Teoria Tema2 El Proceso Contable Completo

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TEMA 2. EL PROCESO CONTABLE COMPLETO MÓNICA HERRERA Página 1 QUÉ ES EL PROCESO CONTABLE La contabilidad debe realizarse por períodos de tiempo limitados, la Ley establece que, como máximo, será de un año, y por regla general, el período contable suele ser natural (01/01 al 31/12), durante el cual, se irá registrando todos los hechos que acontezcan y que sean susceptibles de contabilización. Será al final del período cuando se cierre la contabilidad, con el fin de extraer los resultados obtenidos por la empresa. Se entiende por Proceso Contable todo el conjunto de operaciones que se realizan en una empresa, desde el inicio del período, hasta el final del mismo. Para realizar un proceso contable completo, hacen falta cinco tipos de asientos: ASIENTO DE APERTURA Y REGISTRO DE LOS HECHOS CONTABLES Asiento de Apertura No es más que dar de alta, tanto en el Libro Diario, como en el Mayor, a las partidas que tenemos al comienzo del ejercicio económico. Tan sólo tendremos que anotar en el Debe todas las cuentas de Activo, y en el Haber, las de Pasivo y Patrimonio Neto, comprobando que el asiento esté cuadrado. Reflejará el patrimonio que posee la empresa al comienzo de cada período contable. El asiento genérico sería: Ejemplo: A través del siguiente ejercicio, se mostrará el mecanismo que sigue el asiento de apertura, pudiendo comprobar que no presenta dificultad alguna. Realice el asiento de apertura de la empresa MARMICA,S.A. con la información que se desprende de su Balance a 01-01-XX.

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TEMA 2. EL PROCESO CONTABLE COMPLETO

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QUÉ ES EL PROCESO CONTABLE

La contabilidad debe realizarse por períodos de tiempo limitados, la Ley establece que, como máximo, será de

un año, y por regla general, el período contable suele ser natural (01/01 al 31/12), durante el cual, se irá

registrando todos los hechos que acontezcan y que sean susceptibles de contabilización. Será al final del

período cuando se cierre la contabilidad, con el fin de extraer los resultados obtenidos por la empresa.

Se entiende por Proceso Contable todo el conjunto de operaciones que se realizan en una empresa, desde

el inicio del período, hasta el final del mismo.

Para realizar un proceso contable completo, hacen falta cinco tipos de asientos:

ASIENTO DE APERTURA Y REGISTRO DE LOS HECHOS CONTABLES

Asiento de Apertura

No es más que dar de alta, tanto en el Libro Diario, como en el Mayor, a las partidas que tenemos al

comienzo del ejercicio económico.

Tan sólo tendremos que anotar en el Debe todas las cuentas de Activo, y en el Haber, las de Pasivo y

Patrimonio Neto, comprobando que el asiento esté cuadrado.

Reflejará el patrimonio que posee la empresa al comienzo de cada período contable. El asiento genérico

sería:

Ejemplo: A través del siguiente ejercicio, se mostrará el mecanismo que sigue el asiento de apertura,

pudiendo comprobar que no presenta dificultad alguna.

Realice el asiento de apertura de la empresa MARMICA,S.A. con la información que se desprende de su

Balance a 01-01-XX.

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Asiento de apertura:

Automáticamente, se anotarán también en los mayores.

Registro de los Hechos Contables

Se trata de anotar todos los hechos que van aconteciendo durante el ejercicio y que son susceptibles

de registro en la contabilidad.

No es más que realizar todos los asientos y anotaciones en los mayores, de la misma forma que lo

hemos venido estudiando hasta el momento.

PROCESO DE REGULARIZACIÓN

Su propósito es obtener al final del proceso contable una visión ajustada del patrimonio. Esto a su vez

constituyen dos objetivos:

- Determinación del resultado, es decir, determinar el saldo de la cuenta de resultados del ejercicio.

- Conseguir que las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto reflejen la verdadera situación del patrimonio.

Etapas

Primera:

- Conseguir que las cuentas de Activo, Pasivo y Neto reflejen la verdadera situación del patrimonio.

- Dejar la contabilidad preparada para poder determinar el resultado. Es decir, nos vamos a asegurar de que las cuentas de Gastos e Ingresos reflejen verdaderamente todos los gastos e ingresos de ese período, por otro lado, debemos comprobar que las cuentas reflejan todo el valor de los bienes y servicios adquiridos durante el período.

Segunda:

- Consiste en la determinación del resultado. Enfrentar las cuentas de Ingresos y Gastos para obtener el Resultado.

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PRIMERA ETAPA

Como ya sabemos, el objetivo que sigue esta primera etapa será dejar la contabilidad preparada para poder calcular el resultado de la empresa, y que las cuentas de Activo y Patrimonio Neto y Pasivo reflejen la

verdadera situación del patrimonio.

Está compuesta de:

- Periodificación.

- Amortizaciones.

- Pérdidas por deterioro.

- Otros.

OTROS

Correcciones de errores

Los errores producidos al realizar los asientos contables deben subsanarse a través de asientos

correctores, nunca borrando el que está mal y haciendo otro nuevo.

Ejemplo: Un cliente nos da 100 u.m. en concepto de anticipo por banco.

Asiento que se debería haber hecho:

Asiento que se hizo:

Asiento corrector:

Clasificación correcta del plazo de vencimiento de los créditos y deudas (Reclasificación)

Dado el transcurso del tiempo, lo que en un principio era a largo plazo, puede llegar a convertirse en

corto, lo cual exige una corrección en el libro de cuentas, ya que así siempre estaríamos alerta.

Ejemplo: Recibimos un préstamo en 20 de 1000 u.m. cuyo vencimiento es en octubre de 2 años más

tarde.

Asiento que hicimos:

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A 31/12/XX ese préstamo ya no es a largo plazo sino a corto por lo que:

Adecuación del Saldo de las Cuentas al Inventario Final Extracontable

Existencias: Vimos en la lección anterior que al final del ejercicio nos proporcionarán el dato de las

Existencias finales de mercaderías. Pero tras esa operación, suele darse lo que se llama “Cerrado por

inventario”, es decir, un inventario físico de las mercancías que existe en ese momento en el

almacén.

Al final del ejercicio, necesitará saber el saldo de las existencias finales. Aunque este dato se obtiene

del inventario final extracontable, algunas existencias han podido deteriorarse o incluso perderse.

Las diferencias encontradas en estos recuentos físicos se llevará a una cuenta de resultado de

explotación que se llama Pérdidas en gestión corriente, a no ser que estos deterioros sean

demasiado extraordinarios, como por ejemplo, que se queme el almacén.

El asiento sería:

Tesorería: Fundamentalmente será la cuenta de Caja a la que se le deba realizar arqueos físicos, y

pueden existir diferencias entre la caja física y la caja contable:

• Si la diferencia del arqueo es pequeña, ésta irá a gastos o ingresos financieros.

• Si las diferencias son elevadas lo normal es que la empresa, dependiendo de su criterio, opte por:

- Llevarla a Pérdidas o Gastos Excepcionales, en el caso de considerarla definitiva.

- Si decide estudiar esas diferencias, se abre una cuenta puente que se llamará: Partidas pendientes de aplicación con el número 555. Esta cuenta irá al Balance Final y en el período siguiente se debe averiguar el porqué de esa diferencia y saldar la cuenta con la que le corresponda.

PÉRDIDAS POR DETERIORO

Si recordamos, el resultado será igual a los ingresos menos los gastos del período, teniéndolos en cuenta desde

el punto de vista de la corriente real, no la financiera.

Estos ingresos y gastos son los realmente acaecidos en el período contable en concreto, pero en lo referente a

las pérdidas, también habrá que tener en cuenta las no realizadas, es decir, aquéllas que realmente no han

tenido lugar, pero que la empresa estima que pueden acontecer en función de riesgos potenciales que se está

sufriendo, o en función de disminuciones de valor que se estiman que se pueden producir en el Activo. Estas

pérdidas no realizables se contabilizan a través de las pérdidas por deterioro. (Lo estudiaremos con más

detenimiento en temas posteriores).

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Un ejemplo de depreciación lo podemos encontrar en los terrenos, los cuales nunca pierden valor por su uso,

pero sí pueden sufrir una variación en el importe por el que se tase el suelo, y aunque la empresa no lo venda

(ésta sería la pérdida real, cuando lo venda), sí sabe que no lo podrá hacer por la cuantía que lo tiene valorado,

sino por menos. Pues bien, desde el mismo momento en que la empresa estima que se está produciendo esa

devaluación, debe anotar el gasto, pero no como pérdida ya que no es real, sino como pérdidas por

deterioro.

PERIODIFICACIÓN Los hechos contables se contabilizan atendiendo a unos documentos que los acreditan, que para los ingresos y

gastos por compra o venta son las facturas.

En contabilidad, no se anotan los hechos hasta que no tenemos el documento acreditativo de la operación,

pero nos podemos encontrar con circunstancias en las que llegue el final del año y no dispongamos de la

factura, pero sí se haya producido el gasto o ingreso real y viceversa.

Periodificación de Ingresos Lo normal es que la factura se emita dentro del mismo período económico en el que se entrega el bien o

servicio, es decir, en el que se produce la corriente real. Esta entrega da lugar a:

• Cobro al contado.

• Cobro a crédito.

• Cobro anticipado.

Se periodifica cuando la factura se emite en períodos distintos a los que se entrega el bien o servicio.

a) El 01-10-XX emite una factura por valor de 3.606’06 euros correspondiente al arrendamiento de un local por los meses comprendidos entre 01-10- al 01-04- del año siguiente. Se va a ir cobrando semestralmente por anticipado. 01-10-XX Emisión de la factura; se cobra al contado.

Al cierre del período contable, la empresa tiene que asegurarse de que todos los ingresos contabilizados pertenezcan a este período. Observamos que de estos ingresos por arrendamiento, tan sólo tres meses corresponden a este año; los tres restantes pertenecen al siguiente período.

Por lo tanto, al cierre, debemos reducir esa cuenta de ingresos en tres meses (la mitad, ya que eran seis meses) para conseguir así, que en este período se reflejen los ingresos reales.

La cuenta Ingresos Anticipados recoge el valor de aquellos ingresos que se facturen en un

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determinado período contable, pero que correspondan o sean imputables al período contable siguiente.

Irá al Balance al Pasivo Corriente a corto plazo o también puede ir a pasivo no corriente en un subgrupo que se denominará Periodificaciones.

Representará la obligación de prestar el servicio, tener alquilado ese local, durante los meses de Enero a Marzo.

Cuando lleguemos al período contable siguiente, debemos imputar los ingresos. Esta imputación se puede realizar cuando se desee, aunque lo normal es que sea al final del período contable. El asiento a realizar sería:

Aunque estamos estudiando este tipo de asientos al cierre del período, es aconsejable que se realicen en el momento del cobro, para que después no haya posibilidades de olvido. Es decir, en el momento del cobro a 01-10-XX, el asiento a realizar sería:

b) El 01-10-XX se arrendó un local a una tercera persona en 601’01 euros/mes pagaderas por semestres vencidos.

Como se realizan por semestres vencidos, la factura se emitirá al final de los seis meses, pero en esta ocasión, nos queda en medio un cierre de ejercicio, y al comprobar si todos los ingresos contabilizados pertenecen al período y si no falta ninguno, vemos que existen tres meses de ingresos de arrendamientos que corresponden a este ejercicio, pero que no están contabilizados por no tener el documento acreditativo: la factura.

Por tanto, el asiento que realizaremos mientras llega la factura será:

Donde Deudores, Facturas Pendientes de Formalizar, será una subcuenta de Deudores, que nos expresa que estamos pendiente de emitir la factura de un ingreso que ya se ha realizado. Al igual que deudores, nos podemos encontrar también, dependiendo del ingreso que se trate, Clientes, Facturas Pendientes de Formalizar.

En el período contable siguiente, cuando se vaya a cobrar el alquiler se emite la factura, y el asiento a realizar será el siguiente:

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Periodificación de Gastos

Se periodifica cuando la factura se recibe en períodos distintos a los que se recepciona el bien o servicio.

a) El 01-10-XX una empresa arrienda un local por importe de 601’01 euros/mes. El pago será por semestres anticipados.

01-10-XX recepción de la factura, se paga al contado.

Al cierre del período contable, la empresa tiene que asegurarse de que todos los gastos contabilizados pertenezcan a este período. Observamos que, de este arrendamiento, tan sólo tres meses corresponden a este año; los tres restantes pertenecerán al siguiente período.

Por lo tanto, al cierre, debemos reducir esa cuenta de gastos en tres meses (la mitad, ya que eran seis meses) para conseguir así, que en este período se reflejen los gastos reales.

La cuenta Gastos Anticipados recoge el valor de aquellos gastos que se facturen en un determinado período contable, pero que correspondan o sean imputables al período contable siguiente.

Irá al Balance al Activo Corriente en un subgrupo que se denominará Periodificaciones.

Cuando lleguemos al período contable siguiente, debemos imputar los gastos. Esta imputación se puede realizar cuando se desee, aunque lo normal es que sea al final del período contable. El asiento a realizar sería:

Aunque estamos estudiando este tipo de asientos al cierre del período, es aconsejable que se realicen en el momento del pago, para que después no haya posibilidades de olvido. Es decir, en el momento del pago a 01-10-XX, el asiento a realizar sería:

b) El 01-10-XX se arrienda un local por importe de 601’01 euros/mes. El pago se realizará por semestres vencidos.

Como se realizan por semestres vencidos, la factura se recibirá al final de los seis meses, pero en esta ocasión, nos queda en medio un cierre de ejercicio, y al comprobar si todos los gastos contabilizados pertenecen al período y si no falta ninguno, vemos que existen tres meses de gastos de arrendamientos que corresponden a este ejercicio, pero que no están contabilizados por no tener el documento

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acreditativo: la factura.

Por tanto, el asiento que realizaremos mientras llega la factura será:

Donde Acreedores, Facturas Pendientes de Recibir, será una subcuenta de Acreedores por prestación de servicios, que nos expresa que estamos pendiente de recibir la factura de un gasto que ya se ha realizado. Al igual que acreedores, nos podemos encontrar también, dependiendo del gasto que se trate, Proveedores, Facturas Pendientes de Recibir.

En el período contable siguiente, cuando se vaya a pagar el alquiler se recibe la factura, y el asiento a realizar será el siguiente:

Periodificación de Préstamos

A través del siguiente ejemplo, vamos a estudiar la problemática contable de los préstamos, tanto en lo

referente a la periodificación de los intereses como a su reclasificación (estudiada en apartados

anteriores). El 01-10-XX una empresa obtuvo un préstamo por valor de 36.060’73 euros a largo plazo.

Condiciones:

• Devolución del préstamo: 12.020’24 euros por año. 6.010’12 euros el 01/04 y el resto el 01/10.

• Intereses del 15% anual, se pagan por semestres vencidos.

Realizar la problemática contable del XX y siguiente año.

01-10-XX Obtención del préstamo:

El enunciado nos dice que cada año se pagan 12.020’24 euros (el 01/04 y el 01/10), por tanto, desde que

anotamos el préstamo, sabemos que 12.020’24 euros se van a pagar antes del año, es decir, a corto plazo, el

resto de la devolución, pasa del año por lo que será a largo plazo.

Hasta 01-04- del siguiente año, no se realizará la primera anotación del préstamo, que corresponderá a los

intereses y a la amortización de capital. Pero como ya sabemos, existen tres meses (desde 01-10-XX al 31-12-

XX) que se han estado devengado intereses aunque no se hayan pagado ni emitido su correspondiente

documento acreditativo, por tanto, debemos anotar el gasto de éstos.

31-12-XX

Cuantía de los intereses:

15% S/ 36.060’73 = 5.409’11 euros anuales para tres meses serán:

5.409’11 / 4 = 1.352’28 euros

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Con este asiento, debemos evitar las equivocaciones con las cuentas, ya que son muy parecidas, pero ya

sabemos que todos los gastos van a pertenecer al Grupo 6, por tanto, el gasto por interés será el de la cuenta

662, mientras que la cuenta 527 reflejará intereses que se han devengado ya, pero que aún no se han pagado.

01-04- del siguiente año. Pago de los intereses y del préstamo:

Debemos devolver 6.010’12 euros correspondientes a la amortización de capital, que no será más que la

reducción de un Pasivo:

A continuación, anotaremos el pago de los intereses de los seis meses, pero teniendo en cuenta que tres ya

fueron llevados a gastos al cierre el ejercicio anterior, porque correspondían a éste:

01-10- del siguiente año. Vuelve a llegar la fecha de vencimiento del préstamo y de los intereses de éste:

La devolución del préstamo será exactamente igual que en el plazo anterior:

Los intereses corresponden al período que va desde el 01-04 al 01-10- del siguiente año, como ambas fechas

corresponden al mismo ejercicio económico, todos serán gastos del mismo período:

Cuantía del interés:

15% S/ 30.050’61 = 4.507’59 euros/anuales

4.507’59 / 2 = 2.253’80 euros/semestrales

Debe tener en cuenta que desde el 01-04- del siguiente año ya no debe 36.060’73 euros, sino 30.050’61 euros,

por tanto el interés se calculará sobre éstos.

Hasta 01-04- del siguiente año no se realizará la siguiente anotación del préstamo, que corresponderá a los

intereses del préstamo. Pero como ya sabemos por el ejercicio anterior, existen tres meses (desde 01-10-XX al

31-12-XX) que se han estado devengado intereses aunque no se hayan pagado ni emitido su correspondiente

documento acreditativo, por tanto, debemos anotar el gasto de éstos.

Además, si observamos el mayor del préstamo, veremos que tenemos 24.040’49 euros de deudas a largo

plazo, cuando realmente 12.020’24 euros ya son a corto plazo, pues vencen en menos de un año.

31-12- siguiente año

Reclasificación:

Intereses:

Cuantía:

15% S/ 24.040’49 = 3.606’07 euros/anuales

3.606’07 / 4 = 901’52 euros/trimestrales.

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Este será el mecanismo a seguir durante toda la vida del préstamo, que como podrá comprobar, serán todos los

años iguales.

AMORTIZACIÓN

Todo inmovilizado a lo largo del tiempo va perdiendo valor causado por:

• Su obsolescencia (quedarse antiguo).

• Su uso.

Por este motivo, es necesario ir llevando al resultado; la parte del inmovilizado que se ha utilizado durante el

año; pérdida de valor como consecuencia del paso del tiempo o desfase técnico. De forma que se vaya

llevando a gastos, la parte del inmovilizado que la empresa estima inútil.

Esta problemática contable, se puede llevar de dos formas distintas:

Procedimiento directo

Consiste en ir llevando al resultado la parte del inmovilizado que se amortiza e irlo reduciendo, a su vez, del

valor del bien.

El asiento sería:

Procedimiento indirecto Consistente en la utilización de una tercera cuenta llamada Amortización acumulada del inmovilizado

material o inmaterial. Cuenta compensatoria de activo cuyo objetivo será la de ir modificando el valor del

activo que muestra la cuenta del inmovilizado.

El asiento sería:

Tanto en un método como en otro, se plantea con el inmovilizado material e inmaterial aunque en nuestra

explicación sólo aparezca el material.

Se amortizará todo el inmovilizado a excepción de los terrenos, ya que éstos no pierden valor con su uso, en

todo caso pueden verse devaluados como consecuencia de la variación de precios en el mercado (valor

razonable). En este caso se trata de una depreciación, no de amortización.

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SEGUNDA FASE DEL PROCESO DE REGULARIZACIÓN

En este apartado introduciremos una novedad, hasta el momento, cuando llegábamos al final del período

confrontábamos los Gastos e Ingresos y obteníamos el Resultado del ejercicio.

Pero es sabido por todos, que los ciudadanos tenemos la obligación de contribuir con el Estado del Bienestar,

y principalmente lo hacemos a través de los impuestos. En las personas físicas, los impuestos se materializan

en el IVA y el IRPF, mientras que para las sociedades es el Impuesto de Sociedades o Beneficios.

El impuesto sobre beneficios o sociedades grava, como su propio nombre indica, los beneficios de las

sociedades. Si la empresa obtuviera pérdidas, no estaría sujeta al pago del impuesto.

Nota: El I.V.A. será tratado en temas posteriores, debido a su problemática contable particular.

¿Cómo se contabiliza el impuesto?

Hasta que no se realice el proceso de regularización, no sabremos si la empresa ha obtenido beneficios, por

tanto, lo primero que debemos elaborar es el proceso que ya conocemos y que venimos estudiando en este

capítulo.

Tras obtener el resultado, es decir, la cuenta de Resultados del ejercicio, y comprobar que ha obtenido

beneficios, aplicamos el impuesto sobre sociedades. El tipo de gravamen asciende al 35% sobre el saldo de

beneficios y su asiento contable será:

Como hemos vuelto a abrir una cuenta de Gastos, y lo que pretendemos es dejar todas las de gestiones

saldadas, debemos confrontar la partida con Resultados del ejercicio, de forma que, reducirá el beneficio de la

empresa en proporción a lo que se paga de impuestos.

La cuenta Hacienda Pública, acreedor por impuestos sobre beneficios, recoge la obligación de pago a este

organismo, por tanto, es una cuenta de Pasivo que se llevará al Balance final y que en el siguiente período se

saldará.

REPARTO DE BENEFICIOS

Una vez obtenido el resultado y anotado en la cuenta de Resultados del ejercicio, si se han obtenido

beneficios, habrá que establecer cómo se van a repartir éstos.

Este reparto no se decide hasta el ejercicio siguiente, y si hablamos de sociedades, cuando se reúna la Junta de

Accionistas. Por lo que normalmente no lo realizaremos.

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ASIENTO DE CIERRE

Con este asiento, lo que se pretende es el cierre total de los elementos patrimoniales de la empresa en este

período.

En el siguiente período, volveremos a abrir la contabilidad con los elementos que en el pasado habíamos

cerrado. Es como si cada período se abriera y cerrara una empresa.

Cuando llegamos a este asiento, todas las cuentas de Gastos e Ingresos ya han sido cerradas, así pues, lo que

nos queda en nuestros mayores son solamente cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto, que serán con las

que hagamos el Balance final.

El asiento sería: