Tenedur ía regu lar

La t enedu r í a r egu l a r imp l i c a e l cumpl imien to de r equ i s i t o s conce rn i en t e s a l a spec to ex t e r i o r de l o s l i b ro s de comerc io o a su con t en ido i n t e r i o r ( fo rma l idades ex t r í n seca s e i n t r í n seca s ) .

En gene ra l , l a s f o rma l idades t i enen como f i na l i dad ev i t a r e l f a l s eamien to de l a s cons t anc i a s en l a con t ab i l i dad , imp id i endo ag regados y su s t i t uc iones , y con e l l o s e ga r an t i z a l a ve ros imi l i t ud de l o s l i b ro s de comerc io .

L a omi s ión t o t a l de l l eva r l i b ro s , ha s t a l a me ra i r r egu l a r i dad en a lgún a s i en to de a lgún l i b ro , p rovoca que s e cons ide re a l a t enedu r í a como i r r egu l a r , l o cua l t i ene consecuenc i a s ba s t an t e g r aves pa r a e l comerc i an t e o l a soc i edad comerc i a l omi sos . I . Formal idades in t r ínsecas A. Rég imen genera l E l Cód igo de comerc io e s l i be r a l con r e l a c ión a mé todos y s i s t emas con t ab l e s . So l amen te s e impone e l cumpl imien to de a lgunas fo rma l idades i n t r í n seca s . 1 . Regu lar idad y orden un i forme de contab i l idad El Cód igo ex ige regu lar idad ( a r t í cu lo 54 ) , que s e l l eve n l o s l i bros que cons idera ind i spensab le s , en un orden un i forme ( a r t . 44 ) . Orden un i fo rme y r egu l a r i dad , ún i ca s ex igenc i a s de l Cód igo son , po r o t r a pa r t e , ex igenc i a s impues t a s po r l a t é cn i ca con t ab l e . No ex i s t e pos ib i l i dad de o rgan i za r r a c iona lmen t e r eg i s t ro s con t ab l e s , s i no hay un i fo rmidad en e l s i s t ema que s e e l i j a o s i no s e u t i l i z a un mi smo s i s t ema pa ra t odos l o s l i b ro s . 2 . Ut i l i zac ión de l id ioma e spaño l El a r t í cu lo 44 , apa r t ado 2 , de l Cód igo de comerc io , ex ige l a u t i l i z ac ión de l i d ioma e spaño l , con una excepc ión : e l l i b ro cop i ado r de ca r t a s , p r ev i s t o po r e l a r t í cu lo 63 . S i s e e s c r i be a un comerc i an t e en e l ex t e r i o r , u t i l i z ando e l i d ioma de l de s t i na t a r i o , l a c a r t a s e cop i a r á en e l i d ioma en que fue e sc r i t a y r emi t i da ( a r t . 64 ) . 3 . Ex igenc ia s impues tas por e l ar t í cu lo 66 E l a r t í cu lo 66 de l Cód igo de c omerc io e s t ab l ece c i e r t a s p roh ib i c iones : a . a l t e r a r en l o s a s i en to s e l o rden p rog re s ivo de l a s f e chas y ope rac iones ; b . de j a r b l ancos o huecos , hace r i n t e r l i neac iones , r a spadu ra s o enmiendas , t a cha r a s i en to s ; c . mu t i l a r a l guna pa r t e de l l i b ro , a r r anca r a l guna ho j a o a l t e r a r l a encuade rnac ión y fo l i a c ión .En l o que r e f i e r e a l o rden c rono lóg i co de l o s a s i en to s , e l a r t í cu lo 66 r emi t e a l a r t í cu lo 55 . És t e e s t ab l ece que en e l l i b ro d i a r i o s e a s en t a r á d í a po r d í a y s egún e l o rden en que s e vayan e f ec tuando , t odas l a s ope rac iones que haga e l comerc i an t e , l e t r a s u o t ro s cua l e squ i e r pape l e s de c r éd i t o que d i e r e , r e c ib i e r e o en t r ega re , de su cuen t a o de l a a j ena , po r cua lqu i e r t í t u lo que fue r e , de modo que cada pa r t i da man i f i e s t e qu i én e s e l a c r eedo r y qu i én e l deudo r en l a negoc i ac ión a que s e r e f i e r e . Las pa r t i da s de ga s to s domés t i cos ba s t a a s en t a r l a s en g lobo , en l a f e cha en que s a l i e r en de l a c a j a .En l o r e f e r en t e a l a p roh ib i c ión de de j a r b l ancos , e l a r t í cu lo 66 e spec i f i c a que l a s pa r t i da s han de sucede r se una a o t r a s , s i n que en t r e e l l a s quede l uga r pa r a i n t e r ca l ac iones n i ad i c iones .En cuan to a l a s i n t e r l i neac iones y o t r a s a l t e r ac iones en l o s a s i en to s , e l a r t í cu lo 66 e spec i f i c a que t odas l a s equ ivocac iones y omi s iones que s e come tan , s e han de s a lva r po r med io de un nuevo a s i en to , hecho en l a f e cha en que s e adv i e r t a l a omi s ión o e l e r ro r . Adv i é r t a s e que l a Ley 10 .490 t i p i f i c a como de l i t o l a f a l s i f i c ac ión de documen to p r i vado . B. Formal idades in t r ínsecas en l a Ley 16 .060

Den t ro de l o s cuatro meses de l a f e cha de c i e rre de l e j erc i c io e conómico , l o s admin i s t r ado re s de l a soc i edad deben fo rmu la r l o s e s t ados con t ab l e s . Es to s i nc luyen e l i nven t a r i o de l o s d ive r sos e l emen tos que i n t eg ran e l a c t i vo y pa s ivo soc i a l a d i cha f echa , e l ba l ance gene ra l ( e s t ado de s i t uac ión pa t r imon ia l y de r e su l t ados ) y l a p ropues t a de d i s t r i buc ión de u t i l i dades , s i l a s hub i e r a .

La Ley de Soc i edades Comerc i a l e s 16 .060 man tuvo e l r ég imen de fo rma l idades i n t r í n seca s , con e l ag regado de mayore s p r ev i s i ones en cuan to a l o s e s t ados con t ab l e s que s e r e cogen en e l l i b ro i nventar io ( a r t . 87 , a r t . 88 , i nc . 2 y 3 , a r t s . 89 y 90 ) . 1 . Cont inu idad y coherenc ia

En e l i nc i so 3 de l a r t í cu lo 88 , s e impone l a con t i nu idad de l a s f o rmas y mé todos de ava luac ión . Só lo s e admi t e va r i a c ión s i e l l a e s ap robada po r l a mayor í a de l o s soc io s . Se qu i e r e imped i r , con e s t a no rma , cua lqu i e r t i po de man iob ra , que s e pueda p r e t ende r e f ec tua r med i an t e va r i a c iones en e sa s fo rmas y mé todos :  "Para l a e l aborac ión de l o s e s t ados con tab l e s cor re spond i en t e s a cada e j e rc i c io , s e s egu i rán l a s m i smas f o rmas y l o s m i smos mé todos de ava luac ión u t i l i zados en l o s e j e r c i c io s p receden t e s . Toda var iac ión , en t a l s en t i do , deberá s e r ra zonab l emen t e f undada y aprobada expre samen te por l a mayor ía soc ia l o l a a samb lea . "

E l a r t í cu lo 91 d i spone que l a r eg l amen tac ión e s t ab l ece r á l a s no rmas con t ab l e s adecuadas a l a s que debe rán a ju s t a r s e l o s e s t ados con t ab l e s de l a s soc i edades comerc i a l e s . En func ión de l a de l egac ión e f ec tuada , e l Pode r E j ecu t i vo ha d i c t ado no rmas r eg l amen ta r i a s , sob re no rmas con t ab l e s adecuadas . 2 . S incer idad de l o s ba lances

El Cód igo de comerc io impone l a s i nce r i dad de l o s ba l ances con l a s exp re s iones " s in r e se rva n i omi s ión a lguna" ( a r t í cu lo 59 ) . E l a r t í cu lo 88 de l a Ley 16 .060 e s t ab l ece que l o s e s t ados deben r e f l e j a r , con c l a r i dad y r a zonab i l i dad , l a s i t uac ión pa t r imon ia l de l a soc i edad , l a s u t i l i dades y l a s pé rd ida s . Los dec re to s r eg l amen ta r i o s d i c t ados , imponen , t amb ién , l a ve r ac idad . 3 . Ap l i cac ión de normas contab le s adecuadas y aprop iadas para cada caso

El a r t í cu lo 88 , i nc i so 2 , e s t ab l ece : “Los e s tados con tab l e s deberán s e r con f ecc ionados de acuerdo a normas con tab l e s adecuadas que s ean aprop iadas a cada caso , de t a l modo que r e f l e j en , con c la r idad y ra zonab i l i dad l a s i t uac ión pa t r imon ia l de l a soc i edad , l o s bene f i c i o s ob t en idos o l a s pe rd idas su f r i das .”

El a r t í cu lo 91 d i spone :“La r eg lamen tac ión e s tab l ece rá l a s normas con tab l e s adecuadas a l a s que habrán de a ju s ta r se l o s e s t ados con tab l e s de l a s soc i edades comerc ia l e s .

As im i smo podrá au to r i za r para e s ta s soc i edades , e l emp leo de t odos l o s med ios t é cn i cos d i spon ib l e s en r eemp lazo o comp lemen to de l o s l i b ros ob l i ga to r io s impues to s a l o s comerc ian t e s .”

La Ley 18 .083 ag rega un i nc i so a l t ex to o r i g ina l de l a r t í cu lo 91 de l a Ley 16 .060 : “Podrá exc lu i r de e s t a ob l i gac ión a l a s soc i edades comerc ia l e s en l a s que l a t o ta l i dad de su s ac t i vos s e encuen t r en rad i cados en e l e x t e r io r .” a . Concep to de normas con tab l e s adecuadas

El a r t í cu lo 1 de l Dec re to 162 /004 cons ide ra no rmas con t ab l e s adecuadas a “ t odos aque l l o s c r i t e r i o s t é cn i cos , p rev iamen te e s t ab l ec idos y conoc idos por l o s u suar io s , que s e u t i l i zan como gu ía de l a s acc iones que f undamen tan l a p reparac ión y p re sen tac ión de l a i n fo rmac ión con tab l e ( e s t ados con tab l e s ) y que t i enen como f i na l i dad exponer en f o rma adecuada l a s i t uac ión económica y f i nanc i e ra de una o rgan i zac ión” . A. Rég imen de l Cód igo de Comerc io

E l a r t í cu lo 65 de l Cód igo de Comerc io e s t ab l ece : "Los t r e s l i b ros que s e dec la ran i nd i spensab l e s e s t a rán encuadernados , f o r rados y fo l i ados , en cuya f o rma lo s p re sen ta rá cada comerc ian t e de l Depar tamen to de l a Cap i t a l a l Ju zgado L . de Comerc io para que por e l Jue z y Esc r ibano de l m i smo Juzgado l e rubr iquen t odas su s f o ja s y s e ponga en l a p r imera una no ta da tada y f i rmada por ambos de l número de ho ja s que con t i ene e l l i b ro .

En lo s demás depar tamen tos s e cump l i rán e s ta s f o rma l idades por e l A l ca lde Ord inar io , ac tuando con e l Esc r ibano , y a f a l t a de é s t e , con dos t e s t i gos . "

En e s t a d i spos i c ión s e con t i enen cua t ro r equ i s i t o s : encuadernados , f orrados , f o l i ados y rúbr i ca .

Encuade rnados , s i gn i f i c a que t engan fo rma de cuade rno . Fo r r ados , qu i e r e dec i r que t engan t apa . Fo l i ados , qu i e r e dec i r que su s ho j a s s ean numeradas . Con e s to s r equ i s i t o s s e ev i t a l a pos ib i l i dad de su s t i t u i r ho j a s con f i ne s f r audu l en to s .

En cuan to a l a r úb r i c a , en v i r t ud de l eye s pos t e r i o r e s a l Cód igo de comerc io , f ue su s t i t u ida po r una ce r t i f i c ac ión . La Ley 16 .871   s e r e f i e r e a hab i l i t a c ión de l i b ro s y no a c e r t i f i c ac ión . S in emba rgo , e s t ab l ece que l a hab i l i t a c ión con t i ene una ce r t i f i c ac ión .

La hab i l i t a c ión s e ha r á po r e l Reg i s t ro Nac iona l de Comerc io . T ra t ándose de comerc i an t e s o soc i edades , domic i l i ados en e l i n t e r i o r de l pa í s , pod rán hab i l i t a r l o s l i b ro s an t e e l Reg i s t ro de l a P rop i edad Inmueb l e de su domic i l i o . B. Rég imen e s tab l ec ido para soc i edades comerc ia l e s en l a Ley 16 .060

En cuan to a l a s f o rma l idades ex t r í n seca s , l a Ley 16 .060 hab i l i t ó que l a r eg l amen tac ión d i spus i e se e l emp leo de med ios t é cn i cos d i spon ib l e s , en r e emp lazo de l o s l i b ro s ob l i ga to r i o s ( a r t . 91 , i nc . 2 , Ley 16 .060 ) . E l l o fue r eg l amen tado po r Dec re to 540 /991 , que au to r i zó a l a s soc i edades comerc i a l e s a r e emp laza r l o s l i bros d iar io e inventar io por ho jas móv i l e s pre o pos t numeradas , a s í como e l emp leo de f i chas micro f i lmadas . De modo que e s f a cu l t a t i vo de cada soc i edad u t i l i z a r l o s l i b ro s con l a s f o rma l idades ex t r í n seca s p r e sc r i t a s en e l Cód igo de comerc io o mane j a r s e con ho j a s móv i l e s o f i cha s m ic ro f i lmadas .C l a ro que l a s f ormal idades in t r ínsecas s e mant i enen . Los a s i en to s en t a l e s ho j a s s e deben hace r cumpl i endo con l o d i spues to po r e l a r t í cu lo 56 de l Cód igo de comercio.

E fec tuadas l a s r eg i s t r a c iones con t ab l e s , l a s ho jas móv i l e s deben encuadernarse y s er l l evadas a l Reg i s t ro Nac iona l de Comerc io p a r a que é s t e l a s i n t e rvenga . E l a r t í cu lo 2 de l Dec re to 540 / 991 establece: “En lo s casos p rev i s t o s en e l i nc i so 1 º de l a r t í cu lo an t e r io r , una ve z r ea l i zadas l a s r eg i s t rac iones , l a s Soc i edades Comerc ia l e s p re sen ta rán an t e e l Reg i s t ro Púb l i co de Comerc io , a e f e c to s de su i n t e rvenc ión , l a s ho ja s móv i l e s r e f e r idas , encuadernadas en p i e zas que con t endrán m i l f o l i o s como máx imo .” Las ho j a s deben s e r p r e sen t adas a l Reg i s t ro , po r l o menos , una vez a l año , d en t ro de l o s 30 d í a s s i gu i en t e s a l a ap robac ión de l o s e s t ados con t ab l e s po r l o s soc io s o l a a s amb lea de acc ion i s t a s , o den t ro de l o s 210 d í a s de l c i e r r e de l e j e r c i c io soc i a l ( e l que s ea menor de ambos p l azos ) .

D amos un e j emp lo . S i e l c i e r r e de l e j e r c i c io e s e l 31 de d i c i embre l o s e s t ados con t ab l e s debe rán e s t a r f o rmu lados den t ro de l o s cua t ro mese s s i gu i en t e s ( a r t . 87 Ley 16 .060 ) , e s t o e s , a l 30 de ab r i l de l año s i gu i en t e y ap robados po r l o s soc io s den t ro de l o s 180 d í a s de l c i e r r e de l e j e r c i c io , e s t o e s , a l 30 de j un io . S i s e ap rueban e l 30 de j un io hay p l azo pa ra l a i n t e rvenc ión r eg i s t r a l ha s t a e l 30 de j u l i o .De acue rdo a l Dec re to , una soc i edad comerc i a l que t enga r eg i s t r a c iones con t ab l e s de g r an vo lumen pod rá concu r r i r pe r i ód i camen te , cuando l e r e su l t e más conven i en t e , con l a s ho j a s móv i l e s encuadernadas a l o s e f ec to s de su i n t e rvenc ión . No t i ene que e sperar a que s e acumulen l o s r eg i s t ros de un año , p a r a r e c i én en tonces ped i r l a i n t e rvenc ión ( a r t . 4 Dec re to 540 /991 ) .

La in tervenc ión s e formal i za en e l ú l t imo fo l i o encuade rnado , con l o s s i gu i en t e s da to s : denominac ión soc i a l , nombre de l l i b ro , c an t i dad de fo l i o s y numerac ión , l uga r y f e cha de p r e sen t ac ión ( a r t . 3 , i nc . 1 ) 1 [ 1 ] . S i s e u t i l i z an f i cha s m ic ro f i lmadas , l a i n t e rvenc ión de l Reg i s t ro s e r á po r s i s t ema de per forac ión en cada una de e l l a s , i nd i cando l a f e cha ( a r t . 3 , i nc . 2 ) .

Qué prohibiciones existen 

1. Está absolutamente prohibido asentar o registrar transacciones en una forma distinta a la que fueron originadas, incluyendo su fecha de perfeccionamiento.

2. Dejar espacios en blanco. 3. Efectuar borrones o tachaduras. 4. Trasladar los registros de contabilidad fuera del país o a lugares que no sean fácilmente

accesibles. (Artículos 73 y 93 del Código Comercio)

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