TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO Instituto Tecnológico de …

ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR

P R E M I OINTRAGOB

2006

a la

06

RSGC - 617INICIO: 2012.09.28

TERMINO: 2015.09.28

ISO 9001:2008

PROCESO EDUCATIVO

S G C

S N E S T

IMNC-RSGC-617

IMNC-RSGC-617IMNC-RSGC-617

CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008

CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008

VILLA DE ÁLVAREZ, COL., ENERO DE 2015

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

Instituto Tecnológico de Colima

"DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA

DE CONTROL DE PRÉSTAMO DE EQUIPOS Y

HERRAMIENTAS EN EL ALMACÉN

DE LA EMPRESA TRACSA COLIMA"

B M R I G E

A: G V R

P

2

ÍNDICE

Introducción ............................................................................................................. 4

Justificación ............................................................................................................. 5

Objetivo ................................................................................................................... 6

Objetivos específicos .............................................................................................. 6

Problemática a resolver ........................................................................................... 6

Alcance ................................................................................................................... 6

Procedimiento y descripción de actividades realizadas .......................................... 7

Diagnóstico de la situación actual del almacén de servicio de la empresa. ......... 7

Identificación de equipo y herramienta que se utilizan para la prestación de

servicios ............................................................................................................. 10

Diseñar el sistema de control de préstamos de equipos y herramientas de la

empresa TRACSA. ............................................................................................. 11

Implementación del Sistema de Control ............................................................. 12

Resultados ............................................................................................................ 13

Sistema de Control de préstamo de herramientas y equipo en el almacén de

Tracsa Colima .................................................................................................... 13

Presentación ...................................................................................................... 15

Objetivo .............................................................................................................. 15

Normas Generales ............................................................................................. 15

Procedimientos .................................................................................................. 16

Procedimiento para la solicitud/entrega de herramientas ............................... 16

Procedimiento para reporte de daño o pérdida de herramienta ...................... 17

Procedimiento para devolución de herramienta prestada ............................... 17

Procedimiento para solicitud/entrega de refacciones ..................................... 18

Procedimiento para realizar el “CHEK LIST” mensual de la caja de

herramienta ..................................................................................................... 18

Procedimiento para la salida de material e insumos de mantenimiento. ........ 19

3

Diagramas de Flujo ............................................................................................ 20

Diagrama de solicitud/entrega de herramienta ............................................... 20

Diagrama de reporte de daño o pérdida de herramienta ................................ 21

Diagrama de devolución de herramienta prestada ......................................... 22

Diagrama de solicitud/entrega de refacciones ................................................ 23

Diagrama de elaboración de “CHECKLIST” ................................................... 24

Diagrama de procedimiento de salida material e insumos.............................. 25

Formatos e instructivos ...................................................................................... 26

Organización ...................................................................................................... 28

Distribución física del almacén ........................................................................... 30

Evaluación de resultados ................................................................................... 31

Conclusiones y recomendaciones ......................................................................... 32

Propuestas de mejora ........................................................................................ 32

Competencias desarrolladas y/o aplicadas ........................................................... 32

Referencias bibliográficas y virtuales .................................................................... 33

Referencias ........................................................................................................... 33

4

Introducción

Los sistemas de control implementados en cualquier área de la empresa

encaminados a incrementar el buen funcionamiento de los procesos establecidos

en la empresa, son una herramienta necesaria que funge como factor importante

para el desarrollo de un ambiente laboral sano y bueno que contribuye al logro de

los objetivos.

En este perfil la sucursal de la empresa TRACSA Caterpillar ubicada en el municipio

de Colima emite su colaboración para trabajar el aspecto de consolidar un sistema

que ayude al manejo de las herramientas y/o provisiones que utilizan los técnicos

dentro de la misma para mantener su resguardo y su equipo en buenas condiciones

listo para su utilización en la prestación de servicios que ofrecen a sus clientes.

Con este punto de partida el jefe del departamento de servicio de la sucursal en

conjunto conmigo residente de la carrera de Ingeniería en Gestión Empresarial, se

tomó la decisión de elaborar un sistema de control de herramienta y equipo a base

de una auditoria interna detectando las necesidades de los técnicos, del encargado

del almacén y del jefe de servicio.

Antecedentes de la empresa

TRACSA es fundada en agosto de 1974 mediante la adquisición de los activos del

distribuidor anterior, Agromecánica, S.A. Con sucursales en Guadalajara, Celaya,

Colima y Lázaro Cárdenas se atendían los segmentos de construcción, agrícola y

minero, ofreciendo soluciones de venta, renta de maquinaria nueva y seminueva,

así como soporte en refacciones y servicio, de la marca Caterpillar principalmente.

TRACSA Colima, es hoy en día una sucursal pequeña que atiende principalmente

las necesidades de dos de las minas más cercanas e importantes de la región una

de ellas se encuentra en Minatitlán, “Peña Colorada” y la otra en Aquila Michoacán.

Debido a estos clientes sustanciales y al movimiento que se ha venido concurriendo

en la zona conurbada de Colima y Villa de Álvarez de construcción de

5

fraccionamientos, carreteras y diferentes edificios importantes para la región, que

utilizan maquinaria pesada para sus trabajos y funciones; la empresa toma su

importancia y prevalece con cierta rentabilidad para seguir operando en el estado.

INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA TRACSA COLIMA

Nombre: TRACSA S.A.P.I. DE C.V.

Domicilio: Carretera Colima-Jiquilpan #1075, Colonia Juana de Asbaje, C.P.:

28085

Ciudad: Colima

Sector: Privado

Giro: Servicios

RFC: TRA800423525

Misión: Generar soluciones integrales efectivas para que nuestros clientes, en cada

uno de los mercados que atendemos, hagan su negocio más rentable.

Jefe administrativo: Jorge Gerardo Rojo Díaz

Asesor Externo: Moisés Buenrostro Carranza

Justificación

El proyecto contendrá un sistema de control para el manejo de las herramientas y

equipo utilizados en el almacén de servicio de la empresa TRACSA Colima, que se

está realizando debido a la falta de organización de dichos elementos a la hora de

prestar los servicios de mecánica a los diferentes clientes con los que cuenta la

empresa. Además del interés personal por formar parte del equipo de trabajo de

dicha empresa.

6

Objetivo

Desarrollar e implantar un sistema de control de préstamos de equipo y

herramientas para la reducción de los extravíos de los mismos, así como aumentar

la satisfacción del cliente y del personal.

Objetivos específicos

Elaborar un diagnóstico de la situación actual del sistema de préstamos de

equipo y herramientas.

Actualizar y organizar el inventario del equipo y la herramienta existente en

el almacén de servicio.

Elaborar un sistema de control de préstamos de equipos y herramientas del

almacén.

Implementar el sistema de control de préstamos de equipos y herramientas

del almacén.

Problemática a resolver

El equipo y la herramienta que se encuentra en el almacén de servicios es prestado

al personal que lo solicita sin un control adecuado, ocasionando que el equipo se

extravié y los mecánicos salgan a realizar su trabajo con la herramienta y equipo

incompleto, provocando retrasos en la realización de los servicios, y esto trae como

consecuencia la insatisfacción del cliente y del personal.

Alcance

Desarrollar y documentar e implantar un sistema de control de préstamo de equipos

y herramientas del almacén de TRACSA Colima.

El sistema de control contendrá formatos que permitirán llevar un registro e historial

del préstamo de herramienta a los técnicos que operan en el área de servicio de la

7

empresa TRACSA, donde su finalidad es mejorar la calidad del uso de las mismas,

contar con un orden en su caja de herramienta personal e incrementar la

responsabilidad de cada uno de estos para la utilización de dichos instrumentos.

Procedimiento y descripción de actividades realizadas

El proyecto de residencia se inició en Agosto de 2014 en la empresa TRACSA

sucursal Colima ubicada a las afueras de la ciudad, donde fui atendida por el C.P

Jorge Gerardo Rojo Díaz, Jefe Administrativo de la sucursal y a la vez fui presentada

al personal como alumna del Instituto Tecnológico de Colima aceptada por la

empresa para realizar mi residencia profesional con un proyecto en el área de

servicio, donde contaría con la colaboración del Ingeniero Moisés Mercado Ríos

Jefe del área de Servicio, y la Lic. Alejandra Gutiérrez Celis encargada de Recursos

Humanos de la Sucursal. Después se me dio un recorrido guiado por la empresa

explicando las áreas con las que contaba y se me asignó un horario para acudir a

la empresa todos los días.

Por mi parte di a conocer mi plan de trabajo y expliqué cuáles serían mis

necesidades básicas para la realización del proyecto de Residencia Profesional,

determinando los recursos, la información y la disposición de tiempo destinadas

para cada una de las actividades prestablecidas en mi cronograma.

Las labores se iniciaron realizando un diagnóstico inicial que me permitirá

introducirme a la situación actual de la empresa y conocer el tipo de herramienta

que se utiliza y las condiciones en las que se encuentra, además de indagar un poco

en los procedimientos y procesos que realizan para el manejo de los mismos.

Diagnóstico de la situación actual del almacén de servicio de la empresa.

Para determinar un diagnóstico de la situación actual del almacén de herramienta y

equipo de la empresa TRACSA, sucursal Colima, se realizó de la siguiente manera,

primeramente se entrevistó a cuatro personalidades que tienen relación directa con

el funcionamiento del almacén, por lo tanto su perspectiva en cuanto a las

8

problemáticas que sufre el almacén y su teoría de cómo debe ser el funcionamiento

adecuado del mismo son de suma importancia para contemplar cuatro preguntas

significativas que son:

¿Dónde estamos?

¿Qué tenemos?

¿A dónde queremos llegar?

¿Qué nos hace falta?

De ahí se parte entonces para pedirles su opinión y referencias a estas personas y

llevar a cabo su análisis.

Problemáticas

¿Cuáles son los problemas que más percibes dentro del almacén en cuanto a la

herramienta y equipo?

Encargado de almacén de herramienta

No hay control de préstamos, no vales, ni sellos, ni vigilancia.

Cualquiera entra al almacén de herramienta cuando él no se encuentra

Dejan herramienta tirada fuera y dentro del almacén

El vigilante presta las llaves del almacén a los mecánicos

No hay auditoria frecuentes

Se roban la herramienta

Se prestan las herramientas entre los mecánicos

Se pierde herramienta

Se presta sin su autorización herramienta a mecánicos de otras sucursales

No hay un control de salida de herramienta de la sucursal

Jefe de servicio no les llama la atención

Encargada de nómina de los mecánicos

Hace falta vales de salida

No se hacen responsables de herramientas perdidas

9

Las auditorias se hacen cada año

No se tiene control directo para herramienta, todo depende de Guadalajara

Piden la llave y se pierden las piezas, porque se anotan las cosas pero

cada quien como quiere.

Mecánico de sucursal de campo

Se llevan las laptops a su casa y no están cuando las necesitamos

Caja de herramienta incompleta

Utilizan programas ajenos al de trabajo en las laptops

Agarran herramienta de la que yo soy responsable

No cuento con el equipo necesario cuando salgo a realizar servicios.

Dejan herramienta tirada y en malas condiciones

Las camionetas siempre tienen algo descompuesto

Jefe de servicio

No se tiene un inventario actualizado

Se roban herramienta

Toda reposición de herramienta depende de Guadalajara

Los técnico son irresponsables de sus cajas de herramienta

No llevan su herramienta completa a los servicios

Piden la llave y el vigilante no se cerciora de la herramienta que se llevan

El equipo de transporte no tiene un control de servicios, cambios de aceite,

etc.

Los técnicos no se hacen responsables de su equipo de transporte.

Se le puede prestar herramienta a gente ajena al personal de TRACSA.

El análisis que se hizo después de la entrevista es que la administración no cuenta

con formatos de control ni mucho menos con el control adecuado para el préstamo

de herramienta, lo cual influye en los técnicos para incrementar la falta de

responsabilidad a la hora de utilizar, prestar o guardar su herramienta, ya que sus

superiores no se los impone y no lo ven como obligación.

10

Como siguiente actividad se realizó una identificación más precisa es decir evaluar

objeto por objeto la existencia y hacer una comparación con los inventarios

establecidos para hacer un reporte con las observaciones correspondientes

Identificación de equipo y herramienta que se utilizan para la prestación de

servicios

Para precisar el status actual de las herramientas además de la entrevista con las

personas mencionadas y rescatar los problemas más importantes que señalaron los

entrevistados, se realizó un plan de auditoria interna donde en colaboración con el

jefe de servicio se solicitó a TRACSA Guadalajara, los inventarios actualizados de

herramienta y equipo de los mecánicos y del almacén de resguardo.

En esta auditoría se pretendía identificar los siguientes puntos:

Conocer e identificar el tipo de herramienta que utilizan

Revisar el estado y las condiciones de la herramienta

Verificar si toda la herramienta cuenta con un código y/o número de serie

Revisar si la herramienta que se encuentra dada de alta en el sistema se

encontrara en el almacén

Identificar herramienta perdida y las causas

Conocer la ubicación de herramienta

Analizar la distribución y el acomodo de las herramientas en el almacén

Revisar las condiciones de las cajas de herramienta de los mecánicos

Checar si las cajas de los técnicos contenían la herramienta señalada

Analizar el control sobre el equipo de transporte

La auditoría se inició en el almacén de la empresa donde se encuentra la

herramienta de resguardo, con el inventario proporcionado por el personal

encargado del área, la última auditoria se realizó en Marzo de 2013, así que la

actualización todavía estaba pendiente.

Se fue verificando pieza por pieza toda la herramienta en colaboración con el

responsable del almacén y se hicieron las anotaciones necesarias desde códigos

11

anotados erróneamente, herramienta dañada, herramienta perdida, robada, sin

código, herramienta que no estaba dada de alta o de baja según fuera el caso. Se

realizó un recorrido por el almacén, el taller y el patio que son las tres zonas que

menciona el inventario donde se encuentra herramienta.

Después se realizó la auditoria a todos los técnicos que tiene bajo su

responsabilidad una caja de herramienta proporcionada por la empresa donde de

igual forma se revisa pieza por pieza y se anotan las observaciones que tenga cada

artefacto ya sea que este dañado, que no tenga el código, que no se de la marca

correspondiente.

Como reporte final se encontró aproximadamente el 10% de herramienta

extraviada, un 15% de herramienta dañada y un 20% de herramienta obsoleta de lo

cual no existe algún documento que lo de conocer a las autoridades

correspondientes para su tratamiento necesario y contrarrestar estas problemáticas.

Diseñar el sistema de control de préstamos de equipos y herramientas de la

empresa TRACSA.

Para el diseño del sistema de control se tomó en cuenta las necesidades prioritarias

de la empresa para lo cual se trabajó de la mano con las tres personas encargadas

directamente del control del área de servicio dentro de la empresa. Donde éstos

expresaron la forma en la que les gustaría que se diseñaran los formatos, además

de hacer mención de cuáles necesitaban y como deseaban que se fueran

desarrollando los procesos con base a las funciones y responsabilidades de los

involucrados en las operaciones que estaban teniendo deficiencia.

Entonces tomando en conjunto toda esta información el sistema de control se diseñó

de la siguiente manera, éste contaría primeramente con una presentación y

objetivos donde se estableció lo que es y que se pretende lograr con el mismo,

después las normas y políticas que son las regirán el sistema y que la empresa

previamente da a conocer a todos los empleados, luego cuenta con los

procedimientos desglosados paso a paso para el entendimiento del trabajador estos

procesos con su respectivo diagrama de flujo para analizar y realizar la actividad

12

como se corresponde. Después se elaboran los formatos con las especificaciones

necesarias que ayudarían al incremento de control y seguridad en el almacén de

servicio. Posteriormente se encuentra la organización del almacén, ahí se detalla

las funciones de todos los que forman parte de los procesos y por último la

distribución física del almacén esto para el control de la ubicación de las

herramientas, en dado caso de buscar un artículo saber dónde debe estar situado.

Implementación del “Sistema de Control”

Para la implementación del sistema se imprimieron y aprobaron los formatos a

utilizar en cada uno de los procesos, después se entregaron los blocks a cada uno

de los responsables y se explicó las funciones y responsabilidades que cada uno

tiene en cada uno de los procedimientos y como se debe desarrollar cada uno de

éstos.

La implementación fue un proceso lento y con modificaciones continuas, es decir

conforme las personas encargadas de cada proceso nuevo a desarrollar lo fueron

realizando surgieron dudas y alteraciones las cuales al finalizar un mes de

implementación que es el tiempo de intervalo de la actividad más larga se revisará

detalladamente para solucionar los inconvenientes que surgieron y esperar la

reducción de las problemáticas presentadas en el diagnóstico que se realizó antes

de diseñar e implementar el sistema de control.

13

Resultados

Sistema de Control de préstamo de herramientas y equipo en el almacén de

Tracsa Colima

Sistema de Control de préstamo de

Herramientas y Equipo en el almacén

de la Empresa TRACSA Colima

14

CONTENIDO

Presentación

Objetivos

Normas y Políticas Internas

Procedimientos

Diagrama de flujo

Formatos e Instructivos

Organización del almacén

Distribución física del almacén

15

Presentación

El departamento de servicio de la empresa TRACSA, sucursal Colima en conjunto

con la alumna Berenice Mancilla de la carrera de Ingeniería en Gestión Empresarial

del Instituto Tecnológico de Colima se dio la tarea de realizar un sistema de control

del Almacén de resguardo de herramienta y equipo de la empresa por considerarse

un instrumento de gran importancia para la productividad de los técnicos que ahí

trabajan y que además ayuda a mantener en buenas condiciones los utensilios que

ahí se manejan.

Por otra parte cabe mencionar los beneficios que este sistema brinda al ser

implementado adecuadamente, que en gran porcentaje son costos, existencia de

herramientas, mantenimiento de equipo y aumento de responsabilidad para su

utilización por parte de los empleados.

Objetivo

El presente sistema de control se diseñó con el objetivo fundamental de regular las

funciones operativas y responsabilidades tanto del personal que utiliza, como del

jefe de departamento y del demás personal que se ve involucrado en el manejo de

las herramientas y el equipo con la intención de lograr una mayor eficiencia en la

prestación de los servicios así como la disminución de perdida de los mismos.

Normas Generales

1.- Los titulares de las áreas involucradas son responsables de cumplir y hacer

cumplir las actividades que se desarrollen en cada uno de los procedimientos

establecidos en este manual.

2.- Las actividades y organización del personal, derivadas de las operaciones del

almacén, se deberán determinar de acuerdo a las políticas establecidas por la

empresa, sin contrarrestar la normatividad de otras áreas de la empresa, pero

16

siempre vigilando el buen desempeño de los empleados y protegiendo los intereses

de la empresa.

3.- Los procedimientos y actividades mencionadas en este sistema de control

deberán realizarse de acuerdo al puesto, cargo o plaza, que ocupa el empleado

dentro de la empresa.

4.- Los préstamos y devoluciones de herramientas, los insumos y refacciones que

salen del almacén de resguardo así como los reportes de daños de los artículos

mencionados se deberán almacenar mensualmente en carpetas específicas para

su entrega en cada cierre de mes al área administrativa de servicio.

5.- El almacén de resguardo es un are perteneciente a servicio, bajo el control del

encargado de herramienta de resguardo quien labora de lunes a viernes de 8 a 17

horas, por lo cual la realización de actividades fuera de ese horario contará con el

apoyo de caseta de vigilancia para que los procedimientos lleven a cabo los mismo

tramites.

6.- Los usuarios de todas las áreas de la empresa deberán solicitar los materiales y

artículos atendiendo a las políticas de este sistema de control.

Procedimientos

Procedimiento para la solicitud/entrega de herramientas

PASO #

RESPONSABLE ACTIVIDAD NOMBRE

DEL DOCUMENTO

1 Encargado del almacén de resguardo

Entrega un vale de herramienta o refacción según sea el caso al solicitante.

Vale de herramienta

2 Solicitante Llena el vale con los datos adecuados y debidamente correctos.


Verifica que el vale haya sido llenado correctamente y busca la herramienta solicitada.


Trae la herramienta al mostrador la herramienta y revisa las condiciones en las que está entregando el ítem.

17


Entrega la herramienta y le pide al solicitante firme el vale de conformidad y de entrega.

6 Solicitante Revisa y recibe la herramienta


Archiva el vale en el expediente indicado.

Procedimiento para reporte de daño o pérdida de herramienta

PASO #


DEL DOCUMENTO


Entrega un vale de herramienta o refacción según sea el caso al solicitante.

Vale de herramienta

2 Técnico y/o Supervisor

Llena el vale con el reporte correspondiente.


Entrega la herramienta al encargado del almacén.


Revisa la herramienta dañada, en caso de extravío registra la perdida en la base de datos indicada.


Guarda la herramienta dañada en el anaquel correspondiente.


Archiva el vale en el expediente correcto según sea el motivo.

Procedimiento para devolución de herramienta prestada

PASO #


DEL DOCUMENTO


Pone la herramienta a entregar en el mostrador.


Busca el vale de herramienta donde se autorizó el préstamo.

Vale de herramienta


Revisa que la herramienta esté en las condiciones que se prestó.


Sella el vale de herramienta de entregado y pone la fecha de

18

entrega en el recuadro correspondiente.


Si existe alguna observación la anota en el documento.


Archiva el vale de herramienta validado y entregado en el expediente de entregas.

Procedimiento para solicitud/entrega de refacciones

PASO #


DEL DOCUMENTO

1 Supervisor, encargado de orden y/o técnico

Elabora el vale de solicitud de la refacción requerida para el servicio

Vale de refacción


Verifica los datos del vale y busca la refacción solicitada.


De las refacciones correctamente verificadas y firmadas al almacén de refacciones entrega al solicitante la refacción solicitada.

4 Supervisor, encargado de orden y/o técnico

Firma de recibido el vale de refacción.


Archiva el vale de refacción en el expediente de refacciones entregadas.

Procedimiento para realizar el “CHEK LIST” mensual de la caja de

herramienta

PASO #


DEL DOCUMENTO

1

Técnico responsable de caja de herramienta

Al fin de mes solicita al supervisor o jefe de servicio el formato actualizado de las herramientas que debe tener en su caja de herramientas.

Cheklist de herramientas

2 Supervisor o jefe de servicio

Imprime y entrega al técnico el formato para que realice la revisión

19

de la herramienta que tiene bajo su cargo el técnico.

3


Empata los artículos que tiene con los que el formato dice que debería tener y cualquier anomalía la registra para realizar el reporte ante el jefe de servicio.

4


Realiza su reporte final de lo encontrado en la verificación.

5


Entrega el reporte al supervisor o jefe de servicio para solución de problemas.

6 Supervisor o jefe de servicio

Firma el “cheklist” de revisado y busca solución a problemas reportados por el técnico.

Procedimiento para la salida de material e insumos de mantenimiento.

PASO #


DEL DOCUMENTO

1 Vigilante en turno

Al recibir la autorización de salida del vehículo, revisa si el empleado lleva materiales o insumos de mantenimiento.

Vale de salida de material

2

Vigilante en turno Llena a mano el vale de salida de materiales e insumos de mantenimiento que llevan en el vehículo con la información correcta.

3 Técnico/supervisor Revisa que el vale conténgalos artículos que lleva en su vehículo.

4 Técnico/supervisor Firma de conformidad el vale de salida y se lo entrega al vigilante.

5 Vigilante en turno Engrapa el vale de salida de material en la hoja de salida del vehículo.

20

Diagramas de Flujo

Diagrama de solicitud/entrega de herramienta

NO SI

NO SI

INICIO DEL

PROCEDIMIENTO

EL SOLICITANTE ELABORA EL VALE DE PRÉSTAMO DE

HERRAMIENTA CON LOS REQUISITOS

CORRESPONDIENTES LLENANDO CORRECTAMENTE

TODOS LOS DATOS.

EL ENCARGADO DEL ALMACEN REVISA QUE EL

DOCUMENTO ESTE ELABORADO

CORRECTAMENTE Y QUE LOS DATOS SEAN

AUTENTICOS.

¿LA RELACIÓN

DE ITEMS ES LA

CORRECTA?

DEVUELVE EL VALE AL

USUARIO Y NO SE PRESTA

LA HERRAMIENTA

FIN DEL

PROCEDMIENTO

¿ESTA

DISPONIBLE LA

HERRAMIENTA?

EL ENCARGADO CONSULTA

LOS VALES ANTERIORES E

IFORMA QUIEN TIENE

DICHA HERRAMIENTA

FIN DEL

PROCEDMIENTO

EL ENCARGADO ENTREGA

LA HERRAMIENTA

EL SOLICITANTE FIRMA EL

VALE DE CONFORMIDAD

EL ENCARGADO ARCHIVA

EL VALE EN EL FOLDER

CORRESPONDIENTE

FIN DEL

PROCEDMIENTO

21

Diagrama de reporte de daño o pérdida de herramienta

NO SI

PERDIDA DAÑADA

INICIO DEL

PROCEDIMIENTO

EL SOLICITANTE ELABORA EL VALE DE REPORTE DE

DAÑO O P DE HERRAMIENTA CON LOS REQUISITOS

CORRESPONDIENTES LLENANDO CORRECTAMENTE

TODOS LOS DATOS.




AUTENTICOS.

DEVUELVE EL VALE AL

USUARIO Y NO SE PRESTA

LA HERRAMIENTA

FIN DEL

PROCEDMIENTO

¿LA

HERRAMIENTA

ESTA PERDIDA O

DAÑADA?

EL ENCARGADO ANOTA LAS

CARACTERISTICAS DE LA

HERRAMIENTA EN LA BASE

DE DATOS DE EXTRAVÍOS

PARA SU POSTERIOR

REPOSICIÓN.

FIN DEL

PROCEDMIENTO

¿EL VALE ESTA

CORRECTO?

FIN DEL

PROCEDMIENTO

EL ENCARGADO OBSERVA EL

DAÑO DE LA HERRAMIENTA

EL SOLICITANTE FIRMA EL

VALE DE CONFORMIDAD

EL ENCARGADO PONE LA

HERRAMIENTA DAÑADA EN

EL ANAQUEL CORRECTO

EL ENCARGADO ARCHIVA EL

VALE EN EL EXEDIENTE.

22

Diagrama de devolución de herramienta prestada

SI NO

INICIO DEL

PROCEDIMIENTO

EL HABIENTE DE LA HERRAMIENTA PRESTADA PONE

LA HERRAMIENTA A ENTREGAR EN EL MOSTRADOR

DEL ALMACÉN DE RESGUARDO.

EL ENCARGADO DEL ALMACÉN REVISA QUE LA

HERRAMIENTA SE ENCUUENTRE EN BUENAS

CONDICIONES PARA SU RECEPCIÓN.

¿LA

HERRAMIENTA

SE ENCUENTRA

EN BUENAS

CONDICIONES?

EL ENCARGADO LE HACE

SABER PORQUE NO ES

POSIBLE LA RECEPCIÓN DE

LA HERRAMIENTA AL

HABIENTE

FIN DEL

PROCEDMIENTO

EL ENCARGADO BUSCA EL VALE

CORRESPONDIENTE A ESE PRÉSTAMO

EL ENCARGADO PONE FECHA DE ENTREGA

Y SELLA EL VALE DE ENTREGADO


VALE EN EL FOLDER DE

HERRAMIENTAS ENTREGADAS

FIN DEL

PROCEDMIENTO

23

Diagrama de solicitud/entrega de refacciones

SI NO

SI NO

INICIO DEL

PROCEDIMIENTO

EL SOLICITANTE ELABORA EL VALE DE REQUISICIÓN

DE REFACCIÓN PARA UNA ORDEN DE SERVICIO CON

LOS DATOS ADECUADOS Y CORRECTOS.




AUTENTICOS.

¿EL VALE ESTA

CORRECTO?

DEVUELVE EL VALE AL USUARIO

Y NO PROPORCIONA LA

REFACCIÓN AL SOLICITANTE

FIN DEL

PROCEDMIENTO

¿ESTA

DISPONIBLE LA

REFACCIÓN?

EL ENCARGADO DE ALMACÉN

DE RESGUARDO CONSULTA AL

ENCARGADO DEL ALMACÉN DE

REFACCIONES EL ESTADO DE LA

REFACCION.

FIN DEL

PROCEDMIENTO

EL ENCARGADO DEL ALMACÉN

ENTREGA LA REFACCIÓN

EL SOLICITANTE FIRMA EL VALE

DE CONFORMIDAD


VALE EN EL FOLDER

CORRESPONDIENTE

FIN DEL

PROCEDMIENTO

EL ENCARGADO DEL ALMAÇEN

INFORMA AL SOLICITANTE EL

ESTADO DE LA REFACCIÓN

24

Diagrama de elaboración de “CHECKLIST”

NO SI

INICIO DEL

PROCEDIMIENTO

EL TÉCNICO RESPONSABLE DE UNA CAJA DE

HERRAMIENTA SOLICITA LA RELACIÓN DE ITEMS QUE

DEBE TRAER BAJO SU CARGO A LOS SUPERVISORES O

JEFE DE SERVICIO.

EL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE SERVICIO

BRINDA EL FORMATO AL TÉCNICO QUE LO

SOLICITE Y EL FORMATO DE REPORTE FINAL O

“CHEKCLIST”.

¿EL VALE ESTA

CORRECTO?

DEVUELVE EL DOCUMENTO AL

PERSONAL ADMINISTRATIVOSDE

SERVICIO PARA LA CORRECCIÓN

FIN DEL

PROCEDMIENTO

EL TÉCNICO REVISA Y EMPATA LAS

HERRAMIENTAS DEL DOCUMENTO CON

LAS FÍSICAS QUE TRAE EN SU CAJA.

EL TÉCNICO HACE LAS ANOTACIONES

CORRESPONDIENTES

EL TÉCNICO HACE SU REPORTE FINAL Y

SE O ENTREGA AL SUPERVISOR O JEFE

DE SERVICIO

FIN DEL

PROCEDMIENTO

EL PERSONAL ADMINISTRATIVO

SOLUCIONA PROBLEMAS Y FIRMA EL

CHEKLIST DEL TÉCNICO.

25

Diagrama de procedimiento de salida material e insumos

NO SI

INICIO DEL

PROCEDIMIENTO

EL VIGILANTE EN TURNO ELABORA EL VALE DE

SALIDA DE MATERIAL E INSUMOS QUE LLEVEN EN LA

UNIDAD CON ELNOMBRE DEL RESPONSABLEDEL

MATERIAL.

EL UTILITARIO REVISA QUE EL VALE ESTE

CORRECTAMENTE LLENADO CON LOS

MATERIALES E INSUMOS QUE LLEVA EN LA

UNIDAD.

¿EL VALE ESTA

CORRECTO?

DEVUELVE EL VALE AL

VIGILANTE Y NO FIRMA EL VALE

DE SALIDA.

FIN DEL

PROCEDMIENTO

EL UTILITRIO FIRMA DE

CONFORMIDAD EL VALE DE

SALIDA

EL VIGILANTE ENGRAPA EL VALE

DE SALIDA CON LA HOJA DE

AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE

VEHICULO.

FIN DEL

PROCEDMIENTO

26

Formatos e instructivos

VALE DE HERRAMIENTA

No. Empleado: Nombre:

Fecha de solicitud: Concepto

Área: PRESTAMO DAÑO EXTRAVIO

Cantidad # Pieza Ubicación Marca Descripción

observaciones

Firma del Solicitante Firma de Almacén Fecha de Entrega

VALE DE REFACCIÓN


Fecha de solicitud: Orden de servicio:

Área:

Cantidad # Pieza Descripción

Firma del Solicitante Firma de Almacén Fecha de Entrega

27

CHEKLIST MENSUAL HERRAMIENTA


Fecha de elaboración: Caja de Herramienta:

REPORTE DE HERRAMIENTA FALTANTE

Cantidad # Pieza Descripción

Observaciones Firma del Técnico Firma de Jefe de

servicio

VALE DE SALIDA DE MATERIAL


Fecha de Salida: Orden de servicio:

Hora de Salida: Cliente:

Cantidad Presentación Material Descripción

observaciones

Firma del Empleado Firma de Vigilancia Firma de Autorización

28

Organización

Funciones y responsabilidades

A continuación se describen las funciones y responsabilidades del personal del

almacén de resguardo, del personal administrativo del área de servicio, de los

técnicos y de la caseta de vigilancia. Cabe mencionar que las funciones aquí

mencionadas son enunciativas y no limitativas en conclusión las operaciones diarias

no tienen por qué detenerse o provocar descontrol.

Responsable del almacén de resguardo

a) Responsable de la herramienta de resguardo

b) Recepción de refacciones para servicio

c) Préstamo de herramienta de resguardo

d) Distribución adecuada de jabón para los técnicos

e) Surtir vale de insumos y materiales para servicio

f) Acomodo y mantenimiento de la herramienta de resguardo

g) Mantener limpio el almacén de herramienta

h) Reportar anomalías en las herramientas de resguardo.

Personal administrativo del área de servicio

a) Autorización de salida de vehículos

b) Solicitar equipo de seguridad para los técnicos

c) Hacer la requisición de insumos y materiales para la prestación de servicios

d) Cotizar y solicitar las refacciones al departamento responsable para los

servicios a prestar.

e) Imprimir los formatos de préstamo, vales de salida y cheklist de los

mecánicos.

f) Revisar los cheklist mensuales de los técnicos y firmar de conformidad.

g) Autorizar compra de herramienta necesaria a os técnicos

h) Elaboración de actas administrativas a quienes incumplen con las normas y

políticas del almacén de herramienta.

29

Vigilancia

a) Revisar todos los vehículos que salgan de la sucursal tanto personales como

de la empresa para realizar los vales de salida de insumos y materiales.

b) Son responsables de todo el almacén de resguardo en el horario que el

encargado no está.

c) Revisar los oficios de salida de vehículos de la empresa.

d) Entregar paquetería o insumos a los técnicos.

e) Controlar entradas y salidas de los técnicos.

Técnicos

a) Responsables de la herramienta que se le asigne para trabajar.

b) Llenar solicitudes de herramienta, refacciones u otro insumo que requieran.

c) Reportar anormalidades con su herramienta en tiempo y forma.

d) Realizar su “cheklist” mensual con seriedad y honestidad.

e) Hacer buen uso de las herramientas que se les presta del almacén de

reguardo.

f) Mantener en buen estado las herramientas y respetar la de sus compañeros.

g) Entregar toda la herramienta que se les preste cuando la terminen de utilizar.

h) Hacer la requisición de herramienta con tiempo de anticipación para el

servicio.

Todas estas funciones y responsabilidades ayudarán al debido cumplimiento del

sistema de control ya que cada uno de los participantes en los distintos procesos

sabrá su función dentro de los mismos y estos se cumplirán adecuadamente.

30

Distribución física del almacén

BA

BB

BD

BE

CA

CB

CD

CC

C

E CF

CH

PISO

AA

DA EA

CAJA

NARA

NJA

FA

PISO

MOSTRADOR

ARCHIVERO

BC

BC

BE

G

A

31

Evaluación de resultados

Los resultados conforme a los pocos días que se implementó el sistema de control

fueron positivos aunque para los técnicos fue algo nuevo y la adaptación lleva

tiempo, la forma en la que han estado tomando la participación dentro de las

diferentes actividades ha dado una buena respuesta por parte de los técnicos.

Con base a información del encargado del almacén su último testimonio es que las

mejoras que se han detectado las atribuye al sistema además de un gran cambio

en la actitud de los mecánicos, la herramienta se ha estado devolviendo en forma y

no la dejan en el taller como antes. Además le otorgan más seriedad e importancia

a los préstamos y cuidan la herramienta que se les presta. Por otra parte ya no se

le han perdido cubetas de aceites ni otros insumos que estaban siendo tomados sin

su autorización del almacén. Resaltó mayor conformidad con los vales al tener un

control de quién los tiene por si algún otro mecánico lo solicita saber dar respuesta

de quién lo está usando.

El personal administrativo de servicio señaló la importancia de contar con evidencia

que permita obtener información de quién sale con material y herramienta les

permite a ellos no solo realizar estadísticas de uso si no saber que técnicos no están

desempeñando sus funciones adecuadamente.

Se está reduciendo la falta de información, las pérdidas de herramienta y de

insumos, el descontrol interno de herramienta, la descomposición de herramienta,

el robo o extravío de las mismas y las malas costumbres de dejar la herramienta

donde sea.

Aumentó la responsabilidad de los técnicos en su herramienta de la que es

responsable cada uno y su actitud ante la solicitud de herramienta del almacén de

resguardo.

Las cajas de herramienta están más completas para la prestación de servicios, el

tallar está más ordenado además cada técnico hace su requisición con tiempo.

32

Conclusiones y recomendaciones

El proyecto de un sistema de control fue toda una experiencia desde el momento en

el que se llegó a la empresa a detectar áreas de oportunidad y se puedo contribuir

a su disminución aplicando conocimientos aprendidos en la carrera es

verdaderamente una gran satisfacción.

La empresa en la que se desarrolló el proyecto necesita una reingeniería no solo de

procesos sino de instalaciones y de manual de procedimientos porque como una

buena compañía debería estar en constante actualización según las necesidades

que vayan surgiendo y en ese aspecto si han estado fallando.

Propuestas de mejora

Como propuesta fundamentada con la información y convivencia diaria como

residente dentro de la empresa sería lo siguiente, la empresa necesita una

remodelación de instalaciones, reestablecer sus canales de comunicación y sus

formas de hacerlo, revisión de los procesos no solo del área de servicio sino de toda

la empresa, más compromiso por parte de los puestos de mando.

Para el área de servicio en específico sería una reestructuración de los puestos en

la parte administrativa, establecer más controles y cumplirlos en todas las funciones

que realicen ahí para así lograr brindar un servicio de calidad.

Competencias desarrolladas y/o aplicadas

Competencias sistémicas

Capacidad de aplicar los conocimientos en la práctica

Habilidades de investigación

Capacidad de aprender

Capacidad de generar nuevas ideas (creatividad)

Habilidad para trabajar en forma autónoma

Búsqueda de la calidad constante.

33

Conocimientos aplicados

Diagrama de flujo

Manual de procedimientos

Gestión de los Inventarios

Aplicación de modelos de inventarios

Funciones del almacén

Localización de los almacenes

Selección de mobiliario, maquinaria y equipo para el almacén

Sistemas de información para la administración de inventarios y almacenes

Diagramas de procesos

Análisis de movimientos en las operaciones

Planificación de los requerimientos de distribución.

Referencias bibliográficas y virtuales

Referencias Jay Heizer, Barry Render. (2009). Principios de admnistración de operaciones.

México: Pearson Educación.

Montiel, A. R. (03 de marzo de 2008). Manual administrativo. Delegación alvaro

obregón, D.F., México.

Richard B. Chase, F. Robert Jacobs, Nicholas J. Aquilano. (2009). Administración

de operaciones producción y cadena de suministros. México, d.f.: MCGraw-

Hill.

Villagran, D. A. (junio de 2005). Manual de procedimientos para el control de

almacén de herramientas, refacciones y accesorios. México, México,

México.

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