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TEMA 9- Bases de datos (I)1.Principales conceptos en bases de datos

En esta unidad hay que aprender de manera práctica, ya que desde el principio comenzaremos a crear una base de datos, a la que luego le añadiremos objetos.

1.1. Conceptos esenciales

En una base de datos hay tres elementos fundamentales: el campo, el registro y el fichero.

- Base de datos: Es un conjunto de datos relacionados entre sí.Las bases de datos están formadas por uno o más bloques de ficheros.

- Fichero: Es un conjunto de información que participa de las mismas características.

- Registro: Es la unidad más elemental de un fichero de base de datos.

- Campo: Es la unidad elemental de introducción de datos en cada registro de una base de datos.

1.2. Objetos de Access

Tablas.Conjunto de datos estructurales que forman el contenido de una base de datos.

Consultas.Permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de los tipos de consulta y de sus condiciones.

Formularios.Son diseños que realizaremos para poder introducir, modificar o visualizar los registros de una tabla o consulta. En ellos podemos insertar campos calculados e imágenes.

Informes.

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Son extractos de datos procedentes de tablas o consultas, que tienen como propósito ser impresos en papel, aunque también pueden visualizarse en pantalla.

Macros. Son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento.

Módulos.Son programas escritos especiales para Access mediante un lenguaje de programación llamado Visual Basic.

1.3. Nombres de campos y sus características

Daremos nombre a los campos, de modo que éstos queden identificados.

1.4. Tipos de campos

Texto.Admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación.

Memo.Admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64.000 caracteres.

Número.Admite cualquier carácter numérico susceptible de ser utilizado en cálculos matemáticos.

Fecha/hora.Admite valores de fecha y hora.

Moneda.Para valores monetarios. Utiliza el separador de miles y el signo monetario.

Autonumérico.Es un campo propio del programa, este añade un número único para cada nuevo registro. Pueden generarse tres tipos: secuencial, aleatorio o ID de réplica.

Sí/No.Es un campo que solo acepta uno de estos dos valores: Sí o No; Verdadero o Falso.

Objeto OLE.Es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser una imagen, un gráfico, una hoja de cálculo…

Hipervínculo.Contiene una ruta o dirección URL de internet.

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Asistente para búsquedas.Se crea un campo que permite seleccionar un valor de otra tabla o crear una lista de valores en el momento.

Datos adjuntos.Se utiliza en Access 2007 para agregar uno o varios datos a los registros de una base de datos.

1.5. Propiedades de los campos

Tamaño del campo.Es la longitud máxima que podrá tener el campo y que es diferente entre campos de tipo Texto o de tipo Número.

- Texto: Su tamaño puede estar comprendido entre 1 y 255.

- Número: Puede tomar los distintos tipos: Byte: valores entre 0 y 255, no admiten fracciones. Entero: valores entre -32.768 y 32.767, no admiten

fracciones. Entero largo: entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647,

no admite fracciones. Simple: números muy grandes con una precisión de

7 decimales. Doble: números muy grandes con una precisión de

15 decimales. ID de réplica: para campos de 16 bytes y sirve para

establecer un identificador único de réplica. Se utiliza para impedir que los registros se asignen al mismo valor de la clave principal en cada réplica.

Decimal: entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede contener valores de -1028 a +1028.

Formato: depende del tipo de datos. Dado el caso, pulsando con el ratón sobre él, se abre un cuadro con las distintas posibilidades.

- El tipo de Número puede tener los siguientes valores: Número general: 2.137,382. Moneda: 2.137 ptas. Euro: 2.137 €. Fijo: 2.137,38. Porcentaje: 15,30 %. Científico: 4,32E + 02.

- El tipo Fecha/Hora:

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Fecha general: 15/06/2007. Fecha larga: viernes, 15 de octubre de 2007. Fecha mediana: 15-jun-07. Fecha corta: 15/10/07. Hora larga: 15:30:25. Hora mediana: 3:30. Hora corta: 15:30.

Lugares decimales: el número de cifras decimales a la derecha del separador decimal. Se utiliza sólo en campos de tipo Número.

Máscara de entrada: sirve para facilitar la entrada de los datos mediante teclado, pues les da el formato que se haya asignado mediante la máscara y además controla qué valores pueden ser introducidos.

CARACTERES QUE SE PUEDEN UTILIZAR PARA CREAR MÁSCARAS DE ENTRADA

Carácter Representa

0 Dígito. Se debe escribir un solo dígito en esta posición.

9 Dígito. Los dígitos en esta posición son opcionales.

# Se debe escribir un dígito, un espacio, un signo más o un signo menos en esta posición.

L Letra. Se debe escribir una sola letra en esta posición.

? Letra. Las letras en esta posición son opcionales.

A Letra o dígito. Se debe escribir una sola letra o un solo dígito en esta posición.

a Letra o dígito. Las letras o dígitos en esta posición son opcionales.

& Cualquier carácter o espacio. Se debe escribir un solo carácter o un espacio en esta posición.

C Cualquier carácter o espacio. El uso de caracteres o espacios en esta posición es opcional.

.,:;-/ Marcadores de posición de decimales y millares,

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separadores de fecha y hora. El carácter que seleccione depende de la configuración regional de Microsoft Windows.

> Todos los caracteres subsiguientes aparecen en mayúscula.

< Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minúscula.

! Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda.

\ Obliga a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que incluir un carácter entre comillas dobles.

“Texto literal” Incluye todo el texto que deben ver los usuarios, entre comillas dobles.

Contraseña En la vista Diseño de las tablas o los formularios, si se establece la propiedad Máscara de entrada en Contraseña, se crea un cuadro de entrada de contraseña. Cuando el usuario escribe una contraseña en el cuadro, Access almacena los caracteres, pero muestra asteriscos.

1.6. Propiedades de los datos. General

Dependiendo del tipo de dato que contenga un campo, tendrá diferentes propiedades que pueden ser configuradas.

2.Access. Un modelo relacional de bases de datos

Es un modelo relacional de bases de datos, está compuesto por tablas en las que cada columna se llama campo y cada fila, registro.

Las diferentes tablas que componen una base de datos se relacionan entre ellas por campos comunes.

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Tabla cliente

La ventaja de las bases de datos relacionales es que la información se desglosa en varias tablas, cada una de ellas especializada en un tema.

2.1. Pantalla de entrada de Access 2007Desde la ventana principal de la aplicación se accede de forma fácil a plantillas, bases de datos usadas recientemente y a una base de datos en blanco.

2.2. Base de datos nueva y creación de tablasEn la pantalla de entrada inicial de Access, haremos clic en Base de datos en blanco.A la derecha de la pantalla de entrada se le da un nombre y una ruta, si éste se desea cambiar, a continuación le daremos a crear.El primer objeto en crearse será sus tablas. Posteriormente se podrían crear otros objetos.La tabla se muestra en vista Hoja de datos, puede cambiarse a vista Diseño, en la pestaña Ver en la cinta de opciones.

EJEMPLO:

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2.3. FormulariosEs un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar datos, al igual que las tablas. Además se pueden usar sobre un subconjunto de los datos de una tabla.Todos los objetos de una base de datos se crean activando en la cinta de opciones la pestaña Crear.

EJEMPLO:

2.4. ConsultasEs un objeto de la base de datos en forma de tabla que extrae datos de otra tabla, de otra consulta o de un conjunto de tablas y consultas.Pueden englobarse en dos categorías: Consultas de selección. Son tablas resultado de la

aplicación de unos filtros y criterios. Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios

a los registros de la base de datos.Existen varios tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de referencias cruzadas y de datos anexados.

Pueden crearse con asistente o mediante diseño directo desde la pestaña Crear, en el grupo Otros.EJEMPLO:

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EJEMPLO:

2.5. InformesPara crearlos es necesario conocer qué campos de qué tablas o consultas se deben visualizar en el mismo.La generación de informes se lleva a cabo desde el grupo Informes de la pestaña Crear.

Informe. Esta herramienta proporciona la manera más rápida y directa de obtener un informe del objeto activo a la izquierda de la ventana de la base de datos.

Etiquetas. Se utiliza para crear etiquetas con todos o parte de los campos del objeto que esté activo a la izquierda de la ventana de Access.

Informe en blanco. Se trata de un sistema para crear informes desde cero.

Asistente para informes. Puede ser la manera más sencilla de crear un informe, ya que el asistente guía, paso a paso.

Diseño de informe. Permite crear un informe en blanco en vista Diseño.

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EJEMPLO:

3. Modificación de formularios e informesUna vez que han sido creados y guardados, pueden modificarse su aspecto en vista Diseño.Al mostrarse en vista Diseño pueden cambiarse de lugar los campos, modificarles la apariencia de texto y de fondo o cambiar los nombres de los títulos de esos campos.

ACTIVIDADES: 1._

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a) Es una introducción a la base de datos de un nombre o campo.

b) 5. Nombre, apellido, teléfono, e-mail y web.

c) Para consultar algún campo, por ejemplo el número de teléfono de Alberto.

d)

e) Código postal.

f)

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5._

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