TEMA III

HOJA DE TRABAJO

3.1 CONCEPTO DE HOJA DE TRABAJO

3.2 VENTAJAS QUE REPORTA LA ELABORACION DE LA “HOJA DE TRABAJO”.

La “Hoja de Trabajo” NO es un “Libro de Contabilidad” ni un “Estado Financiero” propiamente dicho, sin embargo, se elabora, prácticamente, en todas las empresas pues reporta las siguientes ventajas:

A. Permite tener a la vista todas y cada una de las cuentas utilizadas durante el Período para registrar las operaciones realizadas.

B. Facilita la identificación de los Saldos que no son Contablemente correctos, y la determinación de los Asientos de Ajuste.

C. Evita, en gran parte, que se comentan errores al registrar los Asientos de Ajuste, ya que, se tienen todos a la vista y se revisan en la Hoja de Trabajo, antes de registrarlos en los Libros de Contabilidad.

D. Facilita la formulación de los Estados Financieros, ay que, antes de formularlos, determinamos los Saldos Ajustados, y presentamos en columnas separadas los importes de Ingresos y Egresos para formular el Estado de Resultados, y los importes de Activo, Pasivo y Capital Contable para formular el Balance General.

3.3 FORMATO DE LA “HOJA DE TRABAJO”.

En vista de la gran cantidad de la gran cantidad de datos que manejamos en la “Hoja de Trabajo”, generalmente se elabora en “hojas columnares” “tabulares”, en las cuales presentamos:

A).- COMO ENCABEZADO: El nombre de la empresa, La indicación de que se trata de una “Hoja de Trabajo” y LA fecha a que corresponden los Movimientos, Saldos, Ajustes, Etc.

“HOJA DE TRABAJO” ES EL DOCUMENTO EN EL QUE, A PARTIR DE LA BALANZA DE COMPROBACION, INTRODUCIMOS LOS ASIENTOS DE AJUSTE DETERMINAMOS SALDOS AJUSTADOS Y PRESENTAMOS LOS IMPORTES CORRECTOS DE INGRESOS Y DE EGRESOS PARA ELABORAR EL ESTADO DE RESULTADOS, Y LOS IMORTES CORRECTOS DE ACTIVO, DE PASIVO Y DE CAPITAL CONTABLE PARA ELABORAR EL BALNACE GENERAL.

B).- COLUMNAS PARA: La Balanza de Comprobación, Los Asientos de Ajuste, Los Saldos Ajustados, Ingresos y egresos y Activo, Pasivo y Capital Contable.

Con base en el concepto de “Hoja de Trabajo” y en la descripción de su “Formato” elaboramos el esquema que presentamos a continuación:

3.4 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LA “HOJA DE TRABAJO”

Para facilitar la elaboración de la “Hoja de Trabajo”, seguimos el procedimiento que enseguida se detalla:

1.- Transcribir al formato para elaborar la “Hoja de Trabajo” los nombres de las cuentas que integran la Balanza de Comprobación a partir de la cual se introducirán los Asientos de Ajustes, en el siguiente orden:

Cuentas de Activo Circulante (presentando la cuenta de Estimación de Cuentas Incobrables inmediatamente después de la cuenta de Clientes o de todas las que representen Cuentas por Cobrar, según se este calculando la Estimación de Cuentas Incobrables).

Cuentas de Activo Fijo, (presentando las Cuentas de Depreciación Acumulada inmediatamente después de la Cuenta a la que complementan).

Cuentas de Activo Diferido (presentando las Cuentas de Amortización Acumulada inmediatamente después de la cuenta a la que complementan

Cuentas de Pasivo Circulante. Cuentas de Pasivo Fijo. Cuentas de Pasivo Diferido. Cuentas de Capital Contable. Cuentas de Resultados (presentándolas en el mismo orden en que se presentan

en el Estado de Resultados, y dejando algunos renglones sin usar después de las que hayan de afectarse por concepto de Ajustes; y al final la Cuenta “Pérdidas y Ganancias”).

2.- Transcribir los Movimientos y el Saldo de cada cuenta verificando que tanto la suma de los movimientos como de la de los saldos son correctas.

3.- Identificar los Saldos de las cuentas que no sean descriptivos del valor del concepto que en ellas se controla y registrar los Asientos de Ajuste que se requieran, en la columna titulada “Asientos de Ajuste”, asignando un número progresivo a cada asiento.

4.- Verificar que en las columnas de “Ajustes” se haya aplicado la Teoría de la Partida Doble, observando que la suma de los Cargos sea igual a la suma de los Abonos con que se registraron los Asientos de Ajuste.

5.- Determinar “Saldos Ajustados” y presentarlos en la columna correspondiente, teniendo presente que, los saldos que no hayan requerido Ajustes, se presentan también en la columna de “Saldos Ajustados” pues ya fueron revisados y considerados correctos.

6.- Verificar que la suma de los Saldos Ajustados Deudores sea igual a la suma de los Saldos Ajustados Acreedores.

7.- Presentar en las columnas tituladas “Resultados”, los Traspasos de los “Saldos Ajustados” de las Cuentas de Resultados a la cuenta “Pérdidas y Ganancias”, continuando la asignación de un número progresivo a cada uno de estos Traspasos también denominados “Ajustes”.

Después de registrados estos Traspasos o Ajustes, las Cuentas de Resultados quedan “Saldadas” y en la Cuenta de “Pérdidas y Ganancias” podemos determinar la Utilidad o la Pérdida del Período.

8.- Traspasar la Utilidad o la Pérdida determinada en la cuenta “Pérdidas y Ganancias” a la cuenta “Utilidad del Período” o “Pérdida del Período”, según el caso, asentando el Cargo y el Abono correspondientes en las mismas columnas. También en estas columnas, la suma de los Cargos debe ser igual a la suma de los Abonos en ellas asentados.

9.- Presentar, en las columnas tituladas “Balance General”, los Saldos ya Ajustados de las cuentas de Activo, Pasivo y Capital Contable, incluyendo la Utilidad o la Pérdida del Período. También en estas columnas la suma de los cargos debe ser igual a la suma de los Abonos.

10.- Concluida la Hoja de Trabajo, efectuamos los registros correspondientes en los Libros de Contabilidad mediante los siguientes pasos:

Registrar los Asientos de Ajuste en el Libro Diario. Efectuar los “Pases al Mayor” de los Asientos de Ajuste. Determinar los Saldos Ajustados en el libro Mayor.

Formular los Estados Financieros en el Libro de Inventarios y Balances, e igualmente las relaciones analíticas correspondientes.

3.5 PRACTICA DIRIGIDA

Finalidad: Que el alumno OBSER y APLIQUE el procedimiento para elaborar la HOJA DE TRABAJO.

EN el libro Mayor de Nuestra Empresa, S.A., determinamos, al concluir el Periodo 19XX los Movimientos y los Saldos que presentamos a continuación en esquemas de cuenta, EN MILES DE PESOS, para facilitar su manejo.

En la siguiente página presentamos la Balanza de Comprobación de Nuestra Empresa elaborada con los Movimientos y los Saldos que determinamos en las cuentas que aparecen en de la práctica dirigida.

En la página siguiente presentamos la Balanza de Comprobación, ya transcrita a la Hoja de Trabajo, para registrar los Asientos de Ajuste.

Los “Asientos de Ajuste” se registran primero en la Hoja de Trabajo, después en el Libro Diario y en el Libro Mayor, y finalmente elaboramos los Estados Financieros, sin embargo, en esta Práctica Dirigida los presentemos simultáneamente para facilitar su visualización.

AJUSTE A LA CUENTA DE CAJA

CIRCUNSTANCIA N°1

El Saldo que determinamos en la Cuenta de caja es de $500,000.El Arqueo (recuento físico del dinero en la Caja) reporta una existencia real de

Efectivo en la caja de $400,000, es decir, identificamos un faltante de $100,000. El cajero repondrá este faltante dentro de 30 días.

ASIENTO DE AJUSTE EN LA HOJA DE TRABAJO

Cargo en la Cuenta de Deudores Diversos por $100,000 para registrar el aumento en este concepto, ya que, mientras el cajero repone el faltante, se convierte en deudor de Nuestra Empresa, con

Abono en la Cuenta de Caja por $100,000 para registrar la disminución de su Saldo y que el nuevo Saldo que determinemos sea descriptivo de la existencia real de Efectivo en la caja.

Observe este Asiento de Ajuste, señalado con flechas, en la Hoja de Trabajo que presentamos en la página siguiente, EN MILES DE PESOS para facilitar su manejo.

REGISTRO DEL ASIENTO DE AJUSTE EN EL LIBRO DIARIO-Aj. 1-

Cargo a Deudores Diversos $100,000Abono a Caja $100,000

REGISTRO DEL ASIENTO DE AJUSTE EN EL LIBRO MAYOR

El aumento del Saldo de la Cuenta de Deudores Diversos lo registramos mediante un ________ en la cuenta de __________________.

La disminución del Saldo de la Cuenta de Caja la registramos mediante un _______en la cuenta de ____________________.

Según Arqueo, la existencia real de Efectivo en la caja es de $__________. Después del Asiento de Ajuste, el Saldo de la Cuenta de Caja es de $___________.

AJUSTE A LA CUENTA DE BANCOS

CIRCUNSTANCIA N° 2

El Saldo que determinamos en la Cuenta de Bancos es de $390’000,000. Posteriormente el Banco nos reportó intereses generados por Nuestra Empresa por $7’000,000.

ASIENTO DE AJUSTE EN LA HOJA DE TRABAJO

CARGO en la Cuenta de Bancos por $7’000,000 para registrar el aumento de Nuestro Efectivo en Bancos, con

ABONO en la Cuenta de Productos Financieros por $7’000,000 para registrar el aumento en este concepto por los intereses ganados por Nuestra Empresa.

Observe este Asiento de Ajuste, señalando con flechas, en la Hoja de Trabajo que presentamos en la página siguiente, EN MILES DE PESOS para facilitar su manejo

REGISTRO DEL ASIENTO DE AJUSTE EN EL LIBRO DIARIO

-Aj. 2-Cargo a Bancos $7’000,000

Abono a Productos Financieros $7’000,000

REGISTRO DEL ASIENTO DE AJUSTE EN EL LIBRO MAYOR

El aumento del Saldo de la Cuenta de Bancos lo registramos mediante un _______ en la cuenta de ____________.

El aumento del Saldo de la Cuenta Productos Financieros lo registramos mediante un __________ en la cuenta de _____________.

AJUSTE A LA CUENTA DE “ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES”

CIRCUNSTANCIA N° 3

El Saldo que determinamos en la Cuenta de Clientes es de $40,000,000. El Saldo que determinamos en la Cuenta Estimación de Cuentas Incobrables es de $3’000,000; pero se ha observado que el importe de esta “estimación” debe ser el 10% del Saldo de la cuenta de Clientes, por lo tanto el Saldo de la Estimación de Cuentas Incobrables debe ser de $4’000,000.

ASIENTO DE AJUSTE EN LA HOJA DE TRABAJO

CARGO en la Cuenta de Gastos de Venta por $1,000,000 para registrar el aumento en este concepto, con

ABONO en la Cuenta “Estimación de Cuentas Incobrables” para que el nuevo Saldo que determinemos (Saldo Ajustado) sea el 10% del Saldo de la Cuenta de Clientes.

Observe este Asiento de Ajuste, señalando con flechas, en la Hoja de Trabajo que presentamos en la Página siguiente, EN MILES DE PESOS para facilitar su manejo.

REGISTRO DEL ASIENTO DE AJUSTE EN EL LIBRO DIARIO

-Aj. 3-Cargo a Gastos de Venta $1’000,000

Abono a Estimac. de Ctas. Incobr. $1’000,000

REGISTRO DEL ASIENTO DE AJUSTE EN EL LIBRO MAYOR

El aumento de los Gastos de Venta lo registramos mediante un ___________ en la cuenta de _______________.

El aumento de la “Estimación de Cuentas Incobrables” lo registramos mediante un ________ en la cuenta de _________.

AJUSTE A LA CUENTA DE ALMACEN

CIRCUNSTANCIA N° 4

El Saldo que determinamos en la Cuenta de almacén ES de $50’000,000. La existencia real de mercancías en Almacén es de $44’000,000. La diferencia se

originó en que, al registrar una venta, se omitió el registro del Costo de Ventas y su correspondiente salida del Almacén.

ASIENTO DE AJUSTE EN LA HOJA DE TRABAJO

CARGO en la Cuenta de Gastos de Venta por $1,000,000 para registrar el aumento en este concepto, con

ABONO en la Cuenta “Costo de Ventas” por $6’000,000 para registrar el aumento en este concepto, y que el nuevo Saldo que determinemos (Saldo Ajustado) indique el importe real del “Egreso” por concepto de “Costo de Ventas”.

Observe este Asiento de Ajuste, señalando con flechas, en la Hoja de Trabajo que presentamos en la Página siguiente, EN MILES DE PESOS para facilitar su manejo.

REGISTRO DEL ASIENTO DE AJUSTE EN EL LIBRO DIARIO

-Aj. 4-Cargo a Costos de Ventas $6’000,000

Abono a Almacén $6’000,000

REGISTRO DEL ASIENTO DE AJUSTE EN EL LIBRO MAYOR

El aumento del Saldo de la Cuenta Costo de Ventas lo registramos mediante un _______ en la cuenta _________________.

La disminución del Saldo de la Cuenta de Almacén la registramos mediante un _______ en la cuenta de ________.

AJUSTE A LAS CUENTAS DE IVA PAGADO ACREDITABLE E IVA COBRADO RETENIDO

CIRCUNSTANCIA N° 5

El Saldo de la Cuenta IVA Cobrado Retenido es de …….. $5’000,000El Saldo de la Cuenta IVA Pagado Acreditable es de ……. 3’000,000Determinamos un importe de IVA Pendiente de Enterar de $2’000,000