Técnicas y herramientas para la planificación estratégica carley milena cárdenas

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICAPLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Ponente: Carley Milena CárdenasPonente: Carley Milena Cárdenas

Geógrafa -MSc. PlanificaciónGeógrafa -MSc. Planificación

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATEGICAPLANIFICACIÓN ESTRATEGICA

ORGANIZACIÓN DEL GRUPO Director de debate Relator Animador


HORARIO DE LA ACTIVIDAD

2:30 a 5: 30 pm

2:30 a 3: 45 La planificación

Estratégica

3:45 a 3:55 Refrigerio

3:55 a 4:00 Animación

4:00 a 5: 30 Herramientas de la

Planificación Estratégica


¿QUE ES EL PODER?

Es la capacidad que tiene un líder de alcanzar los objetivos planteados en una organización

PLANIFICACIÓN: contar con un plan

ORGANIZACIÓN: Organizar los recursos

DIRECCIÓN: Dirigir por la ruta correcta

EVALUACIÓN: evaluar la gestión- resultado

RETROALIMENTACIÓN: Redireccionar fallas

¿QUÉ ES L A PLANIFICACIÓN?

Análizar la realidad en la actualidad

Relacionar el presente con el futuro

Pensar y evaluar las consecuencias antes de actuar

Detectar posibilidades de éxito

analizar ventajas y desventajas de la acción

Proponer objetivos, metas

Pensar en conjunto para crear el futuro

Planificamos o estamos obligados a improvisar el fracaso del futuro

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Considera diferentes actores en un juego de conflictos y cooperación para solucionar problemas comunes

Los actores son: políticos, gobernantes, dirigentes de organizaciones públicas, empresariales y sindicales, comunidad organizada

Los temas de conflictos son: problemas comunitarios, económicos, sociales, ambientales, políticos

Es un juego de conciliación de intereses: políticos, económicos, sociales y transversalmente el ambiental

Permite conocer los intereses de los oponentes; entenderlos y asimilar su punto de vista. Además dar a conocer los míos

Conocer la realidad institucional de los demás actores y que conozcan la mía.

No puede haber estrategias si no existen oponentes con distintas explicaciones de la situación.

MOMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

El Momento Explicativo (M1).

Instancia en que se explica la realidad tal como fue, es y tiende a ser.

El Momento Normativo (M2).

Instancia en que se diseña como debe ser la realidad en el futuro, en contraste con la situación inicial.

El Momento Estratégico (M3).

Instancia en que se elabora una estrategia que articula el deber ser con el puede ser.

El Momento Táctico-Operacional (M4).

Instancia del hacer. Se produce la mediación entre el conocimiento y la acción.


MOMENTO EXPLICATIVO: En el enfoque situacional en este Momento (M1) se tratará básicamente de:

Identificar problemas relevantes para el actor que explica la realidad. Priorizar y/o valorar los problemas. Identificar los actores influyentes. Establecer la relación entre los actores y los problemas. Describir y explicar los problemas a través de las relaciones sistémico-

causales (flujograma situacional) y establecer el VDP correspondiente. Delimitar el espacio del problema. Identificar los nudos explicativos del problema, así como los nudos

críticos del mismo. Establecer la relación de la situación problema con el entorno o contexto

(escenario).


MOMENTO NORMATIVO: El enfoque situacional en este Momento (M2) trata, fundamentalmente, de:

Diseñar Las operaciones, acciones y sub-acciones. Diseñar la situación objetivo y describir los resultados (VDR) Estimar el impacto de las operaciones y acciones en el

cambio situacional esperado. Diseñar diferentes programas direccionales en distintos

escenarios (variantes y opciones). Relacionar las operaciones con los problemas del plan. Diseñar planes de contingencia para eventuales sorpresas

al plan central.


MOMENTO ESTRATÉGICO:

El enfoque situacional, en este Momento (M3) trata fundamentalmente de:

Definir estrategias para cada actor y operación. Establecer el vector de peso para cada actor Definir el interés y el valor para cada operación desde la

perspectiva de cada actor, distinguiendo entre los actores de alto y bajo peso.

Establecer posibles trayectorias y selección de la trayectoria central o curso de acción.

Hacer simulaciones tácticas.

MOMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA MOMENTO TÁCTICO-OPERATIVO:

En el enfoque estratégico situacional se considera que la planificación se completa en la acción

En este momento (M4) se integra la acción con el conocimiento La ejecución de las operaciones y acciones definidas La permanente revisión y seguimiento de la coyuntura (apreciar la nueva

situación). El establecimiento de sistemas de dirección estratégica que contemple al

menos los siguientes sub-sistemas: Ejecución del plan en la coyuntura Gerencia por Operaciones Petición y rendición de cuentas Presupuesto por Programas. Sala Situacional, seguimiento y evaluación de Gestión, Ajustes o redireccionamiento estratégico

PRELIMINARES DEL M.EPRELIMINARES DEL M.E

MOMENTO EXPLICATIVOMOMENTO EXPLICATIVO

MOMENTO NORMATIVOMOMENTO NORMATIVO

MOMENTO ESTRATÉGICOMOMENTO ESTRATÉGICO

Quienes son los involucrado?

¿Quien planifica y cuales son sus limitaciones?

¿Qué es lo que deseamos?

¿Cuáles son las condiciones actuales respecto a las deseadas?

¿Qué se está haciendo respecto a lo planificado anteriormente?

¿Qué podemos hacer para lograr lo deseado?

¿Qué podrían hacer otros para ayudar?

¿Cómo podemos unir esfuerzos?

¿Cuáles son las opciones y condiciones disponibles?

¿Cuáles son las consecuencias de las acciones?

MOMENTO TÁCTICO-MOMENTO TÁCTICO-OPERACIONALOPERACIONAL

Actuar juntos

Distribuir responsabilidades

Asignar recursos

Ejecutar obras y acciones

¿ Cómo vamos?

Están satisfechos los demandantes

¿Preservamos el ambiente?

¿Cuáles son los compromisos?

¿Con qué contamos?

ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

ENTRADA

PROCESO INICIACIÓN PROCESO

MADURACIÓN

PROCESO DE EJECUCIÓN

PROCESO DE CORRECCIÓN

PRELIMINARES M.EPRELIMINARES M.E


MOMENTO NORMATIVOMOMENTO NORMATIVO


Actores involucrados

Imagen Objetivo

Diagnóstico Físico Natural , socioeconómico y ambiental .

Planes Operativos anuales anteriores

Planes de Desarrollo y Ordenación del territorio

Planes sectorialesSistema de Planificación Consejo Federal de Gobierno

Políticas Públicas

Impactos económicos, sociales y ambientales deseados


Plan Coordinado

POAN

Presupuestos

Ejecución presupuestaria

Contraloría Social

Evaluación de Gestión-Memoria y cuenta

Evaluación de medidas ambientales

Plan de Gobierno

Potencialidades y limitaciones

INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

POAI anual

PRELIMINARES M.E.PRELIMINARES M.E.


MOMENTO NORMATIVO MOMENTO NORMATIVO


Matríz de Actores

Matriz problemas comunes

Flujograma situacional

Árbol de Problemas

Matriz Marco Lógico

DOFA

Factores internos y externos

Impacto Cruzado


Plan Único de Cuentas

Diagrama de Gantt Método PERT

Tablero Control

Indicadores de Gestión

Indicadores de impacto

Configuración del sistema de planificación

HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Diagrama Causa-Efecto

Gráfico 11. Configuración del Sistema. Tomado de “Planificación y Política. Técnicas e Instrumentos de Planificación y Gestión: Caja de Herramientas”, IVEPLAN, 1993 (p. 48)

CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ESTADAL DE PLANIFICACIÓN :CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ESTADAL DE PLANIFICACIÓN :

PROVEEDORES*Consejo Federal de Gobierno*Consejo de Planificación y Coordinación de Políticas Públicas *Consejo Local de Planificación*Consejos Comunales*Sociedad Civil Organizada

INSUMOS•Planes Nacionales•Plan Estadal de Gobierno•Planes Sectoriales•POAN y POAI•Leyes y normativas•Peticiones y propuestas

PROCESOSElaboración de Programas, Proyectos y POA

RECURSOSHumanos, Financieros, Tecnológicos, Materiales, equipos, Tiempo y Otros

ACTIVIDADES •Ejecución de Programas y Proyectos•Ejecución Presupuestaria•Seguimiento y Evaluación de gestión

PRODUCTOS•Programas y Proyectos Culminados•Grado de la ejecución presupuestaria•Indicadores Alcanzados

CLIENTES•Comunidades •Organizaciones civiles

Plan Municipal de Desarrollo

Plan Estadal de

Desarrollo

Plan Nacional de Desarrollo RegionalPlan Nacional de Desarrollo Institucional

Plan Nacional de Desarrollo

Producto

ElaboraEjecutaHace seguimiento / Apoya

ElaboraEjecutaHace seguimiento / Apoya

ApoyaFormulaDirige

Atribución

Alcaldías / Consejo Local

de Planificación

Públicas

Gobernaciones / Consejo de

Planificación y Coordinación de Políticas

Públicas

Vicepresidencia / Consejo Federal de Gobierno

Presidencia de la

RepublicaInstancia

Sistema Nacional de Planificación Sistema Nacional de Planificación

MATRÍZ DE PROBLEMAS COMUNES

PASO 1: Lluvia de ideas

PASO 2: Priorización de Problemas

MATRIZ 2: PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS

PROBLEMA A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 TOTAL PRIORIDAD

P1

P2

P3

P4

P5

P6

P7

Pn

TOTAL 100 100 100 100 100 100 100 100 100

MATRIZ 2: MATRIZ DE ACTORES

FUENTES DE PODER

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 TOTAL

DINERO

PRESTIGIO

APOYO POLITICO

ORGANIZACIÓN

INFORMACIÓN

FUERZA

PODER

COHERENCIA

TOTAL

FLUJOGRAMA SITUACIONAL

C.H CAUSAS

REGLAS ACUMULACIONES FLUJOS

V.D.P. CONSECUENCIAS

ENTORNO

PROBLEMA: ACTOR QUE EXPLICA:

Resultados

Flujo bajo control

AcumulaciónBajo control

Regla bajocontrol

Regla fueraDe control

AcumulaciónFuera de control

FlujoFuera decontrol

Flujo fuerajuego

AcumulaciónFuera de juego

ReglaFuera dejuego

PROBLEMA

FENOPRODUCCIÓNLos Hechos visibles

DIAGRAMA CAUSA- EFECTO

FENOESTRUCTURAOrganizaciones o normas que rigen los hechos

GENOESTRUCTURABases socio historicas Que fundamentan los hechos

ÁRBOL DE PROBLEMA

PROBLEMA CENTRAL

EFECTOS

CAUSAS

375546710SUMATORIA

5310100C6

6020013C5

6013012C4

4001201C3

8000233C2

7210121C1

SUMATORIAE6E5E4E3E2E1CAUSA

(MIC-MAC)

MATRIZ 3: GAMMA MODIFICADA DE IMPACTO CRUZADO

•Permite identificar las causas del problema que requieren mayor atención a corto y mediano plazo• En consenso entre los participantes se procede a darle una ponderación con los siguientes criterios:0 = la causa no incide en el efecto; 1 = La causa incide levemente sobre el efecto; 2= La causa incide directamente sobre el efecto; 3= La causa tiene gran incidencia sobre el efecto •Se calcula la media a través de formula:

MEDIA = Sumatoria Total/ Nº CAUSAS = 37/6= 6.16

• Las causas que resulten mayor o igual a la media, será las prioritarias y ser atendidas a corto y mediano plazo.

MATRIZ DE IMPACTO CRUZADO

OBJETIVO CENTRAL

FINES

ÁRBOL OBJETIVO

M

E

D

I

O

S

•El árbol objetivo se logra pasando a positivo el árbol problema

•Los medios de primer orden generan programas

•Los medios de segundo orden generan proyectos y acciones

MARCO LÓGICO

MATRIZ DE PLANIFICACIÓN

RESUMEN NARRATIVO DE LOS OBJETIVOS

INDICADORESVERIFICABLESOBJETIVAMEN-TE

MEDIOS DE VERIFICA-CIÓN

SUPUESTOS O FACTORES EXTERNOS

FIN Cómo el Plan contribuirá a la solución del problema en el Núcleo

+ Miden cantidad, calidad y tiempo+ Miden el cambio que puede atribuirse al Plan

+ Indica donde el evaluador o ejecutor puede obtener información acerca de los indicadores definidos en cada nivel

+ Son los riesgos del Plan en: lo ambiental, financiero, institucional, social, político, climatológico

MARCO LÓGICO- MATRIZ DE PLANIFICACIÓN





PROPÓSITO + Resultado que se espera alcanzar como consecuencia del uso de los componentes del Plan+ Es el cambio fomentado, las hipótesis+El título del Plan surge del propósito+ El Propósito es uno solo+ Escapa de la gestión de la gerencia

+ Miden cantidad, calidad y tiempo+ Miden el cambio que puede atribuirse al PLan

+ Identificar fuentes de información o hacer previsiones para recogerla+ No siempre es estadística

+ Se requiere identificar los riesgos en cada etapa del Plan : actividades, componente, propósito, Fin+ Representa un juicio de probabilidades de éxito del plan+ Los riesgos son condiciones que están mas allá del control directo de la Gerencia+ Preguntarse ¿Qué podría salir mal en cada nivel del plan

MARCO- LÓGICO MATRIZ DE PLANIFICACIÓNRESUMEN NARRATIVO DE LOS OBJETIVOS




COMPONEN-TES O RESULTADOS

+Son las obras, estudios, bienes, servicios, capacitación generados por la Gerencia dentro del presupuesto que le asignan+ Son los resultados: obras terminadas, bienes instalados, estudios terminados, capacitación terminada.

+ Son las descripciones breves de los estudios, bienes, capacitación y obras físicas+ Deben especificar cantidad, calidad y tiempo

+ Pueden obtenerse de la inspección visual

+ Se requiere identificar los riesgos en cada etapa del Plan : actividades componentes, propósito, Fin+ Representa un juicio de probabilidades de éxito del Plan+ Los riesgos son condiciones que están mas allá del control directo de la Gerencia+ Preguntarse ¿Qué podría salir mal en cada nivel del Plan

MARCO-LÓGICO MATRIZ DE PLANIFICACIÓN





ACTIVIDADES + Son las tareas a ejecutar + Es la lista de actividades+ Cada actividad se representan en un diagrama de Gant donde se estima: tiempo de ejecución, recursos para su ejecución

+ El presupuesto del Plan asignado, es el indicador de actividad+ El presupuesto total del Plan es el conjunto de actividades que genera cada una de los componentes

La ejecución del presupuesto puede verificarse con los recibos presentados, contrataciones realizadas , licitaciones adjudicadas

+ Se requiere identificar los riesgos en cada etapa del Plan : actividades, componentes, propósito, Fin+ Representa un juicio de probabilidades de éxito del Plan+ Los riesgos son condiciones que están mas allá del control directo de la Gerencia

+ Preguntarse ¿Qué podría salir mal en cada nivel del Plan

MATRIZ DOFA Fortalezas (F) Debilidades (D)

1.2.3.4.5.

1.2.3.4.5.

Oportunidades (O) Estrategias (FO) Estrategias (DO)

1.2.3.4.5.

1.2.3.4.5.

1.2.3.4.5.

Amenazas (A) Estrategias (FA) Estrategias (DA)

1.2.3.4.5.

1.2.3.4.5.

1.2.3.4.5.

Factor Interno/Externo

Ponderación (P)

Clasificación (C)

Resultado Ponderado (P * C)

Factor 1 0 a 1 1 al 4 P1 x C1

Factor 2 0 a 1 1 al 4 P2 x C2

.

...

.

...

Factor n 0 a 1 1 al 4 Pn x Cn

Total Ponderado ∑P = 1,00 ∑ (Pi x Ci)

Matriz de evaluación del factor interno o externo (según sea el caso)

No TareaDuració

nCronograma

1 Actividad A 5 días

2 Actividad B 6 días

3 Actividad C 3 días

4 Actividad D 5 días

5 Actividad E 3 días

6 Actividad F 6 días

7 Actividad G 6 días

8 Actividad H 12 días

9 Actividad I 6 días

10 Actividad J 3 días

DIAGRAMA DE GANTT

AREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN DONDE SE GENERAN LOS INDICADORES DE CONTROL

Período de evaluación:

Resultado Esperado

Indicador

Pond.

Rangos de alerta

Agreg. Frec.Fuen.V A R

Objetivo 1 --- 1,00 I>%ME%mE<I<

%MEI<%mE NA F Ft

RE1 I1 P1 I1>%ME%mE<I1<

%MEI1<%mE NA F Ft


%MEI2<%mE NA F Ft


%MEI3<%mE NA F Ft

Objetivo 2 --- 1,00 I>%ME%mE<I<

%MEI<%mE NA F Ft


%MEI1<%mE NA F Ft

Matriz para Diseño del Tablero de Control

Matriz para Diseño del Tablero de Control

Agregación: M = municipal, L = localFrecuencia: A = anual, T = trimestralPond = Ponderación del indicador; V= Rango de alerta verde; A= Rango de alerta amarillo; R= Rango de alerta rojo; Agreg.= Agregación; Frec.= Frecuencia de la medición; Fuen.= Fuente de la información y (o) cálculo del indicador; RE = Resultado esperado o meta; I= Indicador; P= Ponderación de cada indicador por resultado epseardo; %mE= Porcentaje minino esperado; %ME= Porcentaje máximo esperado; NA= nivel de agregación de cada resultado esperado; F= Frecuencia de medición de cada resultado esperado; Ft= Fuente de la información o cálculo para cada resultado esperado.

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