Tema VII. Inteligencia en Los Negocios

7/29/2019 Tema VII. Inteligencia en Los Negocios

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Introduccin

La inteligencia en los negocios (o empresarial) es el conjunto de herramientas

que facilitan la recopilacin de datos y su posterior conversin en informacinsignificativa (conocimiento) para la toma de decisiones ms acertadas para laempresa.

En este tema estudiaremos estas herramientas utilizando Microsoft Excel 2013.

Las capacidades de inteligencia empresarial en Excel 2013 son (entre otras):

Introducir cmodamente datos usando el relleno rpido.

Utilizar funciones de inteligencia de tiempo con DAX.

Crear informes, cuadros de mandos o paneles, haciendo uso de anlisisrpidos o cuadros de mando con indicadores clave de rendimiento (KPI) yjerarquas representados mediante Power View.

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Relleno rpido

Reconoce un patrn en los datos que

estamos introduciendo.

Suponga que dispone de una tablacon una lista donde cada celdacontiene un dato compuesto. Unejemplo muy comn lo tenemos en

los dos apellidos y el nombre. Vea acontinuacin tres ejemplos. En todosellos se ha escrito en la celda dearriba de la columna y despus deINTRO se ha hecho CTRL+E (queactiva el relleno rpido):

(direccin de correo:[email protected])

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Relleno rpido

(nombre) (primer apellido y segundo apellido) Donde puede observarse qu fcil es crear direcciones de correo, extraer el

nombre o los apellidos del cada campo. Para casos difciles (apellidos compuestos, hay que repetir el patrn en la

siguiente celda. Por ejemplo lvarez-Osorio)

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Anlisis rpido

Con versiones anteriores de Excel para disponer de un formato condicional (yver, por ejemplo, los datos con semforos), o crear un grfico o una tabladinmica debamos seguir una serie de pasos navegando por los distintosbotones de los grupos en las fichas.

Es decir, para analizar los datos tenamos que realizar ciertas manipulacionessobre los mismos.

Estas operaciones se han agrupado en un solo botn: Anlisis rpido que,adems, nos sugiere en algunas casos tablas o grficos dinmicos que nosfacilitan mucho el trabajo.

Para realizar este tipo de anlisis podemos partir de cualquier rango de datos(en forma de rango normal o tabla).

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Anlisis rpido

Bastar con que seleccionemos con el ratn el rango y nos coloquemos encimadel botn que aparecer (de forma automtica) en la esquina inferior derecha:

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Anlisis rpido

Aqu podremos escoger entre varias posibilidades:

Formato: barra de datos, escalas de valores, conjuntos de iconos, etc.

Grficos: varios tipos distintos de grficos de barras y Ms grficos(sugeridos) o Todos los grficos.

Totales: sumatorio, promedio, recuento, etc.

Tablas: obteniendo una tabla (para el caso de un rango normal), diferentestablas dinmicas (sugeridas).

Minigrficos: de lnea, columna y de ganancia o prdida.

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Anlisis rpido

Como ejemplo obtenga rpidamente el nmero de horas empleadas en cadaproyecto:

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Lenguaje de anlisis de expresiones DAX

Es un lenguaje muy potente incorporado a Power Pivot.

Aunque puede parecer prescindible en algunos casos, se haceimprescindible ya que Power View slo utiliza la informacin contenida en

el modelo (columnas, columnas calculadas, campos calculados, KPI yjerarquas).


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Frmulas DAX

Las frmulas DAX (como en Excel) empiezan por un signo igual seguido de unaexpresin o nombre de funcin y los argumentos o valores obligatorios.

Las frmulas de DAX son diferentes porque:

Pueden utilizar un valor relacionado (de otra tabla relacionada) pararealizar clculos que varen segn el contexto.

Hay funciones que devuelven una tabla como resultado. Estas funcionessuelen usarse como entrada a otras funciones (ya que no podemosrepresentar una tabla en una celda).

Existen funciones de inteligencia de tiempo que permiten hacer clculos

con intervalos de fechas y comparar los resultados en perodos paralelos.

Puede crear frmulas en PowerPivot bien en columnas calculadas (ventanaAdministrar de PowerPivot) o en campos calculados.

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Funciones de agregacin DAX

En Excel las funciones SUM o AVERAGE permiten calcular la suma o la mediade los valores de una columna.

DAX incluye funciones de agregacin que reciben como argumento una tabla yuna expresin (con lo que son bastante ms potentes que las de Excel).

Los nombres en DAX son iguales pero con una X al final, as SUMX calcula la

suma de una expresin evaluada en una tabla:

Un ejemplo lo tenemos en la siguiente frmula (de Contoso):

= SUMX (FactSales;FactSales[UnitPrice]*FactSales[SalesQuantity])

Que calcula la suma en la tabla FactSales del producto de UnitPrice ySalesQuantity, es decir, el total de todas las ventas. Con lo que nos evitamosuna columna calculada, [UnitPrice] * [SalesQuantity], y luego hacer la sumacon SUM.

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Funciones DAX de inteligencia de tiempo

Uno de los clculos ms comunes realizados en anlisis de datos es compararresultados utilizando perodos de tiempo diferentes.

Esto est relacionado con el tratamiento de informacin histrica.

Este tipo de herramienta es muy til para la inteligencia en los negocios.

Para poder utilizar estas funciones habremos de crear una tabla de unacolumna en Excel en la que cada fila sea una fecha diferente donde hayamosrealizado algn tipo de transaccin.

Incorporaremos dicha tabla al modelo y la relacionaremos (uno a muchos) contodas las tablas donde el campo fecha intervenga.

Tenga en cuenta que todas las tablas de fechas que devuelven (o manejan) lasfunciones de inteligencia de tiempo, son un subconjunto de la tabla de fechascreada.

Las funciones de inteligencia de tiempo se utilizan en campos calculados.-12-


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Funciones con inteligencia de tiempo en DAX

En la base Contoso esta tabla existe y se llama DimDate:

En realidad nos bastara con la primera columna (el resto son funciones aplicadas a

las misma).

DimDate est relacionada con las tablas FactSales (para las fechas en que sehicieron las ventas) y FactInventory (para determinar el tiempo de las entradas alinventario).

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Todas las funciones devuelven una tabla de una columna que contiene todas lasfechas devuelta por la funcin (puede ser una nica fecha).

Algunos ejemplos son:

PREVIOUSDAY (Date_Column), que devuelve la fecha anterior a laindicada en el argumento.

PREVIOUSMONTH (Date_Column), que devuelve la tabla de fechas delmes anterior a una fecha.

PREVIOUSQUARTER (Date_Column), igual que la anterior perodevuelve el cuatrimestre anterior a una fecha.

PREVIOUSYEAR (Date_Column ), que devolver el ao anterior a unafecha.

Tambin tendremos ejemplos para el da siguiente o el siguiente ao, etc.

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DATESMTD (Date_Column), devuelve el mes de la fecha.

DATESQTD (Date_Column), devuelve el cuatrimestre de la fecha.

DATESYTD (Date_Column), devuelve el ao de la fecha.

Mencin aparte merece la siguiente funcin:

DATEADD(Date_Column; Number_of_Intervals; Interval), devuelve unatabla en la que cada fecha est desplazada hacia adelante o hacia atrs deacuerdo con el nmero especificado de intervalos de fechas en el contextoactual dado por Interval: DATEADD(fechas[clave_fecha]; -1; year) supone

retrasar en un ao todas las fechas del modelo.

Un modelo de datos va a ser para nosotros un conjunto de tablas(generalmente) relacionadas.

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DATESBETWEEN(;;), devuelve las fechascomprendidas entre dos fechas dadas.

DATESINPERIOD(;;;), devuelve las fechas en un periodo determinado por una fecha inicial, unnmero de intervalos y un interval0:

As, DATESINPERIOD(replantes[fecha];DATE(1981,01,01);-21;day)), devuelveuna tabla donde la fecha indicada se retrasa 21 das.

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Funciones DAX avanzadas

Una de las ms relevantes es CALCULATE(Expresin, SetFilter1, SetFilter2,...).Se trata de evaluar una frmula DAX aplicndole una serie de filtros que, amenudo, vendrn dados por funciones de inteligencia de tiempo.

Como primer ejemplo de utilizacin de funciones de inteligencia de tiempoveamos estos dos campos calculados (en una tabla dinmica donde en filastenemos los pases y en columnas los aos):

[VentasDeAlmacn] calculado con la frmula:

= CALCULATE(SUM(FactSales[SalesAmount]);DimChannel[ChannelName]="Store"), esdecir, sumar el total de las ventas de productos almacenados.

[VentasDeAlmacnAoPasado] calculado como:

= CALCULATE([VentasDeAlmacn]; DATEADD(DimDate[DateKey]; -1; YEAR)), el totalde ventas pero en el ao anterior al dado en DateKey.

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Funciones avanzadas de DAX

Esto se traduce en que podemos comparar dicho total de ventas de un ao conel anterior:

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Lo cual es bastante significativo para conocer la evolucin de nuestro negocio(de ventas).

Grficamente quizs sea ms claro el anlisis (se han quitado los pases EEUU yUK):

Lo que nos indica que en la mayora de los pases cayeron las ventas en 2008exceptuando Canad, China o Japn (entre otros).

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Otra medida (o campo calculado) interesante sera el crecimiento relativo de lasventas dado por la frmula (llame al campo calculado [CrecimientoAo])

=IF(and([VentasDeAlmacn];[VentasDeAlmacnAoPasado]);([VentasDeAlmacn] -[VentasDeAlmacnAoPasado])/[VentasDeAlmacnAoPasado];BLANK()),para evitar la divisin por cero si no hay ventas el ao anterior (tambin tieneque haber ventas el ao actual)

Si el resultado es negativo las ventas han descendido, si es positivo, hanaumentado (si es prcticamente la misma cantidad el resultado es cero):

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Expresiones DAX cortas

Las frmulas que hemos utilizado para los campos calculados se puedenescribir de otra forma ms corta. De esta manera si la expresin es muy largareduciremos notablemente su extensin.

En efecto, una vez que tenemos el campo calculado [VentasDeAlmacn],podremos expresar [VentasDeAlmacnAoPasado] como:

= [VentasDeAlmacn](DATEADD(DimDate[DateKey]; -1; YEAR))

Como si [VentasDeAlmacn] fuese una tabla (que de hecho lo es), y le damos enel argumento la fecha (que es en realidad una tabla de fechas).

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Inclusin de mltiples periodos en una frmula

Al igual que hemos hecho en la obtencin del campo calculado[CrecimientoAo], la condicional IF nos puede ser muy til para expresarmediante una nica (y compleja) frmula el resultado de un campo calculadoincluyendo el periodo de que se trate:

([Sales] es lo mismo que [VentasDeAlmacn])

De esta forma, si incluimos en la tabla dinmica el pas y el periodo (deDimPeriod), obtendremos en cada columna las ventas por pas y periodo.

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Del ejemplo de Contoso (hoja SalesByPeriod) quitamos el campo del filtro yaadimos una escala temporal con el ao 2008:

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Lo primero que hace la frmula es comprobar si DimPeriod tiene al menos dosvalores, ya que si slo tienen uno devuelve las ventas.

En otro caso, calcula para cada pas:

La primera columna son las ventas en el periodo actual (en el ejemplo elao 2008).

La segunda considera las ventas pero del ltimo ao.

La tercera son las ventas en el mes actual.

La cuarta en el mes actual hace un ao.

La quinta en el cuatrimestre actual hace un ao.

La sexta las ventas del ao pasado.

La sptima en el cuatrimestre actual.

La octava son las ventas en el ao actual.

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Grficamente:

Donde slo hemos tomado datos de tres pases y elegido uno de los diseosrpidos sugeridos para barras 3D (est girado el eje X unos 50)

Realmente, si queremos comparar los datos, deberemos utilizar paneles comolos que ofrece Power View (que estudiaremos ms adelante).

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Current

LastYear

MTD

PriorYearMTDPriorYearQTD

PriorYearYTD

QTD

YTD

$-

$500.000.000,00

$1.000.000.000,00

China

France

Germany

totalven

tas

ene

lperiodo

Pas

Ventas por pases en distintos periodos


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Power View

Es el entorno grfico para el modelo almacenado por Power Pivot y permitecrear uno o ms tableros (o cuadros de mando) para obtener una visin

global del negocio


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Power View

Esta herramienta grfica (que seencuentra en el grupo Informes de laficha Insertar), permite reunir tablas,rangos normales y diversos grficosen una vista interactiva que dinamizala visualizacin de los datos.

Para crear un informe Power View

(que no tienen relacin con losgenerados desde Power Pivot), loprimero es partir de un modelo dedatos o mltiples tablas interre-lacionadas.

Dicho modelo puede modificarse si seagrega o quitan tablas o, mediantePower Pivot, aadimos columnascalculadas, campos calculados, KPI ojerarquas.

Si nos vamos a la vista diagrama del

modelo de datos (Contoso) podremosvisualizar estos elementos:

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Aadiendo grficos al panel

Si miramos el modelo encontramos en FactSales campos calculados (no estnen la tabla sino en el modelo asociados a FactSales):

Estos campos son interesantes a la hora de utilizarlos en los informes de PowerView como KPI (Indicadores Clave de Rendimiento. Este concepto lodesarrollaremos ms adelante).

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Mapas

La siguiente imagen es una muestra de la potencia de Power View a la hora devisualizar los datos por pases:

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Mapas

Para obtener este mapa ha bastado con que hagamos Insertar->Power View yarrastrar a la caja campos el pas (RegionCountryName) y las ventas(Sales),obteniendo una tabla (dinmica) con el resumen de las ventas por pases.

Despus en la ficha Disear escogemos la visualizacin de Mapa y en la fichaDiseo fondo de mapa areo.

Adems en Etiquetas hemos escogido Centro y en Ttulo Ninguno.

Como mapa que es, se puede mover (arriba, abajo, etc.) y podremos ampliarlo odisminuirlo.

Para resolver el problema de ambigedad entre regiones de distintos pases(hay una ciudad Crdoba en Argentina y otra en Espaa), bastar con crear uncampo compuesto por la provincia (regin) y el pas: =[provincia]&", "&[pas] ytomarlo como campo en lugar de la provincia.

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Matrices o Tablas dinmicas

En los informes de Power View, una tabla dinmica se corresponde a lavisualizacin Matriz (dentro de las opciones de Tabla, en el grupo cambiarvisualizacin de la ficha Disear); aunque las tablas dinmicas son mspotentes (en la Matriz tiene que existir una relacin entre las tablas implicadasnecesariamente, en las tablas dinmicas se sugiere).

Algo importante es que los informes (tanto de tablas como de grficos

dinmicos) que llevemos a cabo desde Power Pivot no se van a poderincorporar directamente a los paneles de Power View (a menos que las tablasimplicadas estn vinculadas).

As, la tabla dinmica de ventas por pases y periodos no puede representarseen el panel de Power View porque la tabla DimPeriod no tiene relacin con elresto de tablas.

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Sin embargo, las ventas por pases y para cada ao, s puede representarse, yaque existe relacin entre las tablas DinDate y FactSales:

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A esta matriz le podremos incorporar el campo calculado [cremientoAo] :

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Grficos dinmicos

Tambin podremos visualizar los datos utilizando distintos tipos de grficos(dispondremos de plantillas ms simples que las que vimos para tablasdinmicas con Power Pivot).

Sin embargo, hay dos diferencias muy notables en los grficos de Power View:

Podemos tener en el mismo panel (o cuadro de mando) un nmero

indeterminado de elementos grficos (incluyendo Matrices o Mapas).Filtrados segn unas restricciones globales.

La existencia de mosaicos que facilitan mucho la visualizacin de losresultados (son como un filtro donde nos podemos mover fcilmente por

los distintos valores del campo). Dichos mosaicos tambin se establecencon las Tablas y Matrices.

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Mosaicos

Si disponemos de una tabla, matriz o un grfico (para los mapas no est activo),tendremos un botn en el grupo Mosaicos que nos permite incorporar a la cajade mosaicos un campo con el que poder visualizar cmodamente los datossegn los valores del mismo.

En el ejemplo que estamos estudiando, un campo interesante es el pas, aunquetambin podra ser perfectamente el tipo de periodo (en realidad cualquier

campo fila o columna de una matriz valdra):

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Mosaicos

Ahora nos podemos mover fcilmente con el ratn por los distintos valores delcampo del mosaico.

Si cambiamos la visualizacin (grupo Cambiar visualizacin) a un grfico debarras, tendremos para el mosaico periodo de tiempo:

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KPI

Un KPI es un campo calculado que indica si se han alcanzado o no unosobjetivos marcados para el buen funcionamiento del negocio.

Por ejemplo, el departamento de ventas de una organizacin podra usar unKPI para ver si se superan las ventas cada periodo (es decir, si el campocalculado [crecimientoAo] es positivo o no).

El departamento de contabilidad podra medir los gastos mensuales frente a losingresos para evaluar los costos.

Y el departamento de recursos humanos podra medir la rotacin trimestral deempleados. Cada uno de ellos es un ejemplo de KPI.

Los profesionales de una empresa suelen usar KPI agrupados en un cuadro demandos empresarial para para identificar tendencias.

Haremos uso de KPI y Power View para obtener Cuadros de mando.

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KPI

Un KPI incluye:

Valor base: son medidas (campos calculados).

Valor de destino: son medidas o valores absolutos.

Un estado: semforo que muestra si un valor base ha alcanzado o no unvalor destino.

Como ya se ha comentado [crecimientoAo] puede servirnos de valor base deun KPI cuyo valor destino podra ser (si no somos muy optimista) 0,5 (lasventas se han incrementado en la mitad del ao pasado) y representamos por

un semforo en rojo para valores negativos, amarillo para valores entre 0 y 0,25y verde en otro caso.

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KPI

Si creamos un nuevo KPI con Power Pivot->Nuevo KPI:

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KPI

Con el KPI recin creado podremos representar la tabla dinmica decrecimiento relativo de ventas por ao y pas, obteniendo una visin rpida de

dnde han ido mejor las ventas:

De donde podemos concluir que los KPI son semforos (indicadores) que nosinforman si va bien o no el negocio.

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