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TERCERA MATRÍCULA Área responsable: Secretaría Académica Versión: 1.0
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TERCERA MATRÍCULA
Área responsable: Secretaría Académica
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Agosto 2018
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Responsables del documento
Elaborado / Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Lilia Zúñiga Cargo: Analista de Procesos
Nombre: Pamela Espinosa Cargo: Coordinadora Gestión Estudiantil
Nombre: José Antonio Martinod Cargo: Director Secretaría Académica
Fecha: 31 Julio 2018 Fecha: 31 Julio 2018 Fecha: 31 Julio 2018
CONTENIDO
1 ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN .............................................................. 2
2 INSTRUCTIVO TERCERA MATRÍCULA .............................................................. 2
2.1 VALIDACIÓN DE MOROSIDAD .................................................................. 2
2.2 APERTURA PEDIDO ACADÉMICO ............................................................ 2
2.3 ENVÍO DE LINKS DE TEST VOCACIONAL ................................................ 4
2.4 ENVÍO DE PEDIDO ACADÉMICO A SIGUIENTE ESTACIÓN .................... 4
2.4.1 BIENESTAR ESTUDIANTIL ............................................................................. 4
2.4.2 ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL .................................................... 5
2.5 OBSERVACIONES GENERALES............................................................... 6
3 ANEXO ................................................................................................................. 7
3.1 ANEXO 1. PASO A PASO DE LA REVISIÓN DE MOROSIDAD ................. 7
3.2 ANEXO 2. CARTA MODELO PEDIDO ACADÉMICO TERCERA
MATRICULA ....................................................................................................... 12
3.3 ANEXO 3. INFORMACIÓN QUE SE ENVÍA AL ALUMNO QUE CONTIENE
LOS LINKS DE TEST VOCACIONAL ................................................................. 13
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Instructivo Tercera Matrícula – Dirección de Secretaría Académica – Gestión Estudiantil
1 ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La Universidad de Las Américas (UDLA, la Universidad) en su afán de brindar
un mejor servicio con respecto a sus procesos, impulsa la implementación de
ciertas modificaciones en los mismos.
Este instructivo se ejecuta cuando el Secretario Académico realiza la apertura
del pedido académico.
2 INSTRUCTIVO TERCERA MATRÍCULA
SECRETARIO ACADÉMICO
2.1 VALIDACIÓN DE MOROSIDAD
Verificar el estado financiero del estudiante en el CRM Financiero entrando al
siguiente link:
http://192.168.0.153/crmudla/index.php?module=Accounts&offset=1&stamp
=1530723570028172000&return_module=Accounts&action=DetailView&recor
d=cb19bc22a5d0a80df0ecb514765dd8c0
USUARIO: externo01
CLAVE: 12345
(Referirse al Anexo 1 que muestra el paso a paso de la revisión de morosidad)
Si el estudiante se encuentra con pagos pendientes, direccionar al estudiante al
departamento de Cobranzas. EN ESTE CASO NO INGRESAR UN PEDIDO
ACADÉMICO MIENTRAS EL ESTUDIANTE NO REGULARICE SU SITUACIÓN.
SPEECH: “Observo que tienes un problema Financiero, por lo que es necesario
que te acerques donde GUSTAVO VELASQUEZ para arreglar tu situación. Él se
encuentra en UDLAPARK, PLANTA BAJA, en los horarios de lunes a viernes de
08:30 a 19:00 y los días sábado solo en épocas de matrículas de 09:00 a 13:00.
El momento que ya tengas solucionado este inconveniente, acércate
nuevamente conmigo al día siguiente y con mucho gusto iniciaremos tu
solicitud”.
Si el estudiante no se encuentra con pagos pendientes, CONTINUAR CON EL
PROCESO.
2.2 APERTURA PEDIDO ACADÉMICO
Verificar que la carta del pedido para Tercera Matrícula esté en el formato correcto
y de igual manera, que la información sea la correcta. En el caso de que el
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estudiante no acuda con la carta, se le enviará el siguiente link, en donde se
encontrará el formato de la carta.
https://www.udla.edu.ec/proceso-para-tercera-matricula/
(Referirse al Anexo 2 que muestra el formato de la carta)
Ingresar la solicitud en Pedidos Académicos.
Llenar correctamente todos los campos, sin ninguna equivocación. Es obligatorio
pedir datos actuales de EMAIL, TELÉFONO CELULAR Y CONVENCIONAL y
registrarlos en el pedido académico.
SPEECH: “Por favor necesito que me des un correo electrónico para enviarte una
información que es parte del proceso. Adicionalmente, dame tu número de
celular y un convencional a donde podamos contactarte para informarte sobre
el avance de tu solicitud”.
Si los datos que indica el estudiante son distintos a los que están registrados en
SAES, enviar un correo electrónico con los nuevos datos a las siguientes personas:
Santiago Rueda (Granados y Queri)
Pablo Balseca (Colón)
Daniel Montenegro (UdlaPark)
No se enviará nada a Silvia Cáceres
Escanear la carta de solicitud del estudiante y adjuntarla al pedido académico. Si
el estudiante entrega certificados que avalen su pedido, éstos también deberán
ser escaneados y adjuntados.
Entregar al Asistente de Gestión Estudiantil la carta original junto con los
certificados, si los hubiera. Esta entrega se debe realizar diariamente.
NOTA – Considerar de qué materia corresponde la solicitud de tercera matrícula, ya
que las materias transversales no pasan por la revisión de Bienestar Estudiantil y, por
ende, no deben enviarse los links de test vocacional. En estos casos, el pedido
académico debe direccionarse al Asistente de Gestión Estudiantil Diego Pozo
Las materias TRANSVERSALES son las siguientes:
o ACI356
o ACI358
o ACI359
o AEA132
o AEA340
o AEA379
o ING
o MET
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o MPT
o PTT
o TIT
o TIX
o TTM
2.3 ENVÍO DE LINKS DE TEST VOCACIONAL
Enviar la información del proceso, que contiene los dos links, al correo electrónico
que el estudiante indicó.
Registrar en el pedido académico a qué correo se envió la información y si el
estudiante constató haber recibido la misma.
SPEECH: “En este momento te voy a enviar a tu correo XXX dos links, los cuales
deberás contestarlos en un tiempo de 24 HORAS. Estos links tienen DOS test
vocacionales. Mientras más rápido los realices, tu proceso podrá fluir de manera
más ágil.
Ya te envié el email, por favor verifica que te haya llegado”.
(Referirse al Anexo 3 que muestra la información que se envía al alumno)
Si es el padre del estudiante o un tercero quien realiza la solicitud, es necesario
colocar en el pedido qué persona se acercó y que se le dio las indicaciones
correspondientes para que sean transmitidas al estudiante. Además, se debe
recibir la carta de consentimiento firmada por el estudiante con la copia de
cédula, la misma que debe ser cargada al pedido académico. SI NO SE RECIBE LA
CARTA, NO PROCEDER CON EL INGRESO DEL PEDIDO.
NOTA – Los links pueden ser enviados a cualquier correo electrónico. No existe
ninguna restricción de ubicación para que el estudiante los complete.
2.4 ENVÍO DE PEDIDO ACADÉMICO A SIGUIENTE ESTACIÓN
Al estar en orden todos los pasos anteriores se enviará el pedido académico a
BIENESTAR ESTUDIANTIL A FRANCISCO ROSERO
2.4.1 BIENESTAR ESTUDIANTIL Analizar el caso correspondiente conjuntamente con el resultado de los test
vocacionales respondidos por el alumno.
En el caso de que el estudiante no haya completado los test al cumplirse 48 HORAS
de recibido el pedido académico, contactar al alumno para informarle que tendrá
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un día más para completar los mismos. Si el estudiante no cumple este tiempo,
cerrar el pedido académico.
Si se define que el estudiante necesita entrevista, derivar el pedido académico a
los PSICÓLOGOS según disponibilidad de agendas.
Agendar cita para entrevista con el alumno en un plazo de 72 HORAS.
Registrar resultado de la entrevista en el pedido académico.
Enviar pedido académico a ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL A DIEGO POZO
Vicerrectorado dará una resolución dos veces por semana de los estudiantes.
2.4.2 ASISTENTE DE GESTIÓN ESTUDIANTIL
Recibir pedido académico por parte de Bienestar Estudiantil o Secretario
Académico.
Distribuir los pedidos académicos referente a tercera matrícula a sus compañeros
designados según sea la carga de los mismos (actividad centralizada en DIEGO
POZO).
Informar al estudiante la resolución.
Si la solicitud del estudiante está aprobada, es necesario comunicar al estudiante
que debe acercarse a la Universidad lo antes posible, para la firma de su carta de
condición.
SPEECH: “Estimado XXX,
Te llamo de la Universidad de las Américas para informarte que tu solicitud de
XXX se encuentra aprobada, por lo que ya puedes acercarte lo más rápido
posible a la Universidad al Aula ….. para proceder con la firma de la carta de
condición”.
Si la solicitud del estudiante está negada, es necesario comunicar al estudiante
sobre esta resolución y el Asistente de Gestión Estudiantil cerrará el pedido
académico.
SPEECH: “Estimado XXX,
Te llamo de la Universidad de las Américas para informarte que tu solicitud de
XXX fue negada, por lo que te sugiero acercarte a BIENESTAR ESTUDIANTIL que
se encuentra ubicada en todas las Sedes en el caso de que consideres cambiarte
de carrera y necesites una Orientación Vocacional”.
Al momento que el estudiante se acerque a firmar la carta de condición, quitar el
bloqueo en el sistema.
La carta de condición no la puede firmar otra persona que no sea el estudiante., Si
al estudiante se le complica acercarse a la Universidad, el Asistente de Gestión
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Estudiantil se la puede enviar por mail para que el estudiante la firme, la escanee
y la reenvíe por el mismo medio.
Imprimir la carta de condición y conjuntamente con la carta del pedido académico
enviar a Archivo diariamente.
Colocar el pedido académico como resuelto y cerrarlo.
2.5 OBSERVACIONES GENERALES
Si el estudiante tiene procesos como: Reingreso, Reingreso con Cambio de Carrera, Cambio de
Carrera es necesario que el estudiante primero resuelva este pedido académico y de ser positiva
la respuesta, abrir un nuevo pedido académico solicitando Tercera Matrícula. En estos casos al
solicitar Tercera Matricula ya no es necesario enviar el link de Bienestar Estudiantil, puesto que
el estudiante ya lo llenó en su proceso anterior y Bienestar Estudiantil conjuntamente con
Vicerrectorado podrá analizar el mismo test vocacional.
Cuando el estudiante acude a preguntar el estado de su proceso, se manejará el siguiente
speech:
SPEECH: ¿EN QUÉ ESTADO SE ENCUENTRA EL PROCESO DEL ESTUDIANTE?
“¿Ya realizaste el Test Vocacional? ¿Cuándo?”
SI EL ESTUDIANTE INDICA QUE SÍ LO REALIZÓ: “Espera por favor una respuesta
en estos días”.
SI EL PROCESO YA FUE ACEPTADO: “Tu pedido ya se encuentra en las últimas
instancias. De entre dos a tres días nos estaremos contactando contigo para
comunicarte la resolución”.
SI NO HA REALIZADO EL TEST VOCACIONAL: “¿Por qué no realizaste el test? (si la
respuesta del estudiante es que no recibió el correo electrónico o porque no se le
abrió): “Te voy a enviar nuevamente el mail y resuelve los test en este momento
por favor. Confírmame si recibiste la información”.
En caso de que un estudiante haya reprobado por Tercera vez las materias de Inglés y
Computación, se deberá informar al estudiante que se acerque a donde Yolanda Medina que se
encuentra en Sede Granados Secretaría Académica.
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3 ANEXO
3.1 ANEXO 1. PASO A PASO DE LA REVISIÓN DE MOROSIDAD
1.1. Inicio de consulta
1.2. Al ingresar al CRM la primera pantalla que se visualizará es la siguiente, en la cual
se deberá dar clic en ESTUDIANTES para comenzar la consulta.
1.3. Se deberá dar clic en filtro para realizar la consulta.
Externo01
12345
Filtro
Estudiantes
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1.4. En filtro avanzado se podrá buscar por número de cedula, matrícula o %nombre.
Posteriormente, se deberá dar clic en buscar.
1.5. Para que se despliegue la información del estudiante dar clic en la cédula.
Al momento que se despliegue la información, es necesario observar todas las carteras
que tiene el estudiante las cuales pueden ser:
Clic
Clic
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1.6. Cartera Externa
Es necesario mirar que el campo de ESTATUS esté VENCIDO y que el VALOR A CANCELAR
SEA MAYOR O IGUAL A 100 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está
en mora y, por ende, no se abrirá el pedido académico.
Si se encuentra diferente a lo mencionado, se podrá abrir el pedido académico.
1.7. Cartera Interna
Se deberá observar en el campo VENCIDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10
DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se
abrirá el pedido académico.
1.8. Recompra y Garantía
Se deberá observar en el campo VALOR A CANCELAR si tiene un valor MAYOR O IGUAL
A 100 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende,
no se abrirá el pedido académico.
Valor a cancelar Estatus
Vencido
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1.9. Facturas por Cobrar
Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 100
DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se
abrirá el pedido académico.
1.10. Cheques Protestados
Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10 DÓLARES.
Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el
pedido académico.
Valor a cancelar
Saldo
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1.11. Cartera Años Anteriores
Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10 DÓLARES.
Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el
pedido académico.
Saldo
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3.2 ANEXO 2. CARTA MODELO PEDIDO ACADÉMICO TERCERA
MATRICULA
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3.3 ANEXO 3. INFORMACIÓN QUE SE ENVÍA AL ALUMNO QUE
CONTIENE LOS LINKS DE TEST VOCACIONAL
