UNIDAD 1

TÉCNICAS DE ARCHIVO

CURSO: TÉCNICAS PARA EL MANEJO DE ARCHIVO

COMPLEMENTACIÓN

AREA: COMPUTACIÓN

C E F O D I

C E F O D ITÉCNICAS PARA EL

MANEJO DE ARCHIVO

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INTRODUCCIÓN

La era de la informática en la cual estamos, marca un derrotero muy preciso en la corriente de la información. Ella nos hace deducir que la comunicación se ha vuelto flotante y, por esta razón, debemos estar prestos a suministrar información en forma precisa, correcta y oportuna.

Por esta circunstancia, y dada la importancia que tienen los archivos, se hace necesario un conocimiento de sus fundamentos para ejercer el oficio de archivero o archivista, ya establecido desde la esplendorosa época de los romanos.

1.DEFINICIÓN DE ARCHIVO

Según la Real Academia Española, Archivo es: “Local en que se custodian documentos públicos o particulares. Conjunto de estos documentos. Personas en quien se confía un secreto o recónditas intimidades y sabe guardarlas. Persona que posee en grado sumo una perfección o conjunto de perfecciones”.

Si lo definimos en términos de nuestro curso, podemos decir que:

Archivo es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, registro, conservación, restauración, consulta y control.

Fig. #1

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2.OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR EL ARCHIVO

1. Archivar, localizar y consultar en forma rápida, fácil y segura.

2. Conservar las fuentes históricas, haciendo la selección con base en normas bien estudiadas y cumpliendo la legislación pertinente, para realizar una política racional de eliminación.

3. Unificar los criterios en cuanto a registro, manejo, conservación, clasificación restauración, consulta y control de los documentos.

4. Acelerar su guarda, controlar su atención y disponer de ellos inmediatamente para su consulta.

5. Centralizar o descentralizar la correspondencia, de acuerdo con su carácter general o particular, y estandarizar los sistemas y procedimientos, coordinando el funcionamiento del archivo con el de la correspondencia.

6. Entrenar y actualizar al personal dedicado a estas labores, para que funcione técnicamente y perduren los sistema implantados.

7. Registrar datos útiles y depurados para que sirvan a los ejecutivos en la toma de decisiones.

8. Evitar repeticiones innecesarias y, de esta manera, disminuir la duplicidad del trabajo y su costo, economizar espacio y lograr un acondicionamiento técnico del local.

Fig. #2

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2.1 Finalidad del Archivo

Los archivos está llamados a ser:

A. Centros activos y dinámicos de documentación e información: Porque conservan el patrimonio histórico de la empresa. Recordemos la condición histórica del documento archivístico, que forma parte de una pieza documental no aislada, sino unida al conjunto.

B. Centros vitales de estudio e investigación: Por ser una fuente primaria. Aunque exista información editada, el archivo sigue siendo el depósito de los documentos originales.

C. Centros de desarrollo de la empresa y del país: Aportan su eficaz ayuda a la gestión administrativa; y su aporte en los ámbitos social, económico, educativo, cultural, religioso y político, no se hace esperar.

Es conveniente diferenciar los archivadores de los tarjeteros o de los ficheros. En los archivadores, se guardan documentos; y en los tarjeteros y ficheros, fichas o tarjetas, donde existen registros y datos.

Fig. #3 Fig. #4

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3.HISTORIA DEL ARCHIVO

Antiguamente, lo único que se hacia era guardar los papeles que presentaba grandes desventajas.

Los documentos no tenían protección y estaban expuestos al deterioro.

Con el tiempo las formas evolucionaron, estableciéndose diferentes sistemas, hasta lograr los modernos.

Gancho o espigónNido de paloma

Entre los sistemas usados anteriormente Carpeta de fuelley actualmente se destacan: Tabla de shannon

Archivo verticalA. Gancho o espigón

Este es el más antiguo, se compone de un clavo con base de metal y en él se insertan los papeles a medida que se reciben.

Este sistema no es conveniente. Los documentos pueden desprenderse o perderse con facilidad. No se puede seguir orden alguno y se hace difícil encontrar un documento, ya que hay que sacar del gancho todos los anteriores a él, por tanto no ofrece eficiencia y economía del tiempo.

En la actualidad el Gancho o espigón, se usa en algunos negocios pequeños, no precisamente con la idea de archivar sino para conservar momentáneamente los documentos de venta o factura del día que sirven para cotejar el ingreso de la caja.

B. Nido de paloma

Es un mueble de paloma que tiene varias divisiones pequeñas para guardar los papeles. Puede colocarse en la pared o sobre una mesa.

Fig. #5

Fig. #6

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C. Carpeta de fuelle

Es un sobre o cartapacio en forma de acordeón con varias divisiones, clasificadas en orden alfabético. Fue el primer sistema donde se archivó en forma vertical, cons-tituyendo un avance hacia los métodos modernos de archivar. Actualmente lo usan los cobradores para llevar clasificados alfa-béticamente recibos, facturas o documentos que van hacerse efectivo.

D. Tabla de shannon

La tabla de Shannon se utilizaba antes como uno de los medios de archivar correspon-dencia o documentos. Consiste en una tabla con ganchos o con una plancha de presión para sostener los documentos. Hoy en día, esta tabla se usa en los hospitales para conservar el récord clínico de un enfermo, mientras permanece en el hospital.

E. Archivo vertical

Es la forma de archivar moderna; se inició de 1892 en New York. Fue la casa Remintong Rand Inc. La que ofreció al año siguiente la demostración del primer archivo vertical en la Feria Mundial de Chicago.

En este sistema, se usan fólderes ordenados por medio de guías alfabéticas o numéricas. Provee más espacio. visibilidad, flexibilidad, mejor apa-riencia, mayor exactitud y facilidad para archivar o localizar documentos.

Fig. #7

Fig. #8

Fig. #9

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64. MATERIALES Y ELEMENTOS PARA ARCHIVO

Es el conjunto de elementos necesarios para realizar las actividades archivísticas:

a) Las carpetas o foldersSon dos hojas de cartulinas o manila, cartón prensado o fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se llama pestaña; viene del mismo tamaño de la carpeta, o de la mitad, la tercera parte, la cuarta o la quinta parte de esa extensión. La más usada es la de corte de un tercio (1/3). La rotulación de la carpeta se hace sobre la pestaña.

b) BolsasLlamadas también sobre o fundas. Su uso está determinado por el volumen del material o por su consulta periódica, como las historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más se usan tienen separadores o compartimientos dentro de ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.

c) LegajosSon dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de ella. En cuanto a los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o el más actualizado, al principio o al final.

d) Rótulos o marbetesSon tiras de cartulina o cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas, para titular las carpetas. Se consiguen tiras perforadas, adhesivas en rollos continuos, y en gran variedad de colores.

e) ÍndiceEs una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta. Se coloca en el porta índice que tiene cada gaveta del archivador; se acostumbra protegerlo con un pedazo de acetato.

f) PestañaEs la parte que sobresale en una carpeta, bolsa, funda, sobre, tarjeta, ficha o guía.

g) Guías o separadoresSon cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta. Pueden ser simples o complejos.

h) Fichas y tarjetasAparecieron en 1775. Son cartulinas rectangulares semejantes a las tarjetas; de muchos tamaños y destinadas a registrar en ellas datos de muchas clases. Actualmente, existe una gran variedad de ficheros informativos, como por ejemplo, para los sistemas alfabético, geográfico y por asuntos.

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5.CUALIDADES QUE DEBE POSEER EL ARCHIVISTA

─ Leal: Debe ser leal a la institución para la cual labora. A él se le confían documentos confidenciales que no deben trascender a personas ajenas.

─ Servicial: Una de las funciones primordiales del archivo es prestar ayuda a las diferentes secciones de la empresa, por lo tanto el archivista debe tener el verdadero deseo de ayudar a otras personas.

─ Exacto: Cualidad esencial, ya que resulta imposible localizar un documento que no se ha archivado donde corresponde.

─ Ordenado: Una cualidad básica para rendir un trabajo eficiente.

─ Destreza Manual: El poseer destreza en el manejo de papeles ayuda a realizar el trabajo con mayor rapidez y eficiencia.

─ Buena Vista: Como el archivista tiene que leer todos los documentos que archiva, debe poseer una buena vista para determinar la forma correcta de archivarlos.

─ Buena Memoria: Cualidad sumamente valiosa para el archivista, pues deberá recordar las Reglas para ordenar alfabéticamente, secuencias alfabéticas, numéricas, nominales, etc.

Fig. #10Fig. #11

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6.METODOS DE ARCHIVO

Existen dos bases para archivar:

A. Alfabético: Que sigue el orden del alfabeto A, B, C...

B. Numérico: El ordenamiento se realiza de acuerdo al orden de la numeración 1, 2, 3...

6.1 Archivo alfabético

El sistema alfabético de archivar es el que hace uso del alfabeto para ordenar los nombres de individuos, sociedades o asuntos de acuerdo con las reglas para ordenar alfabéticamente.Es un sistema de archivar directo, porque se archiva por el nombre del individuo, de la institución o bajo determinado asunto. Se ajusta perfectamente bien a casi todos los negocios, pequeños y grandes; con mucha o poca correspondencia con nombres complicados o sencillos etc.Este sistema no necesita archivo de tarjetas como auxiliar. Hay varias compañías que manufacturan magníficos equipos para archivar alfabéticamente y se diferencian entre sí:

- Por rótulos, pueden ser sencillos y dobles:

Rótulos Sencillos: Son los que tienen una letra indicando el inicio de la división.

Rótulos Dobles: Son los que indican la letra o combinación de letras con las cuales empieza y termina la división.

Fig. #12Fig. #13

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Folders individual:

Es el que se designa expresamente a una sola persona, entidad o asunto y se usa para corresponsales o asuntos activos, debiendo archivarse por orden cronológico con la fecha más reciente arriba.

Folders misceláneo:

Es aquel en que se colocan documentos de varios individuos, entidades o asunto mientras no se consideren de importancia para abrirles folders individuales.

Se usan para corresponsales o asuntos inactivos, debiendo archivarse la correspondencia dentro de él, por orden alfabético y cuando hay dos o más papeles bajo el mismo nombre, éstos se colocan por orden cronológico.

6.2 Reglas para archivar con el sistema alfabético

Regla #1:

Invirtamos el nombre poniendo primero el apellido o apellidos, luego el nombre o inicial y en tercer término, el segundo nombre o inicial del mismo y deberá ordenarse alfabéticamente de la A a la Z.

Ejemplo:

Se invierte

Carmen Rocha Morales Avilés Urbina José ÁngelJosé Ángel Aviles Urbina Pérez Duarte JulioJulio Pérez Duarte Rocha Morales Carmen

Fig. #14Fig. #15

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Primer caso de la Regla #1

Las unidades diferentes, ellas mismas deciden el orden alfabético..

Ejemplo: Se archiva:

Carlos Abarca Abarca CarlosMaría Elena Morales Castillo RosarioRosario Castillo Morales María Elena

Segundo caso de la Regla #1

Unidades iguales, deciden el orden alfabético la unidad diferente.

Ejemplo: Se archiva:

César Núñez Núñez AdelaOlga Núñez Núñez CesarAdela Núñez Núñez Olga

Regla #2:

Una unidad más corta precede a una más larga si tiene la misma raíz

Ejemplo: Se archiva:

Moreno M.Moreira MoraM. MoralesMorales MoreiraMora Moreno

Regla #3:

Apellidos que aparecen solos, preceden a los mismos apellidos con iniciales o nombres.

Ejemplo: Se archiva:

Gutiérrez GutiérrezRigoberto Gutiérrez Gutiérrez A.Gutiérrez A. Gutiérrez Rigoberto

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11Regla 3-A:

Una inicial precede a un nombre comenzando con la misma letra.Ejemplo: Se archiva:

Miguel Ángel Abdalá A. B. C. Y Cía.Antonio Abdalá Abac F. R.Miguel Abdalá Abac Juan ManuelJuan Manuel Abac Abdalá AntonioAbac F. R. Abdalá MiguelA. B. C. y Cía. Abdalá Miguel Ángel

Regla #4:

Cuando un prefijo o artículo precede al apellido, dicho prefijo o artículo se considera como parte del apellido.

Ejemplo: Se archiva:

Dolores del Río De la Rocha ManuelManuel de la Rocha Del Carmen JorgeRebeca D’ Escoto Del Río DoloresJorge del Carmen D’ Escoto Rebeca

Regla 4-A:

Cuando en el nombre completo, en inglés o en español de una persona hay dos o más apellidos unidos por un guión, se consideran estos como una sola unidad de archivo.

Ejemplo: Se archiva:

Adela Castrillo-Alemán Aguirre-Rocha HumbertoHumberto Aguirre-Rocha Castillo-Alemán AdelaCarlos Wong-Valle Wong-Valle Carlos

Regla #5:

Cuando en el nombre de la Sociedad, Empresa o Institución, aparece el nombre completo de un individuo, se aplica la Regla No. 1. y se escribe el resto del nombre de la Cía., o Sociedad al final.

Ejemplo: Se archiva:

Distribuidora Armando Gómez Alemán Carlos AlmacénAlmacén Carlos Alemán Gómez Armando DistribuidoraComercial Alfredo Lacayo Lacayo Alfredo ComercialMiscelánea Rosa Morales Morales Rosa Miscelánea

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12Regla #6:

El apellido de la mujer casada es el que se toma en cuenta al clasificar y archivar.En los países de habla hispana, el nombre legal de la mujer casada se compone del nombre de pila, apellido de soltera seguido de la preposición “de” y luego el apellido del esposo.

Ejemplo: Se archiva:

Carmen Mayorga de Dávila Aguilar de Soto LucreciaLucrecia Aguilar de Soto Estrada de Mayorga AmandaAmanda Estrada de Mayorga Mayorga de Dávila CarmenSocorro Ríos de Castillo Ríos de Castillo Socorro

Regla #7:

Los nombres de Corporaciones o Sociedades, Empresas Industriales o Instituciones, se ordenan tal como se escriben, teniendo cuidado de conservar la coma si hubiere, en su mismo sitio, recordando que dicha coma, no indica separación de la primera unidad.

Ejemplo: Se archiva:

Viajes Universo CecalsaFarmacia Sultana Farmacia SultanaTransporte Cóndor Laboratorios RarpeCecalsa Refinería EssoLaboratorio Rarpe Transportes CóndorRefinería Esso Viajes Universo

Cuando en dichos nombres aparezcan palabras de poca importancia, éstas se colocan entre paréntesis y no se consideran unidades de archivo.

Ejemplo:

Comisión (de) Derechos HumanosSociedad Filatélica (de) Nicaragua

Regla #8:

Si en el nombre de una Institución aparecen apellidos separados por guión, éstos se consideran unidades separadas.

Ejemplo:

Almacén Rocha-Dávila 3 UnidadesFarmacia Muñoz-López 2 Unidades

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Regla #9:

Cuando una corporación, Sociedad, Empresa Industrial o Institución, empieza con el artículo “The” en inglés, o con “el, la, las, los” en español, el artículo se coloca al final del nombre en paréntesis; si el artículo o preposición estuviera en medio del nombre, también se encierra entre paréntesis, pero no cambia de lugar. En ambos casos, no se consideran unidades de archivo.

Ejemplo: Se archiva:

La Selecta Casa (de los) Encajes (La)La Casa de los Encajes Casa (de la) Novia (La)The Travel Insurance Co. Selecta (La)La Casa de la Novia Travel Insurance Co. (The)

Regla No. 9-A

Cuando el nombre de una corporación, Sociedad, Institución, Empresa Industrial, comienza con un artículo gramatical o un prefijo en otro idioma extranjero que no sea inglés o español, dicho artículo se considera como una unidad de archivo y el orden del nombre no se altera.

Ejemplo: Se archiva:

Le Petit Chapero II ProgresoII Progreso Le papillónLe Papillón Le Petit Chaperon

Fig. #16

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Regla #10:

Si el nombre de un institución, Corporación, Sociedad tuviese un nombre geográfico, éste se considera unidad de archivo.

Ejemplo: Se archiva:

Teatro Granada Farmacia ManaguaFarmacia Managua Hotel MatagalpaPensión Jinotega Pensión JinotegaHotel Matagalpa Teatro Granada

Regla No. 10-A:

Nombre geográficos compuestos se consideran unidades separadas.

Ejemplo:

Pueblo Nuevo 2 unidadesMuy Muy 2 unidadesSan Marcos 2 unidadesSanta Teresa 2 unidades

Regla #11:

Al preceder o seguir el nombre de un título o grado académico, éste no se considera al ordenar alfabéticamente y se escribe entre paréntesis después del nombre.

Ejemplo: Se archiva:

Dr. César Lacayo Lacayo César (Dr.)Ing. Juan José Molina Molina Juan José (Ing.)Cmdte. René Ortiz Ortiz René (Cmdte.)Lic. Manuel Urbina Urbina Manuel (Lic.)

Regla #12:

Los nombres de los ministerios de Gobierno de Nicaragua o de otras naciones, se ordenan y archivan así:

a.- Gobiernob.- El Ministerio Correspondientec.- La oficina, sección, división, departamento, etc. Ej.

Nombre

Sección de Becas del Ministerio de Educación

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15Se archivaNicaragua, Gobierno (2)Educación (Ministerio de)Becas (Sección de)

Regla #13:

Cualquier número que forme parte de un nombre en una Sociedad, Compañía o Institución, al clasificar y ordenar se considera como si estuviera escrito en letras y constituye una unidad de archivo.

Ejemplo: Se archiva:

Los 2 Hermanos 5 TubosLas 3 “F” 4 Bocas5 Tubos 2 Hermanos (Los)4 Bocas 3 “F” (Las

Regla #14:

Nombres de los Bancos, se ordenan y archivan igual que los nombres de Sociedades, Compañías o Instituciones, seguido del nombre de la ciudad. Cuando el nombre de la empresa no empieza con la palabra Banco se deberá hacer referencia bajo ésta, seguido del nombre de Banco y de la ciudad. Ejemplo:

Nombre

Banco Nacional de Desarrollo, ManaguaBanco Central de Nicaragua, ManaguaBanco de América, ManaguaBanco Nicaragüense, Managua

Se archiva

Banco Nacional de América, ManaguaBanco Central de Nicaragua, ManaguaBanco Nacional (de) Desarrollo, ManaguaBanco Nicaragüense, Managua

Regla #15:

Existen determinados documentos que se archivan de acuerdo con el asunto, sin tener que tomar en consideración la persona o firma que se escribe, o a quién se le escribe. No hay necesidad de establecer referencia, pero en ciertas ocasiones podría establecerse.

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Ejemplo de un asunto clasificado:Solicitud de Empleo, Abogados

Solicitud de Empleo, DentistasSolicitud de Empelo, EnfermerasSolicitud de Empleo, InspectorSolicitud de Empleo, Taquígrafo

A continuación se te presentan 3 Ejercicios los cuales ordenarás aplicando las reglas del archivo alfabético.

EJERCICIO #1

1. Tienda La Katty2. José Pérez López3. Calzado Karen4. Industria Delmor5. Supermercado la Fe.6. M.J.A. y Cía.7. Farmacia el Rosario8. Patricia Mendoza Mora9. Reyna Zelaya Valle10. Ladrillería El Sol11. ENEL12. ENACAL13. Laboratorios Solka14. Tienda Alicia15. Kodak16. Carmen Prad-Guevara17. Distribuidora Irma Fonseca18. Brenda Del Río19. Vilma Chávez de Mayorga20. Alfonso Blanco Robleto21. René Blanco Rivas22. Gasolinera Esso23. Betania Aguilar Baca24. Galería Internacional25. Iglesia El Carmen Fig. #17

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17EJERCICIO #2

1. Calzado Danny 16. Ing. Jairo García Jiménez2. Café Soluble, S. A 17. Lic. César Montiel Granados3. SUMINISTROS ELÉCTRICOS 18. Cmdte. Roberto Bermúdez Pérez4. Jhon May 19. Adrián Baca Reyes5. Casa Pellas 20. Benjamín Avant Wong6. Librería Apolo 21. Restaurante Terraza La Playa7. ENVASA 22. Octavio Saballos Romero8. Ministerio de Educación 23. CECNA9. Ferretería Gallo y Villa 24. Chavaría Corea Claudia10. FONIF 25. Blanca Onelia Deliatorre Herrera11. Gasolinera Shell 26. Halum Cantarero Raúl12. Distribuidora Lucy 27. Radio Stereo Libre13. Industrial Cervecería S.A. 28. Vado Umaña Juan José14. INISER 29. Zamora Martínez Daysi15. Instituto Técnico Forestal. 30. Carlos Urroz Robleto.

EJERCICIO #3

1. AEREO SERVICIOS COMERCIALES DE NICARAGUA2. GAP PUBLICIDAD S.A. 16. Peluquería Hombre y Ella

20003. AGUA PURA SEGURA 17. Olof Palme4. SERVIPRO S.A. 18. Colegio Calazán5. RAPIFIESTA 19. Jardín Infantil María Montesorri6. FIESTA NICA 20. La Prensa7. Teatro de Títeres ZIG-ZAG 21. Hospital Bautista de Nicaragua8. RENT A CARD DORADO 22. Embajada Británica9. EL BODEGÓN 23. Farmacia Gancho de Camino10. CRUZ LORENA, S. A. 24. Hielo Polar11. HYUNDAI 25. Jabonería El Hogar12. Clínica Audiológica 26. MEB-LAB Laboratorio Médico13. Supermercado de Azulejos, S. A. 27. Laboratorio Ramos14. BANCENTRO 28. QUÍMICO HOLANDA15. INTER-CAMBIO 29. LLANTERA COLON, S.A.

30. SUMINISTROS ELÉCTRICOS, S.A.

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186.3 ARCHIVO NUMERICO

El sistema numérico, es aquel en el cual se asigna un número a cada, individuo, firma o asunto, archivándose toda su correspondencia en el folders bajo ese número. Es un sistema indirecto, porque tenemos que hacer uso de un tarjetero para averiguar el número bajo el cual está archivada la correspondencia del individuo, forma o asunto que nos interesa.A pesar de ser un sistema indirecto, este sistema puede usarse en los siguientes casos:

1.- Cuando los corresponsales y asunto son numerosos.2.- Cuando la naturaleza de lo que se archiva es idéntica.

ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO NUMERICO:

En la mayoría de los casos, el Archivo Numérico consta de dos partes:A. Archivo Principal: Compuesto de guías y folders con títulos numéricos

y tarjeteros en orden alfabético para los clientes o asunto activos.B. Archivo Misceláneo: Compuesto de guías y folders con títulos

alfabéticos para clientes o asuntos inactivos. Cuando los papeles van a ser archivados o buscados, se consulta el tarjetero para obtener el título numérico del folders.

Archivo Principal Numérico:

En el archivo principal numérico, se ordenan los folders numéricamente uno detrás de otro dentro de la sección de guía correspondiente; en cada folders, se colocan los papeles o documentos de los clientes o asunto a quienes se les ha signado dicho número.Un número después de asignado, se mantiene hasta que el clientes ya no tenga negocios con la organización o hasta que sus asuntos se terminan definitivamente.En el Archivo Principal Numérico, las guías están divididas en cinco posiciones y se pueden dividir en docenas o veintenas, detrás de cada guía, se colocan los folders con los números.

Archivo Misceláneo Numérico:

Hasta que a un cliente o asunto no se le haya acumulado suficiente material no se le asigna número en el Archivo Principal Numérico.Mientras tanto, dichos documentos o material inactivo, se archivan alfabéticamente en un archivo misceláneo que se coloca al frente de la gaveta del Archivo Numérico, o en otra gaveta completamente separada.