información recabada que permita implementar las consideraciones, variables y algoritmos determinados por la empresa contratante para la crítica de facturación y emisión de facturas.

El funcionamiento del aplicativo de Lectofacturación deberá acoplarse a los términos establecidos por la empresa contratante, de acuerdo a las estructuras de envío y recepción de información entre el Contratista y la empresa contratante.

El manejo del software y el versionamiento deberá ser entregado al Administrador del contrato, con la respectiva documentación técnica y de usuario (modelo de datos, diccionario de datos, manuales de instalación, configuración, procesos, fuentes, aplicativos,). Se deberá entregar los servicios contratados en la nube para aquellos procesos gestionados por el contratista (servicio de correo, servidores de almacenamiento, y aplicaciones).

El proceso, diagramas, especificaciones funcionales, casos de uso, reglas del negocio y validaciones de todos los aplicativos que la contratista debe desarrollar para el cumplimiento de este contrato, deben ser entregados a la empresa

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contratante. Así como también, debe entregar y mantener actualizada la documentación técnica de diagramas de bases de datos, diccionarios de datos, etc. Esta entrega se realizara al inicio del proceso de contratación y cuando haya cambios, además al final del contrato.

En este sentido es necesario diseñar estrategias de acercamiento entre la empresa contratante y el Contratista para lograr sinergias que optimicen los procesos tecnológicos.

El lenguaje de programación que la empresa contratante acepta para el desarrollo de las aplicaciones es:

Para aplicaciones móviles: java con SDK para Android,

Para aplicaciones Web: C# de .Net o Java. El motor de base de datos debe ser implementado en MSSQL Server 2012 o superior. Los servidores de aplicaciones pueden ser: Internet Information Services para .Net o GlassFish en el caso de Java

El contratista prestara todas las facilidades para los posibles cambios en los procesos y sistemas que ejecute la empresa contratante.

Infraestructura de Comunicaciones

El esquema de comunicaciones que se implementará entre el Contratista y la empresa contratante se anexa al presente como “Diagrama de Conexión” ANEXO 1, en donde se grafica la topología respectiva. El Contratista deberá instalar, habilitar y configurar su infraestructura de enlace de datos y/o internet según lo detallado a continuación. La habilitación del medio de comunicación (enlaces de datos o internet) para el proyecto estará a cargo del Contratista, el cual deberá coordinar directamente con los técnicos de la empresa contratante, Administrador del Contrato del Servicio de Lectofacturación y el Administrador del Servicio de Nube Privada Virtual de la empresa contratante.

El Contratista deberá considerar tres escenarios de conectividad redundante entre su plataforma y la infraestructura informática de la empresa contratante durante la vigencia del contrato, las cuales son:

a) Conexión Local, entre sus oficinas y el Data Center de la empresa contratante ANEXO 2

El Contratista tendrá 15 días calendario desde la firma del contrato para la activación de este enlace de datos;

El Contratista deberá adjuntar obligatoriamente el diagrama de conexión de su propuesta detallada;

La concentración del enlace de datos en el edificio “B” de la empresa contratante CDE EP desde el nodo del proveedor será a través de un enlace

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de fibra óptica que garantice un ancho de banda con relación 1:1; para esto instalará los equipos que se requieren por parte del Proveedor del Servicio;

El Contratista deberá considerar un enlace de comunicación de backup de igual características y capacidad del principal, que será probado al menos una vez durante la vigencia del contrato;

El porcentaje de disponibilidad del enlace contratado será mínimo del 99.6% sobre enlaces de última Milla;

La capacidad del canal de comunicación deberá ser mínimo de 4 MB, y esta podrá ser ampliada dependiendo de los requerimientos del servicio;

El retardo máximo que deberá tener el enlace de última milla a nivel del Distrito Metropolitano de Quito deberá ser mínimo de 1 milisegundo y máximo 10 milisegundos;

El Contratista será el encargado del monitoreo y reporte ante el proveedor del servicio de comunicación, si existiera algún problema en el enlace de datos;

El Contratista será responsable del mantenimiento y reparación de los equipos de comunicación de propiedad del Proveedor del Servicio, por daños que pudieran darse en su funcionamiento.

b) Conexión con nube privada virtual (nivel nacional), para lo cual deberá considerar conexión entre las oficinas del Contratista y el Proveedor del servicio local

El Contratista tendrá 15 días calendario desde la notificación de parte del Administrador del Contrato para la activación del enlace de datos dentro del Distrito Metropolitano de Quito, y 30 días calendario si la habilitación del servicio de Cloud se encuentra en otra provincia;

El Contratista deberá adjuntar obligatoriamente el diagrama de conexión de su propuesta detallada;

La concentración del enlace de datos en el edificio “B” de la empresa contratante CDE EP desde el nodo del proveedor será a través de un enlace de fibra óptica que garantice un ancho de banda con relación 1:1; para esto instalará los equipos que se requieren por parte del Proveedor del Servicio;

El Contratista deberá considerar un enlace de comunicación de backup de igual características y capacidad del principal, que será probado al menos una vez durante la vigencia del contrato;

El porcentaje de disponibilidad del enlace contratado será mínimo del 99.6% sobre enlaces de última Milla;

La capacidad del canal de comunicación deberá ser mínimo de 4 MB, y esta podrá ser ampliada dependiendo de los requerimientos del servicio;

El retardo máximo que deberá tener el enlace de última milla a nivel del Distrito Metropolitano de Quito deberá ser mínimo de 1 milisegundo y máximo 10 milisegundos;

El Contratista será el encargado del monitoreo y reporte ante el proveedor del servicio de comunicación, si existiera algún problema en el enlace de datos;

El Contratista será responsable del mantenimiento y reparación de los equipos de comunicación de propiedad del Proveedor del Servicio, por daños que

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pudieran darse en su funcionamiento.

c) Conexión con nube privada virtual fuera del país para lo cual deberá considerar conexión entre las oficinas del Contratista y el Proveedor del servicio local (Ecuador)

El Contratista tendrá 15 días calendario desde la notificación de parte del Administrador del Contrato para la activación del enlace de datos;

El Contratista definirá el tipo de medio de comunicación que considere adecuado para lo cual deberá adjuntar el diagrama de conexión de su propuesta detallado.

El Contratista deberá considerar un enlace de comunicación de backup de igual características y capacidad del principal;

Si el servicio es por internet deberán considerar las siguientes características:

o Habilitación de VPN site to site entre las oficinas del Contratista y la Infraestructura de Nube Privada Virtual de la empresa contratante (Fuera del país);

o La VPN site to site que se habilite, deberá considerar las seguridades a nivel de encriptación de la información, para lo cual la empresa contratante facilitará el acceso a la Zona Desmilitarizada del servicio de Nube Privada Virtual de la empresa contratante;

o Capacidad de ancho de banda mínima será de 4 Mbps contemplando la habilitación de Calidad del Servicio (QoS) en caso de ser necesario. Esta podrá ser incrementada según sus requerimientos;

o El Contratista deberá definir con el proveedor de internet la latencia del canal de comunicación, esto según los requerimientos de su aplicativo; esta no debe sobrepasar los 150 milisegundos, así como también que garantice una disponibilidad de 99.8%;

o Se deberá considerar la asignación mínima de 5 direcciones IP públicas válidas por servicios que se requieran habilitar a futuro;

El Contratista en coordinación con la empresa contratante, realizará la configuración de todas y cada una de las máquinas contempladas para el Servicio de Lectofacturación (Direccionamiento IP, accesos, nombres entre otros) El Contratista deberá disponer en sus oficinas una infraestructura de seguridad perimetral (firewall). Esta infraestructura estará bajo control y administración del Contratista, por lo tanto, deberá establecer las configuraciones de seguridad que protegerán la infraestructura de lado de la empresa contratante. La empresa contratante podrá solicitar informes relacionados al monitoreo del canal de comunicación así como también registros (logs) por incidentes que pudieran presentarse.

Costos asociados a las redes de comunicación

Los costos por instalación, utilización, soporte, administración y mantenimiento de todos los canales necesarios para la operación del Contratista serán asumidos por

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el mismo y no implicaran ningún gasto para la empresa contratante. Seguridad de la Red

El Contratista se obliga a incorporar las soluciones necesarias para garantizar la seguridad de la red corporativa. Esta solución, debe contar adicionalmente con una administración permanente que garantice la actualización de políticas y reglas de seguridad, su monitoreo y que asegure la actualización ante nuevas versiones. El contratista deberá disponer de las seguridades informáticas respectivas sobre el aplicativo y las comunicaciones sobre las cuales se transmitirá la información. El Contratista deberá resolver los incidentes de seguridad informática que involucre el servicio contratado por la empresa contratante. El Contratista se obliga a incorporar las soluciones necesarias para garantizar la seguridad de la red corporativa. Esta solución, debe contar adicionalmente con una administración permanente que garantice la actualización de políticas y reglas de seguridad, su monitoreo y que asegure la actualización ante nuevas versiones. El contratista deberá disponer de las seguridades informáticas respectivas sobre el aplicativo y las comunicaciones sobre las cuales se transmitirá la información. El Contratista deberá definir un plan de contingencias para el hardware y el software utilizados en el proceso de facturación que se relacionará con el plan de contingencia que mantiene la empresa contratante; garantizando el servicio planteado en el Contrato. Así mismo deberá considerar el mantener un canal de comunicación para la transmisión de la información en modalidad de respaldo ante eventos de que la línea principal no esté disponible. Se deberán ejecutar las recomendaciones planteadas por la empresa contratante referente a la seguridad de la información y establecer los hitos a ser cumplidos entregados por la Oficial de Seguridad de la empresa contratante. El Contratista deberá suscribir los acuerdos de confidencialidad y/o acuerdos de uso con el personal que tenga acceso a los sistemas e información de la empresa contratante como requisito para suministro de cuentas de acceso a los sistemas y recursos de información de la empresa contratante, documento que será entregado al Administrador del Contrato. El Contratista deberá abstenerse de proporcionar información o realizar comentario alguno al Cliente sobre temas distintos a actividades ordenadas. Para esto el Contratista se obliga a llevar a cabo una auditoría sobre la actuación de su personal con el fin de asegurar el cumplimiento de esta obligación. La información a la que accede el Contratista es propiedad de la empresa contratante y es clasificada como “Restringida” y no puede ser reproducida o entregada a terceros total o parcialmente. El Contratista firmará un Convenio o Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de uso de datos y seguridad de la información el mismo que se

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anexa a estos términos de referencia. Una vez terminado el Contrato el Contratista deberá entregar toda la información existente a la empresa contratante.

16. EQUIPOS HARDWARE Y SOFTWARE

Mantenimiento de los equipos del Contratista El Contratista deberá contar con un área técnica y de soporte con personal experimentado en mantenimiento de la infraestructura de hardware y software utilizado, procesamiento de datos (sistemas operacionales, bases de datos) equipos de cómputo como PC’s, portátiles, servidores, TPL, etc., el Contratista deberá garantizar que durante la ejecución del contrato los equipos de cómputo utilizados por él, deberán mantenerse en buenas condiciones de uso y funcionamiento a fin de asegurar una operación satisfactoria. Será responsabilidad del Contratista la integridad, disponibilidad y legalidad del software y hardware que use.

Antivirus Todos los equipos del Contratista asignados a sus funcionarios deberán tener instalado antivirus con software licenciado y será responsabilidad del Contratista mantenerlo actualizado. El Contratista deberá dotar de sistemas antivirus a los computadores de sus puestos de trabajo, TPL y servidores, inclusive al Servidor alojado en el Data Center de la empresa contratante.

Sistemas de Información El Contratista deberá usar los sistemas de información sobre los cuales están soportados los procesos comerciales de la Empresa (AS-400 y SAP IS-U). En el transcurso del contrato los Sistemas de Información pueden tener mejoras considerables, cambios de versión que pueden llegar a implicar cambios en los procesos que soporten; el Contratista deberá estar dispuesto a adoptar estos posibles cambios y a usar los sistemas de información de la empresa contratante sin que esto implique costos adicionales para la empresa contratante. El contratista deberá contemplar los cambios requeridos para la autorización del Servicio de Rentas Internas para la impresión y generación de facturas, en vista que se realizará una modificación al software de Facturación, debido a que la renovación de autorizaciones se deben realizar también por cambio de software (sea por versión o nuevo sistema).

El Contratista debe contar con una herramienta que permita la provisión del servicio con los niveles de respuesta requeridos por la empresa contratante. El Contratista debe diseñar programas y/o aplicativos, que permitan mantener información consolidada, actualizada y a disposición de la empresa contratante. El contratista deberá llevar un control de versiones del software y la

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documentación técnica que soporta las aplicaciones diseñadas, contar con los manuales de usuario, técnicos y diccionarios de datos de toda la información que maneje. Adicionalmente deberá mantener los documentos de los procesos actualizados y aprobados por la empresa contratante. Debe contar con procesos de respaldos que garanticen la disponibilidad de la información. El Contratista debe contemplar la implementación de la infraestructura que le permita conectarse con el sistema informático de la empresa contratante, para descargar y cargar información según las especificaciones dadas. Comprometiéndose al funcionamiento total del sistema requerido, desde el inicio de la provisión del servicio. Además de la información transmitida al servidor destinado para la Sala de Control, el Contratista está en la obligación de mantener respaldos como mecanismos de seguridad de información.

Sala de Control

El Contratista desarrollará y dará mantenimiento el o los programas de supervisión que permitan el monitoreo en tiempo real desde las instalaciones de la empresa contratante, de las actividades realizadas por el personal de campo, revisión y descarga de documentos electrónicos, recibir las novedades detectadas en el proceso de facturación, visualizar los reportes o indicadores de avance del trabajo de forma global o mediante filtros y realizar consultas de acuerdo a parámetros aplicados a cada campo de información que la empresa contratante haya proporcionado o el contratista lo haya generado. Este software seguirá siendo propiedad de la empresa contratante por lo que el Contratista debe entregar los códigos fuente, aplicativo y la capacitación respectiva en el manejo de las herramientas informáticas y manuales de los cambios y mantenimientos realizados. Además cada cambio de versión o modificación del aplicativo de la Sala de Control deberá entregar al Administrador del Contrato para su aceptación y custodia. El aplicativo móvil permitirá la consulta del valor facturado, novedades, fotografía, recepción de notificaciones, descarga de los elementos descritos. Dicho aplicativo deberá ser entregado a la empresa contratante. Para la correspondiente actualización la empresa entregará los software que se ha venido utilizando para la gestión de la sala de control y aplicativos móvil y claves para el acceso a la página web de descarga de documentos electrónicos. Las herramientas con las que debe contar el aplicativo de la sala de control son las siguientes:

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Descripción Funcionalidad

Se deberá visualizar dos

ambientes:

1.1.- A primera vista sobre el mapa se deberá reflejar el avance de la toma de lectura (punto de geo referencia) con un símbolo y color dependiendo de si la lectura fue real, estimada o es una conexión o derivación clandestina.

1.2.- En la parte izquierda o inferior de la pantalla (dependiendo de la selección del usuario) se deberá mostrar la barra de herramientas y gráficos estadísticos (selección del usuario)

1.- El gráfico donde se podrá

visualizar la información en una capa sobre

el mapa.

1.3.- La barra de herramientas permitirá seleccionar entre lecturas reales, estimadas, predios habitados sin cuenta y posibles derivaciones clandestinas.

1.4.- Cuando en la pantalla se reflejen solo lecturas reales, solo las estimadas o por predio habitado sin cuenta, cada tipo de novedad se deberá pintar de un color determinado, si es lectura real o estimada, o las novedades encontradas.

1.5.- Cuando se pase el cursor por sobre alguno de los símbolos en el mapa, deberá aparecer datos generales de la cuenta:

- Cuenta

- Nombre

- Dirección

- Novedad

- Valor facturado

1.6.- Si se selecciona una de las cuentas sobre el mapa aparecerá en otra ventana la información histórica de la cuenta incluidas las fotos.

- Lecturas

- Valores del mes

- Saldo atrasa.

- Valores por rubros.

- Meses de atraso

- Estados del medidor

- Órdenes de trabajo precargadas (cortes, conexiones, medidores, etc.)

- Etc.

1.7.- La información podrá ser filtrada por varias elementos de selección:

- Promedio de Consumo.

- Rangos de consumo.

- Rangos de registro (lectura del medidor)

- Tipo de cuenta.

- Ciclo, sector, ruta y secuencia.

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- Sector socioeconómico.

- Etc.

1.8.- Se podrá visualizar información histórica de la cuenta, recogida en campo

1.9.- Se podrán combinar filtros con los campos de observación.

1.10.- Se podrá subir información que se registra en el sistema comercial a efecto de que pueda visualizar en la sala de control:

- Ordenes de trabajo generada.

- Vida útil de medidores.

- Cortes y reconexiones.

- Acciones de cobro.

- Reclamos presentados

- Número de personas por Unidad Habitacional.

- Número y tipo de llamadas de call center

- Etc.

(se debe dar posibilidad de poder subir otros datos y que se muestren en la visualización de la cuenta)

Para que se muestre esta información se debe validar el punto de geo referencia con la cuenta.

1.11.- Se Mostrará en la pantalla la novedad catastral encontrada.

1.12.- La información en el mapa podrá ser de dos tipos, actual e histórica.

1.13.- Detección de inconsistencia: si un predio tuvo lectura real el mes anterior y el mes actual se coloca código de predio no localizado, se debe enviar al supervisor de campo; esto debe suceder en casos en que tenga un historial de lecturas reales.

2.- Y la parte Informativa

donde se verán los datos en resumen o

listados, según lo solicitado por

el usuario.

2.1.- Si el usuario así lo requiere puede generar archivos en el que se desplegué el detalle de las cuentas y predios seleccionados.

2.2.- Esta información puede ser bajada en varios formatos, texto, Excel, pdf, imagen, etc.

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2.3.- La pantalla de informe podrá generar órdenes de trabajo de inspecciones; estas órdenes de trabajo podrán ser remitidas a otro sistema de atención de inspecciones (sistema de transmisión de datos PDA).

2.4.- Los reportes que se obtengan podrán ser actuales o históricos.

3.- Información estadística

3.1.- GRÁFICOS FIJOS: En la pantalla principal debe visualizarse gráficos estadísticos tipo pastel de:

- Lecturas Reales y Estimadas.

- Medidores en funcionamiento.

- Montos facturados

- Lecturas tomadas/lecturas planificadas

- Lecturas no tomadas responsabilidad del cliente/lecturas no tomadas.

En gráficos de barras se podrá mostrar el histórico de facturación.

3.2.- GRAFICO VARIABLE: En el momento de que se apliquen los filtros se deberá reflejar un gráfico de barras o pastel donde se compare las cuentas seleccionadas del total de clientes activos o medidores funcionando.

Los filtros podrán ser aplicados al numerador y denominador del indicador que representará el grafico variable.

4.- Vinculación con otros

sistemas de geo

posicionamiento

4.1 Sobre la capa de imágenes del sistema, se podrá instalar otras capas de información tales como información de inspecciones, repostes de contratistas de cortes, instalación de conexiones, instalación de medidores, trabajos de plomero amigo.

4.2.- El sistema permitirá incluir dentro de los identificadores marcas para diferentes grupos de trabajo: facturadores, inspectores, contratistas, fiscalizadores, etc.

Este aplicativo debe estar instalado en los computadores que el Administrador del Contrato requiera. El Contratista será el responsable de que el software se encuentre operativo en los equipos que determine el administrador del contrato; durante la vigencia del contrato.

Requerimientos técnicos especiales para la realización de actividades Para cumplir esta actividad, el Contratista deberá instalar el software de gestión de colectoras de datos y análisis estadístico de lecturas, así como mantener respaldo de toda la información resultado de los trabajos materia del contrato, en el servidor que la empresa contratante determine para el efecto. El uso de este software de gestión de lectoras de datos y análisis estadístico de lecturas permitirá a la empresa contratante realizar la Supervisión y control de calidad del

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trabajo reportado por el Contratista. Así mismo, el Contratista será responsable de la configuración en software (Sistema Operativo, servicios) que sean necesarios para el mejor y óptimo funcionamiento de los aplicativos. Deberá mantener las reuniones del caso con la Gerencia de Tecnología de Información de la empresa contratante para considerar la infraestructura existente en el Data Center y así plantear la solución respectiva sobre este tema. Idéntico software deberá instalar el Contratista en su oficina el que deberá contar con el software y hardware para carga y descarga de las Terminales Portátiles de Facturación. El software de lectura, crítica y facturación deberá ser personalizable de acuerdo a los requerimientos de la empresa contratante. El Software debe centralizar la administración y permitir el control integral de lecturas, validación de lecturas, generación e importación de auditorías, y exportación al sistema de la empresa contratante.

El Contratista bajo supervisión de la empresa contratante será el responsable de la carga en línea de la información recolectada al servidor que destinará para dicho efecto, para reflejar en este las actividades desarrolladas.

El módulo de las terminales portátiles de lecturas estará compuesto por transacciones que permitirán:

El armado de las rutas de lectura.

Lectura y transmisión en línea de los archivos desde el terminal portátil.

Carga, descarga y validación de la información tomada en el terminal portátil y la gestión de auditorías.

Las características del software que se utilice dentro de las terminales portátiles de lectura en cuanto al lenguaje de programación, cantidad de turnos dentro de un mismo terminal, etc., será necesario que el mismo contemple los siguientes puntos:

Se tendrá que validar los códigos de observación según la tabla provista por la empresa contratante.

Tendrá que validar la cantidad de dígitos de la lectura del medidor según el parámetro que existe en el sistema de la empresa contratante.

Tendrá que validar que el consumo capturado esté acorde con los datos históricos del predio. Esto es a los fines de filtrar en un primer momento las lecturas erróneas.

Tendrá que aplicar el pliego tarifario vigente y demás actividades inmersas dentro del proceso de facturación.

Tendrá que recolectar la variable catastral determinada para cada mes por la Contratante y además capturar la ubicación geográfica.

Toda esta información será transmitida electrónicamente entre las oficinas del Contratista y la empresa contratante, que será a costo del Contratista.

Será también obligación del Contratista presentar los reportes de novedades

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encontradas durante el desarrollo de esta actividad, mediante el uso de los códigos de observación de la empresa contratante; registro que servirá de base para ampliar el universo de medición, toma de lecturas y entrega de facturas en cada ciclo. El software propuesto por el participante deberá permitir registrar información sobre: Novedades encontradas en el Recorrido de Rutas (NRR), Causas de No Lectura (CNL) así como también permitirá describir el Tipo de Entrega de Facturas (TEF) y Causas de No Entrega (CNE).

Los resultados de lectura y facturación entregados por el contratista, serán sometidos a un control de calidad por parte del personal de supervisión interno de la empresa contratante.

El Contratista deberá considerar que en el reverso de las facturas debe estar pre-impresa la información Institucional en hasta cuatro colores, conforme a las necesidades de la empresa contratante.

Operación - Administración del Sistema

La gestión comercial y operativa está soportada por el sistema actual de la empresa contratante y el Contratista tiene la obligación en esta operación de respetar, acatar y cumplir lo definido en las resoluciones, políticas, normas e instrucciones que sobre la administración del sistema establezca la empresa contratante; por lo tanto, el Contratista estará sujeto a las revisiones y seguimientos que realice la empresa contratante sobre el cumplimiento de las resoluciones, políticas, normas e instrucciones en materia de administración del sistema y a la aplicación inmediata de las recomendaciones que se constituyan.

El Contratista debe ejecutar todos los procesos, objeto de la contratación desde su inicio hasta su finalización, con resultados acordes con la situación de la empresa contratante en el Sistema.

El Contratista no podrá utilizar ni permitirá a su personal el uso sistemas paralelos que permitan manipular información relevante para la empresa contratante. Toda metodología, cálculo, ajuste o procesamiento de información será aprobado por la empresa contratante.

Licencias de Software

El Contratista es responsable de contar con licencias legales de todos los programas, software instalados en sus equipos de computación tales como: Sistemas operativos, anti virus, correo electrónico, herramientas de desarrollo, bases de datos, software de control de versiones, etc.

Contingencia del Contratista

Teniendo en cuenta que puede presentarse una eventual indisposición en alguno de los sistemas que use el Contratista, este deberá tener un sistema de contingencia para no verse afectado por la no disponibilidad del sistema que sea del caso y así poder cumplir con sus funciones, el contratista ejecutara pruebas del

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plan de contingencia. CDE EP realizará al menos una prueba durante la vigencia del contrato.

Para el caso de mantenimiento preventivo ya sea de Hardware o Software este será informado al Contratista con la debida anticipación para minimizar el impacto. Se coordinará con la Gerencia de Tecnología de Información de la empresa contratante y con el Administrador del Contrato.

En caso de robo de los equipos el Contratista debe presentar los planes de contingencia necesarios para la recuperación de los documentos generados por facturación.

Equipos utilizados para la operación

En todo momento el Contratista deberá emplear equipos, maquinarias, métodos y accesorios especificados y/o adecuados para la correcta y expedita ejecución del contrato. El Contratista no podrá efectuar cambios, modificaciones o reducción del equipo mencionado, excepto en caso de daños, deterioros o mejora de los mismos, con la debida notificación para aprobación del Administrador del Contrato.

Materiales Todos los materiales, instalaciones, suministros y demás elementos que se utilicen en la ejecución del contrato, cumplirán íntegramente los términos de referencia y las especificaciones técnicas de la oferta, y a su falta, en las instrucciones que imparta la Supervisión. Los materiales a incorporarse definitivamente en el servicio, suministrados por el Contratista serán nuevos, sin uso y de la mejor calidad. Serán transportados por él, a su costo y bajo su responsabilidad hasta el sitio de trabajo, y almacenados adecuadamente hasta su empleo. Aquellos materiales que requieran de un tratamiento o manejo especial, se deberán colocar sobre plataformas o superficies firmes o bajo cubierta, o en sitios o bodegas cubiertas, sin que ello implique un aumento en los precios y/o en los plazos contractuales. Los materiales almacenados, aun cuando se hayan aprobado antes de su uso, serán revisados al momento de su utilización.

La Contratista en general, deberá cumplir con todas las obligaciones que naturalmente

se desprendan o emanen del contrato suscrito.

Experiencia del personal Operativo: El oferente deberá demostrar que el 80% de su personal tiene un promedio de experiencia de 2 o más años en Lectura y Facturación y acredita mínimo un curso de capacitación en: Lectura, facturación y atención al cliente.

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17. Plataforma Informática:

Cálculo de la Factura: El oferente deberá certificar la tenencia a la fecha de la presentación de su oferta la plataforma informática necesaria para el cálculo y emisión de la factura Facturación Electrónica: El oferente deberá certificar la tenencia a la fecha de la presentación de su oferta la plataforma informática necesaria para la ejecución de la facturación electrónica Sala de Control: El oferente deberá certificar la tenencia a la fecha de la presentación de su oferta una Sala de Control, para el monitoreo en tiempo real de las acciones de campo. Infraestructura y Logística: El oferente deberá demostrar disponer al momento de la presentación de las ofertas la siguiente estructura:

Oficinas en la Ciudad de Quito Vehículos para la prestación del servicio Motocicletas para la prestación del servicio Terminales portátiles para la lectura de los medidores Impresoras de campo para la impresión de la factura Enlace dedicado con una empresa telefónica para la transmisión de los datos

desde campo. CERTIFICACIONES: El oferente deberá presentar al menos las siguientes certificaciones:

ISO 9001 OHSAS 18001 ISO 14001

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA BÚSQUEDA DE … · transmitiendo dicha información en línea a la...

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