Tema 10 automatización de la base de datos

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Índice

AUTOMATIZCIÓN DE BASES DE DATOS ........................................................................................... 3

1. FORMULARIO COMO PANEL DE CONTROL .......................................................................................... 3 1.1. Opciones de inicio ................................................................................................................. 3 1.2. Macro Autoexec..................................................................................................................... 5

2. EVENTOS Y PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................... 5 3. CREAR UNA MACRO INCRUSTADA ..................................................................................................... 6 4. MÓDULOS. PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES ..................................................................................... 9

Tema 10. Automatización

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Automatizción de bases de datos

En este tema se describe cómo automatizar la base de datos, de forma que muestre un

formulario inicial como un panel de control desde el que poder realizar todas las tareas que

tendrá asignadas a diferentes macros.

1. Formulario como panel de control

Si ha diseñado un formulario que no toma los datos de ninguna tabla de la base de datos y que

contiene botones de comando, para realizar tareas con esa base de datos puede emplearlo

como panel de control.

Eso significa que se mostrará automáticamente cuando abra la base de datos. Puede

conseguirlo con una macro o cambiando las opciones de inicio de su base de datos

1.1. Opciones de inicio

Las propiedades de inicio permiten establecer cómo aparece la aplicación de la base de datos

cuando se abre. Utilice el botón de Office y Opciones de Access.

En la categoría Base de datos actual, muestra las opciones de aplicación, donde puede escribir

un texto que se mostrará en la barra de títulos de la aplicación. También puede elegir un icono

que represente la aplicación. Si desea que al abrir la base de datos se muestre un formulario de

los que ha diseñado, seleccione su nombre en el desplegable Mostrar formulario.

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Si baja con la barra de desplazamiento, muestra otras características como la posibilidad de

impedir que se muestre el panel de exploración desactivando la casilla Mostrar panel de

exploración.

Si cierra la base de datos y vuelve a abrirla verá el modo en el que han actuado estos cambios

Si ya no desea que exista un formulario inicial, utilice el comando Opciones de Access, desde el

botón de Office y en el desplegable donde seleccionó el formulario, seleccione Ninguno.

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1.2. Macro Autoexec

Si crea una macro y le da el nombre AUTOEXEC, se ejecutará de forma automática cuando abra

la base de datos.

Por eso otro modo de que un formulario se muestre automáticamente, al abrir la base de datos

es crear una macro que incluya la acción AbrirFormulario

Esto es un ejemplo, y por supuesto no sólo se emplea para esto, pues eso ya era posible con las

opciones de inicio.

2. Eventos y procedimientos

Un evento es una acción determinada que se produce en, o con, un objeto particular. Usando un

procedimiento de evento o una macro, se pueden agregar respuestas personalizadas a un

evento que se produzca en un formulario, informe, sección o control.

Por ejemplo, que al pinchar en un botón de comando de un formulario se cierre el formulario.

Existen macros incorporados que se crean automáticamente utilizando el asistente de botones

de comando en los formularios. Esas macros quedan asignadas al botón de comando

incorporado, como respuesta al evento Al hacer clic .

Para ver el contenido de esa macro, haga clic en el botón generar (puntos suspensivos que

aparecen a la derecha de la celda) de la propiedad.

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3. Crear una macro incrustada

Para asignar una macro al evento de un elemento de un formulario (o informe), muestre la

ventana de propiedades de ese elemento, y en la ficha Eventos, sitúe el cursor en la celda del

evento que quiera controlar automáticamente. Haga clic en el botón generar y seleccione:

Generador de macros, para crear una macro nueva y asignarla a ese evento.

En la ventana de diseño seleccione la acción o acciones a llevar a cabo. En el caso de un botón

de comando que permita cerrar la base de datos:

Después cierre la ventana de la macro, le preguntará si desea guardar cambios en la propiedad.

Haga clic en Sí y le devolverá a la hoja de propiedades de ese elemento

Generador de código, para escribir un procedimiento que de respuesta a ese evento. Para

ello debe conocer el lenguaje Access Basic (Visual Basic aplicado a Access)

Generador de expresiones, para crear una expresión.

En el caso de que desee asignar al control una macro ya existente, sitúe el cursor en la celda del

evento a controlar, haga clic en el botón de lista y seleccione la macro.

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Las macros incrustadas no aparecen en el panel de exploración junto a otras macros creadas

con el botón Macro de la ficha Crear.

Veamos con un ejemplo cómo crear macros incrustadas en las que se emplean condiciones.

Se ha creado un formulario de nombre DIALLISTDO para solicitar el tipo de listado a obtener

Los cuadros combinados se han desactivado.

El botón Cancelar se ha creado empleando el asistente de controles hasta el final y

seleccionando la acción Cerrar formulario que ofrece el asistente.

El botón Aceptar se ha creado cancelando el asistente en la primera pantalla.

Seleccionamos el grupo de opciones y en el evento Al hacer clic se genera una macro:

Las acciones que ejecuta la macro son las de activar o desactivar los cuadros combinados

donde se selecciona el aula y el monitor, de ese modo, cuando se elige la opción 1 ene l grupo

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de opciones, tiene que estar los dos desactivados. Cuando se elige la segunda opción sólo tiene

que estar activado el del aula, y cuando se elige la tercera opción, sólo tiene que estar activado

el del monitor.

La acción siempre es DefinirPropiedad, puesto que se trata de cambiar la propiedad Activado,

(aquí se llama Habilitada) y lo que cambian son los argumentos.

Si cuando se cumple una condición debe realizar varias acciones, puede escribir en cada una de

esas líneas la misma condición, o bien escriba tres puntos (…) en lugar de repetir la condición.

Con eso indica que es la misma condición que en la línea anterior.

Seleccionamos el botón Aceptar y en el evento Al hacer clic se genera una macro:

Para obtener las expresiones de la condiciones o de algunos argumentos se emplea el

generador de expresiones. Es muy útil para hacer referencia al valor de un control de un

formulario.

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4. Módulos. Procedimientos y funciones

Un módulo es un objeto creado en código Visual Basic con la finalidad de automatizar la base de

datos, ya sea ejecutando unas tareas mediante un procedimiento o bien agilizar el cálculo

mediante una función personalizada. Las funciones devuelven un valor.

Para crear un módulo utilice el comando Macro de la ficha Crear. En el desplegable encontrará

Módulo o módulo estándar es el que se crea y se visualiza en la lista de objetos de la base de

datos en el panel de exploración

Módulo de clase está asociado a un objeto (formulario o informe) y sólo se puede ejecutar en

ese ámbito, no puede ser ejecutado desde cualquier parte de la base de datos.

Para crear una función deberá crear un módulo estándar.

La mayoría de los procedimientos que se generan en una base de datos están asociados a

formularios o informes, porque se han creado como respuesta a un evento dentro de éstos, con

el generador de Código. En este caso, no se visualizan estos elementos de código, en el panel

de exploración.