Técnicas documentales

de archivoOrdenación y clasificación

de los documentosde archivo

Víctor Hugo Arévalo Jordán

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Todos los derechos reservados. Ninguna parte de estapublicación, incluido el diseño de la cubierta, puedereproducirse, almacenarse o transmitirse de ninguna forma,ni por ningún medio, sea éste eléctrico, químico, óptico,de grabación o de fotocopia, sin la previa autorización escritapor parte del autor.

© 2003 por Víctor Hugo Arévalo Jordán

© Primera edición virtual y en papel, Ediciones del Sur,octubre de 2003.

Impreso en Buenos Aires.

Hecho el depósito que marca la ley 11723

ISBN 987-20868-4-2

Distribución gratuita

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ÍNDICE

OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO ............................................ 11

NOCIONES GENERALES .............................................................. 12Archivos: técnica y ciencia ............................................... 16Conceptos del documento ................................................. 18

Documentos privados ................................................... 19Documentos públicos .................................................... 19Documentos administrativos ....................................... 20Documentos judiciales ................................................. 21Documentos diplomáticos ............................................. 22Documentos heurístico-históricos ................................ 23Documentos auténticos ................................................ 26Documentos ejecutivos ................................................. 26

Archivalía ........................................................................ 27

INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS ............................................ 31Los principios ................................................................... 31

Unidades de ordenación ............................................... 41Principio de procedencia y de orden original ................ 49

Los conceptos ................................................................... 55Concepto de ordenación ................................................ 57Concepto de clasificación .............................................. 70

Niveles jerárquicos .................................................. 75

6

Clasificación decimal Dewey .................................... 76Clasificación documental LC (Library of Congress) .. 78

Taxonomía ....................................................................... 80Necesidad de una clasificación ................................. 81¿Especie o tipo documental? ..................................... 81Designación de un tipo documental ......................... 82Clasificación jerárquica ........................................... 83Filogenia .................................................................. 83Sistema tradicional de clasificación ......................... 84Metodologías alternativas ........................................ 84Taxonomía diplomática ............................................ 85

Taxonomía y Sistemática. Clasificación de los organismos ................................................................ 85La Sistemática ............................................................. 86El uso de los nombres tipológicos ................................. 87Sistema de clasificación ............................................... 89

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS .................................................... 91El ciclo vital de los documentos........................................ 92

Traslado y transferencia .............................................. 96Fase activa ............................................................... 103Fase administrativa ................................................. 105Fase intermedia ....................................................... 105Fase de conservación permanente ........................... 107Fase tecnológica ....................................................... 108

Sistemas de información en el ciclo vital de los documentos ................................................................... 111

LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO ............. 119Caracteres externos ......................................................... 119

Clase y tipo documental ............................................... 120Clasificación de los documentos diplomáticos .......... 129

Documentos públicos: regios ................................ 130Documentos públicos pontificios .......................... 130Documentos privados ........................................... 131

Contenedor o formato ................................................... 131Cantidad ....................................................................... 133Soporte o forma ............................................................ 134

Minutas .................................................................... 137

7

Documentos originales ............................................. 138Categorías intermedias ............................................ 140Copias ....................................................................... 140

Caracteres internos .......................................................... 141Entidad productora ...................................................... 142Fecha y lugar de producción ........................................ 143Orígenes funcionales .................................................... 144Contenido sustantivo .................................................... 146

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO ............................. 148Conceptos generales ......................................................... 148Sistemas ........................................................................... 148Teoría general de sistemas .............................................. 149Empresas y organismos de servicio en la teoría de sistemas ........................................................................ 152Clasificación de sistemas ................................................. 153

Sistemas físicos y abstractos ....................................... 154Naturales y elaborados ................................................ 154Técnicos y civiles o sociales .......................................... 154Abiertos y cerrados ...................................................... 154Sistema de producción ................................................. 155

Clasificación de los sistemas de servicio por su proceso ... 155Clasificación de los sistemas de servicio por sus fines ..... 156

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS ............................................... 157Archivos audiovisuales ..................................................... 157Archivos cartográficos ...................................................... 157Archivos impresos ............................................................ 158Archivos legibles a máquina ............................................ 158Archivos públicos ............................................................. 159Archivos administrativos ................................................. 162Archivos eventuales ......................................................... 162Archivos centrales ............................................................ 162Archivos intermedios ....................................................... 163Archivos de conservación permanente o históricos .......... 164Archivos generales ........................................................... 164Archivos privados ............................................................. 164Archivos particulares ....................................................... 166Archivos económicos ........................................................ 166Archivos eclesiásticos ....................................................... 166

8

El Archivo del Vaticano.................................................... 167Archivos secretos ............................................................. 168Archivos vivos .................................................................. 168Archivos muertos ............................................................. 169

ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA .................................................... 170Tendencias de las organizaciones ..................................... 171Evolución de las organizaciones ....................................... 172Concepto de estructura .................................................... 173Criterios para comprender la estructura ......................... 175

La delegación ............................................................... 175La departamentalización ............................................. 175La descentralización .................................................... 176Estructura formal e informal ...................................... 176

Tipos de departamentalización ......................................... 177Departamentalización por funciones ............................ 177Departamentalización por servicios ............................. 178Departamentalización por área geográfica ................... 179Departamentalización por tipo usuarios ...................... 179Departamentos staff y de servicios .............................. 179

DIAGRAMAS ............................................................................. 181Propósito de los diagramas .............................................. 182

Flujogramas ................................................................. 182Organigramas .............................................................. 183

Estructura orgánica ......................................................... 183Comunicación............................................................... 186Análisis ........................................................................ 188

Limitaciones .................................................................... 190Modelos de organigramas ................................................. 191Principales formas de organigrama ................................. 193

Diagramación............................................................... 195Codificación de los cargos del diagrama ........................... 201Tipos de diagrama de estructura ..................................... 202Relevamiento de la información ....................................... 204

LA ADMINISTRACIÓN EN LA ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN .............. 207Generalidades ................................................................... 207Las actividades ................................................................ 218

Actividades de planificación ......................................... 221

9

Actividades políticas ..................................................... 222Actividades de decisión ................................................. 222Actividades de influencia ............................................. 225Actividades de información .......................................... 226Actividades operativas ................................................. 227Actividades de control .................................................. 228Actividades de fomento ................................................. 229Actividades de servicio ................................................. 230Actividades de coordinación ......................................... 230

IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES .......................... 232Aproximación a una metodología archivística ................. 232Precisión de conceptos ...................................................... 237

Hipótesis ...................................................................... 237Teoría ........................................................................... 239Leyes ............................................................................ 241Operativa del método ................................................... 242

Los métodos documentales ............................................... 244Análisis de los tipos documentales ............................... 250Determinación del tipo de información que se desea obtener ...................................................................... 250Las unidades documentales ......................................... 253División de los fondos en unidades documentales ........ 253

Identificación de los fondos documentales ........................ 255Método de identificación de fondos ............................... 256Identificación de la entidad productora ........................ 257Identificación de los orígenes funcionales .................... 259Identificación del tipo documental ............................... 260Identificación del documento ........................................ 261Especificaciones o requerimientos documentales ......... 263Delimitación del concepto de serie documental ............ 266

El método sistémico ......................................................... 266El modelo sistémico .......................................................... 267El contexto ....................................................................... 268Organización del fondo documental ................................. 268La ordenación de las unidades mayores ........................... 270Los grupos documentales ................................................. 270Las colecciones de manuscritos........................................ 272La ordenación de las unidades intermedias ..................... 274

Series documentales ..................................................... 275

10

Formación de la serie documental ............................... 278Ordenación de las series .............................................. 279

Series de manuscritos ...................................................... 279El método interrogativo .................................................... 280Determinación de la obtención de datos ........................... 280Forma de obtener los datos .............................................. 281La entrevista .................................................................... 282Sistema de entrevistas ..................................................... 283Limitaciones .................................................................... 285Sistema de consultas ........................................................ 286Sistema de encuestas ....................................................... 286Encuesta y cuestionario ................................................... 288Clasificación de los cuestionarios ..................................... 289Preparación de formularios .............................................. 290El formulario .................................................................... 291El método del test ............................................................. 291

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA ........................................................ 293

OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO

– Conocer y aplicar correctamente la terminologíaarchivística.

– Conocer y comprender los métodos y procedimien-tos administrativos.

– Distinguir los tipos documentales que producen lasentidades.

– Perfeccionar el vocabulario profesional y los con-ceptos empleados por la Archivología en el marco de laordenación y clasificación en sus distintos niveles.

– Conocer los distintos elementos que intervienenen la clasificación documental.

– Conocer los principios archivísticos.– Distinguir las distintas unidades documentales.– Adquirir elementos de juicio sobre la labor que debe

realizar el archivero como consejero de la organizaciónde documentos activos para efectivizar el servicio.

NOCIONES GENERALES

LA EXISTENCIA de archivos y de algunas de sus técnicasactuales data de épocas remotas. Los archivos comenza-ron a formarse prácticamente desde la aparición de lasescrituras. Los egipcios, predecesores de muchos cono-cimientos de la actualidad, los sumerios y los macedo-nios, en el florecimiento de sus respectivas civilizacio-nes —detalle a considerar—, se vieron en la necesidadde crear depósitos dedicados a la conservación de losdocumentos.

Este fenómeno, de carácter netamente social, consi-derado como una constante en la historia de la humani-dad, permite aseverar que la formación de los archivosresponde a una necesidad explícita. En la medida queaumenta el número de la población, se requiere de unamemoria más amplia que dé testimonio de todos susacontecimientos, sociales en primera instancia, que pos-teriormente pueden convertirse en históricos.

Esta aseveración nos lleva a manifestar, con justa ra-zón, que en los grados de civilización superior, es decir,bajo determinadas condiciones como la existencia de todo

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un contexto jurídico-cultural, se establecen como deter-minantes para la formación de archivos.

La Archivología como ciencia en formación es relati-vamente moderna, surge como una técnica empíricapara dar arreglo y conservación de los archivos.1 La con-figuración como ciencia independiente y como cienciaauxiliar de la Historia, es reciente.

Fueron muchos los archiveros preocupados por estedesarrollo, sustentado en la misma necesidad de infor-mación de las instituciones y sus administraciones. Al-gunos hitos son reconocidos, como la difusión del ma-nual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin,que se editara en 1898.

La Archivología, que se diferencia conceptualmentede la Archivística, por la aplicación de tecnología moder-na, se vio forzada a asimilar conocimientos de la Diplo-mática, Paleografía, Biblioteconomía, Historia y final-mente Administración, colaborando en su desarrollo,pero al mismo tiempo creando una dependencia inclusi-ve del lenguaje de sus fuentes. El desarrollo de los ar-chivos administrativos logrará, en cierta forma, buscarmenos dependencia de la influencia negativa de la His-toria y la Biblioteconomía sobre los archivos.

La Archivología tiene alcances demasiado amplios,lo que, al momento de la formación de profesionales, pre-senta variadas opciones de aplicación, pero básicamen-te pueden citarse:

– Definición de la misma y establecimiento de su cam-po de estudio, lo que conforma todo un cuerpo teóricopermanentemente actualizado.

– Análisis de su objeto, método y finalidad.

1 Antonia Heredia Herrera: Archivística General - Teoría y Práctica,Diputación Provincial de Sevilla, 1991.

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– Elaboración, estudio y aplicación de los principiosrelacionados a sus actividades como profesión.

– Gestión de documentos y administración de archi-vos a lo largo del ciclo vital de los documentos

– Estudio de la evolución de la práctica archivísticaen todos sus campos.

– Bibliografía y formación profesional.– Consideración de las instalaciones, conservación

material, reproducción en todas sus variantes y con todasu problemática.

La Archivología requiere entonces para el logro desus fines, el auxilio de otras ciencias: Diplomática, Pa-leografía, Cronología, Sigilografía, Historia institucio-nal, Derecho administrativo, Administración, Arquitec-tura, Restauración, Reproducción, Química, Biología eInformática.

A la Archivología la podemos considerar sin muchasvueltas como una ciencia de las clasificaciones, porqueen cada uno de sus aspectos o capítulos, clasifica previa-mente sus conocimientos y los aplica a los distintos con-tenidos que participan de su saber.2

A la necesidad explícita de la formación de los docu-mentos y de su posterior centralización en archivos, des-de la antigüedad, podemos clasificarla en dos cualida-des:

La cualidad testimonial: de las decisiones jerárqui-cas, sean de realeza o no, se “petrifican” para su conser-vación permanente, constituyéndose en memoria de lasactividades de determinado ejercicio administrativo, po-lítico o simplemente de poder.

La cualidad de constancia: efectúa evidencia sobrela propiedad o un derecho adquirido, producto de una

2 Consideramos que el lector ha leído previamente, el contexto teó-rico de la Archivología.

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cultura intelectual en desarrollo; que permite concep-tuar los valores de bienes y propiedad, los mismos queal ser registrados en un documento, cobran valor legal yde requisito para demostrar ante herederos y comer-ciantes, la acreditación de la propiedad como tal. Son losaspectos que determinan el estado jurídico, la organiza-ción del gobierno que hace prevalecer ese estado de de-recho.

Lo evidente es que en la antigüedad existieron de-pósitos documentales, con un nombre u otro, y se modi-ficaron los soportes documentales acorde con el desa-rrollo tecnológico del momento.

La aparición y desarrollo de la escritura originan lanecesidad de un depósito con propósitos específicos: re-unir, ordenar, conservar y recuperar la información ce-losamente guardada. Paralelamente con el desarrollode la escritura, se conforman varias clases de documen-tos, que contribuyen al conocimiento diplomático, y per-miten posteriormente la aparición de la Paleografía.

Con el nacimiento de la imprenta, se distinguen fe-hacientemente los documentos librarios y se diferenciande documentos administrativos por la finalidad de sucreación y su esencia. Los documentos librarios encie-rran pensamientos, por decirlo así, mientras que los ad-ministrativos eran fruto de una acción o decisión.

Los descubrimientos continuos realizados por la Ar-queología contribuyen aportando datos de interés sobreesta rama del saber. Es así que en las excavaciones rea-lizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, sedescubren continuamente tablillas de arcilla, aun cuan-do no manifiestan un orden perceptible. Se compruebala existencia de cantidades documentarias, generalmen-te ubicadas en los palacios reales o en los templos, es-tos últimos son considerados como los repositorios más

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antiguos donde se conservaron las notas de los sacerdo-tes sobre asuntos oficiales y sobre la administración delos bienes pertenecientes al templo, lógicamente queexistieron documentos sobre asuntos seculares.

Los palacios reales o de magistrados allegados al reyconservaban los diplomas, leyes y demás textos, escritosunas veces en piedra, otras en madera, metal, cera, pa-piro, y más tarde en pergamino y papel. Es decir, efec-tuamos una clasificación de los soportes documentalesen soportes blandos y duros, atendiendo a la naturalezaintrínseca del soporte.

Los archivos constituyen, definitivamente, el depó-sito natural donde se conservan primero y luego son con-sultadas, todas las series de escritos llamados de “ac-ción”, acto, hecho, actuación; o de decisión, resolución,determinación.

ARCHIVOS: TÉCNICA Y CIENCIA

Los archivos resguardan documentos que difieren enla apreciación de su valor con el transcurso del tiempo,sometiéndose generalmente a la investigación históri-ca. Estos documentos pueden ser diferentes en su signi-ficado, pero mantienen información de una organici-dad. Los archivos son esencialmente orgánicos.

El desarrollo de la investigación en la Sociología, aligual que en la Historia económica, cobraron importan-cia al finalizar la Segunda Guerra Mundial, lo que obligóa prestar una mayor atención de la organización de losarchivos, asimismo se comprende que los documentosencierran un valor incalculable en investigaciones deEtnología, Diplomática, Paleografía (hoy Grafística).

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Se modifica enormemente el interés por los documen-tos en el transcurso del anterior siglo, lo que permite unamplio desarrollo de las técnicas documentales. Esto noslleva a la conclusión de que todo archivo debe estar pre-parado para el servicio de investigación, y no sólo en laconsulta eventual de documentos administrativos, sinopara facilitar información continua que permita adqui-rir un mayor conocimiento en el campo científico o, comoen el caso de las actuaciones administrativas, tomar deci-siones acertadas. Esto compromete a quienes hasta aho-ra, en forma idónea, se hicieron cargo de los archivos; seestablece entonces que la función básica de todo archive-ro es permitir el acceso a los documentos. Para llegar aesta conclusión, se ha desarrollado una serie de expe-riencias hasta conformar el conocimiento actual, que essólo el comienzo. El acceso a los documentos se lograbasólo por los medios descriptivos. La ordenación y clasi-ficación es un proceso aplicado muy recientemente.

Las necesidades de información adecuada en la tomade decisiones permiten aplicar un conjunto de técnicasque, aglomeradas bajo una misma dirección, conformanun saber, aún naciente, pero que desarrolla en la medi-da en que la sociedad demanda un mayor conocimientosocial. La Archivología surge necesariamente.

El conocimiento sobre los archivos tiene modifica-ciones continuas; se habla de archivos públicos, privadoseclesiásticos, de archivos administrativos, económicos ehistóricos. Clasificamos a los archivos por sus fines con-cretos, por los soportes que contienen o por el aspectolegal que los sustentan. El papel de los archivos desor-ganizados no favorece la perduración de los documen-tos, ni permite una adecuada selección documental. Laordenación documental de los archivos se convierte enuna técnica que adecua el control para el archivero.

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La dinámica documental hace necesario un estudiosobre su comportamiento, se establecen principios, deacuerdo a estos permanentes análisis, existen estudiosparalelos sobre el comportamiento de la información con-tenida en los documentos; se generan investigaciones alrespecto, la Archivología alcanza el nivel de ciencia y seengloba en las Ciencias de la Documentación.

CONCEPTOS DEL DOCUMENTO

El documento es la materia prima de nuestros estu-dios, el objeto formal de la Archivología y de las Cien-cias de la Documentación. Archivísticamente hablando,significa cualquier escrito o imagen impregnado en unsoporte relativo, sirve para suministrar o conservar lainformación. Es ambiguo hablar del documento sin sucontexto, su definición varía de acuerdo con la ciencia odisciplina que lo estudia.

Se define el documento como “cualquier soporte decualquier índole que contiene información de interés parauna determinada materia”.3 Al decir soporte se especi-fica como papel, cinta magnetofónica, tela, papiro, per-gamino, etc., cualquier objeto que, en su contenido, guar-da un signo determinado como información que deberser extraída por quien o quienes se interesen. Si bien po-demos realizar una clasificación del documento por sussoportes, nos interesa más por su objetividad.4

3 Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivística”,en Revista del Archivo General de la Nación, vol. 8, Buenos Aires, 1979,año VIII, p. 17.

4 Ver objetivación del documento en Víctor Hugo Arévalo Jordán:Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología, editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

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Documentos privados

El adjetivo privado se refiere a lo que se ejecuta enconfianza o en familia, sin ceremonia ni formalidad, queestá reservado a una sola persona o a un pequeño grupode personas, por oposición a público. Como acto parti-cular y personal de cada uno. Desde el punto de vista dela economía, se considera un sector privado al sector dela economía de un país generado por las empresas, laseconomías domésticas e instituciones privadas con finesde lucro. El criterio que separa al sector público y al pri-vado de la economía es la naturaleza de las decisioneseconómicas. Es decir, se considera que pertenecen al sec-tor público las instituciones cuyas decisiones son adop-tadas por una autoridad centralizada y al sector privadoaquellas cuyas decisiones están condicionadas por elmercado. Por un lado existen empresas de titularidadpública que se rigen por el mercado (sus decisiones seadoptan a partir de la lógica del mercado) y otras em-presas de titularidad pública combinan en su gestión lasdecisiones de carácter público con aquellas que emanande la lógica del mercado.

El documento privado, entonces, es el producido porentidades privadas y particulares. También se interpre-ta como el redactado por partes interesadas, con testi-gos o sin ellos, pero sin intervención de notario o funcio-nario público que le dé fe o autoridad.

Documentos públicos

El adjetivo público es bastante ambiguo en sus sig-nificados, pero en términos generales nos dice pertene-ciente o relativo a toda la comunidad, por oposición aprivado. Desde el punto de vista económico y político,

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se habla del sector público, como el conjunto de activida-des económicas en las que el Estado participa o ejerceun control directo de la gestión.

El documento público es entonces “el otorgado o au-torizado, con las solemnidades requeridas por la ley, pornotario, escribano, secretario judicial u otro funcionariopúblico competente para acreditar algún hecho, la mani-festación de una o varias voluntades y la fecha en que seproducen”.5 Documento producido por entidades públi-cas o estatales.

Documentos administrativos

“Los provenientes de la autoridad administrativa olos autorizados por ella. Cualquiera relacionado con laadministración pública. El de carácter privado, desdeque se incorpora a un expediente o a actuaciones de ín-dole administrativa. El relacionado con la administra-ción, gestión económica y organización de los asuntosprivados. A efectos registrales, los que, por reunir au-tenticidad y proceder de autoridades o funcionarios pú-blicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, comoadmisible y eficaz titulación”.6

La enorme variedad de los documentos administra-tivos nos llevan aun a una nueva clasificación, que po-demos resumir sin agotar el tema.

El término administración implica la acción y efectode administrar. Esta acción se interpreta como un con-junto de actos de gestión y disposición ejecutados sobreun patrimonio.

5 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología Hispanoamericana. Teo-rías y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, UNC,Dirección General de Publicidad, Córdoba. 1ª parte, 3ª reimpresión, 1979,p. 42.

6 Luis Piazzali: Documentos, conceptos, definiciones, Santa Fe, 1977.

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Documentos administrativos públicos: se susten-tan en la gestión de los intereses públicos, realizada porlos organismos competentes y el conjunto de organismosencargados de cumplir esta función.

Documentos administrativos eclesiásticos: sonlos emanados del poder ejecutivo de la Iglesia, que com-prende una dimensión espiritual, referente a las jerar-quías, jurisdicción, etc., y una dimensión temporal, refe-rida a la gestión de bienes y servicios.

Documentos administrativos militares: parten dela administración pública del Estado que se ocupa de ges-tionar todos los asuntos militares.

Documentos administrativos diocesanos: deri-vados de una diócesis, que tiene a su cargo la recauda-ción de los ingresos o de las rentas de una diócesis y suempleo en los gastos de la misma.

Documentos administrativos centrales: deriva-dos de la administración central, o el conjunto de órga-nos superiores de la administración pública.

Documentos administrativos autónomos: prove-nientes de la administración autónoma, constituida porlos órganos administrativos de las distintas comunida-des autónomas que componen el Estado y la administra-ción local. Sector de la administración pública integradopor los entes menores de carácter territorial, como sonlas provincias, los municipios, etc.

Documentos judiciales

Por el adjetivo judicial se entiende todo lo pertene-ciente o relativo al juicio, a la administración de justiciao a la judicatura. Judicatura como ejercicio de juzgar.Por lo tanto, los documentos se refieren a “Cualquierade las resoluciones de los jueces o magistrados de las ju-

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risdicciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autosy providencias. Los que forman parte de autos, aun pro-venientes de una parte y otro interesado que la causa orequerido de ella. Las comunicaciones a las partes y aterceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones,edictos, las diversas formas documentales de relacionesjerárquicas y con otras jurisdicciones o autoridades; su-plicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, órdenes ydespachos y oficios diversos. A los efectos de los regis-tros de la propiedad, los que cumplen la función de titu-laridad que en los actos y contratos inscriptos o inscribi-bles se requiere”.7

Podemos apreciar, definiciones para el término do-cumento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto devista diplomático, histórico y documentalista.

Documentos diplomáticos

“Un testimonio escrito, redactado en forma determi-nada, sobre los hechos o precedentes de naturaleza jurí-dica, que tiene por fin darle fuerza probatoria”.8

El documento diplomático requiere tres aspectosesenciales:

– Ser producido en una entidad organizada, por con-siguiente, ser producto de una actividad.

– Haber sido realizado, redactado, elaborado, con de-terminadas fórmulas internas que caracterizan directa-mente su contenido y haber cumplido con formas exter-nas determinadas.

– Tratar sobre un hecho jurídico o negocio.

7 Luis Piazzali: op. cit.8 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit, p. 18.

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Documentos heurístico-históricos

“Escritos, con existencia propia e independiente,mediante los cuales quedan garantizados los hechos ju-rídicos, con arreglo a formas determinadas que cambiansegún la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, detal manera que estos testimonios escritos resultan idó-neos para el cumplimiento de fines jurídicos”.9

Desde el punto de vista documentalista, tenemos ladefinición del FID citada anteriormente. Amat Nogueralo considera: “Todo conocimiento fijado materialmentesobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para con-sulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable paratransmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta delos hechos”.10

Para Couture de Troismonts “es toda base materialde conocimiento susceptible de emplearse para la con-sulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simul-táneamente un soporte, un conocimiento y un testimo-nio”.11

En concordancia con estas definiciones dadas, com-prendemos entonces que el documento es la base de par-tida, no sólo para la Archivología, sino para las Cienciasde la Documentación. Resumiendo, observamos que to-das las definiciones de alguna u otra manera contienentres elementos:

– Un elemento de carácter probatorio.– Un elemento tangible, soporte.– Un elemento informativo.

que nos dan un concepto aproximado del documento.

9 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología, op. cit., p. 19.10 Ibídem.11 Roberto Couture de Troismonts: Manual de técnicas en documen-

tación, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7.

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Un concepto muy amplio por cierto, porque todo, enrealidad, todo lo que existe es un documento. Si obser-vamos un pedazo de tiza, y sabemos cómo obtener un de-terminado tipo de información, veremos que el pedazode tiza nos da continuamente información, primero porel color, la forma nos dará un concepto de trabajo, unconcepto de cultura, sus componentes químicos son otrotipo de información. Los archiveros prefieren delimitarel concepto, encerrándolo en aquellos documentos pro-ducidos por una determinada actividad, lo cual ayuda alimitar los elementos que son propios de un archivo.

En descripción, cuando se estudian los caracteres in-ternos y externos del documento, esencialmente se con-sideran dos aspectos diferentes:

– La forma.– El contenido.Al hablar de caracteres externos lo hacemos enton-

ces de la forma, los datos evidentes, como lo califican al-gunos autores.

Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su con-tenido, los datos latentes.

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DOCUMENTO (docere)

(Emilia Currás)

→ Objeto físico → Carácter probatorio → Finalidad informativa → Proyección histórica ↓ ↓ Hacia su mundo exterior Su forma → Ordenar dato

evidente → Archivar

Su contenido → Clasificar

dato latente → Inventariar → Catalogar → Informatizar ↓→ Multi-media FID Cualquier

soporte de cualquier índole que contiene informacion de interés para una determinada materia.

→ Objeto físico → Su forma - Dato evidente → Finalidad informativa - Su contenido - Dato latente → Carácter probatorio → Proyección histórica - Mundo exterior

Cuadro 1. Documento.

Estos aspectos son determinantes de la ordenación yla clasificación en la Archivología, así tenemos que losdocumentos se ordenan por su forma y se clasifican porsu contenido. De acuerdo al sistema elegido.

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Documentos auténticos

Se clasifican en cuatro grupos principales:1) Documento auténtico pontificio: que son tradu-

cidos, interpretados, testimoniados, legalizados por losobispos de las respectivas diócesis.

2) Documentos auténticos otorgados en el ex-tranjero: que exigen la legalización de acuerdo a conve-nios entre países o de acuerdo con el derecho interna-cional.

3) Documentos auténticos no redactados en cas-tellano: que deberán ser traducidos por funcionariosautorizados.

4) Documentos auténticos por sí mismos: que nonecesitan requisitos y autentificación ni legislación al-guna.

Documentos ejecutivos

Es el instrumento, título o pieza documental que con-lleva ejecución que se presenta para efectividad de laobligación que contenga en su texto.

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Cuadro 2. Documento como fenómeno.

ARCHIVALÍA

En varias oportunidades nos referimos a este térmi-no utilizado por el Dr. Aurelio Tanodi en su mentadoManual de Archivología. “El contenido esencial ineludi-ble, de los archivos como secciones o instituciones, es laArchivalía, que muchos tratadistas identifican con el

DOCUMENTO (fenómeno)

→ Hecho (Causa - efecto) → Componente Mental → Componente Material ↓ ↓ Sentido Administrativo Sentido Histórico Certifica: Testimonia: → Acciones → Historia → Funciones → Educación → Actividades → Investigación → Tareas → Usuario ↓ ↓ Técnicas del Archivo Técnicas Documentarias → Clasificación → Clasificación → Ordenación → Catalogación → Descripción → Indización → Selección → Análisis → Tratamiento informático → Tratamiento Multimedia

Información Relativa ----- Perpetua

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archivo. Nos parece más conveniente, delimitar los dostérminos. La palabra archivalía no ha recibido todavía,su ‘carta de ciudadanía’ en la lengua castellana, la usanen México especialmente el Dr. Carrera Stampa, y nosadherimos por completo a su empleo por su practicidad,claridad y fuerza expresiva”.12

“El vocablo archivalía fue introducido por T. Sche-llemberg en México, en alemán archivaliem es utilizadocomo plural, archivale como singular, en holandésarchivalía, en inglés archivalia, como masa de documen-tos preservadas en un archivo”.13

De acuerdo con su origen, la archivalía sería los do-cumentos de un archivo, pero tal afirmación no es tanfácil de comprender. Veamos la definición: “Por archi-valía entendemos todo material escrito, gráfico (dibujos,mapas, planos), multigrafiado, reprógrafos, sonoro, au-diovisual (películas) proveniente de una entidad, produ-cido o recibido en función de sus actividades o, en gene-ral, relacionado con su vida administrativa, desde el mo-mento en que cumplió su función inmediata que originósu creación, y se conserva con fines administrativos, ju-rídicos y científicos o culturales”.14-15

Lógicamente podemos pensar que este término pue-de facilitarnos algunos aspectos de la Archivología, perosu interpretación depende del punto de vista desde elque lo tratemos. Veamos:

En la segunda fase de formación de los archivos pre-sentadas por el Dr. Tanodi, se habla de archivalía ver-dadera como la documentación que cumple algunos re-quisitos:

12 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.13 Ibídem.14 Ídem.15 Por su importancia este título lo extractamos de Teoría, funda-

mentos y práctica de la archivología del mismo autor.

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– Que ha cumplido su función inmediata.– Que ya no sirve para la tramitación completa.– Que ha pasado al archivo administrativo.El problema se presenta para denominar a los do-

cumentos de la primera fase, gestación y gestión de losdocumentos, archivalía en potencia, como concepto estámuy bien, pero ¿cómo llamamos a esta etapa? Posterior-mente pasa la documentación a convertirse en fuentes,sin dejar de ser archivalía.

Por otro lado, Manuel Vázquez, nos dice de la archi-valía como objeto de la Archivología, aclaremos antes queaquí habría una superposición de términos, el objeto dela archivología es el archivo, el objeto del archivo seríala archivalía, entonces, siempre de acuerdo a la posturade Vázquez, la archivalía sería el objeto formal de la Ar-chivología; volviendo al tema, nos dice: “Esta palabra conel correr de los años no ha hecho sino aumentar su ne-cesidad y debe ser adoptada, por dos razones:

”l) Quienes no usan la palabra archivalía han de de-finir la palabra archivo como el edificio o institución ycomo los documentos que contienen creando un equivo-cismo que es pobreza y dificulta el entendimiento detextos.

”2) Con el auge de la disciplina documentación, la pa-labra documento, documentación ha dejado de ser patri-monio de los archiveros y necesitamos hacer la preci-sión documento de archivo y evitar la palabra documen-tación. Entonces la palabra archivalía es la justa, la in-discutiblemente archivística”.16

Los términos documento y documentación no dejande ser patrimonio de los archiveros, porque no han sido

16 Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivísti-ca”, en Revista General del Archivo de la Nación, vol. 8, año VIII, BuenosAires, 1979, p. 17.

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patrimonio completamente, por su misma ambigüedadel documento podría ser patrimonio de todas las cien-cias y disciplinas que se relacionan con su estudio, comoCiencias de la Documentación y de la Información, His-toria, Paleografía, etc.

Pero el principal problema es cuando deja de ser ar-chivalía en potencia y pasa a ser archivalía verdadera.Aparentemente la archivalía comienza cuando el docu-mento ingresa definitivamente en un archivo, sea éstecomo sección de la entidad productora o el archivo in-termedio. Resultaría más interesante denominar archi-vería a los documentos del archivo sin discriminar lasetapas, así podemos hablar de la archivería como se ha-bla de librería para la bibliotecología.

No altera entonces ninguno de nuestros conceptossobre el documento, el archivo y la Archivología, el he-cho de adoptar el término archivería.

Por otro lado, se corre el riesgo de disminuir las atri-buciones del archivo moderno, al hablar de archivería,en un concepto limitado por las etapas del ciclo vital deldocumento. El archivero puede interpretar que su papelsólo le corresponde a la archivería, dejando de interve-nir en su génesis y trámite, lo que en la actualidad seríaun retroceso en sus funciones.

INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS

LOS PRINCIPIOS

ES UN error pensar que el archivero debe mantenerse almargen de toda actividad administrativa, esperando sólolos documentos que han de llegar para su resguardo yconservación. Anna Szlejcher comenta que “El archiveroempieza a actuar desde el momento de la creación depapeles, hasta donde le sea posible desarrollar su acción,por consiguiente, deberá preocuparse de las condicionesen que llegarán al archivo los documentos, así como deaquellas condiciones en que se efectuará el tránsito delos mismos desde la etapa administrativa a la etapa his-tórica. Sería deseable, por ello, la instauración de reglaso procedimientos para asegurar la participación del ar-chivo desde la elaboración de los legajos de documentoshasta el momento de su archivo”.17

El problema “receptar la documentación” no es tansencillo, requiere de una serie de actividades y conoci-

17 Ana Szlejcher: Organización de archivos vivos, Córdoba, CIDA, 1975,p. 4.

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mientos que permiten una adecuada recepción documen-tal. Vicenta Cortés Alonso distingue dos aspectos en larecepción: uno activo y uno pasivo. “Recepción activa, esdecir, aquella que debe ser estimulada y normalizada. Elprincipio de esta actividad debe tender a la participa-ción en el proceso mismo de la producción documental,a fin de que el nacimiento y trámite, la normalización dela tipología documental, la normativa sobre la vigenciade los documentos y la programación de los expurgos,así como la recogida de los fondos, se haga de una mane-ra sistemática y periódica. Estas actuaciones previas,por su carácter específico y técnico, son de exclusiva com-petencia de los archiveros, quienes a su vez deben estaren íntimo contacto con los administradores —producto-res de la documentación— por un lado, y con los consul-tantes —clientes de esa documentación— por otro, parasolucionar los difíciles problemas de la perdurabilidadde los papeles, que hoy se producen en cantidades enor-mes”.18

La recepción entonces no se limita a un simple espe-rar a que la documentación llegue por inercia propia alarchivo. Necesariamente el archivero tiene que estarcompenetrado en las necesidades de servicio que requie-re una administración en cuanto a la documentación serefiere. Asimismo debe participar en los procesos decreación documental, en su tipología, evitando inclusivela duplicidad de documentos que contengan igual infor-mación.

La recepción pasiva se refiere sobre todo a la entre-ga de documentos a un sector determinado para los trá-mites.

18 Vicenta Cortés Alonzo: “Archivos: función y exigencias”, en Re-vista del Archivo General de la Nación, vol. 6, año VI, Buenos Aires, 1977,p. 9.

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Lamentablemente no existen criterios uniformes aeste respecto, debido sobre todo a esa idea que se tienede que el archivo debe permanecer inactivo como un de-pósito de papeles. De ser así, la ordenación y la clasifi-cación no se justifican como conocimiento archivístico.La mayoría de los sistemas administrativos considerana las oficinas receptoras de documentación en trámite aun nivel dependiente de secretaría general, administra-ción, inclusive, separándolas y colocándolas muchas ve-ces por encima del archivo, sustentándose con una le-gislación y un manual de procedimientos, pero sin crite-rios técnicos que permitan un eficaz desenvolvimiento.

Las unidades receptoras cumplen la función de con-tacto del archivo con la administración y con el usuario.Sus funciones esenciales son la atención del público engeneral, usuarios, terceros, a las distintas unidades ad-ministrativas de la institución que generan al archivo, alos investigadores en general y si la naturaleza del ar-chivo permite la difusión de sus contenidos, es substan-cial en el campo educativo. Es un campo no muy explo-tado por la teoría de los archivos.

Las unidades receptoras en la Argentina son propia-mente las mesas de entradas y salidas, encargadas detodas las cuestiones de trámite, entrega de fondos (coninventario), comprobación de inventarios con los fondosdocumentales, registros de entrada.

La participación del archivero viene a mano por elhecho de que para aplicar los principios, debe conocerla procedencia de ellos y establecer así las distintas ta-reas que le corresponde.

Tampoco debería sorprendernos encontrarnos conmensajes como “Ordenar y clasificar no son operacionesexclusivas de los bibliotecarios. Todos ordenamos perió-

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dicamente libros o fotos. La clasificación es un acto men-tal que practicamos a diario casi sin darnos cuenta, detan natural como es: cuando seleccionamos tomates enla tienda del mercado o cuando observamos pasar lostranseúntes, repartimos instintivamente estos objetosen distintas categorías que corresponden a nuestra cla-sificación personal. Sin embardo, no sentimos la necesi-dad de recurrir a un lenguaje de clasificación”.19

Desde el punto de vista archivístico, hablar de orde-nación, clasificación, es dirigirnos directamente al esta-blecimiento de los principios archivísticos.

Papritz se cuenta entre los primeros archivistas quese interesaron en los sistemas modernos de archivos ho-landeses, por lo cual se ocupó de los principios que regi-rían el orden de los documentos en los archivos, consi-derando que la ordenación cronológica o numérica fueabandonada, para realizar un sistema de archivos pormateria, imitando una práctica alemana establecida.20

Así mismo, el profesor H.O. Meisner aseguraba que sólohabía dos principios de ordenación, el de procedencia yel de pertinencia, de los cuales todas las demás formasde ordenamiento son variaciones.

Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Harden-berg llegan a otra conclusión en Nederlandse archieftar-minologie (Terminología archivística holandesa).21

Los holandeses le atribuyeron un significado limita-do al término procedencia. S. Muller define a este tér-mino en 1908 como: “El principio de procedencia (her-komstbeginsel) es el método de ordenamiento de archi-

19 Jacques Maniez: Los lenguajes documentales y de clasificación.Concepción, construcción y utilización en los sistemas documentales, Ma-drid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993, p. 19.

20 Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones sobre los principios parael ordenamiento de archivos, Der Archivar, 16, 1963, pp. 113-118.

21 Ibídem.

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vos de acuerdo con el cual todo documento se lleva algrupo de archivos y a la sección del grupo a la que per-tenecía el grupo cuando el grupo era aún un organismovivo”.22

Pero debemos comprender que este principio se re-fiere solamente a los documentos individuales. Los gru-pos de archivos tienen un orden interno. Así, parece con-traproducente anunciar un principio de orden origi-nal, considerando que todo documento administrativonace con un orden determinado, que no debe ser afecta-do. Por esta misma razón, Muller menciona la sección ala cual perteneció originalmente el documento.

El procedimiento archivístico parte de su misma his-toria, señala el origen de los papeles que encierra. Laclasificación constituye un destacado método documen-tal escalonando desde las grandes agrupaciones de do-cumentos hasta la pieza simple. La pieza documental estáconstituida por la mínima unidad documental, sea el do-cumento, expediente, o la pieza documental en algunoscasos, como unidad indivisible.

Las primeras agrupaciones reunidas en atención asu origen, son los fondos integrados por documentos pro-cedentes de una institución o administración importan-te que tiene una organización, funciones y fines conoci-dos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente lasegunda categoría de las divisiones:

Cada uno de estos grupos quedará constituido porlos documentos producidos por las grandes divisionesde la institución que constituyen las divisiones encarga-das de las diversas funciones desarrolladas para la con-secución del fin o fines encomendados.

22 Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

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Las series están integradas por otras unidades me-nores: los tipos documentales, entendiendo como talesno sólo el papel, singular, sino la pieza, que constituyeun todo que no puede ser separado porque las partes quelo integran tienen sentido en cuanto están unidas al con-junto, como sucede con el expediente.

Sobre el término “colección” es necesario precisar queen algunos textos, en lengua española, y en algunas tra-ducciones, la palabra colección es usada impropiamente,al emplearse como sinónimo de fondo archivístico.

Se trata de una acepción del término, introducida des-de hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesarioaclarar el significado. Observa Sir Hilary Jenkinson: “Yoquerría que la palabra colección fuese prohibida en elvocabulario archivístico, solamente para establecer esteimportante hecho; es decir que los archivos no son ‘co-leccionados’”.23 Y Antonia Heredia precisa: “La ideade colección es ajena al archivo”.24-25

Las colecciones de documentos se consideran de to-dos modos, como agrupaciones artificiales de papeles(hablamos de archivos) que deben su formación a causasdistintas a la actividad administrativa de una entidad o

23 Hilary Jenkinson: The Englis Archivist: a new profession. Lecturefor a new course in archive administration delivered at University Colle-ge, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Seledted Writings ofSir Hilary Jenkinson, Editors Roger H. Ellis and Peter Waine, Glouces-ter, Alan Sutton, 1980, pp. 236-259. En la cfr., p. 238. Citado en ElioLodolini: “El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza yla ordenación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Adminis-tración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968,año I, Nº I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.

24 Antonia Heredia Herrera: op. cit., p. 101. Citado en Elio Lodolini:“El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la orde-nación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Administraciónde la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, año I, NºI, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.

25 Elio Lodolini: “El problema fundamental...”, op. cit.

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individuo y que, de procedencia o carácter misceláneo,obedecen a otras razones, como ser coleccionismo, inves-tigación, y hasta hobby. Y que de alguna forma se encuen-tran depositadas en los archivos. Las colecciones denomi-nadas particulares, que pertenecen a personas con ciertorenombre público o cuya profesión les obliga a generar,recibir y documentarse, bien pueden ser consideradasorgánicas, en virtud de que cuentan con status jurídico.

Pese a que los documentos pueden clasificarse des-de distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad,dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme tam-bién a las distintas disciplinas científicas, temática ad-ministrativa, etc., hacemos énfasis en una clasificaciónque agrupe a los documentos de una organización deacuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e in-formación que implica el desempeño de cada una deellas. “Un archivo no puede estar ordenado ni descritode cualquier manera. No puede estar ordenado ni des-crito, desde luego, de la manera que se ocurra subjeti-vamente al archivista, pues de ahí se seguiría el peligrode cambiar una y otra vez de sistema, pues los puntosde vista son por esencia variables si son subjetivos, y unarchivo en esas condiciones nunca estará realmente or-ganizado”.26 De ahí nuestro interés de conocer algunosprincipios, sobre todo el principio de procedencia, apli-cado con mucho entusiasmo.

La Nederlandse archiefterminologie dice: “El princi-pio de procedencia es el principio por el cual todo do-cumento de archivo debe volver al grupo de archivo des-de el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitiooriginal”.

26 Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación y la descripción ar-chivísticas en América Latina, Córdoba, Argentina, Centro Interameri-cano de Desarrollo de Archivos, 1978, p. 5.

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Acostumbrados a recibir sin analizar las consecuen-cias, podríamos sorprendernos que Muller, Feith y Fruinmencionan superficialmente la división de grupos en losarchivos (respect des fonds), pero sí encontraremos unanoción definida como el principio de destino, señalandoque es su destino y no el contenido sustantivo del docu-mento, lo que determina el lugar que se le asigna en elgrupo de archivo. Se define entonces así: “El principiode destino es el principio por el cual todo documentodebe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinóde acuerdo con su naturaleza”.

Para comprenderlos mejor, los holandeses estable-cen para diferenciar que el principio de destino consti-tuye una operación activa, dedicado a documentos par-ticulares; en términos estrictos, compondrían una colec-ción, o producción personal de documentos que por ra-zones históricas, pueden ser conservados en los archi-vos. Mientras que el principio de procedencia es sólo unaderivación o cualidad pasiva que se ocupa de todos losdocumentos producidos por una entidad productora.Esto nos lleva a pensar que mantener el orden originalde la entidad productora, se convierte en un requisitopara la aplicación del principio de procedencia.

Pero, para mejorar nuestra visión o confusión, de-pende del ángulo visor del archivero, se menciona tam-bién en la Terminología archivística holandesa el princi-pio de estructura archivística (structuurbeginsel): “Elprincipio de la estructura archivística es el princi-pio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la es-tructura teóricamente determinada que no debe ser al-terada por un sistema de ordenamiento ajeno a estegrupo de archivos”. Generalmente el principio de proce-dencia se entiende por este principio.

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Para estos principios obtenidos hasta ahora, siem-pre existe la condición de restaurar el orden original,dado que por tendencia natural, los documentos lleganal archivo por partidas, porque molestan en alguna ofi-cina, porque no hay más espacio, lo que implica desor-den; hay que ordenar.

La condición de restaurar o restablecer el orden in-terno impuesto por la entidad productora se denominaprincipio de restitución (restauratiebaginsel): “es elprincipio por el cual, cuando se reordena un grupo dearchivo en primer lugar, se debe restablecer el orden queya existía en ese grupo; después pueden introducirselas mejoras de acuerdo con las principales ideas subya-centes de ese orden”. Este principio genera interpreta-ciones confusas que nos llevan a pensar en el principiode pertenencia y en el principio de la estructura admi-nistrativa, citado en los Principios de la tecnología archi-vística alemana, (Grundzüge einer deutschen archivte-minologie) y descrito como “Regulierendes registratur-prinzip” (Principio regulador de archivo).27

En el sentido anteriormente señalado consideramosla clasificación como un proceso que consiste en agru-par dentro de una misma categoría a todos los documen-tos cuyos caracteres, datos, información contenida, sonapreciablemente similares como para justificar la exi-gencia de demanda de información en cuanto a conoci-miento, experiencias y contenidos sustantivos.

Una vez que todos los documentos están clasificados,naturalmente estamos en condiciones de conocer los dis-tintos tipos documentales existentes en la institución.

La ordenación y la clasificación en el archivo y en laArchivología son prácticas fundamentales y tienen ca-

27 Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

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racterísticas propias de esta ciencia; permiten dar unorden natural a los documentos, básicamente son treslos elementos que se consideran para una clasificaciónarchivística.28

El primer elemento a considerar es el acto, he-cho o acción, a que los documentos se refieren, es consi-derado como la unidad básica de la clasificación, las ac-ciones, efecto de hacer, se efectúan para lograr un obje-tivo, claro y específico para cada organización o entidad.El acto es considerado como la manifestación de la vo-luntad humana en su interregno social, es el hecho vo-luntario que tiene la capacidad de crear, modificar o ex-tinguir relaciones de derecho, generando de esta formadocumentos con la validez legal que le sustenta. La ac-ción puede no tener sentido, pero el acto siempre tieneun sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar dis-tintos aspectos de la clasificación.

Los actos son componentes intrínsecos de las activi-dades encaminadas al logro de una función. El acto es lafacultad de obrar el conjunto de las operaciones o tareaspropias de una persona o entidad. Las tareas, debemosrecordarlas para comprender algunos de los principios,suelen llamarse administrativamente actuaciones. Lasactividades crean los documentos de archivo; los docu-mentos no son creados con miras al archivo ni con la ideade que futuros investigadores de historia buscarán enesos papeles la sustancia histórica, los documentos soncreados por determinadas necesidades de comunicación.

La función es la responsabilidad asignada a cada de-pendencia de una organización. Es la capacidad de ac-

28 Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos, principios y técni-cas, La Habana, Cuba, Instituto Panamericano de Geografía e Histo-ria, Publicaciones del Comité de Archivos de la Comisión de Historia,1985, pp. 82-94.

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ción de un ser, apropiada a su condición natural o desti-nada por el hombre, es la acción y ejercicio natural deun empleo u oficio.

Para las instituciones del Estado, las funciones estánenmarcadas en un decreto, cuando no, en un reglamen-to interno o manual de funciones que cubre la gama deacciones y que el archivero está en la obligación de co-nocer.

A cada función le corresponde una serie de activi-dades y a cada actividad una serie de actos.

Las actividades a su vez se subdividen en sustanti-vas y facilitativas.

Actividades sustantivas: son las actividades de fun-damento, las labores técnicas o profesionales propias dedeterminados organismos, estas actividades son especí-ficas y relacionadas con las funciones institucionales.

Actividades facilitativas: son las actividades de apo-yo, están más relacionadas con las actividades internasde la institución.

El segundo elemento a considerar es la estruc-tura orgánica de la entidad productora. Los documen-tos reflejan en sí organicidad, puesto que el remitenteda su situación, su ubicación dentro del organismo en elque se desarrolla. La clasificación entonces respetaráesa organicidad institucional. Para lograr una buena com-prensión de la clasificación es conveniente que el archi-vero efectúe un estudio del organigrama de la institu-ción a la que pertenece, así podrá delimitar las funcionesy actividades con mayor claridad.

Unidades de ordenación

Cuando hablamos de la estructura orgánica, estable-cemos las unidades documentales aplicables a las estruc-

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turas. Schellemberg efectúa una división que se acomo-da a las exigencias de la clasificación, primero las divi-de en unidades mayores, intermedias y menores.

Unidades mayores. En esta división se toman encuenta los fondos, los grupos documentales, las coleccio-nes y las secciones.

Los fondos documentales son todos los documen-tos correspondientes a una institución o institucionesde acuerdo con las necesidades de clasificación de cadaarchivo.

Los grupos documentales corresponden propiamen-te a las funciones generales de la institución, los facto-res de formación se deben principalmente a los orígenesadministrativos, a la cantidad de documentos.

Las colecciones derivan de particulares que efec-túan donativos documentales a los archivos.

Las secciones son empleadas como auxiliares de sub-división, sobre todo cuando la entidad productora de do-cumentos es muy amplia en sus funciones. Correspon-de aclarar que las secciones corresponden al métodoespañol de clasificación.

Unidades intermedias. En esta división se toma encuenta los subgrupos documentales, subsecciones y se-ries.

Los subgrupos son unidades que se forman de acuer-do a las actividades y se acomodan dentro de los grupos,obedecen esencialmente a la estructura orgánica de lainstitución generadora.

Las subsecciones, tomadas también del método es-pañol, en la misma forma que en los grupos o unidadesmayores, se emplean para auxiliar las divisiones en ca-sos de documentación demasiado amplia o abundante.

Las series corresponden a las unidades intermedias,básicamente es la materia prima del archivo, son con-

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juntos documentales del mismo tipo, que tratan el mis-mo tema, originados por las actividades, por consiguien-te se ordenan en consecuencia a estos factores.

Unidades pequeñas. Propiamente son las piezasdocumentales. Se trata de documentos aislados, agrega-dos de documentos que deben ordenarse procurando dar-le siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o biende acuerdo al orden que se le impuso cuando estaba enel trámite o el orden original.

El tercer elemento a considerar es el orden inter-no. Puede encontrarse con la división por asuntos y den-tro de los asuntos por materias (principalmente para ladescripción). Debemos tomar en cuenta que la clasifica-ción por asuntos, si se ha comprendido bien lo referentea las actividades, será fácil, pero posiblemente encontre-mos materias que sean generales a toda la instituciónpero que se desenvuelven de manera separada en cadaactividad, para estos casos se sugiere que la clasificaciónpor materias se efectúe en los auxiliares descriptivos yno en la ordenación, por la sencilla razón de que al efec-tuarse en la ordenación, alteraría la organicidad docu-mental y en un caso dado, podría ser motivo de extravíode los documentos aludidos.

Bien, volviendo al tema de los principios, nos encon-tramos también con la definición del principio de es-tructura administrativa tal como se da en la terminolo-gía archivística alemana; combina dos conceptos en laterminología holandesa. Se da el caso de que el orden delos documentos en el archivo corresponde no sólo a lasfunciones de la entidad productora del documento sinotambién a su organigrama. En Holanda y en otros paí-ses, existen instituciones en las cuales el orden de losdocumentos se establece bajo normas de trámite, dispo-niendo sus flujos de acuerdo a las funciones, sin tener

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en cuenta la organización de los cargos y sus tareas es-peciales. Es correcto entonces que se enuncien el prin-cipio funcional (funvtioneelbeginsel) y el principio de or-ganización (organisatiebaginsel), de los cuales sólo elúltimo puede traducirse como el principio de estructuraadministrativa: “El principio funcional es el principiopor el cual las divisiones, tanto en la creación como en elordenamiento de un grupo de archivo, se destina por lasubdivisión de la tarea de la agencia o la persona que ori-gina o cree en un grupo de archivo”.29 Este principio esbásicamente diferente del principio de pertinencia, elorden, en el primer caso, se establece objetivamente enlas funciones de la entidad productora, en el segundocaso, el orden se basa en una división teórica. Sí puedellegar a nivelarse con el principio de orden original. Perocontinuando con esta variedad de principios, observa-mos que el principio de estructura administrativa se de-fine como “El principio de organización es el princi-pio por el cual tanto en la creación como en el reordena-miento de un grupo de archivo, los subgrupos se deri-van tanto de la organización de la agencia creadora comode la organización de la administración de la agencia”.Este principio, como podemos observar, nos da la pautade ser el antecesor del principio de procedencia, no loconsideramos así con el principio de pertinencia.

“El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel)es el principio por el cual tanto en la creación como enel reordenamiento de los grupos de archivo, los ítemsdeben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales per-tenecen, sin tener en cuenta su destino ni su proceden-cia”. Consideramos que este principio nos sirve sólo comoaclaratorio de los otros principios, es decir comprende-

29 Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

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mos mejor los otros principios cuando conocemos ambosenunciados, pero en la aplicación es prácticamente in-aceptable, puesto que volveríamos a los archivos “fabri-cados” por historiadores, es decir, netamente temáticos.

Hemos observado que no existe uno o dos principios,sino varios. Tomamos la escuela holandesa para este es-tudio de modo que podamos comprender que existe unaamplia creatividad sobre el tema de los principios. Deestos principios, los de estructura y restitución de ar-chivos se han sustentado por mucho tiempo.

Podemos apreciar que el problema de establecer unorden documental en los archivos es una preocupaciónpermanente, no resuelta aún, pero que este camino prác-ticamente se detiene en los países de habla hispana conla aceptación general del principio de procedencia, dadasu fácil comprensión y aplicación a los estamentos teóri-cos.

Los inicios del principio de procedencia (término ad-mitido como inadecuado porque no enfatiza la diferenciacon el respeto de fondos30 ), se orientan a Max Lehmanncomo el autor de “The Regulations of July 1, 1881” lascuales en el Privy State Archives prescriben: “respetopara cada orden original y para cada designación origi-nal”. La discusión se origina cuando se dice que las Re-gulaciones de 1881 fueron bosquejadas por Max Leh-mann y adoptadas en una conferencia de funcionariosdel Privy State Archives, presidida por su director, Hein-rich von Sybel Director de los Archivos Estatales Pru-sianos (1875 hasta 1895), quien dio sanción oficial y au-torizó su aplicación. Es a Meinecke a quien se le debe algo

30 Ernst Posner: Max Lehmann y el origen del principio de proceden-cia, Archives and the public interest: selected essays by Ernst Posner,Washington DC, K. Munden, 1967, pp. 36-44.

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de la información sobre los orígenes del principio de pro-cedencia.31

El principio de procedencia tal como lo conocemos,deviene del respect pour les fonds enunciado en los re-glamentos que ministro de Instrucción Pública de Fran-cia, Guizot, promulgó en 1839.

El respeto de los fondos consiste en mantener agru-pados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cual-quier naturaleza, provenientes de una administración,de un establecimiento, o de una persona natural o mo-ral determinadas.32

Esa palabra “procedencia” como sello de calidad delos archivos ha dado a la archivística una posición supe-rior en las mentes tanto de algunos historiadores comode los archivistas.33

Tanto la clasificación como la ordenación deben res-petar la naturaleza orgánica de la institución. La orde-nación no es y no puede ser subjetiva, obedece a factorespreestablecidos por el mismo organismo, asimismo tie-ne dos principios que encierran en sí toda la problemá-tica de la ordenación.

Podemos apreciar entonces que el principio de pro-cedencia crea algunas confusiones terminológicas, sobretodo cuando se habla en términos de archivística. El Dr.Gunnar Mendoza nos advierte de esta situación: “perolo que el principio establece no es la procedencia literal

31 Friedrich Meinecke: Erlebtes, 1862-1901, pp 137-148, Leipzig,1941. Cit. en E. Posner: Max Lehmann..., op. cit.

32 Michel Duchein: “El respeto de los fondos en archivística: princi-pios teóricos y problemas prácticos”, Gazette des archives, 97, 1977, pp.71-96.

33 L.J. Cappon: Principios básicos los manuscritos históricos comodocumentos: algunas definiciones y su aplicación, Institute of Early Ame-rican, History and Culture, The American Archivist, 19/2, 1956, pp. 101-110.

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sino archivística”.34 Por medio de este principio se esta-blece que los documentos deben agruparse de acuerdo ala procedencia, que se la considera no como del lugar enque nace el documento, sino más bien el lugar donde hasido archivado, donde ha concluido sus fines primarios.Para evitar este tipo de interpretaciones, se consideranecesario dividir el principio en dos conceptos, sin alte-rar su esencia. Denominamos entonces principio de pro-cedencia al lugar donde se origina el documento, y prin-cipio de pertenencia, al lugar donde el documento hacontinuado su trámite y ha cumplido sus fines.

En la ordenación tenemos entonces la entidad pro-ductora, y la entidad de pertenencia. Un individuo efec-túa un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El docu-mento sigue su trámite en las dependencias de la rentahasta que emane una resolución, sea ésta positiva o ne-gativa, el principio de procedencia será entonces el in-dividuo, que al gestionar el reclamo ha dado movimien-to a una serie de funcionarios relacionados por sus acti-vidades con la naturaleza del reclamo, pero este indivi-duo no se lleva el expediente, el expediente con la reso-lución se queda en la institución donde fue gestionado,encontramos entonces el principio de pertenencia. Na-turalmente este documento pertenece al archivo de larenta.

“Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos mati-ces, el principio del respeto de los fondos, o principio deprocedencia es admitido universalmente como la basede la archivística teórica y práctica. Ciertamente ha dadolugar a ciertas críticas, pero generalmente recaen sobretales o cuales aplicaciones, y no sobre el principio mis-

34 Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación..., op. cit., p. 7. Cit.en Víctor Hugo Arévalo Jordán, Teoría, fundamentos..., op. cit., p. 190.

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mo. Con pleno derecho se puede esperar que nuncamás será objeto de discusión fundamental35 , porqueconstituye una adquisición definitiva de la archivísti-ca”.36 Personalmente consideramos que aún nos quedapor descubrir mejores resultados e interpretaciones so-bre este tema. “En su formulación actual el principio deprocedencia establece que los documentos deben agru-parse en el archivo, de acuerdo con las entidades de pro-cedencia aplicada a los documentos acaba adquiriendouna condición equívoca. Así, una nota enviada por el Pre-sidente de la República al ministerio de Relaciones Ex-teriores debería agruparse entre los documentos de laPresidencia de la República pues de allí procede literal-mente; pero lo que el principio establece no es la proce-dencia literal sino la archivística”.37

El principio de orden original establece que la do-cumentación debe conservarse en el orden que recibiódurante su función administrativa. Es mucho más sim-ple manejarse con este principio, porque en realidad con-tiene a varios principios de los estudiados, pero, de acuer-do a la tradición administrativa de cada lugar, debe serinterpretado acorde a las necesidades de cada institu-ción.

Establecemos entonces una generalidad para todoslos archivos, que la documentación debe ordenarse res-petando la pertenencia natural y el orden en el cual seprodujo.

35 Destacado en negritas por el autor.36 Michel Duchein: “El respeto de los fondos...”, op. cit.37 Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación..., op. cit.

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Principio de procedencia y de ordenoriginal

En la actualidad, todo proceso archivístico se susten-ta en los principios de procedencia (PP) y orden original(OO), lo que nos permite hablar de una metodología ar-chivística. Estos principios conforman todo un sistemapara preservar y organizar los documentos de acuerdocon su función inicial y ordenación.

Uno de los hitos de este procedimiento puede consi-derarse a la centralización del primer archivo de carác-ter nacional realizado en Francia en 1794, que se enfren-ta con organizar archivos recibidos de los distintos de-partamentos que conforman la división política de Fran-cia. Entre 1839 y 1841 se adopta la práctica del princi-pio de respect des fonds que es una de las formas origi-nales de lo que sería el principio de procedencia. Comoobservamos en anteriores párrafos, este principio tratade establecer que los documentos de un departamentodeben conservarse en su integridad, evitando fraccio-narse y dispersarse, pero este principio pero no estable-ce aún el orden que debe mantenerse dentro de cada de-partamento.

Posteriormente, los archiveros alemanes, en 1881,enunciaron la ordenación archivística combinando el prin-cipio de procedencia con el del orden original, mantenien-do la estructura original del archivo donde se crearonlos documentos. Continuaron con el trabajo los holande-ses Samuel Muller, J.A. Feith y R. Fruin, en 1898, en suManual de archivos, enunciando las dos normas funda-mentales. La primera: una colección archivística confor-ma un todo orgánico, derivado de una fuente u oficinacreadora común. La segunda: el orden archivístico origi-nal y toda la estructura no es un resultado casual, sino

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una consecuencia lógica de la organización, de un cuerpoadministrativo, cuyas funciones producen los documen-tos.

La procedencia da importancia a la entidad crea-dora de los documentos en vez de a quien los conserva,a la relación recíproca entre los documentos y quieneslos crearon.

Esto nos lleva a comprender dos aspectos primordia-les archivísticos: los documentos en sí y el entorno en elque fueron creados.

Debemos aclarar que la aceptación del orden crea-dor no es sustituto de un sistema de clasificación, sinoque la clasificación está sujeta a estos principios o a losprincipios que se adopten. Michel Duchein expresa quesin el principio de procedencia toda tarea archivísticaes arbitraria, inexacta y subjetiva, por la sencilla razónde que todos los documentos pueden ser clasificados te-máticamente de dos o tres maneras.

El principio de procedencia, juntamente con el delorden original, facilitan la organización archivística ydescripción de los fondos documentales. Schellembergnos hace comprender con mucha facilidad, que es clarala información que revelan los documentos en su rela-ción con sus funciones de origen.

El principio del orden original. Los alemanes for-mularon que los documentos deben ser mantenidos enel orden y con las identificaciones que recibieron en elcurso de la actividad de la dependencia que los creó. Teó-ricamente el orden original debe ser retenido si satisfa-ce las condiciones:

– Preservar las interrelaciones documentales que leson inherentes.

– Proveer información acerca de la creación y uso delos documentos o sobre las actividades que testimonian.

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– Agregar valor a los archivos al ser una evidenciaobjetiva de una actividad determinada.

La cuestión de la automatización de documentos nosrecuerda que el orden original está basado en la presun-ción de que la estructura general de los documentos deuna repartición puede y debe reflejar su estructura orga-nizacional. El principio de procedencia y el de orden ori-ginal conforman un sistema de organización coherentepara los archivos.38

Cuando decimos que la descripción es una técnicadocumental empleada en los archivos, a fin de conocerel contenido y la ubicación de los documentos, compren-demos que existen una serie de actividades que tienenuna sola finalidad, revelar la índole del contenido docu-mental, pero cuando hablamos de ordenación y clasifi-cación, nos referimos a dos técnicas a emplear, aparen-temente distintas, lo cual se manifiesta en expresionesde poca comprensión al nombrar a esta etapa en el trabajoarchivístico, es decir, hablamos de dos términos semejan-tes en apariencia pero distintos en su aplicación. Estasituación genera dudas fundamentadas, conlleva proble-mas de definición y comprensión; ambos términos tie-nen un alcance similar, son genéricos en su concepto, ysirven a un mismo fin: ordenar y clasificar, se utiliza, serecomienda, pero queda aún por discutir qué se quieredecir cuando hablamos de ordenación y clasificación do-cumental.

Ni ordenar es clasificar, ni clasificar es ordenar, cuan-do vemos una definición que enuncie “ordenar es clasifi-car” o lo contrario, cuando veamos que dicen “clasificares la acción de ordenar”, es evidente que no están muy

38 Fredric M. Miller: Ordenación y descripción de archivos y manus-critos, Washington, OEA. 1994, cap. 3.

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claros los conceptos. Independiente de que obviamos unprincipio de la lógica, la que enuncia que una cosa no pue-de ser otra en el mismo tiempo y espacio.

Los conceptos de ordenación y clasificación, con al-gunas variantes, se pueden ver en distintos apuntes ytratados. Esas variantes hacen más valedero el enuncia-do de estos principios, puesto que no tienen la rigidezmatemática, pero sí la flexibilidad suficiente como parano salir del margen dispuesto por la definición. Inclusi-ve se habla de ambos indistintamente, como si se trata-ran de sinónimos. Lo importante es que hay una cons-tante que quiere resolver este problema, que no es el úni-co, en Archivología.

Erminda Bobone, quien fuera profesora de la Escue-la de Archiveros de Córdoba, escribe refiriéndose al or-den de los términos, es decir, primero se clasifica luegose ordena, orden seguido por algunos docentes en la ma-teria:

“Veamos cómo se produce tal anterioridad en el casode los archivos históricos y en el de archivos adminis-trativos.

”En los primeros pueden a su vez presentarse doscasos: que la documentación esté organizada de antiguo,bien, mal, o regular, y el archivero por lo que respecta ala clasificación sólo ha de llevar a cabo una crítica seriareclasificando desde fuera sin alterar lo establecido, oque la documentación esté totalmente desorganizada yentonces tras el estudio de los organismos que reflejanla documentación, sus atribuciones, funciones y activi-dades, reconstruir y plasmar la organización de los fon-dos.

”En el caso de archivos administrativos, la clasifica-ción viene dada, encauzada por la misma producción deldocumento: es un proceso natural. Al formarse los expe-

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dientes dentro de la entidad productora nacen orgáni-camente cumpliendo sus funciones administrativas. Teó-ricamente el archivero integrará los documentos dentrode las clases o grupos que ya están determinados por lamisma actividad del organismo de donde proceden.

”En ambos casos la ordenación seguirá a la clasifica-ción”.39

En estas breves palabras, hemos cruzado todas lasdefiniciones holandesas y alemanas.

Cuando observamos definiciones que dan por senta-do que los documentos se clasifican por materias, es depensar que dicha persona es bibliotecaria, y quiere abor-dar el tema desde su experiencia; debemos comprenderentonces que en lugar de materias, los archiveros habla-mos de asuntos, salvo que nos estemos refiriendo a in-formación científica contenida en los documentos, peroeso prácticamente y por el momento, es una exquisitezde los archivos. Y aun así, incluyendo el término mate-rias, la metodología tan variada sobre estos dos térmi-nos hace al tema muy confuso en la actualidad.

La cuestión es si consideramos ambos términos comose presentan, aplicando letra muerta como pretendenmuchos, o incorporamos otros términos que compliquenmás la situación. Es cierto que pueden surgir algunostérminos más propicios a los archiveros, sobre todo paraaquellos que quieren huir de la influencia de la bibliote-cología. Debemos comprender que una terminología si-milar puede ser utilizada considerando que su significa-do ha de cambiar de acuerdo al contexto en cual se de-sarrolla. De ahí que algunos archiveros prefieren hablarsólo de ordenación y no de clasificación, otros buscan apo-

39 Erminda Bobone de Ninci: “Clasificación”, en Archivística. CursoBásico, Major, Córdoba, Argentina, 1981, pp. 21-24.

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yo científico para comprender el término clasificación,inclusive podemos observar una tercera alternativa, enla que se quiere hablar solamente de organización de losarchivos, este término contribuye a aumentar el estadoindefinido de lo que pretendemos todos.

Theodoro Schellemberg nos marca las pautas de es-tos términos en su libro Archivos modernos.40 “El proble-ma del ordenamiento de archivos en sus aspectos teóri-cos e históricos ha sido de gran interés para los archi-vistas de varios países y las líneas generales de un desa-rrollo que culminó en el famoso principio de proceden-cia fueron ejecutadas convincentemente.41 Lo que ha reci-bido menos atención son los rumbos del pensamiento his-tórico que ayudaron a perfilar la teoría de archivos, lascircunstancias bajo las cuales la idea teórica se tradujoen acción, y no pocos fueron los hombres que ayudarona liberar la profesión de archivos de la influencia de ideasajenas a sus tareas”.42

Ordenar y clasificar son dos técnicas, perfectamentediferenciadas y esenciales, dentro de las cada vez máscomplejas tareas que desempeñan los archiveros.

A fin de no extendernos más, analicemos cada defini-ción, para ver si podemos acercarnos a una realidad. Pri-mero entonces la ordenación y luego la clasificación, ypara aquellos entusiastas, analizaremos la diferencia conorganización.

40 Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos..., op. cit., pp. 358.41 Contribuyó al Indian Archives (enero-junio 1950) citado por:

Ernst Posner: “Max Lehmann...”, op. cit., en: La administración moder-na de archivos y la gestión de documentos: el prontuario del RAMP. Recopi-lado por Meter Waine con la asistencia de un grupo de trabajo del Con-sejo Internacional de Archivos, Programa General de Información yUNISIST, Organización de las Naciones Unidas para la Educación, laCiencia y la Cultura, París, diciembre de 1985.

42 Ernst Posner: “Max Lehmann...”, op. cit., en: La administraciónmoderna..., op. cit.

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LOS CONCEPTOS

Arrastramos permanentemente problemas de lengua-je, tratamos de extraer significados adecuados a voca-blos comunes, que acarrean conceptos equivocados: de-cimos archivística en lugar de archivología, conceptual-mente son diferentes, uno habla de técnicas aplicadas, yel otro de generalidades y teoría; decimos documenta-ción en lugar de documentos, cuando a la hora de inter-pretar, son diferentes. La documentación es informaciónprocesada. La expresión más generalizada la proporcio-na la Federación Internacional de Documentación: “eltérmino documentación se refiere a la creación, trans-misión, colección, clasificación y uso de documentos; losdocumentos pueden definirse en forma amplia como undocumento registrado en cualquier formato”.43 “De acuer-do con esta definición, la documentación tiene un carác-ter universal que abarca todo conocimiento, sin impor-tar el medio y la forma en que se encuentre registrado ylos métodos para implementar su uso. Si el alcance de ladocumentación es tan amplio que requiere alguna deli-mitación para propósitos prácticos, también comprendeuna progresión lógica de actividades, familiares al archi-vista orientada hacia el uso de documentos”.44

Los documentos son productos de las distintas acti-vidades en las instituciones, estas actividades respon-den a procedimientos administrativos; la institución quelos origina los consulta periódicamente de acuerdo a sus

43 American Documentation, I: 3 (1950), citado por L.J. Cappon.“Principios básicos los manuscritos históricos como documentos: algu-nas definiciones y su aplicación”, The American Archivist, 19/2, 1956,pp. 101-110, en La administración moderna..., op. cit.

44 L.J. Cappon: Principios básicos los manuscritos históricos... op. cit.

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necesidades de información, razón por la que le intere-sa conservar su información. De ahí la urgencia de ge-nerar procedimientos, técnicas y métodos, que permi-tan localizar los documentos requeridos en un tiempomínimo. Por ello que se recomienda que los documentosdeben estar “debidamente clasificados y dentro de su cla-se convenientemente ordenada”.45 Este concepto está deacuerdo con la opinión de Bobone: “Quizá para alcanzarla imagen diferencial entre una y otra actividad, pode-mos acudir a dos verbos que nos den una impronta cla-ra. La clasificación va unida a la idea de separar, la or-denación a la de unir”.46

Es aceptado por todos los archiveros que utilizan es-tos términos en su bagaje cultural y curricular, que cla-sificar es separar, dividir un conjunto de elementos es-tableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos loselementos de cada grupo estableciendo una unidad deacuerdo a determinados aspectos o caracteres, princi-palmente considerando la data, cronológica; el alfabeto,alfabético, o el número, numérico.

“Una consideración más puede ayudarnos a marcarlas diferencias: la clasificación es aplicable a la totalidadde un fondo o a las secciones de ese fondo, pero la orde-nación ha de realizarse sobre los documentos de cada se-rie y dentro de las unidades de instalación. No tendríarazón de ser el ordenar cronológicamente todos los do-cumentos de un archivo”.47

Analicemos cada concepto.

45 Erminda Bobone de Ninci: “Clasificación”, op. cit.46 Ibídem.47 Ídem.

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Concepto de ordenación

Relativo a orden, establecer un orden, también se diceordenanza, en cambio orden vemos que etimológicamen-te deriva del vocablo latino ordo, -inis, éste a su vez de-riva del vocablo griego, orthós, recto. El Diccionario dela Real Academia Española señala a esta palabra comoambigua, o sea, de ambos géneros, la orden como el or-den, indistintamente, excepto en los significados de “man-dato, orden de caballería” y “coro de ángeles”, en que lada como femenina; sin embargo, actualmente, en el len-guaje corriente está cristalizado el uso del masculino enunos casos y el femenino en otros, según se anota en cadaacepción.

Cuando se usa la acepción masculina (en; por) tene-mos la manera de estar colocadas las cosas o de suceder-se en el espacio o en el tiempo, cuando está sujeta a unaregla o norma. La clase de regla o norma puede expre-sarse con un adjetivo o complemento aplicado a “orden”:Colocaron por orden de fecha. Las fichas están en ordenalfabético. Parece que todos los archiveros se limitan aadmitir esta acepción, lisa y llanamente, pero analice-mos otros conceptos sobre el mismo vocablo.

Circunstancia de estar o de suceder o hacerse las co-sas de un conjunto cada una en el sitio o momento que lecorresponde: Los expedientes están en orden. El depósitoestá en orden. Examinaremos (los documentos) por or-den de asuntos.

“Organización”. Circunstancia de marchar un asuntoo funcionar una cosa con regularidad y coordinación: Eneste archivo no hay orden: cada uno trabaja cuando leparece.

“Normalidad”. Circunstancia de no estar alterada lavida o la marcha de una colectividad o una reunión de

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personas por alborotos, riñas, indisciplina, etc.: Cuandose restableció el orden, el orador continuó su discurso.

Refiriéndose al género de vida que se hace, regulari-dad, buena distribución del tiempo, falta de vicios o ex-cesos.

El Diccionario de la Real Academia Española seña-la como: “(masc. y fem.) Relación o respecto de una cosaa otra. (masc.; historia natural) Cada grupo taxonómicode los que integran una clase, los cuales, a su vez, estánconstituidos por varias familias. (V. clasificar)”. Aquíobservamos un concepto mejor logrado del término.

“(fem.; frecuentem. en pl.) Orden sagrada: ‘Haber re-cibido [Tener] órdenes’. Natural. Manera de existir uocurrir las cosas conforme a las leyes de la naturaleza.Pública. Situación de un país en relación con la sumi-sión por parte de los ciudadanos a lo establecido por lasautoridades. Religiosa. Instituto religioso formado porpersonas que viven en comunidad en conventos o monas-terios, sometidas a una regla”.

Y mucho más que no colocamos aquí, porque nos dauna idea de cómo se usa el vocablo y porque nos resultatan ambiguo a la hora de aplicar la ordenación en el ar-chivo. Bien, veamos la parte no literal sino conceptualde este término, y lógicamente, mucho más profunda.

Orden es un término que involucra las nociones dedisposición o correlación entre partes, regidas por al-gún principio o regla. Este concepto es válido en la Ar-chivología, porque a través de la ordenación establece-mos los principios de procedencia y de orden original,que analizaremos con más detalle. A su vez, esta nociónpuede tomarse de varias maneras. Si se hace hincapiéen la disposición de las distintas partes según su esen-cia o su ser, se habla de un ordo essendi de tipo ontológi-co, que fue la noción predominante en el mundo antiguo

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y medieval, donde el orden se entendía como contrapues-to a caos, e implicaba que lo ordenado está sometido aregla, medida y razón, de forma que aquello que es orde-nado sucede según una cierta necesidad.

También nos es comprensible esta definición, sobretodo cuando hablamos que nos contraponemos al caos.

La ordenación y la clasificación son dos ramas de unmismo trabajo, ambos están muy ligados, la ordenaciónes la materialización de la clasificación, al mismo tiem-po es el paso ineludible a la descripción.

En la clasificación se observa una relación de conti-nente y contenido en concordancia con la definición deArchivología; continente y contenido en cuanto a una ac-ción que encierra funciones, éstas a su vez encierran acti-vidades. Los fundamentos de la ordenación no contradi-cen en absoluto estas nociones. Ordenar es dar utilidada la documentación, permitir que su información sea re-cuperable, es obtener físicamente los contenidos del do-cumento, agrupar los documentos de una forma racional,primero ordenar y agrupar los documentos individua-les enmarcados en las actividades para convertirlos enunidades inteligibles y de acuerdo con las funciones desa-rrolladas, luego agrupar estas unidades relacionadasentre sí, dentro del contexto de la administración quegenera documentos, de modo que reflejen las accionesde la entidad. Si contenemos esta unidad entre las trestécnicas: la clasificación, la ordenación y la descripción,la identidad archivística del documento se mantiene de-finida, como consecuencia, nos da los propósitos del ar-chivo y de la entidad.

Si hemos ordenado adecuadamente la documentación,nos responde de inmediato el fondo de origen, porquenecesariamente los documentos pertenecientes a un de-terminado organismo productor están reunidos en un

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determinado lugar. La actividad específica determinalos puestos que estarán dentro de la clasificación, orde-nados por funciones y actividades. El tipo documentaldefine la ubicación del documento.

La ordenación está sujeta a los factores de formacióndel archivo, es decir, se dará una primera fase, fuera delarchivo, donde los papeles sueltos serán ordenados deacuerdo a las necesidades primarias del documento. Enesta fase se da una pre-clasificación. Esta ordenación,llamémosla primaria, estará de acuerdo con las activi-dades del organismo o institución. Luego se presenta lasegunda fase, cuando el documento ha cumplido deter-minados fines pero constituye aún un elemento de con-sulta, la ordenación será la misma, por consiguiente enesta etapa se sigue denominándola primaria.

Posteriormente los documentos son transferidos auna fase intermedia, esto sucede cuando han cumplidoexhaustivamente sus objetivos; la ordenación continua-rá en esta fase a la primaria, pero por su volumen los do-cumentos estarán ordenados por acciones, por sus res-pectivas funciones y actividades que constituyen los he-chos generadores del documento, llamémosla en este as-pecto ordenación secundaria. Por el número de ordenmás que de importancia, esta ordenación permaneceráen la fase histórica, donde los documentos han sido se-leccionados por sus valores y necesidades de consulta.

En la ordenación primaria, es posible que el documen-to esté en diferentes lugares, sea que éstos han sido re-producidos por copias carbónicas, copias legalizadas, fo-tocopias o cualquier sistema reprógrafo. Una resolución,circular, disposiciones de tipo general, normas adminis-trativas, pueden estar en los archivos eventuales dondese desarrollan actividades similares o relacionadas conestos tipos documentales; pero en la ordenación secun-

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daria, el documento no puede estar materialmente sinoen un solo punto del espacio. La multiplicidad del docu-mento se realizará a través de los auxiliares descripti-vos.

Ordenar, en primera instancia, significa poner or-den, concierto y buena disposición, encaminar o dirigirhacia un fin. Como consecuencia la ordenación es, siem-pre en primera instancia, la colocación de las cosas en ellugar que les corresponde, o como la regla que debe ob-servarse para hacer las cosas.

En el terreno estrictamente filosófico la primera no-ción de orden surgió con el pensamiento de Anaximan-dro, quien concibe el proceso del devenir a partir de suconcepción del ápeiron (ausencia de limites y de deter-minaciones). Lo concibe como un proceso ordenado quesigue la seriación del tiempo, y del que se puede dar ra-zón en tanto que es pensado por el logos. También en estesentido, el orden puede aparecer próximo al logos de He-ráclito entendido como “ley eterna”. Mientras que paralos atomistas Leucipo y Demócrito, el orden del cosmosse podía explicar por la conjunción de los átomos en elvacío según el contacto (el giro y la confirmación se vin-cularían a la posición y la figura o esquema, respectiva-mente), para Anaxágoras, tal como afirma Aristóteles, lateoría de los cuatro elementos (tierra, aire, agua y fue-go) no era suficiente para dar explicación del orden delmundo, como tampoco lo era atribuirlo al mero azar, porello postuló la necesidad de un nous que explicase dichaordenación.

El enfoque plenamente ontológico de la noción de or-den se da con Platón, quien entiende la noción de ordencomo adecuación a la idea: una cosa está ordenada cuan-do corresponde a su idea, según la teoría de la partici-pación. De esta manera, la relación que Platón estable-

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cía entre mundo sensible y mundo inteligible, quedabacomo relación de subordinación de lo inferior a lo supe-rior. Desde una perspectiva distinta, Aristóteles conci-be el orden como una de las clases de la medida (Cate-gorías, 8, 8b), o como una relación de las partes respectodel espacio o del tiempo, cuya forma fundamental es lade antes-después (Metafísica, 1018b 26). Esta relación deprecedencia o de consecuencia, a su vez, tiene su mani-festación más acabada en la de orden causal: el efectono puede preceder a la causa. De esta manera, el ordenes entendido como seriación o sucesión coherente regi-da por una ley, que puede ser la de causalidad, por ejem-plo, aunque muchas otras series no causales también es-tán ordenadas (series geométricas, orden numérico, etc.).

El orden, como disposición o arreglo, es según Aristó-teles, una de las formas o clases de la medida, ésta debeentenderse sin embargo, en sentido “ontológico” es de-cir, del ser en general, y no sólo como arreglo especialde cosas entre sí o de las partes entre sí de una cosa. Poreso Aristóteles vincula el orden, en tanto disposición,con el hábito y supone que la diferencia fundamental en-tre ambos reside en la menor permanencia del primero.Esto no lleva a una conclusión más adecuada, es decirque podemos afirmar que el orden es una determinadarelación recíproca de las partes. Creemos que se com-prende mejor al decir que el trabajo archivístico sobrelos documentos es restablecer esa relación original delas partes. Esta conceptuación de la relación de las par-tes se le atribuye a San Agustín y también a Santo To-más, aun cuando estos dos autores no conciban siempredel mismo modo la noción del “orden”.

Alejándonos un poco de nuestra realidad, analizamosa San Agustín, nada más que con la finalidad de ver quésacamos en limpio de este término tan especial, “Para

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San Agustín, el orden es uno de los atributos que haceque lo creado por Dios sea bueno. Dios ha creado las co-sas según forma, medida, y orden. El orden es una per-fección. Desde el punto de vista metafísico, el orden esla subordinación de lo inferior a lo superior, de lo crea-do al Creador. Supone una jerarquía ontológica”.48 Con-sideremos estos párrafos con mayor detenimiento.El orden presupone que tiene el mismo nivel que la for-ma y medida, lo cual no siempre habla del orden numé-rico ni cosa parecida, pero sí nos habla de la subordina-ción de lo inferior a lo superior. Podríamos vislumbraralgo de lo que se dice clasificación, pero sin llegar a esenivel, pero tenemos otra pauta, sólo ontológicamente, locual nos da de lleno que orden es mucho más genérico yde alcances más amplios que clasificación, aun cuandoen la práctica, la clasificación es más manuable, por loque podemos interpretar que es correcta la postura dequienes dicen ordenación y clasificación. En ese ordende cosas. Para aclarar mejor estas consideraciones, re-conocemos que son netamente teóricas, pero debemos te-ner fundamentos adecuados para hablar en la prácticaarchivística, a fin de no tener ni transmitir conocimien-tos confusos.

De acuerdo con Maimónides, la naturaleza no tieneinteligencia ordenadora, esta organización emana de unprincipio intelectual y es obra de un ser que ha impresoesas facultades en todo lo que posee una facultad natu-ral. Otra pauta que nos da este párrafo es que la orde-nación es una facultad bajo determinados principios in-telectuales.

48 José Ferrater Mora: Diccionario de Filosofía abreviado, texto pre-parado por Eduardo García Belsunce y Ezequiel de Olasso, Buenos Ai-res, Sudamericana, 1975, pp. 315-317.

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Santo Tomás nos habla de cierta relación recíprocade las partes, presupone la jerarquía ontológica de SanAgustín. En Santo Tomás la noción de orden se complicacon la de sitio. Incluye algún modo del antes y del des-pués. El orden sería entonces la disposición de una plu-ralidad de cosas u objetos de acuerdo con la anteriori-dad y la posterioridad, en virtud de un principio. Consi-deramos aquí que ya estamos hablando de terrenos co-nocidos, la pluralidad de cosas puede relacionarse conla pluralidad de documentos, de acuerdo con la anterio-ridad y posterioridad, lo que justifica el sitio, podemosrelacionarla perfectamente con los principios de ordenoriginal y de procedencia, lo cual ya justifica la frase “envirtud de un principio”; pero veamos, el orden es la re-lación de las partes respecto a un espacio, para los mo-dernos pensadores el espacio es la primera imagen quesuscita la palabra orden, está en la concepción clásicavinculada y aun subordinada a la relación respecto a laclase a la cual pertenecen las partes y, en último térmi-no, respecto a la idea.

En todo caso, parece haber una referencia notoria en-tre la concepción antigua del orden y muchas de las con-cepciones, modernas. Nuestra obligación no es decir “or-denar es colocar los expedientes en orden numérico”, asíde simple, al contrario, nuestra mayor concepción delorden nos ayuda en forma permanente a lograr un fun-damento adecuado para nuestro trabajo. Evitemos poruna concepción inadecuada de los conceptos, las suscep-tibilidad y posibilidad que se presenta de efectuar la pre-gunta, si es necesario este paso de ordenar, clasificar, sila descripción lo resuelve todo. Es cierto, puede darseesa posibilidad, más aún con la aparición de los ordena-dores y su aplicación a grandes volúmenes de documen-

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tos, pero, es escoger el camino más largo, tortuoso e in-seguro.

El concepto moderno del orden se refiere a una re-lación de realidades entre sí (este concepto puede ser basedel tipo documental): el concepto medieval se refiere auna relación completamente distinta de la cosa real consu idea. En la época moderna, el orden sufre un procesode desontologización y de cuantificación que lo convier-te en una disposición geométrica y numérica y, desde lue-go, a partir del predominio del análisis, reducible siem-pre a la última (numérica).

En algunos casos, el orden dentro del pensamientomoderno, es entendido nuevamente en un sentido muyaproximado al griego y al medieval. Para Leibniz, que elmundo esté “ordenado” significa que está primariamen-te jerarquizado, ontológicamente, por supuesto. Hay or-den porque hay un principio de ordenación según el cual,cada cosa está en su lugar. Lo bueno de Leibniz es queel orden no sólo subyace en lo ontológico, sino que es fun-damento de todas las demás series de orden, como el fí-sico, el matemático, etc. Leibniz trata de unir el pensa-miento tradicional con el moderno: el orden es una je-rarquía, pero también una serie, o en última instancia,es una jerarquía porque es una serie, y toda serie es dealgún modo, jerárquica.

Lo que podría llamarse desontologización de la ideade orden en la Edad Moderna, no equivale a decir queen toda esa época la idea de orden es independiente dela jerarquía ontológica. Hay excepciones. Muchos pensa-dores modernos siguen teniendo en cuenta la idea delorden como orden del ser. Con la tendencia de subrayarlas cuestiones del conocimiento frente a las cuestionessobre la realidad, parece como si el orden fuera más bienun orden del conocer. Se insiste en el orden natural tra-

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tando de evitar el sobrenatural. Este aspecto del estu-dio del orden no nos aleja de nuestra realidad, porquerequerimos de ese orden para tener un conocimiento realy concreto de todo lo que poseemos y podemos adminis-trar adecuadamente o bien posteriormente, clasificar.

El orden en suma, parece residir en las cosas mismasen cuanto son conocidas, de ahí el paso de la idea de or-den a la regularidad y uniformidad de la naturaleza.

Ahora bien, en lo que nos corresponde a la noción pri-maria de orden, exclusivamente formal, diremos que elorden es definido como la disposición de un conjunto deentidades, ejemplos de ordenación de conjuntos de enti-dades son: el orden de los números naturales, el ordende los puntos de una línea. Aparentemente, éste es el as-pecto esencial que muchos archiveros prefieren tomarpara organizar los documentos depositados en el archivo.

De un modo más formal el orden es definido como larelación entre miembros de una clase, según la cual unosmiembros preceden a otros. Los miembros son llamadoscon frecuencia elementos, se dice entonces que hay or-den entre los elementos de un conjunto. Estaríamos ha-blando de los fundamentos de la clasificación, pero comoun suborden dentro del orden, lo cual justificaría la ten-dencia de hablar como ordenación y clasificación y noviceversa como se pretende explicar. Pero seguimos connuestro análisis para que no nos queden dudas de lo quedecimos.

Si, en cambio, se entiende el orden desde la perspec-tiva de los criterios de ordenación de las cosas conoci-das, entonces se trata del ordo cognoscendi de naturale-za gnoseológica, que es la que predomina desde la mo-dernidad. Corresponde al estudio teórico sobre el com-portamiento de la información en las instituciones, ade-más, si se tiende a pensar el orden como disposición de

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partes, se concibe el orden como una propiedad espacial.En cambio, también puede pensarse una ordenación me-ramente temporal o cronológica.

En el primer caso, el orden es de tipo geométrico; enel segundo, de tipo numérico. En ambos casos, lo orde-nado se halla sometido igualmente a una razón, pero enel sentido de la razón matemática (entendida como pro-porción).

En el mundo antiguo, como hemos dicho, se tiende acomprender la noción de orden de manera ontológicacomo opuesta a caos. Por ello, según los primeros siste-mas filosóficos, el caos deviene cosmos que originalmen-te significa “orden”, porque está sometido al logos, queexpresa regla, medida y razón, y por ello puede enten-derse racionalmente. Desde esta perspectiva el ordenes condición de inteligibilidad de lo existente, ya que im-plica legalidad (sometido a ley) y, por tanto, necesidad yregularidad.

Al parecer esta primitiva noción surgió como una ex-trapolación o proyección del pensamiento social: una so-ciedad es justa y racional cuando está ordenada segúnleyes. Así, originariamente la noción de orden cosmoló-gico deriva de la de orden social. Nótese que esta termi-nología es de raigambre jurídica, pues tanto ley, comocosmos —orden— son términos surgidos de este ámbitodel pensamiento. Desde este punto de vista, la nociónde orden estará presidida por la de subordinación, e im-plicará una jerarquización. De esta manera, lo ordenadoserá lo jerarquizado según cierto principio.

En el pensamiento cristiano de orientación platóni-ca se interpretó la noción de orden como subordinaciónde lo inferior a lo superior, en el sentido de subordina-ción de todo lo creado al creador. San Agustín afirmabaque Dios crea según forma, medida y orden, de manera

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que lo creado está ordenado porque se adecua a los pla-nes de la providencia, y está regulado por las ideas ejem-plares o arquetípicas que están en Dios. Desde esta pers-pectiva, lo opuesto al orden ya no será propiamente elcaos (en el sentido originario de lo abierto), sino el des-orden. A través de este proceso, la noción de orden, sur-gida ya en sus inicios como proyección del orden socialsobre la naturaleza-cosmos, vuelve de nuevo como ordensocial, pero revestida de su nuevo carácter cosmológico,e interpretada teológicamente.

Santo Tomás, más vinculado a la tradición aristotéli-ca, concibe el orden como la disposición regulada por unprincipio de una pluralidad de cosas de acuerdo con loanterior y posterior. No obstante, esta noción sigue dan-do especial importancia a la relación de subordinacióndentro de la clase a la que pertenecen las partes orde-nadas, de manera que, en cierta forma, sigue siendo en-tendida como una relación de subordinación a la idea.Por ello, para el pensamiento medieval, incluso una en-tidad aislada puede ser ordenada si se corresponde conlos designios de Dios.

En el pensamiento moderno se tendió más bien a re-interpretar la noción aristotélica de orden entendidocomo seriación regulada causalmente. Esta es la concep-ción que sustentan Spinoza y Leibniz, e incluso el mismoKant, quien incluso considera que el orden causal deter-mina el orden temporal (razón por la cual el tiempo esirreversible). Pero en los pensadores modernos la nociónde orden tiende a entenderse más bien como una rela-ción de realidades entre sí, más que una relación res-pecto de una idea. Con ello se desontologiza esta noción,que tiende a entenderse en su aspecto cuantificable, yse tiende a sustituir la antigua noción de ordo essendi porla de ordo cognoscendi.

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Especial importancia reviste la concepción de Berg-son, para quien el orden es un cierto acuerdo entre elsujeto y el objeto: es el espíritu que se encuentra de nue-vo en las cosas. Pero esto puede darse en dos direccio-nes opuestas que dan lugar a dos tipos de orden: por unaparte el orden inerte, matemático, físico o automático y,por otra, el orden vital, el orden querido u orden de losfines, relacionados, respectivamente, con la espaciali-dad y con la duración. (Vemos que el orden vital corres-ponde a nuestros estudios). La inteligencia —afirmaBergson—, se reconoce en el orden geométrico o físico-matemático, pero ello es debido a que la misma ciencia(de carácter convencional según Bergson) está organiza-da sobre la aceptación previa del orden geométrico, fru-to de la espacialización de la inteligencia y del olvido dela duración pura. Pero ninguna complicación matemáti-ca es capaz de introducir auténtica novedad ni creaciónen el mundo, y esta tendencia negativa es la que expre-san las leyes particulares del mundo físico, incapaces deaprehender el segundo tipo de orden: el orden vital.Bergson critica también la idea negativa de desorden(entendida como ausencia de orden), y señala que talidea es fruto de una confusión entre los dos tipos de or-den mencionados. Estas consideraciones son fundamen-tales —dice Bergson— para la elaboración de la teoríadel conocimiento, cuyo problema fundamental es el deaveriguar cómo es posible la ciencia, es decir, por quéhay orden en las cosas.

La investigación ha de permitir deshacer los falsosproblemas derivados de una mala comprensión de lasnociones de orden contingente, de desorden y de azar.

Además de la distinción propuesta por Bergson, enla actualidad suele distinguirse entre diversos tipos deórdenes:

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– Orden matemático, ciencia en la que el orden sedefine a través de una relación diádica R, y se conside-ran diversos tipos de órdenes, de manera que una clasepuede estar parcialmente ordenada, ordenada, o poseerun orden denso (ver continuidad).

– Orden lógico (el del encadenamiento de las pro-posiciones o juicios según las reglas de un cálculo deduc-tivo, por ejemplo).

– Orden físico y cosmológico, donde, vinculado alos conceptos de la teoría de la información, el orden apa-rece como entropía negativa o neguentropía, y se rela-ciona con la noción de flecha del tiempo. Este aspectoes desarrollado en el análisis gnoseológico del conoci-miento histórico.49

– Orden biológico, definido por la teoría de la evo-lución.

– Orden ético (según normas y principios).– Orden social (según leyes, instituciones y coaccio-

nes que preservan y permiten la continuidad de un gru-po social), etc.50

Concepto de clasificación

La clasificación es la agrupación de los elementos deun conjunto en subconjuntos, clases o conceptos clasifi-catorios que lo dividen de forma disyuntiva y exhausti-va. Clasificar es, por tanto, dividir en grupos de formatal que:

– ningún grupo sea vacío,

49 Víctor Hugo Arévalo Jordán: Apuntes para la introducción a lametodología gnoseológica de la historia, editorial virtual e-libro.net, imp.en Buenos Aires, octubre 2002.

50 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo-sofía en CD-ROM, Barcelona, Herder, 1996.

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– ningún elemento pertenezca a más de un grupo– y la suma de los elementos de todos los grupos equi-

valga a la extensión total del conjunto.Entonces se dice que los conceptos clasificatorios cons-

tituyen una partición de un conjunto.Clasificación se considera a la acción y efecto de cla-

sificar. Escuetamente, clasificar, es (“por, según, aten-diendo a”) dividir un conjunto de cosas en clases. Asig-nar una cosa a una determinada clase o grupo. Clase comocada grupo o división que resulta de repartir o suponerrepartidas las cosas de un conjunto poniendo juntas lasque tienen el mismo valor o ciertas características co-munes.

En la clasificación es que entendemos al grupo taxo-nómico de objetos, intermedio entre el tipo y el orden.La Taxonomía es la ciencia que tiene por objeto la nomen-clatura y clasificación de las cosas, en Archivología laaplicamos en principio a los documentos activos. El gru-po o taxón en la jerarquía se encuentra por debajo de unconcepto general más amplio que el grupo (fondo), y porencima de orden, familia, género y especie.

Las clases pueden ser divididas en subclases o agru-padas en superclases (sección, subsección). Las unida-des que se incluyen en una clase comparten ciertas ca-racterísticas que indican un origen común (trámite), yque no están presentes en otras unidades. Por ejemplo,los comprobantes de pago pertenecen a la clase de losdocumentos contables, que agrupa a todos los documen-tos que presentan características de manejo contable yque representan cifras y de dinero.

Cuando tocamos el término clase, en su concepto ló-gico, se define como una serie, grupo, colección, conjuntode entidades (denominados miembros), que poseen porlo menos una característica común.

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La noción de clase ha sido confundida muchas vecescon la noción de todo. Esa confusión debe evitarse, puesde lo contrario se corre el riesgo de equiparar una enti-dad concreta con una entidad abstracta, aun cuando loselementos (miembros) de que se componen, sean entida-des concretas.

Clase del latín classis, grupo, es un conjunto de co-sas que poseen la misma propiedad, o característica, oconjunto de cosas a que se aplica un término con igualsentido. Normalmente se equipara clase con predicado,aunque propiamente éste es la intención de un términoy clase la extensión del mismo.

Por lo mismo, si clase se define por su extensión, setiene en cuenta el número de miembros o elementos quepertenecen a ella y, si se define intencionalmente, se con-sideran las características que han de tener los elemen-tos o miembros para pertenecer a una clase y no a otra.Prácticamente vemos en la definición dos propiedadesimportantes para la clasificación, las características, quecomo guía apuntan generalmente a los caracteres inter-nos y externos de los documentos, y la cantidad que haceal volumen documental; estos factores son determinan-tes que nos obligan a planificar la clasificación.

Propiamente, la clase se define como la extensión deun predicado, o como el conjunto de objetos que hacenverdadera una función de proposición. Así, el conjuntode documentos a que se aplica el predicado “decreto”constituye la clase de documentos legales; o bien el con-junto de “objetos” que puede llenar el lugar vacío de lafunción “______es decreto” constituye la clase de decre-tos. Para que un documento sea objeto de clasificación,ese objeto debe ser independiente en sí mismo, es decir,no se puede clasificar aquello que depende de otra na-turaleza que es clasificada en otro aspecto.

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Reunir tales objetos es “abstraer”, y la operación rea-lizada se simboliza mediante el operador de abstracción,que simboliza “la clase de todos los x tales que son de-cretos”. Las clases equivalen a lo que la tradición ha lla-mado predicables, en la lógica de Aristóteles; la mismasilogística aristotélica puede considerarse una lógica declases.

Intuitivamente, clase es lo mismo que conjunto, si bienesta última noción pertenece más al campo de las mate-máticas. Pero esta identificación entre ambas nocionesha dado origen a paradojas; de ellas, la más famosa es laparadoja de Russell sobre si la clase de todas las claseses o no miembro de sí misma. Para evitar estas parado-jas, Zermelo propuso la distinción entre conjunto y cla-se, Russell su teoría de los tipos, y Poincaré la noción deimpredicable. De estas teorías se desprende que las cla-ses no pueden ser miembros de otras clases.51

En Archivología, podemos denominar clasificación ala identificación, denominación y agrupamiento de do-cumentos en un sistema establecido. Las numerosas for-mas de documentos que existen deben ser nombradas yorganizadas de manera ordenada, de modo que los ar-chiveros puedan estar seguros de que conocen el orga-nismo exacto que es objeto de estudio.

La definición de los grupos de documentos se basaen la selección de características importantes, o rasgoscompartidos, responsables de que los tipos documenta-les de cada grupo sean semejantes entre sí, y diferentesde los de otros grupos.

Los métodos actuales de la clasificación tienden areunir los grupos en categorías, de modo que éstas re-flejen los procesos discursivos que subyacen bajo las simi-

51 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario..., op. cit.

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litudes y diferencias que existen entre los organismos.Dichas categorías forman un tipo de pirámide, o jerar-quía, donde los distintos niveles representan los dife-rentes grados de relación sustentados en el desarrollode los trámites y los objetivos de los mismos; esto nosacercaría a un proceso metodológico de investigación concaracterísticas netamente archivísticas. Queda muchopor desarrollar y comprender sobre estos temas.

La jerarquía se extiende en sentido ascendente a lolargo de varias unidades documentales, cada una cons-tituida por características individuales estrechamenterelacionadas, hasta unos pocos grupos, cada uno de loscuales reúne un gran número de conjuntos, entre muchosde los cuales sólo existe una relación distante.

Para conseguir que los métodos de la clasificación secorrespondan lo más exactamente posible con la natura-leza de los documentos, los archiveros han examinado ycomparado los caracteres internos y externos de los do-cumentos (CIED), el ciclo vital de los documentos (CVD), ob-tenidos y adaptados estos documentos de la Diplomáti-ca, y que nos permiten analizar el comportamiento de lainformación de tantos documentos como es posible. Unaclasificación normalizada nos permitiría lograr un te-sauro universal sobre la producción documental; quedaabierta la iniciativa.

Todas las ramas de la Archivología contribuyen a di-chos estudios, pero las especialidades que están impli-cadas directamente en los problemas de la clasificaciónson la Taxonomía y la Sistemática.

Aunque las dos disciplinas se superponen, la Taxo-nomía está más centrada en la nomenclatura (denomi-nación) y el establecimiento de los sistemas jerarquiza-dos, y la Sistemática en las relaciones administrativasencuadradas en patrones administrativos.

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Niveles jerárquicosLos archiveros clasifican a los documentos en el ni-

vel básico de tipo documental, otro término conceptual-mente discutible, que es la única categoría de esta índo-le que puede ser considerada real en la institución. Lascategorías superiores son reuniones de grupos de tiposdocumentales. Una serie está compuesta por tipos docu-mentales que comparten muchas características impor-tantes. Además, en los organismos con representaciónde otras entidades, las series están formadas por tiposdocumentales entremezcladas, que de forma ideal no pue-den tener series correctamente identificadas con ningu-na otra, o las características son más bien de una colec-ción propiamente dicha, para estos casos optamos pordenominarlos cuerpos descriptivos.

Las series que no se cruzan con otras, pero están cla-ramente relacionadas entre sí por compartir caracterís-ticas importantes en su función, se agrupan en un sub-grupo. Cada serie recibe los nombres del tipo documen-tal dominante, por lo que no requiere mayores complica-ciones.

Para construir la clasificación jerárquica, se agrupandos o más documentos en series, las series en subgru-pos, los subgrupos en grupos, los grupos en fondos. Losgrupos de documentos incluidos en estas categorías prin-cipales, en cualquier nivel de jerarquía, reciben el nom-bre de taxones, y cada taxón recibe una definición queabarca las características más importantes compartidaspor todos los miembros de un taxón.

En todas las clasificaciones científicas, menos en laarchivística, para permitir una subdivisión mayor, sepueden añadir los prefijos sub- y super- a cualquier ca-tegoría. Aparentemente, no aplicamos a la clasificaciónarchivística considerando la abstracción de la naturaleza

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de aquello que clasificamos, vale decir, sub-fondo, ¿sig-nificaría una categoría menor de fondo? Pero analice-mos si es adecuado decir que un super-fondo está com-puesto de dos fondos, suena raro, pero comprendemosque super-fondo tiene que corresponder a un ministerioo dependencia de gobierno muy grande o a alguna insti-tución internacional que forma fondos con cada país enel cual realiza operaciones.

Tampoco se ve hasta ahora, en clasificaciones com-plejas, la utilización de categorías intermedias especia-les como sección y sub-sección, quedamos apretados alas unidades analizadas hasta el momento. Habíamos pro-puesto en 1982, la incorporación de estos dos términos,sigue vigente esta idea.

En cualquier nivel, un taxón indica una base común.Todos sus miembros se han desarrollado a partir de unantecesor común, que fue la motivación de generar untrámite. Hablamos de taxones simples, pero, en los ca-sos en los que en un taxón determinado confluyen dos omás miembros que tienen características en común peroque derivan en fondos diferentes, se dice que el taxón escompuesto o complejo. Generalmente se intenta dividiry redefinir el taxón de modo que se obtengan taxones sim-ples. La clasificación de los documentos activos está ba-sada en niveles de la organización institucional.

Clasificación decimal DeweyLa clasificación decimal Dewey es un método clasifi-

catorio cuyo fin es la catalogación de libros y otros ma-teriales propios de la Biblioteconomía. Fue desarrolladopor el educador estadounidense Melvil Dewey (1851-1931).

Mediante este sistema de clasificación, las materiasde los libros se dividen en diez categorías principales,

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cada una de las cuales es señalada por un número múl-tiplo de 100.

La primera clase, 000-099, engloba obras generalescomo enciclopedias, periódicos y revistas;

100-199 hace referencia a la filosofía y a la psicolo-gía;

200-299, a religión y mitología;300-399, a las ciencias sociales;400-499, a lenguaje;500-599, a ciencias puras;600-699, a tecnología;700-799, a artes (también deportes y ocio);800-899, a literatura;y 900-999 comprende historia, geografía, biografías y

viajes.Cada clase principal está dividida en diez subclases,

cada una de las cuales, a su vez, se divide con númerosindividuales, indicando otra subdivisión menor. Otra di-visión específica indica la localización geográfica, el pe-ríodo cronológico o la forma del material, que son señala-dos por números decimales que siguen al tercer dígito.

El esquema de esta clasificación fue publicado porDewey en 1876 en un pequeño folleto de 42 páginas; sinembargo, en 1979 apareció la última de las 19 revisionesde su Clasificación decimal e índice relativo en tres volú-menes. Aunque es utilizado en las bibliotecas de todo elmundo, el sistema de clasificación que utiliza la Biblio-teca del Congreso de Estados Unidos ha sido adoptadotambién por algunas bibliotecas, principalmente norte-americanas, aparentemente resulta ser más práctico paralas colecciones especializadas que cuentan con un grannúmero de volúmenes. Es prácticamente inútil aplicar alos documentos de archivos, por mucho que se fuerce elempleo de estas normas.

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Clasificación documental LC

(Library of Congress)La clasificación documental LC (Library of Congress),

es un método clasificatorio con la finalidad de catalogarlos libros y otros materiales documentales, en Bibliote-conomía, ideado por la dirección de la Biblioteca delCongreso en la ciudad de Washington.

En este sistema de clasificación (comúnmente llama-do LC por Library of Congress), todo conocimiento estádividido en 21 clases —indicadas más o menos arbitra-riamente con mayúsculas— en el cuadro de la siguientepágina.

Dentro de cada una de estas clases, el material estádispuesto desde las consideraciones generales hasta losaspectos específicos, y de la teoría a las aplicaciones prác-ticas; los temas específicos están indicados por combinacio-nes de mayúsculas y el más concreto por tres números.

El esquema de clasificación se revisa continuamente.De manera diferente al sistema de clasificación de-

cimal de Dewey, el sistema LC indica aspectos específi-cos de un tema sin señalizaciones numéricas.

Por ejemplo:N (bellas artes), NA arquitectura, NB escultura, ND pintura, ND813 pintura española ND813Gt Francisco de Goya y Lucientes. NK decoración.Dada su flexibilidad, el método LC está particular-

mente indicado para las necesidades de colecciones, debibliotecas especiales y de las grandes bibliotecas en ge-neral.

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A General Works Trabajos Generales

B Philosophy; Religion Filosofía; Religión

C History: Auxiliary Sciences Historia: Auxiliar de ciencias

D Universal History Historia Universal

E, F American History Historia Americana

G Geography; Antropology Geografía, Antropología

H Social Sciences Ciencias Sociales

J Political Science Ciencias Políticas

K Law Leyes

L Education Educación

M Music Música

N Fine Arts Bellas Artes

P Languaje and Literature Lenguaje y Literatura

Q Science Ciencias

R Medicine Medicina

S Agriculture Agricultura

T Technology Tecnología

U Military Science Ciencias Militares

V Naval Science Ciencias Navales

Z Bibliography and Library Sciences

Bibliografía y Ciencias Librarias

Cuadro 3. Clasificación documental LC

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TAXONOMÍA

Composición con las raíces del griego “taxis”, orde-nación, derivado de “tasso”, ordenar, disponer, y “nomos”,ley. La taxonomía se ocupa de la clasificación de los ob-jetos y seres naturales.

Si tomáramos en cuenta los tipos documentales crea-dos en todos los ámbitos institucionales de nuestro pla-neta, sería casi imposible lograr conocerlos a todos. Lataxonomía puede auxiliarnos en el sentido de que nospermite categorizar, ordenar, describir, clasificar a to-dos los documentos generados en una institución, tenien-do como la unidad de una clasificación a los documentos.

Aristóteles clasificaba a las instituciones vivas en tresreinos; Carlos Linneo los clasificó en tres categorías ri-giéndose por la creación divina y dándole prioridad alhombre.

Los múltiples avances tecnológicos nos permiten ob-tener conceptos cada vez más complejos, logrando pro-fundizar la taxonomía a través de diferentes metodolo-gías.

Entendemos entonces que la Taxonomía es la cienciaque estudia la clasificación de los elementos. Las prime-ras clasificaciones de los archivos eran artificiales, debi-do a los escasos conocimientos sobre la estructura de lasinstituciones o la importancia que revestían estos estu-dios sobre la ordenación y clasificación de los documen-tos. Debemos considerar, sin embargo, que estas clasifi-caciones artificiales han servido como material de parti-da para una clasificación basada en las relaciones exis-tentes entre las divisiones orgánicas de las institucio-nes.

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Necesidad de una clasificaciónLa mayoría de las personas tienen un conocimiento

limitado del mundo documental. Circunscrito a su esfe-ra de intereses personales o que los relacionan princi-palmente con entidades que influencian sus propias vi-das. Más allá de la variedad de documentos comunes,algunos nos interesan particularmente, siendo práctica-mente muy limitado nuestro conocimiento sobre los ti-pos documentales y sus múltiples nombres y categorías.

Los archiveros, sin embargo, se enfrentan con la ta-rea de identificar, estudiar, e intercambiar sistemática-mente información de la vasta diversidad de institucio-nes. Para cumplir con esta meta, requerimos disponerde un sistema para nombrar a todas las instituciones paraasí agruparlas en formas ordenadas y lógicas. El proble-ma de elaborar un sistema es inmensamente complica-do y comienza con la unidad básica de la clasificación delos documentos.

¿Especie o tipo documental?Especie en latín significa tipo, la diferencia se pre-

senta cuando llegamos a las aplicaciones del término;tipo documental es un término que se aplica original-mente a documentos vivos, mientras que tipo no necesa-riamente, puede aplicarse también a entidades.

Podemos hablar de tipos de entidades o institucio-nes, o tipos de archivos, así como tipos documentales.Los tipos documentales son unidades naturalmente for-madas en el transcurso de las actividades administrati-vas, semejantes, real o potencialmente entre sí y que sedistinguen de otros tipos documentales por sus caracte-rísticas.

Para propósitos prácticos, un tipo documental es unacategoría en la que se ubica una información específica

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que se ajusta a ciertos criterios bastante rígidos concer-nientes a su estructura y características internas, repro-ducidos en actividades semejantes.

Designación de un tipodocumentalEn la actualidad no existen sistemas de nomencla-

tura ideados para los tipos documentales. El nombre deun documento se genera en la institución con fines deguardar información relativa a la función propia del do-cumento.

Lo que sí podemos observar es que existen nombresmás bien de carácter genérico que específico, como car-tas; esta denominación disminuye su ambigüedad cuan-do hablamos de cartas recibidas, es decir algunos nom-bres tienen genéricos y algún epíteto específico, sea adje-tivo o modificador. El nombre del género siempre se es-cribe primero por ejemplo comprobantes (género) de pago(epíteto).

Puede usarse el genérico cartas sólo cuando uno serefiere a los tipos documentales del grupo entero queconstituye a ese género. Los epítetos específicos por sísolos carecen de sentido, considerando que tipos docu-mentales diferentes en géneros diferentes pueden tenerel mismo epíteto. Por ejemplo, comprobantes de depósitoy cheques de depósito tienen distintas finalidades e in-formación. El epíteto solo no nos entrega información.

Los nombres también pueden ser descriptivos, por laforma o parecido que tengan con otro tipo documental.Estos binomios son una herramienta necesaria para quehaya una comunicación clara e inequívoca entre los ar-chiveros. Cuando se usan diferentes idiomas los proble-mas de comunicación serían insalvables sin un sistema

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de nomenclatura universalmente reconocido y aceptadopor los archiveros.

Clasificación jerárquicaEl objetivo fundamental de los archiveros es percibir

el orden en la diversidad de la creación documental pormedio de la taxonomía.

La taxonomía es un sistema jerárquico que consisteen formar grupos dentro de grupos. En este sistema cadagrupo se denomina taxón y el nivel que se le asigna sellama categoría. Así podemos hablar de categorías: tipodocumental, subgrupo, grupo etc. y como cualquier taxo-nomista, podemos añadir otras categorías: secciones, sub-secciones, etc.

FilogeniaSi clasificamos a las instituciones según sus caracte-

rísticas morfológicas y organizativas, este sistema declasificación se denominaría estructural, y nos permiti-ría acercarnos a la actualidad de los diagramas institu-cionales u organigramas.

Inicialmente, si clasificamos a las categorías insti-tucionales como si fueran etiquetas, cada una de éstasdebería estar asignada y normalizada en un contexto co-rrespondiente, de modo que cuando todos estos contex-tos estén completos se comprenderá, recién, la diversi-dad institucional. Este sistema funciona mientras lascategorías son estáticas e inmutables; al aceptar que lascategorías no evolucionan, esta forma de clasificaciónparece inadecuada.

La filogenia estudia las relaciones evolutivas con laincorporación de información histórica, es como la cró-nica de la evolución de las categorías.

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Independientemente del método en que se estudiela filogenia, ésta es única, las categorías siempre mar-can niveles conocidos, los genéricos y los específicos.

Sistema tradicional declasificaciónEl actual sistema de clasificación se basa en los si-

guientes pasos:1) Al organismo a clasificar se le asigna un taxón por

medio de sus características internas marcadas en losorganigramas, conformando categorías de acuerdo a losniveles de responsabilidad y funcionalidad.

2) Se prueba si estas similitudes dentro las catego-rías son homologías. Se tienen en cuenta las responsabi-lidades compartidas, cuando sea posible.

3) Se comparan varias etapas de sus ciclos de produc-ción documental y patrones del desarrollo documental.

Metodologías alternativasUna vez que queda clara la división de las unidades

documentales, a causa de las dudas que puedan surgirpor los métodos tradicionales se aplican opcionalmentetanto la metodología inductiva como la deductiva.

El método inductivo nos permite partir de las uni-dades documentales más pequeñas, considerando sus ca-racterísticas externas e internas, desarrollando hacia lasunidades mayores. La diferencia entre homología y ana-logía no se tiene en cuenta.

El método deductivo estudia las relaciones docu-mentales a partir de lo genérico, es decir del fondo do-cumental, estableciendo las categorías comprendidas poranalogía, con los distintos niveles organizativos. La ex-cesiva simplificación de características en realidad noes tan sencilla y discreta.

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Taxonomía diplomáticaGracias a los estudios diplomáticos de los documen-

tos se pueden determinar las similitudes y diferenciasentre cartas, informes, o memorandos, contenidos de in-formación y estructuras de datos importantes.

Observamos en primera instancia que para lograr re-sultados adecuados a las circunstancias, la creación deuna nomenclatura tipológica documental, con carácteruniversal, sería un gran aporte ya que se considera unlenguaje universal en donde todos podemos comprendery reconocer a los diferentes tipos documentales.

A través de la taxonomía podemos clasificar a la granvariedad de instituciones.

Taxonomía y Sistemática.Clasificación de los organismos

El ciclo vital de los documentos es el estudio de laevolución documental, desde su gestación, trámite, re-solución, hasta su selección, es particularmente útilpara dividir los documentos en grupos porque revelacómo están emparentados cronológica y morfológicamen-te entre sí.

La clasificación de los documentos atendiendo a suorigen se denomina taxonomía (taxis = orden, rango). LaTaxonomía es la rama de la Archivología que se ocupade la clasificación de los documentos activos, y su ten-dencia actual es realizar clasificaciones naturales, en cam-bio la Sistemática clasifica a los documentos activos endiferentes categorías taxonómicas. Los taxónomos utili-zan las relaciones de grado para crear grupos. Aunquelos esquemas de clasificación son por necesidad un tan-to arbitrarios, es probable que representen el “árbol or-ganizado” de las diversas formas administrativas actua-

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les. Cada documento pertenece a un grupo determina-do. El grupo es considerado como una categoría taxonó-mica mayor. Las otras categorías pueden verse en lossubgrupos, series y documentos, siendo la unidad porexcelencia la pieza documental. El documento, para nues-tro propósito, está conformado como una unidad docu-mental, una sola resolución. Las demás categorías estánconformadas por estas unidades documentales, cuyascualidades son básicamente los principios archivísticos;en consecuencia los caracteres internos y externos per-miten su agrupación en cada categoría.

De acuerdo con la postura de Schellemberg, los ex-pedientes son unidades de conservación que encierranun asunto específico, lo que los hace proclives a perte-necer a alguna de las categorías, agrupándolos por esacualidad principal que sería el asunto. Entonces se pue-de decir que la Taxonomía es un método que estudia laclasificación de documentos activos.

Es probable que el primer estudio serio sobre estosaspectos de la clasificación que contemplamos, consis-tiera en el intento de catalogarlas. Las primeras clasifi-caciones apriorísticas eran subjetivas y artificiales, de-bido a los escasos conocimientos sobre la estructura do-cumental. Estas categorías simples sirvieron, no obstan-te, como material de partida para una clasificación basa-da en las relaciones existentes entre los distintos nive-les de los organismos.

La Sistemática

Como mencionamos antes, la Sistemática es el estu-dio de las relaciones entre los organismos. Estos con-ceptos vertidos hasta ahora, nos permiten comprendermejor la labor de la clasificación, considerando que no

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existen fórmulas para resolver este trabajo sino que sesustenta en un conjunto de conocimientos propios delarchivero. Así, comprende algunos elementos genéricosque obligan a conformar o considerar más como gruposde series. En consecuencia, con la clasificación se procu-ró cumplir dos funciones distintas: proveer métodos úti-les para describir los documentos y reflejar el curso, aveces errático, de los cambios evolutivos del trámite.

En la actualidad se discute si ambas funciones soncompatibles o no. El sistema de clasificación permite ha-cer generalizaciones, ya que hay información almacena-da en la clasificación de todo tipo documental. Se puedeobservar que al progresar hacia abajo desde el fondo ha-cia la serie, aumentan los detalles, yendo de lo general alo particular. En suma, la clasificación jerárquica es muyútil para almacenar información y recuperarla. Comomencionamos antes, a la serie se la puede considerar unarealidad organizativa, pero las otras categorías sólo exis-ten mediante la abstracción.

El uso de los nombres tipológicos

Las distintas administraciones institucionales deter-minan la presencia de gran diversidad de series docu-mentales, y tradiciones administrativas de distinta ín-dole, lo que da lugar a que los nombres que reciben lostipos documentales dependan del lenguaje que en dichasregiones se usa.

La multiplicidad de nombres representa y ha de re-presentar durante mucho tiempo un verdadero proble-ma para los archiveros, pero en la medida que la profe-sión se extiende, se comprende mejor que después de laclasificación, se debe pensar en una nomenclatura uni-forme. La ordenación primero desde el punto de vista

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que tomamos, y la clasificación después, induce a los es-tudiosos a pensar en una forma más práctica de denomi-narlos. Por otro lado, se debe pensar que la clasificaciónde los archivos es muy particular tanto en su estudiocomo en su aplicación, de ahí el interés de incorporaradecuadamente la taxonomía y la sistemática.

Es evidente que uno de los fines de la nomenclaturaes dar un nombre que sea reconocido por todos los ar-chiveros y que resulte único, universal y distinto a cadataxón. Los decretos considerados como tipología, sonemanados en todas partes del mundo, su nivel de reso-lución depende de la forma de gobierno del lugar. Peroal pensar en los nombres de las series, que son innume-rables, se comprende que la aplicación de una nomen-clatura presente dificultades. Los problemas principa-les que se intenta resolver en las regulaciones de nomen-clatura provienen de los siguientes hechos:

– De que autores diferentes hayan dado el mismonombre a series que son distintas en lugares distintos. Aesto se le llama homonimia.

– De que un mismo tipo documental haya sido des-crito por autores diferentes, recibiendo distintos nom-bres, a esto se le llama sinonimia.

– De que en las descripciones de muchos autores,sobre todo de los más antiguos, resulte difícil reconocertipos documentales que ellos citaban. Esto se da sobretodo en Europa, de aquí la necesidad de establecer “ti-pos” representativos al estilo Schellemberg.

– De que diversos autores han podido tener un con-cepto distinto, desde el punto de vista taxonómico, deuna clasificación determinada, generalmente por la ex-tensión o dimensión de la institución.

– Y, finalmente, de que la nomenclatura debe disci-plinar algunos aspectos que hacen a la ordenación y cla-

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sificación, apuntando a convertirla en principios univer-sales, convirtiéndose en un mero instrumento al servi-cio de la taxonomía, pero sin interferir con ella.

Cualquier modificación del status cognoscitivo y cual-quier incorporación sobre el mismo, por cualquier autor,entra en competencia con los demás, de tal manera quecumplidos los requisitos técnicos indispensables es uncriterio de utilidad. Ahora bien, la nomenclatura ha deser unívoca, por lo cual entre todos los nombres posiblespara una tipología documental, sólo debe prevalecer uno,que es válido (criterio de validez). En general el nombremás antiguo es el que prevalece (criterio de prioridad).

Sistema de clasificación

Desde sus orígenes, el hombre se plantea la necesi-dad de ordenar todo lo que le rodea con la finalidad deubicar a cada objeto en donde le corresponde. Esta nece-sidad condujo al establecimiento de las clasificacionesde las cosas. Los distintos sistemas de clasificación hansido diseñados con el afán de ordenar en forma adecua-da. Como ejemplo de clasificaciones podemos citar: elorden alfabético de las palabras de un diccionario enci-clopédico o la clasificación de un conjunto de monedasde acuerdo a su tamaño, su fecha de acuñación o el tipode metal.

Es importante señalar que por lo común los sistemasde clasificación obedecen a tres aspectos generales:

1) Se toma en consideración su utilidad.2) Se consideran las semejanzas existentes entre los

objetos, lo que permite ordenarlos y relacionarlos en gru-pos de individuos de las mismas características,

3) Debido a que la valoración es de carácter indivi-dual, ningún sistema puede ser considerado perfecto,

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porque interviene en gran medida la subjetividad deltaxónomo (científico que estudia las clasificaciones cien-tíficas) A estos aspectos se les conoce como criteriosextrínsecos, a diferencia de los que toman en considera-ción cuestiones de estructura y utilidad, llamados crite-rios intrínsecos.

El hombre ha sido un clasificador desde tiempos re-motos. Sin duda alguna, incluso los habitantes de lascavernas dieron nombres a las plantas y animales y losagruparon como útiles y peligrosos, como Aristóteles, yaque él intentó agrupar toda la naturaleza en una formalógica. Originalmente la clasificación es natural, aplica-da a la naturaleza misma, así la Zoología fue el campode todos los médicos y la Botánica estuvo relacionadacon el estudio de las plantas y hierbas importantes parala práctica médica. A partir de esos primeros trabajos,se elaboraron esquemas naturales de clasificación basa-dos en similitudes entre los organismos. Con el desarro-llo de la sistematización, en la clasificación para los ob-jetos no naturales, o sea aquellos fabricados o modifica-dos por el hombre, se considera el contexto cultural.

Observamos entonces que para la ordenación y laclasificación, es indispensable tener algunos conoci-mientos básicos, a saber:

1) de la administración y su organización,2) de los sistemas en su contexto teórico,3) del ciclo vital de los documentos,4) de los caracteres internos y externos de los docu-

mentos,para lograr una adecuada aplicación de los principiosarchivísticos, básicamente los de orden original y el prin-cipio de procedencia. Veamos cada uno de estos puntos.

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

EL CICLO vital de los documentos es un parangón con lanaturaleza; puesto que se ocupa de la gestación, naci-miento, vida, muerte, fenómenos que se observan tam-bién en los documentos.

Al hacer la comparación, generamos conceptos comogestación del documento, en el momento de que se dise-ña; nacimiento, cuando es creado; vida, tiempo de utili-dad que presta y muerte, cuando cierto tipo de documen-tos son expurgados al comprobarse su inutilidad.

Algunos sostienen que el archivero debe ocuparse dela vida y muerte del documento y allí termina su fun-ción, otros autores sostienen que el archivero debe pre-ocuparse desde el nacimiento en la que tiene injerenciadirecta, y aun los hay que sostienen que el archivero debepreocuparse desde la gestación del documento.

En el momento de crear un nuevo tipo documental,es necesario consultar al archivero, para no repetir in-formación. Su injerencia tiene que ser desde la gesta-ción.

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Decimos muerte del documento por destrucción pre-meditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado aun archivo intermedio o histórico, transferencia a un ar-chivo eventual, o su conservación permanente, si el do-cumento es aprobado para su conservación.

Todo archivo es auténtico, hasta que se demuestrelo contrario, no se forman archivos fuera de un organis-mo, no se inventan archivos, no se crean sólo porque sí.

Esta autenticidad está representada por una seriede fases que van determinando sus características pro-pias, estudiadas desde el punto de vista del ciclo vitalde los documentos, que consiste en el tiempo de vida ypermanencia de los documentos, desde su concepciónhasta su destino final.

Ser viviente ––––––––––––––––––––––––––––→ MuerteCiclo vital –→ Gestación ––→ Nacimiento ––→ Vida ––→ XDocumento –––––––––––––––––––––––––––→ Destrucción

TrasladoTransferenciaConservaciónpermanente

Cuadro 4: Ciclo vital de los documentos.

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Algunos autores consideran más bien como las tresedades de los documentos. El problema es que estas tresedades son más bien decisivas y no se puede incorporarninguna otra, consideramos, entonces, que la expresión“ciclo vital de los documentos” es más acertada, porquenos permite analizar a los documentos en sus distintasacepciones a lo largo de su vida.

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Normalmente, como personas civiles estamos acos-tumbrados a tratar con archivos cercanos a nuestros in-tereses, cuando realizamos algún trámite necesario, nosacercamos a un archivo si queremos extraer información,pero difícilmente percibimos que los documentos sonpermanente removidos de sus sitios, cumpliendo deter-minados requisitos, trámites y traslados hasta su esta-cionamiento definitivo. Menos aún, vemos cómo los ar-chiveros continúan realizando una labor con los quefueron nuestros papeles, aun más allá de lo que nues-tros intereses sobreviven, no sabemos que los archive-ros determinan la categorización de los archivos en loscuales reposarán los documentos cumpliendo cada unade sus edades o ciclos.

Los archivos de la Antigüedad y la Edad Media dis-tinguen, perfectamente los documentos caducados delos documentos que sirven al propósito de la entidadproductora, pero no los clasifican ni los separan en de-pósitos distintos.

Con el desarrollo de las teorías económicas y la for-mación de los estados modernos, se considera a los ar-chivos depositados como un problema muy engorrosoante el incremento documental, es cuando el interés secentra en la información que contiene para el estudiodel pasado inmediato (utilidad histórica) y se toma con-ciencia de que para algunas personas era su certificadode propiedad (utilidad legal). “Es evidente que en el lap-so de una generación, las cosas han evolucionado nota-blemente. No hace mucho tiempo los archivistas de lamayor parte de los países europeos, fieles a la concep-ción que lentamente se había elaborado en el curso delsiglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, sino exclusivamente, historiadores y en considerar susdepósitos como centros de conservación de fondos de ar-

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chivo de valor permanente al servicio de la investiga-ción histórica”.52

Consideremos que para las regiones de habla hispa-na, el concepto de archivo como depósito de documentostramitado, relacionado a su origen, organizado por se-ries, estableciendo perpetuidad de los documentos, ser-vicio de consulta, instalación en lugares seguros y ade-cuados, surge como consecuencia de las ordenanzas de1588, en el Archivo de la Corona de Castilla, situado enel castillo de Simancas por Carlos I.

En el siglo XVIII se crea el Archivo General de Indias,con la particularidad de reunir documentos concernien-tes a las colonias españolas de América y Filipinas, te-niendo como objetivo el servicio de consulta para redac-tar la historia de América, según el deseo de Carlos III.

Esto nos permite entender la existencia de dos cla-ses de archivos, los administrativos, mejor comprendi-dos por Norteamérica, y un buen número de países ame-ricanos, que procuran tener una administración eficien-te, y los históricos, mejor comprendido por europeos, gra-cias a su desarrollo histórico desde el cristianismo.

En la medida que crece la población, el incrementode la producción documental se hace incontrolable, losarchivos no se abastecen del tiempo necesario para reci-bir, ordenar, describir y servir los documentos que la enti-dad productora demanda del tratamiento adecuado delenorme caudal de información que produce, por lo queno puede atender el otro aspecto, el histórico, ademáspierde importancia y perspectiva dado que los emplea-

52 Robert Henri Bautier: La administración moderna de los archivosy la gestión de los documentos: el prontuario RAMP. La función de los archi-vos, la misión de los archivos y las tareas de los archivistas, recopiladopor Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo de CIA, Progra-ma General de Información y UNISIST, UNESCO, París, 1985.

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dos de las administraciones no son historiadores ni com-prenden ese enfoque, como para estar preparando losdocumentos para aquellos que requieren informaciónpara reconstruir el pasado. “En estas condiciones cabríapreguntarse si no se hallaba próximo a un divorcio en-tre dos concepciones del oficio del archivista; entre ladel archivista historiador, ajeno a la administración, y ladel archivista administrador sin verdadera perspectivahistórica”.53

La creación de archivos intermedios parece ser unasolución, constituyen un depósito documental entre ad-ministrativos e históricos, los documentos allí deposita-dos aún pertenecen a sus dueños originales, mientrasque una vez transferidos al histórico, se transforman enpatrimonio de la sociedad que los creó. Se origina asítodo un contexto sobre el patrimonio documental de lasociedad moderna.

En estos aspectos contemplados, el documento denuestro trámite pasó por varias etapas que constituyensu ciclo de vida, tanto la información que contiene, comosu soporte, al unísono. Tal como lo determinan los prin-cipios de unificación se conforma el ciclo vital de losdocumentos, no puede haber desde este punto de vista,un ciclo vital de la información, así de simple, ni un ciclovital de los documentos, por separado, puesto que uno sinel otro, información y soporte, dejan de ser automática-mente; para comprender esta situación nos remitimos alos principios enunciados en la Teoría de los archivos.54

53 Robert Henri Bautier: La administración moderna..., op. cit.54 Víctor Hugo Arévalo Jordán: Teoría, fundamentos..., op. cit., pp-

50-53.

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Traslado y transferencia

Los traslados y las transferencias son acciones seme-jantes desde el punto de vista archivístico, encaminadasa mover los documentos de un ámbito o área a otro, ladiferencia radica en la razón legal de cada uno.

Se trasladan los documentos de un archivo eventual,que puede ser la oficina productora, al archivo centralde la misma institución o a un archivo intermedio, estosdocumentos normalmente son trasladados atendiendo aestas dos razones:

– Terminaron los objetivos de su trámite.– Se cumplió su plazo precaucional.La entidad productora es dueña de los documentos,

ejerce sus derechos sobre tales y no requiere ningunacondición para acceder y consultar a sus documentospropios. La entidad, en concordancia con las leyes dellugar, puede establecer restricciones para la consultade sus documentos.

Se transfieren los documentos de un archivo even-tual, que puede ser la oficina productora, o de un archi-vo central de la misma institución o de un archivo inter-medio, a un archivo histórico, donde permanecerán de-finitiva e indefinidamente. Estos documentos normal-mente son transferidos atendiendo a:

– Terminaron los objetivos de su creación en la ins-titución que los generó.

– Su consulta es prácticamente nula.– Se cumplió su plazo precaucional en el archivo cen-

tral de la institución.– Resulta incómodo conservarlo al no ser utilizado.Al efectuarse la transferencia, la entidad productora

no es más la dueña de los documentos, es el archivo ge-neral o en algunos casos el archivo histórico, quienes ejer-

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cen derechos sobre los documentos ingresados a su do-minio, por lo tanto se dictamina cuáles han de ser los re-quisitos para acceder y consultar a los documentos trans-feridos, que se convierten en patrimonio cultural.

En ambos casos, las responsabilidades del traslado ode la transferencia son decisiones y acciones tomadaspor cuenta del productor de los documentos. Las res-ponsabilidades se extienden en muchos casos hasta elarchivo intermedio, y en su ausencia, hasta el archivode conservación permanente.

Los traslados y las transferencias, previo el consen-so del envío, el trabajo de organizarlo, se realiza en laentidad u oficina productora de los documentos, el ar-chivo de recepción incorpora los documentos a los fon-dos u otras unidades documentales del archivo, es decir,al conjunto organizado de los documentos.

Estos aspectos nos dan entonces determinadas pau-tas sobre la formación de los archivos y el ciclo vital delos documentos. Así tenemos que algunos autores estu-dian estos aspectos clasificando básicamente tres etapasque podemos definir como básicas, y a lo largo de su aná-lisis van generando nuevos conceptos sobre su desarro-llo. En el Manual de Archivología Hispanoamericana, Au-relio Tanodi sostiene y hace distinción de tres fases:

Pre-archivística, archivística, y fase histórica laúltima etapa; comparte de esta opinión Elio Lodolini.

Ciclo vital del documento, según los conceptos deAurelio Tanodi, Elio Lodolini e Ives Pérotin

1) Fase pre-archivística.2) Fase administrativa.3) Fase histórica.

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Resumimos para entender el contenido de estas fa-ses:

Fase primera: llamada también pre-archivística.Esta fase comprendería lo que definimos como:

– recepción,– adquisición,– reunión de documentos, y– trámite.Para Tanodi sería la archivalía en potencia dentro

de la entidad productora.55

Los documentos son elaborados en la entidad o reci-bidos para el cumplimiento de un determinado trámiteo comunicación. La recepción se realiza en las mesas deentradas o alguna oficina destinada a este fin que, en lamayoría de los casos, se ocupa de registrar los pasos ade-cuados del trámite que se realiza.

El autor del Manual introduce un término, archiva-lía que estudiamos con detenimiento. “Por Archivalíaentendemos todo el material escrito, gráfico (dibujos,mapas, planos), multigrafiado, reprógrafo56 , sonoro, audio-visual (películas) proveniente de una entidad, produci-do o recibido, en función de sus actividades o, en gene-ral, relacionado con su vida administrativa, desde el mo-mento en que cumplió su función inmediata que originósu creación, y se conserva con fines administrativos, ju-rídicos y científicos y culturales”.57

55 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 8.56 El término “reprógrafo” lo usamos por analogía con la palabra

francesa réprographe, sinónimo de reproducteur, o inglesa reprographe,sinónimo de reproducer. Vide: Formation du personnel pour la reproduc-tion et la selection de documents, y training of personnel for document re-production and selection, Publicaciones de la UNESCO, agosto 1955, 81 Fy E, p. 1. Abarca la reproducción de documentos escritos y gráficos: foto-grafías, clisés, microfilme, microfichas. Vide: Aurelio Tanodi, op. cit.

57 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.

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Es comprensible la intención de definir a los docu-mentos del archivo en forma identificable, estamos ple-namente de acuerdo con ese aspecto, es necesario teneren cuenta que los libros y las librerías son términos es-pecíficos de la Bibliotecología, y es conveniente que laArchivología comprenda un lenguaje propio. El proble-ma es el término mismo. Por la definición que se le da aarchivalía, es fácil de entender que algunos tratadistasla confundan con los archivos. Primero debemos teneren claro que los archivos hacen a la Archivología comola documentos hacen a la Diplomática, lo que se buscacon el término archivalía es lo que hace al archivo. “Lapalabra Archivalía no ha recibido, todavía, su carta deciudadanía en la lengua castellana”58 es conveniente en-tonces que los lingüistas, lejos de la influencia de los en-tusiastas de siempre, analicen la palabra en su acep-tación adecuada, posiblemente sea archivería un térmi-no acertado. Archivale y archivalien, son singular y plu-ral en alemán, en inglés es archivalia al igual que en ita-liano.

Fase segunda: denominada por Tanodi “archivalíaverdadera”, se produce cuando los documentos cumplie-ron su objetivo inmediato, o los fines para los cuales hansido creados. En esta fase los documentos cumplieronsu trámite; pero, se conservan por un tiempo prudencialen los archivos de las entidades productoras, para finesde consulta, formación de precedentes, antecedentes oposteriores reclamos que surjan, se utilizan también comoantecedentes o precedentes, cumplen necesidades ad-ministrativas. La consulta es esporádica.

Fase tercera: los documentos se transforman en fuen-tes de consulta para los fines prácticos, científicos y cul-

58 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.

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turales, generalmente se guardan en los archivos histó-ricos o los correctamente denominados archivos gene-rales.

Sobre estas tres fases estamos de acuerdo, pero esnecesario considerar que los comportamientos del ar-chivero abarcan todas las fases del documento, no sola-mente a la fase administrativa o histórica, sino que esde injerencia archivística la determinación de los carac-teres y formulación de información de los documentos.La práctica profesional entonces abarca todo el ciclo vi-tal de los documentos y no sólo “una vez cumplidos susobjetivos para los cuales han sido creados”.59

Posteriormente encontramos el ciclo vital de los do-cumentos señalando las fases pre-archivísticas, admi-nistrativas e históricas, en los trabajos efectuados porManuel Vázquez.

Este autor habla también de las tres fases, pero haceuna acotación: a la fase pre-archivística la divide en dosmomentos de gestación, y de trámite. En la fase ad-ministrativa habla de un momento de vigencia y de unmomento de plazo precaucional. Y a la fase histórica ladeja en esa situación, porque luego de la finalización dela vigencia comienza la etapa para el investigador.

Ciclo vital del documento,concepto de Manuel Vázquez

1) Fase pre-archivística Momento de gestaciónMomento de trámite

2) Fase administrativa Momento de vigenciaMomento de plazo precau-cional

3) Fase histórica

59 Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.

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Posteriormente, Manuel Vázquez, modifica los mo-mentos:

Ciclo vital del documento,concepto de Manuel Vázquez

1) Fase o edad administrativa Momento de planifi-cación del tipo docu-mentalMomento de trami-tación

2) Fase o edad administrativa Momento de vigen-ciaMomento de plazoprecaucional

3) Fase o edad permanente o histórica60

Como podemos apreciar en el cuadro, Manuel Váz-quez modifica los momentos de planificación del tipo do-cumental, y tramitación, en la fase pre-archivística y devigencia y plazo precaucional en la fase administrativa.

Gunnar Mendoza habla de tres etapas pero modificauna primera como activa: la vida del documento. Unainactiva: la etapa de selección documental y una terceraetapa de conservación permanente.

Ciclo vital del documento, según los conceptos deGunnar Mendoza

1) Fase activa2) Fase inactiva3) Conservación permanente

60 Manuel Vázquez Murillo: Cómo seleccionar documentos de archi-vo, Córdoba, Argentina, Sidera, 2002, p. 45.

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Es necesario observar que en algunos textos se hacereferencia a archivos activos, pasivos, inactivos, vivos omuertos, porque se refieren al momento de vida del do-cumento que está trabajando.

La fase activa es cuando el documento se producey, por el valor de su contenido sustantivo, posibilita yfacilita el cumplimiento de las funciones, actividades ytrámites de los individuos y de las entidades. Conside-ramos que esta denominación es más natural desde elpunto de vista de los documentos mismos, que se en-cuentran en plena actividad institucional.

La fase inactiva o de transición, según el mismo au-tor, es considerada cuando los documentos han perdidosu valor activo, y han cumplido los trámites actuales, con-secuentemente deben ser evaluados para identificar losvalores vigentes de su información.

La fase de conservación permanente se producecuando el documento es reconocido por los valores de lainformación contenida, por consiguiente se preserva enarchivos de carácter permanente o históricos como co-múnmente se los designa. Esta denominación es más co-rrecta que la “histórica”, respeta mejor los valores infor-mativos de los documentos, que no son sólo históricos, ydespega un poco esa dependencia de aquellos que con-sideran a los archivos como estados históricos más queadministrativos, de ahí que muchos “historiadores” noestén de acuerdo con esta denominación.

Schatz realiza una intercalación, una edad interme-dia del documento, la misma que tiene una sub-clasifi-cación de acuerdo a la consulta que se efectúa, una pri-maria frecuente, primaria eventual, y por último se-cundaria.

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Ciclo vital del documento, concepto de Schatz

Fase administrativaEdad intermedia Primaria frecuente

Primaria eventualSecundaria

Fase histórica

Schatz conceptúa el CVD como una fase netamente ad-ministrativa, del cual se desprende una edad interme-dia, con la subdivisión de primaria frecuente, primariaeventual y secundaria, para luego conformarse la fasehistórica, este modelo, visto desde el punto administra-tivo, es uno de los más acertados, considerando que elgrueso de los profesionales archiveros trabajan en la ad-ministración y apenas una minoría en los archivos histó-ricos. Así mismo, los archivos intermedios constituyenuna solución en muchos lugares, para evitar la acumula-ción excesiva en los repositorios administrativos.

Hacemos un repaso de lo aquí expuesto, sin preten-der ser exhaustivos con los distintos análisis presenta-dos por otros autores no menos prestigiosos. Considera-mos entonces este resumen del CVD:

Fase activaLlamada también pre-archivística, archivalía o ar-

chivería en potencia, que conserva los momentos de ges-tación y de trámite, propuestos acertadamente por Ma-nuel Vázquez y que comprende un amplio espectro de laformación de los archivos; pero, añadimos el momentode gestión, para considerar adecuadamente la gestión derecursos, como una estrategia de la entidad que consi-dera y evalúa la importancia de la relación individualfrente a las relaciones colectivas entre directivos y tra-

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bajadores. La gestión de recursos se refiere a la activi-dad que señala la importancia del compromiso activo detodos los participantes de la entidad, inclusive y priori-tariamente los usuarios.

La gestión implica tomar una serie de medidas en-tre las que cabe destacar:

– El compromiso general con los objetivos institucio-nales.

– El análisis retributivo en función de la productivi-dad de cada sector de producción documental.

– El trato adecuado a las tres áreas que conformanal archivo, al personal, al público y a los documentos.

– Una formación profesional continuada.– Y la vinculación de la actividad archivística a todos

los sectores relativos a la organización de la actividadcomo la producción documental.

La clave de la gestión de recursos permite conside-rar a las comunicaciones como transporte de conocimien-to, por consiguiente, para superar un estado deficientees necesario que la comunicación fluya del nivel supe-rior al nivel inferior y viceversa.

No bastan breves reuniones ni transmisión de órde-nes. Hay que documentarlas, los documentos así produ-cidos no sólo obedecen a trámites muchas veces inútiles,y en los archivos bien organizados se sabe cuán inútilesson, la participación activa de todos los sectores requie-re la creación de grupos de capacitación y reflexión parasolucionar problemas.

Esto apunta a un mejor control de calidad de los bie-nes y servicios de los archivos, y porque no, de la mismainstitución. Esa participación permite que la empresaaproveche al máximo la preparación de los sectores in-teresados incluyendo a los usuarios, así como sus inicia-tivas.

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Las organizaciones que administran en buena formala gestión de recursos prestan especial cuidado a la se-lección de personal y a la formación profesional (habla-mos de formación profesional idónea). Cada vez más lademanda de conocimientos es mayor, así son mejor vis-tos los empleados que pueden ocupar diferentes pues-tos y adaptarse a cambios permanentes. Estos aspectosgeneran documentos aparentemente confusos, que almomento de la clasificación deben ser debidamente com-prendidos.61

Fase administrativaCon la cual coinciden un número indeterminado de

autores, sobre todo aquellos que comprenden que la la-bor de los archiveros en las áreas de administración sonnumerosas, las competencias son profesionalmente res-ponsables, y muchos aspectos que hacen al desarrollo delas instituciones y a la vida cotidiana se manifiestan eneste período.

Respetamos el momento de vigencia, relativo a vi-gente, que está en vigor y el momento del plazo precau-cional, que se otorga a los documentos para decantar susvalores informativos.

Fase intermediaComprendemos la formación de los archivos inter-

medios y la enorme importancia que éstos tienen por-que son los encargados de analizar los verdaderos valo-res de los documentos para otras ramas científicas tam-bién.

Añadimos el momento simbiótico, durante el cual seproduce la simbiosis (del griego, symbioun, ‘vivir juntos’),

61 “Gestión de recursos humanos”, Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation.

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en los documentos al obtener una interdependencia dedos organismos administrativos diferentes, los de la enti-dad productora y los del archivo de conservación per-manente.

Se suele denominar mutualismo al tipo de simbiosisen la cual los organismos administrativos cooperantes,o simbiontes, obtienen un beneficio mutuo.

Añadimos también el momento de análisis que prác-ticamente es el análisis de contenido, como técnica deinvestigación empírica elaborada en el ámbito de la co-municación. Después de la década del 20 y la apoteosisde las técnicas de propaganda durante las dos guerrasmundiales, la investigación social siente la necesidad decontar con métodos empíricos de análisis de los conteni-dos informativos que garanticen la absoluta objetividadde los resultados.

La finalidad del análisis del contenido es, según ladefinición del sociólogo estadounidense Bernard Berel-son, la de proporcionar una descripción objetiva, cuanti-tativa y sistemática del contenido manifiesto de la co-municación. Algo muy necesario en la descripción de losdocumentos.

El procedimiento consiste en la descomposición dela unidad comunicativa, en nuestro caso el documento,en elementos cada vez más simples, individualizados pormedio de criterios sistemáticos y empíricamente verifi-cables. Hasta aquí no nos sorprende puesto que la Di-plomática se ocupa de ello. Esos elementos se clasificansegún categorías representativas del tema elegido, lascuales se convierten a su vez en variables que se some-ten a un cálculo estadístico. Se obtiene así un cuadro delos elementos léxicos que predominan en el texto dado,cuyas frecuencias y relaciones recíprocas, valoradas es-

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tadísticamente, permiten evidenciar el contenido explí-cito de cualquier forma de comunicación.

Las críticas que recibe esta técnica de investigaciónse pueden centrarse, sobre todo, en su modo de indivi-dualizar las categorías descriptivas e interpretativas,que para el analista del contenido se pueden establecera priori, mientras que para el semiólogo, por ejemplo,derivan de las relaciones internas que se producen en-tre los elementos constitutivos del texto mismo. Por otrolado, el interés por el contenido manifiesto de la comu-nicación excluye variables importantes, como los aspec-tos no verbales, el contexto en el que se produce el in-tercambio comunicativo, el trabajo de descodificacióndel receptor; sobre todo para nuestro análisis, el con-texto institucional donde se desarrolla el documento,etc.

En los últimos años, las técnicas de investigación hanalcanzado un gran desarrollo y se han perfeccionado gra-cias a los avances del software, programas que permitenutilizar categorías descriptivas mucho más complejas,capaces de considerar y valorar los aspectos lingüísticosy las relaciones del texto analizado.62 Este momento noslleva entonces a realizar un trabajo más complejo, am-plio, en los archivos. Muchos autores elaboraron las nor-mas de descripción tratando de cumplir con estos análisis.

Fase de conservaciónpermanenteVa a ser muy difícil que los archivos se liberen del

término histórico y, con justa razón, el gran porcentajede información que contienen los archivos de esta cate-

62 “Análisis de contenido”, Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000.© 1993-1999 Microsoft Corporation.

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goría, sirven a la Historia, debido a la gran influencia deejercieron en el pasado, en la formación de los archivos,pero los archivos modernos sirven a otras formas de co-nocimiento, como la Literatura, el Derecho, la Sociolo-gía por decir sólo algunos aspectos, por lo que sería mejorhablar de archivos de conservación permanente, más ade-cuado a una función de carácter netamente archivístico.Algunos archiveros así lo comprendieron.

Añadimos el momento de investigación, no obstan-te la opinión de Ernest Nagel cuando se refiere a las cien-cias sociales: “Sin duda, las leyes o generalizaciones con-cernientes a fenómenos sociales que ha brindado la in-vestigación social de la actualidad tienen un ámbito deaplicación mucho más restringido, están formuladas demanera mucho menos precisa y sólo son aceptables comofácticamente correctas si se las considera limitadas porun número mucho mayor de reservas y excepciones tá-citas que la mayoría de las leyes comúnmente citadas delas ciencias físicas”.63

Dados los largos períodos y pruebas a los que fueronsometidos los documentos con el uso cotidiano se incor-pora también el momento de la conservación y restaura-ción.

Fase tecnológicaEl impresionante desarrollo de la tecnología y sus

múltiples aplicaciones a los archivos, nos obligan a ha-blar de la Documática, aplicada a los momentos informá-tico y multimedia. El concepto denominado tecnologíaapropiada, conveniente o intermedia se acepta como al-ternativa a los problemas tecnológicos de las naciones

63 Ernest Nagel: La estructura de la ciencia, Buenos Aires, Paidós,Buenos Aires, 1981, pp. 405-406. Textos de Diccionario Herder de filo-sofía.

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industrializadas y, lo que es más importante, como solu-ción al problema del desequilibrio social provocado porla transferencia de tecnologías avanzadas a países en víasde desarrollo. Se dice que el carácter arrollador de la tec-nología moderna amenaza a ciertos valores, como la ca-lidad de vida, la libertad de elección, el sentido humanode la medida y la igualdad de oportunidades ante la jus-ticia y la creatividad individual. Los defensores de estepunto de vista proponen un sistema de valores en el quelas personas reconozcan que los recursos de la Tierrason limitados y que la vida humana debe reestructurar-se alrededor del compromiso de controlar el crecimien-to de la industria, el tamaño de las ciudades y el uso dela energía. Esto ha de incidir, y ya lo hace, sobre la pro-ducción de información en variados soportes, en su ma-yoría de carácter tecnológico.

La restauración y la renovación de los recursos na-turales son los principales objetivos tecnológicos. Estapostura influye en la clasificación de los soportes docu-mentales de los archivos; dados los recursos muy gran-des y acelerados que se emplean en la fabricación delpapel, las tecnologías buscan reemplazar los soportescon otros que tengan mayores cualidades de tiempo deacceso y espacio, aparentemente podrían atentar contrala clasificación, por lo que se convierte en un tema de aná-lisis que dejamos abierto a los especialistas.

Además, se ha argumentado que, como la sociedadmoderna ya no vive en la época industrial del siglo XIX yprincipios del XX, la sociedad postindustrial es ya unarealidad. Las redes complejas, posibles gracias a la elec-trónica avanzada, harán obsoletas las instituciones delos gobiernos nacionalistas, las corporaciones multina-cionales y las ciudades superpobladas; estos campos sondignos de análisis en la temática de la clasificación.

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La tecnología ha sido siempre un medio importantepara crear entornos físicos y humanos nuevos. Sólo du-rante el siglo XX se hizo necesario preguntar si la tecno-logía destruiría total o parcialmente la civilización crea-da por el ser humano.

A lo largo del siglo XX la tecnología se extendió des-de Europa y Estados Unidos a otras naciones importan-tes como Japón y la antigua Unión Soviética, pero en nin-gún caso lo hizo a todos los países del mundo. Muchos delos países de los denominados en vías de desarrollo nohan experimentado nunca el sistema de redes de infor-mación, y les llevará aún bastante tiempo comprenderesta situación. Paradójicamente millones de personasdisponen de la tecnología más básica que se trata de ex-tender a instituciones incrementando los costos de con-sumo de una forma alarmante y aumentando su propiadependencia y pobreza. El entusiasmo de los archivosnos lleva también de la mano a situaciones como ésta.La introducción de la tecnología occidental ha derivadoa menudo en una dependencia demasiado grande de losproductos occidentales. Para la población de los paísesen vías de desarrollo, que depende de la agricultura desubsistencia, tiene poca relevancia este tipo de tecnolo-gías. En los últimos años, grupos de ayuda occidentaleshan intentado desarrollar tecnologías apropiadas, usan-do las técnicas y materiales de los pueblos indígenas.64

Por último, incorporamos el momento de difusión.Se da la situación de poder publicar sobre todos los auxi-liares descriptivos, principalmente alentando la investi-gación y salvaguardando derechos sobre documentos yarchiveros que se toman el trabajo de realizar una seriede descripciones documentales.

64 “Tecnología”, Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation.

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Ciclo vital del documentoResumen

1) Fase pre-archivística Momento de gestaciónMomento de trámite

2) Fase administrativa Momento de vigencia.Momento de plazo precau-cional

3) Fase intermedia Momento simbióticoMomento de análisis

4) Fase de conservación Momento de investigaciónMomento de la conserva-ción y restauración

5) Fase tecnológica Momento informáticoMomento multimediaMomento de difusión

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN EL CICLOVITAL DE LOS DOCUMENTOS

Al enfocar el tema del ciclo vital de los documentos,hemos llegado a una conclusión sobre las etapas y los mo-mentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cualnos facilita mucho el concepto de información requeridaen cada una de estas etapas.

Analizando toda esta situación podemos tomar encuenta anteriores experiencias y desarrollar un modelodel CVD. Realizamos entonces una categorización de lasiguiente forma:

Primera fase. Denominada pre-archivística, (Tano-di, Lodolini, Pérotin), activa (Mendoza), en esta fase se

permanente

112

generan los momentos de gestación y trámite, aquí ob-servamos el problema de la dimensión temporal, que nosfacilita analizar los alcances de la información contenidaen los documentos con relación al tiempo, y la dimen-sión espacial nos da una pauta de los alcances de la in-formación, dentro del interés por la recuperación de lainformación.

Conviene aclarar que tomamos esta situación consi-derando los principios de procedencia y de orden origi-nal que se manifiestan en esta etapa, y que estudiare-mos con más detenimiento en próximos títulos. En estafase generalmente se manifiesta la entidad de origen don-de es creado el documento, justificando su momento degestación y posteriormente, las necesidades del momen-to de trámite, estipulado por Vázquez. En esta etapa ofase, pueden desarrollarse documentos de entidades nosiempre originales, sino derivadas en otros dominios.

Dimensión espacial: constituida por los límites le-gales y de influencia de la institución. En esta etapa, losdocumentos y la información tienen una dependencia di-recta de la entidad productora, consecuentemente unavinculación vertical a los sistemas de información delorganismo, siendo sus repositorios o infraestructurasde base los archivos eventuales. Al realizar la descrip-ción, se debe tener en cuenta quiénes han de requeririnmediatamente la información. Como repetimos hastael cansancio, las operaciones, acciones, trámites etc. es-tán vinculados a los límites de la organización.

1) Tiene una dependencia directa de la entidad pro-ductora.

2) Vinculación vertical a los sistemas de informaciónorganizacional.

3) Infraestructura de base (archivos eventuales).

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Dimensión temporal: constituida por las series decarácter estadístico, se observa en esta etapa una activi-dad pragmática de la institución y una preocupación con-suetudinaria, por tomar decisiones sobre temas del día.

Series temporales de carácter estadístico.1) Actividad pragmática.2.) Preocupación consuetudinaria.Esta etapa se denomina también fase de produc-

ción de documentos y estaría compuesta por los elemen-tos siguientes:

– Diseño y gestión de formularios.– Preparación y gestión de la correspondencia.– Gestión de informes y directrices.– Fomento de sistemas de gestión de la información.– Aplicación de la tecnología moderna a dichos pro-

cesos.Segunda fase. Considerada como la de mayor acti-

vidad informativa, esta etapa es la denominada admi-nistrativa por Tanodi, Lodolini, Pérotin; inactiva porGunnar Mendoza, y considerada la edad intermedia porSchatz. Según Manuel Vázquez se consideran los momen-tos de vigencia y de plazo precaucional. Como principalcaracterística de esta etapa se observa un desarrollo sec-torial referido a grupos sociales interactuantes, lo cualpermite la formación de ciclos de comunicación entrela-zados, como consecuencia de los interés de carácter so-cial y los de la institución que entran en juego, el requeri-miento de información en esta etapa es masivo. Se obser-va que la entidad productora trabaja relacionada con elnúcleo social que le rodea y sirve para la entidad socialque demanda la información. Los auxiliares descriptivosgeneralmente tienen un carácter de reserva o acceso.

Dimensión espacial: está constituida por los ámbi-tos de influencia de la institución sobre los grupos in-

114

teractuantes, como consecuencia esta dimensión serámucho más extensa que la anterior. La dimensión espa-cial se cualifica y cuantifica en función de los objetivos,del sentido direccional de la entidad, sobre la formula-ción de objetivos y la adopción de decisiones.

Dimensión temporal: ingresa en el intercambio dela influencia del medio social, para lo cual la instituciónrealiza una recogida de datos mediante algunas activi-dades principales como la orientación del trámite, de-terminación de identidad de la entidad productora enfunción del medio social, consecuentemente, la distribu-ción de información de carácter escrito u oral cumple conlas funciones de difusión y comunicación.

Durante el desarrollo de esta etapa, internamentela institución realiza una codificación de series o tiposdocumentales determinados y requiere, además, infor-mación de los trámites y sectores de control. Se incorpo-ran las técnicas propias del archivo: ordenación, clasifi-cación y descripción, y podríamos decir una preselecciónsin llegar a una selección científicamente fundamenta-da. Se cumple entonces la certificación de las acciones,funciones, actividades y tareas institucionales.

Esta etapa podemos llamarla también fase de utili-zación y conservación de los documentos y abarca losaspectos siguientes:

– Creación y mejoramiento de los sistemas de archi-vos y de recuperación de datos.

– Gestión de registros.– Gestión del correo y las telecomunicaciones.– Selección y manejo de máquinas copiadoras.– Análisis de sistemas.– Producción y mantenimiento de programas de do-

cumentos vitales, funcionamiento de centros de docu-

115

mentación y aplicación, cuando proceda, de la automati-zación y la reprografía a dichos procesos.65

Tercera fase. Denominada histórica por Tanodi,Lodolini y Pérotin o de conservación permanente porGunnar Mendoza. Incorporamos en esta etapa el momen-to simbiótico donde empieza la decantación de los valo-res, de acuerdo al tipo de información obtenida y deacuerdo a los valores primarios tenemos:

– administrativos,– legales,– contables,– científicos,

y los valores secundarios:

– evidenciables,– informativos.

También se incorpora en esta etapa el momento de lainvestigación; modificándose los grados de accesibilidadque permitan a los investigadores acceder libremente alos documentos para sus respectivas investigaciones.

Dimensión espacial: constituida por el manejo deinformación incorporada al subconjunto de saber acu-mulado por el grupo social; por efecto de la decantaciónde valores, la información se convierte en especializada.

Esta etapa requiere de un proceso de actualizaciónde la información por eliminación, por integración alconjunto del saber acumulado y una vez elaborados losprocesos ingresamos a una fase de procesamiento de lainformación, o lo que podríamos dar en llamar a una in-formación refinada. Lógicamente que esto nos lleva unanálisis de recuperación de la información.

65 James B. Rhoads: La función de la gestión de documentos y archi-vos en los sistemas nacionales de información, un estudio del RAMP, París,Unesco, 1989.

116

Dimensión temporal: constituida por un sistemadinámico y coordinado, porque el investigador se encon-trará trabajando continuamente con está información.

La fase de disposición de los documentos abarca:– La identificación y descripción de las series de do-

cumentos.– El establecimiento de programas de retención y dis-

posición de documentos.– La evaluación y eliminación de documentos.– La transferencia de documentos de valor perma-

nente a los archivos.66

Cuarta fase. Histórica, Tanodi, Lodolini, Pérotin,conservación permanente, Mendoza. Momentos investi-gación y conservación y restauración.

Dimensión espacial: subconjunto del saber acumu-lado por el grupo social. Proceso de actualización poreliminación y por integración. Proceso de recuperación.Ámbito de sociedades intermedias e investigación espe-cializada u objetiva. Grados de accesibilidad.

Dimensión temporal: Recuperación de los proce-sos humanos pasados.

Quinta fase. Denominada informológica, consideran-do la incorporación de medios tecnológicos avanzados.Agregamos el momento de difusión, la información se sumaal ámbito social; los procesos serían una entrada de lainformación, un tratamiento físico, un almacenamientoy un procesamiento de esa información por su vuelta aclasificación y ordenación, y finalmente una de salida quesería el mismo momento de difusión. Tal como habíamosanticipado en anteriores capítulos, se incorpora el mo-mento telemático, al ser la información difundida por losmedios tecnológicos de comunicación.

66 James B. Rhoads: La función de la gestión..., op. cit.

117

Primera fase

Pre-archivística

Tanodi, Lodolini, Pérotin

Activa Mendoza Momentos Gestación y trámite (Vázquez) Dimensión

espacial Limites de la organización 1) Dependencia directa de la entidad productora. 2) Vinculación vertical a los sistemas de información organizacional. 3) Infraestructura de base (archivos eventuales).

Dimensión temporal

Series temporales de carácter estadístico. 1) Actividad pragmática. 2) Preocupación consuetudinaria.

Segunda fase

Administrativa Tanodi, Lodolini, Pérotin

Inactiva Mendoza Sectoriales Grupos sociales interactuantes, ciclos

de comunicación entrelazados. Momentos Vigencia y de plazo precaucional

(Vázquez) Dimensión

espacial Ámbitos de influencia: 1) Sentido administrativo. 2) Formulación de objetivos. 3) Adopción de decisiones.

Dimensión temporal

Influencia del medio ambiente social. Recolección de datos: 1) Orientación del trámite. 2) Determinación de identidad. 3) Distribución de información escrita y oral. 4) Codificación clasificatoria. 5) Información de trámite y sector de control. 6) Certificación de actos, acciones, funciones, actividades, tareas. Técnicas de archivo: clasificación, ordenación, descripción, preselección.

Tercera fase

Intermedia Schatz, Arévalo

Momentos Simbiótico y análisis documental (Arévalo) Primario frecuente, primario eventual, secundarios (Schatz)

Cuadro 5. Sistemas de información en el ciclo vital del documento.

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Dimensión espacial

Ámbitos de influencia: 1) Reformulación de objetivos. 2) Asentamiento institucional.

Dimensión temporal

Decantación de valores: Primarios: 1) Administrativos. 2) Legales. 3) Contables. Fiscales. 4) Científicos. Secundarios: 1) Evidenciables. 2) Informativos.

Cuarta fase

Histórica Tanodi, Lodolini, Pérotin

Conservación permanente

Mendoza, Arévalo

Momentos Investigación y conservación y restauración.

Dimensión espacial

Subconjunto del saber acumulado por el grupo social. Proceso de actualización por eliminación y por integración. Proceso de recuperación. Ámbito de sociedades intermedias e investigación especializada u objetiva. Grados de accesibilidad

Dimensión temporal

Recuperación de los procesos humanos pasados. Sistema dinámico y coordinado.

Quinta fase

Tecnológica Arévalo

Momento Informático, multimedia. Difusión. Dimensión

espacial Función de entrada, tratamiento físico de la información, función de almacenamiento, función de procesamiento. Función de salida.

Dimensión temporal

Reprografía, ámbito social en general, distribución de información cualificada.

Cuadro 5 (cont.). Sistemas de información

en el ciclo vital del documento.

LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOSDEL DOCUMENTO

EL ANÁLISIS de los caracteres internos y externos de losdocumentos, constituye un paso necesario para la com-prensión de los documentos de modo que nos permitanclasificarlos y describirlos en forma adecuada, podríaconsiderarse como el análisis diplomático moderno.

CARACTERES EXTERNOS

Los caracteres externos consisten en las distintaspropiedades que conforman la apariencia y estructurafísica del documento, como ser color, tamaño, grosor, etc.;son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de loque trata el documento. Es decir, que la parte física nosda una idea aproximada sobre el contenido documentalque tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, car-ta, oficio, etc.; forma, tamaño, color, etc. son señas parti-culares del documento, agilizan la identificación visual-

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mente relacionada a la función que se realiza y nos danpautas aproximadas de sus contenidos.

De acuerdo con la clasificación de Theodore R. Sche-llemberg tenemos:

Clase y tipo documental

El mismo Schellemberg, nos sugiere que para deter-minar este carácter físico, debemos respondernos a lapregunta ¿qué clase de documento es éste? La clase esun orden. Este orden se manifiesta como una determi-nada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado, ca-lidad u oficio. Se establece entonces un orden en que, deacuerdo a determinadas condiciones intrínsecas o cali-dades, se consideran comprendidos diferentes sujetos uobjetos. La clase corresponde a un grupo taxonómico queabarca varios órdenes con muchos caracteres comunes.

La clase conforma un grupo de cualidades que se in-tegran, caracterizadas por la homogeneidad de condicio-nes de forma y materia. Cuando se habla de vídeos, es-tamos generalizando una clase que se separa de los ex-pedientes. A. gattung, klasse, vorlesung, lehrstunde;F. classe; I. class; It. classe; P. classe.

El tipo documental es un modelo o ejemplar, represen-tativo de cosa figurada. Figura o talle de un documento.Clase como naturaleza misma de los documentos. Cadauno de los grandes grupos taxonómicos en que se pue-den dividir las unidades documentales archivísticas.

Al hablar de “clase” y “tipo”, nos estamos refiriendoa la forma en que se nos presenta a primera vista el do-cumento; referente a la clase documental disponemos deuna variedad amplia con la incorporación de la tecnolo-gía en la administración, así tenemos, sin ser exhausti-vos: documentos textuales, manuscritos, cartográficos,

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gráficos, de imagen, fotográficos, cinéticos, legibles pormáquina, microfilme, etc.

En cuanto a la tipología documental, ha generado unaserie de estudios sobre el tema; así tenemos impreso,formulario, carta, informe o memorando, etc. La Tipolo-gía se convierte en una rama de la Archivología que sededica al estudio de los tipos documentales. Tiene porobjeto clasificar determinadas creaciones según su for-ma, y establecer entre ellas relaciones según las afinida-des de sus sistemas escriturales, morfológicos, sintácti-cos, etc., estudia los diversos tipos documentales tenien-do en cuenta sus características morfológicas e interpre-tación de los caracteres.

Hoy se tiende a la práctica de una tipología documen-tal rigurosamente analítica, que excluye de sus presu-puestos toda consideración subjetiva del objeto. Se pre-tende con ello llegar a clasificaciones o tipificaciones de-finidas según modelos de validez universal. Las dimen-siones, el peso, la coloración, etc., otorgan a las tipolo-gías analíticas un alto grado de objetividad.

La tipología efectúa el análisis de una caracterolo-gía, y se basa en tres rasgos del carácter:

– creación,– actividad,– y utilidad para definir los tipos documentales.La clase establece en cierta forma una clasificación

para la ordenación documental, lógicamente al momen-to de ordenar documentos, no vamos a mezclar planos ymapas con películas o discos.

El tipo documental, contrariamente a lo que se pien-sa, se caracteriza por sus propiedades extrínsecas, comopuede ser el color, el tamaño, la forma. Por ejemplo unatarjeta de kardex y un decreto tiene sus característicasplenamente diferenciadas a las de un cheque bancario.

122

Generalmente cada oficina tiene un modelo prees-tablecido para determinar la categoría del documento.Si es carta lo más probable es que el tamaño del papelsea reducido; si es informe suele ser una hoja más gran-de que la de carta; si es memorando adopta un tamañoque se reduce a la mitad de la hoja oficio, etc. Para estosfines algunos países establecen normas generales paratoda la administración pública cuando no para la priva-da inclusive, en la Argentina IRAM determina las normaspor tamaños, para aplicar posteriormente a determina-dos tipos documentales. Por ejemplo: Norma A-4, seriebásica.

La diversidad de tipos documentales que se presen-tan al archivero, es consecuencia de las diversas activi-dades de la entidad pero debemos recordar que existentipos documentales sino iguales, por lo menos semejan-tes en distintas áreas de una institución, citamos el ejem-plo de cartas, que generan todos los sectores, lo cual esconveniente tener en cuenta al momento de realizar laordenación, la clasificación y, como consecuencia, la des-cripción. Los tipos documentales en algunos aspectos,tendrían la categoría de lenguaje estructurado, para laformación de tesauros.

Algunos tipos documentales son especializados, deahí que se generan formularios propios para cada insti-tución. Para facilitar la descripción, los tipos documen-tales pueden dividirse en grandes grupos. Schellembergclasifica los tipos documentales en grandes grupos, lostipos documentales comunes, personales, de activida-des financieras y judiciales, asuntos gubernamentales,que caracterizamos a grosso modo.

Tipos documentales comunes: son aquellos que seproducen en todas las actividades, sean éstas judiciales,económicas, gubernamentales, etc. Por lo general sirven

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de comunicación entre personas e instituciones. Los másconocidos son los de correspondencia, actas, informes,memorandos, notas y telegramas.

Tipos documentales personales: son más utiliza-dos en un archivo histórico, son documentos producidospor las personas en sus actividades de carácter perso-nal. Toda persona, produce y acumula documentos, des-de el documento de identidad hasta los recibos de com-pras, desde el certificado de nacimiento, los documen-tos personales, hasta los de entidades encargadas delcobro de impuestos y servicios, se acumulan en los ar-chivos personales de todo ciudadano. Podemos efectuaruna pequeña clasificación para este tipo de documentos:

Documentos familiares:– Bancarios.– De salud.– Seguros.– Vivienda.Documentos fiscales:– De locomoción.– De trabajo.

A su vez, por experiencia generalizada, cada uno deestos clasificadores poseen varios tipos documentales,podemos considerar los más comunes:

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Clasificador Documento Conservación Orden original

Familiares Libreta de casamiento

Permanente Registro Civil

Certificado de nacimiento Permanente Registro Civil

Declaración de sucesión Permanente Tribunales

Sentencia de divorcio Permanente

Tribunales /Reg. Civil

Bancarios Extracto de cuenta bancaria 5 años Banco

Extracto de tarjetas

Según contrato Entidad emisora

Recibo pago de préstamos

3 años de la fecha de vencimiento

Entidad otorgante

Pagarés 3 años de la fecha de vencimiento

Entidad otorgante

Boletas de depósito y extracción

30 días de acreditado Banco

Salud Comp. pago. Hosp. Clínica 10 años

Entidad de salud

Análisis, radiografías Permanente Entidad de

salud

Cuotas médicas, Ob. Soc. 10 años Entidad de

salud

Cuadro 6. Tipos documentales personales.

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Clasificador Documento Conservación Orden original

Seguro. Contratos

Fecha de vencimiento de póliza

Compañía aseguradora

Primas Un año d. vencimiento última cuota

Compañía aseguradora

Vivienda Contrato de alquiler

Hasta la entrega propiedad

Locador /inmobiliaria

Comprobante de pago alquiler 10 años

Locador /inmobiliaria

Reglamento de copropiedad

Hasta la venta de propiedad

Escribanía

Resumen de expensas

Durante propiedad Administrador

Recibo de expensas 10 años Administrador

Titulo de propiedad

Hasta su venta

Colegio de Escribanos

Actas de consorcio

Hasta su venta

Administrador

Documento por mejoras

10 años /garantía Locador

Recibos servicios Gas 10 años Empresa gas

Luz 10 años Empresa luz

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

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Clasificador Documento Conservación Orden original

Teléfono 10 años Empresa teléfono

Tasas Obras Sanitarias 10 años Empresa Obras Sanitarias

Municipalidad 10 años Municipalidad

Hipoteca Hasta vencimiento

Colegio de Escribanos

Garantía electrodomésticos

Hasta vencimiento Comercio

Fisco Comp. de pago impuestos 5 años Banco

Automotores Permiso de conducir

Hasta vencimiento

Div. Tránsito Municipal

Tarjeta verde Mientras sea titular

Registro de la Propiedad

Recibo de patente 10 años Dir. Rentas

Trabajo Diploma de estudio Permanente Entidad de

educación

Matricula profesional Permanente

Entidad otorgante

Contrato de trabajo Permanente Entidad

otorgante

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

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Clasificador Documento Conservación Orden original

Recibo de sueldo 10 años Entidad otorgante

Aportes jubilatorios Permanente Caja o

empleador

Solicitud de pensión Permanente

Caja correspondiente

Constancia remuneración Permanente Empresa

Constancia de prestaciones Permanente Empresa

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

Los tipos documentales personales generan ciertomalestar en la clasificación porque corresponden a unapersona jurídica, bajo determinadas circunstancias queno son institucionales. V.gr.: los investigadores, los his-toriadores, intelectuales, escritores, etc., generan docu-mentación particular; en el momento de realizar la cla-sificación pueden plantear interrogantes al no tener ti-pificaciones sobre algunos documentos propios de cadaautor, no obstante, algunos trabajos son factibles de cla-sificar rápidamente, sobre todo cuando se trata de car-tas, correspondencia, en general; el problema se presen-ta cuando se encuentran recortes de diarios, revistas,artículos, memorias, álbumes, biografías, discursos, apun-tes, ensayos, genealogía, etc.

Tipos documentales financieros y judiciales: talcomo su nombre lo indica, son aquellos que se producen

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gracias a la actividad económica de una institución y den-tro de los judiciales, aquellos que se producen como con-secuencia de juicios, procesos, apelaciones, etc. propiosde las actividades de tribunales.

En los documentos financieros, es necesario tenerun conocimiento básico sobre las actividades y léxico em-pleado, a fin de dar el tipo documental más acertado posi-ble a la realidad. En la administración moderna un buennúmero de los tipos documentales son formularios im-presos, como recibos, comprobantes de ingresos, asien-tos diarios, etc., lo cual facilita en cierta manera la iden-tificación rápida del tipo documental.

No ocurre lo mismo con los tipos documentales judi-ciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamien-tos judiciales que se presentan, además de que en la eje-cución judicial se producen diferentes tipos dentro deun mismo expediente.

Tipos documentales de asuntos gubernamenta-les: en la administración moderna es el Estado el queprovee mayor cantidad de documentación, debido sobretodo a la gran diversidad y magnitud de actividades queefectúa el gobierno a través de sus organismos adyacen-tes. Asimismo originan tipos documentales muy espe-cializados, dando lugar a gran variedad de formulariossobre actividades complejas. Deducimos entonces que eltipo documental, al ser claramente identificado por elarchivero, está dando también a conocer la informacióngeneralizada de su contenido.67

67 Manuel Vázquez: Auxiliares Descriptivos I (Inventario y Guía),Córdoba, Argentina, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos,CIDA, 1978, p. 5.

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Clasificación de los documentosdiplomáticosDe acuerdo con el término clase, y sólo como para lo-

grar una comprensión adecuada de la aplicación de estetérmino que no debe confundirse con la ordenación y cla-sificación en los archivos, sino que estamos encarandosólo una propiedad o carácter de los documentos, incor-poramos este estudio de clasificación de los documentosdiplomáticos. Se han ensayado numerosas clasificacionesde documentos, justificando algunos criterios, veamosalgunas:

Rolandino de Passeggieri divide teniendo en cuen-ta el “contenido” (contenido sustantivo desde el puntode vista archivístico) de los documentos en: originales;copias (que pueden, a su vez, ser imitativas, autógrafasy auténticas); abreviaturas o minutas.

Originales

Imitativas

Autógrafas

Documentos

Copias

Auténticas

Minutas Abreviaturas

Cuadro 7. Clasificación de los documentos diplomáticos, segúnRolandino de Passeggieri.

Elio Lodolini en una clasificación muy simple, divi-de los documentos en: diplomas; libelus; carta; noticia.

Siquel y Roncier en documento real o apéndix; do-cumentos confirmativos; reescritos (no copias sino docu-mentos rehechos).

La clasificación tipológica de De Paoli es más com-prensible para los objetivos de nuestro estudio, puestoque nos acerca mucho mejor al concepto de los tipos do-cumentales:

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Documentos públicos: regiosPreceptum: utilizado mayormente por los reyes lon-

gobardos, merovingios y en las cancillerías imperiales.Privilegium: franquicia otorgada por los soberanos.

Se confunde a menudo con el precepto.Mundiburdium: es una clase especial de documen-

tos propios de la Edad Media.Pactum: documento o contrato del Estado o sobera-

no con particulares, conviniendo condiciones sobre unnegocio o acuerdo común.

Carta: conocidas también como “cartas pueblas” o“fueros juzgos”. Tienen su origen en la famosa carta deJuan sin Tierra a los señores. Son también concesionesotorgadas, generalmente a las abadías, iglesias, corpora-ciones, etc. Podían ser impresas o darse a conocer porbandos. En el primer caso eran llamadas “cartas-paten-tes”.

Mandatum: similar a la carta, se utilizó en asuntosadministrativos. Se clasificaba en generales y particula-res, según la extensión de las facultades que otorgabanel dador del documento.

Documentos públicos pontificiosEmanados de la cancillería pontificia. El corriente y

antiguo es la “bula”, nombre proveniente del sello que lovalidaba, que era en forma de bola. También fueron usa-das por emperadores romanos y reyes merovingios. Enellas se escribían los actos más solemnes de la vida públi-ca: sucesiones dinásticas, pactos de paz, actos de gobier-no, etc. En el pontificado la bula más antigua es la otor-gada en el año 1155 por Adriano IV. El sello de las bulaslleva el anillo del pescador y el monograma papal, decera rosada.

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División: por su contenido se dividen en bulas ma-yores o de privilegios, que son para los grandes aconteci-mientos, y bulas menores o letras, son las más comunes.

Según quien las clasifica, pueden ser:– Bulas consistoriales: que provee el Papa con to-

dos los cardenales.– Bulas intermedias: otorgadas por el Papa antes

de ser proclamado.– Bulas no consistoriales: otorgadas por el secre-

tario-canciller con anuencia del Pontífice.– Breves: documentos de puño y letra del Papa. Au-

tógrafos. Se redactan en latín.

Documentos privadosTestamentos: siguiendo el Código Civil (art. 3607):

“Es un acto escrito, celebrado con las solemnidades deley, por lo cual una persona dispone del todo o parte desus bienes para después de su muerte”.

Donaciones: utilizadas en la Edad Media, general-mente a favor de las iglesias, monasterios, etc.; y en laépoca colonial, testamentos y mandas.

Permutas: generalmente fueron utilizadas entre mo-nasterios. Libros, cuadros, esculturas, documentos, etc.

Ventas, censos, arrendamientos: referidos exclu-sivamente a documentos de carácter agrario. Tenían fór-mulas especiales.

Contenedor o formato

El formato considera la estructura de un documentode archivo que define la forma en que se guarda, princi-palmente por sus características de tamaño y textura.

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Schellemberg lo denomina formato y así se estableceen algunos institutos de enseñanza archivística. Nues-tra intención de emplear en cambio “contenedor”, es evi-tar confusiones entre formato y forma, acercándose mása su significado que es la manera en que son reunidoslos tipos documentales al ser producidos.

El formato apunta al tamaño. Contenedor se refierea recipiente, algo que contiene, en nuestro caso, los do-cumentos. El contenedor, de acuerdo con su forma físi-ca y modo de operación, lleva distintos nombres o nomi-naciones generales que están de acuerdo con su propianaturaleza. Theodore R. Schellemberg designa tres gru-pos:

l) Volúmenes: este término es también biblioteco-lógico. Se denomina volúmenes cuando los documentospueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de unlibro. Se denomina también libro. Es necesario aclararqué clase de volumen es, por ejemplo: libro de cuentas,libro mayor, libro copiador, libro de actas, etc., y si fue-ran de un solo tipo documental especificar si es un em-paste o un cuaderno.

2) Unidades archivables: lo consideramos como elmás común dentro de la administración pública, puestoque se trata de determinadas estructuras físicas que per-miten colocar los documentos referentes a un solo asun-to. Es necesario también aclarar qué clase de unidad es,si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador depalanca, folder, etc.

3) Unidades ordenadas deliberadamente: a estasunidades Schellemberg las denomina series de determi-nada ordenación. Si hablamos de series confundimos conla clasificación general, es preferible llamarlas “unida-des ordenadas”; sería lo que en terminología inglesa sedenomina “files” que obedecen a un orden determinado

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por las actividades mismas. Este orden puede ser alfabéti-co, numérico, etc.

Cantidad

La cantidad es una cualidad o propiedad de lo quepuede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de au-mento o disminución. A. menge, quantität; F. quantité;I. quantity; It. quantità; P. quantidade. Hablamos archi-vísticamente de determinado número de unidades do-cumentales.

Fue Aristóteles quien hizo de la cantidad un génerosupremo (categoría) del ser, atribuible a un término comorespuesta a la pregunta ¿cuánto? e inseparable del con-cepto de divisibilidad. Kant le otorgó significación tras-cendental (como condición de toda experiencia posible)y la relacionó con los juicios universal, particular y sin-gular. Para Hegel, como “cualidad convertida en negati-va”, es determinación segunda del ser como tal o cuali-tativo. Por último, para Engels y para el materialismodialéctico, su alteración es lo que modifica la cualidad.

En la descripción es muy importante saber la canti-dad puesto que nos orienta acerca del espacio que ocupala documentación; nos da un cálculo aproximado del cre-cimiento documental anual y nos permite prever el es-pacio necesario que se requeriría tanto en el propio ar-chivo administrativo como en los archivos intermedio ehistórico al efectuarse el traslado o la transferencia.

Es necesario verificar si la documentación está colo-cada de canto o “acostada”. Si la documentación está decanto se mide longitudinalmente y paralela al horizonteo al piso; si la documentación está acostada, se mide per-pendicularmente al horizonte o al piso, indicando en ladescripción la totalidad de documentos en metros li-

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neales; así mismo es necesario determinar la cantidadexacta de volúmenes y unidades archivables o de con-servación.

Soporte o forma

La forma es la figura exterior de la materia. Pero laacepción que más nos interesa es como el molde en quese vacía y forma alguna cosa, lo cual nos acerca más alcontenedor. Forma suele aceptarse como seudónimo deformato, lo cual se presta a confusión de conceptos. Laforma también nos acerca al concepto de la formalidad.A. form, gestalt; F. forme; I. form, shape, fashion; It. for-ma; P. forma.

Theodore R. Schellemberg habla de forma, lo cualconfunde fácilmente con el formato, de ahí que es pre-ferible cambiar la denominación de forma por la de so-porte, puesto que el soporte contiene a la información,vale decir si está en original o si está reprografiado (co-pias, multicopias, fotocopias, etc.) todas las variedadesde reproducción del original. Tendremos entonces unsoporte original o soporte reprografiado. El soporte másbien se conceptúa como apoyo o sostén de información,como cualquier medio sobre el que pueden almacenarsedatos, es decir, una memoria para datos. Puede consistiren cintas o discos magnéticos, soportes perforados (fi-cha o cinta) o formularios de marcas ópticas, papel, per-gamino, papiro, metales, etc. A. stütze; F. support; I.support; It. supporto, sostegno; P. suporte.

En este punto es necesario hablar un poco del conte-nido del tipo documental, ya que tendríamos que sepa-rarlo en grandes grupos para describirlo, es decir, esnecesario verificar si es el original o la copia la que seencuentra en el archivo. Si es copia también es necesa-

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rio aclarar si esa copia es de carbónico, si es copia a má-quina (recopilación), si es fotocopia del original, si es foto-copia de copia, si es microfilmada, etc.

Los documentos de archivo, producidos en el marcolegal de una actividad administrativa, después de todoun proceso administrativo, y luego archivístico, se con-vierten en testimonios, considerados como fuentes deestado de derecho, de identidad, y pueden también, obe-decer a intereses privados y particulares; son muchaslas razones por las cuales los documentos pueden pre-sentar problemas de origen o nacimiento, acorde a losintereses de quienes los crean. Esto se observa con ma-yor claridad en los tribunales de justicia, donde la inten-cionalidad de un documento se planifica en razón de unestado de derecho.

Durante el trámite, los documentos originales pue-den sufrir cambios, modificando su transmisión y objeti-vo, de modo que se presentan versiones sobre un mismotema, o deformaciones, modificaciones del sentido ori-ginal en el cual fue concebido; en todo caso las modifica-ciones son intencionales, reestructurando e interpretan-do los textos en su presentación. Así mismo, estos docu-mentos fueron concebidos con un número determinadode copias, que se agotan en las distintas presentacionesdel trámite. Es necesario entonces sacar nuevas copiasde estos documentos, por ejemplo la partida de nacimien-to, que figura en una enorme variedad de trámites, paralo que se requiere copias legalizadas para cada caso quese presente; hoy en día estas copias no son tan proble-máticas, debido a los avances tecnológicos que nos per-miten obtener una multitud de copias, legalizarlas confacilidad tal que abusamos de estos trámites, pero algu-nas décadas atrás, estos documentos se duplicaban porprocedimientos más rústicos, y sufrían alteraciones por

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la cantidad de copias que se obtenían en un lapso de tiem-po prolongado, con modificaciones interpretativas, in-terpolaciones y transformaciones.

Es aquí donde se consideran los conocimientos adi-cionales sobre Diplomática y Paleografía de los archive-ros; hablamos de soporte y de forma, de la “tradición do-cumental” de la Diplomática, un equivalente al ciclo vi-tal de los documentos actuales.

La tradición diplomática corresponde en nuestrostiempos modernos al trámite, y las diversas maneras detransmisión de sus significados, considerando los dife-rentes sucesos y accidentes de los documentos a travésdel tiempo, desde su nacimiento hasta llegar a los archi-vos de conservación permanente. Estamos hablando delciclo vital de los documentos.

El conocimiento preciso del ciclo vital de los docu-mentos ayuda al archivero en sus tareas de identifica-ción de fondos. El conocimiento de los distintos trámitesmarca el grado de relación existente entre los documen-tos, y establece un control de los documentos originalesy copias.

Todos los trámites que se efectúan manifiestan dosaspectos únicos sobre la forma documental, los documen-tos son archivados en forma de original, o en forma decopias.

Y hablando de clasificación, se establecen tambiénalgunas categorías sobre la relación entre el original ylas distintas formas de copias, así tenemos:

– Minutas– Originales:

a) Único:– autógrafo– heterógrafo

b) Múltiple (duplicados, triplicados...)

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– Categorías intermedias:a) Ampliaciones o seudo-originalesb) Renovaciones o neo-originalesc) Inserciones:

– confirmaciones– vidimus

– Copias:a) Autógrafasb) Certificadas o auténticasc) Figuradasd) Libres o simplese) En códices diplomáticos:

– registros– cartularios

Estos aspectos, han sido tratados en el contexto dela Diplomática, coincidiendo con la sistematización delfrancés Alain de Boüard68 que manifiesta, resumiendo,que todo documento puede ser clasificado en uno de es-tos tres grupos: minuta, original y copia.

MinutasLas minutas son consideradas en tiempos modernos

como las notas grises o borradores, bocetos, escritos pre-paratorios, su nombre se debe a que son muy breves. Tales así que de estas notas nacerán los documentos consi-derados como originales. “Ya en las leyes de Justinianose distinguieron perfectamente los términos scheda (quesignifica apunte) e instrumentum in mundum redactum(documento puesto en limpio). De modo que las minutas

68 Alain de Boüard: Manual de Diplomatique Francaise et Pontifi-cale, Paris, Diplomatique Général, 1929.

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son notas que contienen los datos esenciales para la re-dacción definitiva del documento”.69

A nivel notarial, originalmente las minutas se abo-cetaban en la cara más áspera del documento, pars pili,conocidas como “notas al dorso del documento”, mien-tras que en la cara más lisa, pars munda, se redactaba eldocumento mismo, esta práctica desapareció cuando di-chas anotaciones se efectuaban en libros aparte. Desdeel punto de vista archivístico, se debe tener en cuentaque las minutas, notas grises, bocetos, carecen de valorjurídico y que son proyectos que no siempre terminaronen un original. Lógicamente, podemos afirmar que unaminuta se convierte en original sólo con añadirle la fir-ma del autor. Es conveniente, sin embargo, guardar to-das esas notas, respetando los principios archivísticos,supuestamente y haciendo constar en la descripción.

Documentos originalesLa aplicación del término original aplicado al docu-

mento como adjetivo, se usaba en los tiempos de la es-critura capital y uncial en Roma, otorgándole más bienun significado de autenticidad, esta autenticidad no seve en las copias. Esta situación se prolonga hasta la EdadMedia, empleándose el término authenticum para los ori-ginales.

Sin muchas vueltas, consideramos documentos origi-nales los efectuados por voluntad propia de sus autores.Realizados en forma primigenia, como primera escritu-ra, perfecta y acabada, permitiendo obtener de ellos lascopias necesarias. Intrínsecamente en el original se ma-nifiestan en forma correcta las características internas y

69 Manuel Romero Tallafigo: “La tradición documental. Originalesy copias”, en: Archivística. Curso Básico, Major, Córdoba, Argentina,1981.

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externas de los documentos que estudiamos archivísti-camente, aparte que algunas características no archivís-ticas como incisiones, signos especiales, sellos... que nose presentan en la minuta ni en las copias, de la mismaforma como se presenta en el original.

Autógrafos y heterógrafos: cuando hablamos deltérmino original, cabe pensar que, estrictamente hablan-do, sólo podríamos clasificar a los documentos en ológra-fos, hológrafos o autógrafos, este último del griego autó-graphos, por ser éstos los únicos que intelectual y escri-turalmente, dado que es escrito de puño y letra, surgendel autor.

En la actualidad, consideremos original a aquellosque intelectualmente proceden de un autor, aun cuandoescrituralmente no sea así; a estos documentos se los de-nomina como heterógrafos.

Originales múltiples: es frecuente en el mundo mo-derno la redacción de documentos cuyo contenido sus-tantivo implica requerimientos y obligaciones a los finesdeterminados por las actividades administrativas. Así,tenemos un autor y múltiples destinatarios de las dis-tintas circulares que se distribuyen en instituciones muygrandes o multinacionales. En algunas instituciones sepresentan requerimientos de cautela y seguridad y deconservación, lo cual hace que se multipliquen los origi-nales.

En este sentido, casi todos “los diplomatistas acuer-dan en que estas categorías escapan a toda definición ju-rídica, pues son originales en plenitud dispositiva o pro-bativa”.70

70 Manuel Romero Tallafigo: “La tradición documental...”, op. cit.

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Categorías intermediasAmpliaciones o pseudo-originales: no correspon-

de a los originales múltiples, considerando que se modi-ficó su fecha de elaboración, faccionamiento; en térmi-nos reales se trata de un duplicado, que conserva todoslos atributos del original, por lo tanto revestido de au-tenticidad y fidelidad.

Renovaciones o neo-originales: es una sustitucióndel documento original, en fecha posterior, autenticadoen forma legal, para suplirlo por necesidades manifies-tas tales como nuevos trámites, pérdidas, o destrucción.

Inserciones: se da sólo cuando el texto de un docu-mento es reproducido e incluido en otro documento, te-niendo este resultado características y esencia propias.

Confirmaciones: diplomática y legalmente son do-cumentos jurídicos que reiteran relaciones económicas,personales, concesiones y disposiciones, consignadas endocumentos anteriores, con el fin de renovar su fuerza ovigencia legal. Son particularmente estudiados en el CVD

porque incluyen documentos anteriores, que sirvieroncomo precedentes.

Vidimus o vistas: considéranse a las transcripcio-nes auténticas de un documento, hechas bajo la garantíade una autoridad constituida. Constituyen un acto jurí-dico nuevo, y no tienen por objeto la reedición del docu-mento que se copia.

CopiasDesignadas en latín como exemplum, sumptum, trans-

latum... Se realizan con dos finalidades claras: reprodu-cir originales existentes y sustituir originales perdidos.

Al igual que a los originales, podemos clasificar a lascopias de la siguiente forma:

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– Copias autógrafas: son las hechas por la mismamano del autor del original sea ológrafo o heterógrafo.Son en su creación muy cercanas al original, pero distin-tas en su aspecto, del original.

– Copias certificadas: son aquellas que al ser lega-lizadas en forma pública, se avala su fidelidad por unaautoridad distinta a la del autor. Legalmente surten losmismos efectos que el original.

– Copias figuradas: el copista o copiador reprodu-ce el texto y los caracteres de los documentos, caracte-res gráficos, suscripciones, signos, marcas, sellos, con-temporáneos del documento original. En la actualidadhablamos de fotocopias, que no tienen valor probatoriodentro del ámbito del Derecho.

– Copias libres: son documentos cuya fidelidad noresponde ninguna autoridad legalmente creíble, se re-producen sólo caracteres internos, contenido sustantivo,fechas.

– Las copias en auxiliares descriptivos: los regis-tros en los auxiliares descriptivos son asientos de docu-mentos. Son fuente de indudable valor para la investi-gación.

CARACTERES INTERNOS

Los caracteres internos se refieren más al contenidodel documento, pero hacer una descripción del conteni-do de cada documento resultaría una labor pesada e in-necesaria, por lo que se ha visto conveniente resumiraquellos caracteres comunes en todos los documentos yque a su vez indiquen una referencia documental que nospermite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar des-criptivo. Así tenemos que las propiedades principales

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de todo documento son: la entidad productora, los orí-genes funcionales, la fecha y lugar de producción (deno-minada también datación) y el contenido sustantivo.

Entidad productora

Todo documento es producto de una actividad, es de-cir no hay documento sin acción mediante, por lo tantotodo documento refleja una acción. Consecuentemente,existe siempre una entidad que acciona, y como produc-to de esa actividad surge el testimonio, el documento.

La entidad productora tiene vital importancia en laArchivología, puesto que determina la procedencia deldocumento. La procedencia es el origen, o el principio,toda existencia se sujeta a una procedencia, para noso-tros es el punto de salida de un documento. A. prove-nienz, herkunft; F. provenance; I. provenience, origin;It. procedenza; P. procedencia. Es conveniente caracte-rizar a la procedencia, si es pública, privada, religiosa,militar, etc.

La entidad productora y la procedencia del documen-to son conceptos correspondientes y sinónimos.

El principio de procedencia indica de dónde provie-ne el documento y legalmente a dónde pertenece. Sobreeste concepto existen problemas de interpretación, paraevitarlos se realiza un análisis de la procedencia y la per-tenencia. Schellemberg habla de la procedencia con ca-rácter archivístico, por ejemplo un expediente será archi-vado donde se resuelve y archiva y no siempre donde setramita.

Entonces el principio de procedencia es donde nace,donde se origina el documento, y el principio de perte-nencia a donde pertenece, donde queda naturalmente eldocumento.

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El archivo determina el principio de procedencia yle otorga ubicación, razón por la cual hay que tener enclaro la diferencia de conceptos.

La entidad productora determina la procedencia. Gun-nar Mendoza nos hace una clara exposición sobre esteprincipio. La procedencia literal sería la del lugar don-de nace el documento; la archivística es el lugar al cualpertenece el documento.

La entidad productora debe ser necesariamente des-crita en cualquier unidad documental. Alude directamen-te a la persona jurídica, es decir, el documento puedeser producido tanto por una persona como por una ins-titución. Si es institución puede dividirse en dos gran-des grupos: públicas y privadas. Al determinar la enti-dad productora también limitamos el campo del conte-nido, porque cada institución tiene sus propias funcio-nes. Si la entidad productora es una persona, al descri-bir hay que procurar tener en cuenta la actividad quedesempeña esta persona en la sociedad, lógicamente queesto nos dará una pauta del contenido documental sinnecesidad de leerlo todo.

Cuando no está claro el origen de un documento, tam-poco queda claro su valor y su sentido. Para fines prácti-cos no es suficiente el nombre de la institución produc-tora sino que es preciso poner el nombre del departa-mento y la oficina que produjeron el documento. Hay queasentar un número de escalones como mínimo, escogien-do un término medio.

Fecha y lugar de producción

Todo documento válido lleva necesariamente la fe-cha, aun cuando no todos llevan el lugar. Se llama tam-bién data, de ahí el nombre de datación, nota del tiempo

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y lugar en que se hace u ocurre una cosa. A. datum; F.date; I. date; It. data; P. data. En algunos casos no hacefalta escribir el lugar porque es fácilmente deducible, ose presume. El lugar es el sitio donde ocurre, sucede, seefectúa algo. A. ort, stelle, platz; F. lieu, endroit; I. pla-ce; It. luogo; P. lugar. Así tenemos que los documentosque sirven para efectuar un trámite interno de una ins-titución, no llevan membrete, muchas veces descuidaneste detalle. La fecha y el lugar son las coordenadas delnacimiento del documento.

La fecha y lugar de producción, más conocido comodatación, nos dan una pauta del cuándo y el dónde, quetambién son descriptores de la ubicación. El cuándo nosda un orden cronológico, generalmente es la datación laque nos da indicio del principio del orden original de losdocumentos, es decir, en qué orden fueron creados losdocumentos, que hay que respetar. En los documentosjurídicos cobran enorme importancia, lo mismo que paralas investigaciones, permiten determinar el tiempo devalidez del documento, y cuando la clasificación así lorequiera, permite el ordenamiento cronológico.

Un documento puede tener varias fechas. Normal-mente se usa la última fecha, porque es la de la resolu-ción final.

Fechas topes: se usan para la descripción, son la pri-mera y la última fecha de una serie documental o de unaunidad de conservación.

Orígenes funcionales

Consisten en la función o actividad por la cual se pro-duce el documento; distinguimos dos clases de funcio-nes o actividades:

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– Facilitativas: cuando las actividades se abocan afacilitar los trámites, meramente burocráticas.

– Sustantivas: cuando las actividades hacen a losfines.

Cuando se realizan las labores descriptivas es nece-sario especificar la función o actividad a la que se refie-re el documento. Schellemberg llama origen funcional,que está relacionado con el tipo documental y con el nom-bre de la serie.

El origen funcional es equivalente al contenido sus-tantivo, cuando el auxiliar descriptivo tiene como uni-dad de asiento la serie.

Cuando cada asiento es una serie completa, el origenfuncional es el contenido sustantivo. En cambio cuan-do es una unidad documental simple, no se usa origenfuncional. En la práctica lo vamos a utilizar pocas veces.

Los orígenes funcionales cobran una importancia vi-tal para el archivero, puesto que determinan la funciónadministrativa que motiva la documentación, al mismotiempo que nos indican la causa por la cual fueron pro-ducidos. La causa generalmente nos da la importanciadel documento, lo que nos hace suponer que un documen-to por felicitación de cumpleaños no cumple la mismafunción ni tiene la misma importancia que un informede actividades.

Cuando no es muy claro el origen del documento, tam-poco queda claro su valor y sentido. Al describir hay quetomar en cuenta esto. Muchas veces no es suficiente elnombre de la institución productora, sino que es necesa-rio poner el nombre del departamento y oficina que pro-dujeron el documento.

La función es bastante genérica para especificar laslabores que desempeña una institución para el logro de

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sus objetivos, para ser más específicos denominamos “ac-tividades”, y más específicamente acciones.

El término trámite enumerado por Schellemberg esasí mismo genérico, puesto que anuncia una serie de pa-sos que sigue un determinado documento para lograruna resolución. Estos términos de funciones, activida-des, acciones y trámites son aplicables a toda adminis-tración y a toda persona jurídica, puesto que la constan-cia es el documento mismo.

Contenido sustantivo

Argumento, tema, extracto, su nombre mismo lo in-dica, es el contenido substancial por el cual ha sido nece-sario producir el documento, a este contenido se lo de-nomina asunto o tema principal. En la administraciónmoderna se procura que este contenido sea lo más preci-so posible en la relación con las actividades de cada insti-tución. Se utiliza en la descripción cuando se realiza do-cumento por documento, cuando se elaboran auxiliaresdescriptivos como el inventario analítico y el catálogo.

El contenido sustantivo es el carácter más amplio,contiene temas de personas, lugares, cosas, fenómena;al decir personas limitamos un poco con personas jurídi-camente constituidas. Al querer hacer un inventario porpersona tendremos una gran cantidad de informaciónsobre personas.

Esto da una pauta de la validez del documento, me-diante los valores primarios del documento, sobre la im-portancia de ciertos de estos factores sobre los demás.No hablamos de temas, no los archivamos por tema, dadoque es una cuestión más bibliotecológica. En el archivocasi no se usa el tema, éste se encuentra más que todoen el tipo documental ya que éste nos da ya una idea ca-

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bal del tema. El tema por lo general puede referirse alas personas jurídicas y sus acciones, a los lugares, a lascosas y a la fenómena.

Personas: al hablar de personas nos referimos a lapersona jurídica, es decir, que puede ser una personacomo una institución. Así mismo éstas pueden ser públi-cas y privadas, como habíamos mencionado anterior-mente.

Lugares: se refiere generalmente a regiones geográ-ficas, así mismo pueden incluirse dependencias de dis-tintos lugares de la misma institución. Al describir, espreferible siempre partir de lo general a lo particular,es decir regiones, países, provincias, municipios, pue-blos, ciudades, villas, etc.

Cosas: encierra en su concepto objetos materiales.Se subdividirán en dos grupos: los artificiales, en los queinterviene la mano del hombre, los mismos que se subdi-vidirán de acuerdo con las especialidades a que corres-ponden (si hablamos de automóviles, tractores, maqui-narias, generalizaremos como mecánica; si hablamos depuentes, caminos, represas, consideraremos como inge-niería, etc.) y las cosas naturales que a su vez se subdivi-dirán de acuerdo con los reinos de la naturaleza: mine-rales, vegetales y animales.

Fenómena: se refiere sobre todo a las múltiples ma-nifestaciones fenomenológicas, como consecuencia de unaorganización social, tales como políticos, económicos, so-ciales, religiosos, científicos, militares, etc. Los períodoscronológicos son comunes en todo el contenido sustanti-vo, pudiendo describirse por eras, siglos, décadas, años,meses o días.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO

CONCEPTOS GENERALES

PARA comprender mejor la ordenación y sobre todo la cla-sificación es necesario contar primero con algunos co-nocimientos sobre los sistemas, la administración y susestructuras, sin agotar el tema, señalamos algunos con-ceptos básicos, caso contrario, este trabajo se extende-ría mucho.

SISTEMAS

El concepto de sistemas se comprende mucho mejorconociendo el trabajo administrativo. El sistema es unconjunto de objetos unidos entre sí con un fin común.

Es el sistema que proporciona una estructura, el quenos permite visualizar factores relacionales externos einternos. Los sistemas aplicados a las operaciones de lasinstituciones y empresas son necesariamente complejos,los conceptos de sistemas ayudan a resolver algunas de

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esas complejidades, al mismo tiempo que ayudan a la ge-rencia o a la jefatura a conocer la naturaleza de los pro-blemas complejos, y con ello, trabajar en un ambienteconocido.

Un sistema es un todo organizado, un conjunto o com-binación de cosas o partes que forman un todo unitario,un conjunto de elementos interrelacionados con un ob-jetivo en común.

La palabra sistema implica plan, método, orden, arre-glo.

Lo contrario al sistema es caos. Una situación caóti-ca administrativa se produce cuando todo puede depen-der de cualquier cosa.

Dado que dos de las mayores metas de la ciencia yde la investigación en cualquier área temática son la ex-plicación y la producción, la condición caótica no puedeser tolerada.

Es de interés general desarrollar conjuntos de co-nocimientos que puedan ser organizados dentro de “untodo complejo”, razón por la cual la Archivología contri-buye con la sistematización de sus documentos y la in-formación de éstos.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

La teoría general de sistemas se ocupa del desarro-llo de un marco teórico sistemático para describir lasrelaciones generales de un mundo empírico. La teoríatrata de relacionar conocimientos de distinta naturale-za, de integrar y desarrollar estudios interdisciplina-rios. Esto nos lleva a considerar que en el seno de la teo-ría general de sistemas, se encuentras inmersas variasteorías, tales como la teoría de la organización, que abar-

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caría a la Economía, Administración, Sociología, Inge-niería, Psicología, Fisiología y Antropología; la teoría dela información, la investigación operativa, la cibernética,etc.

Como un preludio a la clasificación primero archivís-tica, y luego documental, exploramos una jerarquía deniveles modificada a la que presentara Kenneth Boul-ding en su libro Teoría General de Sistemas, el esqueletode la ciencia.

Primer nivel: o nivel de las estructuras, es el de laestructura estética. Constituye la geografía y la anato-mía del universo. Se requiere de una adecuada y muyprecisa descripción de esas estructuras, considerándo-se como el principio de los conocimientos teóricos orga-nizados en cualquier campo.

Segundo nivel: o el nivel de la precisión, es el de laestructura dinámica simple con economía de movimien-tos, sólo los necesarios y predeterminados. El sistemasolar es, por supuesto, el ejemplo adecuado. Considerala estructura teórica de la física; la química e inclusivela economía, tienen su lugar en esta categoría.

Tercer nivel: o sistema cibernético, es el de la es-tructura del equilibrio, en este nivel consideramos prin-cipalmente la transmisión e interpretación de informa-ción como parte esencial del sistema. El modelo homeos-tático, de tanta importancia en la fisiología, es un ejem-plo de mecanismo cibernético que existe en el mundo em-pírico del biólogo y del científico social.

Cuarto nivel: o sistema abierto, es el de la estructu-ra autorregulada. En este nivel se diferencia la vida delo inerte; se le puede denominar también el nivel de lacélula.

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Quinto nivel: o sistema genético asociativo; la es-tructura vegetal; está caracterizado por la planta y do-mina al mundo empírico del botánico.

Sexto nivel: o sistema genético: la estructura ani-mal; caracterizado por una movilidad incrementada, con-ducta teleológica y conocimiento de su existencia. En estenivel se dan los receptores biológicos de información es-pecializados como ser los ojos, oídos, etc. que conducenal incremento de captar mayor información; esto contri-buye a un mayor desarrollo del sistema nervioso, y delcerebro como última instancia. El cerebro se constituyecomo organizador de entrada de información dentro dela estructura de conocimiento.

Séptimo nivel: o el sistema humano; del ser huma-no individual considerado como un sistema. Presuponeal hombre como poseedor de una conciencia. Su imagen,además de ser más compleja, se ubica por encima de losanimales, tiene una cualidad autorreflexiva, el hombreno solamente sabe, sino que está consciente de lo que sabe.

Esta propiedad es probablemente consecuente al fe-nómeno del lenguaje y del simbolismo. Es la capacidadpara hablar, la habilidad de producir, absorber e inter-pretar símbolos, lo que lo diferencia claramente de suscongéneres menos desarrollados.

Octavo nivel: o el sistema social; las organizacionessociales constituyen una estructura de organización. Eneste nivel se relacionan los contenidos y significados delos mensajes de la naturaleza, las dimensiones de los sis-temas de valores, las transcripciones de la historia, lasimbolización sutil del arte, la música y la poesía y lagama compleja de las emociones humanas.

Noveno nivel: o los sistemas trascendentales. Exis-ten los absolutos, los esenciales, los inconocibles, y ellos

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también exhiben una estructura sistemática y de rela-ción.

EMPRESAS Y ORGANISMOS DE SERVICIO ENLA TEORÍA DE SISTEMAS

Un organismo es un sistema abierto, mantiene su es-tado constante, mientras que la materia y energía queconsume mantienen un cambio continuo; es el equilibriodinámico. Un organismo vivo es un sistema definido.

La organización de los servicios es un sistema crea-do por el hombre, que tiene una interacción dinámica consu medio ambiente —clientes, competidores, organiza-ciones, proveedores, gobierno y muchas otras entidades.

La organización del servicio es un sistema de partesinterrelacionadas que trabajan en forma asociada conobjeto de lograr un número de metas, tanto las de la or-ganización, como las de los participantes individuales.

El propósito de la teoría de sistemas dirigidos a losservicios es desarrollar un objetivo y un medio ambien-te comprensible para la toma de decisiones.

Aplicamos nuestros conocimientos de sistemas a lasinstituciones:

Sistema de servicio: es un conjunto de objetos y/oseres vivientes que se relacionan entre sí para procesardistintas actividades, realizadas en el marco de empre-sas y administraciones y cuidar determinados intereseso satisfacer necesidades tanto de entidades como del pú-blico en general, y cuyos fines se encuentran definidospor el objetivo del sistema. Se utiliza un lenguaje espe-cífico para sus distintos procesos:

Retroalimentación: consiste en analizar el estadode los servicios, y comparar con un criterio preesta-

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blecido por los objetivos del sistema. Debemos recordarque el fin ultimo de la Archivología es precisamente elservicio, esta función nos permite tomar acciones correc-tivas según el resultado de las comparaciones efectua-das.

Ruido en el sistema: se considera así cuando existeuna deficiencia por mal funcionamiento del sistema. Esteruido puede ser producido por los componentes del sis-tema o por factores ajenos al sistema.

Estabilidad del sistema: es la propiedad para re-sistir perturbaciones, que en casos extremos evitan elcumplimiento del objetivo.

Ambiente del sistema: es el medio en que se encuen-tra inmerso el sistema y lo relaciona con todo aquelloque lo rodea, pudiendo influir en su funcionamiento.

Parámetro en el sistema: nombre genérico atribui-do a las principales características del sistema.

Subsistema: son los sistemas que componen un sis-tema total.

CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS

Si bien en Teoría, fundamentos y práctica de la Ar-chivología hicimos un análisis de los sistemas, nos es con-veniente conocerlos, por las distintas formas naturalesque pueden adoptar las estructuras y para que podamosrealizar los taxones clasificatorios con mayor compren-sión de este fenómeno. Podemos clasificarlos en:

a) Físicos y abstractos.b) Naturales y elaborados.c) Abiertos y cerrados.d) Técnicos y civiles o sociales.e) Por proceso.

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Sistemas físicos y abstractos

Los sistemas físicos son aquellos sistemas que exis-ten físicamente.

Los sistemas abstractos son aquellos que sólo exis-ten en forma conceptual o en la mente de alguien.

Naturales y elaborados

Los naturales son aquellos sistemas elaborados porla naturaleza.

Los elaborados son los realizados por la actividaddel hombre.

Técnicos y civiles o sociales

Los sistemas técnicos son los que integran y apli-can la tecnología para alcanzar una meta.

Los sistemas civiles o sociales tienen como finali-dad la satisfacción de un objetivo social.

Abiertos y cerrados

Los sistemas abiertos son aquellos donde es muydifícil predecir su comportamiento. La retroalimenta-ción existente no es controlable y en algunos casos es sub-jetiva.

Los sistemas cerrados son aquellos que tienen obje-tivos, actividades, relaciones claramente determinadospor lo que el control, retroalimentación y pronóstico pue-den ser establecidos de manera precisa y objetiva.

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Sistema de producción

El sistema por proceso es aquel en el que por mediode un proceso común se elaboran todos los productos.

El sistema por órdenes es aquel donde un conjuntode actividades diferentes sigue un proceso especial.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DESERVICIO POR SU PROCESO

Los sistemas de servicio continuos son aquellosen los que las actividades se estandarizan en cuanto alas rutas y los flujos en razón de convertirse en una ru-tina. En consecuencia, se adopta un conjunto homogé-neo de procesos y de secuencia de procesos.

Los servicios intermitentes son aquellos que flexi-bilizan a las instituciones para manejar una gran varie-dad de servicios. El costo total de cada servicio es rela-tivamente alto; en consecuencia los costos de serviciosson más altos que los de un sistema continuo.

Los sistemas modulares hacen posible contar conuna gran variedad de servicios relativamente altos y almismo tiempo con una baja variedad de componentes yactividades.

Los sistemas de servicio por proyectos son a tra-vés de una serie de fases; en este tipo de sistemas exis-te una secuencia de operaciones, todas las tareas u ope-raciones individuales deben realizarse en una secuenciatal que contribuya a los objetivos finales del proyecto.Los proyectos se caracterizan por el alto costo y por ladificultad que representa la planificación y control ad-ministrativo.

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CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DESERVICIO POR SUS FINES

Primarios: están sujetos a factores indeterminadospor lo tanto suelen convertirse en precedentes de otrasactividades.

Secundarios: son los sistemas de transformación yde carácter cultural. Estos sistemas funcionan como con-tinuos e intermitentes dependiendo de las necesidadesy de la demanda de la sociedad. La característica del ser-vicio de transformación es una gran división del trabajoaplicado a un buen sector de la población.

Terciarios: engloban todo el sistema de servicios.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

EXISTE en la actualidad una tendencia a ordenar los ar-chivos por la naturaleza y función de las institucionesque generan documentos y por la naturaleza de los so-portes documentales contenidos. Veamos algunos:

Archivos audiovisuales: el término audiovisual esun adjetivo que se refiere de forma conjunta al oído y ala vista. Dícese de los métodos de enseñanza que utili-zan las grabaciones acústicas acompañadas de imágenes.En la comunicación social llámanse a los medios de co-municación que combinan imagen y sonido, así como asus técnicas y obras. Medios audiovisuales por excelen-cia son la televisión, el cine y el vídeo. Por lo tanto losarchivos audiovisuales son aquellos que conservan do-cumentos en forma gráfica y/o auditiva.

Archivos cartográficos: el término cartografía hacereferencia a la técnica y arte que tiene como finalidad laelaboración, edición y publicación de mapas, como resul-tado de la observación directa o del empleo de documen-tación. Los archivos cartográficos conservan los docu-mentos que contienen información geográfica en forma

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gráfica, fotográfica, fotogramétrica, mapas, cartas, pla-nos, incluyendo documentos textuales anexos.

Archivos impresos: aplicado a aquellos que conser-van material impreso, formularios, e inclusive los reali-zados por ordenadores.

Archivos legibles a máquina: sector especializadoque contiene información codificada, grabada en sopor-tes magnéticos, cintas, tarjetas perforadas, o documen-tos producidos en el transcurso de un proceso electróni-co, en esta categoría se toman en cuenta también algu-nos documentos reproducidos como los microfilmes.

En esta clasificación pueden incluirse cuantos archi-vos pueden crearse de acuerdo con la clase de documen-tos que contienen.

Por la naturaleza de las instituciones que generansus archivos, tendríamos una clasificación tradicional ygeneral, en la que podemos apreciar algunos aspectos:

De acuerdo con el punto de vista legal tendremos losarchivos:

– Privados.– Públicos.– Particulares.– Eclesiásticos.De acuerdo con la naturaleza de la información ten-

dremos archivos:– Secretos.– Cerrados.– Abiertos.Por el aspecto jurisdiccional de los archivos tendre-

mos archivos:– Nacionales.– Provinciales.– Municipales.

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– Comunales.Por el carácter de la entidad productora tendremos

archivos:– Vivos.– Muertos.– Activos.– Inactivos.La clasificación puede prolongarse indefinidamente

en este sentido, de todas formas nos damos una idea decontenido de esta clasificación:

Archivos públicos: considerados los más importan-tes, son aquellos archivos que se forman en las distintasunidades de la administración pública.

La administración pública presenta una enorme com-plejidad de operaciones y de distinta intensidad de tra-bajo; bajo estas actividades se crean los documentos, queuna vez cumplidos los fines que motivaron su creación,se archivan.

Existe una relación paralela entre el desarrollo de laadministración y el incremento del volumen documen-tal de los archivos, inclusive de la creación de archivos“eventuales”, estos documentos, recalcamos, encierrandocumentos valiosos con contenidos de interés social,patrimonial y económico-financiero.

En toda forma estructural de la administración pú-blica, correctamente llevada, existen unidades y dota-ciones especializadas para las tareas del archivo.

En la Argentina, el decreto 10.975 de 1958, designaniveles jerárquicos de la administración pública nacio-nal, a las direcciones, departamentos, división, sección,oficina. La asignación a los archivos más frecuente es ladivisión, si bien algunos organismos designan sección ydepartamentos, de acuerdo con la importancia que se leotorga a los documentos.

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Las funciones que comúnmente se asignan a los ar-chivos en los manuales de organización, reflejan pocaparticipación de archiveros profesionales, citando acti-vidades como:

– Fiscalizar y mantener el archivo.– Dirigir el funcionamiento del archivo.– Ejecutar el servicio del archivo.– Atender el archivo.– Efectuar el archivo.– Supervisar el archivo.– Llevar el archivo.Estas funciones son comprendidas como tales por los

organizadores de los manuales, debilitando la importan-cia del quehacer archivístico de las entidades públicas,donde aún se tiene el concepto antiguo de que al archivole corresponden situaciones de pasividad, como un re-positorio inactivo donde se acumulan papeles que hayque guardar sin saber para qué.

Con el transcurso de los años los documentos se acu-mulan y aumentan su volumen considerablemente. Lacarencia de recursos económicos, humanos, y el poco in-terés que despiertan para su conservación, otorga víalibre para que se efectúen expurgos indiscriminados, per-diéndose documentos con información de valor inestima-ble tanto para la administración como para los investi-gadores de las ramas sociales.

Los servicios del microfilme, impactantes por la pu-blicidad que le dieron, al igual que los servicios infor-máticos, por la buena promoción que tienen en los comer-cios, han demostrado que son ineficaces para cubrir mu-chas de las necesidades de los archivos: sobre todo el de-sarrollo de la informática, tiende a superar los trabajosrealizados en los microfilmes, pero resultó más nefastopara los documentos de archivo.

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Sólo hay dos formas de conservar los archivos en laactualidad: en papel o en microfichas. Las técnicas demicrofilme se prestan mejor para archivos de conserva-ción permanente, al considerar que el servicio de infor-mación puede recuperar parte de las inversiones efec-tuadas; por su naturaleza, algunos documentos requie-ren de una copia de seguridad confiable.

Es necesario comprender que decimos archivos pú-blicos, tomando el sentido público en cuanto a la natura-leza de la entidad como organización, no por la atenciónque se pudiera brindar al público. Se aplica a los archi-vos que corresponden a entidades jurídicamente de ser-vicio público, ubicadas en distintos niveles de los pode-res públicos.

Los archivos públicos han cobrado mayor importan-cia, considerando que son los únicos que tienen preocu-pación por la conservación de sus documentos, porqueel sistema así les exige, y además sus documentos refle-jan la realidad política y social de un sector importantede la sociedad, con una continuidad y permanencia delas instituciones, mayores que las de carácter privado.Recuérdese que indicamos, en alguna oportunidad, quelos archivos son el índice de desarrollo de cada país. Ló-gico, en las tribus no se ven archivos.

El Dr. Tanodi subdivide a los archivos públicos en:– Archivos nacionales, correspondientes a una nación.– Provinciales, para los sistemas políticos federales

y correspondientes jurisdiccionalmente a una provincia.– Municipales, correspondientes al municipio.También considera:– Organizaciones autárquicas.– Autónomas.

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– Semiautónomas, para algunos tipos de legislación,correspondientes a entidades en las cuales el Estado in-terviene con capitales y acciones.

En los archivos públicos existen también sub-divisio-nes:

Archivos administrativos: considerados esencial-mente aquellos archivos que se encuentran física y fun-cionalmente en la entidad productora de documentos,son parte orgánica de las instituciones que los crearon ysirven directamente a esas instituciones y sus áreas deinfluencia, usuarios, o quienes utilizan los servicios deestas entidades. Generalmente estos archivos se encuen-tran en diversos locales, de acuerdo a las necesidadesde cada organismo; se los denomina archivos eventua-les, prearchivos, archivos descentralizados, etc., perma-necen mientras prestan los servicios a los cuales han sidoconformados, creados. Posteriormente, sea por una re-glamentación o en forma consuetudinaria, se trasladana los archivos denominados centrales, generales, perosiempre bajo la tutela y dependencia de la entidad pro-ductora.

Los archivos administrativos pueden clasificarse endos tipos:

– Archivos eventuales.– Archivos centrales.Archivos eventuales: son aquellos que se forman al

reunirse los documentos en áreas administrativas don-de se desempeñan actividades relacionadas con sus ac-tuaciones.

Archivos centrales: son aquellos que se forman porla reunión de documentos en áreas donde se centralizanlos archivos eventuales y que permanecen por necesida-des de las entidades productoras.

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Archivos intermedios: son denominados tambiéndepósitos, archivos semimuertos, semiactivos, archivosprovisionales, pre-archivage para los franceses, limbopara los ingleses, record-center para los norteamerica-nos, inclusive irónicamente se los denomina purgatorios.Los archivos intermedios reúnen en sus depósitos losdocumentos administrativos, brindando servicio tantode almacenaje como de información que resulta esporá-dica en estos casos.

En estos archivos se decantan los valores documen-tales, produciéndose la simbiosis administración-cien-cia. Los documentos analizados y expurgados, son tras-ladados del archivo intermedio al histórico.

Los archivos intermedios tienen como ventajas:– Permiten una relación adecuada y profesional en-

tre archivos y profesionales.– Despejan en las entidades productoras, los docu-

mentos que concluyeron su etapa de trámite y han cum-plido los objetivos por los cuales fueron creados.

El archivo intermedio tiene como función principal:“Reunir, conservar, ordenar y describir la Archivalía pro-veniente de los ministerios y dependencias del PoderEjecutivo, descentralizadas o no, que cuentan con la anti-güedad de 15 a 30 años y que hayan resuelto trasladar-le por ser material de consulta infrecuente”.71

– Coordinan el traslado y transferencia de los docu-mentos del Poder Ejecutivo.

– Preservan documentos de valor temporal, logran-do de esta forma una solución económica para los archi-vos propietarios de los documentos.

71 Decreto Nº 2232 (Santa Fe, 7 de agosto de 1982), cap. III, art. 7 delReglamento para el funcionamiento del archivo general, de los archivosJurisdiccionales y sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo Pro-vincial.

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– Organizan la clasificación, preservándola en su in-tegridad, de acuerdo a las distintas procedencias.

– Decantan y seleccionan documentos de acuerdo acriterios modernos.

Archivos de conservación permanente o históri-cos: al estudiar Teoría, fundamentos y práctica de la Ar-chivología, observamos que el hombre es esencialmentehistórico; pero la historia no funciona sin documentosque acrediten los acontecimientos del pasado, los archi-vos históricos reúnen los testimonios del pasado, quepermiten reconstruir a la historia con la precisión de loshechos en el tiempo y el espacio.

Archivos generales: es un archivo territorial o deuna unidad territorial, sea nacional, provincial, munici-pal. Administra y orienta los objetivos archivísticos detodos los archivos de su sector.

Es en los archivos generales donde el archivero lo-gra la interpretación del estado de los documentos lo-grando una síntesis a través de la exposición de las técni-cas descriptivas, aparte de que tiene los recursos forma-tivos de la Paleografía, la Diplomática y la Cronología.

Archivos privados: término aplicado a los archivosque corresponden a entidades jurídicamente privadas.Se conoce y se habla muy poco sobre estos archivos, dadoel carácter reservado que tienen. La iniciativa del desa-rrollo de la Archivología nace en las necesidades que sepresentan en el sector público, el interés de los archi-vos privados se manifiesta recién en los últimos tiem-pos, pero siempre con la reserva característica de éstos.

Es necesario destacar la importancia que tienen losarchivos privados, no sólo en el sentido informativo, sinotambién histórico de cada región o país. Los gobiernosson los primeros que deberían comprender esta impor-tancia, considerándolos como patrimonio regional o na-

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cional. La conservación de estos archivos es indispensa-ble, por el hecho de que abren insospechados campos deestudio, sobre todo en las distintas ramas de la econo-mía, como historia económica, análisis y teoría económi-ca, abarcando una gama de experiencias que colaborancon el desarrollo de los pueblos.

En los países del Este europeo la situación ofrece unpanorama distinto. En la mayoría de estos países exis-ten archivos centrales económicos que no sólo recibendocumentación oficial sino también documentación deempresas privadas progresivamente nacionalizadas. Enel área de las nacionalizaciones la legislación ha regla-mentado la conservación y la remesa de archivos de em-presas, equiparándola a los archivos públicos.

La concentración de archivos tiene sus propias conse-cuencias, aun hablando de países desarrollados, el prin-cipal problema que se presenta es el volumen documen-tal, lo cual obliga muchas veces al Estado, como es el casode Hungría y la República Democrática Alemana, a to-mar medidas adecuadas, en este caso obligando a las em-presas a conservar sus propios archivos bajo la inspec-ción de los funcionarios de los archivos públicos.

Los archivos privados están expuestos a pérdidas per-manentes; generalmente a una institución de carácterprivado no le preocupa la cultura en sí, sino como mediode análisis de mercado, no está en sus fines el mejorarla situación cultural (salvo que sea una empresa neta-mente cultural). Queda también la posibilidad de quepuede existir información reservada a los fines de la em-presa o en casos extremos, información que comprometea la empresa desde el punto de vista fiscal y legal.

La perdurabilidad de la institución privada se limi-ta, normalmente a tres o cuatro generaciones. No tienenla continuidad y perdurabilidad como la pueden tener

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las instituciones públicas. Sus documentos, por una fal-ta de reglamentación adecuada se pierde.

Archivos particulares: término aplicado genérica-mente a los documentos de personalidades relevantesen lo social o referido a archivos familiares; son docu-mentos de poca escala, se denominan colección de docu-mentos.

Estas colecciones, por su contenido, ofrecen varia-dos temas a investigadores, escritores y estudiosos dedeterminadas personalidades, los archivos los obtienepor donación o por adquisición.

Archivos económicos: se denominan así a los archi-vos privados en los países europeos, se emplea este nom-bre por el contenido de los documentos que son de inte-rés para la historia económica.

Archivos eclesiásticos: el término se aplica a losarchivos que corresponden o son propiedad de socieda-des religiosas; esencialmente católicos. La Iglesia cató-lica es una sociedad civil universal con una jerarquía detipo monárquico. Una gran mayoría de los países sostie-nen el credo católico y cristiano, también consideramosque en la mayoría de los países existen leyes sobre la li-bertad de cultos. El interés por los archivos eclesiásti-cos existe porque la Iglesia ha sostenido por mucho tiem-po, registros de matrimonios, bautismos, nacimientos,defunciones, o bien libros especiales como el Statu ani-morum, donde registraban a las familias católicas sobrelas cuales se tenía jurisdicción.

Se ha presentado en algunas oportunidades la posi-bilidad de que se efectúen microfilmaciones sobre estosarchivos. Un ejemplo lo dieron los mormones, que efec-tuaron microfilmaciones de aquellos archivos que les per-mitieron, con la finalidad de “sellar la familia”, que laspersonas supieran de donde provenían; este culto, le da

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importancia a la genealogía, materiales de censos, listasde personas, etc.

De acuerdo con la organización de la Iglesia católica,los archivos adquieren denominaciones similares a lo quesucede con los archivos públicos; así tenemos archivosparroquiales, de diócesis, progresivamente hasta llegaral Archivo del Vaticano.

El Archivo Vaticano, considerado como el archivosino el más importante, por lo menos el más famoso delmundo, merece una especial atención porque fue el quemejor se custodió y organizó. Es el más importante confondos valiosos por su información con aproximadamen-te 10.000 volúmenes de documentos. Con cerca de cin-cuenta kilómetros de estanterías, llenas de libros, per-gaminos (Sala de pergaminos), y manuscritos de una im-portancia histórica muy rica, Listas de pecados, prome-sas, indulgencias, exenciones especiales de la ley ecle-siástica, acta de consistorio, actas de cónclaves a partirdel siglo XV, informes camarlengos, documentos sobre laInquisición, informes sobre los mongoles en el siglo XIII,monografías sobre el éxodo papal a Aviñón, 4.837 regis-tros de guerras, levantamientos y disturbios civiles. Exis-ten normas sobre documentos cuyo valor se decantarácon el tiempo hasta transformarse en información histó-rica, algunos documentos están vedados por el lapso decien años, mientras que otros lo estarán por tres siglos.

En cuanto a los registros de peticiones, se puede ha-blar de siete mil volúmenes de peticiones de toda clasede gracias y favores eclesiásticos a lo largo de quinien-tos años, tipos documentales como súplicas de reyes oanulaciones hasta la Sala Miscelánea, llena de quince ar-marios con documentos sobre historia política y religio-sa primitiva, bustas (legajos) de correspondencia perso-nal de quienes se destacaron en la historia, o los tipos

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documentales avvisi, informes de nuncios a la curia, quese remontan hasta la Edad Media. Dentro de su organi-zación, en un octavo lugar se clasifican las colecciones;con este rótulo se señala todo lo que se añade al ArchivoVaticano.

Otro aspecto interesante de la organización del Ar-chivo Vaticano, es la jerarquía del responsable de estosarchivos, sólo puede ser un cardenal, colaborado por unprefecto de los archivos y un archivero mayor.

Sobre la clasificación del Archivo Vaticano, podemosdecir que se efectúa en su mayoría por epígrafes, guar-dados en los armadi (armarios), con índices confeccio-nados en base a claves del alfabeto griego; otros docu-mentos se conservan en los fondi (fondos) registrados eníndices onomásticos. Los documentos y la biblioteca dela familia Chigi y de los Borghese, (miembros de la cortepapal durante siglos) que fueron trasladados a los recin-tos papales al comenzar la Segunda Guerra Mundial, estábien catalogada y clasificada.

El grueso de los documentos lo constituyen las biblio-tecas, documentos del clero, más de 100.000 documentosen pergamino, que proceden de los monasterios. Sólo delVaticano hay alrededor de 687 índices.

Al hablar del Archivo Vaticano, observamos tambiénuna clasificación de los archivos por el grado de acceso alos documentos, como ser:

Archivos secretos: término aplicado a los archivosque contienen documentos de carácter confidencial, se-creto, reservado; estos archivos generalmente son mili-tares, industriales y policiales.

Archivos vivos: denominación aplicada a aquellosarchivos cuya entidad productora existe y continúa pro-duciendo documentación, se los denomina también ar-chivos activos o archivos abiertos.

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Archivos muertos: denominación aplicada a aque-llos archivos cuya entidad productora dejó de existir ypor consiguiente de producir documentación, v.gr. losarchivos de los virreinatos, casas de contratación, etc.,se los denomina también archivos inactivos o archivoscerrados.

ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA

SE DICE organización a toda acción y efecto de organizar.Al conjunto organizado de personas de cierta actividad.Las concepciones organicistas son de tipo holístico, e in-terpretan el conjunto de la sociedad comportándosecomo una totalidad organizada en la que cada una de laspartes remite al todo que es quien las dota de sentido, ala vez que es irreductible a la mera suma de ellas. Orga-nizar es una función administrativa que comprende dosprocesos básicos:

1) El desarrollo del marco estructural para la insti-tución, y

2) La definición de las relaciones administrativas yoperativas.

Las ventajas de una buena organización proporcio-nan un marco íntegro en el cual el personal puede ac-tuar unido, en vez de hacerlo unos contra otros.

El tipo de organización puede facilitar u obstaculi-zar el logro de los objetivos de la empresa.

La organización proporciona comunicaciones eficien-tes y efectivas.

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Reduce la duplicación del trabajo al mínimo.Los empleados conocen las rutas o redes de mando

en la institución.El conocer los tipos de puestos en la organización y

la escala de promoción también ayuda a los empleadosa determinar sus opciones profesionales.

TENDENCIAS DE LAS ORGANIZACIONES

Aun cuando la organización es una importante fun-ción administrativa, ciertas tendencias aumentan la im-portancia de esta actividad.

1) Crecimiento en el tamaño de muchas organi-zaciones: debido a factores tales como mercadotecnia yfusiones en masa, muchas firmas han crecido tanto has-ta el punto de que sus servicios se cuentan por millones;los gerentes de estas empresas no pueden conocer losdetalles de todo el servicio, por lo que deben confiar enuna buena organización.

2) Diversificación de las líneas de productos: lasgrandes instituciones tienen grandes divisiones dedica-das a la producción de muchos y diferentes servicios, al-gunos de los cuales sólo están remotamente relaciona-dos unos con otros o no se relacionan. Por lo tanto, laintegración efectiva de estas actividades descansa enuna buena organización.

3) La especialización: aun cuando los especialistaspueden hacer un trabajo más efectivo que los genéricos,suelen enfrentarse a la falta de entendimiento de las ac-tividades de otros especialistas, esta situación conducehacia la organización profesional.

4) La actualización tecnológica: por el rápido cam-bio que se experimenta en el ambiente tecnológico, al-

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gunos productos resultan obsoletos. Esta situación re-quiere habilidad para reaccionar rápidamente.

Puede distinguirse un organicismo epistemológico,que sustenta que a la sociedad puede entendérsela comosi de organismos se tratasen. En este último caso la com-paración con un organismo es solamente concebido comoun modelo heurístico y no como una descripción de loreal.

En sociología, algunos autores, como Comte, Spencero Durkheim, han sido considerados como organicistassociales, ya que han entendido a la sociedad como si deun organismo se tratase, en el sentido antes explicado,y remarcando siempre que se trata solamente de unamera analogía. En cierta forma, la filosofía de la histo-ria de Spengler o de Toynbee puede también relacionar-se con el organicismo.

La organización es una unidad social deliberadamen-te constituida para alcanzar fines preestablecidos. Deesta manera, dentro de este concepto de organización in-cluimos a las empresas, hospitales, iglesias, ejércitos, uni-versidades, etc.72

Las organizaciones son la razón de ser de los objeti-vos propuestos, aun cuando sucede generalmente que,una vez formadas las organizaciones adquieren necesi-dades de subsistencia y expansión que modifican los fi-nes originalmente establecidos.

EVOLUCIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

En la última mitad del siglo anterior, en todos los paí-ses desarrollados se presentó el fenómeno organicista,

72 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo-sofía en CD-ROM, op. cit.

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justificando la conversión de la sociedad en un conjuntode instituciones. Bajo el justificativo que todo trascien-de al amparo de una institución, todas las tareas socia-les, de servicio o de producción, se confían hoy a organi-zaciones, diseñadas en lo posible a perpetuidad y dirigi-das por sus propias administraciones. El Estado se achi-ca en aras del desarrollo de las grandes organizaciones,de modo que el desempeño de la sociedad moderna, o in-cluso la supervivencia de cada individuo, depende cadavez más del desempeño de estas instituciones.

CONCEPTO DE ESTRUCTURA

Del vocablo latino “structura”, derivado de “strúere”es la “disposición” en sentido de orden. Manera general,a veces especificada con un adjetivo, de estar colocadaslas partes de una cosa. Considerada también como unaordenación de elementos según una ley que determinasus relaciones, que suele denominarse ley de composi-ción. Este concepto nos acerca tanto a la ordenación comola clasificación.

Las características fundamentales de una estructurason, tal como las describe Piaget, la totalidad, las trans-formaciones y el autoajuste.

Como totalidades, las estructuras son sistemas queno se originan por simple acumulación de elementos, peroque no se definen suficientemente, entendiéndolas confu-samente como totalidades que representan algo más quela mera adición de sus componentes, por lo que debendefinirse exactamente como totalidades resultantes delas relaciones establecidas por su ley de composición.

Las transformaciones definen también a las estructu-ras porque hay que entenderlas, debido a la ley que esta-

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blece relaciones entre sus elementos, como un sistemacuya actividad es estructurarse a sí mismo (estructuraestructurante).

Son, por último, una actividad autorreguladora, o sis-temas de autoajuste, porque tal actividad de transfor-mación no se orienta más que a producir nuevos elemen-tos de la misma estructura y sólo dentro de ella (estruc-tura estructurada).

Estas características se aplican con plena propiedada las estructuras de diversas clases.73

La estructura es un subsistema de la organización.Esto nos lleva a la conclusión de que toda organizacióntiene un subsistema estructural, un subsistema de co-municaciones, o un subsistema de información, con loque se demuestra que la estructura es una parte de laorganización. Es lo que se llama el esqueleto o las rela-ciones jerárquicas de la organización. Este esqueleto,nos orienta en la determinación del principio de proce-dencia archivístico que analizamos en capítulo aparte.Debemos comprender que la práctica misma nos lleva adiferencias sutiles entre la estructura representada y laorganización, lo que nos da pautas de que no estamos ha-blando de lo mismo.

Existen determinadas estructuras o formas adopta-das por las organizaciones, para representar visualmen-te sus formas administrativas y organizativas, conside-radas buenas o malas, y que aparecen explicadas en elmanual de organización.

73 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo-sofía en CD-ROM, op. cit.

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CRITERIOS PARA COMPRENDER LAESTRUCTURA

Nos preocupa conocer estos criterios, porque nos ayu-dan a comprender mejor la clasificación de los documen-tos en los archivos. Cuando analizamos la función de “or-ganizar” comprobaremos la relación entre las divisionesdel trabajo y las unidades documentales.

La delegación

La división del trabajo se realiza mediante el proce-so de la delegación de funciones, poderes y tareas, estoimplica retener en niveles superiores lo más importan-te, para ir bajando de niveles y delegando cada vez co-sas de menor importancia. Lo que se retiene en los nive-les de mayor jerarquía es lo más importante, lo que sedelega son las tareas, la autoridad, la responsabilidad yla decisión.

Cuando hablamos de la delegación de tareas y de au-toridad, estamos hablando de la departamentalización.Cuando hablamos de la delegación de decisión se hablade la descentralización.

La departamentalización

Es un proceso en el cual los niveles superiores, antela cantidad de tareas y magnitud de responsabilidades,distribuyen tareas, en niveles inmediatos, agrupándo-las con criterios homogéneos.

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La descentralización

Significa delegar autoridad para la toma de decisio-nes. No son sólo tareas de rutina sino también, la posi-bilidad de que el subalterno tome decisiones no rutina-rias pero que están al alcance de sus funciones y nivel.

Ninguna persona, por preparada que esté, tiene ca-pacidad para supervisar más de un determinado núme-ro de personas. Tampoco se puede determinar una can-tidad estándar que se pueda controlar, Cualquier cifrasería arbitraria considerando la capacidad de quien con-trola, la colaboración de los controlados, la magnitud delos problemas a resolver y la actividad de que se trate.

Se puede departamentalizar de acuerdo a distintoscriterios de homogeneidad, generando diversos tipos deestructuras acorde al uso de autoridad que en las mis-mas se realicen. De allí surgen los modelos típicos deestructura: lineal, funcional, etc.

Estructura formal e informal

La estructura formal es la que está prevista en el ma-nual de organización y representada gráficamente en elorganigrama. Normalmente nos da pautas de clasifica-ción documental, aun cuando esta estructura no es fiel ala realidad.

Apenas se aplica el organigrama sobre la organiza-ción, se manifiesta una serie de relaciones no previstaspero sí necesarias, entre niveles diferentes de la estruc-tura, de modo que la estructura original se vea modifica-da en la práctica, con superposiciones y estratos subya-centes, aun cuando no se refleja en su representacióngráfica, el organigrama, creándose prácticamente otraestructura superpuesta a la original, que se optó por lla-

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mar estructura informal. La estructura informal es másreal y útil que la formal, obedece mejor a la tradición ad-ministrativa de la misma institución y va modificando ala estructura formal hasta conformar una estructura mu-cho más real que la concebida anteriormente, así va mar-cando la evolución institucional, esta evolución es desumo interés y debe figurar en los conocimientos de losarchiveros a fin de conformar la procedencia adecuadade los documentos.

El organigrama oficial refleja normalmente la estruc-tura formal, pero, en la actualidad se elabora un socio-grama donde se refleja la estructura informal, donde sepresentan las superposiciones más comunes, a saber:

– Superposición de las decisiones,– Superposición de las comunicaciones,– Superposición de la autoridad funcional, y– Superposición de los centros de poder.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

Departamentalización porfunciones

Hay una cierta variedad de interpretaciones respec-to al término función. Deriva del latín “functio”, que asu vez deriva de “fungi”, cumplir, orden de “fungible”.Desempeñar, tener, asignar, atribuir, corresponder. Ac-ción o servicio que corresponde a una cosa cualquiera:La función de la fuerza pública es mantener el orden. Ac-tividad o papel desempeñados por alguien en un cargo,oficio o profesión; se usa más en plural que en singular.

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Actividad particular de cada órgano o sistema de unorganismo. Acto organizado, que constituye un espectá-culo de cualquier clase.

Las estructuras de tipo funcional tienden a comple-mentar el concepto a través de la imagen, puede seña-larse como función en un departamento estrictamenteadministrativo, puede tomarse como función todas lastareas similares abocadas a un solo fin.

Puede ser fundamento de función, también, la tras-cendencia de una actividad, v.gr. área de investigación ydesarrollo.

En todos los casos en que se aplica un modelo por fun-ciones, se está teniendo en cuenta el beneficio que brin-da este tipo de estructura, a la clasificación de la produc-ción documental, es decir, apuntamos a la especializa-ción.

En lo que se refiere a niveles superiores de organi-zación, existe una tendencia marcada en favor de la de-partamentalización por funciones. De acuerdo al volu-men de funciones de una institución, puede resultar be-neficioso concentrar en un solo sector, todo el personalque utiliza recursos similares. Esto facilita también laclasificación documental.

Departamentalización por servicios

Este modelo permite la mayor coordinación de todaslas actividades relacionadas con el servicio predetermi-nado para cada institución, lógicamente, debemos con-siderar el inconveniente que pueda presentarse, que elsector se especialice y se aísle del resto de la organiza-ción.

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Departamentalización por áreageográfica

Con actividades dispersas geográficamente. Se pre-fiere aplicar un modelo de departamentalización que per-mita revertir las desventajas que significan las distan-cias en cuanto a coordinación, comunicaciones y control.En realidad, todos estos modelos facilitan enormemen-te los trabajos clasificatorios de los documentos.

Departamentalización por tipousuarios

Se aplica a la actividad de atención al publico. La ven-taja de este modelo, debe buscarse en relación con lamayor especialización, la mayor coordinación entre lasactividades afines, la mejor supervisión y la optimiza-ción que en consecuencia se puede lograr.

Departamentos staff y de servicios

Observamos distintos tipos de departamentalización,no en un análisis exhaustivo, sino en una aproximaciónal problema de definir cuáles son los departamentos res-ponsables por la ejecución de las operaciones principa-les y cuáles son los departamentos cuya actividad ha deser secundaria desde el punto de vista de la produccióndocumental.

La característica de las unidades auxiliares o de ser-vicio es la de facilitar la tarea de los departamentos prin-cipales mediante la extensión y prestación de un servi-cio.

Cuando se llega a la conclusión de que las activida-des de un nivel han sido rebasadas por su multiplicidad

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y cantidad, debe ineludiblemente asignarse parte de esastareas a algún subordinado; así se introduce el conceptode la descentralización por vía de la delegación.

Delegar es autorizar de una persona a otra, para queobre en representación suya en algún asunto. La simpledelegación implica la creación de unidades con autori-dad dentro de la estructura jerárquica descendente dela organización.

Por lo delicado de la naturaleza de las decisiones, pue-de que no se quiera delegar y mantener una mayor cen-tralización, en lugar de compartir las tareas vertical-mente (hacia abajo) en la estructura, se puede hacer enforma horizontal (hacia el costado), en una función, queen este caso se denomina staff. Este staff puede ser unindividuo o todo un departamento.

Este mención de hacia abajo y hacia el costado, haceparticular referencia a las técnicas de dibujo de estructu-ra, como veremos más adelante. También tiene que vercon la idea de que el staff rara vez llega a tener respon-sabilidad en forma directa por la dirección y control delas operaciones, sino que su tarea es colaborar con el eje-cutivo, desarrollando tareas que muchas veces éste notiene ni el tiempo ni la capacidad para hacer.

El staff presenta generalmente características de seraltamente especializado. Para encauzar esta gran flexi-bilidad y para asegurar la coherencia y coordinación desu accionar con el resto de la organización, su tarea estálimitada a recomendar y a asesorar a su respectivo nivelejecutivo, siendo éste el único autorizado a tomar deci-siones.

DIAGRAMAS

LOS SISTEMAS, sea cual fuere su naturaleza, tienen un fac-tor común determinante a todos, y condicionante a suefectividad: la relación. La relación representa la causali-dad que vincula los componentes y que otorga sentido eindividualidad, real o aparente, dentro del conjunto. Dalugar a la organización de las partes, cuyas leyes son es-tudiadas por ángulos distintos. Generando, invariable-mente, procesos de información y comunicación.

Los sistemas administrativos nos interesan desde elpunto de vista archivístico, porque nos permiten aplicary comprender los principios archivísticos. La descripciónde los elementos que constituyen las organizaciones, sonde relaciones muy complejas, y el análisis más minucio-so no es necesariamente una forma de explicarla o inter-pretarla; al observar un diagrama, comprendemos muchomas rápidamente esa complejidad.

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PROPÓSITO DE LOS DIAGRAMAS

En la administración de las instituciones es común eimprescindible la utilización de diagramas como mediode comunicación que facilita mucho la comprensión or-ganizativa. El término diagrama proviene del griego“diágramma”, de “grapho”, dibujar; que significa “gráfi-co”. Es la representación mediante un dibujo geométri-co de un fenómeno o una ley. Se emplea para represen-tar estructuras, secuencia de procedimientos, procesos,recorridos, programas, etc.

La utilidad y ventajas del empleo de los diagramassalta a la vista:

– Nos permite una descripción clara y simple.– Son fáciles de proyectar y actualizar.– Permiten comparaciones fáciles entre dos o más

sistemas diferentes por su temporalidad, espacialidad eidentidad.

– Localizan eficazmente incoherencias, errores, satu-ración de zonas, tendencias y deficiencias en los hechosque se representan.

– Son adecuados para la representación de relacio-nes complejas.

– Son un medio eficaz de análisis y comunicación.– Reducen el espacio de expresión utilizando símbo-

los convencionales.

Flujogramas

Llamado también diagrama de flujos, conforma la re-presentación gráfica de la ruta y la secuencia de las ope-raciones que integran un procedimiento, considerandolas unidades o personas, formas, materiales y trámitesque conciernen a su realización.

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Los flujogramas, al describir gráficamente procesosy procedimientos, hacen posible una comprensión rápi-da de ellos.

No sólo es útil para el análisis, sino que es un mediorápido para informar, en especial, a los funcionarios yempleados acerca de los diversos cursos de acción de unproceso administrativo.

Organigramas

El organigrama es la representación gráfica de la es-tructura, total o parcial, de una organización. Represen-ta la forma en que se relacionan sus componentes. Tam-bién se la conoce como:

– Organograma.– Gráfico de organización.– Pirámide de funciones.– Diagrama de organización.– Diagrama de estructura.El organigrama es un elemento constitutivo de toda

organización; describe:– Funciones.– Tareas.– Responsabilidades.– Niveles de ejecución.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

Los organigramas presentan dos clases de informa-ción sobre la estructura organizativa: comunicación yanálisis.

DIRECCIÓN GRAL. DE ADMINISTRACION - SECCIONAL DE O. & M. MOSP

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

TRÁMITE - Expedientes de obras de restauración y conservación de caminos UNIDADES DE TRÁMITE REPARTICION - Dir. Prov. de Vialidad MINISTERIO -

De Obras y Servicios Públicos

RELEVO - Mario Meneghini FECHA 2/6/72 Vigente propuesto

ORIGEN - Dpto. Conservación INICIADO TIEMPO TOTAL DESTINO - Secc. Archivo General TERMINADO Tiempo Opera-

ción Trans- porte

Inspec- ción

Arch. tran.

Archivo Paso Nº

DESCRIPCION

10 d. 1 Dpto. Conservación prepara proyecto de obra

1 d. 2 Mesa de Entrada otorga nro. de expediente

1 d. 3 Eleva proyecto con los pliegos de especificaciones y presupuesto oficial

2 d. 4 Efectúa la reserva de fondos, afectando al presupuesto vigente

1 d. 5 Aprueba el proyecto

Cuadro 8. Diagrama de procedimientos.

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DIRECCIÓN GRAL. DE ADMINISTRACION - SECCIONAL DE O. & M. MOSP

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

TRÁMITE - Expedientes de obras de restauración y conservación de caminos UNIDADES DE TRÁMITE REPARTICION - Dir. Prov. de Vialidad MINISTERIO -

De Obras y Servicios Públicos

RELEVO - Mario Meneghini FECHA 2/6/72 Vigente propuesto

ORIGEN - Dpto. Conservación INICIADO TIEMPO TOTAL DESTINO - Secc. Archivo General TERMINADO 10 d. 6 Se efectúa licitación privada o

concurso de precios

2 d. 7 Se adjudica la obra por resolución

8 El expte. permanece en el archivo vivo del dpto. de donde es retirado y devuelto a cada paso siguiente

2 d. 9 Efectúa el replanteo de la obra 1 d. 10 Se realiza la inspección de la

obra

1 d. 11 Se confecciona el certificado de pago

Cuadro 8 (cont.). Diagrama de procedimientos.

185

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Comunicación

Como herramienta de comunicación el organigramase utiliza:

– Para dar a conocer a cada una de las partes com-ponentes de la estructura, la posición que ocupan y susrelaciones.

– Para dar a conocer y comprender, el estado globalde la estructura, o de sus distintos componentes.

Permite comprender sobre las posibilidades de cadapersona para ascender o trasladarse a otras posicionesde la organización.

Facilita a los profesionales y especialistas que se in-corporan a la institución, entidad u organismo, para to-mar contacto con la organización, y aplicar sus conoci-mientos sobre la estructura lograda.

Éste es el aspecto que realmente nos interesa desdeel punto de vista de la Archivología, puesto que el archi-vero, profesional, efectuará un análisis completo del or-ganigrama, para separar o clasificar los documentos pormedio de la formación de las unidades mayores, inter-medias y menores, al mismo tiempo que le permite de-tectar las unidades productoras y receptoras de docu-mentos.

Informar a interesados en la organización el estadoen que se encuentra estructurada. Entre los interesadoscitamos a:

– Instituciones bancarias.– Instituciones financieras.– Proveedores.– Accionistas.– Deudores.– Consultores.

Cuadro 9. Organigrama institucional.

JuntaSuperior

DirecciónEjecutiva

AdministraciónGeneral

ControlInterno

AsesoríaJurídicaDivisión de

PersonalSecretaría

General

Departamentode Planificación

DepartamentoOperaciones y Puerto

Departamentode Finanzas

División deAdministración

División deContabilidad

División Cob.Tarifas y Costos

División deLiquidación

División dePuertos

División deOperaciones

División deInfraestructura

División deProces. Datos

División deEstudios

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Análisis

Se efectúa desde distintos ángulos, de acuerdo conla característica del profesional que lo realiza. Los orga-nigramas permiten detectar las fallas de estructura, seaen las dificultades de diseño, sea a simple vista. Princi-palmente se pueden detectar:

Fallas de control interno. Si bien los organigramasno son una solución, constituyen una herramienta muyútil para detectar cuando se asignan funciones incompa-tibles a determinados puestos o cargos.

Fragmentación estructural inadecuada. Puedendarse situaciones en las que a un cargo le asignan fun-ciones que corresponden a otros niveles, pero, dada suambigüedad, se obliga a lugares no correspondientes,atentando contra los criterios de organización.

Múltiples unidades de mando. Cuando dos o máspuestos controlan o supervisan un mismo cargo. Esta si-tuación genera igualmente una relación de dependenciaconfusa al no estar definida la relación de autoridad; pue-de generar también situaciones de subordinación unita-ria, sobre todo cuando de un cargo depende sólo un su-bordinado del cual a su vez dependen uno o varios cargos,esta situación se presenta en los niveles más elevados.

Superposición de funciones. Se presenta cuandodos o más cargos tienen asignada responsabilidades porigual o similar función.

Designación confusa de funciones. Al igual quelas categorías o nombre de cargos. Esta situación com-plica y genera estados como: confusión sobre el tipo deautoridad asignada al cargo, sea lineal, asesora, funcio-nal. Lógicamente se relaciona con o es similar a la inde-finición de los niveles, que se presenta cuando no estáclara la posición que el cargo tiene en jerarquía, remu-neración, etc.

Departamentode Finanzas

División deLiquidación

División de Cobr.Tarif. Costos

División deContabilidad

División deAdministración

SecciónSuministros

SecciónActivo Fijo

SecciónCobranzas

SecciónPresupuesto

Cuadro 10. Diagrama de departamento.

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Inadecuada asignación de niveles. Situación quese presenta cuando una posición tiene asignado un ni-vel no acorde con otros niveles de la organización. Locual puede producir también una estructura desequili-brada, sobre todo se presenta cuando un área tiene ex-ceso de niveles o personas con respecto a otra.

Alcance de control excesivamente amplio. Se pre-senta cuando a un cargo se le asigna un excesivo núme-ro de subordinados, disminuyendo la supervisión eficaz.

LIMITACIONES

La principal limitación de los organigramas está ensu propia naturaleza, al ser una representación gráficasimplificada. La simplicidad es una limitación que se asu-me con el riesgo de que la información de la estructurasea incompleta.

Los organigramas representan en forma parcial a laestructura de la organización, consiguientemente no in-cluye cierto tipo de información tal como:

– Representación de líneas de autoridad funcional.– Secretarías.– Grado de descentralización estructural.– Oficinas productoras de documentos.– Oficinas receptoras de documentos, salvo nombres

específicos como mesa de entradas o archivos.Por consiguiente, el archivero debe realizar previa-

mente la etapa de análisis documental, con la finalidadde comprender mejor el organigrama de acuerdo a su es-pecialidad.

Otra limitación consiste en la permanente actualiza-ción. Cualquier cambio en la estructura transforma enobsoleto o histórico el diagrama vigente. De seguir uti-

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lizando el anterior, se distorsiona la comunicación. Parael archivero, las permanentes actualizaciones suelen serun problema en los esquemas clasificatorios o en la elabo-ración de las tablas de clasificación, pero al mismo tiemposignifica de utilidad tener todos los organigramas secuen-cialmente ordenados, permitiendo no sólo interpretar lahistoria de la institución, sino mantener un sistema dearchivos acorde con la temporalidad de los documentos.

MODELOS DE ORGANIGRAMAS

Existen diferentes formas de representación gráficade los organigramas. Se utilizan de acuerdo con las ne-cesidades y costumbres de la institución. Las más usua-les, según la norma AFNOR (Association Francaise de Nor-malisation) son:

– Vertical.– Horizontal.– Circular.– Semicircular.– Lineal.La forma de representación vertical se considera la

más conocida por ser de interpretación simple y con ma-yores posibilidades de información expuesta.

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SCG

INTERNO

AGENCIAS

SUPERINTENDENCIAS

DEG

Cuadro 11. Diagrama circular y relacional.

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PRINCIPALES FORMAS DE ORGANIGRAMA

La distribución formal y sobre todo “perfectible” defunciones y misiones puede traducirse gráficamente enel organigrama. Existe una multitud de configuracionesposibles y son tan variadas como tipos de organizacio-nes hay. A nivel práctico se las clasifica en tres grandesfamilias:

Funcional: nombre adoptado por contener las gran-des funciones de la gestión; enfoca horizontalmente unflujo integrado en unidades especializadas: concepción -producción - venta, en algunos casos; concepción - ope-raciones - servicios, en otros casos.

Se fundamenta en los principios de especializaciónde las divisiones bajo una determinada centralizaciónde decisiones tomadas en niveles de ejecución.

Presenta la ventaja de favorecer la auditoria de losresponsables de cada división; cuando éstas son de unacantidad razonable, se convierten en pesadas, lentas, pocoeficaces en una multiplicidad de productos o servicios.

La cualidad de este tipo de organigramas es que per-miten ser utilizadas por pequeñas y medianas institu-ciones, productoras o de servicios específicos, como sonlos archivos, las bibliotecas y los museos, con un solo ca-nal de distribución con dirección polivalente.

Los archivos de este tipo de instituciones suelen sereventuales y centrales, es decir, algunas divisiones, deacuerdo a sus funciones, suelen tener archivos eventua-les o provisorios, los cuales posteriormente son deposi-tados en un archivo central.

Divisional: nombre adoptado por la segmentaciónestratégica; estructura racionalmente la coexistencia dedistintos flujos integrados. Organiza la actividad por pro-ductos, mercados, clientela o actividad estratégica, so-

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bre todo cuando se trata de múltiples servicios. Se adap-ta a instituciones con distintas extensiones por sus va-riados productos, con varias redes de distribución dife-renciadas. Desconcentra las decisiones, extendiendo res-ponsabilidades a cada encargado de división que se des-empeña como administrador polivalente.

Es problemático para un archivero cuando este tipode estructuras presenta un organigrama divisional reali-zado sobre una administración por objetivos y que desem-boca en una lógica de “centro de ganancias”; estas insti-tuciones, en cada unidad poseen un grado de autonomíade gestión y un seguimiento analítico de los resultadosfinancieros. Suelen darse exageraciones, que lógicamen-te, al restarle importancia los archivos, generan caos in-formativo para toda la institución, es conveniente enton-ces, efectuar controles y servicios documentales en ar-chivos centrales que figuren en el organigrama dentrode lo que sería un “estado mayor” y crear archivos even-tuales en las divisiones relativamente autónomas.

Matricial: una unificación de funciones y segmentosestratégicos; estructura el equilibrio entre cada misióny el conjunto de medios comunes a los que recurren. Lasituación de estos organigramas es que responden a doslógicas cruzadas: una de especialidades o funciones, comofinanzas, comercial, producción; y, otra de ámbitos o pro-gramas de actividades.

Lograr el equilibrio entre integración-diferenciaciónes bastante complejo al momento de elaborar las tablasde clasificación, donde deberán reflejarse las activida-des diferenciadas con múltiples interdependencias.

El archivero debe comprender entonces que frente aun medio inquieto donde las instituciones tienen un rit-mo de cambio más frecuente y en menor tiempo, se re-quiere una gran flexibilidad de las tablas de clasifica-

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ción y, lógicamente, los archivos tendrán otro ritmo detrabajo para cubrir las necesidades de información. Elorganigrama matricial requiere de un creciente esfuer-zo en sus procesos de información, y es donde se com-prende mejor que la coordinación y regulación de la in-formación se ubica en el centro de la organización.

Diagramación

Simbología: para llevar a cabo los organigramas espreciso conocer algunas normas y convenciones sobre ladiagramación. Esencialmente se utilizan dos elementos:rectángulos y líneas.

Líneas: las líneas se emplean para señalar la rela-ción de autoridad o jerarquía existentes. Las relacionesde staff y de autoridad funcional se diseñan con líneasde puntos o de trazo partido.

Se trazan (1 mm de grosor) exclusivamente en senti-do vertical u horizontal, de modo que los puntos de unión,con rectángulos o con líneas, formen un ángulo rectán-gulo, (90 grados). Las líneas oblicuas son excepcionales.Deben partir del punto medio del lado inferior o base delrectángulo de mayor nivel y unir al punto medio del ladoizquierdo, derecho o superior del rectángulo de menornivel.

SECCIÓN DE FONDO SECCIÓN DE FONDO SECCIÓN DE FONDO

FONDO

SERIE SERIE SERIE

EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE

UNIDADDOCUMENTAL

UNIDADDOCUMENTAL

Cuadro 12. Diagrama clasificatorio.

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Rectángulos: los rectángulos se emplean para re-presentar:

– cargos,– funciones,– categorías,– personas,de acuerdo al tipo de organigrama a representar.Los rectángulos se diseñan en posición horizontal,

utilizando trazo fino (0,5 mm). Su tamaño se relacionacon la importancia de la posición que representa.

Distribución de los rectángulos: las relaciones deautoridad y dependencia entre las representaciones con-cretadas por los rectángulos, son señaladas por su dis-tribución espacial.

Los distintos niveles del dibujo marcan las relacio-nes, indicando que el rectángulo superior cumple unaposición con autoridad sobre la señalada en un nivel infe-rior.

La distribución horizontal se grafica al mismo nivelde las posiciones que tienen igualdad de jerarquía en laestructura.

Contenido de los rectángulos: de acuerdo con lainformación establecida en los rectángulos, los organi-gramas se clasifican en:

a) Organigramas funcionales, que indican en susrectángulos el nombre de los cargos o funciones.

b) Organigramas personales, que indican en susrectángulos el nombre de personas.

c) Organigramas mixtos, cuya variedad indica ensus rectángulos la información de cargos, funciones ypersonas.

d) Organigramas complejos, cuyo contenido en losrectángulos, presenta información sobre:

– Funciones.

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– Cargo.– Código del cargo.– Número del ítem presupuestario.– Número de personas que se desempeñan en la mis-

ma dependencia.Tamaño de los rectángulos: la uniformidad repre-

sentativa y simbología de los organigramas, que gene-ralmente cubren necesidades de expresión convencio-nal para los distintos niveles estructurales de la organi-zación, se conforma convencionalmente (norma nomoló-gica) relativizando los tamaños de los rectángulos a lainformación contenida. Resumimos:

1) Organigramas cuyos rectángulos contienen el nom-bre del cargo o función y/o persona.

En este tipo de gráfico el tamaño del rectángulo máspequeño no puede ser menor de dos centímetros de basepor uno de alto. Los rectángulos indicadores de cargosinmediatos superiores y progresivamente aumentaránun centímetro de base y/o medio centímetro de alto porcada nivel.

2) Organigramas cuyos rectángulos contienen el nom-bre del cargo, código, número del ítem presupuestario ynúmero de personas contenidas en relación de depen-dencia del cargo.

En estos organigramas se incrementa la altura me-dio centímetro agregando el espacio para la informaciónadicional. En el diseño, se opta por marcar el medio cen-tímetro con una línea más fina que la del rectángulo, lógi-camente que estará divida en una, dos, tres partes, pre-ferente pero no necesariamente iguales, estas divisio-nes serán utilizadas para agregar la información esta-blecida.

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Para las posiciones staff se utilizan rectángulos igua-les a los empleados al nivel inmediato inferior de la po-sición asesorada, en algunos casos se utilizan círculos.

Distancia entre rectángulos: toda representacióngráfica requiere de una armonía visual, lo cual no obli-ga, en el caso del organigrama, a mantener distanciasproporcionales entre los rectángulos componentes delorganigrama. El objetivo de las distancias es el de lograrespacios que resalten la ubicación de las posiciones es-tructurales.

Para conseguir esa simetría, se establece que la dis-tancia vertical entre rectángulos de niveles inmediatoses igual a la altura del rectángulo superior. La separa-ción horizontal está determinada por la cantidad de rec-tángulos que se diagraman a una misma altura y del es-pacio disponible en la hoja de papel. Sólo como sugeren-cia, la separación no debe ser menor a la mitad del anchode los rectángulos correspondientes al nivel.

Característica de la hoja de diagrama: se utilizahojas normalizadas de diagramación bajo las siguientescaracterísticas:

– Tamaño de la hoja: 420 x 297 mm IRAM (Instituto Ar-gentino de Racionalización de Materiales); norma 3001 -Formato A3.

– Marco exterior tomando las siguientes medidas delos bordes de la página:

– Marco superior: 9 mm– Marco derecho: 10 mm– Marco inferior: 8 mm– Marco izquierdo: 30 mmCuadro de identificación: ubicado en el vértice su-

perior derecho o en el lugar que no perjudique la cons-trucción del organigrama, independientemente de que

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es bueno ver la estética del gráfico, empleando los si-guientes datos: (10 x 3 cm).

Cuadro 13. Cuadro de identificación.

En el vértice superior izquierdo o en el lugar que noperjudique la visión del diagrama, se ubica el cuadro delmismo tamaño que el anterior empleado para aclarar lasimbología utilizada en el gráfico, cuando esto es nece-sario.

El diseño del organigrama se extiende hasta mediocentímetro de las líneas internas.

Líneas guía del impreso: generalmente contienen:– 55 líneas horizontales a medio cm cada una (56 fi-

las).– 37 líneas verticales a 1 cm cada una (38 columnas).Estas líneas de diagrama, líneas de dibujo, líneas de

pautado, según criterios empleados para la cuadrícula,permiten un rápido diseño de los rectángulos y líneasdel organigrama.

Extensión del diagrama: diagramas cuya extensiónno permite su dibujo en la hoja normal. Por razones demanipuleo del documento, el enorme volumen de divi-siones que pueden contener algunas empresas o institu-ciones, las dimensiones reducidas del papel, constitu-yen buenos motivos para dividir en dos o más partes elgráfico del organigrama.

Nombre de la institución Área relevada Fecha Realizada por Código

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Para relacionar cada una de las partes divididas enel gráfico, se utilizan conectores con un número de códi-go asignado a los respectivos gráficos.

Diagramas de sectores de la organización: cuan-do se realizan estudios pormenorizados de algunos secto-res de la estructura organizativa, es conveniente realizarrepresentaciones gráficas limitadas a sectores afectados.Para comprender esta situación en el gráfico, las líneasque vinculan el sector con los restantes se dibujan contrazo partido.

Simplicidad: para lograr una simplicidad del dise-ño, que por su misma naturaleza lo es, se recomienda evi-tar:

– Entrecruzamiento de líneas.– Utilización de varios colores.– Sombreado de los rectángulos.– Información que no corresponde a la estructura.– Utilización de otros símbolos que no sean conven-

cionales.– Tipografía que dificulta la lectura.Equilibrio: condición de todo diseño en la distribu-

ción de sus elementos componentes y que su acabado seaequilibrado y simétrico, sin que por ello se tergiverse larealidad que se quiere representar.

CODIFICACIÓN DE LOS CARGOS DELDIAGRAMA

Algunas instituciones asignan en sus organigramasun número codificado en cada puesto, misión o funciónrepresentada. De modo que sus dígitos permiten una rá-pida identificación del puesto o función.

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Las posiciones staff se codifican con el mismo núme-ro que ha sido asignado a la posición que asesoran.

TIPOS DE DIAGRAMA DE ESTRUCTURA

Los organigramas tienen como principal objetivo evi-denciar algunos aspectos de la estructura y subsidiaria-mente, suministrar información específica. Con esa in-tencionalidad se enfatizan generalmente:

– Funciones.– Jerarquía de los cargos.– Categoría de los empleados.– Nombre de las personas que ocupan los cargos.– Categorías de sueldos asignados a los cargos.– Cuenta presupuestaria asignada al cargo.– Cantidad de puestos que dependen del cargo.– Combinaciones de los puntos anteriores.Al ser convencional la simbología que se utiliza, va-

ría muy poco de una institución a otra, significando entodos los casos, información de relación, básicamente deautoridad y dependencia.

Conviene entonces diferenciar dos expresiones prin-cipales:

– Información que se coloca dentro de los rectángulos.– Niveles ocupados por rectángulos de acuerdo con

el propósito del organigrama.Organigrama de jerarquía de cargos: son los or-

ganigramas que manifiestan las jerarquías de los cargosen la estructura organizativa. Se auxilia con una líneavertical en el margen izquierdo de la hoja gráfica; cadanivel representa una jerarquía. En el rectángulo normal-mente se indica la denominación del cargo.

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Organigrama de categoría del personal: son or-ganigramas que manifiestan la categoría que correspon-den al personal que ocupa los cargos. No siempre existeuna relación adecuada entre la categoría del cargo y lacategoría del escalafón.

Organigramas del nombre del personal: son or-ganigramas que muestran nombres de personas en suscargos respectivos de la estructura, respetando las rela-ciones de dependencia.

Organigrama funcional: son los organigramas querepresentan las funciones de la institución, muy utiliza-dos, por ser prácticos y sencillos en su información. Eldiseño está determinado por la naturaleza específica delas funciones y por los recursos humanos con que cuentala organización.

Comprendemos fácilmente que por su utilidad en elanálisis de la asignación de tareas, el grado de especia-lización y la separación de funciones, es de suma utili-dad para los archiveros para cumplir sus labores docu-mentales.

Organigrama por categoría de sueldos: si bienestos organigramas presentan innumerables beneficiosdesde el punto de vista de la administración y las finan-zas de la institución, al efectuar una política de remune-raciones y tener una visión global de la misma, no reci-ben mucha atención del archivero. Estos organigramasgeneralmente se encuentran “insertados” en algún or-ganigrama citado.

Organigrama de cuenta presupuestaria: el pre-supuesto, como registro de toda la información de la ins-titución, se transforma en una herramienta eficaz de pla-neamiento y control, razón por la cual se crea el organi-grama de cuenta presupuestaria, asignada al cargo, in-dicado numéricamente la cuenta presupuestaria.

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Organigrama de dotación de personal: tambiénes útil como instrumento de análisis. Visualiza la canti-dad de personas que dependen de cada posición de laestructura.

Organigramas mixtos: las necesidades de informa-ción de la institución son complejas, lo que obliga a reali-zar combinaciones entre organigramas, siempre lograndoequilibrio entre información y simplicidad de lectura.Para cumplir estos propósitos se presentan algunas com-binaciones:

– Organigrama de jerarquía del cargo, código del car-go, cuenta presupuestaria y número de personas de de-pendencia. Es el que mejor se adapta a las necesidadesde información de una organización, razón por la cual suuso en la Archivística es muy bien considerado.

– Organigrama de categoría y nombre de los emplea-dos.

– Organigrama de jerarquía del cargo y nombre de lapersona que ocupa el mismo.

– Organigrama de categoría de sueldos y nombre dela persona.

– Organigrama de jerarquía del cargo y categoría desueldos.

RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La consulta del organigrama requiere de toda la in-formación para que podamos realizar una tabla de clasi-ficación adecuada. Los medios habituales en la recolec-ción de información, tal como lo anunciamos en Análisisdocumental de técnicas documentales, son la entrevista yel cuestionario.

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RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA Datos personales Apellidos-Nombres Antigüedad empresa Cargo Antigüedad cargo Ubicación de su lugar de trabajo Calle: ........................................................................................................ Localidad: ........................................ Piso: ................................................. Oficina Nº: ..................................... Teléfono: ...................... Interno: .......... Mail to: .................................... Horario de trabajo: .................................................................................. Supervisión ¿Quién es su jefe inmediato superior? Nombre Cargo ¿Quiénes supervisan sus tareas?

Nombre Cargo Tipo de supervisión Indique personas supervisadas directamente por usted (aunque no dependan de usted)

Nombre Cargo Tipo de supervisión Comisiones: ¿Forma parte de alguna comisión o grupo de trabajo? En caso afirmativo, indique:

Denominación Propósitos Integrantes

Para los cuestionarios, se suministran dos modelosperfectibles que utilizaremos para tener una idea aproxi-mada en los archivos.

Cuadro 14. Relevamiento de la estructura.

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Otra forma sería:

Cuestionario de relevamiento de estructuraApellido y nombre.Denominación del cargo que ocupa.Jerarquía en el escalafón.Jerarquía del cargo.Quién es su jefe inmediato superior.Apellido y nombre.Denominación del cargo.Jerarquía en el escalafón.Jerarquía del cargo.Tipo de supervisión.¿Existen otras personas que lo supervisan directa-

mente, le dan órdenes, instrucciones, etc.? Para cada uno:¿Quiénes son sus subordinados directos? Para cada

uno:¿Existen otras personas sobre las cuales ejerce algún

tipo de supervisión, de órdenes, instrucciones, controla,etc.? Para cada uno:

Funciones de la dependencia.Tareas que usted lleva a cabo.Número de cuenta presupuestaria asignada a su cargo.Tipo de relaciones de comunicación que usted man-

tiene con otros sectores de la organización.

LA ADMINISTRACIÓN EN LA ORDENACIÓNY CLASIFICACIÓN

GENERALIDADES

EN TODOS los aspectos de nuestro trabajo, hablamos cons-tantemente de la entidad productora, de archivos priva-dos, formados en entidades privadas; archivos públicos,originados en entidades públicas, etc. En todas ellas,como factor común, se habla de la administración. Unode los grandes cuerpos de conocimientos del bagaje cien-tífico de la Archivología, es la administración. Es un finprimordial, desde el punto de vista archivístico, servirde memoria a la administración que genera su propia in-formación; sin el cumplimiento de esta premisa, los ar-chivos adquieren un sinsentido, pierden objetividad.

Corresponde entonces tomar algunos conceptos quenos permitan comprender el papel que desempeñan losarchivos con relación a la administración en general.

Etimológicamente, la palabra administración provie-ne del vocablo latín ministrare, que significa servir, y dela preposición ad, que significa hacia. Su sentido es bas-

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tante amplio, se emplea como acción de administrar, em-pleo de administrador, servir para el cumplimiento deun fin, gobernar, regir, cuidar, ciencia del gobierno deun estado, equipo de gobierno de un país, o como la ac-ción del gobierno para cuidar los intereses públicos.

La administración es la disciplina que estudia a lasorganizaciones y que tiene como objetivo lograr el máxi-mo aprovechamiento de los recursos para lograr benefi-cios.74

La administración es una metodología para gobernary dirigir las organizaciones mediante sistemas de pla-neamiento, ejecución y control.75

Administración es un sistema de principios y leyesjurídicas y técnicas, con autonomía, que permiten diri-gir y coordinar la actividad de un grupo humano haciaobjetivos comunes.76

El interés archivológico por la administración radi-ca en que ésta crea y genera documentos y al mismo tiem-po requiere del servicio informativo del archivo que a suvez funciona como memoria de la institución.

Una buena administración hace posible que el Esta-do alcance su fin principal, que es el bien común. Y esuna de las razones por la cual sus archivos, a diferenciade los particulares o privados, perduran a través del tiem-po, logrando mayor continuidad y consistencia. Los ar-chivos que son producto de la administración pública ad-quieren mayor importancia por su contenido histórico ypor el valor informativo de los documentos, considera-dos como un bosque de pequeñas realidades.

74 Leonardo Cota. D.: Administración de Empresas, Buenos Aires,El Ateneo, 1998, 4ª edición, 35 pp., p. 4.

75 Alicia Barroso de Vega y Ana María Liporace: Administraciónde empresas, Buenos Aires, Plus Ultra, 1992, 115 pp., p. 16.

76 E. García Apolinar: Administración de empresas 4, Buenos Aires,Saint Claire, 1991, 145 pp., p. 7.

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Existen numerosas definiciones sobre administración,Guillermo Fernández sostiene que es “la coordinaciónde los esfuerzos de los integrantes del grupo para lograrlos fines de la institución”, así como Scott y Mitchel de-finen “la administración es esencialmente la instrumen-tación humana que activa a las organizaciones y contro-la su curso. Los administradores infunden los valores hu-manos y las aptitudes administrativas que son necesa-rias para equilibrar la especialización y la coordinaciónde modo que la organización pueda realizar de maneraóptima los objetivos para los cuales se creó”.

Bernardo Kliksberg nos dice que la administraciónes “un conjunto de conocimientos referentes a las orga-nizaciones, integrado por nociones atinentes a la expli-cación científica de su comportamiento y nociones ati-nentes a su tecnología de conducción”.

Observamos entonces que la administración se refie-re a la acción de coordinar los esfuerzos y la distribuciónde actividades, especialización y coordinación, con el finde lograr objetivos; toda administración está orientadahacia el hacer.

El conocimiento científico de la organización tiendea descubrir los comportamientos regulares y dinámicade las actividades, una de las razones esenciales en laque en toda planificación por insignificante que sea, debeincluirse la capacitación del personal, sobre todo de ar-chivo, que es bastante ignorado, y por otro lado la actua-lización de conocimientos cuando existen profesionalesen el área.

Jorge Hermida nos dice que “la administración es unaciencia que tiene un objeto de estudio que son las organi-zaciones, que trata de lograr su explicación y compren-sión y la búsqueda de sus porqués. También existe unatécnica de la administración, que cuenta con un instru-

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mental conformado por reglas, normas y procedimien-tos que permiten conducir una organización, hacer ope-rativo su comportamiento y transformar su realidad”.

Schellemberg asigna los fines del archivo con rela-ción al gobierno y a su administración como:

Fines oficiales: son los servicios que presta el go-bierno, como memoria de un Estado, como preservadordel patrimonio, y como elemento de continuidad en losactos administrativos, antecedentes documentales, per-mitiendo adoptar resoluciones y resolver problemas mer-ced a los antecedentes documentales depositados en elseno de todo gobierno. Así mismo los archivos permitenuna orientación científica y no improvisada para la con-ducción del presente.

Fines culturales: se manifiestan en relación a loselementos que son índice del grado de civilización de unpaís, en la medida en que un gobierno se ocupa de ellos.Éstos nos hacen pensar en la obligación tanto del gobier-no como de sus gobernados, de cuidar el patrimonio do-cumental.

Fines civiles: se manifiestan a través de la relaciónque existe entre el gobierno y gobernados, los archivosse constituyen en prueba de los derechos civiles y garan-tías de los individuos. Así mismo constituyen un elemen-to probatorio de las relaciones de gobierno entre sí y delos gobernados entre sí, creándose un juego mutuo degarantías respaldadas por los documentos conservadosen los archivos.

Analizamos en forma general algunos aspectos de laadministración para entender los fines del archivo y loselementos básicos para una buena comprensión de la or-denación y la clasificación: la administración (sobre todoen la administración pública) puede ser considerada des-de dos puntos de vista generales:

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– Administración subjetiva u orgánica: consideradacomo un complejo de personas y cosas que tienden a unafinalidad.

– Administración objetiva o material: como actividadencaminada a la satisfacción de las necesidades públi-cas. Las herramientas y procedimientos tendentes a me-jorar el funcionamiento en su conjunto, podremos agru-parlos como funciones:

– Planeamiento.– Organización.– Personal.– Dirección.– Control.Para una clasificación adecuada, conviene entonces

aclarar las diferencias existentes entre lo que se llama-ría el conocimiento científico de la organización y el usoefectivo de la tecnología.

Es decir, no basta un conocimiento adecuado de laconducción y de la tecnología existente, sino también eluso eficaz que se le dé. Graficamos:

Administración

Estudio científico de laorganización

Nociones sobre tecnologíade conducción

Gestión

Lo que sí es necesario aclarar es que delimitamos elestudio de la administración sólo en aquello que es con-cerniente al conocimiento del archivero, pero no debe

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mos olvidar que la administración es mucho más ampliaen su sentido y en su contenido.

Tanto la administración como la Archivística se en-cuentran abocadas a la búsqueda de principios y univer-salización de los que posee, de modo que exista un gra-do de uniformidad en el empleo de estos principios, delos que podemos señalar algunos indicadores:

1) El principio de correlatividad de la organiza-ción, como totalidad en que sus partes componentes seencuentran íntimamente relacionadas, donde una mo-dificación de una de sus partes componentes, afecta a latotalidad; comprendemos entonces que un mejoramientode los sistemas de trámite y archivo ha de beneficiar ter-minantemente a toda la institución. Es lamentable quemuchos administradores olviden este detalle, y permi-tan que los archivos se “empantanen” hasta el extremoque se convierten en un obstáculo.

2) El principio de interactuación: toda institucióninteractúa con el medio en el cual se encuentra inserta-da, por consiguiente las circunstancias políticas, econó-micas y sociales afectan su desenvolvimiento.

3) El principio de racionalidad es aplicable y obli-gatoriamente en los archivos, comprendido como el em-pleo mínimo de los recursos para la obtención de máxi-ma calidad en los resultados.

4) El personal administrativo debe tener alterna-tivas para lograr su desarrollo y capacitación, sobre lostemas que atañen al documento, teniendo como contra-partida al servicio que pierde calidad y eficacia.

5) Toda institución debe avanzar en el sentido desu desarrollo y crecimiento mejorando permanentemen-te su servicio hacia los usuarios en general.

Considerando estos puntos como indicadores de prin-cipios, podemos formular entonces una mayor efectivi-

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dad de la organización. Tomemos los indicadores de Ri-chard Beckharde:

Considerando a la organización total, compuesta porsus partes e individuos, realiza su trabajo en relacióncon los objetivos y planes elaborados anteladamente. Losdocumentos han de reflejar en ese sentido su organiza-ción e instalación en el archivo.

La función es determinante de la forma como se en-caran los objetivos de la clasificación.

La comunicación no debe distorsionarse bajo ningúnaspecto burocrático. Y debe reflejarse claramente en losdocumentos.

Se realizan esfuerzos por tratar situaciones conflic-tivas como problemas a los que pueden aplicarse méto-dos de solución de lo general a lo particular.

Si bien no es un principio, debería darse en la optimi-zación de la organización, el intercambio de ideas acercade tareas y actividades, sobre todo de los archivos, dis-minuyendo los conflictos personales, y dando a conocerla importancia general de los documentos en el contex-to de la institución.

Toda institución tiene dos circuitos de interacción:uno interno, propio de la institución y uno externo, pro-pio de la sociedad circundante. Las labores archivísticascompensan a ambos y se refleja en su organización.

Existen estrategias para acrecentar el valor compar-tido, siendo apoyado por niveles superiores, mantenien-do siempre la integridad de los objetivos. Esto se reflejaa través de la organización de la institución.

Toda organización se orienta creando mecanismosde retroalimentación de información para asimilar ex-periencias pasadas.

Tenemos la misma situación con el término institu-ción, referido a los órganos constitucionales del poder

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soberano de una nación; se emplea también como sinóni-mo de entidad, organismo, ente, etc.; pero su conceptoen la actualidad es muy amplio, generalmente se concep-túa al conjunto de reglas, fijadas a una determinada so-ciedad, en el campo sociológico, se puede considerar a lainstitución el reconocimiento del acuerdo social, consoli-dado por leyes propias, es decir, producidas en las condi-ciones de quienes pueden producirlas y actualizarlas.

En cada institución participan personas que provie-nen de una realidad socio-cultural transmitida poste-riormente en las costumbres institucionales y plasma-das en cierta forma sobre los documentos, que se con-vierten en portadores de significación propia, manifes-tando su vivencia de la realidad. No es sólo tecnicismoel ordenar y clasificar los documentos, sino una compren-sión más acertada de la importancia de los documentos.

Toda institución se encuentra inserta en una reali-dad socio-institucional más amplia, donde existen otrasinstituciones, con las cuales se producen relaciones ca-racterísticas del medio. El intercambio de informaciónoptimizada permite una mayor comprensión de la admi-nistración y del comportamiento de la información.

Las actividades humanas, caracterizas como propiasdel hombre, tienden a ritualizarse e institucionalizarse;aportando esa realidad a una cada vez más compleja, re-cibiendo de las demás contenidos significativos.

Durkheim considera a las instituciones como cosas,donde la sociología tiene que constatar las leyes que regu-lan el comportamiento, las convenciones específicas. Ladinámica está condicionada por el devenir histórico.

En la búsqueda permanente de responder a los re-querimientos del acontecer, imperativo de actualidad yapertura al futuro, la institución contextúa la realidad.

215

Generando las condiciones de constituirse en espaciovital de encuentro humano,

– Constituirse en un agente de transformación de larealidad.

– Definir el sentido institucional como servicio a lainstitución.

Administrar, al decir de Herbert Simon, se concep-túa a grosso modo como el arte de conseguir que se ha-gan las cosas. Lo que nos induce a:

– Elección o decisión de lo que se ha de hacer.– Generar normas de coordinación en las activida-

des que se desarrollan por un grupo de personas.– Dilucidar métodos y procedimientos encaminados

a lograr una acción eficiente.Esta actividad es la sumatoria de decidir y hacer, des-

de el punto de vista de la teoría de la toma de decisio-nes. Pero debemos decir que por administración no sólose reconoce una actividad, sino también a aquella cien-cia social que estudia la transformación y cambio de lasorganizaciones para el logro de sus fines en forma efi-ciente; y por último también administración suele deno-minarse a un cargo jerárquico dentro de la estructuraorganizativa de una institución.

Desde el punto de vista archivístico, analizamos enprimer lugar a la ciencia administrativa; su evolución ysus escuelas; luego abordamos el estudio de la actividadadministrativa y sus funciones, de donde establecemoslos aspectos principales de la clasificación, para final-mente tratar la teoría de la organización, así podemoscomprender cómo se desenvuelve la información dentrode una estructura organizativa.

La administración en sentido orgánico: está con-formada por los órganos públicos existentes, partiendode la división de poderes, formulada por Montesquieu,

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que delimita al Estado en tres poderes públicos que seavalan recíprocamente, garantizando la libertad ciuda-dana. El poder ejecutivo fue el que mayormente desa-rrolló la administración, por lo que subordina al Estadopor un conjunto amplio de servicios al bien común.

En sentido subjetivo u orgánico, se entiende tambiéna los entes dotados de personería jurídica existentes entoda la sociedad organizada al amparo del Estado quetiene por finalidad la satisfacción de las necesidades co-lectivas. Estos entes constituyen la llamada administra-ción indirecta, que se subdivide en dos clases diferentes:

– Administración indirecta de carácter total o te-rritorial: como dice su nombre, el territorio es un ele-mento indispensable para su existencia, tomando la ca-racterística de total por cuanto persigue la necesidad desatisfacción de la multiplicidad de necesidades públicasde la colectividad. Esta administración se hace más pa-tente en los gobiernos federales, compuestos de admi-nistraciones locales como son las provinciales, munici-pales, de comunas, etc.

– Administración indirecta de carácter no terri-torial: persigue la satisfacción de necesidades concretasy determinadas; esta forma de administración es llama-da administración institucional.

– Administración en el sentido objetivo: conside-rada como el conjunto de actividades realizadas por elEstado dentro de una sociedad políticamente organiza-da; el concepto de administración surgirá de acuerdocon los fines que se establece el gobierno. Algunas parti-cularidades se pueden observar:

– La administración objetiva es una actividad com-partida con el Estado, esto no quiere decir que la admi-nistración sea independiente con el Estado, sino en cuan-to a actividad cumplen funciones de bien público.

217

– Establece su carácter de subordinación a la funciónlegislativa y política.

– La administración objetiva tiene un sentido con-creto y es de carácter continuo y sin interrupción.

– La administración objetiva tiene por finalidad sa-tisfacer necesidades públicas que no pueden ser cumpli-das por particulares.

– La administración objetiva fundamentalmente ac-túa a través de los servicios públicos.

– La función de la administración no es un fin en símisma, sino un medio para el logro de objetivos del bienpúblico.

Veamos qué sucede con los archivos en relación a lasactividades administrativas.

En cuanto a la administración en sentido orgánico,los tres poderes generan documentos.

En la administración de carácter total, los archivospersiguen la satisfacción de necesidades colectivas, sen-tidas a través del requerimiento de información y de laadministración correcta de los documentos que prestanlas instituciones y secciones de archivos, persiguen cu-brir las necesidades concretas y determinadas.

En cuanto a la administración objetiva, el archivo esuna actividad dentro de una sociedad políticamente or-ganizada, compartida con el Estado y el servicio del Es-tado.

En los países federales, cada unidad territorial ad-quiere una legislación propia pero sin rebasar el marcogeneral del Estado.

En la administración no territorial, los servicios queprestan las instituciones y secciones de archivos, persi-guen cubrir las necesidades concretas y determinadas.

La función archivística tiene un carácter de subordi-nación a la legislación, política y a la función administra-

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tiva, lo que la diferencia completamente de la biblioteco-logía.

Las actividades archivísticas tienen un sentido con-creto, de carácter continuo, y sin interrupciones. Así ob-servamos que en la administración desaparecen algunossectores de actividad que generan documentos, pero elarchivo continúa sus funciones mientras la administra-ción perdura, y con buen criterio, sobrevive a la institu-ción, prestando servicios continuamente.

La función archivística como entidad pública, tienecomo objetivos satisfacer necesidades concretas que nopueden ser cumplidas por particulares, por el mismo he-cho de que su contenido corresponde a las actividadespúblicas.

La función archivística no es un fin en sí misma, sinoun medio para el logro de objetivos de bien público.

LAS ACTIVIDADES

Las actividades que desarrolla la administración, queson de interés para los archivos para el logro de sus fi-nes, se pueden clasificar en pocos grupos. Recíprocamen-te, ante las actividades de la administración, se tienenlas responsabilidades, sustentadas por la responsabili-dad civil que posee toda administración para con los ad-ministrados, constituyéndose en defensa de la sociedadante el aumento creciente de poder y prerrogativas quegoza el Estado y gobierno que administra.

En el aspecto administrativo, debemos tener en cuen-ta la agrupación de actividades que nos permita compren-der mejor los objetivos de la clasificación.

Si bien se pueden agrupar de distintas formas a lasactividades, las más conocidas y experimentadas son las

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realizadas en torno a las funciones de la institución; esteaspecto, permite a la ordenación y clasificación, investi-gación por medio, definir y explicar las finalidades deun servicio de archivos.

Se utilizan materias propias de la Archivología, ne-cesarias en el conocimiento de quien es responsable dela administración del archivo, sobre ordenación, clasi-ficación, descripción, conservación de los documentos, es-tas técnicas permiten aclarar cómo y por qué se manipu-lan los documentos, puesto que son características pro-pias de las necesidades de cada una de las instituciones.

Al mismo tiempo permite analizar la existencia dedocumentos innecesarios y la participación del archivoen la vida administrativa o en un simple depósito docu-mental; incluye en este aspecto responder si el archivoproporciona los documentos o la información requerida.

La agrupación de actividades puede realizarse poráreas, tenemos el ejemplo de que en muchas institucio-nes el archivo se encuentra dividido en distintos localesy bajo distintos responsables, lo que puede afectar el tra-bajo de la ordenación y clasificación. Una adecuada plani-ficación debe contemplar estas situaciones, sea mediantela centralización documental adecuada, o la categoriza-ción de un archivo responsable de todo el trabajo docu-mental.

También pueden agruparse las actividades por el tipode usuarios, que es lo que ocurre generalmente con losarchivos generales.

Hablamos de archivos generales como modelo de aque-llos archivos que se componen por un archivo interme-dio o administrativo, destinado a la atención de usuariosdel poder ejecutivo, y por un archivo de conservación per-manente, destinado a la atención de investigadores.

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En la actualidad, se tiene en cuenta que los archivosno sólo contienen información para los investigadores,la multiplicidad de temas que se tratan en las institucio-nes oficiales nos permiten hablar acertadamente de quelos archivos contienen información científica, y en la ac-tualidad, se hace más patente este tipo de investigacio-nes, debiendo el archivo, prepararse para este aspecto.

Otra forma de agrupar las actividades es según losprocesos por medio de equipos especializados, así tene-mos actividades de reprografía, fotocopias, microfilme,etc., o actividades de proceso informático, etc.

Comprendiendo las diferentes formas de agrupar lasactividades, es necesario realizar un análisis antes delanzarlo en un plan de clasificación determinado, tenien-do en cuenta que en un futuro cercano, la institución pue-de tener acceso a determinadas tecnologías, es entoncesrecomendable:

1) Emplear personas que desempeñan actividadessímiles con las que se plantean en el plan.

2) El personal debe tener interés por lo que realmen-te hace, aun con el riesgo de convertir a las actividadesen algo rutinario.

3) La naturaleza de las tareas deben ser claras, inde-pendientes de otros sectores de la institución.

4) Es necesario en forma permanente realizar un con-trol y verificación de las actividades.

Las actividades que desarrollan la administraciónpública y el archivo, para el logro de sus fines, se puederesumir en los siguientes grupos.

– De planificación.– Políticas.– De decisión.– De influencia.– De información.

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– Operativas.– De control.– De fomento.– De servicio.

Actividades de planificación

Planificar consiste en predeterminar “qué” haremos,“cómo” lo haremos, “cuándo” lo haremos y “dónde” lo ha-remos. En el “qué”, “cómo”, “cuándo”, “dónde”, están con-siderados los elementos fundamentales de la planifi-cación.

La planificación se sustenta en el establecimiento deobjetivos y en una determinación de políticas y planesde acción para concretar con éxito los objetivos propues-tos.

La fijación de objetivos: en toda organización secrean múltiples objetivos y se categorizan de acuerdo asus prioridades, formando toda una “cadena de fines amedios”.

Cada objetivo se caracteriza porque, una vez logrado,sirve como medio para lograr un fin más amplio, convir-tiéndose en un nuevo medio para lograr un nuevo obje-tivo, formando estructuras de categorías, condicionadostodos a un logro común a la finalidad institucional.

Los objetivos son varios, pero se encuentran ordena-dos en forma lógica (según las jerarquías participantes).No todos los objetivos pueden optimizarse. Porque co-rresponden a una rutina, son objetivos que facilitan ellogro de otros objetivos.

Todos los hombres y todas las organizaciones tienenrecursos escasos, tales como dinero, tiempo y capacidad.Eso quiere decir que el hombre no puede lograr todoslos objetivos que quiere.

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Actividades políticas

Son aquellas que tienden a la formulación de conduc-tas para el logro de objetivos comunes, no se posibilitauna organización que carezca de objetivos.

Determinación de políticas: toda política es unaconducta y una decisión predeterminada ante situacio-nes y problemas que se han de presentar en forma con-suetudinaria. Al establecer una política se está dandouna solución por anticipado al problema que se va a pre-sentar en el futuro. Muchas de estas políticas se imple-mentan con un trámite, que tiene como fin salvaguardarvalores determinados que afectan a los fines de la insti-tución.

Actividades de decisión

Son aquellas que conducen a la selección de las ac-ciones a seguir. Son las actividades más complejas, porlo que dedicaremos mayor atención a este aspecto.

Los pasos básicos para la toma de decisiones, se pue-den considerar:

– Información: adecuada y especifica para la buenaconducción del problema. Wilensky nos aclara que “Seentiende por información (intelligence), las cuestiones,intuiciones, hipótesis y pruebas que resultan útiles paradeterminar una política”.77

– Inteligencia: como aptitud y calidad en la locali-zación y establecimiento de relaciones del problema yde la oportunidad para decidir.

77 Harold L. Wilensky: Organizational intelligence: knowledge andpolicy in government and industry. New York, Basic Books, 1967.

223

– Análisis: como distinción y separación de los dis-tintos problemas y examen de las distintas alternativas,determinación de las consecuencias.

– Selección: como elección de mejores alternativasque puedan dar mayores resultados.

En las tres primeras fases, la información juega unpapel trascendental, por la actualización que se tienedel problema y del comportamiento de las variables. Porlo tanto es necesario tener en cuenta que la informacióntiene que ser de alta calidad.

En el cuarto paso se produce la decisión, la selecciónque se realiza de acuerdo a criterios que responden a obje-tivos determinados.

La toma de decisiones es por su esencia una acti-vidad constante del ser humano que se realiza en todoslos aspectos de su vida. Las decisiones se toman en for-ma intuitiva, empírica y como producto de la actividadintelectiva.

Decisiones programadas. Cuando la persona tomauna decisión rememora una respuesta basada en la ex-periencia, que ha sido elaborada anteriormente, tiene unadecisión programada. Basada generalmente en:

– Operacionalidad de los objetivos.– Repetibilidad de la situación.– Certidumbre de los resultados.Toda incitación es considerada como:– Reunión de factores de producción, así en la insti-

tución encontramos recursos humanos y materiales quese combinan para alcanzar objetivos determinados. Elresultado de las decisiones que se toman respecto a lasalternativas presentadas, se trasluce en la eficiencia dela utilización de los recursos disponibles.

– Naturaleza y trabajo bajo una organización o direc-ción para prosecución de determinadas satisfacciones.

224

En toda institución existe una dirección que integra losdiferentes recursos, dirige, coordina y controla para ellogro del fin propuesto.

Servicios que la institución requiere. La activi-dad de la institución crece en complejidad aumentandola presión competitiva y requerimientos legales o de otroorden que impone el cuerpo social. La dirección de acti-vidad empírica pasa a ser una técnica compleja, involu-crando especialidades en diferentes aspectos.

Es la calidad la que condiciona o determina la cuali-dad de los resultados y permite una gestión satisfactoriade la administración.

En las instituciones pequeñas las decisiones se en-cuentran generalmente centralizadas en un individuo;en las instituciones grandes hablamos de la resultantede las decisiones del conjunto de individuos que tienenfacultades para tal efecto, situación que da origen a laaplicación de técnicas de comunicación para lograr lacoordinación.

El elemento humano dentro de la institución se re-parte las tareas a realizar por grupos homogéneos queconstituyen funciones y se establecen diferentes niveleso jerarquías a efecto de poder actuar en forma eficiente.

La naturaleza de la actividad de las personas en losdiferentes niveles varía en cuanto a la proporción quededican a labores de planificación, supervisión y controly ejecución de tareas concretas como manejo de recur-sos materiales.

En la medida que ascienden los niveles de la pirámi-de organizacional, las decisiones varían en cuanto a sunaturaleza, alcance e importancia respecto a los fines dela empresa. Este aspecto es esencial para la clasificacióny la selección de los documentos producidos en cada ni-vel.

225

El planificador de los sistemas de gestión y archivosdebe tener en cuenta el cuestionario:

– ¿Qué se hace en la institución?– ¿Qué se hace para que los niveles de ejecución pue-

dan tomar mejores decisiones?– ¿Es todo lo que puede hacer el archivo?Cuando hablamos de las actividades políticas, nor-

malmente nos referimos a dos tipos de decisiones:– Decisiones de rutina.– Decisiones de política.Decisiones de rutina: son las más frecuentes y re-

petitivas, no afectan considerablemente la suerte de laorganización. Generan documentos de carácter facilita-tivo. Estas decisiones se toman en cualquier nivel de lainstitución.

Decisiones de política: son las que toman los nive-les específicos para este fin, son de trascendencia parala organización. Generan documentos sustantivos, quehacen a la vida de la institución. Algunas decisiones depolítica se transforman en decisiones de rutina, estable-ciéndose el procedimiento para adecuar determinadassituaciones que se presentarán en el futuro.

Así como existen categorías en los objetivos, en las po-líticas empresariales concurren los estratos jerárquicos.

Actividades de influencia

Son las actividades de un determinado sector insti-tucional que afectan el comportamiento de otro. Apare-cen variables humanas de poder y orientación.

El poder de la persona puede ser:– Normativo: como conjunto de reglas, que se otorga

bajo algunos requisitos constituidos y regulados por lalegislación y reglamentación de la institución.

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– Remunerativo: otorgado como contrato o conve-nio, sobre la base del intercambio de la institución haciael individuo.

– Coercitivo: otorgado mediante el uso de medidasde contención, retención, presión sobre el individuo.

Actividades de información

Referidas a la obtención de los elementos de juicionecesarios para toda decisión y comunicación.

Los archivos se fundamentan por la necesidad deltrabajo administrativo, que cumple su ejercicio en basea la información. Se distinguen algunas categorizacio-nes como:

– Dato: documento, testimonio, necesario para lle-gar al conocimiento o relación con el hecho.

– Registro: dato compilado sobre determinado so-porte.

– Información propiamente dicha: dato asentado,procesado y apto para ser utilizado.

La información para ser comprendida en su totali-dad tiene algunas cualidades:

– Claridad: en cuanto a que su exposición tiene queser comprensible, inteligible para el utilizador.

– Oportunidad: por la inmediatez de su recupera-ción.

– Seguridad: de modo que, utilizando la misma in-formación en circunstancias símiles, se obtengan resul-tados semejantes cuando no iguales.

– Validez: la información debe representar la reali-dad. Comprende en sí misma:

– Lógica coherente de los datos.– Conformidad con los documentos resguardados.– Conformidad con los conocimientos adquiridos.

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– Capacidad de predicción.Adecuación: la información debe ser acorde con los

hechos y la realidad y representar en sus datos esa evi-dencia.

Precisión de alcance: la información debe ser acor-de con los objetivos de su necesidad.78

El nivel ejecutivo es el centro del sistema de comu-nicaciones. Recibe informes, integra datos y toma deci-siones sobre la base de la información suministrada.

La información es necesaria entonces para:– Determinación de objetivos.– Control.– Innovación.Concluimos:Toda decisión requiere información.El ejecutivo depende de los subordinados y de la in-

formación para el logro de sus objetivos.Los archivos seleccionan y transmiten información

relevante.

Actividades operativas

Consideradas como unas de las más complejas por laenorme variedad de acciones y actos que requieren parael logro de los objetivos de la institución. Es la columnavertebral de toda entidad, al desarrollarse todo el tra-bajo que sustenta la razón de ser de cada servicio insti-tucional.

78 Harold L. Wilensky: Organizational intellligence..., op. cit.

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Actividades de control

Denominadas también de gobierno, de policía; sonaquellas actividades que despliega en el ejercicio de suspotestades para garantizar la paz social y el orden pú-blico. El archivo, si bien no es una actividad de policíaefectúa un control sobre la documentación producida porla institución de acuerdo con su jurisdicción otorgada.

Es una de las funciones de dirección, por lo que elejercicio del mando implica el control. H. Fayol decía que“el control consiste en verificar si todo está de acuerdocon el plan adoptado, las instrucciones cursadas y losprincipios establecidos. Tiene por objeto poner en mani-fiesto debilidades y errores al objeto de rectificarlos yevitar que se repitan. Actúa sobre todo: cosas, personasy acciones”.

En los procesos administrativos hay proyectos, pla-nes, programas, objetivos y metas, que no pueden ser lle-vados a cabo por una sola persona, para tal efecto, exis-ten principios de delegación de funciones; conforme alos criterios de la división de trabajo, se asignan deberesy responsabilidades en cada una de las unidades de lainstitución. Son factores que nos permiten comprendercómo debemos efectuar la clasificación.

El control debe revisar en forma periódica y perma-nente, el cumplimiento de los planes, de las funcionesdelegadas y los deberes y responsabilidades. Esto nospermite verificar y realizar ajustes o correctivos.

Los procesos de control pueden clasificarse de la si-guiente forma:

– Control formal: se ejerce para verificar si las ac-tuaciones de la institución se encuadran en las disposi-ciones legales, reglamentos y regulaciones en general;

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se enfatizan los procedimientos o de forma, más que delas cuestiones de fondo.

Esta clase de control, en el ámbito de la administra-ción pública, está regulado por disposiciones del dere-cho en general, del derecho público, constitucional y ad-ministrativo, además de los reglamentos internos. Estoscontroles pueden ser ejercidos por unidades internas oexternas de la propia institución.

– Control de gestión: constituye un tipo de controltécnico sobre las acciones emergentes de los objetivos ymetas previstas en un plan. Este tipo de control se dageneralmente en unidades de planificación, o en ofici-nas responsables de la aplicación de métodos de controlde gestión. Estas unidades recogen información de lasunidades ejecutoras y operativas, con el fin de verificarla.

– Control por retroalimentación: una caracterís-tica esencial de cualquier sistema es que su diseño re-fleja el esfuerzo de controlar y regular las interrelacio-nes de sus elementos componentes.

Se utilizan los términos “realimentación” (feedback)y “control de realimentación” (feedback control) para ex-presar los aspectos reguladores de los sistemas.

Un sistema puede diseñarse como de “control por cir-cuito abierto” o “control por circuito cerrado”.

Un sistema de control de circuito abierto no ofreceel control riguroso provisto por el circuito cerrado. Unsistema de circuito cerrado, por otra parte, realiza todoesto.

Actividades de fomento

Que tienen por finalidad promover las actividadesparticulares que satisfacen las necesidades públicas oson de utilidad general. En los archivos se plantean los

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aspectos económicos, sobre costos de la información, cos-tos de mantenimiento de los documentos, conservación,restauración, etc., con los consiguientes beneficios defomento en cuanto a los objetivos de investigación y edu-cación.

Actividades de servicio

Destinadas a proporcionar utilidad a particulares,condicionadas a razones de interés público. En la mayo-ría de los países desarrollados existe una estrecha rela-ción entre archivos, investigadores y educandos.

Al hablar de actividades de servicio público, el archi-vo se consustancia fácilmente al comprender que sus fun-ciones, ante todo, constituyen un servicio a la institución,por cuanto encierra el patrimonio de la sociedad que logenera.

Recíprocamente, ante las actividades de la adminis-tración, se tienen las responsabilidades, basadas propia-mente en la responsabilidad civil que tiene toda admi-nistración pública para con los administrados, constitu-yéndose en una defensa de estos últimos ante el aumen-to creciente de poder y prerrogativas que tienen la ins-titución y el gobierno que administra.

Actividades de coordinación

Esta función se encuentra en todas las etapas del ci-clo administrativo. Es una orientación de los recursos yesfuerzos, unificados a un propósito o finalidad específi-ca. Para lograr una coordinación eficiente es necesarioprestar atención a la comunicación.

Sistema de comunicación: la comunicación obede-ce a una decisión traducida a un mensaje legible en el

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marco de un determinado ambiente. El mensaje es co-dificado convencionalmente, evitando errores de inter-pretación.

Para transmitir un mensaje, se requiere un elemen-to transmisor o de emisión, un canal y un receptor. Si nose usa un código uniforme puede llegar a variar la acciónpor un problema semántico en la interpretación del men-saje.

IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

LA INVESTIGACIÓN archivística se ha convertido en una rea-lidad a partir de la sistematización de las tareas docu-mentales, éstas se complementaron como profesión, apo-yadas por la universidad en general, que otorga su res-paldo científico y doctrinal necesario para establecersedefinitivamente como ciencia.

Los trabajos realizados hasta la fecha nos llevan a con-siderar una metodología archivística que permite el tra-tamiento universal de los fondos documentales desde sucreación, hasta su depósito definitivo en los archivos deconservación permanente.

APROXIMACIÓN A UNA METODOLOGÍAARCHIVÍSTICA

Entendemos por método, al orden que se sigue en elconocimiento metódico, para hallar la verdad y enseñar-la, es una forma de obrar o de hacer una cosa, lo cual dapie para considerarla como el conjunto de acciones o de

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procedimientos más adecuados para alcanzar objetivosdeterminados. El método, en su modo genérico, derivadel griego méthodos, búsqueda, investigación, palabracompuesta por metá: hacia, y odós: vía, camino; según laetimología entonces, es el camino que debe ser recorri-do para llegar a un punto o resultado, o modo de haceruna cosa.

En general, es la manera de proceder racional paralograr un fin determinado, no sólo escogiendo los me-dios convenientes, sino también poniéndolos en prácticasegún un orden razonado, adecuado y consecuente, quese expresa mediante reglas o normas que pueden ser prin-cipios. Este párrafo habla perfectamente del papel de laordenación y de la clasificación en el campo de la Archi-vología, por la cual podemos considerarla perfectamen-te como un método, debido a su proceder racional, utili-zando principios adecuados para lograr un orden ade-cuado de la información.

El fin u objetivo que se quiere obtener, mediante unmétodo, no ha de ser necesariamente científico, pero unade las características fundamentales del conocimientocientífico es que se trata de un conocimiento metodoló-gico. Por lo general, los métodos se aplican a activida-des susceptibles de ser divididas en etapas o momentosdiversificables.

Método y racionalidad se hallan estrechamente in-terrelacionados, por cuanto todo método es una manerade aplicar la racionalidad, pero a su vez la racionalidadmisma puede definirse como el método de justificar ade-cuadamente nuestras creencias, para evitar lo más posi-ble los errores, si se trata de la racionalidad teórica, ode adoptar los medios adecuados a los fines persegui-dos, si se trata de la racionalidad práctica.

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La cuestión fundamental que plantea todo método esque no se trata simplemente de una manera útil y razo-nable de averiguar o conseguir algo, sino que el hecho deadoptar un método concreto determina ya aquello mis-mo que puede averiguarse o conseguirse. Del método hayque decir lo mismo que se afirma del conocimiento en ge-neral: que modifica aquello mismo que intenta conocerse.

En algunas corrientes filosóficas y en determinadosautores particulares, el método se manifiesta parte sus-tancial de su sistema. Así, el método socrático es, no sólode núcleo de la actividad filosófica de Sócrates, sino has-ta el inicio de la filosofía occidental; la duda metódicase identifica con el pensamiento de Descartes; el méto-do trascendental de Kant no es sino el contenido de suCrítica de la razón pura; el método dialéctico es la mar-ca de identidad del idealismo de Hegel y de la interpre-tación de la vida humana de Marx; el método fenomeno-lógico caracteriza igualmente a la filosofía de Husserl yal existencialismo de Sartre. La actual filosofía de la cien-cia, superadas de algún modo muchas de las anterioresdiscusiones sobre el método científico, pone de relieveel pluralismo de los métodos empleados en las diversasciencias.

En cambio la metodología se refiere al conocimientode procedimientos e instrumentos. Así la metodologíaarchivística se compone de los procedimientos (méto-dos), ordenación y clasificación, descripción y selección,sean éstos de mera apreciación lógica como técnica o prác-tica, pero perfectibles en base a principios cuyos enun-ciados se caracterizan por su aceptación universal. Laciencia archivística emplea, al igual que todas las cien-cias, los métodos lógicos básicos: deductivo (ordenacióny clasificación para dar un ejemplo), inductivo (descrip-ción por ejemplo) y analógico (ciclo vital de los documen-

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tos) y sus derivados: analítico (caracteres de lo documen-tos) y sintético (selección), que conforman todo procesode razonamiento.

La teoría archivística elabora y manifiesta los mar-cos conceptuales, las formulaciones, los análisis episte-mológicos cuando los hay, las reglas convenidas o nor-malizadas, para el tratamiento de las hipótesis, las ex-plicaciones conceptuales mediante elaboración de unaterminología común y apropiada a los conocimientos quese practican. La práctica, origen de todos saberes, pro-porciona la experiencia sobre la cual actúa el análisisriguroso y aplica normas que surgen, como resultado delas especulaciones teóricas.

Entendemos por metodología, en general, la cienciadel método, o el estudio teórico de los métodos que seusan en las diversas ciencias. Más propiamente, no so-bre el objeto que tratamos, sino sobre el modo como tra-tamos a este objeto, y sobre los procedimientos de la in-vestigación científica. Se la ha considerado parte de lalógica o de la epistemología; en realidad se aproxima mu-cho a esta última, así como a la filosofía de la ciencia o ala teoría de la ciencia, pero puede distinguirse de ellaspor un enfoque más centrado sobre las técnicas y los pro-cedimientos de investigación que sobre los problemas ló-gicos y epistemológicos.

Se discute acerca de la metodología propia de las cien-cias sociales, ciencias históricas, o ciencias del espírituen general: según algunos, les incumbe un método quelas distinga de las ciencias empíricas tradicionales, ysegún otros, el método ha de ser para toda ciencia el mis-mo. Esto forma parte de una disputa más amplia, la de-nominada methodenstreit (controversia sobre los méto-dos), surgida primeramente a finales del siglo XIX, en Ale-mania, entre ciencias de la naturaleza y ciencias del es-

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píritu; Dilthey sostuvo el carácter propio y diferencialde estas últimas, que debían recurrir a métodos históri-cos, sobre todo la comprensión y la hermenéutica. La po-lémica se reanudó en los años 60, también en Alemania,entre Popper y Adorno, y otros. Popper sostenía la ideapositivista de la “unidad del método” entre las cienciassociales y naturales o de la “teoría unificada del méto-do” que enuncia que toda ciencia ha de fundamentarseen la crítica de teorías o en la refutación de conjeturas.

Mientras que la escuela de Francfort, o los autoresde la teoría crítica sostenían la peculiaridad del métodode las ciencias sociales: el método depende también dela “cosa” a la que se aplica y, si ésta es la sociedad, ha decomprender, entre otras peculiaridades, la experienciade sus contradicciones y su carácter de totalidad; por tan-to, el método no puede ser el mismo que el de las cien-cias de la naturaleza.

Metodología enfocada a la acción archivística.Se aplica al quehacer de las prácticas archivísticas, seapara establecer formas o diseñar secuencias para obte-ner el conocimiento del hecho archivístico, o para alcan-zar resultados.

La metodología de la acción, del acto, o del acto pro-yectual79 está destinada a formular planes en el queha-cer archivístico, sea para el conocimiento de las estruc-turas organizativas en sí, o como un hecho archivísticopropio de su acervo; sean éstos de hechos, sucesos, pro-cesos o fenómenos, que suceden en su interior. No porello debemos ignorar de los hechos que acontecen en sucontexto de actuación con una finalidad más que expli-cativa, descriptiva; o, en última instancia, para llevar a

79 Víctor Hugo Arévalo Jordán: El acto proyectual de los archivos,editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

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cabo el logro de objetivos o resultados inherentes al que-hacer de la dirección y del gobierno.

El método hipotético-deductivo es aplicable al conoci-miento que se ocupa del mundo social. Parte de la con-cepción de Karl B. Popper, que enuncia que “las cienciasempíricas son sistemas de teorías”. Esas teorías surgende la experiencia, “Las necesidades, una vez manifiestasy expuestas, son las que determinan los principios y lasprácticas, doctrinarias o disciplinarias inicialmente, cien-tíficas posteriormente, creando técnicas que pasan porlas largas fases de elaboración en los diferentes mediosque se desarrollan, recibiendo métodos nuevos, concebi-dos para almacenar conocimientos y que requieren serestudiados minuciosamente”80 estos conocimientos sonaceptados no por un mero capricho ni simpatías, sino por-que no existe una confrontación con la realidad que lasdesmienta.

Las hipótesis se sustentan en la formación de cade-nas deductivas y van conformando teorías explicativasde la realidad.

PRECISIÓN DE CONCEPTOS

Hipótesis

Se estudia en epistemología, proviene del griego hy-póthesis, del verbo hypotíthemi, poner debajo: propues-ta, suposición. Es una suposición, o un supuesto, con mi-ras a explicar algo. Referida a la ciencia, es una genera-lización o enunciado general que, en principio, supone

80 Víctor Hugo Arévalo Jordán: Teoría, fundamentos..., op. cit., p.138.

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una interpretación de determinados hechos, y que adop-tamos transitoriamente como verdadera mientras la so-metemos a confirmación o refutación. En expresión deCarl G. Hempel, son “conjeturas felices” sobre las cone-xiones que se establecen entre los fenómenos que estu-diamos.

No toda hipótesis científica es una generaliza-ción: hay hipótesis particulares, como lo fue en su día“la Tierra gira en torno al Sol”, o la del descubrimientodel planeta Neptuno por las irregularidades en la órbitade Urano. No siempre queda clara la distinción entre unahipótesis y una teoría o una ley y, dado que la finalidadde una hipótesis es patrocinar una investigación, el me-jor modo de entenderla es situándola en el contexto glo-bal de las teorías científicas.

Una teoría es una recapitulación de varias leyes enforma de conjunto de enunciados que mantienen unasdeterminadas relaciones lógicas de deducibilidad; unaley es una hipótesis que, sometida a contrastación, hasido confirmada; una hipótesis es una explicación tran-sitoria con la que se trabaja en espera de someterla a con-trastación; un enunciado de observación —o enunciadoprotocolario— es el enunciado que describe una experien-cia, del cual puede probarse que es verdadero o falso.

Se verifica una hipótesis, derivando de ella consecuen-cias lógicas —esto es, enunciados de observación o pro-tocolarios— que, puestas a prueba, confirman inducti-vamente la hipótesis, en caso de resultar verdaderos, orefutan la hipótesis, en caso de resultar falsos.

El falsacionismo de Popper plantea su propia mane-ra de entender la formulación y la contrastación de hi-pótesis.81 Para facilitar los conceptos, consideremos a

81 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo-sofía en CD-ROM, op. cit.

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todo enunciado que se adopta como verdadero con el finde analizar sus consecuencias hasta aceptarlo como pre-misa, suposición o un presupuesto fenomenológico o des-echarlo como opuesto a la realidad.

Teoría

Derivado del griego theoria, que significa ceremoniareligiosa o contemplación. En sentido amplio, es el enun-ciado que aporta un conocimiento que está más allá delos datos o hechos que se perciben de una forma inme-diata; conjetura o hipótesis meramente especulativa quenada tiene que ver con la práctica, con la observación ocon la verificación; también campo amplio de estudio,filosófico o no, como la “teoría de las ideas de Platón”, la“teoría de la sociedad” o la “teoría del conocimiento”.

El sentido etimológico del término está presente enlos grandes autores de la antigüedad, como Platón y Aris-tóteles, quienes entienden el conocimiento en general,respectivamente, como contemplación de las ideas o comosaber contemplativo y actividad intelectual superior delhombre.

Con la presencia, en la época moderna, de las cien-cias empíricas, una teoría es preferentemente una teo-ría científica, o sea, un conjunto de enunciados, hipóte-sis y leyes sobre un aspecto de la realidad, que estable-cen entre sí relaciones de deducibilidad y cuyas últimasafirmaciones son enunciados de observación, y cuyo con-cepto se relaciona intrínsecamente con los de ley e hipó-tesis. Sin embargo, las teorías no se limitan al ámbito delas ciencias empíricas, sino que abarcan cualquier cam-po del saber y debe decirse que, en principio, todo elconocimiento humano es teórico, porque todo conoci-miento va más allá de los simples hechos conocidos en

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un momento dado; también hay teorías puramente lógi-cas o matemáticas.

La teoría es el aspecto sustancial del conocimiento,tanto del científico como del no científico. En la cienciaactual el interés se centra en las teorías, y no en la ex-periencia por sí misma, o en los datos o las observacio-nes; datos y observaciones se obtienen en función de lateoría, y aun todo dato se considera que lleva una “cargade teoría”.

Popper ha contribuido de un modo en especial, en par-ticular con su obra La lógica de la investigación científi-ca (1934), a que últimamente se haya dado una impor-tancia peculiar a la teoría en la metodología de las cien-cias: las ciencias son sistemas de teorías y la misma epis-temología es el estudio de las teorías. De aquí que la fi-losofía de la ciencia, o teoría del conocimiento científi-co, sea una reflexión de segundo grado, no ya sobre he-chos ni siquiera sobre generalizaciones de hechos, sinosobre teorías, que Popper interpreta como un sistemade conjeturas y refutaciones: redes de mallas cada vezmás finas, con las que se intenta captar, comprender ydominar la realidad.82

Entre los requisitos que debe satisfacer la teoría secuentan:

1) Debe tener consistencia lógica; no debe existir ensus enunciados hipótesis contradictorias.

2) Las hipótesis fundamentales o principios debenser independientes, es decir, ninguna de ellas debe serdeducida a partir de las demás.

3) No debe contener hipótesis inescrutables.La teoría se constituye entonces por una serie de hi-

pótesis hilvanadas a una realidad. Existe toda una clasi-

82 Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo-sofía en CD-ROM, op. cit.

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ficación de las hipótesis que no hacen a nuestro estudio,en forma resumida podemos observar:

Las hipótesis fundamentales: consideradas de unalto nivel del conocimientos, como hipótesis madres, delas cuales deriva gran parte del resto de las hipótesis deun determinado conocimiento. Las hipótesis fundamen-tales son opuestas a las de nivel mínimo que son gene-ralizaciones inmediatas; y entre ambas opuestas se con-sideran las hipótesis de nivel medio. Están tambiénlas hipótesis extremales que suponen que distintos ele-mentos externos al fenómeno analizado, podrían incidirsobre él si permanecen constantes; están también las hi-pótesis inescrutables, son de tal naturaleza que las con-secuencias que se deducen de la teoría considerándolas,igual serian deducibles de ella sin su existencia; es decirque son superfluas, un sistema teórico genuino no debecontenerlas; y las hipótesis ad hoc que pertenecen a lateoría, se agregan para explicar un resultado.

Leyes

Se admite en general que son hipótesis de alto nivel,con mucho poder refutativo y con poder predictivo. Pro-viene del vocablo latino lex, legis: ley o proyecto de ley,que a su vez viene de legere: reunir, escoger y tambiénleer; en griego, nomos. En sus diversos sentidos, se re-fiere fundamentalmente al ámbito jurídico, moral y cien-tífico.

Nos interesa el aspecto científico que con frecuenciaequivale a una ley de la naturaleza, es la descripción con-trastada de las regularidades que se observan en los fe-nómenos naturales. Las leyes científicas o de la natu-raleza se expresan mediante enunciados descriptivos,con los que se señala simplemente lo que es o sucede;

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estas leyes expresan necesidad y universalidad. Las le-yes de la naturaleza, son de cumplimiento y observancianecesarios y universales.

Operativa del método

Para lograr una aplicación adecuada del método hi-potético-deductivo podríamos señalar tres pasos impor-tantes:

1) Formulación de las hipótesis iniciales: éstas de-vienen de la experiencia, y de la repetición de los hechos.

2) Deducción de nuevos enunciados: de nivel prác-ticamente básico y como consecuencia de las hipótesisiniciales.

3) Control: que permite analizar los enunciados, com-parados con la experiencia y obtención de nuevas con-clusiones.

Debemos tomar en cuenta, en forma general que laoperativa del método hipotético-deductivo, como cual-quier método científico, correctamente expresado, y so-bre todo, evitando un autoritarismo del conocimiento,no acepta la existencia de principios absolutos. Así losprincipios de la Archivística, que son sugeridos por lapráctica, deben soportar la prueba de la experiencia. Pero,aun así, tendrán siempre un carácter provisorio.

Dada esta situación, los elementos de prueba empí-ricos, en sí, establecen la hipótesis, consustanciados ensí mismos. La hipótesis es una consecuencia lógica delos elementos de prueba, por lo que ninguna hipótesis esprobada por sus casos favorables. Esto significa que loselementos de prueba empíricos hacen que sea razonableaceptar la hipótesis, sobre todo cuando no existen casoscontrarios conocidos que prueben que una hipótesis esfalsa o se la pueda refutar.

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El método hipotético-deductivo plantea una impug-nación directa a la licitud de la inducción como procedi-miento de la ciencia. Si bien es comprensible lo forzadoque implica aceptar este método, no debe por ello ami-lanarnos sobre el objetivo principal del trabajo archivís-tico. Existen rutinas, las rutinas conforman métodos, nosiempre nomológicos, sino más bien de experiencia, y todolo que atañe a las ciencias sociales son conocimientosacontecidos o de experiencia. Así nos plantea Popper,cuando expresa que “no se justifica la inferencia de enun-ciados universales a partir de enunciados singulares, pormás numerosos que éstos sean”; lo mismo que nos diceWisdom: “La inducción no existe como método, por cuan-to no hay un mecanismo racional para pasar de premisasobservacionales a una generalización inductiva”.

Entendemos entonces, de acuerdo a lo expuesto an-teriormente por los autores, que cualquiera que fuere elnúmero de experiencias observadas respecto a una de-terminada relación causal, no es óbice de ser cierta, por-que pueden llegar a darse experiencias contrarias, estonos obliga a pensar que las conclusiones válidas para unnúmero indeterminado de experiencias sólo son relati-vas. Lo que quiere decir que la verificación de la hipóte-sis se limita a las conclusiones extraídas de conjuntosde experiencias observadas, considerando que tampoconingún número de observaciones permiten dar por veri-ficada una hipótesis, por cuanto pueden producirse siem-pre observaciones que la refuten.

La ciencia archivística consta de un conjunto de teo-rías que pretenden explicar distintos aspectos del com-portamiento de los documentos de distinta naturaleza yorigen.

Existen algunas pautas de aplicación del método hi-potético-deductivo sobre el fenómeno archivístico:

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1) La obtención de datos: basado en la observaciónen lo que concierne a las organizaciones a quienes pres-ta servicio.

2) La formulación de la hipótesis inicial: la deduc-ción de hipótesis sucesivas y la elaboración definitiva deteorías explicativas del comportamiento documental.

3) El análisis metódico de las hipótesis propues-tas: considerando el comportamiento concreto de los do-cumentos.

4) La reflexión y transmisión de los conocimien-tos: logrados con las distintas hipótesis elaboradas y pro-puestas respecto a las organizaciones documentales, des-de distintos enfoques como el histórico, psicológico, so-ciológico, etc.

LOS MÉTODOS DOCUMENTALES

Se consideran métodos documentales, a las técnicas,herramientas, instrumentos que se emplean, como cons-titutivos de una actividad destinada a obtener toda lainformación posible, acerca de los distintos aspectos in-herentes a la organización.

Para realizar cualquier trabajo de un fondo, sea laordenación, clasificación, descripción, selección, es ne-cesario que éste esté previamente identificado, se pre-senta la situación que podemos identificar un fondo y nodescribirlo, no podemos describir nada sin previa iden-tificación, de ahí que incluyéramos en nuestros trabajosde descripción, la etapa de identificación desde la pri-mera edición de las técnicas documentales.83 La identi-

83 Víctor Hugo Arévalo Jordán: Técnicas documentales de archivo.La descripción archivística, editorial virtual e-libro.net, imp. en BuenosAires, 2002.

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ficación es parte del análisis documental, conjunto detareas que deben efectuar los archiveros, a partir de lacual se sentarán las bases para proceder a una correctavaloración y descripción del fondo documental.

El breve análisis que sigue, como un mínimo requisi-to de todo archivo, está enfocado en función de los as-pectos más problemáticos de las técnicas documentales,consistente en la evaluación documental: una técnica dela Archivología intensamente demandada en la actuali-dad y sobre todo en nuestro medio.

Esta afirmación surge de la necesidad de determinarel valor y la importancia relativa de cada uno de los do-cumentos existentes en las entidades productoras, comofundamento teórico y práctico para viabilizar la configu-ración de un sistema de información y selección docu-mental equilibrado, destinado a cubrir las exigencias decada institución.

De acuerdo a la clasificación de los archivos que pre-tendemos normalizar, a fin de evitar errores de lengua-je, consideramos que es al archivo intermedio a quiendirectamente le corresponde de forma plena y exclusi-va la identificación de fondos, y su valoración, cuando delos fondos se trata, pero cuando se trata de otras unida-des documentales, con el asesoramiento del archivo in-termedio, son los archivos centrales, los que efectúan laidentificación y valoración de las unidades intermedias.De esa forma es más factible y perfectible el control delas series documentales desde el mismo momento su pro-ducción.

Debemos suponer que es obligación del archivo in-termedio, velar, asesorar y revisar permanentementepara una correcta valoración documental, de los archi-vos del sistema, así como su intervención en los trasla-dos y transferencias de sus fondos a otros archivos del

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sistema. Tanto la identificación como la valoración, sedeben realizar ineludiblemente sobre fondos adminis-trativos.

La etapa de análisis documental no es lo mismo quela evaluación documental que generalmente se utilizapara la selección; el análisis podría ser más metodológicoen la medida que comprendamos su naturaleza, y nos per-mita entender mejor la naturaleza de la información delos documentos, En el análisis documental se determi-nan los componentes de un documento, éstos pueden ser:

– Las tareas o actividades que los producen.– Los conocimientos que encierran o representan.– Las responsabilidades que conllevan.– La información contenida.– La estructura física del documento.Esta etapa se efectúa mediante observación y estu-

dio, y constituye la base fundamental para lograr una eva-luación real del valor informativo de los documentos, porcuanto es imposible medir o valorar un trabajo sin cono-cer previamente qué es y en qué se diferencia de los de-más.

Un programa de evaluación de documentos, en el queno se consulte el análisis documental con la importan-cia y atención requeridas, no puede producir resultadosaceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efec-tuadas con mejores técnicas. No se puede buscar perfec-cionismo en la valoración misma de los contenidos do-cumentales, adoptando métodos de alta especializaciónsin la base del análisis; el contenido de las actividadesno se conoce o es conocido sólo superficialmente. En estesentido, el análisis documental es un medio de obtenerinformación real sobre cada uno de los documentos paraposterior elaboración de auxiliares descriptivos.

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Pero la importancia del análisis documental va másallá del proporcionar información para la evaluación dedocumentos. Es una práctica que debe establecerse encualquier archivo que desee desarrollar un sistema ade-cuado y eficaz de información.

En efecto, los diversos factores que estudiaremos alos largo del presente trabajo, derivan en gran medidadel hecho de que estas prácticas se basan en datos obje-tivos de los documentos, los cuales pueden ser utiliza-dos para facilitar y mejorar procedimientos de tramita-ción y de selección documental.

Justamente, el proceso de análisis es un proceso deconocimiento de los componentes de cada documento enparticular en su puesto de trabajo, se obtienen tambiéndatos que sirven para analizar la estructura administra-tiva, evidencia organizativa, y si existe claridad en laslíneas de comunicación al efectuarse un trámite, si losprocesos son racionales o existe un entorpecimiento, siexiste duplicidad de documentos con el consiguiente re-sultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de in-formación están mal distribuidas.

La atención del archivero está dirigida a la unicidad,la individualidad de actividades orgánicas, interesan porsu importancia dentro de la evolución institucional delhombre en sus actividades como ser institucional, al se-leccionar las actividades y agruparlas formamos un todocomplejo. Estamos interesados en las actividades comu-nes, en el modo en que las actividades se repiten, nues-tro propósito es lograr generalizaciones o hipótesis con-cernientes a las actividades institucionales.

Escogemos las actividades, a partir de la importanciade su individualidad dentro de un modo complejo, por loque tiene de común con los demás y la síntesis no es uncomplejo único, sino una generalización. El archivero

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está interesado en la calidad, individualidad, unicidadpara lograr una adecuada aplicación de las técnicas do-cumentales que hacen a su metodología.

El tema del estudio de los archiveros es el desarro-llo de los actos humanos en el marco de las institucio-nes, resultado de miles de actos individuales. Individual-mente, estas acciones no pertenecen al dominio de losarchivos, se toman en consideración únicamente los ac-tos que tienen relación con los movimientos e interesesde las instituciones.

Se trata de la investigación descriptiva que compor-ta la narración e interpretación de los datos.

1) La necesidad de información (decisión, conoci-miento): surge al tomar conciencia de la conveniencia debuscar datos sobre determinado tema.

2) Análisis del problema (acto, actividad): ¿cuálesson los materiales e información adecuados sobre deter-minado tema o problema, y cómo puede organizarse parasu utilización?

3) La hipótesis (fundamento descriptivo): es un con-glomerado de conclusiones tentativas sobre tendenciasinformativas, y sobre tipos y fuentes de origen de datosobtenibles, junto con procedimientos planeados de ante-mano para recopilarlos y clasificarlos.

4) La evidencia (análisis documental): tentativamen-te se elabora en términos de la evidencia sobre el valorde las mismas y a la luz de sus deducciones como mate-ria de lectura documental.

5) Comprobación experimental (servicio en la ins-titución): el contenido del curso, clasificado, se someteahora a comprobación experimental, como rama organi-zada de un programa descriptivo.

6) Evaluación para necesidades futuras (servicioen el entorno social): en esta fase se llega a la aprecia-

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ción final, basada en la comprobación experimental delvalor del material compilado, decidiéndose si constitu-ye materia para darle un curso permanente.

Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un or-den definido y una secuencia en el trabajo. Es necesariotener un conocimiento profundo sobre la producción do-cumental de la institución para encontrar problemas de-finidos, esta secuencia aparece como resultado de la ex-periencia personal o como sugerencia de quienes requie-ren del acopio y reordenación del material, y se convier-te en un esfuerzo centralizado en función de las necesi-dades aceptadas provisionalmente.

La crítica documental trata del valor de los documen-tos que se obtienen para su análisis y aplicación. Adquie-re juicios sobre circunstancias de su origen, mediante elanálisis de los caracteres internos, y por comparacióncon similares u otros documentos asequibles. El examentextual descubre las modificaciones que se producen enlos documentos.

La crítica documental es esencial. Logra el juicio de-finitivo sobre el significado de los datos reunidos, inter-preta las exposiciones que brotan del análisis textual.La finalidad es averiguar las actividades verdaderas.

Los esbozos del cuadro clasificatorio y del auxiliardescriptivo elegido toman forma al iniciarse la experien-cia reflexiva por parte del archivero.

Se preparan listas de títulos y encabezamientos delos taxones y de los auxiliares. Éstos se han sometido aconstante revisión en el transcurso de todas las fasesreflexivas antecedentes, y adquieren forma definitiva.

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Análisis de los tipos documentales

Al estudiar los caracteres externos, hemos mencio-nado que el carácter físico consiste en la forma en la quese nos presenta el documento a primera vista, pero alefectuar un análisis ingresamos a una etapa en la cualse determinan, mediante la observación y el estudio, losdistintos modos de información que componen el docu-mento, para constituir un sistema archivístico propio dela organización, conociendo previamente qué es esa in-formación y en qué se diferencia de las demás.

El análisis documental es un proceso de conocimien-to de la información de cada documento, se obtienen da-tos que sirven para analizar la estructura organizativarespecto al cumplimiento de ciertos principios funda-mentales:

– Si existe claridad en las diferentes líneas de comu-nicación.

– Si los trámites diseñados son racionales o si hay en-torpecimiento (generalmente burocrático),

– Si existen procedimientos definidos para la estruc-turación del documento,

– Si hay duplicidad de los documentos con el consi-guiente sobre-esfuerzo administrativo, etc...

Algunos aspectos entonces deben ser observados paralograr los resultados del análisis.

Determinación del tipo deinformación que se desea obtener

El tipo y detalle de información que se desea depen-de de la utilización que se quiere dar de ella. Si el objetoes obtener información para efectos de evaluación, se de-ben estudiar aquellos datos en los que reflejan el conte-

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nido de los documentos, sus derivaciones, requerimien-tos y otras características que permitan medir su impor-tancia relativa, importancia relativa en cuanto a la utili-dad que puede brindar la información.

Si se desea utilizar el análisis para aspectos de or-ganización y tramitación, es decir, una completa gestión,habrá que detallar en mayor grado la información sobrelos contenidos y componentes del documento y su rela-ción con los otros documentos, relación de contenido, delugar y distribución en las organizaciones, en los trámi-tes y en el archivo.

Los objetivos perseguidos por el análisis influyen tam-bién por la cantidad del grupo de documentos que se debeanalizar. Si se desea obtener información más detalladapara efectos de investigación, de la misma organizaciónque los genera, se estima conveniente analizar todos lostipos documentales, lo cual es indispensable para la eva-luación considerando que no puede obviarse el estudioanalítico de aquellos documentos que son funcionalmenteubicados a los ya analizados.

No está de más tratar de obtener el máximo de infor-mación sobre las unidades documentales, ya que un co-nocimiento superficial de ellas, o de las que se conside-ran representativas dentro del grupo documental, pue-de inducir a falsear su contenido por excluir otras carac-terísticas importantes.

Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa deanálisis es porque se está completamente seguro de que lainformación contenida en ellas estará representada porotros tipos documentales de similares características.

Una forma adecuada de conocer la información glo-bal sobre un determinado tipo documental, se despren-de del conocimiento del organigrama y sus funciones,puesto que cada sector encarado en el organigrama tie-

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ne un determinado número de actividades esenciales adesarrollar; de esta manera podemos claramente especi-ficar que las oficinas de personal emitirán siempre docu-mentos relacionados con la admisión, conducta y retirode empleados como base fundamental; nunca una ofici-na de personal ha de realizar labores de contabilidad, deahí que esa oficina emitirá documentación especializa-da, que puede denominarse de acuerdo a su mismo con-tenido. Por ejemplo: solicitudes de trabajo, admisionesde personal, multas por inasistencias, etc., son documen-tos típicos, cuyo contenido será siempre de característi-cas similares cuando no idénticas.

Estos documentos suelen formar las series dentro deesa función, se comprenderá también que la ordenaciónde tipos documentales corresponde más a un manejo in-terno de los asuntos de la organización.

Siempre que sea posible y sin tener que alargar mu-cho esta etapa, se deben estudiar todos los pasos quetienen en el organigrama. Deducimos que se deben es-tudiar todas las unidades documentales en relación a lasactividades de cada organismo, especialmente en aque-llas entidades productoras de documentos que no hanrealizado anteriormente este tipo de investigaciones yen las cuales se observa poca claridad, tanto en las ta-reas mismas que generan documentos, como también enla suficiencia de los documentos.

En general, los datos básicos que se deben obtenerdel análisis documental se pueden agrupar en:

– Identificación documental.– Especificaciones o requerimientos documentales.– Descripción documental.– Evaluación del rendimiento informativo.

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Las unidades documentales

Hasta el momento empleamos una terminología quemuchas veces nos puede parecer un poco molesta enten-der, si no estamos tan involucrados en la problemáticaarchivística. Las unidades documentales nos hablan so-bre todo del volumen documental, pero están relaciona-das estructuralmente con la entidad productora.

Se trata de reunir, ordenar, en el sentido lato, los do-cumentos pertenecientes a una entidad o a varias de ellas,para formar unidades homogéneas que conformarán pri-meramente las series, acorde con la información que te-nemos de la estructura y funcionamiento de la entidadque produjo los documentos.

Un desafío cotidiano se cumple cuando el archiverose encuentra ante un montón de papeles que deben serordenados y clasificados, y debe determinar si es un fon-do o varios, un grupo o una colección, entonces hay queempezar con la laboriosa investigación, se debe obtenerun conocimiento general del sentido, naturaleza esen-cial y estructura general antes de tratar las partes. Ha-blamos de la ordenación que debe partir del conocimien-to y comprensión total del fondo.

División de los fondos en unidadesdocumentales

Todo trabajo de ordenación y clasificación se sostie-ne en el método sistemático, que apunta a la división deun todo en sus partes. El análisis consiste precisamenteen dividir en unidades que se identifiquen por sus pro-piedades, así distinguimos cada una de las partes separa-damente y comprendemos sus relaciones entre sí y con eltodo.

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El fondo corresponde a todos los documentos pro-ducidos y recibidos por una entidad, este fondo, se divi-de en grupos, los grupos son equivalentes a las colec-ciones en algunos casos, y éstos a su vez pueden divi-dirse en partes que estén relacionadas entre sí, que lla-mamos subgrupos, los subgrupos están conformadospor las series. Las series se componen de tipos docu-mentales, y llegamos a la unidad más pequeña que sellama pieza documental. Es trabajo archivístico enton-ces identificar las unidades y fijar los límites donde ini-cia y finaliza cada una de ellas.

Distinguimos entonces tres grupos de unidades do-cumentales de diversos tamaños:

– Las unidades mayores, que consisten en los fondosy los grupos y las colecciones de papeles, esto último in-cluye los papeles de personas así como los de organis-mos privados.

– Las unidades intermedias, formadas por los subgru-pos y las series; el término serie se emplea aquí en el mis-mo sentido que los archiveros ingleses utilizan el térmi-no clase, lo cual nos aproxima indirectamente a la ideade clasificación.

–Las unidades menores, formadas por los tipos docu-mentales y las piezas documentales, documentos sim-ples o compuestos, reunidos en volúmenes, carpetas, le-gajos, etc.

La pieza documental se interpreta como un documen-to suelto, aislado, que no está incorporado físicamente aotros documentos; o bien, como un conjunto de documen-tos reunidos físicamente para formar una unidad distin-ta y separada tal como un volumen, un expediente o unacarpeta.

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IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOSDOCUMENTALES

La identificación es una voz femenina, derivada de“identificar”, de significado deducible. Consiste en com-probar que una persona o cosa es la misma conocida enotras circunstancias o de la que se poseen ciertos datos.También se interpreta como establecer la identidad deuna persona o cosa. Y por último, por comparación, con-siderar o presentar como idénticas dos o más cosas.

Desde el punto de vista archivístico, establecemosque la identificación es la actividad que se realiza en losarchivos, sea por medio de la averiguación, investiga-ción y sistematización, que permite establecer la identi-dad de los documentos, series, grupos y fondos, consi-derando sus categorías administrativas y archivísticasdando consistencia natural a la estructura de un fondo.

La identificación la planteamos en nuestro medio en1991, como un capítulo necesario para las tareas de des-cripción conformando parte del programa documental.84

Posteriormente se utilizó en la cátedra de Ordenación yClasificación. Esta necesidad brota en forma natural, ubi-cándose perfectamente dentro de las tareas archivísticas.

La identificación en sus distintas categorías, consti-tuye entonces una de las primeras actividades en la meto-dología archivística.

Consideremos que es una actividad de tipo intelec-tual que consiste en la investigación de la entidad pro-ductora y su relación con el tipo documental. Logramosuna secuencia:

84 Víctor Hugo Arévalo Jordán: Técnicas documentales de archivo.La descripción archivística, op. cit.

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1) Permite conocer a la entidad productora de los do-cumentos.

2) Su evolución orgánica.3) Competencias administrativas.4) Tipos documentales en los que se materializan.5) Procedimiento administrativo.6) Disposiciones que afectan al trámite.7) Elementos imprescindibles para la delimitación

de la serie documental.La identificación documental nos daría como resul-

tado las bases para realizar la organización del fondo,aplicando el método sistémico, se establece un cuadrode clasificación, permitiendo ordenar las series documen-tales, sentando las bases para su posterior valoración ydescripción.

Método de identificación de fondos

Para el empleo de este método, es necesario tenerconocimiento de por lo menos tres aspectos principales:los caracteres de los documentos, el ciclo vital de los do-cumentos y los principios de la ordenación y clasifica-ción. El conocimiento adecuado del principio de proce-dencia nos permite varias tareas dentro de esta activi-dad.

Primero, identificamos a la entidad productora.Segundo, y a continuación identificamos el elemen-

to funcional o los orígenes funcionales.Tercero, determinamos sus tipos documentales.Cuarto, con toda esta información procedemos a or-

ganizar el fondo.La información obtenida a cada paso debemos vol-

carla en documentos distintos como:– Índices de organismos.

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– Índices de tipos documentales.– Organigramas.Y los necesarios que nos ayudarán posteriormente

cuando nos aboquemos a la actividad de la valoración.

Identificación de la entidadproductora

La entidad productora, que estudiamos en los carac-teres de los documentos es aquella que, en el ejercicio desus funciones, genera documentos propios del archivo.

Para la identificación de la entidad productora de-bemos analizar el trayecto histórico de esta entidad, yesto lo logramos a través de los documentos legales dela misma entidad o de la legislación. Para ello consulta-remos primero en la misma entidad para que nos brindeuna orientación, y luego verificaremos los datos median-te los boletines oficiales, sumarios y repertorios legisla-tivos. Cada área geográfica tiene su forma adecuada dedar a conocer sus leyes.

Se pueden presentar situaciones en las cuales debe-mos utilizar nuestros conocimientos y formación para re-solver:

1) Períodos en los que se presentan lagunas para de-terminar la estructura de las instituciones.

2) Legislación, reglamentación, normativa que no apa-rece publicada en órganos habilitados para este fin, porlo que hay que recurrir a los documentos internos de ca-rácter legal. En esta etapa podemos encontrarnos con:

– Instituciones históricas: es necesario estudiar:– Los documentos propios.– Las publicaciones sobre el funcionamiento de la ins-

titución.

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– La información aportada por las disciplinas auxi-liares de la Archivística.

– Instituciones familiares: consideradas así parafacilitar nuestro lenguaje y estudio. Es necesario estu-diar:

– Los árboles genealógicos.– Los diferentes estudios heráldicos y nobiliarios con

que pueda contar la familia.– Documentos conservados en otros archivos, como

los parroquiales, de protocolos, judiciales, etc.Toda la información que hayamos logrado reunir, de-

bemos organizarla en distintos documentos, como:1) Auxiliares descriptivos de instituciones: esto

responde a la magnitud del trabajo y del archivo que rea-liza el trabajo de identificación, pueden utilizarse fichasde índices, fichas catalográficas, o respetando mejor latradición archivística, realizar un inventario institucio-nal.

Si se tratara sólo de una institución, es convenientetener todos los datos en la misma forma, considerandoque podemos utilizarlos posteriormente para elaborarlas guías.

Es lógico pensar que estos datos deben estructurar-se jerárquicamente de modo que nos permita un segui-miento adecuado de las distintas modificaciones de lasunidades administrativas. Requerimos entonces la si-guiente información:

– Nombre y siglas de la entidad.– Fechas extremas de la vigencia de la entidad.– Competencias atribuidas a dicha entidad.– Disposiciones legales que modificaron la estructu-

ra de la entidad.– Relaciones de dependencia.

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– Entidades, instituciones, organismos que precedie-ron, sucedieron, generaron, dividieron, en el desarrollode sus fines.

– Relación de series producidas por la entidad en elcumplimiento de sus actividades.

2) Repertorio de organigramas: si la entidad notiene en sus archivos, los organigramas y presupuestos,con la información recopilada se procederá a elaborarlos diferentes organigramas que permitan conocer, deuna forma gráfica, los cambios en la estructura de la enti-dad, en el período de vida que investiguemos. No debesorprendernos que los organigramas suelen ser diferen-tes a los que originalmente se diseñaron, en la prácticase modifican las relaciones institucionales sin que se per-ciba en el diagrama de funciones. Una vez lograda la re-construcción, se procede buscar las normas de aproba-ción de cada reorganización, lo cual nos dará las fechascorrectas de los cambios sufridos por la entidad.

3) Repertorio legislativo: se forma en la medida quese elaboran las fichas de recogida de información, esteinstrumento debe tener como mínimo los siguientes da-tos:

– Entidad afectada por la norma.– Resumen del contenido de la norma.– Fecha de promulgación.– Tipo de norma.– Antecedente de la entidad.– Sucesor de la entidad.

Identificación de los orígenesfuncionales

En las actividades realizadas para identificación delos grupos documentales, realizamos un acopio de do-

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cumentos relativos a la legislación, reglamentación y nor-malización de la entidad que estudiamos, estos documen-tos nos orientarán sobre los orígenes funcionales. Sonlas funciones las que producen la estructuración de lasentidades, lo que constituye su verdadera razón de ser.

Las funciones permanecen en el tiempo. Las funcio-nes han de determinar entonces los orígenes, es decir,acercarnos a las oficinas mismas donde se producen losdocumentos, conformando así, la naturaleza de las se-ries documentales.

Identificación del tipo documental

La definición del tipo documental se ha simplificadodesde la enunciación de Schellemberg sobre el tipo do-cumental. Entendemos que una misma actividad puedeproducir un mismo tipo documental, por lo tanto las acti-vidades producen documentos en el desarrollo de susobjetivos, algunas de estas actividades, rutinarias, hande producir siempre la misma unidad documental cuyoformato, contenido informativo y soporte son homogé-neos, al que optamos por denominar tipo documental.El tipo documental es el factor determinante para la de-nominación de la serie, llegando a confundir a ambos enel ejercicio archivístico.

Es en este momento cuando procederemos a analizarlos caracteres externos e internos de los documentos.

El término tipo documental se adaptó a nuevos con-ceptos, debido a su complejidad expuesta. En la actuali-dad se utilizan los conceptos de tipo documental simplepara denominar a la unidad documental simple, aquellaque generalmente se realiza para comunicaciones inter-nas, y tipo documental compuesto, conocido más biencomo expediente, que es el conjunto de documentos pro-

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ducidos por una oficina para la resolución de un asunto,generalmente los expedientes están regulados por nor-mas de procedimiento, perdiendo así, su verdadera na-turaleza y sentido el término tipo documental.

Identificación del documento

Los datos más significativos del documento son lossiguientes:

– Denominación: es decir, el nombre con el cual esconocido el documento dentro de la organización admi-nistrativa. Cuando este nombre es muy genérico o ambi-guo, como por ejemplo “informes”, si bien podemos com-prender qué actividad contiene el documento, no pode-mos determinar con exactitud a qué tipo de informe serefiere, conviene aclarar, sea especificando el informe osea incluyendo la entidad productora, así obtenemos “in-formes laborales” o bien “informes de auditoria”, lo cualnos aproxima mucho más a un sector de realidad en laadministración. Conviene entonces indagar sobre las de-nominaciones conocidas para poder llegar a normalizar-las y darles su verdadero sentido dentro de la ordena-ción y la descripción.

– Códigos, claves: algunas instituciones modernashan adoptado el sistema de enumerar documentos en lamedida que éstos son producidos, creándose códigos al-fanuméricos para este fin, estos elementos son escritosen el Protocolo Inicial, por ejemplo: DEJ 123/99, indicaque la nota corresponde a la Dirección Ejecutiva (DEJ) ysu número de orden es el 123, el año de gestión es 1999.Este tipo de notación facilita enormemente la ordena-ción de documentos, ya que los mismos se acumulan porla oficina que los produce y el orden en que son produci-dos, al mismo tiempo que estos documentos conservan

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un orden cronológico (principio del orden original), pues-to que en la medida que se producen los documentos, susfechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestio-nes o en forma periódica al renovarse la numeración, loque generalmente se efectúa con la renovación del año ola gestión de un determinado ejecutivo de la institución.

– Ubicación administrativa: dentro de la organiza-ción se establece su ubicación, tanto de origen como dealmacenamiento, esto también determina la importan-cia de los documentos por su origen jerárquico.

– Dependencia: el documento ha sido creado en unaoficina que depende de una unidad mayor, por consiguien-te su información puede ser complementaria o de rela-ción a esa jerarquía, su información no siempre puedeconsiderarse como completa; esta relación de dependen-cia merece un estudio más profundo dentro de la orga-nización de la misma, en lo posible, normalizando los do-cumentos y sus alcances de información contenida. Ge-neralmente éste nos sirve en la clasificación. Por ejem-plo, si en la clasificación hemos determinado varios gru-pos: económico, operativo o de organización y métodos,una nota emitida por contabilidad dependerá del grupoeconómico y no del operacional.

– Nombre y cargo del firmante: cuando se quiereobtener una sofisticación en los archivos y sobre todocuando se trata de documentos de importancia, es nece-sario describir los nombres de los que intervienen y fir-man; generalmente con el fin de establecer responsabi-lidades, e incluso porque el usuario o consultante de-manda información teniendo como único dato el nombrede la persona que firmó el documento.

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Especificaciones o requerimientosdocumentales

Esta parte del análisis consulta diversos datos com-plementarios, pero lo esencial es para la evaluación dedocumentos por las características que se registran. Te-nemos:

– Formación del documento: las características quese requieren para fijar la información.

Distribución de las áreas de información esencial ycomplementaria y áreas de referencia. Para apreciar es-tos requerimientos, se debe obtener información sobrediversos tipos documentales para evitar duplicidad deesfuerzos y datos. También se debe consultar sobre lasacciones o actividades que han de generar al documentoy que implican un determinado grado de normalización.

– Experiencias anteriores: corresponde averiguarsi anteriormente se han efectuado diseños similares dedocumentos y si dieron algunos resultados satisfactorios,es necesario también conocer experiencias anterioresproducidas y que se dejaron de producir a raíz de la eli-minación de algunos sectores dentro de las institución,propio de la dinámica administrativa.

– Responsabilidades: conviene determinar el gra-do de responsabilidades que encierra el documento y es-tablecer las responsabilidades de información, es decir,en lo posible, instituir una escala de responsabilidadesdel tipo de información que pueden suministrar los auxi-liares descriptivos, y el tipo de usuarios que puede con-sultar estos documentos.

– Habilitación documental: todo escrito es habili-tado al ser firmado, el estudio comprenderá entonces, laadecuación de la habilitación, estableciéndose escalasen este sentido, algunos documentos posiblemente sean

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habilitados como certificación por un archivero, otrosrequerirán la habilitación del escribano para tener vali-dez, esta habilitación tendrá necesariamente una estre-cha relación con las responsabilidades que encierra ladocumentación del archivo.

– Exigencias documentales: la continua creaciónde documentos impone que éstos tengan contenidos mí-nimos para su identificación, como ser, denominación dela entidad productora, datación, etc. Es conveniente unestudio en este sentido, de modo que en la ordenaciónpermita agruparlos por sus funciones y en la descripciónpueda utilizarse este tipo de información.

Con la finalidad de dar seguridad sobre el análisisefectuado, es necesario detallar adicionalmente datoscomo los siguientes:

1) Fecha en que se efectuó el análisis documental, yaque los contenidos estudiados pueden variar considera-blemente con el transcurso del tiempo.

2) Identificación del archivero analista que efectuóel análisis, a fin de recurrir a él en caso de dudas.

3) Detallar los nombres de quienes fueran consulta-dos al realizar el análisis, y de los superiores inmediatosque respaldan la realidad de los datos obtenidos.

Los tres elementos de estudio empleados, identifi-cación, especificaciones y descripción, constituyenlas secciones principales del análisis, permiten conocera fondo los elementos principales que componen cada uni-dad documental, siempre y cuando la investigación seefectúe en forma detenida y se obtenga la informaciónposible.

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IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO DENOMINACIÓN CÓDIGOS, CLAVES UBICACIÓN ADMINISTRATIVA DEPENDENCIA

1º 2º 3º 4º

NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS DOCUMENTALES FORMACIÓN DEL DOCUMENTO EXPERIENCIAS ANTERIORES RESPONSABILIDADES HABILITACIÓN DOCUMENTAL EXIGENCIAS DOCUMENTALES l) Fecha en que se efectuó el análisis documental 2) Identificación del archivero analista 3) Detallar los nombres de quienes fueran consultados DESCRIPCIÓN

Cuadro 15. Identificación del documento.

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Delimitación del concepto de seriedocumental

La serie es el conjunto de documentos producidos bajoun mismo origen funcional, desarrollo de una misma fun-ción y finalidad, y cuyo trámite ha sido realizado comoun solo tipo documental.

Para identificar a las series se tiene que dar en for-ma adecuada una misma entidad productora, que desem-peña una misma función y compone un mismo tipo docu-mental. La modificación de uno elemento, cambia defi-nitivamente a la serie. Como regla general el nom-bre de la serie deriva del nombre del tipo documental, yel nombre del tipo documental es el objetivo y el asuntodel documento inicial o la actividad que se realiza.

Con todos estos datos, como lo hicimos anteriormente,con los fondos, formaremos el repertorio general de series.Sin ser exhaustivos los datos que incluiremos serán:

– Tipo documental.– Entidad productora.– Función.– Fechas extremas.– Legislación que afecte al trámite de la serie.– Documentos básicos que componen el expediente.– Antecedente de la serie.– Continuación de la serie.– Signaturas del archivo.

EL MÉTODO SISTÉMICO

Este método responde a la necesidad de lograr unaconfiguración de aquellas realidades hacia las cuales

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apunta el interés del investigador-archivero, que traigaaparejada la concurrencia interdisciplinaria. Esto con-tribuye a superar inconvenientes derivados de aplicarenfoques multidisciplinarios.

El método sistémico se convierte en un adecuado ins-trumento de ordenación, en la percepción de los fenóme-nos, una manera de observar la realidad física de la or-ganización institucional.

EL MODELO SISTÉMICO

El método sistémico se sustenta en la composiciónde modelos, éstos se constituyen en un medio adecuadopara construir, precisar esquemas representativos de larealidad.

El modelo sistémico cumple cuatro funciones básicas:– La organizativa: consiste en la capacidad de or-

denar y relacionar datos desarticulados, mostrar simili-tudes o conexiones que no fueron percibidas por otrosmétodos.

– La heurística: que lleva al descubrimiento de nue-vos hechos y nuevos métodos.

– La predictiva: consiste en observar pautas de dis-tribución de datos conocidos, proyectar provisionalmen-te una pauta similar hacia cierto sector de lo estudiado,sobre el cual no contamos aún con datos de primera mano.

– La de medición o mensurativa: que asume distin-tas formas según la naturaleza de aquello que estudie.

Básicamente para los intereses archivísticos, estosmodelos son considerados como descriptivos.

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EL CONTEXTO

De vital importancia para la Archivística moderna,la expresión contexto, denominado también ambiente,entorno o medio, designa al universo que rodea al siste-ma manteniendo las relaciones de mutua incidencia.

Así consideramos contexto suprasistémico por estarconstituido por el sistema del cual depende el de refe-rencia. Caso claro es el de los archivos dentro de las ins-tituciones.

El contexto específico está constituido por los desti-natarios del producto del sistema; en nuestro caso, losusuarios, investigadores y sociedad íntegra.

ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL

El resultado inmediato de la fase de identificaciónse traduce como conocimiento adecuado de los elemen-tos que constituyen cada serie documental, lo que per-mite establecer los criterios para la clasificación.

La identificación del fondo y de todos sus componen-tes es una tarea intelectual, no física, puesto que aplicael método sistemático a las series documentales dentrodel cuadro de clasificación, redundado en beneficio deltrabajo. Repetimos que la clasificación no es un trabajofísico, por lo tanto no requiere movimiento de fondos den-tro del depósito.

La localización de los documentos corresponde a unaaplicación de las signaturas, tarea descriptiva.

De acuerdo a nuestras observaciones, disponemos delrepertorio de series documentales, las funciones, los or-ganigramas y los apuntes que señalan la evolución orgá-nica de la entidad productora. Con esta información ela-

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boramos un cuadro teórico de clasificación, que utiliza-remos como punto de partida para enfrentarnos a los do-cumentos. Decimos cuadro teórico, considerando que noes el definitivo, porque en la medida que estudiemos afondo la documentación, este cuadro se convertirá enuna realidad.

El cuadro teórico es el punto de partida, el cuadrodefinitivo será el que ponga de manifiesto todas y cadauna de las características del fondo estudiado.

Apelamos entonces a la sabiduría de Schellemberg,quien establece tres tipos de clasificación según se atien-da a la estructura orgánica, a las acciones o a los asun-tos, diferenciándose por tanto tres sistemas:

– Clasificación orgánica: es la que agrupa las se-ries documentales atendiendo a la estructura del orga-nismo.

– Clasificación funcional: mucho más difícil de apli-car, organiza el fondo atendiendo a las funciones que de-sarrolla el organismo.

– Clasificación por materias: atiende al contenidosustantivo de los documentos, sólo es recomendable efec-tuarla en los auxiliares descriptivos cuando se tiene unfichaje exclusivo para esto.

La adopción de un sistema de clasificación dependede la naturaleza del fondo. Así, si tenemos el fondo do-cumental de un organismo que no ha sufrido modifica-ciones perceptibles en su estructura, aplicamos un cua-dro de clasificación orgánico, que reflejará a la estructu-ra del organismo.

Si tenemos un fondo documental de un organismo queha sufrido modificaciones, será aconsejable la utilizaciónde un cuadro de clasificación funcional. No olvidemosque las funciones son más estables a través del tiempo.

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Una vez clasificado el fondo, se procede a estableceren el cuadro, las series de acuerdo a su jerarquía, es aquícuando comprendemos que la “ordenación” es sólo la apli-cación del orden original en que fueron produciéndoselos documentos. Sólo en el caso de las colecciones y fon-dos muy desorganizados adoptaremos criterios de orde-nación: cronológica, alfabética, etc.

LA ORDENACIÓN DE LAS UNIDADESMAYORES

Nos referimos a unidades mayores cuando hablamosde grupos documentales y colecciones de manuscritos. Eltérmino grupos documentales se emplea para designar alos documentos originados en la división del trabajo delas entidades productoras, que son generalmente de ca-rácter público. El término colecciones de manuscritos serefiere a los documentos que se originan en entidadesproductoras, generalmente de carácter privado.

LOS GRUPOS DOCUMENTALES

La idea de dividir los documentos en varios gruposresponde a los fines administrativos dentro de las insti-tuciones y archivísticamente hablando, es la condiciónimplícita del principio de procedencia. Según la defini-ción de Jenkinson el grupo documental está compuestode los documentos “resultante de las actividades de unadependencia que haya sido un organismo íntegro, capazde tratar independientemente sin ayuda o autoridad ex-terior, todos los aspectos de cualquier asunto que nor-malmente se le presente”.

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Factores de la formación del grupo documental:el factor principal y casi único para dividir los documen-tos en grupos es su procedencia. Respetándose este prin-cipio, no es necesario involucrar términos de maximili-zación ni minimalización, como lo expresan algunos au-tores.

Los límites de un grupo documental deben ser iden-tificados y definidos de acuerdo con el origen del grupoen una entidad productora.

Los documentos que forman los grupos deben tenerciertas características comunes que dan unidad o cohe-sión al grupo documental.

Los grupos son unidades integrales que pueden ad-ministrarse separadamente. El aspecto que debe subra-yarse de la definición de Jenkinson es el de que la de-pendencia gubernamental debe tener un carácter biendefinido para que los documentos que allí se originansean claramente separables de los de las otras depen-dencias.

Ocasionalmente es deseable establecer grupos docu-mentales a base de sus funciones en lugar de los oríge-nes administrativos, pero es preferible en lo posible, evi-tar esta tentación.

Otro factor que también merece atención al estable-cerse un grupo documental es la cantidad de documen-tos.

Ordenación de los grupos documentales: normal-mente deben ordenarse de acuerdo con los siguientesprincipios:

– Los grupos documentales deben conservarse comounidades íntegras. La creación de los grupos documen-tales está basada en la lógica de que la documentaciónen cada grupo debe conservarse junta sin mezclarse conla de otro grupo.

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– Los grupos documentales deben ordenarse de acuer-do con las relaciones administrativas o funcionales quetienen entre sí. Siempre que sea práctico el métodoadministrativo es el preferido para ordenar los gruposdocumentales.

Los grupos deben ordenarse de acuerdo con su niveljerárquico dentro de la entidad productora.

Al igual que la aplicación en los fondos, cuando la or-ganización administrativa es muy compleja para deter-minar sus áreas de trabajo, es preferible clasificar porel método funcional.

En el método funcional, el orden que se impone a losgrupos documentales refleja las relaciones funcionalesde las dependencias que los produjeron.

Los grupos documentales establecidos para una su-cesión de dependencias funcionalmente relacionadas en-tre sí, deben ordenarse de modo que quede reflejado eldesenvolvimiento de la entidad productora.

Los grupos documentales pueden ordenarse en suce-sión cronológica; de modo que el grupo o dependenciaantecesora sea colocada antes que la dependencia suce-sora.

LAS COLECCIONES DE MANUSCRITOS

El término “colección” debe definirse claramentecuando se emplea para indicar un grupo dado de docu-mentos. Proviene del latín “collectio, -onis”, derivado,como “collecta”, de “collígere”, y éste de “légere”, leer.Es el conjunto de cosas de la misma clase reunidas poralguien subjetivamente, por gusto o curiosidad. La he-cha con cosas unidas arbitrariamente y no por una rela-ción natural existente entre ellas.

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El término se emplea para designar a los documen-tos que se originan en una fuente dada, sin tener en cuen-ta su forma física o la manera en que fueron producidoso acumulados. El término se emplea en la Duke Univer-sity Library para referirse a “cualquier conjunto de pa-peles que constituyen una unidad íntegra por estar re-lacionados con una persona, una familia, una institucióno corporación”.

Las colecciones de papeles se dividen por la maneraque fueron reunidas:

– Las colecciones orgánicas: se aplica al conjuntode documentos que se forman en el curso normal de losnegocios o la vida de las entidades particulares, seanindividuos o corporaciones. Estas colecciones tienen ca-racterísticas definidas. Comúnmente cada una deriva deuna sola fuente, y son producidas contemporáneamentecon las acciones de que tratan.

– Las colecciones artificiales: son reunidas des-pués de que han ocurrido las acciones a que se refiereny no contemporáneamente con ellas; usualmente deri-van de muchas fuentes y no de una sola.

Formación de las colecciones de manuscritos: elprimer factor, como en el caso de los grupos documenta-les, es la procedencia de los documentos. La colecciónesta compuesta normalmente por documentos reunidospor determinados intereses. Son adquisiciones de unapersona, familia, un grupo de familias relacionadas o deentidades privadas tales como empresas comerciales,iglesias, universidades.

Otro factor es la cantidad de documentos. La can-tidad de documentos que puede ser administrada comouna colección es difícil de precisar y el número de docu-mentos que constituye una colección varía en diversosrepositorios de manuscritos.

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LA ORDENACIÓN DE LAS UNIDADESINTERMEDIAS

Los subgrupos documentales. El término “subgru-po” se emplea para designar las unidades archivísticasdentro de los grupos documentales establecidos básica-mente por la organización de la estructura orgánica ode las funciones de la oficina y origen. El subgrupo estáintegrado por numerosas series.

Formación del subgrupo1) Orígenes administrativos: normalmente una de-

pendencia para la cual se ha establecido un grupo docu-mental, puede ser subdividida en varias pequeñas uni-dades administrativas. Los documentos procedentes detales entidades administrativas menores se considerancomo un subgrupo dentro del grupo documental.

Cuando una dependencia tiene oficinas (sucursales)en varias regiones del país, la documentación proceden-te de cada una de las oficinas regionales, puede ser con-siderada como un subgrupo.

2) Orígenes funcionales: repetimos lo dicho paralos fondos y para los grupos, pero con mayor frecuencia,las dependencias son reorganizadas de modo que la iden-tidad administrativa de los documentos producidos porlas oficinas menores suprimidas queda obscurecida. Cuan-do se presentan estas situaciones, los documentos refe-rentes a una de las principales funciones de la depen-dencia, pueden ser considerados como un subgrupo.

Ordenación de los subgrupos: de acuerdo a lo ob-servado en el anterior acápite, los subgrupos se ordenande acuerdo a las relaciones administrativas que existenentre sí. Esto puede lograrse colocando los subgruposde acuerdo con el nivel administrativo que ocupa cada

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uno de ellos dentro de la dependencia. También puedenordenarse de acuerdo con las relaciones funcionales quetienen entre sí. Esto es acorde a la elección que se tomepara la formación de los subgrupos.

Series documentales

En los Estados Unidos el término “serie” se aplica aconjuntos de documentos del mismo tipo documental, aligual que en Europa. Además, se atribuye también a todoel conjunto de documentos que está organizado de acuer-do con el mismo sistema de ordenación sin tener en cuen-ta si los documentos son del mismo o de diferentes tiposdocumentales. En su sentido amplio, el término “serie”incluye hasta los conjuntos de documentos desordena-dos pero que tienen entre sí la característica común detratar del mismo tema o actividad.

Formación de la serie documental

Al subdividir un grupo documental en las partes quelo constituyen, el factor que se toma en cuenta es la or-denación de los documentos dentro del grupo, que, comodijimos antes, si se respeta el principio del orden origi-nal, viene predeterminado en su formación.

Otro factor que influye en la formación de las seriesson los tipos documentales, carácter externo, que aludemás a la función del documento que a su mismo formato.Una gran mayoría de las series se integran de tres ex-tensas clases físicas: documentos audiovisuales, carto-gráficos y textuales, los mismos que se subdividen en dis-tintos tipos documentales.

Pero lo más seguro para la series y su unidad de com-posición, los tipos documentales, consiste en la íntima

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relación con un tema o actividad; en el marco de una mis-ma actividad produce generalmente un mismo tipo do-cumental. Este factor se toma en cuenta incluso cuan-do las series no pueden formarse en base a los otros fac-tores citados anteriormente.

Si se diera la situación de que los documentos no pue-den dividirse en series en razón de su ordenación o tipodocumental, el conjunto de documentos puede ser de-signado como una serie en base a otras característi-cas comunes o cohesivas que tienen entre sí. Estas ca-racterísticas comunes pueden ser que los documentostraten del mismo tema o actividad.

Ordenación de las series

Las series se ordenan de acuerdo al orden original,que manifiesta estar de acuerdo con las relaciones admi-nistrativas que tienen entre sí. Este método sugiereque las series sean ordenadas de modo que reflejen elnivel administrativo que la oficina de origen ocupa den-tro de la dependencia o para que queden reflejadas lasrelaciones jerárquicas de la estructura.

Lo mismo que para las otras unidades documentales,siempre queda el método de emergencia que es el de or-denar las series funcionalmente. Bajo este método las se-ries quedan ordenadas de acuerdo con las funciones quedieron origen a los documentos.

SERIES DE MANUSCRITOS

Las series de manuscritos son aquellas que integranlas colecciones generalmente de papeles privados.

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La idea de dividir una colección en las partes que laconstituyen en base a tipo documentales o de acuerdocon un tema o actividad, es ajeno al modo de pensar delos conservadores de las colecciones de manuscritos delsiglo pasado.

EL MÉTODO INTERROGATIVO

Forma de conocimiento, más precisamente de inda-gación científica.

DETERMINACIÓN DE LA OBTENCIÓN DEDATOS

Teóricamente el contenido de un documento se pue-de conocer por la información que proporcionan las dis-tintas unidades generadoras de documentos y lo que es-tuviera detallado en los manuales de procedimientosque deberían existir en toda institución. Si se tuviera lacerteza de que las entidades productoras conocen per-fectamente los documentos que generan, y los manualesfueran suficientemente detallados como para facilitar laaplicación de las técnicas documentales de archivo, losarchiveros que efectúan el análisis podrían realizar susactividades en sus propios lugares de trabajo, dándosesólo el trabajo de ordenar adecuadamente la informa-ción. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporciona-rá datos fidedignos sobre la documentación, haciéndosenecesario recurrir a los propios redactores de documen-tos quienes mejor conocen su trabajo y las razones porlas cuales generan la documentación.

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Esta forma de participación, del archivero con los emi-sores de documentos, permite una obtención de conoci-miento real y constituye una forma efectiva de acción enconjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de aná-lisis y evaluación y asegura al archivero que su trabajoserá ponderado de acuerdo a la información suministra-da por el mismo. De esta forma no hay motivo para ale-gar que hubo desconocimiento o error en la determina-ción de características del documento.

Como en este tipo de investigación predominan jui-cios humanos, especialmente cuando los trabajos estu-diados requieren un mayor conocimiento, se recomien-da recurrir a jerarquías más elevadas, quienes con uncriterio más amplio de las actividades que desempeñan,pueden modificar algunos aspectos de la información su-ministrada por los empleados.

En los archivos administrativos, la conformidad, tan-to de las secciones productoras de documentos como desus jerarquías y los archiveros, resulta esencial paraasegurar una información correcta, asimismo sirve decamino para interesar y facilitar su cooperación en lasrestantes etapas del proceso de análisis y evaluación.

FORMA DE OBTENER LOS DATOS

Básicamente se pueden emplear tres formas de ob-tener la información relativa a los contenidos documen-tales.

a) Sistema de entrevistas.b) Sistema de consultas.c) Sistema de encuestas.Estos sistemas pueden tener factores negativos y po-

sitivos, pero cuando se reúne la información de los tres

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sistemas, observaremos que tenemos una información losuficientemente abundante como para realizar el análi-sis lo más cercano a la realidad.

LA ENTREVISTA

El método de la entrevista, interview en inglés, tie-ne una adecuada aplicación en los estudios sociológicosen casi todas sus especialidades. Se considera a la en-trevista como un método para conocer, por medio de pre-guntas convenientemente fundadas y articuladas, efec-tuadas en una relación interpersonal, respecto de lo queuna persona sabe sobre los seres, las cosas y los aconte-cimientos.

En Archivología la entrevista tiene dos aspectos quela hacen más agradable:

– Primero: se usa en la investigación.– Segundo: es la materialización de la actividad para

la identificación de los documentos y los servicios queprestan. Este segundo aspecto, permite además, comu-nicaciones directas con todos los niveles jerárquicos dela institución.

El método interrogativo se utiliza:1) En la administración documental se emplea la en-

trevista como un método que permite obtener informa-ción sobre los rasgos inherentes a los documentos, de lacualidad de cada uno, a fin de evaluar su utilidad y po-der formular aspectos como la selección, traslados y trans-ferencias.

2) En los relevamientos documentales que se reali-zan para diagnósticos y descripción de la entidad pro-ductora o de sus partes. Se puede determinar los objeti-vos o misiones asignadas, funciones o actividades, pro-

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cedimientos, atribuciones y obligaciones que el diagra-ma de estructuras no nos comunica.

3) Para investigar causas y efectos de anomalías do-cumentales, sean estructurales o funcionales, y recabaropiniones sobre posibles soluciones.

SISTEMA DE ENTREVISTAS

Consiste en obtener los datos relativos al documen-to, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades queencierra, su plazo de vigencia, sus objetivos, los valoresde sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionariosmerecen algunas consideraciones.

La entrevista es una conversación entre dos perso-nas de las cuales una es el entrevistador y otra el entre-vistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidadobtener alguna información.

Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigi-das, o no dirigidas. La diferencia es que en esta últimala iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que,en la primera, se ha preparado de antemano un cuestio-nario o serie de preguntas.

Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lu-gar, que el entrevistador debe poseer un cierto conoci-miento de la persona del entrevistado, sus dotes y cua-lidades, sus actuaciones, para poder moverse con como-didad.

En segundo lugar, que la entrevista provoca proble-mas. A veces el entrevistado rehúsa responder, falsea laverdad o se deja llevar por impresiones erróneas.

Además, el lenguaje de la entrevista debe ser aten-dible y a través de él el entrevistador debe ganarse la con-fianza del entrevistado.

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Finalmente, el entrevistador no debe dejar traslucirsus impresiones personales o ideas que puedan inducirpor determinados caminos al entrevistado y que no sonrealmente los propios. Se entrevista directamente, ensu puesto de trabajo, a la persona que tiene mayor co-nocimiento sobre los documentos que se elaboran en susector; en un despacho de asesoría legal, no entrevista-remos a la secretaria, que sólo recopila la informaciónque ha sido elaborada por el asesor; entrevistaremos en-tonces al asesor y le interrogaremos sobre los documen-tos, todo aquello que nos interesa saber para poder efec-tuar una aplicación de las técnicas documentales ade-cuada.

Posteriormente, verificaremos todos los datos obte-nidos, procurando generalizarlos a fin de que los auxi-liares descriptivos sean lo más uniformes posible. Parafacilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan for-mularios diseñados ex profeso, y en algunos casos, se ela-boran guías escritas para tener la seguridad que se consi-derarán todos los aspectos que interesen al archivo.

La entrevista se complementa con la observación di-recta del trabajo del sector entrevistado para lograr unacomprensión del empleo de la documentación y de quéforma pueden los auxiliares descriptivos, facilitar las ac-tividades de ese sector.

Para que la entrevista proporcione los resultados es-perados, es necesario que el entrevistador esté capacita-do, tanto en los contenidos de la Archivología como enlos contenidos del sector entrevistado, sea este sectoruna sección determinada de la administración, cuandolos archivos son administrativos, sea el sector un cuer-po de investigadores, cuando el archivo es de conserva-ción permanente.

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Esta capacitación del entrevistador permite no de-tenerse en detalles que pueden no significar nada paralos objetivos de las técnicas documentales.

Por último, es conveniente informar al personal queproporciona los datos, de las facilidades que pueden brin-darnos el análisis documental y de todos aquellos datosque soliciten y contribuyan a lograr una mayor coopera-ción.

LIMITACIONES

Las personas entrevistadas, por distintas causas, pue-dan distorsionar la información que suministran, sea enforma total o parcial. En el método de la entrevista ellohace necesario la programación de las preguntas, pre-viéndose, además, algunas que permitan repasar y pro-fundizar las respuestas obtenidas por medio de otras.

Otra limitación que podemos prevenir es que las per-sonas entrevistadas no se encuentren autorizadas parasuministrar la información deseada o que no deseen ha-cerlo.

Para tener en cuenta:1) El objetivo de la entrevista debe ser claro en to-

dos sus aspectos.2) Una vez obtenido los resultados de la entrevista,

el archivero debe indagar, por otros medios, cuestionesrelacionadas con los documentos.

3) La entrevista debe ser objetiva, precisa, de cortaduración.

4) El tema motivo de la entrevista debe ser dado aconocer con anterioridad, de modo que permita al entre-vistado preparar sus respuestas.

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5)Se debe escuchar al entrevistado, sin apremiarloni discutir. No se deben dar consejos, recomendacionesni recriminar sobre sus actos o modos de pensar.

SISTEMA DE CONSULTAS

Consiste en obtener los datos relativos a la utilidaddel documento, mediante consultas efectuadas en el mis-mo archivo, a quienes le interesan utilizar sus servicios,más categóricamente a los usuarios. Estas consultas vandirigidas a resolver los problemas que puedan presen-tarse sobre la forma o formas en que son solicitados losdocumentos, de modo que los auxiliares descriptivos ten-gan opciones, es decir, los usuarios no siempre se acer-can a consultar con un nombre determinado del tipo do-cumental, o desconocen los contenidos de determinadostipos documentales, las opciones permitirán entonces alconsultante adecuarse y enterarse de si lo que busca esrealmente un determinado tipo documental o bien pue-de encontrar en otros documentos, información que lepermita desarrollar su conocimiento y trabajo con ma-yor eficacia.

Este sistema tiene mucho en común con el sistemade entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugarde la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.

SISTEMA DE ENCUESTAS

En este sistema, las entidades productoras descri-ben su trabajo con relación al documento, respondiendoa las preguntas que se les formulen en cuestionarios ela-borados para este fin.

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El cuestionario es una práctica de investigación queconsiste en un sistema de preguntas que tiene por fina-lidad obtener datos.

Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradaso abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar,exclusivamente con un sí o un no cuando se someten va-rias alternativas de respuestas entre las que el entrevis-tado debe responder. En los otros —abiertos— la res-puesta queda librada al entrevistado.

Se recomienda que en todo diseño de cuestionario seponga especial atención en el contenido, el vocabularioy la secuencia de las preguntas de los cuestionarios.

Referente al contenido hay que pensar si la pregun-ta es necesaria, si requiere otros apoyos para contestar-la, si puede hacerlo, etc.

En lo que se relaciona con el vocabulario, si es inte-ligible si realmente pregunta lo que queremos, si expre-sa las posibles alternativas pensadas.

En lo que se refiere a la secuencia, es conveniente quese parta de lo general a lo particular, de lo trivial a loimportante. Con un orden lógico que no distorsione res-puestas y que no se produzca la llamada “contaminación”.Se entiende por tal la influencia que el orden de pregun-tas puede ejercer en las respuestas del informante.

Si bien es cierto que este sistema puede proporcio-nar información más ordenada y meditada, requiere porlo general, aclaraciones y comprobaciones, por lo que amenudo se deben complementar con las entrevistas, pro-longándose en el tiempo empleado para esta etapa.

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ENCUESTA Y CUESTIONARIO

El método de la encuesta prescinde de la relación per-sonal para efectuar la indagación en un cuestionario es-crito.

El cuestionario es el instrumento básico para estaactividad. En la investigación archivística es el medioidóneo para el análisis estructural, que es lo que real-mente nos interesa. El análisis estructural es útil paraobtener información objetiva, referida a cargos, funcio-nes, cantidad de personal, objetivos, etc. La aplicacióndel cuestionario permite la realización de los censos do-cumentales.

El cuestionario es un tipo documental que se compo-ne de un listado de preguntas, convenientemente elabo-radas, que permitan obtener la mayor cantidad de infor-mación respecto de una cuestión determinada.

La principal restricción reside en que mediante elcuestionario, sin contacto personal significativo, no esposible alcanzar la profundidad interrogativa, propia dela entrevista.

En la preparación del cuestionario se deben tomaralgunas precauciones:

1) El cuestionario debe ser redactado con claridad yprecisión, utilizando un lenguaje común y accesible.

2) Se deben efectuar preguntas que estén relaciona-das directamente con el tema y objeto investigados.

3) Se deben desechar las preguntas cuya respuestatenemos segura, salvo que quisiéramos formarnos unaopinión.

4) Se deben incluir preguntas de comprobación, paracotejar respuestas con los resultados obtenidos por otrasfuentes.

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5) La extensión del cuestionario debe ser lo más bre-ve posible, y las preguntas los más simples posible.

La fiabilidad del cuestionario reside en la exactitudde la información obtenida. Todos los resultados debenser procesados, a efecto de alcanzar un conocimiento ver-dadero.

CLASIFICACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS

a) Según la forma para su llenado.Presencial: cuando el encuestador está presente y

anota las respuestas que da el encuestado.No presencial: cuando el encuestador no está pre-

sente y el encuestado responde escribiendo sobre el for-mulario.

b) Según el tipo de preguntas.1) Preguntas de aspectos concretos y objetivos, tales

como: ¿cuántos años tiene usted en el archivo?, ¿cuántogana?, etc.

2) Preguntas cuya respuesta se debe averiguar, porqué, cómo o para qué se hace tal o cual cosa. Por ejem-plo: ¿por qué eligió este tipo de trabajo?, ¿cómo se hacela clasificación en su trabajo?, ¿para qué realiza la des-cripción de este tipo documental?

3) Las preguntas apuntan a obtener una opinión per-sonal del encuestado, qué piensa acerca de un tema, locual incluye preguntar por qué, cómo o para qué haríatal o cual cosa.

c) Según lo que se quiere conocer.Son las que nos interesan desde el punto de vista ar-

chivístico, los cuestionarios están destinados a conocery describir estructuras; funciones y tareas; objetivos; atri-

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buciones, deberes y demás características de los cargos;etc.

PREPARACIÓN DE FORMULARIOS

Cualquiera de los sistemas citados anteriormente re-quiere de formularios que permitan la recogida de datosen forma ordenada y comprensible para quienes los uti-licen posteriormente. Por ello es necesario prestar unaatención esmerada al diseño de los formularios que faci-liten estas tareas.

En caso de efectuar las encuestas, es fundamental pre-sentar preguntas claras y directas y que los formulariossean fácilmente manejables por quienes han de respon-der.

En algunos puntos del cuestionario, será necesarioincluir aclaraciones, instrucciones y oraciones explica-tivas, para facilitar la comprensión del contenido del for-mulario y de lo que se quiere obtener con él.

Al diseñar los formularios, para poder efectuar unabuena labor de análisis documental, se deben considerarlos siguientes aspectos:

1) Los espacios destinados a las características deldocumento, deben ser lo suficiente amplios o ampliables,para facilitar la anotación de un máximo de datos.

2) Sistematizar en forma ordenada las preguntas quese realicen.

3) Reservar secciones especiales para anotar datoscomplementarios que no requieren de amplias descrip-ciones.

4) Tratándose de análisis a los efectos de la evalua-ción de documentos, consultar todos los datos necesa-

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rios para este proceso y en la forma más fácilmente uti-lizable para su estudio.

5) Es conveniente considerar cuáles serán las carac-terísticas de los campos de información que van a inte-resar, y consultar las preguntas necesarias para estosrequerimientos. Las características se analizarán poste-riormente.

La preparación de los formularios deberá hacerse conanticipación, con el objeto de someter los proyectos a su-cesivos ensayos antes de poner en marcha el programa.

EL FORMULARIO

Para nuestros fines, el formulario es un instrumentode comunicación impreso que contiene preguntas con res-pecto a una serie de asuntos, que es necesario respon-der o explicar para hacer o solicitar algo.

La solicitud: es un cuestionario a ser respondido porquienes requieren algo y que por lo general inician untrámite o proceso administrativo.

La declaración: es otro tipo documental por el cualse responde a una requisitoria.

EL MÉTODO DEL TEST

Este método se considera como un aporte de la psi-cología, posteriormente, dada su facilidad de respues-tas, se utilizaron con otros fines distintos a los de la me-dición de capacidades de los individuos, administrativa-mente, desde sus primeras aplicaciones, se orientaron ala selección de personal.

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El test es considerado como un método para deter-minar realidades, en nuestro caso, un complemento dela entrevista.

Se debe remarcar que en la elaboración de un test serequiere un especial cuidado, sobre todo objetividad, ysus características deben hacerlo confiable y válido.

Entendemos por confiabilidad a la precisión de lamedición, conciso, simple.

Entendemos por validez la relación de capacidad paradeterminar de la conducta en función de determinadaactividad, en otros términos, que sea un indicador re-presentativo del rendimiento.

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