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  • Boletn de actualizacin

    auxiliares administrativos de la Junta de andaluca

    Volumen 2

    Edicin julio 2014

  • TEMAEn el Boletn de La Junta de Andaluca n. 183, de 19 de septiembre de 2014, se public

    la Resolucin de 15 de septiembre de 2014, de la Secretara General para la Administracin Pblica, por la que se convocan pruebas selectivas, por el sistema de acceso libre, para ingreso en el Cuerpo de Auxiliares Administrativos de la Junta de Andaluca.

    En las bases de la convocatoria se especificaba en qu consistira el segundo ejercicio:

    Segundo ejercicio.

    Tendr carcter eliminatorio y consistir en un ejercicio de carcter prctico que se reali-zar siguiendo las instrucciones facilitadas por la Comisin de Seleccin, en el que se utilizar el procesador de textos Word 2003 y la hoja de clculo Excel 2003.

    Nuestra editorial public los libros para esta categora profesional en el mes de julio, por lo que desconoca la versin que se solicitara en la prueba prctica; optamos por incluir la versin 2007 de los paquetes ofimticos, por ser la de uso ms habitual.

    Por ello, en el presente boletn de actualizacin incluimos los programas de Word y Excel 2003, ofrecindoles as a nuestros clientes las versiones de las que sern examinados en la prueba prctica.

  • TEMA 21

    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 1

    Sistemas Ofimticos: Procesadores de Texto. Principales funciones y utilidades. Creacin y estructuracin de documentos y plantillas. Manejo e impresin de ficheros. Hojas de clculo. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Introduccin y edicin de datos. Frmulas y funciones. Grficos. Gestin de datos. Otras aplicaciones ofimticas

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    2 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    ESQUEMA INICIAL

    CAPTULO 1. Sistemas Ofimticos: procesadores de texto: principales funciones y uti-lidades. Creacin y estructuracin de documentos y plantillas. Manejo e impresin de ficheros

    1. Conceptos generales y caractersticas fundamentales del programa de trata-miento de textos

    1.1. Caractersticas fundamentales de Word 2003 1.2. Entrada y salida del programa 1.3. Interfaz de Word 2003 1.4. Ventana de documento 1.6. Ayuda de la aplicacin de tratamiento de textos 1.7. Barra de Herramientas Estndar

    2. Introduccin, desplazamiento del cursor, seleccin y operaciones con el texto del documento

    2.1. Generalidades 2.2. Modo Insertar texto 2.3. Modo de sobrescribir 2.4. Borrado de un carcter 2.5. Desplazamiento del cursor 2.6. Diferentes modos de seleccionar texto 2.7. Opciones de copiar y pegar 2.8. Uso y particularidades del portapapeles 2.9. Insercin de caracteres especiales (smbolos) 2.10. Insercin de fecha y hora 2.11. Deshacer y rehacer los ltimos cambios

    3. Archivos de la aplicacin de tratamiento de textos, ubicacin, tipo y operacio-nes con ellos

    3.1. Creacin de un nuevo documento 3.2. Apertura de un documento ya existente 3.3. Guardado de los cambios realizados en un documento 3.4. Cierre de un documento 3.5. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones o aplicaciones, gestin

    de ficheros y copias de seguridad 3.6. Men de ventana. Manejo de varios documentos

    4. Utilizacin de las diferentes posibilidades que ofrece el procesador de textos para mejorar el aspecto del texto

    4.1. Introduccin 4.2. Fuente 4.3. Formato de prrafo

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    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 3

    5. Configuracin de pgina en funcin del tipo de documento a desarrollar uti-lizando las opciones de la aplicacin. Visualizacin del resultado antes de la impresin

    5.1. Introduccin 5.2. Configuracin de pgina 5.2.1. Mrgenes 5.2.2. Orientacin de pgina 5.2.3. Tamao de papel 5.3. Visualizacin del documento 5.3.1. Modos de visualizar un documento 5.3.2. Zoom 5.3.3. Vista Preliminar 5.4. Encabezados y Pies de pgina 5.4.1. Creacin, eliminacin y modificacin de encabezados y pies de pgi-na 5.5. Numeracin de pginas 5.5.1. Numeracin automtica de las pginas de un determinado documento.

    Eliminacin de la numeracin 5.5.2. Cambiando el formato del nmero de pginas 5.6. Bordes de pgina 5.7. Insercin de saltos de pgina y de seccin 5.8. Insercin de columnas periodsticas 5.8.1. Creacin de columnas con distintos estilos. Aplicar columnas en distin-

    tos espacios dentro del documento 5.9. Insercin de notas al pie y al final

    6. Impresin de documentos. Creacin de sobres y etiquetas 6.1. Impresin de documentos creados en distintos formatos de papel, y soportes

    como sobres y etiquetas 6.1.1. Impresin (opciones al imprimir) 6.1.2. Configuracin de la impresora 6.2. Creacin de sobres y etiquetas individuales y sobres, etiquetas y documentos

    modelo para creacin y envo masivo 6.2.1. Introduccin 6.2.2. Creacin del documento modelo para envo masivo: cartas, sobres, eti-

    quetas o men-sajes de correo electrnico 6.2.3. Seleccin de destinatarios mediante creacin o utilizacin de archivos

    de datos 6.2.4. Creacin de sobres y etiquetas, opciones de configuracin 6.2.5. Combinacin de correspondencia: salida a documento, impresora o co-

    rreo electrnico7. Estilos de automatizacin, plantillas y asistentes 7.1. Creacin de estilos que automatizan tareas de formato en prrafos con estilo

    repetitivo y para la creacin de ndices y plantillas

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    7.1.1. Estilos estndar 7.1.2. Asignacin, creacin, modificacin y borrado de estilos 7.2. Utilizacin de plantillas y asistentes que incorpora la aplicacin y creacin de

    plantillas propias basndose en estas o de nueva creacin 7.2.1. Utilizacin de plantillas y asistentes del men Archivo nuevo 7.2.2. Creacin, guardado y modificacin de plantillas de documentos

    CAPITULO 2. Hojas de clculo: Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y cel-das. Introduccin y edicin de datos. Frmulas y funciones. Grficos

    1. Conceptos generales y caractersticas fundamentales de la aplicacin de hoja de clculo

    1.1. Introduccin 1.2. Instalacin e inicio de la aplicacin 1.3. Configuracin de la aplicacin 1.4. Entrada y salida del programa 1.5. Descripcin de la pantalla de la aplicacin de hoja de clculo 1.6. Ayuda de la aplicacin de hoja de clculo 1.7. Opciones de visualizacin (zoom, vistas, inmovilizacin de zonas de la hoja de

    clculo, etc.)

    2. Desplazamiento, introduccin de datos, edicin y modificacin en la hoja de clculo

    2.1. Desplazamiento por la hoja de clculo 2.2. Introduccin de datos en la hoja de clculo 2.3. Edicin y modificacin de la hoja de clculo

    3. Almacenamiento y recuperacin de un libro. Operaciones con rangos. Modifi-cacin de la apariencia de una hoja de clculo

    3.1. Almacenamiento y recuperacin de un libro 3.2. Operaciones con rangos 3.3. Modificacin de la apariencia de una hoja de clculo

    4. Frmulas, funciones e insercin de grficos y otros elementos 4.1. Frmulas 4.2. Funciones 4.3. Insercin de grficos, para representar la informacin contenida en las hojas de

    clculo 4.4. Insercin de otros elementos dentro de una hoja de clculo

  • AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 5

    Sistemas Ofimticos: procesadores de texto: principales funciones y utilidades. Creacin y estructuracin de documentos y plantillas. Manejo e impresin de ficheros

    1. ConCeptos generales y CaraCterstiCas fundamentales del programa de tratamiento de textos

    1.1. CaraCterstiCas fundamentales de Word 2003

    Las aplicaciones informticas para el tratamiento de textos, son aquellas que nos permiten crear, editar, modificar e imprimir documentos.

    Aunque existen gran variedad de programas informticos capaces de realizar estas funciones, nos centraremos en WORD 2003.

    Captulo 1

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    6 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    Sus caractersticas principales son:

    Creacin y gestin de documentos, pudiendo gestionar el formato tanto de fuente como de prrafo y pgina.

    Insercin de grficos y tablas.

    Permite copiar desde el portapapeles y exportar a l.

    Correccin automtica de errores.

    Creacin de plantillas y estilos.

    Ayuda interactiva.

    1.2. entrada y salida del programa

    Para entrar en Word 2003 puede usted hacerlo desde el icono que se crea en el escritorio del PC o bien desde el inicio y todos los programas, haciendo clic en el icono de Word Office 2003.

    inicio de Word 2003

    1.3. interfaz de Word 2003

    Descripcin de la pantalla del tratamiento de textos (interface).

    Para poder trabajar adecuadamente con un programa informtico, primero debemos conocer el interfaz que nos permitir ir gestionando todas sus posibilidades.

    interfaz de Word 2003

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    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 7

    El bloque de la izquierda, aparece cuando pulsamos la palabra Archivo en la izquierda. Le permitir realizar diversas tareas como gestionar archivos, gestionar la impresin y cerrar el do-cumento.

    El bloque de la derecha le aparecer mientras edita su documento y le permitir ir gestionan-do las tareas necesarias para darle el formato y estilo deseado.

    Barra interface

    Como podr observar, en el interfaz principal aparecen dos elementos a considerar, los grupos donde se incluyen los distintos comandos y los botones de acceso rpido configurables por el usuario.

    Los grupos (1) servirn para elegir las tareas principales sobres las que se quiere realizar la operacin, mientras que los botones de acceso rpido (2) harn ms fcil la utilizacin de las tareas ms habituales.

    Dentro de cada grupo, podemos acceder a ms detalles pulsando la palabra que lo define.

    Grupo Desplegado

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    8 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    1.4. Ventana de doCumento

    En la figura puede ver la ventana del documento que est editando. Ver que dispone de informacin suficiente para trabajar con l.

    En la parte superior de la imagen se encuentran los grupos y accesos rpidos del interfaz vistos anteriormente.

    En el margen derecho ver una barra de desplazamiento para poder ir pasando por las dis-tintas partes del documento. El scroll le permitir ir pasando poco a poco por el documento y las flechas lo harn pgina por pgina.

    Ventana de documento

    En la parte inferior observar la barra de estado, que le mostrar las pginas, el idioma y la vista en la que est trabajando. Esta la estudiar con ms detenimiento en el siguiente apartado.

    Pasaremos ahora a clasificar las distintas formas que tiene de ver un documento para ver las diferentes ventanas que pueden aparecer.

    Vista normal: es la forma habitual de trabajar.

    Lectura de pantalla completa: se usa para leer el documento, visionando el mis-mo al mximo espacio posible.

    Vista Diseo web: muestra el documento tal y como sera de convertirse en una pgina Web.

    Vista esquema: muestra el documento como un esquema y habilita las herra-mientas para trabajar con l.

    Vista Diseo de impresin: muestra el documento tal y como se imprimir posteriormente incluyendo los encabezados y pies de pgina en sus posiciones.

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    1.5. Barra de estados

    Como habr visto antes, esta barra se sita en la parte inferior del documento y le permite tener consciencia de la edicin del mismo.

    Barra de estados

    Podr ver ahora las partes en que se divide la misma:

    Le permite ver la pgina en la que se encuentra, y las que tiene el documento.

    Le permite ver el estado de la correccin ortogrfica y el idioma en el que est trabajando.

    Le permite elegir la vista en la que quiere visionar el documento cuando est trabajando en l.

    1.6. ayuda de la apliCaCin de tratamiento de textos

    Como no poda ser menos, disponemos de un gran abanico de ayudas para facilitar nuestras tareas. Esta ayuda aparecer cuando se site sobre algn icono, en forma contextual.

    Sistemas de ayuda en Word 2003

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    1.7. Barra de Herramientas estndarLa barra de herramientas estndar que le aparecer al iniciar un documento estar compuesta

    por los elementos de uso ms habitual. Podemos disponer de ella en una o dos filas, siendo reco-mendable dos filas al principio.

    Barra Herramientas

    2. introduCCin, desplazamiento del Cursor, seleCCin y operaCiones Con el texto del doCumento

    2.1. generalidadesLa finalidad de cualquier procesador de textos, entre ellos Word 2003, es la de crear documen-

    tos escritos a los que se dan diversos formatos para que resulten ms elegantes y afines a nuestros propsitos. Para ello lo primero que deber tener en cuenta es lgicamente cmo escribir texto en el documento y las diversas opciones para escribir, insertar, modificar, etc. que se presentan.

    Desde el momento en que abra un nuevo documento en el procesador de textos, este le ha-bilitar para poder escribir en l desde el teclado de su ordenador personal. Si no ha modificado ningn estilo, formato, etc. (lo veremos en prximos captulos) utilizar los elementos definidos por defecto para empezar a redactar su documento.

    Ir viendo en los sucesivos apartados qu es lo que puede hacer una vez comience a escribir su documento. Tendr que tener en cuenta que no es necesario saltar de lnea cuando llegue al final de una, como en las mquinas de escribir, ya que el procesador de textos realiza esta operacin autom-ticamente atendiendo a los parmetros de justificacin dados. S tendr que hacerlo cuando termine un prrafo con un punto y aparte para continuar en el siguiente.

    2.2. modo insertar textoEl modo Insertar texto es el que tiene por defecto activado Office 2003, el texto que vaya

    escribiendo en su documento se intercalar sin eliminar los caracteres adyacentes.

    UNIDAD FORMATIVA 2 APLICACIONES INFORMTICAS DE TRATAMIENTO DE TEXTOS

    Captulo 2. Introduccin, desplazamiento del cursor,

    seleccin y operaciones con el texto del documento

    1.Generalidades

    La finalidad de cualquier procesador de textos, entre ellos el Word 2007, es la de crear

    documentos escritos a los que se dan diversos formatos para que resulten ms elegantes y afines a

    nuestros propsitos. Para ello lo primero que deber tener en cuenta es lgicamente cmo escribir texto en

    el documento y las diversas opciones para escribir, insertar, modificar, etc. que se presentan.

    Desde el momento en que abra un nuevo documento en el procesador de textos, este le habilitar

    para poder escribir en l desde el teclado de su ordenador personal. Si no ha modificado ningn estilo,

    formato, etc. (lo veremos en prximos captulos) utilizar los elementos definidos por defecto para

    empezar a redactar su documento.

    Ir viendo en los sucesivos apartados qu es lo que puede hacer una vez comience a escribir su

    documento. Tendr que tener en cuenta que no es necesario saltar de lnea cuando llegue al final de una,

    como en las mquinas de escribir, ya que el procesador de textos realiza esta operacin automticamente

    atendiendo a los parmetros de justificacin dados. S tendr que hacerlo cuando termine un prrafo con

    un punto y aparte para continuar en el siguiente.

    2.ModoInsertartexto

    El modo Insertar texto es el que tiene por defecto activado el Office 2007, el texto que vaya

    escribiendo en su documento se intercalar sin eliminar los caracteres adyacentes.

    Figura 11. Insertar texto

    Nos posicionamos con el ratn donde

    queremos introducir las nuevas

    palabras para insertar y escribimos.

    Palabras insertadas

    insertar texto

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    2.3. modo de soBresCriBirSi utiliza este modo para escribir su documento, ir borrando todo aquello sobre lo que es-

    criba. Se puede activar o desactivar, pasando en este ltimo caso al modo Insertar Texto. Podr elegir entre activarlo y desactivarlo usando la tecla Insert.

    2.4. Borrado de un CarCterPara borrar un carcter hay varias formas de hacerlo:

    Posicionarse delante y usar el botn del teclado Supr .

    Supr

    Posicionarse detrs y usar la tecla de BackSpace .

    Usar el ratn y la posibilidad de cortar con su botn derecho una vez seleccionado el carcter o caracteres a borrar.

    2.5. desplazamiento del CursorAhora ver cmo desplazar el cursor a travs del documento para posicionarse donde desee.

    Para ello podr hacerlo a travs del ratn y haciendo un clic en la posicin donde desee empezar a editar, o bien puede usar las teclas de su teclado.

    teclado y conjuntos de teclas

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    12 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    2.6. diferentes modos de seleCCionar texto

    Aqu ver que puede seleccionar el texto deseado de dos formas:

    A travs del ratn, dejando pulsado el botn izquierdo mientras lo arrastra por el texto a seleccionar.

    A travs del teclado, mediante las combinaciones de teclas de la tabla adjunta.

    Qu queremos seleccionar? Combinacin de teclas para hacerloUn solo carcter a la derecha Maysculas + flecha a la derecha

    Un solo carcter a la izquierda Maysculas + flecha a la izquierda

    Una palabra a la derecha Control + Maysculas + flecha a la derecha

    Una palabra a la izquierda Control + Maysculas + flecha a la izquierda

    Todo el texto hasta el principio de la lnea Maysculas + Inicio

    Todo el texto hasta el final de la lnea Maysculas + Fin

    Lnea completa debajo del cursor Maysculas + flecha hacia abajo

    Lnea completa encima del cursor Maysculas + flecha hacia arriba

    Desde donde estamos hasta el final del prrafo Control + Maysculas + flecha hacia abajo

    Desde donde estamos hasta el principio del prrafo Control + Maysculas + flecha hacia arriba

    Hasta el final del documento Control + E

    2.7. opCiones de Copiar y pegar

    Ahora podr ver las opciones que nos ofrece Word para copiar y pegar datos en el documen-to. Estas opciones estn relacionadas con el portapapeles y el acceso a ellas se puede hacer de varias formas. Tendr tres opciones a elegir:

    Copiar: copia lo que haya seleccionado al portapapeles sin que desaparezca del documento.

    Cortar: copia lo que haya seleccionado al portapapeles haciendo que S DESAPA-REZCA del documento.

    Pegar: pasar el contenido existente en el portapapeles al documento en el punto en que se encuentre el cursor.

    Copiar, cortar o pegar

    Para copiar, cortar o pegar, una vez seleccionado el texto deber elegir el icono correspon-diente de la figura anterior o bien pulsar el botn derecho del ratn y elegir esa opcin del men contextual.

    Si pega un texto de otro documento en Word, que puede traer otro formato, le permitir man-tener el formato original o adaptarlo al formato del documento en el que se pega.

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    TRUCO:

    Al igual que en otras ocasiones puede serle til el acceso por teclado a estas opciones.

    Copiar: CTRL + c Cortar: CTRL + x Pegar: CTRL + v

    2.8. uso y partiCularidades del portapapeles

    Qu es el portapapeles? Pues es un lugar donde Word guarda hasta 24 entradas de elemen-tos que han sido copiados al mismo. Una especie de bal donde se van guardando elementos con la espera de ser usados luego.

    Para acceder a l lo haremos a travs del grupo Edicin situado en la barra de herramientas principal.

    Portapapeles de Word 2003

    Podr ver que en cada elemento aparece un icono a la izquierda que indica de qu programa procede el elemento, ya que el portapapeles permite guardar en l elementos de diversos progra-mas distintos del Sistema Operativo.

    Una vez abierta la ventana del portapapeles, podr seleccionar si quiere pegar todo lo que hay en su documento, eliminarlo todo, o elegir el elemento que necesite y trasladarlo a su documento o eliminarlo.

    elementos del portapapeles

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    14 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    Tambin dispondr de una serie de opciones referentes al portapapeles que podr seleccio-nar como guste.

    Opciones del portapapeles de Word 2003

    2.9. inserCin de CaraCteres espeCiales (smBolos)El procesador Word 2003 le permitir insertar smbolos especiales a travs de la ficha Insertar

    insertar smbolos

    2.10. inserCin de feCHa y Hora

    Tambin puede usted insertar la fecha y hora en cualquier parte del documento, mediante la opcin existente en el men insertar.

    insertar fecha y hora

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    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 15

    2.11. desHaCer y reHaCer los ltimos CamBios

    Para deshacer y rehacer los ltimos cambios realizados en el documento, disponemos de una herramienta muy til situada en el interfaz principal de Word.

    Deshacer y rehacer

    3. arChivos de la apliCaCin de tratamiento de textos, ubiCaCin, tipo y operaCiones Con ellos

    3.1. CreaCin de un nueVo doCumento

    Para empezar a trabajar con WORD deber crear un documento, que le permita realizar lo que desea. Para ello existen dos vas:

    Iniciar WORD desde el Sistema Operativo.

    Crear un documento nuevo, con WORD ya abierto.

    Al iniciar el Programa desde el Sistema Operativo se crear automticamente un documento en blanco, que le permitir inmediatamente comenzar a trabajar sobre l.

    apertura de Word desde SO

    Documento en blanco inicial al abrir WORD

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    16 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    Una vez abierto el documento, observar que puede escribir lo que desee. Por defecto apa-rece un tipo de letra Times New Roman con tamao de fuente 12, que luego podr cambiar (lo veremos en el apartado de Formato) para que su documento tenga un aspecto ms profesional.

    La otra forma de abrir un nuevo documento es con Word en uso. Para ello nos iremos al grupo Archivo que vimos anteriormente y sealaremos Nuevo.

    apertura de nuevo documento con Word ya en uso

    Podr elegir entre algn tipo de plantilla o un documento en blanco. De momento elija un documento en blanco para empezar a trabajar y le aparecer el mismo formato que cuando abri Word directamente.

    el documento inicial presenta formato por defecto para empezar a trabajar direc-tamente. Utilice las posibilidades del programa para dar a sus trabajos un aspecto ms profesional.

    3.2. apertura de un doCumento ya existente

    Para abrir un documento existente tambin dispone de dos posibilidades.

    Clicar dos veces sobre el documento y se abrir Word automticamente.

    Utilizar el grupo Archivo para buscar el documento desde el apartado Abrir. Le saldr un cuadro de dilogo donde tendr que buscar la ubicacin del archivo. Tambin puede usar CTRL+A

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    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 17

    3.3. guardado de los CamBios realizados en un doCumento

    Para guardar los cambios realizados en el documento deber utilizar el botn de comando Guardar o Guardar Como La diferencia entra ambos radica en que el primero de ellos sobrescri-be el fichero sobre el que trabaja, sustituyendo el contenido por el existente a la hora de presionar el botn de comando, mientras que la opcin Guardar Como habilita un nuevo cuadro de opciones para grabar el archivo con otro nombre o formato. Podremos acceder desde el dibujo del disco en la barra rpida o desde el grupo Archivo.

    Opcin Guardar documento

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    18 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    Opcin Guardar como

    3.4. Cierre de un doCumento

    Tras trabajar con un documento, debe cerrar el mismo para que no se quede en la memoria del sistema. Para ello debe usar la opcin Cerrar el documento desde el grupo Archivo. En el caso de que no haya guardado los datos tras una modificacin, el programa le preguntar si quiere guardar antes de cerrar, para evitar prdidas de informacin por algn despiste.

    Opcin cerrar documento

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    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 19

    TRUCO:Para realizar las tareas antes expuestas, puede utilizar combinaciones de teclas para ganar rapidez:

    Abrir fichero: CTRL + A Guardar fichero: CTRL + G

    Guardar como: F12 Cerrar: CTRL + F4

    3.5. CompatiBilidad de los doCumentos de distintas Versiones o apliCaCiones, gestin de fiCHeros y Copias de seguridad

    Al trabajar con documentos debe conocer qu tipo de documentos es capaz de gestionar WORD 2003. Los vemos a continuacin:

    *.doc: Documento Word 97-2003.

    *.xpf o *.pdf: Documento de Adobe Acrobat o XPS.

    *.dot: Plantilla Word 97-2003.

    *.html: Pgina Web.

    *.rtf: Texto en formato RTF.

    *.xml: Documento XML.

    *.txt: Documento sin formato de texto.

    *.wps: Documento en formato WORKS.

    Podemos personalizar varias opciones a la hora de trabajar con ficheros, como la carpeta donde se guardarn por defecto, la extensin que usar por defecto y donde guardaremos los archivos temporales que se usarn en caso de prdida de la informacin, para recuperar una copia de seguridad.

    Para acceder a estos parmetros, deber hacerlo desde el grupo Herramientas Opciones, y nos iremos a la pestaa Guardar, donde podr configurar a su antojo todas las opciones en funcin de sus necesidades.

    Opciones de gestin de ficheros de Word 2003

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    20 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    Word 2003 realiza copias de seguridad de su documento cada 10 minutos por defecto, este tiempo lo puede modificar en las opciones de gestin de ficheros vistas anteriormente. Si necesita recuperar uno de los archivos temporales llevados a cabo por el programa, deber ir al directorio que se indique como Autorrecuperacin en el cuadro de dilogo anterior, en la pestaa ubicacin de archivos.

    3.6. men de Ventana. manejo de Varios doCumentos

    El men de ventana se encuentra en el grupo Ventana y permitir gestionar la visin y el trabajo, cuando se trabaja con varios documentos simultneamente.

    men ventanas

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    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 21

    Las opciones presentes en el men son las siguientes:

    1. Nueva ventana: abre una ventana con una vista del documento actual.

    2. Organizar todo: coloca un mosaico con todos los documentos abiertos en paralelo en la pantalla.

    3. Divide la ventana actual en dos partes para que pueda ver diferentes secciones del do-cumento al mismo tiempo.

    4. Ver en paralelo: muestra dos documentos en paralelo por si tuviera que comparar el contenido.

    5. Cambiar ventanas: Para intercambiar el documento activo solo tendr que seleccionarlo desde ese grupo.

    4. utilizaCin de las diferentes posibilidades que ofreCe el proCesador de textos para mejorar el aspeCto del texto

    4.1. introduCCin

    Gracias a las diversas opciones de formato ofrecidas por Word, podr darle a sus documentos el aspecto de una presentacin profesional.

    Para simplificar un poco la tarea, dividiremos la eleccin de estilos y formatos en tres apar-tados bsicos de menor a mayor envergadura: texto, prrafo y dedicaremos un captulo aparte al formato de pgina.

    4.2. fuente

    En este apartado podr ver cmo modificar las fuentes para darle diversos matices a sus do-cumentos. Podr cambiar el tipo, el tamao, el color, enfatizar, subrayar, tachar, etc.; en el interfaz de Word 2003, podr encontrar los elementos ms utilizados en la parte de comandos rpidos. Tambin podr modificarlo todo desde el grupo Formato, entrando en Fuente.

    formatos de fuente acceso rpido

    Haciendo referencia a la figura, podr ver en ella los siguientes elementos:

    1. Tipo de fuente: aqu elegir el estilo de la fuente; por defecto Times New Roman.

    2. Tamao de fuente: podr elegir el tamao de la letra; por defecto 12.

    3. Botones para nfasis: negrita, cursiva y subrayado.

    Podra aadir en caso de necesitarlo algunas otras opciones como pueden ser:

    1. Marcador: tiene el efecto de marcar con un fluorescente el texto seleccionado.

    2. Cambio de color de la fuente: permite cambiar el color de la fuente; por defecto negro.

  • SiStemaS OfimticOS

    22 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    3. Operaciones de tachado, subndice, superndice y cambio de maysculas o minsculas.

    4. Normal: Vuelve al estilo predeterminado: Times New Roman 12

    Es recomendable mostrar todos los botones en dos filas para tener acceso rpido a los ms importantes.

    Si observa el cuadro de dilogo del apartado Fuente, podr realizar cambios ms precisos en el tipo de fuente, adems de los ofrecidos en los botones rpidos

  • SiStemaS OfimticOS

    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 23

    cuadro de dilogo de formato de fuente

    Podr ver ahora una tabla con las teclas rpidas asociadas a los cambios de formato ms usuales.

    Operacin deseada de cambio formato Combinacin de teclas para ello

    Negrita Control + N

    Cursiva Control + K

    Subrayado Control + S

    Subndice Control + tecla =

  • SiStemaS OfimticOS

    24 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    Superndice Control + tecla +

    Aumentar tamao fuente Control + tecla >

    Disminuir tamao fuente Control + tecla , , >= , =

    Lgicos Los ltimos en llevarse a cabo And, Or, Not

    4.1.2. escritura de frmulas

    Para escribir la frmula en la celda, siempre deber comenzar con un =. A continuacin deber incluir todas aquellas operaciones que desee realizar.

    Se pueden mezclar constantes, nombres, operadores, funciones, referencias a otras celdas y se escribirn en la barra de frmulas.

    4.1.3. Copia de frmulas

    Para copiar una frmula en otro lugar nicamente deber hacer uso de las herramientas Copiar y Pegar vistas anteriormente.

    4.1.4. referencias relativas, absolutas y mixtas

    Las referencias son uno de los elementos ms importantes en la introduccin de frmulas en la hoja Excel, ya que sirven para referenciar los datos a otras celdas de dicha hoja de clculo.

  • HOjaS De cLcULO

    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 97

    copia de frmulas

    Hay varios tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas, que pasaremos a ver a conti-nuacin.

    Referencias Relativas: es la opcin que toma Excel por defecto. Toma los contenidos de las celdas indicadas. Cuando la frmula se copia a otra celda, las casillas referenciadas cambian, ya que las toma en funcin de la distancia a la celda en la que se encuentra la frmula.

    Referencias Absolutas: se indican mediante el smbolo $ tanto en la fila como en la co-lumna de la celda referenciada. Se mantendr esa celda aunque se copie la frmula a otro lugar de la hoja de clculo.

    Referencias Mixtas: mediante el uso de las dos anteriores formas de referenciar, pode-mos dejar fija una fila o columna y que el resto sea relativo.

    Veamos algunos ejemplos de uso de los tipos de referencias vistos anteriormente.

    al copiar referencias relativas, estas cambian en relacin a la celda destino

  • HOjaS De cLcULO

    98 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    al copiar una frmula con referencias absolutas, estas se mantienen

    al copiar una frmula con referencias mixtas, la absoluta se mantieney la relativa cambia como corresponda

    4.1.5. referencias externas y vnculos

    Hasta ahora nicamente hemos visto referencias dentro de la propia hoja de clculo, pero tambin podemos referenciar celdas de otras hojas del mismo libro o de otros archivos creando para ello referencias externas y vnculos.

    Para hacer referencia a otra hoja del libro nicamente debe poner el nombre de esta seguida de una admiracin delante de la celda a la que quiera dirigirse. Si la hoja tuviera un nombre con espacios deber ponerla entre comillas simples.

    Ej.: Para referenciar la celda D4 de la Hoja 2 pondremos = Hoja2!D4 si se llamara Hoja sec, deberamos poner =Hoja sec!D4

    Para hacer vnculos con otros libros y acceder a celdas de estos, deber poner el nombre del libro en cuestin entre corchetes delante de la referencia a utilizar [ ] Si el nombre tuviera espacios, deber poner comillas simples como antes.

    Ej.: Para referenciar la celda A2 de la hoja Diciembre del libro Balance 2010 deberemos escribir:

    [Balance 2010]Diciembre!A2

    4.1.6. resolucin de errores en las frmulas

    Qu ocurrir si se equivoca al escribir una frmula? Lgicamente Excel nos permitir revisar ese error y corregirlo. Veamos primero los tipos de errores que podemos cometer y luego las he-rramientas que nos proporciona la hoja de clculo para solucionarlos.

  • HOjaS De cLcULO

    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 99

    A) Tipos de errores

    Puede cometer errores al introducir la frmula en la barra de frmulas. En casos en los que Excel detecte que el formato es inapropiado, directamente le mostrar un cuadro de dilogo indi-cndole cul es bajo su criterio la forma correcta de escribirla. Usted puede elegir esa correccin o no.

    En otros casos el error puede surgir al terminar de escribir la frmula y no aparecer el resulta-do deseado en la casilla. Veamos los mensajes que puede escribir Excel en dicha casilla.

    ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

    #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser intentar sumar textos.

    #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

    #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula (puede que le falte un nmero para ser una referencia vlida o algo).

    #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

    #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

    #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

    #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.

    Aparte de estas muestras de error, podr ver en otros casos un pequeo tringulo verde en la parte superior izquierda de la celda. Esto quiere decir que al Excel no le cuadra mucho la frmula de esa casilla en relacin a las adyacentes.

    B) Herramientas de ayuda en la resolucin de errores

    Una vez ha sido detectado el error y vemos el tringulo verde en la parte superior izquierda de la casilla, si nos situamos sobre l nos aparecer un icono con una admiracin que podremos desplegar para subsanar el error con las opciones que nos muestre Excel.

    Herramientas para resolver errores

    Para poder establecer las reglas que seguir Excel para detectar los errores, nos iremos a las opciones de Excel en su apartado Comprobacin de Errores, accediendo a stas desde el Grupo Herramientas Opciones.

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    100 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    Reglas de verificacin de frmulas

    4.2. funCiones

    Las funciones no son sino frmulas que Excel tiene predefinidas para facilitar su utilizacin. Es una de las caractersticas ms importantes de la hoja de clculo y supone que se faciliten enormemente los clculos para los que estn pensadas.

    En este apartado aprender a manejar las funciones e introducirlas dentro de frmulas para obtener los resultados deseados.

    4.2.1. funciones matemticas predefinidas en la aplicacin de hoja de clculo

    Como hemos dicho anteriormente, las funciones estn predefinidas en Excel y eso requiere que se utilicen de un modo especial.

    As, deber tener en cuenta la manera de acceder a ellas. Llamaremos Sintaxis a cmo debe escribir la funcin para que esta funcione correctamente.

    Bsicamente la sintaxis de cualquier funcin Excel es la siguiente:

    Nombre_funcion(argumento1; argumento2;;argumentoN)

    Observe que los argumentos van separados por ; y NO se deben dejar espacios en blanco a la hora de escribir la funcin.

    Como argumentos podremos utilizar constantes, frmulas u otras funciones.

    Una de las mayores utilidades de las funciones es usar rangos de celdas para aplicarlas.

    SUMA(A1:A7)

    Excel realizar la siguiente operacin:

    A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7

    Hemos utilizado un operador de rangos ( : ) como argumento de la funcin SUMA.

    Como puede observar, las funciones estn ordenadas en grupos para acceder a ellas ms fcilmente.

    Veremos los distintos grupos de funciones existentes, aunque nos centraremos en las ma-temticas.

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    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 101

    tipos de funciones de excel

    Las funciones matemticas le permitirn llevar a cabo operaciones de manera simple. En la tabla adjunta podr ver alguna de las funciones matemticas predefinidas en Excel. En este senti-do, lo mejor ser que vaya viendo y comprobando por usted mismo las distintas funciones y posi-bilidades que se le ofrecen. La ayuda de Excel le dar informacin detallada de cada una de ellas.

    Funcin Descripcin de lo que realiza

    SUMA(nmero1;nmero2;;nmeroN) Suma los nmeros del argumento. Para restar debe-r poner en negativo el nmero que desee

    PRODUCTO(nmero1;nmero2;;nmeroN) Devuelve el producto de todos los nmeros del ar-gumento

    COCIENTE(numerador;denominador) Devuelve la parte entera de una divisin

    RESIDUO(nmero;divisor) Devuelve el resto de la divisin

    POTENCIA(nmero;exponente) Eleva un nmero al exponente indicado

    EXP(nmero) Eleva el nmero al nmero indicado

    RAIZ(nmero) Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado

    ABS(nmero) Devuelve el valor absoluto de un nmero

    ENTERO(nmero) Trunca un nmero hasta el entero menor ms prximo

    FACT(Nmero) Devuelve el factorial de un nmero

    SEN(nmero) Devuelve el seno de un nmero

    COS(nmero) Devuelve el coseno de un nmero

    ALEATORIO() Devuelve un nmero entre 0 y 1

    PI() Devuelve el valor de la constante

    M.C.M(Nmero1;nmero2;;nmero N) Devuelve el Mnimo Comn Mltiplo de los nmeros

    tabla de funciones matemticas ms usuales

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    102 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    4.2.2. reglas para utilizar las funciones predefinidas

    Para utilizar las funciones predefinidas de Excel no hay reglas especficas que no hayamos visto en el punto anterior. Simplemente hay que recordar que debe tener en cuenta que sus argumentos pueden ser diversos y deben ir separados por ; As mismo, cuando se utilicen directamente en una celda como frmula debern ir precedidas del signo =. No se deben dejar espacios en blanco entre sus componentes y por ltimo se deben escribir en MAYSCULAS.

    4.2.3. utilizacin de las funciones ms usuales

    Dependiendo del usuario de las hojas, se tendrn unas funciones ms usuales u otras. Aqu supondremos que la hoja se utilizar en un ambiente en el que lo ms usual ser hacer hojas en las que predominen las sumas y productos. Veremos algunos ejemplos de utilizacin de estas funciones, que son las ms usadas.

    A) Suma

    La sintaxis de la funcin es la siguiente:

    SUMA(arg1;arg2;;argN)

    Como argumento podemos incluir cualquier elemento de la hoja Excel que nos devuelva un nmero, es decir, podemos incluir nmeros, referencias a otras celdas, funciones o nmeros con operaciones.

    Comenzaremos por lo ms usual, que es realizar la suma de varias casillas adyacentes.

    ejemplos de uso de la funcin SUma

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    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 103

    B) Productos

    La sintaxis es prcticamente idntica a la suma,

    PRODUCTO(num1; num2;;numN)

    ejemplo uso producto

    4.2.4. uso del asistente para funciones

    El asistente de funciones es una herramienta que le facilitar el trabajo con estas cuando no las conozca bien. Veremos ahora cmo utilizarlo.

    Primeramente se debe situar en el grupo Insertar, ir a Frmulas y seleccionar la deseada.

    acceso al asistente de funciones

    Una vez hecho esto le aparecer una ventana donde puede introducir una breve descripcin de la operacin que desea realizar o bien introducir directamente la funcin deseada.

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    104 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    Seleccin de funcin a llevar a cabo

    Tras elegir la funcin deseada, en este caso optaremos por la SUMA, le pedir los argumentos de la funcin para poder realizar la operacin deseada.

    Seleccin de argumentos

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    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 105

    En este punto, si pulsa el botn al lado de la casilla de introduccin de argumentos, Excel le permitir seleccionar las celdas que formarn parte de ese nmero.

    eleccin sobre la hoja de los argumentos

    Finalmente, tras aceptar la seleccin deseada, se introducir la funcin en el lugar especifi-cado.

    Gracias al asistente, la introduccin de Funciones se convierte en una tarea fcil.

    4.3. inserCin de grfiCos, para representar la informaCin Contenida en las Hojas de ClCulo

    Ya hemos visto los elementos ms importantes para trabajar con la hoja Excel. Ahora nos queda ver el trabajo con grficos para ayudarnos a representar de una forma ms directa e intui-tiva los resultados obtenidos en nuestros clculos.

    4.3.1. elementos de un grfico

    Un grfico se compone de varios elementos que enumeraremos a continuacin:

    El grfico en s: la representacin de los datos con ciertas formas elegidas.

    Ttulo: es el nombre que le damos al grfico.

    Leyenda: nos indica cmo interpretar los datos expresados en el grfico.

    Marca de datos: es el objeto usado para representar los datos (columnas, sectores, etc.).

    Lneas de divisin: aparecen en el fondo para apreciar mejor donde llega cada elemento.

    Texto: cualquier palabra o conjunto de ellas que se inserte en el grfico.

    Ejes: son la referencia sobre la cual se traza el grfico. Suele haber dos ejes, uno hori-zontal X y otro vertical Y.

    rea de grfico: es donde se representa el grfico en s.

    Series de datos: son el conjunto de datos que se utiliza para la realizacin del grfico.

    Identifique cada uno de los elementos indicados en la figura siguiente.

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    106 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    Grfico de Excel

    4.3.2. Creacin de un grfico

    Ahora le mostraremos el proceso necesario para crear un grfico de forma sencilla.

    Para crear un grfico deber partir de una serie de datos. El grfico se crear ms rpidamen-te si ya tiene seleccionada dicha serie de datos a representar. Una vez elegida, debe ir a la seccin Insertar y desde ah en el grupo de grficos elegir el tipo de grfico que desea. Automticamente Excel le crear un grfico del tipo elegido con los datos seleccionados.

    Por supuesto podr usted modificar a su antojo cualquiera de los elementos del grfico, des-de la forma del mismo, a la seleccin de los datos para su realizacin.

  • HOjaS De cLcULO

    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 107

  • HOjaS De cLcULO

    108 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    creacin de grfico en excel

    TRUCO: Si pulsa la tecla f11 con los datos seleccionados se crear un grfico bsi-co que luego podr mover y modificar como desee.

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    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 109

    4.3.3. modificacin de un grfico

    Una vez realizado el grfico, por supuesto puede modificarlo como desee. Para ello deber posicionarse sobre el grfico y hacer click en el botn derecho del ratn.

    Como puede observar, se le ofrecen mltiples posibilidades de modificacin del grfico, des-de aadir ttulos o rtulos hasta cambiar la forma o el tipo de grfico.

    Lo mejor para aprender a ver todas las posibilidades ofrecidas es que practique modificando de distintas formas el grfico realizado para ver los distintos efectos conseguidos.

    modificacin de grfico

    4.3.4. Borrado de un grfico

    Si desea borrar un grfico una vez realizado, no tiene ms que posicionarse sobre l y elegir la opcin Cortar del men contextual del ratn o pulsar la tecla Suprimir del teclado.

  • HOjaS De cLcULO

    110 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    4.4. inserCin de otros elementos dentro de una Hoja de ClCulo

    Al igual que ocurra en Word, visto anteriormente, en Excel puede incluir diversos elementos que hagan que el documento sea ms atractivo para el lector.

    Ya ha visto los grficos que realiza Excel partiendo de una seleccin de datos de la hoja de clculo. Ahora veremos elementos externos que no tengan que ver con los datos pero que le pueden dar al documento un aspecto ms profesional.

    4.4.1. imgenes

    Podr insertar imgenes desde un fichero o prediseadas. Para hacerlo solo tendr que diri-girse al apartado Insertar imagen dentro del grupo Insertar de la barra de herramientas.

    insercin de imgenes

    4.4.2. autoformas

    Las autoformas sirven para dibujar elementos que sirvan para entender mejor el documen-to flechas, cuadros, globos de texto, etc.

    Para insertar una autoforma deber ir tambin al men Insertar y elegir en este caso el apar-tado Imgenes Autoformas le aparecer una seleccin de las posibles autoformas a insertar en su documento.

  • HOjaS De cLcULO

    AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II 111

    4.4.3. texto artstico

    Mediante estos elementos puede dar ms nfasis a algunos aspectos del documento, de manera que el lector se fije ms en lo que usted desee.

    Es lo que se llama en el paquete Office WordArt. Lo podr seleccionar desde el men Insertar en su apartado Imgenes

    insercin de Wordart

    4.4. otros elementos

    Como podr observar en la barra de herramientas Insertar, podr llevar a cabo la insercin de otro tipo de elementos en su hoja de clculo, como pueden ser smbolos o vnculos a otros elementos.

    No es objeto de este manual el ir viendo con detalle cada una de estas posibilidades, por lo que queda a su curiosidad el ir indagando el resultado de llevar a cabo cada uno de estos proce-sos. Se muestra a continuacin la barra de herramientas Insertar con las diversas posibilidades ofrecidas.

  • HOjaS De cLcULO

    112 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS DE LA JUNTA DE ANDALUCA. TEMARIO VOLUMEN II

    insercin de otros elementos