TERCERA_ENTREGA_DE_SALUDVIDA_EPS[1]

SALUD VIDA EPSPROYECTO

Presentado por:

MIGUEL ALVARADO ALFONSO CODIGO: 2061062

NORMA LUQUE AMAYA CODIGO: 2061016

LIZETH RODRIGUEZ TORRES CODIGO: 2061044

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

AREA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL 2009

SALUD VIDA EPSPROYECTO

Presentado por:

MIGUEL ALVARADO ALFONSO CODIGO: 2061062

NORMA LUQUE AMAYA CODIGO: 2061016

LIZETH RODRIGUEZ TORRES CODIGO: 2061044

PRESENTADO AL DOCENTE:JOSUE GUILLERMO CUCAITA MURCIA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

AREA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL 2009

INTRODUCCIÓN

El presente informe se realiza para la materia de sistemas de información gerencial, dirigida por el docente Josué Guillermo Cucaita Murcia

SALUDVIDA EPS es una organización que está habilitada y certificada en ISO 9001-2000 en el régimen subsidiado y contributivo que garantiza la prestación de servicios de salud a afiliados bajo un modelo preferente de atención preventivo asistencial con enfoque comunitario que vela por una población sana. Su alcance es la contratación con entes territoriales, mercadeo, afiliación, actualización, citas médicas, compra de servicios de salud, autorizaciones, auditoria médica y cuentas médicas que aseguran el acceso y la prestación de los servicios de salud incluidos en el POS para el régimen subsidiado y contributivo a nivel nacional.Hemos centrado la atención en estos procesos después de haber realizado una investigación previa que nos permitió conocer el funcionamiento de la EPS, su proyección, su cobertura, los procesos de servicio y atención al cliente.

La realización de este proyecto permitirá que las áreas gerencial, comercial y operacional de SALUDVIDA EPS Villavicencio se comuniquen a través de una aplicación independiente de la base de datos principal y donde los usuarios tendrán la facilidad de hacer consultas, hacer seguimientos y control de los documentos además de obtener estadísticas de la información procesada, para poder darles a la EPS un soporte a la toma de decisiones dentro de la empresaEn SALUDVIDA EPS Villavicencio se presentan dificultades en la afiliación de un usuario a la EPS, en la actualización de documentos o datos y en el tramite para solicitar una cita, esto debido a que el área comercial, de donde llegan los datos y el área operacional que los ingresa a la base de datos y genera la información no poseen un sistema de información que controle la llegada, el tramite y el resultado de estos documentos.

Estas tareas se ejecutan manualmente y generan confusión y retrasos entre los encargados que deben verificar dos y tres veces la misma información para estar seguros del trámite. La comunicación entre estas áreas es verbal y de referencia, hecho que retrasa el cumplimiento de los objetivos propuestos en los estándares de calidad que conciernen a la atención del usuario.Esto genera que se presente en la entidad una falta de comunicación entre dependencias en el manejo de los documentos físicos que circulan a diario.

1- DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.1- Quienes somos?

Somos una sociedad anónima de naturaleza abierta, con personería jurídica, aprobada por la superintendencia Nacional de Salud mediante la resolución 1231 del 20 de junio de 2001, para administrar los regimenes contributivo y subsidiado del SGSSS a nivel nacional.

En SALUDVIDA EPS nos hemos convertido en innovadores, ya que nuestro actual Modelo de Salud, diferente al resto de modelos del mercado se fundamenta en lo preventivo (PYP Promoción y Prevención) para evitar la presencia de las enfermedades. Este modelo nos hace la administradora de salud en Colombia que valora al usuario como la mas importante, como su centro, su principio y su fin.

1.2- Nuestra visión

En el 2011 seremos una Entidad Administradora de Planes de Beneficios (EAPB) habilitada, certificada y acreditada, sólida financieramente, competitiva a nivel nacional e internacional, con una red de servicios habilitada, y con el mayor impacto en la calidad de vida de sus afiliados, medido a través de óptimos indicadores de salud.

1.3- Nuestra misión

Somos una empresa promotora de salud, habilitada, certificada en ISO 9001-2000 en el régimen subsidiado y contributivo, que garantiza la prestación de los servicios de salud a nuestros afiliados, bajo un modelo preferente de atención preventivo asistencial con enfoque comunitario, que propende por una población colombiana sana.

2- LOCALIZACIÓN

SALUDVIDAEPS VILLAVICENCIO está ubicada en la Calle 33A No. 27-45 Barrio BARZAL media cuadra arriba de urgencias de la clínica Meta.

3- SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES

Para cada una de las zonales y de las sedes la organización dispone de una infraestructura física adecuada, con las herramientas tecnológicas idóneas y los equipos necesarios para el desarrollo de toda la operación (Hardware, Software, Equipos de Oficina y Periféricos);Dentro del Macro-Proceso de Informática están consignados los procesos para desarrollo de software, soporte técnico, administración de las bases de Datos y Administración del servidor.El sistema actual para el control de documentos utiliza métodos rudimentarios como el manejo de tableros para llevar el reporte de formularios devueltos, aprobados o en proceso; hojas pegadas a la pared en la oficina que contiene los códigos de motivo de devolución; un salón de archivo donde se almacenan con un orden especifico los documentos procesados.

4. ANALISIS

SALUDVIDA EPS cuenta con MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS en estos se contiene los siguientes Macro-procesos:

GERENCIAL que establece las directrices generales del sistema de Gestión de Calidad.

REGIMEN SUBSIDIADO encargado del mercadeo y la contratación, la constitución y Administración de la Base de Datos y el recaudo.

SALUD controla y establece la compra de servicios de salud, autorizaciones con la IPS auditorias y cuentas médicas. CONTRIBUTIVO que direcciona y relaciona el área comercial, el sistema de afiliaciones y el sistema de compensaciones.APOYO establece los procedimientos a nivel Administrativo, financiero, de informática, jurídico, de contabilidad y de imagen corporativa.

5- PROCESOS DE LA EMPRESA SALUD VIDA EPS.

El sistema que le vamos a implementar a la empresa SALUDVIDA EPS, es un sistema de información automatizado que controle la llegada, el trámite y el resultado de todos los documentos de los usuarios. Como está la afiliación de un usuario a la EPS, la actualización de documentos o datos y el tramite para solicitar una cita,

1) AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

Esta persona llega donde un asesor. Este asesor le solicita toda clase de documentos y datos. (Nombre, Apellido, ID. Beneficiario, Teléfono, Dirección, fecha de nacimiento, dirección, fecha de la afiliación). La EPS verifica, si toda la información suministrada es verdadera. Si la información es verdadera y el usuario no se encuentra inscrito en otra EPS, la empresa aprueba y autorizan a entregar el formulario al usuario. Aquella persona diligencia el formato, lo lleva a la EPS al asesor que lo atendió. Y allí junto con el gerente le dan el visto bueno. Después la empresa envía a la ciudad de Bogotá donde se encuentra la principal de Salud Vida EPS, toda la información y documentos pertinentes. Todos los empleados de la empresa a través del computador asignado manejarán el programa, cualquier dato que se ingrese a este sistema, quedará programado para todos los computadores de la organización

DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO

- Afiliación de un usuario a la EPS

2) PEDIR UNA CITA

Esta persona pide la cita de manera tradicional, acudiendo personalmente al servicio de atención al usuario de la EPS. Al solicitar la cita medica se debe dictar el Nº de la cedula o entregar el carnet que lo acredita como miembro activo de la EPS Salud y Vida. Ellos a su vez comprueban en el sistema si esta en regla la documentación y pago oportuno. Para así ser aprobada la solicitud. Una vez comprobado se entrega en una ficha, el día, la hora, y el nombre de la persona que lo va atender en la cita medica.

SE SOLICITA (NOMBRE, APELLIDO, ID,

TELÉFONO, DIRECCIÓN, FECHA DE NACIMIENTO,

DIRECCIÓN,

SE AUTORIZA DAR FORMULARIO AL

USUARIO

SOLICITUD DE AFILIACION

VERIFICAR DATOS USUARIO Inf. Verdad

ASESOR

SE APRUEBA INFORMACIÓN

GERENTE EPS

ACTOR Nº 1 USUARIO


- Pedir una Cita

3) ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O DATOS.

Tener sus datos actualizados es supremamente importante para la correcta y oportuna prestación de los servicios de salud a los que usted y sus afiliados tienen derecho. Los procesos que se llevan a cabo en la actualización de los datos en la EPS Salud Vida son:

- El usuario se dirige a Salud Vida EPS, donde solicita el oficio para poder actualizar los datos personales.

- Se debe presentar los documentos que acreditan las condiciones legales de todos los miembros de el núcleo familiar, así:

PARENTEZCO / ESTADO DOCUMENTO FRECUENCIA DE

ENTREGAR CARNET QUE LO ACREDITA COMO

MIEMBRO ACTIVO DE LA EPS SALUD VIDA

SOLICITAR CITA MEDICA

SE COMPRUEBA EN EL SISTEMA

USUARIO

APRUEBA LA SOLICITUD SERVICIO

ATENCIÓN AL USUARIOSE ENTREGA FICHA

CON HORA Y DIA DE LA CITA

ACTUALIZACIÓN

Cónyuge Registro de matrimonio

Compañero permanente

Declaración juramentada en la que se manifieste que la convivencia es igual o superior a dos años

Una vez y cuando cambie el estado

Hijos, padres o parientes hasta tercer grado de consanguinidad

Registros civiles donde conste el parentesco

Una vez

Estudiante

Certificación del establecimiento educativo, donde conste edad, escolaridad, período y dedicación académica.

Semestral

Incapacidad permanente de los hijos mayores de 18 años

Certificación expedida por un médico autorizado por la EPS

Semestral

- Se deben llenar los datos para la actualización

* Identificación

Datos Básicos Personales* Primer Nombre

Segundo Nombre

* Primer Apellido

Segundo Apellido

Correo Electrónico

Celular

Datos de la Residencia* Departamento

* Ciudad

* Barrio

* Dirección

* Teléfono

Datos de la Oficina

Departamento

Ciudad

Barrio

Dirección

Teléfono Extensión

* Teléfono Contacto

- Este oficio debe ser entregado o llevado de nuevo a la EPS


- Actualización de documentos o datos

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE SALUD VIDA EPS

PRESENTA DOCUMENTOS LAS CONDICIONES LEGALES DE TODOS LOS MIEMBROS

DEL NÚCLEO FAMILIAR

SOLICITA OFICIO

REGISTRO DATOS PARA ACTUALIZAR

USUARIO

OFICIO ENTREGADO A LA EPS. SERVICIO

ATENCIÓN EPS

N_CEDULA,HORA_Cita

USUARIO= CEDULADISPONIBILIDAD=

HORAN_CEDULA =

USUARIOHORA_Cita =

DISPONIBILIDADSI

“CITA ASIGNADA ”,“HORA DE LA CITA ”, HORA_CITAHORA_Cita

FIN SI

INICIO

N_CEDULA,HORA_Cita

USUARIO= CEDULADISPONIBILIDAD=

HORAN_CEDULA =

USUARIOHORA_Cita =

DISPONIBILIDADSI

“CITA ASIGNADA ”,“HORA DE LA CITA ”, HORA_CITAHORA_Cita

FIN SI

INICIO

EDAD, V_INF

EDAD >=18

DOCUMENTACION = V_INF

“CLIENTE AFILIADO”

FIN

ASESORActor Primario

BASE DE DATOS Actor Secundario

GERENTE Actor Primario

AUX. DE OPERACIONES

Actor Primario

CASOS DE USO DOCUMENTACIÓN

CASO DE USO SISTEMA GENERAL ACTUAL DE SALUD VIDA EPS.

Número 1. CASO - AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

BENEFICIARIOActor Primario

Solicitar Afiliación

Solicitar Cita

Solicitar Información

Verificar Información

Realizar Afiliación

Actualizar Información

º

ASESOR Actor Primario

BASE DE DATOSActor Secundario

GERENTE Actor Primario

AUX. DE OPERACIONESActor Primario


Solicitar Afiliación

Realizar Afiliación

Número 2. CASO - SOLICITAR CITA


Solicitar Cita



Número 3. CASO - ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O DATOS .


Solicitar Informació

n



Verificar Informació

n

Actualizar Informació

nGERENTE

Actor Primario

AUX. DE OPERACIONESActor Primario

ACTORES:

Actor 1. Documentación actor beneficiario

Nombre: BeneficiarioTipo: Primario

Casos de uso:

Solicitar Afiliación Solicitar Cita Solicitar Información Verificar Información Realizar Afiliación Actualizar Información

Actor 2. Documentación actor asesor

Nombre: AsesorTipo: Primario

Casos de uso:

Verificar Información Realizar Afiliación Actualizar Información

Actor 3. Documentación actor base de datos

Nombre: Base de datosTipo: Secundario

Casos de uso: Solicitar Afiliación Solicitar Cita Solicitar Información Verificar Información Realizar Afiliación Actualizar Información

Actor 4. Documentación actor gerente

Nombre: GerenteTipo: PrimarioCasos de uso:


Actor 5. Documentación actor auxiliar de operaciones

Nombre: Auxiliar de operacionesTipo: PrimarioCasos de uso:


Número 1. CASO - AFILIACIÓN DE UN USUARIO A LA EPS

Nombre: Afiliación de un usuario a la EPSAutor: Lizeth Rodríguez Torres Fecha: 07/02/2009Descripción:

Permitir la afiliación de pacientes Salud Vida EPSActores:

Beneficiario (usuario, paciente); Asesor, Base de datos (Computador), Gerente y asesor de operaciones.

Precondiciones: El usuario o beneficiario debe llevar toda clase de documentos a la hora de la afiliación El usuario o beneficiario no debe estar inscrito en otra EPS.

Flujo normal:

1. El usuario o beneficiario llega donde un asesor.2- El paciente solicita afiliación al usuario3- Este asesor le solicita toda clase de documentos y datos. 4- El asesor verifica, si toda la información suministrada es verdadera. 5- El auxiliar registra las solicitudes del paciente en la base de datos 6- El auxiliar genera la afiliación

Flujo excepciones:

El asesor y el auxiliar de operaciones comprueba la validez de los datos personales, si éstos no son correctos se avisa al usuario o beneficiario de ello permitiéndole que los corrija para luego generar la afiliación del paciente y su debido almacenamiento a la base de datos de la empresa

Subflujos:No hay

Poscondiciones:La afiliación del paciente ha sido realizada satisfactoriamente por el asesor y el auxiliar de operaciones y registrada en la base de datos de la EPS Salud Vida

Número 2. DOCUMENTACIÓN CASO DE USO - SOLICITAR CITA

Nombre: Solicitar CitaAutor: Lizeth Rodríguez TorresFecha: 03/ 07/2009Descripción:

Permitir al usuario o beneficiario de la EPS Salud Vida, poder solicitar una cita medica u odontológica.

Actores:Beneficiario (usuario, paciente); Asesor y Base de datos (Computador)

Precondiciones:El usuario o beneficiario debe ingresar a la EPS Salud Vida ó debe realizar una llamada telefónica a la misma

Flujo normal:1) El usuario o beneficiario solicita la cita medica u odontológica al asesor

de la EPS2) El usuario dicta al asesor el Nº de la cedula o entrega el carnét que lo

acredita como miembro activo de la EPS3) A través de la base de datos se comprueba en el sistema si el

beneficiario o usuario esta en regla con la documentación y pago oportuno.

4) El asesor aprueba la solicitud5) Una vez comprobado se entrega en una ficha, el día, la hora, y el

nombre de la persona que lo va atender en la cita medica.

Flujo excepciones:No hay

Subflujos:No hay

Poscondiciones:El usuario o beneficiario tendrá conocimientos sobre el día, la hora y el nombre de la persona que desea que lo atienda en la cita medica.

Número 3. DOCUMENTACIÓN CASO DE USO- ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS O DATOS.

Nombre: Actualización de documentos o datos. Autor: Lizeth Rodríguez Torres Fecha: 03/07/2009Descripción:

Permitir al paciente la actualización de documentos o datos pertinentes, parqa la prestación de este servicio satisfactoriamente.

Actores:Beneficiario (usuario, paciente); Asesor, Base de datos (Computador), Gerente y asesor de operaciones.

Precondiciones:El paciente debe actualiza los documentos o datos cada semestre.Tener los datos actualizados es supremamente importante para la correcta

y oportuna prestación de los servicios de salud a los que usted y sus afiliados tienen derecho.

Flujo normal: El usuario se dirige a Salud Vida EPS, donde solicita el oficio para poder

actualizar los datos personales. Se debe presentar los documentos que acreditan las condiciones legales

de todos los miembros de el núcleo familiar Se deben llenar los datos para la actualización Se verifica la información que el usuario suministro El oficio del formulario debe ser entregado o llevado de nuevo a la EPS al

asesor o al auxiliar de operaciones. Se actualiza la información, documentos y datos.

Flujo excepciones:2. El auxiliar comprueba la validez de los datos personales, si éstos no son

correctos se avisa al paciente de ello permitiéndole que los corrija para luego generar la actualización y su debido almacenamiento a la base de datos de Salud Vida EPS.

Subflujos:No hay

Poscondiciones:La actualización de documentos o datos ha sido realizada satisfactoriamente por el asesor y el auxiliar de operaciones, registrada en la base de datos de Salud Vida EPS.

DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN

El sistema se encuentra estructurado, en tablas que almacenan información y se encuentran definidas así:

- DISEÑO DEL SISTEMA

Tabla1.

1- Beneficiario o Usuario

Nombre o Campo

Tipo de dato

Tamaño Descripción

Id _ beneficiarioNombre Apellido Teléfono Dirección Servicio Fecha Fecha_nac

VarcharVarchar VarcharVarcharVarcharVarchar

DateDate Date

1530301050501010 8

Identificación del beneficiarioNombre del beneficiarioApellido del beneficiarioNúmero telefónico del beneficiarioDirección del beneficiarioTipo de servicio que desea el beneficiarioFecha de solicitudFecha de nacimiento del usuario

1- Beneficiario - Nombre- Apellido- Id _ beneficiario- Teléfono- Dirección- Fecha_nac- Fecha - Servicio

2- Asesor

- Nombre- Apellido- Password - Cod_asesor- Fecha

3- Base de Datos

- Numero- cod_asesor- Fecha- No _ formulario- Beneficiario

5- Auxiliar Operaciones

- Nombre- Apellido- Cod_auxiliar- Password- Fecha4- Gerente

- Nombre- Password - Apellido- id _ gerente

Tabla2.

2- Asesor

Nombre o Campo

Tipo de dato


Cód_asesorNombre ApellidoPassword Fecha

VarcharVarchar VarcharVarchar

Date

1030301010

Identificación del asesor en la EPSNombre del asesorApellido del asesorClave de acceso al sistemaFecha en la que lleva a cabo la solicitud junto con el cliente.

Tabla3.

3- Base de Datos

Nombre Tipo Tamaño Descripción

id _ respuestaTipo No. FormularioAsuntoGerenteAuxiliar operacionesJefe comercialFecha

VarcharVarchar VarcharVarcharVarchar Varchar Varchar

DateDate

104010403030301008

Numero único de cada respuestaIdentifica el tipo de servicioFormulario utilizadoEl asunto de la respuestaLa persona que da el aval a la solicitud.Persona que manipulo la informaciónFecha de la respuesta

Tabla4.

4- Gerente

Nombre o Campo

Tipo de Dato


Id _ gerenteNombre ApellidoPassword


10303010

Identificación del gerenteNombre del gerenteApellido del gerenteClave de acceso al sistema

Tabla5.

5- Auxiliar de operaciones

Nombre o Campo

Tipo Tamaño Descripción

Cód_auxiliarNombre ApellidoPassword Fecha


Date

1030301008

Identificación del asesor en la EPSNombre del asesorApellido del asesorClave de acceso al sistemaFecha en la que lleva a cabo la solicitud junto con el cliente.

DICCIONARIO DE DATOS

TABLA A Beneficiario

Nombre Tipo Longitud Rango DescripciónNombre Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el nombre del usuarioApellido Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el apellido del usuarioCedula Varchar 15 (0-9)(‘)(,) identificación del usuario Fecha Date 10 (0-9)(-) Fecha en la que se ingreso los

datos, o solicitudes Servicio Varchar 20 (a-z)(A-Z) Es el servicio que el cliente

requiere

TABLA B ASESOR

Nombre Tipo Longitud Rango DescripciónNombre Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el nombre del asesorApellido Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el apellido del asesorcódigo Varchar 15 (0-9)(‘)(,) identificación del asesor en el

sistemaPassword Varchar 10 (a-z) (0-9) Clave de acceso al sistema

Fecha Date 08 (0-9)(-) Fecha el en la que se efectúa la devolución

TABLA C BASE DE DATOS

Nombre Tipo Longitud

Rango Descripción

id _ respuestaTipo

No. FormularioAsuntoGerenteAsesor

OperacionesBeneficiario

Fecha

VarcharVarcharVarcharVarcharVarcharVarcharVarcharVarchar

Date

1040104030303010

8

(a-z)(A-Z)(a-z)(A-Z)

(0-9)(-)(a-z)(A-Z)(a-z)(A-Z)(a-z)(A-Z)(a-z)(A-Z)(a-z)(A-Z)

(0-9)(-)

Numero único de cada respuesta

Identifica el tipo de servicioFormulario utilizado

El asunto de la respuestaLa persona que da el aval a la

solicitud.Persona que pertenece a la

EPSFecha de la respuesta

TABLA D GERENTE

Nombre Tipo Longitud Rango DescripciónNombre Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el nombre del gerenteApellido Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el apellido del gerente

Password Varchar 10 (a-z) (0-9) Clave de acceso al sistemaCedula Varchar 15 (0-9)(‘)(,) identificación del gerente

TABLA E AUXILIAR DE OPERACIONES

Nombre Tipo Longitud Rango DescripciónNombre Varchar 30 (a-z)(A-Z) Indica el nombre de la

persona que maneja la información de la BD

Apellido Varchar 30 (a-z)(A-Z) Apellido del auxiliar de operaciones

código Varchar 10 (0-9) Numero que lo identifica en el sistema

Fecha Date (0-9)(-) Fecha el en la que se efectúa la devolución

Password Varchar 10 (a-z) (0-9) Clave de acceso al sistema

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