Tema 8: Xestión de almacén e inventarios. · • Interpretar a normativa legal relativa ao...

IES Leixa

Ciclo medio de Farmacia e Parafarmacia Oficina de farmacia

Francisco José Teijido López - Catedrático de Procesos Sanitarios

Tema 8: Xestión de almacén e inventarios :: Páxina 1 de 29

Tema 8: Xestión de almacén e inventarios.

IES Leixa




Tema 8: Xestión de almacén e inventarios

Resultados de aprendizaxe RA1. Xestiona a documentación farmacéutica en relación coa información que deba conter:

• CA1.8 Interpretouse a normativa legal relativa ao rexistro e á contabilidade de substancias e preparacións medicinais psicotrópicas e estupefacientes

o CA1.8.2 Interpretouse a normativa legal relativa ao control de entradas de substan-cias e preparacións medicinais psicotrópicas e estupefacientes

RA2. Controla o almacén de produtos farmacéuticos e parafarmacéuticos aplicando as operacións administrativas de control de existencias, e describe esas operacións:

• CA2.1 Realizouse a valoración das existencias en función da demanda e dos requisitos míni-mos

• CA2.3 Realizáronse inventarios de diversos tipos • CA2.4 Rexistráronse e controláronse movementos de almacén dos produtos • CA2.5 Valorouse a relevancia do control de almacén no servizo farmacéutico e parafarma-

céutico • CA2.6 Establecéronse as zonas para a ordenación e a almacenaxe das existencias de produ-

tos farmacéuticos e parafarmacéuticos o CA2.6.2 Establecéronse as zonas para a ordenación e a almacenaxe das existencias

de produtos farmacéuticos e parafarmacéuticos • CA2.7 Identificáronse os criterios de almacenaxe e as condicións de conservación de produ-

tos farmacéuticos e parafarmacéuticos segundo as súas características • CA2.8 Detalláronse as manifestacións das alteracións máis frecuentes nos produtos farma-

céuticos en relación coas súas causas RA3. Controla os pedidos, analizando as características de adquisición de produtos farmacéuticos e parafarmacéuticos:

• CA3.2 Identificáronse as modalidades dos pedidos que se poidan realizar • CA3.3 Comprobáronse os datos incluídos nos albarás para a comprobación de pedidos • CA3.4 Validáronse os pedidos en canto a provedores, artigos e bonificacións • CA3.6. Realizouse a transmisión e a recepción dos pedidos a través dun programa informá-

tico • CA3.7 Detalláronse as circunstancias e as causas das devolucións dos produtos recibidos aos

almacéns de distribución e aos laboratorios, para o seu aboamento RA5. Manexa as aplicacións informáticas e valora a súa utilidade no control de almacén:

• CA5.1 Caracterizáronse as aplicacións informáticas o CA5.1.3 Caracterizáronse as aplicacións informáticas para a xestión de pedidos

• CA5.2 Identificáronse os parámetros iniciais da aplicación segundo os datos propostos o CA5.2.2 Identificáronse os parámetros iniciais da aplicación para a xestión de pedi-

dos o CA5.2.3 Identificáronse os parámetros iniciais da aplicación para a xestión de alma-

cén

IES Leixa




• CA5.3 Modificáronse os arquivos de produtos, provedores e persoas usuarias realizando al-tas e baixas

o CA5.3.2 Modificáronse os arquivos de produtos e provedores realizando altas e bai-xas

o CA5.3.3 Modificáronse os arquivos de pedidos realizando altas e baixas • CA5.4 Rexistráronse as entradas e saídas de existencias e actualizáronse os arquivos corres-

pondentes • CA5.5 Elaboráronse, arquiváronse e imprimíronse os documentos de control de almacén e o

inventario de existencias o CA5.5.1 Elaboráronse, arquiváronse e imprimíronse os documentos de control de al-

macén e o inventario de existencias Obxectivos

• Interpretar a normativa legal relativa ao control de entradas de substancias e preparacións medicinais psicotrópicas e estupefacientes

• Realizar a valoración das existencias en función da demanda e dos requisitos mínimos • Realizar inventarios de diversos tipos • Rexistrar e controlar movementos de almacén dos produtos • Valorar a relevancia do control de almacén no servizo farmacéutico e parafarmacéuticos • Establecer as zonas para a ordenación e a almacenaxe das existencias de produtos farma-

céuticos e parafarmacéuticos • Identificar os criterios de almacenaxe e as condicións de conservación de produtos farma-

céuticos e parafarmacéuticos segundo as súas características • Detallar as manifestacións das alteracións máis frecuentes nos produtos farmacéuticos en

relación coas súas causas • Identificar as modalidades dos pedidos que se poidan realizar • Comprobar os datos incluídos nos albarás para a comprobación de pedidos • Validar os pedidos en canto a provedores, artigos e bonificacións • Realizar a transmisión e a recepción dos pedidos a través dun programa informático • Detallar as circunstancias e as causas das devolucións dos produtos recibidos aos almacéns

de distribución e aos laboratorios, para o seu aboamento • Caracterizar as aplicacións informáticas para a xestión de pedidos • Identificar os parámetros iniciais da aplicación para a xestión de pedidos • Identificar os parámetros iniciais da aplicación para a xestión de almacén • Identificar os arquivos de produtos e provedores realizando altas e baixas • Modificar os arquivos de pedidos realizando altas e baixas • Rexistrar as entradas e saídas de existencias e actualizar os arquivos correspondentes • Elaborar, arquivar e imprimir os documentos de control de almacén e o inventario de exis-

tencias

IES Leixa




Almacenamento en farmacia

ALMACENAXE DE MEDICAMENTOS E PRODUTOS SANITARIOS A almacenaxe é o proceso de colocación dos produtos e medicamentos mediante un sistema que ten catro obxectivos básicos:

• Manter os produtos e medicamentos nas mellores condicións posibles para o seu correcto uso.

• Acceder a eles dunha forma rápida e eficaz. • Facer o control de existencias e de caducidades ou modificacións. • Manter un control da contabilidade optimizando os gastos.

Ao longo do tempo, os sistemas de almacenamento teñen variado notablemente na procura de sis-temas máis eficaces que permitan aforrar en custos e optimizar os espazos, reducindo os tempos que se dedican tanto ao propio almacenamento (colocación), como á localización dos produtos e a súa conservación nas mellores condicións posibles. O almacenamento precisa, ademais, dun sistema claro con referencias de localización e un método que, cumprindo a normativa, organice os produtos segundo as súas características, volume e pro-piedades. A evolución dos sistemas de almacenamento seguiu un proceso loxístico lóxico, dende os vellos, pero aínda operativos, andeis, ata as máis modernas caixoneiras. Esta evolución incorporou, nos últimos anos, sistemas computarizados que ofrecen claras vantaxes, aínda que tamén algúns incon-venientes, e que pouco a pouco se van impoñendo nun mercado moi competitivo. Estes novos sistemas de almacenamento atopan unha maior implantación nos hospitais, en grandes distribuidores, que comezaron o proceso de robotización hai uns dez anos, e en farmacias que pre-cisan aumentar o seu nivel de competitividade. Existen moitos sistemas de almacenaxe de produtos farmacéuticos e parafarmacéuticos e se ata hai ben pouco os máis habituais eran en caixóns ou os andeis (que seguen sendo maioritarios nas ofici-nas de farmacia), no caso de servizos farmacéuticos e distribuidores tomaron o relevo sistemas se-miautomáticos e automatizados.

IES Leixa




Sexa como sexa, a almacenaxe faise seguindo varios criterios: • Por forma farmacéutica. • Por orde alfabética. • Por movemento (entrada-saída), ou método ABC. • Por método de conservación.

Se nos centramos nas especialidades farmacéuticas, normalmente utilízanse varios destes criterios, clasificando os medicamentos segundo un método ABC por forma farmacéutica e dentro desta or-denando por orde alfabética, aínda que se colocan máis a man aqueles medicamentos que teñen un maior movemento dando primeiro saída aos que teñen un menor período de conservación. Por exemplo, se utilizamos un sistema de caixóns e habilitamos un caixón para formas sólidas (compri-midos-dráxeas-cápsulas) cun nome que empece pola letra A, en canto nos veñan a solicitar un des-tes medicamentos podemos localizalo rapidamente. Se ademais sabemos que un determinado pro-duto desta letra ten unha maior saída podemos colocalo diante dentro do caixón. CONSIDERACIÓNS A TER EN CONTA NA XESTIÓN DE ALMACÉN Na xestión do almacén hai que ter en conta unha serie de controis obrigatorios, entre os que desta-camos: CONTROL DE CADUCIDADES: Un dos aspectos a ter en conta na almacenaxe dos medicamentos é o do control de caducidades, porque hai moitos medicamentos que teñen un período de caducidade que hai que controlar. Normalmente os servizos farmacéuticos teñen establecidos sistemas de con-trol periódicos seguindo o mesmo procedemento que o de almacenaxe, é dicir, no noso exemplo, por forma farmacéutica e seguindo a orde alfabética. A revisión faise visualmente controlando a data de caducidade que consta na embalaxe do medica-mento por medios informáticos. Cando a especialidade caducou faise unha devolución ao almacén nun prazo máximo de 6 meses dende a data de caducidade. CONTROL DE BAIXAS E MODIFICACIÓNS: Continuamente se están a producir baixas de especialida-des farmacéuticas. Cando se produce unha baixa (informa o almacén ou o Colexio de Farmacéuticos a través dun boletín), a oficina de farmacia pode optar por mantela en venda ou devolvela ao alma-cén. No primeiro caso a farmacia dispón dun prazo máximo de 6 meses para devolvela se non se dispensa. No caso de que unha especialidade farmacéutica de dispensa con cargo ao sistema sani-tario público sexa modificada a medicamento susceptible de publicidade, a farmacia pode seguir dispensándoa con cargo ao sistema sanitario público nun prazo máximo de 3 meses. Na meirande parte dos casos as modificacións prodúcense por cambios en:

• PVP. • CN. • Nome. • Forma farmacéutica ou formato. • Composición. • Características administrativas ou de dispensa.

IES Leixa




CONTROL DE ESTUPEFACIENTES E PSICÓTROPOS: Xa foi estudado nun tema anterior. CONTROL DA CADEA DE FRÍO: Existen algunhas especialidades farma-céuticas, vacinas ou reactivos termolábiles que teñen que conservarse a baixa temperatura (en frigorífico). Nestes produtos temos que ter un especial coidado no mantemento da cadea de frío para evitar que se deteriore. A cadea pode ser moi longa dende que o medicamento sae do laboratorio ata que chega ao usua-rio/a e non debe romperse en ningún caso. No que compete aos servizos farmacéuticos, debe comprobarse, cando lle chega o pedido, que o produto foi trasladado nun vehículo frigorí-fico, nunha neveira ou nunha caixa isotérmica e, se é preciso, se verifi-can os indicadores de temperatura. Logo de recibir o pedido debemos trasladar os produtos termo-lábiles ao frigorífico, colocándoos na zona correspondente de temperatura.

Actividade 8.1: Coidados na xestión de almacén Elabora un gráfico sinxelo coas obrigas na xestión de almacén.

Funcións dos almacéns de medicamentos e produtos sanitarios

FUNCIÓNS Consideramos como funcións dos almacéns de medicamentos e produtos sanitarios as seguintes:

• Manter actualizados os stocks de medicamentos e produtos sanitarios solicitando, no seu caso, o reabastecemento dos mesmos.

• Controlar os movementos dos produtos, as reposicións e as rotacións. • Realizar estudos de existencias segundo o método elixido: PMP, FIFO, LIFO, ... • Controlar as caducidades dos produtos. • Recepcionar os pedidos.

• Situar os produtos no seu correspondente lugar de almacenamento prestando especial atención aos requisitos legais.

• Manter as debidas condicións de almacenamento, protexendo e conservando axeita-damente segundo as súas características.

• Adaptar os espazos ás necesidades do servizo. • Establecer procedementos de funcionamento do servizo.

IES Leixa




Para poder realizar estas funcións é imprescindible facer un deseño axeitado dos espazos e mobilia-rio axeitado para almacenar correctamente todos os produtos segundo as súas características para o que se debe contar, polo menos, cos seguintes espazos:

• Recepción: Deben existir zonas para a recepción dos produtos cos espazos necesarios para o seu ordenamento previo á recepción. Nestes espazos compróbanse os produtos recibidos cotexando os albarás coas follas de pedido comprobando que os produtos recibidos se co-rresponden cos solicitados, o seu estado, as faltas, etc...

• Corentena: Nesta zona sitúanse os produtos unha vez comprobado o seu estado como paso previo á aprobación e recepción informática.

• Almacéns: Son as zonas de almacenamento dos produtos debidamente identificadas se-gundo o sistema de almacenamento escollido, a tipoloxía dos produtos, as condicións de se-guridade e os riscos asociados aos mesmos.

• Expositores: No caso das oficinas de farmacia hai zonas de almacenamento que serven ta-mén como expositores de determinados produtos con acceso directo ou indirecto ao pú-blico. Neste caso non se poden situar nos expositores medicamentos que esixan receita mé-dica polo que deben quedar reservados para medicamentos OTC, efectos, accesorios, pro-dutos de parafarmacia, cosmética, óptica, etc...

• Retirada: Son espazos específicos para produtos que se retiran ben por caducidade, por alerta, por exceso de stock, etc.

Condicións de almacenamento de medicamentos e produtos sanitarios

CONDICIÓNS DE ALMACENAMENTO Hai una serie de normas que se deben seguir no almacenamento de medicamentos e outros produ-tos, sobre todo en canto ás condicións ambientais e de seguridade dos mesmos.

• Limpeza: Os lugares de almacenamento deben estar limpos e secos. Deben limparse con frecuencia manténdoos libres de po.

• Luz: Os almacéns deben estar protexidos da luz externa e directa do sol, sobre todo cando se almacenan produtos fotosensibles. Hai que ter en conta que as ondas luminosas cunha lonxitude de onda entre 200 e 400 nm, provocan reaccións de fotolise e de oxidación.

• Humidade: A humidade relativa debe oscilar entre o 50 e o 70 %. As variacións de humidade facilitan a hidrólise, a oxidación e o crecemento bacteriano.

• Temperatura: A temperatura ambiente debe oscilar entre 15 e 25 oC. No caso de produtos termolábiles deben almacenarse en refrixeración entre 2 e 8 oC. As variacións de tempera-tura facilitan os procesos dexenerativos e poden aparecer sedimentos ou evaporación dos compoñentes líquidos.

• Seguridade: No caso de produtos perigosos, deben adoptarse todas as medidas de seguri-dade necesarias para garantila.

o Os produtos inflamables deben almacenarse lonxe de xeradores de calor, lume, e deben contar con medios de extinción de incendios.

o Os radiofármacos e radioisótopos deben almacenarse en lugares convenientemente protexidos.

o Os gases medicinais adoitan almacenarse en depósitos situados en zonas exteriores, agás as balas de osíxeno que deben almacenarse en zonas interiores independentes.

IES Leixa




No caso de medicamentos sometidos a control, deben garantirse todas as medidas que estableza a normativa.

Actividade 8.2: Condicións de almacenamento Elabora un cadro descritivo coas condicións que debe cumprir un almacén de medicamentos e produtos sanitarios.

PROBLEMAS DOS MEDICAMENTOS E PRODUTOS SANITARIOS RELACIONADOS CO ALMACENA-MENTO Un almacenaxe inadecuado no que se afecten as condicións medioambientais ou de seguridade po-den provocar moitos problemas nos medicamentos e produtos sanitarios, polo que hai que estable-cer medidas de vixilancia que nos permitan detectar calquera signo de anomalía. De seguido mostramos algúns dos indicadores que ten establecida a Organización Mundial da Saúde segundo o tipo de produto:

• TODOS OS PRODUTOS: o Routuras o Etiquetas en mal estado

• LÍQUIDOS: o Decoloración o Turbiedade o Presenza de sedimentos o Precintos rotos ou en mal estado o Ampolas ou frascos rotos ou en mal estado o Presenza de humidade ou condensación nos paquetes

• PRODUTOS FOTOSENSIBLES: o É fundamental que as embalaxes e recipientes estean en perfecto estado, sen routu-

ras, gretas ou decoloracións • PRODUTOS PLÁSTICOS (COMO LUVAS):

o Sequedade o Produtos quebradizos ou con gretas o Envases pegañentos o Produtos decolorados o Embalaxe con humidades ou condensación

• TABLETAS OU COMPRIMIDOS: o Decoloración o Comprimidos ou tabletas desfeitas o Ausencia de comprimidos ou tabletas o Cheiro pouco habitual

• INXECTABLES: o Non se obtén unha suspensión despois de axitar

IES Leixa




• PRODUTOS ESTÉRILES: o Envases están desgarrados ou rasgados o Faltan partes o Partes rotas ou dobradas o Humidade no interior ou exterior do envase

• CÁPSULAS: o Decoloración o Cápsulas pegañentas o Cápsulas esmagadas

• TUBOS: o Tubos pegañentos o Perdas do contido o Perforacións ou orificios no tubo

• PAQUETES DE LAMINADO METÁLICO: o Perforacións no envase

• REACTIVOS QUÍMICOS: o Decoloración

RECORDA!! A normativa establece que determinados produtos farmacéuticos deben almacenarse por sepa-rado.

• As especialidades dos grupos tera-péuticos J01 (antibióticos) e R05C1 (antiinfecciosos específicos de vías respiratorias por vía parenteral).

• As especialidades farmacéuticas de uso oftálmico, que adoitan ordenarse pola súa forma farmacéutica (poma-das ou colirios).

• As especialidades veterinarias, que deben estar separadas do resto de especialidades de uso humano.

• As especialidades de conservación en frío.

• Os estupefacientes, que deben estar baixo chave.

Ademais, no caso de que a oficina de farmacia ou servizo farmacéutico estean autorizados para rea-lizar fórmulas maxistrais, deben contar cun almacén independente para as materias primas.

IES Leixa




A orde de produtos en farmacia e parafarmacia

MÉTODOS DE ORDENAMENTO Hai varias formas de ordenar os produtos nunha oficina de farmacia ou un servizo farmacéutico aínda que hai condicionantes para esta forma de ordenamento xa que, como vimos nunha unidade anterior, os servizos farmacéuticos están moi altamente robotizados así que os criterios que seguen son distintos. De forma xeral podemos considerar os seguintes criterios de ordenamento aínda que en case todos os casos compleméntanse uns con outros:

• Orde alfabética: É un sistema moi utilizado porque permite localizar rapidamente os produ-tos polo seu nome aínda que ten o inconveniente da mestura de produtos moi distintos con tamaños e formas distintas, o que dificulta a utilización dos espazos.

• Forma farmacéutica: Moi empregada para medicamentos sobre todo porque algúns deles deben almacenarse separados ben polas súas características de conservación (frío) ou por requisitos legais (estupefacientes, veterinarios,...). Este tipo de almacenamento complemén-tase xeralmente coa orde alfabética dentro de cada forma farmacéutica e ten a vantaxe de que se poden manter dunha forma estable as condicións de almacenamento característicos de cada forma farmacéutica (luz, humidade, temperatura...).

• Tipo de dispensa: É unha das formas máis utilizadas cando se segue un sistema ABC (ver o seguinte capítulo), colocando os produtos no almacén dependendo da súa rotación, utili-zando as zonas máis próximas aos postos de dispensa para os produtos de tipo A (alta rota-ción), en zonas intermedias os de tipo B (rotación media) e nas zonas máis alonxadas os de tipo C (baixa rotación). Este sistema tamén diferenza produtos OTC, susceptibles de publici-dade e éticos, xa que os primeiros e segundos podémolos ordenar nos expositores externos, mentres que os éticos deben estar almacenados fóra da vista dos clientes.

• Clasificación ATC: Nalgúns casos, por exemplo en servizos farmacéuticos, utilízase como cri-terio de almacenamento a actividade farmacolóxica, xuntando nun mesmo espazo os medi-camentos segundo a súa actividade e, dentro desta, por orde alfabética. Este sistema tamén se utiliza con frecuencia en medicamentos estacionais, OTC e susceptibles de publicidade. Tamén este é o sistema utilizado para aqueles medicamentos que legalmente deben sepa-rarse como os que pertencen aos grupos J01 e R05.

• Provedor ou laboratorio: Aínda que é pouco utilizado, nalgúns produtos parafarmacéuticos adoitan ordenarse por provedor ou por laboratorio, xeralmente porque estes facilitan xa mobles de ordenación axeitados.

Actividade 8.3: Métodos de almacenamento Elabora un gráfico que resuma os métodos de almacenamento en farmacia e parafarmacia.

Xestión de existencias

XESTIÓN DE EXISTENCIAS As oficinas de farmacia e os servizos farmacéuticos deben contar cun sistema efectivo e rápido de control de stocks e almacenamento de produtos e un sistema de calidade que lle permita detectar anomalías na conservación e caducidades.

IES Leixa




A xestión de stocks inclúe unha serie de accións, entre as que destacamos: • Determinación das existencias mínimas óptimas de cada produto. • Control de entradas:

o Control de pedidos: Solicitude de pedidos. Recepción de pedidos.

• Almacenaxe: o Establecemento dos sistemas de almacenaxe segundo as normas e os produtos. o Control de caducidades e/ou baixas. o Control de modificacións. o Control de estupefacientes. o Control da cadea de frío.

• Control de saídas (por venda, dispensa ou devolución): o Rotación de produtos. o Control de estupefacientes, psicótropos e ECM. o Anotacións de dispensa. o Control de receitas e cupóns-precinto. o Facturación de receitas.

É conveniente que todos os procesos estean informados a través de protocolos de funcionamento interno que permitan garantir a calidade.

IES Leixa




Metodoloxía

XESTIÓN DE INVENTARIOS Nunha oficina de farmacia hai moitas existencias en almacén que supoñen un gasto importante para o farmacéutico/a. A fin de minimizar a carga económica investida (pasivo) cómpre establecer métodos que nos permitan obter información inmediata sobre o stock (cantidades de materias pri-mas, produtos e mercadorías presentes no almacén nun momento dado) e o inventario (relación valorada dos elementos que integran os stocks). Para iso hai que realizar unha serie de actividades que implican os seguintes pasos:

• Fichas de almacén: A oficina de farmacia debe dispor de documentos no que se rexistran as entradas e saídas dos materiais no almacén coa súa correspondente valoración. Estas fichas poden redactarse tomando como referencia os albarás de pedido e os tíquets de venda.

• Valoración de existencias: Aplicando métodos de cálculo que nos permitan coñecer en todo momento o valor real das existencias nun momento dado (tendo en conta que un mesmo produto pode ter distintos prezos). O Plan Xeral de Contabilidade (PXC) establece que a em-presa debe determinar o método máis adecuado para valorar as súas existencias mantendo o método no futuro.

O citado PXC admite tres métodos de valoración de existencias que nos permiten calcular o prezo de venda:

• Prezo Medio Ponderado (PMP) ou inventario permanente: Mediante este método calcú-lase o valor das existencias dun determinado produto multiplicando cada remesa polo seu prezo de compra e dividindo a suma polas cantidades obtidas no stock total.

Por exemplo, supoñamos que na oficina temos 20 unidades de pañais cun prezo de adquisición de 12,26 € por unidade. Adquirimos 10 unidades a un prezo de 12,23 € e días máis tarde adqui-rimos 5 unidades a 11,12 €. Para calcular o PMP de venda facemos o seguinte cálculo:

• 12,09 € sería o prezo de venda segundo o método PMP. • Se vendemos 23 unidades a este prezo, a ficha de almacén sería:

Data Concepto Entradas/compras Saídas/vendas Existencias

Cantidade Prezos Valor Cantidade Prezos Valor Cantidade Prezos Valor

Existencias 20 12,26 245,2

01-04-2016 Compra 10 12,23 122,3 30 365,5

12-04-2016 Compra 5 11,12 55,6 35 421,1

06-05-2016 Venda 23 12,09 278,07 12 12,09 145,08

• Método FIFO (first in, first out –primeiro en entrar, primeiro en saír-): Neste método valo-

ramos as saídas ao prezo de entrada e na orde en que se produciu. No exemplo anterior a ficha de almacén consideramos cada adquisición no seu valor e a venda tamén no seu valor, dándolle preferencia de saída á primeira que entrou:

IES Leixa







01-04-2016 Compra 10 12,23 122,3 20 10

12,26 12,23

245,2 122,3

12-04-2016 Compra 5 11,12 55,6 20 10 5

12,26 12,23 11,12

245,2 122,3 55,6

06-05-2016 Venda 20 3

12,26 12,23

245,2 36,39

7 5

12,23 11,12

85,61 55,6

Se nos fixamos, co PMP as vendas nos aportan máis cartos que co FIFO; As existencias que nos quedan en stock co PMP teñen un valor de 145,08 € e co método FIFO as existencias en stock teñen un valor de 85,61 + 55,6 = 141,21 • Método LIFO (last in, first out –último en entrar, primeiro en saír-): Neste caso as saídas de

almacén prodúcense en sentido inverso ás entradas. Con este método a ficha de almacén sería así:




01-04-2016 Compra 10 12,23 122,3 20 10

12,26 12,23

245,2 122,3

12-04-2016 Compra 5 11,12 55,6 20 10 5

12,26 12,23 11,12

245,2 122,3 55,6

06-05-2016 Venda 8

10 5

12,26 12,23 11,12

98,08 122,3 55,6

12 12,26 147,12

Se comparamos os tres métodos, co PMP é igual que unidade vendamos, porque todas van ter o mesmo prezo, co FIFO vendemos primeiro as máis vellas e co LIFO vendemos primeiro as máis no-vas. Dende o punto de vista económico, e para o exemplo que nos ocupa, o método mellor é o FIFO seguido do PMP e por último o LIFO.

Actividade 8.4: Inventarios Define stock e inventario.

IES Leixa




Análise de Pareto (regra 80-20)

ANÁLISE DE PARETO Unha vez que se ten decidido o mellor sistema de xestión de existencias, hai que facer un estudo dos produtos que teñen máis influencia económica, e iso podémolo facer cunha análise de Pareto, tamén chamado regra 80-20, segundo a cal o 20 % dunha mostra afecta ao 80 % dos resultados. Esta regra ten inmunerables aplicacións, como en economía, demografía, calidade... No caso das oficinas de farmacia, podemos dicir que o 20 % dos produtos afectan ao 80 % das vendas, polo que interesa identificar eses produtos. A análise de Pareto é un sistema de comprobación da influencia que teñen diferentes factores so-bre un suceso. É unha análise que permite calcular as porcentaxes significativas no caso de sucesos nos que interveñen múltiples factores. Este tipo de análise pode aplicarse perfectamente aos esta-blecementos que ofertan produtos de consumo para coñecer como se comportan as demandas e permite tomar decisións sobre almacenaxe, adquisicións, investimentos, etc. É dicir, a partir dunha análise de Pareto podemos establecer cales son os produtos que teñen una maior influencia nas vendas e decidir, de acordo a súa rotación, as adquisicións que temos que fa-cer para manter as existencias e, polo tanto, a oferta. Pero hai máis factores que se deben ter en conta para o mantemento das existencias, e entre eles:

• Rotación de existencias, que relaciona as vendas anuais ao custo entre o valor das existen-cias.

• Rotación dinámica de existencias, que relaciona as vendas trimestrais ao custo (x 4) entre o valor das existencias, o que nos permite coñecer demandas con modificacións estacionais.

• Rotación prevista de existencias, que relaciona as vendas anuais previstas entre o valor das existencias.

• Semanas de venda en almacén, que relaciona o valor das existencias entre as vendas sema-nais previstas ao custo.

CASO PRÁCTICO Imos supoñer 10 produtos e como son as súas vendas nun período de tempo determinado, tal e como vemos na seguinte táboa na que identificamos os produtos cun número e relacionamos as vendas mensuais.

PRODUTO VENDAS MENSUAIS

1 25

2 224

3 2

4 6

5 45

6 12

IES Leixa




7 32

8 20

9 155

10 87

Para facer a análise imos ordenar os produtos segundo as vendas en orde decrecente e imos acu-mulando as vendas, representando a porcentaxe de cada un dos produtos sobre as vendas totais.

PRODUTO VENDAS MENSUAIS VENDAS ACUMULADAS PORCENTAXE

2 224 224 36,84

9 155 379 62,33

10 87 466 76,64

5 45 511 84,04

7 32 543 89,3

1 25 568 93,41

8 20 588 96,7

6 12 600 98,67

4 6 606 99,66

3 2 608 100

A partir destes datos imos construír unha gráfica que nos mostre tanto os datos como as porcenta-xes acumuladas para poder facer a análise.

IES Leixa




Analizando estes datos e tomando como referencia unha regra 80-20, vemos que o 80 % acádase con tres produtos: 2, 9 e 10. Só 3 produtos representan case o 80 % das vendas, mentres que o resto representan o 20 % das vendas. Deste 20 %, os produtos 6, 4 e 3 teñen unha porcentaxe pouco significativa porque entre os tres non chegan ao 4 %.

Actividade 8.5: Análise de Pareto Accede á web de Oficina de Farmacia en www.fjteijido.es/ofi, descarga a ficha da actividade de “análise de Pareto” e indica que produtos son de tipo A, B e C.

Optimización de stocks: máximos, mínimos e puntos de pedido

OPTIMIZACIÓN DE PEDIDOS Un dos principais problemas cos que se atopa unha oficina de farmacia ou un servizo farmacéutico é o control dos stocks, as cantidades de medicamentos que hai que manter en existencia e, sobre todo, as cantidades que hai que pedir para repoñer os stocks. Son moitas as variables que hai que ter en conta para optimizar tanto os stocks como os pedidos, polo que é moita a información que hai que dispor para facer esta optimiza-ción. Moitos dos programas informáticos fan estudos que permiten obter os datos necesarios, pero esta información só se ob-tén despois de algún tempo de funciona-mento do servizo, cando os movementos de produtos xa son numerosos e podemos fia-bilizalos. Ademais hai que ter en conta que a utilización de moitos medicamentos está sometida a variabilidade estacional, como é o caso dos antigripais (demanda variable), mentres que outros teñen certa estabili-dade no tempo (demanda constante), e un terceiro grupo dependen de factores episódicos ou epi-démicos (demanda estocástica). Por outra banda, hai outros factores como os económicos ou de regulación que tamén interveñen na xestión dos stocks. Así, podemos establecer catro modelos de stock:

• Stock de ciclo: É o resultante de aplicar as distintas políticas de pedido, e ven determinado pola frecuencia dos pedidos e pola cantidade que se pide cada vez.

• Stock de seguridade: É o que se mantén como protección contra o incertidume da demanda (e en ocasións tamén do subministro).

• Stock de anticipación: É o acumulado como anticipación a unha necesidade ou porque unha oferta especial así o propón (stock de promoción), ou tamén para conseguir vantaxes no mercado ligadas á suba de prezos (stock de especulación).

• Stock en tránsito: É o que está en tránsito entre fornecedores e clientes e que pode ser identificado por separado.

http://www.fjteijido.es/ofi

IES Leixa




Actividade 8.6: Demanda e stock Define os tipos de demanda e os tipos de stock.

Todo isto vai provocar dous modos de xestionar os stocks:

• Por punto de pedido. • Por aprovisionamento periódico.

Os medicamentos e outros produtos de venda/dispensa en farmacia chegan á mesma dende os al-macéns e distribuidores previa petición pola propia oficina de farmacia ou servizo farmacéutico. Os pedidos poden facerse por varias vías aínda que na actualidade a máis utilizada é a telemática mediante a xestión dos stocks cunha aplicación informática, e menos a telefónica ou vía fax, que normalmente quedan restrinxidas para pedidos urxentes. Sexa como sexa, para poder efectuar un pedido é necesario que a farmacia faga un estudo previo de movementos para cada unha das refe-rencias tendo en conta os seguintes factores:

• Ventas/dispensas e rotacións. • Tempo de subministración por parte dos provedores. • Existencia dun mínimo de seguridade para garantir que temos stock. • Custos, que son moi variables e dependen do almacenamento, da natureza dos produtos

(frío, por exemplo), da caducidade, ou da obsolescencia (variabilidade do mercado aínda que en medicamentos é moi baixo e algo máis alto en produtos de parafarmacia).

Tomando como referencia estes parámetros, o importante é establecer os denominados puntos de pedido, é dicir, con que existencias se xera un pedido, e o lote de pedido, é dicir, que cantidade se vai a pedir. Un dos aspectos máis importantes a ter en conta no control de almacén é o da adquisición polo que temos que garantir un nivel de existencias axeitado para cubrir a demanda sen xerar moito inmobi-lizado (pasivo). Isto só se pode facer despois de coñecer o mercado, en cando á demanda, ven-das nun período determinado e custes. Así, debemos ter en conta os seguintes conceptos:

• Stock de seguridade: É o fondo de reserva, é dicir, as cantidades mínimas que debemos ter no almacén para poder facer fronte á demanda. Normalmente é a metade do consumo dia-rio.

• Prazo de entrega dos provedores, que no caso das oficinas de farmacia, agás situacións ex-cepcionais, é de 24 horas.

• Consumo medio: É dicir, as saídas que se producen nun tempo predeterminado, tendo en conta a rotación do produto.

• Custe de existencia (custe total de inventario): Que inclúe varios valores: o Custes de aprovisionamento:

Valor do pedido (valor da mercadoría adquirida). Custe de emisión (teléfono, fax, internet...): Normalmente calcúlase o custe

de emisión anual (CE anual), tendo en conta o custe de emisión (CE) e o número de pedidos, é dicir, a demanda (D) dividido entre a cantidade de pe-dido (Q).

CE anual = CE x (D/Q)

IES Leixa




• Custes de almacenamento (gasto polo almacenamento dos produtos –luz, aluguer, temperatura...-): Tamén se calcula o custe de almacenamento anual (CA anual) que se calcula multiplicando o inventario medio (Q/2) polo custe de almacenaxe (r) e o valor unitario do artigo (c).

CA anual = Q/2 x r x c Así, o custe total do inventario resulta de sumar o custe de emisión anual e o custe de al-macenaxe anual.

CT inventario = CE anual + CA anual Con estes datos xa podemos establecer o punto de pedido e o lote de pedido óptimo:

• Punto de pedido: Calculámolo tendo en conta o consumo medio, o prazo de aprovisiona-mento e o stock de seguridade. Así, supoñamos que un determinado produto ten un con-sumo de 5 unidades diarias e un tempo de aprovisionamento de un día, e establecemos un stock de seguridade de 3 unidades. O punto de pedido será (5 x 1) + 3 = 8.

Cando os movementos de produtos son inferiores a 1 ao día (rotacións media e baixa), hai que introducir elementos de corrección considerando que o movemento diario é de 0 para non ter inmobilizados; por exemplo, se o consumo é de 2 unidades á semana o stock de seguridade é de 1 (a metade), polo que o punto de pedido sería (0 x 1) + 1 = 1. • Lote de pedido óptimo (LPO): Máis difícil resulta calcular o punto de pedido óptimo, é dicir,

cantas unidades debemos pedir dunha determinada mercadoría. Para iso aplícase a seguinte fórmula:

Onde D é a demanda anual, CE o custe de emisión, “r” o custe de almacenaxe e “c” o custe uni-tario do artigo. Se o aplicamos ao exemplo anterior supoñendo un custe de almacenaxe de 0,02 € e un custe do artigo de 13,12 € e unha demanda anual de 325 unidades):

É dicir, que o pedido óptimo é de 20 unidades. Cos datos anteriores xa podemos fixar no ordenador as existencias máximas, as mínimas, o punto de rotura e o punto de pedido:

• Existencias máximas: 28 • Existencias mínimas (stock de seguridade): 3 • Punto de pedido ou rotura: 8 • Lote de pedido: 20

IES Leixa




NOTA: Se o programa informático de xestión de stocks non ten campo de punto de pedido ou ro-tura, nas existencias mínimas debemos poñer o valor do punto de pedido para non correr o perigo de quedar sen existencias.

Actividade 8.7: Cálculo de LPO Accede á web de Oficina de Farmacia en www.fjteijido.es/ofi, descarga as fichas de produtos A, B e C e calcula os datos de mínimo, punto de pedido, lote de pedido óptimo e máximos. A continuación entra en Farmatic e actualiza os datos na ficha de produtos.

Inventarios

CONCEPTO Unha boa xestión de stocks esixe levar un control puntual dos produtos que hai en existencias no almacén, para o que convén rexistrar as entradas e saídas nun programa informático. Sen embargo pódense dar situacións nas que non hai correlación entre os datos introducidos no ordenador e as existencias reais (erros no rexistro de entradas e/ou saídas, roubos, roturas,...); Por esta razón hai que realizar cotexos mediante o reconto manual das existencias, o que denomina-mos inventario. O inventario inclúe non só o reconto senón tamén a valoración económica dos produtos existentes, o que nos facilita información valiosa sobre os movementos, os erros, os roubos, etc. Os inventarios deben quedar rexistrados nun Libro de Inventarios que pode ser levado en formato informático. PLANIFICACIÓN E TIPOS DE INVENTARIO Os inventarios poñen de manifesto os produtos adquiridos pola oficina de farmacia ou servizo far-macéutico e que, por tanto, están dispoñibles para o seu uso; ademais, permite cuantificar o seu valor económico e obter información sobre os investimentos. É fácil de entender que o inventario debe coincidir cos plans estratéxicos da oficina de farmacia ou servizo farmacéutico, de tal forma que as existencias estean dentro das marxes de cálculo de máximos e mínimos para cada un dos produtos. Visto así, facer un inventario correctamente axuda a confirmar ou rebater as estratexias establecidas. Os obxectivos dun inventario son os seguintes:

• Satisfacer as demandas minimizando as probabilidades de desabastecemento, de aí a necesidade de contar con stocks de seguridade.

• Minimizar os gastos de adquisición de medicamentos e, con el, o pasivo acumulado nas existencias.

• Diminuír o número de pedidos, porque así se diminúen os gastos asociados aos mesmos.

Realizar un inventario é un proceso complexo que leva bastante tempo e esixe unha preparación previa sacando listados do pro-grama informático de xestión, o que facilitará o reconto. Debido a que o proceso duran bastante


IES Leixa




tempo, é necesario pechar o servizo para que non haxa movementos que produzan interferencias, o que resulta inviable no caso de servizos farmacéuticos. Para poder realizar os inventarios da forma máis eficaz sen que haxa que "parar" o funcionamento do servizo podemos adoptar diferentes solucións ou tipos de inventario:

• Inventario continuo: Faise de forma conti-nuada mediante rexistros informáticos. Neste caso non podemos aplicalo á totali-dade dos produtos polo que os inventarios continuos fanse para produtos que están sometidos a control, como é o caso dos es-tupefacientes ou medicamentos de ECM.

• Inventario periódico: Neste caso fanse in-ventarios parciais de diferentes zonas de al-macenamento cunha certa periodicidade, xeralmente trimestral ou semestral.

• Inventario xeral: Faise unha vez ao ano e neste inventario inclúense os produtos que non foron inventariados de forma continua ou parcial.

Xestión de pedidos

XERACIÓN DO PEDIDO A xestión do pedido inclúe a xeración do mesmo, que pode facerse automaticamente por medios informáticos ou de forma manual levando conta das dispensas efectuadas.

• De forma automática faise establecendo no programa de xestión da oficina de farmacia os mínimos ou o punto de rotura (segundo o programa) para cada un dos produtos. No pro-grama indícase que ao acadarse o mínimo ou o punto de rotura se introduza na folla de xe-ración de pedidos (no caso de Farmatic chámase carteira de pedidos) unha proposta de pe-dido co número de envases fixado previamente como lote de pedido óptimo. A maioría das farmacias revisan a carteira de pedidos e deciden se a proposta efectuada polo programa se xestiona ou non.

• De forma manual, consiste en crear no programa de xestión un pedido no que se introducen os produtos que queremos pedir e as cantidades correspondentes.

Unha vez que se xerou o pedido hai que tramitalo ao almacén subministrador. Como hai varios al-macéns de distribución, a oficina de farmacia debe decidir, previamente, a que almacén ou alma-céns se lle vai enviar o pedido e o medio máis axeitado (de acordo cos sistemas establecidos polo propio almacén). Unha vez o almacén nos serve o pedido hai que recibilo e recepcionalo. Xunto co pedido debe vir un albará de entrega coa relación de produtos e as cantidades solicitadas. Para facer a recepción comparamos o documento de solicitude do pedido co albará e confirmamos que chegaron efectivamente os produtos solicitados e as cantidades exactas. Cómpre tamén verifi-car o estado do material por se hai que rexeitar algún e, no caso de medicamentos de control ou frío, procesalos.

IES Leixa




Unha vez confirmada e aceptada a recepción podemos proceder a actualizar as existencias (ben por medios informáticos no ordenador ou por outros medios) procedendo ao almacenamento. No caso de produtos en mal estado, mal enviados ou calquera outra circunstancia, a farmacia pode proceder a unha devolución para o que debe almacenar os produtos a devolver nunha zona dife-renciada. DIAGRAMA DE FLUXO DA ADQUISICIÓN E ALMACENAMENTO DE PRODUTOS FARMACÉUTICOS

Grupo de Trabajo de Buenas Prácticas del Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos. Buenas Prácticas en Farmacia Comunitaria en España. 7 - Adquisición, almacenamiento, custodia y conservación de medicamentos y productos sanitarios. Depósito Legal: M-4319-2016 (con autori-

zación del CGCOF)

IES Leixa




Actividade 8.8: Preparación e emisión de pedidos A fin de preparar a xeración e recepción de pedidos precisamos albarás de entrega e cubetas cos produtos para o que seguiremos os seguintes pasos:

• Na web de Oficina de Farmacia www.fjteijido.es/ofi descarga un modelo de albará de CO-FAGA e outro de COFARES.

• Vai á farmacia do instituto e colle dúas cubetas nas que introducirás distintos medicamen-tos collidos da caixoneira, do armario de estupefacientes e de frío.

• Cos produtos introducidos nas cubetas elabora un albará para cada cubeta. • Xera manualmente o pedido en Farmatic cos datos dos albarás, un pedido para cada

cubeta. • Transmite o pedido ao almacén correspondente.

Recepción de pedidos

RECEPCIÓN DOS PEDIDOS O proceso de recepción do pedido é un acto sistemático que ten como obxectivos:

• Comprobar que o recibido coincide co establecido no corres-pondente albará.

• Comprobar que non hai defectos nos artigos. • Comprobar que o recibido coincide co solicitado. • Comprobar que non hai faltas.

Os pasos a seguir son os seguintes: • Faise unha comprobación dos artigos coa relación do albará

que acompaña ao pedido e faise o cotexo coa folla de pedido. • Débese comprobar o correcto estado dos artigos recibidos,

constatando que non hai danos visibles. o No caso de que haxa termolábiles, faise a comprobación

co albará e lévanse sen demora ao refrixerador, pen-dente de validalos.

o No caso de que haxa estupefacientes, gárdanse baixo chave pendente de validalos e de anotar a recepción no libro de contabilidade.

• Rexístranse os produtos recibidos na aplicación informática ben co lector de código de ba-rras ou ben manualmente.

• Faise o contraste final entre o recibido e o pedido que consta na aplicación informática: o Se se recibiron todos os artigos, péchase o pedido. o Se falta algún produto ou xorde algunha incidencia, déixase aberto o pedido.

• No caso de recepción de estupefacientes, a comprobación do pedido debe incluír a compro-bación do vale de estupefacientes e hai que anotar a recepción no libro de contabilidade, momento no que se valida o pedido.


IES Leixa




Actividade 8.9: Recepción de pedidos Por parellas, os estudantes deben recepcionar o pedido seguindo os seguintes pasos:

• Cotexar o albará co pedido. • Gardar estupefacientes e frío. No caso de estupefacientes, anotar a entrada no libro de

contabilidade de estupefacientes actualizando os saldos. • Comprobar os produtos servidos co albará determinando se hai erros ou faltas. • Recepcionar o pedido con Farmatic rexistrando os datos do albará. • Almacenar os produtos na farmacia.

Sistemas robotizados

SISTEMAS ROBOTIZADOS Na actualidade existen moitos sistemas de almacenamento asistido por ordenador, pero todos eles baséanse na automatización do proceso de almacenamento mediante un sistema autónomo que “decide” por si mesmo, dependendo das características do produto, o punto de almacenamento axeitado ao seu tamaño. A base fundamental é a optimización dos espazos. VANTAXES DOS SISTEMAS AUTOMÁTICOS E SEMIAUTOMÁTICOS DE ALMACENAXE Os sistemas automáticos (e semiautomáticos) permiten:

• Optimizar e reducir considerablemente o espazo físico destinado ao almacenamento. • Colocar os produtos no almacén de forma automática reducindo o tempo que supón facelo

de forma manual en andeis ou caixoneiras. • Optimizar o sistema de control e xestión de stocks xa que se apoia nun software que con-

trola eficazmente as existencias, o seu valor e permite, ao tempo, facer un exhaustivo con-trol de caducidades. A maioría dos robots utilizan un sistema FIFO de control de existencias.

• Ao tratarse dun sistema automatizado redúcense as roturas porque intervén menos a man. • Permite controlar con máis facilidade as condicións ambientais porque os medicamentos se

almacenan nun lugar pechado sobre o que podemos controlar tanto a iluminación como a humidade.

• Evita ou diminúe tanto os roubos internos como externos xa que os produtos están no inte-rior dun espazo pechado e sen acceso nin a clientes nin a traballadores/as.

• Nestes momentos ten vantaxes fiscais para as oficinas de farmacia porque a colocación dun sistema de almacenamento robotizado permite amortizacións no IRPF de ata o 35 % do in-vestimento.

• Permite optimizar mellor outros espazos da farmacia xa que se reducen os espazos de alma-cenamento.

• Respecto da atención ao usuario, os sistemas de almacenamento automatizados supoñen unha redución do tempo que, no seu conxunto, se dedica ao cliente, pero tomando como referencia o tempo de contacto individualizado, este aumenta porque se perde menos tempo en ir buscar os medicamentos aos andeis ou caixoneiras. Un sistema robotizado en pleno funcionamento pode dispensar unha media de 600 referencias por hora.

IES Leixa




INCONVENIENTES DOS SISTEMAS AUTOMÁTICOS E SEMIAUTOMÁTICOS DE ALMACENAXE Os sistemas automáticos (e semiautomáticos) de almacenamento teñen algúns inconvenientes que fai preciso un estudo que nos permita discernir se estes inconvenientes descompensan as vantaxes. Entre os inconvenientes máis reportados destacamos os seguintes:

• O elevado custo da implantación que fai que as farmacias con pouca rotación ou vendas non poidan amortizar o investimento a curto prazo o que, por outro lado, fainas pouco competi-tivas. Posibles solucións son un incremento do marketing farmacéutico e aumentar as horas de apertura da farmacia.

• Dificultades para automatizar determinados produtos polo seu tamaño, forma ou caracterís-ticas individuais que recomendan un almacenamento manual.

• Elevados custes de mantemento e posibles fallos do sistema por corte eléctrico de longa du-ración (os sistemas automáticos precisan dispor de xeradores autónomos e SAI para os equi-pos informáticos).

• Vida media útil do sistema curto (estimado nuns 15 anos) porque a evolución tecnolóxica os fai obsoletos en pouco tempo.

• Necesidade de formación do persoal da farmacia no seu funcionamento. • Redución do persoal técnico, que é substituído polo automatismo, aínda que é preciso que

polo menos en cada quenda haxa un técnico/a alimentando o automatismo, agás nos casos de recepción automatizada de pedidos.

Tipos de sistemas robotizados

TIPOS DE ALMACENAMENTO AUTOMATIZADO E SEMIAUTOMATIZADO Existen no mercado moitos tipos de almacenamento automatizado que se adaptan ás necesidades particulares de cada empresa, polo que resulta difícil considerar nesta unidade todos os formatos e modelos; de todos os xeitos, podemos facer unha clasificación dos sistemas dependendo de se es-tán destinados a oficinas de farmacia, almacéns de distribución ou medio hospitalario. OFICINA DE FARMACIA Os modelos de maior implantación son os de andel ou caixón horizontal controlado por un brazo robotizado. Trátase basicamente de andeis ou caixóns nos que un brazo robotizado deposita ou re-colle o medicamento. Cando o medicamento se introduce no sistema, faise un escaneado automá-tico e introdúcese a data de caducidade; o sistema determina o lugar máis axeitado para o almace-namento e o brazo robotizado o deposita no lugar elixido, que queda gravado na base de datos do sistema.

IES Leixa




ALMACÉNS DE DISTRIBUCIÓN Como teñen unha elevada rotación de produtos e nun mesmo pedido poden incorporar moitos en-vases dos mesmos e de distintos produtos, a maioría dos almacéns incorporan distintos sistemas dependendo fundamentalmente da rotación e das características dos produtos.

• Produtos de alta/media rotación: Para os produtos de alta rotación existen numerosos sis-temas automatizados que se basean en liñas de produtos que un sistema automático tras-lada a unha cinta transportadora que os leva ata as cubetas destinadas ás farmacias. Entre estes sistemas destacamos:

o Sistemas SDA (static dispenser automatic) e TDA (traveling dispenser automatic), que son sistemas verticais gravitatorios, utilizados en medicamentos de formas re-gulares. O sistema SDA é específico para produtos de alta rotación mentres que o TDA pode utilizarse tanto nos de alta como nos de media rotación.

o Sistema LMS, que é un sistema para produtos de rotación media. Neste caso os pro-dutos de colocan en liñas lixeiramente inclinadas.

IES Leixa




o Sistemas MPS, baseados nos antigos siste-mas de caixoneiras cos produtos que non poden robotizarse polo seu tamaño ou porque son irregulares. O operario dispón dun terminal de radiofrecuencia que lle vai dicindo que produtos ten que coller das caixoneiras e os vai colocando en cubetas intermedias, antes de depositalos nas cubetas con destino ás farmacias.

• Produtos de baixa rotación: Un dos máis empregados é o denominado sistema OSR base-ado no principio de que o produto vai a onde está o home. É un sistema formado por un gran robot de almacenamento que move a mercancía en caixóns que se achegan á posición onde está o operario indicándolle, mediante un sistema de luces, de que caixón ten que co-ller o produto e en que cubeta ten que depositalo.

•

O sistema de robotización dun almacén complétase con outras estacións polas que se van movendo as cubetas e onde se imprime e deposita o albará de entrega.

IES Leixa




SERVIZOS FARMACÉUTICOS No caso dos centros hospitalarios combínanse ambos sistemas en automatismos verticais e hori-zontais, tanto en andeis como en caixóns, sendo os máis comúns os sistemas KARDEX, ROWA e PYXIS. Practicamente a totalidade dos servizos farmacéuticos sos hospitais da rede pública galega están automatizados en maior ou menor medida e contan con sistemas automatizados ou semiautomati-zados de dispensa de medicamentos. Estes recursos están integrados por tres elementos:

• O propio sistema de almacenamento, máquinas que poden almacenar medicamentos e produtos sanitarios de diferentes formas segundo o volume e características do produto a almacenar. Os máis estendidos no noso medio son os KARDEX, o ROWA e os PYSIS:

o KARDEX: Na súa orixe, o termo KARDEX fai referencia a un sistema de rexistro de in-formación para xestión de stock, pero este nome tamén se aplica a un sistema de dispensa semiautomática de medicamentos da empresa GRIFOLS moi utilizado nos medios hospitalarios. Hai varios sistemas de almacenamento polo que existen varios modelos KARDEX, como o horizontal e o vertical. Estes sistemas de dispensa permi-ten xestionar o tripla de medicamentos en comparación cos sistemas manuais na terceira parte do tempo, pero non solo melloran o proceso senón que o xestionan mellor reducindo os erros, aínda que hai que ter en conta que precisan a interven-ción humana (son sistemas semiautomáticos dos chamados "produto a man", é dicir, o sistema leva o produto ata a persoa) polo que non eliminan de todo os erros.

IES Leixa




o ROWA: Neste caso trátase de sistemas de dispensa automáticos nos que non é ne-cesaria a intervención humana máis alá de incorporar o medicamento ao sistema ou recoller o medicamento seleccionado. Os sistemas ROWA son os máis utilizados en dispensa a doentes externos. Trátase de sistemas que tamén se utilizan en farmacia comunitaria porque reducen moito o tempo das labores de almacenamento e de dis-pensa, que garanten máis tempo dispoñible para a atención personalizada e que re-ducen os erros de dispensa.

o PYXIS: Tamén son sistemas de dispensa automatizados pero que se utilizan para pouco volume de medicamentos de baixa rotación en servizos que teñen un catálogo limitado de medicamentos e que precisan un acceso continuo aos mesmos. Por estas razóns son os ideais para os medicamentos utilizados en quirófanos, UVI, UCI, radio-loxía intervencionista, etc. Ademais estes sistemas teñen un sistema de acceso res-trinxido e identificación por clave ou pegada dixital, polo que son ideais para medica-mentos que precisan control (estupefacientes, psicótropos, ECM,...).

IES Leixa




• Consolas de control, integradas por un ou máis monitores e teclados que permiten contro-lar os procesos de selección dos produtos a dispensar.

• Software informático. No caso da nosa comunidade autónoma destacan o IANUS como software propio, SYNFHOS para xestión dos sistemas de almacenamento e de dispensa, e outros como DIPEX, SILICON, ONCOFARM, Clínica@ ou GestionDocumental. Noutras comu-nidades utilízanse programas como FARMA-TOOLS.

Tema 8: Xestión de almacén e inventarios. · • Interpretar a normativa legal relativa ao...

Documents

Transcript of Tema 8: Xestión de almacén e inventarios. · • Interpretar a normativa legal relativa ao...